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Migliori il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

La guida in 6 passaggi per aumentare l'efficienza del processo P2P.
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture: migliori l’efficienza P2P

ProcessMind aiuta a portare alla luce inefficienze e colli di bottiglia nascosti nel processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture. Identifichi ritardi, passaggi manuali ridondanti e rischi di conformità che ostacolano le Sue attività. Visualizzando il flusso del processo, può individuare le aree in cui introdurre automazione e miglioramenti all'interno del Suo sistema.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

Mostri la descrizione dettagliata

Il ciclo di vita Procure to Pay, P2P ed elaborazione delle fatture rappresenta un elemento fondamentale delle operazioni finanziarie di qualsiasi organizzazione. Comprende ogni passaggio, dall'arrivo della fattura al pagamento finale. Sebbene possa sembrare lineare, questo processo critico è spesso caratterizzato da complessità, ritardi nascosti e inefficienze che possono incidere sul flusso di cassa, sui rapporti con i fornitori e sui costi operativi complessivi. ProcessMind offre una visione basata sui dati, senza eguali, dell'intero Workflow di elaborazione delle fatture P2P, indipendentemente dal sistema di origine sottostante. Monitorando con precisione ogni evento dell'event log, dalla ricezione iniziale della fattura al pagamento definitivo, ProcessMind rivela il reale percorso di esecuzione delle fatture. Potrà individuare con precisione dove si verificano i colli di bottiglia, identificare le deviazioni di processo che generano rilavorazioni e comprendere i tempi di ciclo effettivi. La nostra piattaforma trasforma i dati operativi grezzi in informazioni utilizzabili, mostrando lo stato reale delle prestazioni di elaborazione delle fatture e mettendo in evidenza le aree che offrono maggiori opportunità di ottimizzazione in tutto il sistema.

Le organizzazioni si trovano comunemente ad affrontare numerose difficoltà nell'elaborazione delle fatture. Tra queste rientrano cicli di approvazione lunghi, inserimento manuale dei dati con conseguenti errori e fatture duplicate, ordini di acquisto e ricevute delle merci non corrispondenti oppure una visibilità insufficiente sullo stato di una fattura. Si presentano inoltre con frequenza rischi di non conformità, come il mancato rispetto dei termini di pagamento o delle politiche di controllo interno, con possibili sanzioni finanziarie o discrepanze in sede di audit. Questi problemi non sono specifici di un singolo ERP o sistema finanziario: sono difficoltà sistemiche che si manifestano in contesti tecnologici diversi. Senza una visione chiara e completa del processo, individuare le cause profonde di tali inefficienze diventa molto difficile, con il rischio di aumentare i costi di elaborazione, compromettere i rapporti con i fornitori a causa dei pagamenti tardivi e perdere l'opportunità di usufruire degli sconti per pagamento anticipato.

ProcessMind La aiuta a superare queste difficoltà ricorrenti offrendo un'analisi completa dell'elaborazione delle fatture. Con la nostra piattaforma può identificare con facilità i passaggi esatti che introducono ritardi, così da intervenire in modo mirato ed eliminare i colli di bottiglia, ovunque si trovino nel sistema. Può individuare opportunità per ridurre significativamente il lavoro manuale e introdurre l'automazione, riconoscendo le attività ripetitive e ad alto volume. Può rafforzare la conformità rilevando le deviazioni dalle politiche interne e dai requisiti normativi, così da garantire che ogni fattura segua il percorso corretto. Può migliorare i rapporti con i fornitori grazie a pagamenti puntuali e alla rapida risoluzione delle contestazioni, favorendo partnership più solide. Inoltre, può ottimizzare il capitale circolante sfruttando gli sconti per pagamento anticipato e riducendo al minimo le penali per i pagamenti tardivi. L'approccio indipendente dal sistema di ProcessMind garantisce che le informazioni ottenute siano applicabili in modo universale e direttamente utilizzabili, favorendo miglioramenti concreti in tutte le operazioni finanziarie.

