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Migliora l'Elaborazione delle Tue Fatture Fornitori

La tua guida in 6 passaggi per ottimizzare l'elaborazione AP su NetSuite.
Migliora l'Elaborazione delle Tue Fatture Fornitori
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Ottimizza le fatture fornitori in NetSuite per pagamenti più veloci e conformi

Sblocca l'efficienza nei tuoi processi di pagamento. La nostra piattaforma ti aiuta a individuare le inefficienze più comuni che portano a ritardi nei pagamenti e rischi di conformità. Identifica facilmente i colli di bottiglia e le risorse sprecate per ottimizzare le tue operazioni. Ottieni flussi di lavoro più rapidi, conformi e convenienti.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Processo di Gestione Fatture Fornitori in NetSuite è Essenziale

Il processo di gestione delle fatture fornitori (AP) è un'operazione finanziaria fondamentale per qualsiasi organizzazione, che impatta direttamente il flusso di cassa, le relazioni con i fornitori e l'efficienza operativa. All'interno di NetSuite, sebbene il sistema offra funzionalità robuste, il processo sottostante può spesso celare inefficienze nascoste. Interventi manuali, workflow incoerenti e la mancanza di visibilità in tempo reale sul ciclo di vita della fattura possono innescare una serie di problemi costosi. Si pensi all'impatto dei pagamenti in ritardo che generano penali o alla perdita degli sconti per pagamenti anticipati, all'onere amministrativo della gestione delle eccezioni o ai rischi di conformità legati ad approvazioni non controllate. Questi problemi erodono la redditività e compromettono la fiducia dei fornitori. Per una gestione finanziaria davvero eccellente, comprendere il flusso reale end-to-end di ogni fattura, dallo stato di Fattura Ricevuta a Pagamento Saldata in NetSuite, non è solo vantaggioso, ma è un imperativo per una gestione aziendale strategica. Un'efficiente gestione del processo delle fatture fornitori è un vantaggio competitivo.

Come il Process Mining Mette in Luce il Tuo Workflow AP in NetSuite

Il process mining offre un approccio rivoluzionario per comprendere e migliorare il tuo processo di gestione delle fatture fornitori, sfruttando i log degli eventi dettagliati già presenti nel tuo sistema NetSuite. Invece di basarsi su mappe di processo teoriche o prove aneddotiche, il process mining ricostruisce il percorso reale di ogni fattura. Analizzando eventi come Dati Fattura Acquisiti, Fattura Validata, Ordine di Acquisto Corrispondente, Ricevimento Merci Corrispondente, Fattura Approvata e Pagamento Eseguito, crea una mappa oggettiva e basata sui dati del tuo processo. Questa potente tecnica analitica evidenzia dove le fatture si bloccano, identifica le deviazioni comuni dal percorso ideale e quantifica con precisione l'impatto dei cicli di rilavorazione (ad esempio, fatture che subiscono ripetutamente Discrepanza Risolta o Fattura Inoltrata per Approvazione). Ottieni una visibilità senza precedenti sulle tue operazioni NetSuite, rivelando il vero tempo di ciclo per ogni fattura e individuando gli esatti colli di bottiglia che rallentano i tuoi pagamenti. Questa intuizione basata sui fatti è fondamentale per comprendere come migliorare il processo di gestione delle fatture fornitori.

Aree Chiave per il Miglioramento dei Processi

L'applicazione del process mining ai dati delle fatture fornitori di NetSuite rivela opportunità di miglioramento specifiche e attuabili su diverse dimensioni:

