Il Suo template dei dati per la gestione dei problemi

Jira Service Management
Il Suo template dei dati per la gestione dei problemi

Il Suo template dei dati per la gestione dei problemi

Questo template offre una guida completa per analizzare i flussi di lavoro di gestione dei servizi IT, individuando i dati essenziali e le tappe fondamentali del processo in Jira Service Management. Fornisce una panoramica strutturata degli attributi e delle attività necessari per capire come il Suo team gestisce i problemi sottostanti e ne individua le cause profonde. Segua queste indicazioni per semplificare la raccolta dei dati e ottenere informazioni utili dalle iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati per un’analisi approfondita
  • Tappe del processo da registrare nell’Event Log
  • Indicazioni tecniche per l’estrazione dei dati
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi della gestione dei problemi

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il ciclo di vita della gestione dei problemi.
5 Obbligatorio 5 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Azione specifica o modifica di stato relativa al record di problema.
Descrizione

Questo attributo registra il nome dell’evento o della transizione di stato che si verifica durante il ciclo di vita della gestione dei problemi. Alcuni esempi sono 'Problema registrato', 'Stato modificato in Analisi in corso' o 'Causa profonda individuata'.

È essenziale per mappare il flusso del processo e individuare la sequenza di passaggi necessari per risolvere un problema. Nel Process Mining, queste attività costituiscono i nodi della mappa del processo.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa del processo e consente di analizzare le varianti del processo.

Dove reperirli

Registro delle modifiche di Jira (cronologia) o transizioni di stato della segnalazione

Esempi
Record di problema creatoAnalisi avviataCausa profonda individuataSoluzione temporanea aggiornataRecord di problema chiuso
Data e ora
EventTimestamp
Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

Questo attributo registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. Serve a ordinare cronologicamente gli eventi e a calcolare la durata tra un passaggio e l’altro.

Date e orari precisi sono fondamentali per calcolare i tempi di ciclo, ad esempio il tempo trascorso tra 'Problema registrato' e 'Causa profonda individuata', e per analizzare il flusso nel tempo.

Perché è importante

Consente di calcolare tutti i KPI basati sul tempo e di ordinare correttamente gli eventi.

Dove reperirli

Data di creazione nel registro delle modifiche di Jira o data di creazione della segnalazione

Esempi
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Record di problema
ProblemKey
Identificativo univoco assegnato al record di problema in Jira Service Management.
Descrizione

Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per l’analisi di Process Mining. Rappresenta la chiave univoca, ad esempio PM-1001, generata da Jira Service Management alla creazione di un nuovo record di problema.

Viene utilizzato per raggruppare in un’unica istanza del processo, dall’inizio alla fine, tutte le attività, le modifiche di stato e gli aggiornamenti correlati. Analizzando questo attributo è possibile visualizzare l’intero ciclo di vita del problema, dal rilevamento iniziale all’analisi fino alla chiusura definitiva.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per ricostruire il flusso del processo e monitorare i singoli record di problema.

Dove reperirli

Tabella delle segnalazioni, campo 'Key' o 'Issue Key'

Esempi
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Sistema di origine
SourceSystem
Nome del sistema da cui provengono i dati.
Descrizione

Identifica il sistema software da cui sono stati estratti i dati del processo. In questo contesto, il valore è sempre 'Jira Service Management'.

Questo attributo è particolarmente utile negli ambienti con più sistemi, perché consente di distinguere le origini dei dati. In questa vista specifica, funge principalmente da identificativo statico della provenienza dei dati.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, soprattutto quando vengono uniti ad altri dati di gestione dei servizi IT.

Dove reperirli

Valore codificato o configurazione del sistema

Esempi
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora in cui i dati sono stati estratti o aggiornati l’ultima volta.
Descrizione

Indica quando il dataset è stato sincronizzato l’ultima volta con l’ambiente Jira Service Management in uso. Consente agli analisti di valutare quanto siano aggiornati i dati.

Serve a verificare che l’analisi rifletta lo stato più recente del processo e a individuare eventuali ritardi nella disponibilità dei dati.

Perché è importante

Garantisce l’aggiornamento dei dati e contribuisce all’affidabilità dei risultati dell’analisi.

Dove reperirli

Data e ora ETL

Esempi
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Categoria della causa profonda
RootCauseCategory
Classificazione della causa sottostante del problema.
Descrizione

Classifica il guasto tecnico o di processo che ha causato il problema, ad esempio «Bug software», «Errore umano» o «Guasto hardware». In Jira Service Management si tratta spesso di un campo personalizzato.

