Il template dei dati per i crediti verso clienti
Il template dei dati per i crediti verso clienti
- Attributi specifici dei dati del processo
- Tappe standard delle attività
- Istruzioni per l’estrazione da HighRadius
Attributi dei crediti verso clienti
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Attività
ActivityName
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Nome dell’evento o dell’azione eseguita sulla fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra la fase o l’azione specifica che si è verificata nel ciclo di vita dal credito all’incasso. Comprende eventi come la creazione della fattura, l’invio di comunicazioni automatiche, le chiamate degli addetti al recupero crediti, la registrazione delle contestazioni e l’applicazione dei pagamenti. Gli analisti utilizzano questo campo per ricostruire il flusso del processo e visualizzare la sequenza delle fasi. Le variazioni nella sequenza delle attività aiutano a individuare deviazioni del processo, cicli di rilavorazione e comportamenti non conformi.
Perché è importante
Definisce le fasi del processo ed è essenziale per l’individuazione dei processi e l’analisi delle varianti.
Dove reperirli
Log delle attività, cronologia delle note o tabelle della cronologia delle transazioni di HighRadius
Esempi
Fattura creataPromemoria di pagamento inviatoContestazione apertaPagamento integrale ricevuto
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Numero della fattura
InvoiceNumber
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Identificativo univoco del documento di fatturazione, utilizzato come ID del caso. | ||
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Descrizione
Il numero della fattura è l’identificativo centrale per tracciare l’obbligazione finanziaria dalla creazione fino al saldo finale. Collega tutte le attività correlate, comprese le contestazioni, le promesse di pagamento e i pagamenti, in un’unica cronologia del caso. Nell’analisi, questo attributo consente di raggruppare gli Event Log in istanze di processo distinte. Permette di calcolare i tempi di ciclo per fattura ed è la chiave primaria per unire i dati di processo ad altre tabelle di dati anagrafici nell’ambiente HighRadius o nell’ERP di origine.
Perché è importante
Identifica il caso in modo univoco e garantisce che tutti gli eventi siano associati correttamente alla specifica transazione finanziaria.
Dove reperirli
Dati delle fatture HighRadius / tabella delle intestazioni o ERP di origine (ad esempio, SAP VBAK, Oracle Headers)
Esempi
INV-2023-001900123456US-102938550002931
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Timestamp dell’evento
EventDateTime
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Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica il momento esatto in cui si è verificato un evento nel sistema HighRadius. Fornisce la dimensione temporale necessaria per ordinare le attività e calcolare la durata tra le fasi del processo. Nell’analisi, il timestamp viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo, ad esempio i giorni medi di incasso (DSO) o il tempo di risoluzione delle contestazioni. Consente inoltre di analizzare la produttività e l’utilizzo delle risorse in periodi specifici.
Perché è importante
Per calcolare tutti i KPI basati sulla durata e ordinare correttamente gli eventi, è necessario disporre di orari precisi.
Dove reperirli
Colonna dei timestamp nei log delle transazioni HighRadius
Esempi
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-05T09:15:00Z
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Automatizzata
IsAutomated
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Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita dal sistema senza intervento umano. | ||
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Descrizione
Questo attributo booleano distingue le fasi eseguite dal motore di automazione HighRadius, come l’invio automatico delle comunicazioni o l’abbinamento degli incassi, da quelle svolte manualmente dagli utenti. È fondamentale per il monitoraggio dell’automazione della registrazione degli incassi e per il KPI sul tasso di fatture gestite senza intervento manuale. Consente agli analisti di misurare il ritorno sull’investimento dell’automazione e di individuare le fasi del processo che richiedono ancora un notevole intervento manuale.
Perché è importante
Misura l’efficienza dell’implementazione di HighRadius.
Dove reperirli
Log delle attività (verifica tra utente di sistema e utente umano)
Esempi
truefalse
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Data di scadenza
DueDate
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Data entro la quale il cliente è tenuto contrattualmente a pagare. | ||
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Descrizione
La data di scadenza è determinata dai termini di pagamento applicati alla data di creazione della fattura. Rappresenta la scadenza prevista per il processo di recupero crediti. Confrontando la data di ricezione del pagamento integrale con questo attributo è possibile calcolare il tasso di conformità ai termini di pagamento. È fondamentale per stabilire se un pagamento è puntuale, in ritardo o anticipato.
Perché è importante
Il riferimento per determinare i ritardi e calcolare i giorni medi di incasso (DSO).
