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Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

NetSuite

Attributi per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture(19) Attività per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture(14) Guide all’estrazione dei dati(3)

Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questo template fornisce indicazioni complete per raccogliere i dati necessari ad analizzare l’elaborazione delle fatture in NetSuite. Descrive i campi dati essenziali, le fasi principali del processo e le modalità per estrarre efficacemente queste informazioni. Seguendo il template, potrà preparare un Event Log completo, pronto per l’analisi con Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione dei dati da NetSuite

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Attributi per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture, così da acquisire tutto il contesto necessario.

5 Obbligatorio 7 Consigliato 7 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Numero fattura InvoiceNumber	Identificativo univoco della fattura di un fornitore nel sistema.
Descrizione Il numero della fattura è l’identificativo principale del caso e collega tutte le attività e gli eventi relativi a una singola fattura fornitore, dalla creazione al pagamento finale. Questo attributo è essenziale per ricostruire l’intero percorso di ogni fattura. Nell’analisi dei processi, questo numero consente al sistema di ricostruire l’intero ciclo di vita di una fattura. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un identificativo comune, gli analisti possono visualizzare il flusso del processo, misurare i tempi di ciclo e individuare variazioni o colli di bottiglia che interessano le singole fatture. Perché è importante È la chiave essenziale per seguire il percorso di ogni fattura nel processo di pagamento e consente un’analisi completa a livello di caso. Dove reperirli In genere corrisponde al campo «ID transazione» o «N. fattura» della registrazione Fattura fornitore in NetSuite. Esempi INV-0012345789-ABC-654202405-101
	Attività ActivityName	Nome del passaggio del processo aziendale eseguito.
Descrizione Questo attributo descrive un’azione o un evento specifico che si è verificato durante il ciclo di vita dell’elaborazione della fattura, come «Fattura fornitore creata», «Fattura approvata» o «Fattura saldata integralmente». Ogni attività rappresenta un momento distinto del processo. Le attività sono gli elementi costitutivi della mappa del processo. Analizzarne la sequenza e la frequenza aiuta a comprendere il flusso effettivo, individuare le deviazioni dalla procedura standard e rilevare i cicli di rilavorazione ricorrenti o i passaggi inefficienti. Perché è importante Costituisce la struttura portante della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare la sequenza degli eventi nel ciclo di vita della fattura. Dove reperirli Ricavata dai log di sistema, dalle modifiche di stato nella registrazione Fattura fornitore o dalle azioni specifiche degli utenti registrate nella cronologia del sistema. Esempi Fattura fornitore creataFattura approvataPagamento programmato in un lotto
	Ora di inizio EventTime	Data e ora in cui si è verificata un’attività.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora esatte in cui un’attività o un evento specifico è stato registrato nel sistema. Fornisce il contesto cronologico dell’intero processo. Le date e le ore sono fondamentali per qualsiasi analisi dei processi basata sul tempo. Servono a calcolare la durata tra le attività, misurare i tempi di ciclo complessivi dei casi e valutare i risultati rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Date e ore precise sono essenziali per individuare i colli di bottiglia e comprendere i ritardi del processo. Perché è importante Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare durate, tempi di ciclo e metriche di prestazione, costituendo la base dell’analisi temporale dei processi. Dove reperirli Ricavata dai campi data o dai log di sistema della registrazione Fattura fornitore e delle transazioni correlate, come «Data di creazione», «Data ultima modifica» o i campi relativi alla data di approvazione. Esempi 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
	Sistema di origine SourceSystem	Identifica il sistema da cui provengono i dati.
Descrizione Questo attributo indica l’applicazione di origine in cui sono stati generati i dati degli eventi. Per questo processo, in genere si tratta di «NetSuite». Negli ambienti con più sistemi integrati, questo campo è essenziale per comprendere la provenienza dei dati e valutarne la qualità. Aiuta a distinguere le attività svolte nei diversi sistemi ed è importante per ottenere una visione completa del processo dall’inizio alla fine. Perché è importante Fornisce informazioni sull’origine dei dati, essenziali negli ambienti con più sistemi per la risoluzione dei problemi e la convalida dei dati. Dove reperirli In genere è un valore statico («NetSuite») aggiunto durante l’estrazione dei dati. Esempi NetSuite
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Data e ora dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione più recente dei dati dal sistema di origine. Fornisce informazioni sull’aggiornamento dei dati analizzati. Conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è essenziale per capire se si stanno consultando le informazioni più recenti. Aiuta a tenere conto dei ritardi nell’aggiornamento dei dati e garantisce che le decisioni si basino su dati di cui si conosce l’età. Perché è importante Indica agli analisti quanto sono aggiornati i dati, così che possano tenerne conto al momento di prendere decisioni. Dove reperirli Questa data e ora vengono generate e aggiunte durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2024-05-21T02:00:00Z
	Abbinata automaticamente IsAutoMatched	Indicatore che specifica se la fattura è stata abbinata automaticamente a un ordine di acquisto, senza intervento manuale.
Descrizione Questo attributo booleano indica se il sistema è riuscito ad abbinare automaticamente la fattura a un ordine di acquisto e alla ricezione della merce, in uno scenario di verifica a tre vie, sulla base di regole e tolleranze predefinite. Il valore «true» indica un abbinamento senza intervento manuale. Questo attributo è alla base del KPI «Percentuale di abbinamento automatico delle fatture». Una percentuale elevata di abbinamenti automatici è un indicatore importante di un sistema di elaborazione delle fatture efficiente e automatizzato. Analizzare i casi in cui il valore è «false» aiuta a individuare le cause degli errori di abbinamento e le opportunità per migliorare l’automazione. Perché è importante Misura direttamente il livello di automazione e l’efficienza dell’abbinamento delle fatture, mettendo in evidenza le opportunità per ridurre il lavoro manuale. Dove reperirli In genere è un attributo derivato. Si può dedurre dall’assenza dell’attività «Matching Discrepancy Identified» oppure verificando se la fattura è stata creata e approvata da un utente di sistema in tempi molto brevi. Esempi truefalse
