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Ihre Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung verbessern

Ein 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von Microsoft Dynamics 365
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Optimieren Sie die AP-Zahlungsabwicklung in Microsoft Dynamics 365

Die Zahlungsabwicklung leidet oft unter Genehmigungsverzögerungen und manuellen Fehlern, die die Kosten erhöhen. Unsere Lösung bietet klare Transparenz über diese Reibungspunkte und hilft Ihnen, genau zu identifizieren, wo Workflows ins Stocken geraten. Durch die Beseitigung dieser verborgenen Bottlenecks können Sie die Verarbeitungsgeschwindigkeit verbessern und eine bessere Kontrolle über Ihre finanziellen Verpflichtungen wahren.

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Die strategische Bedeutung der Optimierung der Kreditorenbuchhaltung

Der Zahlungsabwicklungszyklus der Kreditorenbuchhaltung wird oft als rein administrative Funktion betrachtet, ist jedoch ein entscheidender Hebel zur Steuerung der Unternehmensliquidität und zur Aufrechterhaltung des Lieferantenvertrauens. Wird dieser Prozess träge oder undurchsichtig, reichen die Konsequenzen weit über die Finanzabteilung hinaus. Verspätete Zahlungen können Ihren Ruf bei wichtigen Lieferanten schädigen, was zu ungünstigeren Kreditkonditionen oder sogar zu Störungen der Lieferkette führen kann. Darüber hinaus erhöht eine ineffiziente Bearbeitung die Kosten pro Rechnung, was die Margen des gesamten Geschäfts schmälert. Durch die Konzentration auf die Prozessoptimierung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 können Sie die Kreditorenbuchhaltung von einem Kostenfaktor in eine strategische Funktion verwandeln, die den Cashflow schützt und jeden verfügbaren Skonto nutzt.

Die verborgene Realität durch Process Mining aufdecken

Obwohl Microsoft Dynamics 365 einen leistungsstarken Rahmen für das Finanzmanagement bietet, weicht die Art und Weise, wie Benutzer das System im täglichen Betrieb nutzen, oft von den Standardarbeitsanweisungen ab. Process Mining fungiert als digitales Röntgengerät für Ihre Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung, indem es Event Logs aus Entitäten wie GeneralJournal und LedgerEntry extrahiert, um den tatsächlichen Weg jeder Rechnung abzubilden. Anstatt sich auf anekdotische Beweise zu verlassen, warum Zahlungen verzögert werden, können Sie den genauen Punkt erkennen, an dem ein Engpass auftritt. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Ihnen, zirkuläre Genehmigungsschleifen zu identifizieren, bei denen eine Rechnung zwischen Abteilungen hin- und herpendelt, oder Fälle, in denen aufgrund von Dateneingabefehlern manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Visualisierung dieser Pfade hilft Ihnen, von der reaktiven Problembehebung zu einem proaktiven Management überzugehen und sicherzustellen, dass Ihr digitaler Fußabdruck Ihre beabsichtigte Geschäftslogik widerspiegelt.

Kernineffizienzen in Microsoft Dynamics 365 gezielt angehen

Die Optimierung Ihres AP-Workflows erfordert einen tiefen Einblick in die spezifischen Aktivitäten, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Ein primärer Verbesserungsbereich ist der Abgleichprozess. Diskrepanzen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen lösen oft manuelle Untersuchungen aus, die eine Zahlung tagelang blockieren können. Durch Process Mining können Sie identifizieren, welche Lieferanten oder Produktkategorien häufig diese Diskrepanzen verursachen, sodass Sie die Ursachen wie Ungenauigkeiten in Stammdaten oder inkonsistente Wareneingangspraktiken beheben können. Ein weiterer häufiger Reibungspunkt ist der Genehmigungsworkflow. Durch die Analyse der Durchlaufzeiten für verschiedene Genehmigungsstufen können Sie feststellen, ob bestimmte Schwellenwerte zu niedrig angesetzt sind, was dazu führt, dass Rechnungen mit hohem Volumen und geringem Risiko unnötig auf die Freigabe durch die Geschäftsleitung warten. Die Beseitigung dieser strukturellen Verzögerungen stellt sicher, dass der Zahlungsplan vorhersehbar und auf Ihre Cash-Management-Strategie abgestimmt bleibt.

Erfolg messen durch verbesserte Compliance und Geschwindigkeit

Das ultimative Ziel der Prozessoptimierung ist ein schlanker, transparenter und hochgradig konformer Zahlungszyklus. Die Reduzierung der gesamten Durchlaufzeit ist der unmittelbarste Erfolgsindikator. Ein kürzeres Zeitfenster zwischen Rechnungseingang und Zahlungsabwicklung bietet die Flexibilität, genau zu wählen, wann Gelder freigegeben werden. Dies ermöglicht Ihrem Treasury-Team, das Betriebskapital effektiver zu optimieren, indem es entscheidet, ob frühzeitig für einen Skonto gezahlt oder das Geld bis zum Fälligkeitsdatum gehalten wird. Über die Geschwindigkeit hinaus verbessert Process Mining Ihre Compliance-Position erheblich. Sie können problemlos Abweichungen von Standardprotokollen erkennen, wie z.B. Zahlungen, die ohne entsprechende Bestellung getätigt wurden, oder Fälle, in denen eine Zahlungssperre manuell ohne ausreichende Dokumentation aufgehoben wurde. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert für interne Audits und um sicherzustellen, dass Ihre Finanzkontrollen in allen Unternehmenseinheiten und Geschäftsbereichen konsistent eingehalten werden.

