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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Aumenti l'efficienza in Workiva con la nostra guida all'ottimizzazione in 6 passaggi.
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Ottimizzi le registrazioni contabili Workiva per accelerare il processo Record to Report

Questa piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze più comuni che rallentano il processo di chiusura finanziaria. Può identificare i colli di bottiglia dall'avvio di un'attività fino al suo completamento, migliorando l'accuratezza e accelerando il reporting. Scopra come semplificare le operazioni e aumentare l'efficienza complessiva dei Suoi Workflow.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Record to Report - Journal Entry è fondamentale

Il ciclo Record to Report, o R2R, è essenziale per la solidità finanziaria e la Conformità normativa di un’azienda. Al centro di questo ciclo, il processo Journal Entry, soprattutto quando viene gestito su una piattaforma solida come Workiva, richiede precisione ed efficienza. Processi Journal Entry inefficienti possono generare colli di bottiglia significativi, ritardare le chiusure di fine mese e di fine anno, aumentare il rischio di errori e compromettere potenzialmente l’accuratezza del bilancio. Queste inefficienze si traducono direttamente in costi operativi più elevati, maggiore attenzione da parte degli auditor e una minore capacità di prendere decisioni aziendali tempestive e informate. Per le organizzazioni che utilizzano Workiva per il reporting finanziario e la Conformità, comprendere e ottimizzare l’intero ciclo di vita di ogni Journal Entry non rappresenta soltanto un vantaggio, ma una necessità per mantenere la competitività e rispettare scadenze di reporting rigorose.

Come il Process Mining trasforma l’analisi dei Journal Entry in Workiva

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per rendere più comprensibili le complessità del processo Record to Report - Journal Entry in Workiva. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, il Process Mining utilizza Event Log reali, in cui il Journal Entry ID funge da identificativo univoco del caso, per ricostruire e visualizzare l’intero flusso del processo così come si svolge realmente. Questa prospettiva segue ogni Journal Entry dalla creazione iniziale attraverso tutte le attività successive, tra cui il collegamento della documentazione di supporto, l’invio per la revisione, i cicli di approvazione o rifiuto, le correzioni, la registrazione, la verifica e infine la riconciliazione. Mappando questo ciclo di vita completo, le funzionalità di Process Mining consentono di individuare con precisione le deviazioni dal processo, identificare i punti in cui gli interventi manuali causano ritardi e misurare la durata esatta di ogni passaggio, fornendo insight oggettivi su come ridurre il tempo di ciclo di Record to Report - Journal Entry. In questo modo emergono i colli di bottiglia nascosti nel Workflow Workiva, sia nelle specifiche fasi di revisione sia durante la riconciliazione, offrendo una visione chiara delle prestazioni operative.

Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia nei Journal Entry

Con il Process Mining può individuare in modo mirato le aree critiche da migliorare nel processo Journal Entry Workiva. L’analisi potrebbe, ad esempio, rivelare che determinati tipi di Journal Entry richiedono sistematicamente più tempo per essere approvati o che alcuni approvatori sono spesso sovraccarichi, creando ritardi. Può inoltre scoprire casi in cui i Journal Entry vengono rifiutati e reinviati ripetutamente, segnalando la necessità di linee guida più chiare o di una formazione migliore per la creazione iniziale delle registrazioni. Il Process Mining aiuta anche a individuare percorsi di processo non conformi, come registrazioni eseguite senza la corretta approvazione, che comportano rischi finanziari e normativi significativi. Tra i miglioramenti più comuni rientrano la standardizzazione delle procedure di invio dei Journal Entry, l’ottimizzazione delle gerarchie di approvazione, la riduzione delle rilavorazioni attraverso una migliore qualità iniziale dei dati e l’automazione delle fasi di verifica. Questo approccio mirato consente di ottimizzare efficacemente il processo e di rendere l’utilizzo di Workiva per i Journal Entry più semplice ed efficiente.

