Il Suo template dei dati per Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

SAP ECC
Il Suo template dei dati per Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Il Suo template dei dati per Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Questo template completo offre una panoramica strutturata dei dati essenziali per analizzare e ottimizzare il processo di fatturazione. Indica gli attributi da raccogliere e le attività principali da monitorare, oltre a fornire indicazioni pratiche sull’estrazione dei dati. Utilizzi questa risorsa per preparare i dati in modo efficace per il Process Mining e ottenere informazioni accurate sulle prestazioni del processo Order to Cash.
  • Attributi consigliati per un’analisi completa
  • Fasi e traguardi principali del processo da monitorare
  • Indicazioni pratiche per estrarre i dati da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Order to Cash, fatturazione ed emissione fatture in SAP ECC.
3 Obbligatorio 5 Consigliato 13 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Nome dell’evento aziendale o della fase che si è verificata nel ciclo di vita della fattura.
Descrizione

Questo attributo descrive un’azione specifica o una modifica di stato nel processo di fatturazione, ad esempio «Fattura generata», «Fattura registrata» o «Pagamento del cliente ricevuto». Queste attività sono ricavate concettualmente da diversi eventi di sistema, dalle modifiche di stato dei documenti o dai codici transazione eseguiti dagli utenti.

La sequenza delle attività costituisce il flusso del processo, alla base dell’analisi di Process Mining. Esaminando le attività, le organizzazioni possono capire quali fasi vengono eseguite, in quale ordine e con quale frequenza, mettendo a confronto l’esecuzione effettiva del processo con quella prevista.

Perché è importante

Definisce le fasi nella mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare i flussi, le deviazioni e i colli di bottiglia.

Dove reperirli

È un attributo concettuale ricavato da più fonti, come i codici transazione (CDHDR-TCODE), le modifiche di stato dei documenti (VBUK-FKSTK) e le registrazioni dei documenti contabili.

Esempi
Fattura generataFattura registrataSollecito di pagamento inviatoFattura compensata
Numero fattura
InvoiceNumber
Identificativo univoco del documento di fatturazione, utilizzato come ID principale del caso nel processo di fatturazione.
Descrizione

Il numero fattura, denominato in SAP numero del documento di fatturazione, identifica in modo univoco ogni fattura. Nel Process Mining funge da ID del caso e raggruppa in un’unica istanza di processo tutte le attività correlate, come creazione, registrazione, invio, pagamento e compensazione.

L’analisi dei processi per numero fattura offre una visione completa del ciclo di vita di ogni transazione di fatturazione, dall’avvio al saldo finale. È un elemento essenziale per calcolare indicatori chiave come i giorni medi di incasso (DSO) e il tempo di ciclo complessivo della fattura, fornendo una base chiara per misurare e migliorare i risultati.

Perché è importante

È la chiave essenziale per seguire l’intero percorso di una fattura e analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le variazioni di ogni singola transazione di fatturazione.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: VBELN

Esempi
90001234900012359000123690001237
Ora di inizio
EventTime
Data e ora che indicano quando si è verificata una specifica attività o un evento.
Descrizione

L’ora dell’evento registra la data e l’ora esatte di ogni attività nel ciclo di vita della fattura. Questo dato temporale è fondamentale per tutte le analisi basate sul tempo nel Process Mining, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, l’individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio dei risultati del processo rispetto agli accordi sui livelli di servizio.

In genere, l’attributo viene creato combinando un campo data, come la data di registrazione (BUDAT), con un campo ora (UZEIT) proveniente da diverse tabelle SAP che registrano le modifiche o la creazione dei documenti. Timestamp accurati sono essenziali per creare un event log affidabile e garantire la validità delle analisi dei risultati.

Perché è importante

È alla base di tutte le analisi dei risultati e consente di calcolare tempi di ciclo, durate e tempi di attesa tra le fasi del processo.

