Il Suo Template dei dati per recruiting e acquisizione di talenti

L’ID candidatura per la posizione identifica in modo univoco una singola candidatura a una richiesta di assunzione. Ogni processo di candidatura, dall’invio iniziale fino alla decisione finale, come «Hired» o «Rejected», viene tracciato tramite questo ID. Funge da filo conduttore tra tutte le attività, i timestamp e i dati relativi al percorso di una singola candidatura.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per l’analisi dei casi. Consente allo strumento di ricostruire il flusso end-to-end del processo per ogni candidatura e di visualizzare i diversi percorsi seguiti dai candidati. Raggruppando tutti gli eventi sotto un ID candidatura per la posizione comune, gli analisti possono misurare con precisione la durata dei casi, individuare i colli di bottiglia nei singoli cicli di candidatura e confrontare le varianti di processo.

Questo ID è essenziale per monitorare il percorso di ogni candidatura dall’inizio alla fine, consentendo di calcolare metriche chiave come Time to Hire e di analizzare le variazioni del processo.

Di norma si trova nei record principali delle candidature o delle attività dei candidati nel sistema di recruiting.

Questo attributo descrive un evento o una fase specifica del ciclo di recruiting, come «Application Received», «Interview Scheduled» o «Offer Extended». Ogni attività registrata rappresenta un momento in cui lo stato della candidatura è cambiato o è stata eseguita un’azione significativa.

Nell’analisi di Process Mining, la sequenza delle attività costituisce la base della mappa di processo. Consente agli analisti di visualizzare il flusso effettivo del processo di selezione, individuare i percorsi più comuni e rilevare le deviazioni dalla procedura standard. Analizzare le attività è fondamentale per comprendere il funnel di recruiting, individuare i punti in cui i candidati abbandonano il processo e misurare il tempo trascorso in ogni fase.

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare il funnel di recruiting e di individuare colli di bottiglia o deviazioni.

Si trova negli event log, nei record delle modifiche di stato o nelle tabelle della cronologia delle attività relative alle candidature.

Questo timestamp indica il momento preciso in cui un’attività si è verificata o è stata registrata nel sistema. Per le attività che hanno una durata, ne indica l’inizio, mentre per gli eventi istantanei rappresenta il momento in cui si sono verificati. Timestamp accurati sono fondamentali per ricostruire l’ordine cronologico degli eventi di ogni candidatura.

Questo attributo è alla base di tutte le analisi temporali nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare il tempo tra le attività, ovvero il cycle time, la durata delle singole fasi e il tempo totale necessario per l’assunzione. Analizzando questi timestamp, le organizzazioni possono individuare i ritardi, misurare le prestazioni rispetto agli accordi sul livello di servizio e identificare le opportunità per accelerare il processo di selezione.

È il timestamp principale utilizzato per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche temporali, come i cycle time e il tempo totale necessario per l’assunzione.

Di norma si trova accanto al nome dell’attività negli event log o nei record delle transazioni del sistema di recruiting.

Questo attributo identifica il sistema di riferimento, come l’Applicant Tracking System (ATS) o la piattaforma Human Capital Management (HCM), in cui le attività di recruiting vengono gestite e registrate. Negli ambienti che utilizzano più sistemi, questo campo aiuta a distinguere l’origine dei diversi dati, garantendo chiarezza e tracciabilità.

Per l’analisi di Process Mining, conoscere il sistema di origine è fondamentale per la convalida e la governance dei dati. Aiuta a comprendere il contesto dei dati e può essere utilizzato per filtrare le analisi in base a sistemi specifici, se ne sono integrati diversi. È particolarmente importante durante la preparazione dei dati e nella risoluzione delle discrepanze, poiché indica il punto corretto in cui verificare i problemi di qualità dei dati.

Fornisce il contesto sull’origine dei dati, fondamentale per la governance, la convalida e la risoluzione dei problemi in ambienti con più sistemi.

Viene spesso aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure è disponibile come campo standard nei data warehouse.

Questo attributo indica la data e l’ora dell’ultima sincronizzazione o estrazione dei dati dall’applicazione di origine. Funge da campo di metadati che riflette l’aggiornamento delle informazioni analizzate. Si distingue dal timestamp dell’attività, che registra il momento in cui si è verificato l’evento aziendale.