Vantaggi concreti di processi Journal Entry ottimizzati

L’implementazione del Process Mining per il processo Record to Report - Journal Entry in Workiva offre numerosi vantaggi misurabili. Può aspettarsi una riduzione significativa del tempo di ciclo della chiusura finanziaria, che consentirà ai team Finance di destinare più risorse all’analisi strategica anziché alla riconciliazione manuale e alla correzione degli errori. Individuando e risolvendo con precisione i colli di bottiglia, otterrà una maggiore efficienza operativa e ridurrà i costi di elaborazione per ogni Journal Entry. Anche una Conformità più solida e una maggiore preparazione agli audit sono risultati fondamentali, poiché il Process Mining fornisce evidenze trasparenti e basate sui dati del rispetto dei controlli interni e dei requisiti normativi. In definitiva, migliorare il processo Journal Entry attraverso insight basati sui dati rafforza l’accuratezza finanziaria, riduce il rischio di non conformità e favorisce una funzione Finance più agile e reattiva, massimizzando il valore dell’investimento nella piattaforma Workiva.

Intraprendere il percorso di ottimizzazione dei Journal Entry

Comprendere il flusso effettivo del processo Record to Report - Journal Entry in Workiva è il primo passo verso operazioni finanziarie di livello superiore. Grazie al Process Mining, acquisisce la chiarezza necessaria per prendere decisioni informate e attuare miglioramenti mirati. Questo approccio Le consente di superare le ipotesi e affrontare proattivamente le inefficienze, ottenendo una chiusura finanziaria più rapida, accurata e conforme. Scopra quanto sia semplice applicare questi insight ai Suoi dati Workiva e inizi oggi il Suo percorso verso un’ottimizzazione significativa dei processi, anche senza competenze tecniche avanzate. Si tratta di trasformare le difficoltà in opportunità di crescita ed efficienza.

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Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I Journal Entry rimangono spesso bloccati nelle code di approvazione, causando il mancato rispetto delle scadenze e prolungando la chiusura finanziaria. Questo compromette la produzione tempestiva dei report finanziari, ostacola decisioni aziendali importanti e aumenta la pressione sui team contabili. ProcessMind mostra con precisione dove e perché i Journal Entry si bloccano, individuando gli approvatori o le fasi specifiche che causano colli di bottiglia nel processo Record to Report - Journal Entry in Workiva. Questi insight consentono di attuare miglioramenti mirati e accelerare le approvazioni.

Rifiuti frequenti o richieste di correzione fanno sì che i Journal Entry attraversino ripetutamente la fase di revisione, consumando tempo e risorse preziose. Questa rilavorazione non solo prolunga il ciclo Record to Report, ma genera anche frustrazione e riduce l’efficienza dei team Finance. ProcessMind individua le cause specifiche dei rifiuti ricorrenti e identifica i tipi di registrazione o gli utenti problematici, consentendo di intervenire sulle cause alla radice. Ottimizzando il processo Journal Entry in Workiva, può ridurre significativamente le rilavorazioni e semplificare le operazioni.

Gli errori manuali nella creazione o nella registrazione dei Journal Entry causano inesattezze finanziarie, richiedono correzioni dispendiose in termini di tempo e possono compromettere la Conformità. Questi errori possono propagarsi nel sistema, creando difficoltà significative per la riconciliazione e il reporting. ProcessMind individua gli schemi ricorrenti degli errori e identifica le fasi o gli utenti più soggetti a commetterli nel processo Journal Entry Workiva. Questi insight basati sui dati aiutano ad attuare misure preventive e a migliorare l’accuratezza finanziaria del processo Record to Report.

Senza una visibilità chiara sullo stato in tempo reale di ogni Journal Entry, è difficile prevedere le tempistiche della chiusura finanziaria e intervenire proattivamente sui ritardi. Questa incertezza aumenta la pressione e ostacola un’allocazione efficace delle risorse nelle operazioni contabili. ProcessMind offre una mappa completa e in tempo reale del processo Record to Report - Journal Entry, monitorando ogni registrazione dalla creazione alla riconciliazione in Workiva. Questa trasparenza consente ai team di seguire l’avanzamento e intervenire tempestivamente, prevenendo i colli di bottiglia.

Le deviazioni dalle procedure standardizzate per le registrazioni contabili generano incoerenze, rischi di non conformità e inefficienze in tutta l’organizzazione. Questo approccio frammentato può rendere più complessa la revisione contabile e ostacolare la scalabilità delle operazioni. ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo esistenti per le registrazioni contabili, evidenziando dove e perché si verificano deviazioni all’interno di Workiva. Identificando questi percorsi non standard, Lei può applicare le best practice e rafforzare la governance del ciclo Record to Report.