  • Risoluzione dei Colli di Bottiglia: Identifica utenti specifici, dipartimenti o fasi di approvazione che causano costantemente ritardi. Ad esempio, potresti scoprire che le fatture che richiedono l'approvazione di un particolare centro di costo si bloccano frequentemente, prolungando il tempo di ciclo complessivo del processo di gestione delle fatture fornitori.
  • Potenziale di Automazione: Individua compiti manuali ripetitivi o scenari comuni di gestione delle eccezioni che sono maturi per l'automazione all'interno o attorno a NetSuite. Questo potrebbe spaziare dall'automazione robotica dei processi (RPA) per l'inserimento dati al miglioramento dei workflow NetSuite esistenti per il matching automatico.
  • Miglioramento della Conformità: Rileva i casi in cui le fatture vengono elaborate o pagate senza rispettare le politiche interne, come la mancanza di Ordini di Acquisto o Ricevimenti Merci, o pagamenti effettuati al di fuori dei termini concordati. Ciò contribuisce a rafforzare la governance finanziaria e riduce i rischi di audit.
  • Riduzione della Variazione di Processo: Comprendi perché diverse fatture impiegano tempi variabili per essere completate e standardizza i percorsi più efficienti per ridurre la variabilità complessiva del processo.
  • Analisi delle Cause Radice: Approfondisci le ragioni dietro le frequenti attività di Discrepanza Risolta, identificando problemi a monte nell'approvvigionamento o nella ricezione delle merci che impattano l'AP.

Risultati Tangibili e Benefici Misurabili

L'ottimizzazione del processo di gestione delle fatture fornitori con il process mining porta a benefici significativi e misurabili in tutta l'organizzazione. Ci si può aspettare di riscontrare:

  • Tempo di Ciclo Ridotto: Una diminuzione sostanziale del tempo necessario affinché una fattura passi dallo stato di Fattura Ricevuta a Pagamento Saldata. Questa è una risposta diretta a come ridurre il tempo di ciclo del processo di gestione delle fatture fornitori.
  • Costi di Elaborazione Inferiori: Eliminando le rilavorazioni, riducendo lo sforzo manuale e snellendo i workflow, il costo per fattura elaborata diminuisce significativamente.
  • Migliore Conformità: Maggiore aderenza ai termini di pagamento, alle politiche di approvazione interne e ai requisiti normativi, minimizzando il rischio finanziario e migliorando la preparazione all'audit.
  • Migliore Gestione del Flusso di Cassa: Pagamenti più prevedibili ed efficienti consentono una migliore previsione del flusso di cassa e la possibilità di acquisire maggiori sconti per pagamenti anticipati, influenzando direttamente il tuo risultato finale.
  • Relazioni più Solide con i Fornitori: Pagamenti puntuali e coerenti promuovono la fiducia e la lealtà con i tuoi fornitori, portando potenzialmente a migliori termini di negoziazione.
  • Maggiore Soddisfazione dei Dipendenti: Liberare il tuo team AP da compiti manuali e ripetitivi consente loro di concentrarsi su attività più strategiche.

In definitiva, l'ottimizzazione dei processi nelle fatture fornitori si traduce in un'operazione finanziaria più agile, conforme e conveniente all'interno di NetSuite, offrendo un chiaro ritorno sull'investimento.

Pronto a Trasformare il Tuo AP?

Intraprendere il percorso per ottimizzare il tuo processo di gestione delle fatture fornitori in NetSuite non deve essere scoraggiante. Con gli strumenti e le intuizioni giuste, puoi rapidamente scoprire le inefficienze e implementare miglioramenti che producono benefici sostanziali. Inizia a visualizzare i tuoi processi reali e sblocca oggi stesso il pieno potenziale del tuo reparto AP.

Gestione delle Fatture Fornitori Gestione Fatture Team della Contabilità Fornitori Elaborazione Pagamento Pagamenti Fornitori Ottimizzazione del Flusso di Cassa Gestione della Conformità Automazione Fatture Riconciliazione Ordine di Acquisto Operazioni Finanziarie

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Spesso le fatture si bloccano in attesa di approvazione, portando a ritardi nei pagamenti e a relazioni tese con i fornitori. Ciò impatta sulla prevedibilità del flusso di cassa e può comportare la perdita di sconti per pagamenti anticipati nel processo di elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable). ProcessMind rivela dove le approvazioni si bloccano, identificando specifici approvatori o passaggi che causano ritardi nel tuo workflow di NetSuite. Ciò consente interventi mirati per ottimizzare la gerarchia di approvazione e accelerare l'elaborazione delle fatture.

