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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Ottimizzi le registrazioni contabili con la nostra guida in 6 passaggi per Dynamics 365
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Registrazione contabile
Microsoft Dynamics 365

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Ottimizzi le registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365 per accelerare la rendicontazione

I ritardi nella revisione e nell’approvazione incidono spesso sui tempi di chiusura finanziaria. Questa piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia specifici e le lacune di conformità nei processi. Ottenga indicazioni chiare per semplificare le operazioni, migliorare l’accuratezza e accelerare la rendicontazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365

Le registrazioni contabili sono alla base della rendicontazione finanziaria e incidono direttamente sull’accuratezza e sulla tempestività dei rendiconti finanziari. In un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, la gestione del processo di registrazione contabile può comportare numerose difficoltà, dagli errori manuali ai lunghi cicli di approvazione. Le inefficienze in questo processo fondamentale ritardano la chiusura finanziaria, aumentano l’attenzione degli auditor e possono causare problemi di conformità, con costi significativi e una minore fiducia nei dati finanziari. Spesso le organizzazioni non hanno una visione chiara del flusso di lavoro effettivo e faticano a capire dove si verificano i ritardi o perché alcune registrazioni richiedono ripetutamente una rilavorazione. Ottimizzare il processo non significa soltanto accelerarlo: significa garantire la precisione, mantenere la conformità e mettere il team finanziario nelle condizioni di fornire informazioni accurate e tempestive, utili per le decisioni strategiche.

Come il Process Mining aiuta a migliorare i flussi di lavoro delle registrazioni contabili

Il Process Mining offre una prospettiva completa sul processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365. Invece di basarsi su testimonianze o osservazioni manuali, ricostruisce automaticamente i percorsi effettivi seguiti da ogni registrazione, dalla creazione iniziale alla registrazione definitiva e alla riconciliazione. Estraendo i dati degli eventi direttamente dal modulo di contabilità generale, comprese entità come GeneralJournal e LedgerEntry, può comprendere il processo effettivo sulla base dei dati. Questo approccio analitico Le consente di:

  • Individuare il processo effettivo: scoprire tutte le varianti del flusso di lavoro delle registrazioni contabili, comprese le deviazioni nascoste e le scorciatoie non ufficiali che incidono sull’efficienza e sulla conformità.
  • Individuare con precisione i colli di bottiglia: identificare le fasi esatte o gli utenti specifici responsabili dei ritardi, ad esempio quando l’attività "Journal Entry Approved" richiede sistematicamente troppo tempo per determinati tipi di registrazione o reparti.
  • Analizzare le prestazioni: misurare indicatori chiave come il tempo di ciclo, il volume di attività completate e i tassi di rilavorazione per ciascuna attività, ottenendo dati concreti sullo stato del processo.
  • Analizzare le cause profonde: correlare i dati di processo con attributi quali "Journal Entry Type", "Company Code" o "Created By User" per comprendere le ragioni alla base di inefficienze, rifiuti o deviazioni.

Questa visione d’insieme è essenziale per ottimizzare efficacemente il processo: consente di superare le supposizioni e concentrarsi su iniziative di miglioramento basate sui dati.

Principali aree di miglioramento per ottimizzare il processo di registrazione contabile

L’applicazione del Process Mining al processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365 permette di individuare opportunità concrete di miglioramento:

  • Ridurre il tempo di ciclo delle registrazioni contabili: individuare ed eliminare i ritardi non necessari nelle fasi di revisione e approvazione, riducendo il tempo complessivo dalla creazione alla registrazione. In questo modo è possibile ridurre il tempo di ciclo del processo di registrazione contabile.
  • Migliorare la conformità e la preparazione agli audit: verificare che tutte le registrazioni contabili rispettino le politiche interne e i requisiti normativi. Il Process Mining fornisce una traccia di audit trasparente e consente di verificare che i passaggi fondamentali, come le approvazioni multilivello per le registrazioni di importo elevato, vengano seguiti con regolarità, semplificando gli audit esterni.
  • Ridurre rilavorazioni ed errori: analizzare gli schemi ricorrenti nelle registrazioni rifiutate o corrette per comprenderne le cause più comuni. Queste informazioni consentono di introdurre formazione mirata, migliorare i controlli sull’inserimento dei dati o perfezionare i criteri di approvazione in Microsoft Dynamics 365, riducendo gli errori futuri.
  • Ottimizzare l’allocazione delle risorse: capire dove le risorse umane sono sovraccariche o sottoutilizzate. Ciò può favorire una migliore distribuzione del carico di lavoro o l’individuazione di attività adatte all’automazione.
  • Individuare opportunità di automazione: mettere in evidenza i passaggi ripetitivi e basati su regole che potrebbero essere automatizzati, così da lasciare ai professionisti della finanza più tempo per le attività complesse e strategiche.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo di registrazione contabile

