Il Suo template dei dati per la gestione delle richieste di servizio

BMC Helix ITSM
Il Suo template dei dati per la gestione delle richieste di servizio

Il Suo template dei dati per la gestione delle richieste di servizio

Questo template offre una panoramica chiara degli attributi essenziali da raccogliere e delle attività principali da monitorare nel processo di gestione delle richieste di servizio. Include inoltre indicazioni pratiche per estrarre i dati da BMC Helix ITSM in modo efficiente. Utilizzi questa risorsa per semplificare la preparazione dei dati e avviare con sicurezza le iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l’estrazione dei dati da BMC Helix ITSM
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi della gestione delle richieste di servizio

Questi campi dati sono essenziali per creare un Event Log completo e analizzare in modo approfondito il processo di gestione delle richieste di servizio.
5 Obbligatorio 6 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Il nome dell’evento o dell’attività specifica che si è verificata in un determinato momento del ciclo di vita della richiesta di servizio.
Descrizione

Questo attributo descrive un passaggio specifico o una modifica di stato nel processo di richiesta di servizio, come 'Request In Review', 'Fulfillment In Progress' o 'Service Request Resolved'. Ogni attività rappresenta un singolo evento nel percorso completo della richiesta.

L’analisi della sequenza e della frequenza delle attività è alla base del Process Mining. Consente di ricostruire le mappe di processo, individuare i colli di bottiglia e analizzare le varianti di processo. Capire quali attività si verificano, in quale ordine e con quale frequenza è essenziale per ottimizzare i processi.

Perché è importante

Le attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa di processo. Tracciarle consente di visualizzare e analizzare il flusso del processo e di capire come viene svolto il lavoro.

Dove reperirli

In genere, si ricava dalle modifiche dei campi 'Status' e 'Status Reason' nel modulo 'SRM:Request' o nei registri delle applicazioni correlate all’evasione, ad esempio Incident o Work Order.

Esempi
Richiesta in attesa di approvazioneEvasione in corsoRichiesta di servizio risoltaRichiesta di servizio chiusa
ID della richiesta di servizio
ServiceRequestId
Identificativo univoco di ogni richiesta di servizio, utilizzato come chiave primaria per tracciarne l’intero ciclo di vita.
Descrizione

L’ID della richiesta di servizio identifica in modo univoco ogni singola richiesta inviata da un utente o da un sistema. È il riferimento centrale che collega tutti gli eventi successivi, dalla registrazione iniziale alla chiusura definitiva, e consente di analizzare l’intero percorso di ogni richiesta.

Nel Process Mining, questo ID è essenziale per ricostruire la sequenza delle attività di ciascun caso. Consente allo strumento di raggruppare tutti gli eventi correlati, come 'Request Submitted', 'Request Assigned' e 'Service Request Closed', in una singola istanza di processo, che costituisce la base di ogni analisi.

Perché è importante

È l’identificativo fondamentale del caso. Senza di esso, non è possibile ricostruire il percorso completo della richiesta di servizio, né individuare e analizzare il processo.

Dove reperirli

In genere, corrisponde al campo 'InstanceId' o 'Request Number' nel modulo 'SRM:Request' di BMC Helix ITSM.

Esempi
SR000010572931SR000010572932SR000010572933
Ora di inizio
EventStartTime
La marca temporale che indica quando è iniziata una specifica attività o un determinato evento.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora esatte di inizio di un’attività. Ogni evento nel registro, dall’invio iniziale alla chiusura definitiva, deve avere un’ora di inizio per stabilire la sequenza cronologica del processo.

Questa marca temporale è fondamentale per tutte le analisi di Process Mining basate sul tempo. Serve a calcolare i tempi di ciclo, la durata delle attività e i tempi di attesa tra i passaggi, nonché a verificare il rispetto degli SLA. Consente di individuare i colli di bottiglia e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Perché è importante

L’ora di inizio stabilisce l’ordine cronologico degli eventi, essenziale per calcolare la durata dei processi, individuare i ritardi e comprendere la sequenza temporale del processo.