Preziosi sconti per pagamento anticipato vengono spesso persi perché le fatture non vengono elaborate e pagate entro i tempi richiesti. Ciò si ripercuote direttamente sul bilancio della tua azienda e riduce i potenziali risparmi derivanti da un'efficiente Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori. ProcessMind monitora il ciclo di vita di ogni fattura rispetto ai suoi termini di pagamento, evidenziando le fatture che perdono costantemente opportunità di sconto in NetSuite. Rileva le cause profonde di questi ritardi, permettendo di apportare aggiustamenti al processo per cogliere maggiori risparmi.

L'inserimento e la convalida manuale dei dati introducono errori che richiedono significative rilavorazioni, aumentando i tempi e i costi di elaborazione. Questi problemi portano spesso a ritardi e insoddisfazione nella gestione delle fatture fornitori. ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e le correzioni degli errori all'interno del tuo processo AP in NetSuite, individuando esattamente dove e perché si verificano discrepanze o rifiuti di dati. Questa analisi aiuta ad automatizzare o migliorare i passaggi manuali per ridurre gli errori.

A volte i pagamenti deviano dalle politiche stabilite o dai termini di pagamento contrattuali, esponendo l'organizzazione a rischi di conformità, sanzioni e potenziali danni alla reputazione. Il rispetto delle regole è fondamentale nella gestione delle fatture fornitori. ProcessMind confronta l'esecuzione effettiva dei pagamenti con i termini di pagamento definiti e le politiche interne registrate in NetSuite, identificando ogni caso di non conformità. Fornisce le prove necessarie per far rispettare le politiche e mitigare i rischi.

La riconciliazione delle fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute merci è un frequente collo di bottiglia, che causa ritardi e richiede intervento manuale per le eccezioni. Ciò influisce direttamente sull'efficienza e sulla rapidità della gestione delle fatture fornitori. ProcessMind mappa il flusso completo di riconciliazione OdA/Ricevute Merci in NetSuite, rivelando dove si verificano comunemente le discrepanze e quanto tempo impiega la loro risoluzione. Identifica opportunità per automatizzare la riconciliazione o ottimizzare la gestione delle eccezioni.

I team faticano a determinare lo stato esatto di una fattura in un dato momento, con conseguente spreco di tempo in tracciamenti, richieste duplicate e mancanza di trasparenza. Questo ostacola la gestione efficace dell'elaborazione delle fatture della Contabilità Fornitori. ProcessMind fornisce una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni fattura in NetSuite, offrendo insight in tempo reale sul suo stato attuale, sui colli di bottiglia e sui passi successivi. Questo migliora la visibilità e abilita una gestione proattiva.

Il costo per fattura elaborata rimane elevato a causa di sforzi manuali, rilavorazioni e workflow inefficienti. Questi costi nascosti erodono la redditività e limitano le risorse disponibili per iniziative strategiche nell'elaborazione delle fatture della Contabilità Fornitori. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegate in ogni fase del processo all'interno di NetSuite, identificando i driver di costo e le opportunità di automazione o ottimizzazione. Fornisce insight basati sui dati per ridurre significativamente i costi di elaborazione.

Le fatture vengono elaborate attraverso numerose varianti, spesso non autorizzate, del workflow standard, portando a tempi di ciclo imprevedibili e risultati inconsistenti. Questa mancanza di standardizzazione complica un'efficace gestione delle fatture fornitori (Accounts Payable). ProcessMind scopre tutti i percorsi di processo effettivi intrapresi dalle fatture in NetSuite, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale. Questa visione consente alle organizzazioni di standardizzare i processi e imporre le migliori pratiche.

