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Migliori il processo Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Ottimizzi le fatture Oracle P2P: guida in 6 passaggi all’efficienza
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Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture
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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials

Molte organizzazioni devono affrontare approvazioni lente delle fatture, matching incoerente e problemi di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare questi colli di bottiglia e le inefficienze critiche nel ciclo di vita delle fatture. Ottenga informazioni utili per semplificare le operazioni, ridurre il lavoro manuale e garantire pagamenti puntuali.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Invoice Processing?

Una gestione efficace del processo Purchase to Pay, o P2P, in particolare dell’elaborazione delle fatture, è fondamentale per la solidità finanziaria e l’efficienza operativa di qualsiasi organizzazione. Nell’ambito di Oracle Fusion Financials, dove le transazioni vengono gestite con grande precisione, ritardi o inefficienze nell’elaborazione delle fatture possono avere conseguenze finanziarie significative. Tra queste rientrano la perdita degli sconti per il pagamento anticipato, l’applicazione di penali per i pagamenti tardivi, il deterioramento dei rapporti con i fornitori e l’aumento dei costi operativi dovuto alle attività manuali di rielaborazione e alla gestione delle contestazioni. Oltre all’impatto finanziario diretto, un’elaborazione inefficiente delle fatture può generare rischi di non conformità e difficoltà in fase di audit, rendendo indispensabile una visibilità approfondita sull’intero ciclo di vita delle fatture P2P.

Ottimizzare Purchase to Pay - Invoice Processing significa fare molto più che accelerare le transazioni. Significa comprendere la complessa rete di attività, decisioni e passaggi di consegne che una fattura attraversa dalla ricezione al pagamento finale. Questa complessità, spesso nascosta nelle funzionalità standard di Oracle Fusion Financials, richiede un approccio solido per portare alla luce i reali punti critici e le opportunità di miglioramento. L’obiettivo non è soltanto elaborare le fatture più rapidamente, ma farlo in modo più intelligente, conforme ed economicamente efficiente.

Come il Process Mining migliora l’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials

Il Process Mining offre un approccio innovativo alla comprensione e al miglioramento di Purchase to Pay - Invoice Processing. A differenza dei metodi tradizionali, come interviste o workshop, basati su descrizioni soggettive, il Process Mining utilizza direttamente gli Event Log del sistema Oracle Fusion Financials. Ogni attività svolta da una fattura, da “Invoice Received” a “Payment Executed”, viene registrata con un timestamp e i relativi dati, creando una traccia digitale. Gli strumenti di Process Mining utilizzano queste tracce per ricostruire il flusso di processo effettivo, dall’inizio alla fine, per ogni singola fattura.

Questa prospettiva basata sui dati offre una rappresentazione oggettiva dell’elaborazione delle fatture in Oracle Fusion Financials. Lei può vedere con precisione quanto tempo richiede ogni fase, identificare tutte le varianti del flusso di processo e individuare esattamente dove si verificano i colli di bottiglia. Il Process Mining può, per esempio, rivelare se le fatture rimangono sistematicamente bloccate in una determinata fase di approvazione oppure se le discrepanze di matching vengono gestite in modo diverso tra i vari reparti, contribuendo ad allungare il tempo di ciclo di Purchase to Pay - Invoice Processing. I dati grezzi del sistema diventano così informazioni operative concrete, mostrando le prestazioni reali delle attività e non soltanto il modo in cui, in teoria, dovrebbero essere eseguite.

Principali aree di miglioramento individuate tramite il Process Mining

Applicando il Process Mining a Purchase to Pay - Invoice Processing, emergono con chiarezza diverse aree critiche di miglioramento:

  • Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia: identificare le fasi o le risorse specifiche che causano ritardi, come approvatori sovraccarichi, frequenti eccezioni di matching che richiedono un intervento manuale o processi inefficienti di inserimento dei dati nell’ambiente Oracle Fusion Financials. La riduzione di questi colli di bottiglia è fondamentale per diminuire il tempo di ciclo di Purchase to Pay - Invoice Processing.
  • Riduzione del tempo di ciclo: misurare con precisione il tempo impiegato per ogni attività e per l’intero ciclo di elaborazione delle fatture. Individuare le opportunità per semplificare i Workflow, eliminare i passaggi non necessari e automatizzare le attività ripetitive, riducendo in modo significativo il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento.
  • Conformità e gestione dei rischi: rilevare le deviazioni dalle procedure operative standard o dai requisiti normativi. Portare alla luce approvazioni non autorizzate, condizioni di pagamento non conformi o potenziali schemi fraudolenti, assicurando che Purchase to Pay - Invoice Processing rispetti le policy interne e le normative esterne.
  • Opportunità di automazione: individuare le attività manuali e ripetitive che si prestano all’automazione robotica dei processi (RPA) o ad altre tecnologie di automazione, liberando risorse per attività più strategiche e aumentando l’efficienza delle operazioni Oracle Fusion Financials.
  • Miglioramento dei rapporti con i fornitori: garantire pagamenti puntuali e accurati, riducendo le contestazioni e favorendo rapporti più solidi e affidabili con i fornitori.

