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Migliori il processo Hire to Retire - Position Management

Ottimizzi Workday HCM con la nostra guida in 6 passaggi all'efficienza.
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Ottimizzi la gestione delle posizioni in Workday HCM per aumentare l’efficienza dell’organico

Flussi di approvazione complessi e difficoltà legate alla conformità ostacolano spesso una gestione efficace delle posizioni. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia nei processi, mostrando le aree in cui è possibile semplificare le operazioni. Identificando queste inefficienze, può garantire che il modello di dimensionamento del personale rimanga accurato e agile. Il risultato è una migliore allocazione delle risorse e una maggiore efficacia organizzativa complessiva.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare Hire to Retire - Gestione delle posizioni?

Una gestione efficace delle posizioni costituisce la base della pianificazione strategica dell’organico e dell’efficienza operativa di qualsiasi organizzazione, soprattutto quando si utilizza un sistema completo come Workday HCM. Il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni comprende una sequenza articolata di attività, dall’avvio della richiesta di una nuova posizione fino alla sua chiusura o disattivazione. Le inefficienze in questo processo critico possono generare importanti difficoltà aziendali, tra cui ritardi nella copertura dei ruoli essenziali, disallineamenti nei budget dei reparti, rischi di conformità legati alla struttura dell’organico e reportistica imprecisa in Workday HCM. Senza una visibilità chiara sull’effettivo svolgimento delle attività, le organizzazioni faticano spesso a gestire tempi di ciclo prolungati, rilavorazioni non necessarie e un approccio reattivo alle esigenze di organico. Ottimizzare Hire to Retire - Gestione delle posizioni non significa soltanto aumentare l’efficienza: significa garantire che l’organizzazione sia agile, conforme e pronta a crescere.

In che modo il Process Mining migliora la gestione delle posizioni

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per individuare il comportamento effettivo del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni così come viene registrato in Workday HCM. Analizzando gli Event Log, in cui ogni voce rappresenta un’attività associata a uno specifico Position ID, il Process Mining costruisce una visione obiettiva e completa del ciclo di vita della posizione. In questo modo può rappresentare visivamente ogni percorso seguito da una posizione, da "Position Request Initiated" a "Position Activated" o "Position Closed". Può individuare con precisione i punti in cui si verificano i colli di bottiglia, ad esempio nelle fasi di approvazione prolungate da parte di determinati manager o reparti, oppure nei cicli di rilavorazione imprevisti in cui "Position Attributes Modified" si verifica frequentemente dopo la creazione iniziale. Questa metodologia va oltre le valutazioni aneddotiche e fornisce informazioni concrete sui tempi di ciclo effettivi, sulle deviazioni del processo e sulle lacune di conformità. Comprendere questi dettagli è fondamentale per individuare come migliorare Hire to Retire - Gestione delle posizioni e semplificare le operazioni in Workday HCM.

Principali aree di miglioramento

L’applicazione del Process Mining a Hire to Retire - Gestione delle posizioni evidenzia generalmente diverse aree critiche che offrono ampie opportunità di ottimizzazione:

  • Riduzione dei tempi di ciclo delle approvazioni: identifichi le fasi e le persone o i gruppi specifici che causano ritardi nel processo di approvazione delle posizioni nuove o modificate. Questo Le consente di ridurre il tempo di ciclo complessivo, dall’avvio della richiesta alla creazione della posizione in Workday HCM e alla sua disponibilità per il recruiting.
  • Rafforzamento della conformità e della governance: visualizzi i punti in cui le fasi obbligatorie, come "Position Budget Approved" o "Position Reviewed for Compliance", vengono omesse, eseguite fuori sequenza o richiedono rilavorazioni eccessive. In questo modo può garantire che le pratiche di gestione dell’organico rispettino le policy interne e i requisiti normativi.
  • Riduzione delle rilavorazioni e delle deviazioni: individui i frequenti schemi di modifica o riclassificazione che indicano requisiti iniziali poco chiari o una formazione insufficiente. Ridurre queste deviazioni semplifica il processo e migliora l’accuratezza dei dati in Workday HCM.
  • Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: comprenda quali team o ruoli sono sovraccarichi di attività di gestione delle posizioni, generando inefficienze. Queste informazioni La aiutano a ridistribuire il carico di lavoro e a migliorare la produttività complessiva del team.
  • Miglioramento dell’integrità dei dati: tracciando l’intero ciclo di vita, può individuare le incoerenze nella gestione e nell’aggiornamento degli attributi delle posizioni, assicurando che i dati di Workday HCM riflettano accuratamente la struttura organizzativa.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo

Utilizzando il Process Mining per analizzare e perfezionare Hire to Retire - Gestione delle posizioni, le organizzazioni possono ottenere vantaggi concreti e misurabili:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: diminuisca in modo significativo il tempo necessario per creare, approvare e attivare le posizioni, accelerando l’acquisizione dei talenti e la risposta alle esigenze aziendali. Imparerà a ridurre efficacemente il tempo di ciclo di Hire to Retire - Gestione delle posizioni.
  • Riduzione dei costi: ottimizzi l’utilizzo delle risorse, riduca il lavoro manuale ed eviti gli sforamenti di budget associati a una gestione inefficiente delle posizioni.
  • Maggiore conformità: garantisca il rispetto costante delle policy interne e delle normative esterne, riducendo i rischi e migliorando la preparazione agli audit.
  • Migliore pianificazione dell’organico: ottenga una comprensione più chiara e basata sui dati della struttura organizzativa e delle esigenze di organico, così da consentire una pianificazione più proattiva e strategica in Workday HCM.
  • Maggiore agilità: risponda più rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze aziendali grazie a un processo di gestione delle posizioni snello, efficiente e trasparente.

Come iniziare il percorso di ottimizzazione

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni in Workday HCM con il Process Mining rappresenta un investimento strategico nel futuro della Sua organizzazione. Questo approccio offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per trasformare processi complessi e spesso poco trasparenti in operazioni snelle ed efficienti. Comprendendo il flusso effettivo delle attività di gestione delle posizioni, può ottenere miglioramenti significativi in termini di efficienza, conformità e agilità aziendale complessiva. Inizi oggi stesso a far emergere queste informazioni essenziali e rivoluzioni le pratiche di gestione delle posizioni in Workday HCM.

Hire to Retire - Gestione delle posizioni Gestione delle posizioni Efficienza nella gestione del personale Conformità HR Pianificazione della forza lavoro Struttura organizzativa Operazioni HR H2R Gestione del capitale umano HCM Progettazione organizzativa

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nelle approvazioni da parte di manager, HR o responsabili del budget causano notevoli rallentamenti nella copertura dei ruoli critici. Questo prolunga il time-to-hire e incide sulle tempistiche dei progetti e sull’efficienza operativa. Cicli di approvazione prolungati nella gestione delle posizioni in Workday HCM possono comportare la perdita di opportunità di acquisizione dei talenti e un aumento dei costi operativi dovuto alla carenza di personale. ProcessMind individua i punti in cui si verificano questi colli di bottiglia visualizzando il flusso del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni e identificando le specifiche fasi di approvazione e gli utenti responsabili dei ritardi. La nostra analisi aiuta a individuare le cause alla radice, consentendo miglioramenti mirati per accelerare le approvazioni delle posizioni.

Le deviazioni dalle policy organizzative definite durante la creazione, la modifica o la riclassificazione delle posizioni possono comportare rischi di audit e incoerenze operative. Questo indebolisce la governance HR e può causare sanzioni significative per mancata conformità o controversie interne. Mantenere una rigorosa conformità nella gestione delle posizioni in Workday HCM è fondamentale per l’integrità dell’organizzazione. ProcessMind monitora con precisione ogni evento del ciclo di vita Hire to Retire - Gestione delle posizioni, segnalando le attività non conformi o le modifiche non autorizzate. Offre una visione trasparente del rispetto delle policy, consentendoLe di applicare le best practice e garantire che tutte le azioni sulle posizioni soddisfino gli standard normativi e interni.

