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Migliori il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Aumenti l’efficienza in Coupa con la nostra guida all’ottimizzazione in 6 passaggi.
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in Coupa

L’elaborazione manuale delle fatture può nascondere inefficienze, causando ritardi nei pagamenti e problemi di Conformità. La nostra piattaforma aiuta Lei a individuare con precisione i colli di bottiglia e a semplificare i Workflow. Scopra come identificare le aree di miglioramento e aumentare l’efficienza operativa. Inizi oggi stesso a ottimizzare le Sue operazioni.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

L’elaborazione delle fatture è un elemento fondamentale per la solidità finanziaria e l’efficienza operativa della Sua organizzazione. Nel complesso panorama del processo Purchase to Pay, le inefficienze nella gestione delle fatture possono causare significative perdite finanziarie, rapporti più difficili con i fornitori e rischi per la conformità. La gestione manuale, i Workflow frammentati e la mancanza di visibilità in tempo reale all’interno di sistemi come Coupa portano spesso a pagamenti ritardati, alla perdita degli sconti per pagamento anticipato e a un aumento dei costi operativi. Ottimizzare il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture non significa semplicemente accelerare le attività, ma trasformare una funzione finanziaria critica in un vantaggio strategico, garantendo una gestione efficace dei flussi di cassa e il mantenimento di rapporti solidi con i fornitori. Comprendere lo stato reale “as-is” dell’elaborazione delle fatture è il primo passo per ottenere questi importanti miglioramenti.

Come il Process Mining fa luce sui Workflow delle fatture in Coupa

Il Process Mining offre una visione senza precedenti del percorso effettivo di ogni fattura all’interno del Suo sistema Coupa, dalla ricezione iniziale fino all’esecuzione del pagamento. Analizzando gli Event Log, il Process Mining ricostruisce il flusso completo, end-to-end, del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture, mostrando con precisione come il lavoro viene realmente svolto, non soltanto come dovrebbe essere svolto. Utilizza il numero della fattura come identificativo univoco del caso, consentendo di seguire il percorso di ogni singola fattura. Questa visione dettagliata permette di individuare i punti in cui le fatture si bloccano, le fasi di approvazione che vengono spesso saltate o ripetute e le condizioni in cui i blocchi di pagamento vengono applicati e rimossi con regolarità. Lei può identificare varianti di processo non conformi, scoprire colli di bottiglia nascosti che prolungano il tempo di ciclo delle fatture e comprendere i reali fattori di costo associati a specifiche deviazioni. Questo approccio basato sui dati supera le supposizioni e fornisce evidenze concrete per ottimizzare in modo mirato il processo Purchase to Pay.

Principali aree di miglioramento nell’elaborazione delle fatture

L’utilizzo del Process Mining per il processo Coupa Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture consente di intervenire in diverse aree critiche:

  • Identificazione e risoluzione dei colli di bottiglia: individui visivamente le fasi specifiche in cui le fatture si accumulano o subiscono ritardi eccessivi, come cicli di approvazione prolungati, discrepanze ricorrenti nel matching o processi di codifica inefficienti. In questo modo potrà attuare interventi mirati per ridurre il tempo complessivo di ciclo delle fatture.
  • Maggiore conformità e mitigazione dei rischi: rilevi le deviazioni dalle procedure operative standard e dai termini di pagamento, segnalando potenziali violazioni della conformità o persino attività fraudolente. Comprenda perché determinate fatture vengono rifiutate frequentemente o sottoposte a blocchi di pagamento, così da affrontare proattivamente le cause alla radice.
  • Opportunità di automazione: individui le attività manuali ripetitive o i comuni errori di inserimento dati che potrebbero essere semplificati o completamente automatizzati. Questo consente al Suo team finanziario di concentrarsi su attività più strategiche, aumentandone l’efficienza e riducendo i costi di elaborazione manuale.
  • Ottimizzazione del capitale circolante: accelerando il ciclo di elaborazione delle fatture, potrà gestire meglio i flussi di cassa, usufruire degli sconti per pagamento anticipato ed evitare penali per ritardi, contribuendo direttamente al miglioramento del capitale circolante.
  • Approvazioni e matching più efficienti: analizzi le gerarchie di approvazione e i tassi di successo del matching per individuare opportunità di semplificazione dei Workflow, introdurre un’automazione intelligente per gli scenari più comuni e ridurre gli interventi manuali.

