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Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la fatturazione in Oracle Fusion Financials.
Migliori il processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture
Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture
Oracle Fusion

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Ottimizzi la fatturazione in Oracle Fusion Financials per accelerare la conversione in liquidità

Nei processi di fatturazione e di emissione delle fatture si nascondono spesso inefficienze che possono ritardare i pagamenti. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione i punti critici, dalla generazione delle fatture alla riconciliazione dei pagamenti. In questo modo può intervenire in modo mirato, rendere più efficienti i processi e migliorare la liquidità.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Migliorare l’efficienza del processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture con Oracle Fusion Financials

Ottimizzare il processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture è fondamentale per mantenere flussi di cassa sani, rilevare correttamente i ricavi e consolidare le relazioni con i clienti. In Oracle Fusion Financials, il modulo di fatturazione e gestione delle fatture gestisce questa funzione essenziale, dall’evasione degli ordini di vendita fino all’applicazione del pagamento finale. Tuttavia, la complessità intrinseca di questi sistemi finanziari può spesso nascondere inefficienze che causano ritardi nei pagamenti, un aumento dei giorni medi di incasso (DSO) e costi operativi evitabili. Comprendere il flusso effettivo delle fatture, individuare le deviazioni dal processo e identificare con precisione i colli di bottiglia sono passaggi essenziali per raggiungere l’eccellenza finanziaria.

Come il Process Mining fa luce sul processo di fatturazione

Il Process Mining offre una visione dettagliata dell’effettiva esecuzione del processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture. Utilizzando i dati degli eventi estratti direttamente da Oracle Fusion Financials, ricostruisce l’intero percorso di ogni fattura, dalla generazione alla riconciliazione del pagamento. Questa analisi consente di rappresentare visivamente ogni passaggio, far emergere ritardi nascosti e individuare attività non conformi che incidono sul ciclo di conversione in liquidità. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, ottiene informazioni basate sui dati su come le fatture vengono effettivamente elaborate, approvate, inviate e infine pagate. È possibile individuare anche i passaggi che causano rallentamenti significativi, come cicli di approvazione prolungati in Oracle o problemi ricorrenti nell’invio delle fatture ai clienti. Il Process Mining risponde con precisione a domande come “Perché alcune fatture richiedono più tempo per essere approvate?” o “Dove si verificano i ritardi maggiori nelle attività di riscossione?”.

Aree prioritarie per migliorare la fatturazione e la gestione delle fatture

Con il Process Mining può concentrarsi su aree specifiche del flusso di lavoro Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture per ottenere miglioramenti significativi:

  • Generazione e accuratezza delle fatture: individui le cause di errori o ritardi nella creazione iniziale delle fatture, così da garantire fin dall’inizio una fatturazione accurata e puntuale. Analizzi l’impatto dei diversi metodi di inserimento e delle origini dei dati sull’accuratezza e sul tempo di ciclo.
  • Ottimizzazione del flusso di approvazione: visualizzi e analizzi i percorsi di approvazione delle fatture. Individui i punti in cui le approvazioni si bloccano, i responsabili dei colli di bottiglia e le opportunità per semplificare questi flussi di lavoro in Oracle Fusion Financials e accelerare l’elaborazione.
  • Invio delle fatture e comunicazione con i clienti: comprenda l’efficienza dei diversi metodi di invio delle fatture. Il Process Mining può evidenziare i ritardi tra l’approvazione e l’effettivo invio al cliente, nonché i problemi relativi alle conferme di ricezione.
  • Strategie di riscossione dei pagamenti: analizzi il comportamento di pagamento dei clienti e l’efficacia dei processi di sollecito. Individui gli schemi ricorrenti nei pagamenti in ritardo e le opportunità per perfezionare le strategie di riscossione e ridurre i mancati pagamenti entro la scadenza.
  • Applicazione e riconciliazione degli incassi: analizzi la rapidità e l’accuratezza con cui i pagamenti dei clienti vengono applicati alle fatture aperte. Individui le inefficienze nei processi di riconciliazione che possono ritardare la chiusura delle fatture e incidere sulla rendicontazione finanziaria.
  • Conformità e governance: monitori il rispetto delle politiche interne e dei requisiti normativi durante tutto il ciclo di fatturazione, assicurando che le transazioni finanziarie siano elaborate correttamente e in modo trasparente in Oracle Fusion Financials.

