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Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay, elaborazione delle fatture

NetSuite

Purchase to Pay - Attributi dell’elaborazione delle fatture (19) Purchase to Pay - Attività di elaborazione delle fatture (14) Guide all’estrazione (3)

Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay, elaborazione delle fatture

Questo Template fornisce una guida completa per raccogliere i dati corretti e analizzare l’elaborazione delle fatture in NetSuite. Descrive i campi dati essenziali, le fasi chiave del processo e le indicazioni per estrarre queste informazioni in modo efficace. Seguendo questo Template, può assicurarsi che il Suo Event Log sia completo e pronto per una potente analisi di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività chiave da monitorare
Indicazioni per l’estrazione da NetSuite

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Purchase to Pay - Attributi dell’elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel Suo Event Log per un’analisi completa dell’elaborazione Purchase to Pay - delle fatture, assicurandosi di acquisire tutto il contesto necessario.

5 Obbligatorio 7 Consigliato 7 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Numero fattura InvoiceNumber	L'identificativo univoco di una fattura del fornitore all'interno del sistema.
Descrizione L'Invoice Number funge da identificativo principale del caso e collega tutte le attività e gli eventi relativi a un singolo Vendor Bill, dalla creazione al pagamento finale. Questo attributo è fondamentale per tracciare il percorso end-to-end di ogni fattura. Nell'analisi dei processi, questo numero consente al sistema di ricostruire l'intero ciclo di vita di una fattura. Raggruppando tutte le attività correlate sotto questo identificativo comune, gli analisti possono visualizzare il flusso del processo, misurare i tempi di ciclo e individuare variazioni o colli di bottiglia che incidono sulle singole fatture. Perché è importante È la chiave essenziale per tracciare il percorso di ogni fattura attraverso il processo di pagamento e consente un'analisi completa a livello di caso. Dove reperirlo In genere corrisponde al campo 'Transaction ID' o 'Invoice #' del record Vendor Bill in NetSuite. Esempi INV-0012345789-ABC-654202405-101
	Attività ActivityName	Il nome del passaggio del processo aziendale eseguito.
Descrizione Questo attributo descrive un'azione o un evento specifico verificatosi durante il ciclo di vita dell'elaborazione della fattura, come 'Vendor Bill Created', 'Bill Approved' o 'Bill Paid In Full'. Ogni attività rappresenta un punto distinto del processo. Le attività sono gli elementi costitutivi della mappa del processo. Analizzandone la sequenza e la frequenza è possibile comprendere il flusso effettivo del processo, individuare le deviazioni dalla procedura standard e identificare i cicli di rilavorazione ricorrenti o i passaggi inefficienti. Perché è importante Costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare la sequenza degli eventi nel ciclo di vita della fattura. Dove reperirlo Derivata dai log di sistema, dalle modifiche dello stato nel record Vendor Bill o da specifiche azioni dell'utente registrate nella cronologia del sistema. Esempi Vendor Bill creatoVendor Bill approvatoPagamento pianificato in un batch
	Ora di inizio EventTime	Il timestamp che indica quando si è verificata un'attività.
Descrizione Questo attributo acquisisce la data e l'ora precise in cui una specifica attività o un evento è stato registrato nel sistema. Fornisce il contesto cronologico dell'intero processo. I timestamp sono fondamentali per qualsiasi analisi dei processi basata sul tempo. Vengono utilizzati per calcolare le durate tra le attività, misurare i tempi di ciclo complessivi dei casi e analizzare le prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Timestamp accurati sono essenziali per identificare i colli di bottiglia e comprendere i ritardi di processo. Perché è importante Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e le metriche di performance, costituendo la base dell'analisi temporale dei processi. Dove reperirlo Ricavata dai campi data o dai log di sistema del record Vendor Bill e dei record delle transazioni correlate, come 'Date Created', 'Last Modified Date' o i campi relativi alla data di approvazione. Esempi 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
	Sistema di origine SourceSystem	Identifica il sistema da cui hanno avuto origine i dati.
Descrizione Questo attributo specifica l'applicazione di origine in cui sono stati generati i dati dell'evento. Per questo processo sarà generalmente 'NetSuite'. Negli ambienti con più sistemi integrati, questo campo è fondamentale per comprendere la provenienza dei dati e valutarne la qualità. Aiuta a distinguere le attività che si verificano in sistemi diversi ed è importante per costruire una visione completa del processo end-to-end. Perché è importante Fornisce il contesto sull'origine dei dati, elemento fondamentale negli ambienti multi-sistema per la risoluzione dei problemi e la convalida dei dati. Dove reperirlo In genere è un valore statico ('NetSuite') aggiunto durante il processo di estrazione dei dati. Esempi NetSuite
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp dell'ultimo aggiornamento o dell'ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo indica la data e l'ora dell'estrazione più recente dei dati dal sistema di origine. Fornisce informazioni sull'aggiornamento dei dati analizzati. Conoscere l'ora dell'ultimo aggiornamento dei dati è essenziale per capire se si stanno visualizzando le informazioni più recenti. Aiuta a gestire le aspettative sulla latenza dei dati e assicura che le decisioni si basino su dati di cui si conosce l'età. Perché è importante Informa gli analisti sull'aggiornamento dei dati, assicurando che ne conoscano la tempestività al momento di prendere decisioni. Dove reperirlo Questo timestamp viene generato e aggiunto durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2024-05-21T02:00:00Z
	Abbinata automaticamente IsAutoMatched	Un indicatore che specifica se la fattura è stata abbinata automaticamente a un ordine di acquisto senza intervento manuale.
Descrizione Questo attributo booleano indica se il sistema è riuscito ad abbinare automaticamente la fattura a un ordine di acquisto e a una ricevuta merci, in uno scenario di abbinamento a tre vie, sulla base di regole e tolleranze predefinite. Il valore «true» indica un processo di abbinamento senza intervento manuale. Questo attributo costituisce la base per il KPI «Tasso di abbinamento automatico delle fatture». Un tasso elevato di abbinamento automatico è un indicatore chiave di un sistema di elaborazione delle fatture altamente efficiente e automatizzato. L’analisi dei casi in cui il valore è «false» aiuta a individuare le cause degli errori di abbinamento e le opportunità di miglioramento dell’automazione. Perché è importante Misura direttamente il livello di automazione e di efficienza del processo di abbinamento delle fatture, evidenziando le opportunità per ridurre il lavoro manuale. Dove reperirlo Si tratta generalmente di un attributo derivato. Può essere dedotto dall’assenza dell’attività «Matching Discrepancy Identified» oppure verificando se la fattura è stata creata e approvata da un utente di sistema in un intervallo di tempo molto breve. Esempi truefalse
