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Migliori il processo di acquisto e pagamento delle fatture

Ottimizzi le fatture Oracle P2P: guida in 6 passaggi per una maggiore efficienza
Migliori il processo di acquisto e pagamento delle fatture
Procure to Pay - Elaborazione delle fatture
Oracle Fusion

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Ottimizzare l’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials

Molte organizzazioni faticano a gestire approvazioni lente delle fatture, abbinamenti non uniformi e problemi di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia e le inefficienze che incidono sul ciclo di vita delle fatture. Ottenga informazioni utili per semplificare le attività, ridurre il lavoro manuale e garantire pagamenti puntuali.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture?

Una gestione efficace del processo Procure to Pay, o P2P, e in particolare dell’elaborazione delle fatture, è fondamentale per la solidità finanziaria e l’efficienza operativa di qualsiasi organizzazione. In Oracle Fusion Financials, dove le transazioni sono gestite con precisione, ritardi o inefficienze nell’elaborazione delle fatture possono avere conseguenze finanziarie rilevanti: si possono perdere sconti per pagamenti anticipati, incorrere in penali per ritardato pagamento, compromettere i rapporti con i fornitori e aumentare i costi operativi a causa delle rilavorazioni manuali e della gestione delle contestazioni. Oltre all’impatto economico diretto, un’elaborazione inefficiente può comportare rischi per la conformità e difficoltà in sede di audit. È quindi essenziale avere una visione approfondita dell’intero ciclo delle fatture P2P.

Ottimizzare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture non significa soltanto velocizzare le transazioni. Significa comprendere la rete articolata di attività, decisioni e passaggi di consegne che una fattura attraversa dalla ricezione al pagamento finale. Questa complessità, spesso nascosta nelle funzionalità standard di Oracle Fusion Financials, richiede un approccio solido per far emergere i problemi reali e le opportunità di miglioramento. L’obiettivo non è solo elaborare le fatture più rapidamente, ma farlo in modo più efficace, conforme ed economico.

In che modo il Process Mining migliora l’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials

Il Process Mining offre un nuovo modo di comprendere e migliorare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. A differenza dei metodi tradizionali, come interviste e workshop, basati su resoconti soggettivi, il Process Mining utilizza gli Event Log direttamente dal sistema Oracle Fusion Financials. Ogni attività relativa a una fattura, da «Fattura ricevuta» a «Pagamento eseguito», viene registrata con una marca temporale e i dati associati, creando una traccia digitale. Gli strumenti di Process Mining utilizzano queste tracce per ricostruire il flusso effettivo del processo, dall’inizio alla fine, per ogni singola fattura.

Questa prospettiva basata sui dati offre una rappresentazione oggettiva dell’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials. È possibile vedere con precisione quanto dura ogni passaggio, individuare tutte le varianti del flusso del processo e identificare esattamente dove si formano i colli di bottiglia. Per esempio, il Process Mining può rivelare se le fatture si bloccano regolarmente in una specifica fase di approvazione o se le discrepanze nell’abbinamento vengono gestite in modo diverso tra i reparti, allungando il tempo di ciclo del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. I dati grezzi del sistema diventano informazioni utili per intervenire, mostrando come funzionano davvero le operazioni, non solo come dovrebbero funzionare in teoria.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Applicando il Process Mining al processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, emergono diverse aree prioritarie di miglioramento:

  • Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia: individui le fasi o le risorse che causano ritardi, come approvatori sovraccarichi, frequenti eccezioni di abbinamento che richiedono interventi manuali o procedure inefficienti di inserimento dei dati nell’ambiente Oracle Fusion Financials. Ridurre questi colli di bottiglia è essenziale per abbreviare il tempo di ciclo del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.
  • Riduzione del tempo di ciclo: misuri con precisione la durata di ogni attività e dell’intero ciclo di elaborazione delle fatture. Individui le opportunità per semplificare i flussi di lavoro, eliminare passaggi superflui e automatizzare le attività ripetitive, riducendo sensibilmente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento.
  • Conformità e gestione dei rischi: rilevi le deviazioni dalle procedure operative standard o dai requisiti normativi. Individui approvazioni non autorizzate, condizioni di pagamento non conformi o possibili schemi fraudolenti, verificando che il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture rispetti le politiche interne e le normative esterne.
  • Opportunità di automazione: individui le attività manuali e ripetitive che si prestano all’automazione robotica dei processi (RPA) o ad altre tecnologie di automazione, liberando risorse da dedicare ad attività più strategiche e aumentando l’efficienza delle operazioni in Oracle Fusion Financials.
  • Rapporti più solidi con i fornitori: garantisca pagamenti puntuali e corretti, riducendo le contestazioni e favorendo rapporti più solidi e affidabili con i fornitori.

