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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

La guida in 6 passaggi all’ottimizzazione del processo P2P per Dynamics 365.
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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto
Purchase to Pay - Ordine di acquisto
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Ottimizzi i processi degli ordini di acquisto in Dynamics 365

Un’elaborazione inefficiente degli ordini di acquisto porta spesso a consegne mancate, aumento dei costi operativi e insoddisfazione degli stakeholder. La nostra piattaforma La aiuta a individuare colli di bottiglia e deviazioni nascoste lungo l’intero ciclo di approvvigionamento. Individui con precisione i punti in cui si verificano i ritardi, dalla richiesta iniziale alla ricezione finale, e semplifichi le operazioni. Faccia emergere opportunità concrete per aumentare significativamente l’efficienza e ridurre i costi.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo degli ordini di acquisto?

Ottimizzare il processo Purchase to Pay, o P2P, relativo agli ordini di acquisto non significa semplicemente ottenere piccoli incrementi di efficienza, ma rafforzare in modo sostanziale l'intera funzione di approvvigionamento. In un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, le inefficienze nella gestione degli ordini di acquisto possono propagarsi in tutta l'organizzazione, incidendo sui livelli di inventario, sulle relazioni con i fornitori, sul flusso di cassa e sulla conformità. Approvazioni lente, rilavorazioni frequenti e ritardi nel ricevimento della merce si traducono direttamente in costi operativi più elevati, finestre di consegna mancate e rapporti potenzialmente compromessi con i fornitori. Senza una visibilità chiara sul flusso effettivo di ciascun ordine di acquisto, individuare le cause principali di questi problemi diventa un esercizio di supposizioni, rendendo gli interventi mirati difficili e spesso inefficaci. Comprendere il ruolo fondamentale di ogni ordine di acquisto, dalla richiesta al ricevimento finale, è essenziale per mantenere una catena di fornitura snella, reattiva ed efficiente sotto il profilo dei costi.

Come il Process Mining migliora l'efficienza degli ordini di acquisto P2P

Il Process Mining offre un approccio obiettivo e basato sui dati per comprendere il ciclo di vita degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Anziché basarsi su ipotesi o informazioni aneddotiche, il Process Mining estrae i dati dell'Event Log direttamente dal sistema e ricostruisce il processo reale, così come viene eseguito. Per gli ordini di acquisto, questo significa visualizzare ogni passaggio, da "Purchase Requisition Created" a "Goods Receipt Posted" e "Purchase Order Completed", con indicazione di timestamp e responsabili. Questa visibilità granulare consente di vedere i percorsi effettivamente seguiti dagli ordini di acquisto, individuare le deviazioni dalle procedure operative standard e misurare con precisione il tempo trascorso in ogni fase. Può identificare quali passaggi di approvazione causano ritardi, quali reparti sono coinvolti nei cicli di rilavorazione o se determinati fornitori comportano sistematicamente tempi di ciclo più lunghi. Questa potente capacità analitica è fondamentale per capire come migliorare le prestazioni di Purchase to Pay - Purchase Order, portando alla luce inefficienze prima nascoste.

Principali aree di miglioramento degli ordini di acquisto

L'applicazione del Process Mining al processo P2P degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 rivela generalmente diverse aree di miglioramento ad alto impatto:

  • Individuazione dei colli di bottiglia: individui le fasi o le attività specifiche in cui gli ordini di acquisto si bloccano più frequentemente. Si tratta di un particolare livello di approvazione, di un ritardo nell'ispezione della merce o magari di un errore di inserimento dati spesso trascurato? Individuare questi colli di bottiglia è il primo passo per ridurre il tempo di ciclo complessivo degli ordini di acquisto.
  • Analisi delle rilavorazioni e delle deviazioni: scopra con quale frequenza gli ordini di acquisto vengono modificati, per quali motivi e quali modifiche causano ulteriori ritardi. Comprendere questi cicli di rilavorazione può evidenziare problemi nell'accuratezza della richiesta iniziale, nella comunicazione con i fornitori o nei processi di revisione interna.
  • Conformità e rispetto delle policy: verifichi che gli ordini di acquisto seguano le policy interne stabilite e i requisiti normativi. Individui i casi in cui gli ordini vengono creati senza una richiesta corretta, approvati fuori sequenza o gestiti da personale non autorizzato, garantendo una maggiore conformità.
  • Opportunità di automazione: visualizzando i passaggi manuali e le attività ripetitive, può individuare i candidati ideali per l'automazione, semplificando il flusso e liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto.
  • Informazioni sulle prestazioni dei fornitori: analizzi l'impatto dei diversi fornitori sui tempi di ciclo degli ordini di acquisto, dalla conferma al ricevimento della merce. Questo consente di avviare confronti e negoziazioni con i fornitori basati sui dati.