	Approvatore Approver	L'utente responsabile dell'approvazione o del rifiuto della fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o il responsabile che ha eseguito il passaggio di approvazione di una fattura. Nei Workflow con più livelli di approvazione, può contenere l'approvatore più recente o quello finale. Monitorare l'approvatore è essenziale per analizzare il ciclo di approvazione. Aiuta a individuare i colli di bottiglia mostrando quali persone o reparti presentano i tempi medi di approvazione più lunghi. Queste informazioni possono essere utilizzate per bilanciare i carichi di lavoro o fornire formazione aggiuntiva. Perché è importante Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e ad analizzare le prestazioni per persona o reparto, consentendo miglioramenti mirati. Dove reperirlo Ricavato dai log del Workflow o della cronologia delle approvazioni associati alla transazione Vendor Bill. Può trovarsi nelle 'System Notes' o in un registro personalizzato delle approvazioni. Esempi John SmithJane DoeResponsabile del dipartimento Finanza
	Data di scadenza del pagamento PaymentDueDate	La data entro la quale la fattura deve essere pagata per rispettare i termini di pagamento concordati.
Descrizione La Payment Due Date viene calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento negoziati con il fornitore, ad esempio Net 30 o Net 60. Costituisce la scadenza principale per l'esecuzione del pagamento. Questa data è fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti, un KPI importante per i rapporti con i fornitori e la salute finanziaria. Confrontando la data effettiva del pagamento con la scadenza, le organizzazioni possono monitorare la puntualità, individuare i fornitori che vengono pagati costantemente in ritardo e gestire il flusso di cassa in modo più efficace. Perché è importante È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, che incide direttamente sui rapporti con i fornitori e può contribuire a evitare le penali per ritardo. Dove reperirlo È il campo 'Due Date' del record Vendor Bill, spesso calcolato automaticamente in base al campo 'Terms'. Esempi 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Importo della fattura InvoiceAmount	Il valore monetario totale della fattura del fornitore.
Descrizione Questo attributo rappresenta l'importo totale dovuto indicato nella fattura, comprese eventuali imposte o altri oneri. È una metrica finanziaria fondamentale per ogni caso. Invoice Amount viene utilizzato per diverse finalità analitiche, tra cui la segmentazione delle fatture in fasce di valore, ad esempio di valore elevato o ridotto, per verificare se i tempi di elaborazione o i percorsi di approvazione differiscono. È inoltre essenziale per la reportistica finanziaria, per calcolare il valore delle fatture nelle diverse fasi e per analizzare l'impatto finanziario dei ritardi nei pagamenti. Perché è importante Consente l'analisi finanziaria e la segmentazione per valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere i fattori che determinano i costi. Dove reperirlo Corrisponde al campo 'Total' o 'Amount' nell'intestazione del record Vendor Bill in NetSuite. Esempi 1500.75250.0012500.50
	Nome del fornitore VendorName	Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Questo attributo identifica la denominazione legale del fornitore associato alla fattura. Il fornitore è un'entità fondamentale nel processo Purchase-to-Pay. Analizzare il processo per fornitore è essenziale per individuare problemi specifici legati ai fornitori. Aiuta a rispondere a domande come quali fornitori presentano i tempi di approvazione più lunghi, quali inviano il maggior numero di fatture che richiedono rilavorazioni e quali vengono pagati più spesso in ritardo. Questa segmentazione è fondamentale per la gestione dei rapporti con i fornitori e l'analisi delle prestazioni. Perché è importante Consente una segmentazione essenziale dei dati di processo per individuare i colli di bottiglia specifici dei fornitori, le prestazioni dei pagamenti e i problemi di Conformità. Dove reperirlo Ricavato dal campo 'Vendor' o 'Supplier' del record Vendor Bill, collegato ai dati anagrafici del fornitore. Esempi Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
	Pagata puntualmente IsPaidOnTime	Un indicatore che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato confronta il timestamp dell’attività «Bill Paid In Full» con la «Payment Due Date». Il valore è «true» se il pagamento è stato effettuato puntualmente e «false» in caso contrario. Questo attributo supporta direttamente il KPI «Tasso di pagamenti puntuali», una misura fondamentale della disciplina finanziaria e della gestione dei rapporti con i fornitori. Consente di filtrare e analizzare facilmente i pagamenti in ritardo per individuarne le cause principali, come ritardi nelle approvazioni o problemi nella pianificazione dei cicli di pagamento. Perché è importante Misura direttamente il rispetto delle condizioni di pagamento, fondamentale per i rapporti con i fornitori, per evitare penali e per la pianificazione finanziaria. Dove reperirlo Campo calcolato: TRUE se il timestamp dell’attività di pagamento finale è minore o uguale a «PaymentDueDate». Esempi truefalse
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato di elaborazione corrente della fattura.
Descrizione Questo attributo riflette lo stato corrente del Vendor Bill nel suo ciclo di vita, ad esempio 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full' o 'Rejected'. Lo stato fornisce una fotografia della posizione della fattura nel processo in un determinato momento. Viene utilizzato nei Dashboard operativi per monitorare il carico di lavoro corrente e il throughput. L'analisi delle transizioni di stato è inoltre una componente fondamentale del Process Mining, poiché spesso costituisce la base per la definizione delle attività. Perché è importante Fornisce una fotografia aggiornata dell'avanzamento delle fatture, consentendo di gestire il carico di lavoro e analizzare il throughput. Dove reperirlo È il campo 'Status' del record Vendor Bill in NetSuite. Esempi ApertaIn attesa di approvazioneApprovataPagata integralmente