I ritardi nella riconciliazione delle registrazioni contabili contabilizzate lasciano irrisolte le discrepanze, aumentando i rischi di revisione e prolungando la chiusura finanziaria complessiva. Questo può rendere poco chiara l’effettiva situazione finanziaria e causare problemi critici nella reportistica. ProcessMind analizza in modo dettagliato le attività di riconciliazione del processo Journal Entry in Workiva, identificando i colli di bottiglia specifici o i fattori che contribuiscono ai ritardi. In questo modo è possibile intervenire in modo mirato per accelerare il ciclo Record to Report.

Alcuni membri del team o reparti sono sovraccarichi di attività relative alle registrazioni contabili, mentre altri dispongono di capacità inutilizzata, con conseguenti rischi di esaurimento e ritardi. Questo squilibrio incide sulla produttività complessiva e può compromettere il morale del team finanziario. ProcessMind quantifica il carico di lavoro per utente e team nel processo Journal Entry di Workiva, evidenziando gli squilibri e identificando i colli di bottiglia legati alle risorse. Questi dati consentono una distribuzione più equa delle attività, migliorando l’efficienza nel ciclo Record to Report.

Il mancato rispetto dei controlli interni o dei requisiti normativi nell’elaborazione delle registrazioni contabili può causare rilievi di revisione, sanzioni e danni reputazionali. Garantire una conformità rigorosa è fondamentale per l’integrità finanziaria. ProcessMind monitora continuamente il processo Record to Report - Journal Entry in Workiva, rilevando eventuali deviazioni dalle regole di conformità stabilite. La piattaforma evidenzia i casi di modifiche non autorizzate o approvazioni tardive che potrebbero comportare rischi.

Una sequenza inefficiente delle attività o la presenza di passaggi ridondanti nel processo delle registrazioni contabili comportano uno spreco di tempo e risorse, prolungando il ciclo Record to Report complessivo. Questo impedisce al team finanziario di raggiungere la massima efficienza operativa. ProcessMind mappa il Workflow completo “as-is” delle registrazioni contabili in Workiva, facendo emergere inefficienze nascoste e passaggi non necessari. L’analisi fornisce gli insight necessari per riprogettare il processo, ottimizzarne le prestazioni e accelerare le chiusure.

Gli storni frequenti delle registrazioni contabili contabilizzate indicano problemi sottostanti di accuratezza o di elaborazione iniziale, generando una significativa rilavorazione e potenziali rischi per l’integrità dei dati. Ogni storno richiede ulteriore impegno e verifica. ProcessMind risale dall’origine a ciascuno storno di una registrazione contabile in Workiva, identificando i fattori scatenanti e le cause principali più ricorrenti. Questa analisi dettagliata aiuta a prevenire errori futuri, migliorando la qualità e l’affidabilità del processo Record to Report.

Le registrazioni contabili subiscono spesso ritardi perché la documentazione di supporto richiesta non viene allegata tempestivamente oppure è incompleta. Il problema rallenta le fasi di revisione e approvazione, prolungando il ciclo di chiusura finanziaria. ProcessMind monitora la tempistica dell’attività “Supporting Documentation Attached” rispetto alla creazione e all’invio della registrazione contabile in Workiva. La piattaforma identifica i singoli casi e gli schemi di ritardo, consentendo interventi mirati per semplificare il processo Record to Report.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo necessario affinché le registrazioni contabili attraversino le fasi di revisione e approvazione in Workiva. Accorciando questi cicli, le organizzazioni possono accelerare la chiusura finanziaria, migliorare le tempistiche della reportistica e rendere disponibili più rapidamente i dati finanziari necessari per decisioni critiche. ProcessMind identifica i colli di bottiglia specifici nel Workflow di approvazione, mostrando dove si verificano i ritardi e quali approvatori o passaggi li causano. La piattaforma fornisce insight basati sui dati per semplificare le matrici di approvazione, automatizzare le approvazioni di routine e applicare regole di instradamento più efficienti, con una possibile riduzione dei tempi di approvazione del 30-50% e un miglioramento dell’efficienza complessiva del ciclo Record to Report.

