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Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la fatturazione e l’emissione delle fatture in Dynamics 365.

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Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Microsoft Dynamics 365

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Ottimizzi la fatturazione in Microsoft Dynamics 365

L’elaborazione delle fatture è spesso soggetta a ritardi e problemi di riconciliazione, con conseguenze dirette sui flussi di cassa. La nostra piattaforma La aiuta a individuare facilmente colli di bottiglia e inefficienze nel ciclo di fatturazione e incasso. Scopra come semplificare le operazioni, ridurre i giorni medi di incasso e ottenere una visione più chiara della situazione finanziaria.

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Perché ottimizzare il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture?

Il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture è fondamentale per la salute finanziaria dell’azienda. Incide direttamente sul flusso di cassa, sulla redditività e sulla soddisfazione dei clienti. Un processo di fatturazione inefficiente, soprattutto in un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, può comportare problemi rilevanti: pagamenti in ritardo, aumento dei giorni medi di incasso (DSO), errori di riconciliazione e clienti insoddisfatti. Queste criticità immobilizzano il capitale circolante e assorbono risorse preziose in solleciti manuali e nella gestione delle contestazioni. Ottimizzare questo processo non significa soltanto ridurre i costi: significa accelerare la rilevazione dei ricavi, migliorare la prevedibilità finanziaria e aumentare l’efficienza operativa complessiva. Per individuare ed eliminare le inefficienze nascoste che interessano molte aziende, è essenziale comprendere il percorso effettivo delle fatture, dalla creazione al pagamento finale.

Come il Process Mining migliora l’analisi della fatturazione

Il Process Mining offre un vantaggio concreto per migliorare il ciclo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente dal modulo Finance GL di Microsoft Dynamics 365. Ricostruisce il percorso effettivo di ogni fattura e offre una rappresentazione trasparente del processo basata sui dati. In questo modo può vedere con precisione dove si formano i colli di bottiglia, individuare i cicli di rilavorazione e rilevare le deviazioni dal flusso previsto. Per esempio, può capire perché le fatture subiscono ritardi tra «Fattura approvata» e «Fattura inviata al cliente» oppure individuare le cause profonde dei tempi di riconciliazione prolungati dopo «Pagamento del cliente ricevuto». Il Process Mining fornisce informazioni oggettive sul processo effettivo, consentendo di prendere decisioni informate per ottimizzarlo e di rispondere a domande essenziali come «come ridurre il tempo di ciclo del processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture».

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicare il Process Mining ai dati di fatturazione in Microsoft Dynamics 365 può mettere in luce diverse aree di miglioramento:

Efficienza nella creazione e approvazione delle fatture: individui i ritardi tra l’evasione dell’ordine di vendita e la creazione della fattura oppure i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione che allungano il tempo di ciclo complessivo.
Puntualità nella consegna delle fatture: analizzi il tempo necessario perché le fatture arrivino ai clienti dopo l’approvazione e individui eventuali lacune nei metodi di consegna o nei canali di comunicazione.
Comportamento di pagamento e conformità: comprenda i pattern di pagamento dei clienti e l’efficacia dei promemoria; individui le fatture che superano regolarmente i termini di pagamento. Queste informazioni aiutano a gestire il rischio di credito e a garantire la conformità.
Registrazione degli incassi e riconciliazione: semplifichi i passaggi, spesso complessi, dalla ricezione del pagamento del cliente alla registrazione dell’incasso e alla riconciliazione finale, riducendo il lavoro manuale e gli errori.
Rilavorazioni ed eccezioni: rilevi automaticamente le fatture corrette, approvate di nuovo o inviate nuovamente e quantifichi il costo e l’impatto di queste eccezioni sull’efficienza del processo.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo di fatturazione

Applicando in modo mirato il Process Mining al processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, può ottenere benefici significativi e misurabili:

