Il template dei dati per la gestione dei contratti
Il template dei dati per la gestione dei contratti
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività chiave da monitorare
- Indicazioni per l’estrazione
Attributi per la gestione dei contratti
| Nome | Descrizione | ||
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ID del contratto
ContractId
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Identificativo univoco di ciascun accordo contrattuale, utilizzato come identificativo principale del caso. | ||
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Descrizione
Il Contract ID è l’identificativo univoco del caso che collega tutti gli eventi e le attività relativi al ciclo di vita di un singolo contratto. Consente di seguire il contratto dall’iniziale richiesta fino alla stesura, alla negoziazione e alla firma, fino all’eventuale risoluzione o rinnovo. Nell’analisi di Process Mining, ogni evento deve essere associato a un Contract ID per ricostruire il percorso di ciascun contratto. In questo modo è possibile avere una visione completa del processo, analizzare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e monitorare la conformità dei singoli contratti o di gruppi di contratti.
Perché è importante
È la chiave essenziale per ricostruire l’intero ciclo di vita di un contratto e consente tutte le analisi di Process Mining collegando le attività correlate in un unico caso.
Dove reperirli
In genere è la chiave primaria dell’oggetto Agreement o Contract principale in Conga CLM, spesso denominata, ad esempio, 'Apttus_Config2__AgreementId__c'.
Esempi
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Nome dell’attività
ActivityName
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Nome dell’evento aziendale o dell’attività specifica che si è verificata durante il ciclo di vita del contratto. | ||
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Descrizione
Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa del processo di gestione dei contratti, ad esempio 'Contract Drafted', 'Legal Review Conducted' o 'Contract Executed/Signed'. Questo attributo serve a creare la mappa del processo e a mostrare la sequenza delle azioni svolte. L’analisi di questo attributo rivela il flusso del processo, individua i percorsi più comuni e quelli alternativi e aiuta a misurare la frequenza di ciascuna attività. È fondamentale per calcolare i KPI relativi alla conformità del processo, alle rilavorazioni e ai tempi di ciclo tra le diverse fasi.
Perché è importante
Definisce le fasi del processo, costituisce la struttura portante della mappa e consente di analizzare il flusso di lavoro, le deviazioni e la frequenza delle attività.
Dove reperirli
Spesso si ricava mappando le modifiche di stato, le attività completate o gli eventi specifici registrati sull’oggetto Contract in Conga CLM.
Esempi
Bozza del contratto completataRevisione legale completataContratto firmatoContratto rinnovato
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Timestamp dell’evento
EventTimestamp
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Data e ora precise in cui l’attività è iniziata o si è verificata. | ||
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Descrizione
Il timestamp dell’evento registra il momento in cui si è svolta una specifica attività. Fornisce l’ordine cronologico necessario per ricostruire il flusso del processo di ciascun contratto. I timestamp sono indispensabili per tutte le analisi di Process Mining basate sul tempo. Questo attributo serve a calcolare la durata tra le attività, i tempi di ciclo complessivi dei casi e i tempi di attesa. È fondamentale per individuare i colli di bottiglia, monitorare il rispetto degli SLA e comprendere le dinamiche temporali del processo di gestione dei contratti. È inoltre il criterio principale per ordinare gli eventi all’interno di un caso.
Perché è importante
Fornisce la sequenza cronologica degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, individuare i colli di bottiglia e comprendere le prestazioni del processo.
Dove reperirli
Questi dati si trovano in genere nei campi di cronologia, come 'CreatedDate' negli oggetti Task o Event correlati, oppure in specifici campi data dell’oggetto Contract principale.
Esempi
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Sistema di origine
SourceSystemName
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Identifica il sistema di origine da cui sono stati estratti i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica il sistema di registrazione dei dati degli eventi, che in questo caso è Conga CLM. È importante per la governance e la tracciabilità dei dati, soprattutto negli ambienti in cui i dati possono provenire da più sistemi. Anche se in un’analisi basata su un solo sistema può sembrare un dato statico, fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati e aiuta a garantirne l’integrità e a risolvere i problemi di estrazione. Diventa fondamentale quando si combinano i dati contrattuali con informazioni provenienti da altri sistemi, come un CRM o un ERP.
