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Optimieren Sie Ihre Kreditorenzahlungen

Eine Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung von Microsoft Dynamics 365
Optimieren Sie Ihre Kreditorenzahlungen
Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung
Microsoft Dynamics 365

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Optimieren Sie die Zahlungsabwicklung in Dynamics 365

Bei der Zahlungsabwicklung kommt es häufig zu Verzögerungen bei Freigaben und manuellen Fehlern, die die Kosten erhöhen. Unsere Lösung macht diese Reibungspunkte sichtbar und zeigt Ihnen genau, an welchen Stellen Workflows ins Stocken geraten. Wenn Sie diese verborgenen Engpässe angehen, können Sie die Bearbeitung beschleunigen und Ihre finanziellen Verpflichtungen besser im Blick behalten.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung der Kreditorenbuchhaltung strategisch wichtig ist

Die Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung gilt oft als reine Verwaltungsaufgabe. Dabei ist sie ein wichtiger Hebel, um die Liquidität des Unternehmens zu steuern und das Vertrauen der Lieferanten zu erhalten. Läuft der Prozess langsam oder fehlt die nötige Transparenz, reichen die Folgen weit über die Finanzabteilung hinaus. Verspätete Zahlungen können den Ruf bei wichtigen Lieferanten schädigen und zu ungünstigeren Kreditkonditionen oder sogar zu Störungen in der Lieferkette führen. Ineffiziente Abläufe erhöhen außerdem die Kosten pro Rechnung und schmälern so die Marge des gesamten Unternehmens. Mit Process Mining in Microsoft Dynamics 365 können Sie die Kreditorenbuchhaltung von einer Kostenstelle zu einer strategischen Funktion weiterentwickeln, die den Cashflow schützt und verfügbare Skonti ausschöpft.

Die tatsächlichen Abläufe mit Process Mining aufdecken

Microsoft Dynamics 365 bietet eine leistungsfähige Grundlage für das Finanzmanagement. Im Arbeitsalltag weicht die tatsächliche Nutzung des Systems jedoch häufig von der Standardvorgehensweise ab. Process Mining macht die Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung transparent: Es extrahiert Event Logs aus Entitäten wie GeneralJournal und LedgerEntry und bildet den tatsächlichen Weg jeder Rechnung ab. Statt sich auf Vermutungen über die Ursachen verspäteter Zahlungen zu verlassen, sehen Sie genau, wo ein Engpass entsteht. So erkennen Sie etwa wiederkehrende Freigabeschleifen, in denen eine Rechnung zwischen Abteilungen hin- und hergeht, oder Fälle, in denen Eingabefehler manuelle Eingriffe erforderlich machen. Die Visualisierung dieser Abläufe hilft Ihnen, Probleme nicht nur nachträglich zu beheben, sondern vorausschauend zu steuern. So können Sie prüfen, ob die tatsächlichen Abläufe Ihrer vorgesehenen Geschäftslogik entsprechen.

Zentrale Ineffizienzen in Microsoft Dynamics 365 angehen

Um Ihren Workflow in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren, sollten Sie die Aktivitäten genauer untersuchen, die besonders viel Zeit beanspruchen. Ein wichtiger Ansatzpunkt ist der Rechnungsabgleich. Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen häufig zu manuellen Prüfungen, die Zahlungen um Tage verzögern können. Process Mining zeigt, welche Lieferanten oder Produktkategorien besonders oft solche Abweichungen verursachen. So können Sie die Ursachen angehen, etwa ungenaue Stammdaten oder uneinheitliche Wareneingangsprozesse. Auch der Freigabe-Workflow kann Reibungsverluste verursachen. Wenn Sie die Zykluszeiten für verschiedene Freigabeebenen analysieren, erkennen Sie, ob bestimmte Schwellenwerte zu niedrig angesetzt sind. Dadurch müssen umfangreiche Rechnungen mit geringem Risiko möglicherweise unnötig auf die Freigabe durch Führungskräfte warten. Wenn Sie solche strukturellen Verzögerungen beseitigen, bleibt der Zahlungsplan vorhersehbar und auf Ihre Cashflow-Strategie abgestimmt.

Erfolg anhand von Compliance und Geschwindigkeit messen

Ziel der Prozessoptimierung ist ein schlanker, transparenter und regelkonformer Zahlungszyklus. Eine kürzere Zykluszeit ist der unmittelbarste Erfolgsindikator. Je weniger Zeit zwischen Rechnungseingang und Zahlung vergeht, desto flexibler können Sie den Zeitpunkt der Zahlung festlegen. So kann Ihr Treasury-Team das Working Capital gezielter steuern und entscheiden, ob sich eine frühzeitige Zahlung für einen Skonto lohnt oder ob das Geld bis zum Fälligkeitstag im Unternehmen bleiben soll. Process Mining verbessert außerdem die Compliance. Sie erkennen Abweichungen von Standardvorgaben, etwa Zahlungen ohne zugehörige Bestellung oder manuell aufgehobene Zahlungssperren ohne ausreichende Dokumentation. Diese Erkenntnisse sind für interne Prüfungen wertvoll und helfen sicherzustellen, dass die Finanzkontrollen in allen Buchungskreisen und Geschäftseinheiten einheitlich eingehalten werden.