Langfristige operative Exzellenz sichern

Die Verbesserung der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Weg der kontinuierlichen Verfeinerung. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Entwicklung der Lieferantenbeziehungen müssen sich Ihre Prozesse an eine erhöhte Komplexität und ein größeres Volumen anpassen. Durch die Nutzung der aus Microsoft Dynamics 365-Daten gewonnenen Erkenntnisse können Sie eine Leistungsbasis etablieren und realistische Ziele für Verbesserungen festlegen. Ob Sie den Anteil der reibungslosen Rechnungen erhöhen oder das Risiko doppelter Zahlungen eliminieren möchten, die Klarheit durch Process Mining stellt sicher, dass Ihre Bemühungen dort fokussiert werden, wo sie die größte Wirkung erzielen. Wir ermutigen Sie, mit der Untersuchung Ihres aktuellen Ablaufs zu beginnen, die größten Hürden zu identifizieren und die Daten zu nutzen, um sinnvolle Veränderungen voranzutreiben, die die umfassendere finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens unterstützen.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Langwierige Genehmigungszyklen für Rechnungen sind eine Hauptursache für verspätete Zahlungen und angespannte Lieferantenbeziehungen. Wenn Rechnungen in einer Warteschlange auf die Freigabe durch beschäftigte Manager warten, verliert die Abteilung die Fähigkeit, den Cashflow vorhersehbar zu steuern, und riskiert die Entstehung von Verzugsgebühren, die sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken. Diese Reibung führt oft zu einem reaktiven Umfeld, in dem Mitarbeiter dringende Anfragen über Standard-Workflows priorisieren müssen.

ProcessMind analysiert den durchgängigen Workflow der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung in Microsoft Dynamics 365, um genau zu bestimmen, wo diese Verzögerungen auftreten. Durch die Visualisierung der auf jeder Genehmigungsstufe verbrachten Zeit können Sie spezifische Abteilungen oder individuelle Rollen identifizieren, die als Engpässe fungieren. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Ihnen, Genehmigungslimits zu verfeinern oder Standardfreigaben zu automatisieren, um den gesamten Zahlungszyklus zu beschleunigen.

Manuelle Eingriffe im Rechnungsabgleichsprozess deuten auf mangelnde Synchronisation zwischen Einkauf und Finanzwesen hin. Wenn der automatisierte Abgleich im System aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen fehlschlägt, müssen Mitarbeiter diese Probleme manuell lösen. Dies erfordert erheblichen Zeitaufwand und erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Solche manuellen Bearbeitungen verbergen oft tiefere systemische Probleme mit Lieferantendaten oder dem Einkaufsverhalten.

Mithilfe von Process Mining auf Ihren Microsoft Dynamics 365 Daten werden die Häufigkeit und Ursachen manueller Überschreibungen aufgedeckt. ProcessMind identifiziert, welche Lieferanten oder Produktkategorien durchgängig manuelle Abgleichbemühungen erfordern. Durch das Verständnis dieser Muster können Sie die Ursachen der Abweichungen beheben und sich einem effizienteren, automatisierten Modell der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung nähern.

Das Verpassen von Skontofristen ist eine verpasste Chance für erhebliche Kosteneinsparungen. Eine ineffiziente Bearbeitung bedeutet oft, dass die Skontofrist bereits abgelaufen ist, wenn eine Rechnung validiert und genehmigt wird. Dies ist, als würde man Geld liegen lassen, und erhöht die Gesamtkosten der vom Unternehmen bezogenen Waren und Dienstleistungen.

ProcessMind verfolgt die Geschwindigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung im Vergleich zu den in Microsoft Dynamics 365 hinterlegten Skontobedingungen. Es zeigt spezifische Prozessphasen auf, in denen Zeit verloren geht und Rechnungen nicht rechtzeitig die Zahlungsphase erreichen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie hochwertige Skontorechnungen priorisieren und den Weg vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsanweisung optimieren.

Wenn eine Rechnung nicht mit der Bestellung oder dem Wareneingang übereinstimmt, kann der Lösungsprozess zu einem „schwarzen Loch“ für die Produktivität werden. Rechnungen werden oft ohne klare Verantwortlichkeit zwischen Abteilungen hin- und hergeschickt, was zu langen Perioden der Inaktivität führt. Dieser Stillstand im Flow der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung verzögert Lieferantenzahlungen und erzeugt einen Rückstand, der während des Monatsabschlusses schwer zu handhaben ist.

Durch das Mapping des Flows umstrittener Rechnungen bietet ProcessMind Transparenz über den Lösungslebenszyklus innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Sie können sehen, wie lange Rechnungen in einem Abweichungszustand verbleiben und welche Activitys am meisten zur Verzögerung beitragen. Dies ermöglicht die Implementierung klarerer Eskalationspfade und eine schnellere Lösung von Preis- oder Mengeninkongruenzen.