Questo attributo alimenta la Dashboard «Distribuzione per categoria della causa profonda» e aiuta a decidere dove investire in infrastrutture o formazione per prevenire il ripetersi dei problemi.

Perché è importante

Fondamentale per individuare problemi sistemici e orientare le misure preventive.

Dove reperirli

Campo personalizzato «Root Cause» o «Root Cause Category»

Esempi
Bug softwareErrore di configurazioneProblema di capacitàProblema del fornitore
Gruppo di supporto assegnato
SupportGroup
Il team tecnico o il gruppo attualmente incaricato di analizzare il problema.
Descrizione

Identifica il team specifico responsabile del record del problema al momento dell’evento. In Jira Service Management, questo dato è spesso associato a «Component» o a un campo personalizzato come «Support Group».

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Colli di bottiglia nei passaggi tra gruppi di supporto», che consente agli analisti di visualizzare gli spostamenti dei problemi tra i team e i punti in cui rimangono più a lungo.

Perché è importante

Essenziale per l’analisi dei processi a livello organizzativo e per individuare gli attriti tra team.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Component» o campo personalizzato «Support Group»

Esempi
Amministrazione databaseOperazioni di reteSupporto applicazioni di livello 2
Priorità
Priority
Il livello di criticità assegnato al record del problema.
Descrizione

Indica l’urgenza e l’impatto del problema, in genere da «Bassa» a «Critica». Questo campo consente di segmentare l’analisi e verificare che i problemi ad alta priorità vengano risolti entro gli obiettivi SLA.

L’analisi di questo attributo aiuta a verificare, nella Dashboard «Conformità SLA e andamento degli obiettivi», che i rischi critici per l’azienda ricevano la giusta priorità.

Perché è importante

Consente di segmentare le prestazioni del processo in base alla criticità per l’azienda.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Priority»

Esempi
MassimaAltaMediaBassa
Riepilogo del problema
ProblemSummary
Descrizione breve o titolo del record del problema.
Descrizione

Contiene il riepilogo principale del record del problema. Pur essendo prevalentemente testuale, fornisce agli analisti un contesto utile per consultare i singoli casi nello strumento di Process Mining.

Consente di cercare parole chiave e analizzare qualitativamente le tipologie di problemi registrati.

Perché è importante

Fornisce un contesto leggibile per l’identificativo del caso.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Summary»

Esempi
Timeout della connessione al database nella regione UEPicco di latenza del servizio e-mailCoda di elaborazione degli ordini bloccata
Utente
UserKey
Identificativo univoco o nome dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione

Registra l’identità della persona o dell’account di sistema responsabile dell’esecuzione dell’attività specifica. Può trattarsi dell’«Assegnatario» che aggiorna il record o dell’«Autore» di una modifica di stato.

Questi dati servono ad analizzare l’utilizzo delle risorse, individuare i colli di bottiglia nei passaggi di consegne tra utenti e garantire responsabilità chiare nel processo di gestione dei problemi.

Perché è importante

Essenziale per analizzare i passaggi di consegne, la separazione dei compiti e il carico di lavoro delle risorse.

Dove reperirli

Campo Jira «author» nel registro delle modifiche o campo «assignee» della segnalazione

Esempi
j.smithsystem_automationm.doe
Codice di risoluzione
ResolutionCode
Codice che indica come è stato risolto il problema.
Descrizione

Specifica l’esito finale del record del problema, ad esempio «Risolto», «Non verrà risolto», «Duplicato» o «Impossibile riprodurre».

Serve a distinguere i problemi risolti con successo da quelli chiusi per motivi amministrativi, così da garantire l’accuratezza del calcolo di KPI come «Tempo medio per individuare la causa profonda».

Perché è importante

Distingue le correzioni efficaci dalle chiusure amministrative.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Resolution»

Esempi
CompletatoNon verrà eseguitoDuplicatoImpossibile riprodurre
Data di creazione
CreatedDate
Data di creazione del record del problema.
Descrizione

Data e ora in cui il problema è stato registrato per la prima volta nel sistema. Mentre la data e l’ora dell’evento indicano quando si è svolta un’attività, questo attributo viene spesso utilizzato per filtri di alto livello, ad esempio «Mostra tutti i problemi creati nel primo trimestre».

