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Migliori la gestione delle posizioni nel processo Hire to Retire

Ottimizzi Workday HCM con la nostra guida in 6 passaggi per aumentare l’efficienza.
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Assunzione e cessazione - Gestione delle posizioni
Workday HCM

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Ottimizzi la gestione delle posizioni in Workday HCM per rendere più efficiente la pianificazione del personale

Flussi di approvazione complessi e difficoltà legate alla conformità possono ostacolare una gestione efficace delle posizioni. La nostra piattaforma Le consente di individuare i colli di bottiglia nei processi e di capire dove è possibile semplificare le attività. Identificando queste inefficienze, può mantenere accurato e flessibile il modello di organico, migliorare l’allocazione delle risorse e aumentare l’efficacia complessiva dell’organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni?

Una gestione efficace delle posizioni è alla base della pianificazione strategica del personale e dell’efficienza operativa di qualsiasi organizzazione, soprattutto quando si utilizza un sistema completo come Workday HCM. Il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni comprende una serie articolata di passaggi, dall’avvio di una nuova richiesta di posizione fino alla sua chiusura o disattivazione. Le inefficienze in questo processo cruciale possono creare notevoli difficoltà aziendali: ritardi nella copertura dei ruoli essenziali, disallineamenti nei budget dei reparti, rischi di conformità legati alla struttura del personale e report imprecisi in Workday HCM. Senza una visione chiara del flusso effettivo delle attività, le organizzazioni faticano spesso a contenere i tempi di ciclo, le rilavorazioni superflue e la gestione reattiva delle esigenze di personale. Ottimizzare il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni non significa solo aumentare l’efficienza: significa anche rendere l’organizzazione più agile, conforme e pronta a crescere.

In che modo il Process Mining migliora la gestione delle posizioni

Il Process Mining consente di analizzare i dati e ricostruire il funzionamento effettivo del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, così come registrato in Workday HCM. Analizzando gli Event Log, in cui ogni voce rappresenta un’attività relativa a uno specifico Position ID, il Process Mining crea una rappresentazione oggettiva dell’intero ciclo di vita della posizione. È così possibile visualizzare ogni percorso, da "Richiesta di posizione avviata" a "Posizione attivata" o "Posizione chiusa". Si può individuare con precisione dove si verificano i colli di bottiglia, ad esempio nelle approvazioni prolungate da parte di determinati responsabili o reparti, oppure nei cicli di rilavorazione imprevisti, quando "Attributi della posizione modificati" ricorre spesso dopo la creazione iniziale. Questo approccio va oltre le impressioni e fornisce dati concreti sui tempi di ciclo effettivi, sulle deviazioni del processo e sulle lacune di conformità. Comprendere questi dettagli è fondamentale per migliorare il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni e semplificare le attività in Workday HCM.

Principali aree di miglioramento

L’applicazione del Process Mining al processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni mette in genere in luce diverse aree che offrono importanti opportunità di ottimizzazione:

  • Riduzione dei tempi di approvazione: individuare le fasi e le persone o i gruppi che causano ritardi nell’approvazione di posizioni nuove o modificate. In questo modo è possibile ridurre il tempo di ciclo complessivo, dall’avvio della richiesta alla creazione della posizione in Workday HCM e alla sua disponibilità per il reclutamento.
  • Rafforzamento della conformità e della governance: visualizzare i casi in cui passaggi obbligatori, come "Budget della posizione approvato" o "Posizione sottoposta a revisione di conformità", vengono saltati, eseguiti fuori sequenza o richiedono rilavorazioni eccessive. Ciò consente di verificare che le pratiche di pianificazione del personale rispettino le politiche interne e i requisiti normativi.
  • Riduzione delle rilavorazioni e delle deviazioni: individuare schemi di modifiche o riclassificazioni frequenti, che possono indicare requisiti iniziali poco chiari o formazione insufficiente. Ridurre queste deviazioni semplifica il processo e migliora l’accuratezza dei dati in Workday HCM.
  • Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: capire quali team o ruoli sono sovraccarichi di attività di gestione delle posizioni e generano inefficienze. Queste informazioni aiutano a ridistribuire il carico di lavoro e a migliorare la produttività complessiva dei team.
  • Miglioramento dell’integrità dei dati: ricostruendo l’intero ciclo di vita, è possibile individuare incoerenze nella gestione e nell’aggiornamento degli attributi delle posizioni, assicurandosi che i dati di Workday HCM rappresentino correttamente la struttura organizzativa.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo

Analizzando e perfezionando il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni con il Process Mining, le organizzazioni possono ottenere benefici concreti e misurabili:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: diminuire sensibilmente il tempo necessario per creare, approvare e attivare le posizioni, accelerando l’acquisizione di talenti e la risposta alle esigenze aziendali. Potrà scoprire come ridurre efficacemente i tempi di ciclo del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni.
  • Risparmio sui costi: ottimizzare l’utilizzo delle risorse, ridurre il lavoro manuale ed evitare sforamenti di budget dovuti a una gestione inefficiente delle posizioni.
  • Maggiore conformità: garantire il rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, riducendo i rischi e mantenendo l’organizzazione sempre pronta per gli audit.
  • Pianificazione del personale più efficace: ottenere una visione più chiara e basata sui dati della struttura organizzativa e delle esigenze di personale, per pianificare in modo più proattivo e strategico in Workday HCM.
  • Maggiore agilità: rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze aziendali grazie a un processo di gestione delle posizioni snello, efficiente e trasparente.

Come iniziare il percorso di ottimizzazione

Ottimizzare con il Process Mining il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni in Workday HCM è un investimento strategico per il futuro dell’organizzazione. Questo approccio offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per trasformare processi complessi e spesso poco trasparenti in attività più semplici ed efficienti. Comprendendo il flusso effettivo delle attività di gestione delle posizioni, è possibile migliorare in modo significativo l’efficienza, la conformità e l’agilità complessiva dell’organizzazione. Inizi oggi a far emergere informazioni essenziali per trasformare le pratiche di gestione delle posizioni in Workday HCM.

Assunzione e cessazione - Gestione delle posizioni Gestione delle posizioni Efficienza nella pianificazione del personale Conformità delle risorse umane Pianificazione del personale Struttura organizzativa Attività delle risorse umane H2R Gestione del capitale umano HCM Progettazione organizzativa

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nelle approvazioni dei responsabili, delle risorse umane o del budget possono rallentare notevolmente la copertura dei ruoli essenziali. Si allungano così i tempi di assunzione, con ripercussioni sulle scadenze dei progetti e sull’efficienza operativa. In Workday HCM, cicli di approvazione prolungati nella gestione delle posizioni possono far perdere opportunità di acquisizione di talenti e aumentare i costi operativi a causa della carenza di personale. ProcessMind mostra dove si verificano questi colli di bottiglia, visualizzando il flusso del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni e individuando i passaggi di approvazione e gli utenti responsabili dei ritardi. L’analisi aiuta a risalire alle cause profonde e a definire interventi mirati per accelerare le approvazioni delle posizioni.

Le deviazioni dalle politiche organizzative definite durante la creazione, la modifica o la riclassificazione delle posizioni possono comportare rischi in sede di audit e incoerenze operative. Ciò indebolisce la governance delle risorse umane e può causare sanzioni significative per mancata conformità o controversie interne. Garantire il rispetto rigoroso delle politiche nella gestione delle posizioni in Workday HCM è fondamentale per l’integrità dell’organizzazione. ProcessMind traccia con precisione ogni evento del ciclo di vita del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, segnalando le attività non conformi e le modifiche non autorizzate. Offre una visione trasparente del rispetto delle politiche, aiutando a promuovere le buone pratiche e a garantire che tutte le azioni sulle posizioni rispettino gli standard normativi e interni.

