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Migliori il ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione all'uscita

La guida in 6 passaggi per ottimizzare il processo Hire to Retire in UKG Pro
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Hire to Retire - Ciclo di vita del dipendente
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Ottimizzi il processo Hire to Retire di UKG Pro

Il ciclo di vita dei dipendenti può spesso nascondere inefficienze complesse, che comportano un aumento dei costi operativi e dell'abbandono del personale. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia del processo, per rendere più fluido il percorso dall'assunzione alla conclusione del rapporto di lavoro e trasformare le Sue attività grazie a una visione completa di ogni passaggio.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il ciclo di vita dei dipendenti dall'assunzione alla cessazione è fondamentale

Il ciclo di vita del dipendente dall'assunzione alla cessazione rappresenta l'intero percorso di una persona all'interno dell'organizzazione, dalla creazione di una richiesta di assunzione fino all'offboarding finale. Questo processo articolato, spesso gestito all'interno di piattaforme complete di Human Capital Management, HCM, come UKG Pro, coinvolge numerose attività, funzioni e sistemi interconnessi. Le inefficienze in qualsiasi fase, dal recruiting all'onboarding, dalla gestione dei talenti all'offboarding, possono generare costi operativi significativi, rischi di non conformità e un'esperienza del dipendente meno soddisfacente. Senza una visibilità chiara sull'esecuzione effettiva di questi processi, le organizzazioni faticano a individuare i ritardi, comprendere i loop di rilavorazione e identificare le lacune di conformità. Ottimizzare l'intero ciclo di vita non significa soltanto ridurre i costi, ma costruire un ambiente di lavoro più efficiente, coinvolgente e conforme, capace di attrarre e trattenere i migliori talenti e di incidere direttamente sui risultati economici e sugli obiettivi strategici dell'azienda.

Come il Process Mining trasforma l'ottimizzazione del processo di UKG Pro dall'assunzione alla cessazione

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere realmente come si svolge il ciclo di vita del dipendente in UKG Pro. Analizzando gli Event Log dei moduli UKG Pro, inclusi HR, Payroll, Talent e Workforce Management, il Process Mining costruisce un modello visivo accurato e completo del percorso di ogni dipendente. Utilizzando l'"Employee ID" come identificativo del caso, traccia le attività da "Job Requisition Created" fino a "Offer Accepted", "Employee Onboarded", "Performance Review Conducted", "Promotion Approved" e infine "Offboarding Tasks Completed". Questa visione completa consente di identificare i principali colli di bottiglia, portare alla luce deviazioni nascoste dai processi standard e individuare le cause alla radice dei ritardi. È possibile, ad esempio, vedere con precisione dove "Background Check Initiated" richiede sistematicamente più tempo del previsto o perché "Payroll Setup Completed" è spesso soggetto a rilavorazioni. Questo insight è essenziale per comprendere il reale tempo di attraversamento di ogni fase e orientare interventi mirati di ottimizzazione del processo nell'ambiente UKG Pro.

Principali aree di miglioramento nel ciclo di vita dei dipendenti in UKG Pro

L'applicazione del Process Mining al processo di UKG Pro dall'assunzione alla cessazione porta generalmente alla luce diverse aree con un elevato potenziale di miglioramento:

  • Efficienza del recruiting e dell'onboarding: individui i ritardi nella ricerca dei candidati, nella pianificazione dei colloqui, nelle approvazioni delle offerte o nei controlli dei precedenti. Individui i colli di bottiglia nella documentazione dei nuovi assunti o nella configurazione tardiva del Payroll, che possono compromettere l'esperienza iniziale del dipendente. Ridurre il tempo tra "Offer Extended" e "Employee Onboarded" può migliorare significativamente la competitività dell'organizzazione.
  • Gestione e sviluppo dei talenti: porti alla luce le inefficienze nei cicli di valutazione delle prestazioni, garantendo feedback e opportunità di sviluppo tempestivi. Analizzi il flusso delle promozioni e dei cambi di ruolo per rendere più lineari i percorsi di crescita professionale. Comprenda perché "Training Assigned" può essere ritardato dopo "Employee Onboarded", con conseguenze sulla produttività.
  • Conformità e mitigazione dei rischi: rilevi le deviazioni dalle procedure operative standard per attività critiche come "Payroll Setup Completed" o "Termination Initiated". Garantisca che tutti i requisiti di conformità, come il completamento tempestivo di "Background Check Initiated" o il rispetto di specifici protocolli di offboarding, siano soddisfatti in modo coerente in tutta l'organizzazione. Ciò riduce il rischio di audit e l'esposizione legale.
  • Semplificazione dell'offboarding: analizzi l'efficienza e la completezza del processo di offboarding, da "Termination Initiated" a "Offboarding Tasks Completed". Garantisca che tutti i passaggi necessari, inclusi i colloqui di uscita e il recupero degli asset, siano eseguiti in modo efficiente e conforme, tutelando la reputazione dell'organizzazione e riducendo i rischi.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo dall'assunzione alla cessazione

