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Migliori l’onboarding KYC dei clienti

Una guida in 6 passaggi per rendere più efficiente World-Check di Refinitiv.
Migliori l’onboarding KYC dei clienti
Inserimento dei clienti KYC
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Ottimizzi l’inserimento dei clienti KYC in Refinitiv World-Check

Nei processi di onboarding dei clienti, le verifiche e i controlli di conformità spesso subiscono ritardi, con conseguenze negative sull’esperienza dei clienti. La nostra piattaforma aiuta a individuare con precisione le inefficienze del processo, così da semplificare le attività. In questo modo è possibile accelerare l’onboarding, rafforzare la conformità e migliorare la soddisfazione dei clienti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare l’inserimento dei clienti KYC?

L’inserimento dei clienti secondo il principio Know Your Customer (KYC) è un processo fondamentale per gli istituti finanziari e le entità soggette a regolamentazione. È il punto di accesso per i nuovi clienti, ma anche una linea di difesa essenziale contro i reati finanziari, il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Sistemi come Refinitiv World-Check forniscono informazioni sui rischi e controlli AML approfonditi, ma il processo complessivo può comunque presentare inefficienze, con conseguenti ritardi, maggiori costi operativi e, soprattutto, un’esperienza insoddisfacente per i clienti. In un mercato competitivo, i clienti si aspettano un inserimento rapido e senza ostacoli; procedure troppo lunghe possono indurli ad abbandonare, incidendo direttamente sui ricavi e sulla quota di mercato.

Le conseguenze di un processo KYC inefficiente non si limitano alla perdita di clienti. Comprendono un maggiore carico di lavoro manuale, più controlli da parte delle autorità, possibili sanzioni per mancata conformità e danni alla reputazione. Migliorare l’inserimento KYC non significa soltanto accelerarlo: occorre trovare un equilibrio essenziale tra requisiti rigorosi di conformità e flessibilità operativa. Ottimizzare il processo è fondamentale per ridurne i tempi di ciclo, mantenendo o persino rafforzando il rispetto delle norme.

Come il Process Mining fa luce sul percorso di inserimento

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare e migliorare il processo di inserimento dei clienti KYC. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, utilizza gli Event Log generati dai sistemi aziendali, comprese le interazioni con Refinitiv World-Check, per ricostruire il percorso effettivo della richiesta del cliente da un’estremità all’altra. Analizzando attività come "Richiesta inviata", "Verifica dell’identità effettuata", "Controlli dei precedenti avviati" e "Revisione di conformità completata", il Process Mining mostra il flusso reale del processo, comprese le varianti, le deviazioni e i cicli di rilavorazione.

Questa prospettiva analitica consente di individuare con precisione i colli di bottiglia che rallentano il processo. Potrebbe emergere, ad esempio, che la verifica dell’identità ritarda sistematicamente le richieste di determinati tipi di clienti oppure che le revisioni di conformità, pur avvalendosi di strumenti sofisticati come Refinitiv World-Check, generano spesso cicli di "Informazioni aggiuntive richieste", allungando i tempi complessivi. Il Process Mining mostra dove le richieste si bloccano, quali passaggi vengono ripetuti senza necessità e in quali punti gli interventi manuali causano ritardi significativi, così da concentrare gli interventi di ottimizzazione dove servono davvero.

Aree principali di miglioramento del processo

Le informazioni ottenute con il Process Mining consentono di intervenire su aree specifiche e ottenere miglioramenti significativi nell’inserimento dei clienti KYC. Tra le opportunità più comuni rientrano:

  • Semplificare la verifica e la raccolta dei documenti: individui i punti in cui la documentazione incompleta o le richieste ripetute di informazioni causano ritardi. Automatizzi i controlli preliminari dei documenti o migliori l’integrazione con i servizi di verifica esterni.
  • Ottimizzare i passaggi di consegne e l’assegnazione delle attività: riduca i tempi di inattività tra attività consecutive, soprattutto quando coinvolgono reparti o sistemi diversi. Si assicuri che le attività siano assegnate alla persona o al sistema giusto al momento opportuno.
  • Eliminare rilavorazioni e deviazioni: individui i cicli di rilavorazione ricorrenti, ad esempio le richieste che tornano più volte in revisione per ulteriori controlli o informazioni. Ne comprenda le cause profonde, che possono dipendere da dati iniziali incompleti, indicazioni poco chiare o problemi di sistema.
  • Rendere più efficaci le revisioni di conformità: analizzi la durata e gli esiti dei passaggi che coinvolgono strumenti come Refinitiv World-Check. Si assicuri che le informazioni ottenute dai controlli siano utilizzate in modo efficiente, senza causare ritardi evitabili nel più ampio flusso di lavoro di conformità. Verifichi se determinati livelli di rischio o tipi di clienti richiedono sistematicamente tempi di revisione più lunghi, così da poter intervenire in modo mirato.
  • Accelerare le decisioni: individui i punti in cui le approvazioni o i rifiuti subiscono ritardi, così da poter perfezionare i criteri decisionali o introdurre flussi di approvazione più efficienti.