	Approvatore Approver	Utente responsabile dell’approvazione o del rifiuto della fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o il responsabile che ha eseguito il passaggio di approvazione di una fattura. Nei flussi di lavoro con più livelli di approvazione, può indicare l’approvatore più recente o quello finale. Monitorare l’approvatore è essenziale per analizzare il ciclo di approvazione. Aiuta a individuare i colli di bottiglia mostrando quali persone o reparti hanno i tempi medi di approvazione più lunghi. Queste informazioni possono servire a distribuire meglio i carichi di lavoro o a fornire ulteriore formazione. Perché è importante Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e ad analizzare i risultati per persona o reparto, così da orientare gli interventi di miglioramento. Dove reperirli Ricavato dai log del flusso di lavoro o dello storico delle approvazioni associati alla transazione Fattura fornitore. Può trovarsi nelle «Note di sistema» o in un log personalizzato delle approvazioni. Esempi John SmithJane DoeResponsabile del reparto finanziario
	Data di scadenza del pagamento PaymentDueDate	Data entro cui la fattura deve essere pagata per rispettare le condizioni concordate.
Descrizione La data di scadenza del pagamento viene calcolata in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento concordate con il fornitore, per esempio a 30 o 60 giorni. È il termine principale entro cui effettuare il pagamento. Questa data è fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti, un KPI importante per i rapporti con i fornitori e la solidità finanziaria. Confrontando la data effettiva di pagamento con quella di scadenza, le organizzazioni possono monitorare la puntualità, individuare i fornitori pagati regolarmente in ritardo e gestire i flussi di cassa con maggiore efficacia. Perché è importante È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, che incide direttamente sui rapporti con i fornitori e aiuta a evitare le penali per ritardato pagamento. Dove reperirli Corrisponde al campo «Data di scadenza» della registrazione Fattura fornitore, spesso calcolato automaticamente in base al campo «Condizioni». Esempi 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Importo fattura InvoiceAmount	Valore monetario totale della fattura del fornitore.
Descrizione Questo attributo rappresenta l’importo totale dovuto indicato in fattura, comprese eventuali imposte e altri oneri. È una metrica finanziaria fondamentale per ogni caso. L’importo della fattura serve a diversi tipi di analisi, tra cui la suddivisione delle fatture per fascia di valore, per esempio di importo alto o basso, così da verificare se i tempi di elaborazione o i percorsi di approvazione cambiano. È inoltre essenziale per la rendicontazione finanziaria, il calcolo del valore delle fatture nelle diverse fasi e l’analisi dell’impatto finanziario dei ritardi nei pagamenti. Perché è importante Consente di svolgere analisi finanziarie e segmentare i casi in base al valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere i fattori che determinano i costi. Dove reperirli Corrisponde al campo «Totale» o «Importo» nell’intestazione della registrazione Fattura fornitore in NetSuite. Esempi 1500.75250.0012500.50
	Nome del fornitore VendorName	Nome del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Questo attributo identifica la ragione sociale del fornitore associato alla fattura. Il fornitore è un soggetto fondamentale nel processo Purchase-to-Pay. Analizzare il processo per fornitore è essenziale per individuare problemi specifici legati ai fornitori. Aiuta a rispondere a domande come: quali fornitori hanno i tempi di approvazione più lunghi, quali inviano più fatture che richiedono rilavorazioni e quali vengono pagati in ritardo più spesso. Questa segmentazione è fondamentale per gestire i rapporti con i fornitori e analizzarne i risultati. Perché è importante Consente di segmentare i dati del processo per individuare i colli di bottiglia specifici dei fornitori, valutare la puntualità dei pagamenti e rilevare problemi di conformità. Dove reperirli Ricavato dal campo «Fornitore» della registrazione Fattura fornitore, collegato ai dati anagrafici dei fornitori. Esempi Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
	Pagata puntualmente IsPaidOnTime	Indicatore che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato confronta la data e l’ora dell’attività «Bill Paid In Full» con la «Payment Due Date». Il valore è «true» se il pagamento è stato effettuato puntualmente e «false» in caso contrario. Questo attributo supporta direttamente il KPI «Percentuale di pagamenti puntuali», una misura fondamentale della disciplina finanziaria e della gestione dei rapporti con i fornitori. Consente di filtrare e analizzare facilmente i pagamenti in ritardo per individuarne le cause profonde, ad esempio ritardi nelle approvazioni o nella pianificazione dei cicli di pagamento. Perché è importante Misura direttamente il rispetto delle condizioni di pagamento, fondamentale per i rapporti con i fornitori, per evitare penali e per la pianificazione finanziaria. Dove reperirli Campo calcolato: TRUE se la data e l’ora dell’attività di pagamento finale sono precedenti o uguali a «PaymentDueDate». Esempi truefalse
	Stato della fattura InvoiceStatus	Stato corrente di elaborazione della fattura.
Descrizione Questo attributo indica lo stato corrente della fattura del fornitore nel suo ciclo di vita, per esempio «In attesa di approvazione», «Approvata», «Pagata integralmente» o «Rifiutata». Lo stato mostra in quale fase del processo si trova la fattura in un dato momento. Le Dashboard operative lo utilizzano per monitorare il carico di lavoro e il volume di attività in corso. Anche l’analisi delle transizioni di stato è una componente fondamentale del Process Mining, perché spesso costituisce la base per definire le attività. Perché è importante Fornisce una fotografia aggiornata dell’avanzamento delle fatture, utile per gestire il carico di lavoro e analizzare il volume di attività in corso. Dove reperirli Corrisponde al campo «Stato» della registrazione Fattura fornitore in NetSuite. Esempi ApertaIn attesa di approvazioneApprovatoPagato per intero
	Data limite per lo sconto DiscountDate	Termine entro il quale pagare una fattura per poter usufruire di uno sconto per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo indica la data entro cui pagare una fattura per usufruire degli eventuali sconti per pagamento anticipato offerti dal fornitore, secondo quanto stabilito dalle condizioni di pagamento (ad esempio, «2% 10, netto 30»). Questa data è essenziale per calcolare il KPI «Percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti». Monitorare i risultati rispetto a questa scadenza consente all’organizzazione di individuare le occasioni di risparmio perse e ottimizzare la strategia di pagamento per ottenere il maggior numero possibile di sconti, con un impatto potenzialmente significativo sulla redditività. Perché è importante È la data di riferimento per individuare e ottenere gli sconti per pagamento anticipato, con effetti diretti sul risparmio sui costi e sulla redditività. Dove reperirli Questa data si ricava dalla data della fattura e dal campo «Terms» nel record Vendor Bill. NetSuite la calcola come «Discount Date». Esempi 2023-04-252023-05-10
