> Folyamatos folyamatfejlesztés > Szállítói számlák kifizetési folyamata > Microsoft Dynamics 365

Fejlessze a szállítói számlák kifizetési folyamatát

Útmutató a Microsoft Dynamics 365 optimalizálásához 6 lépésben
Fejlessze a szállítói számlák kifizetési folyamatát
Szállítói számlák kifizetési folyamata
Microsoft Dynamics 365

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(12)Célok(12)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(4)

Fejlessze a szállítói számlák kifizetését a Dynamics 365-ben

A kifizetések feldolgozását gyakran jóváhagyási késedelmek és manuális hibák lassítják, ami növeli a költségeket. Megoldásunk láthatóvá teszi ezeket az akadályokat, így pontosan megállapíthatja, hol akadnak el a munkafolyamatok. A rejtett szűk keresztmetszetek megszüntetésével gyorsíthatja a feldolgozást, és jobban kézben tarthatja pénzügyi kötelezettségeit.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a szállítói számlák kezelését?

A szállítói számlák feldolgozását gyakran pusztán adminisztratív feladatnak tekintik, pedig közvetlenül befolyásolja a szervezet likviditását és a beszállítók bizalmát. Ha a folyamat lassú vagy átláthatatlan, annak hatása messze túlmutat a pénzügyi részlegen. A késedelmes kifizetések ronthatják a fontos beszállítókkal ápolt kapcsolatot, kedvezőtlenebb fizetési feltételekhez, sőt az ellátási lánc fennakadásaihoz vezethetnek. A nem hatékony feldolgozás növeli az egy számlára jutó költséget, és csökkenti a vállalat nyereségét. A Microsoft Dynamics 365-ben végzett folyamatfejlesztéssel a szállítói számlák kezelése költséghelyből a pénzforgalmat védő, stratégiai funkcióvá válhat, amely a korai fizetési kedvezmények kihasználását is segíti.

A tényleges működés feltárása process mininggel

A Microsoft Dynamics 365 stabil keretet ad a pénzügyi folyamatok kezeléséhez, de a felhasználók napi gyakorlata gyakran eltér az előírt eljárástól. A process mining digitális röntgenként tárja fel a szállítói számlák feldolgozását: a GeneralJournal és LedgerEntry típusú entitások eseménynaplóiból kirajzolja minden számla tényleges útját. Ahelyett, hogy feltételezésekre hagyatkozna a késedelmek okairól, pontosan láthatja, hol alakul ki szűk keresztmetszet. Az adatokból kiderülhet például, ha egy számla ismételten körbejár a jóváhagyók között, vagy ha adatbeviteli hiba miatt kézi beavatkozásra van szükség. A folyamatútvonalak megjelenítése segít, hogy az utólagos hibakeresés helyett megelőzően irányítsa a működést, és ellenőrizze, hogy a tényleges folyamat megfelel-e az üzleti szabályoknak.

A főbb hatékonysági problémák kezelése a Microsoft Dynamics 365-ben

A szállítói számlák munkafolyamatának fejlesztéséhez érdemes megvizsgálni, mely tevékenységek veszik igénybe a legtöbb időt. Ilyen terület a számlák egyeztetése. A számla, a megrendelés és az áruátvételi bizonylat közötti eltérések gyakran kézi vizsgálatot igényelnek, ami napokra megakaszthatja a kifizetést. A process mining megmutatja, mely beszállítóknál vagy termékkategóriáknál fordulnak elő gyakran ilyen eltérések. Így kezelheti a kiváltó okokat, például a pontatlan törzsadatokat vagy az áruátvétel következetlen gyakorlatát. A jóváhagyási munkafolyamat szintén gyakori fennakadásforrás. A különböző jóváhagyási szintek átfutási idejének elemzésével kiderülhet, hogy egyes értékhatárok túl alacsonyak-e, és emiatt a nagy számban érkező, alacsony kockázatú számlák is feleslegesen várnak vezetői jóváhagyásra. A folyamatba épült késedelmek megszüntetésével kiszámíthatóbbá teheti a kifizetéseket, és összehangolhatja őket a pénzforgalom kezelésével.

A siker mérése a megfelelés és a gyorsaság javításával

A folyamatfejlesztés célja, hogy a kifizetési ciklus egyszerű, átlátható és a szabályoknak megfelelő legyen. A teljes átfutási idő csökkenése az egyik legközvetlenebb eredménymutató. Ha rövidebb idő telik el a számla beérkezése és a kifizetés között, szabadabban dönthet arról, mikor utalja át az összeget. Így a pénzügyi csapat hatékonyabban kezelheti a forgótőkét: mérlegelheti, hogy érdemes-e korábban fizetni a kedvezményért, vagy jobb a határidőig megtartani a pénzt. A process mining a megfelelés javításában is segít. Könnyen észreveheti az előírásoktól való eltéréseket, például a megrendelés nélküli kifizetéseket vagy azokat az eseteket, amikor megfelelő dokumentáció nélkül oldottak fel egy fizetési zárolást. Ezek az információk hasznosak a belső ellenőrzésekhez, és segítenek biztosítani, hogy a pénzügyi kontrollok minden vállalatkódnál és üzleti egységnél következetesen érvényesüljenek.

