Il tuo Template per i Dati di Gestione dei Contratti

Conga CLM
Il tuo Template per i Dati di Gestione dei Contratti

Il tuo Template per i Dati di Gestione dei Contratti

Questo template fornisce una chiara roadmap per la raccolta dei dati essenziali necessari per ottimizzare il suo processo di gestione dei contratti. Delinea gli attributi chiave, le attività critiche da tracciare e include utili indicazioni per l'estrazione dei dati. Seguendo queste raccomandazioni, potrà preparare in modo efficiente i suoi dati per un'analisi di processo completa e scoprire preziose intuizioni.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività chiave da tracciare
  • Guida all'estrazione
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi della Gestione dei Contratti

Questi sono i campi dati raccomandati per il suo Event Log, cruciali per un'analisi completa della gestione dei contratti e per l'identificazione degli indicatori chiave di performance.
5 Obbligatorio 6 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
ID Contratto
ContractId
L'identificatore univoco per ogni accordo contrattuale, che funge da identificatore primario del caso.
Descrizione

L'ID Contratto è l'identificatore di caso definitivo che collega tutti gli eventi e le attività relative al ciclo di vita di un singolo contratto. Consente il tracciamento end-to-end di un contratto dalla sua richiesta iniziale attraverso la redazione, la negoziazione, l'esecuzione e l'eventuale risoluzione o rinnovo.

Nell'analisi di Process Mining, ogni evento deve essere associato a un ID Contratto per ricostruire il percorso di ogni contratto. Ciò consente una visione completa dell'intero processo, rendendo possibile analizzare i tempi di ciclo, identificare i colli di bottiglia e monitorare la Conformità per singoli contratti o segmenti di contratti.

Perché è importante

Questa è la chiave essenziale per tracciare il ciclo di vita completo di un contratto, abilitando tutte le analisi di Process Mining collegando le attività correlate in un unico caso.

Dove trovare

Questa è tipicamente la chiave primaria dell'oggetto Accordo o Contratto principale in Conga CLM, spesso denominata 'Apttus_Config2__AgreementId__c' o simile.

Esempi
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Nome attività
ActivityName
Il nome dello specifico evento o compito aziendale che si è verificato nel ciclo di vita del contratto.
Descrizione

Il Nome dell'Attività descrive un passaggio o una milestone all'interno del processo di gestione dei contratti, come 'Contratto Redatto', 'Revisione Legale Eseguita' o 'Contratto Eseguito/Firmato'. Questo attributo è utilizzato per costruire la mappa di processo, mostrando la sequenza delle azioni intraprese.

L'analisi di questo attributo rivela il flusso del processo, identifica i percorsi comuni e alternativi e aiuta a misurare la frequenza di ogni attività. È fondamentale per calcolare i KPI relativi alla conformità del processo, alle rilavorazioni e ai tempi di ciclo tra le diverse fasi.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, costituendo la spina dorsale della mappa di processo e consentendo l'analisi del workflow, delle deviazioni e della frequenza delle attività.

Dove trovare

Questo è spesso derivato mappando i cambiamenti di stato, le attività completate o eventi specifici registrati contro l'oggetto Contratto in Conga CLM.

Esempi
Contratto BozzeRevisione Legale EseguitaContratto Eseguito/FirmatoContratto Rinnovato
Timestamp Evento
EventTimestamp
La data e l'ora precise in cui l'attività è iniziata o si è verificata.
Descrizione

L'Event Timestamp registra il momento in cui si è verificata una specifica attività. Fornisce l'ordine cronologico necessario per ricostruire il flusso di processo per ogni contratto. I timestamp sono essenziali per tutte le analisi di Process Mining basate sul tempo.

Questo attributo è utilizzato per calcolare le durate tra le attività, i tempi di ciclo complessivi dei casi e i tempi di attesa. È fondamentale per identificare i colli di bottiglia, monitorare la Conformità agli SLA e comprendere le dinamiche temporali del processo di gestione dei contratti. Serve come chiave di ordinamento primaria per gli eventi all'interno di un caso.

Perché è importante

Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, scoprire i colli di bottiglia e comprendere le performance del processo.

Dove trovare

Questi dati si trovano tipicamente nei campi di tracciamento della cronologia come 'CreatedDate' sugli oggetti attività o evento correlati, o campi data specifici sull'oggetto Contratto principale.