Errori negli attributi delle posizioni, come reparto, centro di costo o famiglia professionale, possono causare report imprecisi, allocazioni di budget errate e decisioni inadeguate sulla pianificazione del personale. Queste incoerenze nei dati di Workday HCM incidono direttamente sulle decisioni strategiche e sull’efficacia operativa. Dati errati sulle posizioni possono ripercuotersi sull’intera organizzazione, dalle retribuzioni allo sviluppo dei talenti. ProcessMind individua le discrepanze e i punti in cui si verificano errori di inserimento nel processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, confrontando i valori degli attributi nelle diverse fasi. Le informazioni ottenute aiutano a uniformare l’inserimento dei dati, migliorarne la qualità e mantenere un’unica fonte di verità per tutte le informazioni relative alle posizioni.

Dopo la creazione iniziale, le posizioni vengono spesso modificate più volte o rifiutate, segno che i requisiti della richiesta iniziale o i criteri di approvazione potrebbero non essere chiari. Queste rilavorazioni sottraggono tempo prezioso alle risorse umane e ai responsabili, aumentano il carico amministrativo e allungano il ciclo di vita complessivo della posizione. Nella gestione delle posizioni in Workday HCM, tali inefficienze assorbono risorse senza necessità. ProcessMind mette in evidenza gli schemi ricorrenti di rilavorazione e individua le fasi del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni in cui le modifiche sono più frequenti. Analizzando i motivi dei rifiuti e i cicli di modifica, aiuta a semplificare i moduli di richiesta, chiarire i requisiti di approvazione e ridurre i cicli improduttivi.

Le posizioni non più necessarie possono rimanere attive nel sistema a lungo, causando report imprecisi sul numero di dipendenti, allocazioni di budget errate e potenziali rischi per la sicurezza. In Workday HCM, una disattivazione tardiva può rendere meno chiara la situazione effettiva del personale e vincolare inutilmente il budget. Si creano così spesso "posizioni fantasma", che assorbono risorse senza alcuna utilità. ProcessMind mostra quanto tempo trascorre, nel processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, tra l’individuazione di una posizione da chiudere e la sua completa disattivazione. L’analisi individua i passaggi che causano ritardi, consentendo di accelerare i flussi di chiusura e mantenere sempre aggiornata e ottimizzata la struttura organizzativa.

Le organizzazioni faticano a ottenere una visione d’insieme del percorso di una posizione, dall’avvio alla chiusura, e ciò rende difficile individuare inefficienze o colli di bottiglia nel processo. Questa visione frammentaria in Workday HCM ostacola la pianificazione strategica del personale e la risoluzione proattiva dei problemi. Senza una prospettiva chiara dall’inizio alla fine, ottimizzare il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni diventa difficile. ProcessMind ricostruisce il flusso completo del processo a partire dagli Event Log, offrendo una mappa visiva interattiva di ogni passaggio e percorso. Questa visibilità completa consente di comprendere l’esecuzione effettiva del processo, individuare le deviazioni e prendere decisioni basate sui dati per migliorarlo.

Ottenere l’approvazione del budget per posizioni nuove o modificate è spesso un processo complesso e lungo, che ritarda iniziative essenziali di pianificazione del personale. Si possono perdere opportunità di assumere i migliori talenti e i reparti in attesa di nuovi assunti possono subire ulteriori pressioni operative. In Workday HCM, percorsi complessi di approvazione del budget possono diventare un importante collo di bottiglia. ProcessMind mappa l’intero percorso di approvazione del budget nel processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, mettendo in evidenza i passaggi di consegne e le fasi di approvazione che causano ritardi significativi. L’analisi aiuta a semplificare il flusso di approvazione del budget, ridurre i tempi di ciclo e accelerare le decisioni sul personale.

Le posizioni vengono spesso riclassificate senza motivazioni chiare o criteri uniformi, aumentando il carico amministrativo e il rischio di disparità retributive e creando confusione sui ruoli professionali. Ciò può indicare definizioni iniziali poco chiare o una governance inadeguata in Workday HCM. Riclassificazioni non controllate possono compromettere il processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni. ProcessMind individua gli schemi di riclassificazione frequente nel processo, analizzandone i motivi e gli utenti coinvolti. Aiuta così a risalire alle cause profonde e a definire linee guida più chiare, riducendo il lavoro amministrativo improduttivo.

