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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

La guida in 6 passaggi per ottimizzare il processo P2P in Dynamics 365.

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Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Microsoft Dynamics 365

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Ottimizzi i processi degli ordini di acquisto in Dynamics 365

Una gestione inefficiente degli ordini di acquisto può causare ritardi nelle consegne, maggiori costi operativi e insoddisfazione tra le persone coinvolte. La nostra piattaforma aiuta a individuare colli di bottiglia e deviazioni che altrimenti resterebbero nascosti, in ogni fase del ciclo di acquisto. Individui con precisione dove si verificano i ritardi, dalla richiesta iniziale al ricevimento finale, per rendere più efficienti le operazioni. Scopra dove intervenire per ottenere risparmi sui costi e miglioramenti significativi dell’efficienza.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo degli ordini di acquisto?

Ottimizzare il processo Purchase to Pay, o P2P, degli ordini di acquisto non significa soltanto ottenere piccoli incrementi di efficienza: vuol dire rafforzare in modo sostanziale l’intera funzione acquisti. In un sistema complesso come Microsoft Dynamics 365, le inefficienze nella gestione degli ordini di acquisto possono ripercuotersi su tutta l’organizzazione, influendo sui livelli delle scorte, sui rapporti con i fornitori, sui flussi di cassa e sulla conformità. Approvazioni lente, frequenti rilavorazioni e ritardi nella registrazione della ricezione delle merci si traducono direttamente in costi operativi più elevati, finestre di consegna mancate e rapporti con i fornitori potenzialmente compromessi. Senza una visione chiara del flusso effettivo di ogni ordine di acquisto, individuare le cause profonde di questi problemi diventa un esercizio di supposizioni, rendendo difficili e spesso inefficaci gli interventi mirati. Comprendere il ruolo cruciale di ogni ordine di acquisto, dalla richiesta alla ricezione finale, è essenziale per mantenere una catena di approvvigionamento snella, reattiva ed efficiente in termini di costi.

Come il Process Mining migliora l’efficienza degli ordini di acquisto P2P

Il Process Mining offre un metodo oggettivo, basato sui dati, per comprendere il ciclo di vita degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Invece di affidarsi a supposizioni o testimonianze, estrae dal sistema i dati dell’Event Log e ricostruisce il processo effettivo. Per gli ordini di acquisto, questo significa visualizzare ogni passaggio, da «Richiesta di acquisto creata» a «Ricezione delle merci registrata» e «Ordine di acquisto completato», con indicazione di date e orari e dei responsabili. Questa visibilità dettagliata mostra i percorsi effettivi degli ordini, fa emergere le deviazioni dalle procedure operative standard e consente di misurare con precisione il tempo trascorso in ogni fase. Può individuare quali passaggi di approvazione causano ritardi, quali reparti sono coinvolti nei cicli di rilavorazione e se determinati fornitori comportano sistematicamente tempi di ciclo più lunghi. Questa capacità di analisi è fondamentale per capire come migliorare le prestazioni del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto, facendo emergere inefficienze finora nascoste.

Principali aree di miglioramento degli ordini di acquisto

L’applicazione del Process Mining al processo P2P degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 fa spesso emergere diverse aree di miglioramento ad alto impatto:

Individuazione dei colli di bottiglia: individui le fasi o le attività in cui gli ordini di acquisto si bloccano più spesso. Si tratta di un determinato livello di approvazione? Di un ritardo nell’ispezione delle merci? O forse di un errore di inserimento dati spesso trascurato? Individuare questi colli di bottiglia è il primo passo per ridurre il tempo di ciclo complessivo degli ordini di acquisto.
Analisi delle rilavorazioni e delle deviazioni: scopra con quale frequenza gli ordini di acquisto vengono modificati, per quali ragioni e quali modifiche causano ulteriori ritardi. Comprendere questi cicli di rilavorazione può far emergere problemi di accuratezza delle richieste iniziali, comunicazione con i fornitori o processi di revisione interni.
Conformità e rispetto delle policy: verifichi che gli ordini di acquisto rispettino le policy interne e i requisiti normativi. Individui gli ordini creati senza una richiesta corretta, approvati fuori sequenza o gestiti da personale non autorizzato, così da garantire una maggiore conformità.
Opportunità di automazione: visualizzando i passaggi manuali e le attività ripetitive, può individuare quelle più adatte all’automazione, semplificare il flusso e liberare risorse da dedicare ad attività di maggior valore.
Analisi delle prestazioni dei fornitori: analizzi l’impatto dei diversi fornitori sui tempi di ciclo degli ordini di acquisto, dalla conferma alla ricezione delle merci. Potrà così avviare confronti e trattative con i fornitori basati sui dati.

