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Migliori la gestione della qualità

Ottimizzi la qualità in Veeva Vault Quality con la nostra guida in 6 passaggi

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Ottimizzi la gestione della qualità in Veeva Vault Quality

I processi di gestione della qualità sono spesso soggetti a ritardi, rischi di conformità e colli di bottiglia operativi. La nostra piattaforma La aiuta a individuare inefficienze nascoste e a risalire alle cause profonde che incidono sugli eventi di qualità. Rendendo questi processi più efficienti, può adottare azioni più efficaci e migliorare la qualità dei prodotti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione della qualità in Veeva Vault Quality?

La gestione della qualità, soprattutto in settori regolamentati come le scienze della vita, è fondamentale per la sicurezza e l’efficacia dei prodotti e per la tutela dei pazienti. Sistemi come Veeva Vault Quality offrono strutture solide per gestire eventi di qualità, deviazioni, CAPA e altro ancora. Tuttavia, anche con sistemi all’avanguardia, le inefficienze nei processi sottostanti possono creare problemi significativi. Tempi di indagine troppo lunghi, lacune di conformità non rilevate e una gestione reattiva dei problemi ricorrenti possono far aumentare i costi operativi, ritardare l’accesso al mercato di prodotti essenziali e persino danneggiare la reputazione dell’organizzazione.

Ottimizzare i processi di gestione della qualità non significa soltanto soddisfare i requisiti normativi: significa puntare all’eccellenza operativa. Senza una visione chiara, basata sui dati, del percorso degli eventi di qualità, dall’identificazione alla chiusura, le organizzazioni si affidano spesso a testimonianze aneddotiche o a Dashboard limitate. In questo modo, le vere cause dei colli di bottiglia possono restare nascoste, diventa più difficile assegnare le risorse in modo efficace e si ostacolano le iniziative di miglioramento continuo. Capire come vengono effettivamente eseguiti i processi di qualità è fondamentale per ridurre i costi legati alla qualità, accelerare la risoluzione degli eventi e, in definitiva, offrire prodotti o servizi di qualità superiore.

Come il Process Mining offre una visione più approfondita della gestione della qualità

Il Process Mining offre un nuovo modo per comprendere e ottimizzare i flussi di lavoro di gestione della qualità in Veeva Vault Quality. A differenza della reportistica tradizionale, che mostra ciò che dovrebbe accadere o presenta statistiche riepilogative, il Process Mining ricostruisce il percorso effettivo di ogni evento di qualità, dall’inizio alla fine, utilizzando i dati dell’Event Log estratti direttamente dal sistema Veeva Vault Quality. Analizzando i timestamp e le attività associate a ciascun evento di qualità, il metodo rappresenta il flusso reale del processo, comprese tutte le varianti, le rilavorazioni e le deviazioni dalle procedure operative standard.

Questa tecnica di analisi consente di andare oltre le supposizioni. È possibile individuare con precisione dove gli eventi di qualità trascorrono più tempo, quali passaggi di approvazione causano ritardi e se le azioni correttive e preventive (CAPA) vengono attuate e verificate in modo efficace. Il Process Mining offre una visione oggettiva, basata sui dati, che mette in luce inefficienze nascoste e rischi per la conformità che altrimenti potrebbero passare inosservati. Trasforma i dati grezzi del sistema in indicazioni utili, aiutando a individuare con chiarezza le cause profonde dei ritardi e delle mancate conformità.

Principali aree di miglioramento per i processi di qualità

Applicando il Process Mining ai dati di Veeva Vault Quality è possibile individuare diverse aree prioritarie di miglioramento:

Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia: scopra quali attività o fasi di approvazione nel ciclo di vita degli eventi di qualità causano i ritardi più significativi. Potrebbe trattarsi di specifici passaggi di revisione, di un reparto o persino di una singola persona, così da poter intervenire in modo mirato.
Riduzione del tempo di ciclo: misuri e confronti con precisione la durata dei diversi percorsi degli eventi di qualità. Individui le opportunità per semplificare i flussi di lavoro, ridurre i passaggi di consegne non necessari e abbreviare il tempo complessivo di risoluzione degli eventi, dall’identificazione iniziale alla chiusura definitiva.
Garanzia della conformità e mitigazione dei rischi: rilevi automaticamente i casi in cui i processi si discostano dalle procedure operative standard o dai requisiti normativi. Il Process Mining evidenzia i percorsi non conformi, aiutando a intervenire tempestivamente sui rischi e a garantire il rispetto costante di standard di qualità come GxP.
Ottimizzazione dell’analisi delle cause profonde (RCA) e dell’efficacia delle CAPA: analizzi la durata e l’efficacia dei processi RCA. Verifichi se le CAPA attuate risolvono davvero i problemi ricorrenti, mettendole in relazione con gli eventi di qualità successivi, per garantire che le azioni correttive e preventive siano solide e durature.
Assegnazione delle risorse e bilanciamento dei carichi di lavoro: ottenga informazioni sulla distribuzione del carico di lavoro tra i diversi ruoli e reparti coinvolti nella gestione degli eventi di qualità. Individui le risorse sovraccariche o sottoutilizzate, così da pianificare meglio il personale e rivedere l’assegnazione delle responsabilità sui processi.

