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Migliori il processo Purchase to Pay - Requisition

Ottimizzi le richieste SAP Ariba con la nostra guida in 6 passaggi

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Ottimizzi il processo di gestione delle richieste di acquisto in SAP Ariba

Le approvazioni lente delle richieste possono incidere in modo significativo sul processo di approvvigionamento e far perdere opportunità. La nostra piattaforma aiuta a individuare con precisione le inefficienze, dalla creazione della richiesta iniziale fino all’approvazione finale. Scopra come rafforzare la conformità e accelerare l’intero ciclo Purchase to Pay, migliorando il processo di gestione delle richieste.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo di richiesta d’acquisto?

Il processo Purchase to Pay inizia con una richiesta d’acquisto e le inefficienze in questa fase possono ripercuotersi sull’intero ciclo di approvvigionamento, causando ritardi significativi e costi più elevati. Nel complesso ambiente di SAP Ariba, le funzionalità del sistema sono ampie, ma il comportamento effettivo degli utenti e l’esecuzione dei flussi di lavoro possono creare colli di bottiglia. Un processo di richiesta lento o non conforme incide direttamente sulla capacità dell’organizzazione di procurarsi tempestivamente beni e servizi necessari, con conseguenze sulle tempistiche dei progetti, sull’efficienza operativa e persino sui rapporti con i fornitori. Tra i costi nascosti di un processo inefficiente rientrano cicli di approvazione prolungati, maggiori rilavorazioni manuali, opportunità di risparmio perse e possibili violazioni delle norme, che possono esporre l’azienda a rischi.

Ottimizzare il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP Ariba non significa soltanto accelerare le attività: significa fare in modo che ogni richiesta di beni o servizi venga gestita con la massima efficienza e trasparenza, nel rispetto delle politiche aziendali, dalla creazione fino all’emissione di un ordine d’acquisto approvato. Per ottimizzare davvero questo processo, è fondamentale comprenderne il funzionamento effettivo, non quello previsto sulla carta.

Come il Process Mining migliora l’efficienza delle richieste

Il Process Mining consente di ricostruire e analizzare, sulla base dei dati, il percorso Purchase to Pay - Requisition in SAP Ariba. Invece di affidarsi a supposizioni o a testimonianze isolate, utilizza gli Event Log del sistema SAP Ariba per ricostruire la sequenza effettiva delle attività di ogni singola richiesta d’acquisto. In questo modo è possibile visualizzare il flusso completo, dall’inizio alla fine, e individuare tutte le varianti, le deviazioni e i passaggi ripetuti che spesso sfuggono ai metodi di analisi tradizionali.

Con il Process Mining è possibile:

Individuare con precisione i colli di bottiglia: capire esattamente dove si bloccano le richieste, che si tratti di una specifica fase di approvazione, di un reparto o di determinate tipologie di richiesta. Non si limita a segnalare un ritardo, ma mostra perché si verifica e in quale punto del flusso di lavoro SAP Ariba.
Scoprire le varianti di processo nascoste: rilevare come vengono gestite davvero le richieste e confrontare il flusso effettivo con quello previsto. È possibile individuare scorciatoie non autorizzate, passaggi superflui o modifiche frequenti che non aggiungono valore ma richiedono tempo.
Analizzare i flussi di approvazione: ottenere informazioni dettagliate sui processi di approvazione multilivello, identificando gli approvatori che causano ritardi, i percorsi più efficienti e le opportunità di riprogettazione per snellire il flusso senza ridurre i controlli.
Valutare la conformità: verificare che tutte le richieste rispettino le politiche di acquisto dell’organizzazione e individuare i casi di mancata conformità, ad esempio

Acquisto e pagamento: richiesta Gestione delle richieste Richieste P2P Flusso di lavoro di approvazione Efficienza degli acquisti Gestione della conformità Ufficio acquisti Riduzione dei tempi di attraversamento Approvvigionamento e pagamento Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Cicli di approvazione prolungati delle richieste d’acquisto possono ritardare sensibilmente l’avvio di attività di approvvigionamento essenziali, incidendo sulle tempistiche dei progetti e aumentando potenzialmente i costi operativi. Ne conseguono scadenze mancate, un’allocazione inefficiente delle risorse e una risposta più lenta alle esigenze aziendali nel processo Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind analizza gli Event Log di SAP Ariba per individuare con precisione dove le richieste restano in attesa troppo a lungo, identificando le specifiche fasi di approvazione, i reparti o i singoli approvatori che fungono da colli di bottiglia. La visualizzazione del flusso effettivo mette in luce le deviazioni rispetto ai tempi di approvazione previsti e consente di snellire i flussi di lavoro.