Costituisce il riferimento iniziale per l’analisi dell’anzianità.

Perché è importante

Data di riferimento per l’analisi dell’anzianità e del volume delle segnalazioni.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Created»

Esempi
2023-01-012023-06-15
Numero di incidenti collegati
LinkedIncidentCount
Numero di incidenti collegati a questo record del problema.
Descrizione

Numero di ticket di incidente associati al record del problema. Questo attributo quantifica l’impatto del problema sugli utenti.

Viene utilizzato nel KPI «Profondità dei collegamenti tra incidenti e problemi» per assegnare la priorità ai problemi che generano il maggior numero di ticket di supporto.

Perché è importante

Quantifica l’impatto sull’azienda in base al volume degli incidenti.

Dove reperirli

Numero di collegamenti nella tabella «issuelinks» con tipo «Problem/Incident»

Esempi
011550
Origine del rilevamento
DetectionSource
Modalità di rilevamento del problema, ad esempio proattiva o reattiva.
Descrizione

Indica l’origine del rilevamento del problema. Tra i valori più comuni figurano «Monitoraggio proattivo», «Incidente del Service Desk» e «Notifica del fornitore».

Questo attributo viene utilizzato nella Dashboard «Rilevamento proattivo e reattivo» per misurare il livello di maturità del processo di gestione dei problemi.

Perché è importante

Misura la maturità del processo e l’efficacia dei sistemi di monitoraggio.

Dove reperirli

Campo personalizzato «Source» o «Detection Source»

Esempi
Monitoraggio proattivoEscalation dell’incidenteNotifica del fornitore
Revisione successiva all’implementazione svolta
ReviewStatus
Indica se è stata eseguita una revisione post-implementazione (PIR).
Descrizione

Registra se nel caso è presente l’attività o l’indicatore «Revisione post-implementazione». È essenziale per la Dashboard «Conformità delle revisioni post-implementazione».

Consente di verificare che l’organizzazione rispetti i requisiti di governance per il miglioramento continuo.

Perché è importante

Metrica di conformità per l’apprendimento organizzativo.

Dove reperirli

Campo personalizzato «PIR Status» o presenza dell’attività «PIR»

Esempi
CompletatoIn attesaNon richiesto
Riaperto
IsReopened
Indicatore che segnala se il problema è stato riaperto dopo la chiusura.
Descrizione

Indicatore booleano impostato su true se il record del problema passa da uno stato chiuso a uno aperto. Serve per l’analisi del tasso di riapertura dei problemi.

Un tasso elevato di riapertura può indicare problemi di qualità delle soluzioni definitive o procedure di verifica insufficienti.

Perché è importante

Indicatore di qualità dell’efficacia delle soluzioni.

Dove reperirli

Ricavato dalle transizioni di stato

Esempi
truefalse
Richiesta di modifica collegata
LinkedChangeRequest
Identificativo della richiesta di modifica collegata a questo problema.
Descrizione

Memorizza l’ID della richiesta di modifica (RFC) creata per implementare la soluzione definitiva. Questo collegamento è fondamentale per la Dashboard «Ritardo nell’avvio della richiesta di modifica».

Collega il processo di gestione dei problemi a quello di gestione delle modifiche, consentendo l’analisi trasversale dei processi.

Perché è importante

Collega l’analisi del problema alla sua risoluzione nel processo di gestione delle modifiche.

Dove reperirli

Collegamenti della segnalazione con tipo «is fixed by» o simile

Esempi
CR-404CHG-1099CR-5512
Segnalante
ReporterName
Utente che ha registrato inizialmente il problema.
Descrizione

Identifica la persona che ha creato il record del problema. È diversa dall’assegnatario. L’analisi dei segnalanti aiuta a capire dove vengono rilevati i problemi, ad esempio dagli operatori del Service Desk o dagli amministratori di sistema.

Aggiunge contesto all’analisi del rilevamento proattivo e reattivo.

Perché è importante

Identifica la fonte di segnalazione del problema.

Dove reperirli

Campo della segnalazione «Reporter»

Esempi
servizio_monitoraggioresponsabile_helpdeskamministratore_rete
Soluzione temporanea disponibile
WorkaroundDetails
Indica se è stata documentata una soluzione temporanea per il problema.
Descrizione

Registra se è disponibile o è stata pubblicata una descrizione della soluzione temporanea. Consente all’organizzazione di monitorare la «Velocità di pubblicazione delle soluzioni temporanee».