Utilizzando il Process Mining per il ciclo di vita dei dipendenti in UKG Pro, dall'assunzione alla cessazione, può ottenere numerosi vantaggi misurabili. È probabile che si verifichi una riduzione significativa del tempo di attraversamento complessivo delle fasi principali, dall'assunzione all'offboarding, con un'acquisizione dei talenti più rapida e una forza lavoro più agile. Diminuiranno i costi operativi associati alla rilavorazione manuale, ai processi prolungati e alle sanzioni per la non conformità. La soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti dovrebbero migliorare grazie a un Employee Journey più fluido, trasparente ed efficiente. In definitiva, l'ottimizzazione dei processi aumenta l'efficienza operativa HR, garantendo il massimo valore strategico dell'investimento in UKG Pro e posizionando l'organizzazione per una crescita sostenibile. Questo approccio basato sui dati trasforma il modo in cui gestisce la risorsa più preziosa: le persone.

Come iniziare a ottimizzare il processo di UKG Pro dall'assunzione alla cessazione

Avviare l'ottimizzazione del ciclo di vita dei dipendenti in UKG Pro con il Process Mining può sembrare complesso, ma i primi passi sono semplici. Concentrandosi sui dati degli eventi già disponibili in UKG Pro, può ottenere rapidamente insight preziosi senza ricorrere a un'analisi manuale approfondita. Questo approccio Le consente di superare le supposizioni e prendere decisioni basate sui dati, assicurando che ogni miglioramento implementato sia mirato ed efficace. Inizi oggi stesso a sfruttare appieno il potenziale delle operazioni HR e a creare un'esperienza del dipendente davvero eccellente. Scopra come ridurre con sicurezza il tempo di attraversamento del ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione e migliorare l'efficienza complessiva del processo.

Hire to Retire - Ciclo di vita del dipendente Onboarding dei dipendenti Gestione dei talenti Efficienza delle risorse umane Gestione della forza lavoro Operazioni delle risorse umane Gestione della conformità Organico e reclutamento Analisi delle risorse umane H2R Gestione del capitale umano HCM Percorso del dipendente

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I nuovi dipendenti subiscono ritardi significativi nell'onboarding e nella configurazione del Payroll dopo aver accettato un'offerta. Questo genera frustrazione nei nuovi assunti, perdita di produttività e potenziali problemi di conformità, soprattutto nei settori regolamentati.
ProcessMind visualizza i passaggi esatti e il tempo impiegato per ogni attività di onboarding in UKG Pro, dall'accettazione dell'offerta al completamento del Payroll. Evidenzia i colli di bottiglia e individua le cause alla radice dei ritardi, consentendo un'integrazione più rapida e una migliore esperienza del dipendente.

Le valutazioni delle prestazioni sono spesso incoerenti o tardive tra i diversi reparti, rendendo complesse le decisioni sullo sviluppo dei talenti e sulla retribuzione. Ciò può causare un basso morale, opportunità di crescita mancate e difficoltà nell'allineare gli obiettivi individuali a quelli aziendali.
ProcessMind mappa il flusso effettivo dei cicli di valutazione delle prestazioni in UKG Pro, rivelando le deviazioni dai processi standard e identificando i manager o i reparti responsabili dei ritardi. In questo modo fornisce insight utili per garantire maggiore coerenza e migliorare la gestione dei talenti.

