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Migliori il processo Purchase to Pay - Invoice Processing

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare Invoice Processing in SAP Ariba
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Migliori il processo Purchase to Pay - Invoice Processing
Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in SAP Ariba per pagamenti più rapidi

Questa piattaforma La aiuta a individuare inefficienze critiche del Workflow, ritardi nelle approvazioni e problemi di Conformità all’interno dei Suoi processi. Identificando questi colli di bottiglia, può semplificare le operazioni, ridurre i costi e migliorare le prestazioni complessive. Comprenda dove il Suo processo presenta criticità per ottenere miglioramenti rapidi e risultati migliori.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Procure to Pay - Elaborazione delle fatture?

Un'elaborazione efficiente delle fatture è il fondamento di un ciclo Procure to Pay sano, poiché incide direttamente sulla solidità finanziaria dell'organizzazione e sui rapporti con i fornitori. Nel complesso ecosistema di SAP Ariba Procurement, le inefficienze nell'elaborazione delle fatture possono innescare una serie di conseguenze negative. Potrebbe perdere sconti significativi per i pagamenti anticipati, sostenere costose penali per i pagamenti tardivi o compromettere rapporti strategici con i fornitori a causa dei ritardi nei pagamenti. Oltre all'impatto finanziario diretto, una gestione lenta o soggetta a errori può immobilizzare il capitale circolante, aumentare i costi operativi a causa delle attività manuali di rielaborazione ed esporre l'azienda a rischi di conformità. Comprendere e migliorare il flusso effettivo delle fatture, dalla ricezione all'esecuzione del pagamento finale, non significa soltanto aumentare l'efficienza: significa adottare una gestione finanziaria strategica e mantenere un vantaggio competitivo.

Come il Process Mining rende visibile il Workflow delle fatture in SAP Ariba

Il Process Mining offre un modo innovativo per comprendere Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Anziché basarsi su report statici o osservazioni manuali, il Process Mining utilizza i dati degli eventi, in cui ogni voce del log rappresenta un'attività eseguita su una fattura. Utilizzando il Numero fattura come identificativo centrale del caso, il Process Mining ricostruisce automaticamente l'intero percorso di ogni singola fattura, da "Fattura ricevuta" a "Pagamento eseguito". In questo modo ottiene una visualizzazione oggettiva e basata sui dati del flusso effettivo del processo, che mostra come le fatture attraversano realmente il sistema, anziché come si presume che dovrebbero farlo. Può individuare con precisione i punti in cui si verificano i colli di bottiglia, identificare le deviazioni dalle procedure operative standard e quantificare la durata di ogni attività e passaggio di consegne. Questa potente capacità analitica consente di superare le supposizioni, offrendo informazioni concrete sui ritardi nelle approvazioni, sulle discrepanze nell'abbinamento e sulla gestione dei blocchi di pagamento, tutto all'interno dell'ambiente SAP Ariba.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Il Process Mining fornisce il livello di dettaglio necessario per identificare aree specifiche di miglioramento in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Potrà intervenire e risolvere problemi critici quali:

  • Colli di bottiglia nel Workflow di approvazione: individui facilmente gli approvatori o i passaggi di approvazione specifici che causano costantemente ritardi, prolungando il tempo complessivo del ciclo delle fatture. Queste informazioni Le consentono di riesaminare le matrici di approvazione o automatizzare determinate approvazioni in SAP Ariba.
  • Schemi delle discrepanze nell'abbinamento: individui le cause principali delle frequenti differenze tra fatture e ordini di acquisto, dovute a errori di inserimento dati, ricezioni delle merci mancanti o dettagli errati dell'ordine di acquisto. Comprendere questi schemi aiuta a semplificare il processo di abbinamento e a ridurre gli interventi manuali.
  • Analisi dei blocchi di pagamento: comprenda con chiarezza perché e per quanto tempo le fatture vengono sottoposte a blocco del pagamento. Questa analisi aiuta a ottimizzare il processo di rimozione dei blocchi e a ridurre i ritardi nell'esecuzione dei pagamenti.
  • Deviazioni dal processo e rischi di conformità: visualizzi i casi in cui le fatture si discostano dal percorso di processo ideale, indicando potenzialmente problemi di conformità, attività non autorizzate o opportunità di standardizzazione.
  • Opportunità di automazione: individui le attività manuali ripetitive che consumano tempo e risorse significativi, evidenziando i candidati ideali per l'automazione e una maggiore efficienza nell'ecosistema SAP Ariba.