Risultati concreti: più qualità ed efficienza

Applicando il Process Mining ai dati di Veeva Vault Quality, può ottenere benefici significativi e misurabili in tutta l’organizzazione:

Riduzione dei tempi di ciclo degli eventi di qualità: processi più lineari consentono di risolvere più rapidamente i problemi di qualità, accelerando il rilascio dei prodotti e riducendo il tempo necessario per portare sul mercato innovazioni salvavita.
Riduzione dei costi operativi: eliminare inefficienze, rilavorazioni e attività manuali riduce le risorse necessarie per gestire gli eventi di qualità, con un impatto diretto sui risultati economici.
Maggiore conformità e minori rischi: individuare e mitigare tempestivamente le attività non conformi rafforza la posizione dell’organizzazione rispetto ai requisiti normativi, riduce le criticità rilevate durante gli audit e protegge da possibili sanzioni e danni reputazionali.
Migliore qualità di prodotti e servizi: affrontando efficacemente le cause profonde degli eventi di qualità e verificando l’efficacia delle CAPA, si riducono i problemi ricorrenti e migliorano la qualità complessiva dei prodotti e la soddisfazione dei clienti.
Decisioni basate sui dati: superi le decisioni basate su supposizioni. Il Process Mining fornisce elementi oggettivi per decidere con cognizione di causa come migliorare i processi, investire nella tecnologia e pianificare la formazione.

Come iniziare a ottimizzare i processi di gestione della qualità

Ottimizzare i processi di gestione della qualità con il Process Mining non richiede una revisione completa del sistema Veeva Vault Quality. Si utilizzano invece i dati preziosi già raccolti per ottenere una visione senza precedenti della realtà operativa. Questo approccio consente ai team qualità di individuare con precisione le aree da migliorare, dare priorità agli interventi in base al loro impatto e monitorare costantemente gli effetti delle modifiche introdotte. Adotti questo metodo per trasformare le attività di gestione della qualità, migliorando l’efficienza, mantenendo una conformità rigorosa e innalzando il livello qualitativo dell’organizzazione.

Gestione della qualità Risoluzione degli eventi di qualità Analisi delle cause profonde Ottimizzazione delle CAPA Garanzia della conformità Assicurazione della qualità Affari regolatori QMS CAPA Controllo qualità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Un’analisi delle cause profonde (RCA) tardiva o inefficiente rallenta direttamente la risoluzione degli eventi di qualità. Questa fase di indagine prolungata può aumentare i costi operativi, prolungare l’esposizione ai rischi e causare possibili mancate conformità, un aspetto particolarmente critico nella gestione degli eventi in sistemi come Veeva Vault Quality.
ProcessMind individua i colli di bottiglia nelle attività RCA, identifica i passaggi specifici o i responsabili che causano ritardi ed evidenzia i percorsi non standard. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di rendere più efficiente il processo di indagine, ridurre i tempi di risoluzione e migliorare la gestione complessiva della qualità.

Molte azioni correttive e preventive (CAPA) non affrontano efficacemente le cause profonde, con il risultato che i problemi di qualità si ripresentano. Un’attuazione inefficace delle CAPA spreca risorse, compromette la fiducia e può portare a rilievi ripetuti durante gli audit, ostacolando le iniziative di conformità in Veeva Vault Quality.
ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita degli eventi di qualità e delle CAPA associate, mostrando quali azioni non riescono sistematicamente a prevenire il ripetersi dei problemi. Individuando questi schemi e le deviazioni dalle buone pratiche, le organizzazioni possono ottimizzare il processo CAPA per risolvere davvero i problemi e migliorare la qualità nel tempo.

Le deviazioni dalle procedure operative standard (SOP) o dai requisiti normativi durante la gestione degli eventi di qualità comportano rischi significativi per la conformità. Scorciatoie o omissioni non autorizzate possono causare audit non superati, richiami di prodotti e sanzioni severe, compromettendo l’integrità della gestione della qualità in Veeva Vault Quality.
ProcessMind individua automaticamente il flusso effettivo di ogni evento di qualità e lo confronta con i modelli di conformità definiti. Le organizzazioni possono così identificare i singoli casi di mancata conformità, comprenderne la frequenza e introdurre formazione mirata o correzioni ai processi per garantire il rispetto dei requisiti normativi.

