Il template dei dati Purchase to Pay - Ordine di acquisto

L’ID dell’ordine di acquisto è un codice alfanumerico univoco assegnato a ciascun ordine, che lo distingue da tutti gli altri. È il riferimento centrale per tutte le attività, i documenti e le comunicazioni relativi a una specifica transazione di approvvigionamento.

Nel Process Mining, questo ID è essenziale per raggruppare in un unico caso tutti gli eventi correlati, come la creazione, l’approvazione, l’entrata merci e la fatturazione. Analizzare il processo in base a questo identificativo consente di ricostruire e visualizzare l’intero ciclo di vita di ogni ordine di acquisto, dalla creazione alla chiusura definitiva.

È l’attributo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in un unico caso di processo e rende possibile l’analisi end-to-end del ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

In genere, si tratta di un campo chiave primaria presente nella tabella di intestazione o nel documento dell’ordine di acquisto.

Il nome dell’attività descrive una fase o una modifica di stato nel processo dell’ordine di acquisto. Alcuni esempi sono «Ordine di acquisto creato», «Ordine di acquisto approvato», «Entrata merci registrata» e «Fattura ricevuta». Ogni attività rappresenta un momento distinto del processo.

Questo attributo è essenziale per creare la mappa del processo, che ne rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzare la sequenza e la frequenza delle diverse attività aiuta a individuare i percorsi più comuni, gli scostamenti, i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione, come le ripetute approvazioni o modifiche.

Costituisce la struttura portante della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare il flusso, le variazioni e le inefficienze del processo.

In genere, l’informazione deriva dai codici di transazione, dai registri delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi o dalle tabelle dei documenti di modifica associate all’ordine di acquisto.

L’ora dell’evento registra la data e l’ora in cui è stata eseguita una specifica attività o registrata una modifica di stato. Questo dato temporale fornisce il contesto per ogni evento nel ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

Nel Process Mining, le date e le ore sono fondamentali per calcolare i tempi di ciclo, le durate e i tempi di attesa tra le attività. Ordinando cronologicamente gli eventi di ogni caso, è possibile analizzare le prestazioni del processo, individuare i colli di bottiglia in cui si perde tempo e monitorare il rispetto degli accordi sui livelli di servizio (SLA).

Consente tutte le analisi basate sul tempo, dal calcolo dei tempi di ciclo all’individuazione dei colli di bottiglia, fino al monitoraggio delle prestazioni rispetto ai valori di riferimento.

In genere, il dato si trova negli Event Log, nelle tabelle della cronologia delle modifiche o in un campo con la data di creazione o di registrazione dei documenti transazionali.

L’attributo Sistema di origine identifica il sistema informativo da cui provengono i dati degli eventi, ad esempio un ERP, una piattaforma di approvvigionamento o un sistema legacy. È particolarmente importante quando il processo di approvvigionamento e pagamento coinvolge più applicazioni integrate.

Conoscere il sistema di origine aiuta a convalidare i dati, risolvere i problemi e comprendere le variazioni del processo legate ai diversi sistemi. Per esempio, gli ordini di acquisto creati in un sistema di approvvigionamento elettronico possono seguire un percorso diverso e più automatizzato rispetto a quelli inseriti manualmente nell’ERP principale.

Fornisce il contesto sull’origine dei dati, essenziale per la governance e la convalida dei dati e per analizzare le variazioni del processo tra sistemi diversi.

Può trattarsi di un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati o di un campo nelle tabelle di origine che indica il sistema in cui è stata inserita la voce.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultimo caricamento o aggiornamento dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati che riguarda l’intero insieme di dati, non un singolo evento.

Questa informazione è fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati. Aiuta a valutarne la pertinenza e a verificare che le decisioni si basino su dati aggiornati quanto richiesto dall’analisi.

Indica quanto sono aggiornati i dati, aiutando gli utenti a comprendere il periodo coperto dall’analisi e la pertinenza dei risultati.

In genere, questa data e ora viene generata e memorizzata dallo strumento o dal processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL).

La categoria articolo, detta anche gruppo materiali o categoria di acquisto, classifica il tipo di prodotto o servizio acquistato. Questa classificazione strutturata aiuta a organizzare e comprendere la spesa per gli acquisti e le modalità operative del processo.

L’analisi del processo per categoria di articolo può far emergere differenze significative. Per esempio, l’acquisto di servizi complessi può comportare cicli di approvazione più lunghi e più modifiche rispetto all’acquisto di normali forniture per ufficio. Questa segmentazione consente di ottimizzare il processo e definire strategie specifiche per ciascuna categoria.