Risultati attesi dall'ottimizzazione degli ordini di acquisto P2P

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare il processo Purchase to Pay - Purchase Order, può aspettarsi vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo degli ordini di acquisto: ottenga una gestione più rapida degli ordini, dalla richiesta al ricevimento della merce, per una catena di fornitura più agile e una gestione migliore dell'inventario.
  • Riduzione dei costi: minimizzi i costi per le urgenze, sfrutti gli sconti per i pagamenti anticipati e riduca il lavoro manuale associato alla gestione degli ordini di acquisto in ritardo o problematici. Questo contribuisce direttamente ai risultati economici.
  • Maggiore conformità e riduzione dei rischi: garantisca che tutti gli ordini di acquisto rispettino le policy interne e le normative esterne, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: migliori le relazioni sia con i reparti interni, che ricevono beni e servizi in tempi più rapidi, sia con i fornitori esterni, grazie a interazioni più efficienti e prevedibili.
  • Decisioni basate sui dati: superi l'intuizione e prenda decisioni informate sulle modifiche al processo, sulle configurazioni di sistema in Microsoft Dynamics 365 e sull'allocazione delle risorse, basandosi su evidenze concrete.

Come iniziare a ottimizzare gli ordini di acquisto P2P

La trasformazione del processo Purchase to Pay - Purchase Order attraverso il Process Mining offre un percorso chiaro verso maggiore efficienza e controllo. Comprendendo il flusso reale degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, ottiene le informazioni necessarie per attuare miglioramenti mirati e produrre risultati concreti. Scopra come questo potente approccio può aiutarLa a ridurre il tempo di ciclo degli ordini di acquisto, eliminare i colli di bottiglia e ottenere un'ottimizzazione solida del processo in tutte le attività di approvvigionamento.

Purchase to Pay - Ordine di acquisto Ottimizzazione P2P Efficienza degli acquisti Gestione della catena di approvvigionamento Tempi di approvvigionamento dei fornitori Ricezione della merce Richiesta di acquisto Team degli acquirenti Procure to Pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell'approvazione degli ordini di acquisto causano consegne mancate e rallentamenti operativi. Incidono direttamente sui programmi di produzione e sulla soddisfazione dei clienti, aumentando i tempi di attraversamento e il rischio di esaurimento delle scorte. ProcessMind identifica dove, da chi e per quale motivo le approvazioni sono bloccate, rivelando i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Individua gli approvatori o i passaggi specifici che causano i ritardi, consentendo di riconfigurare i Workflow per accelerare l'elaborazione.

Le modifiche continue agli ordini di acquisto dopo l'approvazione iniziale generano rilavorazioni e confusione e possono causare errori nel ricevimento della merce o nella fatturazione. Questo riduce l'efficienza e compromette le relazioni con i fornitori, generando costi amministrativi nascosti. ProcessMind visualizza tutte le modifiche agli ordini di acquisto, identificandone la frequenza, l'autore e la fase in cui si verificano all'interno di Microsoft Dynamics 365. Queste informazioni aiutano ad affrontare le cause principali, come requisiti poco chiari o problemi di comunicazione con i fornitori, riducendo le revisioni onerose.

I ritardi tra il ricevimento fisico della merce e la registrazione formale del ricevimento incidono sull'accuratezza dell'inventario e sulla possibilità di abbinare le fatture, causando ritardi nei pagamenti. Possono inoltre compromettere le relazioni con i fornitori e creare difficoltà di riconciliazione. ProcessMind mappa il tempo trascorso dall'arrivo della merce alla registrazione del ricevimento, evidenziando ritardi e potenziali problemi di conformità nel sistema Microsoft Dynamics 365. Porta alla luce inefficienze nei processi interni o lacune nella configurazione del sistema che incidono sull'evasione degli ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto che si discostano dal processo standard approvato spesso eludono i controlli, causando spese non conformi, maggiori rischi e potenziali frodi. Queste deviazioni indeboliscono il controllo dei costi e le policy di approvvigionamento. ProcessMind rileva automaticamente tutti i flussi effettivi degli ordini di acquisto e li confronta con lo standard definito in Microsoft Dynamics 365. Segnala tutti i percorsi non conformi, indicandone frequenza e impatto, per garantire il rispetto delle policy di approvvigionamento.

