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Migliori la gestione dei contratti

La guida in 6 passaggi per ottimizzare i contratti in Conga CLM.
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Gestione dei contratti
Conga CLM

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Ottimizzi la gestione dei contratti in Conga CLM

Processi complessi di gestione dei contratti possono causare colli di bottiglia nelle approvazioni e aumentare i rischi per la conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare rapidamente le inefficienze nascoste e a comprenderne l’impatto. Facendo emergere le aree critiche, può ridurre i tempi del ciclo contrattuale e garantire un maggiore rispetto degli obblighi aziendali.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione dei contratti in Conga CLM?

La gestione dei contratti è alla base di ogni relazione commerciale: formalizza gli accordi, definisce gli obblighi e contribuisce a mitigare i rischi. In sistemi come Conga CLM, questi processi possono coinvolgere numerosi interlocutori, cicli di negoziazione complessi e rigorosi requisiti di conformità. Senza una comprensione chiara e basata sui dati di come si svolgono realmente i processi contrattuali, però, le organizzazioni faticano spesso a individuare le inefficienze.

Il costo reale di un processo di gestione dei contratti non ottimizzato va ben oltre il carico amministrativo. Comprende cicli di vendita più lunghi a causa dei ritardi nella finalizzazione dei contratti, maggiori rischi legali dovuti a clausole trascurate o alla mancata conformità, opportunità di ricavi perse per i rinnovi tardivi e rapporti più difficili con partner e clienti. Individuare e risolvere queste inefficienze è fondamentale non solo per migliorare l’efficienza operativa, ma anche per proteggere l’azienda e preservarne la capacità di agire in modo strategico.

Come il Process Mining trasforma la gestione dei contratti in Conga CLM

Il Process Mining offre una visione oggettiva delle attività di gestione dei contratti in Conga CLM. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze, estrae dal sistema i dati effettivi degli eventi e ricostruisce il percorso di ogni contratto, dalla richiesta iniziale alla sottoscrizione e alle fasi successive. In questo modo mostra il flusso reale del processo, mettendo in evidenza ogni deviazione, collo di bottiglia e ciclo di rilavorazione.

Analizzando attività come Contract Request Initiated, Internal Review Performed, Legal Review Conducted, Counterparty Negotiation Started e Contract Executed/Signed, il Process Mining individua con precisione i punti in cui si verificano i ritardi. Distingue i percorsi standard dalle eccezioni ricorrenti, identifica gli interlocutori coinvolti nei colli di bottiglia e quantifica l’impatto di ogni inefficienza sul tempo di ciclo dei contratti. In questo modo è possibile passare dalle ipotesi a interventi mirati, basati sui dati, per migliorare la gestione dei contratti.

Aree chiave di miglioramento nel ciclo di vita dei contratti

Applicare il Process Mining ai dati di Conga CLM consente di individuare diverse aree prioritarie di miglioramento:

  • Ridurre i tempi di ciclo dei contratti: individui ed elimini passaggi non necessari, rifiuti frequenti o attese prolungate nei flussi di lavoro di revisione e approvazione. In questo modo riduce direttamente i tempi di ciclo della gestione dei contratti, accelera la conclusione degli accordi e anticipa la generazione dei ricavi.
  • Rafforzare la conformità e mitigare i rischi: individui i casi in cui i contratti non seguono le fasi di revisione legale o interna obbligatorie. Verifichi che gli obblighi contrattuali siano monitorati e rispettati, riducendo in modo significativo l’esposizione legale e il rischio di sanzioni finanziarie.
  • Semplificare i flussi di lavoro: individui attività ridondanti, percorsi paralleli che dovrebbero essere sequenziali o passaggi che potrebbero essere automatizzati. Ottimizzi il flusso per garantire che ogni contratto avanzi senza intoppi lungo il proprio ciclo di vita.
  • Ottimizzare l’allocazione delle risorse: scopra quali team o persone sono sovraccarichi o sottoutilizzati nel processo di gestione dei contratti, così da distribuire meglio il carico di lavoro e pianificare le risorse.
  • Migliorare le strategie di negoziazione: analizzi l’impatto delle diverse tattiche negoziali o clausole contrattuali sui tempi complessivi di finalizzazione e sul tasso di successo, ottenendo dati utili per perfezionare le strategie future.

