Il Suo Template dei dati per Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture

SAP ECC
Il Suo Template dei dati per Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture

Il Suo Template dei dati per Order to Cash, fatturazione ed emissione delle fatture

Questo Template completo dei dati offre una panoramica strutturata dei dati essenziali necessari per analizzare e ottimizzare il processo di fatturazione ed emissione delle fatture. Indica gli attributi fondamentali da raccogliere, le attività chiave da monitorare e fornisce indicazioni pratiche sull'estrazione dei dati. Utilizzi questa risorsa per preparare i dati in modo efficace per il Process Mining e ottenere informazioni accurate sulle prestazioni del processo Order to Cash.
  • Attributi consigliati per un'analisi completa
  • Fasi e tappe fondamentali del processo da monitorare
  • Indicazioni pratiche per l'estrazione dei dati da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa di Order to Cash, Fatturazione ed emissione delle fatture in SAP ECC.
3 Obbligatorio 5 Consigliato 13 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Il nome dell'evento aziendale o della fase che si è verificata nel ciclo di vita della fattura.
Descrizione

Questo Attributo descrive un'azione specifica o un cambiamento di stato nel processo di fatturazione, come 'Fattura generata', 'Fattura registrata' o 'Pagamento del cliente ricevuto'. Queste attività vengono derivate concettualmente da diversi eventi di sistema, dai cambiamenti di stato dei documenti o da specifici codici di transazione eseguiti dagli utenti.

La sequenza di queste attività forma il flusso del processo, che costituisce la base dell'analisi di Process Mining. Esaminando le attività, le organizzazioni possono comprendere quali passaggi vengono eseguiti, in quale ordine e con quale frequenza, mettendo a confronto l'esecuzione effettiva del processo con quella progettata.

Perché è importante

Definisce le fasi nella mappa del processo, consentendo di visualizzare e analizzare i flussi, le deviazioni e i colli di bottiglia del processo.

Dove reperirlo

Si tratta di un Attributo concettuale derivato da più fonti, quali i codici di transazione (CDHDR-TCODE), i cambiamenti di stato dei documenti (VBUK-FKSTK) e le registrazioni dei documenti contabili.

Esempi
Fattura generataFattura registrataSollecito di pagamento emessoFattura compensata
Numero fattura
InvoiceNumber
L'identificativo univoco del documento di fatturazione, che funge da ID principale del caso per il processo di fatturazione.
Descrizione

Il numero della fattura, noto in SAP come numero del documento di fatturazione, identifica univocamente ogni fattura. Nel Process Mining funge da CaseId e raggruppa in un'unica istanza end-to-end del processo tutte le attività correlate, come creazione, registrazione, invio, pagamento e compensazione.

Analizzare i processi per numero di fattura consente di ottenere una visione completa del ciclo di vita di ogni transazione di fatturazione, dalla sua origine al saldo definitivo. Questo è fondamentale per calcolare KPI chiave come i Days Sales Outstanding (DSO) e il tempo complessivo del ciclo di fatturazione, fornendo una base chiara per misurare e migliorare le prestazioni.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare l'intero percorso di una fattura e consente di analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le variazioni di ogni singola transazione di fatturazione.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: VBELN

Esempi
90001234900012359000123690001237
Ora di inizio
EventTime
Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.
Descrizione

L'ora dell'evento registra la data e l'ora precise di ogni attività nel ciclo di vita della fattura. Questo timestamp è fondamentale per tutte le analisi temporali nel Process Mining, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni del processo rispetto agli accordi sui livelli di servizio.

Questo Attributo viene generalmente costruito combinando un campo data, come la data di registrazione (BUDAT), con un campo ora (UZEIT) proveniente da diverse tabelle SAP che registrano modifiche o creazioni di documenti. Timestamp accurati sono essenziali per costruire un Event Log affidabile e garantire la validità di qualsiasi analisi delle prestazioni.

Perché è importante

Questo Attributo costituisce la base di ogni analisi delle prestazioni e consente di calcolare tempi di ciclo, durate e tempi di attesa tra le fasi del processo.

