Il Suo template dei dati per la selezione e l’acquisizione dei talenti

L’ID della candidatura identifica in modo univoco una singola candidatura presentata per una posizione aperta. Ogni percorso, dall’invio iniziale alla decisione finale, ad esempio «Assunto» o «Respinto», viene tracciato con questo ID. Funge da riferimento comune per tutte le attività, le date e i dati relativi al percorso di una candidatura.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per l’analisi dei casi. Consente allo strumento di ricostruire il flusso completo del processo per ogni candidatura e di visualizzare i diversi percorsi seguiti dai candidati. Raggruppando tutti gli eventi sotto lo stesso ID della candidatura, gli analisti possono misurare con precisione la durata dei casi, individuare i colli di bottiglia nei singoli percorsi e confrontare le varianti del processo.

Questo ID è essenziale per seguire ogni candidatura dall’inizio alla fine e calcolare metriche chiave come il tempo necessario per assumere, oltre ad analizzare le variazioni del processo.

Di solito, si trova nei record principali delle candidature o delle attività dei candidati nel sistema di selezione.

Questo attributo descrive un evento o una fase specifica del ciclo di selezione, ad esempio «Candidatura ricevuta», «Colloquio programmato» o «Offerta inviata». Ogni attività registrata corrisponde a un momento in cui lo stato della candidatura è cambiato o è stata intrapresa un’azione significativa.

Nell’analisi di Process Mining, la sequenza delle attività costituisce la base della mappa del processo. Consente agli analisti di visualizzare il flusso effettivo della selezione, individuare i percorsi più frequenti e rilevare gli scostamenti dalla procedura standard. Analizzare le attività è fondamentale per comprendere il percorso di selezione, individuare le fasi in cui i candidati abbandonano e misurare il tempo trascorso in ciascuna fase.

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare il percorso di selezione e individuare colli di bottiglia o scostamenti.

Si trova nei log degli eventi, nei record delle modifiche di stato o nelle tabelle della cronologia delle attività relative alle candidature.

Questa data e ora indicano il momento esatto in cui un’attività si è verificata o è stata registrata nel sistema. Per le attività che hanno una durata, ne segnano l’inizio; per gli eventi istantanei, indicano il momento in cui si sono verificati. Disporre di date e ore precise è fondamentale per ricostruire l’ordine cronologico degli eventi relativi a ogni candidatura.

Questo attributo è alla base di tutte le analisi temporali nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare il tempo tra le attività (tempo di ciclo), la durata delle singole fasi e il tempo totale necessario per assumere. Analizzando queste date e ore, le organizzazioni possono individuare i ritardi, misurare i risultati rispetto agli accordi sui livelli di servizio e identificare le opportunità per accelerare il processo di selezione.

È la data e ora principale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo e il tempo totale necessario per assumere.

Di solito, si trova accanto al nome dell’attività nei log degli eventi o nei record delle transazioni del sistema di selezione.

Questo attributo identifica il sistema di registrazione, ad esempio il sistema di gestione delle candidature (ATS) o la piattaforma di gestione del capitale umano (HCM), in cui le attività di selezione vengono gestite e registrate. Negli ambienti con più sistemi, questo campo aiuta a distinguere l’origine dei diversi dati, garantendo chiarezza e tracciabilità.

Nel Process Mining, conoscere il sistema di origine è fondamentale per la convalida e la governance dei dati. Aiuta a comprenderne il contesto e, quando sono integrati più sistemi, consente di limitare l’analisi a sistemi specifici. È particolarmente importante durante la preparazione dei dati e la risoluzione delle discrepanze, perché indica dove verificare eventuali problemi di qualità dei dati.

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, essenziali per la governance, la convalida e la risoluzione dei problemi in ambienti con più sistemi.

Spesso viene aggiunto durante l’estrazione dei dati oppure è disponibile come campo standard nei data warehouse.

Questo attributo indica la data e ora dell’ultima sincronizzazione dei dati o della loro estrazione dall’applicazione di origine. È un campo di metadati che riflette quanto siano aggiornate le informazioni analizzate. Si distingue dalla data e ora dell’attività, che registra il momento in cui si è verificato l’evento aziendale.

