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Migliori l’elaborazione dei pagamenti ai fornitori

Guida in 6 passaggi per ottimizzare Microsoft Dynamics 365
Migliori l’elaborazione dei pagamenti ai fornitori
Gestione dei pagamenti ai fornitori
Microsoft Dynamics 365

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Ottimizzi la gestione dei pagamenti ai fornitori in Microsoft Dynamics 365

L’elaborazione dei pagamenti è spesso rallentata da ritardi nelle approvazioni ed errori manuali che fanno aumentare i costi. La nostra soluzione rende visibili questi punti critici e Le consente di individuare con precisione dove si bloccano i flussi di lavoro. Intervenendo sui colli di bottiglia nascosti, può accelerare l’elaborazione e mantenere un controllo più efficace sugli obblighi finanziari.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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L’importanza strategica di migliorare la gestione dei pagamenti ai fornitori

Il ciclo di gestione dei pagamenti ai fornitori è spesso considerato una funzione puramente amministrativa, ma rappresenta una leva fondamentale per gestire la liquidità dell’organizzazione e mantenere la fiducia dei fornitori. Quando il processo rallenta o diventa poco trasparente, le conseguenze vanno ben oltre il reparto finanziario. I ritardi nei pagamenti possono danneggiare la reputazione presso i fornitori strategici, portando a condizioni di credito meno favorevoli o persino a interruzioni della catena di approvvigionamento. Inoltre, un’elaborazione inefficiente aumenta il costo per fattura e riduce i margini dell’intera azienda. Ottimizzando i processi in Microsoft Dynamics 365, può trasformare la gestione dei pagamenti ai fornitori da centro di costo a funzione strategica, capace di proteggere i flussi di cassa e sfruttare tutti gli sconti disponibili per i pagamenti anticipati.

Far emergere la realtà del processo con il Process Mining

Microsoft Dynamics 365 offre una solida struttura per la gestione finanziaria, ma nella pratica il modo in cui gli utenti interagiscono con il sistema spesso si discosta dalle procedure operative standard. Il Process Mining funziona come una radiografia digitale della gestione dei pagamenti ai fornitori: estrae gli Event Log da entità come GeneralJournal e LedgerEntry per ricostruire il percorso effettivo di ogni fattura. Invece di basarsi su supposizioni sui motivi dei ritardi, può vedere con precisione dove si forma un collo di bottiglia. Questo approccio basato sui dati consente di individuare cicli di approvazione ripetitivi, in cui una fattura passa da un reparto all’altro, o i casi in cui è necessario un intervento manuale a causa di errori di inserimento. Visualizzare questi percorsi permette di passare dalla risoluzione reattiva dei problemi a una gestione proattiva, verificando che i flussi digitali rispecchino la logica aziendale prevista.

Individuare le inefficienze principali in Microsoft Dynamics 365

Per ottimizzare il flusso di lavoro dei pagamenti ai fornitori occorre analizzare a fondo le attività che richiedono più tempo. Un’area prioritaria è il processo di abbinamento. Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci spesso richiedono verifiche manuali che possono bloccare un pagamento per giorni. Il Process Mining permette di individuare i fornitori o le categorie di prodotto che causano più spesso queste discrepanze, così da intervenire sulle cause profonde, come dati anagrafici imprecisi o prassi di ricezione non uniformi. Un’altra fonte comune di attrito è il flusso di approvazione. Analizzando i tempi di ciclo per i diversi livelli di approvazione, può capire se alcune soglie sono troppo basse e costringono fatture di importo ridotto e a basso rischio ad attendere inutilmente l’approvazione dei dirigenti. Eliminare questi ritardi strutturali rende il calendario dei pagamenti più prevedibile e coerente con la strategia di gestione della liquidità.

Misurare i risultati: più conformità e rapidità

L’obiettivo finale dell’ottimizzazione dei processi è ottenere un ciclo di pagamento snello, trasparente e conforme. Ridurre il tempo di ciclo complessivo è il primo indicatore concreto dei risultati. Un intervallo più breve tra la ricezione della fattura e l’esecuzione del pagamento offre la flessibilità necessaria per decidere quando disporre i pagamenti. Il team di tesoreria può così gestire il capitale circolante con maggiore efficacia, scegliendo se pagare in anticipo per ottenere uno sconto o trattenere la liquidità fino alla scadenza. Oltre a velocizzare il processo, il Process Mining rafforza la conformità. Può rilevare facilmente gli scostamenti dalle procedure standard, ad esempio pagamenti senza un ordine di acquisto corrispondente o casi in cui un blocco di pagamento è stato rimosso manualmente senza documentazione adeguata. Queste informazioni sono preziose per gli audit interni e aiutano a verificare che i controlli finanziari siano applicati con coerenza in tutti i codici società e le unità aziendali.

