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Migliori il processo di elaborazione delle fatture dal pagamento all’acquisto

La guida in 6 passaggi per aumentare l’efficienza del processo P2P.

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Dal procurement al pagamento: elaborazione delle fatture

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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture: migliori l’efficienza del processo dal procurement al pagamento

ProcessMind aiuta a individuare inefficienze e colli di bottiglia nascosti nel processo di elaborazione delle fatture dal pagamento all’acquisto. Individui ritardi, passaggi manuali ridondanti e rischi per la conformità che ostacolano le attività. Visualizzando il flusso del processo, può identificare le aree in cui intervenire con automazioni e miglioramenti nel sistema.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Il ciclo dal procurement al pagamento, o P2P, e l’elaborazione delle fatture sono elementi fondamentali delle attività finanziarie di qualsiasi organizzazione. Comprendono ogni passaggio, dall’arrivo di una fattura al suo pagamento finale. Anche se a prima vista può sembrare un processo lineare, spesso presenta complessità, ritardi nascosti e inefficienze che incidono sulla liquidità, sui rapporti con i fornitori e sui costi operativi complessivi. ProcessMind offre una visione basata sui dati dell’intero flusso di lavoro P2P per l’elaborazione delle fatture, indipendentemente dal sistema di origine utilizzato. Tracciando con precisione ogni evento, dalla ricezione iniziale della fattura fino al pagamento, ProcessMind mostra il percorso effettivo seguito dalle fatture. Potrà individuare con precisione i colli di bottiglia, le deviazioni del processo che generano rilavorazioni e i tempi di ciclo effettivi. La piattaforma trasforma i dati operativi grezzi in informazioni utili, mostrando lo stato reale dell’elaborazione delle fatture e mettendo in evidenza le aree da ottimizzare nei sistemi utilizzati.

Nell’elaborazione delle fatture, le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare numerose difficoltà: cicli di approvazione lunghi, inserimento manuale dei dati che genera errori e fatture duplicate, discrepanze tra ordini di acquisto e ricevute merci, oppure scarsa visibilità sullo stato delle fatture. Si presentano inoltre rischi per la conformità, ad esempio il mancato rispetto dei termini di pagamento o delle politiche di controllo interno, con possibili sanzioni finanziarie o rilievi in sede di audit. Non si tratta di problemi legati a un singolo ERP o sistema finanziario: sono difficoltà ricorrenti in contesti tecnologici diversi. Senza una visione chiara del processo dall’inizio alla fine, individuare le cause profonde delle inefficienze diventa difficile. Ne possono derivare costi di elaborazione più elevati, rapporti tesi con i fornitori a causa dei pagamenti in ritardo e occasioni perse per ottenere sconti sui pagamenti anticipati.

ProcessMind aiuta ad affrontare queste difficoltà con un’analisi completa dell’elaborazione delle fatture. La piattaforma individua i passaggi che causano ritardi, consentendo di intervenire sui colli di bottiglia ovunque si trovino nel sistema. Permette inoltre di individuare le opportunità per ridurre il lavoro manuale e introdurre l’automazione, mettendo in evidenza le attività ripetitive e ad alto volume. Rilevando le deviazioni dalle politiche definite e dai requisiti normativi, aiuta a migliorare la conformità e a verificare che ogni fattura segua il percorso previsto. Pagamenti puntuali e risoluzione rapida delle controversie contribuiscono a rafforzare i rapporti con i fornitori. È inoltre possibile ottimizzare il capitale circolante sfruttando gli sconti per i pagamenti anticipati e riducendo le penali per i ritardi. L’approccio di ProcessMind, indipendente dal sistema, rende le informazioni ottenute applicabili e utilizzabili in diversi contesti, favorendo miglioramenti concreti nelle attività finanziarie.

Per iniziare a valorizzare il processo dal procurement al pagamento e l’elaborazione delle fatture, prepari i dati del registro eventi. ProcessMind mette a disposizione un template completo che guida nell’estrazione delle informazioni necessarie dal sistema. Il template consente di acquisire correttamente tutti i dati pertinenti, come il numero della fattura da utilizzare come identificativo del caso, le descrizioni delle attività, le date e le ore e le informazioni sulle risorse. Una volta pronti i dati, potrà caricarli facilmente in ProcessMind, visualizzare subito il processo dall’inizio alla fine, individuare informazioni che altrimenti resterebbero nascoste e avviare un percorso di miglioramento operativo.