Esempi
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Sistema di Origine
SourceSystemName
Identifica il sistema sorgente da cui sono stati estratti i `dati`.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di registrazione per i dati dell'evento, che in questo caso è Conga CLM. È importante per la data governance e la tracciabilità, specialmente in ambienti dove i dati possono essere uniti da più sistemi.

Sebbene possa sembrare statico in un'analisi a sistema singolo, fornisce un contesto cruciale sull'origine dei dati, aiutando a garantire l'integrità dei dati e a risolvere i problemi di estrazione dei dati. Diventa vitale quando si combinano i dati dei contratti con informazioni provenienti da altri sistemi come un CRM o un ERP.

Perché è importante

Fornisce un contesto essenziale per la data lineage e la governance dei dati, garantendo chiarezza sull'origine dei dati di processo, fondamentale per la validazione e la fiducia.

Dove trovare

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL) per etichettare l'origine del dataset.

Esempi
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Ultimo `Data Update`
LastDataUpdateTimestamp
Il timestamp che indica l'ultimo aggiornamento dei dati per questo record dal sistema sorgente.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione dati più recente da Conga CLM. È un pezzo critico di metadati per comprendere l'attualità dell'analisi e garantire che le decisioni siano basate su informazioni aggiornate.

Nelle dashboard e nei report, questo timestamp informa gli utenti sull'attualità dei dati. È essenziale per la data governance e per gestire le aspettative degli utenti riguardo alla tempestività delle intuizioni fornite dallo strumento di Process Mining.

Perché è importante

Questo timestamp indica l'attualità dei dati, garantendo che qualsiasi analisi o decisione sia basata su un intervallo di tempo compreso e accettabile.

Dove trovare

Questo è un campo di metadati tipicamente generato e popolato dallo strumento o script ETL (Extract, Transform, Load) durante il processo di ingestione dei dati.

Esempi
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Data di Scadenza
ExpirationDate
La data in cui il contratto è destinato a scadere.
Descrizione

La Data di Scadenza è un campo data critico che segna la fine del termine di un contratto. È essenziale per gestire il ciclo di vita del contratto post-esecuzione.

Questo attributo è cruciale per la dashboard 'Rinnovi e Scadenze Imminenti' e per il KPI 'Tasso di Rinnovo Tempestivo'. Analizzando questa data, le organizzazioni possono gestire proattivamente le scadenze dei contratti, avviare i processi di rinnovo in modo tempestivo ed evitare interruzioni involontarie di servizio o entrate.

Perché è importante

Questa data è fondamentale per una gestione proattiva dei contratti, abilitando dashboard che tracciano le scadenze imminenti per prevenire mancate rinnovi e perdite di entrate.

Dove trovare

Questo è un campo data standard sull'oggetto Accordo, spesso 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Esempi
2025-12-312026-06-302024-08-15
Ora Fine Evento
EventEndTime
La data e l'ora esatte in cui un'attività è stata completata.
Descrizione

L'Event End Time segna il completamento di un compito o di una fase specifica del processo. Se abbinato all'Event Timestamp (ora di inizio), consente il calcolo preciso del tempo di elaborazione per ogni attività.

Questo attributo è cruciale per l'analisi delle performance, consentendo di misurare quanto tempo impiega ogni passaggio. Questo aiuta a identificare quali attività sono le più dispendiose in termini di tempo e offre una visione più accurata dell'utilizzo delle risorse e dell'efficienza rispetto al solo utilizzo dell'ora di inizio dell'evento successivo.

Perché è importante

Permette il calcolo preciso dei tempi di elaborazione delle attività, fondamentale per identificare colli di bottiglia basati sulla durata e analizzare l'efficienza delle risorse.

Dove trovare

Questo timestamp può essere trovato su campi come 'CompletedDate' o 'ActualEndDate' su oggetti attività o task correlati al contratto principale.

Esempi
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Proprietario del Contratto
ContractOwner
L'utente o il dipendente responsabile della gestione del contratto durante il suo ciclo di vita.
Descrizione

Il Responsabile del Contratto è l'individuo a cui è assegnata la responsabilità principale di un contratto. Questa persona è tipicamente incaricata della redazione, negoziazione e assicurazione che il contratto proceda attraverso il processo di approvazione.

