Il Suo Template dati Purchase to Pay - Purchase Order

L’ID dell’ordine di acquisto è un codice alfanumerico univoco assegnato a ciascun ordine, che lo distingue da tutti gli altri. Funge da riferimento centrale per tutte le attività, i documenti e le comunicazioni relativi a una specifica transazione di approvvigionamento.

Nel Process Mining, questo ID è fondamentale per raggruppare tutti gli eventi correlati, come creazione, approvazione, ricezione delle merci e fatturazione, in un’unica istanza end-to-end del processo, o «caso». Analizzare i processi in base a questo identificativo consente di ricostruire e visualizzare l’intero ciclo di vita di ciascun ordine di acquisto, dalla sua creazione alla chiusura finale.

È l’Attributo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in un unico caso di processo, rendendo possibile l’analisi end-to-end del ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

In genere, si tratta di un campo chiave primario presente nella tabella di intestazione o nel documento dell’ordine di acquisto.

Il Nome dell’attività descrive una fase o una modifica dello stato all’interno del processo dell’ordine di acquisto. Tra gli esempi figurano «Ordine di acquisto creato», «Ordine di acquisto approvato», «Ricezione delle merci registrata» e «Fattura ricevuta». Ogni attività rappresenta un punto distinto del percorso di processo.

Questo Attributo è essenziale per creare la mappa del processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzare la sequenza e la frequenza delle diverse attività aiuta a individuare percorsi di processo ricorrenti, deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione, come eventi ripetuti di approvazione o modifica.

Costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, le variazioni e le inefficienze del processo.

Questa informazione deriva generalmente dai codici delle transazioni, dai registri delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi o dalle tabelle dei documenti di modifica associate all’ordine di acquisto.

L’Ora dell’evento registra la data e l’ora in cui è stata eseguita una specifica attività o registrata una modifica dello stato. Questo timestamp fornisce il contesto temporale per ogni evento nel ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

Nel Process Mining, i timestamp sono fondamentali per calcolare tempi di ciclo, durate e tempi di attesa tra le attività. Ordinando cronologicamente gli eventi per ciascun caso, è possibile analizzare le prestazioni del processo, individuare i colli di bottiglia in cui si perde tempo e monitorare la conformità agli accordi sui livelli di servizio (SLA).

Consente tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo del tempo di ciclo, l’identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni rispetto ai benchmark.

In genere, si trova negli Event Log, nelle tabelle della cronologia delle modifiche oppure come campo della data di creazione o di registrazione nei documenti transazionali.

L’Attributo Sistema sorgente identifica il sistema informativo di origine dei dati degli eventi, ad esempio un ERP, una piattaforma di approvvigionamento o un sistema legacy. È particolarmente importante negli ambienti in cui il processo procure-to-pay si estende su più applicazioni integrate.

Conoscere il sistema sorgente aiuta a convalidare i dati, risolvere i problemi e comprendere le variazioni del processo che possono dipendere dal sistema. Ad esempio, gli ordini di acquisto originati da un sistema di e-procurement potrebbero seguire un percorso diverso e più automatizzato rispetto a quelli creati manualmente nell’ERP centrale.

Fornisce il contesto sull’origine dei dati, fondamentale per la governance dei dati, la convalida e l’analisi delle variazioni del processo tra sistemi diversi.

Può trattarsi di un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure di un campo nelle tabelle sorgente che indica il sistema di inserimento.

Questo Attributo registra la data e l’ora dell’ultimo caricamento o aggiornamento dei dati dal sistema sorgente. È un campo di metadati che si applica all’intero dataset, non a un singolo evento.

Questa informazione è fondamentale per consentire agli utenti di comprendere il livello di aggiornamento dei dati analizzati. Aiuta a valutarne la rilevanza degli insight e garantisce che le decisioni si basino su dati aggiornati quanto richiesto dall’analisi.

Informa gli utenti sull’attualità dei dati, assicurando che comprendano il periodo coperto dall’analisi e la rilevanza dei risultati.

Questo timestamp viene generalmente generato e memorizzato dallo strumento o dal processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

Item Category, nota anche come Material Group o Purchase Category, classifica il tipo di prodotto o servizio acquistato. Questa classificazione strutturata aiuta a organizzare e comprendere la spesa di approvvigionamento e il comportamento del processo.

L'analisi del processo per categoria articolo può evidenziare variazioni significative. Ad esempio, il processo di approvvigionamento di servizi complessi può presentare cicli di approvazione più lunghi e un numero maggiore di modifiche rispetto a quello relativo alle forniture standard per ufficio. Questa segmentazione consente di ottimizzare il processo e sviluppare strategie specifiche per categoria.