Dove reperirli
Tabella delle intestazioni delle fatture (campo Due Date)
Esempi
2023-11-302023-12-15
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Importo della fattura
InvoiceAmount
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Importo monetario totale della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo rappresenta l’importo totale originariamente fatturato al cliente. È il valore di riferimento per calcolare i saldi in sospeso e valutare l’impatto finanziario delle contestazioni o dei ritardi. L’analisi di Process Mining utilizza questo campo per ponderare i casi in base al loro valore. Ad esempio, consente di distinguere le attività prioritarie di recupero crediti per importi elevati dalle attività amministrative di scarso valore, nell’ambito del KPI sul volume delle contestazioni di importo ridotto.
Perché è importante
Consente di ponderare l’analisi in base all’impatto finanziario, anziché limitarsi a contare i casi.
Dove reperirli
Tabella delle intestazioni delle fatture (campo Amount)
Esempi
1500.00250.5010000.00
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Nome del cliente
CustomerName
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Nome del cliente associato alla fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il soggetto responsabile del pagamento della fattura. In HighRadius è collegato al record anagrafico del debitore. L’analisi delle prestazioni del processo per cliente mette in evidenza i conti che potrebbero richiedere strategie di recupero crediti mirate o che presentano ritardi di pagamento ricorrenti. Supporta la Dashboard «Matrice del rischio cliente e dell’anzianità dei crediti».
Perché è importante
È essenziale per segmentare l’analisi per conto e individuare i clienti con problemi di pagamento.
Dove reperirli
Dati anagrafici dei clienti o intestazione della fattura
Esempi
Acme CorpGlobal IndustriesTechStart IncRetail Giant Ltd
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Nome dell’addetto al recupero crediti
CollectorName
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Nome dell’addetto o dell’utente responsabile dell’attività di recupero crediti. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica l’utente o l’addetto HighRadius che ha svolto attività manuali, come registrare una chiamata, inviare un’e-mail personalizzata o rivedere una contestazione. Viene utilizzato nella Dashboard «Valori di riferimento della produttività degli addetti al recupero crediti» per valutare le prestazioni individuali e la distribuzione del carico di lavoro. Aiuta i responsabili a individuare le esigenze di formazione o a riequilibrare i portafogli del team di recupero crediti.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni a livello di risorsa.
Dove reperirli
Log delle attività / tabella degli utenti
Esempi
John DoeJane SmithAmministratore di sistemaAddettoRecuperoCrediti_01
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Scostamento dai termini di pagamento
PaymentTermVariance
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Numero di giorni tra la data di scadenza e quella del pagamento. | ||
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Descrizione
Questo attributo calcolato misura lo scostamento rispetto ai termini di pagamento concordati. Un valore positivo indica un pagamento in ritardo, mentre un valore negativo indica un pagamento anticipato. È la metrica diretta per la verifica della conformità ai termini di pagamento. Aggregando gli scostamenti, le aziende possono individuare i clienti che pagano sistematicamente in ritardo e adeguare di conseguenza le condizioni di credito o le strategie di recupero.
Perché è importante
Misura direttamente il rispetto delle condizioni contrattuali da parte del cliente.
Dove reperirli
Calcolato in base alla data di scadenza e alla data del pagamento
Esempi
5 giorni-2 giorni0 giorni
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Area geografica
Region
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Area geografica associata alla fattura o al cliente. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica l’area geografica pertinente alla transazione, ad esempio «Nord America», «EMEA» o «APAC». È utile per confrontare i risultati tra aree geografiche e capire in che modo le differenze culturali o normative incidono sulle abitudini di pagamento e sui tempi di recupero. Consente inoltre di preparare report di sintesi per la direzione.
Perché è importante
Consente di analizzare i risultati per area geografica.
Dove reperirli
Dati anagrafici dei clienti o intestazione della fattura
Esempi
Nord AmericaEMEAAmerica LatinaAPAC
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Codice del motivo della contestazione
DisputeReasonCode
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Codice della categoria assegnata a una pratica di contestazione. | ||
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Descrizione
Questo attributo classifica il motivo per cui il cliente rifiuta di pagare, ad esempio «Errore di prezzo», «Merce danneggiata» o «Documentazione mancante». In HighRadius Deductions Cloud vengono utilizzati codici standard. L’analisi di questi codici aiuta a individuare le cause profonde dei mancati pagamenti. L’aggregazione dei dati consente all’azienda di correggere i problemi a monte nelle vendite o nella logistica che causano ritardi nel recupero crediti.
