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Migliori l’elaborazione delle fatture fornitori

Guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle fatture fornitori in SAP ECC

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Elaborazione delle fatture fornitori

SAP ECC

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Ottimizzi l’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC

L’elaborazione delle fatture fornitori è spesso soggetta a ritardi nelle approvazioni, errori e difficoltà legate alla conformità. La nostra piattaforma consente di individuare con precisione i colli di bottiglia e le inefficienze nel flusso di lavoro esistente. Scopra come semplificare le operazioni, ridurre i costi e migliorare la conformità, analizzando l’intero ciclo di vita di ogni fattura.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC?

L’elaborazione delle fatture fornitori è una funzione essenziale per la solidità finanziaria dell’organizzazione e per i rapporti con i fornitori. Se i processi di contabilità fornitori sono inefficienti, soprattutto in un sistema complesso come SAP ECC, possono verificarsi perdite finanziarie significative, colli di bottiglia operativi e rischi di conformità. Le penali per i pagamenti in ritardo possono ridurre i margini, gli sconti per pagamento anticipato non sfruttati possono costare migliaia di euro e i ritardi nei pagamenti possono compromettere i rapporti con i fornitori. Spesso, questi problemi sono il segnale di inefficienze più profonde e difficili da individuare nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture fornitori.

L’inserimento manuale dei dati, i processi di approvazione frammentati e la mancanza di visibilità in tempo reale sullo stato delle fatture allungano i tempi di ciclo e aumentano i costi di elaborazione. Inoltre, le deviazioni dalle politiche interne o dai requisiti normativi possono esporre l’azienda ad audit e sanzioni. Ottimizzare questo processo non significa soltanto risparmiare: significa garantire l’accuratezza finanziaria, mantenere rapporti solidi con i fornitori e liberare risorse preziose da dedicare alle iniziative strategiche. Per raggiungere questi obiettivi è fondamentale comprendere l’intero ciclo di vita di ogni fattura, da 'Invoice Received' a 'Payment Cleared'.

Come il Process Mining trasforma l’analisi delle fatture fornitori

Il Process Mining offre un metodo basato sui dati per analizzare in profondità l’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC. Invece di affidarsi a testimonianze aneddotiche o verifiche manuali, il Process Mining utilizza i dati degli eventi direttamente dal modulo SAP ECC FI-GL, ad esempio dalle tabelle BKPF e BSEG, per ricostruire il percorso completo di ogni fattura. Offre così una visione oggettiva e basata su dati concreti del funzionamento effettivo dei processi, mostrando la sequenza reale delle attività e la loro durata.

Per ogni fattura, il Process Mining registra ogni passaggio: da 'Invoice Data Captured' a 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed' e, infine, 'Payment Cleared'. Visualizzando l’intero flusso di lavoro, è possibile individuare con precisione i colli di bottiglia, rilevare passaggi ridondanti e portare alla luce deviazioni non autorizzate che altrimenti potrebbero passare inosservate. Questa capacità di analisi consente di andare oltre le osservazioni superficiali e risalire alle cause profonde dei ritardi e delle inefficienze nell’elaborazione delle fatture fornitori.

Principali ambiti di miglioramento individuati con il Process Mining

Il Process Mining offre indicazioni chiare sugli ambiti dell’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC che possono essere migliorati:

