Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay - Invoice Processing

Il nome dell’attività descrive un singolo passaggio del Workflow di elaborazione della fattura, come «Invoice Received», «Invoice Approved» o «Payment Executed». Ogni attività rappresenta un evento aziendale che avvicina la fattura al completamento.

Nel Process Mining, la sequenza di queste attività forma la mappa del processo. Analizzarle aiuta a individuare i percorsi più comuni, le deviazioni dalla procedura standard, i cicli di rilavorazione, come la gestione delle discrepanze, e le opportunità di automazione.

Questo Attributo costituisce la base per visualizzare la mappa del processo, individuare le varianti di processo e rilevare rilavorazioni o colli di bottiglia.

Generato dai log degli eventi di sistema, dalle modifiche di stato o dalle azioni degli utenti acquisite in SAP Ariba. Questi dati provengono spesso dalle tabelle della cronologia dei Workflow o dei documenti.

Il numero della fattura è il riferimento univoco assegnato dal fornitore al documento della fattura. Nel Process Mining, questo Attributo è fondamentale perché svolge la funzione di Case ID, collegando tutte le attività correlate, dalla ricezione della fattura al pagamento finale.

Monitorando questo identificativo, gli analisti possono ricostruire il ciclo di vita completo, end-to-end, di ogni fattura. Ciò consente di analizzare in dettaglio i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia e misurare KPI fondamentali, come il tempo di ciclo delle singole fatture.

È la chiave essenziale che collega tutti i passaggi di processo di una singola fattura, rendendo possibile analizzare il tempo e il percorso di elaborazione end-to-end.

È un campo principale del documento della fattura e della soluzione SAP Ariba Invoicing. Si trova generalmente nelle tabelle di intestazione della fattura o nei dati delle transazioni.

L’ora dell’evento, o timestamp, registra il momento in cui si è svolta una specifica attività. Questi dati sono fondamentali per l’analisi delle prestazioni, poiché consentono di calcolare la durata tra le attività e il tempo di ciclo complessivo del caso.

Gli strumenti di Process Mining utilizzano questi timestamp per ordinare cronologicamente gli eventi e costruire una rappresentazione accurata del flusso di processo. Sono essenziali per misurare KPI come Invoice Approval Cycle Time e Payment Block Resolution Time, consentendo di analizzare ritardi ed efficienza.

Consente di calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate, fondamentali per individuare i ritardi di processo.

Registrato automaticamente da SAP Ariba per ogni modifica di stato, azione dell’utente o evento di sistema. Si trova generalmente insieme al nome dell’attività nei log degli eventi o nelle tabelle della cronologia.

L’approvatore è la persona o il gruppo di utenti incaricato di esaminare e approvare una fattura. Le fatture richiedono spesso uno o più livelli di approvazione in base al valore o alla tipologia.

Questo Attributo aiuta ad analizzare le prestazioni del Workflow di approvazione. Segmentando l’«Invoice Approval Cycle Time» per approvatore o gruppo di approvazione, è possibile individuare le persone o i team che costituiscono colli di bottiglia nel processo. Queste informazioni sono fondamentali per bilanciare i carichi di lavoro e migliorare l’efficienza delle approvazioni.

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di approvazione, mostrando quali utenti o team presentano i tempi di ciclo di approvazione più lunghi.

Acquisito nei log del Workflow o della cronologia delle approvazioni di una fattura in SAP Ariba. Può essere registrato come ID utente.

La data di scadenza del pagamento è la data concordata contrattualmente per saldare una fattura. Viene generalmente calcolata in base alla data del documento della fattura e alle condizioni di pagamento concordate, ad esempio Net 30.

Questo Attributo è essenziale per il KPI «On-Time Payment Rate». Confrontando il timestamp «Payment Executed» con la data di scadenza del pagamento, l’analisi può individuare i pagamenti in ritardo, misurare le prestazioni dei pagamenti ai fornitori e aiutare l’organizzazione a evitare penali e mantenere buoni rapporti con i fornitori.

È il riferimento per calcolare il tasso di pagamento puntuale, un KPI fondamentale per la gestione dei rapporti con i fornitori e la conformità finanziaria.

Questa data è presente nel documento della fattura oppure viene calcolata in base ai campi «DocumentDate» e «PaymentTerms» in SAP Ariba.

L’importo della fattura rappresenta il pagamento complessivo richiesto dal fornitore. È un Attributo finanziario fondamentale per analizzare il carico di lavoro dell’elaborazione delle fatture.