Applicando il Process Mining in modo mirato al processo di registrazione contabile, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Chiusura finanziaria più rapida: ridurre sensibilmente i tempi di chiusura e fornire tempestivamente agli stakeholder informazioni finanziarie aggiornate.
  • Maggiore accuratezza dei dati: migliorare l’integrità dei dati finanziari riducendo gli errori e garantendo il rispetto costante dei principi contabili.
  • Maggiore efficienza operativa: semplificare i flussi di lavoro, ridurre il lavoro manuale e ottimizzare l’impiego delle risorse, aumentando la produttività.
  • Migliore conformità e minori rischi: rafforzare il sistema di governance, garantire il rispetto dei requisiti normativi e ridurre i rischi legati alla mancata conformità.
  • Risparmi significativi: ridurre i costi legati alle rilavorazioni manuali, ai rilievi degli audit e ai processi inefficienti.

Questi risultati contribuiscono concretamente a migliorare il processo di registrazione contabile e offrono un valore tangibile alla Sua organizzazione.

Come iniziare con il Process Mining per le registrazioni contabili

Per iniziare a trasformare il processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, il primo passo consiste nell’utilizzare i dati già disponibili. Estraendo gli Event Log dal modulo di contabilità generale e concentrandosi sulle principali entità transazionali, può ottenere rapidamente un quadro completo delle operazioni attuali. Questo approccio basato sui dati consente di visualizzare i processi effettivi, individuare le aree prioritarie di miglioramento e introdurre interventi mirati con benefici concreti. Con il Process Mining, le operazioni finanziarie possono passare dalla risoluzione reattiva dei problemi a un miglioramento continuo e proattivo, mantenendo efficienza e accuratezza.

Registrazione contabile Processo di registrazione contabile Rendicontazione finanziaria Modulo di contabilità generale Team finanziario Operazioni contabili Gestione della conformità Efficienza del processo R2R Contabilità generale Chiusura finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte registrazioni contabili restano in attesa a lungo durante le fasi di revisione e approvazione, causando ritardi significativi nell’intero processo di registrazione contabile. Questi colli di bottiglia incidono direttamente sui tempi di chiusura finanziaria e ostacolano una rendicontazione tempestiva, con ripercussioni su tutte le operazioni finanziarie. ProcessMind individua con precisione dove si verificano i ritardi nel processo di registrazione contabile di Microsoft Dynamics 365 e identifica gli utenti, i team o i tipi di registrazione coinvolti. Fornisce informazioni utili per riallocare le risorse o semplificare i flussi di lavoro di approvazione, riducendo i tempi di completamento.

Molte registrazioni contabili vengono rifiutate durante la revisione o l’approvazione e devono quindi essere corrette e inviate di nuovo. Questo continuo passaggio da una fase all’altra assorbe risorse, introduce errori e allunga i tempi necessari per registrare dati finanziari importanti, con effetti negativi su accuratezza ed efficienza. ProcessMind analizza gli schemi dei rifiuti nel flusso di lavoro delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365, individuando le cause più comuni, le fasi in cui si verificano e gli utenti coinvolti. L’analisi aiuta a perfezionare le linee guida, migliorare la formazione o ottimizzare la creazione iniziale delle registrazioni, riducendo sensibilmente le rilavorazioni.

