Il Suo Template dati Purchase to Pay - Requisition

SAP S/4HANA
Il Suo Template dati Purchase to Pay - Requisition

Il Suo Template dati Purchase to Pay - Requisition

Questo Template offre una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare il processo Purchase to Pay - Requisition. Illustra gli attributi e le attività essenziali da monitorare, insieme a indicazioni pratiche per l'estrazione dei dati da SAP S/4HANA. Utilizzi questa risorsa per creare un Event Log solido, adatto a un'analisi di Process Mining approfondita.
  • Attributi consigliati da raccogliere per un'analisi dettagliata
  • Attività chiave da monitorare per la process discovery
  • Indicazioni per l'estrazione dei dati da SAP S/4HANA
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Purchase to Pay - Attributi della richiesta d’acquisto

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Purchase to Pay - richiesta d’acquisto.
3 Obbligatorio 6 Consigliato 11 Facoltativo
Nome Descrizione
ID della richiesta di acquisto
PurchaseRequisitionId
L'identificatore univoco di un documento di richiesta di acquisto.
Descrizione

L'ID della richiesta di acquisto è la chiave primaria che identifica univocamente ogni richiesta di beni o servizi in SAP S/4HANA. Funge da identificatore centrale del caso e collega tutte le attività e le modifiche relative a una specifica richiesta, dalla creazione allo stato finale, ad esempio approvazione, rifiuto o conversione in un ordine di acquisto.

Nel Process Mining, questo Attributo è fondamentale per ricostruire il ciclo di vita end-to-end di ogni richiesta. Raggruppando tutti gli eventi correlati sotto un unico ID della richiesta di acquisto, gli analisti possono misurare con precisione i tempi di ciclo, monitorare le variazioni di stato e analizzare i diversi percorsi che una richiesta può seguire nel processo di approvazione.

Perché è importante

È l'identificatore essenziale del caso che collega tutte le fasi correlate del processo, consentendo una visione completa e coerente del ciclo di vita della richiesta.

Dove reperirlo

Questo Attributo corrisponde al numero della richiesta di acquisto, presente nella tabella EBAN, campo BANFN.

Esempi
100178901001789110017892
Nome dell'attività
ActivityName
Il nome dell'attività aziendale che si è verificata in uno specifico momento del processo della richiesta.
Descrizione

Il nome dell'attività descrive uno specifico evento o compito che si è verificato nel ciclo di vita di una richiesta di acquisto. Queste attività derivano dai log di sistema, come i documenti di modifica e la cronologia del Workflow, e rappresentano tappe fondamentali del processo, quali «Richiesta di acquisto creata», «Fase di approvazione avviata» o «Ordine di acquisto creato».

L'analisi di queste attività consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i colli di bottiglia e misurare il tempo trascorso nelle diverse fasi. Comprendere la sequenza e la frequenza di attività come «Richiesta di acquisto modificata» o «Richiesta di acquisto rifiutata» è fondamentale per individuare le inefficienze del processo e le aree di miglioramento.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituendo la struttura portante della mappa del processo e consentendo di analizzare il flusso, le varianti e i colli di bottiglia.

Dove reperirlo

Si tratta di un Attributo derivato, generalmente costruito interpretando i dati delle tabelle dei documenti di modifica (CDHDR, CDPOS) e dei log del Workflow, ad esempio SWWLOGHIST.

Esempi
Richiesta di acquisto creataFase di approvazione completataRichiesta di acquisto approvataOrdine di acquisto creato
Ora dell'evento
EventTime
La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività.
Descrizione

L'ora dell'evento è il timestamp che registra il momento in cui si è svolta un'attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare cronologicamente gli eventi all'interno di un caso e costituiscono la base per tutti i calcoli di durata e prestazione nel Process Mining. Ad esempio, la differenza di tempo tra gli eventi «Richiesta di acquisto inviata» e «Richiesta di acquisto approvata» determina il tempo di ciclo dell'approvazione.

Timestamp accurati sono essenziali per analizzare le prestazioni del processo, individuare i ritardi e monitorare il rispetto degli accordi sui livelli di servizio. Questo Attributo consente di creare Dashboard che visualizzano i tempi di ciclo, monitorano le richieste bloccate e confrontano le prestazioni in periodi diversi.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni del processo e i colli di bottiglia.

Dove reperirlo

I timestamp provengono generalmente dalle intestazioni dei documenti di modifica (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o dai log degli eventi del Workflow.