Zahlungssperren werden oft als Sicherheitsmaßnahme verhängt. Werden sie jedoch nach Behebung der Probleme nicht umgehend aufgehoben, verursachen sie unnötige Zahlungsverzögerungen. Diese Sperren können sich im System ansammeln und zu einem fragmentierten Zahlungslauf führen, bei dem viele freigegebene Rechnungen ohne klaren Grund zurückgehalten werden. Dieser Mangel an Transparenz erschwert es den AP-Teams, Lieferanten genaue Statusinformationen zu geben.

ProcessMind analysiert die Verhängung und Aufhebung von Zahlungssperren innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert Cases, in denen Sperren lange nach Behebung des auslösenden Problems aktiv bleiben. Durch die Optimierung dieses Teils des Workflows der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung können Sie sicherstellen, dass Zahlungen reibungslos in die Ausführungsphase übergehen, sobald alle Compliance-Anforderungen erfüllt sind.

Doppelte Rechnungseinträge stellen ein ernstes finanzielles Risiko dar und führen zu zeitaufwendigen Wiederherstellungsprojekten. Diese Duplikate gelangen oft über verschiedene Kanäle in das System oder werden mit geringfügigen Abweichungen eingegeben, wodurch sie mit der Standard-Systemvalidierung schwer zu erkennen sind. Die doppelte Bearbeitung und Bezahlung derselben Rechnung wirkt sich direkt auf die Barmittel aus und erfordert erhebliche manuelle Anstrengungen zur Korrektur mit dem Lieferanten.

ProcessMind scannt Ihre Microsoft Dynamics 365 Event Logs, um Muster zu erkennen, die auf doppelte Verarbeitung im Zyklus der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung hinweisen. Durch die Identifizierung von Rechnungen mit ähnlichen Attributen, die identischen Prozesspfaden folgen, kennzeichnet das System potenzielle Duplikate, bevor die endgültige Zahlung ausgeführt wird. Diese proaktive Analyse schützt Ihr Betriebskapital und reduziert den Bedarf an Nachzahlungsprüfungen.

Eine falsche Finanzkodierung zu Beginn des Prozesses führt zu erheblicher Nacharbeit später im Zyklus. Wenn eine Rechnung dem falschen Hauptbuchkonto oder der falschen Finanzdimension zugeordnet wird, muss sie storniert und neu erfasst werden, was den Arbeitsaufwand für das AP-Team verdoppelt. Diese Ineffizienz verzögert die endgültige Buchung und kann zu Ungenauigkeiten in der Abteilung Finanzberichterstattung führen.

ProcessMind identifiziert die Häufigkeit von Kodierungsänderungen und Neubuchungen in Microsoft Dynamics 365. Durch die Analyse, welche Lieferanten oder Rechnungsarten die meisten Korrekturen erfordern, können Sie die Grundursachen von Kodierungsfehlern gezielt angehen. Die Verbesserung der Genauigkeit der anfänglichen Dateneingabe optimiert den Zahlungsabwicklungsfluss der Kreditorenbuchhaltung und gewährleistet zuverlässigere Finanzdaten für das Unternehmen.

Das Timing und die Frequenz von Zahlungsläufen können oft suboptimal sein, was zu Cash Flow-Volatilität oder verpassten Fristen führt. Wenn die Zahlungsabwicklung nur wöchentlich erfolgt, können Rechnungen, die direkt nach einem Lauf genehmigt werden, mehrere Tage unbearbeitet bleiben. Diese starre Zeitplanung kann selbst bei Rechnungen, die weit vor ihrem Fälligkeitsdatum genehmigt wurden, zu Zahlungsverzögerungen führen.

ProcessMind untersucht die Lücke zwischen Zahlungsfreigabe und tatsächlicher Ausführung in Microsoft Dynamics 365. Es hilft Ihnen zu verstehen, ob Ihre aktuelle Zahlungslauffrequenz mit Ihrer durchschnittlichen Verarbeitungsgeschwindigkeit übereinstimmt. Die Optimierung dieser Zeitpläne innerhalb des Frameworks der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung gewährleistet eine konsistentere Verwendung von Cash und eine verbesserte Compliance mit Lieferantenbedingungen.

Um Zahlungen zu beschleunigen, umgehen Mitarbeiter manchmal Standard-Genehmigungs-Workflows, was erhebliche Compliance- und Audit-Risiken schafft. Diesen Abweichungsprozessen fehlt oft die notwendige Aufsicht und sie können zu unautorisierten Ausgaben führen. Ohne eine klare Sicht darauf, wie Genehmigungen tatsächlich erfolgen, kann die Geschäftsleitung nicht garantieren, dass interne Kontrollen eingehalten werden.

ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Wege, die Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nehmen, und vergleicht diese mit Ihren etablierten internen Richtlinien. Es hebt Abweichungen vom Standardweg der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung hervor, wie übersprungene Genehmigungsschritte oder unautorisierte Freigaben. Diese Transparenz hilft Ihnen, Compliance durchzusetzen und sich selbstbewusst auf Audits vorzubereiten.