Dopo l’invio iniziale, le registrazioni contabili richiedono spesso più cicli di correzioni manuali e rilavorazione, segno di problemi nell’inserimento dei dati o nella revisione iniziale. Questo processo iterativo richiede tempo, è soggetto a errori umani e aumenta i costi operativi, ritardando la registrazione definitiva delle transazioni finanziarie. ProcessMind ricostruisce tutti i cicli di rilavorazione nel processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365 e mostra dove le registrazioni vengono corrette o inviate di nuovo più volte. Visualizzando queste inefficienze, può introdurre miglioramenti mirati nei controlli sulla qualità dei dati e nell’accuratezza dell’inserimento iniziale.

È fondamentale che tutte le registrazioni contabili rispettino le politiche interne e i requisiti normativi, ma le incoerenze nei processi possono rendere difficile garantire tale conformità. Le lacune non individuate possono causare esiti negativi negli audit, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione, soprattutto nelle attività sensibili di registrazione contabile. ProcessMind offre una visione trasparente di ogni flusso del processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, mettendo in evidenza le deviazioni dai percorsi stabiliti e le scorciatoie non autorizzate. Questa visibilità consente di rafforzare i controlli, garantire la separazione dei compiti e affrontare tempestivamente i problemi di non conformità, prima che si aggravino.

Alcune persone o alcuni team possono essere sovraccarichi di revisioni o approvazioni delle registrazioni contabili, creando colli di bottiglia, mentre altri dispongono di capacità inutilizzata. Questo squilibrio comporta carichi di lavoro disomogenei, ritardi nell’elaborazione e un possibile esaurimento delle energie, con ripercussioni sull’efficienza complessiva delle operazioni contabili. ProcessMind analizza l’attività degli utenti e la distribuzione del carico di lavoro nel processo di registrazione contabile di Microsoft Dynamics 365. Individua le risorse sottoutilizzate o sovraccariche, consentendo di riequilibrare i carichi di lavoro e migliorare la produttività del team sulla base dei dati.

Il tempo che intercorre tra la creazione di una registrazione contabile e la sua registrazione definitiva è spesso più lungo del necessario, con ritardi nella chiusura e nella rendicontazione finanziaria. Tempi di attraversamento eccessivi impediscono ai team finanziari di avere una visione aggiornata della situazione finanziaria e di prendere decisioni tempestive. ProcessMind misura la durata dell’intero processo per ogni registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, dalla creazione alla registrazione effettiva. Individua le fasi o le attività che contribuiscono maggiormente ai ritardi, così da intervenire in modo mirato e accelerare l’intero ciclo di registrazione.

Tipi diversi di registrazioni contabili, reparti o utenti possono seguire percorsi molto diversi per completare lo stesso processo, generando inefficienze e confusione. Queste incoerenze rendono difficile standardizzare le operazioni, misurare le prestazioni e garantire qualità e conformità uniformi in tutta l’organizzazione. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del flusso di lavoro delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365, anche quando il processo è complesso. Evidenzia i percorsi più frequenti, più efficienti e più problematici, fornendo una base chiara per standardizzare e ottimizzare il processo.

Spesso i team finanziari non hanno una visione aggiornata dello stato delle singole registrazioni contabili e faticano a seguirne l’avanzamento o a capire dove si sono bloccate. Questa mancanza di trasparenza genera continue richieste di aggiornamento, scadenze mancate e difficoltà nella gestione proattiva del carico di lavoro del processo di registrazione contabile. ProcessMind offre una rappresentazione dinamica e aggiornata dell’intero processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, mostrando lo stato e la posizione esatti di ogni registrazione. In questo modo riduce le supposizioni, migliora la comunicazione e aiuta i team a monitorare e gestire efficacemente le attività di chiusura finanziaria.

Il costo complessivo di elaborazione di ogni registrazione contabile, inclusi il lavoro, le rilavorazioni e i ritardi nelle approvazioni, può essere molto più alto del previsto. Questi costi nascosti si accumulano e incidono negativamente sul budget e sull’efficienza dell’ufficio finanziario, riducendo la redditività. ProcessMind quantifica le attività e il tempo dedicato a ogni fase del processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, consentendo di individuare le aree più costose. Semplificando le fasi inefficienti e riducendo le rilavorazioni, può abbassare sensibilmente il costo di elaborazione per registrazione.

