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Migliori il Suo Order to Cash - Billing & Invoicing

La guida in 6 passaggi per ottimizzare Billing & Invoicing in Dynamics 365.
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Migliori il Suo Order to Cash - Billing & Invoicing
Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture
Microsoft Dynamics 365
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Ottimizzi la fatturazione e l’emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365

L'elaborazione delle fatture è spesso soggetta a ritardi e problemi di riconciliazione, con un impatto diretto sul flusso di cassa. La nostra piattaforma La aiuta a individuare facilmente i colli di bottiglia nascosti e le inefficienze all'interno del ciclo di fatturazione. Scopra come semplificare le operazioni, ridurre i Days Sales Outstanding e ottenere una maggiore chiarezza finanziaria.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture?

Il processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture è un pilastro della salute finanziaria della Sua organizzazione. Incide direttamente sul flusso di cassa, sulla redditività e sulla soddisfazione dei clienti. Un processo di fatturazione inefficiente, soprattutto all'interno di un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, può generare difficoltà significative: ritardi nei pagamenti, aumento dei Days Sales Outstanding (DSO), errori di riconciliazione e clienti insoddisfatti. Questi problemi non solo immobilizzano il capitale circolante, ma assorbono anche risorse preziose in solleciti manuali e nella gestione delle contestazioni. Ottimizzare questo processo critico non significa soltanto ridurre i costi, ma anche accelerare la rilevazione dei ricavi, migliorare la prevedibilità finanziaria e aumentare l'efficienza operativa complessiva. Comprendere il flusso effettivo delle fatture, dalla creazione al pagamento finale, è essenziale per individuare ed eliminare le inefficienze nascoste che affliggono molte aziende.

Come il Process Mining migliora l'analisi della fatturazione e dell'emissione delle fatture

Il Process Mining offre un vantaggio senza precedenti per migliorare il ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente dal modulo Finance GL di Microsoft Dynamics 365. Ricostruisce il percorso effettivo di ogni fattura e fornisce una visualizzazione trasparente e basata sui dati del processo. In questo modo può vedere con precisione dove si verificano i colli di bottiglia, individuare i cicli di rielaborazione e scoprire le deviazioni dal flusso previsto. Può, ad esempio, determinare perché le fatture subiscono ritardi tra "Fattura approvata" e "Fattura inviata al cliente", oppure individuare le cause alla radice dei lunghi tempi di riconciliazione dopo "Pagamento del cliente ricevuto". Grazie al Process Mining, ottiene informazioni oggettive sul processo "as-is", che Le consentono di prendere decisioni informate per ottimizzarlo e di rispondere a domande fondamentali come "come migliorare il tempo di ciclo del processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture".

Principali aree di miglioramento individuate tramite il Process Mining

L'applicazione del Process Mining ai dati di fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365 può mettere in luce diverse aree chiave di miglioramento:

  • Efficienza nella generazione e nell'approvazione delle fatture: individui i ritardi tra l'evasione dell'ordine di vendita e la generazione della fattura oppure localizzi i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione che prolungano il tempo di ciclo complessivo.
  • Puntualità nella consegna delle fatture: analizzi il tempo necessario affinché le fatture raggiungano i clienti dopo l'approvazione, individuando eventuali lacune nei metodi di consegna o nei canali di comunicazione.
  • Comportamento nei pagamenti e Conformità: comprenda le abitudini di pagamento dei clienti e l'efficacia dei solleciti, individuando le fatture che superano sistematicamente i termini di pagamento. Questo La aiuta a gestire il rischio di credito e a garantire la Conformità.
  • Applicazione degli incassi e riconciliazione: semplifichi le fasi spesso complesse che vanno dalla ricezione del pagamento del cliente all'applicazione dell'incasso e alla riconciliazione finale, riducendo il lavoro manuale e il tasso di errore.
  • Rielaborazioni ed eccezioni: rilevi automaticamente i casi in cui le fatture vengono corrette, approvate nuovamente o reinviate, quantificando il costo e l'impatto di tali eccezioni sull'efficienza del processo.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo di fatturazione