Risultati attesi dall’ottimizzazione dell’elaborazione delle fatture

Applicando il Process Mining al processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture in Coupa, potrà ottenere risultati trasformativi con un impatto significativo sulle prestazioni finanziarie e operative:

  • Riduzione del tempo di ciclo delle fatture: riduca drasticamente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento, spesso del 30% o più, eliminando i colli di bottiglia identificati e semplificando i Workflow. Questo interviene direttamente sulla necessità di “ridurre il tempo di ciclo del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture”.
  • Minori costi di elaborazione: ottenga risparmi significativi riducendo il lavoro manuale, limitando le rilavorazioni ed evitando le penali per ritardato pagamento. Ne risulterà un’operatività Purchase to Pay più efficiente sotto il profilo dei costi.
  • Migliore livello di conformità: rafforzi il rispetto delle policy interne e delle normative esterne, riducendo i rischi di audit e garantendo una governance finanziaria coerente per tutte le transazioni relative alle fatture.
  • Rapporti più solidi con i fornitori: favorisca relazioni più affidabili con i Suoi fornitori grazie a pagamenti puntuali e prevedibili, creando potenzialmente le condizioni per termini negoziali migliori e una maggiore stabilità della supply chain.
  • Maggiore produttività del team: metta i team finanziari e di procurement nelle condizioni di lavorare con processi più efficienti, consentendo loro di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto e iniziative strategiche anziché sulla risoluzione reattiva dei problemi. Questi vantaggi misurabili confermano il valore dell’ottimizzazione dei processi basata sui dati.

Come iniziare la trasformazione del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Il percorso di ottimizzazione del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture in Coupa inizia dalla comprensione della situazione attuale. Questo Template di Process Mining fornisce il framework necessario per collegarsi rapidamente ai dati Coupa, visualizzare i Workflow di elaborazione delle fatture e individuare insight concreti. Le consente di superare le supposizioni e utilizzare dati empirici per promuovere cambiamenti di impatto. Identificando le inefficienze e concentrandosi sulle principali aree di miglioramento, potrà generare un valore significativo e ottenere un’operatività Purchase to Pay più efficiente, conforme ed economica. Compia il primo passo verso una trasformazione dell’elaborazione delle fatture basata sui dati e valorizzi appieno il Suo investimento in Coupa.

Procure to Pay - Elaborazione delle fatture Verifica delle fatture Debiti verso fornitori Processo P2P Approvazione delle fatture Ritardi nei pagamenti Gestione della conformità Ottimizzazione del capitale circolante Rapporti con i fornitori Abbinamento agli ordini di acquisto Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Workflow inefficienti per l’approvazione delle fatture possono ritardare significativamente i pagamenti, causando la perdita degli sconti per pagamento anticipato, rapporti più difficili con i fornitori e potenziali penali per ritardato pagamento. Questo incide sul capitale circolante e aggiunge costi non necessari al processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind analizza i percorsi precisi seguiti dalle fatture in Coupa, evidenziando i punti in cui le approvazioni si bloccano, identificando gli approvatori o i reparti specifici che generano colli di bottiglia e quantificandone l’impatto. In questo modo è possibile ottimizzare in modo mirato i Workflow di approvazione.

Il matching manuale o errato tra le fatture e gli ordini di acquisto genera spesso eccezioni che richiedono un notevole intervento manuale per essere risolte. Queste discrepanze nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture assorbono risorse e introducono errori, prolungando i tempi di elaborazione delle fatture conformi. ProcessMind visualizza tutte le deviazioni dal processo standard di matching degli ordini di acquisto in Coupa e identifica le cause alla radice delle discrepanze, come errori di inserimento dati o inesattezze negli ordini. La soluzione aiuta a individuare dove e perché si verificano i problemi di matching, consentendo di prevenirli in modo proattivo.

I ritardi nell’elaborazione delle fatture, dalla ricezione al pagamento finale, portano spesso le organizzazioni a non usufruire dei preziosi sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori. Questo incide direttamente sulla redditività e aumenta il costo effettivo di beni e servizi nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind segue l’intero ciclo di vita di ogni fattura in Coupa, da “Fattura ricevuta” a “Pagamento eseguito”, identificando le attività e i ritardi specifici che impediscono i pagamenti puntuali. In questo modo è possibile adeguare il processo per ottenere il massimo risparmio.

