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Migliora la Tua Elaborazione dei Pagamenti Fornitori

Una guida in 6 passaggi per ottimizzare Microsoft Dynamics 365
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Migliora la Tua Elaborazione dei Pagamenti Fornitori
Sfide (12) Obiettivi (12) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizzare il Processo di Pagamento AP in Microsoft Dynamics 365

L'elaborazione dei pagamenti spesso è afflitta da ritardi nelle approvazioni ed errori manuali che aumentano i costi. La nostra soluzione offre una chiara visibilità su questi punti di attrito, aiutandola a individuare esattamente dove i workflow si bloccano. Affrontando questi bottleneck nascosti, può migliorare la velocità di elaborazione e mantenere un migliore controllo sui Suoi obblighi finanziari.

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L'Importanza Strategica di Perfezionare la Gestione dei Pagamenti Fornitori

Il ciclo di elaborazione dei pagamenti dei fornitori è spesso visto come una funzione puramente amministrativa, eppure serve come leva critica per gestire la liquidità organizzativa e mantenere la fiducia dei fornitori. Quando questo processo diventa lento o opaco, le conseguenze si estendono ben oltre il reparto finanziario. I pagamenti in ritardo possono danneggiare la reputazione con i fornitori chiave, portando a condizioni di credito meno favorevoli o persino a interruzioni della catena di approvvigionamento. Inoltre, un'elaborazione inefficiente aumenta il costo per fattura, erodendo i margini dell'intera attività. Concentrandosi sull'ottimizzazione dei processi all'interno di Microsoft Dynamics 365, è possibile trasformare la gestione dei pagamenti fornitori da centro di costo a funzione strategica che protegge il flusso di cassa e cattura ogni sconto per pagamento anticipato disponibile.

Scoprire la Realtà Nascosta Attraverso il Process Mining

Mentre Microsoft Dynamics 365 fornisce un framework robusto per la gestione finanziaria, il modo in cui gli utenti interagiscono con il sistema nella pratica quotidiana spesso si discosta dalla procedura operativa standard. Il Process Mining agisce come una radiografia digitale per l'elaborazione dei pagamenti dei fornitori, estraendo event log da entità come GeneralJournal e LedgerEntry per mappare il percorso effettivo di ogni fattura. Invece di affidarsi a prove aneddotiche sul motivo dei ritardi nei pagamenti, è possibile vedere il punto preciso in cui si verifica un bottleneck. Questo approccio basato sui dati consente di identificare cicli di approvazione circolari, in cui una fattura rimbalza tra i reparti, o casi in cui è richiesto un intervento manuale a causa di errori di immissione dei dati. La visualizzazione di questi percorsi aiuta a passare da una risoluzione reattiva dei problemi a una gestione proattiva, garantendo che l'impronta digitale rifletta la logica aziendale prevista.

Mirare alle Inefficienze Fondamentali in Microsoft Dynamics 365

L'ottimizzazione del workflow dei pagamenti fornitori richiede un'analisi approfondita delle attività specifiche che consumano più tempo. Un'area primaria di miglioramento è il processo di corrispondenza. Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci spesso innescano indagini manuali che possono bloccare un pagamento per giorni. Attraverso il Process Mining, è possibile identificare quali fornitori o categorie di prodotti causano frequentemente queste discrepanze, consentendo di affrontare le cause profonde come imprecisioni nei master data o pratiche di ricezione incoerenti. Un'altra area comune di attrito è il workflow di approvazione. Analizzando i tempi di ciclo per diversi livelli di approvazione, è possibile determinare se determinate soglie sono impostate troppo basse, causando un'attesa non necessaria per le fatture di alto volume e basso rischio per l'approvazione esecutiva. L'eliminazione di questi ritardi strutturali garantisce che il programma dei pagamenti rimanga prevedibile e allineato alla Sua strategia di gestione della liquidità.

Misurare il Successo Attraverso Conformità e Velocità Migliorate

L'obiettivo finale dell'ottimizzazione dei processi è raggiungere un ciclo di pagamento snello, trasparente e altamente conforme. La riduzione del tempo di ciclo complessivo è l'indicatore di successo più immediato. Una finestra più breve tra la ricezione della fattura e l'esecuzione del pagamento offre la flessibilità di scegliere esattamente quando rilasciare i fondi. Ciò consente al Suo team di tesoreria di ottimizzare il capitale circolante in modo più efficace, decidendo se pagare in anticipo per uno sconto o trattenere la liquidità fino alla data di scadenza. Oltre alla velocità, il Process Mining migliora significativamente la Sua postura di Conformità. È possibile rilevare facilmente deviazioni dai protocolli standard, come pagamenti effettuati senza un ordine di acquisto corrispondente o casi in cui un blocco di pagamento è stato annullato manualmente senza sufficiente documentazione. Queste intuizioni sono inestimabili per gli audit interni e per garantire che i Suoi controlli finanziari vengano seguiti in modo coerente in tutti i codici aziendali e le unità di business.

