Il template dei dati per la gestione del ciclo dei ricavi

L’ID dell’evento di fatturazione identifica una specifica prestazione o fornitura di un prodotto che genera un addebito. Costituisce il riferimento centrale che collega tutte le attività correlate, dall’erogazione iniziale della prestazione e dalla registrazione dell’addebito fino all’invio della richiesta, alla registrazione del pagamento e alla chiusura del conto.

Nel Process Mining, analizzare il ciclo di vita di ogni evento di fatturazione consente di ottenere una visione completa del ciclo dei ricavi end-to-end. L’ID permette di ricostruire l’intero percorso di un singolo addebito, individuare i percorsi più frequenti, misurare i tempi di ciclo tra le tappe principali e comprendere le variazioni che causano ritardi o perdite di ricavi.

Questo identificativo è essenziale per raggruppare tutte le attività correlate in un unico caso e consentire un’analisi completa e accurata del ciclo dei ricavi per ogni evento fatturabile.

È la chiave primaria che collega le diverse tabelle relative agli incontri con i pazienti, agli addebiti, alle richieste di rimborso e ai pagamenti. Per individuare il campo specifico, spesso associato a un incontro o a un identificativo della richiesta, consulti la documentazione di R1 RCM.

Questo attributo descrive una singola fase o tappa del processo di gestione del ciclo dei ricavi per un determinato evento di fatturazione. Le attività rappresentano il lavoro svolto, ad esempio «Addebiti registrati», «Richiesta inviata» o «Pagamento registrato».

L’analisi della sequenza delle attività è alla base del Process Mining: consente di ricostruire il flusso effettivo del processo, individuare i colli di bottiglia in cui l’avvio delle attività richiede troppo tempo e rilevare i cicli di rilavorazione, nei quali alcune attività vengono ripetute senza necessità, come quando a «Richiesta respinta» segue «Rilavorazione del diniego avviata».

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzarne la mappa, calcolare i tempi di transizione e individuare deviazioni e rilavorazioni.

Queste informazioni derivano in genere dagli event log, dai record delle modifiche di stato o dai codici delle transazioni presenti nei diversi moduli di R1 RCM. Potrebbe essere necessario associare i codici tecnici a nomi comprensibili per chi opera nel business.

L’ora dell’evento indica la data e l’ora esatte in cui un’attività è stata registrata nel sistema. Queste informazioni temporali sono fondamentali per analizzare il processo in base ai tempi.

Nel Process Mining, il timestamp serve a ordinare gli eventi cronologicamente e a calcolare la durata tra le attività, un dato essenziale per analizzare le prestazioni. Consente di calcolare metriche chiave come il tempo di ciclo, il tempo di elaborazione e il tempo di attesa, utili per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza.

Questo timestamp è alla base di tutte le analisi temporali, dal calcolo dei tempi di ciclo all’individuazione dei colli di bottiglia, fino al monitoraggio delle prestazioni del processo rispetto agli SLA.

In R1 RCM si trova in genere in un campo come «Creation Date», «Timestamp» o «Last Update Date», associato a ogni transazione o record di modifica dello stato.

Questo attributo identifica l’applicazione o il modulo di origine che ha generato i dati di un determinato evento. In un ambiente complesso come quello sanitario, i dati possono provenire da una cartella clinica elettronica (EMR), da un modulo di fatturazione, da una piattaforma di gestione delle richieste o da un sistema di recupero crediti.

Conoscere il sistema di origine è fondamentale per convalidare i dati e analizzare le variazioni del processo che possono dipendere da sistemi specifici. Aiuta a risolvere le incongruenze nei dati e a comprendere l’ecosistema tecnologico in cui si svolge il processo.

Identifica l’origine dei dati, un’informazione essenziale per la governance e la convalida dei dati e per comprendere le interazioni tra i diversi sistemi nel processo end-to-end.

Spesso è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati, che identifica il sistema di provenienza, ad esempio «R1 RCM».

Questo attributo indica quando sono stati aggiornati l’ultima volta i dati utilizzati per l’analisi di Process Mining e fornisce un’indicazione della loro attualità.

È un’informazione importante per la reportistica e le Dashboard, perché permette di capire quanto siano aggiornate le analisi del processo. Aiuta a definire le aspettative sulla tempestività dei dati e a prendere decisioni tenendo conto del periodo a cui si riferiscono.