Dove reperirlo

Costruito a partire da diversi campi data e ora presenti in più tabelle, come BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) e tabelle dei log delle modifiche come CDHDR (UDATE, UTIME).

Esempi
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Importo totale della fattura
TotalInvoiceAmount
Il valore netto totale del documento di fatturazione.
Descrizione

Questo attributo rappresenta l'importo netto totale della fattura, al netto delle imposte. L'importo della fattura è un dato finanziario fondamentale associato al processo di fatturazione.

Viene utilizzato in diverse analisi, ad esempio per suddividere le fatture in categorie di valore alto e basso e verificare se i relativi flussi di processo differiscono. Può inoltre essere impiegato per stabilire le priorità nelle attività di recupero crediti o per analizzare perché le fatture di importo elevato richiedano più tempo per essere approvate o pagate. Questo contesto finanziario aggiunge un livello significativo di profondità all'analisi del processo.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario essenziale per analizzare il processo in base al valore della fattura, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato seguono un processo diverso o richiedono più tempo per essere saldate.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, Campo: NETWR

Esempi
1500.7525000.00500.0012345.67
Nome utente
UserName
L'ID dell'utente che ha eseguito l'attività o creato il documento.
Descrizione

Questo Attributo acquisisce l'ID utente SAP responsabile di un determinato evento, come la creazione di una fattura o la registrazione di un pagamento. È essenziale per analizzare la componente umana del processo.

Questi dati consentono di analizzare le variazioni delle prestazioni tra utenti o team, individuare le esigenze formative e rilevare potenziali problemi di conformità. Vengono inoltre utilizzati per distinguere le attività manuali eseguite da utenti umani dalle fasi automatizzate eseguite dal sistema o da utenti batch, un elemento fondamentale per calcolare i tassi di automazione.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni degli utenti e la distribuzione dei carichi di lavoro, oltre a distinguere tra attività manuali e automatizzate, supportando le iniziative di automazione ed efficienza.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: ERNAM (Creato da) oppure BKPF, campo: USNAM (Nome utente) oppure CDHDR, campo: USERNAME (Utente).

Esempi
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Numero cliente
CustomerNumber
Un numero univoco che identifica il cliente al quale viene emessa la fattura.
Descrizione

Il numero cliente collega una fattura a uno specifico cliente o partner commerciale. Questo Attributo è fondamentale per segmentare e analizzare il processo di fatturazione in base alle caratteristiche dei clienti.

Gli analisti possono utilizzare questo campo per confrontare i Days Sales Outstanding (DSO) tra clienti diversi, individuare quelli che pagano frequentemente in ritardo o analizzare la conformità ai termini di pagamento. Comprendere questi modelli è essenziale per gestire le relazioni con i clienti e migliorare le strategie di riscossione mirate ai diversi segmenti.

Perché è importante

Consente un'analisi incentrata sul cliente, aiutando a individuare i comportamenti di pagamento, valutare il DSO per cliente e definire strategie di riscossione mirate.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: KUNRG (Pagatore) oppure KUNAG (Committente).

Esempi
100023200541CUST-A487910345
Società
CompanyCode
L'identificativo dell'entità giuridica che ha emesso la fattura.
Descrizione

La società rappresenta un'unità giuridica e contabile indipendente in SAP. Tutte le transazioni finanziarie, incluse le fatture, vengono registrate in una specifica società. Si tratta di un elemento fondamentale dei dati organizzativi.

