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Il Suo Template dati per la selezione e l'acquisizione dei talenti

Workday Recruiting

Attributi di recruiting e acquisizione dei talenti (19) Attività di recruiting e acquisizione dei talenti (15) Guide all'estrazione (3)

Il Suo Template dati per la selezione e l'acquisizione dei talenti

Questo Template fornisce una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare i processi di selezione e acquisizione dei talenti. Illustra gli attributi essenziali da raccogliere, le attività principali da monitorare e le modalità per estrarre questi dati dal Suo sistema Workday Recruiting. Utilizzi questa risorsa per semplificare la preparazione dei dati e accelerare il Suo percorso di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l'estrazione da Workday Recruiting

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi di recruiting e acquisizione dei talenti

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel Suo Event Log per un’analisi completa del recruiting e dell’acquisizione dei talenti, così da ottenere informazioni approfondite sul processo di assunzione.

3 Obbligatorio 5 Consigliato 11 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Candidatura JobApplicationId	L'identificativo univoco della candidatura a una posizione, che funge da Case ID centrale per il processo di selezione.
Descrizione Il Job Application ID consente di tracciare in modo univoco il percorso di un candidato per una specifica Job Requisition, dall'invio iniziale alla decisione finale. Ogni interazione, cambio di stato o punto decisionale relativo a questa candidatura è collegato a questo identificativo. Nel Process Mining, questo Attributo è fondamentale. Consente di ricostruire il flusso end-to-end del processo per ciascun candidato e di analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e i percorsi seguiti. È l'elemento centrale che collega tutte le attività correlate in un unico caso coerente. Perché è importante È il Case ID essenziale che collega tutte le attività di selezione relative a un singolo candidato, rendendo possibile l'analisi dell'intero percorso di assunzione. Dove reperirlo Questo identificativo è un elemento centrale di Workday Recruiting ed è generalmente disponibile nei report e nelle fonti dati relative alle candidature. Esempi APP-2023-001234APP-2023-005678APP-2024-009101
	Nome dell'attività ActivityName	Il nome dell'evento o del Task specifico che si è verificato in un determinato momento del processo di selezione.
Descrizione Il Nome dell'attività descrive un singolo passaggio o una tappa del percorso di assunzione, come 'Application Screened', 'Interview Scheduled' o 'Offer Extended'. Queste attività formano la sequenza di eventi che costituisce il processo. Questo Attributo è fondamentale per visualizzare la mappa del processo, individuare i diversi percorsi seguiti dalle candidature e analizzare la frequenza e l'ordine degli eventi. È la base per comprendere ciò che accade nel processo. Perché è importante Questo Attributo definisce i passaggi del processo di selezione e consente di visualizzare e analizzare il flusso del processo. Dove reperirlo Derivato dai nomi degli step del business process o dai cambi di stato nei dati delle candidature di Workday Recruiting. Esempi Candidatura sottoposta a screeningColloquio completatoOfferta accettataCandidato rifiutato
	Orario dell'evento EventTime	Il timestamp che indica quando si è verificata l'attività o l'evento.
Descrizione Questo Attributo registra la data e l'ora esatte in cui si è svolta una specifica attività di selezione. I timestamp costituiscono la base del Process Mining, poiché forniscono l'ordine cronologico degli eventi. Nell'analisi, i timestamp vengono utilizzati per calcolare le durate tra le attività, misurare i tempi di ciclo complessivi come il 'Time to Hire' e individuare i colli di bottiglia in cui il processo subisce ritardi. Sono essenziali per qualsiasi analisi temporale del funnel di selezione. Perché è importante I timestamp sono fondamentali per calcolare tutti i KPI basati sul tempo, comprendere la durata del processo e individuare i colli di bottiglia. Dove reperirlo Corrisponde alla data di completamento o alla data della transazione relativa a uno step del business process in Workday Recruiting. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:30:00Z2024-01-15T09:15:00Z
	Fonte della candidatura ApplicationSource	Il canale o la fonte attraverso cui è stata ricevuta la candidatura del candidato.
Descrizione Questo Attributo indica come il candidato ha scoperto la posizione e ha presentato la candidatura, ad esempio tramite la pagina career aziendale, LinkedIn, una segnalazione interna o un'agenzia di recruiting. Comprendere la fonte è fondamentale per ottimizzare la strategia e il budget di selezione. Alimenta la Dashboard 'Sourcing Channel Effectiveness' e il KPI 'Offer Acceptance Rate by Source', aiutando a determinare quali canali generano il maggior numero di candidati e quelli di migliore qualità. Perché è importante Aiuta a valutare l'efficacia dei diversi canali di sourcing e consente di decidere, sulla base dei dati, dove investire le risorse dedicate alla selezione. Dove reperirlo Consultare la documentazione di Workday Recruiting. È un campo standard della candidatura. Esempi LinkedInSegnalazione da parte di un dipendenteSito Carriere aziendaleIndeed
	Nome del recruiter RecruiterName	Il nome del recruiter responsabile della gestione della candidatura.
Descrizione Questo Attributo identifica il principale talent acquisition partner o recruiter assegnato alla candidatura e alla Job Requisition. In genere, questa figura accompagna il candidato lungo il processo. Analizzare il processo per recruiter è fondamentale per comprendere le prestazioni e il carico di lavoro del team. Consente di creare la Dashboard 'Recruiter Performance And Throughput' e calcolare KPI come 'Recruiter Time-to-Offer Variance', permettendo di confrontare l'efficienza e individuare le best practice. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni per recruiter, aiutando a individuare i profili con le migliori performance, le esigenze formative e gli squilibri nel carico di lavoro. Dove reperirlo Consultare la documentazione di Workday Recruiting. In genere è collegato agli oggetti Job Requisition o Job Application. Esempi John SmithEmily JonesMaria Garcia
	Reparto Department	Il reparto o l'unità aziendale associata alla Job Requisition.