Quando sorgono discrepanze tra fatture, PO o GR, la loro risoluzione diventa spesso uno sforzo manuale prolungato, ritardando i pagamenti e influenzando le relazioni con i fornitori. Questa è una sfida comune nell'Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori. ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita della risoluzione delle discrepanze all'interno di NetSuite, dall'identificazione alla chiusura finale. Rileva i colli di bottiglia specifici e le cause comuni dei ritardi, permettendo di apportare miglioramenti mirati per accelerare la risoluzione.

Tempi di elaborazione delle fatture imprevedibili e ritardi nei pagamenti ostacolano una previsione e gestione accurate del flusso di cassa, influenzando la pianificazione finanziaria e l'utilizzo del capitale circolante. Ciò influisce direttamente sulla salute finanziaria del processo di Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori. ProcessMind fornisce approfondimenti precisi sui cicli di pagamento effettivi e prevede le tempistiche di pagamento future basandosi sui dati storici in NetSuite. Questo consente una migliore previsione del flusso di cassa e una gestione più strategica del capitale circolante.

Il carico di lavoro per l'elaborazione e l'approvazione delle fatture è spesso distribuito in modo non uniforme tra i membri del team, portando alcuni a essere sovraccaricati mentre altri sono sottoutilizzati. Ciò crea colli di bottiglia e inefficienze nella Gestione delle Fatture Fornitori. ProcessMind analizza i registri delle attività dell'utente elaboratore e dell'approvatore in NetSuite, rivelando squilibri nelle assegnazioni dei compiti e nei tempi di elaborazione individuali. Questi dati supportano un'allocazione ottimizzata delle risorse e un bilanciamento del carico di lavoro per migliorare l'efficienza complessiva.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

I ritardi nell'approvazione delle fatture hanno un impatto diretto sulle relazioni con i fornitori e possono far perdere sconti per pagamenti anticipati. Ottenere cicli di approvazione più rapidi nell'Elaborazione Fatture Fornitori garantisce che le fatture avanzino nel sistema in modo efficiente, riducendo le penali per ritardato pagamento e migliorando il flusso operativo. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione e identifica colli di bottiglia specifici o percorsi non conformi all'interno di NetSuite. Analizzando i tempi di approvazione per ogni fattura, le organizzazioni possono individuare le cause profonde dei ritardi e implementare automazioni mirate o aggiustamenti di workflow per ottenere significative riduzioni di tempo.

Catturare gli sconti per pagamento anticipato è un modo diretto per ridurre i costi e migliorare la redditività della gestione delle fatture fornitori. Molte organizzazioni perdono queste opportunità a causa di processi lenti o della mancanza di visibilità sulle fatture idonee e sulle loro date di scadenza in NetSuite. ProcessMind evidenzia le fatture idonee agli sconti per pagamento anticipato che però non rientrano nella finestra di pagamento necessaria. Identifica deviazioni di processo e ritardi che impediscono pagamenti tempestivi, consentendo una strategia basata sui dati per aumentare i tassi di realizzazione degli sconti e migliorare il flusso di cassa.

L'inserimento manuale dei dati nella gestione delle fatture fornitori è una delle principali cause di errori, che comportano rilavorazioni, discrepanze nei pagamenti e un aumento dei costi di elaborazione. La riduzione di questi errori migliora l'accuratezza dei dati e ottimizza l'intero ciclo di vita della fattura in NetSuite. ProcessMind analizza i log degli eventi per rilevare i casi di cicli di correzione manuale e le attività di reinserimento all'interno del processo di fatturazione. Individua i passaggi e le attività specifiche in cui gli errori si verificano più frequentemente, permettendo automazione, miglioramenti nella validazione dei dati o formazione per eliminare queste inefficienze.