Un numero elevato di modifiche o rifiuti, seguiti da nuovi invii delle richieste d’acquisto, segnala inefficienze e possibili errori nelle fasi iniziali di creazione o revisione. Queste continue rilavorazioni sottraggono tempo prezioso sia a chi presenta le richieste sia agli approvatori, causando frustrazione e allungando i tempi di attraversamento del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di ogni richiesta e mette in evidenza quelle che subiscono più modifiche o rifiuti prima dell’approvazione finale. Individua le cause ricorrenti, come dati inseriti in modo errato, requisiti poco chiari o interpretazioni non corrette delle politiche, così da orientare la formazione e gli interventi sul processo.

Le deviazioni dalle politiche di acquisto definite e dalle regole della matrice di approvazione espongono l’organizzazione a rischi di non conformità, possibili irregolarità finanziarie e problemi in sede di audit. Quando le richieste saltano le fasi di approvazione obbligatorie o seguono percorsi non autorizzati, la governance del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition ne risente.
ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di approvazione delle richieste con le regole predefinite e i flussi di lavoro previsti. Visualizza tutte le deviazioni e mostra esattamente dove e quando si verificano attività non conformi, consentendo di applicare le politiche, rafforzare i controlli interni e garantire il rispetto delle linee guida per gli acquisti.

Alcune fasi, reparti o persone diventano spesso punti di congestione nel processo di approvazione delle richieste, creando arretrati e ostacolando il regolare svolgimento degli acquisti. Senza una visione chiara del percorso completo di ogni richiesta in SAP Ariba, è difficile individuare questi colli di bottiglia.
ProcessMind utilizza i dati del processo Purchase to Pay - Requisition per ricostruire il flusso effettivo, mostrando dove si accumulano le richieste e quali fasi o risorse causano i ritardi. Queste informazioni consentono di riallocare le risorse, riprogettare i flussi di lavoro o introdurre l’automazione per rimuovere i colli di bottiglia.

Un intervento manuale eccessivo nella creazione e nella gestione delle richieste d’acquisto può aumentare gli errori umani, ridurre l’efficienza e far crescere i costi operativi. Spesso le cause sono moduli complessi, integrazioni insufficienti o interfacce poco intuitive nel processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind quantifica gli interventi manuali nel processo analizzando le sequenze di attività e le interazioni degli utenti. Evidenzia i casi di reinserimento dei dati, accesso a più sistemi o controlli manuali superflui, fornendo indicazioni per semplificare i moduli e automatizzare le attività ripetitive.

La mancanza di informazioni aggiornate sullo stato e sull’avanzamento delle richieste d’acquisto lascia gli interessati senza indicazioni, generando frequenti richieste di aggiornamento, frustrazione tra gli utenti e difficoltà nel prevedere con precisione le tempistiche degli acquisti. Questo rende meno chiara l’efficienza del flusso SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind offre una panoramica visiva completa del percorso di ogni richiesta, dalla creazione all’approvazione, mostrando lo stato attuale e la fase del flusso di lavoro in cui si trova. Questa maggiore trasparenza aiuta chi presenta le richieste e i responsabili, riducendo i solleciti manuali e migliorando la comunicazione.