Sostenere l'Eccellenza Operativa a Lungo Termine

Il miglioramento dell'Elaborazione dei Pagamenti Fornitori non è un progetto una tantum, ma un percorso di raffinamento continuo. Man mano che la Sua attività cresce e le relazioni con i fornitori si evolvono, i Suoi processi devono adattarsi per gestire una complessità e un volume maggiori. Utilizzando le intuizioni ottenute dai dati di Microsoft Dynamics 365, è possibile stabilire una base di riferimento per le prestazioni e fissare obiettivi realistici di miglioramento. Sia che stia puntando ad aumentare la percentuale di fatture touchless o cercando di eliminare il rischio di pagamenti duplicati, la chiarezza fornita dal Process Mining assicura che i Suoi sforzi siano concentrati dove avranno il maggiore impatto. La incoraggiamo a iniziare esaminando il Suo flusso attuale, identificando gli ostacoli più significativi e utilizzando i dati per guidare un cambiamento significativo che supporti la salute finanziaria generale della Sua organizzazione.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Cicli di approvazione prolungati per le fatture sono una causa primaria di pagamenti in ritardo e relazioni tese con i fornitori. Quando le fatture rimangono in coda in attesa di approvazione da parte di manager impegnati, il dipartimento perde la capacità di gestire il flusso di cassa in modo prevedibile e rischia di incorrere in commissioni di mora che incidono direttamente sul risultato finale. Questo attrito si traduce spesso in un ambiente reattivo in cui il personale deve dare priorità alle richieste urgenti rispetto ai workflow standard.

ProcessMind analizza il workflow end-to-end di Elaborazione dei Pagamenti Fornitori in Microsoft Dynamics 365 per individuare esattamente dove si verificano questi ritardi. Visualizzando il tempo trascorso a ogni livello di approvazione, può identificare dipartimenti specifici o ruoli individuali che agiscono come bottleneck. Questo approccio basato sui dati Le consente di ridefinire i limiti di approvazione o automatizzare le approvazioni standard per accelerare l'intero ciclo di pagamento.

L'intervento manuale nel processo di riconciliazione delle fatture indica una mancanza di sincronizzazione tra approvvigionamento e finanza. Quando la riconciliazione automatizzata nel sistema fallisce a causa di varianze di prezzo o discrepanze di quantità, il personale deve risolvere manualmente questi problemi, il che richiede tempo significativo e aumenta la probabilità di errore umano. Questi interventi manuali spesso nascondono problemi sistemici più profondi relativi ai dati dei fornitori o al comportamento d'acquisto.

Utilizzando il Process Mining sui dati di Microsoft Dynamics 365, si scoprono la frequenza e le cause profonde degli interventi manuali. ProcessMind identifica quali fornitori o categorie di prodotti richiedono costantemente sforzi di riconciliazione manuale. Comprendendo questi schemi, è possibile affrontare l'origine delle discrepanze e progredire verso un modello di gestione del processo di pagamento dei conti fornitori più efficiente e senza contatto manuale.

Perdere gli sconti per pagamento anticipato rappresenta un'opportunità mancata per significativi risparmi sui costi. Un'elaborazione inefficiente spesso implica che, quando una fattura viene convalidata e approvata, la finestra di sconto si è già chiusa. Questo equivale a lasciare soldi sul tavolo e aumenta il costo totale dei beni e servizi acquistati dall'organizzazione.

ProcessMind monitora la velocità del vostro processo di pagamento dei conti fornitori rispetto ai termini di sconto memorizzati in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia le fasi specifiche del processo in cui si perde tempo, impedendo alle fatture di raggiungere la fase di pagamento in tempo. Con queste informazioni, potete dare priorità alle fatture con sconti di alto valore e ottimizzare il percorso dalla ricezione all'avvio del pagamento.

Quando una fattura non corrisponde all'ordine di acquisto o alla ricevuta merci, il processo di risoluzione può diventare un buco nero per la produttività. Le fatture spesso rimbalzano tra i dipartimenti senza una chiara responsabilità, portando a lunghi periodi di inattività. Questo blocco nel flusso del processo di pagamento dei conti fornitori ritarda i pagamenti ai fornitori e crea un arretrato difficile da gestire durante la chiusura di fine mese.