Esempi
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID approvatore
ApproverId
L'identificatore dell'utente che ha eseguito una fase di approvazione o rifiuto.
Descrizione

L'ID approvatore identifica nello specifico l'utente che ha completato un'attività di approvazione o rifiuto. Si distingue dall'ID utente generico perché si concentra esclusivamente sui responsabili delle decisioni all'interno del Workflow di approvazione. Acquisire queste informazioni è fondamentale per analizzare in dettaglio il processo di approvazione.

Questo Attributo consente di analizzare i comportamenti degli approvatori, ad esempio individuando i manager con tempi di approvazione lunghi o quelli che rifiutano frequentemente le richieste. È fondamentale per le Dashboard dedicate ai tempi di ciclo delle fasi di approvazione e all'analisi dei colli di bottiglia del Workflow, aiutando a individuare persone o ruoli specifici che possono causare ritardi.

Perché è importante

Individua il responsabile della decisione in una specifica fase di approvazione, consentendo un'analisi dettagliata dei tempi di ciclo e dei colli di bottiglia per persona o ruolo.

Dove reperirlo

Queste informazioni vengono generalmente estratte da tabelle SAP Business Workflow come SWW_WI2OBJ e SWWLOGHIST, che collegano gli elementi di lavoro all'utente che li ha completati.

Esempi
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID utente
UserId
L'identificatore dell'utente che ha creato la richiesta o eseguito una specifica attività.
Descrizione

L'ID utente identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile di un determinato evento nel ciclo di vita della richiesta. Può trattarsi della persona che ha creato la richiesta, del manager che l'ha approvata o dell'operatore che l'ha modificata. Nel caso di fasi automatizzate, può corrispondere all'ID di un utente di sistema o batch.

L'analisi per ID utente aiuta a comprendere i comportamenti individuali, la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni. È fondamentale per individuare le esigenze formative, riconoscere le persone con prestazioni elevate e garantire la responsabilità all'interno del processo. Supporta inoltre l'analisi delle prestazioni dei reparti se combinato con i dati anagrafici degli utenti.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e la conformità del processo. È fondamentale per individuare opportunità di formazione e colli di bottiglia nelle risorse.

Dove reperirlo

Per il creatore, si trova in EBAN-ERNAM. Per le modifiche successive, si trova in CDHDR-USERNAME. Per le approvazioni, si trova nei log del Workflow.

Esempi
JSMITHRROEWF-BATCH
Importo della richiesta di acquisto
RequisitionAmount
Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.
Descrizione

L'importo della richiesta di acquisto rappresenta il costo totale stimato dei beni o servizi richiesti. Questo valore è spesso un fattore determinante per la complessità e la durata del Workflow di approvazione, poiché le richieste di importo più elevato richiedono generalmente più livelli di approvazione.

Analizzare questo Attributo consente di segmentare il processo in base al valore. Può aiutare a rispondere a domande come «Le richieste di importo elevato richiedono più tempo per essere approvate?» oppure «Qual è il valore delle richieste che vengono rifiutate più frequentemente?». È una dimensione fondamentale per comprendere l'impatto finanziario delle inefficienze del processo.

Perché è importante

Aiuta a segmentare il processo in base all'impatto finanziario, spesso correlato alla complessità dell'approvazione e al tempo di ciclo. È fondamentale per l'analisi del processo basata sul valore.

Dove reperirlo

Il valore totale si trova nella tabella EBAN, campo GFWERT. Il valore a livello di posizione si trova in EBAN-PREIS.

Esempi
1500.0075000.50250.75
Reparto
Department
Il reparto o centro di costo a cui vengono addebitati i costi della richiesta.
Descrizione

L'Attributo Reparto, spesso rappresentato dal centro di costo in SAP, identifica l'unità aziendale responsabile dell'acquisto richiesto. È un'informazione finanziaria e organizzativa fondamentale, assegnata a livello di posizione della richiesta.

Nel Process Mining, questo Attributo è essenziale per l'analisi delle prestazioni dei reparti. Consente di creare Dashboard che confrontano metriche chiave come tempi di ciclo, tassi di modifica e tassi di rifiuto tra reparti diversi. In questo modo è possibile individuare i reparti con le prestazioni migliori, le cui pratiche possono essere adottate altrove, e quelli che potrebbero richiedere ulteriore formazione o supporto al processo.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra unità aziendali, evidenziando variazioni nei tempi di ciclo o nei tassi di rifiuto per individuare best practice e aree di miglioramento.

