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Migliori l'elaborazione delle paghe

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Ottimizzi l’elaborazione delle paghe in UKG Pro per garantire la conformità

La nostra piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia nascosti che rallentano i cicli di elaborazione delle paghe e causano rielaborazioni manuali non necessarie. Analizzando il flusso operativo, può identificare con precisione i punti in cui si verificano i ritardi e risolvere i rischi di non conformità prima che abbiano conseguenze sul personale. Questa visibilità garantisce un processo retributivo più affidabile ed efficiente per l'intera organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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L'importanza strategica dell'ottimizzazione delle paghe

Le paghe sono spesso considerate una normale funzione di back office che deve semplicemente funzionare, ma la loro efficienza incide direttamente sui risultati economici e sulla fiducia della forza lavoro. In un sistema complesso come UKG Pro, l'enorme volume di dati, che comprende più giurisdizioni fiscali e diverse frequenze di pagamento, crea livelli di complessità in cui le inefficienze possono facilmente rimanere nascoste. In questo contesto, ottimizzare il processo non significa soltanto aumentare la velocità, ma creare un ambiente resiliente e privo di errori, nel quale ogni calcolo sia accurato e ogni scadenza venga rispettata senza ricorrere a interventi manuali straordinari. Quando l'elaborazione delle paghe è ottimizzata, si riduce il rischio di sanzioni per mancata conformità e si elimina il carico amministrativo che impedisce ai team HR e Finance di concentrarsi su iniziative più strategiche.

Decodificare il ciclo paghe con il Process Mining

Il Process Mining colma il divario tra dati grezzi e insight concreti, trasformando le tracce digitali lasciate in UKG Pro in una mappa chiara e visiva delle operazioni effettive. Ogni volta che un foglio presenze viene approvato o viene avviato un calcolo fiscale, viene creato un record. Tracciando questi record mentre attraversano il sistema, il Process Mining consente di osservare la realtà del ciclo paghe, anziché la versione idealizzata descritta in un manuale. Questo livello di trasparenza è essenziale per comprendere come e perché si verificano i ritardi. Può individuare con precisione dove un record paghe rimane inattivo, se in attesa dell'approvazione di un responsabile oppure bloccato in una coda per la sincronizzazione dei dati tra la gestione della forza lavoro e il modulo paghe centrale.

Individuare ed eliminare i colli di bottiglia invisibili

Uno dei problemi più comuni nell'elaborazione delle paghe è il ciclo di rielaborazione. Si verifica quando i dati importati in UKG Pro contengono errori che vengono rilevati soltanto durante le fasi finali di anteprima o audit. Utilizzando il Process Mining, può risalire dall'errore alla sua origine. Se, ad esempio, un determinato reparto richiede sistematicamente correzioni manuali dei dati dopo il calcolo della retribuzione lorda, può esaminare le fasi iniziali di inserimento o approvazione dei dati all'interno di quel gruppo specifico. Intervenendo sulla causa principale, come una formazione insufficiente sull'interfaccia di rilevazione delle ore o una detrazione benefit configurata in modo errato, può eliminare la necessità di rettifiche dell'ultimo minuto. La riduzione di questi colli di bottiglia accorcia sensibilmente il tempo complessivo del ciclo e garantisce che il file per il bonifico bancario venga generato con largo anticipo rispetto alla scadenza, in ogni periodo.

Rafforzare la conformità e la preparazione all'audit

La conformità è il pilastro di qualsiasi operazione paghe. Poiché le normative fiscali e il diritto del lavoro sono in continua evoluzione, mantenere una configurazione di UKG Pro conforme rappresenta un compito significativo. Il Process Mining fornisce una traccia di audit continua e automatizzata per ogni ciclo paghe. Può verificare che ogni eccezione di audit segnalata dal sistema sia stata gestita correttamente e che ogni modifica manuale sia stata autorizzata in conformità ai controlli interni. Questa visibilità è preziosa durante il periodo degli audit, perché consente di dimostrare che i processi non sono soltanto efficienti, ma rispettano rigorosamente gli standard organizzativi e legali. Anziché esaminare un campione di record, può acquisire una visione affidabile della conformità del 100% dei dati paghe.