Nel contesto del Process Mining, questo timestamp è fondamentale per preservare l’integrità dei dati e comprendere l’attualità dell’analisi. Aiuta a verificare se le informazioni consultate sono aggiornate, aspetto particolarmente importante per il monitoraggio continuo e i Dashboard operativi. Può inoltre essere utilizzato per escludere i dati obsoleti o attivare gli aggiornamenti delle pipeline di dati.

Questo timestamp consente di comprendere l’aggiornamento dei dati, elemento fondamentale per la rilevanza e l’accuratezza del monitoraggio e dell’analisi continui dei processi.

Di norma viene aggiunto dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (Extract, Transform, Load) durante il caricamento dei dati.

Questo attributo monitora l’origine di una candidatura, indicando come il candidato è venuto a conoscenza del ruolo e ha presentato la propria candidatura. Tra le fonti più comuni rientrano i siti dedicati alle carriere, le segnalazioni dei dipendenti, il sourcing diretto da parte dei recruiter, LinkedIn e le fiere del lavoro universitarie.

Si tratta di un attributo fondamentale per valutare l’efficacia delle diverse strategie di talent acquisition. Analizzando il volume e la qualità dei candidati provenienti da ogni fonte, le organizzazioni possono calcolare il ritorno sull’investimento dei propri canali di sourcing. Il Process Mining può mostrare quali fonti generano candidati che avanzano maggiormente nel funnel o portano al maggior numero di assunzioni, contribuendo a ottimizzare gli investimenti nel marketing del recruiting.

È essenziale per misurare l’efficacia e il ROI dei diversi canali di sourcing e contribuisce a ottimizzare il marketing e la strategia di recruiting.

Di norma viene acquisita al momento dell’invio della candidatura, tramite link di tracciamento o sulla base delle informazioni fornite dal candidato.

Una richiesta di assunzione è una richiesta formale per coprire una posizione vacante. L’ID della richiesta di assunzione è il codice univoco assegnato a tale richiesta, che ne consente il monitoraggio dall’approvazione fino alla copertura. Una singola richiesta può essere associata a numerose candidature.

Nel Process Mining, questo ID è un attributo efficace per l’aggregazione e il filtraggio. Gli analisti possono utilizzarlo per analizzare il processo di selezione relativo a uno specifico ruolo, confrontare l’efficienza delle assunzioni per diversi tipi di posizione o valutare il volume complessivo delle candidature per ogni apertura. Aiuta a rispondere a domande come «Quali richieste di assunzione richiedono più tempo per essere coperte?» e «Qual è il numero medio di candidati per ruolo?».

Consente di raggruppare e analizzare tutte le candidature relative a una singola posizione aperta, permettendo di confrontare le prestazioni tra ruoli o reparti diversi.

Si trova nel record della candidatura, spesso collegato alla richiesta di assunzione o ai dati anagrafici della posizione.

Questo attributo registra la conclusione delle attività che si estendono nel tempo, come un colloquio o una verifica dei precedenti. Sebbene molte attività di recruiting siano registrate come singoli momenti tramite un timestamp di inizio, disporre di un’ora di fine consente di misurare con precisione la durata di specifiche fasi del processo.

Nell’analisi dei processi, l’ora di fine consente di calcolare la durata a livello di attività, distinguendo il tempo di attesa dal tempo di elaborazione. Ad esempio, è possibile misurare la durata esatta di un colloquio, non soltanto il tempo trascorso dalla sua programmazione alla ricezione del feedback. In questo modo si ottiene una visione più granulare di come viene impiegato il tempo e si possono individuare le inefficienze all’interno delle singole attività, non solo tra una fase e l’altra.

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività e di distinguere il tempo di elaborazione effettivo dal tempo di attesa inattivo.

Si trova negli event log o nei log delle attività, spesso nello stesso record dell’ora di inizio, nei sistemi che monitorano la durata delle attività.

Questo campo identifica la persona principale del team di talent acquisition che gestisce il processo di selezione per una determinata candidatura o richiesta di assunzione. In genere è responsabile della preselezione dei candidati, della programmazione dei colloqui e della comunicazione con gli stakeholder.