Gli attributi della posizione, come la famiglia o il tipo professionale, non sempre corrispondono ai ruoli e alle responsabilità effettivi. Ne possono derivare problemi retributivi e difficoltà nella definizione dei percorsi di carriera e nella gestione dei talenti. Questo disallineamento in Workday HCM può ostacolare la strategia sul personale e lo sviluppo dei dipendenti. Posizioni definite in modo errato frenano le iniziative strategiche delle risorse umane. ProcessMind mette in relazione le modifiche agli attributi delle posizioni con le attività del ciclo di vita del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni, individuando dove e quando si verificano disallineamenti. Le informazioni ottenute aiutano a uniformare le definizioni degli attributi e a garantire che le posizioni rispecchino le esigenze e la struttura dell’organizzazione.

Le posizioni vengono spesso congelate o sospese senza essere poi disattivate o chiuse, accumulandosi nel sistema e creando un arretrato di casi irrisolti. Queste posizioni "zombie" in Workday HCM possono vincolare budget e organico e generare disordine amministrativo, pur non avendo più alcuna funzione attiva. Sono decisioni dimenticate o bloccate nel processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni. ProcessMind traccia il ciclo di vita delle posizioni congelate o sospese, individuando per quanto tempo restano inattive e perché non vengono chiuse del tutto. Aiuta a definire procedure chiare per risolvere questi casi, evitarne l’accumulo e mantenere il sistema in ordine.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il tempo necessario affinché le richieste di nuove posizioni completino il percorso gerarchico di approvazione in Workday HCM. Approvazioni più rapide consentono di assumere prima, ridurre i costi di acquisizione dei talenti e coprire senza ritardi inutili i ruoli essenziali, con effetti diretti sulla produttività e sulla crescita dell’organizzazione. ProcessMind individua i colli di bottiglia nella catena di approvazione di Workday HCM, mostrando dove si verificano i ritardi e quali approvatori o passaggi rallentano il processo. Analizzando i tempi di approvazione per ogni Position ID, mette in luce le opportunità per reindirizzare le richieste o automatizzare i passaggi, riducendo i tempi di approvazione del 30-50%.

Garantire la piena conformità nelle azioni relative alle posizioni, come la creazione, la modifica o la disattivazione, significa rispettare le politiche interne e le normative esterne. Ciò riduce al minimo i rischi legali, evita sanzioni e tutela l’integrità del processo di assunzione e cessazione - gestione delle posizioni in Workday HCM, favorendo un ambiente delle risorse umane affidabile e caratterizzato da responsabilità chiare. ProcessMind confronta i flussi effettivi del processo con le regole di conformità definite, mettendo in evidenza deviazioni e passaggi non autorizzati nel ciclo di vita della gestione delle posizioni. Individua i casi di mancata conformità, come approvazioni saltate o dati inseriti in modo errato, consentendo alle organizzazioni di introdurre formazione mirata o controlli di sistema per raggiungere la piena conformità e ridurre i rischi in sede di audit.

Questo obiettivo punta a migliorare la precisione e la coerenza di tutti i dati relativi alle posizioni in Workday HCM, compresi attributi come titolo, reparto e centro di costo. Dati accurati sulle posizioni sono essenziali per pianificare la forza lavoro, definire i budget e redigere report in modo affidabile, evitando errori che potrebbero portare a decisioni di organico errate o a discrepanze finanziarie nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza gli Event Log per rilevare discrepanze ricorrenti nei dati o frequenti correzioni manuali associate alle attività di modifica degli attributi delle posizioni. Individua le cause profonde di inserimenti o aggiornamenti incoerenti, come campi mancanti o errori degli utenti, consentendo di introdurre regole di convalida dei dati e procedure di inserimento più snelle per ridurre gli errori del 20-40%.