Creare valore accelerando l'elaborazione

Passare a un processo paghe più ottimizzato significa consentire al Suo team di dedicare meno tempo alla gestione delle emergenze e più tempo alle analisi ad alto valore. Riducendo gli attriti nei Workflow di UKG Pro, diminuisce il costo per cedolino e aumenta l'affidabilità della reportistica finanziaria. L'obiettivo ultimo dell'applicazione del Process Mining alle paghe è ottenere un'elaborazione silenziosa, che proceda senza intoppi in background con un intervento minimo. Il risultato è una maggiore soddisfazione dei dipendenti, grazie a retribuzioni puntuali e accurate, e una maggiore sicurezza per il management, che può contare su dati concreti per verificare che una delle principali voci di costo dell'azienda sia gestita con la massima efficienza. Per iniziare, occorre esaminare i dati attuali, individuare le deviazioni più frequenti rispetto al processo standard e lavorare sistematicamente per allinearle agli obiettivi dell'organizzazione.

Elaborazione delle paghe Gestione della forza lavoro Conformità fiscale Specialista paghe Gestione delle retribuzioni Prontezza per gli audit Rilevazione delle ore Elaborazione degli stipendi Gestione dei salari Retribuzioni dei dipendenti Finanza delle risorse umane

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le rettifiche manuali si verificano spesso quando i dati iniziali sono errati o mancanti, causando un volume significativo di rielaborazioni per gli specialisti paghe. Queste sovrascritture manuali aumentano il rischio di errori nei calcoli fiscali e possono comportare la mancata conformità alle leggi sul lavoro se non vengono documentate correttamente. Ne deriva un pesante carico amministrativo che rallenta l'intero ciclo.

ProcessMind analizza gli event log di UKG Pro per individuare i punti in cui si verificano più frequentemente le correzioni manuali. Mappando questi punti di intervento, le organizzazioni possono risalire alle cause principali delle imprecisioni nei dati e implementare convalide automatiche, così da garantire la correttezza dei record paghe fin dall'inizio e ridurre sensibilmente la necessità di intervento umano.

I ritardi nell'approvazione dei fogli presenze dei dipendenti producono un effetto a catena che rallenta l'intero ciclo paghe. Quando i responsabili non approvano nei tempi previsti i dati sulle ore, i team paghe devono accelerare la fase di calcolo, con il rischio di mancare le scadenze, generare pagamenti inesatti o sostenere costi elevati per elaborazioni urgenti necessarie a pagare i dipendenti puntualmente.

Utilizzando il Process Mining su UKG Pro, ProcessMind visualizza il tempo che intercorre tra l'invio e l'approvazione nei diversi reparti e team. Questa trasparenza consente ai responsabili di individuare i colli di bottiglia specifici e di responsabilizzare i manager, garantendo che i dati sulle ore confluiscano senza intoppi nel motore paghe e non causino ritardi nelle fasi successive.

Ricorrere a esecuzioni fuori ciclo per correggere pagamenti mancati o errori nei dati è una pratica costosa che assorbe risorse del team paghe. Questi cicli aggiuntivi interrompono i Workflow standard, aumentano il carico amministrativo e complicano la riconciliazione delle dichiarazioni fiscali tra diversi gruppi di pagamento, facendo aumentare in definitiva il costo per ogni cedolino emesso.

ProcessMind monitora la frequenza e le cause dei pagamenti fuori ciclo in UKG Pro. Portando alla luce gli schemi che conducono a queste eccezioni, le organizzazioni possono perfezionare il ciclo paghe principale e ridurre la dipendenza da elaborazioni d'emergenza costose, ottenendo operazioni più prevedibili ed efficienti sotto il profilo dei costi.

Un numero elevato di segnalazioni di audit durante la fase di anteprima delle paghe indica problemi sistemici nell'integrità dei dati o nella configurazione del sistema. Dedicare troppo tempo alla risoluzione manuale di queste eccezioni ritarda il pagamento finale e aumenta il carico di lavoro durante la finestra critica di elaborazione, portando spesso a decisioni affrettate che compromettono l'accuratezza.