I ritardi nell’elaborazione delle richieste d’acquisto possono generare costi nascosti: spese di spedizione urgente per gli articoli necessari, sconti per pagamento anticipato non ottenuti, maggiori costi di giacenza delle scorte dovuti agli ordini tardivi e opportunità commerciali perse. Spesso è difficile quantificare l’impatto economico di questi ritardi nel ciclo Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind mette in relazione i tempi di attraversamento del processo con i dati finanziari per mostrare l’impatto economico delle inefficienze nel processo di richiesta d’acquisto di SAP Ariba. Individuando le cause profonde dei ritardi, aiuta a capire dove è possibile risparmiare grazie a un’elaborazione più rapida, a una pianificazione migliore e a una maggiore capacità negoziale.

Una distribuzione sbilanciata delle attività di approvazione può sovraccaricare alcune persone o alcuni team, creando arretrati e ritardi significativi per le richieste in attesa di revisione. Questo carico di lavoro disomogeneo riduce l’efficienza complessiva del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind analizza i registri delle attività degli approvatori per individuare gli squilibri nella distribuzione del carico di lavoro e il loro impatto sui tempi di elaborazione delle richieste. Evidenzia gli approvatori con volumi sproporzionatamente elevati o che causano ritardi con regolarità, fornendo elementi utili per riequilibrare il carico o automatizzare il flusso di lavoro.

Un tasso costantemente elevato di rifiuto delle richieste d’acquisto può indicare problemi di fondo, come politiche di acquisto poco chiare, formazione insufficiente per chi presenta le richieste, uso errato del catalogo degli articoli o esigenze dei reparti non allineate. Ne derivano attività sprecate, cicli di approvvigionamento più lunghi e insoddisfazione dei clienti interni.
ProcessMind individua gli schemi ricorrenti nei rifiuti e li mette in relazione con specifici richiedenti, reparti, tipologie di richiesta o fasi di approvazione. Comprendendo le cause più frequenti e la loro origine, è possibile introdurre interventi mirati, migliorare la qualità delle richieste e ridurre le rilavorazioni in SAP Ariba.

Se le richieste contrassegnate come «urgenti» non vengono elaborate con priorità, i progetti con scadenze ravvicinate possono subire gravi conseguenze, fino all’interruzione della produzione o al ricorso a soluzioni dell’ultimo minuto molto costose. Questo evidenzia una discrepanza tra gli indicatori di urgenza e l’effettiva esecuzione del flusso P2P Requisition in SAP Ariba.
ProcessMind segue il ciclo di vita delle richieste urgenti e confronta i tempi di attraversamento effettivi con i valori di riferimento standard o previsti per l’elaborazione accelerata. Individua i punti in cui le richieste urgenti si bloccano e chiarisce se i ritardi dipendono dalla progettazione del flusso di lavoro, dalla disponibilità delle risorse o dal mancato rispetto delle priorità, consentendo di intervenire in modo mirato.

I flussi di lavoro che includono fasi di approvazione ridondanti o prive di valore aggiunto rendono il processo più complesso e lungo, aumentando i costi operativi senza migliorare i risultati. Questi passaggi superflui allungano il tempo di ciclo del processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind ricostruisce tutti i percorsi effettivi e mette in evidenza le deviazioni, mostrando le richieste che attraversano più fasi di approvazione del necessario o tornano a fasi precedenti. Aiuta a individuare le opportunità per semplificare il flusso di lavoro, eliminare i controlli ridondanti e ottimizzare il numero di passaggi di approvazione.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario perché una richiesta d’acquisto passi dall’invio all’approvazione finale. In SAP Ariba, approvazioni più rapide accelerano gli acquisti, consentendo di ottenere tempestivamente beni e servizi essenziali, riducendo i ritardi dei progetti e migliorando la capacità di risposta operativa dell’intera organizzazione. ProcessMind ricostruisce tutti i flussi di approvazione e individua dove, per quanto tempo e perché le richieste si bloccano. Analizzando la durata delle attività e l’allocazione delle risorse nel processo Purchase to Pay - Requisition, mette in luce i colli di bottiglia e i passaggi inefficienti, fornendo dati utili per snellire le fasi di approvazione e ridurre i tempi nella misura prevista.