Gli errori negli attributi delle posizioni, come reparto, centro di costo o famiglia professionale, causano reportistica imprecisa, allocazioni errate del budget e decisioni inadeguate sulla pianificazione dell’organico. Questa incoerenza dei dati in Workday HCM incide direttamente sulle decisioni strategiche e sull’efficacia operativa. Dati errati sulle posizioni possono ripercuotersi sull’intera organizzazione, influenzando ogni aspetto, dalle paghe allo sviluppo dei talenti. ProcessMind individua le discrepanze e i punti in cui si verificano errori di inserimento nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni, confrontando i valori degli attributi nelle diverse fasi del processo. Le informazioni ottenute aiutano a standardizzare l’inserimento dei dati, migliorarne la qualità e mantenere un’unica fonte attendibile per tutte le informazioni relative alle posizioni.

Le posizioni sono spesso sottoposte a più modifiche o rifiuti dopo la creazione iniziale, a indicare problemi nella chiarezza della richiesta iniziale o nei criteri di approvazione. Questa rilavorazione spreca tempo prezioso di HR e dei manager, aumentando il carico amministrativo e prolungando il ciclo di vita complessivo della posizione. Nella gestione delle posizioni in Workday HCM, tali inefficienze assorbono risorse senza necessità. ProcessMind evidenzia gli schemi ricorrenti di rilavorazione e identifica le fasi in cui le modifiche sono più frequenti nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. Analizzando i motivi dei rifiuti e i cicli di modifica, La aiutiamo a semplificare i moduli di richiesta, chiarire i requisiti di approvazione e ridurre i cicli improduttivi.

Le posizioni non più necessarie rimangono attive nel sistema per periodi prolungati, causando reportistica imprecisa sull’organico, allocazioni errate del budget e potenziali rischi per la sicurezza. La disattivazione tardiva in Workday HCM può rendere poco chiaro lo stato effettivo dell’organico e vincolare inutilmente il budget. Spesso si creano così "posizioni fantasma" che consumano risorse senza alcuna utilità. ProcessMind mostra il tempo effettivo che intercorre tra l’identificazione di una posizione per la chiusura e la sua completa disattivazione nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. La nostra analisi individua le fasi specifiche che causano i ritardi, consentendo di accelerare i Workflow di chiusura e mantenere la struttura organizzativa sempre aggiornata e ottimizzata.

Le organizzazioni faticano a ottenere una visione completa dell’intero percorso di una posizione, dall’avvio alla chiusura, rendendo difficile identificare le inefficienze o i colli di bottiglia complessivi del processo. Questa comprensione frammentaria in Workday HCM ostacola la pianificazione strategica dell’organico e la risoluzione proattiva dei problemi. Senza una prospettiva chiara e completa, ottimizzare il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni diventa complesso. ProcessMind ricostruisce il flusso completo del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni a partire dagli Event Log, fornendo una mappa visiva interattiva di ogni fase e percorso seguito. Questa visibilità completa consente di comprendere l’esecuzione effettiva del processo, identificare le deviazioni e prendere decisioni basate sui dati per migliorarlo.

Il processo di approvazione del budget per le posizioni nuove o modificate è spesso complesso e lungo, ritardando iniziative di staffing essenziali. Questo può comportare la perdita di opportunità di assumere i migliori talenti e mettere sotto pressione i reparti operativi in attesa di nuove risorse. Percorsi complessi di approvazione del budget in Workday HCM possono diventare un importante collo di bottiglia. ProcessMind mappa l’intero percorso di approvazione del budget nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni, evidenziando i punti di passaggio e le fasi di approvazione che causano ritardi significativi. La nostra analisi aiuta a semplificare il Workflow di approvazione del budget, riducendo i tempi di ciclo e consentendo decisioni più rapide sull’organico.

Le posizioni vengono spesso riclassificate senza motivazioni chiare o criteri standardizzati, generando un carico amministrativo, potenziali problemi di equità retributiva e confusione sui ruoli. Questo segnala spesso una definizione iniziale poco chiara delle posizioni o l’assenza di una governance adeguata in Workday HCM. Riclassificazioni non controllate possono creare disordine nel modello Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind identifica gli schemi di riclassificazione frequente nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni, analizzando i motivi e gli utenti coinvolti. La aiutiamo a individuare le cause alla radice di queste riclassificazioni, così da definire linee guida più chiare e ridurre il lavoro amministrativo improduttivo.

