Il Suo template per i dati di gestione del ciclo dei ricavi

La data e ora dell’evento indica il momento in cui un’attività si è verificata o è stata registrata. Fornisce il contesto cronologico di tutti gli eventi di un caso e ne ricostruisce la sequenza dall’inizio alla fine del ciclo dei ricavi.

Le date e le ore sono alla base dell’analisi delle prestazioni nel Process Mining. Servono a calcolare KPI fondamentali, come il tempo di ciclo complessivo, la durata tra attività specifiche e i tempi di attesa. Analizzandole, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia in cui i casi rimangono più a lungo, misurare il rispetto degli accordi sui livelli di servizio e comprendere le dinamiche temporali del processo.

Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia e analizzare le prestazioni e l’efficienza del processo.

Queste informazioni sono in genere disponibili nei registri delle transazioni o nei log di audit, oppure in campi delle tabelle degli eventi denominati «data di creazione» o «data di modifica dello stato».

L’ID evento di fatturazione è una chiave univoca assegnata a ogni singola prestazione fatturabile, dalla registrazione iniziale dell’addebito fino al pagamento finale o allo stralcio. È il riferimento centrale che collega tutte le attività correlate, come la creazione e l’invio della richiesta di rimborso, il diniego e la contabilizzazione del pagamento, per uno specifico episodio di cura.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni evento di fatturazione. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un unico ID evento di fatturazione, gli analisti possono visualizzare i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia, misurare i tempi di ciclo e comprendere le differenze nella gestione dei vari casi. È la base di tutte le analisi del ciclo dei ricavi incentrate sui casi.

È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutte le attività correlate e consente di ricostruire e analizzare l’intero ciclo dei ricavi per ogni prestazione fatturabile.

In genere è una chiave primaria nelle tabelle delle transazioni di fatturazione o degli eventi finanziari.

Il nome dell’attività descrive un’azione o una tappa specifica del ciclo dei ricavi. Alcuni esempi sono «Servizio erogato», «Richiesta inviata», «Avviso di pagamento ricevuto», «Pagamento registrato» e «Conto stornato». Ogni attività rappresenta una fase del processo che richiede tempo e risorse.

Questo attributo è fondamentale per il Process Mining, perché definisce i nodi della mappa del processo. Analizzando la sequenza, la frequenza e la durata delle attività, è possibile visualizzare il flusso effettivo del processo, confrontarlo con il modello progettato e individuare deviazioni, cicli di rilavorazione come le richieste respinte e inefficienze.

Questo attributo definisce le fasi del processo ed è essenziale per individuare e visualizzare la mappa del processo, rilevare le rilavorazioni e analizzare la conformità del processo.

Si trova spesso negli event log e nelle tabelle delle transazioni, oppure si ricava dai record delle modifiche di stato nel modulo di fatturazione o gestione delle richieste.

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati di un evento specifico. In un ambiente IT complesso, il processo del ciclo dei ricavi coinvolge spesso più sistemi: per esempio, una cartella clinica elettronica (EHR) per l’erogazione dei servizi, un sistema di fatturazione dedicato per l’invio delle richieste e una piattaforma separata per la gestione dei crediti.

Conoscere il sistema di origine è utile per convalidare i dati, risolvere i problemi e comprendere la frammentazione del processo. Può aiutare a individuare incongruenze tra i sistemi o fasi del processo gestite in applicazioni diverse, che possono causare ritardi o errori nel trasferimento dei dati. Questa analisi consente di valutare l’integrazione e l’efficienza dell’intera architettura IT a supporto del processo.

Aiuta a comprendere la frammentazione del processo tra i diversi sistemi IT ed è fondamentale per convalidare i dati e individuare i colli di bottiglia specifici dei singoli sistemi.

Queste informazioni sono spesso disponibili come campo standard nei dati estratti oppure si possono ricavare dalla tabella o dal file di origine dei dati.

Questo attributo registra l’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati e con quale tempestività siano disponibili. Riflette la latenza della pipeline dei dati e indica quanto siano attuali i risultati dell’analisi di Process Mining.

Nelle Dashboard e nelle analisi di Process Mining, la data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati fornisce un contesto sulla loro attualità. Per il monitoraggio operativo è essenziale sapere se la vista rappresenta lo stato del processo di cinque minuti fa o della notte precedente. In questo modo è possibile gestire le aspettative degli utenti e assicurarsi che le decisioni si basino su dati di cui si conosce l’età.

Fornisce un contesto essenziale sulla tempestività e sull’attualità dei dati, così che analisi e decisioni si basino su un intervallo temporale noto.

In genere viene aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL) e memorizzato come colonna di metadati nell’event log.

