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Migliori la gestione dei crediti commerciali

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Ottimizzi i crediti verso clienti per accelerare i flussi di cassa

La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia nascosti e i modelli di ritardo nei pagamenti presenti nei Suoi dati. Analizzando il ciclo di vita delle fatture, può identificare i motivi per cui alcune fasi richiedono più tempo del previsto. Utilizzi questi insight per semplificare le operazioni e migliorare il flusso di cassa complessivo.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

Mostri la descrizione dettagliata

Ottimizzi i crediti commerciali per accelerare il flusso di cassa

Nel moderno scenario finanziario, mantenere un flusso di cassa sano è essenziale per il successo di qualsiasi organizzazione. La nostra soluzione di process mining per la gestione dei crediti commerciali offre un livello di visibilità senza precedenti sull’intero ciclo di fatturazione, dal momento in cui una fattura viene generata fino alla registrazione del pagamento definitivo nei Suoi libri contabili. Sfruttando i dati già presenti nel Suo ERP, ProcessMind agisce come uno strumento diagnostico che mappa ogni fase del percorso per ciascun numero di fattura. In questo modo può andare oltre i report statici e osservare il movimento dinamico del capitale all’interno dell’azienda, comprendendo non solo che cosa accade, ma anche perché determinati processi possono rallentare le operazioni finanziarie. Che si tratti di un’unica istanza globale o di un panorama frammentato di piattaforme regionali, il nostro strumento armonizza i dati per offrirLe una visione unica e affidabile della realtà finanziaria. Questa trasparenza rappresenta il primo passo essenziale per trasformare la funzione Finance da centro di costo a leva strategica di valore.

Molte organizzazioni si trovano ad affrontare colli di bottiglia invisibili che fanno aumentare i Days Sales Outstanding, o DSO. Questi problemi si manifestano spesso sotto forma di soluzioni manuali, lunghi cicli di risoluzione delle contestazioni o comportamenti di pagamento incoerenti da parte dei clienti, che i tradizionali fogli di calcolo non riescono a evidenziare. Indipendentemente dalla configurazione tecnica specifica del sistema di origine, queste difficoltà sono comuni a diversi settori. Senza una visione chiara del processo, il Suo team potrebbe dedicare tempo prezioso a sollecitare pagamenti a bassa priorità o a gestire complesse catene di approvazione che aggiungono giorni non necessari al ciclo di incasso. Anche la Conformità alle policy diventa un aspetto critico quando vengono apportate modifiche manuali ai termini di pagamento o agli sconti senza un controllo adeguato, con il rischio di perdite di ricavi e criticità in fase di audit. Comprendere questi punti di attrito è il primo passo per costruire un processo credit-to-cash più resiliente ed efficiente, capace di proteggere i margini e garantire la stabilità operativa.

Analizzando i Suoi dati con ProcessMind, può individuare con precisione i punti in cui si verificano gli attriti. Può scoprire le deviazioni dalle procedure operative standard che contribuiscono ai ritardi nei pagamenti e quantificare l’impatto finanziario di ogni collo di bottiglia. La piattaforma consente di confrontare regioni, segmenti di clientela o unità aziendali diverse, così da identificare le best practice da estendere all’intera organizzazione. Potrà comprendere quali clienti pagano sistematicamente in ritardo, quali tipologie di contestazione richiedono più tempo per essere risolte e dove l’automazione potrebbe ridurre più efficacemente il lavoro manuale. Oltre ai numeri, il process mining offre una prospettiva unica sulla qualità delle relazioni con i clienti. Contestazioni frequenti e tempi di risoluzione lunghi sono spesso sintomi di lacune nella comunicazione o di inesattezze nei dati anagrafici. Quando può visualizzare l’intero ciclo di vita di un numero di fattura, può individuare schemi in cui determinati prodotti o servizi generano sistematicamente difficoltà di pagamento. In questo modo il Suo team può intervenire sulle cause alla radice, siano esse errori logistici o discrepanze di fatturazione, prima che incidano sull’esperienza del cliente.