Queste analisi mirate contribuiscono direttamente a migliorare il processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture e indicano come affrontare i problemi sistemici che allungano il tempo di ciclo complessivo.

Risultati misurabili

Ottimizzare i processi sulla base delle informazioni ottenute con il Process Mining porta benefici concreti e significativi:

  • Riduzione dei giorni medi di incasso (DSO): semplificando l’elaborazione delle fatture, accelerando le approvazioni e ottimizzando la riscossione dei pagamenti, può ridurre sensibilmente il tempo necessario per convertire le vendite in liquidità.
  • Maggiore efficienza operativa: elimini le rilavorazioni manuali, riduca le eccezioni e automatizzi le attività di routine, così che il team finanziario possa concentrarsi su attività più strategiche. Ne risulterà una gestione più efficiente del processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture.
  • Flussi di cassa e liquidità migliori: una conversione più rapida in liquidità migliora direttamente la solidità finanziaria dell’organizzazione e la sua capacità di reinvestire.
  • Maggiore soddisfazione dei clienti: una fatturazione accurata e puntuale, insieme a un’esperienza di pagamento semplice, favorisce la soddisfazione dei clienti e relazioni commerciali più solide.
  • Maggiore conformità e preparazione agli audit: il rispetto costante dei processi e delle politiche definiti riduce i rischi e semplifica le procedure di audit.
  • Riduzione dei costi: limiti i costi legati agli interventi manuali, alla risoluzione delle contestazioni e alle attività di riscossione prolungate.

In definitiva, questi miglioramenti consentono di ridurre il tempo di ciclo del processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture, trasformando un potenziale collo di bottiglia in un fattore che contribuisce ai risultati finanziari.

Avvii il percorso di ottimizzazione

Applicare il Process Mining al processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture in Oracle Fusion Financials offre al Suo team informazioni oggettive basate sui dati. Fornisce una guida chiara per il cambiamento, consentendo di superare le supposizioni e introdurre miglioramenti mirati con maggiore sicurezza. Scopra come individuare e risolvere le inefficienze nascoste nelle attività di fatturazione, per accelerare la conversione in liquidità e costruire un futuro finanziario più solido.

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Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Spesso le fatture restano bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi significativi nell’invio ai clienti e, di conseguenza, nei pagamenti. Questo incide direttamente sui flussi di cassa, aumenta i giorni medi di incasso (DSO) e immobilizza il capitale circolante. ProcessMind visualizza il percorso di approvazione esatto di ogni fattura in Oracle Fusion Financials e individua gli approvatori o i reparti che causano i colli di bottiglia. Evidenzia i punti in cui le fatture restano in attesa più a lungo, consentendo di intervenire in modo mirato per semplificare il flusso di approvazione e accelerare il ciclo di conversione in liquidità.

I ritardi o gli errori nell’invio delle fatture ai clienti posticipano i pagamenti e incidono direttamente sulla liquidità dell’organizzazione. Se i clienti non ricevono le fatture tempestivamente o in modo corretto, possono insorgere contestazioni e ulteriori attività di gestione, con ripercussioni sulle relazioni commerciali. ProcessMind misura il tempo che intercorre tra “Invoice Generated” e “Invoice Sent to Customer”, facendo emergere le inefficienze nelle modalità di invio del processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture. Individua i passaggi o i sistemi che causano ritardi, così da ottimizzare il processo e inviare le fatture ai clienti in modo più rapido e affidabile.

Un valore costantemente elevato dei giorni medi di incasso indica che i crediti verso clienti immobilizzano liquidità troppo a lungo, limitando la capacità dell’organizzazione di investire o coprire i costi operativi. Questa metrica riflette inefficienze presenti nell’intero processo Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture. ProcessMind calcola il DSO nelle diverse fasi, analizzando il comportamento di pagamento rispetto alle date di scadenza delle fatture e alle date di effettivo incasso. Individua le cause profonde dei cicli di pagamento prolungati, come l’invio tardivo delle fatture, la lentezza nell’applicazione dei pagamenti o le frequenti contestazioni dei clienti, offrendo indicazioni concrete per ridurre il DSO.