Applicando strategicamente il Process Mining al processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei Days Sales Outstanding (DSO): accelerando la consegna delle fatture, semplificando le approvazioni e migliorando la riscossione dei pagamenti, può ridurre sensibilmente il tempo necessario per convertire le vendite in liquidità.
  • Miglioramento del flusso di cassa e del capitale circolante: una conversione più rapida della liquidità rafforza direttamente il capitale circolante, offrendo maggiore flessibilità e stabilità finanziaria.
  • Maggiore accuratezza della fatturazione: individuare ed eliminare le cause alla radice degli errori porta a fatture più accurate, meno contestazioni e minori costi amministrativi.
  • Aumento dell'efficienza operativa: automatizzare le attività manuali ed eliminare i passaggi non necessari consente al Suo team finanziario di concentrarsi sulle attività strategiche anziché sulla risoluzione reattiva dei problemi.
  • Migliore Conformità e preparazione agli audit: un processo ben definito e trasparente garantisce il rispetto delle policy interne e delle normative esterne, semplificando gli audit.

Come iniziare a ottimizzare il processo di fatturazione

Il Process Mining Le consente di superare le ipotesi e ottenere miglioramenti concreti nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. Visualizzando e analizzando il flusso effettivo degli eventi dai dati di Microsoft Dynamics 365, ottiene la chiarezza necessaria per individuare dove l'ottimizzazione del processo avrà il maggiore impatto. Inizi oggi il percorso verso un'operatività di fatturazione più efficiente, accurata e solida dal punto di vista finanziario, comprendendo le dinamiche reali del ciclo di vita delle Sue fatture.

Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture Gestione delle fatture Crediti verso clienti Ottimizzazione del flusso di cassa Elaborazione dei pagamenti Riduzione del DSO Ufficio finanziario Accuratezza della fatturazione Conformità finanziaria Riconciliazione delle fatture O2C Gestione dei ricavi Ciclo di fatturazione

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi tra l'evasione dell'ordine di vendita e la generazione della fattura ritardano la rilevazione dei ricavi e prolungano i Days Sales Outstanding (DSO). Ne derivano tensioni sul flusso di cassa e una minore accuratezza della rendicontazione finanziaria, soprattutto quando non vengono rispettate specifiche tappe di fatturazione contrattuali. ProcessMind analizza gli Event Log in Microsoft Dynamics 365 per individuare con precisione dove e perché la generazione delle fatture subisce ritardi dopo l'evasione dell'ordine. Rivela colli di bottiglia, vincoli di risorse o problemi di sistema nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture, consentendo miglioramenti mirati per accelerare la fatturazione.

Workflow di approvazione delle fatture manuali o complessi introducono ritardi significativi, compromettendo l'invio tempestivo delle fatture e, di conseguenza, la riscossione. Tempi di approvazione incoerenti tra reparti o utenti rendono imprevedibile il ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind mappa i percorsi effettivi di approvazione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, identificando le fasi o le persone responsabili degli approvatori che causano colli di bottiglia. Individua le deviazioni dalle procedure standard, evidenziando le opportunità per semplificare i Workflow e applicare tempi di approvazione coerenti, migliorando l'efficienza.

I ritardi o gli errori nella consegna delle fatture ai clienti, in formato elettronico o cartaceo, causano direttamente pagamenti tardivi e un aumento dei Days Sales Outstanding (DSO). Spesso la causa risiede in informazioni di contatto dei clienti errate o in metodi di consegna inefficienti nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind analizza i dati degli eventi per monitorare l'attività "Fattura inviata al cliente" e gli eventi di pagamento successivi, correlando i ritardi a specifici metodi di consegna o segmenti di clientela. La soluzione aiuta a ottimizzare i canali di distribuzione delle fatture e le strategie di comunicazione in Microsoft Dynamics 365, riducendo il tempo necessario per ricevere il pagamento.