L’effetto cumulativo dei ritardi nell’elaborazione, nell’approvazione e nella riconciliazione delle registrazioni contabili incide direttamente sulla tempestività della rendicontazione finanziaria. Gli stakeholder non ricevono così i rendiconti finanziari nei tempi previsti, con ripercussioni sulle decisioni strategiche e possibili problemi legati alle scadenze normative. ProcessMind offre una visione d’insieme del contributo del processo di registrazione contabile ai tempi complessivi del processo di registrazione contabile. Individuando ed eliminando i colli di bottiglia in ogni fase, aiuta ad accelerare la chiusura e a consegnare i rendiconti finanziari nei tempi previsti.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il tempo necessario perché le registrazioni contabili completino le fasi di revisione e approvazione. Il risultato è un ciclo di chiusura finanziaria più breve, con accesso più rapido a rendiconti finanziari accurati e una maggiore capacità di risposta dell’azienda. Aiuta inoltre a prevenire ritardi nella rendicontazione finanziaria.\nProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel flusso di lavoro di approvazione delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365, mostrando dove si bloccano le registrazioni, chi causa i ritardi e se determinati tipi di registrazione richiedono sistematicamente più tempo per essere approvati. Analizzando i dati storici, suggerisce percorsi di assegnazione ottimali e individua opportunità per automatizzare il flusso di lavoro o svolgere attività in parallelo, accelerando le approvazioni.

Ridurre il numero di registrazioni contabili rifiutate è fondamentale per migliorare efficienza e accuratezza. Ogni rifiuto comporta una rilavorazione, richiede risorse aggiuntive e può ritardare le registrazioni finanziarie. L’obiettivo è migliorare la qualità degli invii iniziali, affinché le registrazioni soddisfino tutti i requisiti prima dell’invio.\nProcessMind individua le cause più comuni dei rifiuti correlando i dati con attributi specifici, come Journal Entry Type, Created By User o la documentazione di supporto mancante. Evidenzia gli errori ricorrenti e le lacune di conformità in Microsoft Dynamics 365, consentendo di introdurre formazione mirata o regole di convalida preliminare per prevenire nuovi rifiuti.

Le correzioni manuali e le rilavorazioni eccessive aumentano i costi operativi, introducono il rischio di nuovi errori e incidono sulla produttività del personale. L’obiettivo è individuare ed eliminare le cause profonde delle rilavorazioni, affinché le registrazioni contabili siano corrette fin dal primo invio.\nProcessMind ricostruisce il flusso effettivo delle registrazioni contabili e mostra chiaramente i casi in cui vengono corrette più volte o rimandate indietro per essere rilavorate in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia dove e perché si verificano le rilavorazioni, ad esempio le correzioni frequenti dopo l’approvazione, offrendo elementi utili per riprogettare il processo o automatizzare gli adeguamenti più comuni.

Il rigoroso rispetto delle politiche interne e delle normative esterne è essenziale per l’integrità finanziaria e per essere sempre pronti per gli audit. L’obiettivo è colmare le lacune nei meccanismi di controllo e verificare che tutte le registrazioni contabili rispettino le regole e le matrici di approvazione stabilite.\nProcessMind rappresenta visivamente il flusso effettivo delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365 e lo confronta con il percorso previsto per garantire la conformità. Segnala automaticamente le deviazioni, i passaggi non autorizzati e le approvazioni saltate, rendendo visibili le attività non conformi e consentendo una gestione proattiva dei rischi.

Un’allocazione inefficiente delle risorse può causare colli di bottiglia, esaurimento delle energie e costi operativi più elevati. L’obiettivo è utilizzare efficacemente le risorse dei team contabili, distribuendo il carico di lavoro in modo equilibrato e migliorando la produttività nel processo di registrazione contabile.\nProcessMind analizza la distribuzione del carico di lavoro tra gli utenti e i reparti coinvolti nel processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365. Individua le risorse sovraccariche o sottoutilizzate e i ritardi causati da fattori umani, fornendo indicazioni basate sui dati per riassegnare le attività o formare il personale su più mansioni e migliorare il volume complessivo di attività completate.