L’obiettivo è eliminare i passaggi ridondanti e le attività ripetute durante l’aggiornamento degli attributi o dello stato delle posizioni in Workday HCM. Ridurre le rilavorazioni consente di contenere i costi operativi, risparmiare tempo al personale HR e migliorare l’efficienza e la rapidità complessive del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni, assicurando che le modifiche vengano applicate correttamente al primo tentativo. ProcessMind visualizza le varianti del processo associate alle attività di modifica degli attributi delle posizioni e individua i cicli in cui le modifiche vengono spesso annullate o inserite di nuovo. Quantifica l’impatto delle rilavorazioni in termini di costi e tempi e identifica le attività o i gruppi di utenti coinvolti, fornendo elementi utili per riprogettare il processo e pianificare interventi formativi mirati, così da ridurre gli episodi di rilavorazione del 25-50%.

Questo obiettivo mira a ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra la segnalazione di una posizione per la chiusura e la sua effettiva disattivazione in Workday HCM. Una disattivazione tempestiva mantiene accurati i report sull’organico, libera le risorse di budget e impedisce che risultino aperte posizioni prive di finanziamento, ottimizzando la gestione delle risorse nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind calcola il tempo di ciclo medio tra la segnalazione di una posizione per la chiusura e l’evento di disattivazione, mettendo in evidenza i ritardi. Individua i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di disattivazione, come approvazioni in sospeso o verifiche manuali, aiutando le organizzazioni a snellire il processo e a ridurre i tempi di ciclo della disattivazione del 30-60%.

Per una gestione proattiva è fondamentale avere piena visibilità su ogni fase del ciclo di vita di una posizione, dalla richiesta alla chiusura in Workday HCM. Una maggiore visibilità consente alle parti interessate di seguire l’avanzamento, anticipare i problemi e prendere decisioni informate, affinché il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni supporti efficacemente la pianificazione strategica della forza lavoro. ProcessMind crea una mappa visiva completa di tutte le attività associate a ciascun ID posizione, offrendo una rappresentazione fedele dell’intero percorso di gestione. Individua i passaggi nascosti e le deviazioni dal percorso previsto, così che i team HR e Finance possano sapere con chiarezza a che punto si trova ogni posizione e quanto tempo occorre per passare da uno stato all’altro.

L’obiettivo è ottimizzare il processo di approvazione dei budget delle posizioni in Workday HCM, rendendolo più rapido ed efficiente. Approvazioni più snelle accelerano la creazione di nuovi ruoli, migliorano la precisione della pianificazione finanziaria e assicurano che le decisioni sull’organico rispettino i vincoli di bilancio nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza l’attività «Budget della posizione approvato», rilevando la durata e la complessità dei passaggi precedenti e delle approvazioni parallele. Fa emergere instradamenti inefficienti, colli di bottiglia dovuti a passaggi sequenziali e fasi di revisione non necessarie, consentendo alle organizzazioni di riprogettare il flusso di lavoro, concludere prima l’approvazione del budget e ridurre i tempi di approvazione fino al 40%.

Questo obiettivo mira a ridurre le riclassificazioni di posizioni in Workday HCM che non sono realmente necessarie o derivano da errori iniziali. Limitare le riclassificazioni superflue riduce il lavoro amministrativo, mantiene coerente la struttura organizzativa e tutela l’integrità dei dati per la pianificazione della forza lavoro a lungo termine nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind traccia gli eventi di riclassificazione delle posizioni e ne analizza le attività precedenti e gli attributi per individuare le cause ricorrenti o gli schemi alla base di modifiche ingiustificate. Aiuta a rilevare eventuali problemi nella creazione iniziale delle posizioni o nella definizione degli attributi, così da pianificare interventi formativi mirati o migliorare il processo e ridurre le riclassificazioni del 15-30%.

Standardizzare attributi quali la famiglia professionale o il tipo di posizione per ruoli simili in tutta l’organizzazione assicura coerenza e chiarezza in Workday HCM. Questo migliora la precisione delle ricerche di talenti, semplifica il confronto delle retribuzioni e innalza la qualità complessiva dei dati organizzativi, a supporto di una gestione efficace del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza gli eventi di modifica degli attributi delle posizioni e individua le differenze nei valori degli attributi tra posizioni con titoli o reparti simili. Evidenzia le incoerenze nell’inserimento o nell’aggiornamento dei dati da parte di utenti o reparti diversi, fornendo indicazioni per rafforzare la governance dei dati e standardizzare gli attributi, riducendo le variazioni del 20-35%.