Die Zeit, die für die Überführung einer Rechnung vom Eingang bis zur data entry benötigt wird, ist oft der am meisten vernachlässigte Teil des Prozesses. Wenn Rechnungen mehrere Tage in einem Posteingang oder auf einem Schreibtisch liegen, bevor sie ins System eingegeben werden, ist der gesamte Zahlungszyklus sofort im Nachteil. Dieser Mangel an frühzeitiger Transparenz macht es der Finanzleitung unmöglich, die kommenden Cash-Anforderungen genau zu prognostizieren.

Durch die Verfolgung der Zeit zwischen der initialen Empfangs Activity und der Extraktion von data in Microsoft Dynamics 365 deckt ProcessMind diese verborgenen Verzögerungen auf. Die Reduzierung der Verzögerung am Anfang des Workflows der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung schafft mehr Vorlaufzeit für Genehmigungen und Abgleiche, wodurch der Druck auf den Rest des Teams erheblich reduziert wird.

Selbst nachdem eine Rechnung vollständig genehmigt und zur Zahlung freigegeben wurde, kommt es oft zu einer überraschenden Verzögerung, bevor die Gelder tatsächlich überwiesen werden. Dieser Verzug kann durch manuelle Schritte zur Zahlungsinitiierung, technische Probleme mit Bankschnittstellen oder administrative Engpässe verursacht werden. Für einen Lieferanten gilt eine Zahlung nur dann als pünktlich, wenn die Gelder eingegangen sind, nicht wenn die interne Genehmigung erteilt wurde.

ProcessMind überwacht die letzten Phasen des Zahlungsabwicklungszyklus der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365, um die Zeit von der endgültigen Genehmigung bis zur Zahlungsausführung zu messen. Die Identifizierung dieser spezifischen Verzögerung hilft Ihnen, die Kommunikation zwischen Ihrem Finanzsystem und Ihren Bankpartnern zu optimieren. Die Minimierung dieser Verzögerung stellt sicher, dass Sie Ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten und eine hohe Kreditwürdigkeit bei Ihren Lieferanten aufrechterhalten.

Die Bearbeitung von Zahlungen in mehreren Währungen führt zu Komplexität, die oft zu Fehlern und Verzögerungen führt. Wechselkursdifferenzen oder manuelle Anpassungen bei Fremdwährungsrechnungen können den Zahlungsfluss erheblich verlangsamen. Diese Probleme erfordern oft Spezialwissen, und wenn dieses Wissen ein Bottleneck darstellt, können internationale Zahlungen tagelang ins Stocken geraten.

ProcessMind kategorisiert die Performance der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung nach Währung und Lieferantenstandort innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Dies ermöglicht Ihnen zu sehen, ob Fremdwährungsrechnungen einen deutlich langsameren oder fehleranfälligeren Pfad nehmen als lokale Rechnungen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie den Umgang mit Währungsschwankungen standardisieren und sicherstellen, dass internationale Lieferantenbeziehungen nicht durch Prozesseffizienzen gefährdet werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Beschleunigung von Genehmigungen ist entscheidend, um das Vertrauen der Lieferanten zu erhalten und Verzugsgebühren zu vermeiden. Verzögerungen resultieren oft aus unklarer Verantwortlichkeit oder mehrstufigen Hierarchien, die den Workflow zum Erliegen bringen. Die Verkürzung dieser Zyklen stellt sicher, dass Verbindlichkeiten schnell beglichen werden, was die Kreditwürdigkeit des Unternehmens und das gesamte Cashflow-Management direkt verbessert.

ProcessMind identifiziert die spezifischen Phasen, in denen Rechnungen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 unbearbeitet liegen, und hebt die genauen Benutzer oder Abteilungen hervor, die Reibung verursachen. Durch die Visualisierung des Pfades von „Rechnungseingang“ bis „Rechnung zur Zahlung freigegeben“ können Sie gezielte Schulungen oder Workflow-Anpassungen implementieren, um Genehmigungszeiten um bis zu 40 Prozent zu verkürzen. Diese Transparenz erleichtert die Erfolgsmessung anhand interner Service Level Agreements.

Eine hohe Rate an touchless Matching bedeutet, dass Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung ohne manuellen Eingriff bearbeitet werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand für das Finanzteam und senkt die Kosten pro bearbeiteter Rechnung. Die Automatisierung hier stellt sicher, dass die Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung bei wachsendem Transaktionsvolumen skalierbar bleibt und Mitarbeiter für strategischere Aufgaben freigibt.

Mit Process Mining können Sie genau bestimmen, warum bestimmte Rechnungen im automatisierten Abgleichprozess in Microsoft Dynamics 365 scheitern. Ob es sich um inkonsistente Stückpreise oder fehlende Wareneingänge handelt, ProcessMind deckt die Grundursachen auf, sodass Sie Ihre Abgleichregeln verfeinern und einen deutlich höheren Prozentsatz an automatisierten Abschlüssen erreichen können, oft über 85 Prozent des Gesamtvolumens.

Jeden verfügbaren Skonto zu nutzen, ist ein direkter Weg, zum Geschäftsergebnis beizutragen und die Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Viele Unternehmen verlieren monatlich Tausende von Dollar, einfach weil ihre internen Prozesse zu langsam sind, um Lieferantenfristen einzuhalten. Eine Straffung ermöglicht es dem Unternehmen, seine Kreditorenbuchhaltungsabteilung in ein Profitcenter statt nur in ein Kostenfaktor zu verwandeln.