Dal procurement al pagamento Elaborazione delle fatture Process Mining Ottimizzazione del processo dal procurement al pagamento Analisi del flusso di lavoro Dal procurement al pagamento P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture rimangono spesso bloccate nei flussi di lavoro di approvazione, causando ritardi significativi nei pagamenti. Si perdono così gli sconti per i pagamenti anticipati, si compromettono i rapporti con i fornitori e si rischiano penali per i ritardi, con effetti sul capitale circolante e costi operativi evitabili.

ProcessMind analizza i percorsi effettivi delle fatture, mostrando dove le approvazioni si bloccano e individuando gli approvatori o i reparti responsabili dei colli di bottiglia. Queste informazioni basate sui dati consentono di ottimizzare in modo mirato i flussi di lavoro di approvazione e favorire pagamenti puntuali.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci generano eccezioni che richiedono molto lavoro manuale per essere risolte. Queste incongruenze assorbono risorse preziose, introducono errori e allungano i tempi di elaborazione anche per le fatture conformi.

ProcessMind visualizza tutte le deviazioni dal processo standard di abbinamento degli ordini di acquisto e individua le cause profonde delle discrepanze, come errori di inserimento dei dati o imprecisioni negli ordini. Aiuta a capire dove e perché si verificano i problemi di abbinamento, così da prevenirli e migliorare il processo.

I ritardi durante il ciclo di elaborazione delle fatture comportano spesso la perdita di sconti per i pagamenti anticipati e l’applicazione di penali per i pagamenti tardivi. Ciò riduce direttamente la redditività e aumenta il costo effettivo di beni e servizi, oltre a danneggiare i rapporti con i fornitori più importanti.

ProcessMind segue l’intero ciclo di vita di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento, e individua le attività e i ritardi che impediscono di pagare puntualmente. In questo modo è possibile apportare modifiche al processo basate sui dati, ottenere il massimo risparmio e migliorare la puntualità dei pagamenti.

La gestione delle eccezioni, la correzione degli errori di inserimento dei dati e la risoluzione delle discrepanze richiedono molto tempo e risorse. Queste rilavorazioni manuali aumentano i costi operativi, rallentano l’intero processo e distolgono il personale da attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.

ProcessMind individua le attività che generano più cicli di rilavorazione e ne quantifica frequenza e impatto. Aiuta a identificare le cause profonde delle eccezioni e mette in evidenza le opportunità più promettenti per introdurre l’automazione, formare il personale o eliminare passaggi, migliorando così l’efficienza.

Senza una visione chiara della fase di elaborazione in cui si trova ogni fattura, le persone coinvolte faticano a rispondere alle richieste dei fornitori e a prevedere con precisione i flussi di cassa. Questa mancanza di trasparenza genera inefficienze operative, interventi reattivi e decisioni poco efficaci.

ProcessMind ricostruisce il percorso completo di ogni fattura e offre una visione del processo dall’inizio alla fine, dalla ricezione al pagamento. Visualizza tutte le attività e la loro sequenza, offrendo una trasparenza senza precedenti sullo stato delle fatture e sui colli di bottiglia.

Le fatture non elaborate secondo le politiche aziendali definite, ad esempio quando vengono saltate approvazioni obbligatorie, possono causare esiti negativi degli audit, sanzioni finanziarie e un maggiore rischio di frode. Garantire il rispetto delle regole durante l’intero ciclo di vita della fattura è fondamentale per una governance efficace.

ProcessMind rileva automaticamente i casi in cui l’elaborazione delle fatture si discosta dalle regole aziendali o dai percorsi ottimali definiti. Segnala le azioni non conformi e offre una visione chiara delle violazioni delle politiche, della loro frequenza e delle cause profonde, per consentire di ridurre i rischi in modo proattivo.

Il tempo complessivo necessario perché una fattura passi dalla ricezione al pagamento è spesso eccessivo, anche quando non sono evidenti colli di bottiglia. Tempi di ciclo così lunghi immobilizzano il capitale circolante, riducono la capacità di risposta dell’organizzazione e compromettono l’allocazione delle risorse interne.