Langfristig effiziente Abläufe sichern

Die Optimierung der Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Lieferantenbeziehungen verändern, müssen sich auch die Abläufe an steigende Komplexität und höhere Volumen anpassen. Mit den Erkenntnissen aus den Daten von Microsoft Dynamics 365 können Sie eine Ausgangsbasis für die Leistung festlegen und realistische Verbesserungsziele definieren. Vielleicht möchten Sie den Anteil vollständig automatisiert bearbeiteter Rechnungen erhöhen oder das Risiko doppelter Zahlungen beseitigen. Process Mining zeigt Ihnen, wo Ihre Maßnahmen die größte Wirkung erzielen können. Untersuchen Sie zunächst den aktuellen Prozessablauf, ermitteln Sie die größten Hindernisse und nutzen Sie die Daten, um gezielte Veränderungen anzustoßen, die zur finanziellen Stabilität Ihres Unternehmens beitragen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Freigabezyklen bei Rechnungen sind eine häufige Ursache für verspätete Zahlungen und belastete Lieferantenbeziehungen. Wenn Rechnungen in einer Warteschlange auf die Freigabe durch vielbeschäftigte Führungskräfte warten, kann die Abteilung den Cashflow nicht mehr zuverlässig steuern. Zudem drohen Mahngebühren, die sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken. Häufig müssen Mitarbeitende dann dringend benötigte Zahlungen vorziehen und von den regulären Workflows abweichen.

ProcessMind analysiert den durchgängigen Workflow der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 und zeigt genau, wo Verzögerungen entstehen. Die Visualisierung der Wartezeiten auf den einzelnen Freigabeebenen macht sichtbar, welche Abteilungen oder Rollen Engpässe verursachen. Auf dieser datenbasierten Grundlage können Sie Freigabegrenzen anpassen oder Standardfreigaben automatisieren, um den gesamten Zahlungszyklus zu beschleunigen.

Manuelle Eingriffe beim Rechnungsabgleich deuten darauf hin, dass Beschaffung und Finanzabteilung nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind. Schlägt der automatische Abgleich im System aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen fehl, müssen Mitarbeitende die Probleme manuell klären. Das kostet viel Zeit und erhöht das Risiko menschlicher Fehler. Hinter diesen manuellen Eingriffen können tiefer liegende Probleme mit Lieferantendaten oder dem Einkaufsverhalten stecken.

Process Mining mit Ihren Microsoft-Dynamics-365-Daten zeigt, wie häufig manuelle Eingriffe vorkommen und welche Ursachen dahinterstehen. ProcessMind ermittelt, bei welchen Lieferanten oder Produktkategorien der Abgleich regelmäßig manuell erfolgen muss. Wenn Sie diese Muster verstehen, können Sie die Ursachen der Abweichungen angehen und die Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung effizienter und mit weniger manuellen Eingriffen gestalten.

Wer Skonti für frühzeitige Zahlungen nicht ausschöpft, lässt erhebliche Einsparmöglichkeiten ungenutzt. Bei ineffizienten Abläufen ist die Skontofrist oft bereits abgelaufen, wenn eine Rechnung geprüft und freigegeben wurde. Dadurch entgehen dem Unternehmen Einsparungen und die Gesamtkosten für eingekaufte Waren und Dienstleistungen steigen.

ProcessMind vergleicht die Geschwindigkeit Ihrer Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung mit den in Microsoft Dynamics 365 hinterlegten Skontobedingungen. Das Tool zeigt, an welchen Prozessschritten Zeit verloren geht und Rechnungen deshalb nicht rechtzeitig zur Zahlung gelangen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Rechnungen mit hohem Skontowert priorisieren und den Weg vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsanweisung verkürzen.

Stimmt eine Rechnung nicht mit der Bestellung oder dem Wareneingang überein, kann ihre Klärung die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Rechnungen gehen oft zwischen Abteilungen hin und her, ohne dass klar ist, wer für die Bearbeitung verantwortlich ist. So bleiben sie lange unbearbeitet. Das verzögert Zahlungen an Lieferanten und führt zu Rückständen, die sich zum Monatsabschluss nur schwer bewältigen lassen.

ProcessMind bildet den Ablauf strittiger Rechnungen ab und macht den Klärungsprozess in Microsoft Dynamics 365 transparent. Sie sehen, wie lange Rechnungen im Status „Abweichung“ verbleiben und welche Aktivitäten die Verzögerung verursachen. So können Sie klarere Eskalationswege einführen und Preis- oder Mengenabweichungen schneller klären.