Risultati attesi: vantaggi misurabili e maggiore conformità

Ottimizzando con il Process Mining l’inserimento dei clienti KYC, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei tempi di inserimento dei clienti: diminuisca sensibilmente il tempo medio necessario per inserire un cliente, accelerando la generazione di ricavi e migliorando la soddisfazione.
  • Maggiore efficienza operativa: riduca i costi operativi limitando il lavoro manuale e le rilavorazioni e ottimizzando l’allocazione delle risorse nei team che si occupano dell’inserimento.
  • Migliore conformità e gestione dei rischi: garantisca il rispetto costante dei requisiti normativi individuando e correggendo le deviazioni del processo, rafforzando così la conformità e riducendo il rischio di sanzioni.
  • Migliore esperienza per i clienti: offra un percorso di inserimento più rapido e agevole, favorendo la fidelizzazione e una percezione positiva del marchio fin dal primo contatto.
  • Maggiore trasparenza: ottenga una visione chiara e aggiornata dell’intero processo KYC, per monitorarlo con continuità e prendere decisioni basate sui dati.

Come iniziare a migliorare sulla base dei dati

Avviare un percorso di miglioramento basato sui dati per l’inserimento dei clienti KYC con il Process Mining permette di trasformare le criticità in opportunità. Comprendendo le dinamiche effettive del processo, comprese le interazioni con sistemi essenziali come Refinitiv World-Check, può superare le supposizioni e introdurre interventi mirati che producono risultati concreti. Questo approccio consente di raggiungere sia un’elevata conformità sia una maggiore efficienza operativa, favorendo una crescita sostenibile e rafforzando la fiducia dei clienti. Scopra come utilizzare queste informazioni per gestire e migliorare proattivamente il processo KYC.

Inserimento dei clienti KYC Conformità antiriciclaggio due diligence della clientela inserimento dei clienti valutazione del rischio prevenzione delle frodi conformità normativa servizi finanziari efficienza dell’inserimento dei clienti AML Antiriciclaggio Adeguata verifica

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nella raccolta, nella revisione e nella convalida dei documenti sono tra le cause principali dell’allungamento dei tempi di inserimento dei clienti KYC. Incidono direttamente sulla soddisfazione dei clienti, aumentano i costi operativi a causa dei solleciti manuali e possono indurre i clienti ad abbandonare la procedura prima dell’attivazione del conto. Per le organizzazioni è difficile individuare con precisione in quale fase si blocchino queste verifiche.
ProcessMind analizza i dati degli eventi del processo di inserimento dei clienti KYC e mostra le fasi esatte in cui la verifica o la revisione dei documenti causa ritardi significativi. Individua i colli di bottiglia specifici, come i revisori sovraccarichi o i problemi ricorrenti con determinati tipi di documenti, consentendo di semplificare il flusso di lavoro di verifica in Refinitiv World-Check e negli altri sistemi integrati.

La fase di revisione di conformità, che spesso si avvale di strumenti come Refinitiv World-Check, diventa frequentemente un importante collo di bottiglia nel processo di inserimento. Cicli di revisione lunghi non solo ritardano l’attivazione dei clienti, ma aumentano anche il rischio di non conformità alle normative AML e KYC in evoluzione, con possibili sanzioni e danni alla reputazione. È fondamentale individuare le ragioni specifiche di questi ritardi.
ProcessMind mappa il percorso delle richieste durante la revisione di conformità e mette in evidenza le persone, i reparti o le condizioni che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo e i cicli di rilavorazione nelle attività «Revisione di conformità avviata» e «Revisione di conformità completata», individua le cause profonde dei colli di bottiglia e consente di apportare miglioramenti mirati per accelerare i controlli di conformità.