Gli attributi delle posizioni, come la famiglia professionale o il tipo, non sono sempre coerenti con i ruoli e le responsabilità effettivamente svolti, causando problemi di retribuzione, sviluppo dei percorsi di carriera e gestione dei talenti. Questo disallineamento in Workday HCM può ostacolare una strategia efficace per l’organico e lo sviluppo delle persone. Posizioni definite in modo errato compromettono le iniziative HR strategiche. ProcessMind mette in relazione le modifiche agli attributi delle posizioni con le attività del ciclo di vita Hire to Retire - Gestione delle posizioni, identificando dove e quando gli attributi perdono il loro allineamento. Le informazioni ottenute consentono di applicare definizioni coerenti degli attributi e garantire che le posizioni riflettano accuratamente le esigenze e le strutture organizzative.

Le posizioni vengono spesso congelate o sospese, ma non vengono mai completamente disattivate o chiuse, accumulandosi nel sistema e creando un arretrato di elementi irrisolti. Queste posizioni "zombie" in Workday HCM possono vincolare il budget e i posti in organico, oltre a creare disordine amministrativo senza svolgere alcuna funzione attiva. Rappresentano decisioni dimenticate o bloccate nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind monitora il ciclo di vita delle posizioni congelate o sospese nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni, identificando per quanto tempo rimangono in uno stato inattivo e perché non vengono chiuse completamente. La aiutiamo a definire protocolli chiari per risolvere queste posizioni, prevenirne l’accumulo e migliorare l’ordine del sistema.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo necessario affinché le richieste di nuove posizioni attraversino la gerarchia di approvazione in Workday HCM. Approvazioni più rapide significano assunzioni più veloci, costi ridotti per l’acquisizione dei talenti e copertura dei ruoli critici senza ritardi inutili, con un impatto diretto sulla produttività e sulla crescita dell’organizzazione. ProcessMind identifica i colli di bottiglia specifici nella catena di approvazione di Workday HCM, mostrando dove si verificano i ritardi e quali approvatori o fasi rallentano il processo. Analizzando i tempi di ciclo delle approvazioni per ogni Position ID, individua le opportunità per reindirizzare le richieste o automatizzare le fasi, riducendo i tempi di approvazione del 30-50%.

Raggiungere il 100% di conformità nelle azioni relative alle posizioni, come creazione, modifica o disattivazione, garantisce il rispetto delle policy interne e delle normative esterne. Questo riduce i rischi legali, evita sanzioni e preserva l’integrità del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni in Workday HCM, favorendo un ambiente HR affidabile e responsabile. ProcessMind confronta i flussi effettivi del processo con le regole di conformità definite, evidenziando le deviazioni e le fasi non autorizzate nel ciclo di vita della gestione delle posizioni. Individua i casi di mancata conformità, come approvazioni omesse o inserimenti errati dei dati, consentendo alle organizzazioni di introdurre formazione mirata o controlli di sistema per raggiungere la piena conformità e ridurre i rischi di audit.

Questo obiettivo si concentra sul miglioramento della precisione e della coerenza di tutti i dati associati alle posizioni in Workday HCM, inclusi attributi come titolo, reparto e centro di costo. Dati accurati sulle posizioni sono fondamentali per una pianificazione dell’organico, una gestione del budget e una reportistica affidabili, poiché prevengono errori che potrebbero portare a decisioni errate sul personale o a discrepanze finanziarie nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza gli Event Log per rilevare schemi di discrepanza dei dati o frequenti correzioni manuali associate alle attività Position Attributes Modified. Identifica le cause alla radice degli inserimenti o aggiornamenti incoerenti, come campi mancanti o errori degli utenti, consentendo di implementare regole di convalida dei dati e processi di inserimento semplificati per ridurre gli errori del 20-40%.