Descrizione Questo Attributo specifica l'unità organizzativa, ad esempio 'Engineering', 'Marketing' o 'Finance', per la quale il candidato viene assunto. Deriva dall'organizzazione supervisoria associata alla Job Requisition. Nell'analisi, filtrare per reparto consente di confrontare i processi di selezione tra le diverse aree dell'azienda. Viene utilizzato nella Dashboard 'Application Screening Efficiency' per verificare se alcuni reparti presentano tempi di screening più lunghi, potenzialmente indicativi di prassi o necessità di risorse differenti. Perché è importante Consente di confrontare le prestazioni e l'efficienza del processo di selezione tra diverse unità aziendali o reparti. Dove reperirlo Consultare la documentazione di Workday Recruiting. Deriva dalla Supervisory Organization collegata alla Job Requisition. Esempi IngegneriaVenditeRisorse umaneFinanza
	Responsabile delle assunzioni HiringManager	Il nome del responsabile delle assunzioni per la posizione a cui il candidato si è candidato.
Descrizione Questo Attributo identifica il responsabile del team o del reparto in cui è aperta la posizione. Il responsabile delle assunzioni è uno stakeholder fondamentale nel processo decisionale, soprattutto durante le fasi di colloquio e feedback. Questi dati sono essenziali per la Dashboard 'Hiring Manager Feedback Timeliness'. Analizzando per ciascun responsabile delle assunzioni il tempo tra 'Interview Completed' e 'Feedback Submitted', le organizzazioni possono individuare i ritardi e collaborare con i responsabili interessati per accelerare il ciclo di assunzione. Perché è importante È fondamentale per analizzare il coinvolgimento dei responsabili delle assunzioni e individuare i ritardi nell'invio del feedback, che incidono direttamente sull'esperienza del candidato. Dove reperirlo Consultare la documentazione di Workday Recruiting. In genere fa parte dei dettagli dell'organizzazione supervisoria o della Job Requisition. Esempi Susan AdamsDavid ChenAngela Rodriguez
	Stato della candidatura ApplicationStatus	L'esito finale o lo stato attuale della candidatura.
Descrizione Questo Attributo registra l'esito finale della candidatura, ad esempio 'Hired', 'Rejected by Company', 'Offer Declined' o 'Withdrawn by Candidate'. Rappresenta lo stato terminale del processo per una determinata candidatura. Questo stato è fondamentale per analizzare i risultati. Viene utilizzato per calcolare i tassi di conversione, i tassi di accettazione delle offerte e i tassi di abbandono dei candidati nelle diverse fasi. Comprendere perché e dove terminano le candidature è essenziale per migliorare l'efficacia complessiva del processo. Perché è importante Definisce l'esito di ogni caso, un elemento essenziale per calcolare i tassi di conversione, i tassi di abbandono e il successo complessivo del processo. Dove reperirlo Si tratta in genere del campo relativo alla disposizione finale o al motivo dello stato sull'oggetto Job Application in Workday Recruiting. Esempi AssuntoRifiutatoOfferta rifiutataCandidatura ritirata
	È automatizzata IsAutomated	Un indicatore che segnala se l'attività è stata eseguita automaticamente dal sistema.
Descrizione Questo attributo booleano identifica se una fase è stata eseguita da un utente o da un processo di sistema automatizzato. Ad esempio, l'e-mail di conferma iniziale "Application Received" potrebbe essere un'attività automatizzata. Comprendere quali fasi sono automatizzate è importante per individuare opportunità di aumento dell'efficienza. Consente di valutare l'impatto dell'automazione sui tempi di ciclo e sull'allocazione delle risorse. Perché è importante Distingue tra attività manuali e attività gestite dal sistema, un elemento fondamentale per individuare opportunità di automazione e misurarne l'impatto. Dove reperirlo Queste informazioni devono essere ricavate identificando gli account utente di sistema o specifici tipi di evento noti per essere automatizzati in Workday. Esempi truefalse
	È stata ritirata IsWithdrawn	Un indicatore che segnala se la candidatura è stata ritirata dal candidato.
Descrizione Si tratta di un attributo booleano calcolato, impostato su true quando lo stato finale della candidatura è "Withdrawn by Candidate" o uno stato analogo. Aiuta a isolare i casi in cui il candidato ha abbandonato il processo. Questo indicatore semplifica l'analisi per il Dashboard "Candidate Drop-Off Hotspots" e per il KPI "Candidate Drop-off Rate". Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per comprendere in quali fasi i candidati hanno maggiore probabilità di ritirarsi. Perché è importante Aiuta ad analizzare in modo specifico gli abbandoni imputabili ai candidati, fornendo indicazioni sull'esperienza del candidato e sui punti di attrito del processo. Dove reperirlo Viene calcolato sulla base dell'attributo "ApplicationStatus" durante la trasformazione dei dati. Esempi truefalse
	ID del candidato CandidateId	L'identificativo univoco del candidato.
Descrizione Il Candidate ID identifica in modo univoco una persona nel sistema di recruiting, indipendentemente dal numero di posizioni per cui si è candidata. Consente di tracciare la cronologia del candidato con l'azienda attraverso più candidature. Questo Attributo è utile per analizzare nel tempo l'esperienza del candidato. Ad esempio, può aiutare a individuare se candidati precedentemente rifiutati presentano nuovamente la propria candidatura e come cambiano i loro percorsi, oppure se una stessa persona viene valutata contemporaneamente per più posizioni. Perché è importante Consente di adottare una prospettiva centrata sul candidato, tracciando una persona attraverso più candidature e nel tempo. Dove reperirlo È l'identificativo principale dell'oggetto Candidate in Workday Recruiting. Esempi CAND-98765CAND-11223CAND-54321
	ID della Job Requisition JobRequisitionId	L'identificativo univoco della posizione aperta per la quale il candidato ha presentato la candidatura.
Descrizione Il Job Requisition ID identifica la posizione aperta approvata. Una singola requisition può avere numerose candidature associate. Questo Attributo consente di analizzare i dati a livello di requisition. Ad esempio, è possibile analizzare per quanto tempo una requisition è rimasta aperta, quanti candidati sono stati acquisiti o confrontare i funnel di selezione per diversi tipi di posizione, come quelle in ambito engineering e sales. Perché è importante Collega più candidature a un'unica posizione aperta, consentendo di analizzare le metriche a livello di requisition e i funnel di assunzione. Dove reperirlo È un identificativo principale dell'oggetto Job Requisition in Workday Recruiting ed è collegato a ogni candidatura. Esempi REQ-2023-105REQ-2024-012REQ-2024-345
