Il Suo template dei dati per la registrazione contabile

L’ID della registrazione contabile è un attributo fondamentale che identifica in modo univoco ogni istanza del processo relativo a una transazione finanziaria. Collega tutte le attività correlate, come la creazione, l’approvazione e la contabilizzazione, in un unico caso coerente.

Nell’analisi di Process Mining, questo ID consente di ricostruire il percorso completo di ogni registrazione contabile. È la base per calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo, individuare le varianti del processo e analizzare la conformità al modello di processo previsto. Senza un identificativo univoco del caso, non è possibile ricostruire la sequenza di eventi di una specifica transazione.

Questo ID è essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di ogni registrazione contabile e analizzare i flussi di processo, le durate e le variazioni.

In genere si trova nella tabella di testata dei documenti finanziari o contabili. Può essere una chiave composta da numero del documento, codice società ed esercizio fiscale.

Il nome dell’attività descrive una fase del ciclo di vita della registrazione contabile, ad esempio «Registrazione contabile creata», «Registrazione contabile inviata per approvazione» o «Registrazione contabile contabilizzata». Ogni attività rappresenta un cambiamento di stato distinto o un’azione eseguita sulla registrazione contabile.

Questo attributo è fondamentale per il Process Mining, perché definisce i nodi della mappa del processo. Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a ricostruire il flusso di processo effettivo, individuare i colli di bottiglia tra le fasi, rilevare gli scostamenti dalla procedura standard e misurare il tempo trascorso in ciascuna fase.

Definisce le fasi della mappa del processo, essenziali per visualizzare il flusso, individuare i colli di bottiglia e analizzare gli scostamenti.

Spesso si ricava dai registri delle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi, dai codici di transazione o dalla cronologia del flusso di lavoro associata al documento contabile.

L’ora dell’evento, o marca temporale, registra la data e l’ora esatte in cui è stata eseguita un’attività. Definisce l’ordine cronologico degli eventi per ciascun caso, un elemento essenziale per ricostruire accuratamente il flusso di processo.

Nell’analisi, le marche temporali servono a calcolare la durata tra le attività, misurare il tempo di ciclo complessivo del processo e individuare ritardi o colli di bottiglia. Ad esempio, la differenza tra l’ora di «Registrazione contabile inviata per approvazione» e quella di «Registrazione contabile approvata» indica il tempo necessario per l’approvazione. Marche temporali accurate sono alla base di qualsiasi analisi dei processi basata sul tempo e della misurazione delle prestazioni.

Questa marca temporale è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e le durate e individuare i ritardi nel processo.

Si trova nei registri degli eventi, nelle tabelle della cronologia delle transazioni o nei record delle modifiche ai documenti. I campi principali sono spesso denominati «Data di creazione», «Data di modifica» o «Marca temporale».

L’attributo Sistema di origine identifica l’applicazione o il modulo da cui provengono i dati della registrazione contabile. Nelle moderne organizzazioni, i dati finanziari possono arrivare da diversi sistemi ERP, sottosistemi contabili o applicazioni di terze parti.

Questo attributo è utile per diverse analisi. Consente di confrontare l’efficienza e la conformità dei processi tra sistemi di origine differenti. Ad esempio, è possibile verificare se le registrazioni provenienti da un sottosistema contabile automatizzato vengono elaborate più rapidamente di quelle create manualmente. È inoltre fondamentale per la governance dei dati e la risoluzione dei problemi, perché permette di risalire all’origine dei dati.

Indica l’origine dei dati, un’informazione essenziale per confrontare i processi tra sistemi diversi e per la governance dei dati.

Di solito viene specificato durante la configurazione dell’estrazione dei dati oppure è disponibile come campo standard nei data warehouse che consolidano informazioni provenienti da più sistemi.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati e fornisce un’indicazione della loro attualità.

Per interpretare correttamente i risultati di un’analisi, è fondamentale sapere quanto sono aggiornati i dati. Questa marca temporale consente di capire se si stanno consultando informazioni in tempo reale o una fotografia riferita a un momento specifico, un aspetto che influisce sulla rilevanza delle Dashboard e dei KPI relativi alle attività in sospeso o alle prestazioni attuali del processo.

Indica quanto sono aggiornati i dati, aiutando a capire a quale momento si riferisce l’analisi del processo.

In genere viene generato e memorizzato dallo strumento di estrazione dei dati o dalla piattaforma di integrazione durante il caricamento dei dati.

Il codice società identifica una persona giuridica o un’entità aziendale distinta all’interno di un’organizzazione. Le transazioni finanziarie vengono registrate a livello di codice società per consentire una rendicontazione finanziaria separata.