	Motivo del blocco del pagamento PaymentBlockReason	Motivo per cui è stato bloccato il pagamento di una fattura approvata.
Descrizione Una fattura approvata per il pagamento può comunque essere bloccata per diversi motivi, ad esempio una controversia con il fornitore, un problema di qualità della merce ricevuta o una decisione relativa alla gestione della liquidità. Questo attributo registra il motivo specifico del blocco. Analizzare i motivi dei blocchi e i tempi necessari per risolverli è importante per ottimizzare i flussi di cassa e mantenere buoni rapporti con i fornitori. L’analisi aiuta a individuare i problemi ricorrenti che causano ritardi nei pagamenti anche dopo che una fattura è stata elaborata e approvata correttamente. Perché è importante Spiega perché le fatture approvate non vengono pagate e mette in evidenza i problemi operativi o finanziari che ritardano i pagamenti. Dove reperirli Spesso viene gestito tramite una casella di controllo personalizzata «Payment Hold» o «Payment Block» e un elenco di motivi o un campo di testo corrispondente nel record Vendor Bill. Esempi Conto del fornitore sospesoIn attesa di ispezione della qualitàIn attesa di nota di credito
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Motivo indicato quando una fattura viene rifiutata durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando rifiuta una fattura, chi approva ne indica in genere il motivo, ad esempio «Importo errato», «Fattura duplicata» o «PO mancante». Questo attributo registra il motivo del rifiuto. Questa informazione è fondamentale per individuare le cause profonde delle inefficienze del processo. Classificando e monitorando nel tempo i motivi dei rifiuti, le organizzazioni possono riconoscere i problemi ricorrenti, come quelli legati a determinati fornitori o a errori di inserimento dei dati, e adottare misure correttive per ridurre le rilavorazioni e i ritardi. Perché è importante Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde delle rilavorazioni e degli errori di processo, contribuendo a migliorare la percentuale di attività completate correttamente al primo tentativo. Dove reperirli Questi dati vengono in genere registrati in un campo per note o commenti durante la fase di rifiuto del flusso di lavoro di approvazione. Possono essere archiviati in «System Notes» o in un campo personalizzato. Esempi Quantità errataFattura duplicataPrezzo diverso da quello indicato nel PO
	Numero dell’ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	Identificativo dell’ordine di acquisto associato alla fattura.
Descrizione Questo attributo collega la fattura del fornitore al relativo ordine di acquisto (PO), che autorizza l’acquisto di beni o servizi. Le fatture possono essere associate a un PO oppure non esserlo. L’analisi per PO fornisce un contesto essenziale per valutare l’efficienza dell’abbinamento delle fatture. Consente di determinare la percentuale di abbinamenti automatici rispetto a quelli che richiedono un intervento manuale e di individuare discrepanze tra fattura, PO e ricezione della merce. Un’elevata percentuale di discrepanze può indicare problemi nel processo di approvvigionamento. Perché è importante Collega la fattura al processo di approvvigionamento, un elemento essenziale per analizzare l’efficienza dell’abbinamento delle fatture e la conformità alla verifica a tre vie. Dove reperirli Disponibile nel record Vendor Bill, in genere nelle righe degli articoli o in un campo di intestazione che lo collega a un PO. Esempi PO-005678PO-005891N/D
	Sconto ottenuto DiscountTaken	Indicatore che specifica se è stato ottenuto uno sconto disponibile per pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato verifica se una fattura per cui è disponibile uno sconto è stata pagata entro la «Discount Date». Il valore è «true» se lo sconto è stato ottenuto e «false» se l’occasione è stata persa. Questo attributo è essenziale per il KPI «Percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti». Aiuta i reparti finanziari a quantificare i risparmi mancati e a individuare i colli di bottiglia del processo, come le approvazioni lente, che impediscono di sfruttare condizioni di pagamento vantaggiose. Perché è importante Misura l’efficacia del processo nel cogliere le opportunità di risparmio sui costi, con un impatto diretto sui risultati economici dell’azienda. Dove reperirli Campo calcolato: TRUE se la fattura aveva un valore «DiscountDate» e il pagamento finale è stato effettuato entro tale data. Esempi truefalse
	Società controllata Subsidiary	Società o entità giuridica dell’organizzazione responsabile della fattura.
Descrizione Nelle organizzazioni con più entità, l’attributo Subsidiary identifica l’entità giuridica a cui appartiene la fattura del fornitore. Negli account NetSuite OneWorld è un dato organizzativo fondamentale. L’analisi del processo per società controllata permette di confrontare i risultati tra diverse unità aziendali o aree geografiche. Aiuta a individuare le parti dell’organizzazione più efficienti e a capire dove condividere le buone pratiche o intervenire su specifici problemi di processo. Perché è importante Consente di confrontare i risultati e svolgere analisi tra le diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione. Dove reperirli È il campo standard «Subsidiary» presente in tutti i record delle transazioni di un account NetSuite OneWorld. Esempi Stati Uniti occidentaliSede centrale EMEAServizi APAC
	Valuta Currency	Valuta dell’importo della fattura.
Descrizione Questo attributo indica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È particolarmente importante per le aziende che operano in più Paesi. La valuta fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari. In fase di analisi, permette di leggere correttamente i dati finanziari e di convertire le valute quando si aggregano le metriche finanziarie di diverse aree geografiche. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per tutti gli importi finanziari e consente di svolgere analisi accurate in contesti con più valute. Dove reperirli È il campo «Currency» del record Vendor Bill, in genere precompilato in base al record anagrafico del fornitore. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Queste sono le principali fasi e tappe del processo da registrare nell’Event Log per individuare con precisione il processo e i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture.