Ridurre la rilavorazione significa limitare i casi in cui le registrazioni contabili vengono rifiutate, corrette e inviate nuovamente a causa di errori o informazioni mancanti. Questo incide direttamente sull’efficienza operativa e riduce lo spreco di risorse nel ciclo Record to Report. Meno rilavorazioni significano costi operativi inferiori, tempi di elaborazione più brevi e una migliore qualità dei dati in Workiva. ProcessMind mappa in modo dettagliato tutte le varianti del processo delle registrazioni contabili, evidenziando loop e cicli di rilavorazione. La piattaforma individua le cause principali dei rifiuti, come errori ricorrenti, documentazione incompleta o istruzioni poco chiare, consentendo miglioramenti mirati alla qualità dell’invio e ai criteri di approvazione, con una riduzione della rilavorazione del 20-40%.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione degli errori introdotti durante la creazione manuale o l’inserimento dei dati nelle registrazioni contabili. Tassi di errore elevati causano bilanci inesatti, richiedono correzioni costose e possono ritardare la chiusura finanziaria. Raggiungendo questo obiettivo, le aziende rafforzano l’integrità dei dati e riducono i rischi di non conformità in Workiva. ProcessMind individua i punti in cui si verificano più frequentemente gli errori di inserimento manuale analizzando le registrazioni rifiutate o corrette. La piattaforma identifica attività, utenti o tipologie di registrazione particolarmente esposti agli errori e fornisce insight per introdurre regole di convalida più rigorose, migliorare la formazione degli utenti o automatizzare, ove possibile, l’inserimento dei dati, puntando a una riduzione degli errori manuali del 15-25%.

Questo obiettivo mira a fornire una visione in tempo reale o quasi in tempo reale dello stato di ogni registrazione contabile, dalla creazione alla contabilizzazione e alla riconciliazione. La mancanza di visibilità genera incertezza, richiede verifiche manuali e può rallentare l’intero processo Record to Report. Una visibilità migliore consente ai team finanziari di gestire proattivamente i Workflow. ProcessMind crea una mappa visiva completa del percorso delle registrazioni contabili, permettendo agli stakeholder di monitorare lo stato corrente di ogni registrazione e di individuarne la posizione nel processo. Questa vista trasparente evidenzia i potenziali colli di bottiglia prima che incidano sulla chiusura finanziaria, consentendo ai team di intervenire immediatamente e migliorare la previsione delle tempistiche di reporting.

Standardizzare i Workflow delle registrazioni contabili significa garantire che tutte le registrazioni seguano un percorso coerente e ottimizzato, indipendentemente dalla tipologia o dal reparto di origine. I processi non standard generano inefficienze, rischi di non conformità e tempi di elaborazione variabili. La standardizzazione assicura risultati prevedibili e semplifica le attività di revisione in Workiva. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo delle registrazioni contabili, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale o previsto. La piattaforma quantifica l’impatto della mancata standardizzazione sui tempi di ciclo e sull’utilizzo delle risorse, fornendo i dati necessari per applicare le best practice, consolidare i passaggi e semplificare il Workflow, ottenendo maggiore coerenza ed efficienza nell’intero ciclo Record to Report.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del tempo necessario per riconciliare le registrazioni contabili dopo la contabilizzazione. Una riconciliazione lenta prolunga la chiusura finanziaria e può nascondere le discrepanze, ritardando l’identificazione dei problemi. Accelerare questa fase è essenziale per garantire una reportistica finanziaria tempestiva e accurata. ProcessMind analizza le attività successive alla contabilizzazione delle registrazioni contabili, identificando ritardi e dipendenze nel processo di riconciliazione. La piattaforma rileva i problemi ricorrenti che prolungano la riconciliazione, come disallineamenti dei dati o assenza di una responsabilità chiara, consentendo miglioramenti mirati alla qualità dei dati, l’automazione delle attività di matching e linee guida procedurali più chiare, con l’obiettivo di accelerare la riconciliazione del 20-35%.

Questo obiettivo mira a distribuire in modo più equilibrato le attività associate alle registrazioni contabili tra i membri del team e nelle diverse fasi del processo. Un carico di lavoro non uniforme può causare esaurimento per alcune persone, tempi di inattività per altre e colli di bottiglia quando determinati individui o team sono sovraccarichi, compromettendo l’efficienza complessiva del ciclo Record to Report. ProcessMind fornisce insight sull’utilizzo delle risorse monitorando chi esegue ciascuna attività e per quanto tempo. La piattaforma evidenzia i picchi e i cali del carico di lavoro, identificando le risorse sovraccariche o sottoutilizzate. Questi dati supportano un’allocazione ottimale delle risorse, iniziative di formazione trasversale e una gestione intelligente delle code, migliorando la produttività del team e riducendo i tempi di elaborazione in Workiva.