Risultati misurabili

La capacità di ottimizzare Purchase to Pay - Invoice Processing, grazie agli insight del Process Mining, si traduce in risultati concreti e misurabili. Lei può aspettarsi una riduzione significativa del tempo di ciclo di elaborazione delle fatture, spesso nell’ordine di giorni o persino settimane, con conseguenti risparmi sostanziali. Le organizzazioni registrano frequentemente una diminuzione del costo per fattura, un aumento della percentuale di sconti per pagamento anticipato effettivamente acquisiti e un netto miglioramento della Conformità e della preparazione agli audit. Inoltre, semplificando le operazioni e riducendo il lavoro manuale, il Suo team può riallocare le risorse verso attività a maggiore valore aggiunto, migliorando la produttività complessiva e la soddisfazione professionale. Questi miglioramenti incidono direttamente sui risultati economici e sugli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Come iniziare a ottimizzare il processo delle fatture

Il percorso di ottimizzazione di Purchase to Pay - Invoice Processing con Oracle Fusion Financials inizia dalla comprensione dello stato attuale. Il Process Mining consente di andare oltre le ipotesi e di osservare concretamente ciò che accade nelle operazioni. Attraverso un approccio strutturato, Lei può individuare, analizzare e implementare sistematicamente miglioramenti capaci di generare efficienza reale e risparmi sui costi. Inizi a esplorare come il Process Mining possa rendere visibile il processo P2P delle fatture, aiutandoLa a ottenere un livello di controllo senza precedenti e a raggiungere l’eccellenza operativa.

Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture Verifica delle fatture Team dei debiti verso fornitori Debiti verso fornitori Riconciliazione a tre vie Ritardi nei pagamenti Audit di conformità Ottimizzazione del Workflow Automazione delle fatture Procure to Pay P2P Gestione dei fornitori Riconciliazione delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte fatture rimangono bloccate nei Workflow di approvazione, causando ritardi significativi. Questo incide direttamente sui rapporti con i fornitori e può comportare penali per i pagamenti tardivi o la perdita degli sconti per il pagamento anticipato. La mancanza di visibilità sulle code di approvazione aggrava ulteriormente il problema, impedendo interventi proattivi e aumentando i costi operativi di Purchase to Pay - Invoice Processing. ProcessMind analizza l’intero percorso di approvazione in Oracle Fusion Financials, identificando i colli di bottiglia esatti e gli utenti o reparti responsabili dei ritardi. Individua i cicli di rielaborazione e aiuta a riprogettare le gerarchie di approvazione per accelerare l’elaborazione, assicurando che le fatture passino in modo efficiente dalla ricezione al pagamento.

Un matching a 2 o 3 vie inaccurato o incompleto porta spesso al blocco delle fatture o alla necessità di una revisione manuale. Questo genera un volume significativo di rielaborazioni per i team Accounts Payable, allunga i cicli di elaborazione e aumenta il rischio di errori. Tali discrepanze rappresentano una delle principali fonti di inefficienza in Purchase to Pay - Invoice Processing. ProcessMind utilizza i dati degli eventi di Oracle Fusion Financials per visualizzare tutte le attività di matching e individuare le cause principali delle discrepanze. Porta alla luce gli schemi ricorrenti nelle fatture non abbinate e fornisce insight sui punti in cui sono più necessari miglioramenti del processo o della qualità dei dati, riducendo gli interventi manuali.