Mappando il flusso delle fatture contestate, ProcessMind fornisce visibilità sul ciclo di vita della risoluzione all'interno di Microsoft Dynamics 365. Potete vedere per quanto tempo le fatture rimangono in uno stato di discrepanza e quali attività contribuiscono maggiormente al ritardo. Questo consente l'implementazione di percorsi di escalation più chiari e una risoluzione più rapida delle discordanze di prezzo o quantità.

I blocchi di pagamento sono spesso applicati come misura di sicurezza, ma quando non vengono rimossi prontamente dopo la risoluzione dei problemi, causano ritardi di pagamento non necessari. Questi blocchi possono accumularsi nel sistema, portando a un'esecuzione di pagamento frammentata in cui molte fatture liquidate vengono trattenute senza una ragione chiara. Questa mancanza di trasparenza rende difficile per i team AP fornire aggiornamenti accurati sullo stato ai fornitori.

ProcessMind analizza l'applicazione e la rimozione dei blocchi di pagamento all'interno di Microsoft Dynamics 365. Identifica i casi in cui i blocchi rimangono attivi molto tempo dopo che il problema scatenante è stato risolto. Ottimizzando questa parte del workflow del processo di pagamento dei conti fornitori, potete assicurarvi che i pagamenti procedano senza intoppi alla fase di esecuzione una volta soddisfatti tutti i requisiti di conformità.

Le voci di fattura duplicate rappresentano un grave rischio finanziario e portano a progetti di recupero che richiedono tempo. Questi duplicati spesso entrano nel sistema attraverso canali diversi o vengono inseriti con leggere variazioni, rendendoli difficili da individuare con la validazione standard del sistema. Elaborare e pagare la stessa fattura due volte incide direttamente sulle riserve di cassa e richiede un notevole sforzo manuale per la rettifica con il fornitore.

ProcessMind scansiona i Suoi event log di Microsoft Dynamics 365 per rilevare schemi indicativi di elaborazione duplicata nel ciclo di Elaborazione dei Pagamenti Fornitori. Identificando le fatture con attributi simili che seguono percorsi di processo identici, il sistema segnala potenziali duplicati prima che il pagamento finale venga eseguito. Questa analisi proattiva protegge il Suo capitale circolante e riduce la necessità di audit post-pagamento.

Una codifica finanziaria errata all'inizio del processo porta a significative rilavorazioni più avanti nel ciclo. Quando una fattura viene codificata su un conto ledger sbagliato o una dimensione finanziaria errata, deve essere stornata e reinserita, il che raddoppia il carico di lavoro per il team AP. Questa inefficienza ritarda la registrazione finale e può portare a imprecisioni nella rendicontazione finanziaria dipartimentale.

ProcessMind identifica la frequenza dei cambiamenti di codifica e delle ri-registrazioni in Microsoft Dynamics 365. Analizzando quali fornitori o tipi di fattura richiedono la maggior parte delle correzioni, può mirare alle cause profonde degli errori di codifica. Migliorare l'accuratezza dell'inserimento dati iniziale snellisce il flusso di Elaborazione dei Pagamenti Fornitori e assicura dati finanziari più affidabili per l'organizzazione.

La tempistica e la frequenza delle esecuzioni di pagamento possono essere spesso subottimali, portando a volatilità del flusso di cassa o scadenze mancate. Se l'esecuzione del pagamento viene effettuata solo settimanalmente, le fatture approvate subito dopo un'esecuzione potrebbero rimanere inattive per diversi giorni. Questa pianificazione rigida può comportare pagamenti in ritardo anche per fatture approvate con largo anticipo rispetto alle loro scadenze.

ProcessMind esamina il divario tra l'approvazione del pagamento e l'esecuzione effettiva in Microsoft Dynamics 365. Vi aiuta a capire se la vostra attuale frequenza di esecuzione dei pagamenti è allineata con la vostra velocità media di elaborazione. L'ottimizzazione di questi programmi all'interno del framework del processo di pagamento dei conti fornitori assicura un uso più coerente della cassa e una migliore conformità ai termini del fornitore.

Nel tentativo di accelerare i pagamenti, il personale potrebbe talvolta aggirare i workflow di approvazione standard, creando significativi rischi di Conformità e audit. Questi processi

Il tempo necessario per spostare una fattura dalla ricezione all'inserimento dati è spesso la parte più trascurata del processo. Se le fatture rimangono in una casella di posta o su una scrivania per diversi giorni prima di essere inserite nel sistema, l'intero ciclo di pagamento è immediatamente in svantaggio. Questa mancanza di visibilità precoce rende impossibile per la leadership finanziaria prevedere accuratamente i requisiti di cassa futuri.

