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Migliori il processo Record to Report - Journal Entry

Ottimizzi Journal Entry con la nostra guida in 6 passaggi per Dynamics 365
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Ottimizzi le registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365 per una reportistica più rapida

I ritardi nella revisione e nell'approvazione incidono spesso sui cicli di chiusura finanziaria. Questa piattaforma aiuta a individuare colli di bottiglia specifici e lacune di conformità nei processi. Ottenga indicazioni chiare per semplificare le operazioni, migliorare l'accuratezza e accelerare la reportistica.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365

Le registrazioni contabili costituiscono la base della reportistica finanziaria e influenzano direttamente l'accuratezza e la tempestività dei bilanci. In un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, la gestione del processo Record to Report - Journal Entry può comportare numerose difficoltà, dagli errori manuali ai cicli di approvazione prolungati. Le inefficienze in questo processo critico causano chiusure finanziarie ritardate, un maggiore livello di attenzione in fase di audit e potenziali problemi di conformità, con costi significativi e una minore fiducia nei dati finanziari. Spesso le organizzazioni non dispongono di una visibilità sufficiente sul Workflow effettivo, rendendo difficile individuare i punti in cui si verificano i ritardi o capire perché determinate registrazioni richiedano sistematicamente una rilavorazione. Ottimizzare questo processo non significa soltanto aumentare la velocità, ma anche garantire precisione, mantenere la conformità e consentire al team Finance di fornire insight accurati e tempestivi a supporto delle decisioni strategiche.

Come il Process Mining aiuta a migliorare i Workflow Journal Entry

Il Process Mining offre una prospettiva senza precedenti sul processo Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365. Anziché basarsi su valutazioni aneddotiche o osservazioni manuali, il Process Mining ricostruisce automaticamente i percorsi effettivi seguiti da ogni registrazione contabile, dalla creazione iniziale fino alla registrazione e alla riconciliazione finali. Estraendo i dati degli eventi direttamente dal modulo General Ledger, comprese entità come GeneralJournal e LedgerEntry, ottiene una visione basata sui dati del processo "as-is". Questo potente approccio analitico Le consente di:

  • Scoprire il processo reale: portare alla luce tutte le varianti del Workflow Journal Entry, comprese deviazioni nascoste e scorciatoie non ufficiali che incidono su efficienza e conformità.
  • Individuare con precisione i colli di bottiglia: identificare le fasi esatte o gli utenti specifici responsabili dei ritardi, ad esempio quando l'attività "Journal Entry Approved" richiede sistematicamente troppo tempo per determinati tipi di registrazione o reparti.
  • Analizzare le prestazioni: misurare indicatori chiave come tempo di ciclo, throughput e tassi di rilavorazione per ogni attività, ottenendo dati concreti sulla situazione del processo.
  • Condurre un'analisi delle cause principali: correlando i dati di processo con attributi quali "Journal Entry Type", "Company Code" o "Created By User", comprendere le ragioni alla base di inefficienze, rifiuti o deviazioni.

Questa visione olistica è fondamentale per un'ottimizzazione efficace del processo, perché consente di superare le supposizioni e concentrarsi su iniziative di miglioramento supportate dai dati.

Principali aree di miglioramento per l'ottimizzazione del processo Journal Entry

L'applicazione del Process Mining al processo Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365 porta alla luce opportunità specifiche di miglioramento:

  • Ridurre il tempo di ciclo delle registrazioni contabili: individuare ed eliminare i ritardi non necessari nelle fasi di revisione e approvazione, riducendo il tempo complessivo dalla creazione della registrazione alla sua contabilizzazione. Questo contribuisce direttamente a ridurre il tempo di ciclo di Record to Report - Journal Entry.
  • Rafforzare la conformità e la preparazione agli audit: verificare che tutte le registrazioni contabili rispettino le policy interne e i requisiti normativi. Il Process Mining fornisce una traccia di audit trasparente, assicurando che passaggi critici come le approvazioni multilivello per le registrazioni di importo elevato siano seguiti con coerenza e semplificando gli audit esterni.
  • Ridurre rilavorazioni ed errori: analizzare i modelli ricorrenti nelle registrazioni rifiutate o corrette per comprenderne le cause comuni. Questi insight consentono di introdurre formazione mirata, migliorare i controlli sull'inserimento dei dati o perfezionare i criteri di approvazione in Microsoft Dynamics 365, riducendo gli errori futuri.
  • Ottimizzare l'allocazione delle risorse: comprendere dove le risorse umane sono utilizzate eccessivamente o insufficientemente. Ciò può portare a una migliore distribuzione dei carichi di lavoro o all'individuazione delle attività adatte all'automazione.
  • Individuare opportunità di automazione: mettere in evidenza i passaggi ripetitivi e basati su regole che potrebbero essere automatizzati, liberando i professionisti Finance per attività più complesse e strategiche.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo Journal Entry

Applicando strategicamente il Process Mining al processo Record to Report - Journal Entry, potrà ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Chiusura finanziaria accelerata: ottenere un ciclo di chiusura sensibilmente più rapido e fornire agli stakeholder insight finanziari tempestivi.
  • Maggiore accuratezza dei dati: migliorare l'integrità dei dati finanziari riducendo gli errori e garantendo il rispetto coerente dei principi contabili.
  • Maggiore efficienza operativa: semplificare i Workflow, ridurre il lavoro manuale e ottimizzare l'utilizzo delle risorse, ottenendo incrementi sostanziali di produttività.
  • Conformità migliorata e rischio ridotto: rafforzare il framework di governance, garantire il rispetto dei requisiti normativi e mitigare i rischi associati alla non conformità.
  • Risparmi significativi: ridurre i costi legati a rilavorazioni manuali, rilievi di audit e processi inefficienti.

Questi risultati rispondono direttamente all'esigenza di migliorare Record to Report - Journal Entry, generando valore concreto per la Sua organizzazione.

Come iniziare con il Process Mining del processo Record to Report - Journal Entry

Per iniziare a trasformare il processo Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, il primo passo consiste nell'utilizzare i dati già disponibili. Estraendo gli event log dal modulo General Ledger e concentrandosi sulle principali entità transazionali, potrà costruire rapidamente un quadro completo delle operazioni attuali. Questo approccio basato sui dati Le consente di visualizzare i processi effettivi, individuare le aree critiche di miglioramento e introdurre cambiamenti mirati che producono vantaggi concreti. Adotti il Process Mining per passare da una gestione reattiva dei problemi finanziari a un'ottimizzazione proattiva e continua, garantendo efficienza e accuratezza.

Record to Report - Registrazione contabile Processo di registrazione contabile Reportistica finanziaria Modulo GL Team finanziario Operazioni contabili Gestione della conformità Efficienza del processo R2R Libro mastro Chiusura finanziaria Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte registrazioni contabili presentano tempi di attesa prolungati nelle fasi di revisione e approvazione, causando ritardi significativi nell'intero processo Record to Report. Questi colli di bottiglia incidono direttamente sui cicli di chiusura finanziaria e ostacolano una reportistica tempestiva, generando effetti a catena sulle operazioni finanziarie. ProcessMind individua con precisione i punti in cui si verificano questi ritardi nel processo Journal Entry di Microsoft Dynamics 365, identificando utenti, team o tipi di registrazione specifici che causano colli di bottiglia. Fornisce insight operativi per riallocare le risorse o semplificare i Workflow di approvazione, garantendo tempi di completamento più rapidi.

Un numero elevato di registrazioni contabili viene spesso rifiutato durante la revisione o l'approvazione, rendendo necessarie rilavorazioni e nuove sottomissioni. Questo continuo scambio consuma risorse, introduce errori e prolunga il tempo necessario per registrare dati finanziari critici, con effetti negativi su accuratezza ed efficienza. ProcessMind analizza i modelli di rifiuto nel Workflow Journal Entry di Microsoft Dynamics 365, individuando le cause più comuni, le fasi in cui si verificano e gli utenti coinvolti. Questa analisi aiuta a perfezionare le linee guida, migliorare la formazione o ottimizzare la creazione iniziale delle registrazioni, riducendo drasticamente le rilavorazioni.