Mantenere l’eccellenza operativa nel tempo

Migliorare la gestione dei pagamenti ai fornitori non è un progetto una tantum, ma un percorso di perfezionamento continuo. Con la crescita dell’azienda e l’evoluzione dei rapporti con i fornitori, i processi devono adattarsi a volumi e complessità maggiori. Utilizzando le informazioni ricavate dai dati di Microsoft Dynamics 365, può definire una base di riferimento per le prestazioni e fissare obiettivi di miglioramento realistici. Che voglia aumentare la percentuale di fatture elaborate senza interventi manuali o eliminare il rischio di pagamenti duplicati, la chiarezza offerta dal Process Mining consente di concentrare gli interventi dove avranno il maggiore impatto. Le consigliamo di iniziare esaminando il flusso attuale, individuando gli ostacoli più rilevanti e utilizzando i dati per promuovere cambiamenti concreti a sostegno della salute finanziaria complessiva dell’organizzazione.

Gestione dei pagamenti ai fornitori Flusso di lavoro delle fatture Pagamenti ai fornitori Approvazione delle fatture Ottimizzazione dei flussi di cassa Conformità dei pagamenti Ufficio pagamenti ai fornitori Gestione delle fatture Automazione dei pagamenti ai fornitori Ciclo di pagamento Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I lunghi cicli di approvazione delle fatture sono tra le cause principali dei ritardi nei pagamenti e dei rapporti difficili con i fornitori. Quando le fatture restano in attesa dell’approvazione di responsabili già oberati, il reparto perde la capacità di gestire i flussi di cassa in modo prevedibile e rischia di incorrere in penali che incidono direttamente sui risultati economici. Questo attrito porta spesso a una gestione reattiva, in cui il personale deve dare la precedenza alle richieste urgenti rispetto ai flussi di lavoro ordinari.

ProcessMind analizza dall’inizio alla fine il flusso di lavoro dei pagamenti ai fornitori in Microsoft Dynamics 365 per individuare con precisione l’origine dei ritardi. Visualizzando il tempo trascorso a ogni livello di approvazione, può identificare i reparti o i ruoli specifici che costituiscono un collo di bottiglia. Questo approccio basato sui dati consente di rivedere i limiti di approvazione o automatizzare le approvazioni standard, accelerando l’intero ciclo di pagamento.

Gli interventi manuali nell’abbinamento delle fatture indicano una scarsa sincronizzazione tra acquisti e finanza. Quando l’abbinamento automatico nel sistema non riesce a causa di differenze di prezzo o quantità, il personale deve risolvere manualmente i problemi, con un notevole dispendio di tempo e un maggiore rischio di errore umano. Questi interventi spesso nascondono problemi più profondi nei dati dei fornitori o nelle prassi di acquisto.

Applicando il Process Mining ai dati di Microsoft Dynamics 365, può rilevare la frequenza e le cause profonde degli interventi manuali. ProcessMind individua i fornitori o le categorie di prodotto per cui l’abbinamento richiede sistematicamente un intervento manuale. Comprendendo questi schemi, può risolvere all’origine le discrepanze e avvicinarsi a un modello di gestione dei pagamenti ai fornitori più efficiente, senza interventi manuali.

Non usufruire degli sconti per pagamento anticipato significa rinunciare a risparmi significativi. Spesso, a causa di un’elaborazione inefficiente, quando una fattura viene convalidata e approvata la finestra utile per lo sconto è già chiusa. In pratica, si rinuncia a un risparmio e aumenta il costo complessivo dei beni e servizi acquistati dall’organizzazione.

ProcessMind confronta la velocità di elaborazione dei pagamenti ai fornitori con le condizioni di sconto registrate in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia le fasi in cui si perde tempo, impedendo alle fatture di arrivare in tempo alla fase di pagamento. Queste informazioni Le consentono di dare la priorità alle fatture con sconti di maggior valore e di semplificare il percorso dalla ricezione all’avvio del pagamento.