Le fatture vengono spesso sottoposte a un blocco di pagamento per motivi poco chiari o incoerenti, con conseguenti ritardi prolungati. Questo interrompe il regolare flusso dei pagamenti, immobilizza il capitale circolante e può compromettere la fiducia dei fornitori. La gestione manuale di questi blocchi aggiunge un carico significativo alla funzione Accounts Payable. ProcessMind mappa tutte le occorrenze di blocco del pagamento in Oracle Fusion Financials, evidenziando le cause più comuni, la durata e l’impatto sul tempo complessivo del ciclo delle fatture. Aiuta a identificare gli schemi e i problemi sistemici che causano i blocchi, consentendo interventi mirati per semplificare Purchase to Pay - Invoice Processing.

I ritardi costanti nell’elaborazione delle fatture comportano costose penali per i pagamenti tardivi e impediscono di usufruire degli sconti per il pagamento anticipato. Queste perdite finanziarie incidono direttamente sulla redditività e indicano inefficienze sottostanti nel processo Purchase to Pay. Migliorare la puntualità dei pagamenti è fondamentale per la solidità finanziaria e per i rapporti con i fornitori. ProcessMind offre una visione chiara dei tempi di attraversamento delle fatture, dalla ricezione al pagamento, in Oracle Fusion Financials, evidenziando le deviazioni dalle condizioni di pagamento. Individua le attività e i colli di bottiglia specifici che contribuiscono ai pagamenti tardivi, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare Purchase to Pay - Invoice Processing e ottenere vantaggi finanziari.

Talvolta le fatture vengono approvate o elaborate senza rispettare le policy aziendali interne, generando rischi di non conformità, rilievi di audit e potenziali esposizioni finanziarie. Individuare manualmente queste deviazioni tra numerose transazioni richiede molto lavoro ed è spesso un’attività reattiva. Garantire il rispetto delle policy è essenziale per una governance efficace. ProcessMind rileva automaticamente tutte le deviazioni dalle regole e dalle policy definite durante il ciclo di vita di Purchase to Pay - Invoice Processing in Oracle Fusion Financials. Evidenzia le approvazioni o le fasi di elaborazione non conformi, consentendo di adottare misure proattive per rafforzare i controlli e ridurre il rischio di audit.

Spesso è difficile determinare lo stato esatto di una fattura in un determinato momento, con conseguenti richieste interne, comunicazioni ridondanti e incertezza. Questa mancanza di visibilità impedisce di risolvere efficacemente le richieste e di gestire in modo proattivo i potenziali ritardi. Comprendere chiaramente il percorso della fattura è essenziale per operare in modo efficace. ProcessMind crea una mappa visiva end-to-end del percorso di ogni fattura attraverso Oracle Fusion Financials, dalla ricezione al pagamento. Offre trasparenza in tempo reale sullo stato di ciascuna fattura in Purchase to Pay - Invoice Processing, consentendo ai team di identificare e gestire rapidamente le fatture bloccate e migliorare la comunicazione.

L’elaborazione delle fatture comporta spesso numerosi interventi manuali, il reinserimento dei dati e passaggi ripetuti che generano inefficienze ed errori. Questo intervento umano aumenta il costo per fattura e rallenta l’intero ciclo di Purchase to Pay - Invoice Processing. Senza insight granulari sul processo, è difficile individuare i punti in cui l’automazione potrebbe sostituire le attività manuali. ProcessMind evidenzia tutte le attività manuali, i cicli di rielaborazione e i passaggi ridondanti nel flusso di elaborazione delle fatture di Oracle Fusion Financials. Quantifica l’impatto di queste attività manuali e mette in evidenza i candidati principali all’automazione, riducendo i costi operativi e accelerando il throughput delle fatture.

Quando si verifica un’eccezione su una fattura, il processo di risoluzione è spesso complesso e lungo, causando arretrati e ritardi significativi. Questo allunga il tempo complessivo del ciclo delle fatture e assorbe risorse preziose che potrebbero essere dedicate ad attività più strategiche. Ottimizzare la gestione delle eccezioni è fondamentale per mantenere il flusso. ProcessMind mappa con precisione i diversi percorsi seguiti dalle fatture quando si verifica un’eccezione in Oracle Fusion Financials, come una discrepanza di matching. Identifica i percorsi di risoluzione più lenti e individua le opportunità per semplificare i Workflow di gestione delle eccezioni, migliorando in modo significativo l’efficienza di Purchase to Pay - Invoice Processing.

