Il template dei dati per l’assunzione e l’uscita dei dipendenti

L’ID del dipendente è il riferimento fondamentale per l’analisi del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Collega tutti gli eventi correlati, dalla candidatura iniziale alla cessazione definitiva, in un unico percorso coerente. Monitorando questo ID, le organizzazioni possono ricostruire la storia completa del rapporto di lavoro, compresi i cambi di ruolo, le valutazioni delle prestazioni e i passaggi di inserimento.

Nel Process Mining, ogni attività è associata a un ID del dipendente, consentendo una visione completa dei singoli percorsi e del ciclo di vita complessivo dei dipendenti. È così possibile analizzare la durata dei processi, individuare i percorsi più comuni e scoprire i colli di bottiglia che incidono sui dipendenti nelle diverse fasi della carriera.

Questo attributo è essenziale per collegare tutti gli eventi del ciclo di vita di un singolo dipendente e ottenere una visione completa del processo dall’inizio alla fine.

È un campo fondamentale di Workday HCM, generalmente presente nei profili dei dipendenti e nelle transazioni dei processi aziendali.

Questo attributo fornisce il contesto temporale di ogni attività, registrando quando si è verificata. La sequenza e l’orario delle marche temporali servono a ricostruire il flusso del processo e a calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo e le durate.

Nell’analisi, la marca temporale dell’evento è fondamentale per comprendere le prestazioni del processo. Consente di calcolare il tempo tra un passaggio e l’altro, individuare i ritardi e analizzare il comportamento del processo in periodi diversi, ad esempio confrontando la velocità delle assunzioni tra un trimestre e l’altro.

È fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come il tempo di ciclo e i colli di bottiglia.

È un dato standard nei registri delle transazioni dei processi aziendali di Workday, spesso indicato come 'Effective Date' o 'Completed Moment'.

Il nome dell’attività descrive un passaggio specifico del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, ad esempio 'Offer Accepted', 'Background Check Completed' o 'Promotion Approved'. Queste attività costituiscono i nodi della mappa del processo e mostrano la sequenza di eventi che compone il percorso del dipendente.

Analizzare le attività aiuta le organizzazioni a comprendere il flusso del processo, individuare i percorsi frequenti e quelli rari e identificare le fasi in cui si verificano ritardi o attività da rifare. Nomi delle attività coerenti e chiari sono fondamentali per creare un modello di processo accurato e comprensibile.

Definisce i passaggi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

Derivato dal passaggio del processo aziendale o dal nome dell’evento nei registri delle transazioni di Workday.

Questo attributo identifica la persona, il ruolo o il sistema responsabile del completamento di un task. Può trattarsi di un responsabile delle assunzioni che approva un’offerta, di uno specialista delle risorse umane che avvia l’inserimento o di un processo di sistema che genera una notifica.

Analizzare l’esecutore dell’evento è importante per comprendere l’allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e l’adozione da parte degli utenti. Può aiutare a individuare i team sovraccarichi, mettere in luce opportunità di automazione quando gli utenti svolgono manualmente attività ripetitive e analizzare le differenze di prestazione tra persone o reparti.

Questo attributo aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni degli utenti, oltre a identificare chi partecipa al processo, un’informazione essenziale per definire interventi mirati.

Disponibile nei registri delle transazioni dei processi aziendali di Workday, spesso associato all’utente che ha completato un passaggio.

L’ID della richiesta di assunzione collega tutte le attività iniziali di selezione, come la pubblicazione dell’annuncio, la valutazione dei candidati e la generazione delle offerte, a una specifica esigenza aziendale. Funge da ID del caso secondario per la fase di selezione del ciclo di vita del dipendente.

L’analisi per ID della richiesta di assunzione può rivelare informazioni sull’efficienza del processo di selezione per ruoli o reparti diversi. Consente di monitorare l’intero percorso, dalla creazione della richiesta all’accettazione dell’offerta, e supporta KPI come 'Average Time-to-Hire'.

Raggruppa tutte le attività precedenti all’assunzione sotto un unico identificativo e consente un’analisi dettagliata della fase di selezione.

Si trova nel modulo Recruiting di Workday. È associato alla candidatura e al successivo evento di assunzione.

Mentre StartTime indica quando è iniziata un’attività, l’ora di fine dell’evento ne segna la conclusione. La differenza tra i due valori corrisponde al tempo di elaborazione dell’attività. È particolarmente utile per i task che non si concludono istantaneamente, come 'Background Check' o 'Performance Review'.

