Il template dati per la gestione dei pagamenti ai fornitori

Questo attributo definisce l’evento verificatosi in un determinato momento e rappresenta il ciclo di vita della fattura. Alcuni esempi sono Fattura creata, Approvazione richiesta, Blocco pagamento applicato o Pagamento emesso.

Nel Process Mining, questo campo determina i nodi della mappa del processo. È essenziale per visualizzare il flusso di lavoro e individuare la sequenza di operazioni a cui è sottoposta una fattura prima della chiusura.

Definisce il flusso del processo ed è necessario per visualizzare la sequenza delle fasi nella mappa del processo.

Ricavato dai registri delle transazioni, dalle tabelle dello storico delle modifiche di stato o dalle tracce di audit del sistema di origine.

Questo attributo funge da chiave centrale per collegare tutti gli eventi del processo di gestione dei debiti verso fornitori. In questo ambito, si tratta quasi sempre del numero di fattura oppure della concatenazione del numero del fornitore e del numero di fattura, così da garantire l’univocità nell’intero insieme di dati.

Consente di ricostruire il flusso del processo dall’inizio alla fine per ogni singolo documento di fattura. Gli analisti utilizzano questo campo per distinguere le diverse istanze di transazione e calcolare metriche a livello di caso, come i tempi di ciclo e il numero di rilavorazioni.

È l’unità fondamentale di analisi nel Process Mining e consente di seguire ogni singola fattura dalla ricezione al pagamento finale.

In genere si trova nella tabella di intestazione delle fatture o nel registro principale dei documenti del sistema ERP.

Questo attributo registra la data e l’ora esatte in cui si è verificato un evento. Fornisce la dimensione temporale necessaria per ordinare correttamente le attività e calcolare la durata tra una fase e l’altra.

La precisione di questo campo è fondamentale per determinare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e analizzare la produttività. Costituisce la base di tutti i KPI temporali, come il tempo necessario per approvare una fattura o la durata complessiva dalla ricezione della fattura al pagamento.

È necessario per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata.

Si trova nei registri di sistema, nelle date e ore di inserimento delle transazioni o nelle date di modifica.

Questo attributo identifica il sistema ERP o finanziario che ha generato i dati. Negli ambienti complessi, le organizzazioni possono utilizzare contemporaneamente più istanze di SAP, Oracle o sistemi legacy.

Consente di filtrare l’analisi in base all’istanza di sistema e di gestire eventuali duplicati qualora i numeri di fattura non siano univoci tra sistemi diversi. In questo modo è possibile confrontare le prestazioni del processo nei diversi ambienti tecnici.

Consente di distinguere i flussi di dati negli ambienti con più sistemi.

Di solito è una stringa statica aggiunta durante l’estrazione o la trasformazione dei dati.

Questo attributo indica quanto sono aggiornati i dati utilizzati nell’analisi. In genere è un campo di metadati generato dallo strumento di estrazione, anziché un campo presente nel sistema di origine.

Gli analisti lo utilizzano per valutare il ritardo di aggiornamento della Dashboard e verificare che i dati riflettano lo stato più recente del processo aziendale. È particolarmente utile per individuare le cause dell’assenza di transazioni recenti.

Permette di verificare l’aggiornamento dei dati e aiuta a individuare problemi di sincronizzazione.

Generato dalla pipeline ETL o dal connettore dati durante l’esecuzione dell’estrazione.

Questo attributo riporta la data del documento indicata sulla fattura cartacea o digitale. È diversa dalla data di inserimento o di registrazione nel sistema.

È il punto di partenza per calcolare l’anzianità della fattura e viene spesso utilizzata come base di riferimento per determinare le scadenze di pagamento in base alle condizioni concordate. È essenziale per analizzare il tempo che intercorre tra l’emissione e la ricezione o l’inserimento della fattura.

Costituisce la base di riferimento per calcolare l’anzianità delle fatture e verificare il rispetto delle condizioni di pagamento.

Si trova nell’intestazione della fattura e corrisponde alla data del documento.

Questo attributo registra la data del trasferimento dei fondi o dell’emissione dell’assegno. In alcuni sistemi può essere diversa dalla data di compensazione, in cui la banca elabora la transazione.

Segna la fine della passività verso fornitori relativa alla specifica fattura. Gli analisti lo utilizzano per calcolare il tempo di ciclo complessivo e verificare se sono stati ottenuti gli sconti per pagamento anticipato.

Segna il completamento del ciclo e serve a verificare l’applicazione degli sconti.

Si trova nelle tabelle dei pagamenti o dei documenti di compensazione collegati alla fattura.

Questo attributo specifica il termine entro cui pagare il fornitore. In genere il sistema lo calcola aggiungendo i giorni previsti dalle condizioni di pagamento alla data di riferimento.

Confrontando la data effettiva del pagamento con questo attributo è possibile calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e le metriche relative ai ritardi. È fondamentale per gestire i flussi di cassa ed evitare penali per ritardato pagamento o tensioni nei rapporti con i fornitori.