	Importo dell'offerta OfferAmount	L'importo dello stipendio offerto al candidato.
Descrizione Questo attributo contiene il valore dello stipendio base proposto a un candidato nell'offerta di lavoro. Si tratta di un dato fondamentale nelle fasi finali del processo di selezione. L'analisi degli importi delle offerte può fornire indicazioni sulle tendenze retributive e sulla competitività delle proposte. Se combinata con lo stato "Offer Accepted", può aiutare a determinare se la retribuzione incide sul rifiuto delle offerte. È un elemento chiave per il Dashboard "Offer Management And Acceptance Rates". Perché è importante Aiuta ad analizzare la strategia retributiva e il suo impatto sui tassi di accettazione delle offerte. Dove reperirlo Consulti la documentazione di Workday Recruiting. Questo dato dovrebbe rientrare nelle informazioni del processo aziendale "Offer". Esempi 8500012000065000
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo indicato quando la candidatura di un candidato viene rifiutata.
Descrizione Quando una candidatura passa allo stato "Rejected", questo attributo fornisce il contesto della decisione. Tra i possibili motivi rientrano "Non in linea con la cultura aziendale", "Non possiede le competenze richieste" oppure "La posizione è stata assegnata a un altro candidato". L'analisi dei motivi di rifiuto aiuta a individuare schemi ricorrenti nel processo di selezione. Ad esempio, un numero elevato di rifiuti per "Non possiede le competenze richieste" in una fase avanzata potrebbe indicare che la descrizione della posizione non è stata redatta correttamente. Questi dati sono fondamentali per il Dashboard "Candidate Drop-Off Hotspots", che consente di comprendere il "perché" degli abbandoni. Perché è importante Fornisce informazioni qualitative sui motivi per cui i candidati non avanzano nel processo, contribuendo a migliorare le descrizioni delle posizioni e i criteri di screening. Dove reperirlo Consulti la documentazione di Workday Recruiting. Si tratta spesso di un sottostato o di un codice motivo associato alla fase di rifiuto. Esempi Non qualificatoEsperienza non adeguataSono stati individuati candidati miglioriPosizione chiusa
	Sede di lavoro JobLocation	La posizione geografica o il Paese della posizione lavorativa.
Descrizione Questo attributo specifica la città, lo Stato o il Paese in cui si trova la posizione lavorativa. Per le posizioni da remoto, può indicare una regione oppure essere contrassegnato come "Remote". La sede è una dimensione di analisi molto utile. Consente di confrontare il "Time to Hire" e altri KPI tra regioni diverse, mettendo in evidenza variazioni dovute alle condizioni del mercato locale, alla disponibilità di talenti o a differenze regionali nel processo. Perché è importante Consente di analizzare il processo di selezione su base geografica, evidenziando le differenze regionali nei tempi di ciclo e nell'efficienza. Dove reperirlo Queste informazioni fanno parte dei dettagli della Job Requisition in Workday. Esempi New York, NYLondra, Regno UnitoDa remoto (Stati Uniti)Berlino, Germania
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo Attributo identifica l'origine dei dati, che in questo caso è Workday Recruiting. È utile per la data governance e la risoluzione dei problemi, soprattutto quando vengono combinati dati provenienti da più sistemi. Sebbene possa sembrare irrilevante in un'analisi basata su un solo sistema, includerlo è una best practice. Conferma la provenienza dei dati e diventa fondamentale se in futuro vengono integrati altri sistemi HR. Perché è importante Identifica l'origine dei dati, un elemento fondamentale per la data governance, la validazione e la gestione di dati provenienti da più fonti. Dove reperirlo È un valore statico ('Workday Recruiting') aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati. Esempi Workday Recruiting
	Tempo di assunzione TimeToHire	Il tempo complessivo che intercorre tra la ricezione della candidatura e l'assunzione del candidato.
Descrizione Si tratta di un calcolo a livello di caso che misura la durata complessiva del processo di selezione per i candidati assunti. Viene calcolato come differenza temporale tra l'evento "Application Received" e l'evento "Candidate Hired". È uno dei KPI più importanti nel recruiting, noto come "Average Time to Hire". Fornisce una misura di alto livello dell'efficienza complessiva del processo di selezione. Monitorare questa metrica nel tempo e tra i diversi reparti aiuta a individuare miglioramenti o regressioni sistemiche. Perché è importante Un KPI fondamentale, di alto livello, che misura l'efficienza complessiva del funnel di selezione dall'inizio alla fine. Dove reperirlo Viene calcolato a partire dai dati dell'Event Log dopo la loro estrazione da Workday. Esempi 259200043200003456000
	Tipo di candidato CandidateType	Indica se il candidato è un dipendente interno o un candidato esterno.
Descrizione Questo attributo classifica i candidati in gruppi quali "Internal" o "External". Il processo di selezione, le tempistiche e le policy possono differire significativamente tra queste due categorie. Analizzare separatamente il processo per i candidati interni ed esterni è fondamentale per ottenere una visione completa. Consente all'organizzazione di misurare l'efficienza dei programmi di mobilità interna rispetto alle attività di selezione esterna e di assicurarsi che entrambi i processi siano ottimizzati. Perché è importante Consente di analizzare separatamente i processi di selezione interna ed esterna, che spesso prevedono fasi, SLA e obiettivi differenti. Dove reperirlo Consulti la documentazione di Workday Recruiting. Si tratta di un campo standard del profilo del candidato o della candidatura. Esempi InternoEsterno
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp dell'ultimo aggiornamento o dell'ultima estrazione dei dati dal sistema di origine.
Descrizione Questo Attributo indica l'aggiornamento dei dati analizzati. Mostra la data e l'ora dell'ultimo caricamento dei dati da Workday Recruiting. È importante affinché gli utenti comprendano quanto sia attuale l'analisi. Li aiuta a interpretare correttamente i risultati, indicando se stanno esaminando dati in tempo reale o uno snapshot relativo a un momento specifico. Perché è importante Fornisce il contesto sull'aggiornamento dei dati, assicurando che gli utenti comprendano quanto sia aggiornata l'analisi del processo. Dove reperirlo Questo timestamp viene generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati. Esempi 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di recruiting e acquisizione dei talenti