Ottimizzazione del flusso di approvazione: Individui facilmente le fatture bloccate nelle code di approvazione, gli approvatori che causano ritardi e le deviazioni dei flussi di approvazione dai percorsi standard. Queste informazioni consentono di semplificare l’instradamento delle approvazioni e ridurre il tempo di ciclo complessivo.
Rilevamento e risoluzione delle discrepanze: Analizzi la frequenza e la durata delle attività 'Discrepancy Resolved', in particolare quelle legate a 'Purchase Order Matched' e 'Goods Receipt Matched'. Comprenda perché si verificano le discrepanze, quali fornitori o tipologie di ordini di acquisto sono più interessati e quanto tempo occorre per risolverle, riducendo così le rilavorazioni manuali.
Conformità ai termini di pagamento e flussi di cassa: Monitori il rispetto dei termini di pagamento e della 'Invoice Due Date'. Il Process Mining evidenzia i pagamenti in ritardo, gli sconti per pagamento anticipato non sfruttati e i pagamenti effettuati in anticipo, aiutando a ottimizzare i flussi di cassa e a migliorare i rapporti con i fornitori, assicurando che 'Payment Executed' avvenga nei tempi previsti.
Potenziale di automazione: Individui le attività ripetitive e standardizzate che si prestano all’automazione robotica dei processi (RPA) o a una migliore configurazione di SAP ECC, così da ridurre le attività di routine del team.

Risultati attesi: vantaggi misurabili per l’azienda

Ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori con il Process Mining porta a vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione del tempo di ciclo: Riduca sensibilmente il tempo medio necessario per elaborare una fattura dalla ricezione al pagamento, spesso del 30% o più, eliminando i colli di bottiglia e semplificando le attività.
Riduzione dei costi di elaborazione: Ottenga risparmi significativi riducendo il lavoro manuale, gli errori che richiedono rilavorazioni e le penali per i pagamenti in ritardo.
Maggiore conformità: Garantisca il rispetto costante delle politiche interne, dei termini di pagamento e dei requisiti normativi, riducendo i rischi e mantenendo l’organizzazione sempre pronta per gli audit.
Gestione ottimizzata dei flussi di cassa: Migliori il capitale circolante gestendo strategicamente le tempistiche dei pagamenti, sfruttando al massimo gli sconti per pagamento anticipato ed evitando pagamenti urgenti non necessari.
Rapporti più solidi con i fornitori: Rafforzi la fiducia e la collaborazione con i fornitori grazie a pagamenti regolari, puntuali e trasparenti.

Come iniziare a ottimizzare i processi di contabilità fornitori

Ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC con il Process Mining è più semplice di quanto possa sembrare. Utilizzando i dati SAP ECC già disponibili, può ottenere rapidamente informazioni approfondite sullo stato attuale. Potrà così prendere decisioni consapevoli, basate sui dati, e migliorare concretamente le operazioni. Inizi oggi a trasformare la contabilità fornitori in una funzione efficiente, snella e conforme.

Elaborazione delle fatture fornitori Verifica delle fatture Team della contabilità fornitori Confronto a tre vie Ordini di acquisto Elaborazione dei pagamenti Operazioni finanziarie Flusso di lavoro di approvazione delle fatture Pagamento ai fornitori Gestione della conformità Automazione della contabilità fornitori Gestione delle fatture Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le fatture restano spesso bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi nei pagamenti, rapporti difficili con i fornitori e possibili penali per i pagamenti tardivi. Senza informazioni chiare sui motivi dei rallentamenti, le organizzazioni faticano a intervenire sulle cause profonde e a migliorare la gestione dei flussi di cassa nella contabilità fornitori.
ProcessMind ricostruisce i percorsi di approvazione effettivi e individua gli approvatori o i reparti che causano ritardi. Analizzando il tempo trascorso in ogni fase di approvazione in SAP ECC, individua i colli di bottiglia, chiarisce i motivi dei rifiuti e suggerisce interventi per accelerare il flusso di lavoro di approvazione delle fatture.

Una parte significativa del tempo viene dedicata ad attività manuali come l’inserimento dei dati, il confronto e la gestione delle eccezioni. Questo aumenta i costi operativi e sottrae risorse alle attività finanziarie strategiche. L’inefficienza fa aumentare i costi di elaborazione per fattura e il rischio di errori umani nella contabilità fornitori.
ProcessMind mostra dove gli interventi manuali sono più frequenti, monitorando attività come "Invoice Data Captured" e "Discrepancy Resolved". Evidenzia le opportunità di automazione o riprogettazione dei processi nella contabilità fornitori in SAP ECC, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’allocazione delle risorse.

