Il Suo Template dei dati Record to Report - Journal Entry

L'ID registrazione contabile è un Attributo fondamentale che identifica in modo univoco ogni istanza del processo di una transazione finanziaria. Collega tutte le attività correlate, come creazione, approvazione e contabilizzazione, in un unico caso coerente.

Nell'analisi di Process Mining, questo ID consente di ricostruire il percorso end-to-end di ogni registrazione contabile. Costituisce la base per calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo, identificare le varianti di processo e analizzare la conformità al modello di processo desiderato. Senza un identificativo univoco del caso, non è possibile tracciare la sequenza degli eventi di una specifica transazione.

Questo ID è essenziale per monitorare l'intero ciclo di vita di ogni registrazione contabile e consente di analizzare flussi di processo, durate e variazioni.

Si trova generalmente nella tabella di testata dei documenti finanziari o contabili. Può essere una chiave composta da numero documento, codice società ed esercizio fiscale.

Il Nome attività descrive una fase del ciclo di vita della registrazione contabile, come «Registrazione contabile creata», «Registrazione contabile inviata per approvazione» o «Registrazione contabile contabilizzata». Ogni attività rappresenta un distinto cambiamento di stato o un'azione eseguita sulla registrazione contabile.

Questo Attributo è fondamentale per il Process Mining, poiché definisce i nodi della mappa del processo. L'analisi della sequenza e della frequenza delle attività aiuta a individuare il flusso effettivo del processo, identificare i colli di bottiglia tra le fasi, rilevare deviazioni dalla procedura standard e misurare il tempo impiegato in ciascuna fase del processo.

Definisce le fasi della mappa del processo, elemento fondamentale per visualizzare il flusso del processo, identificare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni.

Spesso deriva dai log delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi, dai codici transazione o dalla cronologia del Workflow associata al documento della registrazione contabile.

L'Ora dell'evento, o timestamp, registra la data e l'ora esatte in cui è stata eseguita un'attività. Fornisce l'ordine cronologico degli eventi per ogni caso, elemento essenziale per ricostruire accuratamente il flusso del processo.

Nell'analisi, i timestamp vengono utilizzati per calcolare le durate tra le attività, misurare il tempo di ciclo complessivo del processo e identificare ritardi o colli di bottiglia. Ad esempio, la differenza tra «Registrazione contabile inviata per approvazione» e «Registrazione contabile approvata» fornisce il tempo di approvazione. Timestamp accurati sono il fondamento di qualsiasi analisi di processo basata sul tempo e di qualsiasi misurazione delle prestazioni.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e le durate e identificare i ritardi nel processo.

Si trova nei log degli eventi, nelle tabelle della cronologia delle transazioni o nei record delle modifiche ai documenti. I campi principali sono spesso denominati «Data di creazione», «Data modifica» o «Timestamp».

L'Attributo Sistema di origine identifica l'applicazione o il modulo di origine in cui sono stati generati i dati della registrazione contabile. Nei moderni ambienti aziendali, i dati finanziari possono provenire da diversi ERP, sottosistemi contabili o applicazioni di terze parti.

Questo Attributo è utile per diverse prospettive analitiche. Consente di confrontare l'efficienza del processo e la conformità tra sistemi di origine differenti. Ad esempio, è possibile analizzare se le registrazioni contabili provenienti da un sottosistema contabile automatizzato vengono elaborate più rapidamente rispetto a quelle create manualmente. È inoltre fondamentale per la governance dei dati e la risoluzione dei problemi, poiché aiuta a risalire all'origine dei dati.

Identifica l'origine dei dati, elemento fondamentale per confrontare i processi tra sistemi diversi e per la governance dei dati.

Viene generalmente specificato durante la configurazione dell'estrazione dei dati oppure è disponibile come campo standard nei data warehouse che consolidano informazioni provenienti da più sistemi.

Questo Attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dei dati. Fornisce il contesto relativo all'aggiornamento dei dati analizzati.

In qualsiasi analisi, comprendere la tempestività dei dati è fondamentale per interpretare correttamente i risultati. Questo timestamp aiuta a capire se si stanno esaminando informazioni in tempo reale o un'istantanea riferita a un momento specifico, con conseguenze sulla rilevanza dei Dashboard e dei KPI relativi agli arretrati correnti o alle prestazioni del processo.

Indica l'aggiornamento dei dati, assicurando che sia chiaro quanto siano recenti le informazioni utilizzate per l'analisi del processo.

Viene generalmente generato e memorizzato dallo strumento di estrazione dei dati o dalla piattaforma di integrazione durante il caricamento dei dati.

Il Codice società rappresenta una distinta entità giuridica o aziendale all'interno di un'organizzazione. Le transazioni finanziarie vengono registrate a livello di codice società per consentire una rendicontazione finanziaria separata.