Il tempo che intercorre tra la creazione della richiesta di assunzione e l'accettazione dell'offerta è eccessivo, inducendo i talenti migliori ad accettare offerte altrove. Ne derivano costi di recruiting più elevati, un aumento del time-to-fill e uno svantaggio competitivo nell'attrarre professionisti qualificati.
ProcessMind analizza il processo di recruiting end-to-end in UKG Pro, individuando le fasi specifiche, come la pianificazione dei colloqui o i controlli dei precedenti, che causano ritardi. La soluzione aiuta a ottimizzare i Workflow, ridurre i tempi di attraversamento e migliorare i tassi di conversione dei candidati.

Le procedure di offboarding omettono frequentemente passaggi critici, con il rischio di violazioni della conformità, problemi di sicurezza o controversie sulle buste paga finali. Ciò espone l'organizzazione a conseguenze legali e finanziarie e crea un'immagine negativa come datore di lavoro.
ProcessMind offre una visione chiara di ogni attività di offboarding registrata in UKG Pro, dall'avvio della cessazione al completamento delle attività. Identifica i percorsi non conformi e garantisce il rispetto di tutti i passaggi necessari, riducendo i rischi e proteggendo gli asset aziendali.

Dipendenti e manager spesso aggirano le procedure operative standard nel ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione, creando processi paralleli. Queste variazioni non autorizzate introducono inefficienze e rischi di non conformità e rendono difficile mantenere operazioni HR coerenti in tutta l'organizzazione.
ProcessMind rileva automaticamente tutti i percorsi effettivamente seguiti in UKG Pro, evidenziando i punti in cui si verificano deviazioni dal processo previsto. Individua i passaggi e i ruoli specifici coinvolti, consentendo al management di applicare le best practice e ridurre il rischio operativo.

I ritardi nell'approvazione e nell'attuazione di promozioni o cambi di ruolo possono causare insoddisfazione e aumentare il turnover volontario. Ciò ostacola la crescita professionale interna, compromettendo la fidelizzazione dei talenti e la capacità dell'organizzazione di coprire internamente i ruoli critici.
ProcessMind mappa il percorso delle richieste di promozione e cambio di ruolo in UKG Pro, identificando i punti in cui le approvazioni o le attività amministrative si bloccano. Fornisce insight sui colli di bottiglia, contribuendo a semplificare la mobilità interna e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

I nuovi assunti o i dipendenti che ricoprono nuovi ruoli non ricevono sempre in tempo utile una formazione adeguata, oppure i tassi di completamento sono bassi. Ciò incide sulla produttività, sulla conformità ai requisiti specifici del ruolo e sullo sviluppo complessivo dei dipendenti, creando lacune nelle competenze.
ProcessMind monitora l'assegnazione e il completamento delle attività formative per ogni dipendente in UKG Pro, evidenziando incoerenze o ritardi. Aiuta a individuare i punti in cui i processi formativi si interrompono, garantendo che i dipendenti ricevano tempestivamente lo sviluppo necessario.

Le organizzazioni faticano a comprendere il costo effettivo associato a ogni fase del ciclo di vita dei dipendenti, dalle spese di recruiting ai costi amministrativi dell'offboarding. Questa scarsa visibilità sui costi rende difficile ottimizzare la spesa HR e giustificare gli investimenti nella tecnologia HR.
ProcessMind mette in relazione le attività di processo e la loro durata in UKG Pro con i costi associati, offrendo una visione trasparente della spesa in ogni fase. Identifica le attività più costose e le opportunità di efficientamento per ridurre i costi operativi HR complessivi.

Un numero significativo di nuovi assunti lascia l'azienda entro il primo anno, segnalando problemi nei processi di selezione, onboarding o integrazione iniziale. Ne derivano investimenti di recruiting sprecati, perdita di conoscenze istituzionali e maggiore instabilità operativa.
ProcessMind analizza il percorso completo dei dipendenti che lasciano precocemente l'organizzazione e lo confronta con quello di chi rimane, utilizzando i dati di UKG Pro. Identifica i punti critici o le variazioni di processo nei primi mesi che contribuiscono all'uscita anticipata, consentendo interventi mirati.