Risultati attesi dall’ottimizzazione degli ordini di acquisto P2P

Applicando il Process Mining all’ottimizzazione del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto, può aspettarsi benefici significativi e misurabili:

Riduzione del tempo di ciclo degli ordini di acquisto: acceleri la gestione degli ordini, dalla richiesta alla ricezione delle merci, rendendo più agile la catena di approvvigionamento e migliorando la gestione delle scorte.
Risparmio sui costi: riduca le spese per le consegne urgenti, approfitti degli sconti per pagamenti anticipati e limiti il lavoro manuale necessario per gestire ordini in ritardo o problematici. Questo contribuisce direttamente ai risultati economici.
Maggiore conformità e minori rischi: si assicuri che tutti gli ordini di acquisto rispettino le policy interne e le normative esterne, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
Maggiore soddisfazione delle parti interessate: migliori i rapporti con i reparti interni, che riceveranno merci e servizi con maggiore puntualità, e con i fornitori esterni, grazie a interazioni più efficienti e prevedibili.
Decisioni basate sui dati: superi le valutazioni intuitive e prenda decisioni informate sulle modifiche ai processi, sulla configurazione di Microsoft Dynamics 365 e sull’allocazione delle risorse, basandosi su evidenze concrete.

Come iniziare a ottimizzare gli ordini di acquisto P2P

Trasformare il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto con il Process Mining offre un percorso chiaro verso una maggiore efficienza e controllo. Comprendendo il flusso effettivo degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, potrà ottenere le informazioni necessarie per introdurre miglioramenti mirati e concreti. Scopra come questo approccio può aiutarLa a ridurre il tempo di ciclo degli ordini di acquisto, eliminare i colli di bottiglia e ottimizzare in modo efficace le operazioni di acquisto.

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Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione degli ordini di acquisto causano consegne mancate e rallentamenti operativi. Incidono direttamente sui programmi di produzione e sulla soddisfazione dei clienti, allungando i tempi di attraversamento e aumentando il rischio di esaurimento delle scorte. ProcessMind individua dove si bloccano le approvazioni, chi è coinvolto e per quali ragioni, facendo emergere i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Identifica gli approvatori o i passaggi che causano ritardi, consentendoLe di riconfigurare i flussi di lavoro per accelerare la gestione.

Le modifiche continue agli ordini di acquisto dopo la prima approvazione generano rilavorazioni e confusione e possono causare errori nella ricezione delle merci o nella fatturazione. Riducono l’efficienza e compromettono i rapporti con i fornitori, generando costi amministrativi nascosti. ProcessMind visualizza tutte le modifiche agli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, indicandone la frequenza, chi le avvia e in quale fase avvengono. Queste informazioni aiutano a intervenire sulle cause profonde, come requisiti poco chiari o problemi di comunicazione con i fornitori, riducendo le revisioni onerose.

I ritardi tra la ricezione delle merci e la registrazione formale della ricezione compromettono l’accuratezza delle scorte e la possibilità di abbinare le fatture, causando ritardi nei pagamenti. Possono inoltre mettere a rischio i rapporti con i fornitori e complicare le riconciliazioni. ProcessMind misura il tempo che intercorre tra l’arrivo delle merci e la registrazione della ricezione, evidenziando ritardi e potenziali problemi di conformità in Microsoft Dynamics 365. Fa emergere inefficienze nei processi interni o lacune nella configurazione del sistema che incidono sull’evasione degli ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto che si discostano dal processo standard approvato spesso aggirano i controlli, causando spese non conformi, maggiori rischi e potenziali frodi. Queste deviazioni compromettono il controllo dei costi e il rispetto delle policy di acquisto. ProcessMind individua automaticamente tutti i flussi effettivi degli ordini di acquisto e li confronta con lo standard definito in Microsoft Dynamics 365. Segnala i percorsi non conformi e ne indica frequenza e impatto, aiutando a garantire il rispetto delle policy di acquisto.