L'analisi delle performance del processo per Responsabile del Contratto può rivelare variazioni nell'efficienza, nell'aderenza al processo standard e nella distribuzione del carico di lavoro. Ciò aiuta a identificare le migliori pratiche, le esigenze di formazione e i potenziali squilibri nell'allocazione delle risorse. È una dimensione chiave per l'analisi delle performance e della produttività.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance per utente, aiutando a identificare i più performanti, le opportunità di formazione e i problemi di distribuzione del carico di lavoro.

Dove trovare

Questo è probabilmente un campo di ricerca utente sull'oggetto Accordo principale in Conga CLM, spesso chiamato 'OwnerId' o un campo personalizzato 'Contract_Owner__c'.

Esempi
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Stato del Contratto
ContractStatus
La fase attuale del ciclo di vita del contratto, come 'Bozza', 'In Approvazione' o 'Eseguito'.
Descrizione

Il Contract Status indica lo stato attuale di un contratto all'interno del suo ciclo di vita. Fornisce un'istantanea di dove si trova il contratto in un dato momento, che è distinto dal nome dell'attività basata su eventi.

Mentre l'event log mostra la sequenza delle attività passate, lo stato fornisce contesto sulla disposizione attuale del contratto. È utile per filtrare i casi, ad esempio, per analizzare solo i contratti attualmente attivi o per indagare perché molti contratti sono bloccati nello stato 'In Approval'. Integra i dati dell'attività fornendo informazioni sullo stato.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea della fase attuale del contratto, utile per filtrare e analizzare i casi attivi e comprendere le distribuzioni dello stato del processo.

Dove trovare

Questo è un campo picklist standard sull'oggetto Accordo, spesso 'Apttus_Config2__Status__c' o 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Esempi
BozzaIn Revisione InternaEseguitoScaduto
Tipo di Contratto
ContractType
La classificazione del contratto, come NDA, MSA o SOW.
Descrizione

Il Contract Type è un attributo categorico che raggruppa i contratti in base al loro scopo o natura legale. Esempi comuni includono Non-Disclosure Agreement (NDA), Master Services Agreement (MSA) e Statement of Work (SOW).

Questa dimensione è fondamentale per l'analisi comparativa. Le consente di filtrare la mappa di processo per vedere se diversi tipi di contratti seguono percorsi diversi o hanno tempi di ciclo diversi. Questo è essenziale per identificare variazioni di processo appropriate per certi tipi di contratto rispetto a quelle che sono vere deviazioni.

Perché è importante

Permette la segmentazione del processo per confrontare workflow, tempi di ciclo e colli di bottiglia per diverse categorie di contratti, come NDA rispetto a MSA.

Dove trovare

Questo è tipicamente un campo picklist o di ricerca sull'oggetto Accordo, spesso denominato 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' o simile.

Esempi
Accordo di Non Divulgazione (NDA)Accordo Quadro di Servizi (MSA)Dichiarazione di Lavoro (SOW)
Valore del Contratto
ContractValue
Il valore monetario totale associato al contratto.
Descrizione

Il Valore del Contratto rappresenta il valore finanziario di un accordo. Questo potrebbe essere l'importo totale del contratto, il reddito annuo ricorrente o un'altra metrica finanziaria chiave a seconda del contesto aziendale.

L'analisi di questo attributo è fondamentale per l'ottimizzazione dei processi basata sul valore. Consente di dare priorità ai contratti di alto valore e aiuta a rispondere a domande come se i contratti di alto valore vengono elaborati più rapidamente o se si bloccano più spesso in determinate fasi. È la chiave per il dashboard 'Contract Value Throughput Analysis'.

Perché è importante

Ciò consente un'analisi basata sul valore, aiutando a prioritizzare i miglioramenti dei processi per i contratti di alto valore e a comprenderne l'impatto sul business.

Dove trovare

Questo è tipicamente un campo valuta sull'oggetto Accordo in Conga CLM, come 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Esempi
500002500001200000
Data di Rinnovo
RenewalDate
La data target per avviare il processo di rinnovo del contratto.
Descrizione

La Data di Rinnovo è una data calcolata o impostata manualmente che indica quando dovrebbe iniziare il processo di rinnovo di un contratto. È tipicamente impostata con un certo anticipo, ad esempio 90 giorni, rispetto alla Data di Scadenza.

