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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Semplifichi le registrazioni contabili in SAP ECC con la nostra guida in 6 passaggi
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Ottimizzi le registrazioni contabili in SAP ECC per una reportistica accurata

Le registrazioni contabili introducono spesso ritardi e rischi di conformità nei cicli finanziari. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia nell’elaborazione e a garantire una rendicontazione finanziaria accurata e puntuale. Scopra come semplificare le operazioni e ottenere significativi incrementi di efficienza in tutte le funzioni contabili.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Journal Entry è fondamentale

Le registrazioni contabili costituiscono la base di una rendicontazione finanziaria accurata all’interno del ciclo Record to Report. In un ambiente SAP ECC, gestire queste registrazioni in modo efficiente è essenziale per chiudere tempestivamente i periodi contabili, garantire la conformità normativa e preservare l’integrità del bilancio. Le inefficienze del processo, come ritardi nelle approvazioni, errori che richiedono rilavorazioni o scarsa visibilità sui colli di bottiglia, possono avere conseguenze finanziarie rilevanti. Tra queste rientrano cicli di chiusura più lunghi, maggiori costi operativi dovuti agli interventi manuali e potenziali rischi di non conformità causati da una rendicontazione inaccurata o tardiva. Comprendere il flusso end-to-end effettivo delle registrazioni contabili, dalla creazione alla contabilizzazione e alla riconciliazione finali, è indispensabile per individuare gli elementi che ostacolano l’accuratezza finanziaria e la rapidità operativa.

Come il Process Mining trasforma l’analisi delle registrazioni contabili in SAP ECC

Il Process Mining offre un approccio innovativo per comprendere e migliorare il processo Record to Report - Journal Entry in SAP ECC. A differenza dei metodi di analisi tradizionali, basati su ipotesi o verifiche manuali, il Process Mining utilizza direttamente gli Event Log del modulo SAP ECC FI-GL, ricavando informazioni da tabelle come BKPF, BSEG e FAGLFLEXA. Utilizzando il Journal Entry ID come identificativo del caso, ricostruisce il percorso effettivo di ogni singola registrazione contabile. In questo modo fornisce una rappresentazione oggettiva e basata sui dati del processo, facendo emergere la sequenza reale delle attività, i ritardi nascosti e le deviazioni dal flusso previsto. Potrà ottenere risposte concrete a domande come: qual è il tempo medio di attraversamento tra Journal Entry Created e Journal Entry Posted? Quali fasi di approvazione causano i ritardi più significativi? Con quale frequenza le registrazioni contabili vengono rifiutate e corrette e quali sono le cause principali? Il Process Mining Le consente di individuare con precisione i colli di bottiglia, quantificarne l’impatto e identificare opportunità di semplificazione, aiutandoLa a comprendere come migliorare il processo Record to Report - Journal Entry.

Aree chiave per migliorare il processo delle registrazioni contabili

Grazie al Process Mining, le aree di miglioramento più comuni nel processo Record to Report - Journal Entry in SAP ECC diventano evidenti. Potrà individuare opportunità significative per:

  • Ridurre i colli di bottiglia nelle approvazioni: individui gli approvatori o le fasi di approvazione che causano ritardi, così da poter intervenire con formazione mirata o riconfigurazioni del Workflow e accelerare le attività Journal Entry Approved.
  • Ridurre rilavorazioni e rifiuti: analizzi i modelli ricorrenti nelle attività Journal Entry Rejected e Journal Entry Corrected and Resubmitted per comprendere perché le registrazioni vengono rifiutate e intervenire alla fonte, ad esempio su invii iniziali incompleti o linee guida poco chiare.
  • Semplificare il flusso documentale: monitori la tempistica dell’attività Supporting Documentation Attached per assicurarsi che preceda o coincida con l’invio per la revisione, evitando ritardi dovuti a informazioni mancanti.
  • Ottimizzare la verifica della contabilizzazione: esamini il tempo di attraversamento tra Journal Entry Posted e Posting Verified per garantire un follow-up e una riconciliazione tempestivi, riducendo il ciclo Record to Report - Journal Entry.
  • Automatizzare le attività manuali: individui le opportunità per automatizzare le attività manuali ripetitive, analizzando le sequenze che si verificano più spesso o l’elaborazione standard di determinati Journal Entry Type, che potrebbe beneficiare della robotic process automation (RPA).