	Data dello sconto DiscountDate	La scadenza entro la quale una fattura deve essere pagata per poter usufruire di uno sconto per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo specifica la data entro la quale una fattura deve essere pagata per usufruire degli eventuali sconti per pagamento anticipato offerti dal fornitore, come indicato nelle condizioni di pagamento, ad esempio «2% 10, Netto 30». Questa data è essenziale per calcolare il KPI «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato». Il monitoraggio delle prestazioni rispetto a questa data consente all’organizzazione di individuare le opportunità di risparmio non sfruttate e di ottimizzare la strategia di pagamento per massimizzare gli sconti acquisiti, con un impatto positivo significativo sulla redditività. Perché è importante È la data chiave per individuare e acquisire gli sconti per pagamento anticipato, con un impatto diretto sul risparmio sui costi e sulla redditività. Dove reperirlo Questa data deriva dalla data della fattura e dal campo «Terms» del record Vendor Bill. NetSuite la calcola come «Discount Date». Esempi 2023-04-252023-05-10
	Motivo del blocco del pagamento PaymentBlockReason	Il motivo per cui il pagamento di una fattura approvata è stato bloccato.
Descrizione Una fattura approvata per il pagamento può essere comunque sottoposta a un blocco per diversi motivi, come una contestazione del fornitore, un problema di qualità dei beni ricevuti o una decisione di gestione della liquidità. Questo attributo acquisisce il motivo specifico del blocco. Analizzare i motivi dei blocchi dei pagamenti e i relativi tempi di risoluzione è importante per ottimizzare il flusso di cassa e mantenere buoni rapporti con i fornitori. Aiuta a individuare i problemi ricorrenti che causano ritardi nei pagamenti anche dopo che una fattura è stata elaborata e approvata correttamente. Perché è importante Spiega perché le fatture approvate non vengono pagate, evidenziando i problemi operativi o finanziari che ritardano i pagamenti. Dove reperirlo Viene spesso gestito tramite una casella personalizzata 'Payment Hold' o 'Payment Block' e un elenco di motivi o un campo di testo corrispondente nel Vendor Bill. Esempi Conto del fornitore bloccatoIspezione della qualità in sospesoIn attesa della nota di credito
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo indicato quando una fattura viene rifiutata durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando un approvatore rifiuta una fattura, in genere indica un motivo, come 'Incorrect Amount', 'Duplicate Invoice' o 'Missing PO'. Questo attributo acquisisce tale motivazione. Queste informazioni sono fondamentali per l'analisi delle cause principali delle inefficienze di processo. Categorizzando e analizzando nel tempo i motivi dei rifiuti, le organizzazioni possono individuare problemi ricorrenti, come criticità legate a specifici fornitori o errori di inserimento dei dati, e adottare azioni correttive per ridurre rilavorazioni e ritardi. Perché è importante Fornisce una visione diretta delle cause principali delle rilavorazioni e dei problemi di processo, contribuendo a migliorare la percentuale di correttezza al primo tentativo. Dove reperirlo Questi dati vengono generalmente acquisiti in un campo memo o commento durante la fase di rifiuto di un Workflow di approvazione. Possono essere memorizzati nelle 'System Notes' o in un campo personalizzato. Esempi Quantità errataFattura duplicataDiscrepanza di prezzo rispetto all'ordine di acquisto
	Numero dell'ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	L'identificativo dell'ordine di acquisto associato alla fattura.
Descrizione Questo attributo collega una fattura del fornitore al relativo ordine di acquisto (PO) che ha autorizzato l'approvvigionamento di beni o servizi. Le fatture possono essere supportate da un PO oppure non esserlo. L'analisi per PO fornisce un contesto fondamentale per valutare l'efficienza della riconciliazione delle fatture. Aiuta a determinare la percentuale di riconciliazioni automatiche rispetto agli interventi manuali e a individuare le discrepanze tra fattura, PO e ricezione della merce. Un'elevata percentuale di incongruenze può indicare problemi nel processo di approvvigionamento. Perché è importante Collega la fattura al processo di approvvigionamento, elemento essenziale per analizzare l'efficienza della riconciliazione delle fatture e la Conformità della riconciliazione a tre vie. Dove reperirlo Disponibile nel record Vendor Bill, generalmente nelle righe degli articoli o in un campo dell'intestazione che lo collega a un PO. Esempi PO-005678PO-005891N/D
	Sconto acquisito DiscountTaken	Un indicatore che specifica se è stato acquisito con successo uno sconto disponibile per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato verifica se una fattura con uno sconto disponibile è stata pagata entro la «Discount Date». Il valore è «true» se lo sconto è stato acquisito e «false» se l’opportunità è stata persa. Questo attributo è essenziale per il KPI «Tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato». Aiuta i reparti finanziari a quantificare i risparmi non realizzati e a individuare i colli di bottiglia del processo, come le approvazioni lente, che impediscono di sfruttare condizioni di pagamento vantaggiose. Perché è importante Misura l’efficacia del processo nell’acquisire opportunità di risparmio sui costi, con un impatto diretto sul risultato economico dell’azienda. Dove reperirlo Campo calcolato: TRUE se la fattura contiene «DiscountDate» e l’attività di pagamento finale si è verificata entro tale data. Esempi truefalse
	Società controllata Subsidiary	La società o entità giuridica dell’organizzazione responsabile della fattura.
Descrizione In un’organizzazione composta da più entità, l’attributo Subsidiary identifica l’entità giuridica a cui appartiene la fattura del fornitore. Si tratta di un dato organizzativo fondamentale negli account NetSuite OneWorld. L’analisi del processo per società controllata consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali o aree geografiche. Aiuta a individuare le parti dell’organizzazione più efficienti e a condividere le best practice, oltre a evidenziare eventuali problemi specifici del processo. Perché è importante Consente di effettuare benchmarking e analisi delle prestazioni tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione. Dove reperirlo È il campo standard «Subsidiary» presente in tutti i record delle transazioni di un account NetSuite OneWorld. Esempi Stati Uniti occidentaliSede centrale EMEAServizi APAC
	Valuta Currency	La valuta dell’importo della fattura.
Descrizione Questo attributo specifica la valuta in cui è denominata la fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È particolarmente importante per le aziende che operano in più Paesi. La valuta fornisce il contesto essenziale per tutti i valori monetari. Nell’analisi, garantisce che i dati finanziari siano interpretati correttamente e consente di effettuare la conversione appropriata quando si aggregano metriche finanziarie relative a regioni diverse. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per tutti gli importi finanziari, garantendo un’analisi accurata in ambienti con più valute. Dove reperirlo È il campo «Currency» del record Vendor Bill, generalmente compilato per impostazione predefinita a partire dal record principale del fornitore. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Purchase to Pay - Attività di elaborazione delle fatture