Dove reperirli

Ricavato da vari campi di data e ora presenti in più tabelle, ad esempio BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) e tabelle dei log delle modifiche come CDHDR (UDATE, UTIME).

Esempi
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Importo totale fattura
TotalInvoiceAmount
Valore netto totale del documento di fatturazione.
Descrizione

Questo attributo rappresenta l’importo netto totale della fattura, al netto delle imposte. È un dato finanziario fondamentale associato al processo di fatturazione.

Può essere utilizzato in diverse analisi, ad esempio per suddividere le fatture in base al valore e verificare se seguono flussi di processo diversi. Può inoltre aiutare a stabilire le priorità delle attività di riscossione o a capire perché le fatture di importo elevato richiedono più tempo per essere approvate o pagate. Questo contesto finanziario arricchisce in modo significativo l’analisi del processo.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario essenziale e permette di analizzare i processi in base al valore della fattura, ad esempio per verificare se quelle di importo elevato seguono un flusso diverso o richiedono più tempo per essere compensate.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: NETWR

Esempi
1500.7525000.00500.0012345.67
Nome utente
UserName
ID dell’utente che ha eseguito l’attività o creato il documento.
Descrizione

Questo attributo registra l’ID utente SAP responsabile di un evento, ad esempio la creazione di una fattura o la registrazione di un pagamento. È essenziale per analizzare il contributo delle persone al processo.

Questi dati permettono di esaminare le differenze nei risultati tra utenti o team, individuare esigenze di formazione e rilevare potenziali problemi di conformità. Consentono inoltre di distinguere le attività manuali svolte dagli utenti dalle fasi automatiche eseguite dal sistema o da utenti batch, distinzione fondamentale per calcolare il livello di automazione.

Perché è importante

Consente di analizzare i risultati degli utenti e la distribuzione del carico di lavoro, distinguendo le attività manuali da quelle automatiche e supportando le iniziative di automazione ed efficienza.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: ERNAM (Creato da) oppure BKPF, campo: USNAM (Nome utente) oppure CDHDR, campo: USERNAME (Utente).

Esempi
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Numero cliente
CustomerNumber
Numero univoco che identifica il cliente a cui viene emessa la fattura.
Descrizione

Il numero cliente collega una fattura a uno specifico cliente o partner commerciale. Questo attributo è fondamentale per segmentare e analizzare il processo di fatturazione in base alle caratteristiche dei clienti.

Gli analisti possono utilizzare questo campo per confrontare i giorni medi di incasso (DSO) tra i clienti, individuare quelli che pagano spesso in ritardo o analizzare il rispetto dei termini di pagamento. Comprendere queste tendenze è essenziale per gestire le relazioni con i clienti e migliorare le strategie di riscossione in base ai diversi segmenti.

Perché è importante

Consente analisi incentrate sui clienti, aiutando a individuare le abitudini di pagamento, valutare il DSO per cliente e definire strategie di riscossione mirate.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: KUNRG (Pagante) oppure KUNAG (Destinatario della merce).

Esempi
100023200541CUST-A487910345
Società
CompanyCode
Identificativo della persona giuridica che ha emesso la fattura.
Descrizione

In SAP, la società rappresenta un’unità giuridica e contabile indipendente. Tutte le transazioni finanziarie, comprese le fatture, vengono registrate in una società specifica. È un elemento fondamentale dei dati organizzativi.