Risultati attesi e vantaggi misurabili

Utilizzando il Process Mining per la gestione dei contratti in Conga CLM, può ottenere vantaggi significativi e misurabili:

  • Finalizzazione più rapida dei contratti: riduca sensibilmente il tempo necessario per elaborare, negoziare e sottoscrivere i contratti, accelerando le attività aziendali e l’ingresso sul mercato.
  • Costi operativi inferiori: riduca il lavoro manuale e le spese legali legate a negoziazioni prolungate, evitando inoltre le sanzioni dovute alla mancata conformità.
  • Maggiore conformità: garantisca il rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, rafforzando la solidità giuridica ed etica dell’organizzazione.
  • Più visibilità e controllo: ottenga una visione approfondita di ogni aspetto del processo di gestione dei contratti, a supporto di decisioni basate sui dati e del miglioramento continuo.
  • Rapporti migliori con gli interlocutori: finalizzare i contratti più rapidamente favorisce relazioni più solide sia con i reparti interni sia con le controparti esterne.

Come iniziare a ottimizzare i processi

Ottimizzare la gestione dei contratti in Conga CLM con il Process Mining non significa soltanto migliorare l’efficienza: permette anche di rafforzare la posizione competitiva, mitigare i rischi e consolidare le relazioni. Questo approccio offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per individuare e attuare cambiamenti efficaci. Comprendendo il percorso effettivo dei contratti, può prendere decisioni consapevoli e trasformare la gestione dei contratti da potenziale collo di bottiglia a risorsa strategica.

Gestione dei contratti CLM Operazioni legali Compliance Ciclo di vita del contratto Negoziazione Flussi di lavoro di approvazione Mitigazione dei rischi Ufficio legale Gestione del ciclo di vita dei contratti Automazione dei contratti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I contratti restano spesso bloccati in lunghi flussi di lavoro di revisione e approvazione, con scadenze mancate e ritardi nella contabilizzazione dei ricavi. Questo riduce la capacità dell’azienda di reagire rapidamente, può compromettere i rapporti con le controparti e ritarda iniziative aziendali importanti legate agli accordi sottoscritti. ProcessMind visualizza i percorsi effettivi dei contratti in Conga CLM e mette in evidenza i punti in cui le approvazioni si bloccano o si ripetono. Quantifica i ritardi e individua le fasi di approvazione o i team che causano colli di bottiglia, consentendo interventi mirati e cicli contrattuali più rapidi.

I contratti si discostano spesso dai percorsi standard di negoziazione e approvazione, con conseguenti condizioni incoerenti, maggiore esposizione ai rischi e possibili violazioni delle politiche interne. I controlli manuali spesso non bastano a rilevare queste variazioni occasionali, compromettendo la governance. ProcessMind individua tutte le variazioni rispetto al processo contrattuale previsto in Conga CLM. Mostra esattamente dove e perché si verificano le deviazioni e aiuta a individuarne le cause profonde, come la formazione insufficiente o problemi di configurazione del sistema, rafforzando così la governance e la coerenza.

È difficile seguire in tempo reale lo stato di un contratto lungo il suo percorso, perciò non è sempre chiaro a che punto siano la negoziazione, l’approvazione e la sottoscrizione. Questa mancanza di trasparenza ostacola previsioni accurate, la risoluzione tempestiva dei problemi e una pianificazione efficiente delle risorse. ProcessMind offre una visione completa, dall’inizio alla fine, del percorso di ogni contratto in Conga CLM. Gli utenti possono vedere subito lo stato corrente, individuare i ritardi e comprendere le dipendenze, così da gestire i contratti in modo proattivo e prendere decisioni informate in tutta l’organizzazione.