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nel Suo Event Log per individuare con precisione il processo e identificare i colli di bottiglia nel Workflow delle fatture.

5 Consigliato 9 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Vendor Bill approvato	Indica l'approvazione finale del Vendor Bill, autorizzandone il pagamento. È una tappa fondamentale, generalmente acquisita come modifica esplicita dello stato ad 'Approved' nel Workflow di approvazione del sistema.
Perché è importante È un punto di controllo fondamentale che condiziona il processo di pagamento. I ritardi in questa fase costituiscono un collo di bottiglia frequente e il monitoraggio dell'attività è essenziale per gestire la puntualità dei pagamenti e il flusso di cassa. Dove reperirlo Acquisito dalle note di sistema o dall'audit trail del Vendor Bill, in particolare dal timestamp in cui il campo 'Approval Status' viene impostato su 'Approved'. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato ad 'Approved' nell'audit trail del Vendor Bill. Tipo di evento explicit
	Vendor Bill creato	Questa attività indica la creazione in NetSuite del record Vendor Bill, che costituisce il punto di partenza del percorso di elaborazione della fattura. L'evento viene acquisito dalla data di creazione del record transazione Vendor Bill.
Perché è importante Questo è il principale evento di avvio del ciclo di vita della fattura. Analizzando il tempo che intercorre tra questa attività e le successive, è possibile rilevare il tempo totale di elaborazione ed evidenziare i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati. Dove reperirlo Dal campo 'Date Created' o dal campo della data della transazione nel record Vendor Bill. Ogni Vendor Bill dispone di un ID interno e di un numero di transazione univoci. Acquisizione Timestamp della creazione della transazione Vendor Bill. Tipo di evento explicit
	Vendor Bill pagato integralmente	Questa attività indica che il Vendor Bill è stato pagato integralmente e che il relativo stato è stato aggiornato. Rappresenta il completamento positivo del processo, dedotto da una modifica dello stato del documento stesso.
Perché è importante È il principale evento di fine del percorso standard del ciclo di vita della fattura. Misurare il tempo totale necessario per raggiungere questo stato fornisce il tempo di ciclo end-to-end del processo. Dove reperirlo Viene dedotto dalle note di sistema o dall'audit trail del record Vendor Bill, in particolare dal timestamp in cui lo stato passa a 'Paid in Full'. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato a 'Paid in Full' nel Vendor Bill. Tipo di evento inferred
	Vendor Bill registrato nel GL	Questa attività rappresenta il momento in cui il Vendor Bill approvato incide sul libro mastro generale. Nelle configurazioni standard di NetSuite, ciò avviene automaticamente al momento dell'approvazione finale del documento.
Perché è importante È un punto di controllo finanziario fondamentale, che assicura la corretta rilevazione delle passività. Monitorare le deviazioni, come i pagamenti effettuati prima della registrazione, è essenziale per l'analisi della Conformità. Dove reperirlo Il flag 'Posting' del Vendor Bill viene impostato su true. Il timestamp può essere ricavato dalla data dell'evento di approvazione, poiché la registrazione avviene generalmente in modo sincrono con l'approvazione. Acquisizione Timestamp dell'azione di approvazione finale che attiva la registrazione nel GL. Tipo di evento explicit
	Vendor Payment creato	Questa attività indica la creazione della transazione di pagamento che salda il Vendor Bill. È un evento esplicito acquisito dalla creazione di un record Vendor Payment collegato al documento.
Perché è importante Rappresenta l'esecuzione del pagamento, un passaggio fondamentale per l'analisi dei pagamenti puntuali e la previsione del flusso di cassa. È una tappa importante prima della conclusione del processo. Dove reperirlo Dalla data di creazione del record della transazione Vendor Payment. Il record del pagamento contiene, nella sottolista 'Apply', un riferimento al Vendor Bill che sta pagando. Acquisizione Timestamp della creazione della transazione Vendor Payment. Tipo di evento explicit
	Blocco del pagamento impostato	Su una fattura approvata viene applicato attivamente un blocco del pagamento, impedendone il pagamento. L'evento viene spesso dedotto dalla selezione di una casella specifica o dall'applicazione di uno stato personalizzato 'Hold'.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per il Dashboard 'Payment Block Resolution Analysis'. Individua i ritardi tra l'approvazione e la disponibilità al pagamento, che possono danneggiare i rapporti con i fornitori. Dove reperirlo Viene dedotto dall'audit trail della casella 'Payment Hold' o di un campo di stato personalizzato nella transazione Vendor Bill. Acquisizione Timestamp dell'evento di modifica del campo 'Payment Hold' o di un campo analogo. Tipo di evento inferred
	Blocco del pagamento rimosso	Il blocco del pagamento applicato a una fattura viene rimosso, rendendola nuovamente idonea al pagamento. L'evento viene dedotto dalla deselezione della casella 'Payment Hold' o da una modifica dello stato che porta il documento fuori dallo stato 'Hold'.
Perché è importante Misurare la durata tra 'Payment Block Set' e questa attività rivela l'efficienza del processo di risoluzione. Aiuta a individuare le cause ricorrenti dei blocchi e a semplificarne la rimozione. Dove reperirlo Viene dedotto dall'audit trail quando la casella 'Payment Hold' viene deselezionata o quando un campo di stato personalizzato viene aggiornato nel Vendor Bill. Acquisizione Timestamp dell'evento di modifica con cui viene cancellato il campo 'Payment Hold' o un campo analogo. Tipo di evento inferred
	Discrepanza di riconciliazione identificata	Questa attività si verifica quando un documento che dovrebbe essere riconciliato con un ordine di acquisto non supera le regole di riconciliazione automatica e richiede una verifica manuale. Spesso viene dedotta dal passaggio del documento a uno stato specifico 'Matching Hold' o 'Discrepancy'.
Perché è importante Evidenzia le inefficienze nei processi di approvvigionamento e ricezione che comportano rilavorazioni manuali. Supporta direttamente il Dashboard 'Invoice Matching Efficiency' e il KPI 'Matching Discrepancy Rework Rate'. Dove reperirlo Viene dedotto da una modifica dello stato del Vendor Bill che indica un blocco o un'eccezione, oppure dall'individuazione di documenti collegati a un PO che hanno richiesto modifiche manuali significative prima dell'approvazione. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato a 'hold' o 'mismatch'. Potrebbe essere necessario analizzare campi personalizzati o Workflow. Tipo di evento inferred
	Nota di credito applicata	Rappresenta l'applicazione di una nota di credito del fornitore a un documento, riducendo l'importo dovuto. È un evento esplicito acquisito dal record di applicazione della transazione Vendor Credit.
Perché è importante Mostra un percorso alternativo per chiudere una fattura che non prevede un pagamento diretto in contanti. Un ricorso frequente alle note di credito può indicare problemi nell'accuratezza dell'ordine iniziale o nelle prestazioni del fornitore. Dove reperirlo Dal record di applicazione che collega un Vendor Credit a un Vendor Bill. La data di applicazione costituisce il timestamp dell'evento. Acquisizione Timestamp dell'applicazione di una transazione Vendor Credit al Vendor Bill. Tipo di evento explicit
	Pagamento pianificato in un batch	La fattura approvata viene selezionata e inclusa in un batch di pagamento per l'esecuzione futura. Si tratta di un'azione esplicita con cui i documenti vengono aggiunti a un Vendor Payment Batch o elaborati tramite la pagina 'Pay Bills'.
Perché è importante Mostra il passaggio da una passività approvata a un'uscita di cassa prevista. Analizzare i ritardi tra l'approvazione e la pianificazione può rivelare strategie di gestione della liquidità o inefficienze nel processo di esecuzione dei pagamenti. Dove reperirlo Può essere difficile acquisirlo come evento distinto. Spesso fa parte del processo stesso di creazione del pagamento e può essere dedotto dalla data di creazione di un record di batch di pagamento che include il documento. Acquisizione Timestamp di creazione del record del batch di pagamento che fa riferimento alla fattura. Tipo di evento inferred
	Sconto per pagamento anticipato non ottenuto	Evento calcolato che indica che il pagamento di una fattura con condizioni di pagamento anticipato disponibili non è stato eseguito entro la finestra utile per lo sconto. L'evento viene ricavato confrontando la data del pagamento con la data limite dello sconto.
Perché è importante Supporta direttamente il KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' quantificando i risparmi persi. Aiuta le organizzazioni a individuare i problemi di processo o di flusso di cassa che impediscono di usufruire degli sconti. Dove reperirlo Si tratta di un evento calcolato. Richiede il confronto tra la 'Date' della transazione Vendor Payment applicata e il campo 'Discount Date' del record Vendor Bill di origine. Acquisizione Confrontare la data del Vendor Payment con la data dello sconto del Vendor Bill. Se la data del pagamento è successiva alla data dello sconto, l'evento si verifica. Tipo di evento calculated
	Vendor Bill inviato per l'approvazione	Rappresenta il momento in cui il Vendor Bill creato viene formalmente inviato a un Workflow di approvazione. In genere viene dedotto dal passaggio dello stato del documento da 'Open' o 'Pending Submission' a 'Pending Approval'.
Perché è importante Avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo che intercorre tra questo evento e 'Bill Approved' o 'Bill Rejected' è fondamentale per il Dashboard Invoice Approval Cycle Time Analysis. Dove reperirlo Viene dedotto dalle note di sistema o dall'audit trail del record Vendor Bill, monitorando in particolare le modifiche al campo 'Approval Status'. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato a 'Pending Approval' nell'audit trail del Vendor Bill. Tipo di evento inferred
	Vendor Bill inviato per la rilavorazione	Si verifica quando un approvatore o un revisore restituisce la fattura all'autore per una correzione. L'evento viene dedotto da una modifica dello stato che fa retrocedere il documento nel Workflow, ad esempio da 'Pending Approval' a 'Pending Submission'.
Perché è importante Identifica i cicli di rilavorazione che prolungano significativamente i tempi di elaborazione e aumentano il lavoro manuale. Il monitoraggio di questo evento aiuta a individuare le cause più comuni degli errori, come codifiche errate o errori di inserimento dei dati. Dove reperirlo Viene dedotto dalle note di sistema o dall'audit trail del Vendor Bill, cercando una regressione dello stato o uno specifico stato 'Rework'. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato che indica un passaggio indietro nel Workflow di approvazione. Tipo di evento inferred
	Vendor Bill rifiutato	Il Vendor Bill viene rifiutato da un approvatore e rimosso dalla coda di elaborazione attiva. L'evento viene acquisito da una modifica esplicita dello stato a 'Rejected' e spesso rappresenta uno stato terminale, salvo che il documento non venga inviato nuovamente.
Perché è importante Evidenzia i problemi di processo, come fatture duplicate o informazioni errate sui fornitori. Monitorare la frequenza e le cause dei rifiuti aiuta a migliorare l'accuratezza al primo tentativo e a ridurre il lavoro sprecato. Dove reperirlo Acquisito dalle note di sistema o dall'audit trail del Vendor Bill, registrando il timestamp in cui il campo 'Approval Status' viene impostato su 'Rejected'. Acquisizione Timestamp della modifica dello stato a 'Rejected' nell'audit trail del Vendor Bill. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i Suoi dati da NetSuite