Dopo la sottomissione iniziale, le registrazioni contabili sono spesso sottoposte a più cicli di correzione manuale e rilavorazione, a indicare problemi alla base dell'inserimento dei dati o della revisione iniziale. Questo processo iterativo richiede molto tempo, è soggetto all'errore umano e aumenta i costi operativi, ritardando la registrazione finale delle transazioni finanziarie. ProcessMind mappa tutti i cicli di rilavorazione nel processo Record to Report - Journal Entry di Microsoft Dynamics 365, mostrando i punti in cui le registrazioni vengono corrette o sottomesse nuovamente. Visualizzando queste inefficienze, potrà introdurre miglioramenti mirati ai controlli sulla qualità dei dati e all'accuratezza dell'inserimento iniziale.

Garantire che tutte le registrazioni contabili rispettino le policy interne e i requisiti normativi è fondamentale, ma spesso difficile a causa delle incoerenze del processo. Lacune di conformità non individuate possono causare esiti negativi negli audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali, soprattutto nelle attività sensibili di Record to Report. ProcessMind offre una visione trasparente di ogni flusso del processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, mettendo in evidenza le deviazioni dai percorsi stabiliti e le scorciatoie non autorizzate. Questa visibilità Le consente di applicare controlli più rigorosi, garantire la segregazione dei compiti e affrontare in modo proattivo i problemi di non conformità prima che si aggravino.

Alcune persone o alcuni team possono essere sovraccarichi di attività di revisione o approvazione delle registrazioni contabili, creando colli di bottiglia, mentre altri dispongono di capacità inutilizzata. Questo squilibrio comporta carichi di lavoro disomogenei, ritardi nell'elaborazione e potenziale esaurimento del personale, con ripercussioni sull'efficienza complessiva delle operazioni contabili. ProcessMind analizza l'attività degli utenti e la distribuzione dei carichi di lavoro nel processo Record to Report - Journal Entry di Microsoft Dynamics 365. Individua le aree in cui le risorse sono utilizzate al di sotto o al di sopra della capacità, consentendo decisioni basate sui dati per riequilibrare i carichi di lavoro e ottimizzare la produttività del team.

Il tempo trascorso dalla creazione della registrazione contabile alla registrazione finale è spesso superiore al necessario, ritardando la chiusura finanziaria e la reportistica. Questo lead time prolungato impedisce ai team Finance di disporre di una visibilità aggiornata sulla situazione finanziaria e di prendere decisioni tempestive. ProcessMind monitora la durata end-to-end di ogni Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, dalla creazione alla registrazione effettiva. Individua le fasi o le attività che contribuiscono maggiormente ai ritardi, consentendo interventi mirati per accelerare l'intero ciclo di registrazione.

Tipi diversi di registrazioni contabili, reparti o utenti possono seguire percorsi molto diversi per completare lo stesso processo, generando inefficienza e confusione. Queste incoerenze rendono difficile standardizzare le operazioni, misurare le prestazioni e garantire qualità e conformità uniformi in tutta l'organizzazione. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo nel Workflow Record to Report - Journal Entry di Microsoft Dynamics 365, per quanto complesso sia. Mette in evidenza i percorsi più comuni, più efficienti e più problematici, fornendo una base chiara per la standardizzazione e l'ottimizzazione del processo.

Spesso i team Finance non dispongono di una visibilità in tempo reale sullo stato corrente delle singole registrazioni contabili, rendendo difficile monitorare i progressi o individuare il punto in cui una registrazione si è bloccata. Questa mancanza di trasparenza porta a richieste continue di aggiornamento, scadenze mancate e impossibilità di gestire proattivamente il carico di lavoro Record to Report. ProcessMind offre una radiografia dinamica e in tempo reale dell'intero processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, mostrando lo stato e la posizione esatti di ogni registrazione. In questo modo elimina le supposizioni, migliora la comunicazione e consente ai team di monitorare e gestire efficacemente le attività di chiusura finanziaria.

