Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

La data e l’ora dell’evento registrano il momento in cui si è svolta una specifica attività. Questi dati sono fondamentali per l’analisi delle prestazioni, perché consentono di calcolare la durata tra le attività e il tempo di ciclo complessivo del caso.

Gli strumenti di Process Mining utilizzano queste date e ore per ordinare gli eventi cronologicamente e ricostruire con precisione il flusso del processo. Sono indispensabili per misurare KPI come il tempo di ciclo dell’approvazione della fattura e il tempo di risoluzione del blocco del pagamento, così da analizzare ritardi ed efficienza.

Consente di calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, fondamentali per individuare i ritardi nel processo.

Registrata automaticamente da SAP Ariba a ogni modifica di stato, azione dell’utente o evento di sistema. Si trova in genere accanto al nome dell’attività nei log degli eventi o nelle tabelle della cronologia.

Il nome dell’attività descrive una singola fase del flusso di lavoro di elaborazione della fattura, ad esempio Fattura ricevuta, Fattura approvata o Pagamento eseguito. Ogni attività rappresenta un evento aziendale che avvicina la fattura al completamento.

Nel Process Mining, la sequenza di queste attività costituisce la mappa del processo. Analizzarle aiuta a individuare i percorsi più frequenti, le deviazioni dalla procedura standard, i cicli di rilavorazione, come la gestione delle discrepanze, e le opportunità di automazione.

Questo attributo è alla base della visualizzazione della mappa del processo, dell’individuazione delle varianti e dell’identificazione delle rilavorazioni o dei colli di bottiglia.

Generato dai log degli eventi di sistema, dalle modifiche di stato o dalle azioni degli utenti registrate in SAP Ariba. Questi dati provengono spesso dalle tabelle della cronologia dei flussi di lavoro o dei documenti.

Il numero fattura è il riferimento univoco assegnato dal fornitore al documento. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale perché funge da ID del caso e collega tutte le attività correlate, dalla ricezione della fattura al pagamento finale.

Tracciando questo identificativo, gli analisti possono ricostruire l’intero ciclo di vita di ogni fattura. È così possibile analizzare nel dettaglio i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia e misurare indicatori chiave come il tempo di ciclo delle singole fatture.

È la chiave essenziale che collega tutte le fasi del processo relative a una singola fattura e consente di analizzarne il tempo e il percorso di elaborazione dall’inizio alla fine.

È un campo principale del documento della fattura e della soluzione SAP Ariba Invoicing. Si trova in genere nelle tabelle di intestazione della fattura o nei dati delle transazioni.

L’approvatore è la persona o il gruppo di utenti incaricato di rivedere e approvare una fattura. A seconda dell’importo o della tipologia, una fattura può richiedere uno o più livelli di approvazione.

Questo attributo aiuta ad analizzare le prestazioni del flusso di approvazione. Segmentando il tempo di ciclo dell’approvazione della fattura per approvatore o gruppo di approvazione, è possibile individuare le persone o i team che costituiscono colli di bottiglia. Queste informazioni sono fondamentali per bilanciare i carichi di lavoro e migliorare l’efficienza delle approvazioni.

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione, mostrando quali utenti o team registrano i tempi di ciclo più lunghi.

Registrato nei log del flusso di lavoro o della cronologia delle approvazioni di una fattura in SAP Ariba. Può essere indicato come ID utente.

La data di scadenza del pagamento è la data concordata contrattualmente per saldare una fattura. In genere viene calcolata a partire dalla data del documento e dalle condizioni di pagamento concordate, ad esempio pagamento a 30 giorni.

Questo attributo è essenziale per il KPI del tasso di pagamenti puntuali. Confrontando la data e l’ora dell’attività Pagamento eseguito con la data di scadenza, l’analisi può individuare i pagamenti in ritardo, misurare le prestazioni di pagamento dei fornitori e aiutare l’organizzazione a evitare penali e mantenere buoni rapporti con i fornitori.

È la base di riferimento per calcolare il tasso di pagamenti puntuali, un KPI fondamentale per la gestione dei rapporti con i fornitori e la conformità finanziaria.

Questa data è riportata nel documento della fattura oppure viene calcolata in SAP Ariba in base ai campi 'DocumentDate' e 'PaymentTerms'.

L’importo della fattura rappresenta il totale richiesto dal fornitore. È un attributo finanziario fondamentale per analizzare il carico di lavoro legato all’elaborazione delle fatture.

