Il Suo template dei dati per il ciclo di vita dei dipendenti, dall’assunzione al pensionamento

Questo attributo registra le singole fasi e tappe del processo di gestione del personale dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Ogni record dell’Event Log corrisponde a un’attività, come «Richiesta di assunzione creata», «Inserimento avviato» o «Rapporto di lavoro cessato».

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è alla base del Process Mining. Consente di individuare automaticamente i flussi effettivi del processo, rilevare le deviazioni dalla procedura standard e identificare colli di bottiglia o passaggi ridondanti. Per esempio, l’analisi può mostrare se la «Configurazione delle retribuzioni completata» avviene regolarmente dopo la data prevista.

Definisce le fasi del processo, costituisce la struttura portante della mappa del processo e consente tutte le analisi basate sui flussi.

Ricavato dai tipi di evento, dalle modifiche di stato o dai record di completamento delle attività nei diversi moduli SAP SuccessFactors, tra cui Onboarding, Recruiting ed Employee Central.

L’ID del dipendente funge da identificativo principale del caso e collega tutti gli eventi, dalla prima candidatura alla cessazione del rapporto di lavoro. È essenziale per ricostruire il percorso di ogni dipendente nelle diverse fasi del rapporto di lavoro.

Nell’analisi di Process Mining, ogni attività, come «Offerta accettata» o «Valutazione delle prestazioni svolta», è associata a uno specifico ID del dipendente. Questo consente di ricostruire l’intero ciclo di vita di ogni persona e di analizzare nel dettaglio i flussi di processo, le durate e le variazioni dei singoli casi.

È l’attributo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati in un’unica istanza di processo, rendendo possibile l’analisi dell’intero ciclo di vita.

In genere corrisponde all’identificativo principale del dipendente nel modulo HR centrale di SAP SuccessFactors.

Questo attributo indica la data e l’ora esatte di ogni attività nel ciclo di vita del dipendente. Serve a ordinare gli eventi cronologicamente e a calcolare il tempo che intercorre tra le diverse fasi.

Disporre di date e orari precisi è fondamentale per analizzare le prestazioni. Consente di calcolare metriche importanti come il tempo necessario per assumere, cioè il tempo tra «Richiesta di assunzione creata» e «Offerta accettata», e il tempo di ciclo dell’inserimento. L’analisi delle date e degli orari aiuta a individuare i ritardi e a misurare l’efficienza del processo rispetto agli accordi sui livelli di servizio (SLA).

Definisce l’ordine cronologico degli eventi ed è essenziale per tutte le analisi basate sul tempo, compresi il calcolo del tempo di ciclo e l’individuazione dei colli di bottiglia.

Queste informazioni sono in genere disponibili nei record di SAP SuccessFactors come data di creazione, data di completamento o data e ora di modifica dello stato.

Questo attributo specifica l’applicazione di origine da cui sono stati estratti i dati. In questa vista del processo, il valore sarà in genere «SAP SuccessFactors Onboarding», ma può includere anche altri sistemi integrati.

Negli ambienti IT complessi, i dati sul ciclo di vita del personale possono provenire da più sistemi, per esempio Recruiting, Core HR e Payroll. Questo attributo aiuta a ricostruire la provenienza dei dati, risolvere i problemi di qualità e comprendere l’ambito dell’analisi del processo.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, utili per la convalida e la governance dei dati e per comprendere l’ambito del processo.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicare l’origine del set di dati.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultimo prelievo dei dati dal sistema di origine. Non indica quando si è verificato l’evento, ma quando il record è stato aggiornato l’ultima volta nel dataset di Process Mining.

È un attributo di metadati fondamentale per la governance e l’affidabilità dei dati. Aiuta a capire quanto siano aggiornati i dati analizzati e garantisce che le analisi si basino su informazioni recenti. Viene inoltre utilizzato per gestire il caricamento incrementale dei dati.

Garantisce la trasparenza sull’aggiornamento dei dati, consentendo agli analisti di fare affidamento sulla tempestività dei risultati e delle informazioni ottenute.

Questa data e ora vengono generate e aggiunte a ogni record durante il processo di acquisizione dei dati (ETL/ELT).

Questo ID collega il percorso del dipendente alla specifica posizione per cui è stato assunto. Fornisce informazioni essenziali sul ruolo, sul reparto e sui requisiti di assunzione.