Le fatture non elaborate secondo le policy aziendali stabilite o i requisiti normativi possono causare rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali. Garantire il rigoroso rispetto delle regole lungo tutto il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture è fondamentale per la mitigazione dei rischi. ProcessMind rileva automaticamente tutti i casi in cui l’elaborazione delle fatture in Coupa si discosta da regole predefinite o percorsi ottimali, segnalando azioni o fasi non conformi. La soluzione offre una visibilità chiara sulle violazioni delle policy e sulla loro frequenza.

La gestione di eccezioni ed errori durante l’elaborazione delle fatture, come errori di codifica o fatture rifiutate, assorbe tempo e risorse significativi. Questa rilavorazione manuale aumenta i costi operativi e sottrae il personale alle attività a valore aggiunto nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind individua le attività che generano il maggior numero di cicli di rilavorazione, come “Discrepanza di matching gestita” o “Fattura rifiutata”, e ne quantifica frequenza e impatto in Coupa. La soluzione aiuta a identificare le cause alla radice di queste eccezioni per automatizzarle o eliminarle.

Senza una visione chiara e in tempo reale dello stato di ogni fattura nel ciclo di elaborazione, gli stakeholder faticano a rispondere alle richieste dei fornitori o a prevedere con precisione i flussi di cassa. Questa mancanza di trasparenza può generare inefficienze operative e decisioni poco accurate nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di ogni fattura in Coupa, offrendo una visione completa, end-to-end, del processo dalla ricezione al pagamento. Visualizza tutte le attività e la loro sequenza, garantendo una trasparenza senza precedenti sullo stato delle fatture e sui colli di bottiglia.

Le fatture sottoposte frequentemente a blocchi di pagamento, per motivi quali discrepanze nelle quantità o documentazione mancante, compromettono significativamente i programmi di pagamento e richiedono ulteriore lavoro per essere risolte. Questi ritardi possono danneggiare i rapporti con i fornitori e i flussi di cassa nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind identifica le attività e gli attributi specifici, come “Blocco di pagamento impostato” e “Motivo del blocco di pagamento”, che portano ai blocchi in Coupa. La soluzione individua i fattori ricorrenti e aiuta a semplificare la risoluzione mostrando i problemi che si ripetono.

Le numerose varianti non documentate nel modo in cui vengono elaborate le fatture possono causare tempi di attraversamento imprevedibili, tassi di errore più elevati e difficoltà nel rendere uniformi le best practice. Questa mancanza di standardizzazione incide sull’efficienza e sul controllo del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind visualizza tutte le varianti effettive seguite dalle fatture in Coupa, identificando i percorsi non standard e la loro frequenza. La soluzione aiuta a far emergere i processi ombra e le deviazioni dal golden path previsto, consentendo di standardizzare e semplificare il processo.

Il tempo complessivo necessario affinché una fattura passi da “Fattura ricevuta” a “Pagamento eseguito” è spesso eccessivo, indipendentemente dai singoli colli di bottiglia. Questo ciclo prolungato incide sul capitale circolante, sulla soddisfazione dei fornitori e sull’allocazione delle risorse interne nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind calcola la durata precisa di ogni fase e dell’intero processo end-to-end in Coupa, evidenziando i punti in cui si accumulano i ritardi. La soluzione fornisce insight basati sui dati sui tempi di ciclo medi e sui valori anomali, consentendo miglioramenti mirati per accelerare il processo.

Il costo cumulativo dell’elaborazione di ogni fattura, inclusa la manodopera per le attività manuali, la gestione delle eccezioni e i ritardi, può essere inaspettatamente elevato. Le inefficienze non visibili contribuiscono ad aumentare le spese operative del processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind identifica le inefficienze nascoste e i punti di intervento manuale in Coupa che aumentano il costo per fattura, come un numero eccessivo di fasi di approvazione o frequenti cicli di rilavorazione. La soluzione quantifica l’impatto di questi problemi, consentendo di definire strategie di riduzione dei costi.