Passaggi

Acceda a NetSuite: acceda al Suo account NetSuite con un ruolo autorizzato a creare ed eseguire Saved Search di tipo «Transaction».
Acceda alle Saved Search: vada a Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New.
Selezioni il tipo di ricerca: dall’elenco dei nuovi tipi di ricerca, selezioni «Transaction».
Definisca i criteri di ricerca: nella scheda «Criteria», configuri i seguenti filtri per restringere i dati:
- imposti «Type» su «is any of» «Vendor Bill», «Vendor Payment», «Vendor Credit». In questo modo acquisirà tutti i tipi di transazione rilevanti per il ciclo di vita della fattura.
- imposti «Main Line» su «is» «true». Questo filtro seleziona le informazioni a livello di intestazione, evitando righe duplicate per ogni voce.
- aggiunga un filtro «Date», ad esempio «Date Created», per un periodo specifico, come gli ultimi 6 mesi, così da mantenere gestibile il dataset iniziale. Per esempio, selezioni «is within» «last fiscal year».
- (Facoltativo) aggiunga un filtro «Subsidiary» se la Sua organizzazione utilizza più società controllate.
Specifichi le colonne dei risultati: acceda alla scheda «Results». Questo è il passaggio più importante. Aggiunga tutte le colonne necessarie per l’Event Log. Deve includere i campi che contengono i timestamp dei diversi eventi aziendali, gli stati e gli attributi dimensionali. Consulti la sezione «query» per l’elenco completo delle colonne consigliate e dei relativi ID dei campi NetSuite.
Imposti le opzioni aggiuntive: nella scheda «Available Filters», valuti l’aggiunta di «Date» come filtro. In questo modo gli utenti potranno modificare l’intervallo di date quando eseguono la ricerca, senza modificare la definizione della ricerca.
Salvi ed esegua la ricerca: assegni alla Saved Search un nome descrittivo, ad esempio «ProcessMind_P2P_Invoice_Extraction», quindi faccia clic su «Save & Run».
Esporti i risultati: quando vengono visualizzati i risultati della ricerca, faccia clic sull’icona «Export - CSV» per scaricare i dati come file CSV.
Trasformi i dati: il file esportato è una tabella piatta, con una riga per ogni transazione. Deve essere trasformato in una struttura di Event Log, in cui ogni riga rappresenta una singola attività. Utilizzi uno script, ad esempio Python con pandas, oppure uno strumento di preparazione dei dati per effettuare il pivot dei dati. Per ogni riga del CSV, crei più righe di output, una per ogni colonna di data rilevante, come «Date Created», «Date Approved» e «Payment Date». Ogni nuova riga rappresenterà un’attività come «Vendor Bill Created», «Bill Approved» o «Vendor Payment Created», utilizzando la data corrispondente come «EventTime».
Calcoli gli eventi derivati: durante la trasformazione, calcoli gli eventi derivati. Per esempio, per generare l’attività «Early Payment Discount Missed», confronti il campo «Payment Date» con il campo «Discount Due Date». Se il pagamento è stato effettuato dopo la data dello sconto, crei una riga di evento corrispondente.
Finalizzi l’Event Log: verifichi che il file CSV trasformato finale contenga le colonne obbligatorie: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem e LastDataUpdate, oltre agli altri attributi consigliati. Il file è ora pronto per essere caricato in uno strumento di Process Mining.