Analizzando la traccia di audit in UKG Pro, ProcessMind individua quali regole o gruppi di pagamento generano il maggior numero di eccezioni. Questo insight aiuta i team a correggere i problemi di configurazione o le modalità di inserimento dei dati alla radice, semplificando il percorso dal calcolo all'approvazione e facendo sì che gli audit siano una formalità anziché un collo di bottiglia.

Gestire la conformità fiscale in più giurisdizioni è complesso e i ritardi nella finalizzazione dei dati fiscali possono causare invii tardivi e sanzioni. Velocità di elaborazione non uniformi portano spesso a una corsa dell'ultimo minuto per rispettare le scadenze di legge, aumentando il rischio di report inesatti e di una potenziale esposizione legale per l'organizzazione.

ProcessMind monitora il Workflow end-to-end per la presentazione delle dichiarazioni fiscali in UKG Pro, rilevando i punti in cui si verificano i ritardi. Visualizzando il tempo necessario dal calcolo fiscale all'invio finale, le organizzazioni possono garantire il rispetto dei requisiti di ogni giurisdizione con largo anticipo rispetto alle scadenze di legge, operando con maggiore tranquillità e piena conformità.

I colli di bottiglia nelle fasi finali di approvazione spesso ritardano la generazione dei file per i bonifici bancari, mettendo a rischio i pagamenti ai dipendenti. Quando non viene rispettata la finestra per l'invio dei file agli istituti finanziari, l'organizzazione può incorrere in commissioni per ritardato pagamento, penali bancarie e una significativa insoddisfazione dei dipendenti a causa del ritardo nelle retribuzioni.

ProcessMind evidenzia il tempo che intercorre tra l'approvazione delle paghe e la generazione del file in UKG Pro. In questo modo, i responsabili possono individuare ed eliminare gli ostacoli specifici nel processo di approvazione finale, garantendo che i file di pagamento siano sempre pronti per la banca nei tempi previsti, indipendentemente dalla complessità del ciclo paghe.

L'importazione dei dati relativi a incentivi e commissioni da sistemi esterni genera spesso errori che richiedono un intervento manuale. Le incoerenze tra i sistemi di origine e la piattaforma paghe causano discrepanze nei calcoli, da risolvere entro scadenze ravvicinate, con frequenti situazioni di stress ed errori nei calcoli della retribuzione lorda.

ProcessMind monitora il ciclo di vita dei dati sugli incentivi in UKG Pro per individuare i punti in cui vengono introdotti gli errori durante l'importazione. Analizzando il flusso dei record importati, i team possono migliorare la qualità dell'integrazione e ridurre le attività di pulizia manuale necessarie prima dell'esecuzione delle paghe, garantendo una retribuzione variabile accurata.

La distribuzione dei record paghe è spesso sbilanciata tra gli specialisti, causando sovraccarico per alcuni e sottoutilizzo per altri. Questo squilibrio può rallentare specifici gruppi di pagamento e creare esperienze di pagamento non uniformi per i dipendenti di reparti o unità aziendali diversi.

ProcessMind offre visibilità sul volume e sulla complessità dei record paghe gestiti da ciascuno specialista in UKG Pro. Le organizzazioni possono utilizzare questi dati per riequilibrare i carichi di lavoro e garantire che nella catena di elaborazione delle paghe non esista un singolo punto di vulnerabilità, migliorando l'efficienza e il morale complessivi del team.

Tempi di elaborazione prolungati per i calcoli dal lordo al netto riducono il tempo disponibile per audit e verifiche approfondite. Se il sistema impiega troppo tempo per elaborare gruppi di pagamento numerosi, la finestra per correggere gli errori prima della data di pagamento si restringe pericolosamente, aumentando la probabilità di risultati non verificati.

Attraverso il Process Mining, ProcessMind individua i gruppi o i cicli di pagamento in UKG Pro che presentano i tempi di calcolo più lunghi. Ciò consente ai team tecnici di ottimizzare le configurazioni o l'allocazione delle risorse per accelerare il motore di elaborazione centrale, lasciando più tempo alle attività di audit fondamentali.