Ritardi frequenti nei pagamenti, discrepanze non risolte o mancanza di trasparenza sullo stato delle fatture possono danneggiare gravemente i rapporti con i fornitori strategici. Questo può incidere sulla stabilità della supply chain e sul potere negoziale nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind offre insight sulle cause alla radice dell’insoddisfazione dei fornitori, come pagamenti costantemente in ritardo o una gestione prolungata delle eccezioni per determinati fornitori in Coupa. La soluzione aiuta a individuare i modelli problematici per migliorare le interazioni con i fornitori e la prevedibilità dei pagamenti.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo consiste nel ridurre la durata che intercorre tra l’invio di una fattura per l’approvazione e l’ottenimento dell’approvazione finale. Raggiungerlo incide direttamente sulla gestione dei flussi di cassa, riduce le penali per ritardato pagamento e migliora i rapporti con i fornitori, aumentando l’efficienza complessiva del processo Purchase to Pay. ProcessMind individua i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, identificando gli approvatori o le fasi specifiche che causano ritardi. Analizzando la durata delle attività e i percorsi degli utenti, individua le inefficienze e consente alle organizzazioni di implementare processi di approvazione più rapidi in Coupa, misurando riduzioni del 20-30% nell’arco di pochi mesi.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di fatture che richiedono un intervento manuale a causa di differenze tra la fattura e il relativo ordine di acquisto. Ridurre queste eccezioni diminuisce il lavoro manuale, accelera l’elaborazione e migliora l’accuratezza dei dati nel processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza le cause alla radice delle discrepanze di matching, evidenziando gli errori più comuni nella creazione degli ordini o nell’acquisizione dei dati delle fatture. La soluzione mette in evidenza i fornitori o le categorie di prodotti più soggetti a problemi, consentendo miglioramenti mirati nelle configurazioni o nella formazione in Coupa e riducendo così le eccezioni del 15-25%.

Questo obiettivo consiste nell’aumentare la percentuale di fatture per le quali gli sconti disponibili per pagamento anticipato vengono effettivamente ottenuti. Raggiungerlo contribuisce direttamente al risparmio sui costi e migliora la gestione del capitale circolante, dimostrando una maggiore efficienza operativa finanziaria. ProcessMind identifica le fatture per le quali non è stato possibile usufruire degli sconti per pagamento anticipato a causa di ritardi nell’elaborazione o di condizioni di pagamento trascurate. Analizzando il percorso completo delle fatture in Coupa, evidenzia i punti in cui i processi possono essere accelerati per rispettare le scadenze degli sconti, aumentando potenzialmente gli sconti ottenuti del 10-20%.

Questo obiettivo consiste nel garantire che tutte le attività di elaborazione delle fatture rispettino rigorosamente le policy interne predefinite e i requisiti normativi. Mantenere elevati standard di conformità riduce i rischi, previene le frodi e garantisce la preparazione agli audit per tutte le transazioni Purchase to Pay. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle regole di conformità stabilite, come approvazioni non autorizzate o fasi saltate. La soluzione offre una mappa visiva di tutte le varianti di processo in Coupa, rendendo semplice identificare e correggere i percorsi non conformi e migliorando così i tassi di conformità oltre il 95%.

Questo obiettivo mira a ridurre il lavoro manuale necessario per risolvere le eccezioni comuni nell’elaborazione delle fatture, come piccole discrepanze nei dati o informazioni mancanti. Automatizzare queste attività libera il personale, che può dedicarsi ai problemi più complessi, accelera l’elaborazione e riduce i costi operativi. ProcessMind individua i tipi di eccezione più frequenti e le relative cause alla radice, evidenziando le opportunità di automazione. Identificando gli interventi manuali ripetitivi in Coupa, consente di implementare in modo mirato soluzioni di robotic process automation, RPA, riducendo la gestione manuale delle eccezioni del 30-40%.

Questo obiettivo mira a fornire agli stakeholder informazioni immediate e accurate sull’avanzamento di una fattura lungo l’intero ciclo Purchase to Pay. Una maggiore visibilità riduce le richieste, consente di risolvere proattivamente i problemi e migliora l’accuratezza della pianificazione finanziaria. ProcessMind offre una visione dinamica, end-to-end, del percorso di ogni fattura, mostrando lo stato attuale, la durata di ogni fase e le attività successive. Questo insight, ricavato dai dati degli eventi Coupa, consente ai team di monitorare proattivamente le fatture e migliorare significativamente la comunicazione, riducendo del 20% il volume delle richieste sullo stato.