Nel Process Mining, la società consente di analizzare e confrontare i risultati del processo di fatturazione tra le diverse persone giuridiche di un gruppo. In questo modo è possibile individuare le pratiche efficaci adottate da una società e applicarle alle altre, assicurando al contempo che l’analisi rispecchi la struttura organizzativa dell’azienda.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare i processi tra diverse persone giuridiche, un aspetto fondamentale per l’analisi finanziaria e il confronto dei risultati tra unità organizzative.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: BUKRS

Esempi
10002000US01DE01
Tipo di documento di fatturazione
BillingDocumentType
Codice che classifica il documento di fatturazione, ad esempio come fattura, nota di credito o nota di debito.
Descrizione

Il tipo di documento di fatturazione classifica le transazioni in categorie distinte in base alla loro finalità aziendale. Ad esempio, «F2» indica una fattura standard al cliente, mentre «G2» identifica una nota di credito. In SAP, questa classificazione viene configurata per definire le modalità di elaborazione dei diversi documenti di fatturazione.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per filtrare e confrontare diversi scenari di fatturazione. Gli analisti possono esaminare separatamente il processo delle fatture standard e quello delle note di credito, per comprenderne i flussi, i tempi di ciclo e le criticità specifici e individuare interventi di miglioramento più mirati.

Perché è importante

Consente di segmentare e analizzare processi di fatturazione diversi, ad esempio fatture standard e note di credito, che spesso seguono flussi molto differenti.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: FKART

Esempi
F2G2L2IV
Codice transazione
TransactionCode
Codice transazione SAP utilizzato per eseguire un’attività.
Descrizione

Il codice transazione, o T-Code, è un identificativo univoco di una funzione o di un programma SAP specifico, ad esempio «VF01» per creare un documento di fatturazione. Registrare il T-Code di ogni evento offre una prospettiva tecnica, a livello di sistema, sull’esecuzione del processo.

Questa informazione è molto utile per analizzare le cause profonde. Se, ad esempio, si verificano spesso errori, gli analisti possono verificare se viene utilizzato un codice transazione non standard. Il T-Code aiuta anche a ricavare il nome dell’attività e a capire quali funzioni del sistema vengono utilizzate nel processo.

Perché è importante

Fornisce il contesto tecnico sull’esecuzione di un’attività, consentendo di analizzare le cause profonde delle deviazioni del processo e individuare le azioni non standard degli utenti.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: CDHDR, campo: TCODE

Esempi
VF01VF02FB01F-28
Data di compensazione
ClearingDate
Data in cui è stato ricevuto il pagamento e la fattura è stata compensata nei crediti verso clienti.
Descrizione

La data di compensazione è il giorno in cui una partita aperta, come una fattura, viene contrassegnata come pagata o «compensata» nel sistema finanziario. Indica di fatto quando l’incasso è considerato ricevuto e riconciliato.

È una delle date più importanti del ciclo Order to Cash. Segna il termine per il calcolo dei giorni medi di incasso (DSO) e del tempo di ciclo complessivo dalla fattura all’incasso. Analizzando la data di compensazione è possibile misurare l’efficacia del processo di riscossione.

Perché è importante

Segna la fase finale del ciclo di vita della fattura e costituisce la data di fine per il calcolo del DSO e del tempo di ciclo complessivo; riflette inoltre l’efficienza della riscossione.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: BSAD, campo: AUGDT

Esempi
2023-05-142023-06-012023-06-25
Data di registrazione
PostingDate
Data in cui il documento viene registrato nei libri contabili.
Descrizione

La data di registrazione determina il periodo fiscale in cui la transazione viene contabilizzata nella contabilità generale. È una data fondamentale per la contabilità e la rendicontazione finanziaria. Eventuali ritardi tra la creazione del documento e la sua registrazione possono indicare inefficienze nella gestione interna dei documenti di fatturazione.

Nel Process Mining, la data di registrazione segna una tappa importante nel ciclo di vita della fattura. Il tempo che intercorre tra la generazione e la registrazione della fattura può essere un indicatore chiave dell’efficienza dell’ufficio fatturazione.

Perché è importante

Segna una tappa finanziaria importante ed è fondamentale per la contabilità. Il tempo che intercorre tra la creazione e la registrazione della fattura è una misura chiave dell’efficienza dell’elaborazione interna.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: BKPF, campo: BUDAT

Esempi
2023-04-152023-04-172023-05-21
Data di scadenza della fattura
InvoiceDueDate
Data entro cui il cliente dovrebbe effettuare il pagamento.
Descrizione

La data di scadenza della fattura è il termine entro cui deve essere effettuato il pagamento, secondo i termini concordati. È fondamentale per la gestione dei crediti verso clienti e l’avvio delle attività di riscossione.