La categoria del servizio classifica il tipo di assistenza o servizio fornito al paziente. Può essere una classificazione generale, come «Ricovero» o «Prestazione ambulatoriale», oppure una categoria più specifica relativa a un reparto, come «Chirurgia», «Pronto soccorso» o «Laboratorio». Le diverse categorie di servizio hanno spesso regole di fatturazione, requisiti degli enti pagatori e flussi di processo distinti.

Suddividere il processo del ciclo dei ricavi per categoria del servizio è essenziale per ottenere un’analisi significativa. Consente alle organizzazioni di confrontare i risultati delle diverse linee di servizio, per esempio verificando se il tasso di richieste respinte per gli interventi chirurgici è superiore a quello delle visite. Questo livello di dettaglio aiuta a isolare i problemi e ad adattare gli interventi di miglioramento al contesto operativo specifico di ogni area di servizio.

Consente di confrontare le prestazioni delle diverse linee di servizio e di individuare variazioni nell’efficienza, nei tassi di richieste respinte e nei tempi di pagamento specifiche di determinati tipi di assistenza.

Queste informazioni sono in genere disponibili nei record dettagliati degli addebiti oppure si possono ricavare dalla classe del paziente, dal reparto o dai codici delle procedure.

Quando un ente pagatore respinge una richiesta inviata, fornisce un codice del motivo di rifiuto per spiegare perché non è stata pagata. Questi codici seguono spesso standard di settore, come i Claim Adjustment Reason Codes (CARC), e indicano problemi specifici, per esempio «Servizio non coperto», «Richiesta duplicata» o «Informazioni aggiuntive necessarie».

Questo attributo è tra i più utili per analizzare le cause profonde nel ciclo dei ricavi. Analizzando la frequenza e l’impatto finanziario dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono individuare i problemi nelle fasi precedenti del processo che portano al rifiuto. Per esempio, un numero elevato di richieste respinte per «Informazioni errate sul paziente» segnala problemi nella procedura di registrazione del paziente. In questo modo è possibile apportare miglioramenti basati sui dati, prevenire nuovi rifiuti e aumentare il tasso di pagamento al primo invio.

È fondamentale per analizzare le cause profonde dei rifiuti delle richieste e consente di migliorare in modo mirato i processi iniziali e intermedi, prevenendo future perdite di ricavi.

Queste informazioni provengono dai file di avviso elettronico di rimessa (ERA) o di spiegazione delle prestazioni (EOB) ricevuti dagli enti pagatori.

L’importo della rettifica rappresenta la quota dell’importo fatturato che non si prevede di riscuotere dall’ente pagatore o dal paziente, per motivi quali accordi contrattuali, sconti o storni. Queste rettifiche riducono il totale dei crediti verso clienti e sono una componente normale del ciclo dei ricavi.

Analizzare gli importi delle rettifiche e le relative motivazioni è fondamentale per comprendere l’integrità dei ricavi. Rettifiche elevate o inattese possono segnalare problemi nella registrazione degli addebiti, nella codifica o nella gestione dei contratti. Il Process Mining può aiutare a individuare le varianti del processo o le attività specifiche che portano a tassi di rettifica più elevati, consentendo di analizzarne le cause profonde e massimizzare i ricavi realizzati.

Aiuta ad analizzare le perdite di ricavi monitorando gli storni e gli sconti contrattuali, e mette in evidenza possibili problemi nei processi di contrattazione o fatturazione.

Questo valore è in genere registrato nelle tabelle delle rettifiche finanziarie o nei moduli di registrazione dei pagamenti.

L’importo fatturato rappresenta il costo totale dei servizi erogati indicato in una richiesta o fattura. È il valore finanziario iniziale dell’evento di fatturazione e costituisce la base di riferimento per misurare tutte le transazioni finanziarie successive, come pagamenti e rettifiche.

Nel Process Mining, analizzare l’importo fatturato è fondamentale per comprendere l’impatto finanziario delle inefficienze del processo. Può servire a suddividere i casi in fasce di valore alto e basso e a verificare se determinati problemi di processo incidono in modo sproporzionato sulle richieste di maggior valore. Mettere questo importo in relazione con metriche come il tempo di ciclo o il tasso di richieste respinte aiuta a dare priorità agli interventi sui problemi con le conseguenze finanziarie più rilevanti.

Definisce il valore finanziario iniziale di un caso e consente di analizzare l’impatto economico di inefficienze del processo, come ritardi e richieste respinte.

È un attributo finanziario fondamentale, presente nelle tabelle delle transazioni relative alla registrazione degli addebiti, alla fatturazione o alle richieste di rimborso.