Risultati concreti dell'elaborazione ottimizzata delle fatture

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, la Sua organizzazione può ottenere vantaggi significativi e misurabili. Può aspettarsi una sostanziale riduzione del tempo complessivo del ciclo delle fatture, con pagamenti più rapidi e un flusso di cassa migliore. Questo si traduce direttamente in risparmi sui costi, grazie alla riduzione delle penali per i pagamenti tardivi e alla possibilità di usufruire di un maggior numero di sconti per i pagamenti anticipati. Una maggiore efficienza del processo comporta inoltre una riduzione dell'impegno manuale e dei costi amministrativi associati alla gestione delle eccezioni e delle rielaborazioni. Oltre ai vantaggi finanziari, potrà consolidare rapporti più solidi e affidabili con i fornitori grazie a pagamenti puntuali e prevedibili. Un processo trasparente e ottimizzato migliora inoltre la conformità alle policy interne e ai requisiti normativi, riducendo i rischi e rafforzando la capacità di affrontare gli audit. In definitiva, l'ottimizzazione dei processi in SAP Ariba offre maggiore trasparenza e controllo sull'intero ciclo di vita di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, favorendo decisioni strategiche più efficaci.

Intraprenda il percorso di ottimizzazione dell'elaborazione delle fatture

Migliorare Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba può sembrare complesso, ma con il giusto approccio è un obiettivo pienamente raggiungibile. Il Process Mining offre un percorso chiaro e basato sui dati per individuare le inefficienze nascoste e promuovere cambiamenti concreti. Concentrandosi sul percorso della fattura, dalla ricezione al pagamento, può liberare un valore significativo e trasformare le operazioni. Compia il primo passo verso un'elaborazione delle fatture più efficiente, conforme e conveniente.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture Verifica delle fatture Team dei debiti verso fornitori Debiti verso fornitori Condizioni di pagamento Approvazione delle fatture Discrepanze nella riconciliazione Ottimizzazione del flusso di cassa Rapporti con i fornitori Conformità Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Riconciliazione delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, causando pagamenti tardivi e potenziali penali. Questo incide sul capitale circolante e può compromettere rapporti importanti con i fornitori a causa di ritardi costanti.
ProcessMind analizza i Workflow di approvazione in SAP Ariba, identificando gli approvatori o i passaggi che causano costantemente ritardi. Evidenzia le deviazioni dai percorsi standard, consentendo una riprogettazione mirata del processo in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricezioni delle merci richiedono un notevole intervento manuale. Questo aumenta i tempi di elaborazione, i costi operativi e spesso comporta il blocco delle fatture prima del pagamento.
ProcessMind visualizza la frequenza e i tipi di discrepanze nell'abbinamento durante l'elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Individua le cause principali, come la creazione errata degli ordini di acquisto o delle registrazioni di ricezione delle merci, consentendo di migliorare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

I ritardi nell'elaborazione delle fatture fanno sì che le organizzazioni perdano spesso sconti significativi per i pagamenti anticipati. Questo incide direttamente sul flusso di cassa e sulla redditività, rappresentando un'opportunità di risparmio non sfruttata.
ProcessMind monitora l'intero ciclo di vita della fattura, dalla ricezione all'esecuzione del pagamento in SAP Ariba, mostrando perché le fatture non rispettano le finestre temporali previste per gli sconti. Individua i colli di bottiglia in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture che impediscono i pagamenti puntuali, consentendo di recuperare i risparmi persi.