Le fasi di approvazione nei flussi di lavoro degli eventi di qualità diventano spesso colli di bottiglia significativi, ritardando le indagini, l’attuazione delle CAPA e la risoluzione finale. Questi rallentamenti incidono sugli indicatori chiave di prestazione, allungano i tempi di attraversamento e possono creare arretrati in Veeva Vault Quality.
ProcessMind rappresenta tutti i percorsi di approvazione e individua le persone, i reparti o i passaggi in cui si verificano ritardi ricorrenti. Una volta individuati i colli di bottiglia, le organizzazioni possono riprogettare i flussi di approvazione, riassegnare le risorse o automatizzare alcune decisioni per accelerare la gestione degli eventi di qualità.

La mancanza di visibilità in tempo reale, dall’inizio alla fine, sullo stato e sull’avanzamento degli eventi di qualità rende difficile stabilire le priorità, assegnare le risorse e produrre report accurati. Questa scarsa trasparenza impedisce di intervenire tempestivamente e può causare scadenze non rispettate o problemi irrisolti in Veeva Vault Quality.
ProcessMind offre una visione completa, basata sui dati, di ogni evento di qualità, dall’avvio alla chiusura. Evidenzia gli stati attuali, i percorsi passati e i ritardi previsti, fornendo ai responsabili le informazioni necessarie per prendere decisioni consapevoli e garantire risoluzioni tempestive.

Le rilavorazioni frequenti, le indagini ripetute o la riapertura di eventi di qualità già chiusi fanno aumentare notevolmente i costi operativi e assorbono risorse preziose. Questa inefficienza deriva da problemi irrisolti o errori nelle fasi precedenti e incide direttamente sui risultati economici e sulla produttività in Veeva Vault Quality.
ProcessMind individua tutti i cicli di rilavorazione e le relative cause profonde nel processo di gestione della qualità. Quantificando la frequenza e l’impatto delle rilavorazioni, le organizzazioni possono introdurre interventi mirati per eliminare le attività non necessarie e utilizzare le risorse in modo più efficiente.

Tempi di risoluzione incoerenti e imprevedibili per eventi di qualità simili rendono difficile fare previsioni, pianificare le risorse e rispettare gli accordi sui livelli di servizio interni o esterni. Questa variabilità può causare insoddisfazione tra le parti interessate e incertezza operativa in Veeva Vault Quality.
ProcessMind analizza i diversi percorsi degli eventi di qualità e individua i fattori, le attività o le assegnazioni di risorse che contribuiscono alle variazioni significative dei tempi di risoluzione. Queste informazioni aiutano a standardizzare i processi e a rendere i risultati più prevedibili.

Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro relativo alle indagini sugli eventi di qualità tra i team o i singoli investigatori può causare esaurimento per alcuni e lasciare altri sottoutilizzati. Questo squilibrio riduce l’efficienza complessiva, prolunga i tempi di risoluzione e incide sul morale del personale che opera con Veeva Vault Quality.
ProcessMind rappresenta l’utilizzo delle risorse e la distribuzione del carico di lavoro per tutti gli eventi di qualità. Individuando gli schemi di sovrautilizzo o sottoutilizzo, le organizzazioni possono ottimizzare l’assegnazione delle risorse, distribuire il carico in modo equo e sfruttare al meglio la capacità investigativa.

Affidarsi all’inserimento manuale per registrare i dettagli degli eventi di qualità o i risultati delle indagini può introdurre errori, incoerenze e ritardi. Questa modalità, che dipende dall’intervento umano, può compromettere la qualità dei dati, rallentare le analisi e ostacolare decisioni efficaci in Veeva Vault Quality.
ProcessMind evidenzia i passaggi del processo in cui l’inserimento manuale dei dati causa inefficienze o errori. Quantificando l’impatto di queste attività, le organizzazioni possono individuare opportunità di automazione, migliorare l’integrazione dei sistemi o pianificare una formazione mirata per aumentare l’accuratezza e la velocità.

Il mancato rispetto sistematico delle date obiettivo per la risoluzione degli eventi di qualità danneggia la soddisfazione dei clienti, complica la reportistica normativa e riflette una scarsa efficienza operativa interna. L’incapacità di rispettare gli impegni segnala problemi nei processi di Veeva Vault Quality.
ProcessMind individua i percorsi, le attività o i reparti più spesso associati al mancato rispetto delle scadenze. Comprendendo questi schemi, le organizzazioni possono adottare misure preventive per prevedere ed evitare ritardi futuri, migliorando il rispetto delle date obiettivo.