ProcessMind calcola la durata esatta di ogni passaggio e dell’intero processo, mettendo in evidenza i ritardi cumulativi. Fornisce informazioni basate sui dati sui tempi di ciclo medi e sui casi anomali, consentendo di intervenire in modo mirato per accelerare l’intero processo.

Le fatture vengono spesso bloccate per il pagamento per diversi motivi, con conseguenti interruzioni delle scadenze e ulteriore lavoro per risolvere il problema. I ritardi nella rimozione dei blocchi possono compromettere i rapporti con i fornitori e la gestione dei flussi di cassa.

ProcessMind individua le attività e gli attributi che portano al blocco dei pagamenti e analizza le cause più frequenti e i percorsi di risoluzione. Fa emergere i fattori scatenanti e aiuta a semplificare la risoluzione, mostrando i problemi ricorrenti e i colli di bottiglia che ne rallentano la rimozione.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Tempi di ciclo delle fatture troppo lunghi ritardano i pagamenti, compromettono i rapporti con i fornitori e aumentano i costi operativi. Questo obiettivo punta ad abbreviare l’intero percorso della fattura, dalla ricezione al pagamento finale, per migliorare i flussi di cassa, ottenere più sconti e aumentare l’efficienza complessiva.

ProcessMind ricostruisce il ciclo di vita completo a partire dai dati del sistema di origine e individua con precisione i colli di bottiglia, i cicli di rilavorazione e i passaggi che non aggiungono valore. Mettendo in evidenza i percorsi più lunghi e quantificando i ritardi in ogni fase, consente di introdurre miglioramenti mirati e ridurre sensibilmente il tempo di ciclo complessivo.

L’elevato ricorso al lavoro manuale, gli errori di inserimento dei dati e le frequenti rilavorazioni aumentano il costo di elaborazione di ogni fattura. Questo obiettivo mira a individuare ed eliminare tali inefficienze, riducendo le spese operative e liberando il team per attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.

Analizzando i dati degli eventi del sistema, ProcessMind individua le attività ripetitive, i frequenti cicli di correzione degli errori e i passaggi manuali. Quantifica l’impatto di queste inefficienze e mette in evidenza le opportunità più promettenti per introdurre l’automazione, semplificare il processo e ridurre i costi.

I pagamenti in ritardo possono comportare sanzioni finanziarie e compromettere i rapporti con i fornitori, mentre la perdita degli sconti per pagamento anticipato riduce direttamente il risparmio. Questo obiettivo punta a ottimizzare il processo, così che le fatture siano pagate puntualmente e si possano ottenere tutti gli sconti disponibili.

ProcessMind segue l’intero percorso della fattura confrontandolo con le scadenze di pagamento e i periodi in cui è possibile ottenere sconti. Individua i ritardi specifici, come approvazioni lente o una gestione inefficiente delle eccezioni, che causano il mancato rispetto delle scadenze. In questo modo è possibile accelerare i passaggi critici e migliorare il capitale circolante.

Le deviazioni dalle politiche interne o dai requisiti normativi comportano rischi finanziari e di audit significativi. L’obiettivo è fare in modo che ogni fattura segua il processo definito e conforme, senza eccezioni non autorizzate né passaggi ignorati, rafforzando i controlli interni.

ProcessMind confronta automaticamente l’esecuzione effettiva del processo con un modello di conformità predefinito o con una serie di regole aziendali. Segnala subito le deviazioni, come approvazioni non autorizzate o attività svolte fuori sequenza, e indica chiaramente come intervenire sulle lacune di conformità.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, insieme ai frequenti blocchi dei pagamenti, sono tra le principali cause di ritardi e lavoro manuale. L’obiettivo è individuare le cause profonde di queste eccezioni e ridurne la frequenza, per ottenere un flusso di lavoro più lineare e automatizzato.

ProcessMind analizza i dati storici per individuare schemi ricorrenti e cause profonde degli errori di abbinamento e dei blocchi di pagamento. Mette in evidenza i fornitori, i problemi relativi ai dati o i passaggi del processo che generano spesso eccezioni, consentendo di intervenire in modo proattivo per evitare che si ripetano.