Nel Process Mining, questo attributo consente di filtrare le analisi e concentrarsi sulle fatture di importo elevato, che possono seguire percorsi di approvazione diversi o essere soggette a controlli più rigorosi. Può inoltre aiutare a dare priorità agli interventi di miglioramento sulle fatture con il maggiore impatto finanziario. Le Dashboard lo utilizzano spesso per mostrare il valore totale delle fatture nelle diverse fasi del processo.

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio filtrando le fatture di importo elevato o valutando il valore monetario bloccato nei colli di bottiglia del processo.

È un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura in SAP Ariba.

Quando il pagamento di una fattura viene bloccato, questo attributo ne indica il motivo, ad esempio Discrepanza di prezzo, Quantità non corrispondente o Ricevimento merci mancante. Spesso si tratta di codici o descrizioni standardizzati nel sistema.

Analizzare la frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti. Per esempio, un numero elevato di blocchi dovuti a discrepanze di prezzo potrebbe indicare problemi di accuratezza dei dati anagrafici. Questo attributo è fondamentale per la Dashboard sul tempo di risoluzione del blocco del pagamento, che aiuta a dare priorità alla risoluzione dei problemi più frequenti e dispendiosi in termini di tempo.

Indica la causa profonda dei ritardi nei pagamenti e consente di intervenire in modo mirato per prevenire problemi ricorrenti, come le discrepanze di prezzo o quantità.

Queste informazioni vengono impostate quando il pagamento di una fattura viene bloccato in SAP Ariba o nel sistema ERP connesso.

Il nome del fornitore identifica chi richiede il pagamento. È una dimensione di analisi fondamentale, che consente ai team di segmentare le prestazioni di elaborazione delle fatture per fornitore.

Questo attributo serve a creare Dashboard per monitorare le prestazioni di pagamento dei fornitori, individuare quelli con un alto tasso di discrepanze o analizzare i tempi di elaborazione delle fatture dei fornitori strategici. Comprendere i problemi specifici dei singoli fornitori può contribuire a migliorare i rapporti e rendere più efficiente la collaborazione.

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e individuare quelli che presentano spesso problemi con le fatture o ritardi nei pagamenti.

È un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura, collegato ai dati anagrafici del fornitore in SAP Ariba o nel sistema ERP connesso.

Il numero dell’ordine di acquisto (PO) collega la fattura al documento di acquisto corrispondente, che autorizza l’acquisto di beni o servizi. Non tutte le fatture sono associate a un ordine di acquisto, ma quando lo sono questo collegamento è essenziale.

Analizzare le fatture in base al numero dell’ordine di acquisto aiuta a valutare l’efficacia dell’abbinamento a tre vie tra ordine, ricevimento merci e fattura. È fondamentale per individuare discrepanze e confrontare l’elaborazione delle fatture associate a un ordine con quella delle fatture senza ordine, che spesso seguono percorsi diversi e presentano livelli di efficienza differenti.

Collega la fattura al processo di acquisto e consente di analizzare le discrepanze nell’abbinamento e confrontare i flussi delle fatture con e senza ordine di acquisto.

È disponibile come campo standard nelle fatture associate a un ordine di acquisto in SAP Ariba. Si trova nei dati delle righe o dell’intestazione della fattura.

Lo stato della fattura mostra a che punto del ciclo di vita si trova al momento dell’estrazione dei dati oppure ne indica l’esito finale. È un attributo a livello di caso che riassume lo stato complessivo della fattura.

Nel Process Mining, questo attributo è utile per filtrare i casi e analizzare solo le fatture completate (Pagata) o problematiche (Rifiutata). Aiuta a comprendere gli esiti finali delle diverse varianti di processo e a misurare la percentuale di fatture che arrivano a conclusione con successo.

Indica l’esito finale del processo della fattura e consente di analizzare le fatture pagate correttamente rispetto a quelle rifiutate.

È un campo di stato standard nell’intestazione della fattura in SAP Ariba.

Il codice società è un’unità organizzativa standard negli ambienti SAP e rappresenta un’entità giuridica indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. Le fatture vengono sempre registrate a carico di uno specifico codice società.

Questo attributo consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali o entità giuridiche. Aiuta a individuare quelle più efficienti e favorisce la standardizzazione dei processi in un’organizzazione globale.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse entità giuridiche o unità aziendali e individuare inefficienze regionali o dipartimentali.

È un campo organizzativo fondamentale del documento della fattura in SAP Ariba, ereditato dall’ordine di acquisto o inserito durante la creazione di una fattura senza ordine.