Ridurre il tempo complessivo dalla creazione di una registrazione contabile alla sua registrazione definitiva è fondamentale per una rendicontazione finanziaria tempestiva e decisioni migliori. Tempi di attraversamento più brevi rendono disponibili prima dati finanziari aggiornati e aumentano la capacità di risposta della funzione finanziaria.\nProcessMind segue l’intero ciclo di vita di ogni registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365, dalla creazione iniziale alla registrazione definitiva. Individua le fasi o le attività che contribuiscono maggiormente ai ritardi e mette in evidenza le opportunità per semplificare il processo, ridurre i tempi di attesa o automatizzare alcuni passaggi e accelerare la registrazione.

Le varianti incoerenti del processo causano errori e rischi per la conformità e rendono più difficile formare il nuovo personale. L’obiettivo è definire una procedura operativa standard, ottimizzata e applicata con coerenza a tutti i tipi di registrazione contabile, per favorire efficienza e prevedibilità.\nProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia le deviazioni dal percorso previsto, le attività non standard e le variazioni nella sequenza, consentendo alle organizzazioni di definire e applicare una prassi comune a tutti i team e a tutte le tipologie di entità.

La scarsa visibilità sullo stato delle registrazioni contabili genera incertezza, rende difficile stabilire le priorità e ostacola la risoluzione proattiva dei problemi. L’obiettivo è offrire una visione completa e aggiornata del percorso di ogni registrazione, dall’inizio alla fine.\nProcessMind offre una Dashboard completa e aggiornata di tutte le registrazioni contabili in corso in Microsoft Dynamics 365. Mostra lo stato di ogni registrazione, individua i colli di bottiglia attuali e fornisce informazioni sul volume di attività completate e sui tempi di permanenza, consentendo ai responsabili di monitorare le prestazioni e intervenire rapidamente.

Gli elevati costi operativi di elaborazione delle registrazioni contabili possono incidere sulla redditività complessiva. L’obiettivo è individuare ed eliminare inefficienze, rilavorazioni e attività manuali che generano spese evitabili nel processo di registrazione contabile.\nProcessMind porta alla luce i costi nascosti quantificando l’impatto di ritardi, rifiuti e cicli di rilavorazione sul processo di registrazione contabile in Microsoft Dynamics 365. Fornisce informazioni basate sui dati sulle attività che assorbono troppo tempo e risorse, consentendo interventi mirati per semplificare le operazioni e ridurre sensibilmente il costo per registrazione.

I ritardi nella rendicontazione finanziaria incidono sulle decisioni strategiche e sulla fiducia degli stakeholder. L’obiettivo generale è accelerare l’intero processo di chiusura finanziaria rendendo la registrazione contabile molto più rapida e accurata.
ProcessMind offre una visione completa del processo di registrazione contabile nell’ambito del ciclo Record to Report in Microsoft Dynamics 365. Individuando e risolvendo i colli di bottiglia nella creazione, revisione, approvazione e registrazione delle scritture, contribuisce direttamente a ridurre i tempi complessivi di chiusura finanziaria e a rendere disponibili i report in anticipo.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Record to Report - Registrazione contabile

1

Scaricare il template
2

Esportare i dati
3

Caricare il set di dati
4

Analizzare il processo
5

Attuare i miglioramenti
6

Monitorare il processo
1

Scaricare il template

Cosa fare

Scarichi il template Excel specifico per estrarre i dati delle registrazioni contabili da Microsoft Dynamics 365, così da disporre della struttura corretta per l’analisi del processo.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

In questo modo i dati vengono preparati in modo uniforme, si evitano problemi di mappatura e si accelera la configurazione per un Process Mining accurato.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, con colonne predefinite per i dati delle registrazioni contabili.

