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Migliori il processo dall’assunzione alla pensione: ciclo di vita del dipendente

Una guida in 6 passaggi per ottimizzare il ciclo di vita dei dipendenti in Dynamics 365.

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Migliori il processo dall’assunzione alla pensione: ciclo di vita del dipendente

Assunzione e cessazione del rapporto di lavoro: ciclo di vita del dipendente

Microsoft Dynamics 365 Human Resources

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Ottimizzi il ciclo di vita dei dipendenti in Microsoft Dynamics 365 HR

La nostra piattaforma La aiuta a individuare colli di bottiglia poco visibili e inefficienze nascoste lungo tutto il percorso del dipendente. Dalla selezione alla gestione dell’uscita, individuiamo i punti in cui i processi rallentano o generano rilavorazioni. Potrà così apportare miglioramenti basati sui dati, semplificare le operazioni e ridurre i costi.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, in Microsoft Dynamics 365 Hr?

Il ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, o H2R, è un processo complesso e fondamentale che comprende tutte le fasi del percorso di una persona nell’organizzazione, dal reclutamento iniziale fino alla conclusione del rapporto. Microsoft Dynamics 365 Hr offre un sistema completo per gestire dati e attività HR, ma nella pratica i processi possono discostarsi dal modello previsto. Ne derivano inefficienze difficili da individuare, ritardi costosi e potenziali rischi per la conformità, con conseguenze significative sull’efficacia operativa e sull’esperienza dei dipendenti.

Le inefficienze nel processo H2R si manifestano in vari modi: tempi di ciclo prolungati per le assunzioni, ritardi nell’inserimento, opportunità di formazione perse, gestione discontinua delle prestazioni e procedure di uscita complesse. Questi problemi aumentano i costi operativi e peggiorano l’esperienza dei dipendenti, con il rischio di favorire un maggiore ricambio del personale e danneggiare la reputazione dell’organizzazione come datore di lavoro. Comprendere come si svolge davvero l’intero processo in Microsoft Dynamics 365 Hr è il primo passo per individuare e risolvere questi colli di bottiglia.

Come ottimizzare il processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro con il Process Mining

Il Process Mining consente di ottenere una visione dettagliata delle attività di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro gestite in Microsoft Dynamics 365 Hr. Estraendo gli Event Log direttamente dal sistema, ricostruisce i percorsi effettivamente seguiti dai dipendenti nell’organizzazione e mostra come si svolgono i processi nella pratica, anziché come sono documentati o percepiti.

Questo approccio consente di:

Rappresentare visivamente percorsi complessi: individuare tutte le varianti di processo esistenti, anche quelle non note, a partire da

Assunzione e cessazione del rapporto di lavoro: ciclo di vita del dipendente Efficienza delle risorse umane Acquisizione di talenti Processo di inserimento Gestione delle prestazioni Procedure di uscita Ottimizzazione della forza lavoro Conformità delle risorse umane Esperienza dei dipendenti Dipartimento delle risorse umane H2R Gestione del capitale umano HCM Percorso del dipendente

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel ciclo di reclutamento, dalla creazione della richiesta all’accettazione dell’offerta, incidono in modo significativo sulle attività aziendali: i ruoli essenziali restano vacanti più a lungo, aumenta il carico di lavoro dei selezionatori e i candidati migliori possono scegliere la concorrenza. Ne conseguono costi operativi più elevati e una produttività inferiore. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro in Microsoft Dynamics 365 Hr, mostrando in quali fasi il reclutamento si blocca. Visualizzando il flusso effettivo del processo, può risalire alle cause profonde dei ritardi e introdurre miglioramenti mirati per accelerare le assunzioni e coprire i ruoli in modo efficiente.

Un processo di inserimento discontinuo o troppo lungo può ridurre il coinvolgimento dei nuovi assunti, ritardarne la produttività e favorire le dimissioni nei primi mesi. Se attività essenziali, come la configurazione delle buste paga o l’assegnazione della formazione, vengono omesse o rimandate, l’esperienza iniziale dei dipendenti ne risente e possono emergere rischi per la conformità. ProcessMind offre una visione completa di ogni fase del percorso di inserimento in Microsoft Dynamics 365 Hr, mostra gli scostamenti dal percorso previsto e individua con precisione le attività omesse o in ritardo. Questo consente di standardizzare e ottimizzare il processo, garantendo un’esperienza coerente e positiva a tutti i nuovi dipendenti.