Dove reperirli

Corrisponde ai campi delle marche temporali nei registri di controllo o nelle tabelle della cronologia degli stati associate al modulo 'SRM:Request', come 'Submit Date' per l’evento iniziale.

Esempi
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:22:00Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica l’origine dei dati di processo. In questa vista, il valore sarebbe impostato in modo statico su 'BMC Helix ITSM' per indicare che tutti gli eventi relativi alle richieste di servizio provengono da questo sistema.

Negli ambienti con più sistemi integrati, questo campo è fondamentale per comprendere la provenienza dei dati e suddividerli in base alla fonte. Garantisce chiarezza e tracciabilità, soprattutto quando si uniscono dati provenienti da piattaforme diverse.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, importanti per la governance dei dati, la tracciabilità e la risoluzione dei problemi negli ambienti con più sistemi.

Dove reperirli

È un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati, non un campo presente in BMC Helix ITSM.

Esempi
BMC Helix ITSM
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
La marca temporale dell’ultimo aggiornamento dei dati del processo dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione più recente dei dati da BMC Helix ITSM. Aiuta a capire quanto sono aggiornati i dati analizzati e quale periodo copre l’analisi.

È un metadato fondamentale per qualsiasi Dashboard o analisi di Process Mining. Consente di capire se le informazioni si basano su dati quasi in tempo reale o su una fotografia storica, un aspetto che incide sulla validità e sulla pertinenza delle conclusioni.

Perché è importante

Indica quanto sono aggiornati i dati, un’informazione essenziale per prendere decisioni basate sulle informazioni più recenti disponibili sulle prestazioni del processo.

Dove reperirli

Questa marca temporale viene generata e aggiunta durante l’estrazione e il caricamento dei dati.

Esempi
2024-05-21T08:00:00Z
Agente assegnato
AssignedAgent
L’utente attualmente incaricato di gestire la richiesta di servizio.
Descrizione

Questo attributo identifica l’agente IT o il membro del personale di supporto responsabile della richiesta in un determinato momento. Le modifiche a questo campo durante il ciclo di vita di una singola richiesta indicano un passaggio di consegne o una riassegnazione.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni degli agenti e la distribuzione del carico di lavoro. Consente di monitorare quante richieste gestisce ciascun agente, il tempo medio di risoluzione e la frequenza delle riassegnazioni. Questi dati supportano la gestione delle risorse e l’individuazione di opportunità di formazione.

Perché è importante

Monitorare l’agente assegnato è essenziale per analizzare i passaggi di consegne, misurare le prestazioni individuali e comprendere come si distribuisce il carico di lavoro nel team di supporto.

Dove reperirli

Corrisponde al campo «Assignee» o «Assigned To» nel record di evasione, ad esempio Work Order o Incident, associato alla richiesta di servizio.

Esempi
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
Ora di fine
EventEndTime
La marca temporale che indica quando è stata completata una specifica attività o un determinato evento.
Descrizione

L’ora di fine segna la conclusione di un’attività. Nei sistemi ITSM molte attività corrispondono a modifiche di stato istantanee, ma alcune hanno una durata misurabile. L’ora di fine consente di calcolare con precisione la durata di queste attività.

Nell’analisi, l’ora di fine viene utilizzata insieme all’ora di inizio per calcolare il tempo di elaborazione delle singole attività. Aiuta a individuare quali attività specifiche, e non solo i tempi di attesa tra una e l’altra, assorbono più tempo nel processo.

Perché è importante

Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività, un dato fondamentale per individuare i passaggi inefficienti e capire come viene impiegato il tempo delle risorse.

Dove reperirli

Può essere ricavata dai dati. Spesso, l’ora di fine di un’attività coincide con l’ora di inizio dell’attività successiva dello stesso caso. Per l’attività finale, corrisponde alla marca temporale della risoluzione o della chiusura.