Gli elevati livelli di inserimento manuale dei dati, riconciliazione e gestione delle eccezioni consumano risorse preziose del team AP. Questo lavoro ad alta intensità manuale è soggetto a errori, aumenta i costi operativi e riduce l'efficienza complessiva.
ProcessMind individua dove si verificano più frequentemente attività manuali, rielaborazioni e passaggi ad hoc nell'elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Evidenzia le opportunità di automazione e standardizzazione nel flusso Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Le fatture elaborate al di fuori delle policy aziendali definite, ad esempio con approvazioni non autorizzate o codifiche errate, comportano rischi significativi per la conformità e potenziali frodi. Queste deviazioni possono causare sanzioni finanziarie e danni alla reputazione.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle regole aziendali e dagli standard di conformità predefiniti in SAP Ariba. Offre una visibilità dettagliata sui percorsi non conformi in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, consentendo di mitigare proattivamente i rischi e rafforzare i controlli interni.

Senza una visione chiara e completa del percorso di elaborazione delle fatture, è difficile individuare dove si verificano i ritardi, chi ne è responsabile e come migliorare le prestazioni complessive. Questa mancanza di trasparenza ostacola le decisioni strategiche e la risoluzione dei problemi.
ProcessMind offre una visione a raggi X dell'intero processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba, dalla ricezione della fattura al pagamento finale. Visualizza il flusso effettivo del processo, rivelando le inefficienze nascoste e fornendo informazioni basate sui dati per l'ottimizzazione.

Le fatture rimangono spesso bloccate inutilmente a causa di una gestione inadeguata dei blocchi di pagamento, ritardando pagamenti importanti e compromettendo i rapporti con i fornitori. Individuare e risolvere questi blocchi richiede spesso un notevole impegno manuale e un'intensa attività di comunicazione.
ProcessMind monitora l'applicazione e la rimozione dei blocchi di pagamento in SAP Ariba, identificandone le cause, la durata e gli impatti più comuni. Aiuta a semplificare la gestione dei blocchi di pagamento in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, riducendo i ritardi nei pagamenti e migliorando il flusso di cassa.

Workflow inefficienti, frequenti interventi manuali e tempi di ciclo prolungati contribuiscono ad aumentare il costo operativo di elaborazione di ogni fattura. Questo riduce la redditività e mette sotto pressione il budget del reparto di contabilità fornitori.
ProcessMind quantifica il tempo e le risorse impiegati nei diversi percorsi di elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Individuando ed eliminando le inefficienze, aiuta a ridurre il costo complessivo per fattura in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, ottimizzando la spesa finanziaria.

Pagamenti costantemente tardivi, blocchi frequenti o comunicazioni poco chiare sullo stato delle fatture possono compromettere seriamente i rapporti con i fornitori strategici. Questo può comportare condizioni meno favorevoli, una minore fidelizzazione dei fornitori o persino interruzioni della catena di approvvigionamento.
ProcessMind fornisce dati oggettivi sulla puntualità dei pagamenti e sulle cause più comuni dei ritardi nell'elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Risolvendo i problemi alla radice, le organizzazioni possono migliorare l'affidabilità dei pagamenti in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, rafforzando la fiducia e la collaborazione con i fornitori.

Team o singole persone possono seguire procedure diverse per elaborare le fatture, generando incoerenze, errori e l'impossibilità di standardizzare le best practice. Questo rende difficile confrontare le prestazioni e ostacola gli sforzi complessivi di miglioramento del processo.
ProcessMind mappa tutte le varianti del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba, evidenziando dove e perché vengono adottati approcci diversi. Consente di individuare le best practice e le opportunità di standardizzazione in tutta l'organizzazione, promuovendo uniformità ed efficienza.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Accelerare le approvazioni delle fatture è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano e garantire pagamenti puntuali ai fornitori. Cicli di approvazione più brevi contribuiscono direttamente all'efficienza operativa, riducono il rischio di penali per i pagamenti tardivi e migliorano i rapporti con i fornitori, favorendo potenzialmente condizioni negoziali migliori in futuro. Raggiungere questo obiettivo significa far avanzare le fatture nel sistema senza ritardi superflui. ProcessMind mostra i percorsi effettivi seguiti dalle fatture in SAP Ariba, evidenziando i punti in cui le approvazioni si bloccano e identificando gli approvatori o i passaggi specifici che causano colli di bottiglia. Analizzando i tempi di ciclo di ogni attività, quantifica i ritardi e individua le opportunità per semplificare i Workflow di approvazione, con la possibilità di ridurre i tempi di approvazione del 30% o più. In questo modo può apportare modifiche basate sui dati e accelerare l'elaborazione.