Un intervallo troppo lungo tra la creazione di una richiesta di acquisto e la preparazione o l’invio dell’ordine al fornitore ritarda il soddisfacimento delle esigenze operative. Può inoltre costringere a effettuare acquisti urgenti all’ultimo momento e a costi più elevati. ProcessMind analizza il tempo di ciclo end-to-end, da «Richiesta di acquisto creata» a «Ordine di acquisto inviato al fornitore» in Microsoft Dynamics 365. Mostra dove i passaggi di consegne sono lenti o le attività restano in sospeso, consentendo di generare gli ordini di acquisto più rapidamente.

Una differenza significativa tra la data di consegna richiesta e la data effettiva di ricezione delle merci crea problemi nella pianificazione delle scorte, ritardi nella produzione e impegni non rispettati nei confronti dei clienti. Incide direttamente sull’efficienza e sull’affidabilità operative. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind confronta l’attributo «Data di consegna richiesta» con l’evento effettivo «Ricezione delle merci registrata». Individua i fornitori, le categorie o i reparti che riscontrano sistematicamente discrepanze nelle consegne, consentendo di intervenire in modo mirato sulle prestazioni dei fornitori.

Una frequenza elevata di eventi «Merci restituite» segnala problemi di qualità dei fornitori, ordini errati o procedure interne di ricezione inadeguate. Aumenta i costi operativi, genera rilavorazioni e danneggia i rapporti con i fornitori. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind individua gli schemi ricorrenti nei resi e li collega a fornitori, categorie di acquisto o singoli ordini di acquisto. Aiuta a far emergere le cause profonde, che si tratti di problemi nel controllo qualità o di errori nell’evasione degli ordini.

I ritardi nell’attività «Ispezione di qualità eseguita» impediscono di utilizzare le scorte e possono compromettere i programmi di produzione o la puntualità dei servizi. Creano un collo di bottiglia interno e possono ridurre la soddisfazione dei clienti. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analizza il tempo tra «Ricezione delle merci registrata» e «Ispezione di qualità eseguita», individuando dove e perché le ispezioni subiscono ritardi. Fa emergere vincoli di risorse o problemi procedurali nel processo di controllo qualità.

Quando i fornitori non rispettano sistematicamente i tempi di attraversamento promessi, come mostrano i ritardi negli eventi «Ordine di acquisto confermato dal fornitore» o «Ricezione delle merci registrata», la pianificazione ne risente e aumentano i costi di mantenimento delle scorte. Questo compromette l’affidabilità della catena di approvvigionamento. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind valuta le prestazioni di ogni fornitore analizzando i tempi di ciclo da «Ordine di acquisto inviato al fornitore» a «Ricezione delle merci registrata». Offre informazioni basate sui dati per gestire efficacemente i rapporti con i fornitori e le condizioni contrattuali.

Gli interventi manuali frequenti o le modifiche manuali agli ordini di acquisto, non registrati dai flussi di lavoro automatizzati, possono segnalare lacune nel sistema o esigenze di formazione. Aumentano il rischio di errori e riducono l’efficienza complessiva del processo, generando spesso costi nascosti. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind rileva le deviazioni dai percorsi automatizzati e individua le attività svolte spesso manualmente o al di fuori del flusso standard del sistema. Evidenzia le opportunità di automazione e standardizzazione, contribuendo a ridurre gli errori umani.

Gli ordini di acquisto che restano aperti o in corso a lungo dopo la ricezione e l’utilizzo delle merci, come indica il ritardo nell’evento «Ordine di acquisto completato», immobilizzano il capitale circolante e alterano la rendicontazione finanziaria. Aumentano il carico di lavoro per le riconciliazioni e incidono sui tempi di chiusura contabile. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind misura per ogni ordine di acquisto il tempo che intercorre tra «Ricezione delle merci registrata» e «Ordine di acquisto completato». Individua le cause dei ritardi, come fatture in sospeso o arretrati amministrativi, consentendo di accelerare la chiusura contabile.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per approvare gli ordini di acquisto migliora sensibilmente l’efficienza degli acquisti. Cicli di approvazione più brevi consentono di inviare gli ordini più rapidamente, gestire meglio le scorte e migliorare i rapporti con i fornitori. L’obiettivo è ridurre i ritardi che, nel processo Purchase to Pay, possono causare esaurimenti delle scorte o compromettere i programmi di produzione. ProcessMind individua i colli di bottiglia e le deviazioni nel flusso di lavoro di approvazione degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Visualizzando i percorsi effettivi e identificando i passaggi che richiedono più tempo o le approvazioni non conformi, può intervenire sulle aree specifiche e ridurre potenzialmente i tempi di approvazione del 20-30%, accelerando la gestione.