ProcessMind verfolgt die verbleibende Zeit bis zum Skontoablauf für jede bearbeitete Rechnung. Durch die Analyse historischer Daten innerhalb von Microsoft Dynamics 365 identifiziert die Plattform, welche Lieferanten die besten Konditionen bieten und wo der Prozess in der Regel die Fristen nicht einhält. Dies hilft Ihnen, Rechnungen mit hohem Wert zu priorisieren, um sicherzustellen, dass kein Skonto verpasst wird, und Ihre Rendite auf das Betriebskapital zu maximieren.

Diskrepanzen zwischen Rechnungen und Bestellungen können den gesamten Zahlungsfluss zum Stillstand bringen und Rückstände verursachen. Eine effiziente Lösung dieser Probleme ist entscheidend, um administrativen Reibungsverlusten vorzubeugen und sicherzustellen, dass die Lieferantenbeziehungen nicht durch langwierige Streitigkeiten belastet werden. Schnellere Lösungszyklen führen zu vorhersehbareren Cash-Outflows und einer besseren Datenintegrität im gesamten Unternehmen.

Durch detaillierte Pfadanalyse deckt ProcessMind die Schleifen auf, in denen Rechnungen zwischen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung hin- und herpendeln. Durch die Identifizierung der häufigsten Ursachen für diese Diskrepanzen in Microsoft Dynamics 365, wie Preis- oder Mengendifferenzen, können Sie klarere Protokolle etablieren, um diese Probleme in der Hälfte der Zeit zu lösen und den Bedarf an manuellen Überschreibungen zu reduzieren.

Zahlungssperren werden oft als Sicherheitsmaßnahme angewendet. Werden sie jedoch zum Standard oder falsch angewendet, entstehen erhebliche Bottlenecks. Das Aufheben ungerechtfertigter Sperren sorgt dafür, dass der Zahlungsplan flexibel bleibt und gültige Rechnungen nicht durch bürokratische Hürden verzögert werden. Diese Verbesserung reduziert manuelle Eingriffe und verhindert Lieferantenfrustration.

ProcessMind bietet eine transparente Ansicht jeder Aktivität vom Typ „Zahlungssperre angewendet“ innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Durch die Analyse der Attribute, die mit diesen Sperren verbunden sind, können Sie zwischen notwendiger Risikominderung und ineffizienten manuellen Überschreibungen unterscheiden, sodass Sie die Aufhebung von Sperren automatisieren können, sobald spezifische Kriterien erfüllt sind, und die endgültige Zahlungsabwicklung beschleunigen.

Eine Rechnung doppelt zu bezahlen, birgt ein großes finanzielles Risiko und ist ein administrativer Albtraum, um das Geld zurückzufordern. Ein einziger, klarer Pfad für jede Rechnungsnummer ist unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Finanzkontrolle und Compliance. Die Eliminierung von Duplikaten schont das Betriebskapital, verhindert unnötige Lieferantenkommunikation und verbessert gleichzeitig die gesamte Audit-Spur.

ProcessMind erkennt Muster, bei denen innerhalb von Microsoft Dynamics 365 mehrere Case-Identifikatoren oder ähnliche Rechnungsbeträge für denselben Lieferanten verarbeitet werden. Durch die Hervorhebung dieser Anomalien mittels historischer Audits können Sie Prozesslücken, wie z. B. mehrere Eingabestellen, identifizieren, die das Durchrutschen von Duplikaten ermöglichen. Dies reduziert effektiv dieses finanzielle Risiko und verbessert die Rechenschaftspflicht der Abteilung.

Die korrekte Finanzkodierung stellt sicher, dass Ausgaben den richtigen Abteilungen und Projekten für eine genaue Berichterstattung zugeordnet werden. Hohe Nacharbeitsraten bei der Kodierung verschwenden nicht nur Zeit, sondern führen auch zu fehlerhaften Finanzberichten, die am Monatsende angepasst werden müssen. Die Verbesserung der Genauigkeit zu Beginn des Prozesses verhindert nachfolgende Korrekturen und vereinfacht den gesamten Buchhaltungs-Workflow.

Durch die Analyse der Aktivität 'Rechnung kodiert' identifiziert ProcessMind, welche Lieferanten oder Rechnungsarten in Microsoft Dynamics 365 häufig manuelle Korrekturen erfordern. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um bessere Standardkodierungsregeln zu erstellen oder gezielte Schulungen für Mitarbeiter anzubieten, wodurch die Nacharbeitsrate erheblich gesenkt und die Datenzuverlässigkeit in GeneralJournal- und LedgerEntry-Datensätzen verbessert wird.

Die Steuerung, wann und wie oft Zahlungsläufe stattfinden, ist entscheidend für das Gleichgewicht zwischen Cashflow und operativer Effizienz. Inkonsistente oder übermäßig häufige Zahlungsläufe können zu höheren Transaktionskosten und einem fragmentierten Treasury-Management führen. Ein standardisierter Zeitplan ermöglicht eine bessere Liquiditätsplanung und stellt sicher, dass das Finanzteam seine Arbeitslast effektiver verwalten kann.