Garantire la stretta aderenza ai termini di pagamento e alle politiche interne è fondamentale per la governance finanziaria e la gestione del rischio nell'Elaborazione Fatture Fornitori. La non conformità può portare a penali, danni reputazionali e perdite finanziarie in NetSuite. ProcessMind mappa i processi di pagamento effettivi rispetto a regole di conformità definite, come i termini di pagamento e le gerarchie di approvazione. Identifica deviazioni, come pagamenti non autorizzati o pagamenti in ritardo che violano gli accordi con i fornitori, fornendo spunti per rafforzare i controlli e ridurre i rischi di conformità.

L'abbinamento degli ordini d'acquisto (PO) e delle ricevute di merce (GR) con le fatture è spesso un passaggio complesso e dispendioso in termini di tempo nell'elaborazione delle fatture della Contabilità Fornitori. Ottimizzare questo processo riduce lo sforzo manuale, accelera le approvazioni e minimizza le discrepanze in NetSuite. ProcessMind visualizza il flusso di ogni fattura attraverso il processo di abbinamento, identificando dove l'abbinamento a tre vie fallisce o crea ritardi. Evidenzia la frequenza e la natura delle mancate corrispondenze, consentendo la riprogettazione del processo per ridurre le eccezioni e migliorare i tassi di corrispondenza al primo passaggio.

La mancanza di chiara visibilità sullo stato in tempo reale delle fatture può ostacolare un processo decisionale efficace, portare a richieste ridondanti e impattare sulla previsione del flusso di cassa. Migliorare la visibilità nel processo di elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable) assicura che tutti gli stakeholder dispongano di informazioni aggiornate in NetSuite. ProcessMind ricostruisce il percorso effettivo di ogni fattura, fornendo una cronologia chiara, evento per evento. Ciò consente alle organizzazioni di tracciare fatture specifiche, identificare dove sono bloccate e creare dashboard che offrono approfondimenti completi e in tempo reale sull'intero flusso e sulle prestazioni del processo AP.

Gli elevati costi operativi nel processo di elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable) derivano da workflow inefficienti, interventi manuali eccessivi e tempi di ciclo prolungati. Ridurre questi costi impattano direttamente sulla redditività e migliorano l'efficienza dipartimentale in NetSuite. ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegate per ogni attività all'interno del processo AP, identificando deviazioni costose e colli di bottiglia. Offre una visione chiara di dove le risorse sono sovrautilizzate o i processi sono inefficienti, consentendo interventi mirati per ottenere significativi risparmi per fattura.

L'esecuzione inconsistente dei workflow di elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable) porta a risultati imprevedibili, a un aumento degli errori e a difficoltà nella scalabilità delle operazioni. La standardizzazione di questi processi garantisce coerenza, prevedibilità ed efficienza per tutte le fatture in NetSuite. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo effettive per l'elaborazione delle fatture, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale. Identifica dove e perché si verificano le variazioni, consentendo alle organizzazioni di imporre le migliori pratiche, ottimizzare i workflow e ridurre i passaggi senza valore aggiunto.

I ritardi nella risoluzione delle discrepanze, come differenze nelle quantità o nei prezzi, prolungano significativamente il ciclo di Elaborazione Fatture Fornitori. Una risoluzione più rapida migliora l'efficienza, riduce i ritardi nei pagamenti e potenzia le relazioni con i fornitori in NetSuite. ProcessMind individua i tipi specifici di discrepanze, le loro origini e i percorsi e le durate tipiche per la loro risoluzione. Analizzando questi schemi, le organizzazioni possono identificare problemi ricorrenti e colli di bottiglia nel processo di risoluzione, consentendo una risoluzione dei problemi più rapida ed efficace.

Un'efficiente Elaborazione Fatture Fornitori è cruciale per un'efficace gestione del capitale circolante e del flusso di cassa. Processi non ottimali possono immobilizzare liquidità o portare alla perdita di opportunità di guadagno finanziario, influenzando la salute finanziaria complessiva dell'organizzazione che utilizza NetSuite. ProcessMind fornisce approfondimenti sull'aderenza ai termini di pagamento, sui tempi medi di elaborazione delle fatture e sulle opportunità di sconti per pagamenti anticipati. Ottimizzando il ciclo di pagamento basato sui dati di processo reali, le organizzazioni possono gestire strategicamente il loro flusso di fondi in uscita, migliorando l'utilizzo del capitale circolante.