Il costo complessivo associato all'elaborazione di ogni registrazione contabile, inclusi lavoro, rilavorazioni e approvazioni ritardate, può essere significativamente superiore alle aspettative. Questi costi nascosti si accumulano e incidono negativamente sul budget e sull'efficienza del reparto Finance, riducendo la redditività. ProcessMind quantifica le attività e il tempo dedicato a ogni fase del processo Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, consentendo di individuare le aree ad alta intensità di costo. Semplificando i passaggi inefficienti e riducendo le rilavorazioni, potrà diminuire significativamente il costo di elaborazione per ogni registrazione contabile.

L'effetto cumulativo dei ritardi nell'elaborazione, nelle approvazioni e nella riconciliazione delle registrazioni contabili incide direttamente sulla tempestività della reportistica finanziaria. Ciò impedisce agli stakeholder di ricevere rapidamente i bilanci, ostacola le decisioni strategiche e può causare problemi di conformità rispetto alle scadenze di reporting. ProcessMind offre una visione olistica del contributo del processo Journal Entry ai tempi complessivi del ciclo Record to Report in Microsoft Dynamics 365. Individuando ed eliminando i colli di bottiglia in ogni fase, consente una chiusura più rapida e garantisce la consegna puntuale dei report.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario affinché le registrazioni contabili attraversino le fasi di revisione e approvazione. Il suo raggiungimento accorcia direttamente il ciclo di chiusura finanziaria, consentendo un accesso più rapido a bilanci accurati e migliorando la reattività complessiva dell'azienda. Aiuta inoltre a prevenire ritardi nella reportistica finanziaria critica.
ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel Workflow di approvazione Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, mostrando dove le registrazioni si fermano, chi causa i ritardi o se determinati tipi di registrazione richiedono sistematicamente tempi di approvazione più lunghi. Analizzando i dati storici, suggerisce instradamenti ottimali e individua opportunità per automatizzare il Workflow o introdurre elaborazioni parallele, così da ottenere approvazioni più rapide.

Ridurre il numero di registrazioni contabili rifiutate è fondamentale per efficienza e accuratezza. Ogni rifiuto richiede una rilavorazione, consuma risorse aggiuntive e può ritardare la registrazione dei dati finanziari. Questo obiettivo mira a migliorare la qualità delle sottomissioni iniziali, assicurando che le registrazioni soddisfino tutti i criteri richiesti prima dell'invio.
ProcessMind individua le cause comuni dei rifiuti correlando le registrazioni rifiutate con attributi specifici come Journal Entry Type, Created By User o Supporting Documentation mancante. Mette in evidenza errori ricorrenti o lacune di conformità in Microsoft Dynamics 365, consentendo di introdurre formazione mirata o regole di convalida preventive per evitare rifiuti futuri.

Le correzioni manuali e le rilavorazioni eccessive non solo aumentano i costi operativi, ma introducono anche il rischio di nuovi errori e incidono sulla produttività del personale. Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare le cause principali delle rilavorazioni, favorendo un approccio "corretto al primo tentativo" per le registrazioni contabili.
ProcessMind mappa il flusso effettivo delle registrazioni contabili, mostrando esplicitamente i casi in cui vengono sottoposte a più correzioni o rinviate alla rilavorazione in Microsoft Dynamics 365. Rivela i modelli relativi a dove e perché si verificano le rilavorazioni, ad esempio le correzioni frequenti dopo l'approvazione, consentendo di riprogettare il processo o automatizzare gli adeguamenti ricorrenti.

Garantire una rigorosa conformità alle policy interne e alle normative esterne è essenziale per l'integrità finanziaria e la preparazione agli audit. Questo obiettivo si concentra sulla chiusura delle lacune nei meccanismi di controllo e sulla verifica che tutte le registrazioni contabili rispettino le regole e le matrici di approvazione stabilite.
ProcessMind fornisce una rappresentazione visiva del flusso effettivo del processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365, confrontandolo con il percorso conforme definito. Segnala automaticamente deviazioni, passaggi non autorizzati o approvazioni saltate, offrendo una visibilità chiara sulle attività non conformi e consentendo una gestione proattiva dei rischi.

