Il Suo template dei dati per la gestione dei problemi
Il Suo template dei dati per la gestione dei problemi
- Attributi consigliati per un’analisi approfondita
- Tappe del processo da registrare nell’Event Log
- Indicazioni tecniche per l’estrazione dei dati
Attributi della gestione dei problemi
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
|
Attività
ActivityName
|
Azione specifica o modifica di stato relativa al record di problema. | ||
|
Descrizione
Questo attributo registra il nome dell’evento o della transizione di stato che si verifica durante il ciclo di vita della gestione dei problemi. Alcuni esempi sono 'Problema registrato', 'Stato modificato in Analisi in corso' o 'Causa profonda individuata'. È essenziale per mappare il flusso del processo e individuare la sequenza di passaggi necessari per risolvere un problema. Nel Process Mining, queste attività costituiscono i nodi della mappa del processo.
Perché è importante
Definisce i passaggi nella mappa del processo e consente di analizzare le varianti del processo.
Dove reperirli
Registro delle modifiche di Jira (cronologia) o transizioni di stato della segnalazione
Esempi
Record di problema creatoAnalisi avviataCausa profonda individuataSoluzione temporanea aggiornataRecord di problema chiuso
|
|||
|
Data e ora
EventTimestamp
|
Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività. | ||
|
Descrizione
Questo attributo registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. Serve a ordinare cronologicamente gli eventi e a calcolare la durata tra un passaggio e l’altro. Date e orari precisi sono fondamentali per calcolare i tempi di ciclo, ad esempio il tempo trascorso tra 'Problema registrato' e 'Causa profonda individuata', e per analizzare il flusso nel tempo.
Perché è importante
Consente di calcolare tutti i KPI basati sul tempo e di ordinare correttamente gli eventi.
Dove reperirli
Data di creazione nel registro delle modifiche di Jira o data di creazione della segnalazione
Esempi
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
|
|||
|
Record di problema
ProblemKey
|
Identificativo univoco assegnato al record di problema in Jira Service Management. | ||
|
Descrizione
Questo attributo funge da identificativo centrale del caso per l’analisi di Process Mining. Rappresenta la chiave univoca, ad esempio PM-1001, generata da Jira Service Management alla creazione di un nuovo record di problema. Viene utilizzato per raggruppare in un’unica istanza del processo, dall’inizio alla fine, tutte le attività, le modifiche di stato e gli aggiornamenti correlati. Analizzando questo attributo è possibile visualizzare l’intero ciclo di vita del problema, dal rilevamento iniziale all’analisi fino alla chiusura definitiva.
Perché è importante
È la chiave fondamentale per ricostruire il flusso del processo e monitorare i singoli record di problema.
Dove reperirli
Tabella delle segnalazioni, campo 'Key' o 'Issue Key'
Esempi
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
|
|||
|
Sistema di origine
SourceSystem
|
Nome del sistema da cui provengono i dati. | ||
|
Descrizione
Identifica il sistema software da cui sono stati estratti i dati del processo. In questo contesto, il valore è sempre 'Jira Service Management'. Questo attributo è particolarmente utile negli ambienti con più sistemi, perché consente di distinguere le origini dei dati. In questa vista specifica, funge principalmente da identificativo statico della provenienza dei dati.
Perché è importante
Fornisce informazioni sull’origine dei dati, soprattutto quando vengono uniti ad altri dati di gestione dei servizi IT.
Dove reperirli
Valore codificato o configurazione del sistema
Esempi
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
|
|||
|
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
|
Data e ora in cui i dati sono stati estratti o aggiornati l’ultima volta. | ||
|
Descrizione
Indica quando il dataset è stato sincronizzato l’ultima volta con l’ambiente Jira Service Management in uso. Consente agli analisti di valutare quanto siano aggiornati i dati. Serve a verificare che l’analisi rifletta lo stato più recente del processo e a individuare eventuali ritardi nella disponibilità dei dati.
Perché è importante
Garantisce l’aggiornamento dei dati e contribuisce all’affidabilità dei risultati dell’analisi.
Dove reperirli
Data e ora ETL
Esempi
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
|
|||
|
Categoria della causa profonda
RootCauseCategory
|
Classificazione della causa sottostante del problema. | ||
|
Descrizione
Classifica il guasto tecnico o di processo che ha causato il problema, ad esempio «Bug software», «Errore umano» o «Guasto hardware». In Jira Service Management si tratta spesso di un campo personalizzato. Questo attributo alimenta la Dashboard «Distribuzione per categoria della causa profonda» e aiuta a decidere dove investire in infrastrutture o formazione per prevenire il ripetersi dei problemi.