Nel Process Mining, questo Attributo viene utilizzato per filtrare le analisi sulle fatture di importo elevato, che possono seguire percorsi di approvazione diversi o essere soggette a controlli più rigorosi. Può inoltre servire a dare priorità agli interventi di miglioramento sulle fatture con il maggiore impatto finanziario. Le Dashboard lo utilizzano spesso per mostrare il valore totale delle fatture nelle diverse fasi del processo.

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio filtrando le fatture di importo elevato o comprendendo il valore monetario coinvolto nei colli di bottiglia del processo.

Un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura in SAP Ariba.

Quando una fattura viene bloccata per il pagamento, questo Attributo ne indica il motivo, ad esempio «Price Discrepancy», «Quantity Mismatch» o «Missing Goods Receipt». Questi motivi sono spesso codici o descrizioni standardizzati all’interno del sistema.

Analizzare la frequenza dei diversi motivi di blocco aiuta a individuare le cause principali dei ritardi nei pagamenti. Ad esempio, un numero elevato di blocchi dovuti a «Price Discrepancy» potrebbe indicare problemi di accuratezza dei dati anagrafici. Questo Attributo è fondamentale per la Dashboard «Payment Block Resolution Time», perché consente di dare priorità alla risoluzione dei problemi più frequenti e dispendiosi in termini di tempo.

Fornisce la causa principale dei ritardi nei pagamenti e consente di introdurre miglioramenti mirati per prevenire problemi ricorrenti, come le discrepanze di prezzo o quantità.

Queste informazioni vengono impostate quando un blocco del pagamento viene applicato a una fattura in SAP Ariba o nell’ERP connesso.

Il nome del fornitore identifica il soggetto che richiede il pagamento. È una dimensione primaria per l’analisi e consente ai team di segmentare le prestazioni dell’elaborazione delle fatture per fornitore.

Questo Attributo viene utilizzato per creare Dashboard che monitorano le prestazioni dei pagamenti ai fornitori, individuano quelli con tassi elevati di discrepanza o analizzano i tempi di elaborazione dei fornitori strategici. Comprendere i problemi specifici dei singoli fornitori può contribuire a migliorare i rapporti e semplificare la collaborazione.

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e individuare quali fornitori presentano problemi frequenti con le fatture o ritardi nei pagamenti.

Un campo standard nei dati dell’intestazione della fattura, collegato ai dati anagrafici del fornitore in SAP Ariba o nel sistema ERP connesso.

Il numero dell’ordine di acquisto (PO) collega una fattura al documento di acquisto corrispondente che ha autorizzato l’approvvigionamento di beni o servizi. Non tutte le fatture sono associate a un PO, ma quando lo sono questo collegamento è fondamentale.

Analizzare le fatture per numero di PO aiuta a comprendere le prestazioni del matching a tre vie (PO, ricevuta della merce, fattura). È essenziale per individuare le discrepanze e supporta l’analisi dei flussi di fatture basati su PO e non basati su PO, che spesso seguono percorsi diversi e presentano livelli di efficienza differenti.

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le discrepanze di matching e confrontare i flussi delle fatture con PO e senza PO.

Disponibile come campo standard nelle fatture associate a un PO in SAP Ariba. Si trova nei dati delle righe o dell’intestazione della fattura.

Lo stato della fattura fornisce una fotografia della posizione della fattura nel suo ciclo di vita al momento dell’estrazione dei dati oppure del suo esito finale. È un Attributo a livello di caso che riassume lo stato complessivo della fattura.

Nel Process Mining, questo Attributo è utile per filtrare i casi e analizzare solo le fatture completate (Paid) o problematiche (Rejected). Aiuta a comprendere gli esiti finali delle diverse varianti di processo e può essere utilizzato per misurare la percentuale di fatture che arrivano a una conclusione positiva.

Fornisce l’esito finale del processo della fattura, consentendo di concentrare l’analisi sulle fatture pagate correttamente rispetto a quelle rifiutate.

È un campo di stato standard nell’intestazione della fattura in SAP Ariba.

Il Company Code è un’unità organizzativa standard negli ambienti SAP e rappresenta un’entità giuridica indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. Le fatture vengono sempre registrate in uno specifico Company Code.

Questo attributo consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali o entità giuridiche. Aiuta a individuare le entità più efficienti e supporta la standardizzazione dei processi all’interno di un’organizzazione globale.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse entità giuridiche o unità aziendali, contribuendo a individuare inefficienze regionali o dipartimentali.

Un campo organizzativo fondamentale del documento di fattura in SAP Ariba, ereditato dall’ordine di acquisto oppure inserito durante la creazione di una fattura non associata a un ordine di acquisto.