Durante il percorso di inserimento, i clienti sono spesso frustrati dalle richieste ripetute di informazioni aggiuntive. Questa comunicazione frammentata aumenta l’impegno richiesto sia ai clienti sia ai team interni, allunga il tempo complessivo di inserimento e peggiora sensibilmente l’esperienza del cliente, con il rischio di perderlo. È fondamentale capire perché e quando vengono inviate queste richieste.
ProcessMind mostra la frequenza e il contesto delle attività «Informazioni aggiuntive richieste», individuando schemi ricorrenti e cause profonde. Può rivelare se le richieste vengono inviate sistematicamente dopo una determinata fase, da parte di alcuni utenti o per specifici segmenti di clientela, consentendo di ottimizzare la raccolta iniziale dei dati e ridurre le richieste successive nel processo di inserimento dei clienti KYC.

Un tasso elevato di rifiuto delle richieste è costoso, perché si impiegano risorse per elaborare pratiche che alla fine non vengono approvate. Questo segnala problemi nelle fasi iniziali del processo di inserimento dei clienti KYC, come requisiti poco chiari, controlli iniziali insufficienti o una valutazione inefficiente del rischio, con conseguente spreco di risorse e mancati ricavi. È fondamentale capire quali sono le ragioni più frequenti dei rifiuti.
ProcessMind analizza i percorsi delle richieste che portano al rifiuto. Mettendo in relazione le ragioni del rifiuto con le attività precedenti e con attributi come «Livello di rischio» o «Stato dei documenti», individua i fattori che più spesso precedono un rifiuto. In questo modo è possibile perfezionare i criteri di selezione iniziale e migliorare le fasi precedenti del processo, riducendo i rifiuti evitabili.

Le deviazioni dal processo standard di inserimento dei clienti KYC rendono imprevedibili i tempi di ciclo, aumentano gli errori e accrescono i rischi di non conformità. Se le richieste seguono percorsi diversi senza una motivazione chiara, diventa impossibile gestire le aspettative, prevedere i carichi di lavoro o garantire il rispetto uniforme delle procedure. La standardizzazione è fondamentale per lavorare con efficienza.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo a partire dai dati degli eventi e mostra le deviazioni dal percorso previsto. Ne quantifica la frequenza e l’impatto, consentendo di capire dove manca il rispetto delle procedure o dove sia necessario formalizzare eccezioni legittime, per garantire uniformità nel processo integrato con Refinitiv World-Check.

Il mancato rispetto regolare degli obiettivi degli accordi sui livelli di servizio (SLA) per il completamento dell’inserimento dei clienti segnala inefficienze strutturali e incide direttamente sulla soddisfazione dei clienti e, potenzialmente, sulla conformità normativa. Queste violazioni possono comportare sanzioni, danni alla reputazione e perdita di opportunità commerciali. È quindi essenziale individuare le fasi precise che causano i ritardi.
ProcessMind utilizza l’attributo «Data obiettivo SLA» per mettere in evidenza le richieste che non rispettano gli accordi sui livelli di servizio. Consente poi di scendere di livello nel flusso di processo di questi casi specifici e individuare le attività o i passaggi di consegne che causano i ritardi, così da ottimizzare le fasi critiche e accelerare l’intero processo di inserimento KYC.

I ritardi nell’avvio di controlli dei precedenti fondamentali, soprattutto in sistemi come Refinitiv World-Check, allungano l’intero percorso di inserimento dei clienti KYC. Se l’attività «Controlli dei precedenti avviati» viene sistematicamente ritardata dopo le fasi preliminari necessarie, si aggiungono tempi di attesa evitabili, con ripercussioni sull’efficienza e possibili ritardi nella mitigazione dei rischi.
ProcessMind misura il tempo di attraversamento tra le attività preliminari pertinenti e l’attività «Controlli dei precedenti avviati». Mostra dove i passaggi di consegne sono lenti o i prerequisiti per avviare i controlli non vengono soddisfatti tempestivamente, consentendo di semplificare i punti di avvio e accelerare questa fase fondamentale per la conformità.