Avviare il percorso di process mining è semplice ed è possibile farlo con qualsiasi infrastruttura tecnologica già in uso. Per iniziare, dovrà estrarre dal Suo ERP i principali dati, come date del documento, date di registrazione, date di chiusura e il numero di fattura associato a ogni transazione. Mettiamo a disposizione un Template completo dei dati, che indica esattamente i campi necessari per costruire un modello di processo solido. Mappando i dati interni su questo Template, può caricare rapidamente le informazioni in ProcessMind e iniziare a visualizzare il processo di gestione dei crediti commerciali in pochi minuti. Questo approccio flessibile consente alla Sua organizzazione di raggiungere l’eccellenza finanziaria e la trasparenza operativa, indipendentemente dalla complessità o dall’età dei sistemi di origine. Il nostro obiettivo è aiutarLa a valorizzare le informazioni nascoste nei log delle transazioni, trasformando i dati grezzi in insight operativi che producono risultati e sostengono la solidità finanziaria dell’azienda nel lungo periodo.

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Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Un Days Sales Outstanding eccessivo immobilizza capitale essenziale e limita le opportunità di crescita dell’azienda. Quando i pagamenti arrivano costantemente in ritardo, l’organizzazione deve affrontare rischi di liquidità e maggiori costi di finanziamento per sostenere le operazioni, con conseguenze particolarmente dannose in contesti caratterizzati da tassi di interesse elevati. Il problema deriva spesso dalla mancanza di visibilità sulle fasi specifiche del ciclo di vita della fattura che causano i ritardi più lunghi.

ProcessMind visualizza l’intero ciclo di vita di una fattura per individuare con precisione i punti in cui si verificano i ritardi. Analizzando il tempo che intercorre tra la creazione della fattura e la chiusura definitiva, gli utenti possono identificare i segmenti di clientela o le regioni che contribuiscono maggiormente all’elevato DSO, definendo interventi mirati e strategie di incasso più efficaci.

Le contestazioni dei clienti restano spesso irrisolte per settimane a causa di responsabilità poco chiare o documentazione mancante. Questi ritardi impediscono l’incasso tempestivo delle somme e assorbono risorse amministrative significative in tutta la funzione Finance, poiché il personale deve dedicare ore alla ricerca di dati storici. Le contestazioni irrisolte danneggiano inoltre le relazioni con i clienti e possono trasformarsi in crediti inesigibili se non vengono gestite rapidamente.

La piattaforma monitora la durata di ogni caso di contestazione, dall’apertura alla risoluzione, aiutando i responsabili a individuare i colli di bottiglia strutturali nel processo di revisione. Questa visibilità garantisce che le contestazioni vengano gestite secondo i benchmark interni, riducendo sensibilmente il tempo durante il quale i fondi restano vincolati in fatture contestate.

Associare manualmente gli estratti conto bancari alle fatture aperte è un’attività ad alta intensità di lavoro, che genera errori e disponibilità liquide non allocate. Quando i pagamenti non vengono chiusi tempestivamente, la disponibilità di credito dei clienti risulta inesatta, con il rischio di bloccare nuovi ordini di vendita e creare attriti non necessari tra i team Sales e Finance. Questo lavoro manuale impedisce inoltre al team Finance di concentrarsi su attività analitiche a maggior valore.

ProcessMind analizza le attività che precedono la chiusura delle fatture per determinare la percentuale di pagamenti elaborati tramite passaggi automatici rispetto a quelli gestiti manualmente. Evidenzia gli scenari specifici in cui l’intervento manuale è più frequente, consentendo di apportare modifiche mirate alla configurazione e migliorare il tasso di elaborazione automatica degli estratti conto bancari.

L’emissione di note di credito o la modifica delle fatture dopo il loro invio indica problemi nella qualità dei dati o errori di fatturazione a monte. Queste correzioni compromettono l’esperienza del cliente e richiedono uno sforzo doppio per elaborare una singola transazione, duplicando di fatto il costo amministrativo del ciclo di fatturazione. Le rilavorazioni frequenti riducono inoltre l’affidabilità del reporting e delle previsioni finanziarie.