Zahlungssperren dienen häufig als Sicherheitsmaßnahme. Werden sie nach der Klärung eines Problems jedoch nicht zeitnah aufgehoben, verzögern sie Zahlungen unnötig. Im System können sich Sperren ansammeln, sodass bei einem Zahlungslauf viele bereits freigegebene Rechnungen ohne ersichtlichen Grund zurückgehalten werden. Diese fehlende Transparenz erschwert es den Teams der Kreditorenbuchhaltung, Lieferanten verlässliche Statusinformationen zu geben.

ProcessMind analysiert, wann Zahlungssperren in Microsoft Dynamics 365 gesetzt und aufgehoben werden. Das Tool erkennt Fälle, in denen eine Sperre noch lange nach der Klärung des auslösenden Problems aktiv bleibt. Wenn Sie diesen Teil des Workflows in der Kreditorenbuchhaltung optimieren, können Zahlungen nach Erfüllung aller Compliance-Anforderungen ohne unnötige Verzögerungen ausgeführt werden.

Doppelte Rechnungseinträge stellen ein erhebliches finanzielles Risiko dar und verursachen aufwendige Rückforderungen. Sie gelangen häufig über verschiedene Kanäle ins System oder werden mit geringfügigen Abweichungen erfasst. Deshalb erkennt die Standardvalidierung sie oft nicht. Wird dieselbe Rechnung zweimal bearbeitet und bezahlt, belastet das unmittelbar die Liquidität. Die Korrektur erfordert zudem erheblichen manuellen Aufwand und Abstimmung mit dem Lieferanten.

ProcessMind durchsucht die Event Logs von Microsoft Dynamics 365 nach Mustern, die auf doppelte Vorgänge im Zahlungszyklus der Kreditorenbuchhaltung hindeuten. Das System markiert mögliche Duplikate, indem es Rechnungen mit ähnlichen Attributen und identischen Prozessabläufen erkennt, bevor die Zahlung ausgeführt wird. Diese vorausschauende Analyse schützt Ihr Working Capital und verringert den Bedarf an nachträglichen Prüfungen.

Fehler bei der Finanzkontierung zu Beginn des Prozesses führen später zu erheblichem Nachbearbeitungsaufwand. Wird eine Rechnung dem falschen Sachkonto oder der falschen Finanzdimension zugeordnet, muss die Buchung storniert und neu erfasst werden. Das verdoppelt den Aufwand für das Team der Kreditorenbuchhaltung. Außerdem verzögert sich die endgültige Buchung, und die Finanzberichte der Abteilungen können ungenau werden.

ProcessMind ermittelt, wie häufig Kontierungen in Microsoft Dynamics 365 geändert und Buchungen erneut vorgenommen werden. Wenn Sie analysieren, bei welchen Lieferanten oder Rechnungsarten die meisten Korrekturen nötig sind, können Sie die Ursachen der Fehler gezielt angehen. Genauere Dateneingaben zu Beginn verbessern den Ablauf der Kreditorenbuchhaltung und sorgen für verlässlichere Finanzdaten im Unternehmen.

Zeitpunkt und Häufigkeit von Zahlungsläufen sind oft nicht optimal. Das kann zu Schwankungen im Cashflow und verpassten Fristen führen. Werden Zahlungen nur einmal pro Woche ausgeführt, müssen Rechnungen, die kurz nach einem Zahlungslauf freigegeben wurden, möglicherweise mehrere Tage warten. Durch diese starre Planung können Zahlungen verspätet erfolgen, obwohl die Rechnungen lange vor dem Fälligkeitstag freigegeben wurden.

ProcessMind untersucht in Microsoft Dynamics 365 den Zeitraum zwischen Zahlungsfreigabe und tatsächlicher Ausführung. So können Sie beurteilen, ob die Häufigkeit Ihrer Zahlungsläufe zur durchschnittlichen Bearbeitungsdauer passt. Eine optimierte Planung im Rahmen der Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung sorgt für einen gleichmäßigeren Einsatz der verfügbaren Mittel und hilft, die Zahlungsbedingungen der Lieferanten einzuhalten.

Um Zahlungen zu beschleunigen, umgehen Mitarbeitende mitunter die vorgesehenen Freigabe-Workflows. Das birgt erhebliche Compliance- und Prüfungsrisiken. Solche nicht genehmigten Abläufe werden häufig nicht ausreichend kontrolliert und können zu unbefugten Ausgaben führen. Ohne einen klaren Überblick über die tatsächlichen Freigaben kann die Geschäftsleitung nicht sicherstellen, dass interne Kontrollen eingehalten werden.

ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Rechnungsabläufe in Microsoft Dynamics 365 und vergleicht sie mit Ihren internen Richtlinien. Das Tool zeigt Abweichungen vom Standardprozess der Kreditorenbuchhaltung auf, etwa übersprungene Freigabeschritte oder nicht autorisierte Freigaben. Diese Transparenz unterstützt Sie dabei, die Compliance sicherzustellen und Prüfungen gut vorbereitet anzugehen.

Die Zeit zwischen Rechnungseingang und Datenerfassung wird oft zu wenig beachtet. Liegen Rechnungen mehrere Tage im Posteingang oder auf dem Schreibtisch, bevor sie ins System eingegeben werden, gerät der gesamte Zahlungszyklus von Anfang an in Verzug. Ohne frühzeitige Transparenz kann die Finanzleitung den künftigen Liquiditätsbedarf nicht zuverlässig prognostizieren.