Le modifiche frequenti agli ordini di acquisto dopo la creazione o l’approvazione causano ritardi, aumentano il carico amministrativo e possono generare errori. Ridurle al minimo permette di emettere ordini corretti fin dall’inizio, stabilizzare la pianificazione e limitare le rilavorazioni nelle operazioni Purchase to Pay. ProcessMind aiuta a individuare le cause profonde delle modifiche, ricostruendo il percorso di ogni ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Mostra in quali fasi le modifiche sono più frequenti e chi le effettua, consentendo di introdurre formazione mirata, migliorare la qualità iniziale dei dati o rivedere i passaggi di approvazione, con una possibile riduzione delle modifiche del 15-25%.

Registrare la ricezione delle merci in modo tempestivo e accurato è fondamentale per mantenere precise le scorte, pagare i fornitori e garantire la continuità operativa. I ritardi possono compromettere la disponibilità delle scorte, fermare la produzione e causare pagamenti in ritardo. L’obiettivo è accelerare la registrazione degli articoli ricevuti nel processo Purchase to Pay. Con ProcessMind può mappare l’intero flusso di ricezione delle merci in Microsoft Dynamics 365 e individuare le fasi in cui si verificano ritardi. La soluzione evidenzia gli scostamenti dal percorso ottimale, aiutando a individuare inefficienze di processo, esigenze di formazione o problemi di integrazione dei sistemi, con la possibilità di accelerare fino al 30% la registrazione della ricezione.

Rispettare le policy di acquisto e le normative è essenziale per ridurre i rischi finanziari, prevenire le frodi e tutelare l’integrità operativa. Le varianti non approvate degli ordini di acquisto possono causare spese non autorizzate e pratiche di acquisto incoerenti. ProcessMind individua automaticamente tutti i percorsi degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 e li confronta con le regole di conformità definite. Visualizza ogni deviazione, ad esempio gli ordini approvati da personale non autorizzato o i passaggi saltati, consentendo di applicare le policy e raggiungere una conformità prossima al 100% nelle aree critiche.

La rapidità con cui una richiesta di acquisto viene trasformata in un ordine approvato incide direttamente sulla capacità di rispondere alle esigenze aziendali e sull’efficienza complessiva della catena di approvvigionamento. Una conversione lenta può ritardare acquisti essenziali, compromettendo le tempistiche dei progetti e le capacità operative. ProcessMind offre una visione chiara dell’intero processo dalla richiesta all’ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log, individua colli di bottiglia, ritardi nei passaggi di consegne e cicli inefficienti, aiutando a semplificare la conversione e a ridurne potenzialmente i tempi del 20-40%.

Rispettare con regolarità le date di consegna richieste è fondamentale per pianificare efficacemente le scorte e la produzione e per garantire la soddisfazione dei clienti. Le discrepanze frequenti possono interrompere le operazioni, generare costi per le consegne urgenti e compromettere i rapporti con i fornitori. ProcessMind analizza in Microsoft Dynamics 365 le date di consegna effettive degli ordini di acquisto e le confronta con quelle richieste, mettendo in relazione le discrepanze con specifici fornitori o varianti del processo. Queste informazioni consentono di intervenire sui problemi sottostanti, monitorare meglio le prestazioni dei fornitori e aumentare del 10-20% la puntualità delle consegne.

Un tasso elevato di resi delle merci associate agli ordini di acquisto può segnalare problemi di qualità dei prodotti, errori negli ordini o discrepanze nelle consegne. Ridurre i resi limita le rilavorazioni e i costi e rafforza la fiducia nei fornitori e l’efficacia complessiva degli acquisti. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind ricostruisce il ciclo di vita degli ordini di acquisto e collega i resi a specifici attributi degli ordini, fornitori o punti di ispezione. Individuando le cause ricorrenti e le deviazioni di processo che portano ai resi, può introdurre misure preventive e ridurne il tasso del 5-15%.