Consente di analizzare le prestazioni del processo e la spesa per categoria, mostrando come i diversi tipi di acquisto incidono sull’efficienza.

Queste informazioni sono in genere memorizzate a livello di singola riga dell’ordine di acquisto.

La data di consegna richiesta è la data indicata nell’ordine di acquisto entro cui l’organizzazione prevede di ricevere dal fornitore gli articoli o i servizi. Costituisce la base di riferimento per misurare le prestazioni di consegna dei fornitori.

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI relativo alla puntualità delle consegne. Confrontando la data di consegna richiesta con la data effettiva di ricezione della merce, le aziende possono valutare l’affidabilità dei fornitori. L’analisi degli scostamenti aiuta a individuare problemi ricorrenti legati a determinati fornitori, articoli o luoghi di spedizione e fornisce dati utili per discutere le prestazioni.

È il valore di riferimento per misurare le prestazioni di consegna dei fornitori ed è fondamentale per calcolare il KPI relativo alla puntualità delle consegne.

Questa data è in genere un campo standard nell’intestazione dell’ordine di acquisto o nei dettagli delle righe.

L’importo dell’ordine di acquisto rappresenta l’impegno finanziario complessivo associato all’ordine. Può essere analizzato a livello di documento o di singola riga.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi finanziaria e la definizione delle priorità. Consente di filtrare i processi in base al valore, ad esempio per concentrarsi sugli ordini di importo elevato, che possono richiedere approvazioni più articolate o avere un impatto maggiore sull’attività. Mettere in relazione l’importo dell’ordine con i tempi di ciclo o i tassi di rilavorazione può mostrare se gli ordini di valore elevato vengono gestiti con minore efficienza rispetto a quelli di importo inferiore.

Aggiunge una dimensione finanziaria all’analisi del processo, consentendo di definire le priorità di miglioramento in base al valore e di comprendere i fattori che determinano i costi.

Il valore è riportato nei dati dell’intestazione dell’ordine di acquisto e spesso corrisponde alla somma degli importi di tutte le righe.

L’attributo Vendor Name identifica la controparte esterna incaricata di fornire i beni o i servizi indicati nell’ordine di acquisto. È un dato anagrafico fondamentale, collegato ai dati transazionali dell’ordine.

Analizzare il processo per fornitore è essenziale per gestire le prestazioni dei fornitori. Consente di confrontarli in base a metriche quali la puntualità delle consegne, i resi di merce e la frequenza delle modifiche agli ordini. Queste informazioni possono orientare le strategie di approvvigionamento, le trattative con i fornitori e la gestione dei rapporti.

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori e confrontare tempi di consegna, qualità e difficoltà operative nei processi con i diversi fornitori.

Il dato proviene dall’anagrafica fornitori ed è collegato all’ordine di acquisto, in genere nell’intestazione del documento.

L’attributo User Name identifica la persona responsabile dell’esecuzione di un evento nel processo. Può trattarsi, ad esempio, di chi ha creato la richiesta di acquisto, approvato l’ordine o registrato la ricezione della merce. In questo modo, il flusso di processo viene ricondotto alle persone che vi partecipano.

L’analisi delle attività per utente aiuta a comprendere come è distribuito il carico di lavoro, a individuare esigenze formative e a rilevare potenziali problemi di conformità. Per esempio, permette di verificare se alcuni utenti sono associati a un numero elevato di rilavorazioni o ritardi e di controllare eventuali violazioni della separazione dei compiti.

Collega le attività di processo a persone specifiche, consentendo di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni e la conformità a livello di singolo utente.

Di norma si trova nei campi 'Created By', 'Changed By' o 'User ID' dei log delle transazioni e delle intestazioni dei documenti.

L’attributo Department specifica l’unità organizzativa responsabile dell’acquisto. Spesso si tratta del reparto che ha avviato la richiesta o il cui budget coprirà la spesa, ad esempio 'IT', 'Marketing' o 'Operations'.

Questo attributo è essenziale per segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree aziendali. L’analisi per reparto può rivelare quali aree presentano i tempi di ciclo più lunghi, il maggior numero di modifiche o il più alto livello di acquisti fuori procedura. Queste informazioni aiutano a definire iniziative di miglioramento mirate alle esigenze e alle modalità operative di ciascun reparto.

Consente di segmentare l’analisi del processo per unità aziendale, così da confrontare le prestazioni e individuare problemi o buone pratiche specifici di ciascun reparto.