Riduzione dei giorni medi di incasso (DSO): accelerando la consegna delle fatture, semplificando le approvazioni e migliorando il recupero dei pagamenti, può ridurre sensibilmente il tempo necessario per convertire le vendite in liquidità.
Miglioramento del flusso di cassa e del capitale circolante: una conversione più rapida in liquidità rafforza direttamente il capitale circolante e offre maggiore flessibilità e stabilità finanziaria.
Maggiore accuratezza della fatturazione: individuare ed eliminare le cause profonde degli errori permette di emettere fatture più accurate, ridurre le contestazioni e contenere il carico amministrativo.
Maggiore efficienza operativa: automatizzare le attività manuali ed eliminare i passaggi superflui consente al team finanziario di concentrarsi sulle attività strategiche anziché sulla risoluzione reattiva dei problemi.
Migliore conformità e preparazione agli audit: un processo ben definito e trasparente favorisce il rispetto delle politiche interne e delle normative esterne e semplifica gli audit.

Come iniziare a ottimizzare il processo di fatturazione

Il Process Mining consente di superare le supposizioni e ottenere miglioramenti concreti nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. Visualizzando e analizzando il flusso effettivo degli eventi nei dati di Microsoft Dynamics 365, può individuare con chiarezza i punti in cui l’ottimizzazione avrebbe il maggiore impatto. Inizi oggi a rendere la gestione della fatturazione più efficiente, accurata e solida dal punto di vista finanziario, comprendendo le dinamiche effettive del ciclo di vita delle fatture.

Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture gestione delle fatture crediti verso clienti ottimizzazione del flusso di cassa gestione dei pagamenti Riduzione dei giorni medi di incasso ufficio finanziario accuratezza della fatturazione conformità finanziaria riconciliazione delle fatture O2C Gestione dei ricavi Ciclo di fatturazione

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi tra l’evasione dell’ordine di vendita e la creazione della fattura posticipano la rilevazione dei ricavi e allungano i giorni medi di incasso (DSO). Ne derivano tensioni sul flusso di cassa e minore accuratezza della rendicontazione finanziaria, soprattutto quando non vengono rispettate specifiche tappe contrattuali di fatturazione. ProcessMind analizza gli Event Log di Microsoft Dynamics 365 per individuare dove e perché la creazione delle fatture rallenta dopo l’evasione degli ordini. Evidenzia colli di bottiglia, vincoli di risorse o problemi di sistema nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture, così da consentire interventi mirati per accelerare la fatturazione.

Flussi di lavoro di approvazione manuali o complessi causano ritardi rilevanti, rallentando l’invio delle fatture e, di conseguenza, l’incasso dei pagamenti. Tempi di approvazione diversi tra reparti o utenti rendono imprevedibile il ciclo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind mappa i percorsi effettivi di approvazione delle fatture in Microsoft Dynamics 365 e individua i passaggi o le persone che creano colli di bottiglia. Rileva le deviazioni dalle procedure standard e mette in luce le opportunità per semplificare i flussi di lavoro e uniformare i tempi di approvazione, migliorando l’efficienza.

I ritardi o i problemi nella consegna delle fatture ai clienti, in formato elettronico o cartaceo, causano direttamente pagamenti tardivi e un aumento dei giorni medi di incasso (DSO). Spesso dipendono da recapiti errati dei clienti o da metodi di consegna inefficienti nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind analizza i dati degli eventi per seguire l’attività «Fattura inviata al cliente» e gli eventi di pagamento successivi, mettendo in relazione i ritardi con specifici metodi di consegna o segmenti di clientela. Aiuta a ottimizzare i canali di distribuzione delle fatture e le strategie di comunicazione in Microsoft Dynamics 365, riducendo i tempi di pagamento.

