Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Perché è fondamentale ottimizzare il processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione

Le scritture contabili sono alla base di una rendicontazione finanziaria accurata nel ciclo dalla registrazione alla rendicontazione. In un ambiente SAP ECC, gestirle in modo efficiente è essenziale per chiudere i conti puntualmente, rispettare i requisiti normativi e garantire l’integrità dei rendiconti finanziari. Le inefficienze, come ritardi nelle approvazioni, errori che richiedono rilavorazioni o scarsa visibilità sui colli di bottiglia, possono avere conseguenze finanziarie significative: cicli di chiusura più lunghi, costi operativi maggiori dovuti agli interventi manuali e possibili rischi di non conformità causati da rendicontazioni inesatte o tardive. Per individuare gli ostacoli all’accuratezza finanziaria e alla rapidità operativa, è essenziale comprendere il flusso effettivo delle scritture contabili dall’inserimento alla registrazione definitiva e alla riconciliazione.

Come il Process Mining trasforma l’analisi delle scritture contabili in SAP ECC

Il Process Mining offre un nuovo approccio per comprendere e migliorare il processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione in SAP ECC. A differenza dei metodi di analisi tradizionali, basati su ipotesi o verifiche manuali, il Process Mining utilizza gli Event Log direttamente dal modulo FI-GL di SAP ECC e ricava informazioni da tabelle come BKPF, BSEG e FAGLFLEXA. Utilizzando l’ID della scrittura contabile come identificativo del caso, ricostruisce il percorso effettivo di ogni singola scrittura. La visualizzazione del processo, oggettiva e basata sui dati, mostra la sequenza reale delle attività, i ritardi nascosti e le deviazioni dal flusso previsto. Può così ottenere risposte concrete a domande come: qual è il tempo medio di ciclo tra la creazione e la registrazione di una scrittura contabile? Quali passaggi di approvazione causano i ritardi maggiori? Con quale frequenza le scritture vengono respinte e corrette, e quali sono le cause profonde? Il Process Mining consente di individuare con precisione i colli di bottiglia, quantificarne l’impatto e identificare opportunità di semplificazione, aiutando a capire come migliorare il processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione.

Aree chiave per migliorare il processo delle scritture contabili

Con il Process Mining emergono le aree di miglioramento più comuni nel processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione in SAP ECC. È possibile individuare opportunità significative per:

• Ridurre i colli di bottiglia nelle approvazioni: individuare gli approvatori o le fasi di approvazione che causano ritardi, così da intervenire con formazione mirata o modifiche ai flussi di lavoro e accelerare le attività di approvazione delle scritture contabili.
• Limitare le rilavorazioni e i rifiuti: analizzare le attività di rifiuto e correzione con nuovo invio delle scritture contabili per capire perché vengono respinte e risolvere i problemi alla fonte, ad esempio le richieste iniziali incomplete o le istruzioni poco chiare.
• Semplificare il flusso della documentazione: monitorare quando viene allegata la documentazione di supporto per verificare che ciò avvenga prima o contestualmente all’invio per la revisione, evitando ritardi dovuti a informazioni mancanti.
• Ottimizzare la verifica delle registrazioni: esaminare il tempo di attraversamento tra la registrazione della scrittura contabile e la verifica della registrazione, per garantire un seguito tempestivo e la riconciliazione, riducendo il tempo di ciclo del processo.
• Automatizzare i passaggi manuali: individuare le opportunità per automatizzare le attività manuali ripetitive, identificando sequenze ricorrenti o modalità standard di elaborazione dei tipi di scrittura contabile che potrebbero trarre vantaggio dall’automazione robotica dei processi (RPA).

Risultati concreti per le attività finanziarie

Ottimizzare con il Process Mining il processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione porta benefici significativi e misurabili. Può ottenere:

• Una chiusura finanziaria più rapida: individuando ed eliminando i ritardi, può ridurre sensibilmente il tempo di ciclo complessivo delle scritture contabili e contribuire a una chiusura finanziaria più rapida e prevedibile.
• Maggiore accuratezza finanziaria: ridurre le rilavorazioni e gli errori migliora direttamente la qualità dei dati e limita le discrepanze nei registri contabili.
• Maggiore conformità: un processo chiaro, documentato e applicato con coerenza favorisce il rispetto delle politiche interne e dei requisiti normativi esterni, riducendo i rischi in sede di audit.
• Costi operativi inferiori: semplificare i flussi di lavoro e ridurre il lavoro manuale consente di risparmiare sui costi e utilizzare le risorse in modo più efficiente.
• Decisioni più consapevoli: grazie a informazioni trasparenti e basate sui dati sulle prestazioni del processo, i responsabili finanziari possono prendere decisioni informate per promuovere il miglioramento continuo e le iniziative strategiche.

Il primo passo per ottimizzare le scritture contabili

Avviare l’ottimizzazione del processo delle scritture contabili dalla registrazione alla rendicontazione in SAP ECC è una scelta strategica che porta benefici a tutta la funzione finanziaria. Un approccio di Process Mining specializzato offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per superare le ipotesi e trasformare concretamente le attività. Comprendendo i percorsi articolati delle scritture contabili, può migliorare con sicurezza efficienza, accuratezza e conformità, garantendo una rendicontazione finanziaria solida e affidabile.