Nelle analisi, l’ID della richiesta di assunzione viene utilizzato per raggruppare e confrontare i processi di selezione. Ad esempio, il KPI «Tempo di assunzione» può essere analizzato per richiesta, reparto o responsabile della selezione, così da capire in quali casi il processo è più o meno efficiente. Aiuta a rispondere a domande come: «Quali tipi di ruolo richiedono più tempo per essere coperti?».

Collega il percorso del dipendente all’esigenza aziendale iniziale e consente di segmentare e analizzare in modo approfondito la fase di selezione.

Questo identificativo si trova nel modulo Recruiting di SAP SuccessFactors ed è collegato al candidato e al successivo profilo del dipendente.

Mentre StartTime indica l’inizio di un evento, EndTime ne segna la conclusione. È particolarmente utile per le attività che hanno una durata, come «Raccolta dei dati del nuovo assunto» o una fase di approvazione da parte di un responsabile.

Disporre sia dell’ora di inizio sia di quella di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle singole attività. In questo modo è possibile individuare esattamente quali fasi richiedono più tempo all’interno di un ciclo complessivo, ottenendo un livello di dettaglio maggiore rispetto al solo tempo di ciclo del caso.

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività, un dato fondamentale per individuare inefficienze e colli di bottiglia specifici del processo.

Spesso corrisponde alla data e ora di «Completamento» o di «Ultima modifica» associata a un’attività o a una fase del processo in SAP SuccessFactors.

Questo attributo contiene il nome del reparto aziendale, ad esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Risorse umane». È un dato organizzativo fondamentale associato al ruolo del dipendente.

Il reparto è una dimensione primaria per le analisi comparative. Viene utilizzato per segmentare KPI come «Tempo di ciclo dell’inserimento» o «Tasso di turnover dei dipendenti» e osservare come variano i processi nelle diverse aree dell’organizzazione. Aiuta a individuare problemi specifici di un reparto, come un processo di inserimento lento in Ingegneria o un turnover elevato nelle Vendite.

È una dimensione fondamentale per segmentare i dati e confrontare le prestazioni e i risultati dei processi nelle diverse aree aziendali.

Questo dato fa parte del record principale del dipendente in SAP SuccessFactors Employee Central ed è collegato alla sua posizione.

Questo attributo identifica il responsabile associato al caso del dipendente. Il responsabile delle assunzioni è una figura chiave in molti eventi del ciclo di vita, tra cui le approvazioni, le attività di inserimento e le valutazioni delle prestazioni.

Analizzare i dati per responsabile è fondamentale per la Dashboard «Analisi dei colli di bottiglia nelle approvazioni dei responsabili». Aiuta a individuare chi impiega molto tempo per approvare, segnalando la necessità di formazione o di supporto sul processo. Consente inoltre di confrontare le prestazioni e individuare le buone pratiche adottate dai responsabili.

Identifica una figura chiave del processo e consente di analizzare le prestazioni dei singoli responsabili, i ritardi nelle approvazioni e gli andamenti a livello di team.

Queste informazioni sono in genere memorizzate nella richiesta di assunzione o nel profilo del dipendente in SAP SuccessFactors Employee Central.

Questo attributo specifica il titolo professionale del dipendente, ad esempio «Ingegnere software», «Responsabile clienti» o «Analista finanziario». Fornisce informazioni dettagliate sulla funzione svolta dal dipendente nell’organizzazione.

L’analisi per ruolo professionale aiuta a capire come variano i processi per le diverse categorie di dipendenti. Ad esempio, nella Dashboard «Lacune nell’assegnazione della formazione» è possibile verificare se alcuni ruoli non ricevono la formazione richiesta oppure analizzare se il tempo di assunzione è maggiore per i ruoli più senior o tecnici.

Consente di analizzare nel dettaglio i processi per le diverse funzioni aziendali e di adattare i miglioramenti alle esigenze dei singoli ruoli.

Queste informazioni sono memorizzate nel record della posizione o delle informazioni professionali del dipendente in SAP SuccessFactors Employee Central.

Questa metrica misura l’efficienza del processo di selezione calcolando il tempo che intercorre tra l’apertura formale di una posizione («Richiesta di assunzione creata») e l’accettazione formale dell’offerta da parte di un candidato («Offerta accettata»).