Un valore elevato dei giorni medi di incasso (DSO) indica che i clienti pagano le fatture molto oltre la scadenza, con gravi ripercussioni sul flusso di cassa e sul capitale circolante. Spesso segnala problemi nella strategia di recupero crediti del processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture o imprecisioni nella fatturazione. ProcessMind visualizza il ciclo di vita di ogni fattura, dalla creazione alla riconciliazione del pagamento, in Microsoft Dynamics 365 e mette in evidenza quelle che superano regolarmente i termini di pagamento. Individua i pattern, ad esempio i segmenti di clientela o i tipi di fattura che contribuiscono maggiormente all’aumento del DSO, consentendo di intervenire in modo mirato sul recupero crediti e sulle politiche aziendali.

La necessità di frequenti rettifiche manuali, correzioni o rilavorazioni dopo la creazione delle fatture segnala errori o inefficienze alla base del processo di fatturazione. Queste attività assorbono risorse preziose, aumentano i costi operativi e creano ulteriori occasioni di errore nel ciclo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind individua dove e perché si verificano rettifiche manuali in Microsoft Dynamics 365, seguendo attività come «Fattura approvata» o «Pagamento registrato nel libro mastro» e rilevando le modifiche successive. Fa emergere le cause profonde, che si tratti di errori di inserimento dei dati, configurazioni di sistema errate o deviazioni dal processo, così da consentire correzioni sistematiche e automazione.

La difficoltà nel monitorare e comprendere il tempo esatto necessario per registrare i pagamenti dei clienti sulle fatture aperte e riconciliarli nel libro mastro può portare a una visione inesatta della liquidità e all’insoddisfazione dei clienti. Questa mancanza di visibilità ostacola una gestione efficace del flusso di cassa nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind mappa il flusso da «Pagamento del cliente ricevuto» a «Pagamento registrato nel libro mastro» e «Incasso registrato/riconciliato». Evidenzia ritardi, colli di bottiglia e passaggi superflui nella registrazione dei pagamenti, fornendo informazioni utili per semplificare la riconciliazione e migliorare l’accuratezza delle previsioni di cassa.

Applicare in modo disomogeneo i termini di pagamento ai clienti o nelle diverse aree geografiche comporta mancati ricavi da commissioni di mora e rende difficile prevedere con precisione gli incassi. Questa incoerenza indebolisce la disciplina finanziaria e complica le previsioni del flusso di cassa per il reparto Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind analizza in Microsoft Dynamics 365 gli eventi «Data di scadenza del pagamento raggiunta» e «Pagamento del cliente ricevuto» per ogni fattura, confrontando le date effettive di pagamento con i termini definiti. Individua i clienti, i termini o le aree geografiche in cui è più probabile che si verifichino scostamenti, consentendo di applicare le politiche in modo mirato o di intervenire direttamente con i clienti.

Promemoria di pagamento inefficaci o inviati in ritardo aumentano il numero di fatture scadute e allungano i cicli di recupero crediti. Al contrario, inviare promemoria troppo spesso o in modo errato può infastidire i clienti e compromettere i rapporti nel ciclo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analizza tempi e sequenza delle attività «Promemoria di pagamento inviato» rispetto a «Data di scadenza del pagamento raggiunta» e «Pagamento del cliente ricevuto». Individua le strategie di sollecito più efficaci e rileva i promemoria mancati o eccessivi, migliorando il recupero crediti e l’esperienza dei clienti.

Le differenze tra i pagamenti dei clienti e le fatture aperte, o i ritardi nella riconciliazione degli incassi con le registrazioni contabili, creano arretrati e richiedono molto lavoro manuale. Ne risentono l’integrità dei dati finanziari e l’efficienza del processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind segue l’intero percorso da «Pagamento del cliente ricevuto» a «Incasso registrato/riconciliato» e «Fattura chiusa». Evidenzia le registrazioni incomplete, i pagamenti parziali che richiedono più registrazioni e le discrepanze, facendo emergere le cause profonde e semplificando i flussi di lavoro di riconciliazione.