Comunicazioni inefficaci o tardive con le parti interessate interne ed esterne sullo stato e sulla risoluzione degli eventi di qualità generano confusione, richieste ripetute e possibili aggravamenti dei problemi. La mancanza di aggiornamenti tempestivi ostacola la collaborazione all’interno e all’esterno di Veeva Vault Quality.
ProcessMind mappa le attività di comunicazione durante tutto il ciclo di vita degli eventi di qualità e mette in evidenza le notifiche mancate o inviate in ritardo. Questa visibilità consente alle organizzazioni di rendere più efficienti i flussi di comunicazione, assicurando che tutte le parti interessate ricevano informazioni accurate e tempestive e favorendo maggiore trasparenza e collaborazione.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Individuare rapidamente le cause profonde degli eventi di qualità è fondamentale per limitarne l’impatto e prevenirne il ripetersi. Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo dedicato all’analisi delle cause profonde, accelerando la risoluzione dei problemi di qualità e mitigando i potenziali rischi aziendali in Veeva Vault Quality. Un’analisi più rapida permette di mantenere la qualità dei prodotti e ridurre al minimo le interruzioni operative. ProcessMind rappresenta il flusso effettivo delle indagini e mette in evidenza le attività e i passaggi di consegne che causano ritardi nell’analisi delle cause profonde. Individuando i colli di bottiglia e le deviazioni dal percorso ottimale, aiuta i team a rendere più efficienti i protocolli di indagine e a introdurre miglioramenti mirati. Il successo si misura dalla riduzione del tempo di ciclo medio necessario per completare le attività di analisi delle cause profonde.

Garantire che le azioni correttive e preventive (CAPA) impediscano davvero il ripetersi degli eventi di qualità è fondamentale per il miglioramento continuo e per mantenere elevati standard di prodotto in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo punta ad aumentare il tasso di successo delle CAPA, riducendo così il ripetersi dei problemi di qualità e rafforzando il sistema complessivo di gestione della qualità. CAPA efficaci si traducono direttamente in un minor numero di incidenti futuri e in una migliore posizione rispetto ai requisiti normativi. ProcessMind traccia l’intero ciclo di vita delle CAPA, dall’avvio alla verifica dell’efficacia, mostrando perché alcune azioni non funzionano. Individua gli schemi ricorrenti delle CAPA inefficaci, come un follow-up inadeguato o l’identificazione insufficiente delle cause profonde. Grazie alle informazioni basate sui dati, ProcessMind aiuta a perfezionare i processi CAPA, affinché le azioni attuate affrontino davvero i problemi sottostanti e ne prevengano il ripetersi. Il risultato si misura dalla diminuzione degli eventi di qualità ricorrenti collegati a CAPA precedenti.

Nella gestione della qualità, soprattutto nel settore delle scienze della vita con Veeva Vault Quality, il rispetto rigoroso dei requisiti normativi e degli standard interni non è negoziabile. Questo obiettivo mira a eliminare i passaggi non conformi nei processi relativi agli eventi di qualità, assicurando che tutte le attività rispettino i protocolli e le norme stabiliti. La piena conformità riduce i rischi durante gli audit, evita sanzioni e tutela la reputazione dell’organizzazione. ProcessMind individua e rappresenta automaticamente il flusso effettivo di ogni evento di qualità, confrontandolo con il percorso conforme previsto. Evidenzia deviazioni, passaggi ignorati e scorciatoie non autorizzate che causano mancate conformità. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di applicare le procedure operative standard, formare nuovamente il personale o riconfigurare Veeva Vault Quality per prevenire future non conformità. I risultati si misurano dalla riduzione delle violazioni di conformità rilevate in ciascun periodo di audit.

I colli di bottiglia nelle fasi di approvazione critiche possono ritardare notevolmente la risoluzione degli eventi di qualità, incidendo sul rilascio dei prodotti, sulla sicurezza dei pazienti e sulle scadenze normative in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo punta ad accelerare l’approvazione dei documenti e delle azioni principali relativi agli eventi di qualità. Rendere più efficienti questi flussi di lavoro consente di decidere più rapidamente, ridurre i tempi di ciclo e mantenere il ritmo operativo. ProcessMind mappa tutte le attività di approvazione e individua dove si verificano i ritardi, chi li causa e perché. Evidenzia i cicli di rilavorazione e i passaggi non necessari nella catena di approvazione. Analizzando queste informazioni, le organizzazioni possono riprogettare le gerarchie di approvazione, introdurre regole automatiche di instradamento o rivedere l’assegnazione delle risorse per accelerare le approvazioni critiche, con l’obiettivo di ridurre in modo misurabile il tempo medio del ciclo di approvazione.