L’obiettivo è gestire in modo efficiente le posizioni «congelate» o «sospese» in Workday HCM, assicurando che vengano riattivate, declassificate o chiuse tempestivamente. Una risoluzione rapida evita che le posizioni restino in uno stato indeterminato e ottimizza l’utilizzo dell’organico e del budget nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind individua le posizioni che rimangono nello stato «Posizione congelata/sospesa» oltre le soglie definite e mostra per quanto tempo vi restano e quali sono i passaggi successivi più frequenti. Fa emergere i colli di bottiglia o l’assenza di eventi che avviino la risoluzione, aiutando le organizzazioni a definire politiche più chiare e ad automatizzare le notifiche per intervenire tempestivamente, riducendo i ritardi fino al 50%.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Hire to Retire - Gestione delle posizioni

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Scaricare il template
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Esportare i dati
3

Caricare il set di dati
4

Analizzare il processo
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Introdurre i miglioramenti
6

Monitorare il processo
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Scaricare il template

Cosa fare

Scarichi il template Excel già formattato per i dati di Gestione delle posizioni, così da assicurarsi che il set di dati rispetti i requisiti del Process Mining.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Partire dalla struttura dati corretta evita errori e semplifica le analisi successive, creando solide basi per il miglioramento.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, con le colonne necessarie per i dati di Gestione delle posizioni di Workday HCM.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze nascoste nella gestione delle posizioni

ProcessMind visualizza l’intero processo Hire to Retire, dalla prima all’ultima fase, per la gestione delle posizioni. Ottenga informazioni utili e individui con precisione le aree da ottimizzare subito.
  • Visualizzi il flusso effettivo di creazione delle posizioni
  • Individui i ritardi nelle approvazioni in Workday HCM
  • Individui le aree a rischio per la conformità
  • Migliori l’accuratezza del modello di organico
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare la gestione delle posizioni con il Process Mining

Questi risultati mostrano i miglioramenti significativi che le organizzazioni possono ottenere ottimizzando con il Process Mining i flussi di lavoro Hire to Retire - Gestione delle posizioni in Workday HCM. Individuando colli di bottiglia e inefficienze, le aziende possono snellire le attività e migliorare la pianificazione strategica della forza lavoro.

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Approvazioni delle posizioni più rapide

Riduzione dei tempi di approvazione delle nuove posizioni

Il Process Mining individua ed elimina i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, accelerando sensibilmente la creazione di nuove posizioni. Le organizzazioni possono così coprire molto più rapidamente i ruoli critici e ridurre i tempi di assunzione.
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Maggiore rispetto delle norme

Aumento delle azioni sulle posizioni conformi

Visualizzando le deviazioni dalle procedure standard, il Process Mining aiuta a verificare che tutte le azioni sulle posizioni, dalla creazione alla disattivazione, includano le verifiche di conformità necessarie. Questo riduce i rischi normativi e l’esposizione durante gli audit.
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Meno rilavorazioni sui dati delle posizioni

Riduzione delle modifiche agli attributi dopo la creazione

Individuare le cause profonde degli errori nei dati durante la configurazione iniziale delle posizioni riduce notevolmente la necessità di modificare gli attributi in seguito. Migliora l’accuratezza dei dati, snellisce le attività HR e libera tempo prezioso per il team HR.
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Disattivazioni più snelle

Chiusura più rapida delle posizioni inattive

Ottimizzare la disattivazione delle posizioni chiuse permette di rimuoverle formalmente dal sistema senza ritardi. In questo modo, i dati di budget restano accurati, i dati anagrafici HR vengono ripuliti e l’allocazione delle risorse migliora.
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Maggiore standardizzazione del processo

Riduzione delle varianti nel ciclo di vita delle posizioni

Il Process Mining rivela le varianti nascoste nel ciclo di vita della gestione delle posizioni e consente di standardizzare i flussi di lavoro. Questo aumenta la coerenza operativa, semplifica la formazione e offre una visione più chiara del processo dall’inizio alla fine.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla struttura organizzativa e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni di Process Mining.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una specifica posizione all’interno dell’organizzazione, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo di gestione delle posizioni.