Se le valutazioni delle prestazioni non vengono svolte nei tempi previsti o vengono spesso omesse, ne risentono lo sviluppo e la motivazione dei dipendenti, oltre all’allineamento agli obiettivi. Ciò può ridurre la produttività, limitare la chiarezza dei riscontri e creare problemi di conformità nei cicli di gestione delle prestazioni. ProcessMind analizza il flusso delle attività di gestione delle prestazioni in Microsoft Dynamics 365 Hr e mette in evidenza le valutazioni in ritardo o saltate. Comprendendo le cause dei ritardi, può semplificare il processo, garantire riscontri tempestivi e promuovere una cultura di miglioramento continuo lungo tutto il ciclo di vita del dipendente.

Procedure di uscita incoerenti o incomplete comportano rischi significativi per la conformità, tra cui vulnerabilità nella sicurezza dei dati, sanzioni normative e controversie legali. Attività essenziali come il recupero dei beni aziendali, la revoca degli accessi o i colloqui di uscita possono essere trascurate, causando danni finanziari e reputazionali. ProcessMind ricostruisce il percorso effettivo di uscita in Microsoft Dynamics 365 Hr, individua gli scostamenti dalle procedure definite e segnala i requisiti di conformità non rispettati. Questa visione completa consente alle organizzazioni di applicare procedure di uscita standard, ridurre i rischi e garantire una conclusione del rapporto di lavoro regolare e conforme alla legge.

I processi HR prevedono spesso più approvazioni e passaggi di consegne, rendendo difficile capire dove si verificano i ritardi. Questi colli di bottiglia nascosti, che riguardino promozioni, cambi di ruolo o altre fasi del ciclo di vita dei dipendenti, possono creare frustrazione, ridurre l’efficienza delle risorse umane e rallentare cambiamenti organizzativi importanti. ProcessMind visualizza il flusso completo degli eventi del ciclo di vita dei dipendenti in Microsoft Dynamics 365 Hr e individua chiaramente le fasi o i dipartimenti che causano ritardi. Una volta identificati i colli di bottiglia, può ottimizzare l’allocazione delle risorse, automatizzare le attività ridondanti e accelerare sensibilmente l’erogazione dei servizi HR.

I ritardi nell’approvazione e nell’attuazione dei cambi di ruolo o delle promozioni interne possono insoddisfare i dipendenti, limitare le opportunità di crescita professionale e aumentare il ricambio del personale. Un processo di mobilità interna complesso può inoltre ostacolare l’agilità della forza lavoro e la capacità di trattenere i talenti. ProcessMind segue l’intero percorso dei trasferimenti interni e delle promozioni in Microsoft Dynamics 365 Hr, mostrando dove si bloccano le approvazioni o si accumulano ritardi. Queste informazioni consentono di semplificare la mobilità interna, così che i dipendenti possano assumere rapidamente nuovi ruoli e contribuire al meglio.

Un ricambio elevato del personale, soprattutto se non se ne comprendono o affrontano le cause, comporta costi significativi per il reclutamento, l’inserimento e la perdita di produttività. Senza informazioni sulle fasi del ciclo di vita che precedono le uscite, è difficile definire strategie efficaci per trattenere i dipendenti. ProcessMind analizza gli schemi del processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro e individua i percorsi che più spesso portano alla cessazione del rapporto o alle dimissioni in Microsoft Dynamics 365 Hr. Comprendendo gli eventi che precedono l’uscita, può adottare misure preventive per migliorare la permanenza dei dipendenti, ridurre i costi del ricambio e favorire una forza lavoro più stabile.

L’inserimento manuale dei dati e gli aggiornamenti incoerenti durante il ciclo di vita dei dipendenti possono causare inesattezze nei dati anagrafici, con ripercussioni sulle buste paga, sulla gestione dei benefit e sui report di conformità. Una scarsa qualità dei dati nel sistema HR può generare errori costosi e decisioni basate su informazioni errate. ProcessMind aiuta a individuare dove vengono introdotte incongruenze o errori nei dati dei dipendenti in Microsoft Dynamics 365 Hr, tracciando le attività e le modifiche agli attributi. In questo modo può migliorare la governance dei dati, automatizzare i controlli di validazione e garantire l’integrità delle informazioni HR durante l’intero processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro.