5 Consigliato 9 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Indica l’approvazione definitiva della fattura del fornitore, che ne autorizza il pagamento. È una tappa fondamentale, in genere rilevata da una modifica esplicita dello stato a «Approvato» nel flusso di lavoro di approvazione del sistema.
Perché è importante È una tappa fondamentale che consente di procedere al pagamento. I ritardi in questa fase sono un collo di bottiglia frequente; monitorare questa attività è essenziale per gestire la puntualità dei pagamenti e i flussi di cassa. Dove reperirli Si rileva dalle note di sistema o dalla traccia di controllo della Fattura fornitore, in particolare dalla data e ora in cui il campo «Stato approvazione» viene impostato su «Approvato». Acquisizione Data e ora della modifica dello stato a «Approvato» nella traccia di controllo della Fattura fornitore. Tipo di evento explicit
	Fattura fornitore creata	Questa attività indica la creazione in NetSuite della registrazione della fattura del fornitore, da cui inizia il relativo processo di elaborazione. L’evento viene rilevato dalla data di creazione della transazione Fattura fornitore.
Perché è importante È il principale evento di inizio del ciclo di vita della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le successive permette di calcolare il tempo totale di elaborazione e di individuare eventuali ritardi iniziali nell’inserimento dei dati. Dove reperirli Dal campo «Data di creazione» o dalla data della transazione nella registrazione Fattura fornitore. Ogni fattura fornitore ha un ID interno e un numero di transazione univoci. Acquisizione Data e ora di creazione della transazione Fattura fornitore. Tipo di evento explicit
	Fattura registrata nella contabilità generale	Questa attività indica il momento in cui la fattura fornitore approvata produce effetti nella contabilità generale. Nelle configurazioni standard di NetSuite, ciò avviene automaticamente al momento dell’approvazione definitiva della fattura.
Perché è importante È un punto di controllo finanziario fondamentale, che garantisce la corretta rilevazione delle passività. Per l’analisi della conformità è essenziale monitorare le deviazioni, come i pagamenti effettuati prima della registrazione contabile. Dove reperirli Il flag «Registrazione contabile» della Fattura fornitore viene impostato su true. La data e ora possono essere ricavate dalla data dell’evento di approvazione, poiché la registrazione contabile avviene in genere contestualmente all’approvazione. Acquisizione Data e ora dell’approvazione definitiva che attiva la registrazione nella contabilità generale. Tipo di evento explicit
	Fattura saldata integralmente	Questa attività indica che la fattura del fornitore è stata pagata per intero e che il relativo stato è stato aggiornato. Segna il completamento del processo e si deduce da una modifica dello stato della fattura.
Perché è importante È il principale evento finale del percorso ottimale del ciclo di vita della fattura. Misurare il tempo totale necessario per raggiungere questo stato consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo del processo. Dove reperirli Si deduce dalle note di sistema o dalla traccia di controllo della registrazione Fattura fornitore, in particolare dalla data e ora in cui lo stato passa a «Pagata integralmente». Acquisizione Data e ora della modifica dello stato a «Pagata integralmente» nella Fattura fornitore. Tipo di evento inferred
	Pagamento fornitore creato	Questa attività indica la creazione della transazione di pagamento che salda la fattura del fornitore. È un evento esplicito, rilevato dalla creazione di una registrazione Pagamento fornitore collegata alla fattura.
Perché è importante Indica l’esecuzione del pagamento, un passaggio fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti e prevedere i flussi di cassa. È una tappa importante prima della conclusione del processo. Dove reperirli Dalla data di creazione della transazione Pagamento fornitore. Nella sottolista «Applica» della registrazione di pagamento è presente il riferimento alla Fattura fornitore saldata. Acquisizione Data e ora di creazione della transazione Pagamento fornitore. Tipo di evento explicit
	Blocco del pagamento impostato	Su una fattura approvata viene applicato un blocco che ne impedisce il pagamento. Spesso l’evento si deduce dalla selezione di una casella specifica o dall’applicazione di uno stato personalizzato «In sospeso».
Perché è importante Questa attività è fondamentale per la Dashboard «Analisi della risoluzione dei blocchi di pagamento». Individua i ritardi tra l’approvazione e la disponibilità al pagamento, che possono compromettere i rapporti con i fornitori. Dove reperirli Si deduce dalla traccia di controllo di una casella «Blocco pagamento» o di un campo di stato personalizzato nella transazione Fattura fornitore. Acquisizione Data e ora della modifica del campo «Blocco pagamento» o di un campo analogo. Tipo di evento inferred
	Blocco del pagamento rimosso	Il blocco viene rimosso dalla fattura, che torna così a essere idonea al pagamento. L’evento si deduce dalla deselezione della casella «Blocco pagamento» o dal passaggio a uno stato diverso da «In sospeso».
Perché è importante Misurare il tempo tra «Blocco del pagamento impostato» e questa attività permette di valutare l’efficienza del processo di risoluzione. Aiuta inoltre a individuare le cause ricorrenti dei blocchi e a semplificarne la rimozione. Dove reperirli Si deduce dalla traccia di controllo, verificando che la casella «Blocco pagamento» sia stata deselezionata o che un campo di stato personalizzato sia stato aggiornato nella Fattura fornitore. Acquisizione Data e ora della modifica che cancella il campo «Blocco pagamento» o un campo analogo. Tipo di evento inferred
	Discrepanza nell’abbinamento individuata	Questa attività si verifica quando una fattura che dovrebbe corrispondere a un ordine di acquisto non supera le regole di abbinamento automatico e richiede una revisione manuale. Spesso si deduce dal passaggio della fattura a uno stato specifico, come «Blocco abbinamento» o «Discrepanza».
Perché è importante Evidenzia le inefficienze nei processi di approvvigionamento e ricezione che comportano rilavorazioni manuali. Supporta direttamente la Dashboard «Efficienza dell’abbinamento delle fatture» e il KPI «Tasso di rilavorazione per discrepanze nell’abbinamento». Dove reperirli Si deduce da una modifica dello stato della Fattura fornitore che segnala un blocco o un’eccezione, oppure individuando le fatture collegate a un ordine di acquisto che hanno richiesto numerose modifiche manuali prima dell’approvazione. Acquisizione Data e ora della modifica dello stato a «Blocco» o «Mancata corrispondenza». Potrebbe essere necessario analizzare campi personalizzati o flussi di lavoro. Tipo di evento inferred
	Fattura inviata per l’approvazione	Indica il momento in cui la fattura fornitore creata viene formalmente inviata al flusso di lavoro di approvazione. In genere si deduce dal passaggio dello stato della fattura da «Aperta» o «In attesa di invio» a «In attesa di approvazione».
Perché è importante Avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo che intercorre tra questo evento e «Fattura approvata» o «Fattura rifiutata» è essenziale per la Dashboard di analisi del tempo di ciclo di approvazione delle fatture. Dove reperirli Si deduce dalle note di sistema o dalla traccia di controllo della registrazione Fattura fornitore, monitorando in particolare le modifiche al campo «Stato approvazione». Acquisizione Data e ora della modifica dello stato a «In attesa di approvazione» nella traccia di controllo della Fattura fornitore. Tipo di evento inferred
	Fattura rifiutata	La fattura del fornitore viene rifiutata da un approvatore e rimossa dalla coda di elaborazione attiva. L’evento viene rilevato da una modifica esplicita dello stato a «Rifiutato» e spesso rappresenta uno stato terminale, a meno che la fattura non venga inviata di nuovo.
Perché è importante Evidenzia problemi del processo, come fatture duplicate o informazioni errate sul fornitore. Monitorare la frequenza e le cause dei rifiuti aiuta a migliorare la correttezza al primo tentativo e a ridurre il lavoro sprecato. Dove reperirli Si rileva dalle note di sistema o dalla traccia di controllo della Fattura fornitore, registrando la data e ora in cui il campo «Stato approvazione» viene impostato su «Rifiutato». Acquisizione Data e ora della modifica dello stato a «Rifiutato» nella traccia di controllo della Fattura fornitore. Tipo di evento explicit
	Fattura rinviata per la rilavorazione	Si verifica quando un approvatore o un revisore restituisce la fattura al mittente perché venga corretta. Si deduce da una modifica dello stato che fa retrocedere la fattura nel flusso di lavoro, per esempio da «In attesa di approvazione» a «In attesa di invio».
Perché è importante Individua i cicli di rilavorazione che allungano notevolmente i tempi di elaborazione e aumentano il lavoro manuale. Monitorarli aiuta a identificare le cause ricorrenti degli errori, come una codifica errata o errori di inserimento dei dati. Dove reperirli Si deduce dalle note di sistema o dalla traccia di controllo della Fattura fornitore, cercando una regressione dello stato o uno stato specifico di «Rilavorazione». Acquisizione Data e ora della modifica dello stato che segnala un passo indietro nel flusso di lavoro di approvazione. Tipo di evento inferred
	Nota di credito applicata	Indica l’applicazione di una nota di credito del fornitore a una fattura, che riduce l’importo dovuto. È un evento esplicito, rilevato dalla registrazione di applicazione della transazione Nota di credito fornitore.
Perché è importante Mostra un percorso alternativo per saldare una fattura, senza ricorrere a un pagamento diretto in denaro. Un ricorso frequente alle note di credito può indicare problemi nella correttezza degli ordini iniziali o nella qualità del servizio del fornitore. Dove reperirli Dalla registrazione di applicazione che collega una Nota di credito fornitore a una Fattura fornitore. La data di applicazione viene utilizzata come data e ora dell’evento. Acquisizione Data e ora di applicazione della transazione Nota di credito fornitore alla Fattura fornitore. Tipo di evento explicit
	Pagamento programmato in un lotto	La fattura approvata viene selezionata e inclusa in un lotto di pagamenti da eseguire in seguito. Si tratta di un’azione esplicita, in cui le fatture vengono aggiunte a un lotto di pagamenti ai fornitori o elaborate dalla pagina «Paga fatture».
Perché è importante Mostra il passaggio da una passività approvata a un’uscita di cassa programmata. Analizzare i ritardi tra l’approvazione e la programmazione può rivelare strategie di gestione della liquidità o inefficienze nel processo di esecuzione dei pagamenti. Dove reperirli Può essere difficile rilevarlo come evento distinto, perché spesso fa parte del processo stesso di creazione del pagamento. Si può dedurre dalla data di creazione di un lotto di pagamenti che include la fattura. Acquisizione Data e ora di creazione del lotto di pagamenti che fa riferimento alla fattura. Tipo di evento inferred
	Sconto per pagamento anticipato non ottenuto	Evento calcolato che indica che il pagamento di una fattura con condizioni di pagamento anticipato non è stato eseguito entro il periodo utile per ottenere lo sconto. L’evento si ricava confrontando la data di pagamento con la data limite per lo sconto.
Perché è importante Supporta direttamente il KPI «Percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti», quantificando i risparmi non realizzati. Aiuta le organizzazioni a individuare i problemi di processo o di flusso di cassa che impediscono di usufruire degli sconti. Dove reperirli È un evento calcolato. Per rilevarlo occorre confrontare la «Data» della transazione Pagamento fornitore applicata con il campo «Data sconto» della registrazione Fattura fornitore di origine. Acquisizione Confrontare la data del Pagamento fornitore con la data sconto della Fattura fornitore. L’evento si verifica se la data di pagamento è successiva alla data sconto. Tipo di evento calculated