Per iniziare a sfruttare appieno il potenziale del processo Procure to Pay, Elaborazione delle fatture, prepari i dati dell'event log. ProcessMind offre un Template dati completo, progettato per guidarLa nell'estrazione delle informazioni necessarie dal Suo sistema. Il Template garantisce che tutti i punti dati rilevanti, come il numero della fattura utilizzato come identificativo del caso, le descrizioni delle attività, i timestamp e le informazioni sulle risorse, vengano acquisiti correttamente. Quando i dati sono pronti, può caricarli facilmente in ProcessMind e iniziare subito a visualizzare il processo end-to-end, portare alla luce informazioni nascoste e avviare il percorso verso l'eccellenza operativa.

Procure to Pay Elaborazione delle fatture Process Mining Ottimizzazione P2P Analisi del Workflow Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture rimangono spesso bloccate nei Workflow di approvazione, causando ritardi significativi nei pagamenti. Questo comporta la perdita di sconti per pagamento anticipato, rapporti più difficili con i fornitori e possibili penali per i pagamenti tardivi, con effetti sul capitale circolante e un aumento dei costi operativi.

ProcessMind analizza i percorsi precisi seguiti dalle fatture, evidenziando i punti in cui le approvazioni si arrestano e identificando gli approvatori o i reparti specifici che generano colli di bottiglia. Queste informazioni basate sui dati consentono di ottimizzare in modo mirato i Workflow di approvazione e garantire pagamenti puntuali.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute delle merci generano eccezioni che richiedono un notevole lavoro manuale per essere risolte. Queste difformità impegnano risorse preziose, introducono errori e allungano i tempi di elaborazione anche per le fatture conformi.

ProcessMind visualizza tutte le deviazioni dal processo standard di matching degli ordini di acquisto, identificando le cause profonde delle discrepanze, come errori di inserimento dei dati o inesattezze negli ordini di acquisto. La piattaforma aiuta a individuare dove e perché si verificano i problemi di matching, consentendo di prevenirli e migliorare il processo.

I ritardi lungo il ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture comportano spesso la perdita di sconti per pagamento anticipato e l'applicazione di penali per i pagamenti tardivi. Questo incide direttamente sulla redditività e aumenta il costo effettivo di beni e servizi, danneggiando al contempo i rapporti con i fornitori strategici.

ProcessMind monitora il ciclo di vita preciso di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento, identificando le attività e i ritardi specifici che impediscono pagamenti puntuali. In questo modo può apportare modifiche al processo basate sui dati, ottenere il massimo risparmio e migliorare la puntualità dei pagamenti.

La gestione delle eccezioni, la correzione degli errori di inserimento dei dati e la risoluzione delle discrepanze consumano tempo e risorse significativi. Queste rilavorazioni manuali aumentano i costi operativi, rallentano l'intero processo e distolgono il personale da attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.

ProcessMind individua le attività che generano il maggior numero di cicli di rilavorazione e ne quantifica frequenza e impatto. Aiuta a identificare le cause profonde di queste eccezioni, mettendo in evidenza le principali opportunità di automazione, formazione o eliminazione del processo per aumentare l'efficienza.

Senza una visione chiara della posizione di ogni fattura nel ciclo di elaborazione, gli stakeholder faticano a rispondere alle richieste dei fornitori o a prevedere con precisione il flusso di cassa. Questa mancanza di trasparenza genera inefficienze operative, risoluzione reattiva dei problemi e decisioni poco efficaci.

ProcessMind ricostruisce l'intero percorso di ogni fattura, offrendo una visione completa end-to-end del processo, dalla ricezione al pagamento. Visualizza tutte le attività e le relative sequenze, garantendo una trasparenza senza precedenti sullo stato delle fatture e sui colli di bottiglia.

Le fatture non elaborate secondo le politiche aziendali stabilite, ad esempio quando vengono aggirate approvazioni obbligatorie, possono causare esiti negativi degli audit, sanzioni finanziarie e un maggiore rischio di frode. Garantire il rispetto rigoroso delle regole lungo l'intero ciclo di vita delle fatture è fondamentale per la governance.

ProcessMind rileva automaticamente tutti i casi in cui l'elaborazione delle fatture devia da regole aziendali predefinite o da percorsi ottimali. Segnala le azioni non conformi, offrendo una visibilità chiara sulle violazioni delle politiche, sulla loro frequenza e sulle cause profonde, così da consentire una mitigazione proattiva dei rischi.