Perché è importante

È essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di una posizione, analizzare il processo dall’inizio alla fine e individuare colli di bottiglia o deviazioni nei singoli casi.

L’ID o il nome dell’utente che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e i comportamenti dei singoli utenti, nonché di individuare esigenze formative e persone con prestazioni elevate.

Il timestamp che indica quando è stata completata un’attività. Serve a calcolare la durata delle singole attività.

Perché è importante

È necessaria per calcolare la durata precisa delle attività e distinguere il tempo di elaborazione effettivo dai tempi di attesa.

Lo stato attuale o storico della posizione, ad esempio 'Aperta', 'Coperta', 'Congelata' o 'Chiusa'.

Perché è importante

Fornisce un contesto essenziale sullo stato della posizione, consentendo di analizzare da quanto tempo è congelata e di seguirne l’avanzamento nel ciclo di vita.

Il motivo indicato per una modifica, ad esempio la riclassificazione, la modifica o la chiusura di una posizione.

Perché è importante

Chiarisce il contesto aziendale di attività come le modifiche e le riclassificazioni, aiutando a individuare le cause profonde delle variazioni del processo.

Il reparto o l’organizzazione gerarchica a cui appartiene la posizione.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità organizzative, mettendo in luce colli di bottiglia o efficienze specifici dei singoli reparti.

Il centro di costo finanziario associato alla posizione, utilizzato per la pianificazione del budget e la rendicontazione finanziaria.

Perché è importante

Aggiunge una dimensione finanziaria all’analisi, consentendo di visualizzare il processo per unità di budget e di analizzare i colli di bottiglia legati al budget.

Un raggruppamento di mansioni con caratteristiche, competenze e attività simili, come 'Ingegneria' o 'Risorse umane'.

Perché è importante

Consente di analizzare i ruoli a un livello più ampio e supporta le iniziative di uniformazione e l’analisi delle riclassificazioni tra categorie professionali correlate.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’inizio del ciclo di vita della gestione delle posizioni, quando viene presentata formalmente una richiesta per crearne una nuova. In Workday, l’evento viene registrato quando un utente avvia il processo aziendale «Create Position».

Perché è importante

Questa attività è il principale evento di inizio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e le approvazioni successive è essenziale per misurare l’efficienza dell’intero ciclo di creazione della posizione.

È una tappa fondamentale in cui il reparto Finance o un responsabile del budget conferma la disponibilità dei fondi per la nuova posizione. L’evento viene registrato quando l’approvatore designato completa il passaggio di approvazione del budget nel flusso del processo aziendale.

Perché è importante

L’approvazione del budget è spesso un importante collo di bottiglia. Misurare il tempo di ciclo di questa attività aiuta le organizzazioni a snellire le verifiche finanziarie e ad accelerare le assunzioni.

Questa attività segna la creazione effettiva e l’attivazione ufficiale della posizione nel sistema Workday. Viene registrata al completamento del processo aziendale «Create Position».

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che segna la fine della fase di approvazione e indica che la posizione è pronta per essere coperta. È essenziale per misurare il KPI relativo al tempo di ciclo complessivo delle approvazioni.

Indica che sono stati modificati uno o più attributi di una posizione esistente, come il titolo o il reparto. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente completa correttamente il processo aziendale «Edit Position Restrictions».

Perché è importante

Modifiche frequenti possono indicare errori di inserimento dei dati, evoluzione dei ruoli o inefficienze del processo. Analizzare questa attività è fondamentale per la Dashboard «Analisi delle rilavorazioni sui dati delle posizioni» e per migliorare la qualità dei dati.