Monitorando la frequenza di emissione delle note di credito rispetto alla fatturazione iniziale, ProcessMind identifica le cause alla radice delle rilavorazioni nel processo di gestione dei crediti commerciali. In questo modo i team possono correggere gli errori a monte negli ordini di vendita o nei dati anagrafici prima della generazione delle fatture, ottenendo un tasso di correttezza al primo tentativo molto più elevato.

I team dedicati agli incassi lavorano spesso senza dati chiari sulle attività che portano ai pagamenti più rapidi. Senza informazioni sull’efficacia degli addetti o sull’impatto dei solleciti, le risorse vengono spesso impiegate su conti a bassa priorità mentre le fatture ad alto rischio diventano sempre più anziane. Questa assenza di una strategia basata sui dati rende gli incassi reattivi anziché proattivi, generando un flusso di cassa discontinuo.

ProcessMind offre una visione trasparente del processo di incasso, mappando ogni sollecito e ogni promessa di pagamento rispetto alla data di regolazione definitiva. I responsabili possono così ottimizzare le strategie di incasso sulla base dei risultati effettivi, assicurando che gli addetti concentrino le proprie energie sui conti e sulle attività con il rendimento più elevato.

Anche un lieve ritardo nell’invio di una fattura al cliente incide direttamente sulla data di pagamento e prolunga il ciclo di cassa. Molte organizzazioni incontrano difficoltà a causa dei ritardi interni tra il momento in cui una fattura viene creata nel sistema e quello in cui raggiunge effettivamente il cliente. Se una fattura resta in coda per giorni, il conteggio dei termini di pagamento non è ancora iniziato, concedendo di fatto credito gratuito al cliente.

Monitorando l’intervallo tra la creazione della fattura e le attività di invio, ProcessMind porta alla luce gli attriti nascosti nel Workflow di fatturazione. Ridurre questo ritardo interno fa partire il conteggio dei termini di pagamento il prima possibile, accelerando l’afflusso di cassa complessivo e garantendo che i clienti ricevano le fatture quando la transazione è ancora recente.

La gestione dei pagamenti parziali crea un notevole carico amministrativo, poiché le fatture restano aperte e richiedono una riconciliazione manuale. Questa complessità genera spesso saldi scaduti difficili da monitorare e risolvere nel tempo, perché gli importi residui sono frequentemente oggetto di ulteriori contestazioni o di confusione rispetto ai termini originari. Lo sforzo necessario per sollecitare piccoli saldi residui è spesso sproporzionato rispetto al loro valore.

Utilizzando il process mining, i team possono identificare la frequenza e le cause dei pagamenti parziali nei diversi segmenti di clientela. ProcessMind mostra il percorso seguito da queste fatture, aiutando a semplificare il follow-up e la chiusura dei saldi residui attraverso l’identificazione degli schemi che portano alla regolazione completa.

Quando i clienti non usufruiscono degli sconti per pagamento anticipato, spesso significa che il processo di fatturazione è troppo lento per consentire un pagamento tempestivo. Questa opportunità mancata riduce l’incentivo a pagare in anticipo, rallenta il ciclo di cassa complessivo e può indicare inefficienze più profonde nel modo in cui i clienti ricevono ed elaborano le fatture. Ne derivano inoltre costi effettivi più elevati per il cliente.

ProcessMind mette in relazione l’idoneità allo sconto con le effettive registrazioni dei pagamenti, per individuare i punti in cui il processo non rispetta le finestre temporali previste. Aiuta i team che gestiscono i crediti commerciali a capire se i ritardi dipendono da approvazioni interne o dal comportamento dei clienti, consentendo di apportare modifiche che favoriscano una regolazione più rapida.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Ridurre il tempo tra l’emissione della fattura e la regolazione definitiva migliora il capitale circolante e la liquidità. ProcessMind analizza l’intero ciclo invoice-to-cash per identificare i segmenti di clientela o le fasi del processo in cui si verificano i ritardi, consentendo interventi mirati per accelerare il flusso di cassa.