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione dei dati

Come ottenere i dati da NetSuite

Passaggi

Acceda a NetSuite: acceda al Suo account NetSuite con un ruolo che consenta di creare ed eseguire Saved Search di tipo «Transaction».
Apra Saved Searches: vada in Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New.
Selezioni il tipo di ricerca: dall’elenco dei nuovi tipi di ricerca, selezioni «Transaction».
Definisca i criteri di ricerca: nella scheda «Criteria», configuri i seguenti filtri per circoscrivere i dati:
- Imposti «Type» su «is any of» e selezioni «Vendor Bill», «Vendor Payment» e «Vendor Credit». In questo modo acquisirà tutti i tipi di transazione pertinenti al ciclo di vita della fattura.
- Imposti «Main Line» su «is» «true». Il filtro seleziona le informazioni a livello di intestazione ed evita righe duplicate per ciascun articolo.
- Aggiunga un filtro «Date» (ad esempio, «Date Created») per un periodo specifico, come gli ultimi 6 mesi, così da mantenere gestibile il dataset iniziale. Per esempio, selezioni «is within» «last fiscal year».
- (Facoltativo) Aggiunga un filtro «Subsidiary» se l’organizzazione utilizza più società controllate.
Specifichi le colonne dei risultati: apra la scheda «Results». È il passaggio più importante. Aggiunga tutte le colonne necessarie per l’Event Log, inclusi i campi con le date e le ore dei diversi eventi aziendali, gli stati e gli attributi dimensionali. Per l’elenco completo delle colonne consigliate e dei relativi ID dei campi NetSuite, consulti la sezione «query».
Imposti altre opzioni: nella scheda «Available Filters», valuti di aggiungere «Date» come filtro. In questo modo gli utenti potranno modificare l’intervallo di date quando eseguono la ricerca, senza cambiare la definizione della ricerca.
Salvi ed esegua la ricerca: assegni alla Saved Search un nome descrittivo, ad esempio «ProcessMind_P2P_Invoice_Extraction», quindi faccia clic su «Save & Run».
Esporti i risultati: quando vengono visualizzati i risultati della ricerca, faccia clic sull’icona «Export - CSV» per scaricare i dati in formato CSV.
Trasformi i dati: il file esportato è una tabella semplice, con una riga per transazione. Deve essere trasformato in una struttura Event Log, in cui ogni riga rappresenta una singola attività. Utilizzi uno script, ad esempio Python con pandas, o uno strumento di preparazione dei dati per riorganizzare i dati. Per ogni riga del CSV, crei più righe di output, una per ciascuna colonna di data pertinente (ad esempio, «Date Created», «Date Approved», «Payment Date»). Ogni nuova riga rappresenterà un’attività come «Vendor Bill Created», «Bill Approved» o «Vendor Payment Created», utilizzando la data corrispondente come «EventTime».
Calcoli gli eventi derivati: durante la trasformazione, calcoli gli eventi derivati. Ad esempio, per generare l’attività «Early Payment Discount Missed», confronti il campo «Payment Date» con il campo «Discount Due Date». Se il pagamento è stato effettuato dopo la data limite per lo sconto, crei una riga di evento.
Completi l’Event Log: verifichi che il file CSV trasformato contenga le colonne obbligatorie: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem e LastDataUpdate, oltre agli altri attributi consigliati. Il file è ora pronto per essere caricato in uno strumento di Process Mining.