ProcessMind analysiert das Batching-Verhalten der 'Zahlung verarbeitet'-Aktivitäten innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es hilft Ihnen zu verstehen, ob Ihre aktuellen Zahlungsläufe mit den Fälligkeitsterminen der Lieferanten und der internen Ressourcenverfügbarkeit übereinstimmen. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, Zahlungen in effizientere Zyklen zu konsolidieren, wodurch der manuelle Aufwand für die Zahlungsausführung reduziert und Bankgebühren gesenkt werden.

Inkonsistente Genehmigungspfade über verschiedene Regionen oder Abteilungen hinweg führen zu Compliance-Risiken und unvorhersehbaren Zykluszeiten. Die Etablierung eines standardisierten Workflows stellt sicher, dass jede Rechnung einem vordefinierten, konformen Pfad folgt, was die Prüfung vereinfacht und die Governance verbessert. Diese Einheitlichkeit erleichtert die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsabwicklung in großem Maßstab.

Durch Konformitätsprüfung vergleicht ProcessMind die tatsächlichen Wege, die Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nehmen, mit Ihrem beabsichtigten Prozessmodell. Es hebt nicht-standardisierte Genehmigungspfade hervor, die Kontrollen umgehen, und ermöglicht es Ihnen, einen einheitlichen Prozess durchzusetzen, der regulatorische Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die für moderne Geschäftsabläufe notwendige Geschwindigkeit beibehält.

Die Zeit, die eine Rechnung auf die Systemeintragung wartet, ist eine „dunkle Phase“, in der dem Unternehmen die Transparenz über seine Verbindlichkeiten fehlt. Die Verkürzung dieses Intervalls ist entscheidend für eine genaue Finanzprognose und um sicherzustellen, dass der Genehmigungsprozess so früh wie möglich beginnt. Eine bessere Transparenz hilft dem Management, die tatsächlichen Cash-Verbindlichkeiten in Echtzeit zu verstehen.

ProcessMind misst die Verzögerung zwischen „Rechnung erhalten“ und „Rechnungsdaten extrahiert“, indem es die Zeitachse des Rechnungsnummern-Identifikators verfolgt. Durch die Identifizierung von Bottlenecks in den frühen Phasen der Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsabwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 können Sie genau feststellen, ob die Verzögerung durch Rückstände in der Poststelle oder manuelle Eingabewarteschlangen verursacht wird, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um diese Lücke zu schließen.

Sobald eine Rechnung vollständig genehmigt ist, ist jede Verzögerung bei der endgültigen Zahlungsabwicklung reine administrative Verschwendung, die zu Zahlungsverzügen führen kann. Ein reibungsloser Übergang von der Genehmigung zur Zahlung ist entscheidend für eine hohe Performance. Diese Phase ist die letzte Hürde im Prozess und sollte so schnell wie möglich durchlaufen werden, um das Lieferantenerlebnis zu optimieren.

ProcessMind überwacht die Dauer zwischen „Rechnung zur Zahlung freigegeben“ und „Zahlung ausgeführt“ in Microsoft Dynamics 365. Es zeigt auf, ob Rechnungen in einer letzten Warteschlange hängen bleiben oder ob der Übertragungsprozess zu manuell ist. Die Optimierung dieses letzten Schritts kann die gesamte Durchlaufzeit um mehrere Tage verkürzen und sicherstellen, dass Ihre finanziellen Verpflichtungen genau zum geplanten Zeitpunkt erfüllt werden.

Für globale Organisationen kann die inkonsistente Handhabung von Währungsschwankungen zu Diskrepanzen im Hauptbuch und verzögerten Zahlungen führen. Eine Standardisierung der Berechnung und Genehmigung dieser Abweichungen gewährleistet die finanzielle Genauigkeit und reduziert den manuellen Aufwand bei Abstimmungen. Diese Harmonisierung ist unerlässlich, um saubere Finanzunterlagen über mehrere Entitäten hinweg zu führen.

Durch die Untersuchung der FinancialDimension- und LedgerEntry-Daten, die mit Fremdwährungsrechnungen verbunden sind, identifiziert ProcessMind, wo Abweichungen Prozessabweichungen verursachen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um die Bearbeitung geringfügiger Abweichungen in Microsoft Dynamics 365 zu automatisieren. So stellen Sie sicher, dass nur erhebliche Diskrepanzen einer manuellen Prüfung bedürfen und beschleunigen den gesamten globalen Zahlungsfluss.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für die Kreditorenbuchhaltung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Greifen Sie auf die Excel-Vorlage zu, die speziell für Microsoft Dynamics 365 Finance Hauptbuch- und Journalentitäten entwickelt wurde.

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Bedeutung

Die Verwendung einer vormappierten Struktur stellt sicher, dass Ihre Finanzdata für die sofortige Process Discovery korrekt formatiert sind.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Datenvorlage, bereit für Ihre Rechnungsdatensätze.

