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Migliori il processo Purchase to Pay - Richiesta

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Ottimizzi il processo delle richieste d’acquisto SAP Ariba

Le approvazioni lente delle richieste possono incidere significativamente sul processo di approvvigionamento e far perdere opportunità. La nostra piattaforma aiuta a individuare con precisione le inefficienze, dalla creazione della richiesta iniziale fino all'approvazione finale. Scopra come migliorare la conformità e accelerare l'intero ciclo Purchase to Pay, trasformando il processo delle Sue richieste.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo delle richieste di acquisto?

Il processo Purchase to Pay inizia con una richiesta e qualsiasi inefficienza in questa fase può ripercuotersi sull'intero ciclo di approvvigionamento, causando ritardi significativi e un aumento dei costi. Nel complesso ambiente di SAP Ariba, sebbene il sistema offra funzionalità avanzate, il comportamento effettivo degli utenti e l'esecuzione del Workflow possono introdurre colli di bottiglia. Un processo delle richieste lento o non conforme incide direttamente sulla capacità dell'organizzazione di acquistare tempestivamente i beni e i servizi necessari, con ripercussioni sulle tempistiche dei progetti, sull'efficienza operativa e persino sui rapporti con i fornitori. I costi nascosti di un processo delle richieste inefficiente includono cicli di approvazione prolungati, maggiore rielaborazione manuale, opportunità di risparmio mancate e potenziali violazioni della conformità che possono esporre l'azienda a rischi.

Ottimizzare il processo Purchase to Pay - Richiesta in SAP Ariba non significa soltanto renderlo più veloce, ma garantire che ogni richiesta di beni o servizi venga gestita con la massima efficienza e trasparenza, nel rispetto delle politiche aziendali, dal momento della creazione fino alla generazione di un ordine di acquisto approvato. Comprendere il flusso effettivo, anziché quello teorico, è il primo passo per ottenere questa ottimizzazione essenziale del processo.

Come il Process Mining migliora l'efficienza delle richieste

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per scomporre e analizzare il percorso Purchase to Pay - Richiesta in SAP Ariba. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, il Process Mining utilizza gli Event Log del sistema SAP Ariba per ricostruire la sequenza effettiva delle attività di ogni singola richiesta di acquisto. In questo modo è possibile visualizzare il flusso completo dall'inizio alla fine, facendo emergere tutte le varianti, le deviazioni e i loop nascosti del processo che i metodi di analisi tradizionali spesso non rilevano.

Con il Process Mining può:

  • Individuare con precisione i colli di bottiglia: identifichi esattamente dove le richieste si bloccano, che si tratti di una specifica fase di approvazione, di un determinato reparto o di particolari tipologie di richiesta. Non si limita a mostrare che esiste un ritardo, ma indica perché e dove si verifica all'interno del Workflow SAP Ariba.
  • Scoprire le varianti nascoste del processo: rilevi come le richieste vengono realmente gestite rispetto a come dovrebbero essere gestite secondo il disegno del processo. Questo include l'individuazione di scorciatoie non autorizzate, passaggi non necessari o modifiche frequenti che non aggiungono valore ma consumano tempo.
  • Analizzare i Workflow di approvazione: ottenga informazioni approfondite sui processi di approvazione multilivello. Verifichi quali approvatori causano ritardi, quali percorsi di approvazione sono più efficienti e dove una riprogettazione potrebbe semplificare il flusso senza compromettere i controlli.
  • Valutare la conformità: verifichi che tutte le richieste rispettino le politiche di acquisto dell'organizzazione, individuando i casi di non conformità, come
Purchase to Pay - Requisition Gestione delle richieste d’acquisto P2P Requisition Workflow delle approvazioni Efficienza degli acquisti Gestione della conformità Ufficio acquisti Riduzione dei tempi di attraversamento Procure to Pay Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Cicli di approvazione prolungati per le richieste di acquisto possono ritardare significativamente l'avvio di attività di approvvigionamento essenziali, incidendo sulle tempistiche dei progetti e aumentando potenzialmente i costi operativi. Ne derivano scadenze mancate, un'allocazione inefficiente delle risorse e una risposta più lenta alle esigenze aziendali nel processo Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind analizza gli Event Log di SAP Ariba per individuare con precisione dove le richieste trascorrono troppo tempo, identificando specifiche fasi di approvazione, reparti o singoli approvatori che agiscono da colli di bottiglia. Visualizzando il flusso effettivo, rileva le deviazioni rispetto ai tempi di approvazione previsti e consente di semplificare i Workflow.