Spesso non si rispettano scadenze importanti per rinnovi, scadenze contrattuali o obblighi specifici. Ne possono derivare mancati ricavi, rinnovi automatici a condizioni sfavorevoli o violazioni dei requisiti di conformità. Le conseguenze possono includere sanzioni ingenti, danni alla reputazione e un’esposizione finanziaria evitabile. Analizzando in Conga CLM gli attributi dei contratti, come le date di scadenza, e le attività correlate, ProcessMind individua i contratti a rischio di mancato rispetto delle tappe fondamentali. Segnala per tempo i possibili problemi, consentendo ai team di intervenire tempestivamente, evitare costose omissioni e rafforzare la conformità.

Le revisioni legali e interne prevedono spesso più cicli di modifica, numerosi scambi e ritardi prolungati, che allungano il tempo di ciclo complessivo dei contratti. Questo assorbe inutilmente risorse preziose dei team legali e aziendali e rallenta attività importanti. ProcessMind visualizza i cicli di revisione e rilavorazione nel flusso di lavoro di Conga CLM e quantifica il tempo trascorso in ogni fase. Individua le attività di revisione o i reparti che generano inefficienze, consentendo di semplificare le revisioni e ridurre il dispendio di risorse.

Le frequenti e ampie revisioni dei contratti indicano spesso che la prima stesura non era abbastanza chiara, che le aspettative non erano allineate o che la strategia di negoziazione non era ottimale. Questo prolunga la fase negoziale, aumenta il carico amministrativo e allunga i tempi di ciclo dei contratti. ProcessMind monitora le

Le deviazioni dai requisiti legali o dalle politiche interne durante il ciclo di vita dei contratti possono comportare gravi rischi per la conformità, esiti negativi degli audit e sanzioni finanziarie. Per le organizzazioni è una sfida costante garantire il rispetto di normative complesse e linee guida interne. ProcessMind confronta i flussi effettivi dei contratti in Conga CLM con modelli di conformità predefiniti e segnala discrepanze o attività non conformi. Fornisce una traccia verificabile di ogni attività contrattuale, consentendo alle organizzazioni di affrontare proattivamente le non conformità e prepararsi agli audit.

Dopo la sottoscrizione, i contratti non vengono sempre sfruttati o ottimizzati appieno. Si perdono così opportunità di ricavo, non si valorizzano adeguatamente le condizioni contrattuali e si trascurano obblighi che incidono sui risultati finanziari. Il monitoraggio degli obblighi e dei risultati successivi alla sottoscrizione è spesso manuale e frammentato. Analizzando attività come

Le attività ripetitive, l’inserimento manuale dei dati e la frammentazione dei sistemi nella gestione dei contratti generano un carico amministrativo eccessivo. Il personale dedica così tempo prezioso ad attività che potrebbero essere strategiche, mentre aumentano i costi operativi e rallenta il processo contrattuale. ProcessMind quantifica la frequenza e la durata delle fasi manuali nel processo di Conga CLM, mettendo in luce le opportunità di automazione o semplificazione. Evidenzia i colli di bottiglia causati dai passaggi manuali tra persone o team, aiutando a ridurre i costi operativi e a riallocare le risorse.

Le prestazioni dei responsabili dei contratti variano notevolmente in termini di tempi di ciclo, rispetto del processo e puntualità nel completamento delle tappe contrattuali. Questa disomogeneità può produrre risultati imprevedibili, aumentare i rischi operativi e distribuire il carico di lavoro in modo squilibrato. ProcessMind analizza gli attributi dei contratti, come 'Contract Owner', insieme alle metriche di prestazione ricavate dalle attività in Conga CLM. Individua le persone con i risultati migliori e le aree da migliorare, consentendo di pianificare formazione mirata, condividere le buone pratiche e rendere più uniforme la gestione dei contratti.