La pianificazione dei pagamenti potrebbe non essere completamente ottimizzata, causando problemi di liquidità o la perdita di opportunità legate alle condizioni di pagamento. Una pianificazione incoerente o tardiva può portare al pagamento delle fatture troppo presto o troppo tardi, senza un approccio strategico. Questo incide sulla gestione del capitale circolante e sulla pianificazione finanziaria. ProcessMind analizza la relazione tra ricezione della fattura, approvazione e date effettive di esecuzione del pagamento in Oracle Fusion Financials. Identifica le incoerenze nella pianificazione dei pagamenti rispetto alle condizioni concordate e aiuta a ottimizzare le pratiche per bilanciare il flusso di cassa e la puntualità dei pagamenti ai fornitori, migliorando l’efficacia complessiva di Purchase to Pay - Invoice Processing.

Il rischio di elaborare e pagare più volte la stessa fattura a causa di lacune nel sistema o nel processo rappresenta una preoccupazione significativa per i team Accounts Payable. I pagamenti duplicati causano una perdita finanziaria diretta, richiedono costose attività di recupero e segnalano potenziali debolezze nei controlli interni. Prevenire questi errori è prioritario. ProcessMind rileva schemi insoliti nell’elaborazione delle fatture che possono indicare fatture duplicate in Oracle Fusion Financials. Analizzando più eventi relativi alla stessa fattura o a fatture molto simili, aiuta a identificare e segnalare i potenziali duplicati prima del pagamento, rafforzando i controlli in Purchase to Pay - Invoice Processing.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario per approvare una fattura, dall’invio all’autorizzazione finale. Accelerare le approvazioni riduce direttamente i ritardi nei pagamenti, migliora i rapporti con i fornitori e può consentire di usufruire degli sconti per il pagamento anticipato, con effetti positivi sul capitale circolante di Purchase to Pay. ProcessMind traccia i percorsi di approvazione effettivi in Oracle Fusion Financials, identificando colli di bottiglia specifici, deviazioni e cicli di rielaborazione. Quantifica il tempo trascorso in ogni fase di approvazione, evidenziando gli approvatori inefficienti o le opportunità di automazione mancanti e consentendo una riprogettazione mirata del processo.

Raggiungere questo obiettivo significa ridurre in modo significativo il numero di fatture che non superano il matching automatico con gli ordini di acquisto o le ricevute delle merci. Un tasso di discrepanze più basso si traduce in meno eccezioni, minori interventi manuali e un’elaborazione più rapida, migliorando l’efficienza complessiva di Purchase to Pay - Invoice Processing. ProcessMind analizza i dati storici delle fatture in Oracle Fusion Financials per individuare le cause principali degli errori di matching, come errori di inserimento dei dati, inesattezze negli ordini di acquisto o problemi di tempistica. Visualizza la frequenza e i tipi di discrepanza, consentendo adeguamenti mirati alle regole di matching o ai processi a monte.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione dei casi in cui le fatture vengono sottoposte inaspettatamente a un blocco di pagamento, causando ritardi e attività manuali di risoluzione. Un numero inferiore di blocchi assicura un flusso più regolare delle fatture, pagamenti coerenti ai fornitori e una gestione più prevedibile delle uscite di cassa in Purchase to Pay. ProcessMind mappa il ciclo di vita delle fatture soggette a blocchi di pagamento in Oracle Fusion Financials, identificando i fattori scatenanti più comuni, i responsabili e i tempi di risoluzione. Aiuta a individuare gli schemi che portano ai blocchi, come determinati fornitori, tipi di documento o fasi di approvazione, consentendo strategie di prevenzione proattive.

L’obiettivo è aumentare la percentuale di fatture pagate entro la data di scadenza, evitando penali per i pagamenti tardivi e favorendo rapporti più solidi con i fornitori. I pagamenti puntuali migliorano la reputazione dell’azienda e possono garantire condizioni migliori da parte dei fornitori, elementi fondamentali per operazioni Purchase to Pay efficienti. ProcessMind offre una visione completa delle tempistiche di pagamento delle fatture in Oracle Fusion Financials, confrontando le date effettive di pagamento con le scadenze. Rivela le cause principali dei pagamenti tardivi, siano esse ritardi a monte nelle approvazioni o nel matching oppure inefficienze nella pianificazione dei pagamenti, consentendo interventi mirati.