Le condizioni di pagamento definiscono le regole per pagare il fornitore, come «Net 30» (pagamento dovuto entro 30 giorni) o «2% 10, Net 30» (sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni, altrimenti dovuto entro 30). Queste informazioni provengono dai dati anagrafici del fornitore o dall’ordine di acquisto.

Questo Attributo è essenziale per la Dashboard «Early Payment Discount Opportunities» e per il KPI correlato. L’analisi utilizza queste condizioni per individuare le fatture che possono beneficiare di uno sconto e verificare se il pagamento è stato eseguito entro la finestra prevista, evidenziando le opportunità di risparmio.

È essenziale per individuare le opportunità di usufruire degli sconti per pagamento anticipato, che possono generare risparmi significativi.

Memorizzate nei dati anagrafici del fornitore e copiate nei dettagli della fattura in SAP Ariba o nel sistema ERP.

La Document Date corrisponde alla data in cui il fornitore ha creato la fattura. È distinta dalla data «Invoice Received», che indica il momento in cui la fattura è entrata nel sistema di elaborazione. L’intervallo tra queste due date può essere significativo.

Questo attributo aiuta ad analizzare le prestazioni dei fornitori e a individuare ritardi nell’invio delle fatture. Un intervallo lungo tra la data del documento e la data di ricezione può ridurre il tempo effettivamente disponibile per elaborare la fattura e usufruire degli sconti per pagamento anticipato. Spesso costituisce anche il punto di partenza per calcolare la Payment Due Date.

Aiuta ad analizzare i ritardi tra l’emissione della fattura da parte del fornitore e la sua ricezione, che possono compromettere la possibilità di effettuare il pagamento puntualmente.

Un campo standard dei dati di intestazione della fattura, acquisito dal documento di fattura cartaceo o digitale.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, generalmente indica anche il motivo. Questo attributo acquisisce tale informazione, che può assumere valori come «Prezzo errato», «Fattura duplicata» o «Violazione delle policy».

Si tratta di un attributo fondamentale per il Dashboard «Invoice Rejection Analysis». Analizzando i motivi di rifiuto più frequenti, le organizzazioni possono individuare problemi a monte, ad esempio nella qualità delle fatture dei fornitori o nella coerenza dei dati interni. Queste informazioni aiutano a ridurre le rilavorazioni e a migliorare il tasso di elaborazione corretta al primo tentativo.

Spiega perché si verificano le rilavorazioni, offrendo una visione diretta delle cause alla radice delle inefficienze di processo e dei problemi di qualità delle fatture.

Acquisito dal log del Workflow o dal campo delle note quando in SAP Ariba si verifica l’attività «Invoice Rejected».

L’attributo Country aggiunge una dimensione geografica all’analisi. Generalmente deriva dal Company Code a cui viene registrata la fattura oppure dall’indirizzo del fornitore.

L’analisi del processo per Paese aiuta a individuare differenze regionali nelle prestazioni, nella Conformità e nell’esecuzione del processo. Può evidenziare se determinati uffici nazionali affrontano difficoltà specifiche oppure hanno adottato best practice condivisibili a livello globale. Questo è particolarmente utile per standardizzare i processi in un ambiente globale di servizi condivisi.

Consente di analizzare la dimensione geografica e confrontare le prestazioni del processo e la Conformità tra diversi Paesi o regioni.

Derivato dai dati master del Company Code o del Vendor in SAP Ariba o nel sistema ERP collegato.

Questo attributo calcolato confronta il timestamp dell’attività «Payment Executed» con «PaymentDueDate». Se la data del pagamento è uguale o precedente alla data di scadenza, il valore è true; in caso contrario, è false.

Questo flag semplifica l’analisi delle prestazioni di pagamento. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il KPI «On-Time Payment Rate». I Dashboard possono utilizzare questo attributo per visualizzare rapidamente le prestazioni per fornitore, Paese o Company Code, aiutando a individuare le aree caratterizzate da ritardi di pagamento ricorrenti.

Semplifica il calcolo del KPI relativo al tasso di pagamenti puntuali e consente di filtrare facilmente le fatture pagate in ritardo per analizzarne le cause alla radice.

Calcolato durante la trasformazione dei dati confrontando «EventTime» dell’attività di pagamento con l’attributo «PaymentDueDate».

Questo attributo è il risultato di un calcolo che innanzitutto verifica se una fattura è idonea a uno sconto per pagamento anticipato in base ai suoi «PaymentTerms». Successivamente, verifica se l’evento «Payment Executed» si è verificato entro il periodo previsto per lo sconto.