Nel Process Mining, il codice società è un attributo fondamentale per l’analisi organizzativa. Consente di confrontare le prestazioni dei processi tra diverse entità, aree geografiche o società controllate. Ad esempio, un analista può confrontare i tassi di rifiuto o i tempi di approvazione delle entità statunitensi e tedesche per individuare le prassi più efficaci o gli aspetti da migliorare. Questo aiuta a standardizzare i processi e a garantire la conformità in tutta l’organizzazione.

Consente di confrontare le prestazioni dei processi tra diverse persone giuridiche, società controllate o aree geografiche.

È un campo standard nella testata di quasi tutti i documenti finanziari di un sistema ERP.

Questo attributo registra il valore finanziario della registrazione contabile. A seconda del sistema e del modello dei dati, può rappresentare l’importo totale degli addebiti, quello degli accrediti o il totale assoluto.

Analizzare il processo in base al valore monetario può far emergere indicazioni importanti. Aiuta a stabilire le priorità degli interventi di miglioramento, concentrandosi sulle transazioni di valore elevato. Ad esempio, si può verificare se le registrazioni di importo elevato richiedono più tempo per essere approvate o vengono respinte più spesso. Questo attributo è inoltre essenziale per l’analisi della rilevanza e per individuare le transazioni che comportano un rischio finanziario maggiore.

È fondamentale per l’analisi della rilevanza: aiuta a dare priorità ai miglioramenti dei processi relativi alle transazioni di valore elevato e a valutarne l’impatto finanziario.

Di solito è disponibile nella tabella di testata della registrazione contabile. Potrebbe essere necessario calcolarlo sommando gli importi delle singole partite.

L’attributo Nome utente identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una determinata fase del processo. Può trattarsi di chi ha creato la registrazione contabile, di chi l’ha inviata, del responsabile che l’ha approvata o del contabile che l’ha contabilizzata.

Analizzare le prestazioni del processo per utente offre indicazioni sulla distribuzione del carico di lavoro, sulla produttività del team e sulle esigenze di formazione individuali. Può aiutare a individuare chi ottiene i risultati migliori, chi potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto o quali attività vengono svolte regolarmente da persone specifiche. Queste informazioni sono importanti per la gestione delle risorse e le iniziative di miglioramento delle prestazioni.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni del team e per individuare opportunità di formazione.

In genere si trova nei registri delle modifiche ai documenti o nelle tabelle della cronologia del flusso di lavoro, spesso associato a campi come «Creato da», «Modificato da» o «ID utente».

Lo stato della registrazione contabile indica la condizione della transazione in un determinato momento o il suo esito finale. In genere, gli stati corrispondono a tappe fondamentali del processo, come «In corso», «Inviata per approvazione», «Contabilizzata» o «Stornata».

Questo attributo è molto utile per comprendere il carico di lavoro e le attività in sospeso. Filtrando le registrazioni con stato «In corso» o «In attesa di approvazione», i responsabili possono monitorare il lavoro ancora da svolgere. L’analisi dello stato finale aiuta a comprendere gli esiti del processo, ad esempio calcolando la percentuale di registrazioni contabilizzate rispetto a quelle eliminate o stornate.

Aiuta a comprendere il carico di lavoro e le attività in sospeso, monitorando lo stato di ogni registrazione contabile, ad esempio «In attesa di approvazione» o «Contabilizzata».

È disponibile nei dati di testata della registrazione contabile. I nomi dei campi più comuni includono «Stato documento» o «Stato di contabilizzazione».

Il tipo di registrazione contabile classifica le transazioni in base alla loro finalità o natura aziendale. Tra i tipi più comuni rientrano le registrazioni manuali standard, quelle automatizzate provenienti da sottosistemi contabili, i ratei, le riclassificazioni e le registrazioni di storno.

Questo attributo è una dimensione utile per filtrare e segmentare l’analisi dei processi. Confrontando i flussi di processo e le metriche delle prestazioni per i diversi tipi di registrazione contabile, le organizzazioni possono ottenere indicazioni preziose. Ad esempio, possono scoprire che i ratei richiedono tempi di approvazione molto più lunghi o che le registrazioni ricorrenti presentano un tasso di automazione più elevato. Queste informazioni aiutano a indirizzare gli interventi di miglioramento verso specifiche categorie di transazioni.

Consente di segmentare l’analisi e confrontare i processi relativi a diversi tipi di transazione, ad esempio ratei e registrazioni standard, per individuare interventi di miglioramento mirati.

Di solito si trova nei dati di testata della registrazione contabile. I nomi dei campi possono includere «Tipo documento», «Categoria registrazione contabile» o «Tipo registrazione contabile».