Nel Process Mining, il Codice società è un Attributo fondamentale per l'analisi organizzativa. Consente di confrontare le prestazioni del processo tra entità, aree geografiche o società controllate diverse. Ad esempio, un analista può confrontare i tassi di rifiuto o i tempi di approvazione tra le entità statunitensi e tedesche per individuare best practice o aree che richiedono miglioramenti. Ciò contribuisce a standardizzare i processi e ad assicurare la conformità in tutta l'organizzazione.

Consente di effettuare benchmarking delle prestazioni e confrontare i processi tra diverse entità giuridiche, società controllate o aree geografiche.

È un campo standard nella testata di quasi tutti i documenti finanziari di un sistema ERP.

Questo Attributo acquisisce il valore finanziario della registrazione contabile. Può rappresentare l'importo totale degli addebiti, l'importo totale degli accrediti o un totale assoluto, a seconda del sistema e del modello dati.

L'analisi del processo in base al valore monetario può fornire informazioni significative. Aiuta a dare priorità agli interventi di miglioramento concentrandosi sulle transazioni di valore elevato. Ad esempio, si può verificare se le registrazioni contabili di importo elevato richiedono più tempo per l'approvazione o presentano un tasso di rifiuto maggiore. Questo Attributo è inoltre essenziale per l'analisi della rilevanza e per identificare le transazioni che comportano un rischio finanziario più elevato.

È fondamentale per l'analisi della rilevanza, poiché aiuta a dare priorità ai miglioramenti del processo relativi alle transazioni di valore elevato e a valutarne l'impatto finanziario.

È generalmente disponibile nella tabella di testata della registrazione contabile. Potrebbe essere necessario calcolarlo sommando gli importi delle singole righe.

L'Attributo Nome utente identifica la persona responsabile dell'esecuzione di una determinata fase del processo. Può trattarsi del creatore della registrazione contabile, della persona che l'ha inviata, del responsabile che l'ha approvata o del contabile che l'ha contabilizzata.

L'analisi delle prestazioni del processo per utente fornisce informazioni sulla distribuzione del carico di lavoro, sulla produttività del team e sulle esigenze formative individuali. Può aiutare a identificare gli utenti con le prestazioni migliori, quelli che potrebbero necessitare di ulteriore supporto o le attività gestite sistematicamente da determinate persone. Queste informazioni sono fondamentali per la gestione delle risorse e per le iniziative di miglioramento delle prestazioni.

Questo Attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni del team e per individuare opportunità di formazione.

Si trova generalmente nei log delle modifiche ai documenti o nelle tabelle della cronologia del Workflow, spesso associato a campi come «Creato da», «Modificato da» o «ID utente».

Lo Stato della registrazione contabile indica la condizione della transazione in un determinato momento o il relativo esito finale. Gli stati riflettono generalmente tappe fondamentali del processo, come «In corso», «Inviata per approvazione», «Contabilizzata» o «Stornata».

Questo Attributo è molto utile per comprendere il carico di lavoro corrente e gli arretrati. Filtrando le registrazioni contabili con stato «In corso» o «In attesa di approvazione», i responsabili possono monitorare il lavoro ancora da completare. L'analisi dello stato finale aiuta a comprendere gli esiti del processo, ad esempio calcolando la percentuale di registrazioni contabilizzate rispetto a quelle eliminate o stornate.

Aiuta a comprendere il carico di lavoro corrente e gli arretrati monitorando lo stato di ogni registrazione contabile, ad esempio «In attesa di approvazione» o «Contabilizzata».

È disponibile nei dati di testata della registrazione contabile. I nomi dei campi più comuni includono «Stato documento» o «Stato contabilizzazione».

Il Tipo di registrazione contabile classifica le transazioni in base alla relativa finalità o natura aziendale. Tra i tipi più comuni rientrano le registrazioni manuali standard, le registrazioni automatizzate provenienti da sottosistemi contabili, le scritture di competenza, le riclassificazioni e le scritture di storno.

Questo Attributo costituisce una dimensione efficace per il filtraggio e la segmentazione nell'analisi dei processi. Confrontando i flussi di processo e le metriche delle prestazioni per i diversi tipi di registrazione contabile, le organizzazioni possono ottenere informazioni preziose. Ad esempio, possono scoprire che le scritture di competenza hanno un ciclo di approvazione molto più lungo o che le registrazioni ricorrenti presentano un tasso di automazione più elevato. Ciò consente di orientare gli interventi di miglioramento verso specifiche categorie di transazioni.

Consente di segmentare l'analisi per confrontare i processi relativi a diversi tipi di transazione, come scritture di competenza e registrazioni standard, individuando aree di miglioramento mirate.

Si trova generalmente nei dati di testata della registrazione contabile. I nomi dei campi includono spesso «Tipo documento», «Categoria registrazione contabile» o «Tipo registrazione contabile».