Configurazione

Tipo di ricerca: Transaction. Questo tipo di ricerca consente di accedere a fatture dei fornitori, pagamenti e note di credito.
Criteri, Main Line: imposti questo valore su «True» per assicurarsi di estrarre solo le informazioni a livello di intestazione di ogni transazione, evitando eventi duplicati derivanti dalle righe della transazione.
Criteri, tipo di transazione: filtri «Vendor Bill», «Vendor Payment» e «Vendor Credit» per acquisire l’intero ciclo di vita, dalla ricezione della fattura al pagamento, comprese eventuali applicazioni di crediti.
Intervallo di date: utilizzi il campo «Date Created» per filtrare un periodo gestibile, in genere da 3 a 12 mesi di dati, così da garantire prestazioni e rilevanza.
Risultati, colonne: deve aggiungere un insieme completo di colonne per acquisire tutti i possibili timestamp degli eventi e gli attributi. Sono incluse le date di creazione, i campi di stato, le date di approvazione, le date di pagamento, le date di scadenza e i dettagli delle transazioni correlate. Consulti la sezione query per l’elenco completo.
Autorizzazioni: il ruolo utente che esegue la ricerca deve disporre delle autorizzazioni di visualizzazione per Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit e per i record correlati, come Vendor ed Employee.
Prestazioni: per dataset molto grandi, composti da milioni di transazioni, valuti l’esecuzione della ricerca negli orari di minore attività oppure suddivida l’esportazione in periodi più brevi, ad esempio trimestrali, per evitare timeout.

a Query di esempio config

Below is the configuration for the NetSuite Saved Search, detailing the criteria (filters) and the result columns needed to extract the data.

**Search Type**: Transaction

**Criteria (Filters)**:
| Field | Description | Value |
|---|---|---|
| Type | Transaction Type | is any of: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit |
| Main Line | Main Line Filter | is true |
| Date Created | Date Filter | is within: [Specify Date Range, e.g., last 6 months] |
| Subsidiary | Subsidiary Filter | is: [Your Subsidiary Name] (if applicable) |

**Results (Columns)**:
| Column Label | Field ID | Description |
|---|---|---|
| InvoiceNumber | tranid | Case ID. The unique number for the bill, payment, or credit. |
| InternalID | internalid | Internal system ID for joining. |
| DateCreated | datecreated | Timestamp for 'Vendor Bill Created' activity. |
| VendorName | entity | Required attribute 'Vendor Name'. |
| InvoiceAmount | amount | Required attribute 'Invoice Amount'. |
| DueDate | duedate | Required attribute 'Payment Due Date'. |
| Approver | approver | Recommended attribute 'Approver'. May require drilling into related fields. |
| ApprovalStatus | approvalstatus | Field for inferring activities like 'Bill Submitted For Approval', 'Bill Approved', 'Bill Rejected'. |
| SystemNotes_ApprovalStatus_Date | formuladate | Formula: `NS_CONCAT('systemnotes.newvalue=''Approved''')` to get the approval date. Similar formulas needed for other statuses. |
| PaymentDueDate | duedate | Attribute for 'Payment Due Date'. |
| Terms | terms | Used with Discount Date to derive 'Early Payment Discount Missed'. |
| DiscountDate | discountdate | The date by which payment must be made to receive a discount. |
| Status | statusref | The current status of the transaction, e.g., 'Open', 'Paid in Full'. |
| DatePostedToGL | trandate | Timestamp for 'Bill Posted To GL', typically the transaction date. |
| AppliedToTransaction | appliedtotransaction | Links payments/credits to the original bill. |
| ApplyingTransaction | applyingtransaction | Links bills to their payments/credits. |
| PaymentDate | applyingtransaction.trandate | The date of the payment transaction. Used for 'Vendor Payment Created' and 'Bill Paid In Full' events. |
| CreditMemoDate | applyingtransaction.trandate | The date a credit memo was applied. |
| PaymentHold | custbody_payment_hold | Placeholder for a custom 'Payment Block Set' / 'Released' checkbox. Track changes via System Notes. |
| MatchingStatus | custbody_matching_status | Placeholder for a custom field to identify 'Matching Discrepancy Identified'. |
| IsAutoMatched | custbody_is_auto_matched | Placeholder for a custom field for the 'Is Auto Matched' attribute. |

Passaggi

Prerequisiti: verifichi che nel Suo account NetSuite sia abilitato il modulo SuiteAnalytics Connect. Scarichi e installi il driver ODBC o JDBC appropriato per il Suo sistema operativo dalla home Dashboard di NetSuite, alla voce «Settings» > «Set Up SuiteAnalytics Connect».
Configuri il driver: configuri un nuovo DSN (Data Source Name) per il driver ODBC oppure le proprietà di connessione per il driver JDBC. Le serviranno Service Host, Port, Data Source, Account ID e il Role ID che intende utilizzare per la connessione.
Stabilisca la connessione: utilizzi uno strumento client SQL, come DBeaver, DBVisualizer o Microsoft Excel, per connettersi alla fonte dati NetSuite tramite il driver e le credenziali configurate. Le credenziali utente devono essere associate a un ruolo autorizzato ad accedere ai record delle transazioni e delle entità.
Prepari la query SQL: copi la query SQL completa fornita nella sezione «query» di questo documento. La query è progettata per estrarre tutte le attività e gli attributi necessari per l’analisi dell’elaborazione delle fatture.
Personalizzi i parametri della query: prima dell’esecuzione, modifichi i segnaposto presenti nella query. Sostituisca [START_DATE] e [END_DATE] con l’intervallo di date desiderato, ad esempio «2023-01-01». Se opera in un ambiente con più società controllate, sostituisca [Your_Company_Subsidiary_ID] con l’ID numerico corretto della società controllata che desidera analizzare.
Adegui la query alle personalizzazioni: esamini le sezioni della query contrassegnate da commenti relativi ai campi personalizzati, in particolare per attività come «Matching Discrepancy Identified» e «Payment Block Set». Adegui i nomi dei campi, ad esempio custbody_approval_status e custbody_payment_hold, alla configurazione NetSuite specifica della Sua organizzazione.
Esegua la query: esegua la query SQL personalizzata nel client SQL connesso. Il tempo di esecuzione varia in base all’intervallo di date e al volume di dati presenti nel Suo account NetSuite.
Esamini i risultati: al termine della query, effettui una breve verifica dei dati restituiti per assicurarsi che colonne e righe siano visualizzate come previsto. Controlli la presenza di attività diverse e di attributi completi.
Esporti in CSV: esporti l’intero set di risultati dal client SQL in un file CSV. Verifichi che il file utilizzi la codifica UTF-8 per evitare problemi con i caratteri speciali.
Prepari il caricamento: verifichi che il file CSV contenga le intestazioni obbligatorie (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem, LastDataUpdate) e che la colonna EventTime utilizzi un formato timestamp coerente, ad esempio YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Il file è ora pronto per essere caricato nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Licenza SuiteAnalytics Connect: questo metodo di estrazione richiede una licenza valida e attiva per il modulo NetSuite SuiteAnalytics Connect. La licenza fornisce i driver necessari e l’accesso al database sottostante.
Autorizzazioni del ruolo utente: il ruolo NetSuite utilizzato per la connessione deve disporre di autorizzazioni sufficienti. Come minimo, sono necessari i permessi «View» per Transactions, nello specifico Vendor Bills, Vendor Payments e Vendor Credits, per Lists > Entities e per Setup > System Notes.
Intervallo di date: è fondamentale filtrare la query in base a un intervallo di date specifico utilizzando i parametri [START_DATE] e [END_DATE]. Per un’analisi iniziale, si consiglia un intervallo da 3 a 6 mesi, così da mantenere gestibili il volume dei dati e le prestazioni. È sconsigliato estrarre più anni di dati con una singola query.
Filtro per società controllata: negli account NetSuite OneWorld, il filtro per società controllata (subsidiary_id) è essenziale per garantire che i dati corrispondano a una singola entità giuridica e a un processo coerente. È necessario sostituire il segnaposto [Your_Company_Subsidiary_ID].
Campi personalizzati: la query presuppone una combinazione di campi standard e di campi personalizzati comuni per il monitoraggio degli stati. Si prepari a individuare e sostituire gli ID dei campi personalizzati della Sua azienda per gli stati di approvazione, i blocchi dei pagamenti e le informazioni sugli abbinamenti. Questi elementi sono indicati nei commenti della query.