Risultati concreti per le operazioni finanziarie

L’ottimizzazione del processo Record to Report - Journal Entry mediante il Process Mining produce vantaggi sostanziali e misurabili. Potrà ottenere:

  • Una chiusura finanziaria più rapida: individuando ed eliminando i ritardi, potrà ridurre significativamente il tempo complessivo di attraversamento delle registrazioni contabili, contribuendo a una chiusura finanziaria più veloce e prevedibile.
  • Maggiore accuratezza finanziaria: ridurre rilavorazioni ed errori migliora direttamente la qualità dei dati e diminuisce le discrepanze nelle registrazioni finanziarie.
  • Una Conformità più solida: un processo chiaro, documentato ed eseguito in modo coerente garantisce il rispetto delle policy interne e dei requisiti normativi esterni, riducendo i rischi in sede di audit.
  • Costi operativi inferiori: semplificare i Workflow e ridurre l’impegno manuale si traduce in risparmi significativi e in un utilizzo più efficiente delle risorse.
  • Decisioni migliori: grazie a informazioni trasparenti e basate sui dati sulle prestazioni del processo, i responsabili Finance possono prendere decisioni consapevoli per promuovere il miglioramento continuo e le iniziative strategiche.

Il primo passo verso l’ottimizzazione delle registrazioni contabili

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report - Journal Entry in SAP ECC è una scelta strategica, capace di generare vantaggi per l’intera funzione Finance. Un approccio di Process Mining specializzato offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per superare le ipotesi e trasformare concretamente le operazioni. Comprendendo i percorsi articolati delle registrazioni contabili, potrà migliorare con sicurezza efficienza, accuratezza e Conformità, assicurando una rendicontazione finanziaria solida e affidabile.

Record to Report - Registrazione contabile Contabilità finanziaria Libro mastro Elaborazione delle registrazioni contabili Chiusura finanziaria Monitoraggio della conformità Reparto contabilità Ciclo di reportistica R2R Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le registrazioni contabili subiscono spesso ritardi significativi durante le fasi di revisione e approvazione, prolungando il ciclo Record to Report. Questo incide direttamente sulla tempestività della rendicontazione finanziaria e sull’efficienza complessiva dell’ufficio contabilità, con il rischio di scadenze non rispettate e informazioni disponibili in ritardo. ProcessMind analizza le attività 'Journal Entry Sent for Approval' e 'Journal Entry Approved' in SAP ECC, individuando i colli di bottiglia e gli approvatori o reparti specifici che determinano tempi di elaborazione più lunghi. In questo modo contribuisce a semplificare il processo Journal Entry, evidenziando le aree in cui introdurre automazione o riassegnare le attività.

Un numero elevato di registrazioni contabili viene rifiutato, richiedendo rilavorazioni e sottraendo tempo prezioso al personale amministrativo. Questo non solo ritarda la contabilizzazione, ma introduce inefficienze e aumenta i costi operativi della funzione Record to Report. ProcessMind individua le fasi esatte in cui le registrazioni contabili vengono 'Rejected' e identifica le cause più comuni o gli utenti specifici associati ai rifiuti in SAP ECC. Analizzando le attività precedenti e gli Attributi, ProcessMind fa emergere le cause principali e orienta gli interventi di miglioramento per ridurre le rilavorazioni.

Le registrazioni contabili entrano spesso in cicli di rilavorazione, nei quali vengono 'Rejected', 'Corrected and Resubmitted' più volte prima dell’approvazione e della contabilizzazione finali. Questo ciclo assorbe risorse, allunga i tempi di completamento e aggiunge complessità non necessaria al processo Journal Entry in SAP ECC. Attraverso l’analisi delle attività 'Journal Entry Rejected' e 'Journal Entry Corrected and Resubmitted', ProcessMind visualizza questi cicli ricorrenti. La piattaforma aiuta a comprendere perché determinate registrazioni rimangono bloccate e quantifica lo sforzo perso nelle attività ripetitive, offrendo indicazioni concrete per semplificare il processo.

Alcune fasi essenziali per la Conformità, come ottenere le approvazioni corrette o allegare la 'Supporting Documentation', vengono talvolta omesse o eseguite nella sequenza sbagliata. Questo espone l’organizzazione a rilievi di audit, inesattezze finanziarie e potenziali violazioni normative nei processi Record to Report. ProcessMind monitora con precisione la sequenza delle attività per ogni 'Journal Entry ID' in SAP ECC, ad esempio 'Supporting Documentation Attached' prima di 'Journal Entry Approved' o 'Journal Entry Posted'. La piattaforma segnala automaticamente le deviazioni dai percorsi di Conformità prescritti, fornendo evidenze chiare per prepararsi agli audit e mitigare i rischi.