ProcessMind erfasst die Zeit zwischen dem ersten Eingang einer Rechnung und der Übernahme ihrer Daten in Microsoft Dynamics 365. So werden verborgene Verzögerungen sichtbar. Wenn Sie die Wartezeit zu Beginn des Workflows in der Kreditorenbuchhaltung verkürzen, bleibt mehr Zeit für Freigabe und Abgleich. Das entlastet auch die übrigen Mitarbeitenden.

Selbst wenn eine Rechnung vollständig freigegeben und zur Zahlung bereit ist, dauert es oft überraschend lange, bis das Geld tatsächlich überwiesen wird. Ursachen können manuelle Schritte zur Zahlungsanweisung, technische Probleme mit Bankschnittstellen oder administrative Engpässe sein. Für Lieferanten gilt eine Zahlung erst dann als fristgerecht, wenn das Geld eingegangen ist, nicht schon mit der internen Freigabe.

ProcessMind überwacht die letzten Schritte des Zahlungszyklus in der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 und misst die Zeit zwischen der letzten Freigabe und der Zahlungsausführung. Wenn Sie diese Verzögerung erkennen, können Sie die Abstimmung zwischen Ihrem Finanzsystem und Ihren Bankpartnern verbessern. So erfüllen Sie Ihre vertraglichen Verpflichtungen und sichern Ihre gute Bonität bei Lieferanten.

Zahlungen in mehreren Währungen erhöhen die Komplexität und führen häufig zu Fehlern und Verzögerungen. Abweichende Wechselkurse oder manuelle Anpassungen bei Fremdwährungsrechnungen können den Zahlungsablauf erheblich verlangsamen. Für die Klärung ist oft Spezialwissen erforderlich. Wird dieses Wissen zum Engpass, können internationale Zahlungen tagelang liegen bleiben.

ProcessMind wertet die Leistung der Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 nach Währung und Lieferantenstandort aus. So erkennen Sie, ob Fremdwährungsrechnungen deutlich langsamer oder fehleranfälliger bearbeitet werden als Rechnungen in der Landeswährung. Mit diesen Erkenntnissen können Sie den Umgang mit Währungsabweichungen vereinheitlichen und verhindern, dass ineffiziente Abläufe internationale Lieferantenbeziehungen belasten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Schnellere Freigaben sind wichtig, um das Vertrauen der Lieferanten zu erhalten und Mahngebühren zu vermeiden. Verzögerungen entstehen häufig durch unklare Zuständigkeiten oder mehrstufige Hierarchien, die den Workflow aufhalten. Kürzere Freigabezyklen sorgen dafür, dass Verbindlichkeiten zeitnah beglichen werden. Das verbessert die Bonität des Unternehmens und die Steuerung des Cashflows.

ProcessMind zeigt in Microsoft Dynamics 365 genau, in welchen Prozessschritten Rechnungen unbearbeitet liegen und welche Benutzer oder Abteilungen die Verzögerungen verursachen. Wenn Sie den Weg von „Rechnung eingegangen“ bis „Rechnung zur Zahlung freigegeben“ visualisieren, können Sie gezielte Schulungen oder Anpassungen am Workflow vornehmen. So lassen sich Freigabezeiten um bis zu 40 Prozent verkürzen. Die Transparenz erleichtert es Ihnen, den Erfolg anhand interner Service-Level-Vereinbarungen zu verfolgen.

Bei einem hohen Anteil automatisch abgeglichener Rechnungen gelangen diese ohne manuelle Eingriffe vom Eingang bis zur Zahlung. Das entlastet das Finanzteam und senkt die Kosten pro Rechnung. Die Automatisierung sorgt dafür, dass die Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung auch bei steigenden Transaktionsvolumen skalierbar bleibt. Mitarbeitende können sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Mit Process Mining erkennen Sie, warum bestimmte Rechnungen den automatischen Abgleich in Microsoft Dynamics 365 nicht durchlaufen. Ob uneinheitliche Stückpreise oder fehlende Wareneingänge die Ursache sind: ProcessMind deckt die Gründe auf. So können Sie Ihre Abgleichregeln anpassen und den Anteil automatisch abgeschlossener Vorgänge deutlich erhöhen. Häufig lassen sich mehr als 85 Prozent des Gesamtvolumens automatisiert bearbeiten.

Jedes verfügbare Skonto auszuschöpfen, verbessert direkt das Geschäftsergebnis und stärkt die Lieferantenbeziehungen. Viele Unternehmen verlieren monatlich Tausende Euro, weil ihre internen Abläufe zu langsam sind, um die Fristen der Lieferanten einzuhalten. Mit effizienteren Prozessen kann die Kreditorenbuchhaltung einen Beitrag zum Geschäftsergebnis leisten, statt ausschließlich Kosten zu verursachen.