Le frequenti discrepanze nell'abbinamento tra fatture, ordini di acquisto e ricezioni delle merci comportano un notevole impegno manuale, rielaborazioni e ritardi nell'elaborazione. Ridurre questi problemi significa diminuire direttamente i costi operativi e accelerare l'intero ciclo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Questo obiettivo migliora l'accuratezza dei dati e riduce l'intervento umano, garantendo transazioni più fluide. ProcessMind visualizza tutte le discrepanze nell'abbinamento delle fatture in SAP Ariba, identificandone le cause principali, come modifiche frequenti agli ordini di acquisto, registrazioni errate delle ricezioni delle merci o comportamenti specifici dei fornitori. Quantifica il tempo e le risorse impiegati nelle rielaborazioni, consentendo alle organizzazioni di intervenire su aree specifiche, ad esempio migliorando le procedure di inserimento dati o automatizzando le regole di abbinamento, e riducendo così le rielaborazioni fino al 25%.

Non usufruire degli sconti per i pagamenti anticipati rappresenta una perdita diretta di potenziali risparmi. Accelerando l'elaborazione delle fatture, le organizzazioni possono sfruttare questi sconti, migliorando significativamente il risultato economico e ottimizzando il capitale circolante. Questo obiettivo garantisce che il ciclo di vita delle fatture sia sufficientemente efficiente da rispettare condizioni di pagamento favorevoli. ProcessMind monitora il percorso completo di ogni fattura, dalla ricezione in SAP Ariba al pagamento, identificando i casi in cui gli sconti per i pagamenti anticipati sono stati persi a causa di ritardi nell'elaborazione. Evidenzia i colli di bottiglia che impediscono il pagamento puntuale, come tempi di approvazione prolungati o discrepanze non risolte, consentendo interventi mirati per recuperare i risparmi persi e aumentare del 15-20% il tasso di acquisizione degli sconti.

Molti passaggi dell'elaborazione delle fatture comprendono attività manuali e ripetitive, soggette a errori umani e dispendiose in termini di tempo per il personale. Automatizzare queste attività riduce i costi operativi, aumenta l'efficienza e consente ai team di contabilità fornitori di concentrarsi su iniziative più strategiche. Raggiungere questo obiettivo libera risorse e migliora l'affidabilità complessiva del processo. ProcessMind identifica con precisione le attività manuali più frequenti e dispendiose all'interno del flusso Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Individua opportunità per la robotic process automation (RPA) o per migliorare la configurazione del sistema, ad esempio tramite la codifica automatica o l'abbinamento a tre vie, riducendo significativamente l'impegno manuale e consentendo di automatizzare il 10-20% delle attività di routine.

Rispettare le policy interne e le normative esterne è fondamentale per l'integrità finanziaria e per evitare sanzioni. Le attività di elaborazione delle fatture non conformi possono comportare rischi finanziari significativi, audit e danni alla reputazione. Garantire la conformità rafforza i controlli interni e riduce l'esposizione dell'organizzazione. ProcessMind individua tutte le deviazioni dai modelli di processo definiti e dalle regole di conformità nell'ambito di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Visualizza i flussi effettivi rispetto a quelli previsti, identificando passaggi non autorizzati, approvazioni mancanti o registrazioni tardive. In questo modo le organizzazioni possono affrontare proattivamente le lacune di conformità, applicare le procedure operative standard e ridurre le violazioni della conformità di oltre il 50%.