Il nome dell’ente pagatore identifica il soggetto principale a cui viene inviata una richiesta di rimborso. Gli enti pagatori possono essere assicurazioni private come Aetna o UnitedHealthcare, programmi pubblici come Medicare o Medicaid oppure altri soggetti. Ognuno applica regole, requisiti di invio e modalità di pagamento specifici.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni del ciclo dei ricavi. Suddividendo il processo per ente pagatore, le organizzazioni possono individuare quelli con il maggior numero di richieste respinte, i tempi di pagamento più lunghi o le richieste più frequenti di informazioni aggiuntive. L’analisi permette di intervenire in modo mirato, per esempio rinegoziando i contratti, adattando le procedure di invio ai singoli enti pagatori e concentrando la gestione delle richieste respinte dove è più necessaria.

Consente di suddividere per ente pagatore metriche come il tasso di richieste respinte e i tempi di pagamento, un passaggio fondamentale per apportare miglioramenti mirati e negoziare i contratti.

Queste informazioni si trovano in genere nei dati di registrazione del paziente, dell’assicurazione o delle richieste associati all’evento di fatturazione.

Questo attributo identifica l’unità organizzativa associata a una specifica fase del processo, per esempio «Accettazione pazienti», «Codifica», «Fatturazione» o «Recupero crediti». Aiuta a capire come viene distribuito il lavoro e come passa da un team all’altro.

Analizzare il processo dal punto di vista dei reparti è essenziale per comprendere la collaborazione tra funzioni e individuare i colli di bottiglia nei passaggi di consegne tra i team. Consente ai responsabili di vedere quali reparti partecipano alle diverse varianti del processo, misurare l’efficienza dei reparti e allocare le risorse in modo più efficace. L’analisi può mettere in luce problemi sistemici all’interno di un reparto che incidono sull’intero ciclo dei ricavi.

Aiuta a individuare i colli di bottiglia tra reparti e ad analizzare le prestazioni per area funzionale, facendo emergere opportunità per migliorare la collaborazione tra team.

Queste informazioni possono essere incluse nei dati delle transazioni oppure ricavate dai dati anagrafici associati all’utente responsabile.

L’attributo Utente responsabile collega una fase del processo alla persona o al sistema che l’ha eseguita. Può trattarsi di un addetto alla codifica che completa la codifica medica, di uno specialista della fatturazione che invia una richiesta o di un bot automatizzato che registra un pagamento. Il monitoraggio dell’utente aggiunge all’analisi del processo una prospettiva incentrata sulle persone o sui sistemi.

Analizzare le prestazioni del processo per utente o team può far emergere opportunità di formazione, individuare le persone con i risultati migliori e favorire una distribuzione adeguata del carico di lavoro. È inoltre fondamentale per la conformità e gli audit, perché consente di attribuire chiaramente la responsabilità di ogni azione. Questo attributo permette un’analisi dettagliata delle prestazioni e dell’utilizzo delle risorse.

Consente di analizzare le prestazioni dei team e delle singole persone, la distribuzione del carico di lavoro e i livelli di automazione, offrendo indicazioni sull’efficienza delle risorse e sulle esigenze di formazione.

Si trova in genere nei registri delle transazioni o nei log di audit, in campi come «ID utente», «ID dipendente» o «Elaboratore».

L’ID paziente è una chiave univoca assegnata a ogni paziente nell’indice anagrafico principale del sistema sanitario. Questo identificativo collega nel tempo tutti gli episodi clinici e finanziari del paziente.

Mentre l’ID dell’evento di fatturazione identifica il caso relativo a un singolo servizio, l’ID paziente consente un’analisi più ampia di più episodi dello stesso paziente. Può far emergere problemi ricorrenti, come errori ripetuti nella registrazione o schemi di utilizzo dei servizi. Può inoltre essere usato per analizzare l’intero percorso finanziario del paziente, utile per comprendere la sua responsabilità economica e la sua fidelizzazione.

Consente di analizzare più eventi di fatturazione dello stesso paziente, aiutando a individuare problemi ricorrenti e a comprendere il suo percorso finanziario complessivo.

È un identificativo primario presente praticamente in tutti i sistemi clinici e finanziari, proveniente dal sistema di registrazione dei pazienti o dalla cartella clinica elettronica (EHR).

L’ID richiesta è un identificativo specifico della fattura inviata a una compagnia assicurativa. Un singolo evento di fatturazione può generare più richieste se deve essere fatturato a enti pagatori primari, secondari e terziari, oppure se una richiesta viene corretta e inviata di nuovo.

Monitorare l’ID richiesta è importante per comprendere i dettagli del processo di interazione con l’ente pagatore. Consente di analizzare i cicli di rilavorazione dovuti ai nuovi invii e di seguire lo stato di una specifica fattura inviata. Analizzare il processo in base all’ID richiesta offre una visione più dettagliata del ciclo di invio e risoluzione rispetto all’analisi del solo evento di fatturazione.