Perché è importante
Fornisce un contesto essenziale per la provenienza e la governance dei dati, chiarendo l’origine dei dati di processo, aspetto fondamentale per la convalida e l’affidabilità.
Dove reperirli
In genere è un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL) per indicare l’origine dell’insieme di dati.
Esempi
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdateTimestamp
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Timestamp che indica quando i dati di questo record sono stati aggiornati l’ultima volta dal sistema di origine. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione più recente dei dati da Conga CLM. È un metadato fondamentale per conoscere l’aggiornamento dei dati utilizzati nell’analisi e assicurarsi che le decisioni si basino su informazioni aggiornate. Nelle Dashboard e nei report, questo timestamp indica agli utenti quanto sono aggiornati i dati. È essenziale per la governance dei dati e per gestire le aspettative degli utenti sulla tempestività dei risultati forniti dallo strumento di Process Mining.
Perché è importante
Questo timestamp indica quanto sono aggiornati i dati e permette di verificare che ogni analisi o decisione si basi su informazioni con un livello di aggiornamento noto e adeguato.
Dove reperirli
Questo campo di metadati viene in genere generato e compilato dallo strumento o dallo script ETL (Extract, Transform, Load) durante l’acquisizione dei dati.
Esempi
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Data di scadenza
ExpirationDate
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La data in cui è prevista la scadenza del contratto. | ||
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Descrizione
La data di scadenza è un campo data fondamentale che indica la fine della durata del contratto. È essenziale per gestirne il ciclo di vita dopo la firma. Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Rinnovi e scadenze imminenti» e per il KPI «Tasso di rinnovo puntuale». Analizzando questa data, le organizzazioni possono gestire in modo proattivo le scadenze dei contratti, avviare per tempo le procedure di rinnovo ed evitare interruzioni involontarie dei servizi o dei ricavi.
Perché è importante
Questa data è fondamentale per una gestione proattiva dei contratti: le Dashboard che monitorano le scadenze imminenti aiutano a evitare rinnovi mancati e perdite di ricavi.
Dove reperirli
È un campo data standard nell’oggetto Agreement, spesso denominato 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Esempi
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Ora di fine dell’evento
EventEndTime
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La data e l’ora esatte in cui un’attività è stata completata. | ||
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Descrizione
L’ora di fine dell’evento indica il completamento di una specifica attività o fase del processo. Se associata al timestamp dell’evento (ora di inizio), consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione di ogni attività. Questo attributo è fondamentale per l’analisi delle prestazioni, perché permette di misurare la durata di ogni fase. Aiuta così a individuare le attività che richiedono più tempo e offre una visione più accurata dell’utilizzo e dell’efficienza delle risorse rispetto al solo orario di inizio dell’evento successivo.
Perché è importante
Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, un dato essenziale per individuare i colli di bottiglia legati alla durata e analizzare l’efficienza delle risorse.
Dove reperirli
Questo timestamp può essere presente in campi come 'CompletedDate' o 'ActualEndDate' degli oggetti attività o task collegati al contratto principale.
Esempi
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Responsabile del contratto
ContractOwner
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L’utente o il dipendente responsabile della gestione del contratto durante tutto il suo ciclo di vita. | ||
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Descrizione
Il responsabile del contratto è la persona a cui è affidata la responsabilità principale per un contratto. In genere si occupa della stesura e della negoziazione e si assicura che il contratto proceda nell’iter di approvazione. L’analisi delle prestazioni del processo per responsabile del contratto può mettere in luce differenze in termini di efficienza, rispetto del processo standard e distribuzione del carico di lavoro. Queste informazioni aiutano a individuare le prassi più efficaci, le esigenze di formazione e i possibili squilibri nell’allocazione delle risorse. È una dimensione importante per l’analisi delle prestazioni e della produttività.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni per utente, individuando chi ottiene i risultati migliori, le opportunità di formazione e gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro.