Perché è importante
Fondamentale per l’analisi delle cause profonde dei ritardi di pagamento.
Dove reperirli
Modulo di gestione delle contestazioni e delle detrazioni
Esempi
P01 (Prezzo)Q02 (Qualità)S03 (Ammanco)Errore amministrativo
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Codice valuta
CurrencyCode
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Codice ISO della valuta dell’importo fatturato. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica la valuta in cui è stata emessa la fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. Nell’analisi di un processo globale, è necessario per interpretare correttamente i campi Importo fattura e Importo residuo. Consente di aggregare i dati correttamente, di norma convertendoli nella valuta di rendicontazione.
Perché è importante
È necessario per aggregare correttamente i dati finanziari in contesti con più valute.
Dove reperirli
Intestazione fattura
Esempi
USDEURGBPJPY
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Data promessa per il pagamento
PromiseToPayDate
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La data in cui il cliente si è impegnato a effettuare un pagamento. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra la data di pagamento concordata dal cliente durante un contatto per il recupero crediti. È una funzionalità chiave di HighRadius Collections Cloud. Utilizzata nell’indice di affidabilità delle promesse di pagamento, questa data viene confrontata con quella del pagamento effettivo per verificare se il cliente ha mantenuto l’impegno. Consente di valutare la qualità dell’accordo e l’efficacia della negoziazione condotta dall’addetto al recupero crediti.
Perché è importante
È fondamentale per prevedere i flussi di cassa e valutare l’affidabilità dei clienti.
Dove reperirli
Modulo di recupero crediti / tabella delle transazioni P2P
Esempi
2023-12-102023-12-20
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Importo residuo
OpenAmount
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Saldo ancora da pagare sulla fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo tiene traccia dell’importo ancora dovuto dal cliente e si aggiorna quando vengono registrati pagamenti parziali. È essenziale per l’analisi della complessità dei pagamenti parziali. Consente agli analisti di distinguere le fatture interamente insolute da quelle pagate solo in parte e di dare priorità al recupero degli importi insoluti più elevati.
Perché è importante
È fondamentale per determinare l’esposizione attuale e valutare l’efficacia del recupero parziale.
Dove reperirli
Intestazione fattura / tabella delle partite aperte
Esempi
0.00500.0012000.00
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Rating creditizio
CreditRating
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Punteggio o rating di affidabilità creditizia assegnato al cliente. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica il livello di rischio del cliente, spesso ricavato da agenzie di rating o da valutazioni interne di HighRadius Credit Cloud. È una dimensione della matrice del rischio e dell’anzianità dei crediti dei clienti. Analizzare l’anzianità dei crediti in relazione al rating creditizio aiuta a individuare le esposizioni elevate, ad esempio quando i clienti con rating basso presentano ingenti saldi insoluti.
Perché è importante
È essenziale per la gestione del rischio e la definizione delle priorità nel recupero crediti.
Dove reperirli
Modulo di gestione del credito / anagrafica clienti
Esempi
AAAB+Alto rischioBasso rischio
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Segmento cliente
CustomerSegment
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Classificazione del cliente in base alle dimensioni, al settore o al valore strategico. | ||
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Descrizione
Questo attributo suddivide i clienti in fasce, ad esempio «Strategici», «Medie imprese», «Piccole e medie imprese» o «Alto rischio». Viene utilizzato nella Dashboard delle prestazioni della risoluzione delle contestazioni per verificare se i diversi segmenti ricevono livelli di servizio differenti. Aiuta a garantire che i clienti di maggior valore ricevano l’attenzione adeguata durante il processo di recupero crediti.
Perché è importante
Analisi dei segmenti per allineare le attività alla strategia aziendale e agli accordi sui livelli di servizio.
Dove reperirli
Dati anagrafici dei clienti
Esempi
Cliente strategico chiaveCommercio all’ingrossoCommercio al dettaglioPubblica amministrazione
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Sistema di origine
SourceSystem
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Nome del sistema da cui provengono i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica se il dato proviene direttamente dai moduli della piattaforma HighRadius, come Collections Cloud o Cash Application Cloud, oppure se è stato acquisito da un sistema ERP esterno, come SAP o Oracle. È utile per tracciare la provenienza dei dati e convalidarli. Quando si analizzano gli ostacoli nei processi, conoscere il sistema di origine aiuta a capire se i ritardi dipendono dai tempi di integrazione o dall’elaborazione nel sistema stesso.
Perché è importante
Fornisce informazioni sull’origine dei dati, soprattutto nelle architetture in cui più sistemi ERP alimentano HighRadius.