Risultati misurabili

L’ottimizzazione del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, guidata dalle informazioni ricavate dal Process Mining, produce risultati concreti e misurabili. È possibile ridurre sensibilmente il tempo di ciclo di elaborazione delle fatture, spesso di giorni o persino settimane, ottenendo risparmi significativi. Le organizzazioni registrano spesso una diminuzione del costo per fattura, un aumento della percentuale di sconti per pagamenti anticipati effettivamente ottenuti e un netto miglioramento della conformità e della preparazione agli audit. Inoltre, semplificando le operazioni e riducendo il lavoro manuale, il team può destinare le proprie risorse ad attività di maggior valore, aumentando la produttività complessiva e la soddisfazione sul lavoro. Questi miglioramenti incidono direttamente sui risultati economici e sugli obiettivi strategici.

Come iniziare a ottimizzare il processo delle fatture

Per ottimizzare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials, il primo passo è comprendere lo stato attuale. Il Process Mining consente di andare oltre le supposizioni e vedere come si svolgono realmente le operazioni. Seguendo un approccio strutturato, è possibile individuare, analizzare e attuare sistematicamente miglioramenti che aumentano l’efficienza e riducono i costi. Inizi a esplorare come il Process Mining può far luce sul processo delle fatture P2P, aiutandoLa a ottenere un controllo più preciso e a migliorare l’eccellenza operativa.

Procure to Pay - Elaborazione delle fatture verifica delle fatture team della contabilità fornitori contabilità fornitori abbinamento a tre vie ritardi nei pagamenti verifiche di conformità ottimizzazione del flusso di lavoro automazione delle fatture Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Abbinamento delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte fatture restano bloccate nei flussi di lavoro di approvazione, causando ritardi significativi. Questo incide direttamente sui rapporti con i fornitori e può comportare penali per ritardato pagamento o la perdita di sconti per pagamenti anticipati. La scarsa visibilità sulle code di approvazione aggrava il problema, impedendo interventi tempestivi e aumentando i costi operativi del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind analizza l’intero percorso di approvazione in Oracle Fusion Financials, individuando con precisione i colli di bottiglia e gli utenti o i reparti responsabili dei ritardi. Rileva i cicli di rilavorazione e aiuta a riprogettare le gerarchie di approvazione per accelerare l’elaborazione, così che le fatture passino in modo efficiente dalla ricezione al pagamento.

Un abbinamento a due o tre vie impreciso o incompleto porta spesso a sospendere le fatture o a sottoporle a verifica manuale. Questo genera un notevole lavoro aggiuntivo per i team della contabilità fornitori, allunga i cicli di elaborazione e aumenta il rischio di errori. Le discrepanze sono una delle principali cause di inefficienza nel processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind utilizza i dati degli eventi di Oracle Fusion Financials per visualizzare tutte le attività di abbinamento e individuare le cause profonde delle discrepanze. Fa emergere schemi ricorrenti nelle fatture non abbinate e indica dove è più necessario migliorare i processi o la qualità dei dati per ridurre gli interventi manuali.

Le fatture vengono spesso bloccate per il pagamento per motivi poco chiari o incoerenti, con conseguenti ritardi prolungati. Questo interrompe il regolare flusso dei pagamenti, immobilizza il capitale circolante e può compromettere la fiducia dei fornitori. La gestione manuale dei blocchi comporta un notevole carico di lavoro per la funzione di contabilità fornitori. ProcessMind mappa tutti i casi di blocco dei pagamenti in Oracle Fusion Financials, mostrando le cause più comuni, la durata e l’impatto sul tempo di ciclo complessivo delle fatture. Aiuta a individuare schemi ricorrenti e problemi sistemici all’origine dei blocchi, consentendo interventi mirati per semplificare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