Nel contesto del Process Mining, la società viene utilizzata per analizzare e confrontare le prestazioni del processo di fatturazione tra diverse entità giuridiche all'interno di un gruppo. Ciò aiuta a individuare le best practice di una società che potrebbero essere applicate alle altre e garantisce che l'analisi rispetti la struttura organizzativa aziendale.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare i processi tra diverse entità giuridiche, un elemento fondamentale per l'analisi finanziaria e il benchmarking organizzativo.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: BUKRS

Esempi
10002000US01DE01
Tipo di documento di fatturazione
BillingDocumentType
Un codice che classifica il tipo di documento di fatturazione, come una fattura, una nota di credito o una nota di debito.
Descrizione

Il tipo di documento di fatturazione classifica le transazioni in categorie distinte in base alla loro finalità aziendale. Ad esempio, 'F2' è una fattura cliente standard, mentre 'G2' rappresenta una nota di credito. Questa classificazione è configurata in SAP per controllare il modo in cui vengono elaborati i diversi documenti di fatturazione.

Nel Process Mining, questo Attributo è essenziale per filtrare e confrontare diversi scenari di fatturazione. Gli analisti possono esaminare separatamente il processo delle fatture standard e quello delle note di credito, per comprenderne i flussi, i tempi di ciclo e le criticità specifiche e ottenere miglioramenti più mirati.

Perché è importante

Consente di segmentare e analizzare diversi processi di fatturazione, come quelli relativi alle fatture standard rispetto alle note di credito, che spesso presentano flussi di processo molto diversi.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: FKART

Esempi
F2G2L2IV
Codice transazione
TransactionCode
Il codice della transazione SAP utilizzato per eseguire un'attività.
Descrizione

Il codice transazione, o T-Code, è un identificativo univoco di una specifica funzione o programma in SAP, come 'VF01' per la creazione di un documento di fatturazione. Acquisire il T-Code per ogni evento offre una visione tecnica, a livello di sistema, dell'esecuzione del processo.

Queste informazioni sono molto utili per l'analisi delle cause profonde. Ad esempio, se gli errori sono frequenti, gli analisti possono verificare se viene utilizzato un codice transazione non standard. Aiuta inoltre a ricavare il nome dell'attività e a comprendere quali funzionalità del sistema vengono utilizzate nel processo.

Perché è importante

Fornisce il contesto tecnico su come è stata eseguita un'attività, consentendo l'analisi delle cause profonde delle deviazioni del processo e aiutando a individuare azioni utente non standard.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: CDHDR, campo: TCODE

Esempi
VF01VF02FB01F-28
Data del documento
DocumentDate
La data riportata sul documento originale, indicata dal fornitore o dal creatore.
Descrizione

La data del documento è la data di emissione del documento originale. Nel caso della fatturazione, corrisponde generalmente alla data di creazione della fattura e viene spesso utilizzata come base per calcolare la data di scadenza del pagamento.

Questa data è fondamentale per la reportistica finanziaria e per il calcolo di metriche chiave come i Days Sales Outstanding (DSO). Dal punto di vista del cliente, rappresenta l'inizio del periodo di incasso. L'analisi delle discrepanze tra la data del documento e la data di registrazione può evidenziare ritardi interni nella gestione delle fatture ricevute.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per calcolare l'anzianità della fattura e il DSO, fornendo un punto di partenza essenziale per l'analisi finanziaria e dei termini di pagamento.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, Campo: FKDAT (Data di fatturazione)

Esempi
2023-04-152023-04-162023-05-20
Data di compensazione
ClearingDate
La data in cui il pagamento è stato ricevuto e la fattura è stata rimossa dai crediti commerciali.
Descrizione

La data di compensazione è la data in cui una partita aperta, come una fattura, viene contrassegnata come pagata o "compensata" nel sistema finanziario. Rappresenta il momento in cui il denaro viene considerato incassato e riconciliato.

È una delle date più importanti del ciclo Order to Cash. Costituisce il punto finale per calcolare i Days Sales Outstanding (DSO) e il tempo complessivo del ciclo dalla fattura all'incasso. L'analisi della data di compensazione aiuta a misurare l'efficacia del processo di recupero crediti.