Le rettifiche manuali alle trattenute per i benefit sono una causa frequente di dispersioni nel payroll e di frustrazione per i dipendenti. Quando le variazioni nello stato dei benefit non vengono riflesse tempestivamente nel sistema paghe, si rendono necessarie correzioni retroattive e complesse procedure di recupero, che confondono i dipendenti e complicano la rendicontazione fiscale.

ProcessMind analizza la tempestività e l’accuratezza dell’applicazione delle trattenute per i benefit in UKG Pro. Identificando gli intervalli tra le variazioni dei benefit e gli aggiornamenti del payroll, le organizzazioni possono automatizzare una parte maggiore del processo e garantire che le trattenute siano sempre aggiornate, riducendo il carico amministrativo delle rettifiche retroattive.

Senza un monitoraggio chiaro degli accordi interni sui livelli di servizio, i reparti payroll faticano a individuare i punti in cui non riescono a rispettare gli obiettivi di performance. Questa mancanza di trasparenza rende difficile motivare interventi di miglioramento o la richiesta di personale aggiuntivo alla dirigenza, con il risultato di mantenere spesso operazioni statiche e inefficienti.

ProcessMind confronta ogni fase del ciclo payroll di UKG Pro con gli SLA predefiniti. Questo monitoraggio in tempo reale avvisa la direzione delle potenziali violazioni prima che si verifichino, consentendo un intervento proattivo per mantenere il processo payroll nei tempi previsti e all’interno dei parametri di performance accettabili.

Elaborare il payroll per dipendenti distribuiti in più stati introduce requisiti fiscali e legali specifici che spesso rallentano l’intero ciclo. Queste complessità possono portare determinati gruppi paga a non rispettare sistematicamente le scadenze interne, a causa delle verifiche aggiuntive richieste dalle diverse giurisdizioni.

ProcessMind segmenta le performance del payroll per giurisdizione fiscale all’interno di UKG Pro, identificando le regioni che causano i maggiori ritardi. Le organizzazioni possono così destinare risorse specializzate alle aree più complesse, garantendo una velocità di elaborazione uniforme indipendentemente dalla complessità geografica.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Le rettifiche manuali generano rilavorazioni e aumentano il rischio di errori nei pagamenti ai dipendenti. Riducendo questi interventi, le organizzazioni possono garantire l’affidabilità dell’elaborazione payroll standard e corrispondere ai dipendenti una retribuzione accurata senza dover apportare correzioni nei periodi successivi. Ne derivano una maggiore fiducia nel reparto payroll e un minore carico amministrativo.

ProcessMind individua i punti specifici del Workflow di UKG Pro in cui le rettifiche si verificano più frequentemente. Analizzando questi punti di deviazione, i team possono introdurre controlli automatizzati o attività formative per garantire la correttezza dei dati già in fase di inserimento, riducendo potenzialmente il volume delle rettifiche di oltre il 30%. Questo approccio proattivo consente di intercettare gli errori prima che incidano sull’erogazione finale.

Approvazioni tempestive sono alla base di un processo payroll fluido. Quando le approvazioni subiscono ritardi, gli specialisti payroll sono costretti ad accelerare i calcoli o a posticipare l’intero ciclo, con un impatto diretto sul morale della forza lavoro e sull’accuratezza della pianificazione finanziaria. Cicli più rapidi lasciano inoltre più tempo per audit e validazioni.

Offriamo visibilità sulle fasi di approvazione del record payroll, evidenziando i manager o i reparti che nel sistema non rispettano sistematicamente le scadenze. Individuando questi colli di bottiglia, la direzione può imporre tempistiche più rigorose e ridurre la durata complessiva del ciclo di diverse ore o persino di alcuni giorni, garantendo l’avvio puntuale del motore payroll a ogni periodo.

Le eccezioni di audit rilevate durante la fase di anteprima richiedono un’attenzione immediata e spesso costringono il team payroll a lavorare fino a tarda notte. Ridurre queste eccezioni fa sì che la fase di anteprima diventi una formalità, anziché una sessione concitata di risoluzione dei problemi, consentendo una chiusura più prevedibile e ordinata.