Ridurre la frequenza delle modifiche alle richieste d’acquisto dopo il primo invio è fondamentale per migliorare l’efficienza. Ogni modifica, in SAP Ariba o tramite altri canali, comporta rilavorazioni, allunga il tempo di ciclo complessivo e assorbe risorse preziose sia di chi presenta le richieste sia degli approvatori. Raggiungere questo obiettivo migliora la precisione dei dati e accelera l’intero flusso Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind visualizza tutti i percorsi seguiti dalle richieste, compresi i cicli di modifica. Quantifica le modifiche, individua le cause ricorrenti e mostra le fasi in cui le informazioni sono spesso incomplete o errate. Queste informazioni consentono di intervenire con formazione mirata, una riprogettazione dei moduli o modifiche ai flussi di lavoro per evitare revisioni superflue.

L’obiettivo è verificare che il processo Purchase to Pay - Requisition rispetti rigorosamente le politiche interne di acquisto e le normative esterne. Le richieste non conformi in SAP Ariba possono comportare rischi finanziari, problemi in sede di audit, acquisti fuori procedura e danni alla reputazione. Un elevato livello di conformità rafforza i controlli finanziari e rende chiare le responsabilità. ProcessMind offre una panoramica completa dei percorsi effettivi delle richieste e li confronta con le regole di conformità predefinite. Segnala automaticamente le deviazioni, le approvazioni non autorizzate e i passaggi saltati nel processo Purchase to Pay - Requisition, quantificando i casi di mancata conformità. Questa visibilità aiuta le organizzazioni a individuare le cause profonde e a far rispettare efficacemente le politiche.

Snellire e semplificare i percorsi seguiti dalle richieste d’acquisto nelle diverse fasi di approvazione è essenziale per migliorare l’efficienza. In SAP Ariba, percorsi di approvazione complessi o ridondanti causano ritardi evitabili e aumentano il rischio di errori. Ottimizzarli permette di sottoporre le richieste alle persone giuste al momento opportuno, migliorando il flusso complessivo del processo. ProcessMind individua e visualizza automaticamente tutti i percorsi effettivi di approvazione delle richieste, confrontandoli con i flussi di lavoro previsti. Evidenzia gli instradamenti non ottimali, individua i colli di bottiglia causati da specifici approvatori o reparti e segnala passaggi o cicli superflui. L’analisi fornisce dati utili per riprogettare la matrice di approvazione del processo Purchase to Pay - Requisition.

Ridurre il lavoro manuale necessario per avviare le richieste d’acquisto significa automatizzare le attività ripetitive o che richiedono l’inserimento di molti dati. In SAP Ariba, la creazione manuale è soggetta a errori e sottrae tempo prezioso alle attività strategiche. Una maggiore automazione libera risorse, migliora la qualità dei dati e accelera la fase iniziale degli acquisti. ProcessMind quantifica il lavoro manuale e il tempo dedicato alle diverse attività di creazione delle richieste. Individua gli inserimenti frequenti, gli schemi ricorrenti e le lacune informative che potrebbero essere risolti con integrazioni di sistema o la compilazione automatica dei moduli. Queste informazioni indicano con chiarezza dove intervenire con iniziative di automazione nel processo Purchase to Pay - Requisition.

Per gestire le richieste in modo proattivo è essenziale poter seguire in tempo reale il loro stato e la loro posizione durante l’intero ciclo di vita. In SAP Ariba, la scarsa visibilità genera continue richieste di aggiornamento, scadenze mancate e difficoltà nel prevedere l’esito degli acquisti. Una maggiore trasparenza aiuta gli interessati e migliora il processo decisionale. ProcessMind offre una visione completa del percorso di ogni richiesta d’acquisto, mostrando lo stato attuale, il tempo trascorso in ogni fase e la persona responsabile. Fornisce informazioni chiare e aggiornate sul processo Purchase to Pay - Requisition, così gli utenti possono individuare subito la posizione della richiesta e l’azione in attesa, senza doverla seguire manualmente.