Tracciando il tempo tra l'attività di ricezione iniziale e l'estrazione dei dati in Microsoft Dynamics 365, ProcessMind espone questi ritardi nascosti. Ridurre il ritardo all'inizio del workflow del processo di pagamento dei conti fornitori fornisce più tempo per le approvazioni e la riconciliazione, riducendo significativamente la pressione sul resto del team.

Anche dopo che una fattura è stata completamente approvata e autorizzata al pagamento, si verifica spesso un sorprendente ritardo prima che i fondi vengano effettivamente trasferiti. Questo ritardo può essere causato da passaggi manuali di avvio del pagamento, problemi tecnici con le interfacce bancarie o bottleneck amministrativi. Per un fornitore, il pagamento è considerato puntuale solo quando i fondi vengono ricevuti, non quando l'approvazione interna è concessa.

ProcessMind monitora le fasi finali del ciclo di Elaborazione dei Pagamenti Fornitori in Microsoft Dynamics 365 per misurare il tempo dall'approvazione finale all'esecuzione del pagamento. L'identificazione di questo specifico ritardo La aiuta a snellire la comunicazione tra il Suo sistema finanziario e i Suoi partner bancari. Minimizzare questo ritardo garantisce che Lei rispetti i Suoi obblighi contrattuali e mantenga un'elevata reputazione creditizia con i Suoi fornitori.

L'elaborazione dei pagamenti in più valute introduce una complessità che spesso porta a errori e ritardi. Le discrepanze nei tassi di cambio o gli aggiustamenti manuali richiesti per le fatture in valuta estera possono rallentare significativamente il flusso dei pagamenti. Questi problemi spesso richiedono conoscenze specializzate e, quando tali conoscenze diventano un bottleneck, i pagamenti internazionali possono bloccarsi per giorni.

ProcessMind categorizza le prestazioni del processo di pagamento dei conti fornitori per valuta e posizione del fornitore all'interno di Microsoft Dynamics 365. Ciò Le consente di verificare se le fatture in valuta estera seguono un percorso significativamente più lento o più soggetto a errori rispetto a quelle locali. Con queste informazioni, può standardizzare la gestione delle varianze valutarie e assicurarsi che le relazioni con i fornitori internazionali non siano compromesse da inefficienze di processo.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Accelerare le approvazioni è vitale per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare commissioni di mora. I ritardi spesso derivano da proprietà poco chiare o gerarchie a più livelli che bloccano il workflow. Ridurre questi cicli assicura che le passività siano liquidate prontamente, migliorando direttamente il rating di credito dell'organizzazione e la gestione complessiva del flusso di cassa.

ProcessMind identifica le fasi specifiche in cui le fatture rimangono inattive all'interno di Microsoft Dynamics 365, evidenziando gli utenti o i dipartimenti esatti che causano attrito. Visualizzando il percorso da Fattura Ricevuta a Fattura Approvata per il Pagamento, potete implementare formazione mirata o aggiustamenti del workflow per ridurre i tempi di approvazione fino al 40 percento. Questa trasparenza rende facile tracciare il successo rispetto agli accordi sui livelli di servizio interni.

Raggiungere un alto tasso di corrispondenza touchless significa che le fatture passano dalla ricezione al pagamento senza intervento manuale. Ciò riduce l'onere amministrativo sul team finanziario e abbassa il costo per fattura elaborata. L'automazione in questo ambito garantisce che l'Elaborazione dei Pagamenti Fornitori rimanga scalabile all'aumentare dei volumi di transazione, liberando il personale per compiti più strategici.

Utilizzando il Process Mining, è possibile individuare perché alcune fatture falliscono il processo di corrispondenza automatizzato in Microsoft Dynamics 365. Sia che il problema sia legato a prezzi unitari incoerenti o a ricevute merci mancanti, ProcessMind rivela le cause profonde, consentendoLe di perfezionare le Sue regole di corrispondenza e di raggiungere una percentuale significativamente più alta di completamenti automatizzati, spesso superiore all'85 percento del volume totale.

Catturare ogni sconto disponibile è un modo diretto per contribuire al profitto e migliorare le relazioni con i fornitori. Molte organizzazioni perdono migliaia di dollari ogni mese semplicemente perché i loro processi interni sono troppo lenti per rispettare le scadenze dei fornitori. Ottimizzare questo aspetto permette all'azienda di trasformare il Suo dipartimento contabilità fornitori in un centro di profitto anziché solo un centro di costo.