L’obiettivo è eliminare le fasi ridondanti e gli sforzi ripetuti nel processo di aggiornamento degli attributi o degli stati delle posizioni in Workday HCM. Eliminare le rilavorazioni riduce i costi operativi, fa risparmiare tempo al personale HR e migliora l’efficienza e la velocità complessive di Hire to Retire - Gestione delle posizioni, garantendo che le modifiche vengano implementate correttamente al primo tentativo. ProcessMind visualizza le varianti di processo per le attività Position Attributes Modified, identificando i cicli in cui le modifiche vengono spesso annullate o reinserite. Quantifica l’impatto della rilavorazione in termini di costi e tempi e individua le attività o i gruppi di utenti responsabili, consentendo di riprogettare il processo e introdurre formazione mirata per ridurre gli episodi di rilavorazione del 25-50%.

Questo obiettivo mira a ridurre in modo significativo il tempo che intercorre tra la marcatura di una posizione per la chiusura e la sua effettiva disattivazione in Workday HCM. Una disattivazione tempestiva garantisce una reportistica accurata sull’organico, libera le allocazioni di budget ed evita la percezione di posizioni aperte e prive di finanziamento, ottimizzando la gestione delle risorse nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind identifica il tempo di ciclo medio dell’evento Position Deactivated dopo che una posizione è stata contrassegnata per la chiusura, evidenziando i ritardi. Mostra i colli di bottiglia nel Workflow di disattivazione, come approvazioni in sospeso o fasi di verifica manuale, consentendo alle organizzazioni di semplificare il processo e ridurre i tempi di ciclo della disattivazione del 30-60%.

Ottenere piena trasparenza su ogni fase del ciclo di vita di una posizione, dall’avvio alla chiusura in Workday HCM, è fondamentale per una gestione proattiva. Una visibilità migliore consente agli stakeholder di monitorare i progressi, anticipare i problemi e prendere decisioni informate, garantendo che il processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni supporti efficacemente la pianificazione strategica dell’organico. ProcessMind crea una mappa visiva completa di tutte le attività per ogni Position ID, offrendo una rappresentazione fedele dell’intero percorso di gestione della posizione. Identifica le fasi nascoste del processo e individua le deviazioni dal percorso ideale, fornendo ai team HR e Finance una visione completa dello stato di ogni posizione e del tempo necessario per passare da uno stato all’altro.

L’obiettivo è ottimizzare il processo di approvazione dei budget delle posizioni in Workday HCM, rendendolo più rapido ed efficiente. Approvazioni del budget semplificate accelerano la creazione di nuovi ruoli, migliorano l’accuratezza della pianificazione finanziaria e garantiscono che le decisioni sull’organico siano pienamente coerenti con i vincoli finanziari nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza l’attività "Position Budget Approved", identificando la durata e la complessità delle fasi precedenti e delle approvazioni parallele. Individua instradamenti inefficienti, colli di bottiglia sequenziali o fasi di revisione non necessarie, consentendo alle organizzazioni di riprogettare il Workflow per finalizzare più rapidamente il budget e ridurre i tempi di approvazione fino al 40%.

Questo obiettivo mira a ridurre la frequenza delle riclassificazioni in Workday HCM che non sono realmente giustificate o che derivano da errori iniziali. Ridurre le riclassificazioni non necessarie fa risparmiare lavoro amministrativo, garantisce coerenza nella struttura organizzativa e preserva l’integrità dei dati per la pianificazione dell’organico a lungo termine nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind monitora gli eventi "Position Reclassified" e analizza le attività e gli attributi precedenti per identificare i fattori scatenanti o gli schemi ricorrenti delle modifiche non giustificate. Aiuta a individuare i casi in cui la creazione iniziale della posizione o la definizione degli attributi potrebbe essere errata, consentendo formazione mirata o miglioramenti del processo per ridurre le riclassificazioni del 15-30%.