Quando una fattura non corrisponde all’ordine di acquisto o alla ricevuta merci, la risoluzione può diventare un buco nero per la produttività. Le fatture passano spesso da un reparto all’altro senza responsabilità chiare, restando inattive a lungo. Questo blocco nel flusso di gestione dei pagamenti ai fornitori ritarda i pagamenti e crea arretrati difficili da gestire durante la chiusura di fine mese.

Mappando il percorso delle fatture contestate, ProcessMind offre visibilità sul ciclo di risoluzione in Microsoft Dynamics 365. Può vedere quanto a lungo le fatture restano in stato di discrepanza e quali attività contribuiscono maggiormente ai ritardi. In questo modo è possibile definire percorsi di escalation più chiari e risolvere più rapidamente le differenze di prezzo o quantità.

I blocchi di pagamento vengono spesso applicati come misura precauzionale, ma se non vengono rimossi tempestivamente una volta risolti i problemi causano ritardi inutili. Possono accumularsi nel sistema e frammentare i cicli di pagamento, trattenendo molte fatture già sbloccate senza un motivo chiaro. Questa mancanza di trasparenza rende difficile per i team che gestiscono i pagamenti ai fornitori fornire aggiornamenti precisi ai fornitori.

ProcessMind analizza l’applicazione e la rimozione dei blocchi di pagamento in Microsoft Dynamics 365. Individua i casi in cui i blocchi restano attivi a lungo dopo la risoluzione del problema che li ha causati. Ottimizzando questa parte del flusso di lavoro dei pagamenti ai fornitori, può assicurarsi che i pagamenti passino senza intoppi alla fase di esecuzione una volta soddisfatti tutti i requisiti di conformità.

Le registrazioni duplicate delle fatture comportano un grave rischio finanziario e richiedono attività di recupero dispendiose in termini di tempo. Le duplicazioni entrano spesso nel sistema attraverso canali diversi o vengono inserite con piccole variazioni, difficili da rilevare con i controlli standard. Elaborare e pagare due volte la stessa fattura incide direttamente sulle riserve di liquidità e richiede un notevole lavoro manuale per risolvere la situazione con il fornitore.

ProcessMind analizza gli Event Log di Microsoft Dynamics 365 per rilevare schemi che indicano possibili duplicazioni nel ciclo di gestione dei pagamenti ai fornitori. Individuando fatture con attributi simili che seguono percorsi di processo identici, il sistema segnala i potenziali duplicati prima dell’esecuzione del pagamento finale. Questa analisi proattiva protegge il capitale circolante e riduce la necessità di audit successivi al pagamento.

Una codifica finanziaria errata all’inizio del processo comporta notevoli rilavorazioni nelle fasi successive. Se una fattura viene associata al conto contabile o alla dimensione finanziaria sbagliati, occorre stornarla e inserirla di nuovo, raddoppiando il carico di lavoro del team che gestisce i pagamenti ai fornitori. Questa inefficienza ritarda la registrazione finale e può causare imprecisioni nei rendiconti finanziari dei reparti.

ProcessMind individua la frequenza delle modifiche alla codifica e delle nuove registrazioni in Microsoft Dynamics 365. Analizzando i fornitori o i tipi di fattura che richiedono più correzioni, può intervenire sulle cause profonde degli errori di codifica. Migliorare la precisione dell’inserimento iniziale dei dati rende più efficiente il flusso di gestione dei pagamenti ai fornitori e garantisce dati finanziari più affidabili per l’organizzazione.

La frequenza e la tempistica dei cicli di pagamento possono essere subottimali, causando instabilità nei flussi di cassa o scadenze mancate. Se i pagamenti vengono eseguiti solo una volta alla settimana, le fatture approvate subito dopo un ciclo possono restare inattive per diversi giorni. Una pianificazione rigida può quindi causare ritardi anche per fatture approvate con largo anticipo rispetto alla scadenza.

ProcessMind analizza l’intervallo tra l’approvazione del pagamento e la sua effettiva esecuzione in Microsoft Dynamics 365. La aiuta a capire se la frequenza attuale dei cicli di pagamento è in linea con la velocità media di elaborazione. Ottimizzare la pianificazione nell’ambito della gestione dei pagamenti ai fornitori consente di utilizzare la liquidità con maggiore regolarità e rispettare meglio le condizioni concordate con i fornitori.

Per accelerare i pagamenti, il personale può talvolta aggirare i flussi di approvazione standard, creando notevoli rischi per la conformità e gli audit. Queste procedure non autorizzate spesso non prevedono la supervisione necessaria e possono portare a spese non autorizzate. Senza una visione chiara delle modalità effettive di approvazione, la direzione non può garantire il rispetto dei controlli interni.