Il tempo complessivo necessario affinché una fattura passi dalla ricezione al pagamento è spesso eccessivo, anche in assenza di colli di bottiglia evidenti. Questo tempo di ciclo prolungato immobilizza il capitale circolante, riduce l'agilità dell'organizzazione e incide negativamente sull'allocazione delle risorse interne.

ProcessMind calcola la durata precisa di ogni passaggio e dell'intero processo end-to-end, evidenziando i punti in cui si accumulano i ritardi. Offre informazioni basate sui dati sui tempi di ciclo medi e sui valori anomali, consentendo miglioramenti mirati per accelerare l'intero processo.

Le fatture vengono spesso sottoposte a un blocco di pagamento per diversi motivi, interrompendo i programmi di pagamento e richiedendo ulteriore lavoro per la risoluzione. I ritardi nel rilascio di questi blocchi possono danneggiare i rapporti con i fornitori e compromettere la gestione del flusso di cassa.

ProcessMind identifica le attività e gli attributi specifici che portano ai blocchi di pagamento, analizzando le cause e i percorsi di risoluzione più comuni. Individua i fattori scatenanti e aiuta a semplificare la risoluzione, facendo emergere i problemi ricorrenti e i colli di bottiglia che ne ostacolano la rimozione.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Tempi di ciclo delle fatture prolungati ritardano i pagamenti, compromettono i rapporti con i fornitori e aumentano i costi operativi. Questo obiettivo mira ad abbreviare l'intero percorso della fattura, dalla ricezione al pagamento finale, per migliorare il flusso di cassa, ottenere più sconti e aumentare l'efficienza complessiva.

ProcessMind mappa il ciclo di vita completo a partire dai dati del Suo sistema di origine, identificando con precisione colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e passaggi privi di valore aggiunto. Mettendo in evidenza i percorsi di processo più lunghi e quantificando i ritardi in ogni fase, consente miglioramenti mirati che possono ridurre significativamente il tempo di ciclo totale.

L'elevato lavoro manuale, gli errori di inserimento dei dati e le frequenti rilavorazioni aumentano il costo di elaborazione di ogni fattura. Questo obiettivo mira a identificare ed eliminare tali inefficienze, riducendo le spese operative e liberando il Suo team per attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.

ProcessMind individua le attività ripetitive, i frequenti cicli di correzione degli errori e i punti di intervento manuale analizzando i dati degli eventi del Suo sistema. Quantifica l'impatto di queste inefficienze e mette in evidenza le migliori opportunità di automazione, semplificazione dei processi e riduzione dei costi.

I pagamenti tardivi possono comportare sanzioni finanziarie e danneggiare i rapporti con i fornitori, mentre la mancata applicazione degli sconti per pagamento anticipato rappresenta una perdita diretta di risparmio. Questo obiettivo si concentra sull'ottimizzazione del processo per garantire il pagamento puntuale delle fatture e l'applicazione di tutti gli sconti disponibili.

ProcessMind monitora l'intero percorso della fattura rispetto alle date di scadenza dei pagamenti e alle finestre temporali degli sconti. Individua i ritardi specifici, come approvazioni lente o una gestione inefficiente delle eccezioni, che causano il mancato rispetto delle scadenze, consentendo di accelerare i passaggi critici e migliorare il capitale circolante.

Le deviazioni dalle politiche interne o dai requisiti normativi generano rischi finanziari e di audit significativi. Questo obiettivo mira a garantire che ogni fattura segua il processo definito e conforme, senza eccezioni non autorizzate o passaggi saltati, rafforzando i controlli interni.

ProcessMind confronta automaticamente l'esecuzione effettiva del processo con un modello di conformità predefinito o con un insieme di regole aziendali. Segnala immediatamente ogni deviazione, come approvazioni non autorizzate o attività eseguite fuori sequenza, offrendo un percorso chiaro per colmare le lacune di conformità.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, insieme ai frequenti blocchi di pagamento, sono tra le principali cause di ritardi e lavoro manuale. Questo obiettivo mira a identificare le cause profonde di tali eccezioni e a ridurne la frequenza, creando un Workflow più fluido e automatizzato.