Standardizzare gli attributi, come la famiglia professionale o il tipo di posizione, per ruoli simili in tutta l’organizzazione garantisce coerenza e chiarezza in Workday HCM. Questo migliora l’accuratezza delle ricerche dei talenti, semplifica il benchmarking retributivo e aumenta la qualità complessiva dei dati organizzativi per una gestione efficace del processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind analizza gli eventi "Position Attributes Modified" e identifica le variazioni nei valori degli attributi per le posizioni con titoli o reparti simili. Evidenzia le incoerenze nel modo in cui i dati delle posizioni vengono inseriti o aggiornati da utenti o reparti diversi, offrendo informazioni utili per applicare una governance dei dati più rigorosa e standardizzare gli attributi, riducendo le variazioni del 20-35%.

L’obiettivo è gestire in modo efficiente le posizioni "congelate" o "sospese" in Workday HCM, assicurando che vengano riattivate, declassificate o chiuse tempestivamente. Una risoluzione rapida impedisce alle posizioni di rimanere in uno stato indeterminato, ottimizzando l’utilizzo dell’organico e del budget nel processo Hire to Retire - Gestione delle posizioni. ProcessMind identifica le posizioni che rimangono nello stato "Position Frozen/Suspended" oltre le soglie definite, evidenziandone la durata e i passaggi successivi più frequenti. Individua i colli di bottiglia o i trigger mancanti nel processo di risoluzione di queste posizioni bloccate, consentendo alle organizzazioni di definire policy più chiare e automatizzare le notifiche per garantire un intervento tempestivo e ridurre i ritardi fino al 50%.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Hire to Retire - Position Management

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Cosa fare

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta previene gli errori e semplifica l’analisi successiva, creando una base solida per il miglioramento.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto all’uso, con le colonne corrette per i dati di Position Management di Workday HCM.

COSA OTTERRÀ

Scopra le efficienze nascoste nella gestione delle posizioni

ProcessMind visualizza il processo Hire to Retire - Position Management end-to-end. Scopra insight fondamentali e individui le aree da ottimizzare immediatamente.
  • Visualizzi il flusso effettivo di creazione delle posizioni
  • Individui i ritardi nelle approvazioni in Workday HCM
  • Identifichi le aree a rischio di non conformità
  • Semplifichi la gestione accurata del modello di dimensionamento del personale
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Portare Position Management a un livello superiore con il Process Mining

Questi risultati dimostrano i miglioramenti significativi che le organizzazioni possono ottenere utilizzando il Process Mining per ottimizzare i Workflow di Hire to Retire - Position Management in Workday HCM. Identificando colli di bottiglia e inefficienze, le aziende possono semplificare le operazioni e migliorare la pianificazione strategica della forza lavoro.

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Approvazioni delle posizioni più rapide

Riduzione del tempo necessario per approvare una nuova posizione

Il Process Mining identifica e rimuove i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, accelerando in modo significativo la creazione di nuove posizioni. Le organizzazioni possono così coprire molto più rapidamente i ruoli critici, riducendo il time to hire.
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Maggiore rispetto della conformità

Aumento delle azioni sulle posizioni conformi

Visualizzando le deviazioni dalle procedure standard, il Process Mining garantisce che tutte le azioni sulle posizioni, dalla creazione alla disattivazione, includano sistematicamente le verifiche di conformità necessarie. Ciò riduce al minimo i rischi normativi e l’esposizione in sede di audit.
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Riduzione delle rilavorazioni sui dati delle posizioni

Riduzione delle modifiche agli Attributi dopo la creazione

Individuare le cause principali degli errori nei dati durante la configurazione iniziale della posizione riduce drasticamente la necessità di successive modifiche agli Attributi. Questo migliora l’accuratezza dei dati, semplifica le operazioni HR e libera tempo prezioso per il team HR.
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Disattivazione semplificata

Chiusura più rapida delle posizioni inattive

Ottimizzare il processo di disattivazione delle posizioni chiuse garantisce che vengano rimosse formalmente dal sistema senza ritardi. In questo modo si mantiene l’accuratezza del budget, si mantengono aggiornati i dati anagrafici HR e si migliora l’allocazione delle risorse.
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Maggiore standardizzazione del processo

Riduzione delle varianti nel ciclo di vita delle posizioni

Il Process Mining rivela le variazioni nascoste nel ciclo di vita delle posizioni, consentendo di standardizzare i Workflow. Questo aumenta la coerenza operativa, semplifica la formazione e offre una visione più chiara del processo end-to-end.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla struttura organizzativa e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni di Process Mining.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di una specifica posizione all’interno dell’organizzazione, che funge da identificativo principale del caso per il processo di Position Management.