Le deviazioni dal flusso ottimizzato e definito del processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture, spesso dovute a interventi manuali occasionali o soluzioni alternative, introducono inefficienze e rischi per la conformità. Queste varianti non pianificate sono difficili da rilevare e misurare e causano risultati disomogenei. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivi seguiti dalle fatture in Microsoft Dynamics 365, da «Fattura creata» a «Fattura chiusa». Rappresenta con chiarezza i percorsi più comuni e le varianti, quantificandone frequenza e impatto, così che le aziende possano uniformare il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture e ridurre le deviazioni.

Nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture, alcuni utenti o reparti diventano regolarmente colli di bottiglia, causando ritardi in attività chiave come l’approvazione e l’invio delle fatture o la riconciliazione dei pagamenti. Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro riduce la capacità complessiva del processo e aumenta lo stress dei dipendenti. ProcessMind analizza la durata delle attività e le assegnazioni agli utenti nei dati degli eventi di Microsoft Dynamics 365, utilizzando attributi come «Utente responsabile» e «Reparto di fatturazione». Individua i punti in cui si accumula il lavoro e le persone che risultano sovraccariche con regolarità, fornendo informazioni basate sui dati per ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare il flusso del processo.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo che intercorre tra l’evasione dell’ordine di vendita e la creazione della fattura incide direttamente sul flusso di cassa e sulla soddisfazione dei clienti. Limitare i ritardi permette ai clienti di ricevere le fatture tempestivamente, riducendo le contestazioni e accelerando i pagamenti. L’obiettivo è abbreviare il tempo necessario per creare una fattura dopo che sono state soddisfatte tutte le condizioni di evasione. ProcessMind visualizza l’intero processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365 e mette in evidenza il tempo esatto tra «Ordine di vendita evaso» e «Fattura creata». Individuando i colli di bottiglia e le variazioni in questo passaggio fondamentale, può risalire alle cause profonde dei ritardi, come specifiche azioni degli utenti o configurazioni di sistema, e introdurre miglioramenti mirati per creare le fatture più rapidamente.

Approvazioni delle fatture lente e disomogenee possono rallentare notevolmente l’intero ciclo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture, incidendo sui giorni medi di incasso (DSO). Un processo di approvazione più snello permette alle fatture di completare i controlli necessari senza attese superflue e favorisce un invio più rapido ai clienti. ProcessMind mappa tutti i percorsi di approvazione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, mostrando le durate effettive e individuando i passaggi o le persone che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo e i cicli di rilavorazione delle attività «Fattura approvata», le aziende possono riprogettare i flussi di lavoro di approvazione, introdurre l’automazione dove opportuno e ridurre i tempi di approvazione fino al 30%, con un impatto diretto sulla conversione delle vendite in liquidità.

Per ricevere i pagamenti puntualmente, è fondamentale che le fatture arrivino ai clienti senza ritardi e attraverso i canali più efficaci. Metodi di consegna inefficienti possono ritardare i pagamenti, generare richieste da parte dei clienti e aumentare il carico amministrativo. L’obiettivo è ottimizzare l’invio e la ricezione delle fatture, migliorando l’esperienza complessiva dei clienti. ProcessMind analizza il percorso da «Fattura creata» a «Fattura inviata al cliente» e individua i metodi di consegna più comuni, con i relativi ritardi o tassi di errore, nel processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture. Può mettere in luce canali o passaggi inefficienti, consentendo di ottimizzare le modalità di consegna, ad esempio automatizzando l’invio delle e-mail o integrando piattaforme di fatturazione elettronica. In questo modo i clienti ricevono le fatture prima e diminuisce la necessità di solleciti.