La mancanza di una visione chiara e aggiornata in tempo reale dello stato e dell’avanzamento degli eventi di qualità può causare comunicazioni errate, scadenze non rispettate e rischi non affrontati in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo mira a fornire alle parti interessate informazioni complete e accurate su ogni evento di qualità. Una maggiore trasparenza favorisce la collaborazione, la gestione proattiva dei problemi e responsabilità chiare tra i reparti. ProcessMind ricostruisce il percorso completo di ogni evento di qualità e ne offre una visione oggettiva, basata sui dati, dello stato attuale e dell’evoluzione nel tempo. Evidenzia i colli di bottiglia attivi e prevede possibili ritardi, consentendo di intervenire tempestivamente. Offrendo un’unica fonte di riferimento per le prestazioni dei processi, ProcessMind favorisce decisioni e comunicazioni più efficaci. I risultati si misurano dal miglioramento della soddisfazione delle parti interessate rispetto alla visibilità sullo stato degli eventi.

Le rilavorazioni eccessive causate dalle deviazioni di qualità aumentano i costi operativi, sprecano risorse e allungano i tempi di ciclo dei processi di gestione della qualità, soprattutto in un sistema come Veeva Vault Quality. Questo obiettivo mira a ridurre i casi in cui è necessario ripetere o riprendere attività o interi eventi di qualità. Meno rilavorazioni significano maggiore efficienza, costi inferiori e più risorse disponibili per attività produttive. ProcessMind individua i passaggi e le varianti del processo che causano spesso rilavorazioni, mettendo in luce le cause profonde di queste inefficienze. Può mostrare dove i processi si discostano dal percorso ottimale e generano errori che rendono necessaria una nuova esecuzione. Analizzando questi schemi, ProcessMind aiuta le organizzazioni a riprogettare i flussi di lavoro, migliorare la qualità dell’esecuzione iniziale e formare il personale per prevenire gli errori, riducendo in modo misurabile i cicli di rilavorazione e i relativi costi.

Tempi di risoluzione incoerenti per gli eventi di qualità rendono difficile fare previsioni e pianificare, oltre a incidere sulla soddisfazione dei clienti e sulla conformità in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo punta a ridurre la variabilità dei tempi necessari per risolvere le diverse tipologie di eventi di qualità. Tempi di risoluzione più uniformi migliorano la prevedibilità operativa, l’assegnazione delle risorse e la coerenza del servizio, favorendo al contempo il rispetto dei requisiti normativi. ProcessMind mappa la durata effettiva di ogni evento di qualità e individua i fattori che contribuiscono a una variabilità elevata, come percorsi non standard, disponibilità delle risorse o tipologie specifiche di evento. Mette in evidenza le buone pratiche osservate nei casi risolti rapidamente e individua le eccezioni. Fornendo dati utili per definire valori di riferimento e applicare procedure standard, ProcessMind aiuta a ridurre la variabilità dei tempi di risoluzione e a ottenere risultati più prevedibili. Il miglioramento si misura dalla riduzione della deviazione standard della durata degli eventi.

Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro tra gli investigatori può causare esaurimento, ritardi nelle indagini critiche e una riduzione complessiva dell’efficienza nella gestione della qualità in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo mira a bilanciare meglio il carico di lavoro del team responsabile della gestione degli eventi di qualità. Una distribuzione ottimale migliora il morale del team, previene gli arretrati e garantisce indagini tempestive e approfondite. ProcessMind fornisce informazioni sulla frequenza e sulla durata effettive delle attività di ciascun investigatore, mettendo in luce gli schemi di sovrautilizzo o sottoutilizzo. Può individuare i colli di bottiglia causati da singole persone o team e segnalare le opportunità per riassegnare le attività. Offrendo una visione oggettiva dell’assegnazione delle risorse, ProcessMind favorisce strategie di riequilibrio del carico di lavoro basate sui dati. I risultati si misurano attraverso una distribuzione più equa degli eventi assegnati e dei tempi di elaborazione tra gli investigatori.

L’inserimento manuale dei dati nelle indagini sugli eventi di qualità può causare errori, registrazioni imprecise, analisi inaffidabili e problemi di conformità in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo punta a ridurre o eliminare tali errori. Il risultato è una maggiore integrità dei dati, indagini più affidabili e un sistema complessivo di gestione della qualità più solido. ProcessMind può individuare le fasi del processo in cui si verificano frequenti inserimenti o trasferimenti di dati, soprattutto quando in seguito vengono rilevati errori o incoerenze. Pur non impedendo direttamente gli errori di digitazione, evidenzia i passaggi esposti all’errore umano a causa di attività manuali ripetitive e segnala dove valutare l’automazione o una migliore progettazione dell’interfaccia utente. Il successo si misura dalla riduzione delle incoerenze nei dati rilevate o delle rilavorazioni attribuibili all’inserimento manuale, migliorando così l’affidabilità dei dati sugli eventi di qualità.