La mancanza di una visione chiara del ciclo di vita delle fatture impedisce una gestione efficace e decisioni tempestive. Una maggiore visibilità consente agli stakeholder di verificare rapidamente lo stato di qualsiasi fattura, individuare i colli di bottiglia e prevedere il flusso di cassa con maggiore precisione. Questo obiettivo offre un controllo e una trasparenza migliori sull'intera funzione di contabilità fornitori. ProcessMind fornisce una rappresentazione visiva completa e in tempo reale del percorso di ogni fattura attraverso SAP Ariba, dalla ricezione al pagamento. Elimina le aree di tipo "scatola nera", offrendo piena trasparenza sullo stato attuale della fattura, sul percorso storico e sugli eventuali ritardi associati, consentendo una gestione proattiva e riducendo le richieste fino al 40%.

Una gestione inefficiente dei blocchi di pagamento può causare ritardi significativi, compromettere i rapporti con i fornitori e comportare il mancato rispetto delle scadenze di pagamento. Semplificare il processo di risoluzione garantisce il pagamento puntuale delle fatture, migliorando l'efficienza e riducendo il carico amministrativo associato ai pagamenti bloccati. Questo obiettivo incide direttamente sulla puntualità dei pagamenti e sulla soddisfazione dei fornitori. ProcessMind identifica le cause più comuni dei blocchi di pagamento in SAP Ariba e mappa i Workflow effettivi di risoluzione, rivelando le inefficienze e quantificando il tempo trascorso da una fattura sotto blocco. Evidenzia i punti in cui è più necessario intervenire, consentendo ai responsabili del processo di ottimizzare la procedura di rimozione dei blocchi e ridurre i tempi di risoluzione del 20% o più.

Gli elevati costi operativi associati all'elaborazione di ogni fattura incidono direttamente sulla redditività. Ridurre questo costo significa minimizzare l'impegno manuale, eliminare le rielaborazioni e ottimizzare l'intero Workflow Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Raggiungere questo obiettivo migliora direttamente l'efficienza finanziaria e l'allocazione delle risorse. ProcessMind fornisce una suddivisione dettagliata delle attività che contribuiscono al costo di elaborazione di ogni fattura in SAP Ariba. Quantifica le spese associate a ritardi, interventi manuali e rielaborazioni, consentendo alle organizzazioni di individuare le attività più costose e applicare ottimizzazioni mirate, riducendo infine il costo per fattura di un margine significativo, potenzialmente del 10-15%.

I pagamenti tardivi e una comunicazione inefficiente sullo stato delle fatture possono compromettere i rapporti con fornitori strategici, incidendo sulla stabilità della catena di approvvigionamento e sul potere negoziale futuro. Migliorare l'efficienza e la trasparenza dell'elaborazione contribuisce direttamente a creare partnership con i fornitori più solide e affidabili. Questo obiettivo è fondamentale per il successo aziendale a lungo termine. ProcessMind individua le cause principali dei ritardi nei pagamenti e delle lacune di comunicazione in Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Fornendo informazioni sulle prestazioni del ciclo di vita delle fatture e sulla conformità, consente una comunicazione proattiva con i fornitori e garantisce pagamenti puntuali, migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione dei fornitori.

Un'elaborazione non uniforme delle fatture tra reparti o aree geografiche comporta prestazioni variabili, un maggior numero di errori e costi di formazione più elevati. Standardizzare i Workflow garantisce efficienza, conformità e prevedibilità uniformi in tutta l'organizzazione. Questo obiettivo promuove la coerenza e riduce la complessità operativa. ProcessMind individua e confronta le diverse varianti del processo tra le varie unità organizzative nell'ambito di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in SAP Ariba. Evidenzia le deviazioni dalle best practice e identifica le opportunità di standardizzazione dei Workflow, assicurando un'esecuzione uniforme, riducendo la variabilità del processo del 20-30% e migliorando la prevedibilità operativa complessiva.