Dove reperirlo

È il centro di costo, generalmente presente nella tabella di assegnazione contabile EBKN, campo KOSTL.

Esempi
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Stato della richiesta di acquisto
RequisitionStatus
Lo stato attuale di elaborazione o approvazione della richiesta di acquisto.
Descrizione

Lo stato della richiesta di acquisto indica la condizione attuale della richiesta nel suo ciclo di vita. In SAP è spesso rappresentato dall'indicatore di rilascio, che mostra se una richiesta è bloccata, in approvazione, parzialmente approvata o completamente approvata. Questo stato cambia man mano che la richiesta avanza nel Workflow.

Monitorare lo stato nel tempo è fondamentale per comprendere il flusso del processo. Aiuta a individuare dove le richieste si bloccano e per quanto tempo. Analizzare le transizioni tra gli stati consente di ottenere una visione dettagliata del processo di approvazione e delle sue varianti.

Perché è importante

Indica lo stato attuale di una richiesta, fondamentale per monitorare l'avanzamento, individuare i colli di bottiglia e analizzare il flusso del processo.

Dove reperirlo

Lo stato di rilascio è spesso determinato dall'indicatore di rilascio, presente nella tabella EBAN, campo FRGZU.

Esempi
B1S
Tipo di richiesta di acquisto
RequisitionType
Un codice che classifica la richiesta di acquisto, ad esempio per articoli standard, servizi o investimenti.
Descrizione

Il tipo di richiesta di acquisto, noto anche come tipo di documento in SAP, è un campo di configurazione fondamentale che categorizza le richieste di acquisto. Tipi diversi possono attivare Workflow di approvazione differenti, prevedere impostazioni diverse per i campi ed essere utilizzati per finalità aziendali diverse, come articoli standard a magazzino, servizi esterni o acquisti di cespiti.

Analizzare il processo in base al tipo di richiesta di acquisto consente alle organizzazioni di comprendere come vengono gestite le diverse richieste. Permette di confrontare prestazioni, tempi di ciclo e percorsi di approvazione tra le categorie, evidenziando se determinati tipi di richiesta sono più o meno efficienti e aiutando a definire miglioramenti mirati.

Perché è importante

Categorizza le richieste per consentire analisi comparative e comprendere se tipi diversi di richiesta presentano flussi di processo, colli di bottiglia o tempi di ciclo differenti.

Dove reperirlo

È il campo Tipo di documento, presente nella tabella EBAN, campo BSART.

Esempi
NBFORV
Data richiesta
RequiredByDate
La data entro la quale il richiedente necessita dei beni o servizi richiesti.
Descrizione

La data richiesta, o data di consegna in SAP, specifica quando sono necessari i beni o servizi indicati nella posizione della richiesta. Viene impostata dal richiedente e funge da obiettivo per l'intero processo di approvvigionamento.

Questo Attributo è essenziale per calcolare il KPI «Tasso di completamento puntuale delle richieste». Confrontando la data richiesta con la data dell'approvazione finale o della creazione dell'ordine di acquisto, l'organizzazione può misurare la propria capacità di rispettare i livelli di servizio interni e le esigenze aziendali. Analizzare le richieste che non rispettano questa data può far emergere ritardi sistemici nel processo di approvvigionamento.

Perché è importante

Definisce la data obiettivo di completamento di una richiesta, consentendo di misurare la puntualità della consegna e il rispetto dei livelli di servizio interni.

Dove reperirlo

È la data di consegna, presente a livello di posizione nella tabella EBAN, campo LFDAT.

Esempi
2023-11-152023-12-012024-01-20
È automatizzata
IsAutomated
Un indicatore che segnala se un'attività è stata eseguita da un utente di sistema anziché da una persona.
Descrizione

L'attributo Is Automated è un flag booleano che vale true se un'attività è stata eseguita da un utente di sistema o batch, ad esempio 'WF-BATCH' per le azioni del Workflow. Questo consente di distinguere tra passaggi manuali e automatizzati nel processo.

Questo attributo è essenziale per misurare il livello di automazione nel processo di richiesta d'acquisto e per calcolare il KPI 'Automated Approval Rate'. Filtrando i passaggi automatizzati o manuali, gli analisti possono confrontarne l'efficienza e individuare opportunità per aumentare ulteriormente l'automazione, riducendo i tempi di elaborazione e il lavoro manuale.