Dove reperirli
Probabilmente si tratta di un campo di ricerca utente nell’oggetto Agreement principale di Conga CLM, spesso denominato 'OwnerId' o 'Contract_Owner__c' se personalizzato.
Esempi
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Stato del contratto
ContractStatus
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La fase attuale del ciclo di vita del contratto, ad esempio 'Bozza', 'In approvazione' o 'Firmato'. | ||
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Descrizione
Lo stato del contratto indica la fase attuale del contratto nel suo ciclo di vita. Fornisce una fotografia della situazione in un dato momento, distinta dal nome dell’attività registrata nell’evento. Mentre l’Event Log mostra la sequenza delle attività passate, lo stato descrive la situazione attuale del contratto. È utile per filtrare i casi, ad esempio per analizzare solo i contratti attualmente attivi o capire perché molti siano bloccati nello stato 'In approvazione'. Completa i dati sulle attività fornendo informazioni sullo stato.
Perché è importante
Fornisce una fotografia della fase attuale del contratto, utile per filtrare e analizzare i casi attivi e comprendere la distribuzione degli stati del processo.
Dove reperirli
È un campo standard a selezione multipla nell’oggetto Agreement, spesso denominato 'Apttus_Config2__Status__c' o 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Esempi
BozzaIn revisione internaFirmatoScaduto
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Tipo di contratto
ContractType
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La classificazione del contratto, ad esempio NDA, MSA o SOW. | ||
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Descrizione
Il tipo di contratto è un attributo categoriale che raggruppa i contratti in base alla loro finalità o natura giuridica. Tra gli esempi più comuni figurano gli accordi di riservatezza (Non-Disclosure Agreement, NDA), gli accordi quadro per la fornitura di servizi (Master Services Agreement, MSA) e le dichiarazioni di lavoro (Statement of Work, SOW). Questa dimensione è fondamentale per l’analisi comparativa. Consente di filtrare la mappa del processo per verificare se i diversi tipi di contratto seguono percorsi differenti o hanno tempi di ciclo diversi. È essenziale per distinguere le variazioni di processo appropriate per determinati tipi di contratto dalle deviazioni effettive.
Perché è importante
Consente di segmentare il processo e confrontare flussi di lavoro, tempi di ciclo e colli di bottiglia per diverse categorie di contratto, ad esempio NDA e MSA.
Dove reperirli
In genere è un campo a selezione multipla o di ricerca nell’oggetto Agreement, spesso denominato 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' o simile.
Esempi
Accordo di riservatezza (NDA)Accordo quadro per la fornitura di servizi (MSA)Dichiarazione di lavoro (SOW)
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Valore del contratto
ContractValue
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Il valore monetario complessivo associato al contratto. | ||
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Descrizione
Il valore del contratto rappresenta il valore economico di un accordo. A seconda del contesto aziendale, può corrispondere all’importo totale del contratto, ai ricavi ricorrenti annuali o a un’altra metrica finanziaria rilevante. L’analisi di questo attributo è fondamentale per ottimizzare il processo in base al valore. Permette di dare priorità ai contratti di maggior valore e aiuta a capire, ad esempio, se vengono elaborati più rapidamente o se tendono a bloccarsi più spesso in determinate fasi. È un dato essenziale per la Dashboard «Analisi del flusso dei contratti per valore».
Perché è importante
Consente di analizzare il processo in base al valore, dando priorità ai miglioramenti che riguardano i contratti di maggior valore e aiutando a comprenderne l’impatto sull’azienda.
Dove reperirli
In genere è un campo valuta nell’oggetto Agreement di Conga CLM, ad esempio 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Esempi
500002500001200000
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Data di rinnovo
RenewalDate
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La data prevista per avviare la procedura di rinnovo del contratto. | ||
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Descrizione
La data di rinnovo è una data calcolata o impostata manualmente che indica quando avviare la procedura di rinnovo di un contratto. In genere viene fissata con un certo anticipo rispetto alla data di scadenza, ad esempio 90 giorni prima. Questo attributo aiuta i team a gestire efficacemente le attività di rinnovo. Può essere usato per attivare avvisi e automatizzare le attività legate ai rinnovi, assicurando che la procedura inizi con sufficiente anticipo. È un elemento essenziale per il KPI «Tasso di rinnovo puntuale».