Le condizioni di pagamento definiscono le regole per pagare il fornitore, ad esempio pagamento a 30 giorni oppure sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni, con scadenza a 30 giorni. Queste informazioni provengono dai dati anagrafici del fornitore o dall’ordine di acquisto.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard sulle opportunità di sconto per pagamento anticipato e per il relativo KPI. L’analisi utilizza queste condizioni per individuare le fatture che possono beneficiare di uno sconto e verificare se il pagamento è stato eseguito entro il periodo previsto, mettendo in luce le opportunità di risparmio.

È essenziale per individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato, che possono generare risparmi significativi.

Memorizzate nei dati anagrafici del fornitore e copiate nei dettagli della fattura in SAP Ariba o nel sistema ERP.

La data del documento è quella in cui il fornitore ha creato la fattura. È diversa dalla data di ricezione, che indica quando la fattura è entrata nel sistema di elaborazione. L’intervallo tra le due date può essere significativo.

Questo attributo aiuta ad analizzare le prestazioni dei fornitori e a individuare i ritardi nell’invio delle fatture. Un intervallo lungo tra la data del documento e quella di ricezione può ridurre il tempo effettivamente disponibile per elaborare la fattura e ottenere sconti per pagamento anticipato. Spesso è anche il punto di partenza per calcolare la data di scadenza del pagamento.

Aiuta ad analizzare i ritardi tra l’emissione della fattura da parte del fornitore e la sua ricezione, che possono incidere sulla possibilità di pagare puntualmente.

È un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura, ricavato dal documento cartaceo o digitale.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, di norma ne indica il motivo. Questo attributo registra informazioni come Prezzo errato, Fattura duplicata o Violazione delle policy.

È un attributo fondamentale per la Dashboard di analisi dei rifiuti delle fatture. Analizzare i motivi di rifiuto più frequenti aiuta le organizzazioni a individuare problemi nelle fasi precedenti, come la scarsa qualità delle fatture dei fornitori o incongruenze nei dati interni. Queste informazioni contribuiscono a ridurre le rilavorazioni e ad aumentare la percentuale di fatture elaborate correttamente al primo tentativo.

Spiega perché si verificano rilavorazioni e offre indicazioni dirette sulle cause profonde delle inefficienze del processo e dei problemi di qualità delle fatture.

Registrato nel log del flusso di lavoro o nel campo delle note quando in SAP Ariba si verifica l’attività Fattura rifiutata.

L’attributo Paese aggiunge una dimensione geografica all’analisi. Di solito viene ricavato dal codice società a cui è registrata la fattura o dall’indirizzo del fornitore.

Analizzare il processo per paese aiuta a individuare differenze regionali nelle prestazioni, nella conformità e nell’esecuzione del processo. Può mettere in luce le difficoltà specifiche di alcune sedi nazionali o le buone pratiche che potrebbero essere condivise a livello globale. È un’informazione utile per standardizzare i processi in un’organizzazione globale di servizi condivisi.

Consente di confrontare le prestazioni e la conformità del processo tra paesi o regioni diversi.

Ricavato dai dati anagrafici del codice società o del fornitore in SAP Ariba o nel sistema ERP connesso.

Questo attributo calcolato confronta la data e l’ora dell’attività Pagamento eseguito con il campo 'PaymentDueDate'. Se il pagamento è avvenuto entro la data di scadenza, il valore è vero; altrimenti è falso.

Il flag semplifica l’analisi delle prestazioni di pagamento e consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il KPI del tasso di pagamenti puntuali. Le Dashboard possono utilizzarlo per visualizzare rapidamente le prestazioni per fornitore, paese o codice società e individuare le aree con problemi ricorrenti di ritardo nei pagamenti.

Semplifica il calcolo del KPI del tasso di pagamenti puntuali e consente di filtrare facilmente le fatture pagate in ritardo per analizzarne le cause profonde.

Calcolato durante la trasformazione dei dati confrontando il campo 'EventTime' dell’attività di pagamento con l’attributo 'PaymentDueDate'.

Questo attributo è il risultato di un calcolo che verifica innanzitutto se la fattura può beneficiare di uno sconto per pagamento anticipato in base alle 'PaymentTerms'. Controlla poi se l’evento Pagamento eseguito si è verificato entro il periodo previsto per lo sconto.