Ispezioni di qualità efficienti sono essenziali per verificare che le merci ricevute rispettino gli standard e rendere rapidamente disponibili le scorte. Ispezioni lente possono creare arretrati, ritardare la disponibilità delle merci e compromettere i programmi di produzione. In Microsoft Dynamics 365, ProcessMind visualizza la durata e le attività della fase di ispezione della qualità nel processo Purchase to Pay. Evidenzia i colli di bottiglia e le varianti nei flussi di lavoro di ispezione, consentendo di ottimizzare l’allocazione delle risorse e, potenzialmente, di accelerare le ispezioni del 10-20%.

Tempi di attraversamento dei fornitori prevedibili sono fondamentali per pianificare efficacemente la catena di approvvigionamento e gestire le scorte. Il mancato rispetto di questi tempi interrompe le operazioni, aumenta i costi delle spedizioni urgenti e mette a rischio la continuità aziendale. ProcessMind analizza i dati storici degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365 e confronta le prestazioni dei fornitori con i tempi di attraversamento concordati. Individuando i fornitori meno affidabili e le fasi del processo che causano ritardi, può migliorare la selezione dei fornitori e il rispetto dei tempi di attraversamento.

Gli interventi manuali nel processo degli ordini di acquisto sono soggetti a errori umani, creano colli di bottiglia e assorbono risorse preziose. Automatizzare questi passaggi può aumentare sensibilmente l’efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare l’accuratezza dei dati. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutte le attività degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365, evidenziando chiaramente le attività manuali ripetitive e le possibili aree di automazione. Individuando queste opportunità, può semplificare i flussi di lavoro e liberare il personale per attività più strategiche, riducendo il lavoro manuale del 20-50%.

Chiudere tempestivamente gli ordini di acquisto dopo la ricezione delle merci e la fatturazione è essenziale per una rendicontazione finanziaria accurata e per concludere i cicli di acquisto. Una chiusura troppo lunga può ritardare i processi contabili e rendere meno chiari i costi operativi effettivi. ProcessMind mappa in Microsoft Dynamics 365 l’intero ciclo di vita degli ordini di acquisto successivo alla ricezione, fino alla chiusura definitiva. Individua le attività o i ritardi che impediscono una chiusura rapida, consentendo di ottimizzare questi passaggi e chiudere gli ordini in modo efficiente, con una possibile riduzione dei tempi del 15-25%.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

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Analizzare il processo

Introdurre miglioramenti

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Cosa fare

Acceda al template Excel dei dati preconfigurato per l’analisi degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Il template Le consente di raccogliere tutti i dati necessari dell’Event Log.

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Perché è importante

Partire dalla struttura corretta è essenziale per ottenere un’analisi accurata. Questo template semplifica la raccolta dei dati e previene errori e rilavorazioni nelle fasi successive.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, con lo schema corretto per i dati Purchase to Pay - Ordine di acquisto.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia P2P nel flusso di Dynamics 365

ProcessMind trasforma i dati complessi degli ordini di acquisto in informazioni chiare e utili per decidere come intervenire. Le visualizzazioni dettagliate di ogni fase mostrano dove ottimizzare il processo P2P per migliorarne l’efficienza.

Mappi il processo degli ordini di acquisto dall’inizio alla fine
Individui ritardi costosi e rilavorazioni negli ordini di acquisto
Confronti le prestazioni e le deviazioni delle diverse varianti degli ordini di acquisto
Monitori in tempo reale i KPI chiave degli ordini di acquisto

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati concreti nell’elaborazione degli ordini d’acquisto

Questi risultati illustrano i benefici operativi e finanziari che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando il processo degli ordini d’acquisto in Microsoft Dynamics 365. Grazie ad analisi basate sui dati, le aziende possono individuare i colli di bottiglia e introdurre interventi mirati per migliorare l’efficienza.