Tempi lunghi di gestione delle contestazioni immobilizzano i ricavi e frustrano i clienti, aumentando al contempo il rischio di crediti inesigibili. Visualizzando il ciclo di vita dei casi di contestazione, ProcessMind identifica i loop ripetitivi e i ritardi nei passaggi di consegna tra i reparti, aiutando i team a risolvere più rapidamente le discrepanze e a sbloccare i pagamenti sospesi.

L’associazione manuale dei pagamenti alle fatture richiede molto lavoro ed è soggetta a errori. ProcessMind evidenzia le cause alla radice dei mancati abbinamenti, come dati di riferimento incoerenti, consentendo di perfezionare le regole di automazione e raggiungere tassi più elevati di elaborazione straight-through senza intervento umano.

Le note di credito frequenti indicano spesso problemi a monte nella precisione della fatturazione o nell’evasione degli ordini. La piattaforma monitora i fattori che determinano queste rettifiche, aiutandoLa a individuare e correggere le cause alla fonte, così da garantire fatture corrette al primo tentativo e ridurre le rilavorazioni amministrative.

Qualsiasi ritardo tra la creazione e l’invio della fattura prolunga inutilmente il ciclo di pagamento. ProcessMind misura il tempo di attesa nel processo di fatturazione per individuare gli attriti tecnici o procedurali, garantendo che i clienti ricevano immediatamente le fatture e che il conteggio dei termini di pagamento inizi prima.

I clienti spesso superano i limiti dei termini di pagamento concordati, generando costi nascosti per il fornitore. Confrontando le date effettive dei pagamenti con i termini contrattuali, ProcessMind rileva gli scostamenti sistematici e aiuta i team del credito a far rispettare gli accordi o a rinegoziare i termini con i clienti che pagano costantemente in ritardo.

La gestione incoerente dei pagamenti inferiori all’importo dovuto crea confusione e complica il percorso del cliente. ProcessMind analizza le deviazioni dei pagamenti parziali rispetto ai percorsi standard per identificare le soluzioni manuali, aiutandoLa a definire un flusso coerente che semplifichi la chiusura e migliori l’accuratezza del libro mastro.

Percorso di miglioramento in 6 fasi per la contabilità clienti

1

Colleghi e individui
2

Mappi il Suo processo
3

Individui i colli di bottiglia
4

Analizzi le cause profonde
5

Progetti i miglioramenti
6

Monitori e migliori progressivamente
1

Colleghi e individui

Cosa fare

Colleghi il Suo ERP alla piattaforma mappando i numeri delle fatture, i timestamp delle attività e i cambiamenti di stato, come Fattura creata e Pagamento ricevuto.

Visualizza la Guida al template dei dati Scarica il Template
Perché è importante

Costruire una base fondata sui dati garantisce che l’analisi del processo si basi sui log delle transazioni effettive, anziché su interviste soggettive o supposizioni.

Risultato previsto

Un Event Log completo, pronto per l’analisi di Process Mining.

COSA OTTERRÀ

Ottenga una visibilità completa sul ciclo dei ricavi

ProcessMind individua ogni deviazione e ritardo nel Suo Workflow di gestione degli incassi, fornendo una roadmap chiara per accelerare i pagamenti. Potrà vedere esattamente come le fatture attraversano il sistema e dove si verificano gli attriti.
  • Mappi ogni fase del ciclo di vita effettivo delle Sue fatture
  • Individui le cause specifiche dei ritardi nei pagamenti
  • Identifichi le rilavorazioni manuali e le deviazioni dal processo
  • Quantifichi l'impatto dei colli di bottiglia sul flusso di cassa
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Miglioramenti quantificabili nella gestione dei crediti commerciali

Analizzando ogni numero di fattura nei sistemi finanziari, le organizzazioni identificano i colli di bottiglia nascosti e semplificano il ciclo di incasso. Questi risultati riflettono i guadagni di efficienza ottenuti attraverso l’ottimizzazione dei processi basata sui dati.