Un'allocazione inefficiente delle risorse può causare colli di bottiglia, esaurimento del personale e costi operativi più elevati. Questo obiettivo mira a garantire un utilizzo efficace dei team contabili, distribuendo uniformemente il carico di lavoro e massimizzando la produttività nel processo Journal Entry.
ProcessMind analizza la distribuzione del carico di lavoro tra utenti e reparti coinvolti nel processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365. Individua le aree in cui le risorse sono utilizzate eccessivamente o insufficientemente, identifica i ritardi causati dalle persone e fornisce raccomandazioni basate sui dati per riallocare le attività o formare il personale su più competenze, migliorando il throughput complessivo.

Ridurre il lead time totale dalla creazione della registrazione contabile alla registrazione finale è fondamentale per una reportistica finanziaria tempestiva e decisioni migliori. Lead time più brevi significano dati finanziari aggiornati e disponibili più rapidamente, con una maggiore reattività della funzione Finance.
ProcessMind monitora l'intero ciclo di vita di ogni Journal Entry, dalla creazione iniziale alla registrazione finale in Microsoft Dynamics 365. Individua le fasi o le attività che contribuiscono maggiormente ai ritardi, rivelando opportunità per semplificare il processo complessivo, ridurre i tempi di attesa o automatizzare i passaggi e accelerare la registrazione.

Le varianti di processo incoerenti causano errori, rischi di conformità e difficoltà nella formazione del nuovo personale. Questo obiettivo mira a stabilire una procedura operativa standard unica, ottimizzata e applicata con coerenza a tutti i tipi di Journal Entry, promuovendo efficienza e prevedibilità.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365. Mette in evidenza i punti in cui il processo devia dal percorso ideale, identificando attività non standard o variazioni nella sequenza, così che le organizzazioni possano definire e applicare una best practice unificata a tutti i team e i tipi di entità.

Una visibilità limitata sullo stato delle registrazioni contabili crea incertezza, rende difficile stabilire le priorità e ostacola la risoluzione proattiva dei problemi. Questo obiettivo mira a fornire una trasparenza completa e in tempo reale sul percorso di ogni registrazione, dall'inizio alla fine.
ProcessMind offre una Dashboard completa e in tempo reale di tutte le registrazioni Journal Entry in corso in Microsoft Dynamics 365. Mostra lo stato di ogni registrazione, individua i colli di bottiglia attuali e fornisce insight su throughput e aging, consentendo ai responsabili di monitorare le prestazioni e intervenire rapidamente.

Gli elevati costi operativi associati all'elaborazione di ogni registrazione contabile possono incidere sulla redditività complessiva. Questo obiettivo si concentra sull'individuazione e sull'eliminazione delle inefficienze, delle rilavorazioni e delle attività manuali che generano spese non necessarie nel processo Journal Entry.
ProcessMind porta alla luce i costi nascosti quantificando l'impatto di ritardi, rifiuti e cicli di rilavorazione sul processo Journal Entry in Microsoft Dynamics 365. Fornisce insight basati sui dati sulle attività che consumano tempo e risorse in misura eccessiva, consentendo interventi mirati per semplificare le operazioni e ridurre significativamente il costo per registrazione.

I ritardi nella reportistica finanziaria incidono sulle decisioni strategiche e sulla fiducia degli stakeholder. Questo obiettivo generale mira ad accelerare l'intero processo di chiusura finanziaria rendendo la componente Journal Entry significativamente più rapida e accurata.
ProcessMind offre una visione olistica del processo Journal Entry all'interno del ciclo Record to Report più ampio in Microsoft Dynamics 365. Individuando e risolvendo i colli di bottiglia nella creazione, revisione, approvazione e registrazione delle scritture contabili, contribuisce direttamente a ridurre il tempo complessivo di chiusura finanziaria e garantisce una disponibilità più rapida dei report.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Registrazioni contabili

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In questo modo i Suoi dati vengono preparati in modo uniforme, evitando problemi di mappatura e accelerando la configurazione necessaria per un Process Mining accurato.