Questo obiettivo consiste nell’identificare e risolvere le cause alla radice dei frequenti blocchi di pagamento, impedendo che si ripetano. Un’esecuzione efficace riduce i ritardi nei pagamenti, evita le penali per ritardo e favorisce rapporti più solidi con i fornitori. ProcessMind analizza lo storico dei blocchi di pagamento, identificando i motivi più comuni e le fasi che ne precedono l’applicazione. Facendo emergere modelli e cause alla radice nel processo di pagamento di Coupa, consente di attuare azioni correttive mirate per prevenire blocchi futuri, con l’obiettivo di ridurre del 50% i blocchi ricorrenti.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le fatture seguano un percorso coerente e ottimizzato dalla ricezione al pagamento, riducendo le variazioni e assicurando l’applicazione uniforme delle best practice. La standardizzazione migliora l’efficienza, riduce gli errori e semplifica la formazione del nuovo personale. ProcessMind rileva tutte le varianti effettive del processo, evidenziando le deviazioni dal Workflow ideale o previsto. Consente alle organizzazioni di confrontare i diversi percorsi seguiti dalle fatture in Coupa, individuando le deviazioni inefficienti e facilitando l’applicazione di un unico processo standard ottimizzato in tutta l’organizzazione.

Questo obiettivo generale mira a ridurre significativamente il tempo totale necessario affinché una fattura completi l’intero ciclo di vita, dalla ricezione al pagamento finale. Un’elaborazione più rapida migliora i flussi di cassa, riduce i costi operativi e aumenta l’efficienza complessiva del processo Purchase to Pay. ProcessMind mappa l’intero percorso delle fatture, identificando percorsi critici, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione che prolungano il ciclo. Analizzando la durata delle attività e i passaggi di consegna in Coupa, individua le opportunità per semplificare il processo e consentire una riduzione del tempo di ciclo complessivo pari o superiore al 15-20%.

Questo obiettivo riguarda le spese dirette e indirette associate all’elaborazione di ogni fattura, con l’intento di ridurre i costi operativi complessivi. Raggiungerlo migliora la redditività e l’allocazione delle risorse all’interno della funzione Purchase to Pay. ProcessMind identifica inefficienze, punti di intervento manuale e attività di rilavorazione che contribuiscono ad aumentare i costi di elaborazione. Quantificando l’impatto dei colli di bottiglia e delle deviazioni sul percorso di elaborazione delle fatture in Coupa, consente di definire iniziative mirate di riduzione dei costi, con l’obiettivo di ridurre del 10-15% il costo per fattura.

Questo obiettivo consiste nel migliorare i rapporti con i fornitori garantendo pagamenti puntuali e accurati, oltre a una comunicazione chiara sullo stato delle fatture. I fornitori soddisfatti sono più propensi a offrire condizioni migliori e a mantenere partnership solide. ProcessMind offre insight sui ritardi nei pagamenti, sui blocchi frequenti e sulle lacune nella comunicazione che incidono negativamente sui fornitori. Ottimizzando l’elaborazione delle fatture e la pianificazione dei pagamenti in Coupa, contribuisce direttamente a pagamenti più affidabili e a una maggiore fiducia dei fornitori, misurabile attraverso la riduzione delle richieste e un miglioramento dei feedback.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per il processo Purchase to Pay, elaborazione delle fatture

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Cosa fare

Acceda al Template Excel preformattato progettato per i dati di elaborazione delle fatture Coupa. Questo Template garantisce che i dati siano strutturati correttamente per un’analisi efficiente.

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Perché è importante

Disporre di una struttura dati standardizzata è fondamentale per un Process Mining accurato. Previene gli errori più comuni e garantisce un’acquisizione dei dati fluida.

Risultato previsto

Un Template per i dati pronto all’uso, personalizzato per i dati di elaborazione delle fatture Coupa.