ProcessMind traccia il tempo rimanente fino alla scadenza dello sconto per ogni fattura elaborata. Analizzando i dati storici all'interno di Microsoft Dynamics 365, la piattaforma identifica quali fornitori offrono le migliori condizioni e dove il processo solitamente non riesce a rispettare tali scadenze, aiutandoLa a prioritizzare le fatture di alto valore per garantire che nessuno sconto venga perso e massimizzando il Suo ritorno sul capitale circolante.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto possono bloccare l'intero flusso di pagamento e creare arretrati. Risolvere efficacemente questi problemi è cruciale per prevenire attriti amministrativi e garantire che le relazioni con i fornitori non siano messe a dura prova da controversie di lunga data. Cicli di risoluzione più rapidi portano a flussi di cassa in uscita più prevedibili e a una migliore integrità dei dati in tutta l'organizzazione.

Attraverso un'analisi dettagliata dei percorsi, ProcessMind scopre i cicli in cui le fatture rimbalzano tra approvvigionamento e contabilità fornitori. Identificando le ragioni più comuni di queste discrepanze in Microsoft Dynamics 365, come mancate corrispondenze di prezzo o quantità, può stabilire protocolli più chiari per risolvere questi problemi nella metà del tempo e ridurre la necessità di override manuali.

I blocchi di pagamento sono spesso applicati come misura di sicurezza, ma quando diventano la norma o vengono applicati in modo errato, creano significativi bottleneck. La rimozione dei blocchi ingiustificati assicura che il programma di pagamento rimanga fluido e che le fatture valide non siano ritardate da ostacoli burocratici. Questo miglioramento riduce l'intervento manuale e previene la frustrazione dei fornitori.

ProcessMind fornisce una visione trasparente di ogni attività di Blocco Pagamento Applicato all'interno di Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli attributi associati a questi blocchi, potete distinguere tra mitigazione del rischio necessaria e override manuali inefficienti, consentendo di automatizzare la rimozione dei blocchi una volta soddisfatti criteri specifici e accelerando l'esecuzione finale del pagamento.

Pagare la stessa fattura due volte è un rischio finanziario significativo e un incubo amministrativo da recuperare. Garantire un percorso unico e chiaro per ogni numero di fattura è essenziale per mantenere il controllo finanziario e la conformità. L'eliminazione dei duplicati preserva il capitale circolante e previene comunicazioni inutili con i fornitori, migliorando al contempo la traccia di audit complessiva.

ProcessMind rileva schemi in cui più identificatori di caso o importi di fattura simili vengono elaborati per lo stesso fornitore all'interno di Microsoft Dynamics 365. Evidenziando queste anomalie attraverso audit storici, è possibile identificare lacune di processo, come più punti di ingresso, che consentono ai duplicati di passare, riducendo efficacemente questo rischio finanziario e migliorando la responsabilità dipartimentale.

Una corretta codifica finanziaria assicura che le spese siano allocate ai dipartimenti e progetti giusti per una rendicontazione accurata. Alti tassi di rilavorazione nella codifica non solo sprecano tempo, ma portano anche a bilanci errati che richiedono aggiustamenti a fine mese. Migliorare l'accuratezza all'inizio del processo previene correzioni a valle e semplifica l'intero workflow contabile.

Analizzando l'attività di Fattura Codificata, ProcessMind identifica quali fornitori o tipi di fattura richiedono frequentemente correzioni manuali in Microsoft Dynamics 365. Può utilizzare queste intuizioni per creare migliori regole di codifica predefinite o fornire formazione mirata al personale, riducendo significativamente il tasso di rilavorazione e migliorando l'affidabilità dei dati nei record di GeneralJournal e LedgerEntry.

Gestire quando e con quale frequenza si verificano i cicli di pagamento è fondamentale per bilanciare il flusso di cassa e l'efficienza operativa. Cicli di pagamento incoerenti o eccessivamente frequenti possono portare a costi di transazione più elevati e a una gestione frammentata della tesoreria. Un programma standardizzato consente una migliore pianificazione della liquidità e assicura che il team finanziario possa gestire il proprio carico di lavoro in modo più efficace.

ProcessMind analizza il comportamento di batching delle attività di Pagamento Elaborato all'interno di Microsoft Dynamics 365. La aiuta a capire se i Suoi attuali cicli di pagamento sono allineati alle scadenze dei fornitori e alla disponibilità di risorse interne. Questa visibilità Le consente di consolidare i pagamenti in cicli più efficienti, riducendo lo sforzo manuale richiesto per l'esecuzione dei pagamenti e abbassando le commissioni bancarie.

