Il Suo Template dei dati per Hire to Retire, ciclo di vita dei dipendenti

L’ID dipendente è il fulcro dell’analisi del processo Hire to Retire. Collega tutti gli eventi correlati, dalla candidatura iniziale alla risoluzione finale del rapporto, in un unico percorso coerente. Monitorando questo ID, le organizzazioni possono ricostruire la storia completa della permanenza di un dipendente, inclusi cambi di ruolo, valutazioni delle prestazioni e attività di onboarding.

Nel Process Mining, ogni attività è associata a un ID dipendente, consentendo una visione completa dei cicli di vita individuali e aggregati dei dipendenti. Questo permette di analizzare la durata dei processi, individuare i percorsi più comuni e scoprire i colli di bottiglia che incidono sui dipendenti nelle diverse fasi della loro carriera.

Questo attributo è essenziale per collegare tutti gli eventi del ciclo di vita di un singolo dipendente, consentendo una visione completa del processo end-to-end.

È un campo fondamentale di Workday HCM, generalmente presente nei profili dei lavoratori e nelle transazioni dei processi aziendali.

Il Nome dell’attività descrive un passaggio specifico del processo Hire to Retire, come «Offer Accepted», «Background Check Completed» o «Promotion Approved». Queste attività costituiscono i nodi della mappa del processo e mostrano la sequenza degli eventi che compongono il percorso del dipendente.

L’analisi di queste attività aiuta le organizzazioni a comprendere il flusso del processo, individuare i percorsi frequenti e rari e identificare le fasi in cui si verificano ritardi o rilavorazioni. Nomi delle attività coerenti e chiari sono fondamentali per costruire un modello di processo accurato e comprensibile.

Definisce i passaggi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

Derivato dal Business Process Step o dall’Event Name nei log delle transazioni Workday.

Questo attributo fornisce il contesto temporale di ogni attività, registrando quando si è verificata. La sequenza e la tempistica di questi timestamp vengono utilizzate per costruire il flusso del processo e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Nell’analisi, l’Event Timestamp è fondamentale per comprendere le prestazioni del processo. Consente di calcolare il tempo tra i passaggi, individuare i ritardi e analizzare il comportamento del processo in periodi diversi, ad esempio confrontando la velocità delle assunzioni tra un trimestre e l’altro.

Questo attributo è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, come il tempo di ciclo e i colli di bottiglia.

È un elemento standard di qualsiasi log delle transazioni di processo aziendale in Workday, spesso indicato come «Effective Date» o «Completed Moment».

Questo attributo identifica la persona, il ruolo o il sistema responsabile del completamento di un’attività. Può trattarsi del responsabile delle assunzioni che approva un’offerta, di uno specialista HR che avvia l’onboarding o di un processo di sistema che genera una notifica.

L’analisi dell’Esecutore dell’evento è fondamentale per comprendere l’allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e l’adozione da parte degli utenti. Può aiutare a individuare i team sovraccarichi, evidenziare opportunità di automazione quando gli utenti eseguono manualmente attività ripetitive e analizzare le differenze di performance tra persone o reparti.

Questo attributo aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni degli utenti e a identificare chi partecipa al processo, un elemento fondamentale per interventi di miglioramento mirati.

Disponibile nei log delle transazioni dei processi aziendali Workday, spesso associato all’utente che ha completato un passaggio.

L’ID della richiesta di assunzione collega tutte le attività iniziali della selezione, come la pubblicazione di una posizione, lo screening dei candidati e la generazione delle offerte, a una specifica esigenza aziendale. Funge da ID secondario del caso per la fase di selezione del ciclo di vita del dipendente.

L’analisi per ID della richiesta di assunzione può rivelare insight sull’efficienza del processo di selezione per ruoli o reparti diversi. Aiuta a monitorare l’intero funnel dalla creazione della richiesta all’accettazione dell’offerta, supportando KPI come «Average Time-to-Hire».

Raggruppa tutte le attività pre-assunzione sotto un unico identificativo, consentendo un’analisi dettagliata della parte di selezione del processo.

Si trova nel modulo Recruiting di Workday. È associato alla candidatura del candidato e al successivo evento di assunzione.

Mentre StartTime indica quando è iniziata un’attività, Event End Time ne indica la conclusione. La differenza tra i due valori rappresenta il tempo di elaborazione dell’attività. Questo è particolarmente utile per le attività non istantanee, come «Background Check» o «Performance Review».