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ProcessMind rivela l'intero percorso del processo Journal Entry attraverso visualizzazioni intuitive. Individui con precisione i ritardi, i problemi di conformità e le opportunità per accelerare i cicli di chiusura finanziaria.
  • Visualizzi il flusso di Journal Entry in Dynamics 365
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RISULTATI TIPICI

Ottimizzare il processo delle registrazioni contabili per una maggiore efficienza

Questi risultati evidenziano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono generalmente applicando il Process Mining al Workflow delle registrazioni contabili in Microsoft Dynamics 365. Identificando colli di bottiglia e deviazioni, le aziende possono semplificare le operazioni, ridurre gli errori e accelerare il ciclo Record to Report.

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Approvazioni JE più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi il Workflow di approvazione delle registrazioni contabili, individuando e rimuovendo i colli di bottiglia per accelerare il reporting finanziario. In questo modo le approvazioni vengono completate con maggiore efficienza.
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Meno rilavorazioni manuali

Riduzione delle correzioni e dei nuovi invii

Identificando le cause principali di rifiuti e correzioni, le organizzazioni possono ridurre significativamente la necessità di rilavorazioni manuali. Questo migliora la qualità dei dati e l'efficienza del processo.
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Maggiore conformità del processo

Aumento dell'aderenza al processo standard

Garantisca che le registrazioni contabili seguano costantemente i flussi di processo predefiniti, riducendo al minimo deviazioni e rischi di conformità. In questo modo rafforza le tracce di audit e i controlli interni.
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Registrazioni JE contabilizzate più rapidamente

Riduzione media del tempo di attraversamento fino alla contabilizzazione

Riduca il tempo tra l'approvazione della registrazione contabile e la sua effettiva contabilizzazione nel libro mastro, consentendo un reporting di chiusura finanziaria più rapido. In questo modo ottiene bilanci più tempestivi e accurati.
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Riduzione del costo per JE

Riduzione complessiva dei costi di elaborazione

Ottimizzi l'impiego delle risorse ed elimini le inefficienze lungo l'intero processo delle registrazioni contabili, ottenendo una riduzione misurabile del costo operativo di ogni registrazione. In questo modo libera budget da destinare a iniziative strategiche.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipicamente osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una registrazione contabile, che funge da identificativo principale del caso.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare una registrazione contabile dall'inizio alla fine, rendendo possibile l'analisi dell'intero flusso di processo per ogni caso.

Il nome della specifica fase o dell'evento del processo aziendale che si è verificato.

Perché è importante

Questo Attributo definisce le fasi del processo, costituendo l'ossatura della mappa di processo e consentendo di analizzare il flusso e le variazioni del processo.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata un'attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sulla durata, come il tempo di ciclo e i ritardi di elaborazione.

Il timestamp che indica quando un'attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata di ogni attività, un elemento essenziale per analizzare le prestazioni degli utenti e individuare le attività che richiedono più risorse.

Il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Collega le attività del processo a persone specifiche, consentendo di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e l'allocazione delle risorse.

La classificazione della registrazione contabile, ad esempio General Journal o Accrual.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi per confrontare i processi associati a diverse finalità aziendali, che possono presentare percorsi, tempi di ciclo e requisiti di approvazione distinti.

Lo stato attuale o finale della registrazione contabile.

Perché è importante

Fornisce un esito chiaro per ogni registrazione contabile, consentendo di analizzare i tassi di successo e di rifiuto e il volume di lavoro nelle diverse fasi.

Il motivo indicato quando una registrazione contabile viene rifiutata durante il processo di approvazione.

Perché è importante

Spiega perché si verifica la rilavorazione, fornendo l'insight diretto necessario per ridurre i tassi di rifiuto e migliorare le approvazioni corrette al primo tentativo.

L'entità giuridica o il codice azienda per cui viene registrata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse società o unità aziendali, mettendo in evidenza variazioni e opportunità di miglioramento.

Il valore monetario complessivo della registrazione contabile, generalmente pari alla somma degli addebiti.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo in base al valore finanziario, spesso correlato alla complessità del processo, al rischio e ai Workflow di approvazione.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l'avvio di una nuova registrazione contabile. Viene acquisita quando un utente crea nel sistema un nuovo record di intestazione della registrazione, stabilendo un Journal Entry ID univoco che funge da identificativo del caso per l'analisi del processo.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento alla contabilizzazione è fondamentale per misurare il tempo di ciclo end-to-end e individuare i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati.