Perché è importante
Fornisce un riferimento per avviare le attività di rinnovo, aiuta a rinnovare i contratti nei tempi previsti e favorisce una gestione proattiva del ciclo di vita.
Dove reperirli
Può essere un campo formula personalizzato basato sulla data di scadenza oppure un campo data separato nell’oggetto Agreement di Conga CLM.
Esempi
2025-10-022026-04-012024-05-17
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È una rilavorazione
IsRework
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Un indicatore calcolato che segnala se un’attività fa parte di un ciclo di rilavorazione. | ||
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Descrizione
È una rilavorazione è un indicatore booleano impostato su 'true' quando un’attività rappresenta un passo indietro nel processo, ad esempio il ritorno alla fase 'Contratto redatto' dopo una revisione legale. Non è un campo presente nel sistema di origine, ma viene calcolato durante la trasformazione dei dati per il Process Mining. Questo indicatore è prezioso per quantificare le inefficienze del processo. Supporta direttamente il KPI «Tasso di rilavorazione dei contratti» e aiuta a visualizzare i cicli nella mappa del processo. Individuare la frequenza e le cause delle rilavorazioni è uno degli obiettivi principali di molte iniziative di miglioramento dei processi.
Perché è importante
Questo indicatore calcolato facilita la quantificazione e l’analisi delle inefficienze del processo, mettendo in evidenza le attività che fanno parte di cicli di rilavorazione dispendiosi.
Dove reperirli
Questo attributo non è presente nel sistema di origine. Viene calcolato nello strumento di Process Mining o nel livello ETL in base alla sequenza delle attività.
Esempi
truefalse
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Nome della controparte
CounterpartyName
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Il nome della parte esterna, azienda o persona coinvolta nel contratto. | ||
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Descrizione
Il nome della controparte identifica l’altra parte firmataria dell’accordo, in genere un cliente, un fornitore o un’organizzazione partner. L’analisi delle metriche di processo per controparte può rivelare schemi importanti. Ad esempio, può mostrare che le trattative con alcune controparti richiedono sistematicamente più tempo o più revisioni. Queste informazioni possono orientare le strategie di negoziazione e aiutare a gestire i rapporti con i partner aziendali più importanti.
Perché è importante
Consente di analizzare le variazioni del processo in base alla parte esterna, individuando i clienti o i fornitori con cicli di negoziazione più lunghi o un numero maggiore di revisioni.
Dove reperirli
Spesso è un riferimento all’oggetto Account in Salesforce, collegato all’oggetto Agreement in Conga CLM.
Esempi
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Regione
Region
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La regione geografica associata al contratto, ad esempio 'Nord America' o 'EMEA'. | ||
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Descrizione
L’attributo Regione indica l’area geografica pertinente al contratto, che può dipendere dalla sede della controparte, dalla regione di vendita o dalla legge applicabile. Questo attributo consente di analizzare il processo contrattuale in base all’area geografica. Aiuta a rispondere a domande come: «I contratti EMEA richiedono più tempo per essere approvati a causa di normative diverse?» oppure «I contratti nell’area APAC vengono modificati più spesso?» Fornisce un contesto prezioso per le attività a livello globale.
Perché è importante
La segmentazione per regione aiuta a individuare differenze geografiche nei tempi di ciclo, nei requisiti di conformità o nei percorsi del processo, un aspetto fondamentale per le aziende che operano a livello globale.
Dove reperirli
Spesso è un campo personalizzato nell’oggetto Agreement oppure deriva dagli oggetti Account o User collegati.