Nel Process Mining, l’attributo Recruiter è fondamentale per analizzare le prestazioni del team e dei singoli professionisti. Consente di creare Dashboard per il bilanciamento del carico di lavoro, mostrando quante candidature gestisce ogni recruiter. Permette inoltre di confrontare metriche come il tempo necessario per coprire una posizione o la qualità dei candidati tra recruiter diversi, così da individuare le best practice e le aree in cui sono necessari coaching o miglioramenti del processo.

Consente di analizzare il carico di lavoro e misurare le prestazioni dei singoli recruiter e dell’intero team di talent acquisition.

Di norma si trova nei record della candidatura o della richiesta di assunzione.

Questo attributo identifica l’unità organizzativa, come «Sales», «Engineering» o «Human Resources», che sta selezionando una persona per la posizione aperta. Offre un modo per strutturare l’analisi dei processi di recruiting in base alla gerarchia organizzativa dell’azienda.

Analizzare i dati di recruiting per reparto è fondamentale per comprendere come variano le prestazioni delle assunzioni all’interno dell’azienda. Aiuta a individuare i reparti con i processi di selezione più efficienti e quelli che potrebbero aver bisogno di supporto. Questo attributo viene utilizzato per creare Dashboard dipartimentali, confrontare KPI come il tempo necessario per l’assunzione e i tassi di accettazione delle offerte tra i team e allocare in modo efficace le risorse dedicate al recruiting.

Consente di analizzare l’efficienza e il carico di lavoro del recruiting per unità aziendale, aiutando a individuare tendenze, criticità ed esigenze di risorse specifiche dei singoli reparti.

Proviene dai dati anagrafici della richiesta di assunzione o della posizione associati alla candidatura.

L’Hiring Manager è la persona che prende la decisione finale sull’assunzione e a cui riporterà il nuovo dipendente. È uno stakeholder fondamentale del processo di selezione, responsabile della definizione dei requisiti del ruolo, dei colloqui con i candidati e della fornitura dei feedback.

Analizzare le prestazioni del processo per Hiring Manager può far emergere indicazioni importanti sull’efficienza del processo. Ad esempio, può evidenziare i manager che impiegano molto tempo a fornire il feedback sui colloqui, causando ritardi, oppure quelli con tassi di accettazione delle offerte particolarmente elevati. Queste informazioni possono essere utilizzate per offrire formazione o supporto mirati ai manager e contribuire a rendere più fluido l’intero processo di selezione.

Aiuta a individuare colli di bottiglia e ritardi legati a specifici hiring manager, come tempi lunghi per la fornitura dei feedback, che incidono direttamente sul tempo complessivo necessario per l’assunzione.

Proviene dai dati della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Questo attributo indica lo stato finale di una candidatura all’interno del processo di selezione. Tra gli stati più comuni rientrano «Hired», «Rejected», «Offer Rejected» o «Withdrawn by Candidate». Rappresenta la conclusione del processo per quello specifico caso di candidatura.

Nel Process Mining, lo stato finale è fondamentale per l’analisi basata sugli esiti. Consente di filtrare le mappe di processo per confrontare i percorsi dei candidati assunti con quelli dei candidati rifiutati. Aiuta a individuare il «percorso ideale» e a comprendere quali configurazioni di processo portano a esiti positivi. Costituisce inoltre la base per calcolare metriche chiave come i tassi di accettazione delle offerte e i tassi di abbandono dei candidati nelle diverse fasi.

Definisce l’esito finale di ogni caso, consentendo di analizzare quali varianti di processo portano ad assunzioni positive rispetto a rifiuti o ritiri.

Si trova nel record principale della candidatura e rappresenta la disposizione finale.

Questo attributo specifica il titolo ufficiale della posizione aperta, come «Senior Software Engineer» o «Marketing Manager». Fornisce un contesto aziendale essenziale al processo di selezione, descrivendo la natura del ruolo da coprire.

Il titolo della posizione è una dimensione fondamentale per l’analisi. Consente agli stakeholder di segmentare le prestazioni del recruiting in base alla seniority, alla funzione o alla specializzazione del ruolo. Ad esempio, può essere utilizzato per confrontare il tempo necessario per l’assunzione di ruoli tecnici e amministrativi oppure per analizzare l’efficacia di diversi canali di sourcing per le posizioni dirigenziali. Questa segmentazione è essenziale per individuare i colli di bottiglia specifici dei singoli ruoli e definire strategie di recruiting mirate.