Un volume elevato di modifiche o di rifiuti seguiti da nuovi invii delle richieste di acquisto indica inefficienze e potenziali errori nelle fasi iniziali di creazione o revisione. Questa rielaborazione continua consuma tempo prezioso sia per i richiedenti sia per gli approvatori, causando frustrazione e tempi di attraversamento più lunghi nel processo SAP Ariba Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita di ogni richiesta, mettendo in evidenza quelle che subiscono più modifiche o rifiuti prima dell'approvazione finale. Individua le cause ricorrenti di tali cambiamenti, come l'inserimento errato dei dati, requisiti poco chiari o una comprensione insufficiente delle politiche, consentendo di definire interventi mirati di formazione e adeguamenti del processo.

Le deviazioni dalle politiche di acquisto definite e dalle regole della matrice di approvazione espongono l'organizzazione a rischi di non conformità, potenziali irregolarità finanziarie e insuccessi in sede di audit. Quando le richieste ignorano fasi di approvazione obbligatorie o seguono percorsi non autorizzati, la governance del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Richiesta viene compromessa.
ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di approvazione delle richieste con le regole predefinite e i Workflow ideali. Visualizza tutte le deviazioni, mostrando esattamente dove e quando si verificano attività non conformi, così da consentire l'applicazione delle politiche, il miglioramento dei controlli interni e il rispetto delle linee guida per gli acquisti.

Specifiche fasi, reparti o singole persone diventano spesso punti critici nel processo di approvazione delle richieste, creando arretrati e ostacolando il regolare flusso degli approvvigionamenti. Senza una visibilità chiara sul percorso completo di ogni richiesta in SAP Ariba, individuare questi colli di bottiglia è difficile.
ProcessMind utilizza i dati del processo Purchase to Pay - Richiesta per mappare il flusso effettivo, mostrando dove si accumulano le richieste e identificando le fasi o le risorse responsabili dei ritardi. Queste informazioni operative consentono di riallocare le risorse, riprogettare i Workflow o introdurre l'automazione per eliminare i colli di bottiglia.

Un intervento manuale eccessivo nella creazione e nella gestione delle richieste di acquisto può aumentare gli errori umani, ridurre l'efficienza e accrescere i costi operativi. Spesso ciò dipende da moduli complessi, da un'integrazione insufficiente dei sistemi o dalla mancanza di interfacce intuitive nel processo SAP Ariba Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind quantifica i punti di intervento manuale nel processo delle richieste analizzando le sequenze delle attività e le interazioni degli utenti. Evidenzia le aree in cui sono frequenti il reinserimento dei dati, gli accessi a più sistemi o i controlli manuali non necessari, orientando gli interventi per semplificare la progettazione dei moduli e automatizzare le attività ripetitive.

La mancanza di informazioni aggiornate in tempo reale sullo stato e sull'avanzamento delle richieste di acquisto lascia gli stakeholder senza visibilità, genera richieste frequenti di aggiornamento e frustrazione negli utenti e impedisce di prevedere con precisione le tempistiche degli approvvigionamenti. Questo rende meno trasparente l'efficienza del flusso SAP Ariba Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind offre una panoramica visiva completa del percorso di ogni richiesta, dalla creazione all'approvazione, mostrando lo stato attuale e la posizione nel Workflow. Questa maggiore trasparenza supporta richiedenti e responsabili, riducendo i solleciti manuali e migliorando la comunicazione.