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Days Sales Outstanding ridotto

Riduzione media del ritardo nei pagamenti

Individuando i colli di bottiglia tra la creazione e la chiusura delle fatture, le organizzazioni accelerano la conversione della liquidità e migliorano la gestione complessiva della liquidità.
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Tassi più elevati di abbinamento automatico

Riconciliazione bancaria automatizzata

Ottimizzare la logica di abbinamento riduce l’intervento manuale, consentendo di riconciliare gli estratti conto bancari con le fatture aperte senza intervento umano.
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Risoluzione più rapida delle contestazioni

Riduzione del ciclo di risoluzione

Semplificare i Workflow interni e la raccolta delle evidenze garantisce una rapida risoluzione delle fatture contestate, contribuendo a sbloccare il flusso di cassa fermo.
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Tassi inferiori di errore nella fatturazione

Riduzione del volume delle note di credito

Individuare le cause alla radice degli errori durante la generazione iniziale delle fatture porta a un minor numero di note di credito e a una riduzione significativa delle rilavorazioni amministrative.
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Migliore Conformità ai termini

Maggiore rispetto delle scadenze

Una maggiore visibilità sul comportamento dei clienti aiuta i team a far rispettare i termini contrattuali e a identificare i segmenti che non rispettano frequentemente le scadenze di pagamento.
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Tempi di invio più brevi

Riduzione dei ritardi amministrativi

Inviare più rapidamente le fatture ai clienti fa partire prima il conteggio dei termini di pagamento, riducendo direttamente il ciclo complessivo di conversione della liquidità.

I risultati individuali variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni organizzative.

Dati consigliati

Inizi da queste attività e da questi attributi fondamentali, quindi aggiunga ulteriori dettagli man mano che procede.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Essenziale per analizzare l'impatto finanziario e definire le priorità nel recupero degli importi più elevati.

La data entro la quale il cliente dovrebbe effettuare il pagamento.

Perché è importante

Il riferimento per calcolare l'anzianità, la morosità e la conformità ai termini di pagamento.

Il nome dell'entità o dell'organizzazione responsabile della fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi a livello di conto e l'identificazione dei pagatori problematici.

La divisione interna, la società controllata o il codice aziendale che emette la fattura.

Perché è importante

Consente di confrontare le performance tra diverse divisioni organizzative.

La data in cui la fattura è stata pagata integralmente o compensata.

Perché è importante

Essenziale per calcolare il tempo del ciclo e i Days Sales Outstanding effettivi.

Le condizioni concordate che definiscono quando deve essere effettuato il pagamento.

Perché è importante

Fornisce il contesto per la Data di scadenza e aiuta ad analizzare la conformità ai termini.

La categoria o il codice che spiega perché una fattura è contestata.

Perché è importante

Fondamentale per identificare le cause principali dei ritardi nei pagamenti e delle rilavorazioni.

Indicatore che segnala se l'attività è stata eseguita senza intervento umano.

Perché è importante

Fondamentale per misurare la trasformazione digitale e i tassi di automazione dei processi.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

La generazione iniziale del record della fattura nel sistema finanziario, che crea la registrazione nella contabilità clienti. Questo evento segna l’inizio ufficiale del ciclo di recupero crediti e stabilisce la base di riferimento per il calcolo dell’anzianità.

Perché è importante

Questo è l’evento di ancoraggio dell’intero processo e definisce il timestamp iniziale per tutte le metriche dei tempi di ciclo e per i calcoli del DSO.

La trasmissione del documento di fatturazione al cliente tramite e-mail, stampa, EDI o portale. Rappresenta il trasferimento al cliente dell’obbligo di pagamento.

Perché è importante

Calcolare il ritardo tra la creazione e l’invio aiuta a individuare i ritardi di elaborazione interni che rallentano il flusso di cassa.

Una milestone calcolata che indica che la data corrente ha superato la data prevista dai termini di pagamento concordati mentre la fattura è ancora aperta. Questo evento segnala il passaggio dallo stato corrente a quello scaduto.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti puntuali e attivare le strategie di sollecito.