Un valore elevato dei giorni medi di incasso (DSO) indica che l’azienda impiega più tempo a riscuotere i crediti, con effetti negativi sul flusso di cassa e sul capitale circolante. L’obiettivo è ridurre il numero medio di giorni che intercorrono tra l’emissione della fattura e il pagamento da parte del cliente, migliorando così la liquidità e la stabilità finanziaria. ProcessMind offre una visione completa del processo di riscossione, dall’evento «Fattura inviata al cliente» a «Pagamento del cliente ricevuto» in Microsoft Dynamics 365. Analizzando le modalità effettive di pagamento, individuando i ritardi più frequenti e valutando l’impatto delle diverse condizioni di pagamento, le organizzazioni possono adottare misure mirate, come ottimizzare i solleciti o offrire sconti per i pagamenti anticipati, per ridurre sensibilmente il DSO.

Le frequenti rettifiche manuali e rilavorazioni nei processi di fatturazione comportano costi, aumentano il rischio di errori e riducono l’efficienza. L’obiettivo è individuare ed eliminare le cause profonde di questi interventi, ottenendo fatture più accurate, costi operativi inferiori e tempi di elaborazione più brevi nel ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind visualizza tutte le varianti del processo e mette in evidenza i cicli e le attività che segnalano una rilavorazione manuale, come la ripetizione degli eventi «Fattura approvata» o «Fattura rettificata» in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli event log, è possibile individuare dove e perché si verificano le rilavorazioni, far emergere problemi di qualità dei dati o configurazioni errate del sistema e automatizzare le attività ripetitive, riducendo sensibilmente il lavoro manuale.

Registrare gli incassi in modo accurato e tempestivo è essenziale per una corretta rendicontazione finanziaria, la riconciliazione dei conti dei clienti e la riduzione delle discrepanze che possono compromettere la soddisfazione dei clienti. L’obiettivo è ridurre al minimo gli errori nell’abbinamento dei pagamenti ricevuti alle fatture e ai conti di contabilità generale corretti. ProcessMind traccia il flusso dalle attività «Pagamento del cliente ricevuto» a «Pagamento registrato in contabilità» e «Incasso abbinato/riconciliato» in Microsoft Dynamics 365. L’analisi evidenzia schemi ricorrenti nelle discrepanze, problemi frequenti di riconciliazione e l’impatto degli interventi manuali. Queste informazioni consentono di standardizzare il processo, automatizzare le regole di abbinamento e migliorare la formazione, aumentando l’accuratezza della registrazione degli incassi.

Il mancato rispetto delle condizioni di pagamento concordate può rendere imprevedibile il flusso di cassa, aumentare le attività di recupero crediti e compromettere i rapporti con i clienti. L’obiettivo è fare in modo che le attività di riscossione, inclusi i promemoria e i solleciti, siano sempre coerenti con le condizioni di pagamento specificate per ciascuna fattura. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind confronta l’attributo «Data di scadenza» con l’evento «Pagamento del cliente ricevuto» per ogni numero di fattura, individuando i casi in cui i pagamenti non rispettano le condizioni concordate. Consente inoltre di analizzare l’impatto delle diverse condizioni sulle modalità effettive di pagamento e di individuare le fasi del processo, ad esempio quando viene inviato un «Promemoria di pagamento», per garantire solleciti coerenti ed efficaci.

Un processo inefficace di sollecito e invio dei promemoria può prolungare i ritardi nei pagamenti e aumentare i giorni medi di incasso (DSO). L’obiettivo è perfezionare tempistiche, frequenza e contenuto dei promemoria, così da favorire i pagamenti puntuali senza compromettere i rapporti con i clienti. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind mappa la sequenza degli eventi relativi a «Data di scadenza del pagamento raggiunta» e «Promemoria di pagamento inviato» per ogni numero di fattura. Analizzando l’impatto delle diverse strategie sulla rapidità dei pagamenti, è possibile individuare le sequenze di sollecito più efficaci, automatizzare l’invio tempestivo dei promemoria e ridurre il lavoro manuale nella gestione dei crediti, accelerando così i pagamenti.