Perché è importante

Distingue tra attività eseguite da persone e attività gestite dal sistema, un elemento fondamentale per misurare i tassi di automazione e individuare opportunità per automatizzare le attività manuali.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo derivato, generalmente basato su una regola che verifica se lo User ID associato a un evento appartiene a un elenco di utenti di sistema o batch noti.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Flag che indica se un'attività costituisce una rilavorazione, ad esempio una modifica effettuata dopo l'invio.
Descrizione

Is Rework è un flag booleano calcolato che identifica le attività che rappresentano lavoro ripetitivo o senza valore aggiunto. Un esempio comune in questo processo è l'attività 'Requisition Amended' che si verifica dopo che la richiesta è già stata inviata per l'approvazione, costringendo a riavviare il processo di approvazione.

Questo attributo è fondamentale per quantificare la rilavorazione nel processo e il suo impatto sui tempi di attraversamento complessivi. Il Dashboard Requisition Amendment and Rework Rate utilizza questo flag per evidenziare le inefficienze del processo. Ridurre la rilavorazione è spesso uno degli obiettivi principali delle iniziative di miglioramento dei processi, poiché si traduce direttamente in un risparmio di tempo e di lavoro.

Perché è importante

Segnala le attività che rappresentano lavoro sprecato o ripetuto, consentendo di misurare direttamente la rilavorazione e il suo impatto sull'efficienza del processo.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato. In genere, la logica contrassegna come rilavorazione qualsiasi attività 'Requisition Amended' che si verifica dopo la prima attività 'Requisition Submitted For Approval'.

Esempi
truefalse
Livello di urgenza
UrgencyLevel
Classificazione dell'urgenza della richiesta d'acquisto, che può influire sulla priorità di elaborazione.
Descrizione

Il Livello di urgenza indica la priorità della richiesta d'acquisto. Sebbene non esista un campo dedicato standard, alcune organizzazioni utilizzano campi come il Requirement Tracking Number per registrare questa informazione. In questo modo, i richiedenti possono segnalare esigenze critiche che potrebbero richiedere un'elaborazione accelerata.

Analizzare l'impatto dell'urgenza è importante per valutare se il processo assegna effettivamente la priorità alle richieste critiche. Il Dashboard Urgency Level Impact Analysis utilizza questo attributo per confrontare i tempi di attraversamento e i tassi di approvazione delle richieste urgenti e standard, aiutando a determinare se la gestione prioritaria funziona come previsto.

Perché è importante

Consente di analizzare come le prestazioni del processo variano per le richieste ad alta priorità, aiutando a verificare se gli elementi urgenti vengono realmente elaborati più rapidamente.

Dove reperirlo

Non esiste un campo standard per l'urgenza. Alcune aziende utilizzano il Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) a questo scopo. Può anche trattarsi di un campo personalizzato.

Esempi
AltaMediaBassa
Motivo del rifiuto
RejectionReason
Il motivo indicato quando una richiesta di acquisto viene rifiutata.
Descrizione

Il motivo del rifiuto spiega perché un approvatore ha deciso di rifiutare una richiesta di acquisto. Tra le possibili ragioni rientrano il superamento del budget, informazioni errate, la non conformità alle policy o la duplicazione di un'altra richiesta. Queste informazioni forniscono un contesto fondamentale per comprendere gli esiti negativi del processo.

Analizzare i motivi del rifiuto aiuta a individuare le cause principali delle inefficienze e delle rilavorazioni. Ad esempio, se «Centro di costo errato» è un motivo frequente, ciò indica la necessità di una formazione migliore degli utenti o di controlli di validazione nel sistema. Questo Attributo è alla base della Dashboard di analisi dei rifiuti delle richieste ed è fondamentale per un miglioramento mirato del processo.

Perché è importante

Fornisce la causa principale degli esiti negativi del processo, consentendo miglioramenti mirati per ridurre le rilavorazioni e aumentare il tasso di correttezza al primo tentativo delle richieste.

Dove reperirlo

Spesso non si tratta di un campo standard. Può essere acquisito negli elementi del contenitore del Workflow, nei testi estesi associati alla richiesta o nei campi personalizzati.