ProcessMind visualizza i percorsi effettivi delle fatture in Microsoft Dynamics 365 e li confronta con le politiche interne definite. Evidenzia gli scostamenti dal percorso standard di gestione dei pagamenti ai fornitori, come passaggi di approvazione saltati o approvazioni non autorizzate. Questa trasparenza aiuta a garantire la conformità e ad affrontare gli audit con maggiore sicurezza.

Il tempo che intercorre tra la ricezione di una fattura e l’inserimento dei dati è spesso la fase più trascurata del processo. Se le fatture restano per giorni in una casella di posta o su una scrivania prima di essere inserite nel sistema, l’intero ciclo di pagamento parte già svantaggiato. Senza visibilità tempestiva, i responsabili finanziari non possono prevedere con precisione il fabbisogno di liquidità.

Monitorando il tempo tra la ricezione iniziale e l’estrazione dei dati in Microsoft Dynamics 365, ProcessMind porta alla luce questi ritardi nascosti. Ridurre i tempi nella fase iniziale del flusso di lavoro dei pagamenti ai fornitori lascia più tempo per le approvazioni e gli abbinamenti e riduce notevolmente la pressione sul resto del team.

Anche dopo che una fattura è stata approvata e autorizzata al pagamento, spesso trascorre un tempo sorprendentemente lungo prima che il denaro venga effettivamente trasferito. Il ritardo può dipendere da passaggi manuali per avviare il pagamento, problemi tecnici con le interfacce bancarie o colli di bottiglia amministrativi. Per un fornitore, il pagamento è puntuale solo quando riceve i fondi, non quando viene concessa l’approvazione interna.

ProcessMind monitora le fasi finali del ciclo di gestione dei pagamenti ai fornitori in Microsoft Dynamics 365 e misura il tempo tra l’approvazione finale e l’esecuzione del pagamento. Individuare questo ritardo specifico aiuta a semplificare la comunicazione tra il sistema finanziario e le banche partner. Ridurlo al minimo consente di rispettare gli obblighi contrattuali e mantenere un buon merito creditizio presso i fornitori.

La gestione dei pagamenti in più valute introduce complessità che spesso causano errori e ritardi. Le differenze nei tassi di cambio o gli adeguamenti manuali necessari per le fatture in valuta estera possono rallentare notevolmente il flusso dei pagamenti. Questi problemi richiedono spesso competenze specifiche e, quando la disponibilità di tali competenze diventa un collo di bottiglia, i pagamenti internazionali possono fermarsi per giorni.

ProcessMind suddivide le prestazioni della gestione dei pagamenti ai fornitori per valuta e sede del fornitore in Microsoft Dynamics 365. Può così verificare se le fatture in valuta estera seguono percorsi molto più lenti o soggetti a errori rispetto a quelle nazionali. Queste informazioni consentono di uniformare la gestione degli scostamenti valutari e di evitare che le inefficienze dei processi compromettano i rapporti con i fornitori internazionali.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Accelerare le approvazioni è fondamentale per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare penali per ritardi. Spesso i ritardi dipendono da responsabilità poco chiare o da gerarchie articolate che rallentano il flusso di lavoro. Ridurre la durata dei cicli consente di saldare tempestivamente i debiti, migliorando direttamente il merito creditizio dell’organizzazione e la gestione complessiva dei flussi di cassa.

ProcessMind individua le fasi in cui le fatture restano inattive in Microsoft Dynamics 365 e mette in evidenza gli utenti o i reparti che causano gli intoppi. Visualizzando il percorso da Fattura ricevuta ad Approvazione della fattura per il pagamento, può introdurre formazione mirata o modifiche al flusso di lavoro per ridurre i tempi di approvazione fino al 40%. Questa trasparenza facilita il monitoraggio dei risultati rispetto agli accordi interni sui livelli di servizio.

Un’elevata percentuale di abbinamenti automatici consente alle fatture di passare dalla ricezione al pagamento senza interventi manuali. In questo modo si riduce il carico amministrativo del team finanziario e il costo per fattura elaborata. L’automazione permette di gestire volumi di transazioni crescenti senza compromettere la scalabilità del processo di pagamento ai fornitori, liberando tempo per attività più strategiche.