Perché è importante

Segna la fase finale del ciclo di vita della fattura, fungendo da data di fine per il calcolo del DSO e del tempo complessivo del ciclo e riflettendo l'efficienza dell'incasso.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: BSAD, Campo: AUGDT

Esempi
2023-05-142023-06-012023-06-25
Data di registrazione
PostingDate
La data in cui il documento viene registrato nei libri contabili finanziari.
Descrizione

La data di registrazione determina il periodo fiscale in cui la transazione viene contabilizzata nel libro mastro. È una data fondamentale per la contabilità e la reportistica finanziaria. I ritardi tra la data di creazione del documento e la data di registrazione possono indicare inefficienze nella gestione interna dei documenti di fatturazione.

Dal punto di vista del Process Mining, la data di registrazione segna una tappa fondamentale nel ciclo di vita della fattura. Il tempo trascorso tra la generazione e la registrazione della fattura può rappresentare un indicatore chiave dell'efficienza del reparto di fatturazione.

Perché è importante

Segna una tappa finanziaria fondamentale ed è essenziale per la contabilità. Il tempo trascorso tra la creazione e la registrazione della fattura è una misura importante dell'efficienza dei processi interni.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: BKPF, Campo: BUDAT

Esempi
2023-04-152023-04-172023-05-21
Data di scadenza della fattura
InvoiceDueDate
La data entro la quale il cliente dovrebbe effettuare il pagamento.
Descrizione

La data di scadenza della fattura è il termine entro cui deve essere effettuato il pagamento, come stabilito dai termini di pagamento. Questa data è fondamentale per la gestione dei crediti commerciali e l'avvio delle attività di recupero crediti.

Questo attributo viene utilizzato per calcolare il KPI del tasso di pagamento puntuale, confrontandolo con la data effettiva del pagamento. L'analisi delle fatture in base alla data di scadenza aiuta a prevedere il flusso di cassa e a stabilire le priorità per il recupero dei crediti in scadenza o scaduti. In genere viene ricavato dalla data di riferimento e dai termini di pagamento.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti ed è essenziale per la gestione dei crediti commerciali e la previsione del flusso di cassa.

Dove reperirlo

Calcolata in base alla data di riferimento (BSEG-ZFBDT) e ai termini di pagamento (BSEG-ZTERM). Non è sempre memorizzata in un campo diretto.

Esempi
2023-05-152023-05-302023-06-20
È automatizzato
IsAutomated
Un indicatore che segnala se un'attività è stata eseguita da un utente di sistema o tramite automazione.
Descrizione

Questo attributo calcolato è un indicatore booleano che distingue tra attività manuali e automatizzate. In genere viene ricavato confrontando l'attributo Nome utente con un elenco di ID di utenti di sistema o batch noti, come "BATCHUSER" o "SAPSYSTEM".

Questo indicatore è essenziale per misurare il livello di automazione del processo di fatturazione, un obiettivo prioritario per molte organizzazioni che desiderano migliorare l'efficienza e ridurre i costi. Il KPI del tasso di fatturazione automatizzata viene calcolato direttamente a partire da questo attributo e aiuta a monitorare i progressi delle iniziative di automazione.

Perché è importante

Supporta direttamente il calcolo del tasso di fatturazione automatizzata, aiutando a misurare l'efficienza del processo e a monitorare l'impatto dei progetti di automazione.

Dove reperirlo

Derivato dall'attributo Nome utente. La logica potrebbe essere la seguente: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
È rielaborazione
IsRework
Un indicatore che segnala se un'attività rappresenta una fase di rielaborazione o correzione.
Descrizione

Questo attributo calcolato identifica le attività che rappresentano una rielaborazione, come "Fattura corretta" o gli storni di documenti. In genere è un indicatore booleano derivato dal nome dell'attività o dai codici transazione associati a correzioni e annullamenti, come "VF11" per annullare un documento di fatturazione.

Nel Process Mining, questo indicatore è prezioso per quantificare la rielaborazione nel processo di fatturazione. Supporta direttamente KPI come il tasso di correzione delle fatture e aiuta a visualizzare i loop di rielaborazione nella mappa del processo, evidenziando inefficienze e problemi di qualità che aumentano i costi operativi e ritardano i pagamenti.