Consente di monitorare nel dettaglio l’invio e il nuovo invio delle richieste, analizzando con precisione le interazioni con gli enti pagatori e i cicli di rilavorazione.

Questo identificativo viene generato dal sistema di fatturazione al momento della creazione della richiesta e memorizzato nelle tabelle di gestione delle richieste.

L’importo pagato è la somma cumulativa di tutti i pagamenti registrati per uno specifico evento di fatturazione. Comprende i pagamenti degli enti pagatori primari e secondari, oltre a quelli effettuati dal paziente. Rappresenta il denaro effettivamente incassato per i servizi erogati.

Analizzare l’importo pagato è essenziale per misurare i risultati finanziari e l’efficienza del ciclo dei ricavi. Confrontarlo con l’importo fatturato fornisce indicazioni sui ricavi netti e sui tassi di riscossione. Nel Process Mining, questo attributo aiuta a quantificare l’esito finanziario dei diversi percorsi del processo e a individuare le caratteristiche delle richieste pagate per intero e nei tempi previsti, rispetto a quelle che non lo sono.

Misura il denaro effettivamente incassato per un caso, un dato fondamentale per valutare l’efficacia della riscossione e i risultati finanziari complessivi del processo.

Queste informazioni si trovano nelle tabelle delle transazioni relative alla registrazione dei pagamenti o all’applicazione degli incassi.

Come il motivo di rifiuto, il motivo della rettifica spiega perché una parte dell’importo fatturato è stata stornata o rettificata. Chiarisce se la rettifica è dovuta a un obbligo contrattuale nei confronti di un ente pagatore, a una politica di assistenza caritatevole, allo storno di un piccolo saldo o alla correzione di un errore di fatturazione.

Analizzare i motivi delle rettifiche fornisce indicazioni sull’integrità dei ricavi e sui risultati finanziari. Aiuta a distinguere le rettifiche contrattuali previste dagli storni evitabili dovuti a errori interni. Applicando filtri alla mappa del processo in base a specifici motivi di rettifica, gli analisti possono individuare le debolezze del processo che causano perdite di ricavi evitabili e concentrare di conseguenza gli interventi di miglioramento.

Fornisce il contesto delle rettifiche finanziarie e aiuta a distinguere gli obblighi contrattuali dalle perdite di ricavi evitabili dovute a errori di processo.

Si trova nelle tabelle delle transazioni finanziarie del sistema di fatturazione o di contabilità dei pazienti, spesso associato alle transazioni di rettifica o storno.

Il saldo residuo rappresenta l’importo ancora da riscuotere per un evento di fatturazione. In genere si calcola sottraendo gli importi pagati e le rettifiche dall’importo fatturato. Il valore cambia nel corso del ciclo di vita del caso man mano che vengono registrati pagamenti e rettifiche.

Questo attributo è un indicatore importante dello stato dei crediti verso clienti. Nel Process Mining, analizzare il saldo residuo nelle diverse fasi del processo aiuta a gestire l’anzianità dei crediti e a stabilire le priorità delle attività di recupero. Può servire a individuare i tipi di caso o i percorsi del processo che tendono a lasciare saldi elevati, segnalando problemi nella gestione dei pagamenti o delle richieste respinte.

È una misura importante dei crediti verso clienti e dell’efficacia della riscossione, utile per stabilire le priorità delle attività di sollecito e analizzare l’anzianità dei crediti.

Spesso si calcola a partire dagli importi fatturati, pagati e rettificati. Può anche essere memorizzato in un campo del sistema di gestione dei crediti o della contabilità dei pazienti.

Lo stato del conto offre un quadro della situazione di un evento di fatturazione in un determinato momento del suo ciclo di vita. Riflette l’esito dell’attività più recente e indica se il conto è aperto e in attesa di pagamento, chiuso, affidato al recupero crediti o in un altro stato.

Il Process Mining ricostruisce il flusso delle attività, mentre l’attributo Stato del conto è utile per filtrare e suddividere i casi in base alla loro condizione attuale. È particolarmente utile nelle Dashboard di monitoraggio operativo, che devono mostrare il volume e il valore dei conti nelle diverse fasi, per esempio il totale dei crediti verso clienti in attesa di risposta dall’ente pagatore o il numero di conti affidati di recente a un’agenzia di recupero crediti.

Fornisce un quadro aggiornato dei casi, utile nelle Dashboard operative e per suddividere l’analisi in base alla fase del ciclo di vita in cui si trovano i conti.

In genere è un campo di stato nel record principale del conto del paziente o dell’evento di fatturazione nel sistema di contabilità dei pazienti.