Con il Process Mining può individuare i motivi per cui alcune fatture non superano l’abbinamento automatico in Microsoft Dynamics 365. Che si tratti di prezzi unitari non uniformi o di ricevute merci mancanti, ProcessMind porta alla luce le cause profonde e Le consente di perfezionare le regole di abbinamento e aumentare sensibilmente la percentuale di elaborazioni automatiche, spesso oltre l’85% del volume totale.

Ottenere tutti gli sconti disponibili contribuisce direttamente ai risultati economici e migliora i rapporti con i fornitori. Molte organizzazioni perdono ogni mese migliaia di euro semplicemente perché i processi interni sono troppo lenti per rispettare le scadenze dei fornitori. Snellire il processo permette di trasformare il reparto che gestisce i pagamenti ai fornitori da centro di costo a centro di profitto.

ProcessMind monitora per ogni fattura il tempo che resta prima della scadenza dello sconto. Analizzando i dati storici di Microsoft Dynamics 365, la piattaforma individua i fornitori che offrono le condizioni migliori e i punti in cui il processo non riesce di solito a rispettare le scadenze. Può così dare la priorità alle fatture di maggior valore, evitare di perdere sconti e massimizzare il rendimento del capitale circolante.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto possono bloccare l’intero flusso dei pagamenti e creare arretrati. Risolvere questi problemi in modo efficiente è fondamentale per ridurre gli ostacoli amministrativi ed evitare che le controversie prolungate compromettano i rapporti con i fornitori. Cicli di risoluzione più rapidi rendono più prevedibili i flussi di cassa in uscita e migliorano l’integrità dei dati in tutta l’organizzazione.

Con un’analisi dettagliata dei percorsi, ProcessMind individua i cicli in cui le fatture passano ripetutamente tra acquisti e contabilità fornitori. Identificando le cause più frequenti delle discrepanze in Microsoft Dynamics 365, come differenze di prezzo o quantità, può definire procedure più chiare per risolvere i problemi in metà tempo e ridurre la necessità di interventi manuali.

I blocchi di pagamento vengono spesso applicati come misura precauzionale, ma se diventano la norma o vengono applicati per errore creano notevoli colli di bottiglia. Rimuovere i blocchi ingiustificati mantiene regolare il calendario dei pagamenti ed evita che le fatture valide subiscano ritardi burocratici. Questo miglioramento riduce gli interventi manuali e il malcontento dei fornitori.

ProcessMind offre una visione trasparente di ogni attività di applicazione di un blocco di pagamento in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli attributi associati ai blocchi, può distinguere le misure necessarie di mitigazione del rischio dagli interventi manuali inefficienti. Può quindi automatizzare la rimozione dei blocchi al verificarsi di determinati criteri e accelerare l’esecuzione del pagamento finale.

Pagare due volte la stessa fattura comporta un grave rischio finanziario e rende molto complesso recuperare le somme. Per mantenere il controllo finanziario e la conformità, è essenziale che ogni numero di fattura segua un unico percorso corretto. Eliminare i duplicati tutela il capitale circolante, evita comunicazioni superflue con i fornitori e migliora la tracciabilità ai fini degli audit.

ProcessMind rileva in Microsoft Dynamics 365 i casi in cui vengono elaborati più identificativi di caso o importi di fattura simili per lo stesso fornitore. Evidenziando queste anomalie attraverso l’analisi dei dati storici, può individuare lacune nel processo, come la presenza di più punti di inserimento, che consentono ai duplicati di passare inosservati. In questo modo riduce il rischio finanziario e migliora la responsabilità del reparto.

Una codifica contabile corretta assegna le spese ai reparti e ai progetti giusti, consentendo di produrre rendicontazioni accurate. Un’elevata percentuale di rilavorazioni nella codifica non fa perdere solo tempo, ma può anche generare rendiconti finanziari errati, da rettificare a fine mese. Migliorare l’accuratezza fin dall’inizio del processo evita correzioni successive e semplifica l’intero flusso di lavoro contabile.

Analizzando l’attività Invoice Coded, ProcessMind individua i fornitori o i tipi di fattura che richiedono più spesso correzioni manuali in Microsoft Dynamics 365. Queste informazioni consentono di definire regole di codifica predefinite più efficaci o di offrire al personale una formazione mirata, riducendo sensibilmente le rilavorazioni e migliorando l’affidabilità dei dati nei record GeneralJournal e LedgerEntry.

Gestire quando e con quale frequenza vengono eseguiti i cicli di pagamento è fondamentale per bilanciare flussi di cassa ed efficienza operativa. Cicli irregolari o troppo frequenti possono aumentare i costi delle transazioni e rendere meno efficace la gestione della tesoreria. Una pianificazione standardizzata facilita la gestione della liquidità e consente al team finanziario di organizzare meglio il proprio carico di lavoro.