Questo attributo aiuta i team a gestire efficacemente la loro pipeline di rinnovi. Può essere utilizzato per attivare avvisi e automatizzare attività relative ai rinnovi contrattuali, assicurando che il processo inizi con sufficiente preavviso. È un elemento chiave per il KPI 'Tasso di Rinnovo Tempestivo'.

Perché è importante

Fornisce un punto di innesco per le attività di rinnovo, contribuendo a garantire che i contratti siano rinnovati in tempo e supportando una gestione proattiva del ciclo di vita.

Dove trovare

Questo potrebbe essere un campo formula personalizzato basato sulla Data di Scadenza o un campo data separato sull'oggetto Accordo in Conga CLM.

Esempi
2025-10-022026-04-012024-05-17
Dipartimento Responsabile
OwnerDepartment
Il dipartimento del responsabile del contratto, come 'Vendite', 'Legale' o 'Approvvigionamento'.
Descrizione

L'attributo Dipartimento del Responsabile specifica la funzione aziendale a cui appartiene il responsabile del contratto. Questa informazione è tipicamente derivata dal profilo utente nel sistema.

Questa è una dimensione potente per l'analisi, che consente confronti delle performance del processo tra diversi dipartimenti. Può aiutare a identificare se il dipartimento Legale è un collo di bottiglia, se il team di Vendite segue un processo diverso, o se alcuni dipartimenti hanno tempi di ciclo significativamente più lunghi. Questa intuizione è preziosa per le iniziative di miglioramento dei processi interfunzionali.

Perché è importante

Consente l'analisi del processo per funzione aziendale, rivelando differenze di performance e colli di bottiglia tra dipartimenti come Vendite e Legale.

Dove trovare

Questi dati sono solitamente estratti dall'oggetto Utente in Salesforce, collegato tramite il campo Responsabile del Contratto sull'oggetto Accordo.

Esempi
VenditeLegaleAcquistiFinanza
È una Rilavorazione
IsRework
Un flag calcolato che indica se un'attività fa parte di un rework loop.
Descrizione

Is Rework è un flag booleano impostato su 'true' se un'attività rappresenta un passo indietro nel processo, come il ritorno alla fase 'Contratto Redatto' dopo una revisione legale. Non è un campo nel sistema sorgente, ma viene calcolato durante la trasformazione dei dati per il Process Mining.

Questo flag è inestimabile per quantificare l'inefficienza del processo. Supporta direttamente il KPI 'Tasso di rilavorazione dei contratti' e aiuta a visualizzare i cicli di processo nella mappa di processo. L'identificazione della frequenza e delle cause delle rilavorazioni è un obiettivo primario di molte iniziative di miglioramento dei processi.

Perché è importante

Questo flag calcolato facilita la quantificazione e l'analisi delle inefficienze di processo, evidenziando le attività che fanno parte di cicli di rilavorazione dispendiosi.

Dove trovare

Questo attributo non è presente nel sistema sorgente. Viene calcolato nello strumento di Process Mining o nel livello ETL in base alla sequenza delle attività.

Esempi
truefalse
Nome Controparte
CounterpartyName
Il nome della parte esterna, azienda o individuo coinvolto nel contratto.
Descrizione

Il Nome Controparte identifica l'altro firmatario dell'accordo. Si tratta tipicamente di un cliente, un fornitore o un'organizzazione partner.

L'analisi delle metriche di processo per controparte può rivelare schemi importanti. Ad esempio, potrebbe mostrare che le negoziazioni con determinate controparti richiedono costantemente più tempo o richiedono più revisioni. Questa insight può informare le strategie di negoziazione e aiutare nella gestione delle relazioni con i partner commerciali chiave.

Perché è importante

Consente l'analisi delle variazioni di processo in base alla controparte esterna, aiutando a identificare quali clienti o fornitori hanno cicli di negoziazione più lunghi o tassi di revisione più elevati.

Dove trovare

Questo è spesso un lookup all'oggetto Account in Salesforce, che è collegato all'oggetto Accordo in Conga CLM.

Esempi
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Regione
Region
La regione geografica associata al contratto, come 'Nord America' o 'EMEA'.
Descrizione

L'attributo Regione indica l'area geografica pertinente al contratto, che potrebbe essere basata sulla posizione della controparte, sulla regione di vendita o sulla legge applicabile.