Molti processi 'Journal Entry' dipendono ancora da interventi manuali che potrebbero essere automatizzati, con conseguente aumento dei tempi di elaborazione e del rischio di errore umano. Questo limita l’efficienza e la scalabilità complessive della funzione Record to Report, soprattutto nei periodi di picco, come la chiusura di fine mese. ProcessMind mappa l’intero percorso delle registrazioni contabili in SAP ECC, facendo emergere le attività eseguite frequentemente a mano che potrebbero essere candidate all’automazione. Quantifica il tempo dedicato a queste fasi, dimostrando con dati concreti i vantaggi di introdurre soluzioni automatizzate per semplificare le operazioni.

Determinati utenti o ruoli diventano sistematicamente colli di bottiglia nel processo di approvazione o revisione 'Journal Entry', causando ritardi significativi per un numero elevato di registrazioni. Questo compromette il completamento tempestivo delle attività finanziarie e crea una distribuzione disomogenea dei carichi di lavoro all’interno dell’ufficio contabilità. ProcessMind utilizza gli Attributi 'Created By User' e 'Approved By User' in SAP ECC per identificare le persone o i team coinvolti in misura sproporzionata nelle attività di lunga durata o soggette a ritardi. Questa informazione basata sui dati supporta il riequilibrio dei carichi di lavoro, la formazione o la riprogettazione del processo, eliminando i colli di bottiglia critici.

Anche dopo che una 'Journal Entry' è stata 'Approved', può trascorrere molto tempo prima che venga effettivamente 'Posted' in SAP ECC. Questo ritardo incide sull’accuratezza dei dati finanziari in tempo reale, sulla rendicontazione intermedia e sulla complessità del processo di chiusura finanziaria. ProcessMind analizza la differenza temporale tra le attività 'Journal Entry Approved' e 'Journal Entry Posted'. La piattaforma aiuta a individuare problemi di sistema, passaggi manuali o vincoli di risorse che impediscono la contabilizzazione immediata, fornendo informazioni operative per accelerare la finalizzazione delle registrazioni.

Senza informazioni chiare sullo stato attuale e sulla posizione di ogni 'Journal Entry' all’interno del processo Record to Report, i responsabili faticano a monitorare i progressi e a individuare i ritardi imminenti. Questa mancanza di trasparenza rende difficile gestire proattivamente i Workflow e l’allocazione delle risorse. ProcessMind offre una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni 'Journal Entry ID' attraverso SAP ECC. Fornisce aggiornamenti in tempo reale sullo stato e identifica le registrazioni bloccate, mettendo a disposizione dei team la visibilità necessaria per intervenire e migliorare il controllo complessivo del processo.

Un’elevata frequenza di eventi 'Journal Entry Reversal Processed' indica problemi sottostanti, come errori di inserimento dati, contabilizzazioni errate o cambiamenti nei requisiti aziendali dopo la registrazione iniziale. Questi storni richiedono tempo e risorse aggiuntivi, compromettendo accuratezza ed efficienza finanziarie. ProcessMind identifica i modelli e le cause principali che portano agli eventi 'Journal Entry Reversal Processed' in SAP ECC. Collegando gli storni alle attività iniziali di creazione, approvazione o contabilizzazione e ai relativi Attributi, ProcessMind fa emergere problemi sistemici o esigenze formative per ridurre gli errori futuri.

Tipologie simili di 'Journal Entries' seguono percorsi diversi, non documentati o inefficienti nel processo Record to Report, generando risultati non uniformi e tempi di elaborazione variabili. Questa mancanza di standardizzazione rende difficile ottimizzare le operazioni o garantire risultati prevedibili. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo per le 'Journal Entries' in SAP ECC, mostrando come diversi 'Journal Entry Types' o 'Company Codes' possano discostarsi dal flusso previsto. Questa informazione consente alle organizzazioni di standardizzare i processi, applicare le best practice ed eliminare le deviazioni ad hoc.