Esempi
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:10Z2023-10-28T09:00:00Z
Priorità
Priority
Il livello di priorità assegnato alla richiesta di servizio, che ne indica l’impatto sull’attività aziendale e l’urgenza.
Descrizione

La priorità determina l’ordine e la rapidità con cui devono essere gestite le richieste. I valori più comuni sono 'Critico', 'Alto', 'Medio' e 'Basso'. L’assegnazione si basa spesso sulla combinazione dell’impatto della richiesta sull’attività aziendale e della sua urgenza.

L’analisi per priorità è essenziale per valutare se le richieste ad alta priorità vengono elaborate più rapidamente di quelle a bassa priorità. È una dimensione chiave nelle Dashboard sui tempi di risoluzione e sul rispetto degli SLA e aiuta a verificare che le risorse siano assegnate in modo adeguato alle esigenze aziendali più critiche.

Perché è importante

Aiuta a valutare se il processo assegna correttamente le priorità al lavoro e rispetta i livelli di servizio previsti per le richieste con diversi livelli di impatto sull’attività aziendale.

Dove reperirli

È il campo 'Priority' del modulo 'SRM:Request'.

Esempi
CriticoAltoMedioBasso
Stato della richiesta
RequestStatus
Lo stato della richiesta di servizio al momento dell’evento, ad esempio 'In Progress', 'Pending' o 'Closed'.
Descrizione

Questo attributo registra lo stato della richiesta di servizio nei diversi momenti del suo ciclo di vita. Fornisce il contesto di ogni attività ed è spesso la fonte da cui si ricava l’attributo 'Attività'.

L’analisi per stato aiuta a capire quanto tempo le richieste trascorrono in determinate condizioni, come 'Pending Customer' o 'Waiting for Approval'. È essenziale per individuare i colli di bottiglia e i ritardi causati da dipendenze esterne o code interne. Supporta direttamente la Dashboard per l’individuazione dei colli di bottiglia.

Perché è importante

Fornisce un quadro dello stato della richiesta e consente di confrontare il tempo trascorso in attesa con quello dedicato alle attività, un dato fondamentale per individuare i colli di bottiglia.

Dove reperirli

È il campo 'Status' del modulo 'SRM:Request'. I valori storici sono disponibili nel registro di controllo.

Esempi
PianificazioneIn corsoIn attesaRisoltoChiuso
Team assegnato
AssignedTeam
Il gruppo o il team di supporto a cui è attualmente assegnata la richiesta di servizio.
Descrizione

Questo attributo identifica il gruppo funzionale responsabile della gestione della richiesta, ad esempio «Help Desk», «Team di rete» o «Amministrazione database». Una modifica a questo campo indica il trasferimento della responsabilità da un team a un altro.

L’analisi per team assegnato aiuta a individuare i colli di bottiglia a livello di team, analizzare i passaggi di consegne tra team e valutare l’efficienza dei diversi gruppi di supporto. È fondamentale per le Dashboard Request Rework and Reassignment e Triage Efficiency, perché mostra come il lavoro viene instradato all’interno dell’organizzazione.

Perché è importante

Consente di analizzare il flusso del processo tra i diversi gruppi funzionali, aiutando a individuare inefficienze nell’instradamento e a misurare le prestazioni dei team.

Dove reperirli

Corrisponde al campo «Assigned Group» nel record di evasione, ad esempio Work Order o Incident, associato alla richiesta di servizio.

Esempi
Service DeskSupporto infrastrutturaSupporto applicazioni di livello 2
Tipo di servizio
ServiceType
La categoria o il tipo di servizio richiesto dall’utente.
Descrizione

Il tipo di servizio classifica la natura della richiesta, ad esempio 'Richiesta di nuovo software', 'Reimpostazione della password' o 'Inserimento di un nuovo dipendente'. È una dimensione fondamentale per filtrare e segmentare i dati di processo.

Nell’analisi dei processi, questo attributo serve a confrontare le prestazioni dei diversi tipi di richiesta. Aiuta a rispondere a domande come: 'Quali tipi di servizio richiedono più tempo per essere risolti?' o 'Quali tipi di servizio comportano più rilavorazioni?'. È fondamentale per le Dashboard sui tempi di risoluzione e sul rispetto degli SLA.