ProcessMind analizza i dati storici per individuare gli schemi e le cause profonde alla base dei problemi di matching e dei blocchi di pagamento. Mette in evidenza i fornitori, i problemi di dati o i passaggi di processo che generano più frequentemente eccezioni, consentendo interventi preventivi per evitarne il ripetersi.

Workflow incoerenti tra team, aree geografiche o tipologie di fattura generano prestazioni imprevedibili, errori e costi operativi più elevati. Questo obiettivo mira a stabilire e applicare un unico processo standard ottimizzato per la gestione delle fatture.

ProcessMind individua e visualizza automaticamente ogni variante del processo, confrontandone gli indicatori di prestazione, come costi e durata. Fornisce le evidenze basate sui dati necessarie per identificare il percorso ottimale, il cosiddetto happy path, e favorire l'adozione di un Workflow standardizzato e più efficiente.

La scarsa visibilità sullo stato delle fatture genera incertezza, richieste ripetute da parte degli stakeholder e difficoltà nella gestione proattiva. Questo obiettivo mira a offrire una visione chiara e in tempo reale del percorso di ogni fattura, mettendo a disposizione dei team le informazioni necessarie.

ProcessMind ricostruisce il percorso completo end-to-end di ogni fattura a partire dai dati del Suo sistema. Offre una mappa visiva e oggettiva del processo, mostrando stati correnti, attività in sospeso e possibili ritardi, migliorando notevolmente la trasparenza e riducendo il tempo dedicato ai controlli manuali dello stato.

La guida in 6 fasi per ottimizzare l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay

1

Colleghi e individui
2

Mappi il Suo processo
3

Individui i colli di bottiglia
4

Analizzi le cause profonde
5

Progetti i miglioramenti
6

Monitori e migliori continuamente
1

Colleghi e individui

Cosa fare

Integri i dati Purchase to Pay provenienti dal Suo ERP o da altre fonti dati nel Suo strumento di Process Mining. Verifichi che siano incluse tutte le attività pertinenti e gli identificativi dei casi, come il numero della fattura, per ottenere una visione completa.

Visualizza la Guida al template dei dati Scarica il Template
Perché è importante

Questa fase fondamentale stabilisce la base di riferimento per tutte le analisi successive. Senza dati accurati e completi, qualsiasi indicazione o miglioramento si baserebbe su ipotesi anziché sulla realtà.

Risultato previsto

Un dataset completo, accurato e pronto per l’analisi, che rappresenta l’intero percorso di elaborazione delle fatture.

COSA OTTERRÀ

Porti alla luce informazioni nascoste sull'elaborazione delle fatture

ProcessMind rivela il percorso completo di ogni fattura, mettendo in evidenza deviazioni e inefficienze. Ottenga una visione chiara dell'esecuzione effettiva del processo rispetto ai modelli ideali.
  • Visualizzi i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture
  • Individui con precisione i colli di bottiglia e i ritardi del processo
  • Identifichi le cause principali delle rilavorazioni e delle eccezioni
  • Confronti le prestazioni e promuova l'automazione
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Ottenere maggiore efficienza nell’elaborazione delle fatture

Questi risultati evidenziano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono comunemente ottimizzando l’elaborazione delle fatture nel processo Purchase to Pay. Grazie agli insight basati sui dati forniti dal Process Mining, le aziende possono individuare le inefficienze e introdurre miglioramenti mirati.

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Riduzione dei tempi di ciclo delle fatture

Riduzione media del tempo di elaborazione end-to-end

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni accelerano significativamente il tempo necessario affinché le fatture passino dalla ricezione al pagamento, aumentando l’efficienza operativa.
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Aumento degli sconti per i pagamenti anticipati

Miglioramento del tasso di acquisizione degli sconti applicabili

Il Process Mining porta alla luce le opportunità mancate di ottenere sconti per i pagamenti anticipati, evidenziando i ritardi di elaborazione e consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i tempi di pagamento e migliorare la redditività.
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Riduzione delle rilavorazioni manuali

Diminuzione delle eccezioni e degli interventi manuali

Individuando le cause principali delle eccezioni più frequenti, come i problemi di matching e i blocchi di pagamento, le organizzazioni possono introdurre miglioramenti mirati, riducendo significativamente la gestione manuale e i relativi costi.
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Maggiore conformità del processo