La distribuzione non uniforme del carico di lavoro tra il personale della Contabilità Fornitori può causare colli di bottiglia, burnout e una riduzione dell'efficienza complessiva del reparto. Una distribuzione equilibrata assicura un utilizzo ottimale delle risorse e tempi di elaborazione delle fatture coerenti in NetSuite. ProcessMind analizza le attività svolte dai singoli addetti e il volume di fatture gestite, individuando risorse sovraccariche o sottoutilizzate. Questi dati permettono ai manager di ridistribuire i compiti in modo efficace, garantendo un flusso più scorrevole e riducendo i ritardi di elaborazione.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per la Contabilità Fornitori in NetSuite

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Scarica il Modello

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Esportate i Vostri Dati NetSuite

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Carica il tuo Dataset

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Analizza il Tuo Processo di Contabilità Fornitori

5

Implementa Miglioramenti nella Contabilità Fornitori

6

Monitora l'avanzamento del processo AP

1

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Cosa fare

Accedi e scarica il modello di dati Excel preconfigurato, progettato specificamente per la gestione delle fatture passive di NetSuite. Ciò garantisce la struttura corretta per i tuoi dati storici.

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Perché è importante

Avere la giusta struttura dei dati fin dall'inizio è fondamentale per un'analisi accurata, prevenendo errori e rilavorazioni nelle fasi successive del processo. Semplifica la preparazione dei tuoi dati.

Risultato atteso

Un modello di dati pronto all'uso, specifico per l'elaborazione dei dati delle fatture passive di NetSuite.

COSA OTTERRAI

Scopri Efficienze Nascoste nei Workflow AP di NetSuite

ProcessMind rivela il vero flusso delle tue fatture AP di NetSuite attraverso visualizzazioni intuitive. Ottieni approfondimenti su ogni passaggio, scoprendo aree mature per l'ottimizzazione e l'automazione.
  • Visualizza il Flusso di Processo AP End-to-End
  • Individua i colli di bottiglia nell'approvazione delle fatture
  • Identifica Percorsi di Pagamento Non Conformi
  • Ottimizza i cicli di pagamento e riduci i costi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottieni Risultati Concreti nella Contabilità Fornitori

Questi risultati evidenziano le significative efficienze e i risparmi sui costi tipicamente realizzati dalle organizzazioni che ottimizzano la loro Gestione Fatture Fornitori in NetSuite attraverso insight basati sui dati derivanti dal process mining.

0 % faster
Approvazione più Rapida delle Fatture

Riduzione media del tempo di approvazione

Accelera i processi di approvazione delle fatture identificando ed eliminando i colli di bottiglia, garantendo pagamenti tempestivi e migliori relazioni con i fornitori.

0 % uplift
Sfrutta al massimo gli sconti per pronto pagamento

Aumento del tasso di sconto per pagamento anticipato

Individua le opportunità per pagare le fatture in anticipo e assicurarti preziosi sconti, contribuendo direttamente ai tuoi profitti.

0 % fewer
Meno Rilavorazioni ed Errori

Diminuzione del tasso di rilavorazione delle fatture

Elimina le fonti comuni di errore e riduce la necessità di correzioni manuali, liberando il personale AP (contabilità fornitori) per compiti più strategici.

0 % adherence
Conformità dei Pagamenti Migliorata

Miglioramento nell'aderenza ai termini di pagamento

Assicurare che i pagamenti siano effettuati in tempo secondo i termini, minimizzando le penali per ritardo e rafforzando le relazioni con i fornitori.

0 % higher
Migliore Corrispondenza OA/RM

Aumento del successo di abbinamento automatico

Migliora l'efficienza della corrispondenza tra ordini di acquisto e ricevute merci, riducendo l'intervento manuale e accelerando l'elaborazione.