Questo obiettivo garantisce che tutte le registrazioni contabili rispettino rigorosamente le policy interne, i principi contabili e i requisiti normativi esterni. Le lacune di conformità possono causare sanzioni finanziarie, danni reputazionali e fallimenti nelle revisioni. Raggiungere questo obiettivo rafforza l’integrità della reportistica finanziaria in Workiva. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle regole di conformità predefinite o dalle procedure operative standard all’interno del processo delle registrazioni contabili. La piattaforma identifica i casi specifici di non conformità, come approvazioni mancanti o l’utilizzo errato dei conti GL, fornisce audit trail e consente alle organizzazioni di applicare controlli più rigorosi, introdurre verifiche automatizzate e affrontare proattivamente i rischi di non conformità prima che diventino criticità.

Questo obiettivo consiste nel ristrutturare e migliorare la sequenza complessiva delle attività nel processo delle registrazioni contabili, eliminando i passaggi non necessari, combinando le attività correlate e migliorando il flusso logico. Una progettazione non ottimale comporta tempi di ciclo più lunghi, costi maggiori e insoddisfazione dei dipendenti. Un Workflow ben progettato è fondamentale per l’efficienza e l’esperienza degli utenti. ProcessMind visualizza il percorso effettivo end-to-end delle registrazioni contabili, evidenziando percorsi complessi, passaggi di consegne non necessari e attività a basso valore aggiunto. La piattaforma consente di simulare le modifiche proposte e prevederne l’impatto sui principali indicatori di performance prima dell’implementazione, permettendo di progettare un processo Record to Report snello ed efficiente in Workiva.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di registrazioni contabili che devono essere stornate dopo la contabilizzazione. Tassi di storno elevati indicano spesso problemi sottostanti, come registrazioni iniziali errate, approvazioni inappropriate o modifiche ai principi contabili, con conseguente lavoro aggiuntivo e potenziali discrepanze nei dati finanziari. ProcessMind identifica le tipologie specifiche di registrazioni contabili e le fasi in cui gli storni si verificano più frequentemente. La piattaforma individua le ragioni alla base di questi storni, come errori di inserimento dei dati o interpretazioni errate delle policy, consentendo interventi mirati per migliorare l’accuratezza delle registrazioni iniziali, perfezionare i criteri di approvazione e rafforzare la formazione degli utenti in Workiva, con l’obiettivo di ridurre gli storni del 10-20%.

Questo obiettivo si concentra sulla garanzia che ogni registrazione contabile disponga di tutta la documentazione di supporto necessaria, allegata e convalidata nelle fasi appropriate del processo. I ritardi dovuti alla documentazione mancante possono bloccare le approvazioni, prolungare i tempi di elaborazione e comportare rischi significativi di non conformità durante le revisioni. ProcessMind monitora la presenza e la tempistica delle attività di allegato della documentazione di supporto rispetto agli altri passaggi del Workflow delle registrazioni contabili. La piattaforma evidenzia dove la documentazione manca o viene allegata in ritardo con maggiore frequenza, individuando utenti o tipologie di registrazione specifici. Questo consente di introdurre regole obbligatorie per gli allegati o promemoria automatizzati, riducendo significativamente i ritardi e migliorando la preparazione alle revisioni per i processi Record to Report di Workiva.

Questo obiettivo generale mira a ridurre la durata complessiva necessaria per completare l’intero processo di chiusura finanziaria, concentrandosi in particolare sul contributo dell’elaborazione delle registrazioni contabili. La chiusura finanziaria è una fase critica e soggetta a vincoli temporali; qualsiasi ritardo nelle registrazioni contabili può propagarsi, incidendo sulle scadenze della reportistica e sulle decisioni strategiche. ProcessMind offre una visione end-to-end del processo delle registrazioni contabili all’interno del ciclo Record to Report più ampio, mostrando come i singoli ritardi o le inefficienze incidano sulla tempistica complessiva della chiusura finanziaria. Identificando e risolvendo i colli di bottiglia nella creazione, approvazione, contabilizzazione e riconciliazione delle registrazioni contabili in Workiva, le organizzazioni possono ottenere una chiusura finanziaria più rapida e prevedibile, riducendo potenzialmente di diversi giorni il ciclo mensile.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la registrazione contabile in Workiva

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel progettato specificamente per i processi di registrazione contabile. Questo Template fornisce la struttura corretta per i dati Workiva.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta garantisce un’analisi accurata e riduce il tempo necessario per preparare i dati per ProcessMind.