Questo obiettivo mira ad assicurare che tutte le approvazioni delle fatture rispettino rigorosamente le policy organizzative definite e i requisiti normativi. Una maggiore conformità riduce i rischi di audit, rafforza i controlli interni e preserva l’integrità finanziaria lungo l’intero processo Purchase to Pay. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai percorsi di approvazione standard e dalle policy definite in Oracle Fusion Financials. Identifica i casi in cui le fatture vengono approvate da personale non autorizzato, saltano passaggi essenziali o superano i limiti di spesa senza un’adeguata escalation, fornendo insight operativi per rafforzare l’applicazione delle regole e la formazione.

Questo obiettivo mira a fornire una comprensione chiara e in tempo reale della fase attuale di una fattura all’interno del processo Purchase to Pay. Una maggiore visibilità offre agli stakeholder informazioni accurate, riduce le richieste e migliora le previsioni per la gestione del flusso di cassa. ProcessMind mappa l’intero percorso di ogni fattura in Oracle Fusion Financials, visualizzandone lo stato esatto dalla ricezione al pagamento. Individua i punti in cui le fatture rimangono bloccate o subiscono ritardi imprevisti, consentendo comunicazioni e risoluzioni proattive e migliorando la trasparenza operativa complessiva.

Questo obiettivo si concentra sull’eliminazione degli interventi manuali non necessari e delle attività ripetitive nell’elaborazione delle fatture. Ridurre le rielaborazioni libera risorse, diminuisce i costi operativi e accelera il tempo complessivo di ciclo di Purchase to Pay. ProcessMind identifica automaticamente i passaggi ripetuti con maggiore frequenza, le modifiche manuali ai dati e i cicli di rielaborazione in Oracle Fusion Financials. Quantifica il tempo e le risorse impiegati in queste inefficienze, evidenziando le opportunità di automazione o semplificazione del processo per ottenere operazioni più snelle.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per risolvere le eccezioni che si verificano durante l’elaborazione delle fatture. Una gestione più rapida delle eccezioni limita le interruzioni, previene i ritardi nei pagamenti e migliora l’efficienza complessiva e la soddisfazione degli stakeholder in Purchase to Pay. ProcessMind analizza il ciclo di vita completo delle fatture che entrano in uno stato di eccezione in Oracle Fusion Financials. Rivela i tipi di eccezione più comuni, identifica i colli di bottiglia nella loro risoluzione e misura il tempo trascorso nelle code delle eccezioni, fornendo insight per ottimizzare i Workflow di gestione.

Questo obiettivo mira a perfezionare modalità e tempistiche di pianificazione dei pagamenti per massimizzare i vantaggi sul capitale circolante, come l’acquisizione degli sconti per il pagamento anticipato, evitando al contempo le penali per i ritardi. Una pianificazione efficiente dei pagamenti è fondamentale per la solidità finanziaria e per una gestione efficace del flusso di cassa in Purchase to Pay. ProcessMind valuta le tempistiche dei pagamenti rispetto alle condizioni concordate e alle scadenze in Oracle Fusion Financials, identificando i casi di sconti persi o pagamenti anticipati. Individua gli schemi ricorrenti nei cicli di pagamento e suggerisce strategie di pianificazione ottimali per migliorare la gestione della liquidità e la soddisfazione dei fornitori.

Questo obiettivo fondamentale mira a impedire qualsiasi caso di pagamento multiplo della stessa fattura, proteggendo direttamente le risorse finanziarie. Eliminare i pagamenti duplicati garantisce l’accuratezza finanziaria, previene spese non necessarie e rafforza i controlli interni nel processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza tutti i record dei pagamenti delle fatture in Oracle Fusion Financials, identificando i potenziali pagamenti duplicati sulla base di diversi Attributi, come numero della fattura, fornitore, importo e data. Evidenzia dove e come si verificano questi duplicati, consentendo di adeguare il processo e introdurre misure preventive.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay

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Scarichi il Template
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Esporti i dati
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Carichi il dataset
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Analizzi il processo
5

Applichi i miglioramenti
6

Monitori il processo
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Cosa fare

Scarichi il Template per l’estrazione dei dati di ProcessMind, un file Excel progettato specificamente per l’elaborazione delle fatture Purchase to Pay, così da comprendere la struttura dati richiesta.

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Perché è importante

Un Template standardizzato assicura che i dati di Oracle Fusion Financials siano preparati correttamente, creando una base di riferimento solida per un’analisi dei processi accurata e completa.

Risultato previsto

Un Template Excel chiaro e preformattato, pronto a guidare le attività di estrazione dei dati da Oracle Fusion.