I ritardi nel ciclo di vita dei contratti sono spesso evidenti, ma non è facile capire perché determinati contratti o fasi subiscano rallentamenti ricorrenti. Le cause restano poco chiare e le valutazioni si basano spesso su testimonianze. Senza un’analisi precisa delle cause profonde, gli interventi di miglioramento rischiano di essere superficiali e inefficaci. ProcessMind analizza i dati dell’Event Log di Conga CLM e mette in relazione i ritardi con attività specifiche, attributi come 'Contract Type' o 'Department' e il coinvolgimento delle risorse. Questa capacità diagnostica fa emergere le ragioni effettive delle inefficienze e aiuta a definire interventi efficaci.

Senza dati sulle prestazioni passate e sulle variazioni del processo, le strategie di negoziazione potrebbero non essere ottimali e portare a condizioni meno favorevoli o a cicli negoziali più lunghi. È difficile capire quali approcci funzionino meglio per i diversi tipi di contratto o le diverse controparti. Analizzando in Conga CLM le attività legate alla negoziazione e attributi come 'Contract Value' e 'Counterparty Name', ProcessMind può individuare schemi ricorrenti nelle negoziazioni riuscite o più difficili. Questi dati aiutano a perfezionare le strategie negoziali e i template, massimizzando il valore dei contratti.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo complessivo necessario a un contratto per attraversare tutte le fasi di approvazione, dalla richiesta iniziale alla sottoscrizione. Il risultato riduce sensibilmente il tempo necessario per portare gli accordi sul mercato, migliora la soddisfazione dei clienti e libera risorse eliminando ritardi non necessari nel processo di gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind individua i colli di bottiglia nei flussi di lavoro di revisione e approvazione, identifica le fasi o le persone che causano ritardi e suggerisce variazioni del processo per accelerare il completamento. Analizzando i percorsi effettivi, può individuare i punti in cui i tempi di ciclo si allungano e attuare miglioramenti mirati, con riduzioni del 20-40% o superiori.

Questo obiettivo mira a garantire che tutti i contratti seguano i flussi di lavoro definiti e conformi, riducendo al minimo le deviazioni. Un rispetto uniforme del processo riduce i rischi legali e finanziari, rende più prevedibile la gestione dei contratti e migliora la governance dei contratti gestiti in Conga CLM. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi effettivi e mette in evidenza i passaggi non autorizzati o le approvazioni saltate. Rappresenta visivamente le lacune di conformità, consentendo alle organizzazioni di applicare flussi di lavoro standard, individuarne le cause profonde e aumentare il livello di rispetto delle procedure rilevando le deviazioni in tempo reale.

Questo obiettivo mira a offrire una visione completa del percorso di ogni contratto, dall’avvio alla risoluzione o al rinnovo. Una maggiore visibilità consente agli interlocutori di conoscere lo stato corrente del contratto, prevedere le fasi successive e prendere decisioni informate, riducendo sensibilmente l’incertezza nella gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di ogni contratto, mostrando i percorsi effettivi e la durata di ciascuna attività. Offre Dashboard e analisi per monitorare l’avanzamento, individuare i tempi di inattività e comprendere le dipendenze, fornendo una visione completa del flusso dei contratti nell’organizzazione e facendo emergere opportunità di ottimizzazione.

Questo obiettivo mira ad aumentare la percentuale di contratti rinnovati o risolti proattivamente prima della scadenza. Il mancato rispetto delle date importanti può comportare la perdita di ricavi o rinnovi automatici indesiderati: gestire le scadenze con puntualità è quindi fondamentale per una gestione efficace dei contratti e per valorizzare quelli presenti in Conga CLM. ProcessMind monitora le date di scadenza dei contratti e individua, analizzando la sequenza e le tempistiche delle attività precedenti al rinnovo, i processi che portano a perdere le finestre utili. Aiuta a individuare in anticipo i contratti a rischio di scadenza, consentendo interventi che possono aumentare i tassi di rinnovo del 15-25% e garantire la continuità dei rapporti commerciali.