0 %

Approvazioni degli ordini d’acquisto più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione degli ordini d’acquisto per eliminare i colli di bottiglia e accelerare i cicli di approvvigionamento, così da inviare gli ordini nei tempi previsti.

0 %

Meno modifiche agli ordini d’acquisto

Riduzione delle modifiche successive all’approvazione

Individui le cause profonde delle modifiche agli ordini d’acquisto dopo l’approvazione, per ridurre le rilavorazioni, il carico amministrativo e i possibili disservizi nella catena di approvvigionamento.

0 %

Maggiore conformità degli ordini d’acquisto

Aumento del rispetto delle procedure

Ottenga visibilità sulle deviazioni del processo per verificare che gli ordini d’acquisto rispettino le procedure interne e i requisiti normativi, riducendo i rischi e le verifiche necessarie.

0 days

Conversione delle richieste in ordini più rapida

Riduzione del tempo di conversione

Acceleri la conversione delle richieste d’acquisto in ordini, per rispondere più rapidamente alla domanda e rendere più agili le operazioni.

0 %

Aumento del tasso di elaborazione senza interventi manuali

Più elaborazioni completate senza interventi manuali

Automatizzi i passaggi manuali ed elimini le eccezioni per aumentare il tasso di elaborazione senza interventi manuali, ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri dati secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco dell’ordine d’acquisto, utilizzato come caso principale per l’analisi del processo.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per ricostruire il flusso del processo e analizzare il percorso di ogni ordine d’acquisto dall’inizio alla fine.

Nome dello specifico evento aziendale o passaggio avvenuto nel ciclo di vita dell’ordine d’acquisto.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per creare la mappa del processo e comprendere la sequenza degli eventi che compongono il ciclo di vita dell’ordine d’acquisto.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

I timestamp sono fondamentali per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, necessarie per individuare i colli di bottiglia del processo.

Nome dell’utente che ha eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per utente, individuare i colli di bottiglia legati a singole persone e attribuire responsabilità per le diverse fasi del processo.

Nome del fornitore da cui si acquistano i beni o i servizi.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per gestire le prestazioni dei fornitori e analizzare, per ciascuno, i tempi di consegna, i tassi di reso e l’affidabilità complessiva.

Valore monetario complessivo dell’ordine d’acquisto.

Perché è importante

Consente di analizzare gli aspetti finanziari del processo di approvvigionamento e di capire come il valore dell’ordine influisce sul processo, ad esempio sui tempi e sui percorsi di approvazione.

Stato corrente dell’ordine d’acquisto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce un quadro dello stato corrente dell’ordine d’acquisto, utile per filtrare i casi e analizzare gli esiti del processo, ad esempio i tassi di completamento o annullamento.

Data entro cui l’azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.

Perché è importante

È la base di riferimento per misurare le prestazioni delle consegne puntuali, un KPI fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della catena di approvvigionamento.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività registra la creazione di una richiesta d’acquisto, ovvero la richiesta formale di beni o servizi. Viene rilevata quando viene creato un nuovo record nella tabella delle richieste d’acquisto e segna l’avvio della domanda di approvvigionamento.

Perché è importante

È l’evento iniziale del processo di creazione dell’ordine d’acquisto. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell’ordine consente di misurare l’efficienza interna del processo e la capacità di rispondere alla domanda.

Questa attività indica la creazione nel sistema di una bozza di ordine d’acquisto. Viene rilevata dal timestamp di creazione del record di intestazione dell’ordine, spesso dopo l’approvazione di una richiesta.

Perché è importante

Segna il passaggio da una richiesta interna a un documento d’acquisto formale. È un punto di partenza importante per misurare i tempi di elaborazione e approvazione degli ordini.

Segna l’approvazione finale dell’ordine d’acquisto, che ne autorizza l’invio al fornitore. In genere, l’evento viene dedotto da una modifica dello stato dell’ordine oppure rilevato direttamente dalla cronologia del flusso di lavoro.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, poiché non è possibile procedere finché l’ordine non viene approvato. È essenziale per analizzare i colli di bottiglia nell’approvazione e misurare il KPI 'Tempo di ciclo di approvazione dell’ordine d’acquisto'.

Questa attività indica che l’ordine d’acquisto approvato è stato comunicato al fornitore. Viene rilevata quando l’ordine è confermato, operazione che genera un giornale di conferma e in genere avvia l’invio del documento.