Se la formazione obbligatoria non viene assegnata tempestivamente o l’assegnazione varia tra ruoli simili, possono crearsi lacune nelle competenze, ridursi la produttività e verificarsi violazioni dei requisiti di conformità. I dipendenti potrebbero non ricevere la formazione necessaria per svolgere efficacemente il proprio lavoro, limitando le capacità complessive dell’organizzazione. ProcessMind offre visibilità sull’attività "Formazione assegnata" in Microsoft Dynamics 365 Hr, consentendo di verificare se la formazione viene avviata come previsto e di individuare ritardi o differenze nell’assegnazione per ruolo o dipartimento. Queste informazioni aiutano a garantire uno sviluppo delle competenze tempestivo e pertinente lungo tutto il percorso del dipendente.

Senza una visione chiara di come i dipendenti attraversano l’intero ciclo di vita, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, le organizzazioni faticano a individuare gli scostamenti dai processi standard. Questa mancanza di visibilità impedisce di affrontare in modo proattivo le inefficienze, migliorare l’esperienza dei dipendenti e garantire il rispetto delle procedure. ProcessMind visualizza ogni fase del percorso dei dipendenti in Microsoft Dynamics 365 Hr, dall’assunzione alla pensione, offrendo una rappresentazione oggettiva di come si svolgono realmente i processi. Queste informazioni complete consentono di comprendere percorsi complessi, individuare le varianti e ottimizzare l’intera esperienza dei dipendenti.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per coprire le posizioni aperte incide direttamente sulla produttività e sui costi operativi. Un processo di reclutamento più snello nell’ambito del ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, consente di assicurarsi rapidamente i candidati migliori, limitando le carenze di personale nei team e accelerando i progetti. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici, come le fasi di approvazione lente o i passaggi ripetuti, nel flusso di lavoro di reclutamento di Microsoft Dynamics 365 Hr. Visualizzando il processo effettivo, può individuare dove intervenire per ridurre i ritardi, misurare l’impatto delle modifiche e puntare a ridurre del 20% o più il tempo necessario per assumere.

Un tasso elevato di completamento dell’inserimento indica che i nuovi assunti iniziano il proprio percorso in modo più efficace e coinvolgente, con maggiore soddisfazione e tempi più brevi per raggiungere la piena produttività. Nel processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro gestito con Microsoft Dynamics 365 Hr, completare puntualmente tutte le attività essenziali è fondamentale per la conformità e per offrire un’esperienza positiva ai dipendenti. ProcessMind mostra gli scostamenti dal percorso di inserimento previsto, mettendo in evidenza attività incomplete, approvazioni in ritardo o formazioni non assegnate. Consente di monitorare i tassi di completamento per dipartimento o ruolo, individuare le cause profonde delle inefficienze e introdurre miglioramenti mirati per raggiungere un tasso di completamento pari o superiore al 95%.

Valutazioni delle prestazioni tempestive sono essenziali per lo sviluppo e il coinvolgimento dei dipendenti e per una gestione efficace dei talenti. Accelerare questi cicli nell’ambito del ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, consente di fornire riscontri aggiornati, allineare gli obiettivi e svolgere senza ritardi i colloqui sullo sviluppo professionale, favorendo un approccio HR proattivo. Con ProcessMind può mappare l’intero flusso delle valutazioni delle prestazioni in Microsoft Dynamics 365 Hr e individuare dove si verificano ritardi, ad esempio nelle approvazioni dei responsabili o nell’invio delle valutazioni da parte dei dipendenti. I dati consentono di ridurre i tempi di ciclo, potenzialmente del 15-30%, e di completare le valutazioni in modo efficiente e coerente in tutta l’organizzazione.