Questo attributo serve a calcolare l’indicatore KPI dei pagamenti puntuali, confrontandolo con la data effettiva del pagamento. L’analisi delle fatture in base alla scadenza aiuta a prevedere i flussi di cassa e a stabilire le priorità di riscossione per i pagamenti imminenti o scaduti. In genere, la data viene ricavata dalla data di riferimento e dai termini di pagamento.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti ed è essenziale per gestire i crediti verso clienti e prevedere i flussi di cassa.

Dove reperirli

Calcolata in base alla data di riferimento (BSEG-ZFBDT) e ai termini di pagamento (BSEG-ZTERM). Non sempre è memorizzata in un campo diretto.

Esempi
2023-05-152023-05-302023-06-20
Data documento
DocumentDate
Data riportata sul documento originale, indicata dal fornitore o da chi lo ha creato.
Descrizione

La data documento è la data di emissione del documento originale. Nella fatturazione, di norma coincide con la data di creazione della fattura e viene spesso utilizzata come base per calcolare la data di scadenza del pagamento.

Questa data è essenziale per la rendicontazione finanziaria e per calcolare indicatori chiave come i giorni medi di incasso (DSO). Dal punto di vista del cliente, segna l’inizio del periodo di riscossione. L’analisi delle differenze tra la data documento e la data di registrazione può far emergere ritardi interni nell’elaborazione delle fatture in entrata.

Perché è importante

È il riferimento per calcolare l’età della fattura e il DSO, e costituisce un dato essenziale per l’analisi finanziaria e dei termini di pagamento.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: FKDAT (Data fattura)

Esempi
2023-04-152023-04-162023-05-20
È automatizzata
IsAutomated
Indicatore che segnala se un’attività è stata eseguita da un utente di sistema o tramite automazione.
Descrizione

Questo attributo calcolato è un indicatore booleano che distingue le attività manuali da quelle automatiche. In genere viene ricavato confrontando l’attributo Nome utente con un elenco di ID noti di utenti di sistema o batch, come «BATCHUSER» o «SAPSYSTEM».

L’indicatore è essenziale per misurare il livello di automazione del processo di fatturazione, un obiettivo importante per molte organizzazioni che intendono migliorare l’efficienza e ridurre i costi. L’indicatore KPI del tasso di fatturazione automatizzata viene calcolato direttamente a partire da questo attributo, consentendo di monitorare i progressi delle iniziative di automazione.

Perché è importante

Supporta direttamente il calcolo del tasso di fatturazione automatizzata e aiuta a misurare l’efficienza del processo e a monitorare l’impatto dei progetti di automazione.

Dove reperirli

Ricavato dall’attributo Nome utente. La logica potrebbe essere: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Indicatore che segnala se un’attività è una fase di rilavorazione o correzione.
Descrizione

Questo attributo calcolato individua le attività che comportano una rilavorazione, come «Fattura corretta» o lo storno di documenti. In genere è un indicatore booleano ricavato dal nome dell’attività o dai codici transazione associati a correzioni e annullamenti, come «VF11» per annullare un documento di fatturazione.

Nel Process Mining, questo indicatore è prezioso per quantificare la rilavorazione nel processo di fatturazione. Supporta direttamente indicatori KPI come il tasso di correzione delle fatture e aiuta a visualizzare i cicli di rilavorazione nella mappa del processo, mettendo in evidenza inefficienze e problemi di qualità che aumentano i costi operativi e ritardano i pagamenti.

Perché è importante

Aiuta a quantificare le inefficienze del processo e i problemi di qualità, mostrando quanto impegno è dedicato alla correzione degli errori e supportando direttamente gli indicatori KPI di rilavorazione.