ProcessMind analizza come vengono raggruppate le attività Payment Processed in Microsoft Dynamics 365. Aiuta a capire se i cicli di pagamento attuali sono in linea con le scadenze dei fornitori e con la disponibilità delle risorse interne. Questa visibilità consente di accorpare i pagamenti in cicli più efficienti, riducendo il lavoro manuale necessario per eseguirli e le commissioni bancarie.

Percorsi di approvazione diversi da una regione o da un reparto all’altro aumentano i rischi di conformità e rendono imprevedibili i tempi di ciclo. Definire un flusso di lavoro standardizzato assicura che ogni fattura segua un percorso prestabilito e conforme, semplificando gli audit e migliorando la governance. Questa uniformità facilita la gestione su larga scala del processo di elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori.

Con il controllo di conformità, ProcessMind confronta i percorsi effettivi delle fatture in Microsoft Dynamics 365 con il modello di processo previsto. Evidenzia i percorsi di approvazione non standard che aggirano i controlli, consentendo di applicare un processo uniforme, conforme ai requisiti normativi e sufficientemente rapido per le esigenze operative attuali.

Il tempo che intercorre tra la ricezione di una fattura e la sua registrazione nel sistema è una fase in cui l’organizzazione non ha visibilità sulle proprie passività. Ridurre questo intervallo è essenziale per elaborare previsioni finanziarie accurate e avviare il processo di approvazione il prima possibile. Una maggiore visibilità consente alla direzione di conoscere in tempo reale gli effettivi impegni di cassa.

ProcessMind misura il tempo che intercorre tra Invoice Received e Invoice Data Extracted, tracciando la cronologia dell’identificativo del numero di fattura. Individuando i colli di bottiglia nelle prime fasi del processo di elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori in Microsoft Dynamics 365, è possibile capire se i ritardi dipendono dagli arretrati dell’ufficio posta o dalle code di inserimento manuale e intervenire per colmare il divario.

Una volta approvata la fattura, ogni ritardo nell’esecuzione del pagamento è un’attesa amministrativa evitabile che può causare pagamenti tardivi. Rendere fluido il passaggio dall’approvazione alla liquidazione del pagamento è fondamentale per garantire prestazioni elevate. Questa è l’ultima fase del processo e dovrebbe essere il più rapida possibile, anche per offrire una migliore esperienza ai fornitori.

ProcessMind monitora il tempo che intercorre tra Invoice Approved for Payment e Payment Executed in Microsoft Dynamics 365. Mostra se le fatture restano bloccate in una coda finale o se il trasferimento richiede troppe attività manuali. Semplificare quest’ultimo passaggio può ridurre di diversi giorni il tempo di attraversamento complessivo, assicurando che gli obblighi finanziari siano rispettati secondo la pianificazione.

Per le organizzazioni globali, una gestione non uniforme delle fluttuazioni valutarie può causare discrepanze nel libro mastro e ritardi nei pagamenti. Standardizzare il calcolo e l’approvazione degli scostamenti migliora l’accuratezza finanziaria e riduce il lavoro manuale necessario per le riconciliazioni. Questa uniformità è essenziale per mantenere registrazioni contabili accurate tra più entità.

Esaminando i dati FinancialDimension e LedgerEntry associati alle fatture in valuta estera, ProcessMind individua i punti in cui gli scostamenti generano deviazioni del processo. Queste informazioni consentono di automatizzare la gestione degli scostamenti minimi in Microsoft Dynamics 365, riservando la revisione manuale alle sole discrepanze rilevanti e velocizzando il flusso dei pagamenti a livello globale.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per i debiti verso fornitori

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Cosa fare

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Una struttura già mappata assicura che i dati finanziari siano formattati correttamente e pronti per l’individuazione automatica dei processi.

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Un template dati standardizzato, pronto per i record delle fatture.