Se le richieste tornano spesso all’attività «Valutazione del rischio eseguita», è possibile che le valutazioni iniziali siano incomplete, che i fattori di rischio siano cambiati o che le linee guida non siano chiare. Ogni nuova valutazione comporta rilavorazioni significative, assorbe tempo prezioso degli analisti e allunga i tempi di inserimento, creando frustrazione sia nei clienti sia nei team interni.
ProcessMind mostra e quantifica questi cicli di rilavorazione, indicando con quale frequenza le richieste rientrano nella fase di valutazione del rischio e quali attività o attributi precedenti li innescano. In questo modo è possibile individuare dove migliorare la raccolta iniziale delle informazioni o la qualità della prima valutazione, riducendo il lavoro ripetuto nel processo di inserimento dei clienti KYC.

La scarsa visibilità sullo «Stato dei documenti» o sullo stato complessivo della richiesta causa inefficienze operative, richieste di informazioni ridondanti e difficoltà nel fornire aggiornamenti accurati ai clienti. Se gli aggiornamenti di stato non vengono registrati tempestivamente, manca la trasparenza necessaria per gestire il processo e definire efficacemente le priorità di lavoro.
ProcessMind monitora la tempestività degli aggiornamenti di stato mettendo in relazione le attività con le variazioni dello «Stato dei documenti» o con l’avanzamento complessivo della richiesta. Evidenzia i ritardi nella disponibilità delle informazioni e consente di individuare lacune nella reportistica o fasi del processo registrate in modo inefficiente, migliorando così la visibilità in tempo reale e la comunicazione nel processo di inserimento dei clienti KYC.

Alcuni utenti o reparti diventano colli di bottiglia a causa di carichi di lavoro sbilanciati, mentre altri potrebbero essere sottoutilizzati. Ne derivano arretrati, tempi di elaborazione più lunghi e il rischio di sovraccaricare i team, con ripercussioni sull’efficienza complessiva e sul morale del personale coinvolto nel processo di inserimento dei clienti KYC. È fondamentale ottimizzare l’allocazione delle risorse.
ProcessMind individua gli attributi «Utente che avvia» o «Reparto» associati a durate prolungate delle attività o a code. Quantifica la distribuzione del carico di lavoro e i tempi di elaborazione dei team, mostrando dove le risorse sono sovraccariche o sottoutilizzate. Ciò consente di riequilibrare l’allocazione e migliorare il flusso delle attività legate a Refinitiv World-Check.

Durante il processo di inserimento dei clienti KYC, il passaggio delle richieste tra reparti o team diversi è spesso fonte di attriti e ritardi. Se non vengono gestiti in modo efficiente, questi passaggi di consegne possono causare tempi di inattività significativi, perdita di informazioni e rilavorazioni, rallentando l’intero processo e creando frustrazione nei team.
ProcessMind mappa con precisione il tempo necessario per trasferire le richieste tra attività svolte da gruppi di «Reparti» o «Utenti che avviano» diversi. Mostra visivamente i tempi di attesa più lunghi nei punti critici di passaggio, consentendo di intervenire sulle interfacce tra reparti e semplificare la collaborazione.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per verificare i documenti dei clienti. In questo modo si accelera l’intero processo di inserimento KYC, migliorando la soddisfazione dei clienti e riducendo i costi operativi per chi utilizza Refinitiv World-Check. ProcessMind individua i colli di bottiglia nelle attività di revisione dei documenti e mette in evidenza le fasi o gli utenti che causano ritardi. Confronta i tempi effettivi con quelli previsti, consentendo di apportare modifiche mirate al processo e individuare opportunità di automazione per migliorarne l’efficienza.

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo dedicato alla fase di revisione di conformità nell’inserimento KYC, accelerando l’approvazione delle richieste senza compromettere il rispetto delle normative. Revisioni più rapide consentono di completare prima l’inserimento e migliorano l’esperienza dei clienti. ProcessMind mappa il sottoprocesso di revisione di conformità, facendo emergere ritardi nascosti e cicli di rilavorazione. Ne quantifica l’impatto e consente alle organizzazioni di modificare il processo o riallocare le risorse in Refinitiv World-Check, ottenendo miglioramenti significativi dell’efficienza.

Ridurre il numero di volte in cui si chiedono ai clienti ulteriori informazioni durante l’inserimento. In questo modo si migliora sensibilmente la loro esperienza, evitando frustrazioni e accorciando i tempi complessivi, un aspetto fondamentale per fidelizzare i nuovi clienti. ProcessMind analizza i log degli eventi per individuare gli schemi che portano a richieste ripetute di informazioni. Identifica le cause profonde, come richieste iniziali incomplete o requisiti documentali poco chiari, consentendo di intervenire in modo proattivo sui moduli o sulle procedure di comunicazione del processo Refinitiv World-Check.