Fornisce un contesto essenziale sull’attualità dei dati, così che analisti e stakeholder sappiano quanto siano aggiornate le analisi del processo.

Questo timestamp viene generato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL) e di solito viene applicato all’intero insieme di dati.

Quando respinge una richiesta, il pagatore fornisce un codice del motivo, ad esempio un CARC (Claim Adjustment Reason Code), per spiegare la decisione. Questi codici sono standardizzati e indicano problemi come «Prestazione non coperta» o «Richiesta duplicata».

Questo attributo è particolarmente importante per la gestione dei dinieghi. Analizzando la frequenza dei diversi codici, le organizzazioni possono individuare e affrontare le cause profonde dei dinieghi, che possono riguardare l’idoneità del paziente, errori di codifica o la mancanza di necessità medica. L’analisi contribuisce direttamente a ridurre le rilavorazioni e ad accelerare i flussi di cassa.

Indica il motivo specifico del diniego di una richiesta e consente di analizzarne le cause profonde per ridurre i dinieghi futuri e le rilavorazioni e aumentare la percentuale di pagamenti al primo invio.

Queste informazioni sono contenute nell’avviso elettronico di rimessa (file ERA o 835) inviato dal pagatore e vengono memorizzate nel modulo di gestione delle richieste di R1 RCM.

Questo attributo rappresenta l’importo totale fatturato per le prestazioni erogate nell’ambito di un determinato evento di fatturazione. Corrisponde ai ricavi attesi dalla richiesta.

Analizzare l’importo della fattura è fondamentale per il Process Mining finanziario. Consente di dare priorità alle richieste di importo elevato, comprendere l’impatto economico dei ritardi o dei dinieghi e segmentare il processo in base al valore. Per esempio, l’analisi potrebbe rivelare che le richieste superiori a una determinata soglia seguono un percorso diverso, con più interventi manuali.

Fornisce il contesto finanziario del processo, consente di analizzare l’impatto delle variazioni sui ricavi e aiuta a dare priorità ai casi di importo elevato da migliorare.

In R1 RCM si trova nella tabella principale delle richieste o delle fatture, spesso in un campo denominato «TotalBilledAmount» o simile.

Questo attributo identifica il pagatore principale della richiesta. Può trattarsi di un assicuratore privato come Aetna, di un ente pubblico come Medicare o del paziente stesso per gli importi a suo carico.

Analizzare il processo per pagatore è fondamentale per la gestione del ciclo dei ricavi. Può rivelare che alcuni pagatori presentano tassi di diniego più elevati, tempi di pagamento più lunghi o requisiti di invio più complessi. Queste informazioni consentono all’organizzazione di adattare processi e risorse alle specificità di ciascun pagatore.

Consente di segmentare il processo per pagatore e individuare ritardi, schemi di diniego o comportamenti di pagamento specifici, un’analisi essenziale per ottimizzare i ricavi.

In R1 RCM si trova nelle informazioni assicurative o demografiche del paziente associate alla richiesta.

Questo attributo specifica l’unità organizzativa che ha eseguito una determinata fase del processo, ad esempio «Registrazione degli addebiti», «Invio delle richieste» o «Gestione dei dinieghi». Aiuta a capire come il lavoro passa da un team all’altro.

È un dato essenziale per analizzare la produttività dei reparti e individuare i colli di bottiglia tra le diverse funzioni. Filtrando la mappa del processo per reparto, è possibile vedere dove i passaggi di consegne sono fluidi e dove si verificano ritardi, così da supportare l’allocazione delle risorse e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Consente di analizzare le prestazioni del processo per unità organizzativa e aiuta a individuare colli di bottiglia specifici dei team, vincoli sulle risorse e buone pratiche.

Può essere ricavato dal profilo dell’utente in R1 RCM oppure memorizzato nei dati della transazione come «Department Code».

Questo attributo indica l’ultimo stato noto di un evento di fatturazione, ad esempio «Inviato», «Pagato», «Respinto» o «In fase di recupero crediti». Mostra a che punto del processo si trova una fattura in un determinato momento.

Lo stato della fattura è fondamentale per creare report sulla scadenza dei crediti e monitorare la situazione dei crediti verso clienti. Nel Process Mining, può essere usato per filtrare i casi bloccati in un determinato stato o per analizzare gli esiti delle diverse varianti di processo, ad esempio confrontando i percorsi delle richieste «Pagate» e «Respinte».