Esempi
Budget superatoFornitore erratoRichiesta duplicata
Nome del passaggio di approvazione
ApprovalStepName
Nome o descrizione specifica di un passaggio di approvazione nel Workflow.
Descrizione

Il Nome del passaggio di approvazione fornisce una descrizione comprensibile di una determinata fase del Workflow di approvazione, ad esempio 'Manager Approval' o 'VP Finance Approval'. È più descrittivo rispetto a un'attività generica come 'Approval Step Completed'.

Questo attributo è fondamentale per i Dashboard Approval Step Cycle Time e Workflow Bottleneck Analysis. Consente di analizzare il processo di approvazione con un livello di dettaglio elevato, rendendo possibile individuare con precisione le fasi che causano i ritardi più significativi e i punti in cui il lavoro si accumula. Questo livello di dettaglio è necessario per definire interventi mirati e rendere più fluida la catena di approvazione.

Perché è importante

Fornisce un livello di dettaglio granulare sulle fasi di approvazione, consentendo di identificare con precisione i colli di bottiglia all'interno del Workflow di approvazione multilivello.

Dove reperirlo

Queste informazioni derivano dalla descrizione dell'attività di Workflow, disponibile collegando il log del Workflow alle tabelle di definizione delle attività, come T528T.

Esempi
Approvazione del managerApprovazione del direttoreApprovazione del VP Finanza
Numero dell'ordine di acquisto
PurchaseOrderNumber
Il numero dell'ordine di acquisto creato a partire dalla richiesta.
Descrizione

Il numero dell'ordine di acquisto è l'identificatore del documento ufficiale di approvvigionamento creato a partire da una richiesta approvata. La creazione di un ordine di acquisto rappresenta spesso l'esito finale e positivo di una richiesta, indicando che la domanda è stata convertita in un ordine formale presso un fornitore.

Questo Attributo è fondamentale per misurare il KPI del tempo di attraversamento dalla richiesta all'ordine di acquisto e il tasso complessivo di conversione. Collega il processo di richiesta al successivo processo di approvvigionamento, consentendo una visione più ampia end-to-end dell'intero ciclo Purchase-to-Pay.

Perché è importante

Collega la richiesta al successivo documento di approvvigionamento, consentendo di misurare il tasso e il tempo di conversione da richiesta a ordine di acquisto.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella EBAN, campo EBELN, una volta creato un ordine di acquisto a partire dalla posizione della richiesta.

Esempi
450001789045000178914500017892
Ora di fine
EndTime
Data e ora precise in cui è stata completata una determinata attività.
Descrizione

EndTime è il timestamp che registra il momento in cui un'attività è stata completata. Sebbene molti eventi generati dal sistema siano istantanei, ovvero StartTime coincide con EndTime, le attività svolte da persone, come le approvazioni, possono avere un inizio e una fine distinti. Questo timestamp indica il completamento dell'attività.

La disponibilità di un EndTime separato consente di misurare con maggiore precisione il tempo di elaborazione effettivo rispetto al tempo di attesa. Viene utilizzato insieme a StartTime per calcolare la metrica ProcessingTime. Questo livello di dettaglio migliora l'analisi dell'utilizzo delle risorse e dell'efficienza delle attività manuali.

Perché è importante

Indica il completamento di un'attività, consentendo di calcolare il tempo di elaborazione effettivo e offrendo una visione più dettagliata della durata dell'attività.

Dove reperirlo

Deriva dai log del Workflow, che possono registrare sia il momento di creazione di un elemento di lavoro (StartTime) sia quello del suo completamento (EndTime).

Esempi
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica l'istanza specifica di SAP S/4HANA da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

L'Attributo Sistema di origine indica il sistema di provenienza in cui sono stati generati i dati del processo. Nelle organizzazioni con più istanze SAP, ad esempio sistemi distinti per sviluppo, controllo qualità e produzione oppure sistemi separati per diverse aree geografiche, questo campo è fondamentale per la governance dei dati e il contesto.

Garantisce che i dati provenienti da fonti diverse possano essere distinti, evitando aggregazioni errate e consentendo analisi specifiche per sistema. È un Attributo obbligatorio per mantenere la lineage dei dati e garantire la tracciabilità dei dati di processo.

Perché è importante

Fornisce il contesto essenziale sull'origine e sulla governance dei dati, soprattutto nei paesaggi con più sistemi, garantendo la tracciabilità dei dati.