Queste informazioni sono solitamente disponibili nell’intestazione dell’ordine di acquisto o nei dettagli delle righe, spesso in un campo denominato 'Cost Center' o 'Department'.

Lo stato dell’ordine di acquisto indica la fase del ciclo di vita in cui si trova l’ordine in un determinato momento o il suo esito finale. Tra gli stati più comuni figurano 'In approvazione', 'Approvato', 'Inviato al fornitore', 'Ricevuto parzialmente', 'Chiuso' e 'Annullato'.

Questo attributo è utile per filtrare e analizzare gruppi specifici di ordini di acquisto. Per esempio, l’analisi può concentrarsi esclusivamente sugli ordini aperti per individuare i colli di bottiglia attuali oppure su quelli annullati per comprenderne le cause. Anche la sequenza delle modifiche di stato può costituire la base per definire le attività nel modello di processo.

Consente di filtrare i casi in base alla fase del ciclo di vita e di concentrarsi sugli ordini aperti, chiusi o problematici.

È un campo di stato standard presente nei dati dell’intestazione dell’ordine di acquisto.

L’ID della richiesta di acquisto identifica il documento interno che ha avviato il processo di approvvigionamento. La richiesta è la domanda formale con cui un reparto chiede all’ufficio acquisti di procurare beni o servizi.

Questo ID permette di collegare il processo dell’ordine di acquisto alla fase precedente di richiesta. È così possibile analizzare l’intero ciclo dalla richiesta all’ordine e misurare il tempo che intercorre tra la richiesta e la creazione dell’ordine. Aiuta inoltre a individuare i ritardi nel passaggio di consegne tra chi richiede l’acquisto e il team acquisti.

Collega l’ordine di acquisto alla richiesta da cui ha avuto origine, consentendo di analizzare il tempo di ciclo dalla richiesta all’ordine.

Di norma è memorizzato come campo di riferimento nell’intestazione dell’ordine di acquisto o nei dati delle righe.

L’attributo End Time registra l’ora di completamento di un’attività. Molti eventi di processo sono atomici e presentano la stessa ora di inizio e di fine, ma alcune attività, soprattutto quelle manuali o caratterizzate da una durata misurabile, possono avere timestamp di inizio e fine distinti.

La disponibilità dell’ora di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle singole attività. È un dato prezioso per individuare i passaggi che richiedono più tempo e distinguere il tempo di elaborazione, durante il quale il lavoro viene svolto, dal tempo di attesa, ovvero l’intervallo di inattività tra un’attività e l’altra.

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo dedicato al lavoro dal tempo di attesa nel processo.

Si trova nei log degli eventi o nei dati delle transazioni, talvolta in un campo separato denominato 'End Time' o 'Completion Date'. Se non è disponibile, è possibile assegnargli lo stesso valore di Event Time.

Il richiedente è la persona all’interno dell’organizzazione che ha segnalato la necessità di un acquisto, spesso creando la relativa richiesta. È una figura diversa dall’utente che può aver creato l’ordine di acquisto nel sistema, solitamente appartenente all’ufficio acquisti.

L’analisi per richiedente aiuta a individuare le tendenze nei comportamenti di acquisto. Per esempio, alcuni richiedenti potrebbero effettuare regolarmente ordini urgenti o ordini che richiedono frequenti modifiche. Queste informazioni possono essere utilizzate per offrire formazione mirata sulle procedure di approvvigionamento o per migliorare la definizione dei requisiti all’origine.

Identifica la persona dell’azienda che ha avviato l’acquisto e aiuta ad analizzare le modalità di acquisto e a migliorare la definizione dei requisiti.

Queste informazioni provengono solitamente dalla richiesta di acquisto associata oppure sono memorizzate in un campo 'Requester' dell’ordine stesso.

L’attributo Currency specifica l’unità monetaria utilizzata per l’importo dell’ordine di acquisto e per gli altri campi finanziari. È indispensabile per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali che operano con più valute.

Nell’analisi, questo attributo permette di confrontare le metriche finanziarie su basi omogenee. È necessario per qualsiasi Dashboard o KPI che includa valori monetari, poiché consente di convertire correttamente le valute e produrre report che rappresentino con precisione la situazione finanziaria del processo di approvvigionamento.

Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari e garantisce report e confronti finanziari accurati, soprattutto nelle attività internazionali.

Il codice è in genere memorizzato nell’intestazione dell’ordine di acquisto, insieme all’importo totale.