I ritardi nell'elaborazione delle richieste di acquisto possono generare costi nascosti, tra cui spese di spedizione urgenti per gli articoli prioritari, sconti per pagamento anticipato non sfruttati, maggiori costi di mantenimento delle scorte dovuti agli ordini ritardati e opportunità commerciali perse. Questi impatti finanziari sono spesso difficili da quantificare nel ciclo Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind mette in relazione i tempi di attraversamento del processo con i dati finanziari per rendere visibile l'impatto economico delle inefficienze nel processo delle richieste SAP Ariba. Individuando le cause alla radice dei ritardi, La aiuta a capire dove sia possibile ottenere risparmi attraverso un'elaborazione più rapida, una pianificazione migliore e una maggiore capacità negoziale.

Una distribuzione non equilibrata delle attività di approvazione tra gli approvatori può sovraccaricare determinate persone o team, creando arretrati e ritardi significativi per le richieste in attesa di revisione. Questo carico di lavoro disomogeneo riduce l'efficienza complessiva del processo Purchase to Pay - Richiesta in SAP Ariba.
ProcessMind analizza gli Event Log delle attività degli approvatori per individuare gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro e il loro impatto sui tempi di elaborazione delle richieste. Evidenzia gli approvatori con volumi sproporzionatamente elevati o che causano costantemente ritardi, fornendo una base per riequilibrare il carico di lavoro o automatizzare il Workflow.

Un tasso costantemente elevato di rifiuto delle richieste di acquisto indica problemi sottostanti, come politiche di acquisto poco chiare, formazione insufficiente dei richiedenti, utilizzo errato del catalogo degli articoli o esigenze dei reparti non allineate. Ne derivano attività sprecate, cicli di approvvigionamento più lunghi e frustrazione per i clienti interni.
ProcessMind individua gli schemi ricorrenti nelle richieste rifiutate, mettendo in relazione i rifiuti con specifici richiedenti, reparti, tipi di richiesta o fasi di approvazione. Comprendendo le cause più frequenti dei rifiuti e la loro origine, può attuare miglioramenti mirati, aumentare la qualità delle richieste e ridurre le rielaborazioni in SAP Ariba.

Quando le richieste contrassegnate come «urgenti» non ricevono un'elaborazione accelerata, i progetti soggetti a scadenze stringenti possono subire gravi conseguenze, fino all'interruzione della produzione o alla necessità di ricorrere a soluzioni last minute costose. Questo evidenzia una disconnessione tra gli indicatori di urgenza e l'effettiva esecuzione del processo nel flusso P2P Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind monitora il ciclo di vita delle richieste urgenti, confrontando i tempi di attraversamento effettivi con i parametri standard o accelerati. Individua i punti in cui le richieste prioritarie si bloccano e chiarisce se i ritardi dipendono dal disegno del Workflow, dalla disponibilità delle risorse o dal rispetto dei protocolli di priorità, consentendo interventi mirati.

I Workflow che includono fasi di approvazione ridondanti o prive di valore aggiunto introducono complessità e tempi non necessari nel processo delle richieste, aumentando i costi operativi senza migliorare i risultati. Questi passaggi superflui prolungano il tempo di ciclo del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Richiesta.
ProcessMind mappa tutti i percorsi eseguiti, evidenziando le deviazioni in cui le richieste attraversano più fasi di approvazione del necessario o ritornano a fasi precedenti. Aiuta a individuare le opportunità per semplificare il Workflow, eliminare i controlli ridondanti e ottimizzare il numero di punti di intervento degli approvatori.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario affinché una richiesta di acquisto passi dall'invio all'approvazione finale. Approvazioni più rapide in SAP Ariba accelerano i cicli di approvvigionamento, garantendo l'acquisizione tempestiva di beni e servizi essenziali, riducendo i ritardi dei progetti e migliorando la capacità di risposta operativa dell'organizzazione. ProcessMind rileva tutti i Workflow di approvazione e individua dove le richieste si bloccano, per quanto tempo e per quale motivo. Analizzando la durata delle attività e l'allocazione delle risorse nel processo Purchase to Pay - Richiesta, evidenzia i colli di bottiglia e le fasi inefficienti, offrendo informazioni basate sui dati per semplificare le fasi di approvazione e ottenere la riduzione dei tempi prevista.