Configurazione

Tipo di ricerca: Transaction. Questo tipo di ricerca consente di accedere alle fatture dei fornitori, ai pagamenti e alle note di credito.
Criteri - Main Line: imposti questo valore su «True» per acquisire solo le informazioni a livello di intestazione di ciascuna transazione ed evitare eventi duplicati per le righe delle transazioni.
Criteri - Tipo di transazione: applichi il filtro «Vendor Bill», «Vendor Payment» e «Vendor Credit» per acquisire l’intero ciclo di vita, dalla ricezione della fattura al pagamento, comprese eventuali note di credito applicate.
Criteri - Intervallo di date: utilizzi il campo «Date Created» per selezionare un periodo gestibile, in genere da 3 a 12 mesi di dati, così da garantire prestazioni e pertinenza.
Risultati - Colonne: aggiunga un insieme completo di colonne per acquisire tutte le possibili date e ore degli eventi e i relativi attributi. Includa date di creazione, campi di stato, date di approvazione, date di pagamento e scadenza, oltre ai dettagli delle transazioni correlate. Per l’elenco completo, consulti la sezione «query».
Autorizzazioni: il ruolo utente che esegue la ricerca deve disporre delle autorizzazioni di visualizzazione per Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit e record correlati, come Vendor ed Employee.
Prestazioni: per dataset molto grandi, con milioni di transazioni, valuti di eseguire la ricerca nelle ore di minore attività o di suddividere l’esportazione in intervalli più brevi, ad esempio trimestrali, per evitare timeout.

Query di esempio config

Below is the configuration for the NetSuite Saved Search, detailing the criteria (filters) and the result columns needed to extract the data.

**Search Type**: Transaction

**Criteria (Filters)**:
| Field | Description | Value |
|---|---|---|
| Type | Transaction Type | is any of: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit |
| Main Line | Main Line Filter | is true |
| Date Created | Date Filter | is within: [Specify Date Range, e.g., last 6 months] |
| Subsidiary | Subsidiary Filter | is: [Your Subsidiary Name] (if applicable) |

**Results (Columns)**:
| Column Label | Field ID | Description |
|---|---|---|
| InvoiceNumber | tranid | Case ID. The unique number for the bill, payment, or credit. |
| InternalID | internalid | Internal system ID for joining. |
| DateCreated | datecreated | Timestamp for 'Vendor Bill Created' activity. |
| VendorName | entity | Required attribute 'Vendor Name'. |
| InvoiceAmount | amount | Required attribute 'Invoice Amount'. |
| DueDate | duedate | Required attribute 'Payment Due Date'. |
| Approver | approver | Recommended attribute 'Approver'. May require drilling into related fields. |
| ApprovalStatus | approvalstatus | Field for inferring activities like 'Bill Submitted For Approval', 'Bill Approved', 'Bill Rejected'. |
| SystemNotes_ApprovalStatus_Date | formuladate | Formula: `NS_CONCAT('systemnotes.newvalue=''Approved''')` to get the approval date. Similar formulas needed for other statuses. |
| PaymentDueDate | duedate | Attribute for 'Payment Due Date'. |
| Terms | terms | Used with Discount Date to derive 'Early Payment Discount Missed'. |
| DiscountDate | discountdate | The date by which payment must be made to receive a discount. |
| Status | statusref | The current status of the transaction, e.g., 'Open', 'Paid in Full'. |
| DatePostedToGL | trandate | Timestamp for 'Bill Posted To GL', typically the transaction date. |
| AppliedToTransaction | appliedtotransaction | Links payments/credits to the original bill. |
| ApplyingTransaction | applyingtransaction | Links bills to their payments/credits. |
| PaymentDate | applyingtransaction.trandate | The date of the payment transaction. Used for 'Vendor Payment Created' and 'Bill Paid In Full' events. |
| CreditMemoDate | applyingtransaction.trandate | The date a credit memo was applied. |
| PaymentHold | custbody_payment_hold | Placeholder for a custom 'Payment Block Set' / 'Released' checkbox. Track changes via System Notes. |
| MatchingStatus | custbody_matching_status | Placeholder for a custom field to identify 'Matching Discrepancy Identified'. |
| IsAutoMatched | custbody_is_auto_matched | Placeholder for a custom field for the 'Is Auto Matched' attribute. |

Passaggi

Prerequisiti: verifichi che il modulo SuiteAnalytics Connect sia attivo nel Suo account NetSuite. Dalla Dashboard iniziale di NetSuite, in «Settings» > «Set Up SuiteAnalytics Connect», scarichi e installi il driver ODBC o JDBC adatto al Suo sistema operativo.
Configuri il driver: crei un nuovo DSN (Data Source Name) per il driver ODBC oppure configuri le proprietà di connessione per il driver JDBC. Le serviranno il Service Host, la Port, la Data Source, l’Account ID e il Role ID da utilizzare per la connessione.
Stabilisca la connessione: utilizzi un client SQL, ad esempio DBeaver, DBVisualizer o Microsoft Excel, per collegarsi all’origine dei dati NetSuite con il driver e le credenziali configurati. Le credenziali utente devono essere associate a un ruolo autorizzato ad accedere ai record delle transazioni e delle entità.
Prepari la query SQL: copi la query SQL completa riportata nella sezione «query» di questo documento. La query è progettata per estrarre tutte le attività e gli attributi necessari all’analisi dell’elaborazione delle fatture.
Personalizzi i parametri della query: prima di eseguirla, modifichi i segnaposto al suo interno. Sostituisca [START_DATE] e [END_DATE] con l’intervallo di date desiderato, ad esempio «2023-01-01». Se opera in un ambiente con più società controllate, sostituisca [Your_Company_Subsidiary_ID] con l’ID numerico corretto della società controllata da analizzare.
Adatti la query alle personalizzazioni: controlli le sezioni della query con commenti sui campi personalizzati, in particolare quelle relative ad attività come «Matching Discrepancy Identified» e «Payment Block Set». Modifichi i nomi dei campi, ad esempio custbody_approval_status e custbody_payment_hold, in modo che corrispondano alla configurazione NetSuite specifica della Sua organizzazione.
Esegua la query: esegua la query SQL personalizzata nel client SQL collegato. Il tempo di esecuzione varia in base all’intervallo di date e al volume dei dati presenti nell’account NetSuite.
Controlli i risultati: al termine dell’esecuzione, controlli brevemente i dati restituiti per verificare che colonne e righe siano quelle previste. Verifichi che siano presenti diverse attività e tutti gli attributi necessari.
Esporti in CSV: esporti l’intero set di risultati dal client SQL in un file CSV. Verifichi che il file utilizzi la codifica UTF-8 per evitare problemi con i caratteri speciali.
Prepari il caricamento: verifichi che il file CSV contenga le intestazioni obbligatorie (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem, LastDataUpdate) e che la colonna EventTime utilizzi un formato data e ora coerente, ad esempio YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Il file è ora pronto per essere caricato nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Licenza SuiteAnalytics Connect: questo metodo di estrazione richiede una licenza valida e attiva per il modulo NetSuite SuiteAnalytics Connect, che fornisce i driver necessari e l’accesso al database di backend.
Autorizzazioni del ruolo utente: il ruolo NetSuite utilizzato per la connessione deve disporre di autorizzazioni sufficienti. Come minimo, deve avere accesso in visualizzazione a Transactions (in particolare Vendor Bills, Vendor Payments e Vendor Credits), Lists > Entities e Setup > System Notes.
Intervallo di date: è fondamentale filtrare la query per un intervallo di date specifico, utilizzando i parametri [START_DATE] e [END_DATE]. Per un’analisi iniziale, si consiglia un periodo da 3 a 6 mesi, così da mantenere gestibili il volume dei dati e le prestazioni. Si sconsiglia di estrarre più anni di dati con un’unica query.
Filtro per filiale: negli account NetSuite OneWorld, è essenziale filtrare per filiale (subsidiary_id) per assicurarsi che i dati corrispondano a un’unica entità giuridica e a un processo coerente. Il segnaposto [Your_Company_Subsidiary_ID] deve essere sostituito.
Campi personalizzati: la query presuppone una combinazione di campi standard e campi personalizzati di uso comune per il monitoraggio dello stato. Occorre individuare e sostituire gli ID dei campi personalizzati specifici dell’azienda relativi agli stati di approvazione, ai blocchi dei pagamenti e alle informazioni di abbinamento. Questi campi sono indicati nei commenti della query.