Gli errori nell’applicazione e nella riconciliazione dei pagamenti aumentano il lavoro manuale, ritardano la chiusura delle fatture e possono generare discrepanze nei registri finanziari. Questo assorbe risorse preziose, complica la rendicontazione finanziaria e può compromettere la soddisfazione dei clienti a causa di imprecisioni nella fatturazione. ProcessMind mappa il percorso da “Customer Payment Received” a “Cash Applied/Reconciled” in Oracle Fusion Financials, evidenziando deviazioni e cicli di rilavorazione. Individua gli schemi di errore ricorrenti e i punti in cui è più frequente l’intervento manuale, fornendo indicazioni per riprogettare il processo e migliorarne l’accuratezza e l’efficienza.

Percorsi di elaborazione delle fatture incoerenti, spesso dovuti a decisioni manuali o alla mancanza di procedure standardizzate, rendono imprevedibili i tempi di ciclo, aumentano i costi e comportano rischi per la conformità. Senza una visione chiara, è difficile individuare le prassi migliori o far rispettare le procedure operative standard. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo delle fatture in Oracle Fusion Financials, dalla generazione alla chiusura. Quantifica la frequenza e l’impatto di ogni variante, facendo emergere i percorsi non standard e aiutando a mantenere un flusso di processo snello e conforme per Order to Cash - Fatturazione e gestione delle fatture.

Gli errori negli importi delle fatture, nei dati dei clienti o nelle condizioni di pagamento richiedono correzioni manuali e una nuova elaborazione. Questo aumenta i costi operativi e l’impiego di risorse, ritarda il ciclo di pagamento e può causare insoddisfazione e contestazioni da parte dei clienti. ProcessMind individua attività come “Invoice Approved” seguite da rilavorazioni o dalla rigenerazione della fattura, aiutando a risalire alle cause degli errori di fatturazione. Analizzando attributi come “Invoice Amount” e “Customer Name”, evidenzia l’origine degli errori e consente di adottare misure preventive per migliorare l’accuratezza della fatturazione.

I ritardi interni nell’elaborazione delle fatture, dalla ricezione alla registrazione definitiva, spesso impediscono alle organizzazioni di usufruire degli sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori. Ne derivano direttamente minori risparmi sui costi, con ripercussioni sui risultati economici e sulle prestazioni finanziarie complessive. ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra gli eventi «Pagamento del cliente ricevuto» e «Pagamento registrato in contabilità», individuando eventuali ritardi che impediscono di ottenere lo sconto per pagamento anticipato. Mostra quali passaggi del processo Order to Cash in Oracle Fusion Financials possono essere ottimizzati per cogliere queste opportunità di risparmio.

Quando i clienti contestano una fattura, una procedura di risoluzione lunga assorbe risorse, ritarda l’incasso e può compromettere il rapporto con il cliente. Più a lungo resta aperta una contestazione, maggiore è il rischio di mancato pagamento o di stralcio. ProcessMind individua i casi in cui all’evento «Fattura inviata al cliente» seguono attività che indicano una contestazione e analizza i passaggi successivi necessari per risolverla. Misura la durata e la complessità di questi cicli, mettendo in evidenza i colli di bottiglia e le opportunità per accelerare la risoluzione nel processo di fatturazione.

Tempistiche o modalità di esecuzione non ottimali per i solleciti di pagamento e le attività di recupero crediti possono causare fatture scadute e un aumento dei giorni medi di incasso. La situazione può mettere sotto pressione le risorse finanziarie e rendere necessari, in seguito, interventi di recupero più incisivi e costosi. ProcessMind analizza la sequenza e le tempistiche degli eventi «Data di scadenza del pagamento raggiunta» e «Sollecito di pagamento inviato», insieme agli eventi di pagamento successivi. Mostra se i solleciti vengono inviati troppo tardi, troppo presto o senza efficacia, aiutando a ottimizzare la strategia di recupero crediti e a migliorare il flusso di cassa.