Ridurre la frequenza con cui le richieste di acquisto vengono modificate dopo l'invio iniziale è essenziale per l'efficienza. Ogni modifica, effettuata in SAP Ariba o tramite altri canali, genera rielaborazioni, prolunga il tempo di ciclo complessivo e assorbe risorse preziose sia dei richiedenti sia degli approvatori. Il raggiungimento di questo obiettivo migliora l'accuratezza dei dati e accelera l'intero flusso Purchase to Pay - Richiesta. ProcessMind mappa visivamente ogni percorso seguito da una richiesta, inclusi tutti i loop di modifica. Quantifica le modifiche, individua i fattori che le attivano più frequentemente e rileva le fasi in cui le informazioni sono spesso incomplete o errate. Queste informazioni consentono di definire formazione mirata, riprogettare i moduli o adeguare il Workflow per prevenire revisioni non necessarie.

Questo obiettivo mira a verificare che il processo Purchase to Pay - Richiesta rispetti rigorosamente le politiche interne di acquisto e le normative esterne. Le richieste non conformi in SAP Ariba possono comportare rischi finanziari, audit, spese non autorizzate e danni reputazionali. Un livello elevato di conformità garantisce responsabilità e rafforza il controllo finanziario. ProcessMind offre una panoramica completa dei percorsi effettivi delle richieste rispetto alle regole di conformità predefinite. Contrassegna automaticamente le deviazioni, le approvazioni non autorizzate e le fasi saltate nel processo Purchase to Pay - Richiesta, quantificando i casi di non conformità. Questa visibilità consente alle organizzazioni di individuare le cause alla radice e applicare efficacemente le politiche.

Semplificare e rendere più efficienti i percorsi seguiti da una richiesta di acquisto nelle diverse fasi di approvazione è fondamentale per l'efficienza. Percorsi complessi o ridondanti in SAP Ariba introducono ritardi non necessari e aumentano il rischio di errori. Ottimizzare questi percorsi garantisce che le richieste vengano esaminate dalle persone giuste al momento giusto, migliorando il flusso complessivo del processo. ProcessMind rileva e visualizza automaticamente tutti i percorsi effettivi di approvazione delle richieste, confrontandoli con i Workflow progettati. Individua i percorsi non ottimali, i colli di bottiglia causati da specifici approvatori o reparti e le fasi o i loop non necessari. Questa analisi consente di riprogettare, sulla base dei dati, le matrici di approvazione del processo Purchase to Pay - Richiesta.

Ridurre l'impegno manuale necessario per avviare le richieste di acquisto significa automatizzare le attività ripetitive o ad alta intensità di dati. La creazione manuale in SAP Ariba è soggetta a errori e sottrae tempo significativo ad attività più strategiche. Una maggiore automazione libera risorse, migliora la qualità dei dati e accelera la fase iniziale dell'approvvigionamento. ProcessMind quantifica l'impegno manuale e il tempo dedicato alle diverse attività di creazione delle richieste. Individua gli inserimenti frequenti di dati, gli schemi ricorrenti e le lacune informative che potrebbero essere risolte tramite integrazioni di sistema o la precompilazione automatica dei moduli. Queste informazioni forniscono obiettivi chiari per le iniziative di automazione nel processo Purchase to Pay - Richiesta.

Migliorare la capacità di monitorare in tempo reale lo stato e la posizione di qualsiasi richiesta di acquisto durante il suo ciclo di vita è essenziale per una gestione proattiva. La visibilità limitata in SAP Ariba genera richieste continue di aggiornamento, scadenze mancate e l'impossibilità di prevedere gli esiti degli approvvigionamenti. Una maggiore trasparenza rafforza il ruolo degli stakeholder e migliora il processo decisionale. ProcessMind offre una visione completa, dall'inizio alla fine, del percorso di ogni richiesta di acquisto, mostrando lo stato attuale, il tempo trascorso in ciascuna fase e il responsabile. Fornisce informazioni chiare e aggiornate in tempo reale sul processo Purchase to Pay - Richiesta, consentendo agli utenti di individuare immediatamente la posizione della richiesta e l'azione in sospeso, senza monitoraggio manuale.