Un intervallo prolungato tra la creazione di una richiesta di acquisto e la predisposizione o l'invio dell'ordine di acquisto al fornitore ritarda la soddisfazione delle esigenze operative. Questo può portare ad acquisti urgenti e dell'ultimo minuto a costi più elevati. ProcessMind analizza il tempo di ciclo end-to-end da 'Purchase Requisition Created' a 'Purchase Order Sent to Vendor' in Microsoft Dynamics 365. Mostra dove i passaggi di consegne sono lenti o le attività rimangono in sospeso, consentendo di generare più rapidamente gli ordini di acquisto.

Una differenza significativa tra la data di consegna richiesta e la data effettiva di ricevimento della merce causa problemi nella pianificazione dell'inventario, ritardi nella produzione e mancato rispetto degli impegni verso i clienti. Questo incide direttamente sull'efficienza e sull'affidabilità operativa. ProcessMind confronta l'attributo 'Requested Delivery Date' con l'evento effettivo 'Goods Receipt Posted' in Microsoft Dynamics 365. Identifica i fornitori, le categorie o i reparti che presentano sistematicamente discrepanze nelle consegne, consentendo interventi mirati per migliorare le prestazioni dei fornitori.

Un'elevata frequenza di eventi «Merci restituite» indica problemi di qualità dei fornitori, ordini errati o processi interni di ricezione non adeguati. Questo fa aumentare i costi operativi, genera rilavorazioni e danneggia i rapporti con i fornitori. ProcessMind identifica gli schemi ricorrenti nei resi di merci, collegandoli a fornitori specifici, categorie di acquisto o persino singoli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. In questo modo aiuta a individuare le cause alla radice, che possono riguardare il controllo qualità o l'inesatta evasione degli ordini.

I ritardi nell'attività «Ispezione qualitativa eseguita» impediscono di utilizzare le scorte, con possibili ripercussioni sui programmi di produzione o sulla puntualità nell'erogazione dei servizi. Questo crea un collo di bottiglia interno e può causare insoddisfazione nei clienti. ProcessMind analizza la durata tra «Ricezione merci registrata» e «Ispezione qualitativa eseguita», identificando dove e perché le ispezioni subiscono rallentamenti in Microsoft Dynamics 365. In questo modo individua i vincoli di risorse o i problemi procedurali nel processo di controllo qualità.

I fornitori che non rispettano con regolarità i tempi di approvvigionamento promessi, come emerge dagli eventi «Ordine di acquisto confermato dal fornitore» o «Ricezione merci registrata» eseguiti in ritardo, compromettono la pianificazione e fanno aumentare i costi di mantenimento delle scorte. Questo incide sull'affidabilità della catena di approvvigionamento. ProcessMind valuta le prestazioni dei fornitori analizzando i tempi di ciclo compresi tra «Ordine di acquisto inviato al fornitore» e «Ricezione merci registrata» per ciascun fornitore in Microsoft Dynamics 365. Le informazioni basate sui dati consentono di gestire in modo più efficace i rapporti con i fornitori e le condizioni contrattuali.

Interventi manuali frequenti o modifiche manuali agli ordini di acquisto, non rilevati dai Workflow automatizzati, indicano lacune del sistema o necessità di formazione. Questo aumenta il rischio di errori e riduce l'efficienza complessiva del processo, generando spesso costi nascosti. ProcessMind rileva le deviazioni dai percorsi automatizzati e identifica le attività eseguite frequentemente in modo manuale o al di fuori del flusso standard del sistema in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia le opportunità di automazione e standardizzazione, riducendo gli errori umani.