Questo attributo consente un'analisi geopolitica del processo contrattuale. Può aiutare a rispondere a domande come: 'I contratti in EMEA richiedono più tempo per essere approvati a causa di diverse normative?' o 'C'è un tasso più elevato di modifiche per i contratti nella regione APAC?' Questo fornisce un contesto prezioso per le operazioni globali.

Perché è importante

La segmentazione per regione aiuta a identificare le variazioni geografiche nei tempi di ciclo, nei requisiti di Conformità o nei percorsi di processo, aspetto chiave per le aziende globali.

Dove trovare

Questo è spesso un campo personalizzato sull'oggetto Accordo o derivato dagli oggetti Account o Utente collegati.

Esempi
Nord AmericaEMEAAPACLATAM
Stato di Conformità
ComplianceStatus
Indica se il contratto ha superato le necessarie revisioni di conformità.
Descrizione

Il Compliance Status traccia lo stato di un contratto rispetto alle politiche interne o alle normative esterne. Può avere valori come 'Not Started', 'In Review', 'Passed' o 'Failed'.

Questo attributo è essenziale per il dashboard 'Compliance and Obligation Monitoring' e per il KPI associato. Fornisce visibilità diretta sull'aderenza alla conformità, aiutando a mitigare i rischi legali e finanziari assicurando che tutti i contratti siano sottoposti e superino i controlli richiesti prima dell'esecuzione o attivazione.

Perché è importante

Misura direttamente l'aderenza ai protocolli di Conformità, aiutando a identificare e mitigare i rischi legali e finanziari all'interno del portafoglio contrattuale.

Dove trovare

Questo è probabilmente un campo picklist personalizzato sull'oggetto Accordo, aggiornato da specifiche attività o approvazioni relative alla Conformità.

Esempi
ApprovatoNecessita RevisioneNon ApplicabileFallito
Tempo del Ciclo di Approvazione
ApprovalCycleTime
Il tempo totale che un contratto trascorre nella fase di approvazione.
Descrizione

L'Approval Cycle Time è una metrica calcolata che misura la durata dal momento in cui un contratto entra nel processo di approvazione, ad esempio 'Internal Review Started', fino a quando riceve l'approvazione interna finale. Aggrega il tempo attraverso tutti i passaggi di approvazione pertinenti.

Questo attributo è la misura principale per il dashboard 'Contract Approval Cycle Time' e per il KPI 'Average Contract Approval Time'. Fornisce una visione di alto livello dell'efficienza dell'intero workflow di approvazione, rendendo facile tracciare le prestazioni rispetto agli obiettivi e identificare i ritardi sistemici.

Perché è importante

Questo KPI misura direttamente l'efficienza del workflow di approvazione, aiutando a identificare e affrontare i ritardi in una fase critica del ciclo di vita del contratto.

Dove trovare

Questa è una metrica calcolata, derivata trovando la differenza di tempo tra la prima attività di approvazione e l'attività di approvazione finale per ogni contratto.

Esempi
259200604800432000
Tempo di Elaborazione
ProcessingTime
La durata calcolata del tempo trascorso lavorando attivamente su un'attività.
Descrizione

Il Tempo di Elaborazione misura il tempo trascorso tra l'inizio e la fine di un'attività. Rappresenta la durata effettiva del lavoro, in contrapposizione al tempo di attesa tra le attività. Questa metrica viene calcolata utilizzando l'Event Timestamp e l'Event End Time.

Questo attributo è essenziale per identificare quali passaggi specifici del processo richiedono più tempo. Supporta la dashboard 'Colli di bottiglia della fase di revisione' consentendo un'analisi dettagliata delle durate delle attività. Differenziare tra tempo di elaborazione e tempo di attesa è fondamentale per comprendere le cause profonde dei ritardi.

Perché è importante

Misura il tempo di lavoro effettivo per ogni attività, aiutando a distinguere tra passaggi inefficienti (lunghi tempi di elaborazione) e ritardi di processo (lunghi tempi di attesa).

Dove trovare

Questo è un attributo calcolato, derivato da EventEndTime meno EventTimestamp. Non è memorizzato in Conga CLM.

Esempi
864001728003600
Unità aziendale
BusinessUnit
L'unità aziendale specifica all'interno dell'organizzazione a cui appartiene il contratto.
Descrizione

L'attributo Business Unit assegna un contratto a una divisione o segmento specifico dell'azienda, come 'Software Aziendale' o 'Hardware di Consumo'. Ciò consente un'analisi più granulare del processo di gestione dei contratti all'interno di diverse parti dell'organizzazione.