Questo obiettivo mira a ridurre le spese operative complessive associate alla creazione, all'elaborazione e all'approvazione delle richieste di acquisto. Gli elevati costi di elaborazione in SAP Ariba derivano da inefficienze, rielaborazioni, tempi di ciclo prolungati e interventi manuali eccessivi. Ridurre i costi incide direttamente sui risultati economici e migliora le prestazioni finanziarie. ProcessMind quantifica l'impatto economico delle diverse varianti di processo e dei colli di bottiglia nel processo Purchase to Pay - Richiesta. Individuando le attività che consumano molte risorse, le rielaborazioni frequenti o i ritardi prolungati, evidenzia le aree in cui misure di riduzione dei costi, come l'automazione o la semplificazione del processo, possono risultare più efficaci.

Garantire una distribuzione uniforme delle attività di approvazione tra il personale competente previene i colli di bottiglia e il sovraccarico. Carichi di lavoro disomogenei possono ritardare le richieste assegnate agli approvatori sovraccarichi in SAP Ariba, mentre altri rimangono sottoutilizzati. Riequilibrare il carico garantisce tempi di elaborazione costanti e mantiene il flusso operativo. ProcessMind analizza la distribuzione del carico di lavoro tra tutti gli approvatori coinvolti nel processo Purchase to Pay - Richiesta. Individua le persone o i gruppi con volumi di approvazione e tempi medi di elaborazione costantemente elevati o ridotti. Questi dati consentono alle organizzazioni di riallocare le responsabilità, riconfigurare le matrici di approvazione o implementare strategie di bilanciamento del carico per ottimizzare l'utilizzo delle risorse.

Ridurre la percentuale di richieste di acquisto rifiutate dopo l'invio indica miglioramenti nella qualità iniziale dei dati, nel rispetto delle politiche e nella chiarezza dei requisiti. Tassi di rifiuto elevati in SAP Ariba causano attività sprecate, frustrazione e ritardi significativi nell'ottenimento dei beni e dei servizi necessari. Ridurre questo tasso aumenta l'efficienza e la soddisfazione dei richiedenti. ProcessMind individua le cause ricorrenti e le fasi in cui le richieste vengono rifiutate, per informazioni errate, violazioni delle politiche o problemi di budget. Analizzando gli Attributi dei casi Purchase to Pay - Richiesta rifiutati, aiuta a individuare problemi sistemici o esigenze formative per richiedenti e approvatori, consentendo di attuare azioni preventive mirate.

Garantire che le richieste di acquisto urgenti vengano identificate ed elaborate attraverso percorsi accelerati è fondamentale per la continuità aziendale e per la gestione delle esigenze critiche. I ritardi nelle richieste urgenti, anche all'interno dei Workflow standard di SAP Ariba, possono avere conseguenze negative rilevanti, dall'interruzione della produzione alla perdita di opportunità commerciali. Questo obiettivo assegna priorità agli approvvigionamenti critici. ProcessMind visualizza e quantifica i tempi di attraversamento effettivi delle richieste contrassegnate come urgenti, confrontandoli con i tempi standard o obiettivo. Evidenzia i casi Purchase to Pay - Richiesta urgenti che si discostano dai percorsi rapidi previsti, individua i ritardi specifici e suggerisce adeguamenti del Workflow o risorse dedicate per garantire una gestione prioritaria.