I team HR ricorrono spesso a soluzioni manuali per completare le attività in UKG Pro a causa di processi complessi o non funzionanti, con conseguente aumento degli errori di inserimento. Questi errori richiedono correzioni costose, compromettono l'integrità dei dati e possono causare problemi nelle buste paga o nella conformità.
ProcessMind evidenzia i casi di intervento manuale o di incoerenza dei dati nel flusso di processo di UKG Pro, indicando difetti alla base della progettazione del sistema o del processo. Mostra dove l'automazione o la riprogettazione del processo potrebbero eliminare gli errori e migliorare l'accuratezza dei dati.

Il processo di onboarding di un nuovo manager o di offboarding di uno esistente è inefficiente, causando interruzioni nella produttività del team e linee di riporto poco chiare. Ciò incide sul coinvolgimento dei dipendenti e sulla continuità dei progetti, soprattutto durante le fasi di transizione.
ProcessMind mappa le attività e le approvazioni specifiche coinvolte nei cambi di manager, così come sono registrate in UKG Pro. Identifica i ritardi e garantisce che tutti i trasferimenti necessari di responsabilità e accessi ai sistemi siano eseguiti senza intoppi, riducendo al minimo le interruzioni del team.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario affinché i nuovi dipendenti diventino pienamente produttivi dopo la data di assunzione. Una maggiore rapidità migliora il time-to-value dei nuovi assunti, rafforza il coinvolgimento iniziale e riduce la perdita di produttività, con effetti positivi sulle prestazioni del team e sulle tempistiche dei progetti nel ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione. ProcessMind identifica i colli di bottiglia nelle attività di onboarding in UKG Pro, dalle attività pre-assunzione alle prime assegnazioni formative. Analizzando le variazioni e i ritardi del processo, può individuare i passaggi esatti che causano i rallentamenti e introdurre miglioramenti mirati per ottenere una riduzione del 25% del tempo necessario a raggiungere la piena operatività, misurabile monitorando le date di completamento delle attività per ogni Employee ID.

Garantire coerenza nell'esecuzione delle valutazioni delle prestazioni assicura uno sviluppo equo dei dipendenti e dati sulle prestazioni accurati in tutta l'organizzazione. Ciò riduce i rischi di non conformità, migliora l'equità e offre una visione più chiara delle competenze disponibili, elemento essenziale per una gestione efficace dei talenti lungo l'intero ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione. ProcessMind visualizza i percorsi effettivi delle valutazioni delle prestazioni in UKG Pro, evidenziando le deviazioni dalle procedure standard. Identificando i manager o i reparti che saltano o ritardano frequentemente i passaggi, le organizzazioni possono applicare le best practice. Il risultato atteso è un tasso di aderenza del 90% ai calendari delle valutazioni, misurato confrontando le sequenze effettive delle attività con i modelli di processo definiti per ciascun dipendente.

Ridurre il tempo tra la creazione della richiesta di assunzione e l'accettazione dell'offerta è fondamentale per attrarre i migliori talenti e contenere i costi delle posizioni vacanti. Un ciclo più breve migliora l'esperienza dei candidati, riduce il rischio di perdere professionisti qualificati a favore della concorrenza e garantisce una copertura più rapida dei ruoli critici, con effetti sulla produttività complessiva dell'azienda nel ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione. ProcessMind evidenzia i colli di bottiglia e i tempi di attesa nel Workflow di recruiting in UKG Pro, come i ritardi nella pianificazione dei colloqui o nelle fasi di approvazione. Analizzando le attività sul percorso critico, le organizzazioni possono semplificare il processo di assunzione. L'obiettivo è ridurre del 20% il tempo medio di assunzione, misurandolo direttamente attraverso la durata tra gli eventi chiave del recruiting per ogni Employee ID.