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COSA OTTERRÀ

Visualizzi le registrazioni contabili di Workiva per accelerare la chiusura

ProcessMind rivela il percorso effettivo delle Sue registrazioni contabili in Workiva. Scopra dove si verificano i colli di bottiglia e come semplificare il Workflow Record to Report per aumentare l'efficienza.
  • Visualizzi il flusso end-to-end delle registrazioni contabili
  • Individui i ritardi esatti nel Workflow di Workiva
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  • Riduca il tempo di ciclo Record to Report
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Miglioramenti misurabili nei processi Journal Entry

Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono applicando il Process Mining ai propri Workflow Journal Entry. Identificando colli di bottiglia e inefficienze in Workiva, le nostre soluzioni favoriscono miglioramenti operativi significativi nell’intero processo Record to Report.

0 %
Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle registrazioni contabili identificando i colli di bottiglia, ottenendo approvazioni più rapide e tempi di attesa inferiori.
0 %
Tassi di rilavorazione inferiori

Riduzione delle registrazioni rifiutate o corrette

Riduca la percentuale di registrazioni contabili che richiedono correzioni o un nuovo invio, migliorando l’accuratezza e risparmiando una quantità significativa di tempo di elaborazione.
0 %
Conformità rafforzata

Aumento della conformità del processo

Garantisca che una percentuale maggiore di registrazioni contabili rispetti le procedure operative standard e i requisiti normativi, rafforzando la preparazione alle revisioni e i controlli.
~ 0 days
Chiusura finanziaria più rapida

Riduzione del tempo di ciclo end-to-end

Acceleri l’intero processo Record to Report ottimizzando il percorso dalla creazione alla riconciliazione delle registrazioni contabili e contribuendo a una chiusura finanziaria più rapida.
0 %
Maggiore accuratezza al primo passaggio

Aumento delle registrazioni approvate senza rilavorazione

Migliori la qualità degli invii iniziali delle registrazioni contabili, ottenendo un tasso più elevato di approvazioni al primo tentativo e meno ritardi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli Attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una singola registrazione contabile, che funge da identificativo principale del caso per l'analisi del processo.

Perché è importante

È la chiave essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di una registrazione contabile e consente di analizzare il flusso, la durata e le variazioni del processo.

Il nome della specifica fase di processo o dell'evento che si è verificato per la registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare e analizzare il Workflow delle registrazioni contabili e di individuare i colli di bottiglia.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le durate, ordinare correttamente gli eventi e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

L'ID o il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare gli utenti con le migliori prestazioni e comprendere i comportamenti o i colli di bottiglia specifici dei singoli utenti.

La classificazione della registrazione contabile, ad esempio standard, rateo o rettifica.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per individuare se determinati tipi di registrazione causano più ritardi, rilavorazioni o deviazioni rispetto ad altri.

Il valore monetario totale della registrazione contabile, generalmente pari alla somma degli addebiti o degli accrediti.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo in base all'impatto finanziario e di determinare se le registrazioni di importo elevato vengono elaborate diversamente o sono più soggette a ritardi.

Lo stato attuale della registrazione contabile nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea in tempo reale della posizione delle registrazioni contabili nel processo, elemento fondamentale per il monitoraggio operativo e la gestione degli arretrati.

Il reparto aziendale o il centro di costo che ha avviato la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali e di individuare problemi o best practice specifici di un reparto.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio di una nuova registrazione contabile in Workiva. Viene acquisita quando un utente crea un nuovo record di registrazione contabile, generando un ID Journal Entry univoco che funge da identificativo del caso per il processo.

Perché è importante

In quanto punto di partenza del processo, questo evento è essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end di ogni registrazione contabile. L’analisi di questa attività aiuta a comprendere l’avvio del carico di lavoro e a pianificare le risorse.

Rappresenta il momento in cui un utente invia la registrazione contabile preparata, insieme alla relativa documentazione, al Workflow formale di revisione e approvazione. In genere viene acquisito come modifica esplicita dello stato nella piattaforma Workiva, che porta la registrazione dallo stato “Draft” o “New” allo stato “In Review”.