Perché è importante

Consente di segmentare le richieste di servizio per confrontare i flussi di processo, individuare problemi specifici per ciascun tipo e definire interventi di ottimizzazione mirati.

Dove reperirli

Questi dati si trovano spesso nel campo 'Title' o in un campo di classificazione del modulo 'SRM:Request' e derivano dal servizio selezionato nel catalogo.

Esempi
Richiesta di nuovo hardwareRichiesta di accesso al softwareConfigurazione dell’accesso VPN
Canale di invio
SubmissionChannel
Il metodo o il canale utilizzato per inviare la richiesta di servizio.
Descrizione

Questo attributo registra come è stata avviata la richiesta di servizio, ad esempio tramite un portale self-service, un’e-mail, una telefonata al Service Desk o un avviso automatico del sistema. Canali diversi possono determinare varianti del processo e tempi di risoluzione differenti.

Analizzare il processo in base al canale di invio può rivelare inefficienze o buone pratiche legate a specifiche modalità di ricezione. Per esempio, le richieste inviate tramite il portale self-service possono essere risolte più rapidamente grazie alla maggiore qualità iniziale dei dati, mentre quelle ricevute via e-mail possono richiedere più attività manuali di classificazione.

Perché è importante

Aiuta a comprendere in che modo il metodo di ricezione influisce sull’efficienza del processo, sulla qualità dei dati e sul tempo di ciclo complessivo, consentendo di intervenire in modo mirato sui singoli canali.

Dove reperirli

Spesso è possibile dedurlo da campi come «Client Type» o «Reported Source» nel modulo «SRM:Request» o nei ticket di evasione associati.

Esempi
Portale self-serviceE-mailTelefonoGenerato dal sistema
Categoria di risoluzione
ResolutionCategory
La classificazione della soluzione fornita per risolvere la richiesta.
Descrizione

Questo attributo classifica in modo strutturato le modalità di risoluzione di una richiesta, ad esempio «Correzione software», «Formazione dell’utente» o «Correzione dei dati». Descrive la natura della risoluzione in modo più dettagliato rispetto a un semplice codice di chiusura.

È essenziale per la Dashboard Resolution Category Accuracy, che consente di confrontare la categoria di risoluzione con il tipo di servizio iniziale e verificarne la coerenza. L’analisi delle categorie di risoluzione aiuta a individuare tendenze nei problemi e a gestirli in modo proattivo, per esempio quando molte richieste vengono risolte formando gli utenti.

Perché è importante

Offre informazioni sulla natura delle soluzioni e aiuta a individuare tendenze nei problemi ricorrenti e opportunità per gestire i problemi in modo proattivo o formare gli utenti.

Dove reperirli

Queste informazioni fanno parte dei campi di classificazione operativa e del prodotto nel ticket di evasione, spesso denominati «Resolution Category».

Esempi
Amministrazione degli accountGuasto hardwareAggiornamento softwareInformazioni fornite
Codice di chiusura
CloseCode
Un codice che indica l’esito finale o il motivo della chiusura della richiesta di servizio.
Descrizione

Il codice di chiusura offre un metodo standardizzato per classificare la risoluzione di una richiesta di servizio. Alcuni esempi sono «Risolto dal Service Desk», «Annullato dall’utente» o «Richiesta duplicata».

L’analisi dei codici di chiusura aiuta a comprendere gli esiti più comuni delle richieste. Può mettere in evidenza problemi come un numero elevato di richieste annullate dagli utenti, che potrebbe indicare un processo troppo lungo, o molte richieste duplicate, che potrebbero segnalare un problema di sistema o di comunicazione. Questo attributo supporta la Dashboard Resolution Category Accuracy.

Perché è importante

Fornisce dati strutturati sugli esiti delle richieste e consente di analizzare l’efficacia delle risoluzioni e i motivi del mancato completamento o dell’annullamento.

Dove reperirli

Queste informazioni si trovano solitamente nel campo «Resolution» o «Closure Code» del ticket di evasione associato alla richiesta di servizio.