Questo flag è fondamentale per misurare il KPI «Early Payment Discount Capture Rate». Quantifica direttamente il successo finanziario delle funzioni di tesoreria e contabilità fornitori nell’ottimizzazione del capitale circolante. L’analisi dei casi in cui il flag è false aiuta a individuare le cause del mancato risparmio, come approvazioni lente o altri colli di bottiglia del processo.

Misura direttamente il successo nell’acquisizione dei risparmi sui costi e aiuta a individuare le cause delle opportunità di sconto non sfruttate.

Calcolato durante la trasformazione dei dati analizzando «PaymentTerms» e confrontando il timestamp di «Payment Executed» con la scadenza dello sconto calcolata.

Questo Attributo identifica il sistema di origine di ogni evento, come «SAP Ariba», «SAP S/4HANA» o una soluzione di scansione di terze parti. Nelle aziende moderne, l’elaborazione delle fatture può coinvolgere più applicazioni.

Conoscere il sistema di origine è utile per diagnosticare i problemi di qualità dei dati e analizzare i passaggi tra piattaforme diverse. Aiuta a chiarire in quale sistema vengono eseguite specifiche attività, come la scansione o l’approvazione delle fatture.

Aiuta a distinguere le attività che si verificano in sistemi diversi, un aspetto fondamentale per comprendere i punti di integrazione e i colli di bottiglia specifici dei singoli sistemi.

Viene generalmente aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati, assegnando un valore statico in base alla fonte dei dati.

Questa metrica calcolata misura la durata del Subprocess di approvazione. Viene calcolata come differenza temporale tra l’attività «Invoice Sent for Approval» e la corrispondente attività «Invoice Approved» o «Invoice Rejected».

Questo attributo misura direttamente il KPI «Invoice Approval Cycle Time» ed è fondamentale per il Dashboard associato. Aiuta a isolare e quantificare i ritardi specificamente nella fase di approvazione, che spesso contribuisce in modo significativo al tempo complessivo di elaborazione. Può essere analizzato per approvatore, reparto o importo della fattura, così da individuare specifici colli di bottiglia.

Isola le prestazioni del Workflow di approvazione, rendendo semplice individuare i colli di bottiglia causati dagli approvatori o da catene di approvazione complesse.

Calcolato durante la trasformazione dei dati individuando gli eventi di inizio e fine dell’approvazione pertinenti per ciascuna fattura e calcolando la differenza temporale.

Invoice Type classifica le fatture in categorie diverse, spesso caratterizzate da processi distinti. La distinzione più comune è tra fatture associate a un PO, che possono essere confrontate con un ordine preapprovato, e fatture Non-PO, che richiedono una codifica e un’approvazione più articolate.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi del processo, poiché i processi delle fatture PO e Non-PO sono sostanzialmente diversi. Separarli consente di ottenere una visione più accurata delle prestazioni di ciascun percorso, evitando metriche aggregate fuorvianti. Aiuta inoltre a comprendere l’efficienza e la Conformità di ogni flusso distinto.

Separa le fatture in flussi di processo distinti, ad esempio PO e Non-PO, un aspetto fondamentale per misurare e analizzare correttamente le prestazioni.

Spesso è un campo standard del documento di fattura in SAP Ariba oppure può essere derivato dalla presenza di «PurchaseOrderNumber».

Questo Attributo fornisce la data e l’ora dell’estrazione più recente dal sistema di origine. È un campo di metadati essenziale per la governance dei dati e per comprendere il livello di aggiornamento dell’analisi.

Gli analisti utilizzano queste informazioni per verificare di lavorare con dati aggiornati e comprendere il possibile ritardo tra il verificarsi di un evento nel sistema di origine e la sua comparsa nello strumento di Process Mining. È fondamentale per gestire i cicli di aggiornamento dei dati e garantire l’affidabilità degli insight.

Fornisce un contesto essenziale sull’aggiornamento dei dati, assicurando che le analisi si basino su informazioni attuali e pertinenti.

Questo timestamp viene generalmente generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione dei dati (ETL).

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’Invoice Amount. Per le organizzazioni globali, le fatture vengono ricevute in numerose valute diverse.

La disponibilità della valuta è fondamentale per qualsiasi analisi finanziaria, affinché gli importi vengano confrontati correttamente. Nei Dashboard di Process Mining consente di aggregare correttamente i valori finanziari, spesso previa conversione in un’unica valuta di reporting. Fornisce inoltre il contesto necessario per l’attributo «Invoice Amount».

Fornisce il contesto essenziale per l’attributo «Invoice Amount» e garantisce che i valori finanziari vengano interpretati correttamente, soprattutto in un contesto multinazionale.

Un campo standard dei dati di intestazione della fattura, generalmente situato accanto al campo dell’importo della fattura in SAP Ariba.