L’analisi di questo campo aiuta a capire con quale rapidità il team riesce a ripristinare la stabilità del servizio, anche prima di individuare una soluzione definitiva.

Perché è importante

Essenziale per misurare la rapidità con cui si fornisce all’azienda una soluzione provvisoria.

Dove reperirli

Campo personalizzato «Workaround»

Esempi
Riavviare il servizioSvuotare la cache del browserNessuna soluzione indicata
Stato di violazione dello SLA
SlaBreachStatus
Indica se il record del problema ha superato i limiti previsti dall’accordo sul livello del servizio.
Descrizione

Campo booleano o di stato che indica se il tempo di risoluzione ha superato l’obiettivo concordato. Questo dato è utile nella Dashboard «Conformità SLA e andamento degli obiettivi».

Evidenzia i casi che espongono l’organizzazione a rischi di conformità o a sanzioni.

Perché è importante

Fondamentale per monitorare la conformità e le prestazioni.

Dove reperirli

Logica del campo SLA di Jira Service Management

Esempi
RispettatoViolatoIn pausa
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di gestione dei problemi

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali del processo da registrare nell’Event Log per individuare con precisione i flussi di lavoro di risoluzione.
8 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Analisi avviata
Transizione dello stato del problema a uno stato di analisi attiva, ad esempio 'Under Investigation' o 'In Progress'. Segna l’inizio della fase di lavoro attivo.
Perché è importante

Avvia il conteggio del tempo di ciclo dell’analisi. Aiuta a distinguere l’attesa in coda dal tempo effettivamente dedicato all’analisi.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Under Investigation' o 'In Progress'

Acquisizione

Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato

Tipo di evento inferred
Assegnato a un gruppo di supporto
Assegnazione del record di problema a uno specifico team tecnico o gruppo di supporto. È monitorata tramite le modifiche al campo personalizzato 'Support Group' o, se non si utilizzano gruppi, al campo 'Assignee'.
Perché è importante

È fondamentale per analizzare i passaggi di consegne e i colli di bottiglia tra i team. Un numero elevato di trasferimenti può indicare inefficienze nell’instradamento.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: modifica del campo 'Support Group' o 'Assignee'

Acquisizione

Registrato quando cambia il campo di assegnazione

Tipo di evento explicit
Causa profonda individuata
Momento in cui la causa sottostante viene registrata formalmente. L’evento è dedotto dalla modifica dello stato in 'Root Cause Identified' o dalla compilazione del campo 'Root Cause'.
Perché è importante

Tappa fondamentale che conclude la fase di analisi. È essenziale per calcolare il 'Tempo medio per individuare la causa profonda'.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Root Cause Identified' OPPURE campo 'Root Cause' compilato

Acquisizione

Confrontare il campo di stato o verificare che il campo sia stato compilato

Tipo di evento inferred
Incidente collegato al problema
Collegamento di un ticket di incidente correlato al record di problema. L’evento è registrato nella tabella dei collegamenti tra segnalazioni o nella cronologia.
Perché è importante

Determina l’impatto e la portata del problema. È essenziale per il KPI 'Profondità del collegamento tra incidente e problema' e per assegnare le priorità in base all’impatto aziendale.

Dove reperirli

Collegamenti alle segnalazioni Jira: creato un collegamento di tipo 'causes' o 'relates to'

Acquisizione

Registrato quando viene creato un collegamento tra segnalazioni

Tipo di evento explicit
Record di problema chiuso
Conclusione definitiva del ciclo di vita del problema. È registrata esplicitamente quando lo stato passa a 'Closed'.
Perché è importante

Conclusione definitiva dell’istanza del processo. È necessaria per calcolare il tempo di ciclo totale e il tasso di chiusura.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Closed'

Acquisizione

Registrato quando lo stato passa a Closed

Tipo di evento explicit
Record di problema creato
Evento iniziale in cui il ticket di problema viene creato nel sistema. È registrato esplicitamente nella cronologia della segnalazione tramite la data e l’ora di creazione.
Perché è importante

Segna l’inizio del ciclo di vita della gestione dei problemi e consente l’analisi dei volumi. È essenziale per calcolare il flusso in entrata e i tassi di acquisizione.