Perché è importante

Aiuta a quantificare le inefficienze del processo e i problemi di qualità, evidenziando quanto impegno viene dedicato alla correzione degli errori e supportando direttamente i KPI della rielaborazione.

Dove reperirlo

Derivato dal Nome attività o dal Codice transazione. Ad esempio: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
Numero del documento di vendita
SalesDocumentNumber
L'identificativo dell'ordine di vendita originale che ha dato origine alla fattura.
Descrizione

Questo attributo collega direttamente la fattura all'ordine di vendita che ha avviato la transazione. Questa tracciabilità è fondamentale per un'analisi end-to-end completa del processo Order to Cash.

Collegando il processo di fatturazione al precedente processo di vendita, le organizzazioni possono analizzare il tempo complessivo del ciclo dall'ordine del cliente all'incasso. Ciò aiuta a stabilire se i ritardi nella fatturazione siano causati da problemi nelle vendite, nell'evasione dell'ordine o nel reparto di fatturazione, offrendo una visione più completa del processo.

Perché è importante

Collega il processo di fatturazione all'ordine di vendita, consentendo una vera analisi end-to-end Order to Cash e aiutando a individuare i ritardi tra i diversi reparti.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRP, Campo: VGBEL

Esempi
100000451000004610000047
Organizzazione commerciale
SalesOrganization
L'unità organizzativa responsabile della vendita di prodotti o servizi.
Descrizione

L'organizzazione commerciale è un'unità organizzativa di SAP responsabile della distribuzione di beni e servizi e della negoziazione delle condizioni di vendita. È un campo fondamentale per strutturare le attività di vendita e distribuzione.

Nel Process Mining, questo attributo consente di analizzare il processo di fatturazione dal punto di vista della struttura commerciale. Permette di confrontare le prestazioni di diverse organizzazioni commerciali, aiutando a individuare le aree geografiche o le linee di business più efficienti nei processi di fatturazione e sostenendo le iniziative volte a standardizzare le best practice.

Perché è importante

Consente di effettuare benchmark e analisi delle prestazioni tra diverse divisioni commerciali o aree geografiche, aiutando a individuare le best practice e gli ambiti di miglioramento.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, Campo: VKORG

Esempi
1000NA01EU01AP01
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema di origine dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo Attributo specifica il sistema di riferimento da cui provengono i dati. In un ambiente aziendale con più istanze ERP o sistemi integrati, questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da fonti diverse.

Nel Process Mining è essenziale per la convalida dei dati e per le analisi che confrontano i processi tra sistemi o unità organizzative differenti. In genere viene valorizzato come valore statico durante l'estrazione dei dati, per identificare il dataset.

Perché è importante

Fornisce il contesto sull'origine dei dati, fondamentale negli ambienti con più sistemi per garantire l'integrità dei dati e consentire analisi specifiche per sistema.

Dove reperirlo

In genere si tratta di un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL), che identifica la specifica istanza SAP ECC, ad esempio 'ECC_PROD_NA'.

Esempi
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Termini di pagamento
PaymentTerms
Le condizioni alle quali il venditore conclude una vendita, incluso il calendario dei pagamenti.
Descrizione

I termini di pagamento definiscono le regole relative alla scadenza dei pagamenti, ad esempio "Net 30" o "Net 60". Tali termini vengono concordati con il cliente e rappresentano un fattore determinante per il flusso di cassa.

L'analisi del processo in base ai termini di pagamento può evidenziare se determinate condizioni sono associate a cicli di pagamento più lunghi o a una maggiore frequenza di ritardi. Queste informazioni possono aiutare l'azienda a negoziare condizioni migliori con i clienti o ad adeguare la propria pianificazione finanziaria. Sono inoltre un input fondamentale per calcolare la data di scadenza della fattura.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare il comportamento di pagamento dei clienti e l'impatto sul flusso di cassa in base alle condizioni negoziate, fornendo indicazioni utili per ottimizzare gli accordi commerciali.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, Campo: ZTERM

Esempi
Z030Z060Z001
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp dell'aggiornamento o dell'estrazione più recente dei dati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo Attributo indica l'ultima volta in cui il dataset è stato aggiornato dal sistema di origine. Fornisce un contesto fondamentale per qualsiasi analisi, assicurando che gli utenti comprendano il livello di aggiornamento dei dati visualizzati.