Il mancato rispetto sistematico delle date obiettivo di risoluzione degli eventi di qualità può aumentare i rischi di non conformità, l’insoddisfazione dei clienti e l’esposizione a verifiche da parte delle autorità di regolamentazione in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo mira ad aumentare in modo significativo la percentuale di eventi di qualità risolti entro la data prevista. Rispettare le scadenze migliora l’affidabilità operativa, rafforza la posizione dell’organizzazione rispetto ai requisiti normativi e consente di mitigare tempestivamente i rischi per la qualità. ProcessMind analizza i percorsi e la durata degli eventi rispetto alle date obiettivo di risoluzione, individuando le attività o le fasi che causano spesso ritardi. Può inoltre rilevare le deviazioni ricorrenti dal percorso ottimale che contribuiscono al mancato rispetto delle scadenze. Evidenziando queste deviazioni dai percorsi critici e i colli di bottiglia, ProcessMind consente di intervenire in modo mirato e apportare modifiche al processo per migliorare il rispetto delle scadenze, misurato dall’aumento della percentuale di eventi di qualità chiusi entro i tempi previsti.

Una comunicazione e notifiche inadeguate durante un evento di qualità possono lasciare le parti interessate prive delle informazioni necessarie, ritardare gli interventi e ridurre l’efficacia del processo di gestione della qualità in Veeva Vault Quality. Questo obiettivo mira a rendere più tempestive e complete le comunicazioni relative agli eventi di qualità. Una comunicazione efficace assicura che tutte le persone coinvolte siano informate, favorendo risposte più rapide e un migliore coordinamento. ProcessMind visualizza i flussi di comunicazione effettivi e individua lacune o ritardi nelle notifiche e nella condivisione delle informazioni tra reparti e ruoli diversi. Evidenzia le deviazioni dai protocolli di comunicazione previsti e può metterle in relazione con ritardi o rilavorazioni. Grazie alle informazioni sulle interruzioni nella comunicazione, ProcessMind aiuta a ottimizzare le notifiche e i relativi percorsi, favorendo uno scambio di informazioni più efficiente e trasparente, misurato dalla riduzione dei ritardi legati alla comunicazione e dal miglioramento dei riscontri delle parti interessate.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per la gestione della qualità

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Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato e lo scarichi. È stato progettato appositamente per acquisire i dati di Veeva Vault Quality.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

In questo modo i dati saranno strutturati correttamente per un’analisi efficace, in linea con i processi comuni di gestione degli eventi di qualità e con gli standard di conformità.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all’uso, strutturato per i dati di processo di Veeva Vault Quality.

LE INFORMAZIONI SULLA QUALITÀ

Individui i rischi nascosti per la qualità e rafforzi la conformità

ProcessMind mostra come si svolgono realmente gli eventi di qualità in Veeva Vault Quality e mette a disposizione informazioni utili attraverso visualizzazioni interattive.

Individui subito le deviazioni dal flusso di lavoro
Individui le cause profonde dei ritardi e delle rilavorazioni
Confronti le prestazioni dei diversi team
Migliori l’efficacia delle azioni correttive

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati chiave nella gestione della qualità

Questi risultati mostrano i benefici concreti che le organizzazioni ottengono ottimizzando i processi di gestione della qualità, in particolare quelli relativi agli eventi di qualità in Veeva Vault Quality. Il Process Mining fornisce informazioni utili che consentono ai team di semplificare le operazioni e migliorare la conformità.

0 %

Completamento più rapido dell’analisi delle cause profonde

Riduzione media del tempo necessario per l’analisi delle cause profonde

Individui i colli di bottiglia nel processo di indagine per ridurre sensibilmente il tempo necessario a identificare e affrontare i problemi alla radice, migliorando la risoluzione complessiva degli eventi di qualità.

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Maggiore efficacia delle CAPA

Aumento della prevenzione efficace delle recidive

Migliori il tasso di successo delle azioni correttive e preventive, assicurandosi che i problemi di qualità individuati non si ripresentino e rafforzando così il sistema di gestione della qualità.

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Maggiore conformità del processo

Maggiore rispetto delle procedure standard

Si assicuri che gli eventi di qualità seguano rigorosamente le linee guida normative e interne definite per il processo, riducendo il rischio di non conformità e rilievi di audit.

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Meno rilavorazioni legate alla qualità

Riduzione delle attività ripetute

Individui ed elimini le fasi che causano spesso rilavorazioni o nuove analisi negli eventi di qualità, risparmiando tempo e risorse e migliorando la qualità complessiva delle indagini.