Nel Process Mining, questa data e ora sono fondamentali per preservare l’integrità dei dati e comprenderne l’attualità. Aiutano a capire se le informazioni analizzate sono aggiornate, aspetto particolarmente importante per il monitoraggio continuo e le Dashboard operative. Possono inoltre essere utilizzate per escludere i dati non aggiornati o avviare l’aggiornamento delle pipeline di dati.

Questa data e ora permette di capire quanto siano aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per la pertinenza e l’accuratezza del monitoraggio e dell’analisi continui dei processi.

Di solito, viene aggiunta dallo strumento di integrazione dei dati o ETL (estrazione, trasformazione e caricamento) durante il caricamento dei dati.

Questo attributo registra la provenienza di una candidatura e indica come il candidato è venuto a conoscenza della posizione e ha presentato domanda. Tra le fonti più comuni figurano i siti dedicati alle carriere, le segnalazioni dei dipendenti, la ricerca diretta da parte dei selezionatori, LinkedIn e le fiere del lavoro universitarie.

È un attributo fondamentale per valutare l’efficacia delle diverse strategie di acquisizione dei talenti. Analizzando il volume e la qualità dei candidati provenienti da ciascuna fonte, le organizzazioni possono calcolare il ritorno sull’investimento dei canali di ricerca. Il Process Mining mostra quali fonti portano candidati più avanti nel processo o generano il maggior numero di assunzioni, aiutando a ottimizzare la spesa per il marketing delle selezioni.

È essenziale per misurare l’efficacia e il ritorno sull’investimento dei diversi canali di ricerca, così da ottimizzare il marketing e la strategia di selezione.

Di solito viene registrato al momento dell’invio della candidatura, tramite link di tracciamento o sulla base delle informazioni fornite dal candidato.

Una richiesta di assunzione è una richiesta formale di copertura di una posizione vacante. L’ID della richiesta di assunzione è il codice univoco assegnato alla richiesta, che ne consente il tracciamento dall’approvazione fino alla copertura della posizione. A una singola richiesta possono essere associate numerose candidature.

Nel Process Mining, questo ID è un attributo utile per raggruppare e filtrare i dati. Gli analisti possono utilizzarlo per analizzare il processo di selezione relativo a un ruolo specifico, confrontare l’efficienza delle assunzioni per diverse tipologie di posizione o valutare il volume totale di candidature per ogni posizione aperta. Aiuta a rispondere a domande come «Quali richieste di assunzione richiedono più tempo per essere evase?» e «Qual è il numero medio di candidati per ruolo?».

Consente di raggruppare e analizzare tutte le candidature relative a una singola posizione aperta, confrontando i risultati tra ruoli o reparti diversi.

Si trova nel record della candidatura, spesso collegato ai dati principali della richiesta di assunzione o della posizione.

Questo attributo registra la conclusione delle attività che si protraggono nel tempo, come un colloquio o una verifica dei precedenti. Molte attività di selezione vengono registrate come singoli momenti tramite una data e ora di inizio; disporre anche dell’ora di fine consente di misurare con precisione la durata delle singole fasi del processo.

Nell’analisi dei processi, l’ora di fine permette di calcolare la durata delle singole attività e distinguere i tempi di attesa da quelli di elaborazione. Ad esempio, è possibile misurare la durata esatta di un colloquio, anziché limitarsi al tempo che intercorre tra la sua programmazione e la ricezione del feedback. Si ottiene così una visione più dettagliata di come viene impiegato il tempo e si possono individuare le inefficienze nelle singole attività, non solo negli intervalli tra una e l’altra.

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività e di distinguere il tempo di elaborazione effettivo dai tempi di attesa.

Si trova nei log degli eventi o delle attività, spesso nello stesso record dell’ora di inizio, nei sistemi che registrano la durata delle attività.

Questo campo identifica la persona del team di acquisizione dei talenti che gestisce il processo di selezione per una determinata candidatura o richiesta di assunzione. In genere, questa persona si occupa di selezionare i candidati, programmare i colloqui e comunicare con le parti interessate.