Indica che la posizione non è più attiva e non può essere assegnata; spesso è un passaggio preliminare alla chiusura formale. L’evento viene registrato esplicitamente al completamento del processo aziendale «Inactivate Position».

Perché è importante

La disattivazione è una tappa importante del ciclo di vita della posizione, distinta dalla chiusura definitiva. Il tempo tra la disattivazione e la chiusura misura l’efficienza amministrativa nella revisione delle strutture organizzative.

È l’attività finale del ciclo di vita e rappresenta l’eliminazione definitiva della posizione dall’organizzazione. Workday registra l’evento al completamento del processo aziendale «Close Position».

Perché è importante

Per la maggior parte dei casi, questa attività è l’evento terminale e segna la fine del ciclo di vita della posizione. È fondamentale per comprendere la durata complessiva del processo e mantenere accurati i dati sull’organico.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo dei processi di gestione delle posizioni in Workday, facendo emergere colli di bottiglia nascosti e deviazioni. Evidenzia le inefficienze nelle approvazioni, negli aggiornamenti dei dati e nelle disattivazioni, aiutando a individuare con precisione le aree su cui intervenire. Conoscendo il processo reale, le organizzazioni possono prendere decisioni basate sui dati, snellire le attività e migliorare l’efficienza complessiva.

Per la gestione delle posizioni servono principalmente i dati dell’Event Log relativi alle azioni sulle posizioni, come creazione, aggiornamenti, approvazioni e disattivazioni. Tra gli attributi essenziali figurano un ID posizione univoco come identificativo del caso, il nome dell’attività per ogni passaggio e la data e l’ora in cui si è verificata ciascuna attività. Anche dati pertinenti come i ruoli degli approvatori, lo stato della posizione e i codici motivazione forniscono un contesto utile per l’analisi.

In genere, i dati si estraggono da Workday utilizzando gli strumenti standard di reporting, report personalizzati o le API di Workday. Occorre definire report che acquisiscano l’ID posizione, il tipo di attività e la data e l’ora di ciascun evento nel ciclo di vita della posizione. Per ricostruire correttamente il processo, verifichi che i dati estratti mantengano l’ordine cronologico degli eventi.

Il Process Mining può far emergere cicli di approvazione lenti per le nuove posizioni, azioni sulle posizioni non conformi alle politiche e dati incoerenti. Aiuta a individuare rilavorazioni frequenti, approvazioni di budget inefficienti e processi bloccati per posizioni congelate o sospese. Visualizzando questi schemi, le organizzazioni possono intervenire sulle cause profonde e attuare soluzioni efficaci.

Può aspettarsi cicli di approvazione delle nuove posizioni più rapidi e dati più accurati in tutto il sistema Workday. Il Process Mining aiuta a garantire la conformità al 100% delle azioni sulle posizioni e ad accelerare la disattivazione di quelle chiuse. Nel complesso, offre una visione più completa delle posizioni dall’inizio alla fine e rende le attività più snelle.

L’estrazione iniziale dei dati e la configurazione del modello possono richiedere alcune settimane, a seconda della complessità dei dati e delle risorse disponibili. Una volta predisposta la pipeline dei dati, in genere è possibile ottenere le prime informazioni utili entro 4-6 settimane. Il monitoraggio continuo consente poi di individuare ulteriori opportunità di ottimizzazione.

Per estrarre i dati necessari dell’Event Log, occorre poter accedere alle funzionalità di reporting o alle API di Workday. Serve inoltre uno strumento o una piattaforma di Process Mining per acquisire, modellare e analizzare i dati. Competenze di base nella manipolazione dei dati, ad esempio con SQL o tramite script, possono essere utili nella fase di preparazione.

Sì. Il Process Mining è particolarmente efficace nel controllo della conformità nella gestione delle posizioni. Può rilevare automaticamente le deviazioni dai flussi di lavoro definiti e segnalare i casi in cui le regole aziendali sono state aggirate o non rispettate. In questo modo, le organizzazioni possono intervenire in modo proattivo sulle non conformità e rafforzare la governance.

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