L'analisi per Business Unit può mostrare se diverse divisioni hanno varianti di processo, livelli di performance o tipi di contratto unici. Questo è prezioso per le grandi organizzazioni che cercano di standardizzare i processi pur adattandosi a esigenze specifiche e valide delle unità di business.

Perché è importante

Consente di segmentare le performance del processo per divisione organizzativa, evidenziando variazioni di efficienza o procedura all'interno dell'azienda.

Dove trovare

Potrebbe essere un campo personalizzato sull'oggetto Accordo o derivato dal profilo utente del responsabile del contratto.

Esempi
Vendite Nord AmericaServizi EMEADivisione Prodotti APAC
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Gestione dei Contratti

Queste sono le fasi chiave del processo e le milestone da registrare nel tuo event log per un'accurata scoperta dei processi e l'identificazione dei colli di bottiglia.
7 Consigliato 8 Facoltativo
Activity Descrizione
Approvazioni Interne Ottenute
Questa milestone significa che il contratto ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per l'esecuzione. Questo è tipicamente l'ultimo passaggio in un Processo di Approvazione Salesforce multistadio.
Perché è importante

Questa è una milestone critica che conclude il ciclo di revisione e approvazione interno. È il punto finale per misurare il KPI 'Tempo medio di approvazione del contratto'.

Dove trovare

Catturato dall'elenco correlato Salesforce Approval History sull'oggetto Contract. L'evento è il timestamp dello stato finale 'Approved' nel processo.

Acquisisci

Acquisire il timestamp del passaggio finale di approvazione nel processo di approvazione associato.

Tipo di evento explicit
Contratto Attivato
Rappresenta il momento in cui il contratto diventa efficace e operativo all'interno dell'organizzazione, attivando obblighi e diritti. Questo è tipicamente dedotto da un cambiamento di stato da 'Eseguito' ad 'Attivo'.
Perché è importante

Questa attività segna l'inizio del ciclo di vita post-firma. È il trigger per la gestione degli obblighi e il monitoraggio delle performance.

Dove trovare

Infermato dalla cronologia del campo status dell'oggetto Contract. L'evento è il timestamp quando lo status cambia a 'Active' o a un termine equivalente.

Acquisisci

Identificare il timestamp del cambio di stato da 'Executed' a 'Active'.

Tipo di evento inferred
Contratto Eseguito/Firmato
Questa è l'attività cruciale in cui tutte le parti hanno legalmente firmato il contratto, rendendolo un accordo vincolante. Soluzioni di firma elettronica integrate con Conga CLM, come Conga Sign, creano un evento esplicito e con timestamp.
Perché è importante

Questa attività rappresenta il completamento riuscito del processo pre-firma ed è una milestone chiave per metriche di performance come il 'Tasso di Esecuzione Contrattuale'. È spesso considerata l'evento finale del 'percorso felice' principale.

Dove trovare

Catturato dalla traccia di audit o dallo stato dello strumento di firma elettronica integrato. Uno stato finale 'Completato' o 'Firmato' viene registrato con un timestamp preciso.

Acquisisci

Registrare l'evento di completamento dall'API del servizio di firma elettronica integrato o dall'oggetto stato.

Tipo di evento explicit
Contratto Scaduto
Rappresenta la fine naturale del ciclo di vita di un contratto quando raggiunge la sua data di scadenza senza rinnovo o risoluzione. Questo evento non è esplicitamente registrato ma è derivato dai dati del contratto.
Perché è importante

Questa attività definisce la fine pianificata del ciclo di vita del contratto. L'analisi dei contratti scaduti aiuta a comprendere le opportunità di rinnovo e la gestione complessiva del portafoglio contrattuale.

Dove trovare

Questo è un evento calcolato. L'attività si verifica quando la data di sistema supera il campo 'Data di fine contratto' o 'Data di scadenza' sull'oggetto Contratto e il suo stato è ancora 'Attivo'.

Acquisisci

Derivare confrontando il campo 'Contract End Date' con la data corrente.