Il tempo di assunzione è un KPI fondamentale per valutare la rapidità e le prestazioni della funzione di acquisizione dei talenti. Tempi lunghi possono far perdere i candidati migliori a favore della concorrenza e ritardare i progetti. Questa metrica è una componente chiave della Dashboard «Prestazioni del tempo di assunzione», dove viene spesso confrontata con gli obiettivi.

Questo KPI fondamentale per il reclutamento misura la rapidità con cui l’organizzazione riesce ad assumere talenti, un fattore che incide direttamente sulla capacità di competere e attuare la strategia aziendale.

Calcolata nello strumento di Process Mining come differenza tra la data e ora delle attività «Richiesta di assunzione creata» e «Offerta accettata».

Questa metrica misura il tempo totale trascorso tra l’attività «Offerta accettata» e un evento che segna il completamento dell’inserimento, ad esempio «Profilo del dipendente attivato» o «Configurazione delle retribuzioni completata». Non è un campo presente direttamente nel sistema di origine, ma viene calcolata a partire dalle date e ore degli eventi.

Questo attributo corrisponde direttamente al KPI «Tempo di ciclo dell’inserimento» ed è la misura principale della Dashboard associata. Analizzare questa durata aiuta i reparti HR a individuare i colli di bottiglia nel processo di inserimento e a monitorare l’impatto delle iniziative di miglioramento volte a rendere più rapidamente operativi i nuovi assunti.

È un KPI fondamentale per misurare l’efficienza del processo di inserimento, che incide direttamente sull’esperienza dei nuovi assunti e sul tempo necessario perché diventino produttivi.

Calcolata nello strumento di Process Mining come differenza tra la data e ora delle attività «Offerta accettata» e «Inserimento completato».

Questo attributo registra la provenienza della candidatura e aiuta a capire quali canali di selezione sono più efficaci per trovare e assumere talenti.

Questi dati sono utili per la Dashboard «Completamento e accuratezza della configurazione delle retribuzioni», perché possono aiutare a determinare se i candidati provenienti da alcuni canali incontrano più problemi. Più in generale, vengono utilizzati per analizzare la qualità e la rapidità delle assunzioni nei diversi canali. Ad esempio, l’analisi potrebbe mostrare che le segnalazioni dei dipendenti sono associate al tempo di assunzione più breve e ai tassi di permanenza più elevati.

Aiuta a misurare l’efficacia dei diversi canali di selezione e a ottimizzare le strategie e i budget dedicati al reclutamento.

Queste informazioni vengono registrate nel modulo Recruiting di SAP SuccessFactors quando un candidato presenta la propria candidatura.

Questo attributo calcolato segnala le attività ripetute nel ciclo di vita di un dipendente. Ad esempio, se l’attività «Modulo di conformità firmato» si verifica due volte perché il primo invio conteneva errori, la seconda occorrenza viene segnalata come rilavorazione.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Rilavorazioni e ridondanze delle attività». Aiuta a quantificare gli sprechi nel processo e a individuare le aree in cui le attività non vengono completate correttamente al primo tentativo. Un livello elevato di rilavorazioni può indicare problemi di formazione, usabilità del sistema o chiarezza del processo.

Quantifica le inefficienze individuando le attività ripetute e mettendo in evidenza le opportunità per migliorare la qualità del processo e ridurre gli sprechi di lavoro.

Calcolato dallo strumento di Process Mining analizzando la sequenza delle attività per ogni caso e segnalando quelle ripetute.

Questo ID consente di seguire una persona durante la fase di selezione, prima che le venga assegnato un ID dipendente. Collega tutte le attività precedenti all’assunzione, come «Candidatura presentata» e «Colloquio programmato».

L’ID dipendente è l’identificativo principale del caso per il processo end-to-end, mentre l’ID del candidato è essenziale per analizzare nel dettaglio il percorso di selezione precedente all’assunzione. Consente di seguire tutti i candidati per una determinata richiesta, non solo la persona assunta, e di analizzare i tassi di conversione del processo di selezione.

Consente di analizzare nel dettaglio il percorso di selezione seguendo tutti i candidati e ricavando informazioni sui tassi di conversione e sull’efficienza del processo precedente all’assunzione.

È un identificativo principale nel modulo Recruiting di SAP SuccessFactors.