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Più risoluzioni entro i tempi previsti

Aumento degli eventi di qualità chiusi entro la data obiettivo

Ottimizzi i flussi di lavoro e l’allocazione delle risorse per aumentare la percentuale di eventi di qualità risolti entro le scadenze previste, migliorando l’affidabilità e la prevedibilità operativa.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di un singolo evento di qualità, ad esempio una deviazione, una non conformità o una CAPA.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che raggruppa tutte le attività correlate in una singola istanza del processo e rende possibile l’analisi dall’inizio alla fine.

Marca temporale che indica quando è stata completata un’attività.

Perché è importante

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia a livello di task.

L’utente o la risorsa a cui è assegnata un’indagine o un task specifico.

Perché è importante

Registra chi svolge il lavoro e consente di analizzare il carico di lavoro e l’efficienza delle risorse, oltre a individuare le esigenze di formazione.

Il reparto o l’area funzionale responsabile dell’evento di qualità o dell’attività.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni dei processi tra diverse unità aziendali, mettendo in evidenza i colli di bottiglia o le buone pratiche dei singoli reparti.

La classificazione dell’evento di qualità, ad esempio CAPA, deviazione o reclamo.

Perché è importante

Distingue i diversi tipi di processi di qualità, che spesso prevedono flussi di lavoro, SLA e regole di conformità specifici.

Lo stato corrente nel ciclo di vita dell’evento di qualità.

Perché è importante

Fornisce una fotografia dello stato corrente di un caso, essenziale per monitorare le attività in corso e individuare gli eventi bloccati.

La data pianificata o richiesta per la chiusura definitiva dell’evento di qualità.

Perché è importante

Definisce lo SLA per la risoluzione dei casi e consente di misurare il rispetto delle scadenze e analizzare i ritardi.

Il livello di gravità o di rischio attribuito all’evento di qualità, ad esempio alto, medio o basso.

Perché è importante

Classifica gli eventi in base all’impatto e consente di analizzare i rischi e dare priorità agli interventi di miglioramento nelle aree più esposte.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

È il punto di partenza del processo e corrisponde alla creazione formale di un record di evento di qualità in Veeva. Questa attività viene in genere avviata quando un nuovo problema di qualità, una non conformità o un reclamo viene individuato e registrato nel sistema.

Perché è importante

Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita del caso ed è quindi essenziale per calcolare il tempo di ciclo totale dell’evento di qualità e misurare la durata delle fasi iniziali del processo, ad esempio il tempo necessario per avviare un’indagine.

Segna l’avvio formale dell’indagine sulle cause profonde dell’evento di qualità. In genere viene assegnato un investigatore o un team e l’evento passa alla fase di indagine attiva. L’attività viene registrata quando lo stato del ciclo di vita dell’evento di qualità passa a «In indagine».

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare il KPI «Tempo tra identificazione del problema e avvio dell’indagine». I ritardi precedenti a questo momento indicano arretrati nell’assegnazione delle risorse o nell’avvio delle analisi necessarie.

Indica il completamento della fase di analisi delle cause profonde, durante la quale viene individuata la causa sottostante dell’evento di qualità. Spesso viene registrata quando l’investigatore completa l’attività di analisi delle cause profonde o porta l’evento allo stato «In attesa di CAPA».

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare il KPI «Tempo medio di analisi delle cause profonde». Analizzarne la durata aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di analisi e a migliorare la qualità delle indagini.

Segna l’approvazione formale del piano di azioni correttive proposto da parte delle persone interessate, ad esempio un comitato di revisione della qualità. È un passaggio fondamentale prima di poter attuare le azioni correttive. Viene registrata quando lo stato del record del piano CAPA passa ad «Approvato».

Perché è importante

Questo passaggio di approvazione è spesso un importante collo di bottiglia. Misurare il «Tempo di ciclo del flusso di lavoro di approvazione» per questa attività aiuta a individuare e affrontare i ritardi nella revisione, accelerando la risoluzione complessiva.

Indica il completamento di tutte le attività previste dal piano di azioni correttive approvato. Questa attività conferma che sono state intraprese le azioni necessarie per affrontare la causa profonda. Viene registrata quando lo stato del record CAPA viene aggiornato a «Attuazione completata».

Perché è importante

È una tappa fondamentale che segna il passaggio dalla pianificazione all’attuazione. Il tempo che intercorre tra questo momento e l’approvazione CAPA indica l’efficienza della fase di attuazione.

Questa attività conferma che le azioni correttive attuate hanno impedito il ripetersi del problema. La verifica formale viene completata e documentata. Viene registrata quando lo stato della CAPA o dell’evento di qualità viene aggiornato a «Efficacia verificata».