Dove reperirli

Ricavato dal nome dell’attività o dal codice transazione. Ad esempio: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Esempi
truefalse
Numero documento di vendita
SalesDocumentNumber
Identificativo dell’ordine di vendita originale da cui ha avuto origine la fattura.
Descrizione

Questo attributo collega direttamente la fattura all’ordine di vendita che ha avviato la transazione. Questa tracciabilità è essenziale per un’analisi completa del ciclo Order to Cash.

Collegando il processo di fatturazione al processo dell’ordine di vendita che lo precede, le organizzazioni possono analizzare il tempo di ciclo complessivo, dall’ordine del cliente all’incasso. È possibile capire se i ritardi nella fatturazione dipendono da problemi nelle vendite, nell’evasione degli ordini o nell’ufficio fatturazione, ottenendo così una visione più completa del processo.

Perché è importante

Collega il processo di fatturazione all’ordine di vendita e consente un’analisi completa del ciclo Order to Cash, aiutando a individuare i ritardi tra i reparti.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRP, campo: VGBEL

Esempi
100000451000004610000047
Organizzazione commerciale
SalesOrganization
Unità organizzativa responsabile della vendita di prodotti o servizi.
Descrizione

In SAP, l’organizzazione commerciale è l’unità organizzativa responsabile della distribuzione di beni e servizi e della negoziazione delle condizioni di vendita. È un campo essenziale per strutturare le attività di vendita e distribuzione.

Nel Process Mining, questo attributo consente di analizzare il processo di fatturazione dal punto di vista della struttura commerciale. Permette di confrontare i risultati delle diverse organizzazioni commerciali, individuando le regioni o le linee di business più efficienti nella fatturazione e supportando iniziative per uniformare le pratiche efficaci.

Perché è importante

Consente di confrontare e analizzare i risultati tra diverse divisioni commerciali o regioni, aiutando a individuare le pratiche efficaci e le aree da migliorare.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: VKORG

Esempi
1000NA01EU01AP01
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema di origine da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di registrazione da cui provengono i dati. In un’azienda con più istanze ERP o sistemi integrati, il campo consente di distinguere i dati in base alla fonte.

Nel Process Mining è essenziale per convalidare i dati e confrontare i processi tra sistemi o unità organizzative diverse. In genere viene compilato con un valore statico durante l’estrazione dei dati, così da identificare il relativo insieme di dati.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, fondamentali negli ambienti con più sistemi per garantirne l’integrità e consentire analisi specifiche per sistema.

Dove reperirli

In genere è un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL), che identifica la specifica istanza SAP ECC, ad esempio «ECC_PROD_NA».

Esempi
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Termini di pagamento
PaymentTerms
Condizioni che regolano la conclusione di una vendita, comprese le scadenze di pagamento.
Descrizione

I termini di pagamento definiscono le scadenze, ad esempio «30 giorni netto» o «60 giorni netto». Sono concordati con il cliente e incidono in modo significativo sui flussi di cassa.

L’analisi del processo in base ai termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a cicli di pagamento più lunghi o a una maggiore frequenza di ritardi. Queste informazioni possono aiutare l’azienda a negoziare condizioni più favorevoli con i clienti o ad adeguare la pianificazione finanziaria. I termini di pagamento sono inoltre un dato fondamentale per calcolare la data di scadenza della fattura.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare le abitudini di pagamento dei clienti e l’impatto sui flussi di cassa in base alle condizioni concordate, fornendo indicazioni utili per ottimizzare gli accordi commerciali.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: ZTERM

Esempi
Z030Z060Z001
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo indica quando i dati sono stati aggiornati l’ultima volta dal sistema di origine. Fornisce un contesto essenziale per l’analisi, aiutando a capire quanto siano aggiornati i dati visualizzati.