L'Attributo Valuta specifica l'unità monetaria dell'Importo della registrazione contabile. È essenziale per interpretare e confrontare correttamente i valori finanziari, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Nell'analisi, questo Attributo fornisce il contesto necessario per l'Importo della registrazione contabile. Consente di filtrare le transazioni per valuta ed è un prerequisito per qualsiasi analisi che preveda l'aggregazione o il confronto di importi tra aree geografiche diverse. Per un'analisi globale significativa, potrebbe essere necessario convertire gli importi in un'unica valuta di rendicontazione.

Fornisce il contesto essenziale per l'importo della registrazione contabile e consente analisi finanziarie e confronti accurati tra valute diverse.

È un campo standard nella testata dei documenti finanziari, spesso denominato «Codice valuta» o «Chiave valuta».

La Data di contabilizzazione è la data contabile ufficiale di una transazione. Determina il periodo fiscale nel quale la registrazione contabile sarà riflessa nel bilancio. Può differire dalla data di creazione della registrazione o dalla data in cui si è verificata la transazione.

L'analisi della Data di contabilizzazione è fondamentale per i controlli finanziari e per l'analisi della tempestività. L'intervallo tra la data di creazione o di approvazione e la data di contabilizzazione può costituire un indicatore chiave delle prestazioni, evidenziando ritardi nell'ultima fase del processo. Viene inoltre utilizzata per analizzare il tasso di contabilizzazione puntuale e identificare registrazioni retrodatate o contabilizzate in periodi errati, situazione che può rappresentare un problema di conformità.

Questa data è fondamentale per calcolare i ritardi di contabilizzazione e assicurare che le registrazioni siano rilevate nel periodo finanziario corretto, a garanzia di una rendicontazione accurata.

È un campo standard e obbligatorio nella testata di tutti i documenti finanziari di un sistema ERP.

L'Attributo È automatizzata è un flag booleano che distingue tra le attività eseguite da sistemi automatizzati, come bot o sottosistemi contabili integrati, e quelle svolte manualmente dagli utenti.

Questo Attributo è essenziale per misurare il livello di automazione del processo delle registrazioni contabili. Consente di calcolare il KPI del tasso di automazione e aiuta a individuare opportunità per estendere ulteriormente l'automazione. Confrontando i tempi di ciclo e i tassi di errore delle attività automatizzate e manuali, le aziende possono costruire un solido business case per investire in tecnologie di automazione che migliorino l'efficienza e riducano l'errore umano.

Aiuta a misurare il tasso di automazione del processo e a individuare opportunità per automatizzare le attività manuali, aumentando così l'efficienza e riducendo gli errori.

Spesso viene derivato verificando se il «Nome utente» corrisponde a un account di sistema o di servizio oppure se la transazione proviene da un sistema di origine automatizzato.

Il Motivo del rifiuto è un codice o una descrizione testuale che spiega perché una registrazione contabile non è stata approvata. Tra i motivi più comuni rientrano l'assegnazione errata del conto, la documentazione insufficiente o la violazione delle policy.

Questo Attributo costituisce il principale input per l'analisi delle cause alla radice delle rielaborazioni e delle inefficienze del processo. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono identificare le fonti di errore più comuni. Queste informazioni sono preziose per sviluppare interventi mirati, come il miglioramento dei materiali formativi, il chiarimento delle policy o l'implementazione di controlli di sistema che prevengano gli errori all'origine. Supporta direttamente KPI come il tasso di rifiuto e il tasso di rielaborazione.

È fondamentale per l'analisi delle cause alla radice delle rielaborazioni, poiché aiuta a identificare gli errori più comuni e a sviluppare interventi formativi o miglioramenti di sistema mirati.

Si trova generalmente nel log del Workflow o nella cronologia delle approvazioni della registrazione contabile. Può essere un campo a testo libero oppure una selezione da un elenco predefinito.

L'Attributo Reparto collega una registrazione contabile a una specifica unità aziendale, funzione o centro di costo. Questi dati organizzativi consentono di attribuire le attività finanziarie all'area responsabile all'interno dell'azienda.

Come il Codice società, il Reparto consente di segmentare i dati del processo per ottenere un'analisi più granulare. Può essere utilizzato per confrontare l'efficienza del processo, i tassi di rielaborazione o i tempi di approvazione tra reparti diversi. Ciò aiuta a individuare best practice dipartimentali o aree in cui determinati team potrebbero necessitare di maggiore supporto o di indicazioni sul processo.

Consente di analizzare il processo e confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali, aiutando a individuare problemi specifici dei reparti o best practice.

Può trovarsi nei dati di testata o delle righe della registrazione contabile. Può essere derivato dall'utente che ha creato la registrazione o dal centro di costo assegnato alla transazione.