Procedure di uscita coerenti e conformi riducono i rischi legali, proteggono i beni aziendali e preservano una buona reputazione come datore di lavoro anche quando i dipendenti lasciano l’organizzazione. Standardizzare questa fase essenziale del ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, è fondamentale per l’integrità operativa e la sicurezza dei dati. ProcessMind visualizza il processo effettivo di uscita in Microsoft Dynamics 365 Hr, mettendo in evidenza passaggi non conformi o omissioni, come il mancato recupero dei beni aziendali o i colloqui di uscita non completati. Confrontando i percorsi effettivi con i modelli previsti, può uniformare le procedure e raggiungere la piena conformità in tutti i casi di uscita, riducendo i rischi potenziali.

Una visione chiara dell’intero ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, fa emergere colli di bottiglia e inefficienze che incidono sulla soddisfazione dei dipendenti e sui costi operativi delle risorse umane. Comprendere come funzionano davvero i processi in Microsoft Dynamics 365 Hr consente di prendere decisioni basate sui dati e di migliorare con continuità. ProcessMind ricostruisce automaticamente l’intero percorso del dipendente, dal reclutamento alla cessazione del rapporto, mostrando tutte le varianti e gli scostamenti. Questa trasparenza consente di individuare cicli imprevisti, soluzioni manuali alternative e accumuli di ritardi, fornendo le informazioni necessarie per ottimizzare le attività HR nel loro complesso.

Gestire tempestivamente i cambi di ruolo e le promozioni è essenziale per la motivazione dei dipendenti, la crescita professionale e l’agilità organizzativa. I ritardi possono generare frustrazione e ostacolare la capacità di trattenere i talenti nel dinamico ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto. ProcessMind individua le fasi e le persone coinvolte che causano ritardi nei flussi di approvazione dei cambi di ruolo in Microsoft Dynamics 365 Hr. Analizzando il tempo trascorso in ogni fase e individuando i cicli di rilavorazione, le organizzazioni possono ridurre i tempi di approvazione e consentire ai dipendenti di passare rapidamente e senza difficoltà a nuovi ruoli.

Un ricambio elevato del personale comporta costi significativi per il reclutamento, l’inserimento e la perdita di produttività. Ridurre questi costi migliorando il processo relativo al ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, è essenziale per la solidità finanziaria e la stabilità della forza lavoro. ProcessMind aiuta a individuare gli schemi nei percorsi dei dipendenti che precedono le uscite anticipate o l’insoddisfazione, spesso legati a problemi di inserimento o di crescita professionale. Ottimizzando questi momenti chiave in Microsoft Dynamics 365 Hr, può affrontare in modo proattivo le cause profonde del ricambio e ridurne i costi associati del 10-25%.

Gli errori di inserimento manuale nei dati dei dipendenti possono causare problemi di conformità, errori nelle buste paga e decisioni inadeguate. Eliminarli durante l’intero ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, consente di garantire l’integrità dei dati e l’accuratezza operativa in Microsoft Dynamics 365 Hr. ProcessMind individua le attività che spesso portano a correzioni dei dati o rilavorazioni, indicando dove servono automazione o formazione più adeguata. Visualizzando l’impatto di questi errori sulle fasi successive, può introdurre miglioramenti mirati per ridurre quasi a zero le discrepanze nell’inserimento e migliorare la qualità complessiva dei dati.

Assegnare la formazione in modo efficace e tempestivo è fondamentale per lo sviluppo dei dipendenti, il miglioramento delle competenze e il rispetto delle normative di settore. Un processo ottimizzato nell’ambito del ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, consente di acquisire le competenze necessarie senza ritardi. ProcessMind visualizza l’intero percorso di assegnazione e completamento della formazione in Microsoft Dynamics 365 Hr, mostrando i ritardi tra l’assegnazione e il completamento effettivo. Evidenzia i colli di bottiglia e gli instradamenti inefficienti, consentendo alle organizzazioni di semplificare il processo, erogare la formazione nei tempi previsti e migliorare la preparazione della forza lavoro.

Semplificare i flussi di lavoro HR durante l’intero ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, riduce direttamente le spese operative. Individuare ed eliminare le inefficienze consente al dipartimento HR di lavorare con maggiore snellezza e di allocare le risorse in modo più efficace. ProcessMind fa emergere i costi nascosti legati alle rilavorazioni, agli interventi manuali eccessivi e ai cicli di processo prolungati in Microsoft Dynamics 365 Hr. Ottimizzando questi aspetti, ad esempio riducendo il tempo medio dedicato alle attività amministrative o automatizzando i passaggi ripetitivi, le organizzazioni possono ottenere risparmi significativi sui costi operativi HR.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per il ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto

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Cosa fare

Acceda al template Excel dei dati preconfigurato per il processo di assunzione e cessazione del rapporto di lavoro in Microsoft Dynamics 365 Hr, progettato per raccogliere tutti i dati necessari dell’Event Log.