Nelle Dashboard e nei report, questo timestamp informa gli stakeholder sull’attualità dei dati e consente di chiarire quali transazioni recenti potrebbero non essere ancora visibili. In genere viene generato al termine del processo di estrazione dei dati.

Perché è importante

Indica quanto sono aggiornati i dati, un’informazione essenziale per prendere decisioni operative basate sull’analisi.

Dove reperirli

Generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
Codice della valuta degli importi indicati nella fattura.
Descrizione

Questo attributo indica la valuta della transazione, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari, come l’importo totale della fattura.

Quando si analizzano dati provenienti da un’organizzazione multinazionale, il campo della valuta è essenziale per interpretare e convertire correttamente gli importi. Consente di produrre report coerenti e impedisce di aggregare importi senza un’adeguata conversione valutaria, che porterebbe a un’analisi finanziaria errata.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari e garantisce l’accuratezza dell’analisi finanziaria, soprattutto in presenza di più valute.

Dove reperirli

Tabella SAP ECC: VBRK, campo: WAERK

Esempi
USDEURGBPJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Queste sono le fasi e i traguardi principali da registrare nell’Event Log per individuare con precisione il processo e monitorarne le prestazioni.
5 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Fattura compensata
Stato finale di una fattura pagata correttamente, che indica che la partita aperta è stata chiusa con il pagamento corrispondente o con una nota di credito. La fattura si considera saldata integralmente.
Perché è importante

Segna il completamento del ciclo Order to Cash per una fattura. È l’evento finale principale per misurare il tempo medio complessivo del ciclo di fatturazione.

Dove reperirli

Si verifica quando i campi del documento di compensazione (AUGBL) e della data di compensazione (AUGDT) vengono compilati per la riga della fattura nella tabella BSEG.

Acquisizione

L’evento si verifica nella data di compensazione (AUGDT) registrata nella tabella BSEG per la riga della fattura.

Tipo di evento explicit
Fattura generata
Indica la creazione del documento di fatturazione nel sistema. L’evento viene acquisito quando viene creata una nuova registrazione nella tabella di intestazione dei documenti contabili (BKPF) con un tipo documento specifico per le fatture.
Perché è importante

È il punto di partenza dell’intero processo di fatturazione. Analizzare il tempo trascorso da questo evento consente di misurare il tempo di ciclo di creazione della fattura e costituisce la base per calcolare i Giorni medi di incasso (DSO).

Dove reperirli

Registrato nella tabella BKPF. L’evento è identificato dalla data di creazione (CPUDT) e dall’ora (CPUTM) di uno specifico numero documento (BELNR). Il tipo documento (BLART) indica che si tratta di una fattura.

Acquisizione

Dalla data e ora di creazione (CPUDT) nella tabella BKPF del documento di fatturazione.

Tipo di evento explicit
Fattura inviata al cliente
Indica che la fattura è stata inviata al cliente tramite un canale di output definito, come la stampa, l’e-mail o l’EDI. In genere, l’evento viene acquisito dai log del sistema di gestione degli output.
Perché è importante

È una tappa fondamentale che avvia il conteggio dei termini di pagamento del cliente. Eventuali ritardi incidono direttamente sulla data prevista per il pagamento e sull’efficienza del recupero crediti.

Dove reperirli

Può essere dedotto dalla data e dall’ora di elaborazione nella tabella degli stati dei messaggi (NAST), per il tipo di output corrispondente alla fattura.

Acquisizione

Dedotto da una registrazione nella tabella NAST con stato di elaborazione «1» (elaborato correttamente).

Tipo di evento inferred
Fattura registrata
La fattura viene registrata ufficialmente nel sottoconto clienti e nel libro mastro generale. Da questo momento è giuridicamente vincolante e rappresenta il debito del cliente.
Perché è importante

È una tappa fondamentale che avvia ufficialmente il conteggio dei tempi di incasso. Il tempo che intercorre tra la generazione e la registrazione può rivelare ritardi nell’elaborazione interna che incidono sui flussi di cassa.