I ritardi ricorrenti nell’elaborazione delle fatture comportano costose penali per ritardato pagamento e impediscono di usufruire degli sconti per pagamenti anticipati. Queste perdite incidono direttamente sulla redditività e segnalano inefficienze nel processo Procure to Pay. Migliorare la puntualità dei pagamenti è fondamentale per la solidità finanziaria e i rapporti con i fornitori. ProcessMind offre una visione chiara dei tempi di attraversamento delle fatture, dalla ricezione al pagamento, in Oracle Fusion Financials, evidenziando gli scostamenti dalle condizioni di pagamento. Individua le attività specifiche e i colli di bottiglia che causano i ritardi, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture e ottenere vantaggi economici.

Talvolta le fatture vengono approvate o elaborate senza rispettare le politiche aziendali interne, con conseguenti rischi per la conformità, rilievi in sede di audit e possibili perdite finanziarie. Individuare manualmente queste deviazioni tra numerose transazioni richiede molto lavoro e spesso consente di intervenire solo a posteriori. Il rispetto delle politiche è fondamentale per una governance efficace. ProcessMind rileva automaticamente tutte le deviazioni dalle regole e dalle politiche definite durante il ciclo del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials. Evidenzia le approvazioni o le fasi di elaborazione non conformi, consentendo di rafforzare i controlli in modo proattivo e ridurre i rischi di audit.

Spesso è difficile determinare lo stato esatto di una fattura in un dato momento. Ne derivano richieste di informazioni interne, comunicazioni ridondanti e incertezza. La mancanza di visibilità ostacola la gestione efficiente delle richieste e l’individuazione tempestiva di possibili ritardi. Per operare in modo efficace è essenziale comprendere chiaramente il percorso della fattura. ProcessMind crea una mappa visiva completa del percorso di ogni fattura in Oracle Fusion Financials, dalla ricezione al pagamento. Offre visibilità in tempo reale sullo stato di ciascuna fattura nel processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture, consentendo ai team di individuare e sbloccare rapidamente le fatture ferme e migliorare la comunicazione.

L’elaborazione delle fatture comporta spesso numerosi interventi manuali, il reinserimento dei dati e passaggi ripetuti, con conseguenti inefficienze ed errori. Questi interventi aumentano il costo per fattura e rallentano l’intero ciclo del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. Senza informazioni dettagliate sul processo, è difficile individuare le attività manuali che potrebbero essere automatizzate. ProcessMind mostra tutte le attività manuali, i cicli di rilavorazione e i passaggi ridondanti nel flusso di elaborazione delle fatture di Oracle Fusion Financials. Quantifica l’impatto di queste attività e individua quelle più adatte all’automazione, riducendo i costi operativi e accelerando l’elaborazione delle fatture.

Quando si verifica un’eccezione relativa a una fattura, la procedura per risolverla è spesso complessa e lunga, con conseguenti arretrati e ritardi significativi. Si allunga così il tempo di ciclo complessivo delle fatture e si sottraggono risorse preziose ad attività più strategiche. Per mantenere un flusso regolare è fondamentale ottimizzare la gestione delle eccezioni. ProcessMind mappa con precisione i diversi percorsi seguiti dalle fatture quando si verifica un’eccezione in Oracle Fusion Financials, per esempio una discrepanza nell’abbinamento. Individua i percorsi di risoluzione più lenti e le opportunità per semplificare i flussi di lavoro di gestione delle eccezioni, migliorando sensibilmente l’efficienza del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