COSA OTTERRÀ

Individui i flussi e i colli di bottiglia del processo P2P delle fatture

ProcessMind rivela il percorso effettivo delle Sue fatture, offrendo visualizzazioni chiare e informazioni approfondite su ogni passaggio. Scopra esattamente dove è possibile ottimizzare l’elaborazione delle fatture P2P per ottenere la massima efficienza.
  • Visualizzi il processo P2P delle fatture dall’inizio alla fine
  • Individui i colli di bottiglia esatti nei flussi di approvazione
  • Elimini le attività manuali e i cicli di rilavorazione
  • Acceleri le approvazioni e i pagamenti delle fatture
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni ottimizzando l’elaborazione delle fatture

Questi risultati evidenziano i miglioramenti significativi che le organizzazioni ottengono generalmente ottimizzando i Workflow di elaborazione delle fatture Purchase to Pay e sfruttando gli insight ricavati dai dati di Oracle Fusion Financials.

0 % faster
Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i Workflow di approvazione identificando i colli di bottiglia, così da elaborare più rapidamente le fatture e migliorare i rapporti con i fornitori.
0 % reduction
Riduzione delle rilavorazioni dovute a discrepanze

Riduzione del tasso di discrepanze nel matching

Individui le cause principali delle discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, riducendo gli interventi manuali e accelerando il matching delle fatture.
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Più pagamenti puntuali

Miglioramento del tasso di pagamento ai fornitori

Garantisca pagamenti puntuali risolvendo i ritardi e ottimizzando la pianificazione, rafforzando i rapporti con i fornitori ed evitando penali per ritardato pagamento.
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Maggiore Conformità

Miglioramento dell’aderenza alle policy di approvazione

Ottenga piena trasparenza sui percorsi di approvazione, assicurando che tutte le fatture seguano le policy stabilite e riducendo i rischi di audit.
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Meno blocchi dei pagamenti

Riduzione dei blocchi imprevisti dei pagamenti

Affronti in modo proattivo le cause più comuni dei blocchi dei pagamenti, garantendo un flusso di cassa più regolare e pagamenti ai fornitori senza interruzioni.
0 % reduction
Eliminazione dei pagamenti duplicati

Quasi totale eliminazione dei pagamenti duplicati

Identifichi e prevenga i pagamenti duplicati errati prima che si verifichino, tutelando l’integrità finanziaria e riducendo significativamente i costi.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipicamente osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco della fattura del fornitore.

Perché è importante

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutte le fasi di processo correlate, rendendo possibile tracciare l’intero ciclo di vita di una fattura.

Il timestamp che indica quando un’attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, distinguendo il tempo di lavoro effettivo dal tempo di attesa.

Il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le performance delle risorse, bilanciare il carico di lavoro e identificare gli utenti o i team coinvolti in specifiche fasi del processo.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Questo valore è fondamentale per l’analisi finanziaria, la comprensione delle deviazioni di processo in base all’importo e KPI come Approval Compliance Rate.

Il nome del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare il processo per singolo fornitore e di identificare i problemi specifici di determinati fornitori che causano ritardi o eccezioni.

La data entro la quale il pagamento della fattura deve essere effettuato al fornitore.

Perché è importante

È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, un KPI fondamentale per la gestione dei fornitori e la solidità finanziaria.

Lo stato attuale della fattura nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una visione dello stato corrente delle fatture, essenziale per le Dashboard operative che monitorano arretrati e carichi di lavoro.

L’identificativo dell’entità giuridica o della società che elabora la fattura.

Perché è importante

Consente di confrontare i processi e valutare le performance di riferimento tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Rappresenta la creazione iniziale del record di una fattura nel sistema, tramite inserimento manuale, scansione o invio elettronico. Questo evento viene generalmente acquisito quando viene inserita una nuova riga nella tabella principale delle fatture.

Perché è importante

Segna l’inizio del ciclo di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo evento aiuta a comprendere l’efficienza dell’inserimento dei dati e i ritardi complessivi nell’avvio del processo.

Questa attività indica il matching riuscito di una riga della fattura con la riga corrispondente di un ordine di acquisto, confermando che i beni o servizi fatturati sono stati ordinati. Si tratta generalmente di un’azione automatica o manuale registrata nel sistema.

Perché è importante

È fondamentale per il matching a tre vie, che coinvolge ordine di acquisto, ricezione e fattura. Gli errori in questa fase sono una delle principali fonti di eccezioni e ritardi.