Senza una visione chiara e aggiornata dei pagamenti in entrata e delle fatture ancora aperte, le organizzazioni faticano a prevedere con precisione il flusso di cassa. Questo ostacola la pianificazione finanziaria strategica e può causare problemi di liquidità o far perdere opportunità di investimento. ProcessMind offre una vista dinamica degli eventi «Stato del pagamento» e «Fattura chiusa» per tutte le fatture, con informazioni dettagliate sullo stato attuale dei crediti. Gli utenti di Oracle Fusion Financials possono così prevedere il flusso di cassa con maggiore precisione e individuare in anticipo possibili problemi di liquidità nel processo Order to Cash.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario perché le fatture attraversino le fasi di approvazione interne, dalla creazione iniziale all’autorizzazione definitiva. Approvazioni più rapide consentono di emettere prima le fatture e incassare i pagamenti in tempi più brevi, migliorando sensibilmente il flusso di cassa nei processi Order to Cash - Billing & Invoicing di Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua i colli di bottiglia e i ritardi nel flusso di lavoro di approvazione, mostrando quali passaggi o approvatori causano rallentamenti. Analizzando gli Event Log, indica dove si bloccano le fatture e suggerisce modifiche al processo o opportunità di automazione che possono ridurre del 20-30% i tempi di approvazione e migliorare l’efficienza in Oracle Fusion Financials.

Per raggiungere questo obiettivo, le fatture devono arrivare tempestivamente ai clienti dopo la loro creazione, riducendo al minimo i ritardi interni nella distribuzione. Un invio più rapido accorcia il ciclo di conversione della liquidità, lascia ai clienti più tempo per elaborare i pagamenti e migliora la loro soddisfazione rispetto alle attività Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind visualizza l’intero percorso di invio delle fatture e individua inefficienze come passaggi manuali, ritardi di sistema o instradamenti errati in Oracle Fusion Financials. Analizzando il tempo impiegato in ogni fase, aiuta a individuare le opportunità di automazione o semplificazione del processo, con un possibile anticipo dell’invio del 15-25% e ricadute positive sul flusso di cassa.

L’obiettivo principale è ridurre il numero medio di giorni necessari per incassare i pagamenti dopo una vendita, un indicatore essenziale della salute finanziaria. Un DSO più basso significa un flusso di cassa più efficiente, un minore fabbisogno di capitale circolante e una maggiore liquidità complessiva nel ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind fornisce informazioni su tutte le attività che incidono sul DSO, tra cui l’accuratezza della fatturazione, i tempi di invio e le procedure di incasso in Oracle Fusion Financials. Individuando le cause profonde dei ritardi di pagamento, come l’invio tardivo delle fatture o la risoluzione prolungata delle contestazioni, aiuta a definire interventi mirati per ridurre il DSO del 10-20%.

L’obiettivo è ridurre le discrepanze tra i pagamenti ricevuti e le fatture emesse, garantendo un’applicazione degli incassi accurata e tempestiva. Meno errori consentono di chiudere prima le fatture, migliorano l’accuratezza della rendicontazione finanziaria e riducono il lavoro manuale necessario per correggere le anomalie nel processo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind individua i punti del processo di riconciliazione in Oracle Fusion Financials in cui si verificano più spesso errori, come imprecisioni nell’inserimento dei dati o disallineamenti tra i sistemi di pagamento. Confrontando i percorsi di riconciliazione effettivi con quelli previsti, aiuta a identificare le deviazioni e suggerisce di standardizzare o automatizzare il processo, riducendo gli errori fino al 40%.

L’obiettivo è definire flussi di lavoro coerenti e prevedibili per tutte le fatture, riducendo le variazioni che possono causare errori, ritardi e problemi di conformità. La standardizzazione migliora l’efficienza, semplifica la formazione e rende più prevedibili i risultati del processo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo in Oracle Fusion Financials e mette in evidenza le deviazioni dal percorso previsto. Visualizzando queste variazioni, aiuta a capire perché alcune fatture seguono percorsi inefficienti e fornisce indicazioni basate sui dati per promuovere le prassi migliori, portando la conformità del processo al 90%.