A működés tartós fejlesztése

A szállítói számlák feldolgozásának fejlesztése nem egyszeri projekt, hanem folyamatos munka. A vállalat növekedésével és a beszállítói kapcsolatok változásával a folyamatoknak is alkalmazkodniuk kell a nagyobb forgalomhoz és összetettebb igényekhez. A Microsoft Dynamics 365 adataiból nyert információk segítségével kiindulási teljesítményszintet határozhat meg, és reális fejlesztési célokat tűzhet ki. Akár a kézi beavatkozás nélkül feldolgozott számlák arányát szeretné növelni, akár a duplikált kifizetések kockázatát csökkentené, a process mining megmutatja, mire érdemes összpontosítani. Kezdje a jelenlegi folyamat áttekintésével, azonosítsa a legnagyobb akadályokat, majd használja az adatokat a szervezet pénzügyi stabilitását támogató változtatásokhoz.

Szállítói számlák kifizetési folyamata Számlafeldolgozási munkafolyamat Beszállítói kifizetések Számlajóváhagyás Pénzforgalom optimalizálása Kifizetések megfelelése Szállítói számlákat kezelő részleg Számlakezelés Szállítói számlák automatizálása Kifizetési ciklus Beszerzéstől a kifizetésig

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A számlák hosszadalmas jóváhagyása gyakran késedelmes kifizetésekhez és feszült beszállítói kapcsolatokhoz vezet. Ha a számlák elfoglalt vezetők jóváhagyására várnak, a részleg nehezebben tudja kiszámíthatóan kezelni a pénzforgalmat, és késedelmi díjakat kockáztat. Ilyenkor a munkatársak gyakran a sürgős kéréseket helyezik előtérbe a szokásos munkafolyamatok helyett.

A ProcessMind elemzi a szállítói számlák teljes feldolgozási munkafolyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben, és pontosan megmutatja, hol keletkeznek a késedelmek. A jóváhagyási szinteken eltöltött idő megjelenítésével azonosíthatja azokat a részlegeket vagy szerepköröket, amelyek szűk keresztmetszetet okoznak. Az adatok alapján módosíthatja a jóváhagyási értékhatárokat, vagy automatizálhatja a szokásos jóváhagyásokat, így felgyorsíthatja a teljes kifizetési ciklust.

A számlák egyeztetésekor szükséges kézi beavatkozás arra utal, hogy a beszerzés és a pénzügy nincs megfelelően összehangolva. Ha az árkülönbségek vagy mennyiségi eltérések miatt a rendszer automatikus egyeztetése sikertelen, a munkatársaknak kézzel kell rendezniük a problémát. Ez sok időt vesz igénybe, és növeli az emberi hiba kockázatát. A kézi beavatkozások mögött gyakran a beszállítói adatokkal vagy a beszerzési gyakorlattal kapcsolatos mélyebb problémák húzódnak meg.

A Microsoft Dynamics 365 adatain végzett process mining megmutatja, milyen gyakran és miért írják felül kézzel az egyeztetés eredményét. A ProcessMind azonosítja azokat a beszállítókat és termékkategóriákat, amelyeknél rendszeresen kézi egyeztetésre van szükség. A mintázatok ismeretében kezelheti az eltérések forrását, és hatékonyabb, kézi beavatkozás nélküli számlafeldolgozásra térhet át.

A korai fizetési kedvezmények kihasználása jelentős költségmegtakarítást eredményezhet. A nem hatékony feldolgozás miatt azonban mire a számlát ellenőrzik és jóváhagyják, gyakran lejár a kedvezmény igénybevételének határideje. Ezzel pénzt hagy az asztalon, és nő a beszerzett áruk és szolgáltatások teljes költsége.

A ProcessMind összeveti a szállítói számlák feldolgozásának sebességét a Microsoft Dynamics 365-ben rögzített fizetési feltételekkel. Megmutatja, mely folyamatlépéseknél vész el idő, és emiatt miért nem jutnak el időben a számlák a kifizetésig. Az információk alapján előre sorolhatja a nagy értékű, kedvezményre jogosító számlákat, és lerövidítheti a beérkezéstől a kifizetés indításáig tartó utat.

Ha a számla nem egyezik a megrendeléssel vagy az áruátvételi bizonylattal, a probléma rendezése könnyen elhúzódhat. A számlák gyakran egyértelmű felelős nélkül kerülnek egyik részlegtől a másikhoz, és hosszú ideig nem történik velük semmi. Ez késlelteti a kifizetéseket, és olyan hátralékot okoz, amelyet a hónap végi záráskor nehéz kezelni.

A vitatott számlák útvonalának feltérképezésével a ProcessMind átláthatóvá teszi az eltérések rendezését a Microsoft Dynamics 365-ben. Láthatja, mennyi ideig maradnak a számlák eltérés miatt függőben, és mely tevékenységek okozzák a legtöbb késedelmet. Ennek alapján egyértelműbb eszkalációs útvonalakat alakíthat ki, és gyorsabban rendezheti az ár- vagy mennyiségi eltéréseket.