a Query di esempio sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT 
        T.transaction_id,
        T.tranid AS InvoiceNumber,
        E.companyname AS VendorName,
        T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        T.dueDate AS PaymentDueDate,
        T.createdDate,
        T.status AS InvoiceStatus,
        T.approvalstatus,
        T.tranDate,
        -- Placeholder for IsAutoMatched logic. Adjust based on your configuration.
        -- This might be a custom field on the bill or inferred from other data.
        'No' AS IsAutoMatched 
    FROM 
        Transaction T
    JOIN 
        Entity E ON T.entity_id = E.entity_id
    WHERE 
        T.type = 'VendBill'
        AND T.createdDate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        AND T.subsidiary_id = [Your_Company_Subsidiary_ID]
),
Payments AS (
    SELECT 
        ATL.prev_tran_id AS bill_id,
        MAX(P.trandate) AS final_payment_date
    FROM
        Transaction P
    JOIN 
        TransactionLine APL ON P.transaction_id = APL.transaction_id
    JOIN
        AppliedToTransactionLink ATL ON APL.transactionline_id = ATL.appliedtolink_id
    WHERE P.type = 'VendPymt'
    GROUP BY ATL.prev_tran_id
)
-- 1. Vendor Bill Created
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
    B.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id

UNION ALL

-- 2. Bill Submitted For Approval / 5. Bill Approved / 6. Bill Rejected
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value_id = '2' THEN 'Bill Approved' -- '2' is typically the internal ID for 'Approved'
        WHEN SN.new_value_id = '3' THEN 'Bill Rejected' -- '3' is typically the internal ID for 'Rejected'
        WHEN SN.new_value_id = '1' AND SN.old_value_id = '2' THEN 'Bill Sent For Rework' -- Example: Approved back to Pending
        WHEN SN.new_value_id = '1' THEN 'Bill Submitted For Approval' -- '1' is 'Pending Approval'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id IN ('1', '2', '3')

UNION ALL

-- 3. Matching Discrepancy Identified / 4. Bill Sent For Rework (via custom status)
-- This section is highly dependent on custom fields and workflow. Adjust field name as needed.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value = 'Matching Hold' THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        WHEN SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Custom_Status_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_INVOICE_STATUS'
    AND (SN.new_value = 'Matching Hold' OR (SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval'))

UNION ALL

-- 7. Payment Block Set / 8. Payment Block Released
-- Assumes a custom checkbox field 'custbody_payment_hold'. 'T' for True, 'F' for False.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE WHEN SN.new_value = 'T' THEN 'Payment Block Set' ELSE 'Payment Block Released' END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Payment_Hold_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD'
    AND SN.new_value IN ('T', 'F')

UNION ALL

-- 9. Bill Posted To GL
-- This typically happens upon approval in standard configurations.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime, -- Using approval date as posting date
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id = '2' -- 'Approved'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled In Batch / 12. Vendor Payment Created
-- Using Vendor Payment creation as the event for both.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Payment Created' AS ActivityName, 
    P.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN PayDates.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction P ON APL.transaction_id = P.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments PayDates ON B.transaction_id = PayDates.bill_id
WHERE P.type = 'VendPymt'

UNION ALL

-- 11. Early Payment Discount Missed
-- This event is created if a payment exists and was made after the discount date.
SELECT
    B.InvoiceNumber,
    'Early Payment Discount Missed' AS ActivityName,
    T.discountDate + 1 AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    'No' AS IsPaidOnTime
FROM
    BaseInvoices B
JOIN 
    Transaction T ON B.transaction_id = T.transaction_id
JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    T.discountDate IS NOT NULL
    AND P.final_payment_date > T.discountDate

UNION ALL

-- 13. Bill Paid In Full
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_STATUS' AND SN.new_value_id = 'B' -- 'B' is 'Paid In Full' for Vendor Bills

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Credit Memo Applied' AS ActivityName, 
    C.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction C ON APL.transaction_id = C.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE C.type = 'VendCred'