L’obiettivo è eliminare gli interventi manuali necessari per correggere errori nella creazione delle fatture o nell’inserimento dei dati, attività che assorbono tempo e risorse. Ridurre le rilavorazioni migliora l’efficienza, abbassa i costi operativi e aumenta la soddisfazione dei dipendenti nell’ambito Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind individua le fasi precise e le cause profonde degli errori di fatturazione in Oracle Fusion Financials che richiedono una correzione manuale, come dati inseriti in modo errato o approvazioni mancanti. Identificando le attività che precedono questi errori, aiuta a definire interventi mirati, come l’automazione del processo o la formazione degli utenti, con l’obiettivo di ridurre del 30-50% gli episodi di rilavorazione manuale.

L’obiettivo è assicurarsi che le condizioni di pagamento vantaggiose, come gli sconti per pagamento anticipato, vengano sfruttate con regolarità. Ottenere questi sconti ottimizza il flusso di cassa, riduce i costi finanziari e rafforza i rapporti con i fornitori nel ciclo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind confronta le tempistiche dei pagamenti con le scadenze e le condizioni di sconto in Oracle Fusion Financials, individuando i casi in cui gli sconti non vengono ottenuti a causa di ritardi interni nell’elaborazione. Evidenzia i colli di bottiglia specifici, come approvazioni tardive o tempi di elaborazione troppo lunghi, così da poter intervenire sul processo e aumentare del 10-15% la quota di sconti ottenuti.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per risolvere le contestazioni dei clienti relative alle fatture, dalla prima segnalazione alla definizione finale. Una risoluzione più rapida migliora la soddisfazione dei clienti, accelera gli incassi e limita le potenziali perdite di ricavi nel processo Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind mappa l’intero percorso di risoluzione delle contestazioni in Oracle Fusion Financials, individuando le cause ricorrenti e le fasi precise in cui la procedura si blocca. Mettendo in luce inefficienze e schemi ricorrenti, aiuta le organizzazioni a semplificare i flussi di lavoro e a ridurre i tempi di risoluzione fino al 25%.

L’obiettivo è perfezionare l’invio dei solleciti di pagamento, affinché siano tempestivi, mirati e favoriscano incassi più rapidi. Una procedura di sollecito ottimizzata riduce i crediti ancora da incassare e migliora il flusso di cassa, senza sovraccaricare il team di recupero crediti nell’ambito Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind analizza le tempistiche e la frequenza dei solleciti in Oracle Fusion Financials e le mette in relazione con il comportamento effettivo dei pagamenti. Esaminando quali solleciti portano a incassi più rapidi, individua le strategie più efficaci e aiuta a perfezionare i flussi di lavoro di recupero crediti, migliorandone l’efficacia del 15-20%.

L’obiettivo è offrire una visione chiara e aggiornata delle entrate e delle uscite di cassa, rendendo più trasparente il processo di fatturazione e pagamento. Una maggiore visibilità favorisce una pianificazione finanziaria più efficace, decisioni più rapide e una gestione proattiva della liquidità nell’ambito Order to Cash - Billing & Invoicing. ProcessMind offre in Oracle Fusion Financials una vista completa e in tempo reale di tutte le attività relative alle fatture e del loro stato attuale. Seguendo ogni fattura dalla creazione all’applicazione dell’incasso, fornisce i dati necessari per prevedere con maggiore precisione il flusso di cassa e migliorare le previsioni finanziarie e la capacità di risposta operativa.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Order to Cash - Billing & Invoicing

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Utilizzare il template corretto consente di preparare i dati in modo uniforme e di importarli in ProcessMind con precisione ed efficienza, ottenendo subito informazioni utili.

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COSA OTTERRÀ

Visualizzi la fatturazione Oracle e acceleri gli incassi

ProcessMind mostra l’intero processo Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture in Oracle Fusion Financials. Potrà comprendere ogni passaggio e individuare con precisione i punti critici e le opportunità per accelerare la conversione in liquidità.
  • Individui i ritardi nella generazione delle fatture
  • Individui le lacune nella riconciliazione dei pagamenti
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RISULTATI TIPICI

Ottimizzare il processo di fatturazione

Questi risultati illustrano i miglioramenti concreti che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando il processo Order to Cash - Billing & Invoicing. Applicando il Process Mining ai dati di Oracle Fusion Financials, le aziende ottengono informazioni utili per semplificare le attività e migliorare i risultati finanziari.