La piena conformità del processo di offboarding protegge l'organizzazione dai rischi legali, tutela gli asset aziendali e preserva una reputazione positiva come datore di lavoro. Garantire il completamento di tutti i passaggi normativi e interni riduce al minimo le potenziali responsabilità e offre ai dipendenti in uscita un'esperienza professionale nel ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal processo di offboarding obbligatorio in UKG Pro, come colloqui di uscita mancanti o verifiche sul mancato rientro dei beni aziendali. Identificando dove e perché si verificano le lacune di conformità, ProcessMind consente interventi proattivi e la riprogettazione del processo. Il risultato è un'aderenza del 100% alle attività critiche di offboarding, verificabile confrontando il completamento delle attività con la policy per ogni Employee ID.

Le variazioni non autorizzate nei processi HR, in particolare nel ciclo di vita dall'assunzione alla cessazione, introducono incoerenze, aumentano i rischi operativi e ostacolano l'auditabilità. Standardizzare questi processi garantisce equità, riduce gli errori e rafforza i controlli interni nei moduli UKG Pro. ProcessMind rileva automaticamente tutti i percorsi effettivamente seguiti dagli Employee ID in UKG Pro e li mappa rispetto alle procedure operative standard definite. Ciò consente di identificare con precisione scorciatoie non autorizzate o passaggi aggiuntivi, permettendo alle funzioni HR di applicare le best practice. L'obiettivo è ridurre dell'80% le variazioni di processo, confrontando i modelli di processo effettivi con l'"happy path" ideale.

Processi efficienti di mobilità interna sono fondamentali per trattenere i talenti e favorire lo sviluppo professionale, consentendo ai dipendenti di crescere all’interno dell’organizzazione. Ridurre i tempi e la complessità dei trasferimenti interni aumenta la soddisfazione dei dipendenti, diminuisce i costi di recruiting esterno e garantisce che i ruoli critici vengano coperti tempestivamente nell’ambito del ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti. ProcessMind analizza il percorso end-to-end dei trasferimenti interni in UKG Pro, individuando ritardi specifici nelle approvazioni, nei cambi di ruolo o nei passaggi tra reparti. Evidenziando questi colli di bottiglia, le organizzazioni possono ottimizzare i Workflow. L’obiettivo è ridurre del 30% il tempo medio dedicato alla mobilità interna, misurandolo attraverso la durata delle attività di cambio ruolo per ciascun Employee ID.

Garantire che la formazione pertinente venga assegnata e completata in modo efficace è fondamentale per sviluppare le competenze dei dipendenti e assicurare la conformità. Processi formativi ottimizzati rafforzano le capacità della forza lavoro, migliorano la produttività e garantiscono il rispetto dei requisiti normativi lungo tutto il ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti, massimizzando il ritorno sugli investimenti nella formazione. ProcessMind monitora il flusso delle assegnazioni e dei completamenti della formazione in UKG Pro, evidenziando i ritardi ricorrenti o i casi in cui la formazione assegnata non viene mai avviata. Individuando schemi di non conformità o inefficienza, le organizzazioni possono perfezionare le proprie strategie di apprendimento e sviluppo. L’obiettivo è aumentare del 25% il tasso di completamento puntuale della formazione, confrontando le date di assegnazione e completamento per ciascun Employee ID.

Individuare e ridurre i costi operativi nascosti lungo il ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti incide direttamente sull’efficienza del budget HR e sulla redditività complessiva. Ciò comprende la riduzione delle rilavorazioni e dell’impegno manuale, nonché l’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse, con conseguenti risparmi significativi e una maggiore efficacia delle attività HR. ProcessMind quantifica l’impatto economico delle varianti di processo, dei ritardi e delle rilavorazioni in UKG Pro, analizzando la durata delle attività e il coinvolgimento delle risorse. Individuando i percorsi più onerosi e le aree di inefficienza, le organizzazioni possono attuare miglioramenti mirati. L’obiettivo è ridurre del 15% i costi operativi HR complessivi, attraverso un’analisi dei costi collegata alle deviazioni di processo per ciascun Employee ID.