Questi sono i passaggi e i traguardi chiave del processo da acquisire nel Suo Event Log per un’individuazione accurata del processo e dei colli di bottiglia nel Suo Workflow di assunzione.

7 Consigliato 8 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Candidato assunto	La conclusione positiva del processo di selezione, in cui il candidato viene formalmente assunto come dipendente. Viene acquisita quando il business process 'Hire' viene completato correttamente in Workday e viene creato il record del dipendente.
Perché è importante È il principale evento di fine positivo. Il timestamp è essenziale per calcolare il Time to Hire e misurare l'efficienza complessiva del processo e i tassi di successo. Dove reperirlo È un evento esplicito e rilevante registrato dal business process 'Hire' in Workday HCM. Il timestamp di completamento viene memorizzato nella cronologia del processo. Acquisizione Acquisito dal timestamp di completamento del business process 'Hire' relativo al candidato. Tipo di evento explicit
	Candidato passato al colloquio	Indica che il candidato ha superato lo screening iniziale ed è ora idoneo per un colloquio. Questo evento viene acquisito quando un recruiter sposta il candidato alla fase 'Interview' del processo di selezione.
Perché è importante Questa tappa segna il passaggio dallo screening alla valutazione attiva. È un punto chiave per analizzare i tassi di conversione e l'efficienza della parte iniziale del funnel di selezione. Dove reperirlo Deducibile dal timestamp in cui la fase di selezione del candidato viene modificata in 'Interview' o in una denominazione analoga nella cronologia della candidatura. Acquisizione Identificato dal cambio di stato alla fase 'Interview' nel percorso del candidato. Tipo di evento inferred
	Candidato passato alla fase di offerta	Una tappa fondamentale che indica la decisione di estendere un'offerta di lavoro al candidato. Viene acquisita quando la candidatura passa alla fase 'Offer' del processo di selezione.
Perché è importante Questa attività rappresenta un gate critico del processo e segna il completamento positivo di tutte le fasi di valutazione. È il passaggio che precede l'offerta formale e un punto chiave per l'analisi delle coorti. Dove reperirlo Deducibile dal registro di audit della candidatura, in particolare dal timestamp in cui lo stato del candidato cambia in 'Offer'. Acquisizione Identificato dal cambio di stato alla fase 'Offer' nel percorso del candidato. Tipo di evento inferred
	Candidato rifiutato	Segna la conclusione negativa del processo, quando l'azienda decide di non procedere con il candidato. Viene dedotto quando un recruiter assegna al candidato lo stato di esito 'Rejected' o 'Not Hired'.
Perché è importante È un evento di fine fondamentale per analizzare i punti critici dell'abbandono dei candidati e i tassi di rifiuto nelle diverse fasi. Aiuta a individuare i problemi nel processo di colloquio o di screening. Dove reperirlo Deducibile dal timestamp in cui l'esito del candidato viene modificato in 'Rejected' nella cronologia della candidatura. Spesso viene registrato anche il motivo del rifiuto. Acquisizione Derivato dal timestamp effettivo del passaggio all'esito 'Rejected'. Tipo di evento inferred
	Candidatura ricevuta	Segna l'inizio del processo di selezione per la candidatura a una posizione. Questo evento viene acquisito quando un candidato invia correttamente la propria candidatura per una specifica Job Requisition tramite il portale Workday o un sito career integrato.
Perché è importante Questo è il principale evento di avvio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le tappe successive è fondamentale per misurare il Time to Hire complessivo e l'efficacia dei canali di sourcing. Dove reperirlo Workday registra questo evento in modo esplicito quando il business process 'Apply for Job' viene completato correttamente per un candidato. Il timestamp dell'evento è disponibile nella cronologia della candidatura. Acquisizione Acquisito dal timestamp di invio della candidatura nel profilo del candidato. Tipo di evento explicit
	Offerta accettata	Rappresenta l'accettazione formale dell'offerta di lavoro da parte del candidato. L'evento viene acquisito quando il candidato completa il Task 'Accept Offer' nel proprio portale Workday oppure quando un recruiter aggiorna manualmente lo stato.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per calcolare i tassi di accettazione delle offerte per fonte, reparto o recruiter. Inoltre, attiva le successive attività pre-assunzione, come le verifiche dei precedenti. Dove reperirlo Registrato esplicitamente quando il candidato accetta l'offerta tramite il proprio portale. L'azione viene memorizzata con un timestamp nella cronologia del business process della candidatura. Acquisizione Acquisito dal timestamp di completamento del Task 'Accept Offer'. Tipo di evento explicit
	Offerta estesa	Segna l'estensione formale di un'offerta di lavoro al candidato. È un evento distinto, acquisito quando il business process 'Create Offer' o 'Propose Compensation' viene completato correttamente per la candidatura in Workday.
Perché è importante È una tappa importante per calcolare il Time to Offer e analizzare la conformità del processo di offerta. Costituisce il punto di partenza per misurare i tassi di accettazione delle offerte. Dove reperirlo Questo evento viene registrato esplicitamente nella cronologia del business process della candidatura. Il timestamp di completamento dello step di creazione dell'offerta fornisce l'orario dell'attività. Acquisizione Acquisito dal timestamp di completamento del business process 'Create Offer'. Tipo di evento explicit
	Candidatura ritirata	Un evento di fine in cui il candidato si ritira volontariamente dalla selezione per la posizione. Viene acquisito quando lo stato del candidato viene aggiornato a 'Withdrawn', dal candidato stesso o da un recruiter.
Perché è importante Monitorare quando e perché i candidati si ritirano è fondamentale per comprendere i problemi dell'esperienza del candidato, la durata del processo o la competitività dell'offerta. È una metrica chiave per l'analisi dell'abbandono. Dove reperirlo Deducibile dal timestamp in cui l'esito del candidato viene aggiornato a 'Withdrawn'. L'operazione può essere eseguita dal candidato nel proprio portale o da un recruiter. Acquisizione Derivato dal timestamp effettivo del passaggio all'esito 'Withdrawn'. Tipo di evento inferred
	Candidatura sottoposta a screening	Rappresenta il completamento della revisione iniziale della candidatura da parte di un recruiter o di un team di screening. In genere viene dedotto quando il candidato passa dallo stato 'Applied' o 'New' alla fase 'Screening' o 'Under Review'.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per analizzare l'efficienza della fase di screening iniziale. Monitorarne il throughput e la durata aiuta a individuare tempestivamente i colli di bottiglia nel funnel di selezione. Dove reperirlo Deducibile dalla data di decorrenza del cambio di fase del candidato a uno step di screening o revisione nel registro di audit del business process 'Recruiting'. Acquisizione Derivato dal timestamp in cui la fase del candidato viene aggiornata a 'Screen'. Tipo di evento inferred
	Colloquio completato	Segna il completamento di un colloquio pianificato con un candidato. In genere viene dedotto quando un intervistatore o un recruiter aggiorna lo stato del colloquio da 'Scheduled' a 'Completed' o 'Conducted'.
Perché è importante Questa attività avvia la finestra per l'invio del feedback. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento all'invio del feedback è fondamentale per misurare la tempestività dei responsabili delle assunzioni. Dove reperirlo Deducibile da un aggiornamento dello stato dell'oggetto colloquio pianificato o da un cambio manuale della fase del candidato in Workday Recruiting dopo lo svolgimento del colloquio. Acquisizione Derivato dal timestamp dell'aggiornamento dello stato del colloquio o del cambio di fase del candidato successivo al colloquio. Tipo di evento inferred
	Colloquio pianificato	Rappresenta la pianificazione formale di un colloquio con il candidato. In genere viene acquisito quando un evento di colloquio viene creato e confermato nella funzionalità di pianificazione di Workday per la specifica candidatura.
Perché è importante Misurare il tempo tra questa attività e quelle precedenti aiuta a individuare i ritardi di coordinamento. È fondamentale per migliorare l'esperienza del candidato e accelerare il processo di colloquio. Dove reperirlo La funzionalità di pianificazione dei colloqui di Workday crea eventi con timestamp. Questa attività può essere acquisita dalla data di creazione del colloquio pianificato collegato alla candidatura. Acquisizione Acquisito dall'evento di creazione di un record di colloquio nel modulo di recruiting. Tipo di evento explicit
	Feedback inviato	Rappresenta il momento in cui un intervistatore invia formalmente la propria valutazione del candidato dopo il colloquio. Workday offre agli intervistatori una funzionalità specifica per inserire il feedback direttamente nel profilo del candidato.
Perché è importante È essenziale per l'analisi della 'tempestività del feedback del responsabile delle assunzioni'. I ritardi in questa fase costituiscono un collo di bottiglia frequente e il relativo monitoraggio aiuta a far rispettare gli accordi sui livelli di servizio. Dove reperirlo È un evento esplicito acquisito quando il feedback viene inviato tramite il Task 'Provide Interview Feedback'. Il timestamp dell'invio viene registrato nel record del colloquio. Acquisizione Estratto dal timestamp di completamento dell'evento 'Provide Interview Feedback'. Tipo di evento explicit
	Onboarding avviato	Rappresenta l'avvio del processo di onboarding del nuovo assunto in Workday. In genere è un evento esplicito che fa parte del business process principale 'Hire' o viene attivato subito dopo.
Perché è importante Analizzare il tempo che intercorre tra 'Offer Accepted' e questa attività aiuta a ottimizzare l'esperienza del candidato dopo l'offerta. Garantisce che i nuovi assunti siano coinvolti e preparati per il primo giorno di lavoro. Dove reperirlo Il business process 'Onboarding' di Workday dispone di un timestamp di avvio chiaro. Questo dato può essere acquisito dal registro di audit del processo relativo al nuovo dipendente. Acquisizione Acquisito dal timestamp di avvio del business process 'Onboarding'. Tipo di evento explicit
	Verifica dei precedenti avviata	Indica l'inizio del processo di verifica dei precedenti per un candidato che ha accettato un'offerta. In genere viene dedotto quando il candidato passa alla fase 'Background Check', che spesso attiva un'integrazione con un fornitore terzo.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per monitorare la conformità e analizzare i ritardi tra l'accettazione dell'offerta e l'avvio delle verifiche pre-assunzione. Contribuisce a garantire una transizione fluida verso l'onboarding. Dove reperirlo Deducibile dal timestamp del passaggio del candidato alla fase 'Background Check' nel flusso del processo di selezione. Il registro di audit della candidatura mostrerà questo cambio di stato. Acquisizione Derivato dal timestamp effettivo del passaggio alla fase 'Background Check'. Tipo di evento inferred
	Verifica dei precedenti superata	Segna il completamento positivo del processo di verifica dei precedenti. L'evento viene dedotto quando lo stato del candidato viene aggiornato per indicare il superamento delle verifiche necessarie e autorizzarne l'assunzione.
Perché è importante È l'ultimo checkpoint prima di poter finalizzare il processo di assunzione. I ritardi nella ricezione e nella registrazione dell'esito positivo possono posticipare la data di inizio del candidato. Dove reperirlo Deducibile da un aggiornamento dello stato della candidatura, ad esempio il passaggio alla fase 'Ready for Hire' o 'Background Check Complete'. Acquisizione Derivato dal cambio di stato che indica il completamento e il superamento della verifica dei precedenti. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