0 days less
Capitale Circolante Ottimizzato

Riduzione dei Giorni Medi di Pagamento (DPO)

Ottieni piena visibilità sul tuo flusso di cassa e ottimizza i tempi di pagamento per migliorare la gestione del capitale circolante senza compromettere le relazioni con i fornitori.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo, al volume e alla qualità dei dati all'interno di ciascuna organizzazione. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco per ogni fattura fornitore.

Perché è importante

È l'attributo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, consentendo un'analisi end-to-end del ciclo di vita di ogni fattura.

Il nome dell'attività commerciale o dell'evento che si è verificato nel processo di fatturazione.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione della mappa di processo, il calcolo dei tempi di transizione e l'identificazione di colli di bottiglia e cicli di rilavorazione.

Il timestamp che indica quando un'attività o un evento è iniziato.

Perché è importante

Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, scoprire i colli di bottiglia e comprendere le performance del processo.

Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance per fornitore, aiutando a identificare fornitori problematici, negoziare condizioni migliori e gestire efficacemente le relazioni.

L'importo monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi dell'impatto finanziario delle inefficienze di processo e permette la segmentazione delle fatture per valore per prioritizzare gli elementi di alto valore.

L'identificatore dell'ordine d'acquisto associato alla fattura, se applicabile.

Perché è importante

Distingue tra fatture con e senza ordine di acquisto (PO), che spesso seguono percorsi di processo diversi e hanno un potenziale di automazione differente. È fondamentale per analizzare l'efficienza dell'abbinamento.

L'utente responsabile dell'elaborazione o dell'inserimento della fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, il monitoraggio delle performance e l'analisi delle cause profonde degli errori attribuendo le attività a specifici membri del personale AP (contabilità fornitori).

L'utente responsabile dell'approvazione della fattura per il pagamento.

Perché è importante

Supporta direttamente l'identificazione dei colli di bottiglia nell'approvazione e aiuta nell'analisi del carico di lavoro e delle performance dei manager coinvolti nella catena di approvazione.

La data entro cui la fattura deve essere pagata per evitare penali.

Perché è importante

Costituisce il riferimento principale per misurare le performance di pagamento puntuale, fondamentale per le relazioni con i fornitori e la conformità finanziaria.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'inserimento di una nuova fattura fornitore in NetSuite. Questo dato è rilevato dalla data di creazione del record di transazione del "Vendor Bill", e rappresenta l'inizio ufficiale del processo AP.

Perché è importante

Stabilisce il punto di partenza per tutti i calcoli del tempo di ciclo di elaborazione delle fatture, fondamentale per misurare l'efficienza complessiva del processo e monitorare l'invecchiamento delle fatture.

Questo evento segna il punto in cui la 'Vendor Bill' (fattura fornitore) viene formalmente inserita in un workflow di approvazione. Viene registrato quando lo 'Approval Status' (stato di approvazione) della fattura cambia da bozza a 'Pending Approval' (in attesa di approvazione).

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo di approvazione, essenziale per identificare i colli di bottiglia legati ad approvatori o dipartimenti specifici.

Indica che la Fattura Fornitore è stata autorizzata al pagamento dall'approvatore/dagli approvatori designato/i. Questo evento viene rilevato quando lo 'Stato di Approvazione' della fattura viene impostato su 'Approvato'.

Perché è importante

Questo è un traguardo critico che conclude la fase di approvazione e permette alla fattura di essere registrata e programmata per il pagamento. È un punto dati chiave per misurare l'efficienza dell'approvazione.

Segna il momento in cui l'impatto finanziario del "Vendor Bill" viene ufficialmente registrato nel Libro Mastro Generale. Questo viene rilevato dalla data della transazione quando la fattura viene approvata e il flag 'Posting' è impostato.