I pagamenti tardivi ai fornitori possono comportare penali, danneggiare il merito creditizio e compromettere rapporti commerciali importanti. Ridurre sistematicamente la frequenza dei pagamenti tardivi è fondamentale per la solidità finanziaria e per mantenere una reputazione positiva nell'ecosistema dei fornitori. Questo obiettivo migliora direttamente la disciplina finanziaria e la fiducia. ProcessMind identifica con precisione le fasi e le cause principali di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture che portano a pagamenti tardivi in SAP Ariba. Quantifica il numero di pagamenti tardivi e individua i colli di bottiglia o le inefficienze critiche, consentendo interventi mirati per garantire che i pagamenti vengano effettuati costantemente entro o prima della scadenza e riducendo i pagamenti tardivi fino al 25%.

L'inserimento manuale dei dati nell'elaborazione delle fatture è una fonte comune di errori e può causare problemi a valle, come discrepanze nell'abbinamento, pagamenti errati e un aumento delle rielaborazioni. Eliminare questi errori migliora la qualità dei dati, riduce i costi di elaborazione e aumenta l'accuratezza complessiva. Questo obiettivo sostiene l'affidabilità dell'intero processo. ProcessMind individua le attività e le aree in SAP Ariba in cui l'inserimento manuale dei dati è più frequente e identifica la frequenza e l'impatto degli errori associati. Visualizzando i passaggi più soggetti a errori, aiuta le organizzazioni a implementare solide regole di convalida, automazione o una formazione migliore, ottenendo una significativa riduzione degli errori di inserimento manuale e un flusso di elaborazione delle fatture più accurato.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay

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Scarichi il Template
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Esporti i dati
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Carichi il dataset
4

Analizzi il processo
5

Applichi i miglioramenti
6

Monitori il processo
1

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Cosa fare

Acceda al Template Excel di ProcessMind, progettato specificamente per l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay. Questo Template strutturato indica i campi dati richiesti.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata assicura un’analisi accurata e completa, creando la base di riferimento per insight affidabili sulle prestazioni del processo di elaborazione delle fatture.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto per essere compilato con i dati delle fatture SAP Ariba, che ne assicura la formattazione corretta.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nell’elaborazione delle fatture

ProcessMind mappa visivamente l’effettivo percorso di elaborazione delle fatture in SAP Ariba, rivelando ogni inefficienza, ritardo e problema di Conformità. Ottenga una visione chiara e basata sui dati per ottimizzare il ciclo Purchase to Pay.
  • Visualizzi il flusso effettivo delle fatture in SAP Ariba
  • Individui con precisione i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
  • Rilevi problemi di Conformità e deviazioni
  • Ottimizzi il processo P2P per ottenere pagamenti più rapidi e costi inferiori
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Ottenere di più grazie a un’elaborazione ottimizzata delle fatture

Questi risultati mostrano come il Process Mining, applicato ai dati SAP Ariba relativi all’elaborazione delle fatture nel processo Purchase to Pay, consenta di individuare colli di bottiglia e inefficienze, generando miglioramenti operativi significativi.

0 %
Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione dei tempi di approvazione delle fatture

Accelerare il processo di approvazione delle fatture individuando ed eliminando i colli di bottiglia, per ottenere pagamenti più rapidi e un migliore flusso di cassa.
0 %
Sconto per il pagamento anticipato potenziato.

Maggiore percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti

Ottimizzare le tempistiche dei pagamenti per usufruire con regolarità degli sconti per pagamento anticipato disponibili e migliorare significativamente il risparmio finanziario.
0 %
Aumento del tasso STP

Più fatture elaborate senza intervento manuale

Automatizzare le attività ripetitive e ridurre le rilavorazioni manuali semplificando i Workflow delle fatture, con una drastica diminuzione del costo per fattura elaborata.
0 %
Riduzione dei problemi di matching

Riduzione delle rilavorazioni per il matching delle fatture

Individuare le cause principali delle discrepanze di matching per ridurre al minimo gli interventi manuali e le rilavorazioni, migliorando l’accuratezza e accelerando l’elaborazione delle fatture.
0 %
Più pagamenti puntuali

Percentuale più elevata di pagamenti effettuati puntualmente

Migliorare i rapporti con i fornitori ed evitare penali per i ritardi nei pagamenti, assicurandosi che le fatture vengano pagate entro la scadenza grazie al monitoraggio proattivo del processo.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi estenda l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di ogni fattura del fornitore, che funge da Case ID principale per il percorso di elaborazione della fattura.