Nel Process Mining, l’attributo Recruiter è fondamentale per analizzare i risultati del team e dei singoli recruiter. Consente di creare Dashboard per bilanciare i carichi di lavoro e mostrare quante candidature gestisce ogni recruiter. Permette inoltre di confrontare metriche come il tempo necessario per coprire una posizione o la qualità dei candidati tra recruiter diversi, così da individuare le buone pratiche e le opportunità di formazione o miglioramento del processo.

Consente di analizzare il carico di lavoro e misurare i risultati dei singoli recruiter e dell’intero team di acquisizione dei talenti.

Di solito si trova nei dati delle candidature o delle richieste di assunzione.

Questo attributo identifica l’unità organizzativa, ad esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Risorse umane», che sta cercando di coprire la posizione aperta. Consente di strutturare l’analisi dei processi di selezione in base alla gerarchia organizzativa dell’azienda.

Analizzare i dati di selezione per reparto è essenziale per capire come variano i risultati delle assunzioni nelle diverse aree aziendali. Aiuta a individuare i reparti con processi di selezione più efficienti e quelli che potrebbero aver bisogno di supporto. Questo attributo viene utilizzato per creare Dashboard per reparto, confrontare KPI come il tempo necessario per assumere e il tasso di accettazione delle offerte tra i team e allocare efficacemente le risorse dedicate alla selezione.

Consente di analizzare l’efficienza della selezione e il carico di lavoro per unità aziendale, aiutando a individuare tendenze, difficoltà ed esigenze di risorse specifiche dei singoli reparti.

Ricavato dai dati principali della richiesta di assunzione o della posizione associata alla candidatura.

Il responsabile delle assunzioni è la persona che prende la decisione finale e a cui farà riferimento il nuovo dipendente. È una figura chiave nel processo di selezione: definisce i requisiti del ruolo, conduce i colloqui e fornisce riscontri.

Analizzare le prestazioni del processo per responsabile delle assunzioni può far emergere informazioni importanti sulla sua efficienza. Per esempio, può mettere in evidenza chi impiega molto tempo a fornire un riscontro dopo i colloqui, causando ritardi, oppure chi registra tassi di accettazione delle offerte particolarmente elevati. Queste informazioni consentono di offrire ai responsabili formazione o supporto mirati e di rendere più fluido l’intero processo di selezione.

Aiuta a individuare colli di bottiglia e ritardi legati a specifici responsabili delle assunzioni, per esempio tempi lunghi per fornire un riscontro, che incidono direttamente sul tempo complessivo necessario per assumere.

Ricavato dai dati della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Questo attributo indica lo stato finale di una candidatura nel processo di selezione. Tra gli stati più comuni figurano «Assunto», «Respinto», «Offerta rifiutata» e «Ritirata dal candidato». Rappresenta la conclusione del processo per quella specifica candidatura.

Nel Process Mining, lo stato finale è essenziale per analizzare gli esiti. Consente di filtrare le mappe di processo e confrontare il percorso dei candidati assunti con quello dei candidati respinti. In questo modo è possibile individuare il percorso ottimale e capire quali sequenze di attività portano a un esito positivo. È inoltre la base per calcolare metriche chiave, come il tasso di accettazione delle offerte e il tasso di abbandono dei candidati nelle diverse fasi.

Definisce l’esito finale di ogni caso e consente di analizzare quali varianti del processo portano ad assunzioni, rifiuti o ritiri della candidatura.

Si trova nel record principale della candidatura e ne rappresenta l’esito finale.

Questo attributo specifica il titolo ufficiale della posizione aperta, ad esempio «Analista finanziario senior» o «Responsabile marketing». Fornisce un contesto aziendale essenziale al processo di selezione, descrivendo la natura del ruolo da coprire.

Il titolo della posizione è una dimensione fondamentale per l’analisi. Consente alle parti interessate di suddividere i risultati della selezione in base alla seniority, alla funzione o alla specializzazione del ruolo. Ad esempio, può essere utilizzato per confrontare il tempo necessario per assumere in ruoli tecnici e amministrativi o per analizzare l’efficacia dei diversi canali di ricerca per le posizioni dirigenziali. Questa segmentazione è essenziale per individuare i colli di bottiglia specifici dei singoli ruoli e adattare le strategie di selezione.