I SUOI RISULTATI

Una visione chiara dei flussi di lavoro dei pagamenti ai fornitori

ProcessMind mostra come si svolgono realmente le attività di contabilità fornitori, seguendo ogni passaggio dall’inserimento della fattura al saldo finale. Potrà individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e capire come ottimizzare il flusso di cassa.
  • Visualizzi l’intero ciclo di vita dei pagamenti
  • Individui i colli di bottiglia nelle approvazioni
  • Individui le opportunità di sconto per pagamento anticipato
  • Garantisca la conformità normativa per tutti i pagamenti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Maggiore efficienza nella gestione dei debiti verso fornitori

Applicando il Process Mining all’ambiente Microsoft Dynamics 365, le organizzazioni individuano i colli di bottiglia nei cicli di approvazione delle fatture e nell’esecuzione dei pagamenti. Queste metriche mostrano come i flussi di lavoro manuali per la gestione dei debiti verso fornitori possano trasformarsi in operazioni più snelle e basate sui dati.

~ 0 %
Cicli più rapidi

Riduzione del tempo complessivo

Ottimizzare i flussi di approvazione e automatizzare l’inserimento dei dati riduce il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la liquidazione del pagamento.
~ 0 %
Più sconti sui pagamenti anticipati

Aumento della percentuale di sconti ottenuti

Individuare i ritardi nella catena di approvazione consente ai team di tesoreria di ottenere più sconti sui pagamenti anticipati, con vantaggi finanziari diretti.
0 %
Eliminazione dei duplicati

Riduzione degli errori di pagamento

Individuare i numeri di fattura e i riferimenti dei fornitori duplicati prima di eseguire il pagamento previene perdite finanziarie e protegge il processo di gestione dei debiti verso fornitori.
0 % increase
Elaborazione senza interventi manuali

Percentuale di riconciliazioni corrette al primo tentativo

Perfezionare la sincronizzazione degli ordini di acquisto aumenta il numero di fatture elaborate senza interventi manuali.
0 %
Rapporti migliori con i fornitori

Percentuale di pagamenti puntuali

Rispettare regolarmente le scadenze di pagamento aiuta a evitare penali e blocchi del credito, migliorando la soddisfazione complessiva dei partner di approvvigionamento.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni del Process Mining per l’elaborazione delle fatture.

Dati consigliati

Parta da questi attributi fondamentali per ottenere subito una visione chiara del processo.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco assegnato alla fattura del fornitore.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per collegare le diverse attività di gestione dei debiti verso fornitori in un’unica istanza di processo.

L’attività specifica o la modifica di stato che si è verificata.

Perché è importante

Definisce il flusso del processo e la sequenza degli eventi nella mappa di processo.

Data e ora in cui si è verificata l’attività.

Perché è importante

È essenziale per calcolare i tempi di ciclo e di attraversamento e individuare i colli di bottiglia.

Numero di conto univoco del fornitore.

Perché è importante

Consente di segmentare le prestazioni del processo in base al fornitore.

Identificativo dell’entità giuridica o della società controllata.

Perché è importante

Consente di confrontare diverse unità aziendali o paesi.

Valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare il volume delle spese e il rischio finanziario.

Data entro cui la fattura dovrebbe essere pagata.

Perché è importante

Il valore di riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti.

Il numero di riferimento dell’ordine di acquisto associato.

Perché è importante

È essenziale per analizzare il tasso di corrispondenza del processo procure-to-pay.

L’identificativo dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il comportamento delle risorse e la separazione dei compiti.

Il nome dell’organizzazione fornitrice.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare il numero del conto fornitore.

La data del documento indicata sulla fattura.

Perché è importante

Definisce l’inizio del periodo di anzianità della fattura.

Il reparto responsabile del costo.

Perché è importante

Consente di approfondire i dati per struttura organizzativa e di analizzare le responsabilità.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Creazione iniziale nel sistema di un record di fattura del fornitore in attesa. Segna l’ingresso della fattura nel flusso di lavoro di Dynamics 365, tramite inserimento manuale o importazione di un’entità dati.

Perché è importante

Definisce l’ora di inizio per il calcolo del tempo di attraversamento del processo. Consente alle organizzazioni di misurare per quanto tempo le fatture restano nel sistema prima di essere elaborate o registrate.

Il sistema collega correttamente la riga della fattura a un ordine di acquisto o a una ricevuta di prodotto. Questa attività indica che la fattura è stata convalidata rispetto all’ordine di approvvigionamento.

Perché è importante

È un dato fondamentale per il KPI della percentuale di riconciliazioni degli ordini di acquisto corrette al primo tentativo. Permette di distinguere l’elaborazione senza interventi manuali dalle fatture che richiedono un intervento manuale.

L’istanza del flusso di lavoro relativa alla fattura in attesa raggiunge lo stato completato o approvato. La fattura è pronta per essere registrata nel libro mastro.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo medio di approvazione. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulla possibilità di ottenere sconti sui pagamenti anticipati.