La pianificazione dei pagamenti potrebbe non essere ottimizzata, causando problemi di flusso di cassa o impedendo di sfruttare appieno le condizioni di pagamento. Una pianificazione incoerente o tardiva può portare a pagare le fatture troppo presto o troppo tardi, senza una strategia precisa. Questo incide sulla gestione del capitale circolante e sulla pianificazione finanziaria. ProcessMind analizza in Oracle Fusion Financials il rapporto tra la ricezione e l’approvazione delle fatture e le date di esecuzione effettiva dei pagamenti. Individua le incoerenze tra la pianificazione dei pagamenti e le relative condizioni e aiuta a ottimizzare le procedure, bilanciando il flusso di cassa e la puntualità dei pagamenti ai fornitori, per rendere più efficace il processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Per i team della contabilità fornitori, il rischio di elaborare e pagare più volte la stessa fattura a causa di lacune nei sistemi o nei processi è una questione rilevante. I pagamenti duplicati causano perdite finanziarie dirette, richiedono costose attività di recupero e possono segnalare debolezze nei controlli interni. Prevenire questi errori è fondamentale. ProcessMind può rilevare in Oracle Fusion Financials schemi anomali nell’elaborazione delle fatture che potrebbero indicare duplicati. Analizzando più eventi relativi alla stessa fattura o a fatture molto simili, aiuta a individuare e segnalare i possibili duplicati prima del pagamento, rafforzando i controlli nel processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per approvare una fattura, dall’invio all’autorizzazione finale. Accelerare le approvazioni riduce direttamente i ritardi nei pagamenti, migliora i rapporti con i fornitori e può consentire di usufruire degli sconti per pagamenti anticipati, con effetti positivi sul capitale circolante del processo Procure to Pay. ProcessMind ricostruisce i percorsi effettivi di approvazione in Oracle Fusion Financials, individuando colli di bottiglia, deviazioni e cicli di rilavorazione specifici. Quantifica il tempo trascorso in ogni fase di approvazione e mette in evidenza approvatori inefficienti o opportunità di automazione non sfruttate, consentendo di riprogettare il processo in modo mirato.

Raggiungere questo obiettivo significa ridurre sensibilmente il numero di fatture che non vengono abbinate automaticamente agli ordini di acquisto o alle ricevute merci. Una percentuale inferiore di discrepanze comporta meno eccezioni, meno interventi manuali e un’elaborazione più rapida, migliorando l’efficienza complessiva del processo Procure to Pay - Elaborazione delle fatture. ProcessMind analizza i dati storici delle fatture in Oracle Fusion Financials per individuare le cause profonde degli errori di abbinamento, come errori di inserimento dei dati, imprecisioni negli ordini di acquisto o problemi di tempistica. Visualizza la frequenza e le tipologie di discrepanza, consentendo di adeguare con precisione le regole di abbinamento o i processi a monte.

Questo obiettivo mira a ridurre i casi in cui le fatture vengono bloccate inaspettatamente per il pagamento, causando ritardi e richiedendo interventi manuali per risolvere il problema. Un numero inferiore di blocchi favorisce un flusso regolare delle fatture, pagamenti costanti ai fornitori e una gestione più prevedibile delle uscite di cassa nel processo Procure to Pay. ProcessMind mappa il ciclo di vita delle fatture soggette a blocchi dei pagamenti in Oracle Fusion Financials, individuando le cause più comuni, i responsabili e i tempi di risoluzione. Aiuta a rilevare gli schemi che portano ai blocchi, legati per esempio a determinati fornitori, tipi di documento o fasi di approvazione, così da prevenirli in modo proattivo.

L’obiettivo è aumentare la percentuale di fatture pagate entro la scadenza, evitando penali per ritardato pagamento e rafforzando i rapporti con i fornitori. Pagare puntualmente migliora la reputazione dell’azienda e può consentire di ottenere condizioni più vantaggiose dai fornitori, un aspetto essenziale per gestire con efficienza il processo Procure to Pay. ProcessMind offre una visione completa delle tempistiche di pagamento delle fatture in Oracle Fusion Financials, confrontando le date effettive di pagamento con quelle di scadenza. Individua le cause profonde dei ritardi, che dipendano da ritardi a monte nelle approvazioni o nell’abbinamento oppure da inefficienze nella pianificazione dei pagamenti, consentendo interventi mirati.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le approvazioni delle fatture rispettino rigorosamente le politiche organizzative definite e i requisiti normativi. Una maggiore conformità riduce i rischi di audit, rafforza i controlli interni e tutela l’integrità finanziaria lungo l’intero processo Procure to Pay. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai percorsi di approvazione standard e dalle politiche definite in Oracle Fusion Financials. Individua i casi in cui le fatture vengono approvate da personale non autorizzato, vengono saltati passaggi fondamentali o vengono superati i limiti di spesa senza la dovuta escalation, fornendo informazioni utili per rafforzare i controlli e la formazione.