Passaggi

Abiliti i Web Services NetSuite: acceda a NetSuite come amministratore. Vada a Setup > Company > Enable Features. Nella scheda secondaria SuiteCloud, verifichi che REST WEB SERVICES sia abilitato. Abiliti anche SUITEQL, se non lo è già.
Crei un record di integrazione: vada a Setup > Integration > Manage Integrations > New. Crei un nuovo record di integrazione, assicurandosi di abilitare Token,Based Authentication e OAuth 2.0. Salvi il record e conservi in modo sicuro il Consumer Key e il Consumer Secret generati.
Crei un Access Token: vada a Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Selezioni il record di integrazione appena creato, l’utente appropriato e un ruolo con autorizzazioni di visualizzazione per Vendor Bills, Vendor Payments e System Notes. Salvi il token e conservi in modo sicuro il Token ID e il Token Secret.
Configuri l’ambiente Python: verifichi di avere Python 3 installato. Installi le librerie necessarie eseguendo il seguente comando nel terminale: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Configuri lo script Python: copi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_netsuite_p2p.py. Sostituisca i valori segnaposto di ns_account_id, consumer_key, consumer_secret, token_id e token_secret con le credenziali ottenute nei passaggi precedenti.
Personalizzi la query SuiteQL: esamini la stringa contenente la query SuiteQL presente nello script. Presti particolare attenzione ai segnaposto relativi ai campi e agli stati personalizzati, come custbody_payment_hold o [Matching Discrepancy Status]. Li adegui alla configurazione NetSuite specifica della Sua organizzazione. Imposti inoltre il filtro dell’intervallo di date nella clausola WHERE per limitare l’estrazione iniziale.
Esegua lo script: esegua lo script dal terminale utilizzando il comando: python extract_netsuite_p2p.py. Lo script si connetterà all’API NetSuite, eseguirà la query, gestirà la paginazione e recupererà i dati.
Monitori l’estrazione: lo script mostrerà nella console gli aggiornamenti sull’avanzamento, indicando il numero di record recuperati. Per dataset di grandi dimensioni, il processo potrebbe richiedere tempo.
Esamini il file di output: al termine dello script, verrà generato un file denominato netsuite_invoice_event_log.csv. Questo file CSV contiene l’Event Log estratto.
Prepari il caricamento: apra il file CSV per verificare che i dati siano strutturati correttamente e contengano le intestazioni obbligatorie: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem e LastDataUpdate. Il file è ora pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Credenziali di autenticazione: deve disporre delle seguenti credenziali ottenute da un Integration Record e da un Access Token NetSuite: Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID e Token Secret.
Autorizzazioni del ruolo utente: il ruolo NetSuite associato all’access token deve disporre almeno di autorizzazioni di livello «View» per i seguenti tipi di record: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Entity, per i dettagli del fornitore, e System Note.
Filtro dell’intervallo di date: è fondamentale applicare un filtro per intervallo di date nella query SuiteQL, così da gestire prestazioni e volume dei dati. La query fornita include il segnaposto WHERE transaction.trandate >= '[YYYY-MM-DD]'. Si consiglia di iniziare con un periodo di dati compreso tra 3 e 6 mesi.
Filtro per società controllata: per gli account NetSuite OneWorld, deve aggiungere un filtro per la società controllata specifica che desidera analizzare, ad esempio AND transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID], per evitare di estrarre dati da tutte le entità giuridiche.
Adeguamento dei campi personalizzati: la query utilizza segnaposto per attività spesso monitorate tramite campi o stati personalizzati, come custbody_payment_hold per i blocchi dei pagamenti. Deve individuare gli ID corretti dei campi nella Sua istanza NetSuite e aggiornare di conseguenza la query.
Limitazione della frequenza delle API: tenga conto dei limiti di concorrenza e di frequenza delle API NetSuite. Per estrazioni molto grandi potrebbe essere necessario aggiungere pause o una logica di back,off allo script, così da evitare che l’API limiti le richieste.

a Query di esempio python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import os
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
ns_account_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_ACCOUNT_ID', class="hl-string">'YOUR_ACCOUNT_ID')
consumer_key = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_KEY')
consumer_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_SECRET')
token_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_ID')
token_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_SECRET')

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the NetSuite REST API URL
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use .suitetalk.api for production, .connect.api for sandbox
url_base = fclass="hl-string">"https://{ns_account_id.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
query_url = fclass="hl-string">"{url_base}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query unions multiple subqueries to create a complete event log.
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MUST customize placeholders like class="hl-string">'[Matching Discrepancy Status]' and class="hl-string">'custbody_payment_hold'.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    InvoiceNumber,
    ActivityName,
    EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.TO_CHAR(CURRENT_TIMESTAMP, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    VendorName,
    InvoiceAmount,
    PaymentDueDate,
    Approver,
    InvoiceStatus,
    IsAutoMatched,
    IsPaidOnTime
FROM (
    -- 1. Vendor Bill Created
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
        transaction.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        transaction.nextapprover AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD') -- Set your date range

    UNION ALL

    -- 2. Bill Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Rework) from System Notes
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Submitted For Approval'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Approved' THEN 'Bill Approved'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Rejected' THEN 'Bill Rejected'
            -- Configure the 'old value' based on your rework process
            WHEN systemnote.newvalue = 'Open' AND systemnote.oldvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
            ELSE NULL
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' -- This is a common field, but may vary
        AND ActivityName IS NOT NULL
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 3. Matching Discrepancy Identified
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        'No' AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' -- May also be approvalstatus
        AND systemnote.newvalue = '[Matching Discrepancy Status]' -- *** CONFIGURE THIS VALUE ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 7 & 8. Payment Block Set/Released (using a custom field)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'T' THEN 'Payment Block Set'
            WHEN systemnote.newvalue = 'F' THEN 'Payment Block Released'
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD' -- *** CONFIGURE YOUR CUSTOM FIELD ID ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 9. Bill Posted to GL (assumed to occur at approval time)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        'Posted' AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 12. Vendor Payment Created & 10. Payment Scheduled In Batch (Approximated)
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Payment Created' AS ActivityName,
        payment.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        payment.createdby AS Approver,
        payment.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        CASE WHEN payment.trandate <= bill.duedate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS payment
    JOIN
        TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        payment.type = 'VendPymt' AND payment.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND payment.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 13. Bill Paid In Full
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' AND systemnote.newvalue = 'Paid In Full'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 14. Credit Memo Applied
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Credit Memo Applied' AS ActivityName,
        credit.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        credit.createdby AS Approver,
        credit.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS credit
    JOIN
        TransactionLine AS creditLine ON credit.id = creditLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON creditLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        credit.type = 'VendCred' AND credit.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND credit.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    -- Note: 'Early Payment Discount Missed' is best derived in post-processing. A query for it is complex and unreliable.
)
ORDER BY
    InvoiceNumber, EventTime
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session):
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = json.dumps({class="hl-string">'q': query})
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size

    while True:
        paginated_url = fclass="hl-string">"{query_url}?limit={limit}&offset={offset}"
        try:
            response = oauth_session.post(paginated_url, headers=headers, data=payload)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()

            if not data or class="hl-string">'items' not in data or not data[class="hl-string">'items']:
                print(class="hl-string">"No more items found.")
                break
            
            results = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(results)} records, total so far: {len(all_results)}")

            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            if not has_more:
                break

            offset += limit

        except requests.exceptions.HTTPError as e:
            print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.text}")
            break
        except Exception as e:
            print(fclass="hl-string">"An error occurred: {e}")
            break

    return all_results

def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite data extraction...")
    oauth = OAuth1(
        client_key=consumer_key,
        client_secret=consumer_secret,
        resource_owner_key=token_id,
        resource_owner_secret=token_secret,
        realm=ns_account_id
    )

    results = execute_suiteql(suiteql_query, requests.Session()) class=class="hl-string">"hl-comment"># Use a basic session, OAuth1 handles auth
    class=class="hl-string">"hl-comment"># The above line needs correction, the oauth object should be passed to the session
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Correct implementation:
    session = requests.Session()
    session.auth = oauth
    
    results = execute_suiteql(suiteql_query, session)

    if results:
        df = pd.DataFrame(results)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Re-map columns from the response which are often dictionaries
        for col in df.columns:
            df[col] = df[col].apply(lambda x: x[class="hl-string">'value'] if isinstance(x, dict) and class="hl-string">'value' in x else x)
        
        output_filename = class="hl-string">'netsuite_invoice_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {output_filename}")
    else:
        print(class="hl-string">"No data was extracted.")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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