LE SUE SCOPERTE

Accelera la rendicontazione grazie alle informazioni sulle scritture contabili

ProcessMind mostra l’intero percorso delle scritture contabili attraverso visualizzazioni intuitive. Individui con precisione i ritardi, i problemi di conformità e le opportunità per accelerare i cicli di chiusura finanziaria.
  • Visualizzi il flusso delle scritture contabili in Dynamics 365
  • Individui i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
  • Rilevi le lacune di conformità e i cicli di rilavorazione
  • Individui le fasi che possono accelerare la rendicontazione
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Ottimizzare il processo di registrazione contabile per una maggiore efficienza

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono in genere applicando il Process Mining al flusso di lavoro delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365. Individuando i colli di bottiglia e le deviazioni, le aziende possono semplificare le attività, ridurre gli errori e accelerare il ciclo Record to Report.

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Approvazioni più rapide delle registrazioni contabili

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplificare il flusso di lavoro di approvazione delle registrazioni contabili, individuando e rimuovendo i colli di bottiglia per accelerare la rendicontazione finanziaria. Le approvazioni vengono così completate con maggiore efficienza.
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Meno rilavorazioni manuali

Riduzione delle correzioni e dei nuovi invii

Individuando le cause profonde di rifiuti e correzioni, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente le rilavorazioni manuali. Ne migliorano la qualità dei dati e l’efficienza del processo.
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Maggiore conformità del processo

Aumento del rispetto del processo standard

Fare in modo che le registrazioni contabili seguano con regolarità i flussi di processo definiti, riducendo al minimo le deviazioni e i rischi di conformità. Questo rafforza le tracce di audit e i controlli interni.
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Registrazioni contabili contabilizzate più rapidamente

Riduzione media del tempo di attraversamento fino alla registrazione

Ridurre il tempo tra l’approvazione della registrazione contabile e la sua effettiva registrazione nel libro mastro, così da accelerare la chiusura finanziaria e la relativa rendicontazione. In questo modo i rendiconti finanziari sono più tempestivi e accurati.
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Riduzione del costo per registrazione contabile

Riduzione complessiva dei costi di elaborazione

Ottimizzare l’impiego delle risorse ed eliminare le inefficienze in tutte le fasi del processo di registrazione contabile, riducendo in modo misurabile il costo operativo di ogni registrazione. Le risorse liberate possono essere destinate a iniziative strategiche.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una registrazione contabile, utilizzato come identificativo principale del caso.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare una registrazione contabile dall’inizio alla fine e analizzare l’intero flusso del processo per ogni caso.

Nome della specifica fase o dell’evento del processo aziendale che si è verificato.

Perché è importante

Questo attributo definisce le fasi del processo, costituisce la struttura portante della mappa e consente di analizzare il flusso e le varianti del processo.

Data e ora precise in cui si è verificata un’attività o un evento.

Perché è importante

Questa data e ora sono essenziali per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sulla durata, come il tempo di ciclo e i ritardi di elaborazione.

Data e ora che indicano il completamento di un’attività o di un evento.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata di ogni attività, un dato essenziale per analizzare le prestazioni degli utenti e individuare le attività che assorbono più risorse.

Nome dell’utente che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Collega le attività del processo a persone specifiche e consente di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e l’assegnazione delle risorse.

Classificazione della registrazione contabile, ad esempio registrazione generale o rateo.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi e confrontare i processi in base alle diverse finalità aziendali, che possono comportare percorsi, tempi di ciclo e requisiti di approvazione distinti.

Stato attuale o finale della registrazione contabile.

Perché è importante

Indica chiaramente l’esito di ogni registrazione contabile e consente di analizzare i tassi di successo e di rifiuto, nonché il volume di lavoro nelle diverse fasi.

Il motivo indicato quando una registrazione contabile viene rifiutata durante il processo di approvazione.

Perché è importante

Spiega perché si verificano rilavorazioni e fornisce indicazioni concrete per ridurre i rifiuti e aumentare le approvazioni corrette al primo tentativo.

L’entità giuridica o il codice società per cui viene registrata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra società o unità aziendali diverse, mettendo in luce variazioni e opportunità di miglioramento.