Esempi
Nord AmericaEMEAAPACAmerica Latina
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Reparto del responsabile
OwnerDepartment
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Il reparto di appartenenza del responsabile del contratto, ad esempio 'Vendite', 'Ufficio legale' o 'Approvvigionamenti'. | ||
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Descrizione
L’attributo Reparto del responsabile specifica la funzione aziendale a cui appartiene il responsabile del contratto. In genere, questa informazione proviene dal profilo utente nel sistema. È una dimensione utile per confrontare le prestazioni del processo tra reparti diversi. Può aiutare a capire se l’ufficio legale costituisce un collo di bottiglia, se il team vendite segue un processo diverso o se alcuni reparti hanno tempi di ciclo significativamente più lunghi. Queste informazioni sono preziose per le iniziative di miglioramento dei processi che coinvolgono più funzioni aziendali.
Perché è importante
Consente di analizzare il processo per funzione aziendale, mettendo in evidenza le differenze di prestazioni e i colli di bottiglia tra reparti come vendite e ufficio legale.
Dove reperirli
Questi dati provengono in genere dall’oggetto User in Salesforce, collegato tramite il campo Responsabile del contratto nell’oggetto Agreement.
Esempi
VenditeUfficio legaleApprovvigionamentiFinanza
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Stato di conformità
ComplianceStatus
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Indica se il contratto ha superato le verifiche di conformità richieste. | ||
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Descrizione
Lo stato di conformità indica la situazione del contratto rispetto alle politiche interne o alle normative esterne. Può assumere valori come 'Non avviato', 'In revisione', 'Superato' o 'Non superato'. Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Monitoraggio della conformità e degli obblighi» e per il relativo KPI. Offre una visibilità diretta sul rispetto dei requisiti di conformità e aiuta a ridurre i rischi legali e finanziari, assicurando che tutti i contratti siano sottoposti ai controlli richiesti e li superino prima della firma o dell’attivazione.
Perché è importante
Misura direttamente il rispetto dei protocolli di conformità e aiuta a individuare e ridurre i rischi legali e finanziari nel portafoglio contratti.
Dove reperirli
Probabilmente è un campo personalizzato a selezione multipla nell’oggetto Agreement, aggiornato in seguito a specifiche attività o approvazioni relative alla conformità.
Esempi
SuperatoDa rivedereNon applicabileNon superato
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Tempo di ciclo dell’approvazione
ApprovalCycleTime
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Il tempo complessivo trascorso dal contratto nella fase di approvazione. | ||
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Descrizione
Il tempo di ciclo dell’approvazione è una metrica calcolata che misura la durata dal momento in cui un contratto entra nel processo di approvazione, ad esempio con l’attività 'Avvio revisione interna', fino all’approvazione interna definitiva. Somma i tempi di tutte le fasi di approvazione pertinenti. Questo attributo è la misura principale per la Dashboard «Tempo di ciclo dell’approvazione dei contratti» e per il KPI «Tempo medio di approvazione dei contratti». Offre una visione d’insieme dell’efficienza dell’intero flusso di lavoro di approvazione e facilita il monitoraggio dei risultati rispetto agli obiettivi e l’individuazione dei ritardi sistematici.
Perché è importante
Questo KPI misura direttamente l’efficienza del flusso di lavoro di approvazione e aiuta a individuare e risolvere i ritardi in una fase cruciale del ciclo di vita del contratto.
Dove reperirli
È una metrica calcolata, ottenuta misurando per ogni contratto la differenza di tempo tra la prima attività di approvazione e quella di approvazione finale.
Esempi
259200604800432000
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Unità aziendale
BusinessUnit
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L’unità aziendale specifica dell’organizzazione a cui appartiene il contratto. | ||
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Descrizione
L’attributo Unità aziendale assegna un contratto a una divisione o a un segmento specifico dell’azienda, ad esempio 'Software per le imprese' o 'Hardware per i consumatori'. Consente di analizzare con maggiore dettaglio la gestione dei contratti nelle diverse aree dell’organizzazione. L’analisi per unità aziendale può mostrare se le diverse divisioni adottano varianti di processo specifiche, hanno livelli di prestazione diversi o gestiscono tipi di contratto differenti. È un’informazione utile per le grandi organizzazioni che vogliono standardizzare i processi, tenendo conto delle esigenze specifiche e legittime di ciascuna unità aziendale.
Perché è importante
Consente di segmentare le prestazioni del processo per divisione organizzativa, mettendo in luce le differenze di efficienza o di procedura tra le varie aree aziendali.