COSA OTTERRÀ

Ottimizzi la fatturazione in Coupa con una visione chiara dei processi

ProcessMind rivela il flusso effettivo dell’elaborazione delle fatture in Coupa, individuando ogni ritardo e deviazione. Ottenga visualizzazioni chiare per comprendere dove si concentrano le inefficienze.
  • Visualizzi i Workflow effettivi delle fatture in Coupa
  • Individui immediatamente i colli di bottiglia nell’elaborazione
  • Identifichi i passaggi delle fatture non conformi
  • Riduca i tempi di ciclo delle fatture
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Porti al massimo le prestazioni dell'elaborazione delle fatture

Questi risultati illustrano i significativi incrementi di efficienza e risparmi sui costi che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando l'elaborazione delle fatture Purchase to Pay, in particolare all'interno di sistemi come Coupa. Individuando colli di bottiglia e deviazioni, il Process Mining consente di apportare miglioramenti basati sui dati, semplificando i Workflow e riducendo il lavoro manuale.

0 %
Approvazione più rapida delle fatture

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individuando e ottimizzando i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, le organizzazioni accelerano significativamente i tempi necessari per approvare le fatture, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza.
0 %
Maggiore ricorso agli sconti per pagamento anticipato

Aumento degli sconti di pagamento acquisiti

Il Process Mining aiuta a individuare le opportunità perse di ottenere sconti per pagamento anticipato, evidenziando le fasi di elaborazione che subiscono ritardi e consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i tempi di pagamento e ridurre i costi.
0 %
Maggiore Conformità del processo

Miglioramento dell'aderenza al processo standard

Visualizzando i flussi di processo effettivi rispetto ai percorsi ideali, le organizzazioni possono garantire una maggiore aderenza a regole e policy predefinite, riducendo i rischi e le anomalie rilevate durante gli audit.
0 %
Meno eccezioni manuali

Riduzione della necessità di interventi manuali

Individuare le cause principali delle eccezioni più frequenti, come i problemi di abbinamento con gli ordini di acquisto o i blocchi di pagamento, consente di introdurre automazioni mirate e apportare adeguamenti al processo, riducendo significativamente la gestione manuale e i relativi costi.
0 %
Elaborazione semplificata delle fatture

Riduzione del tempo di ciclo end-to-end

Individuando ed eliminando i ritardi lungo l'intero percorso di elaborazione delle fatture, le organizzazioni ottengono una gestione più rapida, migliorando i rapporti con i fornitori e l'efficienza operativa.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco della fattura di un fornitore. Funge da chiave primaria per monitorare la fattura durante l'intero ciclo di vita.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi di una singola fattura, consentendo un'analisi coerente del processo end-to-end.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e i tempi di attesa, elementi fondamentali per l'analisi delle prestazioni.

L'utente o l'agente di sistema che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici e valutare le prestazioni e la Conformità degli utenti.

Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare e analizzare il processo per fornitore, un elemento fondamentale per gestire i rapporti con i fornitori e individuare problemi specifici.

Il valore monetario totale della fattura, comprese imposte e altri oneri.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario essenziale, consentendo di analizzare come cambia il comportamento del processo in funzione del valore della fattura e quale sia l'impatto finanziario dei ritardi.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare che risulti scaduta.

Perché è importante

È il principale riferimento per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali ed è essenziale per gestire i rapporti con i fornitori ed evitare penali.

L'identificativo dell'ordine di acquisto (PO) al quale viene addebitata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare l'efficienza dell'abbinamento con il PO e la gestione delle discrepanze.

Lo stato attuale della fattura nel relativo Workflow di elaborazione.

Perché è importante

Fornisce una visione in tempo reale della posizione della fattura nel Workflow, fondamentale per le Dashboard operative e il monitoraggio degli stati.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione iniziale del record di una fattura nel sistema Coupa. L'evento viene acquisito quando viene creato un nuovo oggetto fattura, tramite inserimento manuale, una rete fornitori integrata come Coupa Supplier Portal oppure una scansione OCR automatizzata.

Perché è importante

In quanto attività iniziale del ciclo di vita della fattura, questa attività è essenziale per misurare il tempo totale di elaborazione end-to-end. Costituisce la base di riferimento per tutte le analisi successive del tempo di ciclo e della produttività.

Indica il momento in cui una fattura, dopo aver superato i controlli iniziali, viene inserita in un Workflow formale di approvazione. In genere viene dedotto da una modifica dello stato che indica che la fattura è in attesa dell'intervento di uno o più approvatori.

Perché è importante

Questa attività costituisce il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo dell'approvazione. È essenziale per analizzare i colli di bottiglia nella gerarchia di approvazione e supporta la Dashboard 'Invoice Approval Bottleneck Analysis'.