Dove reperirlo

In genere si tratta del SAP System ID (SID), recuperabile dalle variabili di sistema o dalle tabelle di configurazione.

Esempi
S4PECCS4H_PROD_01
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp che indica quando i dati di questo record sono stati aggiornati l'ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione

Questo Attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dal sistema di origine. È un elemento di metadati fondamentale per comprendere l'aggiornamento dei dati analizzati. Gli analisti e gli utenti aziendali si affidano a questo timestamp per sapere se i dati di processo riflettono lo stato operativo più recente.

In qualsiasi analisi di processo, conoscere l'attualità dei dati è fondamentale per prendere decisioni informate. Questo Attributo aiuta a gestire le aspettative degli utenti e garantisce che le conclusioni si basino su dati aggiornati nella misura richiesta dall'analisi specifica.

Perché è importante

Indica l'aggiornamento dei dati, un elemento fondamentale per considerare affidabile l'analisi e prendere decisioni aziendali tempestive.

Dove reperirlo

Questo timestamp viene generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
Il codice valuta dell'importo della richiesta di acquisto.
Descrizione

Questo Attributo specifica la valuta in cui è espresso l'importo della richiesta, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto necessario per l'Attributo Importo della richiesta di acquisto, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali che operano con più valute.

Per un'analisi e una reportistica finanziaria accurate, è essenziale considerare la valuta. Quando si aggregano o confrontano i valori delle richieste, tutti gli importi devono essere convertiti in una valuta comune per ottenere risultati significativi. Questo Attributo è un prerequisito per tali conversioni.

Perché è importante

Fornisce il contesto essenziale per l'importo della richiesta di acquisto, consentendo analisi e confronti finanziari accurati in ambienti con più valute.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella EBAN, campo WAERS.

Esempi
USDEURGBP
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Purchase to Pay - Attività della richiesta d’acquisto

Queste sono le fasi chiave e le principali tappe del processo da acquisire nell’Event Log per una corretta individuazione del processo.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Fase di approvazione completata
Si verifica quando un approvatore esprime un parere positivo su una richiesta, completando una fase del Workflow di approvazione multilivello. Viene dedotto da una modifica dello stato di rilascio della richiesta.
Perché è importante

Questa attività consente un'analisi dettagliata del Workflow di approvazione, misurando il tempo impiegato per ogni singola fase. Aiuta a distinguere gli approvatori efficienti dai colli di bottiglia del processo.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) relativi alla tabella EBAN. Una modifica dello stato del codice di rilascio, ad esempio nel campo FRGZU, da non rilasciato a rilasciato per uno specifico codice indica questo evento.

Acquisizione

Monitori le modifiche ai campi dello stato di rilascio in EBAN per ogni codice di rilascio definito nella strategia.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto creato
Indica che è stato generato un ordine di acquisto con riferimento alla posizione della richiesta. Si tratta di un evento esplicito del sistema che collega la richiesta a un successivo documento di approvvigionamento.
Perché è importante

È una tappa importante e un esito positivo del processo di richiesta. Il tempo trascorso tra l'approvazione della richiesta e la creazione dell'ordine di acquisto è un KPI fondamentale per misurare l'efficienza dell'approvvigionamento.

Dove reperirlo

Viene registrato esplicitamente quando viene creata una posizione dell'ordine di acquisto. Il collegamento è memorizzato nella tabella EKPO (posizione dell'ordine di acquisto), che contiene il numero della richiesta di acquisto (BANFN) e il numero della posizione (BNFPO).

Acquisizione

Colleghi la tabella EKPO alla tabella EBAN tramite il numero e la posizione della richiesta. La data di creazione della posizione dell'ordine di acquisto identifica l'evento.

Tipo di evento explicit
Richiesta di acquisto approvata
Indica l'approvazione finale e completa della richiesta di acquisto, che diventa così idonea alla conversione in un ordine di acquisto. Questa tappa viene dedotta quando lo stato complessivo di rilascio raggiunge lo stato finale di approvazione.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per il buon esito del processo e di un punto finale comune per l'analisi dei tempi di ciclo. Indica che la richiesta ha superato tutti i controlli ed è pronta per essere gestita dall'ufficio acquisti.

Dove reperirlo

Viene dedotto da una modifica dello stato nella tabella EBAN, in particolare quando l'indicatore complessivo di rilascio (FRGZU) o lo stato di elaborazione (PROCSTAT) viene aggiornato a un valore finale «Approvato».