Flussi di lavoro diversi tra team, aree geografiche o tipi di fattura generano prestazioni imprevedibili, errori e costi operativi più elevati. Questo obiettivo punta a definire e applicare un unico processo standard ottimizzato per la gestione delle fatture.

ProcessMind individua e visualizza automaticamente tutte le varianti del processo e ne confronta le metriche di prestazione, come costi e durata. Fornisce le evidenze basate sui dati necessarie per individuare il percorso ottimale e favorire l’adozione di un flusso di lavoro standardizzato e più efficiente.

La scarsa visibilità sullo stato delle fatture genera incertezza, richieste ripetute da parte delle persone coinvolte e difficoltà nella gestione proattiva. Questo obiettivo punta a offrire una visione chiara e aggiornata del percorso di ogni fattura, mettendo a disposizione dei team le informazioni di cui hanno bisogno.

ProcessMind ricostruisce il percorso completo di ogni fattura a partire dai dati del sistema. Offre una rappresentazione visiva e oggettiva del processo, mostrando gli stati correnti, le attività in sospeso e i possibili ritardi. In questo modo aumenta notevolmente la trasparenza e si riduce il tempo dedicato ai controlli manuali sullo stato.

Guida in 6 passaggi per ottimizzare l’elaborazione delle fatture dal procurement al pagamento

Collegare e individuare il processo

Mappare il processo

Individuare i colli di bottiglia

Analizzare le cause profonde

Progettare i miglioramenti

Monitorare e perfezionare

Collegare e individuare il processo

Cosa fare

Integri i dati del processo dal procurement al pagamento provenienti dal Suo ERP o da altre fonti di dati nello strumento di Process Mining. Si assicuri di includere tutte le attività pertinenti e gli identificativi dei casi, come il numero della fattura, per ottenere una visione completa.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Questo passaggio fondamentale stabilisce la base di riferimento per tutte le analisi successive. Senza dati accurati e completi, le informazioni ottenute e i miglioramenti proposti si baserebbero su ipotesi anziché sulla realtà.

Risultato atteso

Un insieme di dati completo, accurato e pronto per l’analisi, che rappresenta l’intero percorso di elaborazione delle fatture.

COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni preziose sull’elaborazione delle fatture

ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di ogni fattura, mettendo in evidenza deviazioni e inefficienze. Potrà confrontare il processo effettivo con quello previsto.

Visualizzi i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture
Individui colli di bottiglia e ritardi nel processo
Individui le cause profonde delle rilavorazioni e delle eccezioni
Confronti le prestazioni e favorisca l’automazione

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare l’efficienza nell’elaborazione delle fatture

Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono comunemente ottimizzando l’elaborazione delle fatture nel processo Purchase to Pay. Grazie alle informazioni basate sui dati fornite dal Process Mining, le aziende possono individuare le inefficienze e introdurre miglioramenti mirati.

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Riduzione del tempo di ciclo delle fatture

Riduzione media del tempo di elaborazione dall’inizio alla fine

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono sensibilmente il tempo che intercorre tra la ricezione e il pagamento delle fatture, aumentando l’efficienza operativa.

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Più sconti per pagamento anticipato

Aumento della percentuale di sconti ottenuti tra quelli disponibili

Il Process Mining fa emergere le opportunità perse di ottenere sconti per pagamento anticipato, evidenziando i ritardi nell’elaborazione. Le organizzazioni possono così ottimizzare i tempi di pagamento e migliorare la redditività.

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Meno rilavorazioni manuali

Riduzione delle eccezioni e degli interventi manuali

Individuando le cause profonde delle eccezioni più comuni, come i problemi di abbinamento e i blocchi di pagamento, le organizzazioni possono introdurre miglioramenti mirati, riducendo sensibilmente la gestione manuale e i relativi costi.

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Maggiore conformità del processo

Migliore rispetto delle politiche

Confrontare visivamente i flussi effettivi del processo con i percorsi ideali consente alle organizzazioni di individuare gli scostamenti e di rispettare meglio le regole e le politiche definite, riducendo i rischi e le criticità rilevate durante gli audit.