Perché è importante
Fondamentale per individuare problemi sistemici e orientare le misure preventive.
Dove reperirli
Campo personalizzato «Root Cause» o «Root Cause Category»
Esempi
Bug softwareErrore di configurazioneProblema di capacitàProblema del fornitore
|
|||
|
Gruppo di supporto assegnato
SupportGroup
|
Il team tecnico o il gruppo attualmente incaricato di analizzare il problema. | ||
|
Descrizione
Identifica il team specifico responsabile del record del problema al momento dell’evento. In Jira Service Management, questo dato è spesso associato a «Component» o a un campo personalizzato come «Support Group». Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Colli di bottiglia nei passaggi tra gruppi di supporto», che consente agli analisti di visualizzare gli spostamenti dei problemi tra i team e i punti in cui rimangono più a lungo.
Perché è importante
Essenziale per l’analisi dei processi a livello organizzativo e per individuare gli attriti tra team.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Component» o campo personalizzato «Support Group»
Esempi
Amministrazione databaseOperazioni di reteSupporto applicazioni di livello 2
|
|||
|
Priorità
Priority
|
Il livello di criticità assegnato al record del problema. | ||
|
Descrizione
Indica l’urgenza e l’impatto del problema, in genere da «Bassa» a «Critica». Questo campo consente di segmentare l’analisi e verificare che i problemi ad alta priorità vengano risolti entro gli obiettivi SLA. L’analisi di questo attributo aiuta a verificare, nella Dashboard «Conformità SLA e andamento degli obiettivi», che i rischi critici per l’azienda ricevano la giusta priorità.
Perché è importante
Consente di segmentare le prestazioni del processo in base alla criticità per l’azienda.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Priority»
Esempi
MassimaAltaMediaBassa
|
|||
|
Riepilogo del problema
ProblemSummary
|
Descrizione breve o titolo del record del problema. | ||
|
Descrizione
Contiene il riepilogo principale del record del problema. Pur essendo prevalentemente testuale, fornisce agli analisti un contesto utile per consultare i singoli casi nello strumento di Process Mining. Consente di cercare parole chiave e analizzare qualitativamente le tipologie di problemi registrati.
Perché è importante
Fornisce un contesto leggibile per l’identificativo del caso.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Summary»
Esempi
Timeout della connessione al database nella regione UEPicco di latenza del servizio e-mailCoda di elaborazione degli ordini bloccata
|
|||
|
Utente
UserKey
|
Identificativo univoco o nome dell’utente che ha eseguito l’attività. | ||
|
Descrizione
Registra l’identità della persona o dell’account di sistema responsabile dell’esecuzione dell’attività specifica. Può trattarsi dell’«Assegnatario» che aggiorna il record o dell’«Autore» di una modifica di stato. Questi dati servono ad analizzare l’utilizzo delle risorse, individuare i colli di bottiglia nei passaggi di consegne tra utenti e garantire responsabilità chiare nel processo di gestione dei problemi.
Perché è importante
Essenziale per analizzare i passaggi di consegne, la separazione dei compiti e il carico di lavoro delle risorse.
Dove reperirli
Campo Jira «author» nel registro delle modifiche o campo «assignee» della segnalazione
Esempi
j.smithsystem_automationm.doe
|
|||
|
Codice di risoluzione
ResolutionCode
|
Codice che indica come è stato risolto il problema. | ||
|
Descrizione
Specifica l’esito finale del record del problema, ad esempio «Risolto», «Non verrà risolto», «Duplicato» o «Impossibile riprodurre». Serve a distinguere i problemi risolti con successo da quelli chiusi per motivi amministrativi, così da garantire l’accuratezza del calcolo di KPI come «Tempo medio per individuare la causa profonda».
Perché è importante
Distingue le correzioni efficaci dalle chiusure amministrative.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Resolution»
Esempi
CompletatoNon verrà eseguitoDuplicatoImpossibile riprodurre
|
|||
|
Data di creazione
CreatedDate
|
Data di creazione del record del problema. | ||
|
Descrizione
Data e ora in cui il problema è stato registrato per la prima volta nel sistema. Mentre la data e l’ora dell’evento indicano quando si è svolta un’attività, questo attributo viene spesso utilizzato per filtri di alto livello, ad esempio «Mostra tutti i problemi creati nel primo trimestre». Costituisce il riferimento iniziale per l’analisi dell’anzianità.