Perché è importante

È la chiave essenziale che collega tutti i passaggi di processo di una singola fattura, rendendo possibile analizzare il tempo e il percorso di elaborazione end-to-end.

Il nome dell’evento o dell’attività specifica che si è verificata in un determinato momento del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura.

Perché è importante

Questo Attributo costituisce la base per visualizzare la mappa del processo, individuare le varianti di processo e rilevare rilavorazioni o colli di bottiglia.

Il timestamp che indica la data e l’ora esatte in cui si è verificata un’attività.

Perché è importante

Consente di calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate, fondamentali per individuare i ritardi di processo.

L’identificativo dell’ordine di acquisto associato alla fattura, se applicabile.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le discrepanze di matching e confrontare i flussi delle fatture con PO e senza PO.

Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e individuare quali fornitori presentano problemi frequenti con le fatture o ritardi nei pagamenti.

Il valore monetario complessivo della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio filtrando le fatture di importo elevato o comprendendo il valore monetario coinvolto nei colli di bottiglia del processo.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare penali, in base alle condizioni di pagamento.

Perché è importante

È il riferimento per calcolare il tasso di pagamento puntuale, un KPI fondamentale per la gestione dei rapporti con i fornitori e la conformità finanziaria.

L’utente o il ruolo responsabile dell’approvazione della fattura per il pagamento.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione, mostrando quali utenti o team presentano i tempi di ciclo di approvazione più lunghi.

Il motivo specifico per cui è stato imposto un blocco del pagamento su una fattura.

Perché è importante

Fornisce la causa principale dei ritardi nei pagamenti e consente di introdurre miglioramenti mirati per prevenire problemi ricorrenti, come le discrepanze di prezzo o quantità.

Lo stato attuale o finale del caso relativo alla fattura, ad esempio Paid, Rejected o In Process.

Perché è importante

Fornisce l’esito finale del processo della fattura, consentendo di concentrare l’analisi sulle fatture pagate correttamente rispetto a quelle rifiutate.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’inizio del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura, quando la fattura viene inserita per la prima volta nel sistema SAP Ariba. L’inserimento può avvenire attraverso diversi canali, come Ariba Network, il portale del fornitore o l’inserimento manuale.

Perché è importante

Questa attività costituisce il principale punto di partenza per misurare il tempo di ciclo end-to-end della fattura e comprendere i ritardi iniziali di elaborazione.

Una milestone fondamentale, che indica che la fattura è stata correttamente confrontata con l’ordine di acquisto e la ricevuta della merce, senza discrepanze ancora aperte. Conferma che la fattura è valida per l’approvazione.

Perché è importante

Il completamento di questo passaggio segna la fine della fase di validazione e indica che la fattura è pronta per il Workflow di approvazione. È un checkpoint essenziale per misurare i tassi di elaborazione straight-through.

Questa attività segna l’inizio del Workflow formale di approvazione, dopo che la fattura è stata riconciliata correttamente. La fattura viene indirizzata a uno o più approvatori designati in base alle regole aziendali.

Perché è importante

È il punto di partenza per misurare il KPI Invoice Approval Cycle Time e analizzare l’efficienza del processo di approvazione.

Rappresenta il completamento corretto del Workflow di approvazione, nel quale tutti gli approvatori richiesti hanno autorizzato la fattura al pagamento. È una milestone fondamentale prima della contabilizzazione della fattura.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il punto finale per misurare il tempo di ciclo dell’approvazione ed è un fattore determinante per le successive fasi di elaborazione del pagamento. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulle prestazioni dei pagamenti puntuali.

Questa attività indica che la fattura approvata è stata inviata correttamente al sistema ERP a valle e da questo accettata per la contabilità finanziaria e l’elaborazione del pagamento. È una milestone di integrazione fondamentale.

Perché è importante

Conferma che il passaggio dagli acquisti alla finanza è stato completato. È una milestone critica prima che il pagamento possa essere pianificato ed eseguito.