Gli ordini di acquisto che restano aperti o in corso molto tempo dopo la ricezione e l'utilizzo delle merci, come indica il ritardo nell'evento «Ordine di acquisto completato», immobilizzano il capitale circolante e alterano la reportistica finanziaria. Questo aumenta il carico delle attività di riconciliazione e incide sui cicli di chiusura contabile. ProcessMind monitora il tempo compreso tra «Ricezione merci registrata» e «Ordine di acquisto completato» per i singoli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Identifica le cause dei ritardi, come fatture ancora da ricevere o arretrati amministrativi, consentendo una chiusura finanziaria più rapida.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Ridurre il tempo necessario per approvare gli ordini di acquisto incide in modo significativo sull'efficienza degli approvvigionamenti. Cicli di approvazione più brevi consentono di effettuare gli ordini più rapidamente, gestire meglio le scorte e migliorare i rapporti con i fornitori. Questo obiettivo mira a ridurre i ritardi che possono causare esaurimenti delle scorte o slittamenti dei programmi di produzione nel processo Purchase to Pay. ProcessMind identifica i colli di bottiglia e le deviazioni specifiche nel Workflow di approvazione degli ordini di acquisto di Microsoft Dynamics 365. Visualizzando i percorsi effettivi e individuando i passaggi che richiedono più tempo o le approvazioni non conformi, Lei può intervenire sulle aree prioritarie, riducendo potenzialmente i tempi di approvazione del 20-30% e accelerando il completamento del processo.

Le modifiche frequenti agli ordini di acquisto dopo la creazione o l'approvazione introducono ritardi, aumentano il carico amministrativo e possono causare errori. Ridurre queste modifiche garantisce che gli ordini siano corretti fin dall'inizio, migliorando la stabilità della pianificazione e limitando le rilavorazioni nelle operazioni Purchase to Pay. ProcessMind aiuta a individuare le cause alla radice di queste modifiche, ricostruendo il percorso di ciascun ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Mostra in quali fasi le modifiche si verificano più spesso e chi le apporta, consentendoLe di organizzare formazione mirata, migliorare la qualità iniziale dei dati o perfezionare i passaggi di approvazione, con una possibile riduzione del tasso di modifica del 15-25%.

La registrazione puntuale e accurata delle merci ricevute è fondamentale per garantire l'accuratezza delle scorte, il pagamento dei fornitori e la continuità operativa. I ritardi in questa fase possono causare problemi di disponibilità delle scorte, arresti della produzione e pagamenti insoluti. Questo obiettivo mira ad accelerare la registrazione degli articoli ricevuti nel processo Purchase to Pay. Con ProcessMind, Lei può mappare l'intero flusso di ricezione delle merci in Microsoft Dynamics 365, individuando le fasi in cui si verificano i ritardi. La piattaforma evidenzia le variazioni rispetto al percorso ottimale, consentendoLe di identificare inefficienze di processo, necessità di formazione o problemi di integrazione dei sistemi, con la possibilità di accelerare la registrazione delle ricezioni fino al 30%.

Mantenere la conformità alle politiche e alle normative sugli acquisti è essenziale per ridurre i rischi finanziari, prevenire le frodi e garantire l'integrità operativa. Variazioni non approvate negli ordini di acquisto possono causare spese non autorizzate e pratiche di approvvigionamento incoerenti. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 e li confronta con le regole di conformità definite. Visualizza tutte le deviazioni, come gli ordini approvati da personale non autorizzato o i passaggi saltati, consentendoLe di applicare le politiche e raggiungere una conformità prossima al 100% nelle aree critiche.

La rapidità con cui una richiesta di acquisto viene convertita in un ordine di acquisto approvato incide direttamente sulla capacità di risposta alle esigenze aziendali e sull'efficienza complessiva della catena di approvvigionamento. Una conversione lenta può ritardare acquisti critici, con ripercussioni sulle tempistiche dei progetti e sulle capacità operative. ProcessMind offre una visione chiara dell'intero processo dalla richiesta all'ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log, rivela colli di bottiglia, ritardi nei passaggi di consegna e cicli inefficienti, aiutandoLa a semplificare il processo di conversione e a ridurne potenzialmente i tempi del 20-40%.

Il rispetto costante delle date di consegna richieste è fondamentale per una pianificazione efficiente delle scorte, la programmazione della produzione e la soddisfazione dei clienti. Le discrepanze frequenti possono compromettere le operazioni, generare costi per le consegne urgenti e danneggiare i rapporti con i fornitori. ProcessMind analizza le date effettive di consegna degli ordini di acquisto rispetto a quelle richieste in Microsoft Dynamics 365, correlando le discrepanze a fornitori specifici o a variazioni del processo. Queste informazioni consentonoLe di affrontare i problemi alla radice, migliorare il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e aumentare del 10-20% il tasso di consegna puntuale.