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Riduzione dei costi di elaborazione delle fatture

Riduzione media del costo per fattura

Ottimizzare il flusso delle fatture dall’inizio alla fine, riducendo le rilavorazioni e aumentando l’automazione, abbassa direttamente il costo medio di elaborazione di ogni fattura e genera risparmi significativi.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. I valori riportati illustrano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni riuscite.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi ampli l’analisi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della fattura di un fornitore. Funge da chiave primaria per monitorare la fattura durante l’intero ciclo di vita.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati e consente di ricostruire il ciclo di vita completo di una singola fattura.

Nome di uno specifico evento aziendale o task verificatosi durante il ciclo di elaborazione della fattura.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi del processo, costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente tutte le analisi relative ai flussi.

Timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Definisce l’ordine cronologico degli eventi ed è alla base di tutti i calcoli relativi ai risultati e alle durate, come il tempo di ciclo.

Timestamp che indica quando un’attività o un evento è stato completato. Per gli eventi istantanei, spesso coincide con l’ora di inizio.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza dell’elaborazione.

Utente, dipendente o agente di sistema che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, le prestazioni degli utenti e le differenze di processo tra team o singole persone.

Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo e analizzare le prestazioni per fornitore, un aspetto fondamentale per la gestione dei fornitori e per individuare le cause delle fatture problematiche.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario e di dare priorità alle fatture di valore elevato, oltre a individuare se l’importo influisce sui tempi o sull’iter di elaborazione.

Il codice della valuta in cui è espresso l’importo della fattura, ad esempio USD o EUR.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi delle fatture e consente analisi finanziarie accurate e la segmentazione dei dati nelle attività globali.

La data entro cui pagare la fattura per evitare che risulti scaduta.

Perché è importante

È essenziale per misurare la puntualità dei pagamenti e analizzare le cause dei ritardi.

Il motivo indicato quando una fattura viene bloccata per il pagamento o rifiutata durante l’approvazione.

Perché è importante

È fondamentale per l’analisi delle cause profonde e aiuta a individuare i motivi più frequenti di ritardi, rilavorazioni e inefficienze nell’elaborazione.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la ricezione o la creazione iniziale di una fattura nel sistema. Questo evento segna l’inizio del ciclo di elaborazione della fattura, indipendentemente dal metodo di acquisizione, ad esempio inserimento manuale, portale fornitori o OCR.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare il tempo di ciclo complessivo dell’elaborazione della fattura, dall’inizio alla fine. Fornisce una base di riferimento per comprendere il carico di lavoro e i ritardi iniziali nell’elaborazione.

Indica che la fattura è stata abbinata correttamente a un ordine di acquisto e, se applicabile, a una registrazione di ricezione della merce. Questo passaggio, manuale o automatizzato, verifica che le quantità e i prezzi fatturati corrispondano a quelli ordinati e ricevuti.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per l’elaborazione senza interventi manuali. Un numero elevato di abbinamenti corretti al primo tentativo indica che i processi di approvvigionamento a monte sono efficienti.

Si verifica quando il sistema o un utente rileva una mancata corrispondenza tra la fattura, l’ordine di acquisto o la registrazione di ricezione della merce. Queste anomalie, ad esempio differenze di prezzo o quantità, in genere bloccano la fattura e richiedono un intervento manuale.

Perché è importante

Monitorare questi eventi è fondamentale per analizzare le cause profonde dei ritardi e delle rilavorazioni. Aiuta a individuare problemi di accuratezza nelle fatture dei fornitori o nei processi interni di approvvigionamento.

Indica che tutti i soggetti richiesti hanno approvato correttamente la fattura nel flusso di lavoro. Questa tappa autorizza la registrazione contabile della fattura e il successivo pagamento.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude la fase di convalida e approvazione. È essenziale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e verificare il rispetto delle politiche di autorizzazione.

Si verifica quando un approvatore rifiuta formalmente la fattura, interrompendone l’avanzamento nel flusso di lavoro. In genere, il rifiuto comporta la restituzione della fattura per una correzione o l’annullamento e avvia un ciclo di rilavorazione.

Perché è importante

Analizzare i rifiuti delle fatture aiuta a individuare le cause profonde delle rilavorazioni, come codici errati, violazioni delle politiche o problemi nei dati a monte. Ridurre i rifiuti è fondamentale per migliorare l’efficienza.

Indica l’evento contabile formale in cui la fattura approvata viene registrata nella contabilità generale. Questa operazione crea una passività finanziaria e porta la fattura dallo stato di elaborazione a quello di pronta per il pagamento.