Perché è importante

È la convalida finale del successo della soluzione ed è fondamentale per calcolare il «Tasso di efficacia delle CAPA». Un esito negativo in questa fase spesso comporta una rilavorazione e la riapertura dell’indagine.

Rappresenta l’ultima revisione amministrativa del record dell’evento di qualità prima della chiusura ufficiale. Questo passaggio assicura che la documentazione sia completa e che siano state seguite tutte le fasi del processo. È l’ultimo passaggio prima che il caso venga considerato risolto.

Perché è importante

Questa attività conclusiva è essenziale per calcolare il «Tempo di ciclo dell’evento di qualità» totale. Segna il completamento di tutte le attività e la relativa marca temporale viene confrontata con la «Data obiettivo di risoluzione» per misurare i risultati.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo di gestione della qualità in Veeva Vault Quality?

Il Process Mining aiuta a comprendere i risultati effettivi dei processi di gestione della qualità, individuando colli di bottiglia, deviazioni e cicli di rilavorazione in Veeva Vault Quality. Visualizza i flussi di processo reali e consente di capire dove gli eventi di qualità rallentano, le azioni CAPA non raggiungono i risultati attesi o emergono rischi di non conformità. Queste informazioni dettagliate supportano decisioni basate sui dati per accelerare l’analisi delle cause profonde, migliorare l’efficacia delle CAPA e semplificare le approvazioni.

Quali dati specifici servono da Veeva Vault Quality per il Process Mining?

Per eseguire il Process Mining servono principalmente gli Event Log di Veeva Vault Quality. Devono includere un identificativo del caso, in genere l’ID dell’evento di qualità, il nome di un’attività e una marca temporale per ogni passaggio. Altri attributi, come il responsabile dell’indagine, lo stato di approvazione o il tipo specifico di evento di qualità, possono arricchire l’analisi.

Come si estraggono i dati necessari da Veeva Vault Quality?

In genere, i dati si estraggono da Veeva Vault Quality utilizzando le funzionalità di reportistica o le API. È possibile esportare le tracce di audit pertinenti, i record degli eventi di qualità e la cronologia delle attività associate per creare l’Event Log. Possiamo guidare il Suo team nelle procedure consigliate per un’estrazione sicura ed efficiente, così da garantire l’integrità dei dati.

Il Process Mining è solo un altro strumento di reportistica per i dati sulla qualità?

No. Il Process Mining va oltre la reportistica tradizionale perché ricostruisce il flusso effettivo del processo dall’inizio alla fine sulla base dei dati degli eventi. Mentre i report mostrano «che cosa è successo», il Process Mining rivela «come e perché è successo», visualizzando le varianti e individuando le cause profonde delle inefficienze. Fornisce informazioni utili sulle deviazioni del processo, non soltanto riepiloghi.

Quali miglioramenti ci si può aspettare nella gestione della qualità grazie al Process Mining?

Ci si possono aspettare miglioramenti significativi in aree chiave, come la riduzione dei tempi di risoluzione degli eventi di qualità e una maggiore efficacia delle CAPA. Il Process Mining aiuta a garantire la piena conformità, semplifica i flussi di lavoro delle approvazioni più importanti e ottimizza la distribuzione del carico di lavoro tra gli investigatori. In definitiva, riduce le rilavorazioni e rende il processo di gestione della qualità più standardizzato ed efficiente.

Quanto tempo occorre per ottenere risultati dal Process Mining degli eventi di qualità?

Le prime informazioni possono spesso essere disponibili nel giro di poche settimane, una volta completate l’estrazione e la preparazione iniziale dei dati. Le analisi approfondite e le raccomandazioni specifiche per il miglioramento arrivano in genere entro uno o tre mesi. I tempi dipendono dalla disponibilità dei dati e dalla complessità della configurazione di Veeva Vault Quality.

Il Process Mining interferirà con le operazioni in corso in Veeva Vault Quality?

Il Process Mining è una tecnica di analisi non invasiva che utilizza copie di dati storici. Non interagisce con il sistema Veeva Vault Quality in uso né lo modifica, e non interviene sui processi operativi. L’analisi viene svolta esternamente, senza ripercussioni sulle attività di gestione della qualità in corso.

Quali competenze tecniche o risorse servono per implementare il Process Mining?

Anche se si utilizza un software specializzato di Process Mining, il requisito principale è la presenza di una persona che conosca le strutture dei dati di Veeva Vault Quality e sia in grado di estrarli. I nostri esperti possono occuparsi della configurazione dello strumento di Process Mining e dell’analisi. In genere, non sono necessarie competenze avanzate di programmazione da parte Sua.

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