Dove reperirli

Registrato nella tabella BKPF. L’evento è identificato dalla data di registrazione (BUDAT) del numero documento (BELNR). Per i documenti parcheggiati, corrisponde al momento in cui vengono convertiti in documenti registrati.

Acquisizione

Dalla data di registrazione (BUDAT) nella tabella BKPF del documento di fatturazione.

Tipo di evento explicit
Pagamento del cliente ricevuto
Il pagamento del cliente è stato ricevuto e registrato nel sistema come incasso o deposito bancario. Viene creato un documento di pagamento separato, non ancora abbinato alla fattura specifica.
Perché è importante

È una tappa fondamentale del ciclo di conversione della liquidità. Il tempo che intercorre tra l’invio della fattura e la ricezione del pagamento costituisce una componente primaria dei Giorni medi di incasso (DSO).

Dove reperirli

Registrato come nuovo documento nelle tabelle BKPF e BSEG, in genere con un tipo documento che indica un pagamento del cliente, come «DZ». L’evento è identificato dalla data di registrazione (BUDAT).

Acquisizione

Dalla data di registrazione del documento di pagamento del cliente nella tabella BKPF.

Tipo di evento explicit
Contestazione creata
È stata registrata una contestazione formale relativa alla fattura, in genere a seguito di un reclamo del cliente. L’evento viene registrato nel sistema SAP Dispute Management.
Perché è importante

Individua le fatture a rischio di ritardo nel pagamento e mette in luce i problemi alla base dell’insoddisfazione del cliente. Segna l’inizio di un importante processo di gestione delle eccezioni.

Dove reperirli

Acquisito alla creazione di una pratica nella tabella delle contestazioni (UDM_CASE), collegata al documento contabile della fattura.

Acquisizione

Registrato quando un utente crea una pratica di contestazione tramite la transazione UDM_DISPUTE.

Tipo di evento explicit
Data di scadenza della fattura raggiunta
Evento calcolato che indica il giorno in cui il pagamento della fattura è ufficialmente dovuto in base alle condizioni di pagamento. Non corrisponde a un’attività svolta da un utente o da un sistema, ma a un momento rilevante nel tempo.
Perché è importante

È essenziale per analizzare i comportamenti di pagamento e la conformità. Costituisce la base di riferimento per distinguere i pagamenti puntuali da quelli in ritardo e calcolare il KPI relativo ai pagamenti puntuali.

Dove reperirli

Derivato confrontando la data corrente con la data di scadenza netta. La data di scadenza si trova nel campo BSEG-ZFBDT oppure si calcola a partire dalla data di riferimento e dalle condizioni di pagamento.

Acquisizione

Confrontare la data di sistema con il campo della data di scadenza netta nella riga della fattura (BSEG).

Tipo di evento calculated
Fattura approvata
Indica l’approvazione formale della fattura, che ne consente la registrazione o l’invio al cliente. Spesso si deduce dalla conversione di un documento parcheggiato in un documento registrato.
Perché è importante

Consente di monitorare il flusso di lavoro di approvazione interna, una fonte frequente di colli di bottiglia. L’analisi di questa attività aiuta a supportare la Dashboard di analisi dei flussi di approvazione delle fatture, individuando gli approvatori che causano rallentamenti.

Dove reperirli

Può essere dedotto dal passaggio di un documento dallo stato parcheggiato (in VBKPF) a quello registrato (in BKPF). Se viene utilizzato un sistema di flusso di lavoro, l’evento potrebbe invece essere registrato esplicitamente nei relativi log.

Acquisizione

Confrontare la data di creazione del documento parcheggiato (VBKPF) con la data di registrazione del documento definitivo (BKPF).