Query di esempio sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT 
        T.transaction_id,
        T.tranid AS InvoiceNumber,
        E.companyname AS VendorName,
        T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        T.dueDate AS PaymentDueDate,
        T.createdDate,
        T.status AS InvoiceStatus,
        T.approvalstatus,
        T.tranDate,
        -- Placeholder for IsAutoMatched logic. Adjust based on your configuration.
        -- This might be a custom field on the bill or inferred from other data.
        'No' AS IsAutoMatched 
    FROM 
        Transaction T
    JOIN 
        Entity E ON T.entity_id = E.entity_id
    WHERE 
        T.type = 'VendBill'
        AND T.createdDate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        AND T.subsidiary_id = [Your_Company_Subsidiary_ID]
),
Payments AS (
    SELECT 
        ATL.prev_tran_id AS bill_id,
        MAX(P.trandate) AS final_payment_date
    FROM
        Transaction P
    JOIN 
        TransactionLine APL ON P.transaction_id = APL.transaction_id
    JOIN
        AppliedToTransactionLink ATL ON APL.transactionline_id = ATL.appliedtolink_id
    WHERE P.type = 'VendPymt'
    GROUP BY ATL.prev_tran_id
)
-- 1. Vendor Bill Created
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
    B.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id

UNION ALL

-- 2. Bill Submitted For Approval / 5. Bill Approved / 6. Bill Rejected
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value_id = '2' THEN 'Bill Approved' -- '2' is typically the internal ID for 'Approved'
        WHEN SN.new_value_id = '3' THEN 'Bill Rejected' -- '3' is typically the internal ID for 'Rejected'
        WHEN SN.new_value_id = '1' AND SN.old_value_id = '2' THEN 'Bill Sent For Rework' -- Example: Approved back to Pending
        WHEN SN.new_value_id = '1' THEN 'Bill Submitted For Approval' -- '1' is 'Pending Approval'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id IN ('1', '2', '3')

UNION ALL

-- 3. Matching Discrepancy Identified / 4. Bill Sent For Rework (via custom status)
-- This section is highly dependent on custom fields and workflow. Adjust field name as needed.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value = 'Matching Hold' THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        WHEN SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Custom_Status_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_INVOICE_STATUS'
    AND (SN.new_value = 'Matching Hold' OR (SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval'))

UNION ALL

-- 7. Payment Block Set / 8. Payment Block Released
-- Assumes a custom checkbox field 'custbody_payment_hold'. 'T' for True, 'F' for False.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE WHEN SN.new_value = 'T' THEN 'Payment Block Set' ELSE 'Payment Block Released' END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Payment_Hold_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD'
    AND SN.new_value IN ('T', 'F')

UNION ALL

-- 9. Bill Posted To GL
-- This typically happens upon approval in standard configurations.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime, -- Using approval date as posting date
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id = '2' -- 'Approved'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled In Batch / 12. Vendor Payment Created
-- Using Vendor Payment creation as the event for both.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Payment Created' AS ActivityName, 
    P.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN PayDates.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction P ON APL.transaction_id = P.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments PayDates ON B.transaction_id = PayDates.bill_id
WHERE P.type = 'VendPymt'

UNION ALL

-- 11. Early Payment Discount Missed
-- This event is created if a payment exists and was made after the discount date.
SELECT
    B.InvoiceNumber,
    'Early Payment Discount Missed' AS ActivityName,
    T.discountDate + 1 AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    'No' AS IsPaidOnTime
FROM
    BaseInvoices B
JOIN 
    Transaction T ON B.transaction_id = T.transaction_id
JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    T.discountDate IS NOT NULL
    AND P.final_payment_date > T.discountDate

UNION ALL

-- 13. Bill Paid In Full
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_STATUS' AND SN.new_value_id = 'B' -- 'B' is 'Paid In Full' for Vendor Bills

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Credit Memo Applied' AS ActivityName, 
    C.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction C ON APL.transaction_id = C.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE C.type = 'VendCred'