A fizetési zárolás biztonsági intézkedésként szolgálhat, de ha a probléma megoldása után nem oldják fel időben, felesleges késedelmet okoz. A zárolások felhalmozódhatnak a rendszerben, és a kifizetési folyamat széttöredezéséhez vezethetnek: sok rendezett számla marad visszatartva egyértelmű ok nélkül. Az átláthatóság hiánya miatt a szállítói számlákat kezelő csapatok nehezen tudnak pontos tájékoztatást adni a beszállítóknak.

A ProcessMind elemzi a fizetési zárolások beállítását és feloldását a Microsoft Dynamics 365-ben. Megmutatja azokat az eseteket, amikor a zárolás a kiváltó probléma rendezése után is aktív marad. A szállítói számlák feldolgozási munkafolyamatának fejlesztésével biztosíthatja, hogy a kifizetések minden megfelelési feltétel teljesülése után akadálytalanul eljussanak a végrehajtásig.

A duplikált számlabejegyzések komoly pénzügyi kockázatot jelentenek, és a téves kifizetések visszaszerzése sok időt vesz igénybe. A duplikátumok gyakran különböző csatornákon érkeznek, vagy kisebb eltérésekkel kerülnek rögzítésre, ezért a szokásos rendszerellenőrzések nem mindig szűrik ki őket. Ugyanannak a számlának a kétszeri feldolgozása és kifizetése közvetlenül csökkenti a rendelkezésre álló pénzt, a hiba rendezése pedig jelentős kézi munkát igényel.

A ProcessMind átvizsgálja a Microsoft Dynamics 365 eseménynaplóit, és megkeresi a duplikált feldolgozásra utaló mintázatokat a szállítói számlák kifizetési ciklusában. Az azonos folyamatútvonalon végighaladó, hasonló attribútumú számlákat még a végső kifizetés előtt megjelöli lehetséges duplikátumként. Ez az előzetes elemzés védi a forgótőkét, és csökkenti az utólagos ellenőrzések szükségességét.

A folyamat elején hibásan megadott pénzügyi kódok később jelentős újramunkát okoznak. Ha a számlát rossz főkönyvi számlára vagy pénzügyi dimenzióra könyvelik, a tételt vissza kell fordítani, majd újra rögzíteni. Ez megduplázza a szállítói számlákat kezelő csapat munkáját, késlelteti a végleges könyvelést, és pontatlanságokat okozhat a részlegek pénzügyi kimutatásaiban.

A ProcessMind azonosítja a kódmódosítások és az újrakönyvelések gyakoriságát a Microsoft Dynamics 365-ben. A legtöbb javítást igénylő beszállítók és számlatípusok elemzésével feltárhatja a kódolási hibák kiváltó okait. A kezdeti adatbevitel pontosságának javítása gördülékenyebbé teszi a szállítói számlák feldolgozását, és megbízhatóbb pénzügyi adatokat biztosít a szervezet számára.

A kifizetési futások időzítése és gyakorisága gyakran nem optimális, ami ingadozó pénzforgalomhoz vagy elmulasztott határidőkhöz vezethet. Ha csak hetente indítanak kifizetést, a futás után jóváhagyott számlák napokig várakozhatnak. A merev ütemezés miatt akkor is késhet a fizetés, ha a számlát jóval az esedékesség előtt jóváhagyták.

A ProcessMind megvizsgálja a jóváhagyás és a tényleges kifizetés közötti időt a Microsoft Dynamics 365-ben. Segít felmérni, hogy a kifizetési futások jelenlegi gyakorisága megfelel-e az átlagos feldolgozási sebességnek. Az ütemezés fejlesztésével kiszámíthatóbban használhatja fel a pénzeszközöket, és jobban betarthatja a beszállítói fizetési feltételeket.

A kifizetések felgyorsítása érdekében a munkatársak néha megkerülhetik a szokásos jóváhagyási munkafolyamatokat, ami komoly megfelelési és ellenőrzési kockázatot jelent. Az ilyen, előírásoktól eltérő folyamatokból hiányozhat a szükséges felügyelet, és jogosulatlan kiadásokhoz vezethetnek. Ha nem látja, hogyan történnek ténylegesen a jóváhagyások, a vezetés nem tudja garantálni a belső kontrollok betartását.

A ProcessMind megjeleníti a számlák tényleges útját a Microsoft Dynamics 365-ben, és összeveti azt a belső szabályzatokkal. Kiemeli a szokásos feldolgozási útvonaltól való eltéréseket, például a kihagyott jóváhagyási lépéseket vagy a jogosulatlan jóváhagyásokat. Ez az átláthatóság segít érvényesíteni a megfelelési előírásokat és felkészülni az ellenőrzésekre.

A számla beérkezése és az adatok rögzítése közötti idő gyakran a folyamat leginkább elhanyagolt része. Ha a számlák napokig egy postaládában vagy az íróasztalon várnak, mielőtt bekerülnének a rendszerbe, a teljes kifizetési ciklus késéssel indul. A korai rálátás hiányában a pénzügyi vezetés nem tudja pontosan előre jelezni a várható pénzigényt.