Questo obiettivo mira a rendere più efficienti e rapide le revisioni legali e aziendali interne durante il processo di approvazione dei contratti. I cicli di revisione lunghi e ripetuti sono importanti colli di bottiglia, che incidono direttamente sui tempi di ciclo dei contratti e sull’efficienza complessiva della gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind analizza le attività e i passaggi di consegne nelle fasi di revisione, individuando attività ripetitive, scambi eccessivi o partecipanti non necessari. Evidenzia le opportunità di riprogettazione del processo, consentendo di ridurre la durata delle revisioni ottimizzando la sequenza delle attività e la collaborazione.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di revisioni e modifiche apportate ai contratti durante le negoziazioni, sia internamente sia con le controparti. Le revisioni eccessive prolungano la fase negoziale, aumentano i costi legali e ritardano la sottoscrizione, riducendo l’efficienza complessiva della gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind individua schemi ricorrenti nelle attività di revisione e li mette in relazione con specifici tipi di contratto, clausole o fasi negoziali. Comprendendo le cause profonde delle modifiche ripetute, le organizzazioni possono semplificare l’uso dei template e le strategie di negoziazione, ridurre i cicli di revisione e accelerare la finalizzazione dei contratti.

Questo obiettivo mira a garantire che tutti i contratti sottoscritti rispettino i requisiti legali, normativi e delle politiche interne durante l’intero ciclo di vita. Una conformità debole espone l’organizzazione a gravi rischi legali, sanzioni e danni alla reputazione, rendendola un aspetto fondamentale della gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind confronta l’esecuzione effettiva dei processi con i modelli di conformità predefiniti e individua i casi in cui le condizioni o gli obblighi contrattuali non vengono rispettati secondo le regole stabilite. Mostra le deviazioni e il loro impatto, consentendo di mitigare i rischi in modo proattivo e garantire una conformità uniforme per tutti i contratti.

Questo obiettivo mira a garantire che l’azienda tragga pieno vantaggio dalle condizioni di ogni contratto, sia in termini di risultati finanziari sia di efficienza operativa. Se il valore atteso non viene realizzato appieno, si perdono opportunità e si sprecano risorse: una gestione efficace dei contratti in Conga CLM è quindi fondamentale. ProcessMind può monitorare l’adempimento degli obblighi contrattuali principali e confrontare i risultati attesi con quelli effettivi. Mettendo in relazione le fasi del processo con le metriche di valore, individua inefficienze e opportunità mancate nelle fasi successive alla sottoscrizione, aiutando a ottenere il massimo da ogni accordo.

Questo obiettivo mira a ridurre il lavoro umano dedicato alle attività contrattuali di routine e, di conseguenza, i costi operativi. Un carico di lavoro manuale elevato causa spesso errori, ritardi e costi maggiori: automazione ed efficienza sono quindi fondamentali per la gestione dei contratti in Conga CLM. Analizzando gli Event Log, ProcessMind individua le attività ripetute spesso manualmente o che richiedono un intervento umano eccessivo. Identifica le opportunità più adatte all’automazione o alla riprogettazione del processo, aiutando le organizzazioni a semplificare le attività e ridurre il carico amministrativo, con risparmi significativi.

Questo obiettivo mira a garantire prestazioni uniformi e di qualità da parte di tutti i responsabili dei contratti assegnati. Prestazioni disomogenee possono causare tempi di ciclo variabili, problemi di conformità e risultati non ottimali, riducendo l’efficacia complessiva della gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind offre informazioni sulle prestazioni individuali e dei team analizzando metriche quali tempi di ciclo, rispetto dei processi e tassi di completamento delle attività per i contratti assegnati. Aiuta a individuare le buone pratiche e le aree su cui concentrare la formazione, favorendo prestazioni elevate e uniformi in tutta l’organizzazione.