Le varianti non pianificate o non standard nel ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing generano inefficienze e rischi per la conformità, oltre a rendere più difficile ampliare le attività. L’obiettivo è individuare queste deviazioni e riportare il processo sul percorso più efficiente e conforme. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivamente seguiti dalle fatture in Microsoft Dynamics 365 e li confronta con il flusso standard previsto. Individuando dove e perché si verificano deviazioni, come le «rettifiche manuali» o cicli imprevisti, le organizzazioni possono promuovere le prassi migliori, semplificare i flussi di lavoro e fare in modo che tutte le fatture seguano il percorso più efficiente e conforme, migliorando la stabilità complessiva del processo.

I colli di bottiglia nell’impiego delle risorse del reparto fatturazione possono causare ritardi in tutto il processo Order to Cash - Billing & Invoicing, riducendo la produttività e il morale del personale. L’obiettivo è distribuire le risorse in modo efficiente, individuare le aree sovraccariche e semplificare i flussi di lavoro per garantire operazioni regolari. ProcessMind analizza la durata delle attività e l’allocazione delle risorse, individuando gli utenti o i reparti sovraccarichi o che contribuiscono a creare colli di bottiglia, sulla base dell’attributo «Utente responsabile». Visualizzando i modelli di utilizzo delle risorse in Microsoft Dynamics 365, è possibile riequilibrare i carichi di lavoro, automatizzare le attività di routine e introdurre miglioramenti che liberano risorse da dedicare ad attività di maggior valore, aumentando la produttività complessiva.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Order to Cash - Billing & Invoicing

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Perché è importante

L’uso di un template predefinito garantisce coerenza e accuratezza dei dati, semplifica l’analisi successiva e accelera il percorso verso risultati utili.

Risultato atteso

Un template di estrazione dati pronto all’uso, adattato al processo Order to Cash - Billing & Invoicing in D365.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nella fatturazione in Dynamics 365

ProcessMind mostra il flusso effettivo del processo di fatturazione e incasso in Microsoft Dynamics 365. Visualizzi ogni passaggio, individui i ritardi nascosti e localizzi i problemi di riconciliazione per ottimizzare i flussi di cassa e ridurre i giorni medi di incasso.

Visualizzi il processo di fatturazione da un’estremità all’altra
Individui i ritardi nell’elaborazione delle fatture
Localizzi rapidamente i problemi di riconciliazione
Riduca i giorni medi di incasso (DSO)

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

I risultati ottenuti dalle organizzazioni con Order to Cash - Billing & Invoicing

Questi risultati rappresentano i miglioramenti più comuni osservati ottimizzando i processi Order to Cash, con particolare attenzione a Billing & Invoicing in Microsoft Dynamics 365. Analizzando il numero di fattura come identificativo del caso, le organizzazioni ottengono informazioni utili per migliorare l’efficienza del processo.

0 %

Creazione più rapida delle fatture

Ridurre il tempo medio di emissione delle fatture

Acceleri la creazione delle fatture dopo l’evasione degli ordini di vendita, riducendo i tempi di fatturazione e velocizzando le attività operative.

0 days

Approvazione delle fatture più snella

Accelerare i flussi di approvazione

Riduca il tempo medio di approvazione delle fatture, eliminando i colli di bottiglia e rendendole disponibili prima per l’invio ai clienti.

0 days

Riduzione dei giorni medi di incasso

Migliorare l’efficienza della riscossione

Riduca il numero medio di giorni necessari per riscuotere i pagamenti dai clienti, migliorando sensibilmente il flusso di cassa e la gestione del capitale circolante.

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Meno rilavorazioni nella fatturazione

Ridurre al minimo le rettifiche manuali

Riduca la percentuale di fatture che richiedono modifiche o un nuovo invio, aumentando la percentuale di pratiche completate correttamente al primo tentativo e riducendo i costi operativi.