Nell’analisi, questo attributo è fondamentale per calcolare la metrica ProcessingTime. Aiuta a distinguere il tempo di attesa tra le attività dal tempo effettivamente dedicato a un’attività, offrendo una comprensione più precisa di come viene impiegato il tempo nel processo.

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività e di distinguere il tempo di lavoro attivo da quello di attesa.

Per alcuni processi aziendali in Workday vengono registrate sia le marche temporali di avvio sia quelle di completamento. Potrebbe essere necessario unire gli eventi.

Questo attributo indica il reparto assegnato al dipendente, ad esempio 'Vendite', 'Ingegneria' o 'Risorse umane'. È una dimensione fondamentale per segmentare e confrontare le prestazioni del processo nelle diverse aree dell’organizzazione.

Nell’analisi dei processi, filtrare per reparto permette di rispondere a domande come: 'Il tempo necessario per assumere è più lungo nel reparto Ingegneria che in quello Vendite?' oppure 'Quali reparti registrano il maggior numero di deviazioni nel processo di inserimento?'. In questo modo è possibile individuare problemi specifici e definire interventi di miglioramento mirati.

Consente confronti approfonditi e aiuta a individuare se le inefficienze del processo sono concentrate in specifiche aree aziendali.

Fa parte dei dati fondamentali relativi al ruolo e all’organizzazione del dipendente in Workday HCM ed è collegato alla sua posizione.

Questo attributo fornisce una classificazione generale dei diversi percorsi compresi nel processo complessivo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Assegnando a ogni caso una categoria come 'Inserimento', 'Mobilità interna' o 'Cessazione', è molto più semplice filtrare la mappa del processo e analizzare separatamente questi sottoprocessi.

Ad esempio, per analizzare la Dashboard 'Tempo per la mobilità interna e le promozioni', si filtrano i casi in cui il tipo di evento del ciclo di vita è 'Mobilità interna' o 'Promozione'. Questa segmentazione è fondamentale per creare analisi e Dashboard mirate, in grado di rispondere a specifiche domande aziendali.

Consente di suddividere il percorso complessivo del dipendente in sottoprocessi distinti e di concentrarsi sull’analisi dell’inserimento, dell’uscita o delle promozioni.

In genere si ottiene associando specifici nomi di processi aziendali Workday, ad esempio 'Hire', 'Change Job' e 'Terminate', a queste categorie durante la trasformazione dei dati.

Questo indicatore identifica le attività essenziali per la conformità a leggi, regolamenti o politiche, come la firma di una presa visione delle policy o il completamento della formazione obbligatoria. Permette di distinguere questi passaggi essenziali dalle normali attività amministrative.

Nelle analisi, questo attributo consente di creare Dashboard e KPI dedicati alla conformità, come il «Tasso di completamento delle attività critiche di conformità». Aiuta le organizzazioni a monitorare e verificare che tutti i dipendenti completino nei tempi previsti i passaggi normativi più importanti, riducendo i rischi per l’organizzazione.

Consente di monitorare in modo mirato i passaggi essenziali per la conformità, verificando il rispetto dei requisiti normativi e riducendo i rischi.

È un attributo derivato, in genere creato durante la trasformazione dei dati associando un elenco di attività note relative alla conformità a un indicatore vero/falso.

Questo attributo definisce la scadenza prevista dall’accordo sul livello di servizio (SLA) per una determinata attività. Stabilisce i tempi attesi per i processi e costituisce un valore di riferimento per misurarne le prestazioni.

È essenziale per KPI come «Puntualità delle valutazioni delle prestazioni» e per le Dashboard dedicate al rispetto degli SLA. Confrontando la data effettiva di completamento (EventTimestamp) con la data obiettivo (SlaTargetDate), è possibile individuare automaticamente le violazioni, misurare il rispetto delle scadenze e gestire in modo proattivo i ritardi.

Fornisce un valore di riferimento chiaro per misurare il rispetto delle scadenze ed è essenziale per calcolare i KPI relativi agli SLA.

Per processi come le valutazioni delle prestazioni in Workday, spesso viene configurata una data di scadenza. Questo dato deve essere estratto insieme agli eventi del processo.

L’ID posizione identifica il ruolo specifico ricoperto dal dipendente all’interno della struttura organizzativa. Ogni posizione ha attributi definiti, come il profilo professionale, la sede e la struttura gerarchica. È più specifico della qualifica, poiché più posizioni possono avere la stessa qualifica.