Alcuni 'Journal Entry Types', come gli accantonamenti o i trasferimenti intercompany, presentano sistematicamente tempi di elaborazione più lunghi o tassi di errore più elevati rispetto ad altri. Questa inefficienza specifica prolunga le attività di chiusura finanziaria e può distorcere i bilanci di determinate aree. ProcessMind utilizza l’Attributo 'Journal Entry Type' per segmentare e analizzare le prestazioni del processo. Evidenzia le tipologie di registrazione più problematiche in SAP ECC, consentendo interventi mirati di miglioramento, automazione o formazione specifica.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

I cicli di approvazione lunghi per le registrazioni contabili in SAP ECC incidono direttamente sul ciclo Record to Report, causando ritardi nella disponibilità dei bilanci e rallentando il processo decisionale. Raggiungere questo obiettivo significa rendere disponibili più rapidamente i dati finanziari, migliorando accuratezza e tempestività della rendicontazione. ProcessMind mappa l’intero ciclo di vita di ogni Journal Entry ID, individuando i colli di bottiglia nelle approvazioni, i ritardi legati agli utenti e le opportunità per semplificare la gerarchia approvativa. Analizzando la durata delle attività e i passaggi tra utenti, ProcessMind fornisce informazioni utili per ridurre significativamente i tempi di approvazione.

Tassi elevati di rifiuto delle registrazioni contabili indicano problemi a monte, che causano rilavorazioni, frustrazione e ritardi nel processo Record to Report. Ridurre i rifiuti significa registrare correttamente le operazioni al primo tentativo, migliorando efficienza e qualità dei dati in SAP ECC. ProcessMind visualizza tutti i percorsi, inclusi i rifiuti, identificando le cause più comuni e le fasi in cui gli errori si verificano con maggiore frequenza. Analizzando Attributi come 'Created By User' e 'Journal Entry Type', ProcessMind individua le cause principali e suggerisce miglioramenti ai controlli precedenti all’invio o alla formazione.

Correzioni e nuovi invii ripetitivi delle registrazioni contabili consumano tempo e risorse preziosi, sottraendo il personale amministrativo ad attività a maggior valore e ritardando la chiusura finanziaria. Eliminare le rilavorazioni semplifica in modo significativo il processo Record to Report. ProcessMind monitora l’intero Event Log di ogni Journal Entry ID, evidenziando i casi di correzioni e nuovi invii multipli. Mostra dove le registrazioni rientrano ripetutamente nel Workflow, consentendo di identificare i cicli del processo e migliorare il first-pass yield in SAP ECC.

La non conformità nell’elaborazione delle registrazioni contabili può causare rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali. Garantire che ogni registrazione rispetti le policy interne e le normative esterne è essenziale per l’integrità finanziaria e la mitigazione dei rischi nel ciclo Record to Report. ProcessMind confronta automaticamente i flussi effettivi dei Journal Entry ID con modelli di Conformità predefiniti, segnalando deviazioni, approvazioni mancanti o sequenze di attività insolite. Fornisce una traccia verificabile, assicurando che i processi in SAP ECC rispettino gli standard normativi.

L’inserimento manuale dei dati e le fasi di elaborazione manuale nel processo Record to Report - Journal Entry sono soggetti a errori umani, aumentano i tempi di elaborazione e impediscono la scalabilità. Automatizzare queste attività libera risorse, riduce gli errori e accelera la chiusura finanziaria. ProcessMind individua attività manuali specifiche, come "Supporting Documentation Attached" o "Posting Verified", che richiedono molto tempo. Quantificando frequenza e durata di queste attività per tutti i Journal Entry ID in SAP ECC, ProcessMind aiuta a stabilire le priorità per l’automazione.

Prestazioni non uniformi tra gli utenti coinvolti nel processo Journal Entry possono creare colli di bottiglia e distribuire in modo disomogeneo il carico di lavoro, compromettendo l’efficienza complessiva. Ottimizzare le prestazioni degli utenti garantisce passaggi più fluidi e tempi di elaborazione coerenti all’interno del team. ProcessMind analizza le attività e i tempi di elaborazione dei singoli utenti, in particolare per ruoli come 'Created By User' o 'Approved By User' nel processo Record to Report. Evidenzia le differenze di prestazione e le esigenze formative, consentendo interventi mirati per migliorare la produttività in SAP ECC.