L’obiettivo è ridurre le spese operative complessive legate alla creazione, all’elaborazione e all’approvazione delle richieste d’acquisto. In SAP Ariba, i costi elevati derivano da inefficienze, rilavorazioni, cicli prolungati e interventi manuali eccessivi. Ridurli incide direttamente sui risultati economici e migliora la gestione finanziaria. ProcessMind quantifica l’impatto economico delle diverse varianti e dei colli di bottiglia nel processo Purchase to Pay - Requisition. Individuando le attività che assorbono molte risorse, le rilavorazioni frequenti e i ritardi prolungati, mostra dove gli interventi di riduzione dei costi, come l’automazione o la semplificazione del processo, possono essere più efficaci.

Distribuire in modo equilibrato le attività di approvazione tra le persone interessate aiuta a prevenire i colli di bottiglia e il sovraccarico. In SAP Ariba, un carico di lavoro disomogeneo può ritardare le richieste assegnate agli approvatori sovraccarichi, mentre altri restano sottoutilizzati. Riequilibrare il carico permette di mantenere tempi di elaborazione costanti e un flusso operativo regolare. ProcessMind analizza la distribuzione del carico di lavoro tra tutti gli approvatori coinvolti nel processo Purchase to Pay - Requisition. Individua le persone o i gruppi con volumi di approvazione costantemente elevati o ridotti e ne confronta i tempi medi di elaborazione. Questi dati consentono di riassegnare le responsabilità, riconfigurare le matrici di approvazione o adottare strategie per bilanciare il carico e utilizzare meglio le risorse.

Ridurre la percentuale di richieste d’acquisto rifiutate dopo l’invio indica un miglioramento della qualità iniziale dei dati, del rispetto delle politiche e della chiarezza dei requisiti. In SAP Ariba, un tasso elevato di rifiuto comporta attività sprecate, frustrazione e ritardi significativi nell’ottenere beni e servizi necessari. Ridurlo migliora l’efficienza e la soddisfazione di chi presenta le richieste. ProcessMind individua le cause più frequenti e le fasi in cui le richieste vengono rifiutate, ad esempio per informazioni errate, violazioni delle politiche o problemi di budget. Analizzando gli attributi dei casi Purchase to Pay - Requisition rifiutati, aiuta a individuare problemi sistemici o esigenze di formazione per chi presenta le richieste e per gli approvatori, così da adottare misure preventive mirate.

Per garantire la continuità operativa e rispondere alle esigenze più urgenti, è fondamentale identificare le richieste d’acquisto prioritarie e indirizzarle verso percorsi di elaborazione accelerati. Anche nei flussi di lavoro standard di SAP Ariba, i ritardi nelle richieste urgenti possono avere conseguenze rilevanti, dall’interruzione della produzione alla perdita di opportunità commerciali. Questo obiettivo assegna la priorità agli acquisti essenziali. ProcessMind visualizza e quantifica i tempi di attraversamento effettivi delle richieste contrassegnate come urgenti, confrontandoli con i tempi standard o previsti. Evidenzia i casi Purchase to Pay - Requisition urgenti che si discostano dai percorsi rapidi previsti, individua i ritardi specifici e suggerisce modifiche ai flussi di lavoro o risorse dedicate per garantire la gestione prioritaria.

L’obiettivo è individuare e rimuovere dal processo delle richieste d’acquisto le attività ridondanti o prive di valore aggiunto. In SAP Ariba, i passaggi aggiuntivi allungano i tempi di ciclo, aumentano i costi operativi e rendono il processo più complesso senza contribuire al risultato finale. Snellire il processo migliora l’efficienza e l’esperienza degli utenti. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo e mostra chiaramente le attività che non contribuiscono a un’approvazione efficiente e conforme delle richieste. Visualizzando le deviazioni ricorrenti e i percorsi non standard nel processo Purchase to Pay - Requisition, fornisce dati utili per semplificare e standardizzare i flussi di lavoro.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per le richieste d’acquisto

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Esportare i dati

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Analizzare il processo

Attuare i miglioramenti

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Cosa fare

Utilizzi il template Excel per i dati delle richieste d’acquisto. In questo modo i dati avranno la struttura corretta per l’analisi.

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Perché è importante

Utilizzare il template corretto evita problemi di qualità dei dati e semplifica le analisi successive, creando solide basi per il miglioramento.

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Un template Excel pronto da compilare, specifico per i dati delle richieste d’acquisto di SAP Ariba.