Dove reperirli
Può essere un campo personalizzato nell’oggetto Agreement oppure derivare dal profilo utente del responsabile del contratto.
Esempi
Vendite Nord AmericaServizi EMEADivisione prodotti APAC
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Attività di gestione dei contratti
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Approvazioni interne ottenute
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Questa tappa indica che il contratto ha ottenuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per la firma. In genere corrisponde alla fase finale di un processo di approvazione Salesforce articolato in più fasi. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di revisione e approvazione interna. Segna il termine del periodo da misurare per il KPI 'Average Contract Approval Time'.
Dove reperirli
Si ricava dall’elenco correlato della cronologia delle approvazioni Salesforce nell’oggetto Contract. L’evento corrisponde al timestamp dello stato finale 'Approved' nel processo.
Acquisizione
Registri il timestamp della fase di approvazione finale nel processo di approvazione associato.
Tipo di evento
explicit
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Contratto attivato
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Indica che il contratto entra in vigore e diventa operativo nell’organizzazione, attivando obblighi e diritti. In genere si deduce dalla modifica dello stato da 'Executed' a 'Active'. | ||
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Perché è importante
Questa attività segna l’inizio del ciclo di vita successivo alla firma. Avvia la gestione degli obblighi e il monitoraggio delle prestazioni.
Dove reperirli
Si deduce dalla cronologia dei campi di stato dell’oggetto Contract. L’evento corrisponde al timestamp in cui lo stato passa a 'Active' o a un valore equivalente.
Acquisizione
Individui il timestamp della modifica dello stato da 'Executed' a 'Active'.
Tipo di evento
inferred
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Contratto firmato
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È il momento decisivo in cui tutte le parti firmano legalmente il contratto, rendendolo vincolante. Le soluzioni di firma elettronica integrate con Conga CLM, come Conga Sign, generano un evento esplicito con timestamp. | ||
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Perché è importante
Questa attività segna il completamento del processo che precede la firma ed è una tappa fondamentale per metriche come il 'Contract Execution Rate'. Spesso rappresenta l’evento finale del percorso ottimale.
Dove reperirli
Si ricava dalla traccia di controllo o dallo stato dello strumento di firma elettronica integrato. Lo stato finale 'Completed' o 'Signed' viene registrato con un timestamp preciso.
Acquisizione
Registri l’evento di completamento tramite l’API del servizio di firma elettronica integrato o l’oggetto di stato.
Tipo di evento
explicit
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Contratto risolto
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Questa attività segna la conclusione anticipata del contratto, prima della data di scadenza, a seguito di un’azione specifica. Viene registrata quando lo stato del contratto passa a 'Terminated'. | ||
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Perché è importante
In quanto stato finale rilevante, gli eventi di risoluzione sono importanti per comprendere i tassi e le cause di cessazione dei contratti. Forniscono una conclusione definitiva del processo, anche se spesso negativa.
Dove reperirli
Si deduce dalla cronologia dei campi di stato dell’oggetto Contract. L’evento corrisponde al timestamp in cui lo stato viene aggiornato a 'Terminated' o 'Cancelled'.
Acquisizione
Registri il timestamp della modifica dello stato a 'Terminated'.
Tipo di evento
inferred
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Contratto scaduto
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Indica la conclusione naturale del ciclo di vita del contratto alla data di scadenza, senza rinnovo né risoluzione. L’evento non viene registrato esplicitamente, ma si ricava dai dati del contratto. | ||
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Perché è importante
Questa attività definisce la fine prevista del ciclo di vita del contratto. Analizzare i contratti scaduti aiuta a comprendere le opportunità di rinnovo e a gestire il portafoglio contratti nel suo complesso.
Dove reperirli
È un evento calcolato. Si verifica quando la data di sistema supera il campo 'Contract End Date' o 'Expiration Date' dell’oggetto Contract e il relativo stato è ancora 'Active'.
Acquisizione
Ricavi l’evento confrontando il campo 'Contract End Date' con la data corrente.