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Approvazioni delle fatture più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Automatizzi e ottimizzi i flussi di lavoro di approvazione, così da approvare le fatture molto più rapidamente. In questo modo si riducono i ritardi nell’invio delle fatture ai clienti e si migliora il flusso di cassa.
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Riduzione dei giorni medi di incasso

Riduzione del tempo medio di incasso

Individui e risolva i colli di bottiglia che causano ritardi nei pagamenti, riducendo sensibilmente il tempo necessario per incassare dopo l’emissione di una fattura. In questo modo aumenta direttamente il capitale circolante.
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Meno rilavorazioni nella fatturazione

Riduzione delle correzioni dovute a errori

Individui le cause profonde degli errori di fatturazione e del reinserimento manuale dei dati, riducendo nettamente il lavoro e i costi necessari per correggere le fatture prima che arrivino ai clienti.
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Massimizzare gli sconti per pagamento anticipato

Aumento della quota di sconti ottenuti

Ottimizzi i cicli di elaborazione e approvazione delle fatture per consentire pagamenti tempestivi e ottenere gli sconti disponibili per pagamento anticipato. Questo contribuisce direttamente alla redditività e alla riduzione dei costi.
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Percorsi di processo standardizzati

Maggiore copertura delle varianti di processo

Favorisca il rispetto di processi di fatturazione standardizzati e ottimali, riducendo le variazioni e migliorando l’efficienza operativa e la conformità in tutta l’organizzazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascuna fattura, utilizzato come ID del caso principale per tracciare tutte le attività correlate.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale perché collega tutte le attività di fatturazione e pagamento correlate in un unico caso, consentendo un’analisi completa e accurata del ciclo di vita della fattura.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Le date e ore sono indispensabili per calcolare tutte le metriche di prestazione, inclusi i tempi di ciclo, i ritardi e il rispetto delle scadenze, e costituiscono la base dell’analisi quantitativa dei processi.

Importo totale della fattura.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario di ciascun caso e consente analisi basate sul valore, di dare priorità alle fatture di importo elevato e di calcolare i principali KPI finanziari.

Nome del cliente o dell’entità a cui viene emessa la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per cliente, mettendo in luce comportamenti diversi, pattern di pagamento e possibili problemi nella relazione che incidono sul flusso di cassa.

Data entro cui deve essere pagata la fattura.

Perché è importante

È il principale valore di riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, calcolare i giorni medi di incasso e gestire l’anzianità dei crediti verso clienti.

Stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita, ad esempio 'Aperta', 'Chiusa' o 'Contestata'.

Perché è importante

Fornisce una visione immediata e generale dello stato corrente della fattura, agevolando filtri e classificazioni per la rendicontazione finanziaria e la gestione operativa.

Unità aziendale specifica dell’organizzazione che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità organizzative, aiutando a individuare le buone pratiche e le aree da migliorare con un livello di dettaglio maggiore.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Creazione iniziale di una transazione di fatturazione nel sistema, spesso con stato di bozza o incompleto. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente salva per la prima volta una nuova fattura nel modulo Accounts Receivable.

Perché è importante

Segna l’inizio effettivo del processo di fatturazione. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e il completamento aiuta a individuare ritardi nell’inserimento iniziale dei dati o problemi di prestazioni del sistema.

La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni necessarie ed è pronta per essere inviata al cliente. L’evento viene rilevato quando il flusso di lavoro di approvazione si conclude correttamente e lo stato della fattura viene aggiornato.

Perché è importante

È un passaggio fondamentale, necessario per inviare la fattura al cliente. Eventuali ritardi incidono direttamente sull’avvio dei termini di pagamento e sui giorni medi di incasso (DSO).

La fattura è stata recapitata al cliente con il metodo da lui preferito, ad esempio tramite e-mail o in formato cartaceo. Spesso il sistema registra la data e l’ora in cui viene eseguito l’invio.