A ProcessMind a számla beérkezésének rögzítése és az adatok Microsoft Dynamics 365-be történő betöltése közötti időt követi nyomon, így láthatóvá teszi ezeket a rejtett késedelmeket. Ha lerövidíti a szállítói számlák feldolgozási munkafolyamatának kezdeti szakaszát, több idő marad a jóváhagyásra és az egyeztetésre, így csökken a csapat többi tagjára nehezedő nyomás.

A számla végleges jóváhagyása és kifizetésre bocsátása után is gyakran meglepően sok idő telik el az összeg tényleges átutalásáig. Ennek oka lehet a kifizetés kézi indítása, a banki kapcsolatok technikai hibája vagy az adminisztrációs folyamatok szűk keresztmetszete. A beszállító számára csak akkor számít határidőben teljesítettnek a fizetés, ha megérkezett az összeg, nem akkor, amikor a belső jóváhagyás megtörtént.

A ProcessMind figyeli a szállítói számlák kifizetési ciklusának utolsó lépéseit a Microsoft Dynamics 365-ben, és méri a végső jóváhagyás és a kifizetés közötti időt. A késedelem pontos helyének feltárásával gördülékenyebbé teheti a pénzügyi rendszer és a banki partnerek közötti kommunikációt. A késés csökkentésével teljesítheti szerződéses kötelezettségeit, és megőrizheti beszállítói hitelképességét.

A több pénznemben történő kifizetés összetettebbé teszi a folyamatot, ami hibákhoz és késedelmekhez vezethet. Az árfolyam-eltérések vagy a devizás számlákhoz szükséges kézi korrekciók jelentősen lelassíthatják a kifizetéseket. Ezek kezelése speciális tudást igényelhet, és ha ez a tudás csak néhány embernél áll rendelkezésre, a nemzetközi kifizetések napokra elakadhatnak.

A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben pénznem és beszállítói helyszín szerint elemzi a szállítói számlák feldolgozását. Így láthatja, hogy a devizás számlák feldolgozása lényegesen lassabb vagy hibalehetőségekkel terheltebb-e, mint a belföldi számláké. Az információk alapján egységesítheti az árfolyam-eltérések kezelését, és megelőzheti, hogy a folyamat hiányosságai veszélyeztessék a nemzetközi beszállítói kapcsolatokat.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A gyorsabb jóváhagyás segít megőrizni a beszállítók bizalmát és elkerülni a késedelmi díjakat. A késedelmeket gyakran a felelősségi körök tisztázatlansága vagy a többszintű hierarchia okozza. A jóváhagyási ciklusok rövidítésével időben rendezheti a kötelezettségeket, javíthatja a szervezet hitelképességét, és hatékonyabban kezelheti a pénzforgalmat.

A ProcessMind megmutatja, mely szakaszokban várakoznak a számlák a Microsoft Dynamics 365-ben, és azonosítja a késedelmet okozó felhasználókat vagy részlegeket. A Számla beérkezett és a Számla kifizetésre jóváhagyva közötti út megjelenítésével célzott képzést vagy munkafolyamat-módosításokat vezethet be, és akár 40 százalékkal csökkentheti a jóváhagyási időt. Az eredményeket könnyen összevetheti a belső szolgáltatási szintű megállapodásokkal.

A magas automatikus egyeztetési arány azt jelenti, hogy a számlák kézi beavatkozás nélkül jutnak el a beérkezéstől a kifizetésig. Ez csökkenti a pénzügyi csapat adminisztratív terheit és az egy számlára jutó feldolgozási költséget. Az automatizálás révén a szállítói számlák feldolgozása a tranzakciók számának növekedése mellett is kezelhető marad, a munkatársak pedig összetettebb feladatokra összpontosíthatnak.

A process mining segítségével feltárhatja, miért nem sikerül egyes számlák automatikus egyeztetése a Microsoft Dynamics 365-ben. Legyen szó eltérő egységárakról vagy hiányzó áruátvételi bizonylatokról, a ProcessMind megmutatja a kiváltó okokat. Ezek alapján pontosíthatja az egyeztetési szabályokat, és jelentősen növelheti az automatikusan feldolgozott számlák arányát, amely gyakran a teljes mennyiség 85 százalékát is meghaladja.

Minden elérhető kedvezmény kihasználása közvetlenül javítja az eredményt és a beszállítói kapcsolatokat. Sok szervezet havonta több ezer dollárnyi kedvezménytől esik el, mert a belső folyamatok nem tartják a beszállítók határidejét. A feldolgozás felgyorsításával a szállítói számlákat kezelő részleg nemcsak költséget jelent, hanem a megtakarításokhoz is hozzájárul.

A ProcessMind minden feldolgozott számlánál nyomon követi, mennyi idő van hátra a kedvezmény lejártáig. A Microsoft Dynamics 365 korábbi adatait elemezve megmutatja, mely beszállítók kínálják a legkedvezőbb feltételeket, és hol nem sikerül rendszeresen tartani a határidőket. Így előre sorolhatja a nagy értékű számlákat, egyetlen kedvezményről sem marad le, és hatékonyabban használhatja fel a forgótőkét.