Percorsi di approvazione incoerenti tra diverse regioni o dipartimenti portano a rischi di Conformità e tempi di ciclo imprevedibili. Stabilire un workflow standardizzato assicura che ogni fattura segua un percorso predefinito e conforme, il che semplifica l'auditing e migliora la governance. Questa uniformità rende più facile gestire l'Elaborazione dei Pagamenti Fornitori su larga scala.

Attraverso il conformance checking, ProcessMind confronta i percorsi effettivi intrapresi dalle fatture in Microsoft Dynamics 365 con il Suo modello di processo previsto. Evidenzia percorsi di approvazione non standard che aggirano i controlli, consentendoLe di imporre un processo uniforme che soddisfi i requisiti normativi mantenendo la velocità necessaria per le moderne operazioni aziendali.

Il tempo che una fattura trascorre in attesa di essere inserita nel sistema è un periodo oscuro in cui l'organizzazione manca di visibilità sulle proprie passività. Ridurre questo intervallo è fondamentale per previsioni finanziarie accurate e per assicurare che il processo di approvazione inizi il prima possibile. Una migliore visibilità in questa fase aiuta la direzione a comprendere i veri impegni di cassa in tempo reale.

ProcessMind misura il ritardo tra Fattura Ricevuta e Dati Fattura Estratti tracciando la sequenza temporale dell'identificatore del numero di fattura. Identificando i bottleneck nelle fasi iniziali del processo di pagamento dei conti fornitori all'interno di Microsoft Dynamics 365, potete individuare se il ritardo è causato da arretrati di posta o code di inserimento manuale e intraprendere azioni correttive per colmare il divario.

Una volta che una fattura è stata completamente approvata, qualsiasi ritardo nell'esecuzione finale del pagamento è puro spreco amministrativo che può portare a pagamenti in ritardo. Assicurare che il passaggio dall'approvazione alla liquidazione del pagamento sia senza intoppi è vitale per mantenere alte prestazioni. Questa fase è l'ultimo ostacolo nel processo e dovrebbe essere il più rapida possibile per ottimizzare l'esperienza del fornitore.

ProcessMind monitora la durata tra Fattura Approvata per il Pagamento e Pagamento Eseguito in Microsoft Dynamics 365. Rivela se le fatture rimangono bloccate in una coda finale o se il processo di trasferimento è eccessivamente manuale. Ottimizzare questo passaggio finale può ridurre il lead time totale di diversi giorni, garantendo che i vostri obblighi finanziari siano soddisfatti esattamente come previsto.

Per le organizzazioni globali, una gestione incoerente delle fluttuazioni valutarie può portare a discrepanze nel general ledger e ritardi nei pagamenti. Standardizzare il modo in cui queste varianze vengono calcolate e approvate garantisce l'accuratezza finanziaria e riduce lo sforzo manuale nelle riconciliazioni. Questa armonizzazione è essenziale per mantenere registrazioni finanziarie pulite tra più entità.

Esaminando i dati di FinancialDimension e LedgerEntry associati alle fatture in valuta estera, ProcessMind identifica dove le varianze causano deviazioni di processo. Può utilizzare queste intuizioni per automatizzare la gestione delle varianze minori in Microsoft Dynamics 365, garantendo che solo le discrepanze significative richiedano una revisione manuale e accelerando il flusso complessivo dei pagamenti globali.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Contabilità Fornitori

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2

Esporta i Tuoi Dati
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Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Cosa fare

Accedere al template Excel appositamente progettato per le entità ledger e journal di Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Perché è importante

Utilizzare una struttura pre-mappata assicura che i Suoi dati finanziari siano formattati correttamente per una scoperta immediata del processo.

Risultato atteso

Un template dati standardizzato pronto per i Suoi record di fatture.

I SUOI APPROFONDIMENTI

Sblocchi una Chiarezza Completa nei Suoi Workflow AP

ProcessMind espone le prestazioni reali delle Sue attività di Contabilità Fornitori, mostrandole ogni passaggio dall'inserimento della fattura alla liquidazione finale. Scoprirà le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e troverà modi chiari per ottimizzare il Suo flusso di cassa.
  • Visualizzare i cicli di vita di pagamento end-to-end
  • Identificare specifici `bottleneck` di approvazione
  • Individuare opportunità per sconti per pagamento anticipato
  • Garantire la `Conformità` normativa per tutti i pagamenti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI COMPROVATI

Guadagni di Efficienza nella Contabilità Fornitori

Applicando il Process Mining al Suo ambiente Microsoft Dynamics 365, le organizzazioni identificano i `bottleneck` nei cicli di approvazione delle fatture e nell'esecuzione dei pagamenti. Queste metriche riflettono la trasformazione dei `workflow` manuali di contabilità fornitori in operazioni ottimizzate e basate sui `dati`.