Nei Dashboard e nei report, questo timestamp informa gli stakeholder sull'attualità dei dati e aiuta a gestire le aspettative riguardo alla visibilità delle transazioni più recenti. In genere viene generato al termine del processo di estrazione dei dati.

Perché è importante

Informa gli utenti sull'attualità dei dati, un elemento fondamentale per prendere decisioni operative basate sull'analisi.

Dove reperirlo

Generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
Il codice valuta degli importi indicati nella fattura.
Descrizione

Questo attributo indica la valuta della transazione, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari, come l'importo totale della fattura.

Quando si analizzano i dati di un'organizzazione multinazionale, il campo della valuta è essenziale per interpretare e convertire correttamente i valori finanziari. Consente di produrre report coerenti e garantisce che gli importi non vengano aggregati senza un'adeguata conversione valutaria, evitando così analisi finanziarie errate.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari, garantendo un'analisi finanziaria accurata, soprattutto in un ambiente multivaluta.

Dove reperirlo

Tabella SAP ECC: VBRK, Campo: WAERK

Esempi
USDEURGBPJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Queste sono le fasi e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per una corretta individuazione del processo e il monitoraggio delle prestazioni.
5 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Fattura compensata
Lo stato finale di una fattura pagata correttamente, che indica che la posizione aperta è stata chiusa mediante un pagamento o una nota di credito corrispondente. La fattura è considerata completamente saldata.
Perché è importante

Segna il completamento corretto del ciclo Order to Cash per una fattura. È l'evento finale principale per misurare il tempo medio complessivo del ciclo di fatturazione.

Dove reperirlo

Si verifica quando i campi del documento di compensazione (AUGBL) e della data di compensazione (AUGDT) vengono valorizzati per la posizione della fattura nella tabella BSEG.

Acquisizione

L'evento si verifica nella data di compensazione (AUGDT) registrata nella tabella BSEG per la posizione della fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura generata
Indica la creazione del documento di fatturazione nel sistema. L'evento viene acquisito quando viene creata una nuova registrazione nella tabella di testata dei documenti contabili (BKPF), con uno specifico tipo di documento per le fatture.
Perché è importante

Questo è il punto di partenza dell'intero processo di fatturazione. Analizzare il tempo trascorso da questo evento consente di misurare il tempo del ciclo di creazione della fattura ed è alla base del calcolo dei Days Sales Outstanding (DSO).

Dove reperirlo

Registrato nella tabella BKPF. La data (CPUDT) e l'ora (CPUTM) di creazione per uno specifico numero di documento (BELNR) identificano questo evento. Il tipo di documento (BLART) indica che si tratta di una fattura.

Acquisizione

Dal timestamp di creazione (CPUDT) nella tabella BKPF relativo al documento della fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura inviata al cliente
Indica che la fattura è stata inviata al cliente attraverso un canale di output definito, come stampa, e-mail o EDI. In genere, questo evento viene acquisito dai log del sistema di gestione degli output.
Perché è importante

Questo evento rappresenta una tappa fondamentale, poiché avvia il conteggio dei termini di pagamento del cliente. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulla data prevista per il pagamento e sull'efficienza della riscossione dei pagamenti.

Dove reperirlo

Può essere dedotto dalla data e dall'ora di elaborazione nella tabella degli stati dei messaggi (NAST), per il tipo di output corrispondente alla fattura.

Acquisizione

Deducibile da una registrazione nella tabella NAST con stato di elaborazione '1' (elaborato correttamente).