Questo flag è fondamentale per misurare il KPI del tasso di sconti per pagamento anticipato ottenuti. Quantifica direttamente i risultati finanziari delle funzioni di tesoreria e contabilità fornitori nell’ottimizzazione del capitale circolante. Analizzare i casi in cui il flag è falso aiuta a individuare i motivi per cui non si sono ottenuti risparmi, come approvazioni lente o altri colli di bottiglia del processo.

Misura direttamente i risultati ottenuti con gli sconti e aiuta a individuare i motivi per cui alcune opportunità non sono state sfruttate.

Calcolato durante la trasformazione dei dati analizzando 'PaymentTerms' e confrontando la data e l’ora di Pagamento eseguito con la scadenza calcolata per lo sconto.

Questo attributo identifica il sistema di origine di ogni evento, ad esempio SAP Ariba, SAP S/4HANA o una soluzione di scansione di terze parti. Nelle aziende moderne, l’elaborazione delle fatture può coinvolgere più applicazioni.

Conoscere il sistema di origine è utile per diagnosticare problemi di qualità dei dati e analizzare i passaggi del processo tra piattaforme diverse. Aiuta a chiarire dove vengono svolte attività specifiche, come la scansione o l’approvazione delle fatture.

Aiuta a distinguere le attività svolte in sistemi diversi, un aspetto fondamentale per comprendere i punti di integrazione e i colli di bottiglia specifici dei singoli sistemi.

In genere viene aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL), assegnando un valore statico in base alla fonte dei dati.

Questa metrica calcolata misura la durata del sottoprocesso di approvazione. Si ottiene calcolando la differenza tra l’attività Fattura inviata per l’approvazione e la corrispondente attività Fattura approvata o Fattura rifiutata.

Questo attributo misura direttamente il KPI del tempo di ciclo dell’approvazione della fattura ed è fondamentale per la relativa Dashboard. Aiuta a isolare e quantificare i ritardi nella fase di approvazione, che spesso contribuisce in modo significativo al tempo di elaborazione complessivo. Può essere analizzato per approvatore, reparto o importo della fattura, così da individuare colli di bottiglia specifici.

Isola le prestazioni del flusso di approvazione e facilita l’individuazione dei colli di bottiglia causati dagli approvatori o da catene di approvazione complesse.

Calcolato durante la trasformazione dei dati, individuando per ogni fattura gli eventi di inizio e fine dell’approvazione pertinenti e calcolando la differenza di tempo.

Il tipo di fattura suddivide le fatture in categorie diverse, che spesso seguono processi distinti. La distinzione più comune è tra fatture associate a un ordine di acquisto, che possono essere abbinate a un ordine approvato in precedenza, e fatture senza ordine, che richiedono una codifica e un’approvazione più articolate.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi dei processi, perché i flussi delle fatture con e senza ordine di acquisto sono sostanzialmente diversi. Analizzarli separatamente permette di valutare con maggiore precisione le prestazioni di ciascun percorso, evitando metriche aggregate fuorvianti. Aiuta a comprendere l’efficienza e la conformità di ogni flusso.

Suddivide le fatture in flussi di processo distinti, ad esempio con o senza ordine di acquisto, ed è quindi fondamentale per misurare e analizzare correttamente le prestazioni.

Spesso è un campo standard del documento della fattura in SAP Ariba oppure può essere ricavato dalla presenza del campo 'PurchaseOrderNumber'.

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione più recente dal sistema di origine. È un campo di metadati essenziale per la governance dei dati e per valutarne l’aggiornamento.

Gli analisti utilizzano queste informazioni per verificare di lavorare con dati aggiornati e comprendere il possibile intervallo tra il verificarsi di un evento nel sistema di origine e la sua comparsa nello strumento di Process Mining. Sono fondamentali per gestire i cicli di aggiornamento dei dati e garantire l’affidabilità delle analisi.

Fornisce un contesto essenziale sull’aggiornamento dei dati e assicura che le analisi si basino su informazioni attuali e pertinenti.

Questa data e ora vengono in genere generate e aggiunte al set di dati durante il processo di estrazione (ETL).

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura. Le organizzazioni globali ricevono fatture in molte valute diverse.

Conoscere la valuta è fondamentale per confrontare correttamente gli importi nelle analisi finanziarie. Nelle Dashboard di Process Mining, consente di aggregare correttamente i valori finanziari, spesso convertendoli in un’unica valuta di rendicontazione. Fornisce il contesto necessario per interpretare l’attributo Importo della fattura.

Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente l’attributo Importo della fattura, soprattutto in un’organizzazione che opera in più paesi.

È un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura, in genere accanto al campo dell’importo in SAP Ariba.