Ridurre il numero di richieste dei clienti rifiutate per problemi evitabili, come informazioni incomplete o piccoli errori procedurali. In questo modo migliorano i tassi di conversione e si evita di perdere clienti idonei, con un impatto diretto sui ricavi. ProcessMind mostra i percorsi che portano al rifiuto e individua le attività precedenti più ricorrenti o i valori degli attributi associati. Evidenzia in quale fase del processo Refinitiv World-Check avvengono i rifiuti e suggerisce possibili miglioramenti, come un intervento anticipato o indicazioni più chiare, per trasformare più richieste in inserimenti completati.

Definire percorsi uniformi e ottimizzati per l’inserimento dei clienti KYC, eliminando le deviazioni che causano inefficienze o rischi di non conformità. Un processo standardizzato rende gli esiti più prevedibili e facilita la formazione del nuovo personale. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive dai dati degli eventi e le confronta con i modelli ideali. Quantifica l’impatto in termini di costi e tempi delle varianti non conformi o inefficienti, consentendo alle organizzazioni di applicare le procedure migliori nelle attività svolte con Refinitiv World-Check.

Rispettare con regolarità gli accordi sui livelli di servizio per i tempi di ciclo dell’inserimento KYC. Il rispetto degli SLA rafforza la fiducia dei clienti, evita sanzioni e dimostra l’efficienza operativa, soprattutto quando si gestiscono volumi elevati di controlli con Refinitiv World-Check. ProcessMind monitora in tempo reale la durata dei casi rispetto agli obiettivi SLA definiti. Segnala le possibili violazioni e individua le attività o le assegnazioni di risorse che causano ritardi ricorrenti, consentendo di intervenire tempestivamente per mantenere il processo nei tempi previsti.

Ridurre il tempo che intercorre tra le tappe pertinenti e l’avvio dei controlli dei precedenti, così da iniziare queste fasi fondamentali il prima possibile nel processo di inserimento. Un avvio più rapido può ridurre sensibilmente i tempi di ciclo complessivi. ProcessMind analizza l’intervallo tra le attività precedenti e l’evento «Controlli dei precedenti avviati». Individua le fasi del processo o i ritardi di sistema che impediscono un avvio tempestivo e fornisce indicazioni per automatizzare o riordinare le attività in Refinitiv World-Check.

Eliminare i casi in cui le valutazioni del rischio devono essere ripetute o riviste in modo sostanziale a causa di errori o dati incompleti. Ridurre le rilavorazioni consente di risparmiare tempo e risorse, permettendo agli analisti di concentrarsi sui nuovi casi. ProcessMind mostra i flussi di processo e mette chiaramente in evidenza quando attività come «Valutazione del rischio eseguita» vengono ripetute per la stessa richiesta del cliente. Individua i fattori che innescano questi cicli, come dati iniziali insufficienti o linee guida poco chiare, fornendo una base per riprogettare il processo in Refinitiv World-Check.

Garantire che lo stato corrente di ogni richiesta del cliente sia aggiornato con precisione e tempestività in tutti i sistemi e le Dashboard pertinenti. Una maggiore visibilità migliora il coordinamento interno e la comunicazione con i clienti. ProcessMind offre una vista aggiornata dell’esecuzione del processo e segue l’avanzamento di ogni caso «Richiesta del cliente» attraverso le diverse «Attività». Individua gli aggiornamenti di stato in ritardo o mancanti, consentendo di valutare integrazioni tra sistemi o automazioni per garantire una reportistica tempestiva e accurata agli utenti di Refinitiv World-Check.

Garantire un utilizzo efficace delle risorse, umane o automatizzate, in tutte le fasi del processo di inserimento KYC, evitando colli di bottiglia causati da team sovraccarichi o capacità inutilizzata. In questo modo si riducono i costi operativi e si aumenta la produttività. ProcessMind analizza l’assegnazione delle risorse alle attività e mette in evidenza gli squilibri nei carichi di lavoro e i tempi di inattività. Fornisce indicazioni sull’utilizzo delle risorse in Refinitiv World-Check, consentendo ai responsabili di riassegnare le attività, formare il personale per svolgere più mansioni o automatizzare le fasi ripetitive, migliorando l’efficienza.