Perché è importante

Questo è un punto di controllo finanziario chiave, che conferma che l'obbligazione è stata formalmente riconosciuta dall'azienda. I ritardi nella registrazione possono influire sull'accuratezza dei rendiconti finanziari.

Rappresenta l'esecuzione finale del pagamento della fattura. Questo evento è rilevato dalla data di transazione del record di Pagamento Fornitore applicato alla Fattura Fornitore.

Perché è importante

Questo è il punto finale primario per il processo AP ed è essenziale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end, il rispetto delle condizioni di pagamento e i giorni di credito ai fornitori (DPO).

Segna la chiusura definitiva del record "Vendor Bill", solitamente dopo che è stato completamente saldato. Ciò si deduce quando lo stato del "Vendor Bill" cambia in 'Pagato per intero'.

Perché è importante

Fornisce un evento finale definitivo per il ciclo di vita del processo, confermando che non è necessaria alcuna ulteriore azione per quella specifica fattura.

FAQ

Domande frequenti

Il process mining visualizza i tuoi workflow AP effettivi in NetSuite, rivelando inefficienze nascoste come colli di bottiglia nell'approvazione e eccessive rilavorazioni manuali. Aiuta a identificare le cause profonde di ritardi e non conformità, permettendoti di ottimizzare i processi per pagamenti più rapidi e una significativa riduzione dei costi. Ciò porta a una migliore gestione del flusso di cassa e a un maggiore ottenimento di sconti per pronto pagamento.

Tipicamente sono necessari dati transazionali da NetSuite relativi a fatture, ordini di acquisto, ricevute merce e pagamenti. I punti dati chiave includono gli ID delle fatture, i nomi delle attività (ad esempio, "Invoice Created", "Approved", "Paid"), i timestamp per ciascuna attività e gli ID degli utenti. Questi dati sono strutturati in un formato di "event log" per l'analisi.

Puoi aspettarti miglioramenti significativi come cicli di approvazione delle fatture accelerati e una maggiore acquisizione di sconti per pagamento anticipato. Inoltre, il process mining aiuta a ridurre gli errori manuali, a rafforzare la conformità dei pagamenti e a ottimizzare la gestione del capitale circolante fornendo approfondimenti chiari sulle performance e sulla conformità del processo. Supporta anche una migliore distribuzione del carico di lavoro tra il personale della Contabilità Fornitori (AP).

I moderni strumenti di process mining sono progettati per gli utenti aziendali, astraendo gran parte della complessità tecnica, quindi non è tipicamente richiesta una profonda conoscenza della data science. L'estrazione dei dati è un'operazione di sola lettura, che garantisce di non causare alcuna interruzione al tuo ambiente NetSuite live. L'obiettivo è analizzare i dati esistenti, non modificare direttamente le operazioni di sistema o i workflow.

I dati sono solitamente estratti da NetSuite utilizzando strumenti di reporting standard, ricerche salvate (saved searches) o query dirette al database, garantendo che non ci siano interruzioni alle operazioni in corso. I dati grezzi vengono poi trasformati in un event log, che standardizza le attività e i timestamp per ogni fattura, rendendoli idonei agli algoritmi di Process Mining. Questa trasformazione prepara i vostri dati per una visualizzazione e un'analisi accurate.

Dopo l'estrazione e la configurazione iniziale dei dati, che può richiedere alcune settimane a seconda del volume e della complessità dei dati, le prime intuizioni possono essere generate spesso entro un mese. Un'analisi completa e raccomandazioni attuabili seguono tipicamente entro 2-3 mesi, portando a cicli di miglioramento continuo e sforzi di ottimizzazione duraturi.

Sì, visualizzando i percorsi reali che le fatture intraprendono, il process mining può evidenziare deviazioni dalle regole definite e dalle politiche di conformità. Può rilevare passaggi non autorizzati, ritardi nelle approvazioni o incoerenze nel processo di matching PO/GR, permettendo di affrontare proattivamente potenziali rischi di audit ed errori. Ciò garantisce la conformità alle normative interne ed esterne.

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