Consente di analizzare le prestazioni del processo e la spesa per categoria, mostrando in che modo i diversi tipi di acquisto incidono sull'efficienza del processo.

Queste informazioni sono generalmente memorizzate a livello di riga dell'ordine di acquisto.

Requested Delivery Date è la data indicata nell'ordine di acquisto entro la quale l'organizzazione prevede di ricevere gli articoli o i servizi dal fornitore. Questa data costituisce il riferimento per misurare le prestazioni di consegna del fornitore.

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI 'On-Time Delivery Rate'. Confrontando la data di consegna richiesta con la data effettiva di ricevimento della merce, le aziende possono valutare l'affidabilità dei fornitori. L'analisi degli scostamenti aiuta a individuare problemi ricorrenti legati a determinati fornitori, articoli o sedi di spedizione, fornendo dati utili per le valutazioni delle prestazioni.

Costituisce il riferimento per misurare le prestazioni di consegna dei fornitori ed è fondamentale per calcolare il KPI On-Time Delivery Rate.

Questa data è generalmente un campo standard dell'intestazione dell'ordine di acquisto o dei dettagli delle righe.

L'importo dell'ordine di acquisto rappresenta l'impegno finanziario complessivo associato all'ordine. Può essere analizzato a livello di documento oppure di singola riga.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi finanziaria e la definizione delle priorità. Consente di filtrare i processi in base al valore, ad esempio concentrandosi sugli ordini di acquisto di importo elevato, che possono richiedere Workflow di approvazione più complessi o avere un impatto aziendale maggiore. Mettere in relazione l'importo dell'ordine con i tempi di ciclo o i tassi di rilavorazione può rivelare se gli ordini di valore elevato vengono gestiti in modo meno efficiente rispetto a quelli di valore inferiore.

Aggiunge una dimensione finanziaria al processo, consentendo analisi basate sul valore per definire le priorità di miglioramento e comprendere i principali fattori di costo.

Questo valore si trova nei dati dell'intestazione dell'ordine di acquisto ed è spesso calcolato come somma degli importi di tutte le righe.

Vendor Name identifica la parte esterna incaricata di fornire i beni o i servizi specificati nell'ordine di acquisto. È un elemento fondamentale dei dati anagrafici collegato ai dati transazionali dell'ordine di acquisto.

L'analisi del processo per fornitore è essenziale per la gestione delle prestazioni dei fornitori. Consente di confrontare i fornitori sulla base di indicatori quali il tasso di consegne puntuali, il tasso di reso della merce e la frequenza delle modifiche agli ordini di acquisto. Questi dati possono orientare le strategie di approvvigionamento, le negoziazioni con i fornitori e la gestione delle relazioni.

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori e di confrontare tempi di consegna, qualità e attriti del processo tra fornitori diversi.

Il dato proviene dall'anagrafica fornitori ed è collegato all'ordine di acquisto, generalmente nell'intestazione del documento.

User Name identifica la persona responsabile dell'esecuzione di un evento all'interno del processo. Può trattarsi della persona che ha creato la richiesta di acquisto, approvato l'ordine di acquisto o registrato il ricevimento della merce. Fornisce visibilità sulle responsabilità e aggiunge una dimensione umana al flusso del processo.

L'analisi delle attività per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare le esigenze formative e rilevare potenziali problemi di conformità. Ad esempio, consente di verificare se determinati utenti sono associati a tassi elevati di rilavorazione o ritardi, oppure di controllare eventuali violazioni della segregazione dei compiti.

Collega le attività del processo a persone specifiche, consentendo di analizzare carico di lavoro, prestazioni e conformità a livello di utente.

Si trova generalmente nei campi 'Created By', 'Changed By' o 'User ID' dei log delle transazioni e nelle intestazioni dei documenti.

L'attributo Department specifica l'unità organizzativa responsabile dell'acquisto. Spesso si tratta del reparto che ha avviato la richiesta o di quello il cui budget coprirà la spesa, ad esempio 'IT', 'Marketing' o 'Operations'.

Questo attributo è essenziale per segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell'azienda. L'analisi per reparto può rivelare quali aree presentano i tempi di ciclo più lunghi, i tassi di modifica più elevati o il maggior ricorso ad acquisti non conformi alle procedure. Questi dati aiutano ad adattare le iniziative di miglioramento alle esigenze e ai comportamenti specifici di ciascun reparto.

Consente di segmentare l'analisi del processo per unità aziendale, facilitando il confronto delle prestazioni e l'individuazione di problemi o best practice specifici dei singoli reparti.