Questo obiettivo mira a offrire una visione chiara e aggiornata in tempo reale della fase in cui si trova una fattura nel processo Procure to Pay. Una maggiore visibilità fornisce alle parti interessate informazioni accurate, riduce le richieste di aggiornamento e migliora le previsioni per la gestione del flusso di cassa. ProcessMind mappa l’intero percorso di ogni fattura in Oracle Fusion Financials e ne visualizza lo stato esatto, dalla ricezione al pagamento. Individua i punti in cui le fatture si bloccano o subiscono ritardi imprevisti, consentendo di comunicare e intervenire tempestivamente e migliorando la trasparenza operativa complessiva.

Questo obiettivo si concentra sull’eliminazione degli interventi manuali superflui e delle attività ripetitive nell’elaborazione delle fatture. Ridurre le rilavorazioni libera risorse, abbassa i costi operativi e abbrevia il tempo di ciclo complessivo del processo Procure to Pay. ProcessMind individua automaticamente in Oracle Fusion Financials i passaggi ripetuti di frequente, le modifiche manuali ai dati e i cicli di rilavorazione. Quantifica il tempo e le risorse assorbiti da queste inefficienze e mette in evidenza le opportunità di automazione o semplificazione del processo, per rendere le operazioni più snelle.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per risolvere le eccezioni che si verificano durante l’elaborazione delle fatture. Una gestione più rapida delle eccezioni limita le interruzioni, previene i ritardi nei pagamenti e migliora l’efficienza complessiva e la soddisfazione delle parti interessate nel processo Procure to Pay. ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita delle fatture che entrano in uno stato di eccezione in Oracle Fusion Financials. Mostra le tipologie di eccezione più comuni, individua i colli di bottiglia nella risoluzione e misura il tempo trascorso nelle code di gestione delle eccezioni, fornendo informazioni utili per ottimizzare i flussi di lavoro.

Questo obiettivo mira a ottimizzare le modalità e i tempi di pianificazione dei pagamenti, così da massimizzare i vantaggi per il capitale circolante, ad esempio usufruendo degli sconti per pagamento anticipato ed evitando le penali per ritardato pagamento. Una pianificazione efficiente dei pagamenti è fondamentale per la solidità finanziaria e per gestire efficacemente i flussi di cassa nel processo Purchase to Pay. ProcessMind confronta le date dei pagamenti con le condizioni e le scadenze previste in Oracle Fusion Financials, individuando i casi in cui non si è usufruito degli sconti o i pagamenti sono stati effettuati in anticipo. Rileva gli schemi ricorrenti nei cicli di pagamento e suggerisce strategie di pianificazione ottimali per migliorare la gestione della liquidità e i rapporti con i fornitori.

Questo obiettivo fondamentale mira a evitare che una stessa fattura venga pagata più di una volta, proteggendo direttamente le risorse finanziarie. Eliminare i pagamenti duplicati garantisce l’accuratezza dei dati finanziari, evita spese non necessarie e rafforza i controlli interni nel processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza tutti i dati relativi ai pagamenti delle fatture in Oracle Fusion Financials e individua i possibili duplicati in base a diversi attributi, come numero della fattura, fornitore, importo e data. Evidenzia dove e come si verificano le duplicazioni, consentendo di adeguare il processo e introdurre misure preventive.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

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Scarichi il template
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Esporti i dati
3

Carichi il set di dati
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Analizzi il processo
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Attui i miglioramenti
6

Monitori il processo
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Cosa fare

Scarichi il template di estrazione dei dati di ProcessMind, un file Excel progettato appositamente per Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture, così da conoscere la struttura dei dati richiesti.

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Perché è importante

Un template standardizzato consente di preparare correttamente i dati di Oracle Fusion Financials e costituisce una solida base per un’analisi dei processi accurata e completa.

Risultato atteso

Un template Excel chiaro e precompilato, pronto a guidarLa nell’estrazione dei dati da Oracle Fusion.