COSA OTTERRÀ

Faccia emergere informazioni nascoste nel processo di gestione delle richieste SAP Ariba

ProcessMind mostra il percorso effettivo di ogni richiesta, dalla creazione all’approvazione, con visualizzazioni chiare di ritardi e deviazioni per ottimizzare Purchase to Pay.

Individui con precisione i colli di bottiglia nelle richieste
Garantisca la conformità delle richieste SAP Ariba
Riduca i tempi di ciclo di Purchase to Pay
Visualizzi tutti i passaggi di approvazione delle richieste

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

I risultati del Process Mining applicato alle richieste d’acquisto

Questi risultati rappresentano i benefici misurabili che le organizzazioni ottengono in genere utilizzando il Process Mining per analizzare i dati del processo Purchase to Pay relativo alle richieste d’acquisto, in particolare quelli provenienti da SAP Ariba. Identificando inefficienze e colli di bottiglia e utilizzando l’ID richiesta d’acquisto come identificativo del caso, le aziende possono ottimizzare i flussi di lavoro.

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Cicli di approvazione più rapidi

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente i tempi di elaborazione e approvazione delle richieste, accelerando così gli acquisti.

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Maggiore conformità alle policy

Aumento delle richieste conformi

Il Process Mining aiuta a verificare che le richieste seguano i percorsi di approvazione e le regole aziendali definiti, riducendo i rischi di mancata conformità e favorendo il rispetto delle linee guida interne per gli acquisti.

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Meno rilavorazioni delle richieste

Riduzione della frequenza delle modifiche

Riduca il numero di richieste da modificare o respingere individuando le cause profonde delle rilavorazioni. Ne derivano un’elaborazione più fluida, meno attività manuali e meno ritardi.

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Costi di elaborazione più bassi

Riduzione dei costi complessivi delle richieste

Eliminando i passaggi superflui, riducendo le rilavorazioni e semplificando l’intero processo di approvazione, è possibile contenere sensibilmente i costi operativi legati alla gestione delle richieste.

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Percorsi di approvazione più snelli

Meno passaggi che non aggiungono valore

Individui e rimuova i passaggi di approvazione ridondanti o non standard che allungano il ciclo delle richieste, rendendo il processo più efficiente, trasparente e semplice da seguire.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga gli altri in base alle necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del documento di richiesta d’acquisto, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutte le attività correlate e permette di analizzare l’intero processo di richiesta d’acquisto per ciascuna richiesta.

Nome dello specifico evento aziendale verificatosi in un determinato momento del ciclo di vita della richiesta.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro delle richieste, compresi i colli di bottiglia e le deviazioni.

Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività, utilizzate come riferimento principale per ordinare gli eventi.

Perché è importante

Questo attributo stabilisce l’ordine cronologico degli eventi ed è alla base di tutti i calcoli di prestazione e durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

ID utente o nome della persona che ha svolto l’attività, ad esempio il richiedente o l’approvatore.

Perché è importante

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l’allocazione delle risorse, aiutando a individuare i colli di bottiglia causati da specifici utenti o team.

Reparto aziendale o centro di costo del dipendente che ha creato la richiesta d’acquisto.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell’organizzazione, mettendo in evidenza problemi specifici dei reparti o buone pratiche.

Valore monetario complessivo della richiesta d’acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto economico essenziale e consente di analizzare in che modo il valore della richiesta incide sul processo, ad esempio sui tempi di approvazione e sulla complessità del flusso di lavoro.

Classificazione dei beni o servizi richiesti, ad esempio «Hardware IT», «Materiale per ufficio» o «Servizi professionali».

Perché è importante

Consente di analizzare i dati in base al tipo di beni o servizi acquistati e di individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per categoria.

Indicatore della priorità della richiesta, ad esempio «Normale», «Urgente» o «Critica».

Perché è importante

Consente di dare priorità all’analisi e verificare se le richieste più urgenti vengono elaborate più rapidamente, così da soddisfare le esigenze aziendali critiche.

Sequenza predefinita delle fasi di approvazione che la richiesta dovrebbe seguire.

