Architettura dei processi: ruoli, responsabilità e governance

L’architettura dei processi offre una visione strutturata dei processi di un’organizzazione e delle relazioni tra loro. Consente di raggruppare i processi, assegnare le responsabilità e governare le modifiche con criteri uniformi, mostrando come il lavoro si collega dalla strategia all’esecuzione.

Un diagramma dell’architettura dei processi offre una panoramica immediata della gerarchia e dei suoi collegamenti. Funziona al meglio quando i team concordano definizioni e regole di responsabilità. In loro assenza, il diagramma rischia di diventare un’altra fotografia del momento, interpretata in modo diverso da ciascuno.

I livelli sono configurabili e un modello tipico ne prevede cinque (L1–L5). Prima di iniziare la mappatura, concordi il significato di ciascun livello. Utilizzi le stesse definizioni in tutta l’organizzazione ed eviti di collocare lo stesso processo a livelli diversi nei vari reparti.

Livello 1: i gruppi di processi di più alto livello dell’organizzazione. Livello 2: i processi principali all’interno di questi gruppi. Livello 3: le attività o i sottoprocessi che compongono un processo. Livello 4: i task e le decisioni all’interno di queste attività. Livello 5: le fasi dettagliate necessarie per completare un task.

Queste definizioni offrono ai team un modo condiviso per passare dalla visione generale alle attività dettagliate. Le mantenga coerenti nell’architettura e nei materiali correlati sulle capacità.

Un modello pratico di architettura dei processi definisce come organizzare, assegnare e mantenere le informazioni sui processi. Definisca:

Ambito: quali parti dell’organizzazione e quali tipi di processo sono inclusi? Livelli: che cosa rappresenta ciascun livello gerarchico e come si passa da un livello all’altro? Relazioni: come rappresentare dipendenze, passaggi di consegne e collegamenti a capacità o obiettivi? Responsabilità: chi mantiene ciascun processo e chi approva le modifiche? Governance: con quale frequenza rivedere i processi e quali eventi richiedono un aggiornamento? Controllo delle modifiche: come possono i team proporre, rivedere, approvare e comunicare le modifiche?

Documenti queste decisioni prima di creare un catalogo esteso. Un insieme contenuto di regole condivise rende l’architettura più facile da comprendere man mano che cresce.

RACI chiarisce chi è responsabile dell’esecuzione del lavoro, chi risponde del risultato, chi viene consultato e chi viene informato sulle decisioni. Assegni a ogni processo un responsabile che risponda del risultato, quindi individui i ruoli coinvolti nel mantenerlo o modificarlo.

Mantenga la matrice pratica. Quando troppe persone condividono la responsabilità del risultato, le decisioni possono rallentare. Riveda l’assegnazione dei ruoli quando cambiano le responsabilità e si assicuri che il responsabile del processo sappia come richiedere aggiornamenti.

Il controllo delle modifiche definisce come una proposta di aggiornamento di un processo diventa una versione approvata e comunicata. Un approccio efficace chiarisce chi può richiedere una modifica, chi la rivede e approva e come la versione aggiornata viene comunicata alle persone interessate.

Stabilisca i cicli di revisione in base al processo e ai relativi rischi. Definisca anche gli eventi che dovrebbero avviare una revisione, come modifiche a politiche, sistemi, responsabilità o pratiche operative. L’obiettivo non è aggiungere passaggi di approvazione fine a sé stessi, ma rendere visibili le modifiche e mantenere i team allineati sulla versione aggiornata del processo.

Inizi definendo l’ambito e compilando un elenco dei processi noti. Li raggruppi secondo i livelli concordati, individui i responsabili e annoti le relazioni tra i processi. Convalidi quindi la mappa con le persone che svolgono e governano il lavoro.

La prima versione non deve necessariamente coprire tutti i processi. Inizi da un’area, registri ipotesi e lacune e perfezioni la gerarchia man mano che i team la rivedono. Mantenga la mappa collegata ai modelli di processo e alla documentazione di supporto, così da passare dalla panoramica ai dettagli.

Scopra i livelli di un’architettura dei processi aziendali

L’architettura dei processi è il metodo: la gerarchia, le responsabilità, la governance e il controllo delle modifiche che definisce. La funzionalità di architettura dei processi aziendali è il software che aiuta ad applicare e mantenere questo metodo, inclusi modelli, catalogo e flussi di lavoro di governance.

Questa pagina illustra il metodo. Visiti la pagina dedicata all’architettura dei processi aziendali per scoprire come ProcessMind lo supporta.

L’architettura dei processi descrive come organizzare e governare i processi. Process Mining utilizza i dati degli eventi per mostrare come si svolge il lavoro nella pratica. Confrontando i due, può individuare i punti in cui l’esecuzione effettiva si discosta dal processo documentato e capire dove approfondire.

Utilizzi l’architettura come riferimento condiviso, quindi ricorra all’analisi dei processi per valutare le prestazioni operative e le opportunità di miglioramento.