Questo obiettivo si concentra sull'individuazione e sull'eliminazione delle attività ridondanti o prive di valore aggiunto dal processo delle richieste di acquisto. Le fasi aggiuntive in SAP Ariba prolungano i tempi di ciclo, aumentano i costi operativi e aggiungono complessità senza contribuire al risultato finale. Semplificare il processo migliora l'efficienza e l'esperienza degli utenti. ProcessMind offre una rilevazione completa di tutte le varianti effettive del processo, mostrando chiaramente le attività che vengono eseguite ma non contribuiscono a un'approvazione della richiesta conforme ed efficiente. Visualizzando le deviazioni ricorrenti e i percorsi non standard nel processo Purchase to Pay - Richiesta, consente di prendere decisioni basate sui dati per semplificare e standardizzare i Workflow.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase Requisition

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Cosa fare

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L’utilizzo del Template corretto previene i problemi di qualità dei dati e semplifica l’analisi successiva, creando una base solida per il miglioramento.

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COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni nascoste nel processo delle richieste SAP Ariba

ProcessMind rivela il percorso effettivo di ogni richiesta, dalla creazione all'approvazione, offrendo visualizzazioni chiare di ritardi e deviazioni per ottimizzare il processo Purchase to Pay.
  • Individui con precisione i colli di bottiglia delle richieste
  • Garantisca la conformità delle richieste SAP Ariba
  • Riduca i tempi di ciclo Purchase to Pay
  • Visualizzi tutte le fasi di approvazione delle richieste
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni con il Process Mining delle richieste

Questi risultati rappresentano i vantaggi misurabili che le organizzazioni ottengono generalmente utilizzando il Process Mining per analizzare i dati del processo Purchase to Pay delle richieste, in particolare quelli provenienti da SAP Ariba. Individuando inefficienze e colli di bottiglia utilizzando il Purchase Requisition ID come identificativo del caso, le aziende possono ottimizzare i propri Workflow.

0 %
Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media del tempo di approvazione

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, le organizzazioni possono accelerare significativamente l’elaborazione e l’approvazione delle richieste, velocizzando così gli acquisti.
0 %
Maggiore Conformità alle policy

Aumento delle richieste conformi

Il Process Mining contribuisce a garantire che le richieste seguano i percorsi di approvazione e le regole di policy predefiniti, riducendo i rischi di non conformità e assicurando il rispetto delle linee guida interne per gli acquisti.
0 %
Riduzione delle rilavorazioni delle richieste

Diminuzione della frequenza delle modifiche

Riduca al minimo il numero di richieste che richiedono modifiche o vengono rifiutate, individuando le cause alla radice delle rilavorazioni. Otterrà così un’elaborazione più fluida, un minore impegno manuale e meno ritardi.
0 %
Costi di elaborazione inferiori

Riduzione dei costi complessivi delle richieste

Elimini le fasi non necessarie, riduca le rilavorazioni e semplifichi l’intero processo di approvazione per diminuire significativamente i costi operativi associati alla gestione delle richieste.
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Percorsi di approvazione semplificati

Meno fasi prive di valore aggiunto

Individui e rimuova le fasi di approvazione ridondanti o non standard che prolungano il ciclo delle richieste, rendendo il processo più efficiente, trasparente e semplice per gli utenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di un documento Purchase Requisition, che funge da identificativo principale del caso per il processo.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutte le attività correlate, rendendo possibile analizzare il processo end-to-end delle richieste per ogni singola richiesta.

Il nome dello specifico evento di business che si è verificato in un determinato momento del ciclo di vita della richiesta.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare e analizzare il Workflow delle richieste, inclusi i colli di bottiglia e le deviazioni.

La data e l’ora precise in cui si è verificata l’attività, utilizzate come timestamp principale per ordinare gli eventi.

Perché è importante

Questo Attributo fornisce l’ordine cronologico degli eventi e costituisce la base per tutti i calcoli delle prestazioni e delle durate, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

L’ID o il nome dell’utente che ha eseguito l’attività, ad esempio il richiedente o l’approvatore.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l’allocazione delle risorse, aiutando a individuare i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici.

Il reparto aziendale o centro di costo del dipendente che ha creato la Purchase Requisition.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’organizzazione, mettendo in evidenza problemi o best practice specifici dei singoli reparti.