Tipo di evento calculated
Contratto Terminatto
Questa attività segna la fine prematura di un contratto prima della sua data di scadenza, basata su un'azione specifica. Questo è catturato da un cambiamento nello stato del contratto a 'Terminato'.
Perché è importante

Come stato finale chiave, gli eventi di risoluzione sono importanti per comprendere i tassi di fallimento dei contratti e le ragioni di cancellazione. Forniscono una conclusione definitiva, seppur spesso negativa, al processo.

Dove trovare

Infermato dalla cronologia del campo status dell'oggetto Contract. L'evento è il timestamp quando lo status viene aggiornato a 'Terminated' o 'Cancelled'.

Acquisisci

Acquisire il timestamp del cambio di stato a 'Terminated'.

Tipo di evento inferred
Revisione Legale Eseguita
Questa attività indica che il dipartimento legale ha completato la revisione del contratto. Può essere acquisita come un passaggio di approvazione esplicito in un workflow o dedotta da un cambiamento di stato come 'Revisione Legale Completata'.
Perché è importante

Isolare la fase di revisione legale è fondamentale per analizzare un comune bottleneck. Ciò supporta il KPI 'Tempo medio di revisione legale' e contribuisce all'ottimizzazione delle risorse del dipartimento legale.

Dove trovare

Questo può essere registrato nell'elenco correlato della cronologia delle approvazioni se si utilizzano le Approvazioni Salesforce. In alternativa, può essere dedotto da un cambiamento di stato sull'oggetto Contratto.

Acquisisci

Acquisire il timestamp del cambio di stato a 'Legal Review Complete' o del passaggio finale di approvazione dalla coda legale.

Tipo di evento inferred
Richiesta Contratto Avviata
Questa attività segna l'inizio formale del ciclo di vita del contratto, rappresentando la creazione di un nuovo record contrattuale nel sistema. Questo è tipicamente catturato come un evento esplicito quando un utente crea un nuovo oggetto Contratto in Conga CLM.
Perché è importante

Come punto di partenza per ogni contratto, questa attività è essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end. Consente l'analisi del volume e dei tipi di contratti che vengono avviati.

Dove trovare

Questo evento è catturato dalla data e dal timestamp di creazione del record Contratto nella piattaforma Salesforce, su cui è costruito Conga CLM. L'utente che ha creato il record viene tipicamente anche registrato.

Acquisisci

Tracciare l'evento di creazione dell'oggetto Contratto principale.

Tipo di evento explicit
Approvazione Controparte Ricevuta
Indica che la parte esterna ha accettato i termini ed è pronta a firmare. Questo è spesso uno stato aggiornato manualmente o potrebbe essere catturato da un portale se utilizzato.
Perché è importante

Questo segna la fine della fase di negoziazione attiva. È un evento chiave per misurare il 'Tempo medio del ciclo di negoziazione' e prevedere quando un contratto verrà eseguito.

Dove trovare

Molto probabilmente dedotto da un cambiamento di stato sull'oggetto Contratto, come il passaggio a 'In attesa di firma'. Questo viene aggiornato manualmente dal responsabile del contratto.

Acquisisci

Acquisire il timestamp quando lo stato viene cambiato in 'Approved by Counterparty' o 'Pending Signature'.

Tipo di evento inferred
Contratto Bozze
Rappresenta il completamento della redazione iniziale del documento contrattuale. Questo è spesso dedotto da un cambiamento di stato sul record del contratto, ad esempio, da 'Richiesto' a 'In redazione' o 'In revisione'.
Perché è importante

Il monitoraggio di questa attività aiuta a misurare il tempo impiegato per la stesura iniziale. Ritardi in questa fase possono indicare problemi con i template, la raccolta dei dati o l'allocazione delle risorse.

Dove trovare

Infermato dalla cronologia del campo status dell'oggetto Contract. Cercare un timestamp quando lo status cambia a un valore post-stesura come 'Internal Review'.

Acquisisci

Identificare il cambio di stato da 'Draft' al successivo stato logico nel workflow.

Tipo di evento inferred
Contratto Inviato alla Controparte
Rappresenta l'azione esplicita di invio del documento contrattuale alla parte esterna per la revisione e la negoziazione. Conga CLM fornisce spesso un'azione specifica 'Invia per la negoziazione' che viene registrata.
Perché è importante

Questa attività segna il passaggio dai processi interni alla negoziazione esterna. È il punto di partenza per misurare il tempo del ciclo di negoziazione.

Dove trovare

Tipicamente acquisita come record di Activity o Task associato al Contratto, spesso creata automaticamente da un'azione di sistema.