L’attributo Valuta specifica l’unità monetaria dell’importo della registrazione contabile. È essenziale per interpretare e confrontare correttamente i valori finanziari, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Nell’analisi, questo attributo fornisce il contesto necessario per interpretare l’importo della registrazione contabile. Consente di filtrare le transazioni per valuta ed è indispensabile per qualsiasi analisi che preveda l’aggregazione o il confronto di importi tra aree geografiche diverse. Per ottenere un’analisi globale significativa, potrebbe essere necessario convertire gli importi in un’unica valuta di rendicontazione.

Fornisce il contesto necessario per interpretare l’importo della registrazione contabile e consente analisi finanziarie e confronti accurati tra valute diverse.

È un campo standard nella testata dei documenti finanziari, spesso denominato «Codice valuta» o «Chiave valuta».

La data di contabilizzazione è la data contabile ufficiale di una transazione e determina il periodo fiscale in cui la registrazione contabile verrà inclusa nel bilancio. Può essere diversa dalla data di creazione della registrazione o da quella in cui è avvenuta la transazione.

Analizzare la data di contabilizzazione è fondamentale per i controlli finanziari e per valutare la tempestività. Il tempo che intercorre tra la data di creazione o di approvazione e quella di contabilizzazione può essere un indicatore chiave delle prestazioni e mettere in luce ritardi nella fase finale del processo. La data serve inoltre ad analizzare la percentuale di registrazioni contabilizzate nei tempi previsti e a individuare quelle retrodatate o attribuite a periodi errati, situazioni che possono sollevare problemi di conformità.

Questa data è fondamentale per calcolare i ritardi di contabilizzazione e verificare che le registrazioni siano attribuite al periodo finanziario corretto, così da garantire una rendicontazione accurata.

È un campo standard e obbligatorio nella testata di tutti i documenti finanziari di un sistema ERP.

L’attributo È automatizzata è un indicatore booleano che distingue le attività eseguite da sistemi automatizzati, come bot o sottosistemi contabili integrati, da quelle svolte manualmente dagli utenti.

Questo attributo è essenziale per misurare il livello di automazione del processo di registrazione contabile. Consente di calcolare il KPI del tasso di automazione e aiuta a individuare ulteriori opportunità di automazione. Confrontando i tempi di ciclo e i tassi di errore delle attività automatizzate con quelli delle attività manuali, le aziende possono motivare gli investimenti nelle tecnologie di automazione per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori umani.

Aiuta a misurare il tasso di automazione del processo e a individuare le attività manuali che possono essere automatizzate, aumentando così l’efficienza e riducendo gli errori.

Spesso si determina verificando se il «Nome utente» corrisponde a un account di sistema o di servizio oppure se la transazione proviene da un sistema di origine automatizzato.

Il motivo del rifiuto è un codice o una descrizione testuale che spiega perché una registrazione contabile non è stata approvata. Tra i motivi più comuni figurano l’assegnazione errata del conto, la documentazione insufficiente o la violazione delle policy.

Questo attributo è il principale dato di partenza per l’analisi delle cause profonde delle rilavorazioni e delle inefficienze del processo. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono individuare le cause di errore più comuni. Queste informazioni sono preziose per definire interventi mirati, ad esempio migliorare i materiali di formazione, chiarire le policy o introdurre controlli di sistema che prevengano gli errori. Contribuiscono direttamente a KPI come il tasso di rifiuto e il tasso di rilavorazione.

È fondamentale per analizzare le cause profonde delle rilavorazioni, individuare gli errori più comuni e definire interventi mirati di formazione o miglioramenti dei sistemi.

Di solito si trova nel registro del flusso di lavoro o nella cronologia delle approvazioni della registrazione contabile. Può essere un campo a testo libero o una voce selezionata da un elenco predefinito.

L’attributo Reparto collega una registrazione contabile a una specifica unità aziendale, funzione o centro di costo. Questi dati organizzativi consentono di attribuire le attività finanziarie all’area aziendale responsabile.

Come il codice società, il reparto consente di segmentare i dati del processo per ottenere un’analisi più dettagliata. Può essere utilizzato per confrontare l’efficienza dei processi, i tassi di rilavorazione o i tempi di approvazione tra reparti diversi. In questo modo è possibile individuare le prassi più efficaci o le aree in cui alcuni team potrebbero aver bisogno di maggiore supporto o di indicazioni sul processo.

Consente di analizzare i processi e confrontarne le prestazioni tra diverse unità aziendali, aiutando a individuare problemi specifici dei reparti o prassi efficaci.

Può trovarsi nei dati di testata o nelle partite della registrazione contabile. Può essere ricavato dall’utente che ha creato la registrazione o dal centro di costo assegnato alla transazione.