Documenti chiari per i Suoi processi

La documentazione dei processi spiega come funziona un processo e chi è responsabile di ciascuna parte. Può includere un diagramma BPMN, istruzioni passo dopo passo, ruoli, politiche, controlli e file di supporto.

Una documentazione utile risponde a domande pratiche:

Quali fasi e decisioni compongono il processo? Chi è responsabile del processo e di ciascuna attività? Qual è la versione corrente? Chi ha rivisto e approvato l’ultima modifica? Quali evidenze può fornire per descrivere il processo?

Una procedura archiviata separatamente dal relativo diagramma può non essere più aggiornata. Il diagramma potrebbe mostrare una sequenza di fasi, mentre le istruzioni scritte ne descrivono un’altra. ProcessMind mantiene insieme il modello e la documentazione correlata, offrendo una fonte di verità condivisa da rivedere e aggiornare.

Può anche confrontare il modello documentato con i dati di Process Mining. In questo modo individua le differenze tra l’esecuzione effettiva e il processo documentato e decide se intervenire sul processo o sulla documentazione. Il Process Mining fornisce evidenze per la revisione, ma non modifica né approva automaticamente la procedura.

La documentazione sempre pronta per gli audit dovrebbe rendere tracciabili il processo e la relativa governance. In base alle Sue esigenze, la documentazione di un processo può includere:

Un diagramma BPMN e le relative istruzioni Un responsabile del processo identificato e una matrice RACI a livello di attività Politiche, controlli e istruzioni operative collegate Cronologia delle versioni e motivazioni delle modifiche Stato della revisione e traccia delle approvazioni Un fascicolo di processo esportabile per un audit o una valutazione

Le evidenze necessarie dipendono dalle procedure della Sua organizzazione e dalla valutazione. ProcessMind La aiuta a organizzare ed esportare la documentazione, ma non certifica la conformità.

Scopra cosa deve contenere una pagina pronta per gli audit

Quando un processo cambia, la cronologia delle versioni mostra che cosa è cambiato e quando. Le fasi di revisione e approvazione rendono chiaro lo stato dell’aggiornamento, mentre il percorso di approvazione registra la convalida insieme al processo.

In questo modo, i responsabili dei processi e chi approva per la qualità dispongono di una base più chiara per la revisione. Prima di pubblicare una modifica, può rivedere insieme il processo documentato, i materiali di supporto e lo stato di approvazione, senza dover ricostruire la registrazione consultando cartelle ed e-mail.

Tra gli esempi rientrano una procedura di contabilità fornitori che illustra la verifica e l’approvazione delle fatture, un processo di gestione degli ordini che mostra passaggi di consegne e decisioni oppure una procedura di qualità che collega le fasi del processo ai controlli e alle istruzioni operative.

Scelga un formato adatto al processo e alle persone che devono utilizzarlo. Un modello BPMN può mostrare il flusso, mentre le note e i file collegati forniscono i dettagli necessari per svolgere o rivedere ogni fase. Il contesto della Matrice RACI rende visibili le responsabilità nella registrazione del processo.

La matrice RACI identifica chi è Responsabile, Responsabile del risultato, Consultato e Informato per le attività o le decisioni. Aggiungere le informazioni RACI alla documentazione dei processi aiuta a capire chi svolge ciascuna fase, chi risponde del risultato e chi deve essere coinvolto.

ProcessMind supporta ruoli basati sulla matrice RACI e matrici RACI a livello di attività nei pacchetti esportati. Utilizzi queste informazioni per chiarire le responsabilità durante le revisioni e includerle nella documentazione dei processi.

Scopra come utilizzare una matrice RACI per i processi

Assegni a ogni processo un responsabile chiaro, adotti una struttura coerente e sottoponga le modifiche a revisione e approvazione. Un catalogo dei processi consultabile aiuta i team a trovare la documentazione necessaria, mentre l’accesso basato sui ruoli distingue autori, revisori e visualizzatori.

Man mano che cresce l’architettura dei processi, colleghi tra loro le singole schede. Può anche utilizzare Process Mining per confrontare i modelli documentati con i dati di esecuzione e individuare i processi da rivedere.

Consulti la guida alla governance dei processi

Inizi da un processo con un responsabile chiaro e un percorso di approvazione definito. Ne modelli le fasi, aggiunga le istruzioni pertinenti e i ruoli RACI, quindi invii la documentazione per la revisione. Dopo l’approvazione, utilizzi la cronologia delle versioni e l’esportazione per capire come la documentazione supporta la governance continua e la preparazione agli audit.

Documenti un processo e lo invii per l’approvazione: inizi ora la prova gratuita.