Acquisizione

Individui il timestamp in cui viene applicato il codice di rilascio finale o lo stato complessivo della richiesta passa ad «Approvato».

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto chiusa
Indica che la posizione della richiesta è considerata completamente elaborata e che non è più possibile creare ordini di acquisto a partire da essa. In genere questo stato viene impostato automaticamente quando è stata ordinata l'intera quantità.
Perché è importante

Questa attività rappresenta il completamento finale e positivo del ciclo di vita della posizione della richiesta. Conferma che la necessità aziendale è stata interamente trasformata in un ordine di approvvigionamento.

Dove reperirlo

Viene dedotto dalla tabella EBAN. Si verifica quando viene impostato l'indicatore «Closed» (EBAKZ), generalmente quando la quantità ordinata negli ordini di acquisto è uguale alla quantità richiesta.

Acquisizione

Individui l'evento in cui l'indicatore «Closed» (EBAKZ) viene impostato nella tabella EBAN tramite i documenti di modifica.

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto creata
Indica la creazione iniziale del documento di richiesta di acquisto nel sistema. Questo evento viene acquisito esplicitamente quando un utente salva per la prima volta una nuova richiesta, registrandone il timestamp di creazione.
Perché è importante

Questa attività costituisce il principale punto di avvio per l'analisi del ciclo di vita della richiesta. È essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end, dall'identificazione iniziale della necessità fino all'approvazione finale o alla conversione in un ordine di acquisto.

Dove reperirlo

Si tratta di un evento esplicito acquisito dalla tabella EBAN, utilizzando i campi relativi alla data di creazione (ERDAT) e all'ora di creazione (ERZEIT) per lo specifico numero di richiesta di acquisto (BANFN).

Acquisizione

Utilizzi i campi relativi al timestamp di creazione (ERDAT, ERZEIT) della tabella EBAN per ogni richiesta (BANFN).

Tipo di evento explicit
Richiesta di acquisto rifiutata
Rappresenta il rifiuto finale della richiesta di acquisto da parte di un approvatore, che interrompe il processo. Viene acquisito tramite uno specifico aggiornamento dello stato che indica il rifiuto.
Perché è importante

Questa attività rappresenta un punto finale critico in caso di esito negativo. Analizzare la frequenza e le motivazioni dei rifiuti, nonché i punti del processo in cui si verificano, aiuta a individuare problemi di conformità alle policy, di budget o di qualità della richiesta.

Dove reperirlo

Viene dedotto da una modifica dello stato nella tabella EBAN. Lo stato di elaborazione (PROCSTAT) o un indicatore di rilascio viene impostato su un valore che significa esplicitamente «Rifiutato».

Acquisizione

Individui il timestamp in cui lo stato complessivo in EBAN viene aggiornato a «Rifiutato» tramite i documenti di modifica.

Tipo di evento inferred
Fase di approvazione avviata
Indica che una richiesta è in attesa dell'intervento di uno specifico approvatore o gruppo di approvazione. Viene dedotto quando lo stato della richiesta indica che è in attesa di uno specifico codice di rilascio.
Perché è importante

Questa attività è essenziale per individuare con precisione i colli di bottiglia nella catena di approvazione. Analizzare la durata di questo stato aiuta a identificare le richieste bloccate e gli approvatori sovraccarichi.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai campi dello stato di rilascio della tabella EBAN, ad esempio FRGZU, e dalla configurazione sottostante della strategia di rilascio. L'evento inizia quando uno specifico codice di rilascio diventa il successivo da elaborare.

Acquisizione

Determini quando una richiesta entra in uno stato in cui uno specifico codice di rilascio è in attesa di approvazione, sulla base dei log del Workflow o dei campi di stato.

Tipo di evento inferred
Fonte di approvvigionamento assegnata
Rappresenta l'azione con cui un buyer assegna uno specifico fornitore, contratto o record info a una posizione della richiesta approvata. È una fase fondamentale per preparare la richiesta alla creazione di un ordine di acquisto.
Perché è importante

Questa attività colma il divario tra approvazione e ordinazione. Misurare il tempo necessario per assegnare una fonte aiuta a individuare i ritardi nel carico di lavoro del buyer e nell'efficienza dell'approvvigionamento.