Perché è importante
Data di riferimento per l’analisi dell’anzianità e del volume delle segnalazioni.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Created»
Esempi
2023-01-012023-06-15
|
|||
|
Numero di incidenti collegati
LinkedIncidentCount
|
Numero di incidenti collegati a questo record del problema. | ||
|
Descrizione
Numero di ticket di incidente associati al record del problema. Questo attributo quantifica l’impatto del problema sugli utenti. Viene utilizzato nel KPI «Profondità dei collegamenti tra incidenti e problemi» per assegnare la priorità ai problemi che generano il maggior numero di ticket di supporto.
Perché è importante
Quantifica l’impatto sull’azienda in base al volume degli incidenti.
Dove reperirli
Numero di collegamenti nella tabella «issuelinks» con tipo «Problem/Incident»
Esempi
011550
|
|||
|
Origine del rilevamento
DetectionSource
|
Modalità di rilevamento del problema, ad esempio proattiva o reattiva. | ||
|
Descrizione
Indica l’origine del rilevamento del problema. Tra i valori più comuni figurano «Monitoraggio proattivo», «Incidente del Service Desk» e «Notifica del fornitore». Questo attributo viene utilizzato nella Dashboard «Rilevamento proattivo e reattivo» per misurare il livello di maturità del processo di gestione dei problemi.
Perché è importante
Misura la maturità del processo e l’efficacia dei sistemi di monitoraggio.
Dove reperirli
Campo personalizzato «Source» o «Detection Source»
Esempi
Monitoraggio proattivoEscalation dell’incidenteNotifica del fornitore
|
|||
|
Revisione successiva all’implementazione svolta
ReviewStatus
|
Indica se è stata eseguita una revisione post-implementazione (PIR). | ||
|
Descrizione
Registra se nel caso è presente l’attività o l’indicatore «Revisione post-implementazione». È essenziale per la Dashboard «Conformità delle revisioni post-implementazione». Consente di verificare che l’organizzazione rispetti i requisiti di governance per il miglioramento continuo.
Perché è importante
Metrica di conformità per l’apprendimento organizzativo.
Dove reperirli
Campo personalizzato «PIR Status» o presenza dell’attività «PIR»
Esempi
CompletatoIn attesaNon richiesto
|
|||
|
Riaperto
IsReopened
|
Indicatore che segnala se il problema è stato riaperto dopo la chiusura. | ||
|
Descrizione
Indicatore booleano impostato su true se il record del problema passa da uno stato chiuso a uno aperto. Serve per l’analisi del tasso di riapertura dei problemi. Un tasso elevato di riapertura può indicare problemi di qualità delle soluzioni definitive o procedure di verifica insufficienti.
Perché è importante
Indicatore di qualità dell’efficacia delle soluzioni.
Dove reperirli
Ricavato dalle transizioni di stato
Esempi
truefalse
|
|||
|
Richiesta di modifica collegata
LinkedChangeRequest
|
Identificativo della richiesta di modifica collegata a questo problema. | ||
|
Descrizione
Memorizza l’ID della richiesta di modifica (RFC) creata per implementare la soluzione definitiva. Questo collegamento è fondamentale per la Dashboard «Ritardo nell’avvio della richiesta di modifica». Collega il processo di gestione dei problemi a quello di gestione delle modifiche, consentendo l’analisi trasversale dei processi.
Perché è importante
Collega l’analisi del problema alla sua risoluzione nel processo di gestione delle modifiche.
Dove reperirli
Collegamenti della segnalazione con tipo «is fixed by» o simile
Esempi
CR-404CHG-1099CR-5512
|
|||
|
Segnalante
ReporterName
|
Utente che ha registrato inizialmente il problema. | ||
|
Descrizione
Identifica la persona che ha creato il record del problema. È diversa dall’assegnatario. L’analisi dei segnalanti aiuta a capire dove vengono rilevati i problemi, ad esempio dagli operatori del Service Desk o dagli amministratori di sistema. Aggiunge contesto all’analisi del rilevamento proattivo e reattivo.
Perché è importante
Identifica la fonte di segnalazione del problema.
Dove reperirli
Campo della segnalazione «Reporter»
Esempi
servizio_monitoraggioresponsabile_helpdeskamministratore_rete
|
|||
|
Soluzione temporanea disponibile
WorkaroundDetails
|
Indica se è stata documentata una soluzione temporanea per il problema. | ||
|
Descrizione
Registra se è disponibile o è stata pubblicata una descrizione della soluzione temporanea. Consente all’organizzazione di monitorare la «Velocità di pubblicazione delle soluzioni temporanee». L’analisi di questo campo aiuta a capire con quale rapidità il team riesce a ripristinare la stabilità del servizio, anche prima di individuare una soluzione definitiva.