Un Days Sales Outstanding (DSO) elevato indica che i clienti pagano le fatture con un ritardo significativo rispetto alle scadenze, incidendo gravemente sul flusso di cassa e sul capitale circolante. Spesso ciò segnala problemi nella strategia di riscossione del processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture oppure nell'accuratezza della fatturazione. ProcessMind visualizza il ciclo di vita di ogni fattura, dalla generazione alla riconciliazione del pagamento, in Microsoft Dynamics 365, mettendo in evidenza le fatture che superano sistematicamente i termini di pagamento. Identifica i modelli, ad esempio specifici segmenti di clientela o tipi di fattura, che contribuiscono maggiormente al DSO elevato, consentendo interventi di riscossione e adeguamenti delle policy mirati.

La necessità di effettuare frequenti rettifiche, correzioni o rielaborazioni manuali dopo la generazione della fattura segnala errori o inefficienze alla base del processo di fatturazione. Questo assorbe risorse preziose, aumenta i costi operativi e crea ulteriori possibilità di errore nel ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind individua dove e perché si verificano le rettifiche manuali in Microsoft Dynamics 365, monitorando attività come "Fattura approvata" o "Pagamento registrato nel libro mastro" e identificando le modifiche successive. Rivela le cause alla radice, che si tratti di errori di inserimento dati, configurazioni errate del sistema o deviazioni dal processo, consentendo correzioni sistematiche e automazione.

La difficoltà nel monitorare e comprendere il tempo esatto necessario per applicare i pagamenti dei clienti alle fatture aperte e riconciliarli successivamente nel libro mastro porta a posizioni di cassa inesatte e a una possibile insoddisfazione dei clienti. Questa scarsa visibilità ostacola una gestione efficace del flusso di cassa nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind mappa il flusso da "Pagamento del cliente ricevuto" a "Pagamento registrato nel libro mastro" e "Incasso applicato/riconciliato" in Microsoft Dynamics 365. Rivela ritardi, colli di bottiglia o passaggi non necessari nel processo di applicazione dei pagamenti, fornendo indicazioni per semplificare le attività di riconciliazione e migliorare l'accuratezza delle previsioni di cassa.

Il mancato rispetto sistematico dei termini di pagamento tra clienti o regioni comporta la perdita di ricavi derivanti dalle penali per ritardato pagamento e impedisce di prevedere con accuratezza gli incassi. Questa incoerenza indebolisce la disciplina finanziaria e complica le previsioni del flusso di cassa per il reparto Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind analizza gli eventi "Raggiunta la data di scadenza del pagamento" e "Pagamento del cliente ricevuto" per ogni fattura in Microsoft Dynamics 365, confrontando le date effettive di pagamento con i termini definiti. Identifica i clienti, i termini o le regioni più inclini alle deviazioni, consentendo di applicare policy mirate o di rafforzare il coinvolgimento dei clienti.

Processi di promemoria dei pagamenti inefficaci o attivati in ritardo aumentano il numero delle fatture scadute e prolungano i cicli di riscossione. Al contrario, inviare promemoria troppo frequentemente o in modo errato può infastidire i clienti e compromettere le relazioni nel ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind esamina la tempistica e la sequenza delle attività "Promemoria di pagamento emesso" in relazione a "Raggiunta la data di scadenza del pagamento" e "Pagamento del cliente ricevuto" in Microsoft Dynamics 365. Identifica le strategie di promemoria ottimali, rileva i promemoria mancati o le notifiche eccessive e migliora l'efficacia dei solleciti e l'esperienza del cliente.

Le differenze tra i pagamenti dei clienti e le fatture aperte, oppure i ritardi nella riconciliazione degli incassi ricevuti con le registrazioni del libro mastro, creano arretrati nella riconciliazione e richiedono un notevole lavoro manuale. Ciò incide sull'integrità dei dati finanziari e sull'efficienza del processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind traccia il percorso completo da "Pagamento del cliente ricevuto" a "Incasso applicato/riconciliato" e "Fattura chiusa" in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia i casi di applicazione incompleta, i pagamenti parziali che richiedono più registrazioni e le discrepanze, rivelandone le cause alla radice e semplificando i Workflow di riconciliazione.