La creazione di un caso formale o di un codice causale che indica che il cliente non concorda sulla validità o sull’importo della fattura. In genere questo evento interrompe le normali attività di incasso.

Perché è importante

Identifica i colli di bottiglia nel processo e aiuta a quantificare i ricavi a rischio a causa di errori di fatturazione o problemi di qualità.

L’emissione di una nota di credito che compensa il saldo della fattura. Spesso rappresenta il risultato finanziario di una contestazione fondata, di un reso o di uno sconto retroattivo.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare le perdite di ricavi, la qualità della fatturazione e le cause alla radice dei mancati pagamenti.

La registrazione di una transazione in entrata applicata alla fattura. Rappresenta l'obiettivo principale del processo AR.

Perché è importante

L'evento più importante per calcolare i Days Sales Outstanding (DSO) e valutare la solidità del flusso di cassa.

La modifica di stato finale in cui il saldo aperto della fattura diventa pari a zero. Ciò avviene in seguito a un pagamento completo, all'applicazione di un credito o a uno storno.

Perché è importante

Segna la conclusione assoluta del caso nel sistema e viene utilizzato per calcolare il tempo totale del ciclo di processo.

Per ricevere consigli personalizzati sui dati, scelga il processo specifico.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining estrae i dati degli eventi dal Suo sistema finanziario per ricostruire l’intero ciclo di vita di una fattura, dalla generazione alla compensazione finale. Utilizzando il Numero fattura come identificativo univoco, mappa ogni attività e cambiamento di stato per mostrare come le transazioni attraversano realmente la Sua organizzazione.

È necessario estrarre log delle attività che includano un identificativo univoco del caso, come il Numero fattura, insieme ai timestamp e ai nomi delle azioni eseguite. In genere sono inclusi eventi quali emissione della fattura, ricezione del pagamento, apertura di una contestazione e riconciliazione finale, che consentono allo strumento di costruire una sequenza cronologica degli eventi.

Sì, lo strumento individua i punti di attrito esatti che causano ritardi nei pagamenti, come tempi di invio elevati o Workflow di recupero inefficienti. Visualizzando questi colli di bottiglia, i team finanziari possono introdurre miglioramenti mirati per accelerare i flussi di cassa e raggiungere obiettivi come la riduzione del DSO del 15%.

Mentre i report standard forniscono istantanee statiche dei saldi scaduti o degli importi complessivi ancora da incassare, il Process Mining rivela il movimento dinamico tra questi stati. Evidenzia percorsi non lineari, come note di credito ripetute o complesse catene di pagamenti parziali, che spesso sfuggono alle Dashboard tradizionali.

Il software monitora ogni fattura contestata per mostrare dove si blocca, in attesa della validazione interna o del riscontro del cliente. Questa trasparenza aiuta a individuare se determinati reparti o tipi di fattura causano ritardi, consentendo di standardizzare i passaggi di risoluzione e compensare più rapidamente i saldi contestati.

Analizzando i passaggi che richiedono un intervento manuale, il Process Mining individua perché determinati pagamenti non vengono abbinati automaticamente. Rivela modelli di rilavorazione manuale che indicano dove occorre adeguare le regole di abbinamento o migliorare la qualità dei dati in ingresso per ottenere tassi più elevati di registrazione senza interventi manuali.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le prime mappe di processo entro quattro-sei settimane, una volta stabilita la connessione al sistema sorgente e completata la mappatura dei dati. Questa fase iniziale si concentra sulle aree ad alto impatto, come le cause più frequenti dei ritardi nei pagamenti o delle rettifiche manuali nel processo di compensazione.

I dati possono essere mascherati o pseudonimizzati durante l’estrazione, così da proteggere i dettagli sensibili dei clienti mantenendo visibili i modelli di processo. In genere vengono applicati protocolli di sicurezza conformi agli audit finanziari interni e alle normative internazionali sulla privacy dei dati, mantenendo l’attenzione sull’efficienza del processo.

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