Tipo di evento inferred
Fattura registrata
La fattura viene registrata formalmente nel sottolibro dei crediti verso clienti e nel libro mastro generale. Questo evento rende la fattura giuridicamente vincolante e riflette il debito del cliente.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale, che avvia ufficialmente il conteggio dei tempi di riscossione. Il tempo tra la generazione e la registrazione può evidenziare ritardi interni che incidono sul flusso di cassa.

Dove reperirlo

Registrato nella tabella BKPF. La data di registrazione (BUDAT) del numero di documento (BELNR) identifica questo evento. Per i documenti parcheggiati, corrisponde al momento in cui il documento viene convertito in un documento registrato.

Acquisizione

Dalla data di registrazione (BUDAT) nella tabella BKPF relativa al documento della fattura.

Tipo di evento explicit
Pagamento del cliente ricevuto
È stato ricevuto un pagamento dal cliente e registrato nel sistema come incasso o deposito bancario. Viene creato un documento di pagamento separato, non ancora associato alla specifica fattura.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale del ciclo di conversione della liquidità. Il tempo che intercorre tra l'invio della fattura e la ricezione del pagamento è una componente primaria dei Days Sales Outstanding (DSO).

Dove reperirlo

Registrato come nuovo documento in BKPF e BSEG, generalmente con un tipo di documento che indica un pagamento del cliente, ad esempio 'DZ'. La data di registrazione (BUDAT) identifica l'evento.

Acquisizione

Dalla data di registrazione del documento di pagamento del cliente in BKPF.

Tipo di evento explicit
Caso di contestazione creato
È stata registrata una contestazione formale relativa alla fattura, generalmente a seguito di un reclamo del cliente. La contestazione viene registrata nel sistema SAP Dispute Management.
Perché è importante

Identifica le fatture a rischio di ritardo nel pagamento ed evidenzia i problemi alla base dell'insoddisfazione del cliente. Segna l'inizio di un importante processo di gestione delle eccezioni.

Dove reperirlo

Acquisito dalla creazione di un caso nella tabella dei casi di contestazione (UDM_CASE), collegato al documento contabile della fattura.

Acquisizione

Registrato quando un utente crea un caso di contestazione tramite la transazione UDM_DISPUTE.

Tipo di evento explicit
Fattura approvata
Rappresenta l'approvazione formale della fattura, che ne consente la registrazione o l'invio al cliente. Spesso viene dedotta dalla conversione di un documento parcheggiato in un documento registrato.
Perché è importante

Tiene traccia del Workflow di approvazione interno, una fonte comune di colli di bottiglia. L'analisi di questa attività contribuisce al Dashboard Invoice Approval Flow Analysis, identificando gli approvatori più lenti.

Dove reperirlo

Può essere dedotto dal passaggio di un documento dallo stato parcheggiato (in VBKPF) allo stato registrato (in BKPF). In alternativa, se viene utilizzato un sistema di Workflow, può essere un evento esplicito nei relativi log.

Acquisizione

Confrontare la data di creazione del documento parcheggiato (VBKPF) con la data di registrazione del documento definitivo (BKPF).

Tipo di evento inferred
Fattura corretta
Rappresenta un'attività di rilavorazione in cui una fattura iniziale è risultata errata ed è stata successivamente stornata. L'evento viene acquisito individuando i documenti di storno collegati alla fattura originale.
Perché è importante

Evidenzia inefficienze del processo e problemi di qualità. Un'elevata frequenza di correzioni segnala problemi nei dati di vendita o di fatturazione a monte e supporta il Dashboard Invoice Rework And Error Rates.

Dove reperirlo

Identificato individuando un documento di storno in cui BKPF-STBLG rimanda al documento originale. L'evento corrisponde alla creazione di questo documento di storno.

Acquisizione

Registrato quando viene creato un documento di storno, ad esempio tramite FB08.