Le deviazioni dal flusso di processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture stabilito e ottimizzato, spesso dovute a interventi manuali ad hoc o soluzioni alternative, introducono inefficienze e rischi di Conformità. Queste varianti non pianificate sono difficili da rilevare e misurare, con conseguenti prestazioni incoerenti. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivamente seguiti dalle fatture in Microsoft Dynamics 365, da "Fattura generata" a "Fattura chiusa". Visualizza chiaramente i percorsi più comuni e le varianti, quantificandone frequenza e impatto, così da consentire alle organizzazioni di standardizzare il processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture e ridurre le deviazioni.

Specifici utenti o reparti diventano sistematicamente colli di bottiglia nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture, causando ritardi in attività chiave come l'approvazione e l'invio delle fatture o la riconciliazione dei pagamenti. Questa distribuzione squilibrata del carico di lavoro riduce la capacità complessiva del processo e aumenta lo stress dei dipendenti. ProcessMind analizza la durata delle attività e l'assegnazione agli utenti, utilizzando Attributi come "Utente responsabile" e "Reparto fatturazione" negli Event Log di Microsoft Dynamics 365. Identifica dove si accumula il lavoro e chi è costantemente sovraccarico, offrendo indicazioni basate sui dati per ottimizzare l'allocazione delle risorse e migliorare il flusso del processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Accelerare il tempo che intercorre tra l'evasione dell'ordine di vendita e la generazione della fattura incide direttamente sul flusso di cassa e sulla soddisfazione dei clienti. Ridurre i ritardi garantisce che i clienti ricevano tempestivamente le fatture, minimizzando le contestazioni e accelerando i cicli di pagamento. Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per creare una fattura dopo il soddisfacimento di tutte le condizioni di evasione. ProcessMind visualizza l'intero processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, evidenziando il tempo esatto tra "Ordine di vendita evaso" e "Fattura generata". Individuando i colli di bottiglia e le variazioni in questo passaggio critico, può risalire alle cause dei ritardi, come specifiche azioni degli utenti o configurazioni di sistema, e applicare miglioramenti mirati per generare più rapidamente le fatture.

Approvazioni delle fatture incoerenti e lente possono ritardare significativamente l'intero ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture, incidendo sui Days Sales Outstanding (DSO). Un processo di approvazione semplificato garantisce che le fatture superino i controlli necessari in modo efficiente, senza attese superflue, e ne favorisce l'invio più rapido ai clienti. ProcessMind mappa tutti i percorsi di approvazione delle fatture in Microsoft Dynamics 365, rivelando le durate effettive e identificando le fasi o le persone responsabili delle approvazioni che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo e i cicli di rielaborazione delle attività "Fattura approvata", le organizzazioni possono riprogettare i Workflow di approvazione, introdurre l'automazione dove appropriato e ridurre i tempi di approvazione fino al 30%, incidendo direttamente sulla conversione in liquidità.

Garantire che le fatture raggiungano tempestivamente i clienti attraverso i canali più efficaci è fondamentale per ricevere i pagamenti puntualmente. Metodi di consegna inefficienti possono causare ritardi nei pagamenti, richieste dei clienti e un aumento del lavoro amministrativo. Questo obiettivo mira a ottimizzare le modalità di invio e ricezione delle fatture, migliorando l'esperienza complessiva del cliente. ProcessMind analizza il percorso da "Fattura generata" a "Fattura inviata al cliente", identificando i metodi di consegna più comuni e i relativi ritardi o tassi di errore nel processo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. Può evidenziare canali o passaggi inefficienti, consentendo di ottimizzare i meccanismi di consegna, ad esempio automatizzando la distribuzione via e-mail o integrando piattaforme di fatturazione elettronica, per una ricezione più rapida da parte del cliente e un minor numero di solleciti.

