Migliori l’elaborazione delle paghe

Le rettifiche manuali si verificano spesso quando i dati iniziali sono errati o incompleti, causando notevoli rilavorazioni per gli specialisti delle paghe. Queste modifiche manuali aumentano il rischio di errori nei calcoli fiscali e, se non vengono documentate correttamente, possono comportare il mancato rispetto delle leggi sul lavoro. Ne deriva un pesante carico amministrativo che rallenta l’intero ciclo.

ProcessMind analizza gli event log di UKG Pro per individuare i punti in cui si verificano più spesso le correzioni manuali. Mappando questi passaggi, le organizzazioni possono risalire alle cause profonde delle imprecisioni nei dati e introdurre controlli automatici per garantire che i record paghe siano corretti fin dall’inizio, riducendo notevolmente la necessità di intervento umano.

I ritardi nell’approvazione dei fogli presenze dei dipendenti si ripercuotono sull’intero ciclo delle paghe, rallentandolo. Se i responsabili non approvano i dati orari nei tempi previsti, i team paghe devono affrettare la fase di calcolo, con il rischio di mancare le scadenze, effettuare pagamenti imprecisi o sostenere costi aggiuntivi per accelerare l’elaborazione e pagare i dipendenti in tempo.

Applicando il Process Mining a UKG Pro, ProcessMind visualizza il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione nei diversi reparti e team. Questa trasparenza consente ai responsabili di individuare i colli di bottiglia specifici e attribuire chiaramente le responsabilità, così che i dati sulle presenze confluiscano senza intoppi nel sistema paghe e non causino ritardi nelle fasi successive.

Ricorrere a esecuzioni straordinarie per correggere pagamenti mancati o errori nei dati è costoso e assorbe risorse del team paghe. Questi cicli aggiuntivi interrompono i flussi di lavoro standard, aumentano i costi amministrativi e complicano la riconciliazione delle dichiarazioni fiscali tra i diversi gruppi di pagamento, facendo salire il costo per ogni cedolino emesso.

ProcessMind monitora la frequenza e le cause dei pagamenti straordinari in UKG Pro. Individuando gli schemi che portano a queste eccezioni, le organizzazioni possono perfezionare il ciclo ordinario e ridurre la dipendenza da elaborazioni urgenti e costose, ottenendo operazioni più prevedibili ed efficienti.

Un numero elevato di segnalazioni di audit durante l’anteprima delle paghe indica problemi sistemici nell’integrità dei dati o nella configurazione del sistema. Il tempo eccessivo dedicato alla gestione manuale di queste eccezioni ritarda il pagamento finale e aumenta il carico di lavoro durante la fase più delicata del ciclo, favorendo decisioni affrettate che possono compromettere la precisione.

Analizzando la traccia di audit in UKG Pro, ProcessMind individua le regole o i gruppi di pagamento che generano più eccezioni. Queste informazioni aiutano i team a correggere i problemi di configurazione o le modalità di inserimento dei dati, semplificando il passaggio dal calcolo all’approvazione e facendo sì che gli audit siano una formalità, anziché un collo di bottiglia.

Gestire la conformità fiscale in più giurisdizioni è complesso e i ritardi nella finalizzazione dei dati fiscali possono causare invii tardivi e sanzioni. Le diverse velocità di elaborazione costringono spesso a una corsa dell’ultimo minuto per rispettare le scadenze di legge, aumentando il rischio di dichiarazioni imprecise e di conseguenze legali per l’organizzazione.

ProcessMind monitora l’intero flusso di lavoro delle dichiarazioni fiscali in UKG Pro per rilevare i ritardi. Visualizzando il tempo che intercorre dal calcolo delle imposte all’invio definitivo, le organizzazioni possono assicurarsi di soddisfare i requisiti di ogni giurisdizione con largo anticipo rispetto alle scadenze di legge, operando con maggiore tranquillità e nel pieno rispetto della conformità.

I colli di bottiglia nelle fasi finali di approvazione spesso ritardano la generazione dei file per i bonifici bancari, mettendo a rischio i pagamenti ai dipendenti. Se non si inviano i file agli istituti finanziari entro i tempi previsti, l’organizzazione può incorrere in commissioni per ritardato pagamento e sanzioni bancarie, oltre a compromettere la soddisfazione dei dipendenti a causa dei compensi tardivi.

ProcessMind evidenzia il tempo che intercorre tra l’approvazione delle paghe e la generazione dei file in UKG Pro. I responsabili possono così individuare ed eliminare gli ostacoli specifici nella fase finale di approvazione, assicurandosi che i file di pagamento siano sempre pronti per la banca in tempo, indipendentemente dalla complessità del ciclo.