Il valore monetario complessivo della Purchase Requisition.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario essenziale e consente di analizzare in che modo il valore della richiesta influisce sul comportamento del processo, ad esempio sui tempi di approvazione e sulla complessità del Workflow.

La classificazione dei beni o dei servizi richiesti, come «IT Hardware», «Office Supplies» o «Professional Services».

Perché è importante

Consente di analizzare il tipo di beni o servizi acquistati, aiutando a individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per categoria.

Indicatore della priorità della richiesta, ad esempio «Normale», «Urgente» o «Critica».

Perché è importante

Consente di dare priorità alle analisi e di verificare se le richieste ad alta priorità vengono elaborate più rapidamente, garantendo la soddisfazione delle esigenze aziendali critiche.

La sequenza predefinita di fasi di approvazione che la richiesta dovrebbe seguire.

Perché è importante

Definisce il processo standard da seguire e consente al controllo della conformità di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

Il motivo indicato da un approvatore quando una richiesta o una fase di approvazione viene rifiutata.

Perché è importante

Fornisce una visione diretta dei motivi per cui le richieste non vanno a buon fine, consentendo di analizzare le cause principali, ridurre le rilavorazioni e migliorare il tasso di correttezza al primo tentativo.

Lo stato attuale della richiesta di acquisto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Consente di monitorare in tempo reale la pipeline delle richieste, aiutando a individuare e gestire le richieste bloccate o in attesa da troppo tempo prima che diventino problematiche.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di un documento Purchase Requisition da parte di un utente. Viene registrata quando la richiesta viene salvata per la prima volta nello stato «Composing» o come bozza.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza del ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e l’invio consente di misurare l’efficienza degli utenti e individuare le esigenze formative.

Rappresenta l’invio formale della Purchase Requisition nel Workflow di approvazione da parte del richiedente. Viene registrato quando lo stato passa da «Composing» a «Submitted».

Perché è importante

È una milestone fondamentale che attiva il processo di approvazione. È essenziale per misurare il «Requisition Approval Cycle Time» e il «Requisition Creation Lead Time».

Indica l’approvazione finale della Purchase Requisition dopo il superamento di tutte le fasi del Workflow. Viene registrata tramite il passaggio dello stato a «Approved».

Perché è importante

È una milestone fondamentale che segna la conclusione della fase di approvazione. Costituisce il punto finale per misurare l’«Avg Requisition Approval Time» e indica che la richiesta è pronta per la creazione del PO.

Rappresenta il rifiuto finale di una Purchase Requisition dopo la revisione. È uno stato conclusivo del processo e viene registrato tramite il passaggio dello stato a «Denied».

Perché è importante

È un punto finale critico del processo. Analizzare le richieste negate è essenziale per il KPI «Requisition Rejection Rate», così da individuare gli schemi ricorrenti e migliorare la qualità delle richieste.

Indica la conversione corretta di una Purchase Requisition approvata in un Purchase Order. Viene registrata tramite la creazione di un documento PO che fa riferimento alla richiesta.

Perché è importante

È il principale esito positivo del processo di richiesta. È essenziale per misurare il KPI end-to-end «Requisition to PO Lead Time».

La chiusura amministrativa finale di una Purchase Requisition dopo il completamento di tutte le attività associate, come l’ordine e la ricezione. Viene registrata tramite il passaggio finale dello stato a «Closed».

Perché è importante

Rappresenta la conclusione definitiva dell’intero ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione del PO e la chiusura può far emergere colli di bottiglia nei processi successivi di ricezione o fatturazione.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining individua i flussi effettivi del processo, localizza i colli di bottiglia e porta alla luce inefficienze nascoste nel processo Purchase to Pay, P2P, Requisition di SAP Ariba. Visualizza ogni fase, aiutando a comprendere dove si verificano ritardi, rilavorazioni o attività non conformi. Questa visione più approfondita consente di prendere decisioni basate sui dati per semplificare le attività operative.