Tipo di evento explicit
Fattura parcheggiata
Il documento della fattura è stato salvato in uno stato preliminare senza essere registrato nel libro mastro generale. Questa modalità viene spesso utilizzata quando le informazioni sono incomplete o richiedono una verifica prima della registrazione definitiva.
Perché è importante

Tiene traccia delle fasi precedenti alla registrazione e dei possibili ritardi. Una permanenza prolungata nello stato parcheggiato può indicare problemi di qualità dei dati o colli di bottiglia nel processo di pre-approvazione.

Dove reperirlo

I documenti parcheggiati sono memorizzati nella tabella VBKPF. La creazione di un documento in questa tabella, successivamente registrato, identifica questa attività.

Acquisizione

Registrato al salvataggio di un documento parcheggiato mediante una transazione come FV70.

Tipo di evento explicit
Fattura stralciata
Uno stato finale alternativo in cui la fattura viene considerata inesigibile e l'importo residuo viene compensato con un conto per crediti inesigibili. La fattura viene chiusa senza un pagamento da parte del cliente.
Perché è importante

Rappresenta un esito negativo del processo e una perdita di ricavi. Il monitoraggio di questi eventi aiuta ad analizzare le cause dei crediti inesigibili e a migliorare le politiche di gestione del credito.

Dove reperirlo

Deducibile analizzando la transazione di compensazione della fattura. Se il documento di compensazione viene registrato su uno specifico conto di costo del libro mastro generale per crediti inesigibili, la fattura viene considerata stralciata.

Acquisizione

Deducibile quando la transazione di compensazione include una registrazione su un conto designato del libro mastro generale per crediti inesigibili.

Tipo di evento inferred
Pagamento applicato alla fattura
Il pagamento ricevuto dal cliente è stato associato e applicato alla specifica fattura aperta, contrassegnando la posizione per la compensazione. Questo è il passaggio di riconciliazione che collega il pagamento al debito.
Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare il Cash Application Cycle Time. I ritardi nell'applicazione degli incassi possono rappresentare in modo errato lo stato effettivo dei crediti verso clienti e nascondere la liquidità disponibile.

Dove reperirlo

Deducibile dalla transazione di compensazione, ad esempio F-32, che valorizza i campi di compensazione nella posizione della fattura. Il timestamp dell'evento corrisponde alla data di compensazione.

Acquisizione

Deducibile dalla valorizzazione della data di compensazione (AUGDT) nella tabella delle posizioni della fattura (BSEG).

Tipo di evento inferred
Raggiunta la scadenza della fattura
Evento calcolato che indica il giorno in cui il pagamento della fattura è ufficialmente dovuto in base ai termini di pagamento. Non si tratta di un'attività eseguita da un utente o da un sistema, bensì di un momento temporale fondamentale.
Perché è importante

È essenziale per analizzare il comportamento di pagamento e la conformità. Costituisce il riferimento per determinare i pagamenti puntuali e tardivi e per calcolare il KPI On-Time Payment Rate.

Dove reperirlo

Derivato confrontando la data corrente con la data di scadenza netta. La data di scadenza si trova nel campo BSEG-ZFBDT oppure viene calcolata a partire dalla data di riferimento e dai termini di pagamento.

Acquisizione

Confrontare la data di sistema con il campo della data di scadenza netta nella posizione della fattura (BSEG).

Tipo di evento calculated
Sollecito di pagamento emesso
Il sistema ha generato e inviato al cliente un avviso di sollecito o un promemoria di pagamento per una fattura scaduta. L'evento viene acquisito dai log dello storico dei solleciti.
Perché è importante

Aiuta a valutare l'efficacia della strategia di riscossione. Analizzare il tempo che intercorre tra il sollecito e la ricezione del pagamento è fondamentale per il KPI Payment Reminder Effectiveness.

Dove reperirlo

Registrato nelle tabelle dei dati di sollecito, in particolare MHNK (testata dei dati di sollecito) e MHND (posizioni dei dati di sollecito), generate dall'esecuzione dei solleciti (transazione F150).

Acquisizione

Registrato all'esecuzione di un sollecito (F150) per la posizione scaduta.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

Come ottenere i dati da SAP ECC

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