Un Days Sales Outstanding (DSO) elevato indica che l'azienda impiega più tempo a riscuotere i crediti, con effetti negativi sul flusso di cassa e sul capitale circolante. Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del numero medio di giorni necessari ai clienti per pagare dopo l'emissione della fattura, migliorando così la liquidità e la stabilità finanziaria. ProcessMind offre una visione end-to-end del percorso di riscossione, da "Fattura inviata al cliente" a "Pagamento del cliente ricevuto", in Microsoft Dynamics 365. Analizzando i comportamenti di pagamento effettivi, individuando i punti di ritardo più comuni e comprendendo l'impatto dei diversi termini di pagamento, le organizzazioni possono applicare strategie mirate, come l'ottimizzazione dei processi di sollecito o l'offerta di sconti per il pagamento anticipato, per ridurre significativamente il DSO.

Rettifiche manuali e rielaborazioni frequenti nei processi di fatturazione sono costose, soggette a errori e riducono l'efficienza. Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare le cause alla radice di tali interventi manuali, ottenendo fatture più accurate, costi operativi ridotti e tempi di elaborazione più brevi nel ciclo Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture. ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo, evidenziando i cicli e le attività che indicano una rielaborazione manuale, come eventi ripetuti di "Fattura approvata" o "Fattura rettificata" in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log, può individuare dove e perché si verificano le rielaborazioni, scoprire problemi di qualità dei dati o configurazioni errate del sistema e automatizzare le attività ripetitive, riducendo significativamente il lavoro manuale.

L'applicazione accurata e tempestiva degli incassi è fondamentale per una corretta rendicontazione finanziaria, la riconciliazione dei conti dei clienti e la riduzione delle discrepanze che possono causare insoddisfazione. Questo obiettivo si concentra sulla minimizzazione degli errori nell'applicazione dei pagamenti ricevuti alle fatture e ai conti del libro mastro corretti. ProcessMind monitora il flusso dalle attività "Pagamento del cliente ricevuto" a "Pagamento registrato nel libro mastro" e "Incasso applicato/riconciliato" in Microsoft Dynamics 365. Rivela modelli di discrepanza, problemi di riconciliazione ricorrenti e l'impatto degli interventi manuali. Questa analisi consente di standardizzare il processo, automatizzare le regole di abbinamento e migliorare la formazione, ottenendo una maggiore accuratezza nell'applicazione degli incassi.

Il rispetto incoerente dei termini di pagamento concordati può causare flussi di cassa imprevedibili, un aumento delle attività di riscossione e relazioni più difficili con i clienti. Questo obiettivo mira a garantire che le attività di riscossione, inclusi promemoria e solleciti, siano sempre allineate ai termini di pagamento specificati per ogni fattura. ProcessMind confronta l'Attributo "Data di scadenza" con l'evento "Pagamento del cliente ricevuto" per ogni Numero fattura in Microsoft Dynamics 365, identificando i casi in cui i pagamenti non rispettano i termini. Aiuta ad analizzare l'impatto dei diversi termini di pagamento sui comportamenti effettivi e a individuare le fasi del processo, ad esempio quando si verifica "Promemoria di pagamento emesso", per garantire azioni di follow-up coerenti ed efficaci.

Un processo inefficace di sollecito e promemoria può causare ritardi prolungati nei pagamenti e un aumento dei Days Sales Outstanding (DSO). Questo obiettivo si concentra sull’ottimizzazione della tempistica, della frequenza e dei contenuti dei promemoria di pagamento, per massimizzarne l’efficacia nel favorire pagamenti puntuali senza compromettere il rapporto con i clienti. ProcessMind mappa la sequenza degli eventi associati alle attività "Payment Due Date Reached" e "Payment Reminder Issued" per ogni Invoice Number in Microsoft Dynamics 365. Analizzando l’impatto delle diverse strategie di sollecito sulla velocità dei pagamenti, è possibile individuare le sequenze ottimali, automatizzare l’invio tempestivo dei promemoria e ridurre il lavoro manuale nella gestione degli incassi, accelerando i pagamenti.