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Perché è importante

In questo modo raccoglie fin dall’inizio dati nel formato corretto, riducendo gli errori e accelerando la configurazione dell’analisi.

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Un template Excel standardizzato, pronto per essere compilato con i dati storici del processo.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze nascoste nel ciclo di vita dei dipendenti

ProcessMind visualizza l’intero percorso Hire to Retire in Dynamics 365 Hr, mostrando i flussi effettivi del processo e le lacune di conformità. Ottenga informazioni dettagliate su ogni fase, dal reclutamento alla cessazione del rapporto di lavoro, basate su dati utili per intervenire.

Mappare i percorsi effettivi del ciclo di vita dei dipendenti in D365 Hr
Individuare i colli di bottiglia nell’onboarding e nell’offboarding
Ottimizzare la conformità e la gestione dei rischi
Ridurre i costi lungo il percorso dei dipendenti

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Più efficienza lungo tutto il ciclo di vita dei dipendenti

Questi risultati mostrano i miglioramenti operativi e i vantaggi strategici che le organizzazioni possono ottenere ottimizzando i processi del ciclo di vita dei dipendenti. Applicando il Process Mining ai dati di Microsoft Dynamics 365 HR, le aziende possono individuare le inefficienze, ridurre il lavoro manuale e migliorare l’esperienza dei dipendenti dall’assunzione fino alla pensione.

0 % faster

Inserimento più rapido dei nuovi dipendenti

Riduzione dei tempi di assunzione

Semplificare le attività di selezione e inserimento consente di accogliere più rapidamente i nuovi talenti e ridurre la perdita di produttività dovuta alle posizioni vacanti.

0 % increase

Maggiore successo dell’inserimento

Aumento delle attività completate

Completare tempestivamente tutte le attività essenziali di inserimento dei nuovi dipendenti favorisce un’integrazione più rapida e ne accelera la produttività.

0 % increase

Valutazioni delle prestazioni puntuali

Miglioramento della puntualità

Aumentare la percentuale di valutazioni delle prestazioni completate entro la data prevista favorisce il coinvolgimento e la crescita dei dipendenti.

0 % boost

Maggiore conformità nelle attività di cessazione

Maggiore rispetto delle procedure

Completare puntualmente tutte le attività necessarie alla cessazione del rapporto di lavoro riduce i rischi e agevola la transizione dei dipendenti in uscita.

0 % reduction

Risparmi sulle attività operative HR

Riduzione dei costi di processo

Semplificando i flussi di lavoro e riducendo le attività manuali lungo tutto il ciclo di vita dei dipendenti, le organizzazioni possono diminuire sensibilmente i costi operativi delle risorse umane.

0 % fewer errors

Dati HR accurati

Riduzione degli errori nei dati

Individuare e correggere all’origine gli errori più comuni di inserimento dei dati permette di garantirne l’integrità e ridurre le rilavorazioni per i team HR.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del dipendente, utilizzato come ID del caso principale per l’intero ciclo di vita lavorativo.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi relativi al dipendente e permette di ricostruirne l’intero percorso e ciclo di vita.

Nome dello specifico evento del ciclo di vita HR, ad esempio 'Employee Hired' o 'Performance Review Conducted'.

Perché è importante

Definisce le fasi della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare il ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro.

Data e ora in cui si è svolta l’attività HR.

Perché è importante

Questa data e ora è fondamentale per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche temporali e individuare colli di bottiglia e ritardi nel processo.

Data e ora di completamento di un’attività, utilizzate per analizzarne la durata.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività, un dato fondamentale per individuare le fasi del processo che richiedono più tempo.

Reparto dell’organizzazione a cui è assegnato il dipendente, ad esempio vendite o ingegneria.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo in modo efficace, mettendo in luce le differenze nelle prestazioni, i colli di bottiglia e le tendenze del turnover specifiche di ciascun reparto.