Questo obiettivo mira a individuare rapidamente le cause profonde dei ritardi nel processo di gestione dei contratti. Un’analisi tempestiva e accurata è essenziale per attuare soluzioni efficaci e prevenire il ripetersi dei problemi, migliorando così l’efficienza complessiva della gestione dei contratti in Conga CLM. ProcessMind mette automaticamente in evidenza le variazioni e i colli di bottiglia che causano ritardi e utilizza algoritmi avanzati per individuare le attività, le risorse o le deviazioni specifiche responsabili. Riduce sensibilmente il tempo e l’impegno necessari per diagnosticare i problemi, consentendo di risolverli in modo più rapido ed efficace.

Questo obiettivo mira a migliorare l’efficacia delle negoziazioni contrattuali, ottenendo condizioni più favorevoli, accordi più rapidi e relazioni più solide. Esiti migliori incidono direttamente su ricavi, costi e profilo di rischio, aspetti fondamentali per una gestione efficace dei contratti in Conga CLM. ProcessMind analizza i diversi percorsi e cicli di modifica della fase negoziale e li mette in relazione con risultati quali tempo di ciclo, numero di revisioni e valore finale del contratto. Individua schemi negoziali, strategie efficaci e sequenze inefficienti, fornendo dati utili per perfezionare le tattiche di negoziazione e migliorare i risultati.

Il percorso di miglioramento della gestione dei contratti in 6 fasi

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Cosa fare

Ottenga il template Excel, pensato appositamente per analizzare il processo di gestione dei contratti. Il template offre la struttura corretta per i dati di Conga CLM.

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Perché è importante

Impostare correttamente la struttura dei dati fin dall’inizio consente di svolgere analisi di Process Mining accurate ed efficienti, risparmiando tempo ed evitando incoerenze nei dati.

Risultato atteso

Un template Excel formattato appositamente per raccogliere i dati essenziali sulla gestione dei contratti in Conga CLM.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nei cicli contrattuali

ProcessMind trasforma dati contrattuali complessi in rappresentazioni visive chiare, mostrando il percorso effettivo di ogni accordo. Potrà individuare facilmente le inefficienze e le aree da migliorare.
  • Visualizzi i flussi effettivi dei contratti in Conga CLM
  • Individui i colli di bottiglia e i ritardi nelle approvazioni
  • Individui i rischi per la conformità e le deviazioni
  • Riduca i tempi del ciclo contrattuale e aumenti la produttività
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Più efficienza e conformità nella gestione dei contratti

Questi risultati mostrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono applicando il Process Mining ai flussi di lavoro di gestione dei contratti in Conga CLM. Utilizzando il Contract ID come identificativo del caso, individuiamo i colli di bottiglia e ottimizziamo l’intero ciclo di vita del contratto, dalla richiesta iniziale al rinnovo.

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Approvazioni più rapide

Riduzione dei tempi del ciclo di approvazione dei contratti

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, le organizzazioni riducono sensibilmente il tempo necessario per finalizzare i contratti e concludere le trattative più rapidamente.
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Maggiore conformità

Maggiore aderenza agli standard di processo

Il Process Mining evidenzia le deviazioni dai flussi di lavoro standard dei contratti, consentendo ai team di seguire i percorsi ottimali e di verificare che i controlli essenziali di conformità vengano eseguiti con regolarità.
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Riduzione dei costi di rilavorazione

Meno attività amministrative e di negoziazione

Individuare le cause delle modifiche e delle rilavorazioni eccessive aiuta a ridurre le attività ripetitive, il lavoro manuale e i relativi costi amministrativi durante l’intero ciclo di vita del contratto.
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Migliore visibilità operativa

Individuazione più rapida dei colli di bottiglia

Ottenga una visione trasparente di ogni fase dei processi contrattuali, così da individuare rapidamente i ritardi e le relative cause profonde e prendere decisioni più consapevoli, intervenendo in modo proattivo.
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Più rinnovi