Perché è importante
Essenziale per misurare la rapidità con cui si fornisce all’azienda una soluzione provvisoria.
Dove reperirli
Campo personalizzato «Workaround»
Esempi
Riavviare il servizioSvuotare la cache del browserNessuna soluzione indicata
|
|||
|
Stato di violazione dello SLA
SlaBreachStatus
|
Indica se il record del problema ha superato i limiti previsti dall’accordo sul livello del servizio. | ||
|
Descrizione
Campo booleano o di stato che indica se il tempo di risoluzione ha superato l’obiettivo concordato. Questo dato è utile nella Dashboard «Conformità SLA e andamento degli obiettivi». Evidenzia i casi che espongono l’organizzazione a rischi di conformità o a sanzioni.
Perché è importante
Fondamentale per monitorare la conformità e le prestazioni.
Dove reperirli
Logica del campo SLA di Jira Service Management
Esempi
RispettatoViolatoIn pausa
|
|||
Attività di gestione dei problemi
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
|
Analisi avviata
|
Transizione dello stato del problema a uno stato di analisi attiva, ad esempio 'Under Investigation' o 'In Progress'. Segna l’inizio della fase di lavoro attivo. | ||
|
Perché è importante
Avvia il conteggio del tempo di ciclo dell’analisi. Aiuta a distinguere l’attesa in coda dal tempo effettivamente dedicato all’analisi.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Under Investigation' o 'In Progress'
Acquisizione
Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Assegnato a un gruppo di supporto
|
Assegnazione del record di problema a uno specifico team tecnico o gruppo di supporto. È monitorata tramite le modifiche al campo personalizzato 'Support Group' o, se non si utilizzano gruppi, al campo 'Assignee'. | ||
|
Perché è importante
È fondamentale per analizzare i passaggi di consegne e i colli di bottiglia tra i team. Un numero elevato di trasferimenti può indicare inefficienze nell’instradamento.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: modifica del campo 'Support Group' o 'Assignee'
Acquisizione
Registrato quando cambia il campo di assegnazione
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Causa profonda individuata
|
Momento in cui la causa sottostante viene registrata formalmente. L’evento è dedotto dalla modifica dello stato in 'Root Cause Identified' o dalla compilazione del campo 'Root Cause'. | ||
|
Perché è importante
Tappa fondamentale che conclude la fase di analisi. È essenziale per calcolare il 'Tempo medio per individuare la causa profonda'.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Root Cause Identified' OPPURE campo 'Root Cause' compilato
Acquisizione
Confrontare il campo di stato o verificare che il campo sia stato compilato
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Incidente collegato al problema
|
Collegamento di un ticket di incidente correlato al record di problema. L’evento è registrato nella tabella dei collegamenti tra segnalazioni o nella cronologia. | ||
|
Perché è importante
Determina l’impatto e la portata del problema. È essenziale per il KPI 'Profondità del collegamento tra incidente e problema' e per assegnare le priorità in base all’impatto aziendale.
Dove reperirli
Collegamenti alle segnalazioni Jira: creato un collegamento di tipo 'causes' o 'relates to'
Acquisizione
Registrato quando viene creato un collegamento tra segnalazioni
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Record di problema chiuso
|
Conclusione definitiva del ciclo di vita del problema. È registrata esplicitamente quando lo stato passa a 'Closed'. | ||
|
Perché è importante
Conclusione definitiva dell’istanza del processo. È necessaria per calcolare il tempo di ciclo totale e il tasso di chiusura.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Closed'
Acquisizione
Registrato quando lo stato passa a Closed
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Record di problema creato
|
Evento iniziale in cui il ticket di problema viene creato nel sistema. È registrato esplicitamente nella cronologia della segnalazione tramite la data e l’ora di creazione. | ||
|
Perché è importante
Segna l’inizio del ciclo di vita della gestione dei problemi e consente l’analisi dei volumi. È essenziale per calcolare il flusso in entrata e i tassi di acquisizione.