IHRE INSIGHTS

Volle Transparenz in Ihren AP-Workflows erhalten

ProcessMind zeigt die tatsächliche Performance Ihrer Kreditorenbuchhaltungsaktivitäten auf und visualisiert jeden Schritt vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Begleichung. Sie werden die Ursachen von Zahlungsverzögerungen entdecken und klare Wege zur Optimierung Ihres Cashflows finden.
  • End-to-End-Zahlungszyklen visualisieren
  • Spezifische Genehmigungsengpässe identifizieren
  • Gelegenheiten für Skonti erkennen
  • Regulatorische Compliance für alle Zahlungen sicherstellen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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BEWIESENE ERGEBNISSE

Effizienzsteigerungen in der Kreditorenbuchhaltung

Durch die Anwendung von Process Mining in Ihrer Microsoft Dynamics 365-Umgebung identifizieren Unternehmen Engpässe in Rechnungsfreigabezyklen und der Zahlungsabwicklung. Diese Kennzahlen spiegeln die Transformation manueller AP-Workflows in optimierte, datengesteuerte Operationen wider.

~ 0 %
Kürzere Durchlaufzeiten

Reduzierung der End-to-End-Zeit

Die Optimierung von Genehmigungs-Workflows und die Automatisierung der Datenerfassung verkürzt die Dauer vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlungsfreigabe.
~ 0 %
Mehr Skonti sichern

Verbesserung der Erfassungsrate

Das Erkennen von Verzögerungen in der Genehmigungskette ermöglicht es Treasury-Teams, mehr Skonti zu nutzen, was direkte finanzielle Vorteile bietet.
0 %
Duplikate eliminieren

Reduzierung von Zahlungsfehlern

Das Erkennen doppelter Rechnungsnummern und Lieferantenreferenzen vor der Zahlungsausführung verhindert finanzielle Verluste, was den Kreditorenbuchhaltungsprozess schützt.
0 % increase
Touchless Processing

Erstpass-Abgleichsrate

Die Verfeinerung des Bestellungs-Synchronisierungsprozesses erhöht die Anzahl der Rechnungen, die ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
0 %
Bessere Lieferantenbeziehungen

Pünktliche Zahlungsquote

Die konsequente Einhaltung von Zahlungsfristen hilft, Verzugsgebühren und Kreditsperren zu vermeiden, was die Gesamtzufriedenheit der Beschaffungspartner verbessert.

Individuelle Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen von Process Mining für die Rechnungsverarbeitung beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit diesen Kernattributen, um sofortige Transparenz über Ihren Prozess zu erhalten.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Bezeichner, der der Lieferantenrechnung zugewiesen wurde.

Bedeutung

Es ist der grundlegende Schlüssel zur Verknüpfung von getrennten AP-Aktivitäten zu einer einzigen Prozessinstanz.

Die spezifische Aufgabe oder Statusänderung, die aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert den Prozessfluss und die Abfolge der Ereignisse für die Prozesskarte.

Der Timestamp, wann die Activity aufgetreten ist.

Bedeutung

Entscheidend für die Berechnung von Zykluszeiten, Durchlaufzeiten und die Identifizierung von Engpässen.

Die eindeutige Kontonummer des Lieferanten.

Bedeutung

Ermöglicht die Segmentierung der Prozessleistung nach Lieferanten.

Der Bezeichner der juristischen Einheit oder Tochtergesellschaft.

Bedeutung

Ermöglicht eine vergleichende Analyse über verschiedene Geschäftseinheiten oder Länder hinweg.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Bedeutung

Entscheidend für die Analyse von Ausgabenvolumen und Finanzrisiko.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden sollte.

Bedeutung

Der Benchmark zur Messung der pünktlichen Zahlungs-Performance.

Die Referenznummer der zugehörigen Bestellung.

Bedeutung

Wesentliche Bedeutung für die Analyse der Procure-to-Pay-Abgleichsrate.

Der Bezeichner des Benutzers, der die Activity durchgeführt hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse des Ressourcenverhaltens und der Funktionstrennung.

Der Name der Lieferantenorganisation.

Bedeutung

Bietet Kontext für die Lieferantenkontonummer.

Das auf der Rechnung angegebene Belegdatum.

Bedeutung

Definiert den Beginn der Alterungsperiode für die Rechnung.

Die für die Kosten verantwortliche Abteilung.

Bedeutung

Ermöglicht organisatorisches Drill-down und Verantwortlichkeitsanalyse.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Die initiale Erstellung eines offenen Lieferantenrechnungsdatensatzes im System. Dies markiert den Eintritt der Rechnung in den Dynamics 365 Workflow, entweder manuell oder über den data entity import.

Bedeutung

Legt die Startzeit für die Berechnung der Prozessdurchlaufzeiten fest. Es ermöglicht Unternehmen zu messen, wie lange Rechnungen im System verweilen, bevor sie verarbeitet oder gebucht werden.

Das System verknüpft die Rechnungszeile erfolgreich mit einer Bestellung oder einem Wareneingang. Diese Activity signalisiert die Validierung der Rechnung gegen den Beschaffungsauftrag.

Bedeutung

Entscheidend für den KPI der Erstpass-PO-Abgleichsrate. Es unterscheidet zwischen touchless Processing und Rechnungen, die manuellen Eingriff erfordern.

Die Workflow-Instanz für die offene Rechnung erreicht einen abgeschlossenen oder genehmigten Status. Die Rechnung ist nun bereit zur Buchung ins Hauptbuch.

Bedeutung

Berechnet die durchschnittliche Genehmigungsdurchlaufzeit. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf die Möglichkeit aus, Skonti zu nutzen.