Le varianti di processo non pianificate o non standard all’interno del ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing introducono inefficienze e rischi di conformità, rendendo inoltre difficile estendere le operazioni. Questo obiettivo mira a identificare tali deviazioni e a riportare il processo sul percorso più efficiente e conforme. ProcessMind rileva automaticamente tutti i percorsi effettivamente seguiti dalle fatture in Microsoft Dynamics 365 e li confronta con il flusso ideale e standard. Individuando dove e perché si verificano deviazioni come le "manual adjustments" o cicli imprevisti, le organizzazioni possono applicare le best practice, semplificare i Workflow e garantire che tutte le fatture seguano il percorso più efficiente e conforme, migliorando la stabilità complessiva del processo.

I colli di bottiglia nelle risorse del reparto fatturazione possono causare ritardi nell’intero processo Order to Cash - Billing & Invoicing, con ripercussioni sulla produttività e sul morale dei dipendenti. Questo obiettivo mira ad allocare le risorse in modo efficiente, individuare le aree sovraccariche e semplificare i Workflow per garantire operazioni fluide. ProcessMind analizza la durata delle attività e l’allocazione delle risorse, identificando gli utenti o i reparti specifici che, come indicato dagli Attributi "User Responsible", sono sovraccarichi o contribuiscono alla formazione di colli di bottiglia. Visualizzando i modelli di utilizzo delle risorse in Microsoft Dynamics 365, è possibile riequilibrare i carichi di lavoro, automatizzare le attività di routine e introdurre miglioramenti che liberano risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto, aumentando la capacità operativa.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel specifico, progettato per i dati Order to Cash di fatturazione ed emissione delle fatture provenienti da Microsoft Dynamics 365. Il Template fornisce la struttura corretta per i dati del processo.

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Perché è importante

Utilizzare un Template predefinito garantisce coerenza e accuratezza dei dati, semplifica l’analisi successiva e accelera il percorso verso gli insight.

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Un Template per l’estrazione dei dati, pronto all’uso e adattato al processo Order to Cash di fatturazione ed emissione delle fatture in D365.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nella fatturazione in Dynamics 365

ProcessMind rivela il flusso reale del processo di fatturazione in Microsoft Dynamics 365. Visualizzi ogni passaggio, scopra i ritardi nascosti e individui rapidamente i problemi di riconciliazione per ottimizzare il flusso di cassa e ridurre il DSO.
  • Visualizzi il processo di fatturazione end-to-end
  • Identifichi i ritardi nell'elaborazione delle fatture
  • Individui rapidamente i problemi di riconciliazione
  • Riduca i Days Sales Outstanding (DSO)
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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RISULTATI TIPICI

Risultati ottenuti dalle organizzazioni in Order to Cash - Billing & Invoicing

Questi risultati rappresentano miglioramenti comuni osservati nell’ottimizzazione dei processi Order to Cash, con particolare attenzione a Billing & Invoicing in Microsoft Dynamics 365. Analizzando l’Invoice Number come identificativo del caso, le organizzazioni ottengono insight utili all’azione sull’efficienza del processo.

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Generazione più rapida delle fatture

Ridurre il tempo medio di emissione della fattura

Accelerare la creazione delle fatture dopo l’evasione dell’ordine di vendita, ottenendo cicli di fatturazione più rapidi e una maggiore velocità operativa.
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Approvazione semplificata delle fatture

Accelerare i Workflow di approvazione

Ridurre il tempo medio di approvazione delle fatture, eliminando i colli di bottiglia e rendendo le fatture disponibili prima per la consegna ai clienti.
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Ridurre i Days Sales Outstanding

Migliorare l’efficienza della riscossione degli incassi

Ridurre il numero medio di giorni necessari per riscuotere i pagamenti dai clienti, migliorando significativamente il flusso di cassa e la gestione del capitale circolante.
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Ridurre le rilavorazioni nella fatturazione