Dove reperirli
Tabella delle segnalazioni Jira: data e ora di creazione oppure scheda della cronologia: evento di creazione della segnalazione
Acquisizione
Registrato al completamento della transazione di creazione della segnalazione
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Risoluzione verificata
|
Conferma che la correzione ha risolto effettivamente il problema. L’evento è dedotto dalla transizione dello stato a 'Resolved' o a uno stato specifico 'Verified'. | ||
|
Perché è importante
Controllo di qualità che verifica l’efficacia della correzione. I ritardi in questa fase indicano colli di bottiglia nei test o nell’accettazione da parte degli utenti.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Resolved' o 'Verified'
Acquisizione
Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Soluzione temporanea aggiornata
|
Compilazione o aggiornamento del campo di testo 'Workaround'. L’evento indica che è stata documentata una correzione temporanea. | ||
|
Perché è importante
Misura la rapidità con cui si riduce l’impatto sull’attività aziendale. È fondamentale per il KPI 'Tempo di disponibilità della soluzione temporanea'.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: campo 'Workaround' modificato (valore non nullo)
Acquisizione
Registrato quando viene modificato il campo Workaround
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Correzione definitiva applicata
|
Transizione che indica l’implementazione della soluzione. In genere è dedotta dalla modifica dello stato in 'Implementing' o 'Fixed'. | ||
|
Perché è importante
Segna la fine degli interventi tecnici correttivi. Serve a misurare il tempo di ciclo dell’implementazione.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'Implemented', 'Pending Verification' o 'Fixed'
Acquisizione
Confrontare gli aggiornamenti del campo di stato
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Priorità del problema modificata
|
Modifica del campo Priority del record di problema. L’evento viene rilevato monitorando le modifiche al campo 'Priority' nella scheda della cronologia. | ||
|
Perché è importante
Indica un’escalation o una riduzione della priorità del problema. L’analisi aiuta a valutare la correttezza della classificazione iniziale e l’anzianità delle attività arretrate ad alta priorità.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: il campo 'Priority' è passato dal valore precedente al nuovo valore
Acquisizione
Registrato quando viene aggiornato il campo Priority
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
Problema riaperto
|
Transizione del problema da uno stato 'Resolved' o 'Closed' a uno stato attivo. Indica una correzione inefficace o una risoluzione rifiutata. | ||
|
Perché è importante
È una delle principali metriche di qualità. Un tasso elevato di riapertura indica un’analisi delle cause profonde o una fase di test inefficaci.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato da 'Closed'/'Resolved' a 'Open'/'In Progress'
Acquisizione
Confrontare la sequenza dei valori del campo di stato
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Revisione successiva all’implementazione
|
Revisione svolta dopo l’applicazione della correzione. È registrata tramite la modifica dello stato in 'In Review' o l’aggiornamento dei campi specifici della revisione successiva all’implementazione (PIR). | ||
|
Perché è importante
Attività di conformità che garantisce la registrazione delle lezioni apprese. Supporta l’analisi della 'Conformità delle revisioni successive all’implementazione'.
Dove reperirli
Cronologia della segnalazione Jira: stato modificato in 'In Review' OPPURE campo 'PIR Notes' aggiornato
Acquisizione
Confrontare il campo di stato o gli aggiornamenti dei campi PIR
Tipo di evento
inferred
|
|||
|
Richiesta di modifica collegata
|
Collegamento di una richiesta di modifica (RFC) al record di problema. Indica l’avvio del processo di correzione definitiva. | ||
|
Perché è importante
Misura il ritardo tra l’individuazione della causa e l’avvio degli interventi correttivi. Supporta il KPI 'Ritardo nella transizione alla gestione delle modifiche'.
Dove reperirli
Collegamenti alle segnalazioni Jira: creato un collegamento di tipo 'is fixed by' oppure collegamento a una segnalazione di tipo 'Change'
Acquisizione
Registrato quando viene creato un collegamento a una segnalazione di tipo Change
Tipo di evento
explicit
|
|||
|
SLA non rispettato
|
Evento che indica il superamento del tempo previsto per la risoluzione del problema rispetto allo SLA definito. Si calcola confrontando la data obiettivo dello SLA con la data di risoluzione. | ||
|
Perché è importante
È fondamentale per i report sulla conformità. Aiuta a individuare le priorità o le categorie che più spesso non rispettano gli obiettivi.
Dove reperirli
Registri SLA di Jira Service Management: 'Time to Resolution' > obiettivo, oppure valore calcolato
Acquisizione
Ricavare il dato dai campi SLA oppure confrontare la data di scadenza con la data di risoluzione
Tipo di evento
calculated
|
|||
Guide all’estrazione
È pronto a iniziare?
Trasformi oggi i dati sulla gestione dei problemi in informazioni utili. Scarichi la guida o contatti il nostro team di assistenza per iniziare il Suo percorso di Process Mining.
Ottimizzi subito il flusso di gestione dei problemi
Riduca i tempi di ciclo del 30% e migliori la stabilità dell’ambiente IT.
Non è richiesta la carta di credito. La configurazione richiede pochi minuti.