Acquisisci

Identificare l'event log 'Send for Negotiation' o 'Send to Counterparty'.

Tipo di evento explicit
Contratto Rielaborato/Riveduto
Questa attività si verifica ogni volta che una nuova versione del documento contrattuale viene archiviata o caricata durante le negoziazioni. Le capacità di controllo versione di Conga CLM creano un record per ogni versione del documento.
Perché è importante

Monitorare la frequenza delle revisioni (redline) aiuta a quantificare l'intensità della negoziazione e supporta l'indicatore chiave di prestazione (KPI) di 'Numero di Iterazioni di Revisione'. Può evidenziare contratti eccessivamente complessi o negoziazioni difficili.

Dove trovare

Catturato dalla cronologia delle versioni del documento contrattuale memorizzato in Conga CLM. Ogni nuova versione creata dopo l'invio alla controparte è un evento distinto.

Acquisisci

Registrare un evento per ogni nuova versione del documento creata con una modifica significativa del numero di versione.

Tipo di evento explicit
Contratto Rinnovato
Rappresenta il rinnovo riuscito di un contratto, estendendone il ciclo di vita. Questo può essere acquisito tramite un cambiamento di stato sul contratto originale o la creazione di un nuovo record contrattuale designato come rinnovo.
Perché è importante

Monitorare i rinnovi è fondamentale per la fidelizzazione dei ricavi e la continuità aziendale, supportando l'indicatore chiave di prestazione (KPI) di 'Tasso di Rinnovo Puntuale'. Rappresenta un esito positivo per il ciclo di vita del contratto.

Dove trovare

Può essere inferito da un cambio di stato a 'Renewed'. In alternativa, se viene creato un nuovo record di contratto, la creazione di questo nuovo record dove il campo 'Renewal For' punta al vecchio contratto.

Acquisisci

Identificare il cambio di stato a 'Renewed' o la creazione di un nuovo record di contratto collegato.

Tipo di evento inferred
Modifica Richiesta
Indica l'inizio di un processo per modificare formalmente un contratto esistente e attivo. Questo viene tipicamente catturato dalla creazione di un nuovo record 'Amendment' che è correlato al contratto originale.
Perché è importante

Le modifiche rappresentano significative variazioni di processo. Analizzare la loro frequenza e il tempo di ciclo può rivelare problemi con la definizione iniziale del contratto o con esigenze aziendali in evoluzione.

Dove trovare

Catturato dalla data di creazione di un nuovo record su un oggetto 'Amendment' o con nome simile che ha una relazione di lookup con l'oggetto Contract primario.

Acquisisci

Tracciare l'evento di creazione di un record di 'Emendamento' collegato al contratto.

Tipo di evento explicit
Revisione di Conformità Eseguita
Un'attività post-attivazione in cui il contratto viene revisionato rispetto ai requisiti o alle normative di conformità. Questa può essere catturata quando un task correlato o un elemento di checklist viene contrassegnato come completato.
Perché è importante

Questa attività è cruciale per monitorare la governance e la gestione del rischio. Supporta il KPI 'Tasso di aderenza alla Revisione di Conformità' tracciando se e quando questi controlli avvengono.

Dove trovare

Probabilmente dedotto dal completamento di un Task correlato o di un oggetto personalizzato 'Revisione Conformità' collegato al Contratto. La data di completamento di questo record funge da timestamp dell'evento.

Acquisisci

Acquisire la data di completamento di un task ricorrente o di un record di conformità correlato.

Tipo di evento inferred
Revisione Interna Avviata
Segna il momento in cui il contratto redatto viene sottoposto a revisione da parte degli stakeholder interni, come i responsabili finanziari o delle unità di business. Questo è tipicamente dedotto da un cambiamento di stato a 'In revisione interna' o simile.
Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per misurare il tempo del ciclo di revisione interno. Aiuta a identificare quanto tempo i contratti attendono la revisione e quanto tempo il processo di revisione stesso richiede.

Dove trovare

Deducibile dalla cronologia del campo stato dell'oggetto Contratto. L'evento è registrato con un timestamp quando lo stato cambia per riflettere l'inizio della fase di revisione interna.

Acquisisci

Acquisire il timestamp quando lo stato del contratto cambia in 'Internal Review' o equivalente.

Tipo di evento inferred
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