Valore monetario complessivo della registrazione contabile, generalmente pari alla somma degli addebiti.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo in base al valore finanziario, spesso correlato alla complessità del processo, al rischio e ai flussi di lavoro di approvazione.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio di una nuova registrazione contabile. Viene rilevata quando un utente crea nel sistema un nuovo record di intestazione, al quale viene assegnato un ID univoco che funge da identificativo del caso per l’analisi del processo.

Perché è importante

È l’evento iniziale principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento alla registrazione è essenziale per misurare il tempo di ciclo complessivo e individuare eventuali ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Indica l’invio formale di una registrazione contabile completata al flusso di lavoro di revisione e approvazione. In genere si deduce da una modifica dello stato dell’intestazione, ad esempio da 'Bozza' a 'In revisione' o 'Inviata'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione finale è essenziale per individuare i colli di bottiglia nella revisione e monitorare il rispetto degli SLA.

La registrazione contabile è stata approvata dall’autorità designata, completando l’ultima fase del flusso di lavoro di approvazione. In genere l’evento viene rilevato da una modifica dello stato dell’intestazione, ad esempio il passaggio ad 'Approvato'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il processo di approvazione e consente la registrazione nel libro mastro. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo di approvazione, il tempo di attraversamento fino alla registrazione e il tasso di completamento corretto al primo tentativo.

La registrazione contabile è stata rifiutata da un revisore o da un approvatore e deve essere corretta. L’evento viene rilevato da una modifica dello stato della registrazione, ad esempio il passaggio a 'Rifiutata' o 'Da correggere'.

Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per calcolare il tasso di rifiuto e individuare le cause profonde delle rilavorazioni. In questo modo emergono problemi relativi alla qualità dei dati, alla conformità o alla formazione degli utenti.

Questa attività segna la corretta registrazione della scrittura nella contabilità generale, che diventa così un documento finanziario ufficiale. È un evento fondamentale, rilevato quando lo stato dell’intestazione passa a 'Registrata'.

Perché è importante

È l’evento finale che indica il completamento corretto del processo. Serve a calcolare il tempo di ciclo complessivo e il tempo di attraversamento fino alla registrazione, indicatori fondamentali dell’efficienza della chiusura finanziaria.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining mostra il flusso effettivo delle registrazioni contabili e individua i colli di bottiglia, come approvazioni lente o rifiuti frequenti. Aiuta a far emergere inefficienze e lacune di conformità, fornendo indicazioni basate sui dati per ottimizzare il processo.

In genere servono gli Event Log relativi all’ID della registrazione contabile, con i nomi delle attività, le date e gli orari e l’utente che le ha svolte. Questi dati permettono di ricostruire il flusso del processo dall’inizio alla fine.

Spesso è possibile ottenere le prime indicazioni entro poche settimane dall’estrazione dei dati e dalla configurazione del modello; i tempi dipendono dalla qualità dei dati e dalla complessità del processo. I progetti di ottimizzazione completi durano in genere diversi mesi e portano a miglioramenti continui.

Sì. Ricostruendo ogni passaggio, il Process Mining mostra con precisione dove e perché si verificano i rifiuti e in quali punti si generano rilavorazioni. In questo modo è possibile intervenire sui passaggi specifici, riducendo gli errori e i relativi costi.

Di solito si inizia con una fase di analisi per definire gli obiettivi specifici del processo e individuare le principali origini dei dati in Microsoft Dynamics 365. Seguono l’estrazione dei dati e la prima modellazione, che consente di visualizzare il processo.

Il Process Mining è scalabile e utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione. Anche i team più piccoli possono ottenere indicazioni significative sui propri processi, semplificare le attività e conseguire risultati rapidi.

Il requisito tecnico principale è poter accedere ai dati di Microsoft Dynamics 365, in particolare agli Event Log delle tabelle pertinenti. Di norma non è necessario installare software complessi sui sistemi, poiché molti strumenti sono disponibili nel cloud.

In genere, gli strumenti di Process Mining si collegano a Dynamics 365 tramite connettori standard oppure mediante l’esportazione dei dati grezzi, senza modificare direttamente il sistema. Questo tutela l’integrità dei dati e consente un’analisi non invasiva.

Migliori la gestione delle scritture contabili in Dynamics 365 e acceleri la rendicontazione

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