Ridurre al minimo le rettifiche manuali

Diminuire la percentuale di fatture che richiedono modifiche o nuovi invii, aumentando il tasso di esecuzione corretta al primo passaggio e riducendo i costi operativi.
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Migliorare la conformità del processo

Garantire il rispetto degli standard

Aumentare la percentuale di fatture che seguono rigorosamente il flusso di processo definito, riducendo le deviazioni e migliorando la preparazione agli audit e la conformità.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di ogni fattura cliente, che funge da identificativo principale del caso per il processo di fatturazione.

Perché è importante

Questo Attributo è essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita di una fattura e consente di analizzare l’efficienza del processo, i colli di bottiglia e le deviazioni per ogni singolo documento di fatturazione.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, filtrando e segmentando i processi in base al valore monetario per dare priorità alle fatture di importo elevato e comprenderne i comportamenti specifici nel processo.

Il nome del cliente al quale è stata emessa la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi del processo per cliente, aiutando a identificare comportamenti specifici dei clienti, modelli di pagamento o problemi di processo.

L'utente o il dipendente responsabile dell'esecuzione di una determinata attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo a livello di risorsa, aiutando a identificare i colli di bottiglia, misurare le prestazioni individuali o del team e analizzare la distribuzione del carico di lavoro all'interno del reparto fatturazione.

Il reparto aziendale associato all'utente o all'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni a livello organizzativo, confrontando l'efficienza dei diversi team e comprendendo in che modo i passaggi di consegna tra reparti incidono sul processo.

La data entro la quale il cliente dovrebbe pagare la fattura.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare le prestazioni dei pagamenti. È essenziale per calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e analizzare il rispetto delle condizioni di pagamento concordate con i clienti.

Lo stato attuale della fattura nel suo ciclo di vita, ad esempio Open, Paid o Canceled.

Perché è importante

Fornisce una rapida fotografia dello stato attuale della fattura, utile per filtrare i casi e comprendere gli esiti delle diverse varianti di processo.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Rappresenta la creazione e la registrazione del documento di fattura di vendita nel sistema. Si tratta di una transazione esplicita in Dynamics 365 che crea un documento legale e le registrazioni finanziarie nel sottolibro dei crediti verso clienti.

Perché è importante

Questo è l’inizio ufficiale del ciclo di fatturazione di una fattura. È un evento fondamentale per monitorare i Days Sales Outstanding (DSO) e la durata complessiva del processo.

Indica il completamento del processo di revisione interna, durante il quale la fattura viene approvata formalmente. Questo evento viene registrato dal sistema Workflow di Dynamics 365 e segnala che la fattura è pronta per essere inviata al cliente.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare il tempo del ciclo di approvazione. I ritardi in questa fase possono aumentare direttamente il tempo complessivo necessario per ricevere il pagamento dal cliente.

Questa attività rappresenta il momento in cui la fattura viene trasmessa al cliente, per via elettronica o fisica. In Dynamics 365 può essere un evento esplicito se l’invio avviene tramite l’e-mail del sistema oppure può essere dedotta come coincidente con il momento della registrazione, se non è attivo alcun tracciamento specifico.

Perché è importante

Misura l’efficienza del processo di consegna della fattura. Un ritardo tra l’approvazione e l’invio prolunga inutilmente il ciclo di pagamento.

Un evento calcolato che si verifica quando viene raggiunta la data di scadenza della fattura senza che il pagamento sia stato applicato integralmente. Questa attività non corrisponde a una transazione nel sistema, ma viene derivata dai dati esistenti.

Perché è importante

Questo evento è fondamentale per analizzare i tassi di pagamento puntuale e identificare le fatture che stanno diventando scadute. Costituisce il punto di attivazione delle attività di incasso e sollecito.