Perché è importante

È una tappa finanziaria fondamentale, che conferma il riconoscimento ufficiale della passività. I ritardi prima di questa fase possono incidere sulla chiusura contabile e sull’accuratezza della rendicontazione.

Indica la fase finale del processo, in cui il pagamento viene eseguito e la passività relativa alla fattura viene estinta. Questo evento conferma che i fondi sono stati versati al fornitore.

Perché è importante

È il completamento corretto del ciclo Purchase to Pay per una fattura. Rappresenta l’evento definitivo per misurare la puntualità dei pagamenti e la durata complessiva del processo.

Per ricevere raccomandazioni sui dati personalizzate, scelga il processo specifico.

Domande frequenti

Che cosa può rivelare il Process Mining sull’elaborazione delle fatture nel processo dal procurement al pagamento?

Il Process Mining visualizza i percorsi effettivi seguiti dalle fatture nel sistema e individua deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione. Fa emergere le cause profonde delle approvazioni lente, delle discrepanze nell’abbinamento degli ordini di acquisto e degli sconti per pagamento anticipato non ottenuti, offrendo informazioni basate sui dati per ottimizzare il processo.

Quali dati del sistema di origine servono per applicare il Process Mining alle fatture P2P?

Per iniziare, servono i dati del registro eventi, compresi il numero della fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività, come “Invoice Submitted” o “Invoice Approved”, le date e le ore di ogni attività e l’utente o il ruolo che ha eseguito l’azione. Questi dati consentono di ricostruire il percorso di ogni fattura.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere i primi risultati dal Process Mining?

Dopo l’estrazione e il caricamento iniziale dei dati, operazioni che possono richiedere da alcuni giorni a un paio di settimane a seconda della complessità dei dati, le prime mappe del processo e le prime informazioni sono spesso disponibili in tempi brevi. È possibile individuare risultati significativi e utilizzabili, che evidenziano le aree da migliorare, entro 2-4 settimane.

Quali benefici e miglioramenti possiamo aspettarci applicando il Process Mining alle fatture P2P?

Può aspettarsi cicli di approvazione delle fatture più rapidi, meno errori di inserimento manuale dei dati e una riduzione significativa dei tempi complessivi di elaborazione. Molte organizzazioni migliorano il rispetto dei termini di pagamento, riducono le fatture respinte e ottengono una maggiore visibilità aggiornata sullo stato delle fatture.

In che modo il Process Mining aiuta a garantire la conformità nell’elaborazione delle fatture?

Il Process Mining consente di confrontare l’esecuzione effettiva del processo con flussi di lavoro ideali o conformi definiti in precedenza. Evidenzia automaticamente ogni scostamento dalle regole stabilite, come le eccezioni non approvate o i passaggi ignorati, fornendo riscontri chiari per gli audit di conformità e le azioni correttive.

Il Process Mining può aiutarci a sfruttare al massimo gli sconti per pagamento anticipato?

Sì. Il Process Mining individua i punti esatti del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture in cui si verificano ritardi che impediscono di pagare puntualmente. Identificando questi colli di bottiglia, spesso nelle fasi di approvazione o abbinamento, è possibile snellire il processo e pagare le fatture con maggiore regolarità entro i termini previsti per ottenere lo sconto. Questo incide direttamente sui risultati economici.

Il Process Mining può individuare opportunità per ridurre il lavoro manuale e aumentare l’automazione?

Certamente. Mappando ogni passaggio dell’elaborazione delle fatture, il Process Mining mostra chiaramente dove si verificano più spesso gli interventi manuali. Questo approccio basato sui dati aiuta a individuare le attività specifiche che si prestano all’automazione, riducendo gli errori umani e aumentando l’efficienza.

Il Process Mining interferisce con il sistema in uso o si integra direttamente con esso?

In genere, le soluzioni di Process Mining sono piattaforme di analisi separate che acquisiscono dati estratti dal sistema di origine. L’attività è di sola lettura: non interagisce con l’ambiente in uso né lo modifica, quindi non incide sulle operazioni in corso, sulle prestazioni del sistema o sull’integrità dei dati. Spesso sono disponibili connettori per semplificare l’estrazione.

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