ProcessMind erfasst für jede Rechnung, wie viel Zeit bis zum Ablauf der Skontofrist bleibt. Anhand historischer Daten aus Microsoft Dynamics 365 zeigt die Plattform, welche Lieferanten die günstigsten Konditionen bieten und an welchen Stellen der Prozess die Fristen regelmäßig verfehlt. So können Sie Rechnungen mit hohem Skontowert priorisieren, Skonti konsequent ausschöpfen und Ihr Working Capital besser einsetzen.

Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen können den gesamten Zahlungsablauf aufhalten und Rückstände verursachen. Eine zügige Klärung ist wichtig, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu vermeiden und belastete Lieferantenbeziehungen zu verhindern. Kürzere Klärungszyklen machen die Mittelabflüsse besser planbar und verbessern die Datenqualität im Unternehmen.

Mit einer detaillierten Pfadanalyse deckt ProcessMind Schleifen auf, in denen Rechnungen zwischen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung hin- und hergehen. Wenn Sie die häufigsten Ursachen für Abweichungen in Microsoft Dynamics 365 ermitteln, etwa Preis- oder Mengenunterschiede, können Sie klarere Vorgehensweisen festlegen. So lassen sich Probleme in der Hälfte der Zeit klären und manuelle Eingriffe reduzieren.

Zahlungssperren dienen häufig als Sicherheitsmaßnahme. Werden sie jedoch zum Standard oder falsch gesetzt, entstehen erhebliche Engpässe. Wenn Sie unbegründete Sperren aufheben, bleibt der Zahlungsplan flexibel und gültige Rechnungen werden nicht durch bürokratische Hürden verzögert. Das reduziert manuelle Eingriffe und beugt Unzufriedenheit bei Lieferanten vor.

ProcessMind bietet einen transparenten Überblick über alle Aktivitäten zum Setzen von Zahlungssperren in Microsoft Dynamics 365. Anhand der zugehörigen Attribute können Sie zwischen notwendiger Risikobegrenzung und ineffizienten manuellen Eingriffen unterscheiden. So können Sie die Aufhebung von Sperren automatisieren, sobald bestimmte Kriterien erfüllt sind, und die abschließende Zahlungsausführung beschleunigen.

Dieselbe Rechnung zweimal zu bezahlen, birgt ein erhebliches finanzielles Risiko. Eine Rückforderung ist zudem mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Ein klarer, einheitlicher Ablauf für jede Rechnungsnummer ist wichtig, um Finanzkontrollen und Compliance sicherzustellen. Wenn Sie doppelte Zahlungen verhindern, schützen Sie Ihr Working Capital, vermeiden unnötige Abstimmungen mit Lieferanten und verbessern die Nachvollziehbarkeit für Prüfungen.

ProcessMind erkennt in Microsoft Dynamics 365 Muster, bei denen mehrere Case-IDs oder ähnliche Rechnungsbeträge für denselben Lieferanten verarbeitet werden. Historische Prüfungen machen solche Auffälligkeiten sichtbar. So können Sie Prozesslücken erkennen, etwa mehrere Erfassungswege, über die Duplikate ins System gelangen. Das senkt das finanzielle Risiko und stärkt die Verantwortlichkeit innerhalb der Abteilung.

Eine korrekte Finanzkontierung stellt sicher, dass Ausgaben den richtigen Abteilungen und Projekten zugeordnet werden und die Berichte stimmen. Häufige Nacharbeiten bei der Kontierung kosten nicht nur Zeit, sondern führen auch zu fehlerhaften Abschlüssen, die zum Monatsende korrigiert werden müssen. Eine höhere Genauigkeit zu Prozessbeginn verhindert spätere Korrekturen und vereinfacht den gesamten Buchhaltungs-Workflow.

Durch die Analyse der Aktivität „Rechnung kontiert“ ermittelt ProcessMind, bei welchen Lieferanten oder Rechnungstypen in Microsoft Dynamics 365 häufig manuelle Korrekturen erforderlich sind. Mit diesen Erkenntnissen können Sie bessere Standardregeln für die Kontierung festlegen oder Mitarbeitende gezielt schulen. So sinkt die Nacharbeitsquote deutlich und die Daten in den Datensätzen von GeneralJournal und LedgerEntry werden zuverlässiger.

Wann und wie oft Zahlungsläufe stattfinden, ist entscheidend für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Liquidität und betrieblicher Effizienz. Unregelmäßige oder zu häufige Zahlungsläufe können die Transaktionskosten erhöhen und das Liquiditätsmanagement erschweren. Ein einheitlicher Zeitplan erleichtert die Liquiditätsplanung und hilft dem Finanzteam, seine Arbeitslast besser zu steuern.

ProcessMind analysiert, wie Zahlungen in Microsoft Dynamics 365 gebündelt werden. So erkennen Sie, ob Ihre Zahlungsläufe zu den Fälligkeitsterminen der Lieferanten und den verfügbaren internen Ressourcen passen. Auf dieser Grundlage können Sie Zahlungen in effizienteren Zyklen zusammenfassen, den manuellen Aufwand für die Zahlungsabwicklung verringern und Bankgebühren senken.