Percentuale più alta di rinnovi contrattuali puntuali

Comprendendo le fasi che precedono i rinnovi, le organizzazioni possono adottare misure preventive per rinnovare i contratti prima della scadenza, evitando perdite di ricavi e interruzioni del servizio.
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Negoziazioni più snelle

Riduzione della durata del ciclo di negoziazione

L’analisi degli schemi di negoziazione e delle modifiche ai contratti consente di individuare le inefficienze, concludere gli accordi più rapidamente e ottenere risultati migliori con le controparti.

I risultati possono variare in base alla struttura dell’organizzazione, alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori illustrano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni per la gestione dei contratti.

Dati consigliati

Parta dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascun accordo contrattuale, utilizzato come identificativo principale del caso.

Perché è importante

È la chiave essenziale per ricostruire l’intero ciclo di vita di un contratto e consente tutte le analisi di Process Mining collegando le attività correlate in un unico caso.

Nome dell’evento aziendale o dell’attività specifica che si è verificata durante il ciclo di vita del contratto.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituisce la struttura portante della mappa e consente di analizzare il flusso di lavoro, le deviazioni e la frequenza delle attività.

Data e ora precise in cui l’attività è iniziata o si è verificata.

Perché è importante

Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, individuare i colli di bottiglia e comprendere le prestazioni del processo.

La data e l’ora esatte in cui un’attività è stata completata.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia legati alla durata e analizzare l’efficienza delle risorse.

L’utente o il dipendente responsabile della gestione del contratto durante tutto il suo ciclo di vita.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per utente, individuando chi ottiene i risultati migliori, le opportunità di formazione e gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro.

La classificazione del contratto, ad esempio NDA, MSA o SOW.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo e confrontare flussi di lavoro, tempi di ciclo e colli di bottiglia per diverse categorie di contratto, ad esempio NDA e MSA.

Il valore monetario complessivo associato al contratto.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo in base al valore, dando priorità ai miglioramenti che riguardano i contratti di maggior valore e aiutando a comprenderne l’impatto sull’azienda.

La fase attuale del ciclo di vita del contratto, ad esempio 'Bozza', 'In approvazione' o 'Firmato'.

Perché è importante

Fornisce una fotografia della fase attuale del contratto, utile per filtrare e analizzare i casi attivi e comprendere la distribuzione degli stati del processo.

La data in cui è prevista la scadenza del contratto.

Perché è importante

Questa data è fondamentale per una gestione proattiva dei contratti: le Dashboard che monitorano le scadenze imminenti aiutano a evitare rinnovi mancati e perdite di ricavi.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’inizio formale del ciclo di vita del contratto e corrisponde alla creazione di una nuova scheda contrattuale nel sistema. In genere viene registrata come evento esplicito quando un utente crea un nuovo oggetto Contract in Conga CLM.

Perché è importante

Essendo il punto di partenza di ogni contratto, questa attività è essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end. Consente di analizzare il volume e le tipologie di contratti avviati.

Indica che l’ufficio legale ha completato la revisione del contratto. L’attività può essere registrata come fase di approvazione esplicita in un flusso di lavoro oppure dedotta da una modifica dello stato, ad esempio a 'Legal Review Complete'.

Perché è importante

Isolare la fase di revisione legale è fondamentale per analizzare un collo di bottiglia frequente. Questo consente di calcolare il KPI 'Average Legal Review Time' e di ottimizzare le risorse dell’ufficio legale.

Questa tappa indica che il contratto ha ottenuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per la firma. In genere corrisponde alla fase finale di un processo di approvazione Salesforce articolato in più fasi.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di revisione e approvazione interna. Segna il termine del periodo da misurare per il KPI 'Average Contract Approval Time'.

È il momento decisivo in cui tutte le parti firmano legalmente il contratto, rendendolo vincolante. Le soluzioni di firma elettronica integrate con Conga CLM, come Conga Sign, generano un evento esplicito con timestamp.