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Tempi di Ciclo più Rapidi

Riduzione del tempo end-to-end

L'ottimizzazione dei workflow di approvazione e l'automazione dell'inserimento dati riduce la durata dalla ricezione della fattura alla liquidazione finale del pagamento.
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Maggiori Sconti per Pagamento Anticipato

Miglioramento del tasso di acquisizione

L'identificazione dei ritardi nella catena di approvazione consente ai team di tesoreria di catturare più sconti per pagamento anticipato, il che fornisce benefici finanziari diretti.
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Eliminare i Duplicati

Riduzione degli errori di pagamento

Rilevare numeri di fattura e riferimenti fornitore duplicati prima dell'esecuzione del pagamento previene perdite finanziarie, salvaguardando il processo di contabilità fornitori.
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Elaborazione Senza Contatto Manuale

Tasso di corrispondenza al primo passaggio

Perfezionare il processo di sincronizzazione degli ordini di acquisto aumenta il numero di fatture elaborate senza alcun intervento manuale.
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Migliori Relazioni con i Fornitori

Tasso di pagamento puntuale

Rispettare costantemente le scadenze di pagamento aiuta a evitare commissioni di mora e blocchi di credito, migliorando la soddisfazione complessiva dei partner di approvvigionamento.

I risultati individuali variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei `dati`. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni di Process Mining per l'elaborazione delle fatture.

Dati Consigliati

Iniziate con questi attributi chiave per ottenere una visibilità immediata sul vostro processo.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco assegnato alla fattura del fornitore.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per collegare attività AP disgiunte in una singola istanza di processo.

Il compito specifico o il cambiamento di stato che si è verificato.

Perché è importante

Definisce il flusso di processo e la sequenza degli event per la process map.

Il timestamp quando l'attività si è verificata.

Perché è importante

Essenziale per calcolare i tempi di ciclo, i lead time e identificare i bottleneck.

Il numero di conto univoco per il fornitore.

Perché è importante

Consente la segmentazione delle prestazioni di processo per fornitore.

L'identificatore dell'entità legale o della filiale.

Perché è importante

Consente un'analisi comparativa tra diverse unità di business o paesi.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Critico per l'analisi del volume di spesa e del rischio finanziario.

La data entro cui la fattura dovrebbe essere pagata.

Perché è importante

Il benchmark per misurare le prestazioni di pagamento puntuale.

Il numero di riferimento dell'ordine di acquisto associato.

Perché è importante

Essenziale per analizzare il tasso di corrispondenza procure-to-pay.

L'identificatore dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi del comportamento delle risorse e la segregazione dei compiti.

Il nome dell'organizzazione del fornitore.

Perché è importante

Fornisce contesto per il numero di conto del fornitore.

La data del documento indicata sulla fattura.

Perché è importante

Definisce l'inizio del periodo di invecchiamento per la fattura.

Il dipartimento responsabile del costo.

Perché è importante

Consente l'analisi dettagliata e la responsabilità organizzativa.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

La creazione iniziale di un record di fattura fornitore pendente nel sistema. Questo segna l'ingresso della fattura nel workflow di Dynamics 365, sia manualmente che tramite importazione di entità dati.

Perché è importante

Stabilisce l'ora di inizio per i calcoli del lead time di processo. Consente alle organizzazioni di misurare quanto tempo le fatture rimangono nel sistema prima di essere elaborate o registrate.

Il sistema collega con successo la riga della fattura a un Ordine di Acquisto o a una Ricevuta di Prodotto. Questa attività significa la convalida della fattura rispetto all'ordine di approvvigionamento.

Perché è importante

Critico per il KPI del tasso di corrispondenza PO al primo passaggio. Differenzia tra l'elaborazione touchless e le fatture che richiedono intervento manuale.

L'istanza del workflow per la fattura pendente raggiunge uno stato completato o approvato. La fattura è ora pronta per essere contabilizzata nel libro mastro.

Perché è importante

Calcola il Tempo Medio di Approvazione. I ritardi qui influiscono direttamente sulla capacità di catturare sconti per pagamento anticipato.