Unterschiedliche Freigabewege in Regionen oder Abteilungen erhöhen das Compliance-Risiko und führen zu schwer planbaren Durchlaufzeiten. Ein standardisierter Workflow stellt sicher, dass jede Rechnung einen festgelegten, regelkonformen Weg durchläuft. Das vereinfacht Prüfungen und verbessert die Governance. Einheitliche Abläufe erleichtern es, die Kreditorenzahlungsabwicklung auch in großem Umfang zu steuern.

Bei der Konformitätsprüfung vergleicht ProcessMind die tatsächlichen Rechnungsabläufe in Microsoft Dynamics 365 mit Ihrem vorgesehenen Prozessmodell. Die Analyse zeigt nicht standardisierte Freigabewege auf, bei denen Kontrollen umgangen werden. So können Sie einen einheitlichen Prozess durchsetzen, der regulatorische Anforderungen erfüllt und zugleich die nötige Geschwindigkeit im Geschäftsalltag gewährleistet.

Solange eine Rechnung auf die Erfassung im System wartet, fehlt der Organisation der Überblick über ihre Verbindlichkeiten. Eine kürzere Wartezeit ist entscheidend für verlässliche Finanzprognosen und dafür, dass die Freigabe möglichst früh beginnt. Mehr Transparenz in dieser Phase hilft der Geschäftsleitung, die tatsächlichen Zahlungsverpflichtungen in Echtzeit einzuschätzen.

ProcessMind misst anhand des zeitlichen Verlaufs der Rechnungsnummer die Verzögerung zwischen „Rechnung eingegangen“ und „Rechnungsdaten extrahiert“. So erkennen Sie Engpässe in den frühen Phasen der Kreditorenzahlungsabwicklung in Microsoft Dynamics 365 und können feststellen, ob Rückstände in der Poststelle oder Warteschlangen bei der manuellen Erfassung die Ursache sind. Anschließend können Sie gezielt gegensteuern.

Ist eine Rechnung vollständig freigegeben, kann jede Verzögerung bei der abschließenden Zahlung zu unnötigem Verwaltungsaufwand und verspäteten Zahlungen führen. Ein zügiger Übergang von der Freigabe bis zur Zahlungsabwicklung ist wichtig für eine leistungsfähige Kreditorenbuchhaltung. Als letzter Abschnitt des Prozesses sollte dieser Schritt möglichst kurz sein, damit auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten davon profitiert.

ProcessMind überwacht die Zeit zwischen „Rechnung zur Zahlung freigegeben“ und „Zahlung ausgeführt“ in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse zeigt, ob Rechnungen in einer abschließenden Warteschlange liegen bleiben oder die Überweisung zu viele manuelle Schritte erfordert. Ein effizienter gestalteter letzter Schritt kann die Gesamtdurchlaufzeit um mehrere Tage verkürzen und dazu beitragen, dass Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen termingerecht nachkommen.

Bei global tätigen Organisationen kann eine uneinheitliche Behandlung von Währungsschwankungen zu Abweichungen im Hauptbuch und verspäteten Zahlungen führen. Einheitliche Regeln für Berechnung und Freigabe dieser Abweichungen verbessern die finanzielle Genauigkeit und verringern den manuellen Aufwand bei Abstimmungen. Das ist wichtig, damit die Finanzdaten über mehrere Gesellschaften hinweg konsistent bleiben.

ProcessMind untersucht die FinancialDimension- und LedgerEntry-Daten zu Fremdwährungsrechnungen und zeigt, wo Abweichungen zu Prozessabweichungen führen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie geringfügige Abweichungen in Microsoft Dynamics 365 automatisiert bearbeiten lassen. So müssen nur wesentliche Differenzen manuell geprüft werden und der globale Zahlungsprozess wird beschleunigt.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung der Kreditorenbuchhaltung

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das Excel-Template auf, das speziell für Hauptbuch- und Journalentitäten in Microsoft Dynamics 365 Finance entwickelt wurde.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine vorab zugeordnete Struktur stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten korrekt formatiert sind und die Prozessanalyse sofort beginnen kann.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Datentemplate für Ihre Rechnungsdaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Machen Sie Ihre Kreditoren-Workflows transparent

ProcessMind zeigt, wie Ihre Kreditorenprozesse tatsächlich ablaufen, von der Rechnungserfassung bis zum Zahlungsausgleich. Sie erkennen die Ursachen für Zahlungsverzögerungen und finden konkrete Ansatzpunkte, um Ihren Cashflow zu verbessern.
  • Zahlungsabläufe von Anfang bis Ende visualisieren
  • Konkrete Engpässe bei Freigaben erkennen
  • Möglichkeiten für Skonto bei frühzeitiger Zahlung erkennen
  • Die Einhaltung regulatorischer Vorgaben bei allen Zahlungen sicherstellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

NACHGEWIESENE ERGEBNISSE

Effizienzsteigerungen in der Kreditorenbuchhaltung

Mit Process Mining in Microsoft Dynamics 365 erkennen Organisationen Engpässe in Rechnungsfreigaben und bei der Zahlungsausführung. Diese Kennzahlen zeigen, wie sich manuelle Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung in effizientere, datengetriebene Prozesse verwandeln lassen.