Perché è importante

È essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita di una posizione, consentendo l’analisi end-to-end del processo e aiutando a identificare colli di bottiglia o deviazioni per casi specifici.

L’ID o il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro e i comportamenti specifici degli utenti, oltre a identificare le esigenze formative o gli utenti con performance elevate.

Il timestamp che indica quando un’attività è stata completata. Viene utilizzato per calcolare la durata delle singole attività.

Perché è importante

È necessario per calcolare la durata precisa delle attività e aiuta a distinguere tra tempo di elaborazione effettivo e tempo di attesa inattivo.

Lo stato attuale o storico della posizione, ad esempio 'Open', 'Filled', 'Frozen' o 'Closed'.

Perché è importante

Fornisce il contesto essenziale sullo stato di una posizione, consentendo di analizzare l'anzianità delle posizioni congelate e di monitorarne l'avanzamento lungo il ciclo di vita.

Il motivo indicato per un evento di modifica, ad esempio la riclassificazione, la modifica o la chiusura di una posizione.

Perché è importante

Spiega il contesto aziendale alla base di attività di processo quali modifiche e riclassificazioni, contribuendo ad analizzare le cause principali delle variazioni di processo.

Il dipartimento o l'organizzazione gerarchica a cui appartiene la posizione.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni dei processi tra diverse unità organizzative, facendo emergere colli di bottiglia o livelli di efficienza specifici dei dipartimenti.

Il centro di costo finanziario associato alla posizione, utilizzato per la pianificazione del budget e la reportistica finanziaria.

Perché è importante

Fornisce una dimensione finanziaria per l'analisi, consentendo di visualizzare il processo per unità di budget e supportando l'analisi dei colli di bottiglia legati al budget.

Un raggruppamento di posizioni con caratteristiche, competenze e attività simili, come "Engineering" o "Human Resources".

Perché è importante

Consente un'analisi dei ruoli a un livello più elevato, supportando le iniziative di standardizzazione e l'analisi delle riclassificazioni tra categorie professionali correlate.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’inizio del ciclo di vita di Position Management, quando viene formalmente inviata una richiesta di creazione di una nuova posizione. L’evento viene acquisito esplicitamente quando un utente avvia il business process 'Create Position' in Workday.

Perché è importante

Questa attività rappresenta il principale evento iniziale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e le approvazioni successive è fondamentale per misurare l’efficienza dell’intero ciclo di creazione della posizione.

Una tappa fondamentale in cui il dipartimento Finance o un budget manager conferma la disponibilità dei fondi per la nuova posizione. L’evento viene acquisito quando l’approvatore designato completa la fase di approvazione del budget nel Workflow del business process.

Perché è importante

L’approvazione del budget è spesso un importante collo di bottiglia. Misurare il tempo di ciclo di questa specifica attività aiuta le organizzazioni a semplificare le verifiche finanziarie e ad accelerare le assunzioni.

Questa attività segna la creazione completata con successo e l’esistenza ufficiale della posizione nel sistema Workday. Viene registrata al completamento del business process 'Create Position'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che indica la conclusione della fase di approvazione e la disponibilità della posizione per l’assegnazione. È essenziale per misurare il KPI relativo al tempo complessivo del ciclo di approvazione.

Indica che sono stati modificati uno o più Attributi di una posizione esistente, come il titolo o il dipartimento. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente completa con successo il business process 'Edit Position Restrictions'.

Perché è importante

Modifiche frequenti possono indicare errori di inserimento dati, evoluzione dei ruoli o inefficienze di processo. Analizzare questa attività è fondamentale per la Dashboard 'Position Data Rework Analysis' e per migliorare la qualità dei dati.