Esempi
Completata con successoAnnullata dall’utenteNon più necessariaRisoluzione automatizzata
Data obiettivo SLA
SlaTargetDate
La data e l’ora entro cui, in base al Service Level Agreement (SLA), è prevista la risoluzione della richiesta di servizio.
Descrizione

La data obiettivo SLA è un timestamp calcolato che rappresenta la scadenza per completare la richiesta di servizio. Viene determinata dalle regole dell’accordo sul servizio, che spesso tengono conto di fattori quali la priorità e il tipo di richiesta.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard SLA Compliance Overview e costituisce il valore di riferimento per misurare il tempo effettivo di risoluzione. Confrontando l’«EventEndTime» dell’attività finale di risoluzione con la data obiettivo, è possibile stabilire se l’impegno di servizio è stato rispettato.

Perché è importante

È il principale valore di riferimento per misurare le prestazioni del servizio rispetto agli impegni assunti ed è quindi essenziale per monitorare e rendicontare la conformità agli SLA.

Dove reperirli

Questa data viene calcolata e memorizzata dal modulo Service Level Management (SLM) ed è disponibile nei moduli SLM correlati alla richiesta di servizio.

Esempi
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-01T09:00:00Z2023-10-27T12:00:00Z
È stata inoltrata a un livello superiore
IsEscalated
Un indicatore booleano che specifica se la richiesta di servizio è stata inoltrata a un livello superiore.
Descrizione

Questo indicatore assume il valore true se la richiesta di servizio è stata oggetto di un’escalation funzionale o gerarchica. In genere, l’escalation avviene quando la richiesta non procede come previsto, rischia di non rispettare uno SLA o richiede l’intervento o l’approvazione di un’autorità superiore.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard Request Escalation Efficiency Analysis. Consente di filtrare e analizzare i percorsi delle richieste inoltrate a un livello superiore, per capire che cosa le ha innescate, quanto tempo occorre per risolverle dopo l’escalation e quanto è efficace il processo.

Perché è importante

Consente di isolare e analizzare le richieste che hanno richiesto un’escalation, aiutando a individuare i punti deboli del processo standard o i fattori che innescano i casi complessi.

Dove reperirli

In genere non corrisponde a un singolo campo. Si ricava cercando attività specifiche legate all’escalation nel registro di controllo oppure modifiche alla priorità o all’assegnazione conformi a un protocollo di escalation.

Esempi
truefalse
È stato necessario rifare il lavoro
IsRework
Un indicatore booleano che specifica se la richiesta di servizio ha richiesto una rilavorazione, ad esempio tornando a una fase precedente.
Descrizione

Questo indicatore identifica le richieste di servizio che hanno seguito un ciclo o richiesto una rilavorazione nel flusso del processo. Per esempio, una richiesta che passa da «Evasione in corso» a «Revisione della richiesta» viene considerata una rilavorazione. La definizione esatta dipende dalla logica del processo aziendale.

Questo attributo supporta direttamente la Dashboard Request Rework and Reassignment Analysis e il KPI Request Rework Rate. Consente di quantificare la frequenza delle rilavorazioni e di analizzarne le cause più comuni, come una valutazione iniziale errata o informazioni incomplete, che generano inefficienze nel processo.

Perché è importante

Quantifica le inefficienze del processo segnalando i casi che si discostano dal percorso ottimale e aiuta a individuare le cause profonde dei cicli e delle attività ripetute.

Dove reperirli

È un attributo calcolato a partire dalla sequenza di attività nell’event log. Occorre definire una logica che rilevi i passaggi a ritroso nel flusso del processo.

Esempi
truefalse
Numero di passaggi di consegne
HandoffCount
Il numero totale di volte in cui una richiesta di servizio è stata riassegnata tra agenti o team diversi.
Descrizione

Questa metrica calcolata conta quante volte cambiano i valori di «AssignedAgent» o «AssignedTeam» per una singola richiesta di servizio. Un numero elevato di passaggi di consegne può indicare una frammentazione del processo, una bassa percentuale di risoluzione al primo contatto o un instradamento inefficiente.