Un elevato tasso di abbandono nei primi anni di permanenza comporta costi significativi di recruiting, onboarding e formazione, con ripercussioni sulla stabilità e sul morale dei team. Migliorare la retention durante il primo anno del ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti è fondamentale per costruire una forza lavoro stabile e massimizzare l’investimento nei nuovi talenti. ProcessMind analizza il percorso dei dipendenti che lasciano l’organizzazione precocemente, mettendo in relazione specifici eventi di processo o ritardi in UKG Pro con un maggiore rischio di abbandono. Individuando questi punti di contatto critici, come ritardi nella formazione o un supporto insufficiente, le organizzazioni possono attuare interventi tempestivi. L’obiettivo è migliorare del 15% la retention iniziale, confrontando i percorsi di processo dei dipendenti rimasti con quelli dei dipendenti che hanno lasciato l’organizzazione.

Le attività manuali e gli errori nei dati dei processi HR causano problemi di conformità, errori nelle buste paga e decisioni poco accurate. Ridurre questi errori migliora l’integrità dei dati, semplifica le operazioni e rafforza la fiducia nei sistemi HR lungo tutto il ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti, in particolare in UKG Pro. ProcessMind individua i punti in cui si verificano più frequentemente interventi manuali o discrepanze nei dati in UKG Pro, tracciando le sequenze delle attività e gli input dei dati. Identificando le cause principali, come passaggi non automatizzati o procedure poco chiare, le organizzazioni possono automatizzare le attività e migliorare la qualità dei dati. L’obiettivo è ridurre del 40% gli errori manuali rilevati nei dati, misurandoli attraverso gli audit trail e report specifici sugli errori collegati agli Employee ID.

Cambi di manager frequenti o gestiti in modo inadeguato possono compromettere significativamente la produttività dei team, il morale dei dipendenti e la continuità dei progetti. Ridurre al minimo queste interruzioni garantisce operazioni più fluide e mantiene il coinvolgimento durante i cambiamenti di leadership critici nel ciclo di vita Hire to Retire dei dipendenti. ProcessMind mappa l’impatto dei cambi di manager sui processi HR correlati in UKG Pro, come i passaggi di consegne delle valutazioni delle performance o le assegnazioni della formazione ai team. Individuando ritardi o passaggi mancanti associati a queste transizioni, le organizzazioni possono introdurre protocolli di handover più solidi. L’obiettivo è ridurre del 20% i ritardi di processo associati, confrontando la durata dei processi prima e dopo il cambio di manager per gli Employee ID interessati.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Hire to Retire

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  • Visualizzi il flusso effettivo del processo Hire to Retire
  • Individui i colli di bottiglia e i ritardi in UKG Pro
  • Confronti le varianti del ciclo di vita dei dipendenti
  • Riduca l'abbandono e ottimizzi i costi HR
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RISULTATI TIPICI

Risultati tipici per il ciclo di vita dei Suoi dipendenti

Questi risultati evidenziano i miglioramenti quantificabili che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando i processi Hire to Retire del ciclo di vita dei dipendenti tramite UKG Pro, grazie a insight basati sui dati.

0 %
Ciclo di recruiting più rapido

Riduzione media del tempo necessario per l’assunzione

Individuando e rimuovendo i colli di bottiglia nel processo di assunzione, le organizzazioni possono ridurre significativamente il tempo necessario per coprire le posizioni aperte e attrarre più rapidamente i talenti migliori.
0 %
Onboarding accelerato

Preparazione più rapida dei nuovi assunti a contribuire

Semplificare i processi di onboarding garantisce che i nuovi dipendenti diventino produttivi prima, migliorando la loro esperienza iniziale e riducendo il carico amministrativo.
0 %
Maggiore conformità nella fase di uscita

Rispetto dei requisiti legali e operativi

Raggiungere una conformità quasi completa nella fase di uscita riduce i rischi legali, garantisce la sicurezza dei dati e standardizza le attività durante la conclusione del rapporto di lavoro.
0 %
Meno rilavorazioni sui dati HR

Riduzione delle correzioni manuali dei dati

Ridurre al minimo gli errori manuali nei dati e le attività di rilavorazione nei sistemi HR migliora l’integrità dei dati, riduce il carico amministrativo e previene problemi a valle.
0 %
Migliore retention dei dipendenti nei primi anni

Riduzione dell’abbandono dei dipendenti nel primo anno

Individuando i problemi che portano alle uscite precoci, le organizzazioni possono migliorare la retention dei nuovi assunti e ridurre i costi di recruiting e formazione.