Indica che una posizione non è più attiva e non può essere coperta, spesso come fase preliminare alla chiusura formale. È un evento esplicito, acquisito al completamento del business process 'Inactivate Position'.

Perché è importante

La disattivazione è una tappa fondamentale del ciclo di vita della posizione, distinta dalla chiusura definitiva. Il tempo che intercorre tra disattivazione e chiusura misura l’efficienza amministrativa nella pulizia delle strutture organizzative.

È l’attività finale del ciclo di vita e rappresenta l’eliminazione permanente della posizione dall’organizzazione. Workday registra l’evento al completamento con successo del business process 'Close Position'.

Perché è importante

In quanto evento terminale per la maggior parte dei casi, questa attività definisce la fine del ciclo di vita della posizione. È fondamentale per comprendere la durata complessiva del processo e mantenere accurati i dati sull’organico.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo dei processi di Position Management in Workday, facendo emergere colli di bottiglia e deviazioni nascoste. Evidenzia le inefficienze nelle approvazioni, negli aggiornamenti dei dati e nelle disattivazioni, aiutando a individuare con precisione le aree di miglioramento. Comprendendo il processo reale, le organizzazioni possono prendere decisioni basate sui dati, semplificare le operazioni e migliorare l’efficienza complessiva.

Per il Position Management sono necessari principalmente i dati dell’Event Log relativi alle azioni sulle posizioni, come creazioni, aggiornamenti, approvazioni e disattivazioni. Tra gli attributi fondamentali rientrano un Position ID univoco come identificativo del caso, il nome dell’attività per ogni fase e il timestamp di esecuzione di ciascuna attività. Inoltre, dati pertinenti come i ruoli degli approvatori, lo stato della posizione e i codici causali forniscono un contesto prezioso per l’analisi.

L’estrazione dei dati da Workday prevede generalmente l’utilizzo degli strumenti di reporting standard di Workday, di report personalizzati o delle API di Workday. Sarà necessario definire report che acquisiscano il Position ID, il tipo di attività e i timestamp di ogni evento nel ciclo di vita della posizione. Verifichi che i dati estratti mantengano l’ordine cronologico degli eventi, così da consentire una ricostruzione accurata del processo.

Il Process Mining può far emergere cicli di approvazione lenti per le nuove posizioni, la non conformità alle politiche nelle azioni sulle posizioni e dati incoerenti. Aiuta a individuare rilavorazioni frequenti, approvazioni di budget inefficienti e processi bloccati per posizioni congelate o sospese. Visualizzando questi schemi, le organizzazioni possono intervenire sulle cause profonde e attuare soluzioni efficaci.

Può aspettarsi cicli di approvazione più rapidi per le nuove posizioni e una maggiore accuratezza dei dati nell’intero sistema Workday. Il Process Mining aiuta a garantire la conformità completa nelle azioni sulle posizioni e accelera la disattivazione delle posizioni chiuse. In definitiva, offre una visibilità end-to-end migliore sulle posizioni e operazioni più efficienti.

L’estrazione iniziale dei dati e la configurazione del modello possono richiedere alcune settimane, in base alla complessità dei dati e alla disponibilità delle risorse. Tuttavia, una volta configurata la pipeline dei dati, è generalmente possibile ottenere le prime informazioni utili per intervenire entro 4-6 settimane. Il monitoraggio continuo offre quindi ulteriori opportunità di ottimizzazione.

Sarà necessario accedere alle funzionalità di reporting o alle API di Workday per estrarre i dati dell’Event Log richiesti. È inoltre necessaria una piattaforma o uno strumento di Process Mining per acquisire, modellare e analizzare questi dati. Competenze di base nella manipolazione dei dati, ad esempio SQL o scripting, possono essere utili per la preparazione dei dati.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace per il controllo di conformità nel Position Management. Può rilevare automaticamente le deviazioni dai Workflow definiti ed evidenziare i casi in cui le regole aziendali sono state aggirate o non rispettate. Questo consente alle organizzazioni di affrontare proattivamente la non conformità e rafforzare la governance.

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