Questo attributo è alla base del KPI Average Agent Handoffs per Request ed è utilizzato nella Dashboard Request Rework and Reassignment. Analizzare i casi con molti passaggi di consegne può rivelare opportunità per migliorare la classificazione iniziale, offrire una formazione più adeguata o semplificare il processo di risoluzione, riducendo i ritardi e migliorando la soddisfazione dei clienti.

Perché è importante

Misura la frammentazione del processo e il carico di comunicazione. Un numero elevato di passaggi di consegne è spesso associato a tempi di risoluzione più lunghi e a una minore efficienza del processo.

Dove reperirli

È una metrica calcolata contando i valori distinti dell’attributo «AssignedAgent» o «AssignedTeam» per ogni ID univoco della richiesta di servizio.

Esempi
0135
Reparto del richiedente
RequestorDepartment
Il reparto o l’unità aziendale dell’utente che ha inviato la richiesta.
Descrizione

Questo attributo identifica il reparto organizzativo della persona che richiede il servizio, ad esempio «Finanza», «Risorse umane» o «IT». In genere, queste informazioni provengono dal profilo dell’utente nel sistema.

Segmentare l’analisi del processo per reparto consente di individuare esigenze e modelli di richiesta specifici, nonché possibili ambiti in cui concentrare la formazione o migliorare il servizio. Può aiutare a rispondere a domande come: «Il reparto Finanza deve attendere più a lungo per le proprie richieste?».

Perché è importante

Consente di analizzare il consumo dei servizi e le prestazioni del processo per unità aziendale, mettendo in evidenza eventuali problemi o tendenze specifici di un reparto.

Dove reperirli

Queste informazioni si recuperano solitamente dal profilo dell’utente associato all’utente «Requested For» nel modulo «SRM:Request».

Esempi
FinanzaVenditeRisorse umaneTecnologie dell’informazione
SLA non rispettato
IsSlaBreached
Un indicatore booleano che specifica se la richiesta di servizio è stata risolta dopo la data obiettivo SLA.
Descrizione

Questo indicatore calcolato assume il valore true se il timestamp della risoluzione finale della richiesta di servizio è successivo alla relativa «SLA Target Date». Fornisce un esito semplice e binario delle prestazioni SLA per ogni richiesta.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard SLA Compliance Overview e per il KPI SLA Adherence Rate. Consente di calcolare facilmente i tassi complessivi di conformità e di filtrare le richieste per confrontare le caratteristiche del processo nei casi in cui lo SLA non è stato rispettato con quelle dei casi conformi, aiutando a individuare le cause profonde dei mancati SLA.

Perché è importante

Semplifica l’analisi delle prestazioni SLA trasformando il confronto tra timestamp in un semplice indicatore booleano, così da misurare e visualizzare facilmente i tassi di conformità.

Dove reperirli

È un campo calcolato. La logica è: IF 'Resolution Timestamp' > 'SlaTargetDate' THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di gestione delle richieste di servizio

Per individuare e visualizzare correttamente il processo, è importante registrare nell’Event Log questi passaggi e traguardi fondamentali.
6 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Evasione in corso
L’agente o il team assegnato ha iniziato a lavorare attivamente per soddisfare la richiesta di servizio. La richiesta è passata dalla coda a una fase di lavoro attivo.
Perché è importante

Segna l’inizio del lavoro di evasione che genera valore. Analizzare il tempo trascorso in questa fase aiuta a comprendere la produttività delle risorse e la complessità dell’evasione.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a 'In Progress'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'In Progress'.

Tipo di evento inferred
Richiesta assegnata
La richiesta di servizio è stata assegnata a un agente o a un team specifico, responsabile del completamento del lavoro. Questo passaggio segna la fine della fase di triage.
Perché è importante

Questa tappa è fondamentale per misurare il tempo di triage e analizzare il carico di lavoro degli agenti. Le riassegnazioni frequenti possono indicare problemi di instradamento o carenze di competenze.