Tipo di evento inferred
Fattura corretta
Indica un’attività di rilavorazione: la fattura iniziale è risultata errata ed è stata successivamente stornata. L’evento viene rilevato individuando i documenti di storno collegati alla fattura originale.
Perché è importante

Mette in evidenza inefficienze di processo e problemi di qualità. Un numero elevato di correzioni segnala problemi nei dati di vendita o di fatturazione a monte e contribuisce all’analisi della Dashboard sulle rilavorazioni e sugli errori delle fatture.

Dove reperirli

Individuato cercando un documento di storno in cui BKPF-STBLG rimanda al documento originale. L’evento corrisponde alla creazione del documento di storno.

Acquisizione

Registrato alla creazione di un documento di storno, ad esempio tramite FB08.

Tipo di evento explicit
Fattura parcheggiata
Il documento di fatturazione è stato salvato in stato provvisorio, senza essere registrato nel libro mastro generale. Questa modalità viene spesso utilizzata quando le informazioni sono incomplete o devono essere verificate prima della registrazione definitiva.
Perché è importante

Consente di monitorare i passaggi precedenti alla registrazione e gli eventuali ritardi. Una permanenza prolungata nello stato parcheggiato può indicare problemi di qualità dei dati o colli di bottiglia nel processo di preapprovazione.

Dove reperirli

I documenti parcheggiati sono archiviati nella tabella VBKPF. L’attività è indicata dalla creazione di un documento in questa tabella, successivamente registrato.

Acquisizione

Registrato al salvataggio di un documento parcheggiato tramite una transazione come FV70.

Tipo di evento explicit
Fattura stralciata
Stato finale alternativo in cui la fattura è considerata inesigibile e l’importo residuo viene compensato con un conto per crediti inesigibili. La fattura viene chiusa senza che il cliente abbia effettuato un pagamento.
Perché è importante

Indica un esito negativo del processo e una perdita di ricavi. Monitorare questi eventi aiuta ad analizzare le cause dei crediti inesigibili e a migliorare le politiche di gestione del credito.

Dove reperirli

Dedotto dall’analisi della transazione di compensazione della fattura. Se il documento di compensazione registra un addebito su uno specifico conto di contabilità generale per crediti inesigibili, la fattura è considerata stralciata.

Acquisizione

Dedotto quando la transazione di compensazione comporta una registrazione su un conto di contabilità generale designato per i crediti inesigibili.

Tipo di evento inferred
Pagamento abbinato alla fattura
Il pagamento ricevuto dal cliente è stato abbinato alla specifica fattura aperta e assegnato alla partita da compensare. Questa fase di riconciliazione collega il pagamento al debito.
Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare il tempo di ciclo di registrazione degli incassi. I ritardi nell’abbinamento degli incassi possono rappresentare in modo inesatto la situazione reale dei crediti verso clienti e nascondere la liquidità disponibile.

Dove reperirli

Dedotto dalla transazione di compensazione, ad esempio F-32, che compila i campi di compensazione nella riga della fattura. La data dell’evento corrisponde alla data di compensazione.

Acquisizione

Dedotto dalla compilazione della data di compensazione (AUGDT) nella tabella delle righe della fattura (BSEG).

Tipo di evento inferred
Sollecito di pagamento inviato
Il sistema ha generato e inviato al cliente un avviso di sollecito o un promemoria di pagamento per una fattura scaduta. L’evento viene acquisito dai log dello storico dei solleciti.
Perché è importante

Aiuta a valutare l’efficacia della strategia di recupero crediti. Analizzare il tempo che intercorre tra il sollecito e la ricezione del pagamento è fondamentale per il KPI di efficacia dei solleciti.

Dove reperirli

Registrato nelle tabelle dei dati di sollecito, in particolare MHNK (intestazione dei dati di sollecito) e MHND (righe dei dati di sollecito), generate dall’esecuzione dei solleciti (transazione F150).

Acquisizione

Registrato quando viene eseguita una procedura di sollecito (F150) per la partita scaduta.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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