Questo attributo registra il motivo specifico della cessazione del rapporto di lavoro, che può essere volontaria, ad esempio «Dimissioni - Opportunità migliore», oppure involontaria, ad esempio «Cessazione involontaria - Prestazioni insufficienti».

È un attributo fondamentale per la Dashboard «Analisi degli andamenti del turnover elevato». Mettendo in relazione i motivi di cessazione con specifici percorsi di processo, le aziende possono individuare le cause profonde dell’abbandono. Ad esempio, l’analisi potrebbe rivelare che i dipendenti che affrontano un processo di inserimento molto lungo hanno maggiori probabilità di dimettersi entro il primo anno.

Fornisce informazioni essenziali sui motivi per cui i dipendenti lasciano l’azienda e consente di analizzare le cause profonde del turnover e sviluppare strategie mirate per favorire la permanenza.

Queste informazioni vengono registrate in SAP SuccessFactors Employee Central durante il processo di uscita o di cessazione del rapporto di lavoro.

Questo attributo specifica il paese associato alla sede di lavoro del dipendente. È un’informazione geografica e organizzativa importante.

Le variazioni dei processi dipendono spesso dall’area geografica, a causa delle diverse leggi sul lavoro, normative e prassi aziendali. Analizzare i dati per paese aiuta a individuare queste differenze, ad esempio cicli di assunzione più lunghi o fasi di conformità diverse in alcune aree. È essenziale per uniformare i processi a livello globale, tenendo conto dei requisiti locali.

Consente di segmentare geograficamente il processo, un aspetto fondamentale per comprendere le differenze regionali in termini di prestazioni, conformità e costi.

Fa parte delle informazioni sulla sede o sul ruolo del dipendente in SAP SuccessFactors Employee Central.

Questo attributo indica la situazione attuale del dipendente in azienda. Cambia nei momenti chiave del ciclo di vita, in particolare all’inizio («Attivo») e alla fine («Cessato»).

È una dimensione fondamentale per analizzare la Dashboard «Flusso dei dipendenti nel ciclo di vita». Filtrando per stato, gli analisti possono seguire il flusso dei dipendenti attivi, monitorare nel tempo il numero di cessazioni e capire come possono variare le varianti di processo per i dipendenti in congedo. Fornisce un esito generale per ogni caso.

Fornisce un esito chiaro per ogni caso del dipendente ed è essenziale per l’analisi delle coorti e del turnover, nonché per comprendere il flusso del processo.

È un campo standard nel record delle informazioni professionali del dipendente in SAP SuccessFactors Employee Central.

Questo attributo rappresenta un livello della struttura organizzativa superiore a quello del reparto, ad esempio «Prodotti di consumo» o «Software aziendale». Fornisce un contesto aziendale più ampio per il ruolo del dipendente.

Analizzare i processi a livello di unità aziendale aiuta i dirigenti a comprendere le prestazioni nei principali segmenti dell’azienda. Può far emergere problemi sistemici all’interno di una divisione o mettere in evidenza unità con risultati migliori, le cui buone pratiche potrebbero essere adottate altrove. È un’informazione utile per la pianificazione strategica della forza lavoro e l’allocazione delle risorse.

Fornisce una dimensione di analisi generale che consente di confrontare strategicamente l’efficienza e i risultati dei processi nelle principali divisioni aziendali.

È un elemento standard della struttura organizzativa in SAP SuccessFactors Employee Central, collegato alla posizione del dipendente.

Questo attributo identifica la persona, ad esempio uno specialista delle risorse umane, un responsabile della selezione o un responsabile, che ha eseguito una specifica attività o un evento del processo. Tiene traccia del contributo delle persone al flusso di lavoro.

Analizzare chi svolge le attività è fondamentale per comprendere l’allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni. Può aiutare a individuare i responsabili della selezione con i risultati migliori, i responsabili che impiegano più tempo per approvare o i membri del team HR che gestiscono il maggior numero di attività. Questi dati permettono anche di distinguere le attività svolte dai dipendenti da quelle automatizzate.

Associa le attività del processo a persone specifiche e consente di analizzare il carico di lavoro, gestire le prestazioni delle risorse e individuare le esigenze di formazione.

Queste informazioni si trovano spesso nei registri di controllo o nei campi «Ultima modifica effettuata da» associati ad attività e record in SAP SuccessFactors.