Die Rechnung wird ins Hauptbuch gebucht, wodurch eine Verbindlichkeit im System entsteht. Der Datensatz wechselt von den offenen Tabellen zu den gebuchten Transaktionstabellen.

Bedeutung

Ein wichtiger Meilenstein, der die finanzielle Anerkennung einer Schuld anzeigt. Diese Aktivität ermöglicht es, die Rechnung zur Zahlung auszuwählen.

Die Rechnung wird ausgewählt und einer Zahlungsjournalzeile hinzugefügt. Dies zeigt die Zahlungsabsicht an und initiiert normalerweise den Zahlungsprüfungs-Workflow.

Bedeutung

Markiert den Übergang von der Verbindlichkeit zur Auszahlungsbearbeitung. Dient zur Messung der Durchlaufzeiten der Zahlungsabwicklung.

Das System generiert die Zahlungsdatei (EFT, ISO20022) oder druckt Schecks. Der Zahlungsstatus in der Journalzeile wird auf „Gesendet“ oder „Generiert“ aktualisiert.

Bedeutung

Unterstützt den KPI „Verzögerungszeit Genehmigt-bis-Ausgeführt“. Er bestätigt, dass der Zahlungsauftrag generiert wurde.

Das Zahlungsjournal wird ins Hauptbuch gebucht, wodurch die Rechnung beglichen und der Lieferantensaldo ausgeglichen wird. Dies schließt den Finanzprozess ab.

Bedeutung

Die finale Activity für die durchschnittliche Durchlaufzeit von Rechnung zu Zahlung. Sie bestätigt, dass die Buchungseinträge für die Cash-Reduzierung abgeschlossen sind.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bietet eine transparente Ansicht des gesamten Zahlungslebenszyklus, vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Begleichung. Es identifiziert spezifische Bottlenecks wie Genehmigungsverzögerungen oder häufige manuelle Überschreibungen, die den Zyklus verlangsamen. Durch die Visualisierung dieser Ineffizienzen können Teams gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Gesamtproduktivität umsetzen.

Die Datenextraktion umfasst typischerweise die Verbindung zur zugrunde liegenden SQL-Datenbank oder die Nutzung von OData-Diensten, um Event Logs abzurufen. Sie müssen Tabellen im Zusammenhang mit Kreditorentransaktionen, Bestellungen und Hauptbuchjournalen exportieren, wobei die Rechnungsnummer als primärer Fallidentifikator dient. Die meisten modernen Process Mining-Tools bieten vorgefertigte Konnektoren für Dynamics 365, um diese Integration zu vereinfachen.

Ja, die Technologie zeigt genau auf, wo Rechnungen in der Genehmigungskette hängen bleiben, bevor Skontofristen verpasst werden. Sie können die Durchlaufzeit zwischen Rechnungseingang und finaler Genehmigung analysieren, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungsläufe optimal terminiert sind. Diese Transparenz ermöglicht es dem Management, hochwertige Rechnungen zu priorisieren, die die besten finanziellen Erträge versprechen.

Die meisten Organisationen können ihre ersten Prozesskarten innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Abschluss der initialen Datenextraktion einsehen. Sobald die Daten aus Dynamics 365 in das Event Log-Format überführt sind, generiert die Software automatisch Visualisierungen. Diese schnelle Bereitstellung ermöglicht es den Teams, Engpässe und Compliance-Probleme nahezu sofort anzugehen.

Process Mining ist hervorragend darin, abweichende Prozesse aufzudecken, bei denen Genehmigungen Standard-Organisationskontrollen umgehen. Durch den Vergleich Ihres tatsächlichen Process Flows mit dem beabsichtigten Design können Sie jeden event identifizieren, bei dem eine manuelle Überschreibung erfolgte. Diese auditfähige Transparenz ist entscheidend für die Sicherstellung der regulatorischen Compliance und die Reduzierung des Betrugsrisikos.

Nein, Process Mining ist ein Diagnosetool, das Hand in Hand mit Ihren bestehenden Automatisierungs- und ERP-Systemen arbeitet. Während Ihre Automatisierungssoftware die Ausführung von Aufgaben übernimmt, bewertet Process Mining, wie gut diese Aufgaben durchgeführt werden. Es hilft Ihnen zu erkennen, welche Teile Ihrer Automatisierung versagen oder wo neue Automatisierung am effektivsten sein könnte.

Um eine genaue Prozesskarte zu erstellen, benötigen Sie die Rechnungsnummer als Case ID, Activity-Namen wie „Rechnung erhalten“ oder „Zahlung ausgeführt“ und präzise Timestamps für jedes event. Ergänzende data wie Lieferantennamen, Rechnungsbeträge und Abteilungscodes können ebenfalls aufgenommen werden. Dieser zusätzliche Kontext ermöglicht tiefergehende Filterungen und eine granularere Ursachenanalyse.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, die Historie jeder Rechnungsnummer zu verfolgen und Sequenzen zu kennzeichnen, die mehr als einmal vorkommen. Durch die Analyse der data-Eingabe- und Validierungsschritte in Dynamics 365 können Sie genau feststellen, ob Duplikate durch Systemfehler oder manuelle Eingabefehler verursacht werden. Diese Erkenntnis hilft Ihnen, Ihre Validierungsregeln zu verfeinern, um zukünftige finanzielle Verluste zu verhindern.

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