La fattura viene contabilizzata nel Libro Mastro Generale, creando una passività nel sistema. Il record si sposta dalle tabelle in sospeso alle tabelle delle transazioni contabilizzate.

Perché è importante

Una pietra miliare significativa che indica il riconoscimento finanziario del debito. Questa attività abilita la selezione della fattura per il pagamento.

La fattura viene selezionata e aggiunta a una riga del Giornale di Pagamento. Questo indica l'intenzione di pagare e di solito avvia il workflow di revisione del pagamento.

Perché è importante

Segna il passaggio dalla registrazione del debito all'elaborazione dell'erogazione di cassa. Utilizzato per misurare i tempi di esecuzione del pagamento.

Il sistema genera il file di pagamento (EFT, ISO20022) o stampa gli assegni. Lo stato del pagamento sulla riga del giornale si aggiorna a Inviato o Generato.

Perché è importante

Supporta il KPI del tempo di ritardo Approvato-Eseguito. Conferma che l'istruzione di pagamento è stata generata.

Il Giornale di Pagamento viene contabilizzato nel Libro Mastro Generale, saldando la fattura e azzerando il saldo del fornitore. Questo completa il processo finanziario.

Perché è importante

L'attività finale per il 'Tempo di Ciclo Medio dalla Fattura al Pagamento'. Conferma che le registrazioni contabili per la riduzione di cassa sono state finalizzate.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining offre una visione trasparente dell'intero ciclo di vita dei pagamenti, dalla ricezione della fattura alla liquidazione finale. Identifica specifici bottleneck come ritardi nelle approvazioni o frequenti interventi manuali che rallentano il ciclo. Visualizzando queste inefficienze, i team possono implementare correzioni mirate per migliorare la produttività complessiva.

L'estrazione dei dati di solito comporta la connessione al database SQL sottostante o l'utilizzo di servizi OData per recuperare gli event log. Sarà necessario esportare tabelle relative a transazioni fornitore, ordini di acquisto e giornali ledger utilizzando il Numero Fattura come identificatore di case primario. La maggior parte degli strumenti moderni di Process Mining offre connettori predefiniti per Dynamics 365 per semplificare questa integrazione.

Sì, la tecnologia evidenzia esattamente dove le fatture si bloccano nella catena di approvazione prima che manchino le scadenze per gli sconti. Potete analizzare il lead time tra l'inserimento della fattura e l'approvazione finale per assicurarvi che le vostre esecuzioni di pagamento siano programmate in modo ottimale. Questa visibilità consente alla direzione di dare priorità alle fatture di alto valore che offrono i migliori rendimenti finanziari.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le proprie prime mappe di processo entro due o quattro settimane dal completamento dell'estrazione iniziale dei dati. Una volta che i dati da Dynamics 365 sono mappati nel formato Event Log, il software genera automaticamente le visualizzazioni. Questo rapido risultato consente ai team di iniziare ad affrontare i bottleneck e i problemi di conformità quasi immediatamente.

Il Process Mining eccelle nello scoprire processi irregolari in cui le approvazioni bypassano i controlli organizzativi standard. Confrontando il Suo flusso di processo effettivo con il design previsto, può identificare ogni istanza in cui si è verificato un override manuale. Questa visibilità pronta per l'audit è cruciale per garantire la conformità normativa e ridurre il rischio di frode.

No, il Process Mining è uno strumento diagnostico che funziona in affiancamento ai vostri sistemi di automazione e ERP esistenti. Mentre il vostro software di automazione gestisce l'esecuzione dei compiti, il Process Mining valuta l'efficacia con cui tali compiti vengono svolti. Vi aiuta a identificare quali parti della vostra automazione stanno fallendo o dove una nuova automazione potrebbe essere più efficace.

Per creare una mappa di processo accurata, Le servono il Numero di Fattura come ID caso, nomi di attività come Fattura Ricevuta o Pagamento Eseguito, e timestamp precisi per ogni evento. Possono essere inclusi anche dati supplementari come nomi dei fornitori, importi delle fatture e codici dipartimento. Questo contesto aggiuntivo consente un filtraggio più profondo e un'analisi più granulare delle cause alla radice.

Il Process Mining Le permette di tracciare la storia di ogni numero di fattura e di segnalare le sequenze che appaiono più di una volta. Analizzando i passaggi di inserimento dati e convalida in Dynamics 365, può individuare se i duplicati sono causati da errori di sistema o da errori di inserimento manuale. Questa intuizione Le aiuta a perfezionare le Sue regole di convalida per prevenire perdite finanziarie in futuro.

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