Perché è importante

Definisce il processo standard da seguire e consente al controllo di conformità di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

Motivo indicato dall’approvatore quando viene respinta una richiesta o una fase di approvazione.

Perché è importante

Fornisce informazioni dirette sui motivi per cui le richieste non vanno a buon fine e consente di analizzarne le cause profonde, ridurre le rilavorazioni e aumentare la percentuale di richieste corrette al primo invio.

Stato attuale della richiesta d’acquisto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Consente di monitorare in tempo reale la coda delle richieste, aiutando a individuare e gestire quelle bloccate o in attesa da troppo tempo prima che diventino problematiche.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di un documento di richiesta d’acquisto da parte di un utente. L’evento viene registrato al primo salvataggio della richiesta, quando si trova nello stato «In compilazione» o in bozza.

Perché è importante

È il punto di partenza del ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e l’invio aiuta a misurare l’efficienza degli utenti e a individuare eventuali esigenze di formazione.

Indica l’invio formale della richiesta d’acquisto da parte del richiedente nel flusso di lavoro di approvazione. L’evento è registrato quando lo stato passa da «In compilazione» a «Inviata».

Perché è importante

È una tappa fondamentale che avvia il processo di approvazione. È indispensabile per misurare il «tempo di ciclo di approvazione della richiesta» e il «tempo di attraversamento dalla creazione della richiesta».

Indica l’approvazione finale della richiesta d’acquisto, dopo il completamento di tutte le fasi del flusso di lavoro. L’evento è registrato quando lo stato passa a «Approvata».

Perché è importante

È una tappa fondamentale che segna la fine della fase di approvazione. Costituisce il punto finale per misurare il «tempo medio di approvazione della richiesta» e indica che è possibile creare un ordine d’acquisto.

Indica il rifiuto definitivo di una richiesta d’acquisto dopo la revisione. È uno stato finale del processo e viene registrato quando lo stato passa a «Respinta».

Perché è importante

È un punto finale che segnala un esito negativo. Analizzare le richieste respinte è essenziale per il KPI «Tasso di rifiuto delle richieste», perché consente di individuare schemi ricorrenti e migliorare la qualità delle richieste.

Indica la conversione corretta di una richiesta d’acquisto approvata in un ordine d’acquisto. L’evento è registrato quando viene creato un documento d’ordine che fa riferimento alla richiesta.

Perché è importante

È il principale esito positivo del processo di richiesta d’acquisto. È essenziale per misurare il KPI «tempo di attraversamento dalla richiesta all’ordine d’acquisto».

Indica la chiusura amministrativa definitiva di una richiesta d’acquisto, dopo il completamento di tutte le attività associate, come l’ordine e la ricezione. L’evento è registrato dal passaggio finale allo stato «Chiusa».

Perché è importante

Indica la conclusione definitiva dell’intero ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione dell’ordine d’acquisto e la chiusura può far emergere colli di bottiglia nelle successive fasi di ricezione o fatturazione.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining aiuta a ottimizzare il processo P2P Requisition in SAP Ariba?

Il Process Mining individua i flussi effettivi, i colli di bottiglia e le inefficienze nascoste nel processo Purchase to Pay, o P2P, Requisition in SAP Ariba. Visualizza ogni passaggio e aiuta a capire dove si verificano ritardi, rilavorazioni o attività non conformi. Queste informazioni più approfondite consentono di prendere decisioni basate sui dati e snellire le attività.

Quali dati servono da SAP Ariba per applicare il Process Mining al processo Requisition?

Per applicare il Process Mining alle richieste di SAP Ariba serve principalmente un dataset di Event Log. Il registro deve includere un identificativo univoco del caso, in genere l’ID della richiesta d’acquisto, il nome dell’attività per ogni passaggio e l’indicazione precisa di quando si è svolta ciascuna attività. Altri dati, ad esempio sulle risorse o sui costi, possono arricchire l’analisi.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci e in quanto tempo?