È fondamentale per calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e gestire le penali per i ritardi.

Si trova nell’intestazione della fattura o nelle tabelle delle scadenze di pagamento.

Questo attributo rappresenta l’importo lordo della fattura da pagare. Di solito è registrato nella valuta del documento e potrebbe dover essere convertito per i report aggregati.

È fondamentale per analizzare l’impatto finanziario e consente di stabilire le priorità degli interventi sul processo in base all’effetto sul capitale circolante, anziché al solo volume dei casi. Le fatture di importo elevato possono seguire flussi di approvazione diversi da quelli previsti per gli importi più contenuti.

Consente di analizzare il valore delle inefficienze del processo e il loro impatto sul capitale circolante.

Si trova nella tabella di intestazione delle fatture, in genere con il nome di importo lordo o importo totale.

Questo attributo identifica la controparte esterna coinvolta nella transazione. Spesso è collegato a un record anagrafico che contiene ulteriori informazioni, come le condizioni di pagamento e i dati bancari.

L’analisi di questo attributo aiuta a individuare i fornitori che causano frequenti eccezioni nel processo, ad esempio per differenze di prezzo o informazioni mancanti. Consente inoltre di calcolare i tempi di ciclo e i tassi di rilavorazione per ciascun fornitore.

Consente di confrontare le prestazioni del processo per fornitore e individuare i rapporti che presentano criticità.

Si trova nell’intestazione della fattura oppure si ricava collegandola alla tabella anagrafica dei fornitori.

Questo attributo collega la fattura al processo di approvvigionamento. Se valorizzato, indica che la fattura è associata a un ordine di acquisto e segue in genere una procedura di abbinamento a due o tre vie.

Viene utilizzato per calcolare la percentuale di fatture associate a un ordine di acquisto rispetto a quelle non associate. Le discrepanze tra i dati dell’ordine e quelli della fattura sono una causa frequente di blocchi di pagamento e rilavorazioni.

Consente di analizzare l’efficienza dell’abbinamento agli ordini di acquisto e di distinguere i flussi associati da quelli non associati.

Si trova nell’intestazione della fattura o nelle tabelle delle righe.

Questo attributo suddivide i dati per unità organizzativa, ad esempio una specifica società controllata, un paese o un’entità giuridica. È fondamentale per le grandi imprese che operano in più aree geografiche.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali. Le variazioni del processo sono spesso legate ai codici società, a causa delle normative locali o dei diversi livelli di maturità operativa.

Consente di confrontare e filtrare i dati delle diverse unità organizzative.

Si trova nella tabella di intestazione delle fatture.

Questo attributo definisce le condizioni contrattuali di pagamento, ad esempio Net 30 o 2/10 Net 30. Determina la scadenza della fattura e l’eventuale applicazione di sconti per pagamento anticipato.

L’analisi di questo campo aiuta le organizzazioni a ottimizzare i flussi di cassa, evitando pagamenti troppo anticipati, che riducono il capitale circolante, o troppo tardivi, che comportano penali, e a massimizzare gli sconti ottenuti.

Definisce le regole per le scadenze e gli sconti, essenziali per ottimizzare i flussi di cassa.

Si trova nell’intestazione della fattura e spesso deriva dall’anagrafica del fornitore.

Questo attributo indica il motivo specifico per cui una fattura non può essere pagata, ad esempio una differenza di prezzo o di quantità oppure una ricevuta merci mancante. È un indicatore importante degli ostacoli nel processo.

Analizzare la frequenza e la durata dei singoli motivi di blocco aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi di pagamento. Ridurre questi blocchi è spesso il modo più rapido per aumentare la percentuale di elaborazione senza intervento manuale.

Individua le cause profonde degli ostacoli nel processo e dei ritardi di pagamento.

Si trova nell’intestazione della fattura o nelle tabelle delle righe.

Questo attributo classifica la transazione distinguendo tra fatture standard, note di credito, anticipi e addebiti successivi. Ogni tipo può attivare regole diverse del flusso di lavoro.

Conoscere la distribuzione dei tipi di documento è importante per interpretare le metriche del processo. Ad esempio, le note di credito seguono spesso un flusso inverso o un percorso di approvazione specifico, che può alterare i tempi di ciclo medi se non vengono analizzate separatamente.

Distingue le fatture dalle note di credito e dagli altri documenti finanziari.

Si trova nella tabella di intestazione delle fatture.

Questo attributo registra chi ha eseguito la specifica fase del processo. Può distinguere gli utenti umani dalle automazioni di sistema, come bot o processi batch.

Viene utilizzato per calcolare il tasso di automazione (percentuale di elaborazione senza intervento manuale) e analizzare la conformità alla segregazione dei compiti. Aiuta inoltre a individuare eventuali esigenze di formazione, qualora determinati utenti causino ripetutamente rilavorazioni o errori.

Consente di analizzare la segregazione dei compiti e calcolare i tassi di automazione.

Si trova nei registri delle transazioni o nelle tracce di audit del sistema.