I ritardi tra l’approvazione di una registrazione contabile e la sua effettiva contabilizzazione in SAP ECC possono vanificare i vantaggi di approvazioni più rapide e compromettere l’accuratezza della rendicontazione finanziaria in tempo reale. Questo obiettivo mira a colmare tale divario, assicurando che le operazioni approvate siano riflesse immediatamente. ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra le attività "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" per ogni Journal Entry ID. Individua le cause dei ritardi successivi all’approvazione, come code di sistema o fasi di verifica manuale, consentendo interventi mirati sul processo.

La scarsa visibilità sullo stato attuale delle registrazioni contabili genera incertezza, richiede verifiche manuali e ritarda la risoluzione proattiva dei problemi. Una maggiore trasparenza assicura che tutti gli stakeholder sappiano a che punto si trova una registrazione, migliorando comunicazione e responsabilità. ProcessMind offre visibilità end-to-end sul ciclo di vita di ogni Journal Entry ID, dalla creazione alla riconciliazione. Visualizzando il percorso effettivo e la fase corrente di ogni registrazione in SAP ECC, ProcessMind fornisce informazioni in tempo reale e segnala i casi bloccati o deviati dal comportamento normale.

Gli storni frequenti delle registrazioni contabili indicano problemi sottostanti, come errori di inserimento dati, approvazioni iniziali errate o cambiamenti nel trattamento contabile, che generano lavoro aggiuntivo e potenziali incoerenze nei dati. Ridurre gli storni migliora qualità dei dati ed efficienza. ProcessMind identifica tutti i casi in cui "Journal Entry Reversal Processed" si verifica dopo "Journal Entry Posted". Collega questi storni alle attività precedenti e ad Attributi come 'Created By User' o 'Journal Entry Type' in SAP ECC, facendo emergere cause principali e modelli ricorrenti per prevenire nuovi casi.

Percorsi di elaborazione incoerenti per le registrazioni contabili generano tempi imprevedibili, tassi di errore più elevati e difficoltà nel garantire una Conformità uniforme. Standardizzare i Workflow crea un processo Record to Report prevedibile, efficiente e verificabile. ProcessMind individua tutte le varianti esistenti del processo per i Journal Entry ID, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale o più efficiente in SAP ECC. Identificando e quantificando questi flussi non standard, ProcessMind consente di applicare le best practice e armonizzare il processo.

Alcune tipologie di registrazioni contabili, come gli accantonamenti o le operazioni intercompany, presentano spesso complessità specifiche che causano ritardi sproporzionati nel ciclo Record to Report. Semplificare queste tipologie può accelerare significativamente il processo complessivo. ProcessMind consente di filtrare l’analisi per 'Journal Entry Type', isolando gli indicatori di prestazione di ciascuna tipologia. Individua i colli di bottiglia e le inefficienze specifici di queste registrazioni in SAP ECC, fornendo informazioni mirate per riprogettare e ottimizzare il processo.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Registrazioni contabili

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Cosa fare

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Utilizzare fin dall’inizio il Template corretto consente di risparmiare tempo e prevenire errori di mappatura dei dati, garantendo un caricamento fluido e insight accurati sul processo delle Sue registrazioni contabili.

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COSA OTTERRÀ

Scopra come fluiscono realmente le registrazioni contabili in SAP ECC

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RISULTATI TIPICI

Trasformare l'elaborazione delle scritture contabili

Analizzando il processo end-to-end delle scritture contabili in SAP ECC, utilizzando l'ID della scrittura contabile come identificativo del caso, le organizzazioni ottengono insight concreti. Questi insight portano a miglioramenti significativi in termini di efficienza, conformità e accuratezza nel ciclo Record to Report.

0 %
Approvazioni più rapide delle scritture contabili

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individui i colli di bottiglia e i ritardi nel processo di approvazione, ottimizzando i Workflow per accelerare le registrazioni finanziarie critiche.
0 %
Meno rifiuti delle scritture contabili

Riduzione delle registrazioni restituite per la rielaborazione

Individui le cause principali dei rifiuti, come dati mancanti o conti di contabilità generale errati, per migliorare la qualità e l'efficienza delle registrazioni già al primo invio.
0 %
Maggiore rispetto dei requisiti di conformità

Migliore rispetto delle norme normative

Si assicuri che tutte le scritture contabili rispettino le policy interne definite e le normative esterne, riducendo i rischi di audit e migliorando l'integrità dei dati.
~ 0 days
Registrazione più rapida nel libro mastro

Riduzione del ritardo tra approvazione e registrazione

Riduca al minimo l'intervallo tra l'approvazione della scrittura contabile e la registrazione effettiva nel libro mastro, assicurando un aggiornamento tempestivo delle registrazioni finanziarie.
0 %
Meno rielaborazioni delle scritture contabili