ProcessMind monitora i pattern ricorrenti delle eccezioni in UKG Pro, mostrando quali tipi di dati attivano sistematicamente i flag. Intervenendo sulle cause alla radice, le organizzazioni possono arrivare a una situazione in cui oltre il 95% dei record payroll supera la fase di anteprima senza errori critici, riducendo notevolmente la pressione sul team responsabile della conformità.

Le elaborazioni fuori ciclo sono costose e interrompono le normali attività aziendali. Ridurne la frequenza consente di risparmiare costi amministrativi significativi e permette al reparto payroll di concentrarsi su miglioramenti strategici, anziché gestire continuamente le emergenze. È inoltre un indicatore di maggiore maturità del processo e accuratezza dei dati.

Analizzando le ragioni alla base delle richieste fuori ciclo, la nostra piattaforma aiuta a individuare i malfunzionamenti sistemici del ciclo payroll ordinario. I team possono quindi risolvere questi problemi alla fonte, riducendo sensibilmente la necessità di erogazioni d’emergenza e rendendo più efficiente la gestione finanziaria.

La generazione del file per i bonifici bancari è l’ultimo ostacolo prima del pagamento dei dipendenti. Qualsiasi ritardo in questa fase può far superare le scadenze bancarie, causando pagamenti tardivi e possibili conseguenze legali o in termini di conformità. Rendere questo passaggio il più rapido possibile offre un margine di sicurezza indispensabile.

ProcessMind mappa il percorso esatto dall’approvazione del record alla generazione del file in UKG Pro. Questa trasparenza consente ai manager di capire se il ritardo è dovuto a problemi tecnici o a passaggi manuali tra operatori, permettendo loro di ridurre sensibilmente il tempo dell’ultima fase di erogazione e garantire pagamenti puntuali.

Rispettare con continuità le scadenze per gli adempimenti fiscali in più giurisdizioni è fondamentale per evitare sanzioni e preservare la posizione dell’azienda. La standardizzazione garantisce che, indipendentemente dalla complessità, ogni adempimento segua tempistiche prevedibili e conformi, a prescindere dallo specialista incaricato.

I nostri strumenti di analisi offrono una visione chiara dell’avanzamento degli adempimenti fiscali in parallelo al ciclo payroll standard. Confrontando le diverse giurisdizioni, Lei può individuare le aree soggette a ritardi e standardizzare il Workflow, così da garantire una conformità puntuale al 100% e azzerare le sanzioni per invio tardivo.

Importazioni inaccurate di incentivi o bonus causano notevoli rilavorazioni durante la fase di calcolo. Un’elevata integrità dei dati già in fase di importazione riduce il carico sugli specialisti payroll e garantisce che la retribuzione variabile venga corrisposta correttamente al primo tentativo, evitando frustrazione tra i dipendenti.

ProcessMind La aiuta a visualizzare il passaggio tra le fonti dati esterne e UKG Pro. Identificando i punti in cui si verificano più spesso corruzioni o errori dei dati, Lei può perfezionare i protocolli di importazione e ridurre sensibilmente le ore dedicate alla correzione manuale, garantendo un avvio corretto a ogni elaborazione payroll.

Carichi di lavoro distribuiti in modo disomogeneo causano burnout tra le risorse più performanti e colli di bottiglia in specifici gruppi paga. Una distribuzione equilibrata dei record payroll garantisce che nessuno specialista sia sovraccarico, favorendo una maggiore qualità del lavoro e tempi di elaborazione complessivamente più rapidi in tutta l’organizzazione.

Monitorando il throughput dei diversi specialisti e team payroll, individuiamo chi gestisce i casi più complessi o i volumi più elevati. Questi dati consentono un’allocazione più intelligente delle risorse e un funzionamento più fluido durante i periodi di picco, evitando che una singola risorsa rappresenti un punto di vulnerabilità.