COSA OTTERRÀ

Individui i flussi e i colli di bottiglia del processo P2P delle fatture

ProcessMind ricostruisce il percorso effettivo delle fatture e offre visualizzazioni chiare e informazioni dettagliate su ogni passaggio. Individui con precisione dove ottimizzare l’elaborazione delle fatture P2P per ottenere la massima efficienza.
  • Visualizzi il processo P2P delle fatture dall’inizio alla fine
  • Individui con precisione i colli di bottiglia nei flussi di approvazione
  • Riduca le attività manuali e i cicli di rilavorazione
  • Acceleri le approvazioni e i pagamenti delle fatture
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

I risultati dell’ottimizzazione dell’elaborazione delle fatture

Questi risultati illustrano i miglioramenti significativi che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando i flussi di lavoro Purchase to Pay per l’elaborazione delle fatture, grazie alle informazioni ricavate dai dati di Oracle Fusion Financials.

0 % faster
Approvazioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i flussi di lavoro di approvazione individuando i colli di bottiglia, per elaborare le fatture più rapidamente e migliorare i rapporti con i fornitori.
0 % reduction
Meno rilavorazioni per le discrepanze

Riduzione del tasso di discrepanze di abbinamento

Individui le cause profonde delle discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, riducendo gli interventi manuali e accelerando l’abbinamento delle fatture.
0 % increase
Più pagamenti puntuali

Miglioramento della puntualità dei pagamenti ai fornitori

Garantisca pagamenti puntuali risolvendo i ritardi e ottimizzando la pianificazione, rafforzando i rapporti con i fornitori ed evitando le penali per ritardato pagamento.
0 % improvement
Maggiore conformità

Miglioramento del rispetto delle policy di approvazione

Ottenga piena visibilità sui percorsi di approvazione, per garantire che tutte le fatture rispettino le policy stabilite e ridurre i rischi legati agli audit.
0 % reduction
Meno blocchi dei pagamenti

Riduzione dei blocchi di pagamento imprevisti

Intervenga in modo proattivo sulle cause più comuni dei blocchi di pagamento, per gestire meglio i flussi di cassa e garantire la continuità dei pagamenti ai fornitori.
0 % reduction
Eliminare i pagamenti duplicati

Quasi totale eliminazione dei pagamenti duplicati

Individui e prevenga i pagamenti duplicati errati prima che avvengano, tutelando l’integrità finanziaria e riducendo sensibilmente i costi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una fattura del fornitore.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti i passaggi correlati del processo e consente di ricostruire l’intero ciclo di vita di una fattura.

Data e ora in cui un’attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Permette di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, distinguendo il tempo di lavoro effettivo da quello di attesa.

Il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni delle risorse, bilanciare i carichi di lavoro e individuare gli utenti o i team coinvolti nelle diverse fasi del processo.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Questo valore è fondamentale per l’analisi finanziaria, per comprendere le deviazioni del processo in base all’importo e per calcolare KPI come il tasso di conformità delle approvazioni.

Il nome del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo per singolo fornitore e di individuare i problemi legati a fornitori specifici che causano ritardi o eccezioni.

La data entro cui il pagamento della fattura deve essere effettuato al fornitore.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, un KPI fondamentale per la gestione dei fornitori e la salute finanziaria.

Lo stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una fotografia aggiornata dello stato delle fatture, essenziale per le Dashboard operative che monitorano gli arretrati e il carico di lavoro.

L’identificativo della persona giuridica o della società che elabora la fattura.

Perché è importante

Consente di confrontare i processi e le prestazioni tra diverse persone giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di una fattura nel sistema, tramite inserimento manuale, scansione o invio elettronico. In genere, l’evento viene registrato quando viene inserita una nuova riga nella tabella principale delle fatture.

Perché è importante

Segna l’inizio del ciclo di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo evento aiuta a comprendere l’efficienza dell’inserimento dei dati e i ritardi complessivi nell’avvio del processo.

Questa attività indica che una riga della fattura è stata abbinata correttamente alla corrispondente riga dell’ordine di acquisto, confermando che i beni o i servizi fatturati erano stati ordinati. In genere, si tratta di un’azione automatica o manuale registrata nel sistema.

Perché è importante

È fondamentale per l’abbinamento a tre vie, che coinvolge l’ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura. Gli errori in questa fase sono una delle principali cause di eccezioni e ritardi.

La fattura viene sottoposta a un flusso di lavoro di approvazione, in base alle regole aziendali configurate. Questo segna l’inizio del ciclo formale di approvazione.