I risultati variano in base alla complessità dei processi, alla qualità dei dati e alle specificità dell’organizzazione. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni incentrate sul ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco assegnato a ciascun dipendente, che funge da ID principale del caso per l’intero ciclo di vita all’interno dell’organizzazione.

Perché è importante

Questo è l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi relativi ai dipendenti, rendendo possibile analizzare il processo Hire to Retire end-to-end per ogni singola persona.

La data e l'ora precise in cui si è verificato uno specifico evento del ciclo di vita.

Perché è importante

Questo Attributo è essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Il nome o l'ID dell'utente, generalmente un rappresentante HR o un manager, che ha eseguito l'attività in UKG Pro.

Perché è importante

Collega le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e indagare rilavorazioni o errori.

Il reparto o l'unità organizzativa a cui è assegnato il dipendente.

Perché è importante

Consente un'analisi comparativa approfondita, permettendoLe di filtrare e segmentare il processo in base alla struttura organizzativa e di evidenziare le differenze tra reparti.

L'identificativo univoco della richiesta di assunzione che ha avviato il processo di recruiting.

Perché è importante

Fornisce un punto di partenza chiaro per il processo di recruiting, consentendo di misurare con precisione i tempi del ciclo di assunzione e l'efficacia delle richieste.

Lo stato occupazionale attuale o storico del dipendente, ad esempio «Active», «Terminated» o «On Leave».

Perché è importante

Fornisce il contesto essenziale sulla posizione del dipendente, consentendo un'analisi accurata del turnover e la segmentazione della forza lavoro.

La qualifica professionale ufficiale del dipendente, ad esempio «Software Engineer» o «Sales Manager».

Perché è importante

Consente un'analisi basata sul ruolo per comprendere come i processi del ciclo di vita variano tra funzioni professionali e livelli di seniority diversi.

Il nome del manager diretto o del supervisore del dipendente.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo a livello di team e aiuta a valutare l'impatto dei manager sugli eventi del ciclo di vita dei dipendenti.

La data ufficiale di inizio del rapporto di lavoro del dipendente con l'organizzazione.

Perché è importante

Costituisce la base per calcolare l'anzianità aziendale ed è essenziale per l'analisi per coorti e per i KPI relativi al tasso di turnover.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione ufficiale del record del dipendente in UKG Pro, con l’assegnazione formale di un Employee ID. Questo evento viene generalmente registrato quando un amministratore HR completa il processo di assunzione di un candidato, trasformandolo in un dipendente attivo nel sistema.

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale definitivo per l’analisi del processo Hire to Retire. Fornisce il punto di riferimento per misurare il tempo necessario a raggiungere la produttività, l’efficienza dell’onboarding e la durata complessiva della permanenza del dipendente.

Una milestone fondamentale che indica il completamento con successo della checklist o del Workflow iniziale di onboarding. In genere significa che tutti i documenti richiesti al nuovo assunto, le richieste di accesso ai sistemi e le attività amministrative iniziali sono stati completati.

Perché è importante

Segna la conclusione della configurazione amministrativa iniziale e consente di analizzare la durata complessiva del ciclo di onboarding. Indica il momento in cui il dipendente è pronto, dal punto di vista amministrativo, a iniziare le attività specifiche del ruolo.

Rappresenta il completamento di un ciclo formale di valutazione delle performance di un dipendente. L’evento viene registrato quando il modulo di valutazione viene finalizzato e inviato dal manager o dalle risorse umane.

Perché è importante

Si tratta di una milestone ricorrente fondamentale nel ciclo di vita del dipendente. Monitorarne frequenza e puntualità aiuta a valutare la conformità della gestione delle performance e il suo impatto sulla progressione professionale.

Indica l’approvazione formale della promozione di un dipendente, che generalmente comprende una modifica del titolo professionale e spesso della retribuzione. Si tratta di un evento distinto, precedente alla data di decorrenza della modifica.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per analizzare la mobilità interna e la progressione professionale. Il tempo tra l’approvazione della promozione e la sua data di decorrenza può evidenziare colli di bottiglia amministrativi nel sistema.