Dove reperirli

Tabella delle segnalazioni Jira: data e ora di creazione oppure scheda della cronologia: evento di creazione della segnalazione

Acquisizione

Registrato al completamento della transazione di creazione della segnalazione

Tipo di evento explicit
Risoluzione verificata
Conferma che la correzione ha risolto effettivamente il problema. L’evento è dedotto dalla transizione dello stato a 'Resolved' o a uno stato specifico 'Verified'.
Perché è importante

Controllo di qualità che verifica l’efficacia della correzione. I ritardi in questa fase indicano colli di bottiglia nei test o nell’accettazione da parte degli utenti.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Resolved' o 'Verified'

Acquisizione

Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato

Tipo di evento inferred
Soluzione temporanea aggiornata
Compilazione o aggiornamento del campo di testo 'Workaround'. L’evento indica che è stata documentata una correzione temporanea.
Perché è importante

Misura la rapidità con cui si riduce l’impatto sull’attività aziendale. È fondamentale per il KPI 'Tempo di disponibilità della soluzione temporanea'.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: campo 'Workaround' modificato (valore non nullo)

Acquisizione

Registrato quando viene modificato il campo Workaround

Tipo di evento explicit
Correzione definitiva applicata
Transizione che indica l’implementazione della soluzione. In genere è dedotta dalla modifica dello stato in 'Implementing' o 'Fixed'.
Perché è importante

Segna la fine degli interventi tecnici correttivi. Serve a misurare il tempo di ciclo dell’implementazione.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Implemented', 'Pending Verification' o 'Fixed'

Acquisizione

Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato

Tipo di evento inferred
Priorità del problema modificata
Modifica del campo Priority del record di problema. L’evento viene rilevato monitorando le modifiche al campo 'Priority' nella scheda della cronologia.
Perché è importante

Indica un’escalation o una riduzione della priorità del problema. L’analisi aiuta a valutare la correttezza della classificazione iniziale e l’anzianità delle attività arretrate ad alta priorità.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: il campo 'Priority' è passato dal valore precedente al nuovo valore

Acquisizione

Registrato quando viene aggiornato il campo Priority

Tipo di evento explicit
Problema riaperto
Transizione del problema da uno stato 'Resolved' o 'Closed' a uno stato attivo. Indica una correzione inefficace o una risoluzione rifiutata.
Perché è importante

È una delle principali metriche di qualità. Un tasso elevato di riapertura indica un’analisi delle cause profonde o una fase di test inefficaci.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato da 'Closed'/'Resolved' a 'Open'/'In Progress'

Acquisizione

Confrontare la sequenza dei valori del campo di stato

Tipo di evento inferred
Revisione successiva all’implementazione
Revisione svolta dopo l’applicazione della correzione. È registrata tramite la modifica dello stato in 'In Review' o l’aggiornamento dei campi specifici della revisione successiva all’implementazione (PIR).
Perché è importante

Attività di conformità che garantisce la registrazione delle lezioni apprese. Supporta l’analisi della 'Conformità delle revisioni successive all’implementazione'.

Dove reperirli

Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'In Review' OPPURE campo 'PIR Notes' aggiornato

Acquisizione

Confrontare il campo di stato o gli aggiornamenti dei campi PIR

Tipo di evento inferred
Richiesta di modifica collegata
Collegamento di una richiesta di modifica (RFC) al record di problema. Indica l’avvio del processo di correzione definitiva.
Perché è importante

Misura il ritardo tra l’individuazione della causa e l’avvio degli interventi correttivi. Supporta il KPI 'Ritardo nella transizione alla gestione delle modifiche'.

Dove reperirli

Collegamenti alle segnalazioni Jira: creato un collegamento di tipo 'is fixed by' oppure collegamento a una segnalazione di tipo 'Change'

Acquisizione

Registrato quando viene creato un collegamento a una segnalazione di tipo Change

Tipo di evento explicit
SLA non rispettato
Evento che indica il superamento del tempo previsto per la risoluzione del problema rispetto allo SLA definito. Si calcola confrontando la data obiettivo dello SLA con la data di risoluzione.
Perché è importante

È fondamentale per i report sulla conformità. Aiuta a individuare le priorità o le categorie che più spesso non rispettano gli obiettivi.

Dove reperirli

Registri SLA di Jira Service Management: 'Time to Resolution' > obiettivo, oppure valore calcolato

Acquisizione

Ricavare il dato dai campi SLA oppure confrontare la data di scadenza con la data di risoluzione

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

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