Perché è importante

Questa attività avvia ufficialmente il periodo previsto per il pagamento. Misurare il tempo tra l’approvazione e l’invio è essenziale per valutare l’efficienza della distribuzione delle fatture.

Un pagamento del cliente è stato inserito nel sistema come incasso. In questa fase, il pagamento potrebbe non essere ancora stato associato a una fattura specifica.

Perché è importante

È un passaggio fondamentale, che rappresenta un’entrata di cassa. Il tempo tra la ricezione del pagamento e la sua associazione a una fattura è un indicatore importante dell’efficienza della gestione della liquidità.

Il pagamento ricevuto dal cliente è stato associato correttamente alla fattura specifica, riducendone il saldo ancora da incassare. L’operazione è registrata come transazione distinta.

Perché è importante

Questa attività conferma che l’incasso è stato assegnato correttamente, un passaggio essenziale per l’accuratezza dei report sull’anzianità dei crediti e dei rendiconti finanziari. È la fase finale della registrazione dell’incasso a fronte del credito.

La fattura è stata pagata per intero e riconciliata; il suo ciclo di vita è concluso. In genere, questo evento viene dedotto quando il saldo residuo della fattura arriva a zero e il relativo stato viene aggiornato.

Perché è importante

È la risoluzione definitiva della fattura e segna la fine del processo. Il tempo totale necessario per raggiungere questo stato corrisponde al tempo di ciclo end-to-end, uno dei principali KPI del processo di fatturazione.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati sull’esecuzione effettiva dei processi in Oracle Fusion Financials per mostrare come si svolgono davvero la fatturazione e l’emissione delle fatture. Individua i colli di bottiglia, come cicli di approvazione lenti o invii inefficienti, e fa emergere le cause profonde di problemi quali un DSO elevato o frequenti errori di riconciliazione dei pagamenti. In questo modo fornisce informazioni basate sui dati per semplificare le attività e migliorare il flusso di cassa.

Per applicare il Process Mining alla fatturazione, servono innanzitutto Event Log con il numero di fattura come identificativo del caso. Gli attributi principali sono i nomi delle attività, le relative date e ore e la risorsa responsabile. Altri attributi, come l’importo della fattura, i dati del cliente e le condizioni di pagamento, possono arricchire l’analisi.

In genere, i dati si estraggono da Oracle Fusion Financials utilizzando gli strumenti standard di reportistica, query SQL sul database sottostante o API, se disponibili. L’obiettivo è raccogliere Event Log che descrivano ogni passaggio della fattura, con le relative date e ore e i metadati associati. Possiamo indicarLe i metodi più efficienti e sicuri per il Suo ambiente specifico.

Applicando il Process Mining, può ridurre i tempi di approvazione delle fatture, accelerarne l’invio e diminuire sensibilmente i giorni medi di incasso (DSO). Può inoltre ridurre gli errori di riconciliazione dei pagamenti, standardizzare i percorsi di elaborazione delle fatture e migliorare l’efficacia dei solleciti. Questi miglioramenti aumentano la visibilità in tempo reale sul flusso di cassa e riducono le rilavorazioni manuali.

In genere, il Process Mining non è invasivo, perché analizza principalmente i dati storici estratti dal sistema Oracle Fusion Financials. L’implementazione riguarda l’estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati in uno strumento dedicato al Process Mining, senza modificare il sistema operativo in uso. In questo modo si riducono al minimo le interferenze con le attività aziendali in corso.

Le prime informazioni e le visualizzazioni generali del processo possono spesso essere disponibili entro poche settimane dall’estrazione e dal caricamento dei dati. Per un’analisi più approfondita, l’individuazione delle cause profonde e la definizione di interventi concreti possono servire alcune settimane in più. Una volta attuati, i miglioramenti possono produrre risultati tangibili nell’arco di alcuni mesi, a seconda della complessità delle modifiche.

Oltre all’accesso ai dati di Oracle Fusion Financials, il requisito tecnico principale è una piattaforma di Process Mining, in cloud o installata in sede. Di norma non occorrono modifiche significative all’infrastruttura di Oracle Fusion Financials. Per collegare i dati e aggiornarli periodicamente ai fini dell’analisi continua, sono necessarie funzionalità di integrazione di base.

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