Fornisce una vista aggiornata di ogni caso, essenziale per creare report sulla scadenza dei crediti e analizzare gli esiti finali dei diversi percorsi di processo.

In R1 RCM si tratta in genere di un campo di stato nel record principale della richiesta o del conto.

Questo attributo identifica la persona responsabile dell’esecuzione di uno specifico task nel processo. Può trattarsi dell’addetto alla fatturazione che ha creato la richiesta, dell’analista che ha gestito nuovamente un diniego o dello specialista che ha registrato un pagamento.

L’analisi per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e le esigenze di formazione. Può evidenziare gli utenti più efficienti o quelli associati a un maggior numero di errori, consentendo interventi mirati nella gestione e nel miglioramento dei processi.

Consente di analizzare le prestazioni dei team e dei singoli utenti e la distribuzione del carico di lavoro, oltre a individuare opportunità di formazione o deviazioni del processo legate a specifici utenti.

In R1 RCM si trova in genere in un campo come «UserID», «Processor» o «UpdatedBy» nei registri delle transazioni.

Questo attributo booleano distingue i task eseguiti da un’automazione software, ad esempio un bot RPA che invia le richieste, da quelli svolti manualmente da un dipendente.

Analizzare questo attributo è fondamentale per comprendere l’impatto e l’efficacia delle iniziative di automazione. Consente di confrontare velocità, costi e tassi di errore dei processi automatizzati e manuali, aiutando a individuare nuove opportunità di automazione e a misurare il ritorno sugli investimenti dei bot già in uso.

Distingue le attività svolte da persone da quelle eseguite dai sistemi, un dato essenziale per misurare l’impatto dell’automazione sull’efficienza, sui costi e sulla qualità del processo.

Può essere ricavato dal campo «AssignedUser», se alcuni ID utente sono riservati ai bot, ad esempio «BOT_RPA01». In alternativa, alcuni sistemi dispongono di un campo dedicato per indicare le transazioni automatizzate.

I codici delle prestazioni, come i codici CPT (Current Procedural Terminology), sono codici medici standardizzati utilizzati per comunicare ai pagatori le procedure e le prestazioni mediche, chirurgiche e diagnostiche ai fini del rimborso.

Analizzare il processo per codice della prestazione è essenziale per individuare problemi di fatturazione legati a specifici tipi di assistenza. Può mostrare quali procedure vengono respinte più spesso, hanno tempi di pagamento più lunghi o richiedono più rilavorazioni, consentendo interventi mirati sulle pratiche di codifica e fatturazione.

Consente di analizzare il processo in base al tipo di prestazione erogata, un elemento chiave per individuare schemi di diniego o ritardi nei pagamenti associati a procedure specifiche.

In R1 RCM queste informazioni si trovano a livello di singola voce per ogni addebito o richiesta.

Questo attributo è un indicatore booleano, in genere calcolato durante l’analisi di Process Mining. Assume il valore «true» se un’attività ripete una fase precedente o fa parte di una sequenza che segnala la correzione di un errore, ad esempio qualsiasi attività successiva a «Richiesta respinta».

Individuare le rilavorazioni è una delle funzionalità più utili del Process Mining, perché permette di quantificare il tempo, le risorse e il lavoro sprecati nel processo. Segnalando le rilavorazioni, le organizzazioni possono concentrare gli interventi di miglioramento sulla prevenzione degli errori che le causano, ottenendo così importanti guadagni di efficienza.

Aiuta a quantificare la frequenza e l’impatto delle rilavorazioni, ad esempio quelle dovute ai dinieghi delle richieste, e consente di intervenire in modo mirato per ridurre inefficienze e sprechi di lavoro.

Non è un campo presente nel sistema di origine. Viene calcolato dallo strumento di Process Mining in base alla sequenza delle attività, ad esempio rilevando quando l’attività «Richiesta inviata» si verifica più di una volta per lo stesso caso.

Questo attributo descrive l’esito dei tentativi di riscuotere il pagamento di un conto scaduto. Tra i possibili esiti figurano «Pagato per intero», «Saldo concordato», «Classificato come credito inesigibile» o «Non risolto».