Nell’analisi, questo attributo è fondamentale per calcolare la metrica ProcessingTime. Aiuta a distinguere il tempo di attesa tra le attività dal tempo effettivamente dedicato al lavoro su un’attività, offrendo una comprensione più precisa di come viene impiegato il tempo nel processo.

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro attivo dal tempo di attesa inattivo.

Per alcuni processi aziendali in Workday vengono registrati sia il timestamp di avvio sia quello di completamento. Potrebbe essere necessario unire gli eventi.

Questo attributo rappresenta il reparto assegnato al dipendente, ad esempio «Sales», «Engineering» o «Human Resources». È una dimensione fondamentale per segmentare e confrontare le performance dei processi nelle diverse aree dell’organizzazione.

Nell’analisi dei processi, filtrare per Reparto consente di rispondere a domande come: «Il time-to-hire è più lungo per il reparto Engineering rispetto a Sales?» oppure «Quali reparti presentano il tasso più elevato di deviazioni nell’onboarding?». Questo aiuta a individuare i problemi locali e a definire miglioramenti mirati.

Consente un’analisi comparativa approfondita, aiutando a identificare se le inefficienze del processo sono concentrate in specifiche aree aziendali.

Fa parte dei dati principali relativi al ruolo e all’organizzazione del dipendente in Workday HCM ed è collegato alla sua posizione.

Questo attributo fornisce una classificazione di alto livello dei diversi percorsi all’interno del processo complessivo Hire to Retire. Contrassegnando ogni caso come «Onboarding», «Internal Mobility» o «Termination», diventa molto più semplice filtrare la mappa del processo e analizzare separatamente questi sottoprocessi.

Ad esempio, per analizzare il Dashboard «Internal Mobility & Promotion Time», si filtrerebbero i casi in cui Lifecycle Event Type è «Internal Mobility» o «Promotion». Questa segmentazione è fondamentale per creare analisi e Dashboard mirati, in grado di rispondere a specifiche domande aziendali.

Consente di suddividere il percorso complessivo del dipendente in sottoprocessi distinti, permettendo un’analisi mirata di onboarding, offboarding o promozioni.

In genere viene ricavato associando specifici nomi dei processi aziendali Workday, ad esempio «Hire», «Change Job» e «Terminate», a queste categorie durante la trasformazione dei dati.

Questo attributo definisce la scadenza dello Service Level Agreement (SLA) per una determinata attività. Stabilisce entro quanto tempo dovrebbero essere completati determinati processi e funge da riferimento per misurare le prestazioni.

È essenziale per KPI come «Puntualità delle valutazioni delle prestazioni» e per le Dashboard dedicate al rispetto degli SLA. Confrontando la data effettiva di completamento (EventTimestamp) con SlaTargetDate, è possibile identificare automaticamente le violazioni, misurare le prestazioni puntuali e gestire in modo proattivo i ritardi.

Fornisce un riferimento chiaro per misurare le prestazioni puntuali ed è essenziale per calcolare i KPI relativi al rispetto degli SLA.

Per processi come le valutazioni delle prestazioni in Workday, viene spesso configurata una data di scadenza. Questi dati dovrebbero essere estratti insieme agli eventi di processo.

Questo flag identifica le attività fondamentali per la conformità legale, normativa o alle policy, come la firma per presa visione di una policy o il completamento di una formazione obbligatoria. Aiuta a distinguere queste attività critiche da quelle amministrative ordinarie.

Nell’analisi, questo attributo consente di creare Dashboard e KPI specificamente dedicati alla conformità, come il «Tasso di attività critiche di conformità». Aiuta le organizzazioni a monitorare e garantire che i passaggi normativi più importanti vengano completati nei tempi previsti per tutti i dipendenti, riducendo il rischio organizzativo.

Consente di monitorare in modo mirato i passaggi critici di conformità, assicurando il rispetto dei requisiti normativi e riducendo i rischi.

Si tratta di un attributo derivato, generalmente creato durante la trasformazione dei dati associando un elenco di nomi di attività note correlate alla conformità a un flag true/false.

Questo attributo identifica i casi di rilavorazione, in cui un’attività deve essere eseguita più di una volta per lo stesso dipendente. Tra gli esempi rientrano il reinvio di documentazione errata o la ripetizione di un controllo dei precedenti non riuscito. In genere, viene identificato rilevando la presenza ripetuta dello stesso nome di attività nell’Event Log di un case.