Per applicare il Process Mining alle Requisitions di SAP Ariba, serve principalmente un dataset di Event Log. Il log deve includere un identificativo univoco del caso, generalmente il Purchase Requisition ID, un nome dell’attività per ogni fase e un Timestamp preciso per ogni attività. Dati aggiuntivi, come le informazioni sulle risorse o sui costi, possono arricchire l’analisi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, ad esempio una riduzione dei tempi di approvazione delle richieste, una diminuzione delle rilavorazioni dovute alle modifiche e una maggiore conformità alle politiche. Le prime informazioni sulle deviazioni del processo e sui colli di bottiglia possono spesso essere individuate entro alcune settimane dall’acquisizione dei dati. L’ottimizzazione completa e un impatto misurabile, come una riduzione dei costi del 15% o dei tempi del 30%, si sviluppano nell’arco di alcuni mesi, man mano che vengono implementati i miglioramenti.

Il Process Mining analizza i Timestamp e la sequenza delle attività nel processo delle richieste per mappare i percorsi effettivamente seguiti. Può misurare con precisione i tempi di permanenza tra le fasi, evidenziare i cicli frequenti che indicano rilavorazioni e individuare le deviazioni dai percorsi di approvazione standard che causano ritardi. In questo modo è possibile localizzare con precisione le fasi e gli attori che contribuiscono alle inefficienze.

Sì, il Process Mining è molto efficace nell’individuare approvazioni di richieste non conformi e deviazioni dalle politiche. Confrontando l’esecuzione effettiva del processo con regole predefinite e modelli di processo ideali, può segnalare automaticamente i casi in cui le richieste hanno ignorato fasi obbligatorie o sono state approvate da persone non autorizzate. In questo modo è possibile raggiungere una conformità alle politiche delle richieste pari al 95%.

Gli strumenti di Process Mining sono progettati per offrire informazioni utili sia agli interlocutori tecnici sia a quelli aziendali. Sebbene l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale possano richiedere competenze tecniche, le visualizzazioni e le Dashboard di analisi sono intuitive. Ciò consente ai responsabili degli acquisti, ai process owner e ai responsabili della conformità di comprendere facilmente i colli di bottiglia e promuovere miglioramenti senza una conoscenza tecnica approfondita.

Il prerequisito tecnico principale è l’accesso sicuro ai dati SAP Ariba per estrarre gli Event Log necessari. In genere ciò richiede l’utilizzo delle funzionalità di reporting o integrazione di SAP Ariba, come API o esportazioni di dati. È inoltre necessaria una piattaforma software di Process Mining per acquisire e analizzare questi dati.

Un Event Log è una raccolta strutturata di dati che descrive ogni fase, o "evento", eseguita per ciascun Purchase Requisition ID in SAP Ariba. È fondamentale perché costituisce il materiale di base per il Process Mining e consente al software di ricostruire e visualizzare l’intero percorso end-to-end di ogni richiesta. Senza un Event Log accurato, il Process Mining non può funzionare.

Il reporting standard di SAP Ariba fornisce generalmente metriche predefinite e aggregazioni basate su strutture dati previste. Il Process Mining, invece, individua i flussi effettivi del processo, così come sono, direttamente dai dati sugli eventi, rivelando tutte le variazioni e deviazioni, non solo quelle attese. In questo modo porta alla luce inefficienze nascoste e problemi di conformità che i report tradizionali potrebbero non rilevare.

Analizzando gli Event Log, il Process Mining può misurare quanto tempo le richieste rimangono presso i singoli approvatori e individuare i percorsi di approvazione che causano frequentemente ritardi. Ciò consente di visualizzare la distribuzione del carico di lavoro, localizzare gli approvatori sovraccarichi e scoprire i colli di bottiglia nella gerarchia delle approvazioni. Queste informazioni permettono di apportare modifiche mirate per bilanciare il carico di lavoro e accelerare l’elaborazione delle richieste urgenti.

Basta ritardi: ottimizzi il processo Purchase to Pay delle richieste

Individui le inefficienze di SAP Ariba e riduca il tempo di ciclo del 30%.

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Non è richiesta alcuna carta di credito; la configurazione è rapida e semplice.