Dove reperirli
Configurazione del sistema o valore codificato in base alla logica di estrazione
Esempi
HighRadiusSAP ECCOracle NetSuiteMicrosoft Dynamics
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
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Timestamp dell’ultimo aggiornamento dei dati nel modello di Process Mining. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra il momento in cui il record è stato estratto o aggiornato l’ultima volta nel set di dati di Process Mining. Consente agli analisti di conoscere l’attualità dei dati e gli eventuali ritardi nella reportistica. È particolarmente importante per le Dashboard di monitoraggio continuo, che devono indicare se i dati visualizzati sono aggiornati in tempo reale o rappresentano una fotografia del giorno precedente.
Perché è importante
Garantisce trasparenza sull’aggiornamento dei dati utilizzati per i KPI.
Dove reperirli
Timestamp ETL
Esempi
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T06:00:00Z
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Unità aziendale
BusinessUnit
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Divisione interna o società controllata che ha emesso la fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo segmenta i dati in base alla struttura organizzativa, ad esempio «Vendite Nord America», «Servizi EMEA» o specifiche divisioni di prodotto. Consente all’audit sulla conformità dei termini di pagamento di confrontare le prestazioni tra le diverse aree dell’organizzazione. Aiuta a stabilire se i problemi di recupero crediti sono sistemici o circoscritti a specifiche prassi aziendali.
Perché è importante
Consente di confrontare le prestazioni tra diverse aree dell’organizzazione.
Dove reperirli
Intestazione della fattura / mappatura ERP
Esempi
Elettronica di consumoComponenti industrialiServizi softwareOvest del Nord America
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Attività dei crediti verso clienti
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Contestazione aperta
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Creazione di una pratica di detrazione o contestazione collegata alla fattura, che indica il rifiuto del cliente di pagare una parte o la totalità del saldo. | ||
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Perché è importante
Avvia l’analisi delle «Prestazioni nella risoluzione delle contestazioni» e sospende i solleciti standard per l’importo contestato.
Dove reperirli
Modulo Deductions/Disputes; timestamp di creazione dell’ID della pratica collegata alla fattura.
Acquisizione
Registrato al momento della creazione della pratica di contestazione
Tipo di evento
explicit
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Contestazione risolta
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Conclusione dell’indagine sulla contestazione, con una decisione finale, ad esempio il riconoscimento di una detrazione valida o il rigetto della richiesta. | ||
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Perché è importante
Evento che arresta il conteggio del «Tempo di ciclo di risoluzione delle contestazioni». I ritardi in questa fase incidono direttamente sull’anzianità dei crediti.
Dove reperirli
Modulo Deductions; modifica dello stato in «Chiuso», «Risolto» o «Approvato».
Acquisizione
Confrontare il campo dello stato prima e dopo la modifica
Tipo di evento
inferred
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Estratto conto bancario abbinato
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Il motore Cash Application, oppure un utente, collega correttamente una riga dell’estratto conto bancario a questa specifica fattura. | ||
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Perché è importante
Metrica fondamentale per il «Tasso di registrazione automatica degli incassi». Distingue la ricezione dei fondi dalla loro registrazione.
Dove reperirli
Modulo Cash Application; creazione del record di abbinamento.
Acquisizione
Registrato quando viene eseguita una regola di abbinamento
Tipo di evento
explicit
|
|||
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Fattura chiusa
|
Modifica finale dello stato, con cui il saldo della fattura diventa zero e la fattura viene chiusa nel sistema. | ||
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Perché è importante
Timestamp finale per il calcolo dei «Giorni medi di incasso». Segna il completamento del processo.
Dove reperirli
Tabella delle intestazioni delle fatture; Status = «Closed» o «Cleared».
Acquisizione
Confrontare il campo dello stato prima e dopo la modifica
Tipo di evento
inferred
|
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Fattura creata
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Creazione iniziale della fattura o acquisizione della stessa nella piattaforma HighRadius dal sistema ERP. Questo evento segna l’inizio del ciclo di recupero crediti. | ||
|
Perché è importante
Definisce il timestamp di riferimento per il calcolo dell’anzianità dei crediti e delle metriche dei giorni medi di incasso (DSO).
Dove reperirli
Tabella delle fatture aperte o log di integrazione dei dati in cui compare per la prima volta il numero della fattura.