Rendere più agevole il passaggio delle richieste dei clienti tra reparti diversi, come revisione iniziale, gestione del rischio e conformità, eliminando ritardi e interruzioni nella comunicazione. Passaggi di consegne efficienti sono fondamentali per garantire un processo fluido dall’inizio alla fine. ProcessMind mostra il flusso dei casi tra «Reparti» o «Utenti» diversi e individua dove si verificano più spesso ritardi o errori durante i passaggi. Quantifica il tempo perso e fornisce dati utili per ottimizzare le procedure di comunicazione o integrare i sistemi utilizzati in Refinitiv World-Check.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’inserimento dei clienti KYC

1

Scaricare il template
2

Esportare i dati
3

Caricare il set di dati
4

Analizzare il processo
5

Attuare i miglioramenti
6

Monitorare il processo
1

Scaricare il template

Cosa fare

Scarichi il template Excel preconfigurato per l’inserimento dei clienti KYC, così da strutturare correttamente i dati per l’analisi. Il template indica i campi necessari.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Utilizzare il template corretto garantisce la compatibilità dei dati, evita errori e accelera la configurazione iniziale per un’analisi accurata del processo.

Risultato atteso

Un template Excel strutturato, pronto per essere compilato con i dati del processo di inserimento dei clienti KYC.

COSA OTTERRÀ

Individui informazioni chiave nei flussi di lavoro di onboarding KYC

ProcessMind trasforma i dati KYC in visualizzazioni dinamiche che mostrano ogni passaggio e interazione. Ottenga informazioni dettagliate sui colli di bottiglia e sulle lacune di conformità nel processo World-Check di Refinitiv.
  • Visualizzi i percorsi effettivi di onboarding KYC
  • Individui i ritardi nei controlli di conformità
  • Ottimizzi i passaggi di World-Check di Refinitiv
  • Monitori i miglioramenti dell’esperienza dei clienti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare l’efficienza dell’inserimento KYC

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per individuare i colli di bottiglia e ottimizzare il percorso di inserimento dei clienti KYC. Analizzando i dati reali di esecuzione, comprese le interazioni con Refinitiv World-Check, le organizzazioni possono migliorare sensibilmente l’efficienza del processo e l’esperienza dei clienti.

0 %
Cicli di revisione più rapidi

Riduzione dei tempi di revisione dei documenti e di conformità

Il Process Mining individua i colli di bottiglia nella revisione dei documenti e nei controlli di conformità, riducendo sensibilmente i tempi di elaborazione e migliorando l’efficienza e l’esperienza dei clienti.
0 %
Meno richieste di informazioni

Riduzione delle richieste di informazioni aggiuntive

Individuando le cause profonde delle richieste incomplete, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente la necessità di chiedere ulteriori informazioni, accelerando l’inserimento e migliorando la soddisfazione dei clienti.
10- 0 %
Migliore rispetto degli SLA

Maggiore rispetto degli accordi sui livelli di servizio

Il Process Mining fa emergere le deviazioni che impediscono di completare le attività nei tempi previsti e aiuta i team a rispettare con regolarità gli SLA normativi e gli obiettivi interni, riducendo le sanzioni e i rischi per la reputazione.
0 %
Utilizzo ottimizzato delle risorse

Maggiore efficienza nell’allocazione delle risorse per la conformità

Conoscere l’utilizzo effettivo delle risorse e i tempi di inattività consente di distribuire meglio i carichi di lavoro, ridurre i costi operativi e fare in modo che il personale si concentri sulle attività a maggior valore.
15- 0 %
Maggiore conformità del processo

Maggiore rispetto dei flussi KYC standardizzati

Individuando e standardizzando le varianti del processo, le organizzazioni possono garantire un inserimento uniforme, conforme ed efficiente, riducendo gli errori e mantenendosi sempre pronte per gli audit.
~ 0 days
Controlli dei precedenti più rapidi

Riduzione del tempo necessario per avviare i controlli dei precedenti

Individuare i ritardi che precedono i controlli dei precedenti consente di avviarli prima, accelerando una fase fondamentale e dispendiosa in termini di tempo del processo di inserimento KYC e riducendo i tempi di ciclo complessivi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della domanda di onboarding di un singolo cliente, utilizzato come identificativo principale del caso.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutte le attività correlate e consente di analizzare il processo di onboarding del cliente dall’inizio alla fine.