Il tempo necessario per passare dall’inserimento iniziale dei dati al calcolo finale del lordo e del netto definisce l’efficienza del reparto payroll. Ridurre questa finestra lascia più tempo per audit approfonditi e correzioni dell’ultimo momento, senza mettere a rischio la scadenza del pagamento finale.

ProcessMind rende visibili i tempi di attesa nascosti e i rallentamenti del motore di calcolo. Identificando i gruppi paga o le tipologie di dipendenti che richiedono più tempo, Lei può ottimizzare le configurazioni e accelerare i calcoli del 20% o più, creando un ciclo payroll più snello e reattivo.

Garantire che le trattenute per i benefit siano aggiornate in sincronia con i cicli payroll è essenziale per l’accuratezza finanziaria e la soddisfazione dei dipendenti. Aggiornamenti inefficienti causano spesso arretrati o pagamenti eccessivi, difficili e dispendiosi da correggere nei periodi successivi.

La nostra soluzione di Process Mining monitora il flusso di sincronizzazione tra i moduli dei benefit e il record payroll. La aiutiamo a individuare i punti in cui gli aggiornamenti si bloccano, consentendoLe di automatizzare questi flussi e garantire che le trattenute siano sempre aggiornate e accurate per ogni dipendente.

Gli accordi sui livelli di servizio sono il parametro di riferimento per le performance del payroll, soprattutto nelle organizzazioni grandi o decentralizzate. Rispettare con continuità queste scadenze rafforza la fiducia degli stakeholder ed evita che i ritardi di elaborazione producano effetti negativi sul resto dell’azienda.

Offriamo un monitoraggio in tempo reale rispetto alle Sue specifiche scadenze di elaborazione in UKG Pro. AvvisandoLa dei record a rischio di violazione di uno SLA, ProcessMind consente al Suo team di intervenire prima che la scadenza venga mancata, garantendo la piena conformità in ogni ciclo payroll.

Elaborare il payroll in più stati introduce un livello di complessità che può facilmente generare colli di bottiglia. Ottimizzare questi flussi garantisce il rispetto dei requisiti specifici di ogni stato senza rallentare l’elaborazione payroll nazionale principale o creare confusione tra gli specialisti.

ProcessMind scompone il ciclo payroll per giurisdizione fiscale, evidenziando gli stati con requisiti più complessi o soggetti ai maggiori rallentamenti. Lei può così adattare i Workflow alle specificità di queste regioni, riducendo la complessità complessiva delle operazioni multi-statali e migliorandone la velocità.

Percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’elaborazione delle paghe

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Scarichi il Template
2

Esporti i Suoi dati
3

Carichi il Suo dataset
4

Analizzi il Suo processo
5

Implementi i miglioramenti
6

Monitori il Suo processo
1

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Cosa fare

Acceda al Template dei dati delle paghe di UKG Pro per allineare la cronologia dei Suoi record delle paghe alla struttura richiesta dal Process Mining.

Visualizza la Guida al template dei dati Scarica il Template
Perché è importante

L’utilizzo di un formato standardizzato garantisce la corretta mappatura, fin dall’inizio, dei gruppi retributivi dei dipendenti, delle giurisdizioni fiscali e dei dati di rilevazione delle presenze.

Risultato previsto

Un framework Excel pronto all’uso per i dati delle Sue paghe.

I SUOI INSIGHT SULLE PAGHE

Trasformi le paghe in UKG Pro con insight approfonditi

ProcessMind mappa i Suoi Workflow in UKG Pro per evidenziare con precisione i punti in cui si verificano rettifiche manuali e ritardi nella presentazione delle dichiarazioni fiscali. Otterrà una visione chiara del ciclo effettivo di elaborazione delle paghe, così da garantire conformità ed efficienza.
  • Mappi i flussi effettivi delle paghe in UKG Pro
  • Individui i colli di bottiglia nelle approvazioni e i ritardi manuali
  • Confronti i tempi di ciclo tra regioni diverse
  • Monitori la conformità fiscale e l'accuratezza delle dichiarazioni
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Ottimizzare l’efficienza del payroll con UKG Pro

Analizzando il ciclo di vita di ogni Payroll Record all’interno di UKG Pro, le organizzazioni individuano colli di bottiglia nascosti e semplificano le fasi di verifica manuale. Questi risultati dimostrano i miglioramenti di efficienza ottenibili applicando il Process Mining alle operazioni payroll fondamentali.