Come ottenere i Suoi dati da Workday Recruiting

Passaggi

Acceda a Workday: acceda al Suo tenant Workday con un account utente dotato delle autorizzazioni necessarie per creare report personalizzati e accedere ai dati di recruiting.
Crei un report personalizzato: acceda all'attività "Create Custom Report". Selezioni "Advanced" come tipo di report e abiliti l'opzione "Enable as Web Service". Per l'origine dati, utilizzi un'origine indicizzata come "All Job Applications" per ottenere prestazioni migliori.
Definisca l'oggetto aziendale principale: imposti "Job Application" come oggetto aziendale principale. Questo oggetto costituirà la base del report e l'identificativo del caso.
Aggiunga le colonne dati: aggiunga i campi obbligatori e consigliati alla griglia delle colonne del report. Aggiunga "Job Application" per JobApplicationId. Per altri attributi, come "Recruiter" e "Hiring Manager", dovrà aggiungerli dagli oggetti aziendali correlati collegati a Job Application.
Crei i campi calcolati per le attività: questo è il passaggio più importante. Per ciascuna delle 15 attività, crei due campi calcolati: uno per il nome dell'attività e uno per il timestamp dell'evento. La logica di questi campi è descritta nella sezione Query. Ad esempio, per acquisire "Offer Extended", crei un campo che verifichi il completamento del processo aziendale "Propose Compensation" e un altro campo che estragga il timestamp di completamento di tale processo.
Aggiunga i campi calcolati al report: aggiunga tutte le nuove colonne calcolate, 30 in totale, 15 per i nomi delle attività e 15 per i timestamp. Il report sarà in formato "wide", con una riga per ogni candidatura e numerose colonne che rappresentano le potenziali attività.
Configuri le opzioni del Web Service: nella scheda "Web Service" della definizione del report, verifichi che la casella "Enable as Web Service" sia selezionata. Qui può visualizzare il namespace e l'URL del report. Annoti il "Namespace" per utilizzarlo in seguito.
Imposti le autorizzazioni: condivida il report con un Integration System User (ISU) o con uno specifico gruppo di sicurezza che verrà utilizzato per chiamare l'endpoint RaaS. Questo utente deve disporre delle autorizzazioni per il dominio dell'origine dati, ad esempio "Recruiting: Job Applications".
Esegua e testi il report: esegua il report dall'interfaccia utente di Workday per verificarne l'output. Controlli che il numero di righe sia ragionevole e che i campi calcolati vengano popolati correttamente per alcune candidature di esempio.
Pianifichi l'estrazione: utilizzi uno strumento di pianificazione esterno o un middleware, come MuleSoft, Boomi o uno script personalizzato, per chiamare regolarmente l'URL RaaS del report. Lo strumento dovrà gestire la chiamata all'API SOAP o REST di Workday con un'autenticazione corretta.
Trasformi i dati: l'output grezzo della chiamata RaaS sarà un file XML o CSV in formato wide. Dovrà implementare un passaggio di trasformazione nel middleware o in un linguaggio di scripting, come Python, per effettuare l'unpivot dei dati. Lo script dovrà scorrere ogni riga, cioè ogni candidatura, e creare una nuova riga nell'Event Log finale per ogni coppia attività/timestamp non vuota, ottenendo un formato "long" con tre colonne principali: JobApplicationId, ActivityName e EventTime.

Configurazione

Tipo di report: utilizzi sempre "Advanced" per consentire campi calcolati complessi e l'accesso agli oggetti aziendali correlati.
Origine dati: utilizzi un'origine dati indicizzata come "All Job Applications" per assicurarsi che il report venga eseguito in modo efficiente. Eviti le origini non indicizzate per i dataset di grandi dimensioni.
Filtro per intervallo di date: è fondamentale applicare un filtro sul campo "Application Date" dell'oggetto aziendale Job Application. Inizi con un intervallo più breve, ad esempio gli ultimi 3-6 mesi, per gestire il volume dei dati e le prestazioni del report.
Oggetto aziendale principale: l'oggetto principale deve essere "Job Application", affinché JobApplicationId venga utilizzato come identificativo del caso.
Abilitazione del Web Service: deve selezionare l'opzione "Enable as Web Service" nella configurazione del report per renderlo accessibile tramite API.
Sicurezza e autorizzazioni: il report deve essere condiviso con un Integration System User (ISU) dedicato. Questo ISU deve disporre delle autorizzazioni dei gruppi di sicurezza per accedere ai domini dati richiesti, tra cui "Recruiting: Job Applications", "Business Process Transactions" e "Worker Data".
Formato dell'output: sebbene Workday offra diversi formati di output, tra cui XML, CSV e JSON, l'XML, in particolare il formato "Simple XML", è spesso il più affidabile per l'estrazione strutturata dei dati tramite API.

a Query di esempio sql

The Workday Report Writer is configured through the user interface. The following describes the structure and calculated fields required to build the report. The final output will be a wide table that must be transformed into an event log.

**Primary Business Object:**
*   `Job Application`

**Direct Report Fields (Columns):**
| Field Name in Report | Workday Business Object | Workday Field | Notes |
| --- | --- | --- | --- |
| `JobApplicationId` | Job Application | Job Application | Serves as the Case ID. |
| `RecruiterName` | Job Application -> Recruiter | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `HiringManager` | Job Application -> Job Requisition -> Hiring Manager | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `ApplicationSource` | Job Application | Source | |
| `Department` | Job Application -> Job Requisition -> Organization | Supervisory Organization | |
| `ApplicationStatus` | Job Application | Status | Represents the final or current status. |

**Calculated Fields for Event Log Unpivoting:**
Create two calculated fields for each activity: one for the name (Type: Evaluate Expression) and one for the timestamp (Type: Extract Single Instance or Lookup Related Value).