Passaggi

Abilitare i servizi Web di NetSuite: acceda a NetSuite come amministratore. Vada a Setup > Company > Enable Features. Nella scheda SuiteCloud, verifichi che REST WEB SERVICES sia abilitato. Abiliti anche SUITEQL, se non lo è già.
Creare un record di integrazione: vada a Setup > Integration > Manage Integrations > New. Crei un nuovo record di integrazione e abiliti l’autenticazione basata su token e OAuth 2.0. Salvi il record e conservi in modo sicuro il Consumer Key e il Consumer Secret generati.
Creare un token di accesso: vada a Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Selezioni il record di integrazione appena creato, l’utente appropriato e un ruolo con autorizzazioni per visualizzare Vendor Bills, Vendor Payments e System Notes. Salvi il token e conservi in modo sicuro il Token ID e il Token Secret.
Configurare l’ambiente Python: verifichi di avere Python 3 installato. Installi le librerie necessarie eseguendo il seguente comando nel terminale: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Configurare lo script Python: copi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_netsuite_p2p.py. Sostituisca i valori segnaposto di ns_account_id, consumer_key, consumer_secret, token_id e token_secret con le credenziali ottenute nei passaggi precedenti.
Personalizzare la query SuiteQL: riveda la lunga stringa della query SuiteQL contenuta nello script. Presti particolare attenzione ai segnaposto relativi ai campi e agli stati personalizzati, come custbody_payment_hold o [Matching Discrepancy Status]. Li adegui alla configurazione specifica di NetSuite. Imposti inoltre il filtro per l’intervallo di date nella clausola WHERE, così da limitare l’estrazione iniziale dei dati.
Eseguire lo script: avvii lo script dal terminale con il comando python extract_netsuite_p2p.py. Lo script si collegherà all’API NetSuite, eseguirà la query, gestirà la paginazione e recupererà i dati.
Monitorare l’estrazione: lo script mostrerà nella console gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, indicando il numero di record recuperati. L’elaborazione di grandi insiemi di dati può richiedere tempo.
Rivedere il file di output: al termine dell’esecuzione, verrà generato un file denominato netsuite_invoice_event_log.csv, che contiene l’Event Log estratto.
Preparare il caricamento: apra il file CSV e verifichi che i dati siano strutturati correttamente e includano le intestazioni richieste: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem e LastDataUpdate. Il file è ora pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Credenziali di autenticazione: deve disporre delle seguenti credenziali, ottenute da un record di integrazione NetSuite e da un token di accesso: Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID e Token Secret.
Autorizzazioni del ruolo utente: il ruolo NetSuite associato al token di accesso deve disporre almeno di autorizzazioni di livello «View» per i seguenti tipi di record: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Entity (per i dettagli dei fornitori) e System Note.
Filtro per intervallo di date: è fondamentale applicare un filtro per intervallo di date nella query SuiteQL, così da gestire le prestazioni e il volume dei dati. La query fornita include il segnaposto WHERE transaction.trandate >= '[YYYY-MM-DD]'. Si consiglia di iniziare con un periodo di dati da 3 a 6 mesi.
Filtro per filiale: per gli account NetSuite OneWorld, deve aggiungere un filtro per la filiale specifica da analizzare, ad esempio AND transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID], per evitare di estrarre dati da tutte le entità giuridiche.
Adeguamento dei campi personalizzati: la query include segnaposto per attività spesso monitorate tramite campi o stati personalizzati, come custbody_payment_hold per i blocchi dei pagamenti. Deve individuare gli ID corretti dei campi nella propria istanza NetSuite e aggiornare di conseguenza la query.
Limiti di frequenza dell’API: tenga presenti i limiti di concorrenza e di frequenza dell’API NetSuite. Per estrazioni molto ampie potrebbe essere necessario aggiungere allo script tempi di attesa o una logica di backoff, per evitare che l’API limiti le richieste.

Query di esempio python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import os
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
ns_account_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_ACCOUNT_ID', class="hl-string">'YOUR_ACCOUNT_ID')
consumer_key = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_KEY')
consumer_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_SECRET')
token_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_ID')
token_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_SECRET')

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the NetSuite REST API URL
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use .suitetalk.api for production, .connect.api for sandbox
url_base = fclass="hl-string">"https://{ns_account_id.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
query_url = fclass="hl-string">"{url_base}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query unions multiple subqueries to create a complete event log.
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MUST customize placeholders like class="hl-string">'[Matching Discrepancy Status]' and class="hl-string">'custbody_payment_hold'.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    InvoiceNumber,
    ActivityName,
    EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.TO_CHAR(CURRENT_TIMESTAMP, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    VendorName,
    InvoiceAmount,
    PaymentDueDate,
    Approver,
    InvoiceStatus,
    IsAutoMatched,
    IsPaidOnTime
FROM (
    -- 1. Vendor Bill Created
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
        transaction.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        transaction.nextapprover AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD') -- Set your date range

    UNION ALL

    -- 2. Bill Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Rework) from System Notes
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Submitted For Approval'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Approved' THEN 'Bill Approved'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Rejected' THEN 'Bill Rejected'
            -- Configure the 'old value' based on your rework process
            WHEN systemnote.newvalue = 'Open' AND systemnote.oldvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
            ELSE NULL
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' -- This is a common field, but may vary
        AND ActivityName IS NOT NULL
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 3. Matching Discrepancy Identified
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        'No' AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' -- May also be approvalstatus
        AND systemnote.newvalue = '[Matching Discrepancy Status]' -- *** CONFIGURE THIS VALUE ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 7 & 8. Payment Block Set/Released (using a custom field)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'T' THEN 'Payment Block Set'
            WHEN systemnote.newvalue = 'F' THEN 'Payment Block Released'
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD' -- *** CONFIGURE YOUR CUSTOM FIELD ID ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 9. Bill Posted to GL (assumed to occur at approval time)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        'Posted' AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 12. Vendor Payment Created & 10. Payment Scheduled In Batch (Approximated)
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Payment Created' AS ActivityName,
        payment.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        payment.createdby AS Approver,
        payment.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        CASE WHEN payment.trandate <= bill.duedate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS payment
    JOIN
        TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        payment.type = 'VendPymt' AND payment.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND payment.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 13. Bill Paid In Full
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' AND systemnote.newvalue = 'Paid In Full'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 14. Credit Memo Applied
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Credit Memo Applied' AS ActivityName,
        credit.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        credit.createdby AS Approver,
        credit.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS credit
    JOIN
        TransactionLine AS creditLine ON credit.id = creditLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON creditLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        credit.type = 'VendCred' AND credit.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND credit.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    -- Note: 'Early Payment Discount Missed' is best derived in post-processing. A query for it is complex and unreliable.
)
ORDER BY
    InvoiceNumber, EventTime
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session):
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = json.dumps({class="hl-string">'q': query})
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size

    while True:
        paginated_url = fclass="hl-string">"{query_url}?limit={limit}&offset={offset}"
        try:
            response = oauth_session.post(paginated_url, headers=headers, data=payload)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()

            if not data or class="hl-string">'items' not in data or not data[class="hl-string">'items']:
                print(class="hl-string">"No more items found.")
                break
            
            results = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(results)} records, total so far: {len(all_results)}")

            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            if not has_more:
                break

            offset += limit

        except requests.exceptions.HTTPError as e:
            print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.text}")
            break
        except Exception as e:
            print(fclass="hl-string">"An error occurred: {e}")
            break

    return all_results

def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite data extraction...")
    oauth = OAuth1(
        client_key=consumer_key,
        client_secret=consumer_secret,
        resource_owner_key=token_id,
        resource_owner_secret=token_secret,
        realm=ns_account_id
    )

    results = execute_suiteql(suiteql_query, requests.Session()) class=class="hl-string">"hl-comment"># Use a basic session, OAuth1 handles auth
    class=class="hl-string">"hl-comment"># The above line needs correction, the oauth object should be passed to the session
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Correct implementation:
    session = requests.Session()
    session.auth = oauth
    
    results = execute_suiteql(suiteql_query, session)

    if results:
        df = pd.DataFrame(results)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Re-map columns from the response which are often dictionaries
        for col in df.columns:
            df[col] = df[col].apply(lambda x: x[class="hl-string">'value'] if isinstance(x, dict) and class="hl-string">'value' in x else x)
        
        output_filename = class="hl-string">'netsuite_invoice_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {output_filename}")
    else:
        print(class="hl-string">"No data was extracted.")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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