Fornisce un contesto aziendale essenziale, consentendo di analizzare e confrontare le prestazioni tra ruoli, livelli e funzioni professionali diversi.

Proviene dai dettagli della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Questo attributo registra il valore monetario del pacchetto retributivo offerto a un candidato. È un dato fondamentale nelle fasi finali del processo di recruiting. Il valore viene generalmente registrato nella valuta locale.

In un’analisi di Process Mining, l’importo dell’offerta può fornire un contesto prezioso. Può essere correlato ai tassi di accettazione e rifiuto delle offerte per valutare la competitività della retribuzione. Consente inoltre di analizzare l’andamento delle retribuzioni tra ruoli, reparti e sedi diversi. Se combinato con altri dati, aiuta a valutare i benchmark salariali e ad assicurare pratiche retributive eque.

Aiuta ad analizzare la competitività dei pacchetti retributivi correlando gli importi delle offerte con i tassi di accettazione e rifiuto tra ruoli e sedi diversi.

Proviene dai record delle offerte di lavoro presenti nel sistema di recruiting o HR.

Questo attributo specifica la sede fisica di lavoro prevista per la richiesta di assunzione. Per le posizioni da remoto, può indicare una regione oppure essere contrassegnato come "Remoto". In questo modo aggiunge una dimensione geografica ai dati di recruiting.

Nel Process Mining, la sede è un attributo fondamentale per l’analisi regionale. Consente alle aziende di confrontare i tempi del ciclo di assunzione, l’efficacia dei canali di ricerca e i tassi di accettazione delle offerte tra uffici o Paesi diversi. Può mettere in evidenza differenze regionali nei mercati del lavoro, nelle prestazioni dei team di recruiting o nella Conformità dei processi, favorendo una gestione e una strategia più mirate.

Consente di analizzare su base geografica le prestazioni del recruiting, aiutando a confrontare l’efficienza e le criticità delle assunzioni tra regioni o uffici diversi.

Si trova nei dettagli della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Quando si decide di non proseguire con un candidato, spesso viene registrato un motivo. Può trattarsi di «Non in linea con la cultura aziendale», «Non possiede le competenze richieste» o «La posizione è stata coperta da un altro candidato». Questo attributo acquisisce tali informazioni qualitative.

Analizzare i motivi del rifiuto fornisce indicazioni preziose sul processo di selezione e sui requisiti del ruolo. Mettendo in relazione i motivi del rifiuto con le fonti delle candidature o con le fasi dei colloqui, le organizzazioni possono individuare problemi come descrizioni del ruolo poco precise, che attirano candidati non qualificati, o incoerenze nelle valutazioni degli intervistatori. Ciò aiuta a perfezionare le strategie di recruiting e a migliorare la qualità del bacino di candidati.

Fornisce indicazioni sul motivo per cui i candidati vengono esclusi, aiutando a perfezionare le descrizioni dei ruoli, migliorare la qualità del sourcing e individuare potenziali distorsioni nel processo di preselezione.

Di norma viene registrato da un recruiter o da un hiring manager quando aggiorna lo stato della candidatura a «Rejected».

Questo attributo distingue i candidati che sono attualmente dipendenti dell’organizzazione, ossia interni, da quelli che non lo sono, ossia esterni. Si tratta di una segmentazione fondamentale, poiché il processo di recruiting, le tempistiche e le politiche applicate ai due gruppi spesso differiscono in modo significativo.

L’analisi dei processi in base al tipo di candidato è essenziale per comprendere la mobilità interna e l’efficacia delle assunzioni esterne. Il Process Mining consente di confrontare il tempo necessario per l’assunzione, il costo per assunzione e i tassi di successo dei candidati interni ed esterni. In questo modo è possibile valutare le prestazioni dei programmi di mobilità interna e assicurarsi che entrambi i percorsi di assunzione siano efficienti ed efficaci.

Distingue i candidati interni da quelli esterni, i cui processi di assunzione spesso differiscono, consentendo di confrontare l’efficienza della mobilità interna con quella delle assunzioni esterne.

Spesso viene ricavato verificando se l’ID o l’indirizzo e-mail del candidato è presente nei dati anagrafici principali dei dipendenti. Alcuni sistemi possono disporre di un indicatore dedicato.