La qualifica o il ruolo specifico del dipendente.

Perché è importante

Permette di analizzare nel dettaglio i processi HR in base alle singole funzioni professionali, così da definire interventi mirati e individuare le criticità specifiche di ciascun ruolo.

Il responsabile della decisione di assunzione per una specifica richiesta di personale.

Perché è importante

Associa le prestazioni del processo a responsabili specifici, consentendo di fornire riscontri mirati e individuare le buone pratiche o gli aspetti del processo di assunzione da migliorare.

La sede geografica o l’ufficio presso cui lavora il dipendente.

Perché è importante

Aggiunge una dimensione geografica all’analisi, aiutando a individuare le differenze regionali nelle prestazioni dei processi e nelle tendenze relative ai dipendenti.

Il motivo per cui un dipendente lascia l’organizzazione, ad esempio «dimissioni volontarie» o «cessazione involontaria».

Perché è importante

È essenziale per comprendere le cause del turnover dei dipendenti, definire strategie di fidelizzazione mirate e intervenire sulle cause profonde delle uscite.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio ufficiale del processo di assunzione, quando una nuova richiesta viene creata e approvata. In genere viene registrata come evento esplicito quando un utente completa la creazione di un nuovo progetto di selezione o di un annuncio di lavoro in Dynamics 365 HR.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale per l’analisi dei tempi di assunzione. Monitorarlo consente di misurare l’efficienza dell’intero processo di selezione, dalla prima richiesta fino alla copertura della posizione.

Indica che il candidato ha accettato formalmente l’offerta di lavoro, concludendo il ciclo principale di selezione. In genere viene dedotto da una modifica dello stato del record del candidato in 'Offer Accepted' o in uno stato equivalente.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il KPI 'Time to Hire'. Indica l’esito positivo della selezione e dà avvio alle successive attività di preparazione all’inserimento.

È la transazione formale con cui il record del candidato viene convertito in un record del dipendente. In Dynamics 365 HR è un evento esplicito che crea un nuovo record 'Worker' e i relativi record 'Employment', con una data di inizio specifica.

Perché è importante

Questa attività segna il passaggio ufficiale del caso dalla fase di selezione al ciclo di vita del dipendente e avvia i processi di inserimento e gestione delle retribuzioni.

Indica il completamento delle attività iniziali di inserimento di un nuovo dipendente. In genere è un evento dedotto, ricavato dal completamento di una serie di attività in una lista di controllo per l’inserimento o da una modifica dello stato del piano di inserimento del dipendente.

Perché è importante

Questa tappa è fondamentale per misurare quanto rapidamente un nuovo dipendente raggiunge la piena produttività. Eventuali ritardi possono incidere sul coinvolgimento e sulle prestazioni iniziali.

Segna il completamento del ciclo di valutazione delle prestazioni di un dipendente. È un evento dedotto, in genere registrato quando un responsabile o un utente HR modifica lo stato del documento di valutazione in 'Completed' o 'Finalized'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per la gestione dei talenti. Monitorarne la puntualità aiuta a garantire che i colloqui sulle prestazioni si svolgano con regolarità e nei tempi previsti.

Segna l’avvio formale delle attività di uscita del dipendente, quando nel sistema viene inserita una data di cessazione. È un evento esplicito e distinto, che modifica lo stato del dipendente e avvia i successivi flussi di lavoro per la cessazione.

Perché è importante

Questa attività è un indicatore importante per l’analisi del turnover dei dipendenti. Costituisce il punto di partenza per misurare l’efficienza e la conformità delle attività di cessazione.

È l’ultima attività del ciclo di vita del dipendente e indica che tutte le procedure di cessazione sono state completate. L’evento viene dedotto dal completamento di tutte le attività nella lista di controllo per la cessazione o da una modifica dello stato finale nel record del dipendente.

Perché è importante

Questo evento finale è fondamentale per misurare la durata complessiva e il tasso di completamento delle attività di cessazione, verificando che tutte le attività amministrative e di conformità siano concluse.

Domande frequenti

Quali problemi specifici può risolvere il Process Mining nel processo Hire to Retire gestito con Microsoft Dynamics 365 HR?