Fornisce un contesto aziendale essenziale e consente di analizzare e confrontare i risultati tra ruoli, livelli e funzioni diversi.

Ricavato dai dettagli della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Questo attributo registra il valore monetario del pacchetto retributivo offerto a un candidato. È un dato importante nelle fasi finali del processo di selezione e viene in genere registrato nella valuta locale.

Nel Process Mining, l’analisi dell’importo dell’offerta fornisce un contesto utile. Il dato può essere messo in relazione con i tassi di accettazione e rifiuto per capire se il compenso è competitivo. Consente inoltre di analizzare l’andamento delle retribuzioni per ruolo, reparto e sede. Incrociato con altri dati, aiuta a valutare i riferimenti retributivi e a garantire pratiche salariali eque.

Aiuta a valutare la competitività dei pacchetti retributivi mettendo in relazione gli importi offerti con i tassi di accettazione e rifiuto per ruoli e sedi diversi.

Ricavato dai record delle offerte di lavoro nel sistema di selezione o delle risorse umane.

Quando si decide di non proseguire con un candidato, spesso viene registrato un motivo. Può trattarsi, per esempio, di «Non in linea con la cultura aziendale», «Non possiede le competenze richieste» o «La posizione è stata assegnata a un altro candidato». Questo attributo raccoglie tali informazioni qualitative.

Analizzare i motivi dei rifiuti fornisce indicazioni preziose sul processo di selezione e sui requisiti delle posizioni. Incrociandoli con le fonti delle candidature o con le fasi dei colloqui, le organizzazioni possono individuare problemi come descrizioni poco chiare, che attirano candidati non qualificati, o valutazioni incoerenti da parte degli intervistatori. Queste informazioni aiutano a perfezionare le strategie di selezione e a migliorare la qualità dei candidati.

Aiuta a capire perché le candidature vengono escluse, così da perfezionare le descrizioni delle posizioni, migliorare la qualità delle fonti di ricerca e individuare possibili distorsioni nella fase di selezione.

Di solito viene registrato da un selezionatore o dal responsabile delle assunzioni quando aggiorna lo stato della candidatura a «Respinto».

Questo attributo specifica la sede di lavoro indicata nella richiesta di assunzione. Per le posizioni da remoto può indicare una regione oppure riportare «Da remoto». Aggiunge quindi una dimensione geografica ai dati di selezione.

Nel Process Mining, la sede è un attributo importante per le analisi regionali. Consente alle aziende di confrontare i tempi di selezione, l’efficacia dei canali di ricerca e i tassi di accettazione delle offerte tra uffici o paesi diversi. Può far emergere differenze regionali nel mercato del lavoro, nelle prestazioni dei team di selezione o nella conformità del processo, fornendo elementi utili per definire interventi e strategie più mirati.

Consente di analizzare geograficamente i risultati delle attività di selezione e di confrontare l’efficienza e le difficoltà nelle diverse regioni o sedi.

Si trova nei dettagli della richiesta di assunzione associata alla candidatura.

Questo attributo distingue i candidati che sono già dipendenti dell’organizzazione (interni) da quelli che non lo sono (esterni). È una distinzione fondamentale, poiché il processo di selezione, le tempistiche e le politiche spesso variano notevolmente tra i due gruppi.

Analizzare i processi in base al tipo di candidato è essenziale per comprendere la mobilità interna e l’efficacia delle assunzioni esterne. Il Process Mining consente di confrontare il tempo necessario per assumere, il costo per assunzione e i tassi di successo dei candidati interni ed esterni. In questo modo è possibile valutare i programmi di mobilità interna e verificare che entrambi i percorsi di selezione siano efficienti ed efficaci.

Distingue i candidati interni da quelli esterni, i cui processi di selezione spesso differiscono, e consente di confrontare l’efficienza della mobilità interna con quella delle assunzioni esterne.

Spesso si ricava verificando se l’ID o l’indirizzo e-mail del candidato è presente nei dati anagrafici dei dipendenti. Alcuni sistemi dispongono di un indicatore dedicato.