A számlák és a megrendelések közötti eltérések megakaszthatják a teljes kifizetési folyamatot, és hátralékot okozhatnak. A problémák gyors rendezése csökkenti az adminisztratív fennakadásokat, és megelőzi, hogy a hosszan húzódó viták megterheljék a beszállítói kapcsolatokat. A rövidebb rendezési idő kiszámíthatóbb pénzkiáramlást és megbízhatóbb adatokat eredményez a szervezet egészében.

A ProcessMind részletes útvonalelemzéssel feltárja, hol kerülnek a számlák újra és újra a beszerzés és a szállítói számlákat kezelő részleg között. A Microsoft Dynamics 365-ben azonosíthatja az eltérések leggyakoribb okait, például az ár- vagy mennyiségi különbségeket, majd egyértelműbb eljárásokat alakíthat ki. Így akár felére csökkentheti a rendezési időt, és ritkábban lesz szükség kézi felülbírálásra.

A fizetési zárolás biztonsági intézkedésként szolgálhat, de ha rutinszerűvé válik vagy tévesen alkalmazzák, komoly szűk keresztmetszetet okoz. Az indokolatlan zárolások feloldásával gördülékenyebbé teheti a kifizetéseket, és elkerülheti, hogy érvényes számlák adminisztratív akadályok miatt késlekedjenek. Ez csökkenti a kézi beavatkozást és a beszállítók elégedetlenségét.

A ProcessMind átláthatóan megjeleníti a Microsoft Dynamics 365-ben rögzített összes Fizetési zárolás beállítva tevékenységet. A zárolásokhoz kapcsolódó attribútumok elemzésével megkülönböztetheti a szükséges kockázatcsökkentést a nem hatékony kézi felülbírálástól. Meghatározott feltételek teljesülésekor automatizálhatja a zárolások feloldását, és felgyorsíthatja a végső kifizetést.

Ugyanannak a számlának a kétszeri kifizetése komoly pénzügyi kockázat, a téves utalás visszaszerzése pedig nehézkes és időigényes. A pénzügyi kontroll és a megfelelés érdekében minden számlaszámnak egyetlen, jól követhető feldolgozási útvonalon kell végighaladnia. A duplikátumok kiszűrése védi a forgótőkét, csökkenti a felesleges egyeztetéseket a beszállítókkal, és javítja az ellenőrzési nyomvonalat.

A ProcessMind észleli, ha a Microsoft Dynamics 365-ben ugyanahhoz a beszállítóhoz több ügyazonosító vagy hasonló összegű számla kapcsolódik. A korábbi ellenőrzések alapján kiemeli ezeket a rendellenességeket, így feltárhatja azokat a folyamatbeli hiányosságokat, például a több adatbeviteli pontot, amelyek miatt a duplikátumok átcsúsznak az ellenőrzésen. Ezzel csökkentheti a pénzügyi kockázatot, és erősítheti a részlegek elszámoltathatóságát.

A pontos pénzügyi kódolás biztosítja, hogy a költségek a megfelelő részlegekhez és projektekhez kerüljenek, így a kimutatások is megbízhatóak lesznek. Ha gyakran kell javítani a kódolást, az időveszteséget okoz, és a hónap végén módosításra szoruló pénzügyi kimutatásokhoz vezethet. Ha már a folyamat elején pontosan rögzítik az adatokat, kevesebb utólagos javításra lesz szükség, és egyszerűbbé válik a teljes könyvelési munkafolyamat.

A ProcessMind az Invoice Coded tevékenység elemzésével megmutatja, hogy a Microsoft Dynamics 365 rendszerben mely beszállítók vagy számlatípusok esetében van gyakran szükség kézi javításra. Az eredmények alapján pontosíthatja az alapértelmezett kódolási szabályokat, vagy célzott képzést tarthat a munkatársaknak. Ezzel jelentősen csökkentheti az újramunkálás arányát, és megbízhatóbbá teheti a GeneralJournal és LedgerEntry rekordok adatait.

A fizetési futtatások időzítése és gyakorisága meghatározza, mennyire tudja összehangolni a pénzforgalmat és a hatékony működést. A rendszertelen vagy túl gyakori futtatások növelhetik a tranzakciós költségeket, és megnehezíthetik a likviditás kezelését. Az egységes ütemezés megkönnyíti a likviditás tervezését, és segít a pénzügyi csapatnak hatékonyabban beosztani a munkát.

A ProcessMind elemzi a Payment Processed tevékenységek csoportosítását a Microsoft Dynamics 365 rendszerben. Megmutatja, hogy a jelenlegi fizetési futtatások igazodnak-e a beszállítói fizetési határidőkhöz és a belső erőforrások rendelkezésre állásához. Az eredmények alapján összevonhatja a kifizetéseket hatékonyabb ciklusokba, csökkentheti a fizetések végrehajtásához szükséges kézi munkát és mérsékelheti a banki díjakat.