Perché è importante

Questa attività rappresenta una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo da questo momento fino all’approvazione finale aiuta a identificare i colli di bottiglia nel processo di revisione ed è essenziale per calcolare il tempo del ciclo di approvazione.

Questa attività rappresenta l’approvazione finale della registrazione contabile da parte di un utente autorizzato, che ne consente la contabilizzazione. È una tappa fondamentale, generalmente registrata come modifica esplicita dello stato a “Approved” in Workiva.

Perché è importante

Segna il completamento positivo dell’intero processo di revisione e approvazione. È un evento chiave per misurare i tempi del ciclo di approvazione e i tassi di approvazione al primo passaggio, con un impatto diretto sull’efficienza del processo.

Questa attività indica che la registrazione contabile approvata è stata contabilizzata ufficialmente nel General Ledger. Rappresenta il completamento del flusso di processo principale e viene generalmente rilevata come modifica dello stato finale o come transazione di contabilizzazione nei log.

Perché è importante

In quanto principale evento «end» per la maggior parte delle registrazioni contabili, questa attività è fondamentale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end e il throughput. Indica il momento in cui la registrazione incide sul bilancio.

Un revisore o un approvatore rifiuta la registrazione contabile a causa di errori, informazioni mancanti o violazioni delle policy. Questa azione rimanda la registrazione al creatore per la correzione e viene acquisita tramite una modifica dello stato a «Rejected» o «Needs Rework».

Perché è importante

Questa attività è il principale fattore scatenante dei cicli di rilavorazione, che rappresentano una fonte rilevante di inefficienza del processo. Analizzare i rifiuti aiuta a individuare le esigenze formative, gli errori ricorrenti e le linee guida di processo poco chiare.

Una registrazione contabile precedentemente contabilizzata viene stornata, creando una nuova registrazione che annulla l'originale. Si tratta di un tipo specifico di transazione, registrato esplicitamente nel sistema.

Perché è importante

Questa attività è un forte indicatore di errori nelle registrazioni già contabilizzate. Un'elevata percentuale di storni suggerisce possibili problemi nel processo iniziale di revisione e approvazione, con conseguenze sull'accuratezza finanziaria e la necessità di ulteriore lavoro.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una visione oggettiva del Workflow effettivo delle registrazioni contabili, basata sui dati. Fa emergere colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e procedure non standard che ostacolano efficienza e conformità, consentendo miglioramenti mirati.

È necessario un dataset di Event Log proveniente da Workiva, contenente un identificativo del caso, il nome dell’attività e un timestamp per ogni fase della registrazione contabile. L’ID della registrazione contabile funge generalmente da identificativo del caso. Le solide funzionalità di reporting e le API di Workiva facilitano normalmente questa estrazione.

Le prime visualizzazioni di alto livello del processo e l’individuazione immediata dei colli di bottiglia sono spesso possibili entro poche settimane dal completamento dell’acquisizione dei dati. Un’analisi più approfondita delle cause profonde e raccomandazioni specifiche per l’ottimizzazione seguono generalmente entro uno-tre mesi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come approvazioni più rapide delle registrazioni contabili, una riduzione degli errori manuali e una percentuale inferiore di rilavorazioni. Inoltre, il Process Mining aiuta a standardizzare i processi, rafforzare il rispetto della conformità e migliorare la puntualità della chiusura finanziaria.

L’estrazione dei dati da Workiva è generalmente semplice grazie alle funzionalità di reporting integrate o all’accesso tramite API. Sebbene possa essere necessaria una configurazione iniziale, Workiva consente di estrarre cronologie dettagliate delle transazioni, ideali per il Process Mining.

No, il Process Mining è una tecnica analitica non invasiva. Opera sui dati storici estratti da Workiva, quindi non interferisce con i sistemi attivi delle registrazioni contabili né richiede modifiche ai processi finanziari in corso.

Il reporting tradizionale mostra generalmente metriche aggregate, come tempi medi di elaborazione o volumi, mentre il Process Mining visualizza il flusso effettivo end-to-end di ogni registrazione contabile. In questo modo fa emergere tutte le deviazioni, i cicli di rilavorazione e le inefficienze nascoste che spesso sfuggono ai report standard.

Inizi oggi a ottimizzare Record to Report - Registrazione contabile

Riduca del 30% il tempo di ciclo delle registrazioni contabili, assicurando chiusure finanziarie più rapide.

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Non è richiesta alcuna carta di credito. Può annullare in qualsiasi momento.