1.  **Application Received**
    *   `ActivityName_AppReceived`: `"Application Received"` (This event uses the application date, so the name is constant).
    *   `EventTime_AppReceived`: Field `Application Date` from the Job Application object.
2.  **Application Screened**
    *   `ActivityName_AppScreened`: `IIF(Stage = [Your 'Screening' Stage], "Application Screened", "")`
    *   `EventTime_AppScreened`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the 'Business Process History for Worker' for the 'Move to Stage: [Screening]' event.
3.  **Candidate Moved To Interview**
    *   `ActivityName_MovedToInterview`: `IIF(Stage = [Your 'Interview' Stage], "Candidate Moved To Interview", "")`
    *   `EventTime_MovedToInterview`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Interview]' event.
4.  **Interview Scheduled**
    *   `ActivityName_InterviewScheduled`: `IIF(Interview Status = 'Scheduled', "Interview Scheduled", "")`
    *   `EventTime_InterviewScheduled`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Scheduled Start Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
5.  **Interview Completed**
    *   `ActivityName_InterviewCompleted`: `IIF(Interview Status = 'Completed', "Interview Completed", "")`
    *   `EventTime_InterviewCompleted`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Actual End Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
6.  **Feedback Submitted**
    *   `ActivityName_FeedbackSubmitted`: `IIF(Interview Feedback Status = 'Submitted', "Feedback Submitted", "")`
    *   `EventTime_FeedbackSubmitted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Submit Interview Feedback' event.
7.  **Candidate Moved To Offer Stage**
    *   `ActivityName_MovedToOffer`: `IIF(Stage = [Your 'Offer' Stage], "Candidate Moved To Offer Stage", "")`
    *   `EventTime_MovedToOffer`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Offer]' event.
8.  **Offer Extended**
    *   `ActivityName_OfferExtended`: `IIF(Is Business Process 'Propose Compensation' Completed = true, "Offer Extended", "")`
    *   `EventTime_OfferExtended`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Propose Compensation' or 'Make Offer' business process.
9.  **Offer Accepted**
    *   `ActivityName_OfferAccepted`: `IIF(Disposition = 'Offer Accepted', "Offer Accepted", "")`
    *   `EventTime_OfferAccepted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Accept Offer' event.
10. **Background Check Initiated**
    *   `ActivityName_BGCheckInitiated`: `IIF(Stage = [Your 'Background Check' Stage], "Background Check Initiated", "")`
    *   `EventTime_BGCheckInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Background Check]' event.
11. **Background Check Cleared**
    *   `ActivityName_BGCheckCleared`: `IIF(Background Check Status = 'Passed', "Background Check Cleared", "")`
    *   `EventTime_BGCheckCleared`: Use a 'Lookup Related Value' field on the Background Check business object to get the completion date.
12. **Onboarding Initiated**
    *   `ActivityName_OnboardingInitiated`: `IIF(Is Business Process 'Onboarding' Initiated = true, "Onboarding Initiated", "")`
    *   `EventTime_OnboardingInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Entry Moment' from the business process history for the 'Onboarding' business process.
13. **Candidate Hired**
    *   `ActivityName_Hired`: `IIF(Is Hired = true, "Candidate Hired", "")`
    *   `EventTime_Hired`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Hire' business process.
14. **Candidate Rejected**
    *   `ActivityName_Rejected`: `IIF(Is Inactive = true AND Disposition = [Your 'Rejected' Reason], "Candidate Rejected", "")`
    *   `EventTime_Rejected`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object.
15. **Application Withdrawn**
    *   `ActivityName_Withdrawn`: `IIF(Disposition = 'Withdrawn', "Application Withdrawn", "")`
    *   `EventTime_Withdrawn`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object, filtering on the inactive reason.

Passaggi

Configurare l’accesso a Workday: crei un Integration System User (ISU) in Workday. Conceda a questo utente l’accesso ai domini di sicurezza necessari per la Recruiting API. Tra i domini principali rientrano 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Job Application' e 'Recruiting: Reports'.
Individuare l’endpoint API: individui l’endpoint REST API per l’operazione 'Get Job Applications' nel Suo tenant Workday. L’URL segue in genere il formato: https://[your_tenant_host]/ccx/api/v1/[your_tenant_name]/recruiting/jobApplications.
Configurare l’ambiente Python: verifichi che Python sia installato. Installi le librerie necessarie con pip: pip install requests pandas.
Sviluppare lo script di autenticazione: nello script Python, implementi l’autenticazione di base utilizzando le credenziali dell’ISU creato al passaggio 1. Il nome utente e la password verranno inviati nell’intestazione della richiesta.
Implementare la logica delle richieste API: scriva la funzione che richiama l’endpoint 'Get Job Applications'. Utilizzi i parametri della richiesta per filtrare i dati, ad esempio updatedSince per recuperare le candidature modificate dopo una determinata data. Questo è fondamentale per gestire il volume dei dati.
Gestire la paginazione dell’API: l’API Workday restituisce un numero limitato di record per richiesta. Lo script deve verificare nella risposta la presenza di un conteggio total e di un collegamento alla pagina successiva o di un parametro di offset, quindi scorrere tutte le pagine per recuperare l’intero set di dati.
Definire la mappatura delle attività: crei un dizionario di mappatura o una serie di istruzioni condizionali nello script. Questa logica tradurrà gli stati dei processi aziendali e le fasi di selezione di Workday, ad esempio 'Screen', 'Interview', 'Offer' e 'Hire', nei nomi delle attività richiesti, come 'Application Screened' e 'Candidate Moved To Interview'.
Trasformare i dati delle candidature: per ogni candidatura recuperata dall’API, analizzi i dati della cronologia degli audit o delle fasi. Questa cronologia contiene la sequenza delle fasi, degli esiti e degli eventi dei processi aziendali, con i relativi timestamp.
Generare le righe dell’Event Log: scorra la cronologia di ogni candidatura. Per ogni evento storico pertinente che corrisponde alla mappatura delle attività, crei un dizionario che rappresenti una riga dell’Event Log finale. Compili JobApplicationId, ActivityName, EventTime e gli altri attributi richiesti.
Aggregare e strutturare i dati: raccolga in un’unica lista tutte le righe dell’Event Log generate per tutte le candidature.
Creare ed esportare il file CSV: utilizzi la libreria pandas per convertire l’elenco dei dizionari degli eventi in un DataFrame. Esporti quindi il DataFrame in un file CSV. Verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano ai requisiti di ProcessMind, ad esempio CaseId, Attività e Timestamp.
Rivedere e caricare: apra il file CSV finale per verificarne correttezza e completezza prima di caricarlo nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Workday Integration System User (ISU): è necessario un ISU con una password robusta e senza scadenza. Deve disporre delle autorizzazioni per i domini di sicurezza "Recruiting" e "Worker Data", così da accedere ai dati delle candidature e dei candidati.
Endpoint e versione API: deve utilizzare l'endpoint REST API corretto per il Suo tenant Workday. È importante specificare la versione API nella richiesta per garantire un comportamento coerente.
Filtro per intervallo di date: lo script dovrebbe utilizzare un filtro per data, ad esempio updatedSince, per limitare la query a un intervallo gestibile. Per le estrazioni iniziali è consigliato un periodo di 3-6 mesi. Per i successivi caricamenti incrementali, utilizzi il timestamp dell'ultima estrazione completata correttamente.
Limite di paginazione: presti attenzione al parametro limit dell'API, che controlla il numero di record restituiti per pagina. Il limite massimo tipico è 100. Lo script deve gestire questo limite effettuando più richieste paginate.
Campi della risposta: per migliorare le prestazioni, può specificare i campi da restituire utilizzando il parametro fields o un parametro analogo, se supportato dall'API. In questo modo riduce le dimensioni del payload della risposta API.
Configurazione della mappatura delle attività: la logica centrale dello script consiste nella mappatura tra le fasi di Workday e le attività definite. Potrebbe essere necessario personalizzarla in base alla configurazione specifica del processo Workday Recruiting della Sua organizzazione.

a Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant-specific details
WORKDAY_TENANT_HOST = class="hl-string">"https://[your_tenant_host].workday.com"
WORKDAY_TENANT_NAME = class="hl-string">"[your_tenant_name]"
WORKDAY_API_USER = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_USER", class="hl-string">"[Your_ISU_Username]")
WORKDAY_API_PASSWORD = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_PASSWORD", class="hl-string">"[Your_ISU_Password]")

class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for the extraction (ISO 8601 format)
class=class="hl-string">"hl-comment"># For delta loads, this should be the timestamp of the last successful run.
UPDATED_SINCE_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---

def get_workday_job_applications():
    class="hl-string">"""Fetches all job applications from Workday API, handling pagination."""
    all_applications = []
    offset = 0
    limit = 100  class=class="hl-string">"hl-comment"># Workday's typical page size

    api_url = fclass="hl-string">"{WORKDAY_TENANT_HOST}/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT_NAME}/recruiting/jobApplications"
    headers = {class="hl-string">"Accept": class="hl-string">"application/json"}
    auth = (WORKDAY_API_USER, WORKDAY_API_PASSWORD)

    while True:
        params = {
            class="hl-string">"updatedSince": UPDATED_SINCE_DATE,
            class="hl-string">"limit": limit,
            class="hl-string">"offset": offset
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching applications with offset: {offset}...")
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params, auth=auth, timeout=60)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
            data = response.json()
            applications = data.get(class="hl-string">"data", [])
            all_applications.extend(applications)

            total = data.get(class="hl-string">"total", 0)
            if not applications or (offset + len(applications)) >= total:
                break  class=class="hl-string">"hl-comment"># Exit loop if no more data or all data fetched
            
            offset += len(applications)

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday API: {e}")
            break

    print(fclass="hl-string">"Total applications fetched: {len(all_applications)}")
    return all_applications

def transform_application_to_events(application):
    class="hl-string">"""Transforms a single job application's history into a list of event log rows."""
    events = []
    app_id = application.get(class="hl-string">"id")
    if not app_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Recommended Attributes
    recruiter = application.get(class="hl-string">"recruiter", {})
    hiring_manager_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"hiringManager", {})
    source = application.get(class="hl-string">"source", {})
    department_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"supervisoryOrganization", {})

    recruiter_name = recruiter.get(class="hl-string">"descriptor")
    hiring_manager_name = hiring_manager_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_source = source.get(class="hl-string">"descriptor")
    department = department_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_status = application.get(class="hl-string">"status", {}).get(class="hl-string">"descriptor")

    base_event = {
        class="hl-string">"JobApplicationId": app_id,
        class="hl-string">"RecruiterName": recruiter_name,
        class="hl-string">"HiringManager": hiring_manager_name,
        class="hl-string">"ApplicationSource": app_source,
        class="hl-string">"Department": department,
        class="hl-string">"ApplicationStatus": app_status
    }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Extraction from Stage and Business Process History ---
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This part assumes a structure for audit/history data. It needs to be adapted
    class=class="hl-string">"hl-comment"># to your specific Workday API response structure.
    stage_history = application.get(class="hl-string">"stageHistory", [])
    bp_history = application.get(class="hl-string">"businessProcessHistory", [])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Received
    events.append({
        **base_event,
        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Received",
        class="hl-string">"EventTime": application.get(class="hl-string">"appliedOn")
    })

    for stage_change in stage_history:
        stage_name = stage_change.get(class="hl-string">"stage", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        disposition = stage_change.get(class="hl-string">"disposition", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        event_time = stage_change.get(class="hl-string">"enteredOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Screened (Inferred from entering a review stage)
        if class="hl-string">'screen' in stage_name or class="hl-string">'review' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Screened", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Interview
        if class="hl-string">'interview' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Interview", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Offer Stage
        if class="hl-string">'offer' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Offer Stage", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Initiated
        if class="hl-string">'background check' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Onboarding Initiated
        if class="hl-string">'onboarding' in stage_name or class="hl-string">'ready for hire' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Onboarding Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Rejected
        if class="hl-string">'rejected' in disposition or class="hl-string">'not selected' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Rejected", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Withdrawn
        if class="hl-string">'withdrawn' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Withdrawn", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract events from explicit business processes
    for bp_event in bp_history:
        bp_name = bp_event.get(class="hl-string">"process", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        bp_status = bp_event.get(class="hl-string">"status", class="hl-string">"").lower()
        bp_time = bp_event.get(class="hl-string">"completedOn") or bp_event.get(class="hl-string">"initiatedOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Interview Scheduled / Completed
        if class="hl-string">'interview' in bp_name:
            if bp_status == class="hl-string">'initiated':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Scheduled", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
            elif bp_status == class="hl-string">'completed':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Completed", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Feedback Submitted
        if class="hl-string">'provide interview feedback' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Feedback Submitted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Extended
        if (class="hl-string">'job offer' in bp_name or class="hl-string">'propose compensation' in bp_name) and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Extended", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Accepted
        if class="hl-string">'accept offer' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Accepted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Cleared
        if class="hl-string">'background check' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Cleared", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Hired
        if class="hl-string">'hire' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Hired", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Remove events with no timestamp and duplicates
    final_events = []
    seen = set()
    for event in events:
        if event.get(class="hl-string">"EventTime"):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create a unique key for each event to handle duplicates
            event_key = (event[class="hl-string">"JobApplicationId"], event[class="hl-string">"ActivityName"], event[class="hl-string">"EventTime"])
            if event_key not in seen:
                final_events.append(event)
                seen.add(event_key)

    return final_events

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    print(class="hl-string">"Starting Workday Recruiting data extraction.")
    raw_applications = get_workday_job_applications()
    
    if raw_applications:
        all_events = []
        for app in raw_applications:
            all_events.extend(transform_application_to_events(app))
        
        if all_events:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and format for ProcessMind
            df = pd.DataFrame(all_events)
            df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.tz_localize(None)
            df = df.sort_values(by=[class="hl-string">"JobApplicationId", class="hl-string">"EventTime"])
            
            output_filename = class="hl-string">"workday_recruiting_event_log.csv"
            df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
            print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")
        else:
            print(class="hl-string">"No events were generated from the fetched applications.")
    else:
        print(class="hl-string">"No applications found or an error occurred.")