Ha a jóváhagyási útvonalak régiónként vagy részlegenként eltérnek, az megfelelési kockázatot és kiszámíthatatlan átfutási időt okozhat. Az egységes munkafolyamat biztosítja, hogy minden számla előre meghatározott, szabályoknak megfelelő útvonalon haladjon végig. Ez megkönnyíti az ellenőrzést és javítja a folyamat irányítását. Az egységes működés révén az Accounts Payable Payment Processing nagyobb léptékben is könnyebben kezelhető.

A ProcessMind megfelelőség-ellenőrzéssel veti össze a Microsoft Dynamics 365 rendszerben a számlák által ténylegesen bejárt útvonalakat az Ön által meghatározott folyamatmodellel. Jelzi azokat a nem szabványos jóváhagyási útvonalakat, amelyek megkerülik az ellenőrzéseket. Így egységes folyamatot alakíthat ki, amely megfelel a szabályozási követelményeknek, és közben a mai üzleti működéshez szükséges gyorsaságot is biztosítja.

Amíg egy számla a rendszerbe rögzítésre vár, a szervezet nem látja pontosan a fennálló kötelezettségeit. Ennek az időszaknak a rövidítése fontos a pontos pénzügyi előrejelzéshez, és ahhoz, hogy a jóváhagyás minél hamarabb megkezdődjön. A jobb átláthatóság segít a vezetőknek valós időben felmérni a tényleges pénzügyi kötelezettségeket.

A ProcessMind a számlaszám azonosító idővonalát követve méri az Invoice Received és az Invoice Data Extracted közötti késést. A Microsoft Dynamics 365 rendszerben futó Accounts Payable Payment Processing korai szakaszainak elemzésével megállapíthatja, hogy a késedelmet a postázási hátralék vagy a kézi adatrögzítésre váró feladatok okozzák-e, és megteheti a szükséges lépéseket a várakozás csökkentésére.

A számla teljes jóváhagyása után minden további késedelem felesleges adminisztrációt jelent, és késedelmes fizetéshez vezethet. Fontos, hogy a jóváhagyástól a kifizetés teljesítéséig tartó átmenet zökkenőmentes legyen. Ez a folyamat utolsó szakasza, amelyet a lehető leggyorsabban érdemes lezárni, hogy a beszállítók is elégedettek legyenek.

A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365 rendszerben méri az Invoice Approved for Payment és a Payment Executed közötti időt. Megmutatja, ha a számlák a végső feldolgozási sorban akadnak el, vagy ha az átutalás folyamata túl sok kézi munkát igényel. Az utolsó lépés egyszerűsítésével akár több nappal is csökkentheti a teljes átfutási időt, így a pénzügyi kötelezettségeket az ütemezésnek megfelelően teljesítheti.

A devizaárfolyam-változások következetlen kezelése a nemzetközi szervezeteknél eltéréseket okozhat a főkönyvben, és késleltetheti a kifizetéseket. Az árfolyam-eltérések egységes számítása és jóváhagyása pontosabb pénzügyi adatokat és kevesebb kézi egyeztetést eredményez. Ez az egységesítés több jogi személy pénzügyi nyilvántartásainak rendezettségéhez is hozzájárul.

A ProcessMind a devizás számlákhoz tartozó FinancialDimension és LedgerEntry adatok elemzésével megmutatja, hol okoznak az eltérések folyamatbeli változásokat. Az eredmények alapján automatizálhatja a kisebb eltérések kezelését a Microsoft Dynamics 365 rendszerben. Így csak a jelentősebb eltéréseket kell kézzel ellenőrizni, a nemzetközi kifizetések folyamata pedig gyorsabbá válhat.

A szállítói számlák kezelésének fejlesztése 6 lépésben

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja az adatokat
3
Töltse fel az adatkészletet
4
Elemezze a folyamatot
5
Vezesse be a fejlesztéseket
6
Kövesse nyomon a folyamatot
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a Microsoft Dynamics 365 Finance főkönyvi és naplóentitásaihoz készült Excel-sablont.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

Az előre leképezett struktúra biztosítja, hogy a pénzügyi adatok megfelelő formátumban álljanak rendelkezésre a folyamatok azonnali feltárásához.

Várható eredmény

Egységes adatsablon a számlarekordokhoz.

AZ ÖN ELEMZÉSEI

Lássa át teljesen a szállítói kifizetések munkafolyamatait

A ProcessMind megmutatja, hogyan teljesítenek valójában a szállítói számlák kezeléséhez kapcsolódó tevékenységek, a számla rögzítésétől a végső kiegyenlítésig. Feltárhatja a kifizetési késedelmek okait, és konkrét lehetőségeket találhat a pénzforgalom javítására.
  • A kifizetések teljes folyamatának megjelenítése
  • A jóváhagyás konkrét szűk keresztmetszeteinek feltárása
  • A korai fizetési kedvezmények kihasználásának lehetőségei
  • A kifizetések megfelelőségének biztosítása
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

IGAZOLT EREDMÉNYEK

Hatékonyabb szállítói számlafeldolgozás

A Microsoft Dynamics 365 környezetben alkalmazott process mining segítségével a szervezetek azonosíthatják a számlajóváhagyási ciklusok és a kifizetések szűk keresztmetszeteit. Ezek a mutatók azt szemléltetik, hogyan válthatók fel a kézi szállítói számlafeldolgozási munkafolyamatok egyszerűbb, adatokra épülő működéssel.