Queste informazioni sono generalmente disponibili nell'intestazione dell'ordine di acquisto o nei dettagli delle righe, spesso collegate a un campo 'Cost Center' o 'Department'.

Purchase Order Status indica la fase dell'ordine di acquisto nel suo ciclo di vita in un determinato momento oppure il suo esito finale. Gli stati più comuni includono 'In Approval', 'Approved', 'Sent to Vendor', 'Partially Received', 'Closed' e 'Canceled'.

Questo attributo è utile per filtrare e analizzare sottoinsiemi di ordini di acquisto. Ad esempio, l'analisi può concentrarsi esclusivamente sugli ordini aperti per individuare i colli di bottiglia attuali oppure sugli ordini annullati per comprenderne le cause. Il monitoraggio della sequenza delle modifiche di stato può inoltre costituire la base per definire le attività del modello di processo.

Consente di filtrare i casi in base alla fase del ciclo di vita, permettendo di concentrare l'analisi sugli ordini aperti, chiusi o problematici.

È un campo di stato standard presente nei dati dell'intestazione dell'ordine di acquisto.

Purchase Requisition ID identifica il documento interno che ha avviato il processo di approvvigionamento. La richiesta di acquisto è la richiesta formale con cui un reparto chiede all'ufficio acquisti di procurare beni o servizi.

La disponibilità di questo ID consente di collegare il processo dell'ordine di acquisto al processo di richiesta a monte. È quindi possibile eseguire un'analisi più ampia, dalla richiesta all'ordine, misurando il tempo trascorso dalla richiesta alla creazione dell'ordine di acquisto. Questo aiuta a individuare i ritardi nel passaggio di consegne tra i richiedenti e il team acquisti.

Collega l'ordine di acquisto alla richiesta da cui ha avuto origine, consentendo di analizzare il tempo di ciclo a monte, dalla richiesta all'ordine.

Viene generalmente memorizzato come campo di riferimento nell'intestazione dell'ordine di acquisto o nei dati delle righe.

L’Attributo Ora di fine registra il momento di completamento di un’attività. Sebbene molti eventi di processo siano atomici e abbiano la stessa ora di inizio e di fine, alcune attività, soprattutto quelle manuali o caratterizzate da una durata misurabile, possono avere timestamp distinti di inizio e fine.

Disporre dell’ora di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle singole attività. Questo è prezioso per individuare le fasi che richiedono più tempo e distinguere tra tempo di elaborazione, durante il quale il lavoro viene svolto attivamente, e tempo di attesa, ovvero il periodo di inattività tra un’attività e l’altra.

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro effettivo dal tempo di attesa nel processo.

Si trova negli Event Log o nei dati delle transazioni, talvolta come campo separato «Ora di fine» o «Data di completamento». Se non disponibile, può essere impostata sullo stesso valore dell’Ora dell’evento.

Requester è la persona dell'organizzazione che ha dato origine alla necessità di acquisto, spesso creando la richiesta di acquisto precedente. Si distingue dall'utente che può aver creato il documento dell'ordine di acquisto nel sistema, generalmente appartenente all'ufficio acquisti.

L'analisi per richiedente può aiutare a individuare modelli nel comportamento di acquisto. Ad esempio, alcuni richiedenti potrebbero effettuare sistematicamente ordini urgenti o ordini che richiedono modifiche frequenti. Queste informazioni possono essere utilizzate per offrire formazione mirata sulle politiche di approvvigionamento o per migliorare fin dall'origine la definizione dei requisiti.

Identifica l'utente aziendale che ha avviato l'acquisto, aiutando ad analizzare i comportamenti di acquisto e a migliorare il processo di definizione dei requisiti.

Queste informazioni provengono generalmente dalla richiesta di acquisto associata oppure sono memorizzate in un campo 'Requester' direttamente nell'ordine di acquisto.

L'attributo Currency specifica l'unità monetaria utilizzata per l'importo dell'ordine di acquisto e per gli altri campi finanziari. È essenziale per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali che operano con più valute.

Nell'analisi, questo attributo garantisce che gli indicatori finanziari vengano confrontati su basi omogenee. È un prerequisito per qualsiasi Dashboard o KPI che includa valori monetari, poiché consente di effettuare correttamente la conversione valutaria e la reportistica, offrendo una visione finanziaria accurata del processo di approvvigionamento.

Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari, garantendo report finanziari e confronti accurati, soprattutto nelle attività globali.

Questo codice viene generalmente memorizzato nell'intestazione dell'ordine di acquisto, insieme all'importo totale.