Perché è importante

Questa attività segna il completamento del processo che precede la firma ed è una tappa fondamentale per metriche come il 'Contract Execution Rate'. Spesso rappresenta l’evento finale del percorso ottimale.

Indica che il contratto entra in vigore e diventa operativo nell’organizzazione, attivando obblighi e diritti. In genere si deduce dalla modifica dello stato da 'Executed' a 'Active'.

Perché è importante

Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita successivo alla firma. Avvia la gestione degli obblighi e il monitoraggio delle prestazioni.

Questa attività segna la conclusione anticipata del contratto, prima della data di scadenza, a seguito di un’azione specifica. Viene registrata quando lo stato del contratto passa a 'Terminated'.

Perché è importante

In quanto stato finale rilevante, gli eventi di risoluzione sono importanti per comprendere i tassi e le cause di cessazione dei contratti. Forniscono una conclusione definitiva del processo, anche se spesso negativa.

Indica la conclusione naturale del ciclo di vita del contratto alla data di scadenza, senza rinnovo né risoluzione. L’evento non viene registrato esplicitamente, ma si ricava dai dati del contratto.

Perché è importante

Questa attività definisce la fine prevista del ciclo di vita del contratto. Analizzare i contratti scaduti aiuta a comprendere le opportunità di rinnovo e a gestire il portafoglio contratti nel suo complesso.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining mostra il flusso effettivo del processo di gestione dei contratti in Conga CLM e individua colli di bottiglia, deviazioni e lacune di conformità. Aiuta a ottimizzare i cicli di approvazione, migliorare la visibilità e garantire rinnovi puntuali, rendendo le attività più efficienti.

Per iniziare, servono log degli eventi che registrino le azioni eseguite sui contratti, con i relativi timestamp e il Contract ID come identificativo del caso. Tra i dati principali figurano i nomi delle attività, i timestamp, gli ID utente e l’identificativo univoco di ciascun contratto.

Spesso è possibile ottenere i primi dati utili entro poche settimane dal completamento dell’estrazione e dell’acquisizione dei dati, individuando subito colli di bottiglia e deviazioni. Un’analisi più approfondita e iniziative di miglioramento durature richiedono in genere diversi mesi, a seconda della complessità e dell’ambito del processo.

Il Process Mining ricostruisce con precisione ogni fase del flusso di lavoro di approvazione, mostrando dove si verificano i ritardi, chi è coinvolto e quali attività specifiche creano colli di bottiglia. Questi dati consentono di individuare le cause profonde e di intervenire in modo mirato per ridurre i tempi di ciclo.

Oltre a migliorare l’efficienza, il Process Mining rafforza la conformità contrattuale individuando i rischi, aiuta a ottenere risultati migliori nelle negoziazioni grazie all’analisi dei processi passati e massimizza il valore dei contratti. Riduce inoltre il lavoro manuale e i costi amministrativi semplificando le attività.

Sì, la sicurezza dei dati è una priorità. Le piattaforme di Process Mining utilizzano in genere sistemi di crittografia e controlli degli accessi robusti. Prima dell’analisi è inoltre possibile applicare tecniche di anonimizzazione o pseudonimizzazione ai dati sensibili, tutelando la privacy e la conformità.

Gli strumenti di Process Mining sono sempre più semplici da usare, ma alcune competenze tecniche sono utili per estrarre e trasformare i dati e configurare il modello iniziale. Una conoscenza di base delle strutture dei dati e dei sistemi IT, insieme alla conoscenza del processo, facilita l’implementazione.

Sì. Confrontando il flusso effettivo ricostruito dai dati di Conga CLM con il modello di processo ideale o documentato, il Process Mining mostra chiaramente tutte le deviazioni. In questo modo è possibile individuare e affrontare rapidamente i casi in cui il processo non viene seguito come previsto.

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