È possibile ottenere miglioramenti significativi, ad esempio ridurre i tempi di approvazione delle richieste, limitare le rilavorazioni dovute alle modifiche e aumentare la conformità alle politiche. Le prime informazioni sulle deviazioni e sui colli di bottiglia possono spesso emergere entro poche settimane dal caricamento dei dati. L’ottimizzazione completa e risultati misurabili, come una riduzione dei costi del 15% o dei tempi del 30%, si concretizzano nell’arco di alcuni mesi, man mano che vengono attuati i miglioramenti.

In che modo il Process Mining individua problemi come tempi di approvazione eccessivi o rilavorazioni nelle richieste?

Il Process Mining analizza le date e gli orari e la sequenza delle attività nel processo delle richieste per ricostruire i percorsi effettivi. Misura con precisione i tempi di attesa tra un passaggio e l’altro, evidenzia i cicli frequenti che indicano rilavorazioni e individua le deviazioni dai percorsi di approvazione standard che causano ritardi. In questo modo è possibile identificare le fasi e le persone che contribuiscono alle inefficienze.

Il Process Mining può aiutare a garantire il rispetto delle politiche P2P Requisition?

Sì. Il Process Mining è efficace nell’individuare le approvazioni non conformi delle richieste e le deviazioni dalle politiche. Confrontando l’esecuzione effettiva del processo con le regole predefinite e i modelli di processo previsti, può segnalare automaticamente i casi in cui le richieste hanno saltato passaggi obbligatori o sono state approvate da persone non autorizzate. In questo modo è possibile raggiungere una conformità alle politiche sulle richieste del 95%.

Il Process Mining è riservato agli utenti con competenze tecniche o è utile anche agli utenti aziendali?

Gli strumenti di Process Mining sono progettati per fornire informazioni utili sia agli specialisti tecnici sia alle persone che operano in azienda. L’estrazione dei dati e la configurazione iniziale possono richiedere competenze tecniche, ma le visualizzazioni e le Dashboard di analisi sono intuitive. Responsabili degli acquisti, responsabili di processo e addetti alla conformità possono così comprendere facilmente i colli di bottiglia e promuovere miglioramenti senza conoscenze tecniche approfondite.

Quali sono i prerequisiti tecnici per applicare il Process Mining a SAP Ariba P2P Requisition?

Il principale prerequisito tecnico è disporre di un accesso sicuro ai dati SAP Ariba per estrarre gli Event Log necessari. In genere si utilizzano le funzionalità di reportistica o integrazione di SAP Ariba, ad esempio API o esportazioni di dati. Serve inoltre una piattaforma software di Process Mining per acquisire e analizzare questi dati.

Che cos’è un «event log» nel contesto delle richieste di SAP Ariba e perché è importante?

Un Event Log è una raccolta strutturata di dati che descrive ogni passaggio, o «evento», compiuto per ciascun ID richiesta d’acquisto in SAP Ariba. È fondamentale perché costituisce la materia prima per il Process Mining e consente al software di ricostruire e visualizzare l’intero percorso di ogni richiesta, dall’inizio alla fine. Senza un Event Log accurato, il Process Mining non può funzionare.

In che cosa si differenzia il Process Mining dai report standard di SAP Ariba?

I report standard di SAP Ariba presentano in genere metriche e dati aggregati predefiniti, basati su strutture dati previste. Il Process Mining, invece, ricostruisce i flussi di processo effettivi a partire dai dati degli eventi, mettendo in luce tutte le varianti e le deviazioni, non soltanto quelle attese. In questo modo fa emergere inefficienze nascoste e casi di mancata conformità che i report tradizionali potrebbero non rilevare.

In che modo il Process Mining può aiutare a riequilibrare il carico di lavoro degli approvatori e a individuare i colli di bottiglia?

Analizzando gli Event Log, il Process Mining misura quanto tempo le richieste restano presso ciascun approvatore e individua i percorsi di approvazione che causano spesso ritardi. È così possibile visualizzare la distribuzione del carico di lavoro, identificare gli approvatori sovraccarichi e rilevare i colli di bottiglia nella gerarchia delle approvazioni. Queste informazioni consentono di intervenire in modo mirato per riequilibrare il carico e accelerare l’elaborazione delle richieste urgenti.

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