Questa attività indica la creazione di una registrazione contabile per registrare un pagamento ricevuto da un cliente. Segnala che il denaro è stato ricevuto, ma non è ancora stato applicato a una fattura specifica.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza per misurare il tempo di attraversamento dell’applicazione dell’incasso. Consente di distinguere tra la ricezione del denaro e la sua effettiva riconciliazione con le fatture aperte.

Rappresenta la compensazione di un pagamento cliente con una fattura specifica, riducendo il saldo residuo della fattura. Si tratta di una fase distinta in Dynamics 365, che collega la transazione del pagamento alla transazione della fattura.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per calcolare con precisione il DSO e comprendere l’efficienza del team che gestisce l’applicazione degli incassi. Indica il momento in cui il pagamento viene completamente riconciliato con quanto fatturato.

Questa attività indica lo stato finale di una fattura, il cui saldo è pari a zero perché è stata pagata integralmente o compensata con note di credito. Non si tratta di una transazione diretta, ma di uno stato dedotto in base alla situazione finanziaria della fattura.

Perché è importante

Questo evento indica il completamento con successo del ciclo Order to Cash per una singola fattura. Il tempo necessario per raggiungere questo stato è una misura primaria dell’efficienza complessiva del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una radiografia dei processi effettivi di fatturazione, identificando dove si verificano i ritardi, perché le rettifiche manuali sono frequenti e in che modo le varianti di processo incidono sull’efficienza. Aiuta a portare alla luce colli di bottiglia come approvazioni lente delle fatture e livelli elevati di rilavorazione, spesso nascosti nei report standard. Questo livello di dettaglio consente di comprendere il flusso reale e di individuare le aree da migliorare.

Per analizzare Order to Cash di fatturazione ed emissione delle fatture, sono generalmente necessari Event Log relativi alla creazione, all’approvazione, all’invio e all’applicazione dei pagamenti delle fatture. I dati principali includono il Numero fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività e i timestamp di ogni evento. Le informazioni sugli utenti e i dettagli dei relativi ordini possono arricchire ulteriormente l’analisi.

I dati possono essere estratti da Dynamics 365 utilizzando strumenti di reporting standard, query dirette al database o integrazioni tramite API, in base alla configurazione del sistema e alla soluzione di Process Mining. L’obiettivo è raccogliere Event Log che registrino ogni passaggio rilevante e il relativo timestamp per ciascuna fattura. Il processo di estrazione è generalmente di sola lettura e non interrompe le operazioni attive.

I primi insight possono spesso essere generati entro poche settimane dall’estrazione corretta dei dati e dal loro caricamento nello strumento di Process Mining. I tempi variano in base alla qualità e alla complessità dei dati, nonché alla disponibilità di risorse per l’analisi. Scoperte significative e attuabili emergono generalmente entro il primo o il secondo mese.

Tra i miglioramenti più comuni rientrano una riduzione dei tempi di ciclo per la generazione delle fatture, un minor numero di rettifiche manuali e una diminuzione dei Days Sales Outstanding, DSO. Ottimizzando processi come l’approvazione e la consegna delle fatture, le aziende possono migliorare l’accuratezza dell’applicazione degli incassi e ottimizzare l’utilizzo delle risorse nei reparti di fatturazione. Ne derivano significativi vantaggi operativi e finanziari.

No, il Process Mining è generalmente non invasivo. Analizza i dati storici estratti dal sistema Dynamics 365, senza interagire con le transazioni o i processi attivi. I metodi di estrazione dei dati sono generalmente progettati per ridurre al minimo l’impatto sulle prestazioni del sistema. L’analisi viene eseguita offline, garantendo la continuità operativa.

Certamente. Il Process Mining visualizza tutte le varianti effettive del processo, evidenziando le deviazioni dallo standard previsto. Osservando i percorsi non conformi o inefficienti, può individuare con precisione dove sono più necessari gli interventi di standardizzazione. In questo modo ottiene evidenze basate sui dati per perfezionare e applicare i processi ottimali, riducendo le rilavorazioni e migliorando l’aderenza alle procedure.

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