Miglioramento dell’aderenza alle policy

La visualizzazione dei flussi effettivi rispetto ai percorsi ideali consente alle organizzazioni di individuare le deviazioni e garantire una maggiore aderenza alle regole e alle policy predefinite, riducendo i rischi e le non conformità rilevate durante gli audit.
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Riduzione dei costi di elaborazione delle fatture

Riduzione media del costo per fattura

Ottimizzare il flusso end-to-end delle fatture, riducendo le rilavorazioni e migliorando l’automazione, consente di diminuire direttamente il costo medio sostenuto per elaborare ogni fattura, generando risparmi significativi.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. Le cifre presentate illustrano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni di successo.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco della fattura di un fornitore. Funge da chiave primaria per monitorare la fattura durante l’intero ciclo di vita.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati, rendendo possibile tracciare il ciclo di vita end-to-end di una singola fattura.

Il nome di uno specifico evento aziendale o Task che si è verificato durante il ciclo di vita dell’elaborazione della fattura.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi del processo, costituendo la struttura portante della process map e consentendo tutte le analisi relative ai flussi.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi ed è la base di tutti i calcoli relativi alle prestazioni e alle durate, come il tempo di ciclo.

Il timestamp che indica quando un’attività o un evento è stato completato. Per gli eventi istantanei, spesso coincide con l’ora di inizio.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, un elemento essenziale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza dell’elaborazione.

L’utente, il dipendente o l’agente di sistema che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e le variazioni del processo tra team o singole persone.

Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per analizzare le prestazioni per fornitore, un'attività fondamentale per la gestione dei fornitori e l'identificazione delle cause delle fatture problematiche.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l'impatto finanziario, stabilire la priorità delle fatture di valore elevato e verificare se il valore della fattura influisce sui tempi o sul percorso di elaborazione.

Il codice della valuta dell'importo della fattura, ad esempio USD o EUR.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi delle fatture, consentendo analisi finanziarie accurate e una segmentazione efficace delle attività internazionali.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare che risulti scaduta.

Perché è importante

È essenziale per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali e analizzare le cause dei pagamenti effettuati in ritardo.

Il motivo indicato quando una fattura viene bloccata per il pagamento o rifiutata durante l'approvazione.

Perché è importante

È fondamentale per l'analisi delle cause principali e aiuta a identificare i motivi più frequenti di ritardi, rilavorazioni e inefficienze.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la ricezione o la creazione iniziale di una fattura nel sistema. Questo evento rappresenta il punto di partenza del ciclo di vita dell’elaborazione della fattura, indipendentemente dal metodo di acquisizione, come l’inserimento manuale, il portale del fornitore o l’OCR.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare il tempo totale del ciclo di elaborazione della fattura, dall’inizio alla fine. Fornisce una base per comprendere il carico di lavoro e i ritardi iniziali di elaborazione.

Indica il matching riuscito tra una fattura e un ordine di acquisto e, se applicabile, una ricevuta merci. Questo passaggio, automatico o manuale, verifica che quantità e prezzi fatturati corrispondano a quanto ordinato e ricevuto.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per l’elaborazione straight-through. Un volume elevato di matching riusciti al primo tentativo indica processi di approvvigionamento a monte efficienti.

Si verifica quando il sistema o un utente individua una mancata corrispondenza tra la fattura, l’ordine di acquisto o la ricevuta merci. Queste discrepanze, come le variazioni di prezzo o quantità, pongono generalmente la fattura in sospeso e richiedono un intervento manuale.

Perché è importante

Il monitoraggio di questi eventi è fondamentale per l’analisi delle cause principali dei ritardi di elaborazione e delle rilavorazioni. Aiuta a individuare i problemi relativi all’accuratezza delle fatture dei fornitori o ai processi interni di approvvigionamento.

Indica che la fattura è stata approvata con successo da tutte le parti richieste nel Workflow. Questa tappa autorizza la registrazione contabile della fattura e il successivo pagamento.

Perché è importante

Si tratta di una tappa critica, che conclude la fase di validazione e approvazione. È essenziale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e garantire la conformità alle policy di autorizzazione.

Si verifica quando un approvatore rifiuta formalmente la fattura, interrompendone l’avanzamento nel Workflow. Il rifiuto rimanda generalmente la fattura alla correzione o all’annullamento, avviando un ciclo di rilavorazione.