Perché è importante

Avvia una fase fondamentale del processo. Registrare l’ora di inizio è essenziale per misurare e ottimizzare il 'Tempo di ciclo di approvazione delle fatture'.

La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni richieste nel flusso di lavoro. È pronta per la contabilizzazione e la pianificazione del pagamento.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che segna il completamento del processo di approvazione. I ritardi prima di questa fase sono spesso dovuti a colli di bottiglia.

La fattura viene registrata correttamente nel libro mastro generale, con la creazione delle scritture contabili. Questo evento conferma che l’impatto finanziario della fattura è stato registrato ufficialmente.

Perché è importante

È un punto di controllo finanziario fondamentale e un prerequisito per il pagamento. Conferma che la fattura è stata convalidata e approvata completamente ed è pronta per il saldo.

È la conferma finale che il pagamento è stato effettuato e incassato. Per gli assegni, corrisponde alla data di incasso; per i pagamenti elettronici, alla conferma della banca.

Perché è importante

È l’ultima attività del ciclo di vita della fattura e segna il completamento del processo. Costituisce il punto finale per calcolare il 'Tempo medio di ciclo delle fatture' e il 'Tasso di puntualità dei pagamenti'.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati delle fatture P2P di Oracle Fusion Financials per mostrare il flusso effettivo del processo. Individua i colli di bottiglia, come le approvazioni in ritardo o le frequenti discrepanze di abbinamento, evidenziando le opportunità per aumentare l’efficienza e migliorare la conformità. Questo livello di dettaglio consente di intervenire in modo mirato.

Il Process Mining può individuare problemi come colli di bottiglia nelle approvazioni, frequenti discrepanze di abbinamento, blocchi di pagamento imprevisti e mancato rispetto delle policy. Consente di visualizzare i cicli di rilavorazione e la gestione inefficiente delle eccezioni, che spesso causano ritardi e aumentano i costi operativi. Rendendo visibili questi problemi, è possibile intervenire efficacemente sulle cause profonde.

In genere servono i dati dell’Event Log, compresi i numeri delle fatture come identificativi dei casi, i nomi delle attività e le date e gli orari di ogni passaggio del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Tra i campi pertinenti figurano spesso le variazioni dello stato della fattura, le azioni di approvazione e i dettagli dei pagamenti. Questi dati consentono di ricostruire l’intero percorso del processo e le sue varianti.

Tra i risultati attesi figurano tempi di approvazione delle fatture più brevi, meno discrepanze di abbinamento e una maggiore puntualità nei pagamenti ai fornitori. È inoltre possibile migliorare il rispetto delle policy, aumentare la trasparenza sullo stato delle fatture e ridurre sensibilmente le rilavorazioni manuali. In definitiva, si ottengono risparmi sui costi e una maggiore efficienza operativa.

I dati possono essere estratti con gli strumenti standard di reportistica, tramite query SQL sulle tabelle del database sottostante oppure attraverso API di integrazione, se disponibili. L’obiettivo principale è raccogliere un Event Log completo che registri tutte le attività e i relativi orari precisi per ogni fattura. In questo modo si ottiene una rappresentazione accurata e completa del processo.

No, il Process Mining è un’attività di sola lettura. Utilizza dati storici estratti dal sistema e non interagisce con l’ambiente Oracle Fusion Financials in uso né lo modifica. Durante l’analisi, quindi, non influisce sulle attività in corso, sulle prestazioni del sistema o sull’integrità dei dati.

Dopo l’estrazione e la preparazione dei dati, spesso è possibile ottenere le prime informazioni nel giro di qualche settimana, a seconda della qualità e della complessità dei dati. La prima fase consiste nel visualizzare il processo attuale e individuare le opportunità di miglioramento più evidenti. Le analisi successive, più approfondite, possono richiedere ulteriore tempo per indagare nel dettaglio le cause profonde.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le deviazioni da regole e policy predefinite nel processo di approvazione delle fatture. Può evidenziare i casi in cui le fatture vengono approvate da persone non autorizzate o senza seguire i passaggi richiesti. Questa capacità è fondamentale per mantenere la conformità e ridurre i rischi legati agli audit.

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