Un'elevata percentuale di resi di merci associati agli ordini di acquisto indica problemi di qualità dei prodotti, ordini errati o discrepanze nella consegna. Ridurre i resi limita le rilavorazioni, consente di risparmiare sui costi e rafforza la fiducia nei fornitori e l'efficacia complessiva degli approvvigionamenti. ProcessMind ricostruisce il ciclo di vita degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, collegando i resi ad attributi specifici dell'ordine, fornitori o punti di ispezione. Identificando le cause ricorrenti e le deviazioni del processo che portano ai resi, Lei può adottare misure preventive e ridurre il tasso di reso del 5-15%.

Un'ispezione qualitativa efficiente è fondamentale per garantire che le merci ricevute rispettino gli standard e rendere rapidamente disponibili le scorte. Le ispezioni lente possono creare arretrati, ritardare la disponibilità delle merci e incidere sui programmi di produzione. ProcessMind visualizza la durata e le attività coinvolte nella fase di ispezione qualitativa del processo Purchase to Pay in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia i colli di bottiglia e le variazioni nei Workflow di ispezione, consentendoLe di ottimizzare l'allocazione delle risorse e accelerare potenzialmente le ispezioni del 10-20%.

Tempi di approvvigionamento prevedibili da parte dei fornitori sono fondamentali per una pianificazione efficace della catena di approvvigionamento e per la gestione delle scorte. Il mancato rispetto dei tempi compromette le operazioni, genera costi di spedizione urgenti e incide sulla continuità aziendale. ProcessMind analizza i dati storici degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 per confrontare le prestazioni dei fornitori con i tempi concordati. Identificando i fornitori incostanti e le fasi del processo che contribuiscono ai ritardi, Lei può migliorare la selezione dei fornitori e il rispetto dei tempi di approvvigionamento nel complesso.

Gli interventi manuali nel processo degli ordini di acquisto sono soggetti a errori umani, creano colli di bottiglia e consumano risorse preziose. Automatizzare questi passaggi può aumentare significativamente l'efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare l'accuratezza dei dati. ProcessMind offre una radiografia dettagliata di tutte le attività degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, evidenziando chiaramente le attività manuali ripetitive e le potenziali aree di automazione. Identificando queste opportunità, Lei può semplificare i Workflow e liberare il personale, che potrà dedicarsi ad attività più strategiche, riducendo il lavoro manuale del 20-50%.

La finalizzazione tempestiva degli ordini di acquisto, dopo la ricezione delle merci e la fatturazione, è essenziale per una reportistica finanziaria accurata e per concludere i cicli di approvvigionamento. Una finalizzazione prolungata può ritardare i processi contabili e rendere meno chiari i costi operativi effettivi. ProcessMind mappa l'intero ciclo di vita degli ordini di acquisto dopo la ricezione in Microsoft Dynamics 365, dalla ricezione delle merci alla chiusura definitiva. Identifica le attività o i ritardi specifici che impediscono una finalizzazione rapida, consentendoLe di ottimizzare questi passaggi e chiudere gli ordini di acquisto in modo efficiente, con una possibile riduzione dei tempi di finalizzazione del 15-25%.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per il processo Purchase to Pay - ordine di acquisto

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Cosa fare

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Utilizzare la struttura corretta fin dall’inizio è fondamentale per un’analisi accurata. Questo Template semplifica la raccolta dei dati, prevenendo errori e rilavorazioni successive.

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COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia P2P nel Suo flusso Dynamics 365

ProcessMind trasforma dati complessi sugli ordini di acquisto in insight chiari e utilizzabili. Visualizzi in dettaglio ogni passaggio e individui dove ottimizzare il processo P2P per ottenere la massima efficienza.
  • Mappi il processo dell’ordine di acquisto dall’inizio alla fine
  • Individui i ritardi costosi e le rilavorazioni negli ordini di acquisto
  • Confronti le prestazioni e le deviazioni delle varianti degli ordini di acquisto
  • Monitori in tempo reale i principali KPI degli ordini di acquisto
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottenere risultati concreti nell'elaborazione degli ordini di acquisto

Questi risultati evidenziano i significativi vantaggi operativi e finanziari che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando il processo degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Grazie a informazioni basate sui dati, le aziende possono individuare con precisione i colli di bottiglia e attuare miglioramenti mirati per aumentare l'efficienza.