Questa attività indica che la fattura ha superato correttamente tutte le fasi richieste del Workflow di approvazione. Viene acquisita dalla cronologia delle approvazioni quando l'ultimo approvatore richiesto compie un'azione positiva.

Perché è importante

Questa tappa fondamentale segna la fine del ciclo di approvazione e rende la fattura disponibile per l'elaborazione del pagamento. È essenziale per misurare la durata dell'approvazione e l'efficienza complessiva del processo.

La fattura approvata viene contrassegnata come pronta per il pagamento e i relativi dati finanziari vengono spesso registrati in un sistema ERP esterno. In genere l'evento viene dedotto da un flag dello stato dell'integrazione o da una modifica dello stato principale della fattura.

Perché è importante

Questa tappa rappresenta il passaggio dall'elaborazione da parte della funzione AP alla tesoreria o alla funzione pagamenti. I ritardi precedenti a questo punto incidono sull'efficienza di AP, mentre quelli successivi influenzano la tesoreria e i rapporti con i fornitori.

Questa attività segna la fase finale del processo, nella quale il pagamento viene eseguito e inviato al fornitore. L'informazione viene acquisita dallo stato del record di pagamento associato in Coupa Payments o in un sistema di pagamento integrato.

Perché è importante

In quanto conclusione definitiva del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo completo end-to-end e misurare il KPI 'On-Time Payment Rate'.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i percorsi effettivi seguiti dalle fatture in Coupa, individuando deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione. Fa emergere le cause profonde delle approvazioni lente, delle discrepanze nel matching degli ordini di acquisto e degli sconti per pagamento anticipato non ottenuti, offrendo indicazioni basate sui dati per l’ottimizzazione.

Per iniziare, sono necessari dati dell’Event Log che includano il numero della fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività, come "Fattura inviata" o "Fattura approvata", i timestamp di ciascuna attività e l’utente o il ruolo che esegue l’azione. Questi dati consentono di ricostruire il percorso di ogni fattura.

Dopo l’estrazione e il caricamento iniziali dei dati, che possono richiedere da alcuni giorni a un paio di settimane a seconda della complessità, le prime mappe di processo e le prime indicazioni sono spesso disponibili rapidamente. Risultati significativi e concreti, in grado di individuare le aree di miglioramento, possono essere ottenuti entro 2-4 settimane.

Il Process Mining individua i punti esatti del Workflow di elaborazione delle fatture in cui si verificano ritardi che impediscono i pagamenti puntuali. Identificando questi colli di bottiglia, spesso nelle fasi di approvazione o matching, è possibile semplificare il processo e garantire con maggiore continuità il pagamento delle fatture entro i termini previsti per ottenere lo sconto.

Certamente. Il Process Mining consente di confrontare l’esecuzione effettiva del processo con Workflow ideali o conformi predefiniti. Evidenzia automaticamente ogni deviazione dalle regole stabilite, come eccezioni non approvate o passaggi saltati, fornendo prove chiare per gli audit di conformità e le azioni correttive.

Sì, gli strumenti di Process Mining sono progettati per lavorare con dati reali, comprese alcune imperfezioni. Sebbene dati più puliti producano indicazioni più precise, la metodologia può comunque far emergere modelli e problemi significativi anche in presenza di una qualità dei dati solo moderata. La pulizia e la preparazione dei dati fanno spesso parte della fase iniziale.

Un’iniziativa efficace coinvolge in genere la collaborazione tra gli stakeholder aziendali, che forniscono la conoscenza del processo, e i team IT o dei dati, responsabili dell’estrazione e della preparazione iniziale dei dati. La piattaforma di Process Mining è spesso intuitiva, riducendo la necessità di competenze tecniche approfondite durante l’analisi.

Le soluzioni di Process Mining sono generalmente piattaforme analitiche separate che acquisiscono i dati estratti da Coupa. Non modificano il sistema Coupa, ma si collegano consumando gli Event Log e consentono un’analisi approfondita senza incidere sulle prestazioni operative. Spesso sono disponibili connettori per semplificare il processo di estrazione.

Raggiunga la massima efficienza: ottimizzi ora l’elaborazione delle fatture P2P

Individui i colli di bottiglia e riduca del 30% il tempo di ciclo dell’elaborazione delle fatture.

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