Nome di uno specifico evento aziendale o di un’attività che si è verificata durante il processo di onboarding KYC.

Perché è importante

Questo attributo definisce i singoli passaggi del processo ed è essenziale per individuare e visualizzare il flusso del processo e i relativi colli di bottiglia.

La marca temporale che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

La marca temporale di ogni attività è essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, ricostruire la sequenza del processo e analizzare i colli di bottiglia.

La marca temporale che indica quando è stata completata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle attività, distinguendo il tempo di lavoro effettivo dall’attesa inattiva per un’analisi più accurata delle prestazioni.

Identificativo dell’utente, dell’analista o dell’agente automatizzato che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e i passaggi di consegne tra reparti, aspetti fondamentali per ottimizzare le risorse.

Il reparto o il team funzionale responsabile dell’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo per reparto ed è essenziale per individuare i ritardi nei passaggi di consegne tra team.

Classificazione del rischio calcolata per la domanda del cliente, ad esempio basso, medio o alto.

Perché è importante

Segmentare il processo per livello di rischio è fondamentale per capire perché alcuni casi richiedono più tempo o seguono percorsi diversi e per analizzare i tassi di rifiuto.

La data entro cui dovrebbe essere completato il processo di onboarding del cliente.

Perché è importante

È il riferimento per misurare il rispetto delle scadenze ed è fondamentale per calcolare il tasso di rispetto degli SLA e analizzarne le violazioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio del processo di inserimento KYC, quando il cliente invia la propria richiesta. L’evento viene in genere registrato in un sistema CRM o in un sistema applicativo centrale, che avvia poi il controllo in Refinitiv World-Check.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale del percorso completo di inserimento del cliente. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento al completamento consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo, un indicatore fondamentale per misurare l’esperienza dei clienti e il rispetto degli SLA.

Nel sistema Refinitiv World-Check viene creato formalmente un nuovo caso di controllo per una richiesta del cliente. L’operazione è avviata da una chiamata API o da un inserimento manuale proveniente da un sistema a monte e segna l’inizio della verifica delle informazioni sui rischi.

Perché è importante

Segna l’avvio ufficiale del sottoprocesso di screening. Il tempo che intercorre tra l’invio della domanda e questa attività evidenzia eventuali ritardi nei passaggi di consegne tra il sistema aziendale e la funzione di conformità.

Un analista della conformità avvia l’indagine manuale sulle potenziali corrispondenze relative alla domanda di un cliente. L’attività consiste nel confrontare i dettagli delle potenziali corrispondenze con le informazioni del cliente per determinarne la rilevanza.

Perché è importante

Segna l’inizio della revisione manuale di conformità, spesso un collo di bottiglia. Misurare il tempo tra «Potenziale corrispondenza individuata» e questa attività permette di rilevare i ritardi in coda, mentre la durata della revisione indica l’efficienza degli analisti.

L’analista conferma che la potenziale corrispondenza riguarda effettivamente il cliente sottoposto a screening, individuando un possibile rischio. È una tappa cruciale che in genere avvia ulteriori verifiche o porta al rifiuto della domanda.

Perché è importante

È un esito fondamentale per la mitigazione dei rischi e un momento decisivo del processo. Influisce direttamente sulla decisione finale relativa alla domanda del cliente ed è essenziale per la rendicontazione e l’analisi della conformità.

Il caso di screening viene chiuso ufficialmente con esito «Nessuna corrispondenza», ossia senza che siano state individuate corrispondenze effettive. La decisione viene comunicata al sistema di origine, consentendo di proseguire con l’onboarding.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il completamento regolare del processo di screening. È un punto di arrivo importante per misurare i tempi di ciclo delle domande standard a basso rischio.

Il caso di screening viene chiuso ufficialmente con esito «Corrispondenza individuata», che indica l’identificazione di un rischio confermato. La decisione avvia un processo successivo diverso, ad esempio verifiche rafforzate o il rifiuto della domanda.

Perché è importante

È il principale esito negativo del processo di screening. Analizzare questi casi aiuta a comprendere i profili di rischio e l’efficacia dei controlli di screening.

Il conto del cliente viene creato e attivato nel sistema principale, completando il percorso di onboarding. L’attivazione segue l’approvazione finale della domanda e rende il conto disponibile all’uso.