Acquisizione
Registrato al momento dell’inserimento del record nella tabella delle intestazioni delle fatture
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Pagamento integrale ricevuto
|
Ricezione dei fondi che estingue interamente il debito. Ai fini del calcolo dell’anzianità, questa è la data effettiva del pagamento. | ||
|
Perché è importante
Utilizzato per calcolare il «Tasso di rispetto delle promesse di pagamento» e confrontare i flussi di cassa effettivi con quelli previsti.
Dove reperirli
Data della transazione di pagamento associata al documento finale di chiusura.
Acquisizione
Data della transazione di pagamento registrata al momento della chiusura
Tipo di evento
explicit
|
|||
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Promemoria di pagamento inviato
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Comunicazione automatica (e-mail o lettera) inviata al cliente tramite il modulo Collections. Consente di tracciare l’esecuzione della strategia di sollecito. | ||
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Perché è importante
È fondamentale per la Dashboard «Efficacia dei promemoria di pagamento», che misura se le comunicazioni inducono effettivamente il pagamento.
Dove reperirli
Scheda della cronologia delle comunicazioni o log delle comunicazioni collegati all’ID della fattura.
Acquisizione
Registrato quando la strategia di sollecito esegue un’azione
Tipo di evento
explicit
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|||
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Promessa di pagamento registrata
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Impegno formale registrato nel sistema, con cui il cliente promette di pagare un importo specifico entro una data stabilita. | ||
|
Perché è importante
È essenziale per l’«Indice di affidabilità delle promesse di pagamento», che consente di prevedere i flussi di cassa e misurare l’affidabilità dei clienti.
Dove reperirli
Modulo o scheda P2P (Promise to Pay) collegati alla fattura.
Acquisizione
Registrato al momento della creazione del record P2P
Tipo di evento
explicit
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Chiamata di recupero crediti registrata
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Nota o interazione inserita manualmente da un addetto al recupero crediti in relazione alla fattura. Indica un intervento umano nel processo. | ||
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Perché è importante
Supporta i «Valori di riferimento della produttività degli addetti al recupero crediti» e distingue le attività di recupero automatizzate da quelle manuali.
Dove reperirli
Scheda Note/Cronologia nel modulo Collections.
Acquisizione
Registrato quando un utente salva una nota relativa a una chiamata
Tipo di evento
explicit
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Contestazione in revisione
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La pratica di contestazione passa dallo stato «Nuova» a quello di indagine attiva. Segna l’inizio del lavoro effettivo dell’analista. | ||
|
Perché è importante
Utilizzato nel «Rilevatore dei colli di bottiglia nel flusso di lavoro delle contestazioni» per misurare il tempo che intercorre tra la creazione della pratica e l’inizio delle attività.
Dove reperirli
Log di audit del modulo Deductions; modifica dello stato in «In corso» o «In fase di verifica».
Acquisizione
Confrontare il campo dello stato prima e dopo la modifica
Tipo di evento
inferred
|
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Nota di credito emessa
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Viene generata una nota di credito per compensare il saldo della fattura, spesso in seguito all’accoglimento di una contestazione o a un reso. | ||
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Perché è importante
Consente di monitorare l’«Efficienza di elaborazione delle note di credito» e il tempo che intercorre tra la risoluzione della contestazione e la registrazione contabile.
Dove reperirli
Log di sincronizzazione ERP o tabella delle note di credito collegati all’ID della fattura originale.
Acquisizione
Registrato quando il documento CM viene collegato alla fattura
Tipo di evento
explicit
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|
Pagamento parziale registrato
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Viene registrato un pagamento che copre solo una parte dell’importo totale della fattura, lasciando un saldo residuo. | ||
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Perché è importante
Alimenta l’«Analisi della complessità dei pagamenti parziali» e segnala possibili difficoltà nella registrazione degli incassi.
Dove reperirli
Modulo Cash Application; transazione di pagamento collegata alla fattura, con Payment Amount < Open Amount.
Acquisizione
Registrato quando viene applicato un pagamento ma lo stato resta aperto
Tipo di evento
explicit
|
|||
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Scadenza superata
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Evento calcolato che indica che la fattura è ancora aperta dopo la data di pagamento concordata. | ||
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Perché è importante
È fondamentale per l’«Audit sulla conformità dei termini di pagamento» e segna il passaggio dallo stato corrente a quello di scaduto.
Dove reperirli
Calcolato confrontando la data di scadenza della fattura con la data corrente, se la fattura è aperta, oppure con la data di pagamento, se è chiusa.
Acquisizione
Ricavato confrontando il campo Due Date con Activity Date
Tipo di evento
calculated
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