Tipo di evento
calculated
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Revisione legale completata
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Indica che l’ufficio legale ha completato la revisione del contratto. L’attività può essere registrata come fase di approvazione esplicita in un flusso di lavoro oppure dedotta da una modifica dello stato, ad esempio a 'Legal Review Complete'. | ||
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Perché è importante
Isolare la fase di revisione legale è fondamentale per analizzare un collo di bottiglia frequente. Questo consente di calcolare il KPI 'Average Legal Review Time' e di ottimizzare le risorse dell’ufficio legale.
Dove reperirli
Se si utilizzano le approvazioni Salesforce, l’attività può essere registrata nell’elenco correlato della cronologia delle approvazioni. In alternativa, si può dedurre da una modifica dello stato dell’oggetto Contract.
Acquisizione
Registri il timestamp della modifica dello stato a 'Legal Review Complete' o della fase di approvazione finale nella coda dell’ufficio legale.
Tipo di evento
inferred
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Richiesta di contratto avviata
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Questa attività segna l’inizio formale del ciclo di vita del contratto e corrisponde alla creazione di una nuova scheda contrattuale nel sistema. In genere viene registrata come evento esplicito quando un utente crea un nuovo oggetto Contract in Conga CLM. | ||
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Perché è importante
Essendo il punto di partenza di ogni contratto, questa attività è essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end. Consente di analizzare il volume e le tipologie di contratti avviati.
Dove reperirli
L’evento viene ricavato dalla data e dal timestamp di creazione della scheda Contract nella piattaforma Salesforce, su cui si basa Conga CLM. Di norma viene registrato anche l’utente che ha creato la scheda.
Acquisizione
Registri l’evento di creazione dell’oggetto Contract principale.
Tipo di evento
explicit
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Approvazione della controparte ricevuta
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Indica che la controparte esterna ha accettato le condizioni ed è pronta a firmare. Spesso corrisponde a uno stato aggiornato manualmente oppure, se si utilizza un portale, può essere registrato da quest’ultimo. | ||
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Perché è importante
Segna la fine della fase di negoziazione attiva. È un evento chiave per misurare il KPI 'Average Negotiation Cycle Time' e prevedere quando verrà firmato un contratto.
Dove reperirli
In genere si deduce da una modifica dello stato dell’oggetto Contract, ad esempio al passaggio a 'Awaiting Signature'. Il responsabile del contratto aggiorna questo stato manualmente.
Acquisizione
Registri il timestamp della modifica dello stato a 'Approved by Counterparty' o 'Pending Signature'.
Tipo di evento
inferred
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Bozza del contratto completata
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Indica che è stata completata la stesura iniziale del documento contrattuale. Spesso si deduce da una modifica dello stato della scheda del contratto, ad esempio da 'Requested' a 'Drafting' o 'In Review'. | ||
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Perché è importante
Monitorare questa attività aiuta a misurare il tempo dedicato alla stesura iniziale. Eventuali ritardi possono indicare problemi con i template, la raccolta dei dati o l’assegnazione delle risorse.
Dove reperirli
Si deduce dalla cronologia dei campi di stato dell’oggetto Contract. Si individua il timestamp in cui lo stato passa a un valore successivo alla stesura, ad esempio 'Internal Review'.
Acquisizione
Individui la modifica dello stato da 'Draft' alla fase successiva prevista nel flusso di lavoro.
Tipo di evento
inferred
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Contratto inviato alla controparte
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Indica l’invio esplicito del documento contrattuale alla controparte esterna per la revisione e la negoziazione. Conga CLM offre spesso un’azione specifica, 'Send for Negotiation', che viene registrata. | ||
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Perché è importante
Questa attività segna il passaggio dalle attività interne alla negoziazione esterna. È il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo della negoziazione.
Dove reperirli
In genere viene registrata come record Activity o Task associato al contratto, spesso creato automaticamente da un’azione di sistema.
Acquisizione
Individui l’evento 'Send for Negotiation' o 'Send to Counterparty' nel log degli eventi.