La fattura viene inviata a un Workflow di approvazione sulla base delle regole aziendali configurate. Questo evento segna l’inizio del ciclo formale di approvazione.

Perché è importante

Avvia una fase critica del processo. Monitorare l’orario di inizio è essenziale per misurare e ottimizzare l’'Invoice Approval Cycle Time'.

La fattura è stata approvata integralmente da tutte le parti richieste nel Workflow. È ora pronta per la contabilizzazione e la pianificazione del pagamento.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che indica il completamento con esito positivo del processo di approvazione. I ritardi precedenti a questo passaggio rappresentano spesso colli di bottiglia.

La fattura viene registrata correttamente nel General Ledger, con la creazione delle scritture contabili. Questo evento conferma che l’impatto finanziario della fattura è stato formalmente registrato.

Perché è importante

È un punto di controllo finanziario fondamentale e un prerequisito per il pagamento. Conferma che la fattura è stata completamente convalidata e approvata ed è pronta per il regolamento.

È la conferma finale che il pagamento è stato effettuato e contabilizzato. Per gli assegni corrisponde alla data di incasso, mentre per i pagamenti elettronici coincide con la conferma della banca.

Perché è importante

È l’ultima attività del ciclo di vita della fattura e segna il completamento con esito positivo del processo. Costituisce il punto finale per il calcolo di 'Average Invoice Cycle Time' e 'On-Time Payment Rate'.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati delle fatture P2P di Oracle Fusion Financials per rivelare il flusso effettivo del processo. Individua colli di bottiglia come approvazioni ritardate o numerose discrepanze nel matching, evidenziando le aree in cui migliorare l’efficienza e la conformità. Questo livello di dettaglio consente interventi di ottimizzazione mirati.

Il Process Mining può individuare problemi quali colli di bottiglia nelle approvazioni, tassi elevati di discrepanze nel matching, blocchi di pagamento imprevisti e mancata conformità alle policy. Aiuta a visualizzare i cicli di rilavorazione e la gestione inefficiente delle eccezioni, che spesso causano ritardi e aumentano i costi operativi. Rendendo visibili questi problemi, consente di affrontarne efficacemente le cause profonde.

In genere sono necessari dati dell’Event Log, inclusi i numeri delle fatture come identificativi dei casi, i nomi delle attività e i timestamp di ogni fase del Workflow di elaborazione delle fatture. I campi pertinenti includono spesso le variazioni dello stato della fattura, le azioni di approvazione e i dettagli dei pagamenti. Questi dati consentono di ricostruire il percorso completo del processo e le sue variazioni.

I risultati attesi includono una riduzione dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture, una diminuzione delle discrepanze nel matching e un miglioramento della percentuale di pagamenti puntuali ai fornitori. È inoltre possibile ottenere una migliore conformità alle policy, maggiore trasparenza sullo stato delle fatture e una significativa riduzione delle rilavorazioni manuali. In definitiva, ne derivano risparmi sui costi e una maggiore efficienza operativa.

I dati possono essere estratti utilizzando strumenti di reporting standard, query SQL sulle tabelle del database sottostante o API di integrazione, se disponibili. L’obiettivo principale è raccogliere un Event Log completo, che registri tutte le attività e la relativa tempistica precisa per ogni fattura. Questo assicura una rappresentazione accurata e completa del processo.

No, il Process Mining è un’attività di sola lettura. Utilizza dati storici estratti dal sistema e non interagisce con l’ambiente Oracle Fusion Financials in uso né lo modifica. Questo assicura che, durante la fase di analisi, non vi siano impatti sulle operazioni in corso, sulle prestazioni del sistema o sull’integrità dei dati.

Dopo l’estrazione e la preparazione dei dati, i primi insight possono spesso essere generati entro poche settimane, in funzione della qualità e della complessità dei dati. La prima fase si concentra sulla visualizzazione del processo as-is e sull’individuazione delle aree di miglioramento più evidenti. Le analisi successive e più approfondite possono richiedere ulteriore tempo per esaminare dettagliatamente le cause profonde.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare deviazioni da regole e policy predefinite all’interno del processo di approvazione delle fatture. Può evidenziare i casi in cui le fatture vengono approvate da personale non autorizzato o in cui vengono bypassati passaggi obbligatori. Questa capacità è fondamentale per mantenere la conformità e ridurre i rischi durante gli audit.

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