Perché è importante

Analizzare i rifiuti delle fatture aiuta a individuare le cause principali delle rilavorazioni, come codifiche errate, violazioni delle policy o problemi nei dati a monte. Ridurre i rifiuti è fondamentale per migliorare l’efficienza.

Rappresenta l’evento contabile formale con cui la fattura approvata viene registrata nel General Ledger. Questa azione crea una passività finanziaria e porta la fattura dallo stato di elaborazione a uno stato pronto per il pagamento.

Perché è importante

Si tratta di una tappa finanziaria critica, che conferma il riconoscimento ufficiale della passività. I ritardi precedenti a questo passaggio possono incidere sulla chiusura contabile e sull’accuratezza della reportistica.

Indica la fase finale del processo, in cui il pagamento viene eseguito e la passività relativa alla fattura viene estinta. Questo evento conferma che i fondi sono stati trasferiti al fornitore.

Perché è importante

Rappresenta il completamento con successo del ciclo Purchase to Pay per una fattura. È l’evento definitivo per misurare i tassi di puntualità dei pagamenti e la durata complessiva del processo.

Per ricevere consigli personalizzati sui dati, scelga il processo specifico.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i percorsi effettivi seguiti dalle fatture nel Suo sistema, individuando deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione. Fa emergere le cause profonde delle approvazioni lente, delle discrepanze nel matching degli ordini di acquisto e degli sconti per pagamento anticipato non ottenuti, offrendo indicazioni basate sui dati per l’ottimizzazione.

Per iniziare, sono necessari dati dell’Event Log che includano il numero della fattura come identificativo del caso, i nomi delle attività, come "Fattura inviata" o "Fattura approvata", i timestamp di ciascuna attività e l’utente o il ruolo che esegue l’azione. Questi dati consentono di ricostruire il percorso di ogni fattura.

Dopo l’estrazione e il caricamento iniziali dei dati, che possono richiedere da alcuni giorni a un paio di settimane a seconda della complessità, le prime mappe di processo e le prime indicazioni sono spesso disponibili rapidamente. Risultati significativi e concreti, in grado di individuare le aree di miglioramento, possono essere ottenuti entro 2-4 settimane.

Può aspettarsi di accelerare i cicli di approvazione delle fatture, ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati e abbreviare significativamente i tempi di ciclo complessivi dell’elaborazione. Molte organizzazioni ottengono una maggiore conformità ai termini di pagamento, una riduzione dei tassi di rifiuto delle fatture e una visibilità migliorata e in tempo reale sullo stato delle fatture.

Il Process Mining consente di confrontare l’esecuzione effettiva del processo con Workflow ideali o conformi predefiniti. Evidenzia automaticamente ogni deviazione dalle regole stabilite, come eccezioni non approvate o passaggi saltati, fornendo prove chiare per gli audit di conformità e le azioni correttive.

Sì, il Process Mining individua i punti esatti del Workflow di elaborazione delle fatture in cui si verificano ritardi che impediscono i pagamenti puntuali. Identificando questi colli di bottiglia, spesso nelle fasi di approvazione o matching, è possibile semplificare il processo e garantire con maggiore continuità il pagamento delle fatture entro i termini previsti per ottenere lo sconto. Questo incide direttamente sui risultati economici.

Certamente. Mappando ogni fase dell’elaborazione delle fatture, il Process Mining visualizza chiaramente dove si verificano più spesso gli interventi manuali. Questo approccio basato sui dati aiuta a individuare le attività più adatte all’automazione, riducendo l’errore umano e aumentando l’efficienza.

Le soluzioni di Process Mining sono generalmente piattaforme analitiche separate che acquisiscono i dati estratti dal sistema di origine. Si tratta di un’attività di sola lettura: non interagisce con l’ambiente operativo né lo modifica, garantendo così nessun impatto sulle operazioni in corso, sulle prestazioni del sistema o sull’integrità dei dati. Spesso sono disponibili connettori per semplificare il processo di estrazione.

Ottimizzi l'elaborazione delle fatture e aumenti oggi stesso l'efficienza P2P

Porti alla luce informazioni nascoste sul processo, riduca i costi e acceleri i Workflow di elaborazione delle fatture.

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