Tipo di evento
explicit
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Contratto modificato o revisionato
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Questa attività si verifica ogni volta che, durante la negoziazione, viene archiviata o caricata una nuova versione del documento contrattuale. La gestione delle versioni di Conga CLM crea un record per ogni versione del documento. | ||
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Perché è importante
Monitorare la frequenza delle modifiche aiuta a quantificare l’intensità delle negoziazioni e a calcolare il KPI 'Redline Iteration Count'. Può mettere in evidenza contratti eccessivamente complessi o negoziazioni difficili.
Dove reperirli
Si ricava dalla cronologia delle versioni del documento contrattuale archiviato in Conga CLM. Ogni nuova versione creata dopo l’invio alla controparte costituisce un evento distinto.
Acquisizione
Registri un evento per ogni nuova versione del documento creata con un incremento del numero di versione principale.
Tipo di evento
explicit
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Contratto rinnovato
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Indica il rinnovo del contratto, che ne prolunga il ciclo di vita. Può essere registrato con una modifica dello stato del contratto originale oppure con la creazione di un nuovo record contrattuale contrassegnato come rinnovo. | ||
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Perché è importante
Monitorare i rinnovi è fondamentale per mantenere i ricavi e garantire la continuità aziendale, oltre a consentire di calcolare il KPI 'Timely Renewal Rate'. Il rinnovo rappresenta un esito positivo del ciclo di vita del contratto.
Dove reperirli
Si può dedurre da una modifica dello stato a 'Renewed'. In alternativa, se viene creato un nuovo record contrattuale, si può rilevare la creazione del record il cui campo 'Renewal For' rimanda al contratto precedente.
Acquisizione
Individui la modifica dello stato a 'Renewed' o la creazione di un nuovo record contrattuale collegato.
Tipo di evento
inferred
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Modifica contrattuale richiesta
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Indica l’avvio della procedura per modificare formalmente un contratto esistente e attivo. In genere viene registrata con la creazione di un nuovo record 'Amendment' collegato al contratto originale. | ||
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Perché è importante
Le modifiche contrattuali rappresentano variazioni significative del processo. Analizzarne la frequenza e i tempi di ciclo può far emergere problemi nella definizione iniziale del contratto o cambiamenti nelle esigenze aziendali.
Dove reperirli
Si ricava dalla data di creazione di un nuovo record nell’oggetto 'Amendment' o in un oggetto con nome analogo, collegato tramite una relazione di ricerca all’oggetto Contract principale.
Acquisizione
Registri l’evento di creazione di un record 'Amendment' collegato al contratto.
Tipo di evento
explicit
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Revisione interna avviata
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Indica il momento in cui il contratto redatto viene inviato alla revisione delle parti interessate interne, ad esempio il reparto finanziario o i responsabili delle unità aziendali. In genere si deduce da una modifica dello stato a 'In Internal Review' o a un valore equivalente. | ||
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Perché è importante
Questa attività è il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo della revisione interna. Aiuta a capire quanto a lungo i contratti restano in attesa di revisione e quanto dura la revisione stessa.
Dove reperirli
Si deduce dalla cronologia dei campi di stato dell’oggetto Contract. L’evento viene registrato con il timestamp della modifica dello stato che segna l’inizio della fase di revisione interna.
Acquisizione
Registri il timestamp della modifica dello stato del contratto a 'Internal Review' o a un valore equivalente.
Tipo di evento
inferred
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Verifica di conformità eseguita
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È un’attività successiva all’attivazione, durante la quale il contratto viene verificato rispetto ai requisiti di conformità o alle normative. Può essere registrata quando un’attività correlata o una voce di controllo viene contrassegnata come completata. | ||
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Perché è importante
Questa attività è fondamentale per monitorare la governance e la gestione dei rischi. Consente di calcolare il KPI 'Compliance Review Adherence Rate', registrando se e quando vengono effettuati questi controlli.
Dove reperirli
Probabilmente si deduce dal completamento di una Task correlata o di un oggetto personalizzato 'Compliance Review' collegato al contratto. La data di completamento del record funge da timestamp dell’evento.
Acquisizione
Registri la data di completamento di un’attività ricorrente o di un record di conformità correlato.
Tipo di evento
inferred
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