Rappresenta l'invio formale di una registrazione contabile completata a un Workflow di revisione e approvazione. In genere viene dedotto da una modifica dello stato dell'intestazione della registrazione, ad esempio da 'Draft' a 'In Review' o 'Submitted'.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo dall'invio all'approvazione finale è essenziale per individuare i colli di bottiglia nel processo di revisione e monitorare la conformità agli SLA.

La registrazione contabile è stata approvata dall'autorità designata, completando l'ultima fase del Workflow di approvazione. In genere viene acquisita da una modifica dello stato dell'intestazione della registrazione, ad esempio il passaggio a 'Approved'.

Perché è importante

Si tratta di una tappa critica che conclude il processo di approvazione e consente la contabilizzazione. È essenziale per calcolare il tempo del ciclo di approvazione, il tempo di attraversamento fino alla contabilizzazione e il tasso di correttezza al primo tentativo.

La registrazione contabile è stata rifiutata da un revisore o approvatore e richiede una correzione. Questo evento viene acquisito da una modifica dello stato della registrazione, ad esempio il passaggio a 'Rejected' o 'Needs Correction'.

Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per calcolare il tasso di rifiuto e individuare le cause principali delle rilavorazioni. Evidenzia problemi relativi alla qualità dei dati, alla conformità o alla formazione degli utenti.

Questa attività indica la contabilizzazione riuscita della registrazione contabile nel libro mastro generale, rendendola un documento finanziario ufficiale. È un evento critico, acquisito quando lo stato dell'intestazione della registrazione viene aggiornato a 'Posted'.

Perché è importante

Questo è il principale evento di fine positivo del processo. Viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo end-to-end e il tempo di attraversamento fino alla contabilizzazione, indicatori fondamentali dell'efficienza della chiusura finanziaria.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso reale delle Sue registrazioni contabili, identificando colli di bottiglia come approvazioni lente o rifiuti frequenti. Aiuta a individuare inefficienze e lacune di conformità, fornendo insight basati sui dati per l’ottimizzazione.

In genere sono necessari Event Log relativi all’ID della registrazione contabile, inclusi i nomi delle attività, i timestamp e l’utente che esegue l’attività. Questi dati costituiscono la base per ricostruire il flusso end-to-end del processo.

I primi insight possono spesso essere ottenuti entro alcune settimane dall’estrazione dei dati e dalla configurazione del modello, in base alla qualità dei dati e alla complessità del processo. I progetti di ottimizzazione completi si sviluppano generalmente nell’arco di diversi mesi e producono miglioramenti continui.

Sì. Mappando ogni fase, il Process Mining evidenzia con precisione dove e perché si verificano i rifiuti e dove vengono introdotte le rilavorazioni. Ciò consente di intervenire su fasi specifiche per migliorarle, riducendo al minimo gli errori e i costi associati.

Il primo passaggio consiste generalmente in una fase di individuazione, per comprendere gli obiettivi specifici del processo e identificare le principali fonti di dati all’interno di Microsoft Dynamics 365. Seguono l’estrazione dei dati e la modellazione iniziale per visualizzare il processo.

Il Process Mining è scalabile e vantaggioso per organizzazioni di qualsiasi dimensione. Anche i team più piccoli possono ottenere insight significativi sui propri processi, semplificando le operazioni e conseguendo risultati rapidi.

Il requisito tecnico principale è l’accesso ai dati di Microsoft Dynamics 365, in particolare agli Event Log delle tabelle pertinenti. In genere non è necessaria un’installazione software complessa sui Suoi sistemi, poiché molti strumenti sono basati sul cloud.

In genere, gli strumenti di Process Mining si collegano a Dynamics 365 tramite connettori dati standard o mediante l’esportazione dei dati grezzi, senza modificare direttamente il sistema. In questo modo garantiscono l’integrità dei dati e un’analisi non invasiva.

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