La fattura viene registrata nel libro mastro generale, creando una passività nel sistema. Il record passa dalle tabelle delle fatture in attesa a quelle delle transazioni registrate.

Perché è importante

Una tappa fondamentale che segna la rilevazione contabile del debito. Questa attività consente di selezionare la fattura per il pagamento.

La fattura viene selezionata e aggiunta a una riga del giornale pagamenti. Questo indica l’intenzione di pagare e di solito avvia il flusso di lavoro di revisione del pagamento.

Perché è importante

Segna il passaggio dalla registrazione della passività all’elaborazione dell’esborso. Viene utilizzato per misurare i tempi di esecuzione dei pagamenti.

Il sistema genera il file di pagamento (EFT, ISO20022) o stampa gli assegni. Lo stato del pagamento sulla riga del giornale viene aggiornato a Sent o Generated.

Perché è importante

Alimenta il KPI del tempo tra approvazione ed esecuzione. Conferma che è stata generata l’istruzione di pagamento.

Il giornale pagamenti viene registrato nel libro mastro generale, liquidando la fattura e azzerando il saldo del fornitore. In questo modo si conclude il processo finanziario.

Perché è importante

È l’attività finale per il tempo medio di ciclo dalla fattura al pagamento. Conferma che le registrazioni contabili relative alla riduzione della liquidità sono state completate.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una visione trasparente dell’intero ciclo di pagamento, dalla ricezione della fattura alla liquidazione finale. Individua colli di bottiglia specifici, come ritardi nelle approvazioni o frequenti interventi manuali, che rallentano il ciclo. Visualizzando queste inefficienze, i team possono intervenire in modo mirato e migliorare la produttività complessiva.

In genere, l’estrazione dei dati prevede la connessione al database SQL sottostante o l’utilizzo dei servizi OData per recuperare i log degli eventi. Occorre esportare le tabelle relative alle transazioni dei fornitori, agli ordini di acquisto e ai giornali contabili, utilizzando il numero di fattura come identificativo principale del caso. La maggior parte degli strumenti di Process Mining moderni offre connettori preconfigurati per Dynamics 365, che semplificano l’integrazione.

Sì. La tecnologia mostra esattamente dove le fatture si bloccano nella catena di approvazione, prima che scadano i termini per ottenere gli sconti. Può analizzare il tempo di attraversamento tra la registrazione della fattura e l’approvazione finale per pianificare al meglio i cicli di pagamento. Questa visibilità consente alla direzione di dare priorità alle fatture di importo elevato che offrono i maggiori vantaggi finanziari.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le prime mappe di processo entro due-quattro settimane dal completamento dell’estrazione iniziale dei dati. Una volta convertiti i dati di Dynamics 365 nel formato Event Log, il software genera automaticamente le visualizzazioni. In questo modo, i team possono iniziare quasi subito a intervenire sui colli di bottiglia e sui problemi di conformità.

Il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare processi non standard in cui le approvazioni aggirano i controlli organizzativi previsti. Confrontando il flusso effettivo con il modello previsto, è possibile identificare ogni caso in cui è stato effettuato un intervento manuale. Questa visibilità, sempre pronta per gli audit, è fondamentale per garantire la conformità normativa e ridurre il rischio di frodi.

No. Il Process Mining è uno strumento diagnostico che affianca i sistemi ERP e di automazione già in uso. Il software di automazione esegue le attività, mentre il Process Mining valuta come vengono svolte. Aiuta a individuare quali parti dell’automazione non funzionano o dove una nuova automazione potrebbe essere più efficace.

Per creare una mappa di processo accurata, servono il numero di fattura come ID del caso, i nomi delle attività, come Invoice Received o Payment Executed, e le date e gli orari precisi di ogni evento. È possibile includere anche dati aggiuntivi, come i nomi dei fornitori, gli importi delle fatture e i codici dei reparti. Questo contesto supplementare consente di applicare filtri più approfonditi e di analizzare le cause profonde con maggiore precisione.

Il Process Mining consente di tracciare la cronologia di ogni numero di fattura e segnalare le sequenze che si ripetono. Analizzando le fasi di inserimento e convalida dei dati in Dynamics 365, è possibile determinare se i duplicati sono dovuti a errori di sistema o a errori di inserimento manuale. Queste informazioni aiutano a perfezionare le regole di convalida e a prevenire future perdite finanziarie.

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