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Kürzere Zykluszeiten

Verkürzung der Gesamtdurchlaufzeit

Optimierte Freigabe-Workflows und automatisierte Datenerfassung verkürzen die Zeit vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Zahlungsabwicklung.
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Mehr Skonti bei frühzeitiger Zahlung

Höhere Skontoquote

Wenn Verzögerungen in der Freigabekette sichtbar werden, können Treasury-Teams mehr Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen und so direkte finanzielle Vorteile erzielen.
0 %
Doppelte Zahlungen vermeiden

Weniger Zahlungsfehler

Wer doppelte Rechnungsnummern und Lieferantenreferenzen vor der Zahlung erkennt, verhindert finanzielle Verluste und schützt den Kreditorenprozess.
0 % increase
Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe

Erfolgsquote beim Abgleich im ersten Durchlauf

Ein optimierter Abgleich mit Bestellungen erhöht die Zahl der Rechnungen, die ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
0 %
Bessere Lieferantenbeziehungen

Anteil pünktlicher Zahlungen

Wer Zahlungstermine zuverlässig einhält, vermeidet Mahngebühren und Kreditsperren und verbessert die Zufriedenheit der Beschaffungspartner.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus unterschiedlichen Process-Mining-Implementierungen in der Rechnungsverarbeitung.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit diesen zentralen Attributen, um Ihren Prozess schnell transparent zu machen.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung der Lieferantenrechnung.

Warum das wichtig ist

Sie ist der zentrale Schlüssel, um getrennte Aktivitäten der Kreditorenbuchhaltung zu einer einzelnen Prozessinstanz zusammenzuführen.

Die konkrete Aufgabe oder Statusänderung, die stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Legt den Prozessablauf und die Ereignisfolge in der Prozessübersicht fest.

Der Timestamp, zu dem die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Unverzichtbar für die Berechnung von Zyklus- und Durchlaufzeiten sowie für die Ermittlung von Engpässen.

Die eindeutige Kontonummer des Lieferanten.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Segmentierung der Prozessleistung nach Lieferant.

Die Kennung der juristischen Person oder Tochtergesellschaft.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Vergleiche zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten oder Ländern.

Der Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die Analyse des Ausgabenvolumens und finanzieller Risiken.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden sollte.

Warum das wichtig ist

Der Maßstab zur Messung der Pünktlichkeit von Zahlungen.

Die Referenznummer der zugehörigen Bestellung.

Warum das wichtig ist

Unverzichtbar für die Analyse der Abgleichquote im Beschaffungs- und Zahlungsprozess.

Die Kennung des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse des Benutzerverhaltens und der Funktionstrennung.

Der Name des Lieferantenunternehmens.

Warum das wichtig ist

Ergänzt die Lieferantenkontonummer um den Namen des Lieferanten.

Das auf der Rechnung angegebene Belegdatum.

Warum das wichtig ist

Legt den Beginn des Alterungszeitraums der Rechnung fest.

Die Abteilung, der die Kosten zugeordnet sind.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine detaillierte Analyse nach Organisationseinheit und der jeweiligen Verantwortlichkeit.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Im System wird ein offener Datensatz für eine Lieferantenrechnung angelegt. Damit gelangt die Rechnung in den Workflow von Dynamics 365, entweder durch manuelle Erfassung oder durch den Import einer Datenentität.

Warum das wichtig ist

Legt den Startzeitpunkt für die Berechnung der Prozessdurchlaufzeit fest. So können Organisationen messen, wie lange Rechnungen im System liegen, bevor sie bearbeitet oder gebucht werden.

Das System verknüpft die Rechnungszeile erfolgreich mit einer Bestellung oder einem Wareneingang. Diese Aktivität zeigt, dass die Rechnung mit der Beschaffungsbestellung abgeglichen wurde.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die KPI „Abgleichsquote mit Bestellung im ersten Durchlauf“. Die Kennzahl unterscheidet zwischen einer Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe und Rechnungen, die manuell bearbeitet werden müssen.

Die Workflow-Instanz der offenen Rechnung erreicht den Status „abgeschlossen“ oder „freigegeben“. Die Rechnung kann nun im Hauptbuch gebucht werden.

Warum das wichtig ist

Berechnet die durchschnittliche Freigabedurchlaufzeit. Verzögerungen in dieser Phase wirken sich direkt darauf aus, ob Skonti für frühzeitige Zahlungen genutzt werden können.

Die Rechnung wird im Hauptbuch gebucht und als Verbindlichkeit im System erfasst. Der Datensatz wechselt aus den Tabellen für offene Rechnungen in die Tabellen für gebuchte Transaktionen.