Dove reperirli

L’evento può essere acquisito direttamente dal registro di controllo dei campi 'Assigned Group' o 'Assignee' nel modulo SRM:Request o nei moduli applicativi correlati all’evasione, ad esempio WOI:WorkOrder.

Acquisizione

Marca temporale del registro di controllo che indica la prima assegnazione di un valore non nullo al campo 'Assignee'.

Tipo di evento explicit
Richiesta di servizio annullata
La richiesta di servizio è stata ritirata da chi l’ha inviata o dal service desk prima del completamento dell’evasione. È uno stato terminale della richiesta.
Perché è importante

Monitorare gli annullamenti aiuta a individuare schemi ricorrenti, ad esempio richieste inviate con dati errati o servizi non più necessari, e a migliorare il catalogo dei servizi.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a 'Canceled'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'Canceled'.

Tipo di evento inferred
Richiesta di servizio chiusa
La richiesta di servizio viene chiusa formalmente e passa a uno stato archiviato, di sola lettura. Ciò avviene dopo la risoluzione e una volta trascorso l’eventuale periodo di conferma.
Perché è importante

Questa attività rappresenta la fine definitiva del processo. Il tempo che intercorre tra 'Resolved' e 'Closed' può mettere in luce inefficienze nella procedura di chiusura.

Dove reperirli

Si deduce dalla modifica finale dello stato nel modulo SRM:Request a 'Closed'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'Closed'.

Tipo di evento inferred
Richiesta di servizio inviata
Questa attività segna la creazione e l’invio di una nuova richiesta di servizio da parte di un utente. Viene registrata quando si crea una nuova voce nel modulo SRM:Request con uno stato iniziale, in genere 'Submitted'.
Perché è importante

È il punto di partenza di ogni caso di richiesta di servizio, essenziale per misurare la durata complessiva del ciclo di vita e analizzare i volumi delle richieste ricevute.

Dove reperirli

L’evento si deduce dalla marca temporale di creazione e dallo stato iniziale, ad esempio 'Submitted', di un record nel modulo SRM:Request.

Acquisizione

Individui la marca temporale di creazione di un nuovo ID della richiesta di servizio nel modulo SRM:Request quando lo stato è 'Submitted'.

Tipo di evento inferred
Richiesta di servizio risolta
L’evasione della richiesta di servizio è completata e la risoluzione è stata comunicata a chi l’ha inviata. La richiesta attende la conferma finale oppure si chiuderà automaticamente dopo un periodo prestabilito.
Perché è importante

Una tappa fondamentale che segna la fine del ciclo di erogazione del servizio. È il principale punto di arrivo per misurare i tempi di risoluzione e il rispetto degli SLA.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a 'Resolved' o 'Completed'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'Resolved' o 'Completed'.

Tipo di evento inferred
Informazioni richieste all’utente
Per procedere con il lavoro, l’agente incaricato dell’evasione ha bisogno di ulteriori informazioni da chi ha inviato la richiesta. In genere, la richiesta passa allo stato 'Pending'.
Perché è importante

Questa attività è essenziale per calcolare il 'Tempo di attesa per informazioni esterne' e individuare la frequenza con cui le richieste si bloccano a causa di informazioni incomplete.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a 'Pending', con una motivazione come 'Customer Hold' o 'Awaiting Information'.

Acquisizione

Marca temporale della modifica dello stato a 'Pending', associata a una motivazione specifica.

Tipo di evento inferred
Richiesta approvata
La richiesta di servizio è stata approvata formalmente dalla persona o dal gruppo competente e il processo di evasione può proseguire. In genere, questo evento segue lo stato 'Waiting for Approval'.
Perché è importante

Segna la fine del sottoprocesso di approvazione ed è una tappa fondamentale per misurare i tempi delle approvazioni e il loro impatto sul tempo complessivo di risoluzione.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request da 'Waiting Approval' a uno stato successivo, come 'Planning' o 'In Progress'. La decisione di approvazione viene registrata nei moduli di approvazione correlati.

Acquisizione

Marca temporale della modifica di stato da 'Waiting Approval' a uno stato successivo, dopo una decisione di approvazione positiva.