0 %

Maggiore conformità del processo

Garantire il rispetto degli standard

Aumenti la percentuale di fatture che seguono rigorosamente il flusso di processo definito, riducendo le deviazioni e migliorando la preparazione agli audit e la conformità.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ogni fattura cliente, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo di fatturazione.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per tracciare l’intero ciclo di vita di una fattura e analizzare l’efficienza del processo, i colli di bottiglia e le deviazioni per ogni singolo documento di fatturazione.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, filtrando e segmentando i processi in base al valore monetario, così da dare priorità alle fatture di importo elevato e comprenderne le specificità di processo.

Il nome del cliente a cui è stata emessa la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per cliente, aiutando a individuare comportamenti specifici, pattern di pagamento e problemi di processo.

L’utente o il dipendente responsabile dell’esecuzione di una specifica attività.

Perché è importante

Consente l’analisi a livello di risorsa, aiutando a individuare i colli di bottiglia, misurare le prestazioni individuali o di gruppo e analizzare la distribuzione del carico di lavoro nel reparto fatturazione.

Il reparto aziendale associato all’utente o all’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni a livello organizzativo, confrontando l’efficienza dei diversi team e valutando l’impatto dei passaggi di consegne tra reparti sul processo.

La data entro la quale il cliente dovrebbe pagare la fattura.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti. È essenziale per calcolare il tasso di pagamenti puntuali e analizzare il rispetto delle condizioni di pagamento concordate con i clienti.

Lo stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita (ad esempio, aperta, pagata, annullata).

Perché è importante

Fornisce una rapida panoramica dello stato corrente della fattura, utile per filtrare i casi e comprendere gli esiti delle diverse varianti di processo.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione e la registrazione nel sistema del documento di fattura di vendita. In Dynamics 365 si tratta di una transazione esplicita che genera un documento legale e le registrazioni finanziarie nel sottoconto clienti.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio ufficiale del ciclo di fatturazione. È fondamentale per monitorare i giorni medi di incasso (DSO) e la durata complessiva del processo.

Segna la conclusione della revisione interna e l’approvazione formale della fattura. Il sistema del flusso di lavoro di Dynamics 365 registra questo evento, che indica che la fattura è pronta per essere inviata al cliente.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare il tempo di ciclo dell’approvazione. I ritardi in questa fase possono allungare direttamente il tempo necessario per ricevere il pagamento dal cliente.

Questa attività indica il momento in cui la fattura viene trasmessa al cliente, per via elettronica o cartacea. In Dynamics 365 può essere registrata come evento esplicito se viene inviata tramite l’e-mail del sistema; in assenza di una funzione di tracciamento specifica, si può dedurre che coincida con il momento della registrazione.

Perché è importante

Misura l’efficienza del processo di invio delle fatture. Un ritardo tra l’approvazione e l’invio prolunga inutilmente il ciclo di pagamento.

Evento calcolato che si verifica quando arriva la data di scadenza della fattura senza che il pagamento sia stato interamente abbinato. Questa attività non corrisponde a una transazione nel sistema, ma viene ricavata dai dati esistenti.

Perché è importante

Questo evento è fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti e individuare le fatture che stanno diventando scadute. Segna il momento in cui avviare le attività di recupero crediti e di sollecito.

Questa attività indica la creazione di una registrazione contabile per un pagamento ricevuto da un cliente. Segnala che il denaro è stato incassato, ma non ancora abbinato a una fattura specifica.

Perché è importante

È il punto di partenza per misurare il tempo di attraversamento della registrazione dell’incasso. Consente di distinguere tra la ricezione del denaro e la sua effettiva riconciliazione con le fatture aperte.

Indica la compensazione di un pagamento del cliente con una fattura specifica, che riduce il saldo residuo della fattura. In Dynamics 365 è un passaggio distinto che collega la transazione di pagamento a quella della fattura.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per calcolare con precisione il DSO e comprendere l’efficienza del team che registra gli incassi. Segna il momento in cui il pagamento viene riconciliato interamente con l’importo fatturato.