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Approvazioni degli ordini di acquisto più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione degli ordini di acquisto per eliminare i colli di bottiglia e accelerare i cicli di approvvigionamento, garantendo l'emissione tempestiva degli ordini.
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Meno modifiche agli ordini di acquisto

Riduzione delle modifiche successive all'approvazione

Identifichi le cause alla radice delle modifiche agli ordini di acquisto dopo l'approvazione per ridurre le rilavorazioni, il carico amministrativo e le possibili interruzioni della catena di approvvigionamento.
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Maggiore conformità degli ordini di acquisto

Aumento del rispetto delle politiche

Ottenga visibilità sulle deviazioni del processo per garantire che gli ordini di acquisto rispettino le politiche interne e i requisiti normativi, riducendo al minimo i rischi e le attività di audit.
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Conversione più rapida da richiesta a ordine di acquisto

Riduzione del tempo di ciclo della conversione

Acceleri la conversione delle richieste in ordini di acquisto, consentendo una risposta più rapida alla domanda e migliorando l'agilità operativa complessiva.
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Aumento del tasso STP

Maggiore elaborazione straight-through

Automatizzi i passaggi manuali ed elimini le eccezioni per ottenere tassi più elevati di elaborazione straight-through, riducendo gli errori umani e aumentando l'efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli Attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco dell'ordine di acquisto, utilizzato come caso principale per l'analisi del processo.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per ricostruire il flusso del processo e consente di analizzare il percorso di ogni ordine di acquisto dall'inizio alla fine.

Il nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato durante il ciclo di vita dell'ordine di acquisto.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per creare la mappa del processo e comprendere la sequenza degli eventi che compongono il ciclo di vita dell'ordine di acquisto.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

I timestamp sono fondamentali per calcolare tutte le metriche delle prestazioni basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate, essenziali per identificare i colli di bottiglia del processo.

Il nome dell'utente che ha eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per utente, aiuta a identificare i colli di bottiglia legati a persone specifiche e garantisce la responsabilità delle singole fasi del processo.

Il nome del fornitore per il quale viene creato l'ordine di acquisto.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per la gestione delle prestazioni dei fornitori, poiché consente di analizzare per fornitore i tempi di consegna, i tassi di reso e l'affidabilità complessiva.

Il valore monetario complessivo dell'ordine di acquisto.

Perché è importante

Consente di analizzare finanziariamente il processo di approvvigionamento e aiuta a identificare l'impatto del valore dell'ordine sul comportamento del processo, ad esempio sui tempi e sui percorsi di approvazione.

Lo stato attuale dell'ordine di acquisto nel relativo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una fotografia dello stato attuale dell'ordine di acquisto, utile per filtrare i casi e analizzare gli esiti del processo, come i tassi di completamento o annullamento.

La data entro la quale l'azienda ha richiesto al fornitore di consegnare le merci o i servizi.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare le prestazioni delle consegne puntuali, un KPI fondamentale per valutare l'affidabilità dei fornitori e l'efficienza della catena di approvvigionamento.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione di una richiesta di acquisto, ovvero la richiesta formale di beni o servizi. Viene rilevata quando viene creato un nuovo record nella tabella delle richieste di acquisto, a indicare l'inizio della domanda di approvvigionamento.

Perché è importante

Questo è il trigger iniziale del processo degli ordini di acquisto. Analizzare il tempo compreso tra questo evento e la creazione dell'ordine di acquisto aiuta a misurare l'efficienza interna del processo e la capacità di risposta alla domanda.

Questa attività indica la creazione nel sistema di un documento di ordine di acquisto in bozza. Viene rilevata dal timestamp di creazione del record di intestazione dell'ordine di acquisto, spesso successivo all'approvazione di una richiesta.

Perché è importante

Questo evento segna il passaggio da una richiesta interna a un documento formale di acquisto. Costituisce un punto di partenza importante per misurare i tempi di elaborazione e di approvazione degli ordini di acquisto.