Passaggi

Prerequisiti e configurazione: Si assicuri di disporre di uno strumento ETL o iPaaS di terze parti con licenza, come CData, MuleSoft o una piattaforma simile, con il relativo connettore Workday installato. Verifichi di avere le credenziali per un Workday Integration System User (ISU) con le autorizzazioni API necessarie per i domini Recruiting e Staffing.
Configurazione della connessione Workday: Nel Suo strumento ETL, crei una nuova connessione a Workday. Inserisca l’URL del tenant Workday, la versione API e le credenziali ISU, ad esempio nome utente e password oppure token OAuth 2.0. Verifichi la connessione per assicurarsi che funzioni correttamente.
Esplorazione dello schema dei dati: Utilizzi il browser dello schema o l’esploratore dell’origine dei dati nel Suo strumento ETL per visualizzare gli oggetti Workday disponibili tramite il connettore. In genere vengono presentati come tabelle o viste, ad esempio Job_Application, Job_Requisition e Candidate_Stage_History. Acquisisca familiarità con i campi e le relazioni disponibili.
Individuazione degli oggetti dati principali: Per questa estrazione, avrà principalmente bisogno dei dati relativi a candidature, cronologia dei candidati, colloqui, offerte e assunzioni. I nomi esatti dipendono dal connettore, ma cerchi gli oggetti che rappresentano queste entità fondamentali.
Sviluppo della query SQL: Crei un nuovo processo o flusso di estrazione dei dati. Utilizzi un passaggio di trasformazione SQL per eseguire una query sulla connessione Workday. Copi e incolli in questo passaggio la query SQL fornita. La query è progettata per raccogliere dati da più oggetti Workday e unirli in un unico formato di Event Log.
Parametrizzazione della query: Modifichi la clausola WHERE della query per includere i parametri dell’intervallo di date, ad esempio startDate e endDate. Configuri questi parametri nel processo ETL, così potrà modificare facilmente la finestra di estrazione senza intervenire sul codice.
Esecuzione del processo di estrazione: Esegua il processo ETL configurato. Lo strumento si connetterà a Workday, eseguirà la query SQL tramite API e recupererà i dati in un’area di staging o in memoria.
Revisione e convalida dei dati: Prima di scrivere l’output finale, utilizzi la funzione di anteprima del Suo strumento ETL per controllare i risultati. Verifichi che il numero di righe sia plausibile, che tutte le colonne siano compilate come previsto e che siano presenti attività diverse.
Configurazione della destinazione: Definisca la destinazione dei dati estratti. In genere si tratta di un file CSV da caricare in ProcessMind. Configuri il nome del file, il delimitatore, cioè la virgola, e la codifica UTF-8.
Finalizzazione ed esportazione: Esegua il processo di estrazione completo per generare il file CSV finale. Si assicuri che le intestazioni delle colonne corrispondano agli attributi richiesti: JobApplicationId, ActivityName, EventTime, RecruiterName, HiringManager, ApplicationSource, Reparto e ApplicationStatus.

Configurazione

Credenziali del connettore Workday: la connessione richiede l’URL del tenant Workday e un Integration System User (ISU) autorizzato, con password o credenziali client OAuth 2.0. L’utente deve disporre delle autorizzazioni di sicurezza per le aree funzionali 'Recruiting' e 'Staffing'.
Abilitazione dei Web Service: il connettore potrebbe richiedere di specificare quali Workday Web Services esporre. Si assicuri che siano abilitati i servizi relativi a Recruiting, Staffing e Human Resources, così da poter accedere a tutti gli oggetti dati necessari.
Intervallo di date: per gestire prestazioni e volume dei dati, è fondamentale filtrare l’estrazione in base a un periodo specifico. Consigliamo un caricamento iniziale di dati relativi a un periodo compreso tra 3 e 6 mesi, seguito da caricamenti incrementali giornalieri o settimanali. Questa configurazione viene gestita tramite la clausola WHERE nella query SQL.
Filtri dell’ambito dati: se deve analizzare il processo solo per determinate aree dell’organizzazione, valuti l’aggiunta nella clausola WHERE di filtri per campi quali Company, Cost Center o Supervisory Organization.
Versione API: alcuni connettori richiedono di specificare la versione API di Workday. È preferibile utilizzare una versione recente e supportata, per garantire l’accesso agli oggetti dati e alle funzionalità più aggiornati.
Considerazioni sulle prestazioni: le estrazioni complete da Workday possono richiedere molte risorse. Pianifichi i job di grandi dimensioni negli orari di minore attività. Per le analisi continuative, implementi una strategia di caricamento incrementale basata su un timestamp di 'ultima modifica', in modo da recuperare solo i record nuovi o aggiornati.

a Query di esempio sql

WITH BaseApplicationInfo AS (
    SELECT
        JA.Job_Application_ID AS JobApplicationId,
        JR.Hiring_Manager_WID AS HiringManagerId,
        JR.Recruiter_WID AS RecruiterId,
        JA.Source_System AS ApplicationSource,
        SO.Organization_Name AS Department,
        JA.Application_Status AS ApplicationStatus,
        JA.Date_Applied AS ApplicationDate,
        JA.Date_Moved_to_Hire AS HireDate,
        OFR.Offer_Date AS OfferDate,
        HIRE.Hire_Onboarding_Date AS OnboardingDate,
        OFR.Offer_Accepted_Date AS OfferAcceptedDate
    FROM
        [Job_Applications] AS JA
    LEFT JOIN [Job_Requisitions] AS JR ON JA.Job_Requisition_ID = JR.Job_Requisition_ID
    LEFT JOIN [Supervisory_Organizations] AS SO ON JR.Supervisory_Organization_WID = SO.Supervisory_Organization_WID
    LEFT JOIN [Job_Application_Offer_Details] AS OFR ON JA.Job_Application_ID = OFR.Job_Application_ID
    LEFT JOIN [Job_Application_Hire_Details] AS HIRE ON JA.Job_Application_ID = HIRE.Job_Application_ID
)
SELECT
    BAI.JobApplicationId,
    'Application Received' AS ActivityName,
    BAI.ApplicationDate AS EventTime,
    Recruiter.Worker_Name AS RecruiterName,
    HiringManager.Worker_Name AS HiringManager,
    BAI.ApplicationSource,
    BAI.Department,
    BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] AS Recruiter ON BAI.RecruiterId = Recruiter.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] AS HiringManager ON BAI.HiringManagerId = HiringManager.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Screened', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Screen'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Interview', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Interview'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Scheduled', I.Scheduled_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Scheduled'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Completed', I.Completed_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Completed'

UNION ALL

SELECT
    F.Job_Application_ID, 'Feedback Submitted', F.Submitted_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Feedback] F
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON F.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Offer Stage', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Offer'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Extended', BAI.OfferDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Accepted', BAI.OfferAcceptedDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferAcceptedDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Initiated', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Cleared', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check' AND CSH.Status = 'Passed'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Onboarding Initiated', BAI.OnboardingDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OnboardingDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Candidate Hired', BAI.HireDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.HireDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Rejected', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Rejected%'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Withdrawn', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Withdrawn by Candidate%'

WHERE EventTime >= '[Your Start Date]' AND EventTime < '[Your End Date]'

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