L’attività finale del processo, che conferma l’invio del pagamento al fornitore. Completa il ciclo di vita della fattura.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il principale punto finale per misurare il tempo di ciclo complessivo della fattura ed è essenziale per calcolare i tassi di pagamento puntuale e l’ottenimento degli sconti per pagamento anticipato.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza le fasi effettive dell’elaborazione delle fatture in SAP Ariba per individuare colli di bottiglia, cause profonde dei ritardi e deviazioni di conformità. Fornisce insight basati sui dati per ridurre i tempi del ciclo di approvazione, minimizzare le discrepanze nel matching e ottenere più sconti per pagamento anticipato. Ne derivano maggiore efficienza e risparmi sui costi.

In genere sono necessari Event Log provenienti da SAP Ariba, inclusi gli eventi di creazione, approvazione, matching e pagamento delle fatture. I dati principali comprendono numeri delle fatture, timestamp, descrizioni delle attività e ID utente, necessari per ricostruire l’intero flusso del processo. Questi dati consentono un’analisi completa del percorso di ogni fattura.

Entro poche settimane dall’analisi iniziale dei dati è possibile individuare opportunità immediate di riduzione dei tempi di ciclo, automazione e miglioramento della conformità. Vantaggi concreti come una riduzione del lavoro manuale, meno ritardi nei pagamenti e un maggiore ricorso agli sconti per pagamento anticipato si manifestano spesso entro pochi mesi dall’applicazione delle modifiche raccomandate. Questi miglioramenti generano un ROI significativo.

Il reporting tradizionale mostra che cosa è successo, mentre il Process Mining rivela come e perché è successo, visualizzando i flussi effettivi end-to-end del processo. Fa emergere deviazioni nascoste, rilavorazioni e colli di bottiglia che i report statici potrebbero non rilevare. Questo insight più approfondito consente un’ottimizzazione più efficace e basata sui dati. Il Process Mining fornisce informazioni operative concrete.

Sì, il Process Mining identifica chiaramente i motivi per cui le fatture non rientrano nelle finestre temporali per ottenere gli sconti per pagamento anticipato, spesso a causa di ritardi nelle approvazioni o problemi di matching. Individuando questi colli di bottiglia specifici e le relative cause profonde, è possibile applicare modifiche mirate per accelerare l’elaborazione e massimizzare gli sconti ottenuti. Questo incide direttamente sui risultati economici.

L’implementazione del Process Mining prevede un’estrazione e una trasformazione iniziali dei dati, seguite dall’analisi tramite strumenti specializzati. Sebbene richieda una certa configurazione tecnica, il processo è ben definito e spesso può essere semplificato con connettori per SAP Ariba. Il valore degli insight operativi ottenuti supera generalmente lo sforzo iniziale. Molte soluzioni offrono un’implementazione guidata.

Sebbene le piattaforme di Process Mining gestiscano gran parte della complessità analitica, alcune competenze di ingegneria dei dati sono utili per l’estrazione e la trasformazione iniziali dei dati da SAP Ariba. Molti fornitori offrono servizi di consulenza o connettori predefiniti per semplificare la configurazione tecnica. Questo riduce la necessità di competenze specialistiche interne.

Il Process Mining visualizza ogni deviazione del processo dalle procedure operative standard, consentendo di rilevare automaticamente attività non conformi o passaggi non autorizzati. Evidenzia i casi in cui le fatture bypassano approvazioni obbligatorie o regole di inserimento dei dati. Questo monitoraggio continuo aiuta a garantire la conformità e a ridurre efficacemente i rischi.

Può essere entrambe le cose. Sebbene le analisi iniziali offrano risultati rapidi, il vero valore del Process Mining risiede nel monitoraggio continuo dell’impatto delle modifiche e nell’individuazione di nuove deviazioni. Aggiornamenti regolari dei dati SAP Ariba consentono un’ottimizzazione costante e miglioramenti duraturi del processo. Il Process Mining sostiene una cultura del miglioramento continuo.

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