Indica l'approvazione finale dell'ordine di acquisto, che ne autorizza l'invio al fornitore. In genere questo evento viene dedotto dalla modifica dello stato dell'ordine di acquisto oppure rilevato direttamente dalla cronologia del Workflow.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale, poiché non è possibile procedere finché l'ordine di acquisto non viene approvato. È essenziale per analizzare i colli di bottiglia nelle approvazioni e misurare il KPI «Tempo di ciclo di approvazione dell'ordine di acquisto».

Questa attività indica che l'ordine di acquisto approvato è stato comunicato al fornitore. Viene rilevata quando l'ordine di acquisto viene confermato, generando un giornale di conferma e attivando in genere l'invio del documento.

Perché è importante

Questo è il primo passaggio rivolto all'esterno e avvia il conteggio del tempo di approvvigionamento del fornitore. È fondamentale per monitorare le prestazioni dei fornitori e il KPI «Tasso di consegna puntuale».

Indica la registrazione ufficiale nel sistema delle merci ricevute a fronte dell'ordine di acquisto. Questo evento viene rilevato quando viene registrato un giornale di ricezione prodotti.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale, poiché aggiorna le scorte e indica l'inizio del processo di abbinamento delle fatture. Costituisce il punto finale per misurare il «Tasso di consegna puntuale» e il tempo di approvvigionamento del fornitore.

Indica la conclusione positiva del ciclo di vita dell'ordine di acquisto, quando tutte le merci sono state ricevute e fatturate. In genere, ciò viene dedotto quando lo stato dell'ordine di acquisto viene aggiornato a uno stato finale e chiuso.

Perché è importante

Questa attività definisce la conclusione di un'istanza di processo completata con successo. Misurare l'«Overall Purchase Order Cycle Time» dalla creazione al completamento offre una visione complessiva dell'efficienza del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del processo degli ordini di acquisto, rivelando colli di bottiglia e deviazioni nascoste. Evidenzia le aree in cui i cicli di approvazione sono lenti, le modifiche frequenti o le fasi manuali generano inefficienze. Queste informazioni consentono di prendere decisioni basate sui dati per l’ottimizzazione.

Servono gli Event Log relativi agli ordini di acquisto, che includano in particolare un identificativo del caso, un’attività e un timestamp per ogni fase. In genere, questi dati vengono estratti dalle tabelle che registrano gli eventi di creazione, approvazione, modifica, ricezione delle merci e finalizzazione degli ordini di acquisto in Dynamics 365. Questi log costituiscono la base per ricostruire il processo.

Il primo passaggio consiste nell’identificare le fonti dati rilevanti all’interno di Microsoft Dynamics 365 ed estrarre gli Event Log necessari. Successivamente, i dati vengono preparati e caricati in uno strumento di Process Mining. Infine, viene eseguita un’analisi iniziale di individuazione per visualizzare il processo Purchase Order attuale.

Può aspettarsi una riduzione dei tempi di approvazione dei Purchase Order e del tasso di modifica. Il Process Mining contribuisce ad accelerare la registrazione della ricezione delle merci, garantire la conformità e velocizzare la conversione da richiesta d’acquisto a PO. In definitiva, consente di ottenere un Workflow Purchase Order più efficiente e affidabile.

I primi insight e una mappa completa del processo possono spesso essere generati nell’arco di alcune settimane, in base alla disponibilità e alla complessità dei dati. Le raccomandazioni di miglioramento attuabili e l’implementazione delle modifiche possono seguire poco dopo, portando a risultati misurabili nel giro di alcuni mesi. Le tempistiche dipendono dall’ambito dell’iniziativa e dal livello di preparazione della Sua organizzazione.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde di questi problemi ricorrenti. Può identificare i singoli passaggi di approvazione che provocano ritardi, evidenziare schemi di modifica ripetuti e mostrare quali utenti o reparti sono coinvolti in questi colli di bottiglia. Questa visibilità dettagliata consente di intervenire in modo mirato.

Sebbene una conoscenza di base delle strutture dati di Dynamics 365 sia utile, molti strumenti di Process Mining offrono connettori o indicazioni per l’estrazione dei dati. Il Suo team IT interno, oppure un consulente che conosca Dynamics 365, può generalmente supportarLa nel recupero degli Event Log richiesti. Il processo è progettato per essere il più semplice possibile.

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