0 %
Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione dei ritardi nelle approvazioni

La semplificazione dei Workflow dei timesheet riduce il tempo tra l’invio e l’approvazione da parte del manager, garantendo dati tempestivi per le elaborazioni payroll.
+ 0 %
Maggiore accuratezza al primo tentativo

Aumento dei pagamenti corretti al primo tentativo

Ridurre al minimo le rettifiche manuali grazie a una maggiore accuratezza nell’importazione dei dati porta a un aumento significativo dei record payroll privi di errori.
0 %
Meno eccezioni negli audit

Riduzione dei flag di conformità

Le organizzazioni registrano una diminuzione dei record che richiedono interventi manuali standardizzando l’elaborazione di imposte e trattenute nei flussi multi-statali.
0 %
Minore volume fuori ciclo

Riduzione delle elaborazioni d’emergenza

Risolvere le cause alla radice degli errori nell’elaborazione principale riduce la necessità di gestire costosi pagamenti manuali fuori ciclo al di fuori della pianificazione standard.
0 % SLA
Maggiore rispetto degli SLA

Regolarità nelle tempistiche dei pagamenti

Una maggiore visibilità sulle scadenze di elaborazione consente agli specialisti di bilanciare efficacemente i carichi di lavoro, mantenendo una puntualità quasi perfetta nelle date di pagamento dei dipendenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati sottostanti. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diversi contesti di implementazione.

Dati consigliati

Inizi l'analisi da queste attività e da questi attributi fondamentali, così da costruire una base solida.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco che rappresenta uno specifico dipendente all'interno di uno specifico periodo di paga.

Perché è importante

Questo è il Case ID obbligatorio che raggruppa tutte le attività paghe per formare un'istanza di processo.

L'evento o il passaggio specifico eseguito nel processo paghe.

Perché è importante

Questo è l'attributo Activity obbligatorio che definisce i nodi della mappa di processo.

La data e l'ora in cui si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo è l'attributo StartTime obbligatorio richiesto per ordinare gli eventi.

Il sistema di riferimento per i dati.

Perché è importante

Attributo obbligatorio per la tracciabilità dei dati e l'analisi multi-sistema.

Il timestamp della modifica più recente apportata alla riga di dati.

Perché è importante

Attributo obbligatorio per l'aggiornamento incrementale dei dati.

L'ID utente o il nome della persona che elabora il record.

Perché è importante

Consente di analizzare le risorse e di ottenere informazioni utili per bilanciare i carichi di lavoro.

Il codice del reparto associato al dipendente.

Perché è importante

Fondamentale per la segmentazione organizzativa e l'analisi delle cause principali.

Il codice del centro di costo per l'allocazione finanziaria.

Perché è importante

Supporta l'analisi finanziaria e individua i colli di bottiglia per unità di budget.

Il raggruppamento logico dei dipendenti ai fini dell'elaborazione delle paghe.

Perché è importante

Dimensione principale per raggruppare e confrontare le prestazioni del processo paghe.

L'importo totale calcolato prima di detrazioni e imposte.

Perché è importante

Consente l'analisi del flusso di valore e l'individuazione dei valori anomali.

Lo Stato o la località principale per la presentazione fiscale.

Perché è importante

Fondamentale per il monitoraggio della conformità e l'analisi geografica.

La data e l'ora obiettivo entro cui deve essere completata l'esecuzione del pagamento.

Perché è importante

Punto di riferimento per calcolare il rispetto dello SLA.

Indicatore che segnala se il ciclo paghe è al di fuori della pianificazione standard.

Perché è importante

Filtro essenziale per analizzare deviazioni del processo e rilavorazioni.

Indicatore che segnala se è stata attivata un'eccezione di audit.

Perché è importante

Identifica i casi che richiedono un intervento.

L'ultimo giorno del periodo di paga in elaborazione.