Perché è importante

È l’ultimo passaggio del processo, quello che genera valore. Il tempo che intercorre tra l’invio della domanda e l’attivazione del conto è una metrica importante per valutare l’efficienza operativa e la soddisfazione dei clienti.

La domanda del cliente viene rifiutata formalmente, spesso in seguito a una «Corrispondenza individuata» in World-Check o ad altri fattori di rischio. È l’esito negativo finale del processo di onboarding.

Perché è importante

È il principale esito negativo del processo. Analizzare i rifiuti, in particolare le motivazioni e le attività che li precedono, è essenziale per migliorare il processo e ridurre i rifiuti non necessari.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati degli eventi KYC esistenti per mostrare il flusso effettivo del processo e individuare inefficienze, lacune di conformità e colli di bottiglia. Aiuta a identificare problemi come verifiche documentali prolungate, cicli di rilavorazione nella valutazione del rischio e passaggi di consegne inefficaci tra reparti. In questo modo è possibile intervenire sulle aree specifiche da ottimizzare e rendere il percorso di inserimento più lineare, conforme ed efficiente.

Servono principalmente log degli eventi che includano un identificativo del caso, il nome dell’attività e una marca temporale per ogni fase del processo di inserimento. Per il KYC, si tratta di dati relativi all’invio della richiesta del cliente, ai controlli dei precedenti, alla verifica dei documenti, alle revisioni di conformità e agli aggiornamenti di stato. Sono inoltre fondamentali gli eventi di Refinitiv World-Check relativi ai risultati dei controlli e alla loro elaborazione.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come il completamento più rapido della revisione dei documenti, meno richieste di informazioni aggiuntive e una riduzione dei rifiuti evitabili. Il Process Mining aiuta a standardizzare le varianti del processo di inserimento, garantire il rispetto puntuale degli SLA e ottimizzare l’efficienza nell’allocazione delle risorse. Ne conseguono tempi di inserimento più brevi e una maggiore conformità.

Le prime informazioni utili e un modello di processo di base possono spesso essere generati nel giro di alcune settimane, a seconda della disponibilità e della qualità dei dati. Le raccomandazioni per miglioramenti significativi e una visione chiara dei colli di bottiglia emergono di solito entro uno-tre mesi. Segue l’attuazione delle modifiche e il consolidamento dei miglioramenti, che richiedono un monitoraggio costante.

Il requisito tecnico principale è poter accedere ai dati degli eventi dei sistemi, inclusi i log di audit o le tabelle del database che registrano attività, marca temporale e ID del caso. Serve una piattaforma software di Process Mining, disponibile in cloud o installabile in sede. Sono inoltre necessarie funzionalità di integrazione di base per estrarre i dati grezzi, trasformarli e renderli adatti all’analisi.

I metodi di estrazione dei dati variano, ma tra i più comuni vi sono le interrogazioni dirette al database, le integrazioni tramite API e l’esportazione dei dati dai log di sistema. Occorre individuare le tabelle o i log pertinenti che contengono l’identificativo del caso, il nome dell’attività e la marca temporale di ogni fase del processo KYC. I dati grezzi estratti devono poi essere trasformati nel formato Event Log richiesto dallo strumento di Process Mining.

In genere, il Process Mining non interferisce con le attività in corso, poiché utilizza principalmente dati storici. L’estrazione dei dati può essere eseguita in background o nelle fasce orarie di minore attività. L’analisi e la generazione di informazioni avvengono separatamente dai sistemi operativi, così i team possono continuare a lavorare senza interruzioni mentre si individuano possibili miglioramenti.

L’accuratezza delle informazioni dipende direttamente dalla qualità e dalla completezza dei dati degli eventi. Se i log degli eventi sono accurati e completi, il Process Mining offre una visione precisa, basata sui dati, dell’effettiva esecuzione del processo. Fa emergere deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione che spesso non sono visibili con l’analisi manuale o la reportistica tradizionale.

Sì. Il Process Mining può migliorare sensibilmente la conformità KYC mostrando tutte le varianti del processo e individuando le deviazioni dai flussi di lavoro normativi definiti. Aiuta a rilevare i casi di mancato rispetto delle procedure, come passaggi ignorati o scorciatoie non autorizzate, e a garantire che tutti i controlli e le approvazioni necessari vengano eseguiti con regolarità. In questo modo si dispone di una traccia verificabile della conformità lungo tutto il percorso di inserimento.

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