Dove reperirlo

Viene dedotto dall'inserimento di un valore nei campi della tabella EBAN relativi alla fonte di approvvigionamento, come fornitore fisso (LIFNR), record info (INFNR) o contratto (KONNR).

Acquisizione

Monitori la valorizzazione di campi come LIFNR, INFNR o KONNR nella tabella EBAN tramite i documenti di modifica.

Tipo di evento inferred
Reimpostazione dell'approvazione
Rappresenta un evento in cui l'intero Workflow di approvazione viene reimpostato, spesso a causa di una modifica significativa della richiesta. Il processo di approvazione deve quindi ripartire dal primo livello.
Perché è importante

Questa attività evidenzia una rilavorazione significativa, con un forte impatto sul tempo di ciclo. Individuare le cause delle reimpostazioni dell'approvazione è fondamentale per semplificare il processo e ridurre i ritardi.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) della tabella EBAN. L'evento viene rilevato quando i campi dello stato di rilascio, come FRGKZ o FRGZU, vengono cancellati dopo essere stati impostati parzialmente o completamente.

Acquisizione

Cerchi nei log delle modifiche un passaggio dello stato di rilascio da rilasciato a non rilasciato.

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto inviata per l'approvazione
Rappresenta il momento in cui il richiedente invia formalmente la richiesta, attivando il Workflow di approvazione. In genere viene dedotto quando viene determinata la strategia di rilascio della richiesta e lo stato passa a «In approvazione».
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale che avvia il conteggio dei KPI relativi al tempo di ciclo dell'approvazione. Analizzare il tempo trascorso tra la creazione e l'invio può far emergere ritardi nella fase di preparazione della richiesta.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) relativi alla tabella EBAN, in particolare quando i campi della strategia di rilascio, ad esempio FRGST, vengono valorizzati oppure quando lo stato complessivo (PROCSTAT) cambia per indicare una condizione di approvazione in corso.

Acquisizione

Individui la prima voce del documento di modifica che indica l'avvio del Workflow di approvazione o il passaggio dello stato a «In approvazione».

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto modificata
Si verifica quando un utente modifica un campo chiave della richiesta dopo la creazione iniziale, ad esempio quantità, prezzo o materiale. Questa azione viene registrata esplicitamente nel sistema SAP dei documenti di modifica.
Perché è importante

Monitorare le modifiche è fondamentale per individuare i cicli di rilavorazione e il loro impatto sui tempi di ciclo. Un'elevata frequenza di modifiche suggerisce problemi nella qualità dei dati o requisiti variabili, aree chiave per il miglioramento del processo.

Dove reperirlo

Viene registrato esplicitamente nelle tabelle SAP dei documenti di modifica (CDHDR e CDPOS) per le modifiche apportate alla tabella EBAN. Ogni modifica a un campo monitorato genera una voce.

Acquisizione

Estragga gli eventi di modifica da CDHDR/CDPOS quando la classe oggetto è BANF per le richieste di acquisto.

Tipo di evento explicit
Richiesta di acquisto ritirata
Si verifica quando il richiedente originale annulla o elimina la richiesta prima che venga elaborata completamente. In genere si tratta di un'azione esplicita che imposta un indicatore di eliminazione sulla posizione della richiesta.
Perché è importante

Monitorare i ritiri aiuta a comprendere la volatilità della domanda e le ragioni delle cancellazioni. Rappresenta uno stato terminale per la richiesta, impedendone l'ulteriore elaborazione.

Dove reperirlo

Viene acquisito esplicitamente quando il campo dell'indicatore di eliminazione (LOEKZ) nella tabella EBAN viene impostato per una posizione della richiesta. La modifica viene registrata in CDHDR/CDPOS.

Acquisizione

Individui l'evento in cui l'indicatore di eliminazione (LOEKZ) nella tabella EBAN viene impostato su «L».

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

Come ottenere i Suoi dati da SAP S/4HANA

Pronto per iniziare?

Utilizzi questo Template per preparare i Suoi dati con sicurezza e sfruttare appieno il potenziale del Process Mining per il processo Purchase to Pay - Requisition. Inizi oggi stesso a ottimizzare l'efficienza.

Fermi i ritardi nelle richieste P2P: ottimizzi subito il Suo Workflow.

Renda più efficienti i processi, riduca i tempi di attraversamento e diminuisca del 30% il tempo di ciclo.

Inizi la prova gratuita

Non è richiesta alcuna carta di credito; la configurazione richiede 5 minuti.