Questa attività indica lo stato finale di una fattura, il cui saldo è pari a zero perché è stata pagata interamente o compensata con note di credito. Non corrisponde a una transazione diretta, ma a uno stato dedotto dalla situazione finanziaria della fattura.

Perché è importante

Questo evento indica il completamento del ciclo Order to Cash per una singola fattura. Il tempo necessario per raggiungere questo stato è una misura fondamentale dell’efficienza complessiva del processo.

Domande frequenti

Che cosa può rivelare il Process Mining sul processo Order to Cash - Billing & Invoicing in Dynamics 365?

Il Process Mining offre una radiografia dei processi di fatturazione effettivi: mostra dove si verificano i ritardi, perché le rettifiche manuali sono frequenti e in che modo le varianti del processo incidono sull’efficienza. Aiuta a individuare colli di bottiglia come le approvazioni lente delle fatture e le rilavorazioni frequenti, spesso non visibili nei report standard. Queste informazioni consentono di comprendere il flusso reale e individuare le aree da migliorare.

Quali dati servono da Microsoft Dynamics 365 per analizzare Order to Cash - Billing & Invoicing?

Per analizzare Order to Cash - Billing & Invoicing, in genere servono event log relativi alla creazione, all’approvazione e all’invio delle fatture e alla registrazione dei pagamenti. I dati principali includono il numero di fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività e le marche temporali di ogni evento. Le informazioni sugli utenti e i dettagli degli ordini correlati possono arricchire ulteriormente l’analisi.

Come si estraggono i dati da Microsoft Dynamics 365 per il Process Mining?

A seconda della configurazione del sistema e della soluzione di Process Mining, i dati si possono estrarre da Dynamics 365 con gli strumenti di reportistica standard, interrogazioni dirette del database o integrazioni tramite API. L’obiettivo è raccogliere event log che registrino ogni passaggio rilevante e la relativa marca temporale per ciascuna fattura. In genere, l’estrazione è di sola lettura e non interferisce con le attività in corso.

Quanto tempo occorre per ottenere i primi risultati da un progetto di Process Mining sulla fatturazione?

Spesso è possibile ottenere le prime informazioni utili entro poche settimane dall’estrazione e dall’acquisizione corretta dei dati nello strumento di Process Mining. I tempi dipendono dalla qualità e dalla complessità dei dati e dalle risorse disponibili per l’analisi. Le scoperte più significative e utili per intervenire emergono in genere entro il primo o il secondo mese.

Quali miglioramenti si ottengono in genere applicando il Process Mining a Order to Cash - Billing & Invoicing?

Tra i miglioramenti più comuni figurano la riduzione del tempo di ciclo per la creazione delle fatture, un minor numero di rettifiche manuali e la diminuzione dei giorni medi di incasso (DSO). Ottimizzando processi come l’approvazione e l’invio delle fatture, le aziende possono migliorare l’accuratezza della registrazione degli incassi e utilizzare in modo più efficiente le risorse dei reparti di fatturazione. Ne derivano importanti benefici operativi e finanziari.

Il Process Mining interferirà con le attività in corso in Microsoft Dynamics 365?

In genere, no: il Process Mining non interferisce con le attività in corso. Analizza i dati storici estratti dal sistema Dynamics 365, senza interagire con le transazioni o i processi in tempo reale. I metodi di estrazione dei dati sono solitamente progettati per ridurre al minimo l’impatto sulle prestazioni del sistema. L’analisi viene svolta offline, garantendo la continuità operativa.

Il Process Mining può aiutare a standardizzare le procedure di fatturazione?

Sì. Il Process Mining visualizza tutte le varianti effettive del processo e mette in evidenza le deviazioni dallo standard previsto. Individuando i percorsi non conformi o inefficienti, è possibile capire con precisione dove occorre intervenire per standardizzare il processo. Le evidenze basate sui dati consentono di perfezionare e applicare i processi più efficaci, riducendo le rilavorazioni e migliorando il rispetto delle procedure.

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