Warum das wichtig ist

Ein wichtiger Meilenstein, der die bilanzielle Erfassung der Verbindlichkeit markiert. Ab diesem Zeitpunkt kann die Rechnung für eine Zahlung ausgewählt werden.

Die Rechnung wird ausgewählt und einer Zeile im Zahlungsjournal hinzugefügt. Das zeigt die Zahlungsabsicht an und startet üblicherweise den Workflow zur Zahlungsprüfung.

Warum das wichtig ist

Markiert den Übergang von der Verbindlichkeit zur Zahlungsabwicklung. Dient zur Messung der Durchlaufzeiten bei der Zahlungsausführung.

Das System erstellt die Zahlungsdatei (EFT, ISO20022) oder druckt Schecks. Der Zahlungsstatus der Journalzeile wird auf Sent oder Generated gesetzt.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die KPI zur Verzögerung zwischen Freigabe und Ausführung. Bestätigt, dass der Zahlungsauftrag erstellt wurde.

Das Zahlungsjournal wird im Hauptbuch gebucht. Damit wird die Rechnung ausgeglichen und der Lieferantensaldo beglichen. Der Finanzprozess ist damit abgeschlossen.

Warum das wichtig ist

Die letzte Aktivität für die durchschnittliche Durchlaufzeit von Rechnung bis Zahlung. Sie bestätigt, dass die Buchungen zur Verringerung des Kassenbestands abgeschlossen sind.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining schafft Transparenz über den gesamten Zahlungsprozess, vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Zahlung. Es zeigt konkrete Engpässe auf, etwa Verzögerungen bei Freigaben oder häufige manuelle Eingriffe, die den Ablauf verlangsamen. Wenn Teams diese Ineffizienzen sichtbar machen, können sie gezielt gegensteuern und die Produktivität insgesamt steigern.

Für die Datenextraktion wird üblicherweise eine Verbindung zur zugrunde liegenden SQL-Datenbank hergestellt oder es werden OData-Dienste zum Abruf der Event Logs verwendet. Exportieren Sie Tabellen zu Lieferantentransaktionen, Bestellungen und Hauptbuchjournalen. Verwenden Sie dabei die Rechnungsnummer als primäre Case-ID. Viele moderne Process-Mining-Tools bieten vorgefertigte Konnektoren für Dynamics 365, die diese Integration vereinfachen.

Ja. Die Analyse zeigt genau, wo Rechnungen in der Freigabekette liegen bleiben und dadurch Skontofristen zu verpassen drohen. Sie können die Durchlaufzeit zwischen Rechnungserfassung und abschließender Freigabe untersuchen und so Ihre Zahlungsläufe optimal terminieren. Diese Transparenz hilft der Geschäftsleitung, Rechnungen mit hohem Wert und besonders attraktivem Skonto zu priorisieren.

Die meisten Organisationen können innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Abschluss der ersten Datenextraktion ihre ersten Prozessübersichten einsehen. Sobald die Daten aus Dynamics 365 dem Event-Log-Format zugeordnet sind, erstellt die Software automatisch Visualisierungen. So können Teams Engpässe und Compliance-Probleme meist schon nach kurzer Zeit angehen.

Process Mining deckt abweichende Abläufe auf, bei denen Freigaben die üblichen organisatorischen Kontrollen umgehen. Durch den Vergleich des tatsächlichen Prozessablaufs mit dem vorgesehenen Prozessmodell erkennen Sie jeden Fall, in dem manuell eingegriffen wurde. Diese auditfähige Transparenz ist entscheidend, um regulatorische Anforderungen einzuhalten und das Betrugsrisiko zu senken.

Nein. Process Mining ist ein Analysewerkzeug, das Ihre bestehende Automatisierungssoftware und ERP-Systeme ergänzt. Während Ihre Automatisierungssoftware Aufgaben ausführt, bewertet Process Mining, wie gut diese Aufgaben erledigt werden. So erkennen Sie, welche Teile Ihrer Automatisierung nicht wie vorgesehen funktionieren und wo sich zusätzliche Automatisierung am meisten lohnt.

Für eine genaue Prozessübersicht benötigen Sie die Rechnungsnummer als Case-ID, Aktivitätsnamen wie „Rechnung eingegangen“ oder „Zahlung ausgeführt“ sowie präzise Timestamps für jedes Ereignis. Ergänzend können Sie Daten wie Lieferantennamen, Rechnungsbeträge und Abteilungscodes einbeziehen. Dieser zusätzliche Kontext ermöglicht detailliertere Filter und eine genauere Ursachenanalyse.

Mit Process Mining können Sie den Verlauf jeder Rechnungsnummer nachverfolgen und Sequenzen markieren, die mehrfach auftreten. Durch die Analyse der Datenerfassung und Validierungsschritte in Dynamics 365 lässt sich feststellen, ob Duplikate durch Systemfehler oder manuelle Eingabefehler entstehen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre Validierungsregeln zu verbessern und künftige finanzielle Verluste zu vermeiden.

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Keine Kreditkarte erforderlich. In fünf Minuten eingerichtet.