Monitorare gli esiti del recupero crediti è essenziale per valutarne l’efficacia. Analizzando quali attività portano ai diversi esiti, le organizzazioni possono ottimizzare le strategie di recupero, migliorare i tassi di riscossione e decidere con cognizione di causa quando interrompere i tentativi e stornare i saldi. Queste informazioni supportano la Dashboard «Prestazioni delle attività di recupero crediti».

Misura l’efficacia del processo di recupero crediti monitorando la risoluzione finale dei conti scaduti e aiuta a ottimizzare le strategie di recupero.

Probabilmente è un campo di stato del conto del paziente o di un modulo dedicato al recupero crediti in R1 RCM.

Questo attributo è l’ID univoco assegnato a un paziente nel sistema sanitario, spesso denominato numero di cartella clinica (MRN).

L’assistenza al singolo paziente non è l’obiettivo dell’analisi, ma l’ID paziente può essere usato per individuare problemi di fatturazione ricorrenti per la stessa persona nel tempo. Se collegato ad altri dati, può inoltre aiutare a segmentare il processo in base alle caratteristiche demografiche o alla storia del paziente e a far emergere eventuali problemi sistemici che interessano determinati gruppi.

Consente di analizzare gli eventi di fatturazione a livello di paziente e di individuare problemi o schemi ricorrenti per singoli pazienti nel corso di più incontri.

Questo identificativo è un elemento fondamentale dei dati demografici del paziente, collegato a ogni incontro e richiesta in R1 RCM.

Questo attributo registra il valore delle rettifiche finanziarie apportate al conto del paziente dopo la fatturazione iniziale. Le rettifiche possono essere positive o negative e includono riduzioni contrattuali, storni o correzioni.

Monitorare gli importi delle rettifiche è fondamentale per comprendere l’integrità dei ricavi. Un numero elevato di rettifiche negative può indicare perdite di ricavi dovute, per esempio, a errori nella registrazione degli addebiti o a crediti inesigibili. L’analisi di questi dati aiuta a individuare l’impatto economico degli errori di fatturazione e delle inefficienze nel recupero crediti.

Quantifica le perdite di ricavi e le correzioni finanziarie, aiutando a individuare l’impatto economico di imprecisioni nella fatturazione, obblighi contrattuali o crediti inesigibili.

In R1 RCM si trova nei registri delle transazioni relativi alle rettifiche dei conti o alla registrazione dei pagamenti.

Questo attributo spiega perché è stata apportata una rettifica finanziaria a un conto. I motivi sono spesso codici o descrizioni standardizzati che classificano il tipo di rettifica.

Analizzare i motivi delle rettifiche aiuta a individuare le cause profonde delle perdite di ricavi. Per esempio, un’elevata frequenza di «Storno di piccoli saldi» potrebbe indicare un processo di recupero crediti inefficiente per gli importi ridotti, mentre le frequenti «Riduzioni contrattuali» sono una conseguenza prevista delle negoziazioni con i pagatori. Questa analisi supporta la Dashboard «Rettifiche di fatturazione e audit di conformità».

Spiega le ragioni delle rettifiche dei ricavi e aiuta a individuare le cause profonde delle perdite, come problemi contrattuali, errori di fatturazione o difficoltà nel recupero crediti.

In R1 RCM si tratta in genere di un campo di testo o di un codice nello stesso record della transazione di «AdjustmentAmount».

Questa metrica misura la durata end-to-end del ciclo dei ricavi per un singolo evento di fatturazione. Rappresenta il tempo necessario all’organizzazione per trasformare una prestazione erogata in un incasso.

È un indicatore chiave di prestazione (KPI) fondamentale per la salute finanziaria. Analizzarne la durata aiuta a individuare le principali opportunità per accelerare il processo. Scomponendo il tempo di ciclo nelle sue fasi, ad esempio «tempo necessario per fatturare» e «tempo necessario per incassare», le organizzazioni possono identificare gli interventi più efficaci per migliorare i flussi di cassa.

È un KPI essenziale di alto livello, che misura l’efficienza complessiva del ciclo di conversione in liquidità e incide direttamente sui flussi di cassa dell’organizzazione.

È una metrica calcolata come differenza tra il timestamp dell’attività «Prestazione erogata» e quello dell’attività «Pagamento registrato» per un determinato evento di fatturazione.