Perché è importante

Riferimento temporale del ciclo paghe.

Indicatore che segnala se il pagamento è stato eseguito dopo la scadenza.

Perché è importante

Driver del KPI per il monitoraggio della conformità.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

La creazione della specifica voce retributiva di un dipendente all’interno di una nuova istanza del gruppo paga. Indica che il dipendente è attivo e associato al ciclo di elaborazione corrente.

Perché è importante

Segna l’inizio ufficiale della fase di elaborazione payroll nel sistema principale. È essenziale per distinguere la durata della rilevazione delle ore dalla durata effettiva dell’elaborazione payroll.

L’approvazione finale del singolo record o dell’intero gruppo paga. Questa azione blocca il record impedendo ulteriori modifiche e lo accoda per la generazione del pagamento.

Perché è importante

Una tappa fondamentale che separa la fase operativa da quella finalizzata. Viene utilizzata per calcolare il 'Bank Transfer File Lead Time'.

La data effettiva o il trasferimento effettivo dei fondi al dipendente. Segna l’adempimento dell’obbligazione retributiva.

Perché è importante

Utilizzato per convalidare la 'SLA Compliance' e garantire che i dipendenti vengano pagati nella data concordata.

L’invio corretto dei dati fiscali alle giurisdizioni competenti, federali, statali e locali. Avviene spesso dopo il pagamento.

Perché è importante

È essenziale per la Dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines', al fine di garantire la conformità normativa ed evitare sanzioni.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli Event Log dell’ambiente UKG Pro per visualizzare ogni fase del ciclo delle paghe, dall’inizio alla fine. Questa visibilità consente di individuare con precisione i punti in cui si verificano adeguamenti manuali o ritardi nelle approvazioni, permettendo ai team di standardizzare i Workflow e ridurre gli errori ricorrenti.

L’analisi richiede tre dati principali: un identificativo del record delle paghe, un timestamp per ogni attività e il nome dell’azione specifica. Questi campi vengono generalmente estratti dai log di audit del sistema e dalle tabelle transazionali relative ai fogli presenze, alle dichiarazioni fiscali e ai bonifici bancari.

Sì, mappando le cause profonde dell’invio tardivo dei fogli presenze e degli errori nei dati relativi agli incentivi, è possibile implementare misure preventive. Ridurre questi problemi a monte minimizza direttamente la necessità di correzioni fuori ciclo, costose e dispendiose in termini di tempo.

La maggior parte delle organizzazioni ottiene le prime mappe di processo entro due-quattro settimane dall’attivazione dell’estrazione dei dati da UKG Pro. Questo periodo comprende la pulizia dei dati, le attività di mappatura e la generazione della prima visualizzazione degli attuali colli di bottiglia nelle paghe.

No, il Process Mining è una tecnologia non invasiva che legge i dati dei log esistenti senza modificare la configurazione. Può continuare a gestire le paghe normalmente mentre il software analizza i flussi di dati storici e in tempo reale per individuare opportunità di miglioramento.

L’analisi può segmentare i flussi di processo per stato o regione, così da individuare colli di bottiglia locali nella conformità o ritardi specifici nella presentazione delle dichiarazioni fiscali. In questo modo, i responsabili delle paghe possono applicare ottimizzazioni a giurisdizioni specifiche senza compromettere l’intero ciclo nazionale delle paghe.

Il Process Mining misura il tempo impiegato tra le attività e aiuta a individuare una distribuzione non equilibrata del carico di lavoro tra gli specialisti. Questi dati consentono alla direzione di riassegnare le attività o fornire formazione mirata nei punti in cui determinate fasi risultano sistematicamente più lente rispetto alla media del reparto.

La privacy dei dati viene garantita tramite la pseudonimizzazione dei campi sensibili dei dipendenti prima che i dati entrino nella piattaforma di Process Mining. Lei mantiene il controllo sugli attributi inclusi, assicurando che vengano elaborati esclusivamente i metadati relativi al processo necessari per l’analisi.

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Non è richiesta alcuna carta di credito; la configurazione richiede 5 minuti