Rappresenta l’avvio del processo di uscita, registrato quando nel sistema viene inserita una futura data di cessazione. Questo evento attiva checklist e Workflow per la conclusione del rapporto di lavoro.

Perché è importante

Si tratta di una milestone fondamentale che dà inizio al processo di uscita del dipendente. Analizzare il tempo tra questo evento e la cessazione definitiva aiuta a valutare l’efficienza e la completezza delle procedure di uscita.

L’evento finale del ciclo di vita del dipendente, che rappresenta la conclusione ufficiale del rapporto di lavoro. Si verifica quando il record del dipendente diventa inattivo nel sistema, a partire dalla data di decorrenza della cessazione.

Perché è importante

Questo è l’evento finale definitivo del processo, fondamentale per calcolare l’anzianità complessiva del dipendente e analizzare il turnover. Chiude il percorso del dipendente all’interno dell’azienda.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati effettivi di esecuzione dei processi provenienti da UKG Pro per mostrare come opera realmente il processo Hire to Retire. Fa emergere colli di bottiglia come onboarding tardivi o cicli di recruiting prolungati, identifica lacune di conformità nell’offboarding e individua variazioni di processo non autorizzate. In questo modo contribuisce a raggiungere obiettivi come accelerare la preparazione dei nuovi dipendenti e standardizzare le valutazioni delle prestazioni.

Per iniziare, sono necessari dati degli Event Log di UKG Pro che registrino ogni fase del ciclo di vita dei dipendenti. In genere includono timestamp, nomi delle attività e ID dipendente come identificativo del caso per ogni evento. L’estrazione di questi dati avviene generalmente tramite report o query dirette al database, per acquisire la sequenza delle azioni.

Mentre i report HR mostrano metriche aggregate, il Process Mining offre una visione a raggi X dei flussi di processo effettivi all’interno di UKG Pro. Rivela deviazioni, cicli di rilavorazione e colli di bottiglia che i report tradizionali non riescono a mostrare, offrendo una comprensione approfondita delle ragioni alla base dei valori delle metriche. Questo consente miglioramenti mirati, non semplici osservazioni superficiali.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come un’accelerazione del 25% nella preparazione dei nuovi dipendenti, una riduzione del 20% dei cicli di recruiting e una conformità del 100% nell’offboarding. Il Process Mining identifica le aree specifiche da ottimizzare, riducendo gli errori manuali, limitando le interruzioni durante i passaggi di consegne tra manager e migliorando del 15% la fidelizzazione dei dipendenti nei primi periodi di permanenza.

Il requisito tecnico principale è la possibilità di estrarre i dati degli Event Log da UKG Pro in un formato strutturato, come CSV o tabelle di database. I dati devono includere un ID dipendente, la descrizione dell’attività e un timestamp per ogni evento. Possiamo assisterLa nella configurazione del connettore dati e nella trasformazione, per garantire la compatibilità con gli strumenti di Process Mining.

La sicurezza dei dati è fondamentale. Applichiamo solidi protocolli di gestione dei dati, che spesso includono anonimizzazione e rigorosi controlli degli accessi, per proteggere le informazioni sensibili sui dipendenti. L’analisi si concentra sui modelli di processo, non sui dati dei singoli dipendenti, garantendo la privacy e fornendo al contempo insight utilizzabili.

I primi insight possono spesso essere generati entro poche settimane dall’estrazione e dalla preparazione dei dati necessari da UKG Pro. Un’analisi completa, che include l’identificazione dei colli di bottiglia e l’analisi delle cause profonde, richiede generalmente da 1 a 3 mesi. Segue quindi l’implementazione dei miglioramenti individuati, che porta a risultati misurabili.

Sì, il Process Mining è progettato specificamente per individuare le cause profonde di problemi come l’elevato turnover nei primi periodi di permanenza, visualizzando le fasi effettive dell’onboarding e dell’inizio del rapporto di lavoro. Può inoltre mappare i percorsi e i ritardi esatti nei processi di mobilità interna, consentendo di identificare le inefficienze e rendere più fluidi i passaggi.

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