Il Process Mining individua inefficienze nascoste e colli di bottiglia lungo tutto il ciclo di vita dei dipendenti, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Può far emergere le cause profonde dei tempi di assunzione eccessivi, dei ritardi nelle valutazioni delle prestazioni e delle procedure non conformi. L’analisi fornisce indicazioni concrete per semplificare i flussi di lavoro e ridurre i costi operativi.

Quali dati di Dynamics 365 HR servono per analizzare con il Process Mining il ciclo Hire to Retire?

Per eseguire un’analisi di Process Mining servono in genere Event Log con le attività principali, le relative date e ore e l’ID del dipendente come identificativo del caso. Tra i dati pertinenti rientrano le date di candidatura, le fasi dei colloqui, l’accettazione dell’offerta, le attività di inserimento, le date delle valutazioni delle prestazioni, le approvazioni dei cambi di ruolo e gli eventi di cessazione del rapporto di lavoro. Questi log riportano in sequenza le fasi del percorso di ciascun dipendente.

Come si estraggono e preparano i dati necessari da Microsoft Dynamics 365 HR?

I dati di Dynamics 365 HR possono essere estratti in diversi modi, ad esempio tramite query dirette al database, integrazioni API o strumenti di reportistica già disponibili. I dati estratti vanno poi trasformati in un Event Log, assicurandosi che ogni riga contenga un ID del caso, un’attività e una data e ora. Questa fase di preparazione è fondamentale per visualizzare e analizzare correttamente il processo.

Quanto tempo occorre, in genere, per ottenere indicazioni utili o miglioramenti concreti dopo aver introdotto il Process Mining?

Le prime indicazioni possono emergere spesso nel giro di poche settimane, una volta completate con successo l’estrazione dei dati e la creazione del modello. I miglioramenti concreti, come la riduzione dei tempi di assunzione o l’accelerazione dei cicli di valutazione, dipendono dalla complessità dei problemi individuati e dalla rapidità con cui vengono attuate le modifiche al processo. Il monitoraggio continuo permette di proseguire l’ottimizzazione e mantenere i benefici nel tempo.

Quale ritorno sull’investimento possiamo aspettarci ottimizzando con il Process Mining il processo Hire to Retire?

Il ritorno sull’investimento può derivare dalla riduzione dei costi operativi, da un inserimento più rapido dei dipendenti e da un minore turnover, grazie a un’esperienza migliore. Eliminando i colli di bottiglia e semplificando i flussi di lavoro, è possibile ridurre sensibilmente il lavoro amministrativo delle risorse umane e migliorare la soddisfazione complessiva dei dipendenti. Una maggiore conformità riduce inoltre i potenziali rischi legali e finanziari.

Quali sono i requisiti tecnici tipici per introdurre una soluzione di Process Mining nelle nostre attività HR?

In genere, i requisiti tecnici comprendono l’accesso all’istanza di Dynamics 365 HR, un meccanismo per estrarre i dati e una piattaforma in grado di gestire grandi volumi di dati. Il software di Process Mining può essere basato sul cloud oppure installato in locale e richiede un’infrastruttura compatibile. Per configurare inizialmente i connettori e trasformare i dati possono servire competenze di base nell’ingegneria dei dati.

Il Process Mining può interferire con le attività HR o i sistemi attualmente in uso in Microsoft Dynamics 365 HR?

Il Process Mining è principalmente un’attività di analisi e, di norma, non interferisce con le attività HR in corso. Analizza i dati storici estratti da Dynamics 365 HR, senza interagire direttamente con i processi attivi. Il principale punto di integrazione è la configurazione iniziale dell’estrazione dei dati, che in genere non comporta interventi invasivi.

Oltre a migliorare l’efficienza, in che modo il Process Mining aiuta a garantire la conformità delle procedure Hire to Retire?

Il Process Mining visualizza i percorsi effettivamente seguiti dai dipendenti e consente di confrontarli con le regole di conformità e le procedure operative standard definite. Evidenzia deviazioni, passaggi mancanti o scorciatoie non autorizzate che potrebbero causare non conformità, ad esempio nelle attività di cessazione del rapporto di lavoro o nella gestione dei dati. In questo modo è possibile individuare e correggere tempestivamente i rischi per la conformità.

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