Analizzare la rilavorazione è fondamentale per migliorare l’efficienza e la qualità del processo. Il flag «IsRework» consente di quantificare facilmente la rilavorazione, individuarne le cause principali e misurare l’impatto degli interventi volti a fare le cose correttamente al primo tentativo. Supporta direttamente la Dashboard «Analisi di rilavorazioni e ripetizioni».

Aiuta a quantificare inefficienze e sprechi di processo segnalando le attività ripetute, che possono indicare problemi di qualità o di comunicazione.

Si tratta di un flag calcolato. La logica viene applicata durante l’analisi di Process Mining rilevando le attività ripetute nello stesso case.

Questo attributo calcolato fornisce un semplice indicatore true/false per stabilire se un passaggio di processo ha rispettato il proprio Service Level Agreement. Viene ricavato confrontando il timestamp di completamento dell’attività (EventTimestamp) con la relativa scadenza (SlaTargetDate).

Il flag è estremamente utile per Dashboard e report, poiché consente di contare e visualizzare facilmente le violazioni degli SLA. Alimenta KPI come «Puntualità delle valutazioni delle prestazioni» e semplifica la creazione di avvisi o report sulle attività scadute, aiutando i team a concentrarsi sui ritardi più critici.

Semplifica il monitoraggio delle prestazioni segnalando chiaramente tutti i casi in cui non sono state rispettate le tempistiche concordate.

Campo calcolato: true se EventTimestamp > SlaTargetDate, altrimenti false.

L’ID della posizione identifica il ruolo specifico che un dipendente ricopre all’interno della struttura organizzativa. Ogni posizione presenta attributi definiti, come profilo professionale, sede e struttura gerarchica. È più specifico di un titolo professionale, poiché più posizioni possono condividere lo stesso titolo.

L’analisi per ID della posizione aiuta a comprendere i processi relativi a ruoli specifici. Ad esempio, si potrebbe analizzare il percorso di onboarding di tutte le posizioni «Senior Software Engineer» per verificare se presentano schemi o ritardi ricorrenti propri di quel ruolo.

Consente un’analisi granulare basata su ruoli specifici, aiutando a comprendere come i processi variano tra le diverse posizioni aziendali.

Un campo standard associato all’assegnazione professionale del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo registra il motivo per cui si è concluso il rapporto di lavoro di un dipendente, ad esempio «Dimissioni volontarie», «Involontaria, rendimento insufficiente» o «Pensionamento». Queste informazioni sono fondamentali per analizzare il turnover e il processo di offboarding.

Nel Process Mining, il Motivo della cessazione fornisce il contesto necessario per interpretare il percorso di offboarding. Può essere utilizzato per analizzare se i diversi tipi di cessazione seguono procedure di offboarding differenti o richiedono tempi diversi. Ciò aiuta a comprendere il turnover dei dipendenti e ad assicurare che il processo di offboarding venga gestito in modo appropriato in ogni situazione.

Fornisce un contesto essenziale per analizzare il processo di offboarding e aiuta a correlare i problemi di processo con i motivi del turnover.

Acquisito durante il business process «Terminate Employee» in Workday.

Workday consente di creare diversi piani di onboarding, personalizzati in base al ruolo, alla sede o al livello di anzianità. Questo attributo identifica il piano specifico utilizzato per un nuovo dipendente.

L’analisi per Nome del piano di onboarding aiuta a valutare l’efficacia e l’efficienza delle diverse strategie di onboarding. Consente di confrontare direttamente, ad esempio, un «Piano di onboarding per dirigenti» e un «Piano di onboarding standard per dipendenti», per verificare quale presenti tassi di completamento delle attività più elevati o tempi di ciclo più brevi.

Aiuta a valutare le prestazioni dei diversi programmi di onboarding, individuando le best practice e le aree di miglioramento.

Queste informazioni sono probabilmente disponibili nel modulo Onboarding di Workday, associate al business process Hire.

L’attributo Sede specifica il Paese, lo Stato o la città in cui si trova il dipendente. Questa dimensione geografica è essenziale per confrontare le performance dei processi e la Conformità tra regioni diverse.

L’analisi per Sede può far emergere variazioni regionali nei tempi di assunzione, nell’efficienza dell’onboarding o nelle procedure di cessazione. Aiuta a rispondere a domande come: «Le verifiche dei precedenti richiedono più tempo in Germania rispetto agli Stati Uniti?» e supporta il monitoraggio della Conformità alle normative specifiche di ciascuna regione.