Perché è importante

È il primo passaggio rivolto all’esterno e dà inizio al tempo di consegna del fornitore. È fondamentale per monitorare le prestazioni dei fornitori e il KPI 'Tasso di consegna puntuale'.

Segna la registrazione ufficiale nel sistema della merce ricevuta in relazione all’ordine d’acquisto. L’evento viene rilevato quando viene registrato un giornale di ricevimento prodotti.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, perché aggiorna le scorte e segna l’avvio del processo di abbinamento delle fatture. È anche il punto finale per misurare il 'Tasso di consegna puntuale' e il tempo di consegna del fornitore.

Indica la conclusione corretta del ciclo di vita dell’ordine d’acquisto, quando tutta la merce è stata ricevuta e fatturata. In genere, l’evento si deduce quando lo stato dell’ordine viene aggiornato a uno stato finale di chiusura.

Perché è importante

Questa attività segna la fine di un’istanza di processo completata correttamente. Misurare il 'Tempo complessivo di ciclo dell’ordine d’acquisto' dalla creazione al completamento offre una visione d’insieme dell’efficienza del processo.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare concretamente il processo degli ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del processo degli ordini di acquisto, facendo emergere colli di bottiglia e deviazioni nascoste. Evidenzia le aree in cui i cicli di approvazione sono lenti, le modifiche frequenti o i passaggi manuali causano inefficienze. Queste informazioni consentono di prendere decisioni di ottimizzazione basate sui dati.

Quali dati di Microsoft Dynamics 365 servono per analizzare con il Process Mining il processo degli ordini di acquisto?

Servono gli Event Log relativi agli ordini di acquisto, con un identificativo del caso, un’attività e una data e un’ora per ogni passaggio. In genere, questi dati si possono estrarre dalle tabelle che registrano la creazione, l’approvazione e la modifica degli ordini di acquisto, la ricezione delle merci e gli eventi di chiusura in Dynamics 365. Gli Event Log costituiscono la base per ricostruire il processo.

Quali sono i primi passaggi per iniziare a usare il Process Mining nel nostro processo degli ordini di acquisto?

Per prima cosa, occorre individuare le origini dei dati pertinenti in Microsoft Dynamics 365 ed estrarre gli Event Log necessari. Poi, i dati vengono preparati e caricati in uno strumento di Process Mining. Infine, si esegue un’analisi iniziale di individuazione per visualizzare il processo attuale degli ordini di acquisto.

Quali miglioramenti misurabili possiamo aspettarci applicando il Process Mining al processo P2P degli ordini di acquisto?

Può ridurre i tempi di approvazione degli ordini di acquisto e limitare le modifiche. Il Process Mining aiuta ad accelerare la registrazione della ricezione delle merci, garantire la conformità e velocizzare la conversione delle richieste in ordini di acquisto. Il risultato è un flusso di lavoro degli ordini di acquisto più efficiente e affidabile.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere risultati concreti dopo aver avviato il Process Mining sugli ordini di acquisto?

Spesso è possibile generare le prime informazioni e una mappa completa del processo nel giro di alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Poco dopo possono seguire suggerimenti di miglioramento attuabili e l’introduzione delle modifiche, con risultati misurabili nell’arco di alcuni mesi. Le tempistiche dipendono dall’ambito dell’analisi e dal livello di preparazione dell’organizzazione.

Il Process Mining può individuare le cause dei cicli di approvazione lenti e delle modifiche frequenti agli ordini di acquisto?

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde di questi problemi ricorrenti. Può identificare i passaggi di approvazione che causano ritardi, far emergere schemi di modifiche ripetute e mostrare quali utenti o reparti sono coinvolti nei colli di bottiglia. Questa visibilità dettagliata consente di intervenire in modo mirato.

È necessaria una competenza tecnica specialistica per estrarre da Dynamics 365 i dati degli ordini di acquisto?

Una conoscenza di base delle strutture dati di Dynamics 365 può essere utile, ma molti strumenti di Process Mining offrono connettori o indicazioni per estrarre i dati. In genere, il team IT interno o un consulente esperto di Dynamics 365 può aiutare a recuperare gli Event Log necessari. Il processo è concepito per essere il più semplice possibile.

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