Tipo di evento inferred
Richiesta in attesa di approvazione
La richiesta di servizio è stata inviata a un approvatore designato o a un gruppo di approvazione e attende una decisione prima che possa iniziare l’evasione. È un passaggio comune per le richieste che comportano costi o diritti di accesso.
Perché è importante

Questa attività isola i ritardi legati all’approvazione e consente di analizzare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella catena di approvazione.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a un valore come 'Waiting Approval'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'Waiting Approval'.

Tipo di evento inferred
Richiesta in revisione
Il service desk sta svolgendo la revisione iniziale e il triage della richiesta di servizio per determinarne la natura e la priorità, nonché il team incaricato di soddisfarla. In genere, questa fase è rappresentata da una modifica dello stato nel record della richiesta.
Perché è importante

Monitorare questa attività aiuta a misurare l’efficienza del triage e a individuare i ritardi tra l’invio e l’assegnazione, un dato essenziale per il KPI 'Tempo medio di triage'.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a un valore come 'In Review' o 'Planning'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'In Review'.

Tipo di evento inferred
Richiesta respinta
La richiesta di servizio è stata respinta durante la fase di approvazione. È uno stato terminale che interrompe il processo prima dell’inizio dell’evasione.
Perché è importante

Analizzare le richieste respinte può mettere in luce problemi nelle motivazioni delle richieste, nei criteri di ammissibilità o nelle politiche di approvazione.

Dove reperirli

Si deduce da una modifica dello stato nel modulo SRM:Request a 'Rejected'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa a 'Rejected'.

Tipo di evento inferred
Richiesta ripresa
La richiesta di servizio è uscita dallo stato di attesa, in genere dopo che l’utente ha fornito le informazioni necessarie. L’agente incaricato dell’evasione riprende il lavoro sulla richiesta.
Perché è importante

Segna la fine di un periodo di attesa e consente di misurare con precisione i tempi di attesa per informazioni esterne e il loro impatto sul rispetto degli SLA.

Dove reperirli

Si deduce quando lo stato di SRM:Request passa da 'Pending' a 'In Progress'.

Acquisizione

Marca temporale dell’evento di aggiornamento in cui il campo 'Status' di SRM:Request passa da 'Pending' a 'In Progress'.

Tipo di evento inferred
Risoluzione confermata dall’utente
Chi ha inviato la richiesta ha confermato esplicitamente che il servizio è stato erogato in modo soddisfacente e che la richiesta è risolta. Spesso, questa conferma avvia la chiusura definitiva della richiesta.
Perché è importante

Fornisce un indicatore chiaro della soddisfazione del cliente e conclude formalmente l’interazione relativa al servizio. Distingue la risoluzione del processo dall’accettazione da parte del cliente.

Dove reperirli

L’evento può essere registrato nei registri di lavoro o nelle note sulle attività di SRM:Request quando l’utente conferma tramite il portale o via e-mail. Non sempre corrisponde a uno stato distinto.

Acquisizione

Esamini i registri di lavoro (SRM:WorkInfo) per individuare le voci che indicano la conferma dell’utente o il completamento di un sondaggio.

Tipo di evento explicit
Soluzione implementata
L’agente ha completato il lavoro tecnico necessario per soddisfare la richiesta di servizio. La richiesta è pronta per essere confermata dall’utente prima della risoluzione formale.
Perché è importante

Questa attività distingue il completamento del lavoro tecnico dalla risoluzione formale e aiuta a individuare eventuali ritardi tra la fine del lavoro e la conferma dell’utente.

Dove reperirli

L’evento può essere dedotto da una modifica dello stato di un ticket di evasione nel sistema di back-end, ad esempio quando lo stato di un ordine di lavoro passa a 'Completed', prima che la richiesta SRM:Request principale venga contrassegnata come 'Resolved'.

Acquisizione

Marca temporale in cui un ticket di back-end, come un ordine di lavoro o un incidente, collegato a SRM:Request viene contrassegnato come completato.

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da BMC Helix ITSM

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