Consente un’analisi geografica per individuare variazioni regionali dei processi, che possono essere influenzate dalla gestione locale, dalle normative o dalla cultura.

Fa parte dei dati relativi alla posizione e all’assegnazione organizzativa del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo identifica l’origine dei dati. Sebbene in questa vista l’attenzione sia rivolta a Workday Onboarding, un processo Hire to Retire completo potrebbe includere dati provenienti da altri sistemi, come un Applicant Tracking System (ATS) o un fornitore separato di servizi per le paghe. Specificare il sistema di origine è fondamentale per la governance dei dati e per comprendere il contesto dell’evento.

In un’analisi multi-sistema, questo campo consente di filtrare la vista del processo in base agli eventi provenienti da un sistema specifico oppure di analizzare i passaggi di consegne tra sistemi diversi.

Fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati, indispensabile per la convalida dei dati e per le analisi che combinano dati provenienti da più sistemi.

In genere è un valore statico («Workday Onboarding») aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati.

Questo attributo indica lo stato attuale del dipendente all’interno dell’organizzazione. È un campo dinamico, che cambia man mano che il dipendente attraversa il proprio ciclo di vita. Ad esempio, un nuovo assunto inizia come «Pre-Hire» o «Onboarding» e diventa «Active» al completamento.

Nel Process Mining, questo attributo fornisce informazioni preziose sullo stato. Può essere utilizzato per verificare la Conformità del processo, ad esempio assicurando che la configurazione delle paghe venga eseguita solo per dipendenti «Active». Aiuta inoltre a filtrare popolazioni specifiche, come nell’analisi del processo di offboarding di tutti i dipendenti «Terminated».

Fornisce una fotografia dello stato attuale del dipendente, utile per convalidare la logica del processo e filtrare le analisi in base a popolazioni specifiche di dipendenti.

Un campo fondamentale del profilo del lavoratore in Workday HCM.

Il Tempo di assunzione è un KPI fondamentale del recruiting, che misura l’efficienza dell’intero funnel di assunzione. Viene calcolato come durata compresa tra l’evento «Job Requisition Created» e l’evento «Offer Accepted» per lo stesso dipendente o la stessa richiesta.

Questo attributo calcolato costituisce la base del KPI «Tempo medio di assunzione» e delle Dashboard correlate. Monitorandolo nel tempo, i reparti HR possono misurare l’impatto dei miglioramenti di processo, individuare i colli di bottiglia nelle attività di sourcing o nei colloqui e definire tempistiche di assunzione realistiche per i responsabili.

Misura direttamente l’efficienza del processo di recruiting, un indicatore chiave delle prestazioni per qualsiasi organizzazione HR.

Calcolato a livello di case individuando la durata compresa tra il timestamp dell’attività «Job Requisition Created» e quello dell’attività «Offer Accepted».

Questo attributo classifica la natura del contratto di lavoro. I diversi tipi di rapporto di lavoro seguono spesso varianti di processo differenti per l’onboarding, l’elaborazione delle retribuzioni e la configurazione dei benefit.

Utilizzando questo attributo come filtro, le organizzazioni possono confrontare i processi del ciclo di vita relativi a diverse categorie di lavoratori. In questo modo è possibile evidenziare, ad esempio, se il processo di onboarding dei collaboratori esterni è significativamente più rapido o meno conforme rispetto a quello dei dipendenti a tempo pieno, così da apportare interventi mirati al processo.

Consente di confrontare le varianti di processo tra diverse categorie di lavoratori, ad esempio dipendenti a tempo pieno e collaboratori esterni, che possono seguire procedure differenti.

Un campo standard nei dettagli della posizione del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo indica quando il dataset è stato aggiornato l’ultima volta. Offre trasparenza sull’aggiornamento dei dati analizzati, un aspetto fondamentale per prendere decisioni aziendali tempestive e pertinenti sulla base degli insight di Process Mining.

Per i Dashboard e il monitoraggio continuo, questo timestamp aiuta a comprendere se si stanno esaminando i dati più aggiornati disponibili. È un elemento chiave dei metadati per preservare l’integrità dei dati e la fiducia degli utenti nell’analisi.

Assicura che gli utenti siano consapevoli dell’aggiornamento dei dati, un aspetto fondamentale per la pertinenza e l’accuratezza dell’analisi del processo.

È un campo di metadati generato e applicato al dataset durante il processo di acquisizione dei dati o di ETL (Extract, Transform, Load).