~ 0 %
Rövidebb átfutási idő

A teljes átfutási idő csökkenése

A jóváhagyási munkafolyamatok optimalizálása és az adatrögzítés automatizálása lerövidíti a számla beérkezésétől a kifizetés teljesítéséig tartó időt.
~ 0 %
Több korai fizetési kedvezmény

A kedvezmények igénybevételi arányának javulása

Ha a jóváhagyási folyamatban feltárja a késedelmeket, a pénzügyi csapat több korai fizetési kedvezményt vehet igénybe, ami közvetlen pénzügyi előnyt jelent.
0 %
A duplikációk kiszűrése

Kevesebb fizetési hiba

A duplikált számlaszámok és beszállítói hivatkozások kifizetés előtti felismerése megelőzi a pénzügyi veszteséget, és védi a szállítói számlák feldolgozását.
0 % increase
Kézi beavatkozás nélküli feldolgozás

Az első egyeztetés sikerességi aránya

A beszerzési rendelések szinkronizálásának fejlesztésével több számla dolgozható fel kézi beavatkozás nélkül.
0 %
Jobb beszállítói kapcsolatok

A határidőre teljesített kifizetések aránya

A fizetési határidők következetes betartásával elkerülhetők a késedelmi díjak és a hitelkeretek felfüggesztése, ami javítja a beszerzési partnerek elégedettségét.

Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően eltérhetnek. Az értékek a számlafeldolgozási folyamatok process mining elemzése során, különböző bevezetésekben tapasztalt jellemző javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje ezekkel az alapvető attribútumokkal, hogy azonnal átlássa a folyamatot.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A beszállítói számlához rendelt egyedi azonosító.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító kapcsolja össze az egymástól elkülönülő szállítói számlafeldolgozási tevékenységeket egyetlen folyamatpéldánnyá.

A folyamatban történt konkrét feladat vagy állapotváltozás.

Miért fontos?

Ez határozza meg a folyamat menetét és az események sorrendjét a folyamattérképen.

Az időbélyeg, amely rögzíti, mikor történt a tevékenység.

Miért fontos?

Elengedhetetlen a ciklusidők és átfutási idők kiszámításához, valamint a szűk keresztmetszetek azonosításához.

A beszállító egyedi számlaszáma.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének beszállítónkénti elemzését.

A jogi személy vagy leányvállalat azonosítója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a különböző üzleti egységek vagy országok összehasonlítását.

A számla teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Elengedhetetlen a kiadások volumenének és a pénzügyi kockázatnak az elemzéséhez.

Az a dátum, ameddig a számlát ki kell fizetni.

Miért fontos?

Az időben teljesített kifizetések mérésének viszonyítási alapja.

A kapcsolódó beszerzési rendelés hivatkozási száma.

Miért fontos?

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat egyeztetési arányának elemzéséhez szükséges.

A tevékenységet végrehajtó felhasználó azonosítója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az erőforrások tevékenységének és a feladatkörök szétválasztásának elemzését.

A szállító szervezet neve.

Miért fontos?

Kiegészíti a szállítói számla számát.

A számlán feltüntetett kiállítási dátum.

Miért fontos?

Meghatározza a számla korának számításához használt időszak kezdetét.

A költségért felelős részleg.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az adatok szervezeti egység szerinti részletes elemzését és a felelősségi körök vizsgálatát.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A függőben lévő beszállítói számlarekord első létrehozása a rendszerben. Ez jelzi a számla bekerülését a Dynamics 365 munkafolyamatába, akár kézi rögzítéssel, akár adatentitás importálásával.

Miért fontos?

Ez adja meg a folyamat átfutási idejének számításához szükséges kezdő időpontot. Segítségével mérhető, mennyi ideig maradnak a számlák a rendszerben feldolgozás vagy könyvelés előtt.

A rendszer sikeresen összekapcsolja a számlasort egy beszerzési rendeléssel vagy termékátvétellel. Ez a tevékenység azt jelzi, hogy a számlát ellenőrizték a beszerzési rendeléshez képest.

Miért fontos?

Alapvető mutató az elsőre sikeres beszerzésirendelés-egyeztetés KPI-hoz. Segít megkülönböztetni a kézi beavatkozás nélkül feldolgozott számlákat azoktól, amelyekhez beavatkozás szükséges.

A függőben lévő számlához tartozó munkafolyamat-példány befejezett vagy jóváhagyott állapotba kerül. A számla készen áll a főkönyvi könyvelésre.

Miért fontos?

Kiszámítja az átlagos jóváhagyási átfutási időt. Az itt jelentkező késedelmek közvetlenül csökkentik a korai fizetési kedvezmények igénybevételének esélyét.

A számlát a főkönyvbe könyvelik, így a rendszerben kötelezettség keletkezik. A rekord a függőben lévő táblákból a könyvelt tranzakciókat tartalmazó táblákba kerül.