L’analisi per ID posizione aiuta a comprendere i processi relativi a ruoli specifici. Ad esempio, è possibile analizzare il percorso di onboarding di tutte le posizioni di «Senior Software Engineer» per individuare eventuali schemi ricorrenti o ritardi specifici di quel ruolo.

Consente analisi dettagliate per ruolo e aiuta a capire come variano i processi in base alle diverse posizioni aziendali.

Campo standard associato all’assegnazione lavorativa del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo registra il motivo per cui è terminato il rapporto di lavoro, ad esempio «Dimissioni volontarie», «Cessazione involontaria - rendimento» o «Pensionamento». È un’informazione fondamentale per analizzare il turnover e il processo di uscita.

Nel Process Mining, il motivo della cessazione fornisce un contesto utile per analizzare il percorso di uscita. Permette di verificare se i diversi tipi di cessazione seguono procedure differenti o richiedono tempi diversi. Aiuta così a comprendere il turnover del personale e a gestire correttamente il processo di uscita in ogni situazione.

Fornisce un contesto essenziale per analizzare il processo di uscita e aiuta a mettere in relazione i problemi di processo con i motivi del turnover.

Registrato durante il processo aziendale «Cessazione del rapporto di lavoro» in Workday.

Workday consente di creare piani di onboarding diversi, adattati a ruoli, sedi o livelli di anzianità. Questo attributo identifica il piano specifico utilizzato per un nuovo dipendente.

L’analisi per nome del piano di onboarding aiuta a valutare l’efficacia e l’efficienza delle diverse strategie di inserimento. Consente un confronto diretto, ad esempio tra un «Piano di onboarding per dirigenti» e un «Piano di onboarding standard per dipendenti», per capire quale dei due presenta tassi di completamento delle attività più elevati o tempi di ciclo più brevi.

Aiuta a valutare i risultati dei diversi programmi di onboarding, individuando le pratiche efficaci e gli aspetti da migliorare.

Queste informazioni sono probabilmente disponibili nel modulo Onboarding di Workday e associate al processo aziendale di assunzione.

Questo attributo individua i casi di rilavorazione, in cui un’attività deve essere eseguita più di una volta per lo stesso dipendente. Alcuni esempi sono l’invio di nuovo di documenti errati o la ripetizione di un controllo dei precedenti non riuscito. In genere, la rilavorazione si rileva quando lo stesso nome di attività compare più volte nell’Event Log di un caso.

Analizzare le rilavorazioni è fondamentale per migliorare l’efficienza e la qualità dei processi. L’indicatore «Rilavorazione» permette di quantificarle, individuarne le cause profonde e misurare l’impatto degli interventi volti a svolgere correttamente le attività al primo tentativo. Supporta direttamente la Dashboard «Analisi delle rilavorazioni e delle ripetizioni».

Aiuta a quantificare inefficienze e sprechi nel processo, segnalando le attività ripetute e mettendo in luce possibili problemi di qualità o comunicazione.

È un indicatore calcolato. La logica viene applicata durante l’analisi di Process Mining, rilevando le attività ripetute all’interno dello stesso caso.

L’attributo Sede specifica il paese, lo stato o la città in cui lavora il dipendente. Questa dimensione geografica è essenziale per confrontare le prestazioni dei processi e la conformità nelle diverse aree.

L’analisi per sede può rivelare differenze regionali nei tempi di assunzione, nell’efficienza dell’inserimento o nelle procedure di cessazione. Aiuta a rispondere a domande come: 'Le verifiche dei precedenti richiedono più tempo in Germania che negli Stati Uniti?' e supporta il monitoraggio della conformità alle normative specifiche di ciascuna area.

Consente un’analisi geografica per individuare le differenze regionali nei processi, che possono dipendere dalla gestione locale, dalle normative o dalla cultura.

Fa parte dei dati relativi alla posizione e all’assegnazione organizzativa del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo identifica l’origine dei dati. In questa vista ci concentriamo su Workday Onboarding, ma un processo completo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro può includere dati provenienti da altri sistemi, come un sistema di gestione delle candidature (ATS) o un fornitore di servizi per le retribuzioni. Specificare il sistema di origine è importante per la governance dei dati e per comprendere il contesto dell’evento.

Nelle analisi che coinvolgono più sistemi, questo campo consente di filtrare la vista del processo in base agli eventi provenienti da un sistema specifico o di analizzare i passaggi di consegne tra sistemi diversi.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, necessarie per convalidarli e per le analisi che combinano dati provenienti da più sistemi.