Riduzione dei nuovi invii dopo la revisione

Individui ed elimini le cause delle correzioni e dei nuovi invii ripetitivi, ottenendo un processo corretto già al primo tentativo e risparmiando tempo prezioso.
0 %
Meno storni delle scritture contabili

Riduzione delle registrazioni iniziali errate

Riduca la percentuale di scritture contabili che devono essere stornate a causa di errori, migliorando l'accuratezza dei dati e riducendo l'ulteriore impegno di elaborazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni focalizzate sui processi delle scritture contabili.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di un documento di contabilità finanziaria, che combina codice società, numero documento ed esercizio.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare una scrittura contabile dalla creazione alla registrazione finale, consentendo l'analisi end-to-end del processo e il confronto tra varianti.

Il nome dell'attività aziendale o dell'evento che si è verificato in un determinato momento del processo della scrittura contabile.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa del processo, rendendo possibile visualizzare, analizzare e ottimizzare il Workflow della scrittura contabile.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento per la scrittura contabile.

Perché è importante

Questo timestamp costituisce la base di tutte le analisi relative al tempo e consente di calcolare tempi di ciclo, durate e colli di bottiglia.

L'ID utente SAP della persona che ha creato o modificato la scrittura contabile.

Perché è importante

Identifica l'utente responsabile di ogni attività e consente di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e i modelli di rielaborazione.

L'unità organizzativa che rappresenta un'entità giuridica indipendente per la quale vengono redatti i bilanci.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell'organizzazione.

Una classificazione dei documenti contabili che ne controlla l'elaborazione e la memorizzazione.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi per tipo di transazione e aiuta a determinare se i problemi di processo riguardano tipi specifici di scritture contabili.

La data in cui la transazione viene registrata nel libro mastro, con effetto sul periodo finanziario.

Perché è importante

È fondamentale per il reporting finanziario e l'analisi della conformità, poiché assicura che le registrazioni vengano effettuate nel periodo contabile corretto.

Il codice transazione SAP utilizzato per creare o elaborare la scrittura contabile.

Perché è importante

Aiuta a distinguere tra processi manuali e automatizzati, individuando opportunità di automazione e standardizzazione dei processi.

Un flag booleano che indica se la scrittura contabile è stata stornata.

Perché è importante

Supporta direttamente l'analisi degli storni segnalando le registrazioni successivamente annullate, aiutando a individuare le cause principali degli errori e a migliorare l'integrità dei dati.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione iniziale di una scrittura contabile in uno stato preliminare, prima della registrazione ufficiale nel libro mastro. In SAP viene rilevata esplicitamente quando un utente salva un documento utilizzando una transazione di parcheggio, impostando lo stato del documento su «parcheggiato».

Perché è importante

Si tratta di un evento iniziale critico per i processi che prevedono revisione e approvazione. Analizzare il tempo tra il parcheggio e la registrazione aiuta a individuare i ritardi nelle fasi precedenti alla registrazione e in quelle di approvazione.

Questa attività indica che una scrittura contabile parcheggiata è stata finalizzata dal suo creatore ed è ora pronta per la revisione e l'approvazione. Viene generalmente rilevata dall'avvio di un'attività SAP Business Workflow associata al documento parcheggiato.

Perché è importante

Indica il passaggio di consegne dal creatore all'approvatore e avvia il conteggio del tempo del ciclo di approvazione per i KPI. È una tappa fondamentale per misurare l'efficienza del Workflow di approvazione.

Questa attività indica l'approvazione finale di una scrittura contabile all'interno di un Workflow, rendendola idonea alla registrazione. L'evento viene acquisito dal log del Workflow quando viene completato l'ultimo passaggio di «rilascio» o «approvazione».

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il processo di approvazione. La durata fino a questa attività è un KPI critico per l'efficienza dell'approvazione, mentre il tempo tra questo evento e la registrazione misura il ritardo successivo all'approvazione.

Questa è l'attività centrale in cui la scrittura contabile viene registrata ufficialmente nel libro mastro, con impatto sui bilanci. L'evento viene acquisito esplicitamente quando lo stato del documento viene impostato su «registrato» e viene assegnata una data di registrazione.