Miért fontos?

Fontos mérföldkő, amely jelzi a tartozás pénzügyi elszámolását. Ettől kezdve a számla kiválasztható kifizetésre.

A számlát kiválasztják, majd felveszik a fizetési napló egyik sorába. Ez jelzi a fizetési szándékot, és általában elindítja a fizetés ellenőrzési munkafolyamatát.

Miért fontos?

Ez jelzi az átmenetet a kötelezettség nyilvántartásából a kifizetés feldolgozásába. A kifizetés végrehajtásának átfutási idejét méri.

A rendszer létrehozza a fizetési fájlt (EFT, ISO20022), vagy kinyomtatja a csekkeket. A naplósor fizetési állapota Sent vagy Generated értékre változik.

Miért fontos?

Az Approved-to-Executed Lag Time KPI mérését támogatja. Megerősíti, hogy létrejött a fizetési utasítás.

A fizetési naplót a főkönyvbe könyvelik, ezzel rendezik a számlát és nullázzák a beszállító egyenlegét. Ezzel lezárul a pénzügyi folyamat.

Miért fontos?

Ez az átlagos számlától kifizetésig tartó ciklusidő utolsó tevékenysége. Megerősíti, hogy véglegesítették a pénzeszközök csökkenését rögzítő könyvelési tételeket.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining átlátható képet ad a teljes kifizetési folyamatról, a számla beérkezésétől a végső rendezésig. Azonosítja a szűk keresztmetszeteket, például a jóváhagyási késedelmeket és a gyakori kézi felülbírálásokat, amelyek lassítják a folyamatot. Az ilyen hatékonysági problémák megjelenítésével a csapatok célzott intézkedéseket hozhatnak a termelékenység javítására.

Az adatok kinyeréséhez általában az alapul szolgáló SQL-adatbázishoz kell csatlakozni, vagy OData-szolgáltatásokkal kell lekérni az eseménynaplókat. Exportálja a beszállítói tranzakciókhoz, beszerzési rendelésekhez és főkönyvi naplókhoz kapcsolódó táblákat. Elsődleges esetazonosítóként használja az Invoice Number mezőt. A legtöbb korszerű process mining eszköz előre elkészített Dynamics 365 csatlakozókat kínál, amelyek egyszerűsítik az integrációt.

Igen. A technológia megmutatja, hol akadnak el a számlák a jóváhagyási folyamatban, mielőtt lejárna a kedvezmény igénybevételének határideje. Elemezheti a számla rögzítése és végső jóváhagyása közötti átfutási időt, hogy megfelelően ütemezze a fizetési futtatásokat. Ez alapján a vezetők előnyben részesíthetik azokat a nagy értékű számlákat, amelyek a legnagyobb pénzügyi előnyt kínálják.

A legtöbb szervezet az első folyamattérképeket az adatok kezdeti kinyerését követő két-négy héten belül megkapja. Miután a Dynamics 365 adatait az eseménynapló formátumához igazította, a szoftver automatikusan létrehozza a vizualizációkat. Így a csapatok szinte azonnal elkezdhetik kezelni a szűk keresztmetszeteket és a megfelelési problémákat.

A process mining feltárja azokat az eltérő folyamatokat, amelyekben a jóváhagyások megkerülik a szervezet szokásos ellenőrzéseit. Ha összeveti a tényleges folyamatot a tervezett működéssel, azonosíthat minden olyan esetet, amikor kézi felülbírálás történt. Az ellenőrzésre alkalmas átláthatóság segít biztosítani a szabályozási megfelelést és csökkenteni a csalás kockázatát.

Nem. A process mining diagnosztikai eszköz, amely a meglévő automatizálási és ERP-rendszerek mellett működik. Az automatizálási szoftver végrehajtja a feladatokat, a process mining pedig elemzi, mennyire hatékony ez a végrehajtás. Segít feltárni, hol nem működik megfelelően az automatizálás, és mely területeken lenne érdemes újabb feladatokat automatizálni.

A pontos folyamattérképhez szükség van az Invoice Number mezőre esetazonosítóként, a tevékenységek nevére, például Invoice Received vagy Payment Executed, valamint az egyes események pontos időbélyegére. Kiegészítő adatként a beszállító neve, a számla összege és a részlegkód is megadható. Ezek a részletek pontosabb szűrést és részletesebb okfeltárást tesznek lehetővé.

A process mining segítségével nyomon követheti az egyes számlaszámok előzményeit, és megjelölheti a többször előforduló eseménysorokat. A Dynamics 365 rendszerben elemezheti az adatrögzítési és ellenőrzési lépéseket, így megállapíthatja, hogy a duplikációkat rendszerhiba vagy kézi rögzítési hiba okozza-e. Az eredmények alapján pontosíthatja az ellenőrzési szabályokat, és megelőzheti a jövőbeni pénzügyi veszteségeket.

Optimalizálja most a szállítói számlák kifizetési folyamatát

Rövidítse 30 százalékkal a ciklusidőt, és szüntesse meg a D365 okozta késedelmeket.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Beállítás öt perc alatt.