In genere è un valore statico ('Workday Onboarding'), aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati.

Questo attributo indica lo stato attuale del dipendente all’interno dell’organizzazione. È un campo dinamico che cambia nel corso del rapporto di lavoro. Ad esempio, una persona appena assunta risulta «Preassunzione» o «Onboarding» e passa allo stato «Attivo» al termine del percorso.

Nel Process Mining, questo attributo fornisce informazioni utili sullo stato del processo. Può essere usato per verificare la conformità, ad esempio per assicurarsi che l’elaborazione delle retribuzioni venga avviata solo per i dipendenti con stato «Attivo». Consente inoltre di filtrare gruppi specifici, per esempio analizzando il processo di uscita di tutti i dipendenti con stato «Cessato».

Fornisce un quadro dello stato attuale del dipendente, utile per convalidare la logica del processo e filtrare le analisi in base a gruppi specifici di dipendenti.

Campo essenziale nel profilo del lavoratore in Workday HCM.

Il tempo di assunzione è un KPI fondamentale per il reclutamento, che misura l’efficienza dell’intero processo di selezione. Si calcola come intervallo tra l’evento «Richiesta di lavoro creata» e l’evento «Offerta accettata» per lo stesso dipendente o la stessa richiesta.

Questo attributo calcolato costituisce la base del KPI «Tempo medio di assunzione» e delle relative Dashboard. Monitorarlo nel tempo consente alle risorse umane di misurare l’impatto dei miglioramenti apportati al processo, individuare i colli di bottiglia nella ricerca dei candidati o nei colloqui e definire tempistiche di assunzione realistiche per i responsabili.

Misura direttamente l’efficienza del processo di reclutamento, un indicatore chiave per qualsiasi funzione risorse umane.

Calcolato a livello di caso, misurando l’intervallo tra la data e l’ora dell’attività «Richiesta di lavoro creata» e quelle dell’attività «Offerta accettata».

Questo attributo classifica la natura del rapporto di lavoro. Le diverse tipologie di rapporto seguono spesso varianti di processo distinte per l’onboarding, l’elaborazione delle retribuzioni e l’attivazione dei benefit.

Usando questo attributo come filtro, le organizzazioni possono confrontare i processi relativi al ciclo di vita delle diverse categorie di lavoratori. In questo modo è possibile, ad esempio, verificare se l’onboarding dei collaboratori esterni è molto più rapido o meno conforme rispetto a quello dei dipendenti a tempo pieno e intervenire di conseguenza sui processi.

Aiuta a confrontare le varianti di processo tra diverse categorie di lavoratori, come dipendenti a tempo pieno e collaboratori esterni, che possono seguire procedure differenti.

Campo standard nei dettagli dell’impiego del dipendente in Workday HCM.

Questo attributo indica quando il set di dati è stato aggiornato l’ultima volta. Permette di sapere quanto sono aggiornati i dati analizzati, un’informazione fondamentale per prendere decisioni aziendali tempestive e pertinenti sulla base dei risultati del Process Mining.

Per le Dashboard e il monitoraggio continuativo, questa marca temporale aiuta a capire se si stanno consultando i dati più aggiornati disponibili. È un metadato essenziale per preservare l’integrità dei dati e la fiducia degli utenti nell’analisi.

Permette agli utenti di sapere quanto sono aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per la pertinenza e l’accuratezza dell’analisi del processo.

È un campo di metadati generato e aggiunto al set di dati durante l’acquisizione dei dati o il processo ETL (estrazione, trasformazione e caricamento).

Questo attributo calcolato indica in modo semplice, con un valore vero/falso, se un passaggio del processo ha rispettato l’accordo sul livello di servizio. Si ottiene confrontando la data e l’ora di completamento dell’attività (EventTimestamp) con la relativa scadenza (SlaTargetDate).

L’indicatore è particolarmente utile per le Dashboard e la reportistica, perché consente di conteggiare e visualizzare facilmente le violazioni degli SLA. Alimenta KPI come «Puntualità delle valutazioni delle prestazioni» e semplifica la creazione di avvisi o report sulle attività scadute, aiutando i team a concentrarsi sui ritardi più critici.

Semplifica il monitoraggio delle prestazioni, segnalando chiaramente tutti i casi in cui le tempistiche concordate non sono state rispettate.

Campo calcolato: vero se EventTimestamp > SlaTargetDate, altrimenti falso.