Perché è importante

È la tappa più importante, poiché indica l'elaborazione corretta di una scrittura contabile. Il tempo di ciclo end-to-end viene spesso misurato fino a questo punto, che rappresenta un evento chiave per l'analisi della chiusura finanziaria.

Questa attività indica lo storno di una scrittura contabile precedentemente registrata. Uno storno è un nuovo documento contabile che annulla la registrazione originale.

Perché è importante

È un evento critico per misurare la qualità dei dati e l'accuratezza del processo. Un'elevata percentuale di storni indica problemi sistemici nelle fasi iniziali di inserimento o approvazione dei dati, e ogni storno rappresenta una rielaborazione.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso reale del processo delle Sue registrazioni contabili analizzando gli Event Log di SAP ECC. Porta alla luce colli di bottiglia come tempi di approvazione eccessivi o rifiuti frequenti, identifica lacune di conformità ed evidenzia le variazioni nei percorsi di elaborazione. Questa visibilità approfondita aiuta a individuare le cause profonde delle inefficienze.

Per eseguire il Process Mining sulle registrazioni contabili, sono necessari principalmente dati dell’Event Log contenenti un identificativo del caso, ad esempio l’ID della registrazione contabile, il nome dell’attività, come «Registrazione creata», «Approvata» o «Contabilizzata», e un timestamp per ogni attività. Ulteriori attributi, come utente, tipo di documento o importo, arricchiscono l’analisi fornendo il contesto necessario. Questi dati si trovano generalmente nelle tabelle SAP standard relative alle registrazioni contabili e ai relativi stati.

L’estrazione dei dati da SAP ECC per il Process Mining prevede generalmente l’interrogazione di tabelle specifiche, come BKPF (testata del documento), BSEG (segmento del documento) e le tabelle degli stati, oppure l’utilizzo dei report SAP standard. In base al volume e alla complessità dei dati, si possono utilizzare strumenti SAP come i connettori per l’estrazione dei dati, programmi ABAP personalizzati o metodi di accesso diretto al database. È fondamentale assicurarsi che i dati estratti mantengano l’ordine cronologico delle attività.

Il Process Mining può contribuire a ottenere miglioramenti significativi, ad esempio riducendo i tempi di approvazione delle registrazioni contabili attraverso l’individuazione dei punti di ritardo e l’ottimizzazione dei Workflow. È possibile ridurre i tassi di rifiuto, rafforzare il rispetto della conformità e accelerare la contabilizzazione successiva all’approvazione. In definitiva, il processo Record to Report - Registrazione contabile diventa più standardizzato, efficiente e trasparente.

La configurazione iniziale dell’estrazione dei dati e la creazione del modello possono richiedere tempi diversi, ma in genere sono necessarie alcune settimane, in base alla disponibilità dei dati e alla complessità dei sistemi. Una volta caricati i dati e creato il modello, i primi insight e le visualizzazioni del processo sono spesso disponibili entro pochi giorni. Le raccomandazioni operative e le iniziative di miglioramento del processo seguono generalmente entro uno-tre mesi.

Sì, gli strumenti di Process Mining sono generalmente compatibili con le versioni meno recenti di SAP ECC, poiché si basano principalmente sull’estrazione dei dati storici delle transazioni dalle tabelle del database sottostante. L’età del sistema non impedisce normalmente l’estrazione dei dati, purché siano accessibili le tabelle e i campi necessari che contengono le informazioni dell’Event Log. L’attenzione è rivolta ai dati, non alla versione del frontend SAP ECC.

Sebbene una conoscenza di base delle strutture dati di SAP ECC sia utile per l’estrazione, molti strumenti moderni di Process Mining offrono interfacce intuitive e connettori preconfigurati. Per la configurazione iniziale della pipeline dei dati potrebbe essere necessario il supporto di un ingegnere dei dati o di uno specialista IT. L’interpretazione dei risultati e la gestione del cambiamento nel processo richiedono spesso la collaborazione tra i responsabili dei processi aziendali e gli analisti dei dati.

Certamente. Il Process Mining visualizza in modo esplicito ogni passaggio e ogni deviazione del processo di registrazione contabile, rendendo semplice individuare i casi in cui non sono state rispettate le policy stabilite o i requisiti normativi. È possibile rilevare modifiche non autorizzate, sequenze di approvazione errate o ritardi che potrebbero compromettere le scadenze di reporting. La soluzione fornisce inoltre evidenze chiare per le tracce di audit e i controlli di conformità.

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