Dati errati, ordini di acquisto o entrate merci non corrispondenti ed errori nei dettagli delle fatture spesso causano il rifiuto delle fatture o la loro restituzione per correzioni, con conseguenti rilavorazioni e tempi di ciclo più lunghi. Queste discrepanze provocano ritardi e aumentano i costi operativi dell’elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind individua gli schemi di rilavorazione e le attività che li innescano, come la ripetizione di "Invoice Data Captured" o "Discrepancy Resolved". Aiuta a risalire alle cause profonde delle discrepanze in SAP ECC e suggerisce modifiche ai processi per ridurre le rielaborazioni.

A causa di inefficienze e ritardi nei processi, spesso le organizzazioni non riescono a sfruttare gli sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori, perdendo opportunità di risparmio e gestendo i flussi di cassa in modo non ottimale. Questo incide direttamente sulla redditività dell’elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind analizza il percorso delle fatture da "Invoice Received" a "Payment Executed" confrontandolo con "Payment Terms" e "Invoice Due Date". Evidenzia le fatture che avrebbero potuto beneficiare di uno sconto per pagamento anticipato in SAP ECC, ma per cui il termine è scaduto, consentendo di intervenire in modo mirato per ottenere questi risparmi.

Le fatture possono essere pagate oltre i termini concordati o approvate senza la dovuta autorizzazione, con conseguenti rischi di conformità, rilievi di audit e possibili sanzioni finanziarie. Nel processo di elaborazione delle fatture fornitori, è fondamentale rispettare le policy interne e le normative esterne.
ProcessMind individua gli scostamenti dai termini di pagamento e dalle gerarchie di approvazione previsti, confrontando i percorsi effettivi del processo con le regole definite. Segnala i casi di mancata conformità in SAP ECC, rendendo visibili le violazioni delle policy e consentendo di adottare misure correttive per rafforzare i controlli nel processo di elaborazione delle fatture fornitori.

Spesso è difficile determinare in tempo reale lo stato o la posizione di una fattura nel flusso di lavoro di elaborazione. Ne conseguono richieste dei fornitori senza risposta e frustrazione all’interno dell’azienda. Questa mancanza di trasparenza ostacola una gestione e una pianificazione efficaci del processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind offre una visualizzazione completa del percorso di ogni fattura, da «Fattura ricevuta» a «Pagamento contabilizzato». Fornisce aggiornamenti in tempo reale sullo stato e mostra con precisione dove le fatture si bloccano in SAP ECC, offrendo al team della contabilità fornitori una visibilità completa e strumenti per comunicare meglio.

Spesso le fatture seguono nel sistema percorsi diversi da quello standard, causando elaborazioni incoerenti, più errori e difficoltà nel gestire volumi crescenti. Queste varianti nascoste aumentano i costi e rendono più complessa l’ottimizzazione del processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo in SAP ECC, mostrando come vengono davvero elaborate le fatture rispetto a come dovrebbero esserlo. Evidenzia i passaggi ad hoc e gli scostamenti dal percorso standard, aiutando le organizzazioni a uniformare e semplificare il processo di elaborazione delle fatture fornitori.

L’abbinamento a tre vie, che confronta fattura, ordine di acquisto e ricevimento merci, subisce spesso ritardi dovuti a informazioni mancanti, discrepanze o complessità del sistema. Questi rallentamenti creano un collo di bottiglia nell’intero flusso di lavoro di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind monitora le attività «Ordine di acquisto abbinato» e «Ricevimento merci abbinato», individuando le singole fatture o le tipologie di fattura che si bloccano in queste fasi. Analizza attributi come «Numero ordine di acquisto» e «Numero ricevimento merci» in SAP ECC per individuare le cause precise dei ritardi nell’abbinamento e migliorare l’efficienza.

Un numero considerevole di fatture viene pagato dopo la scadenza, con conseguenti penali per ritardato pagamento, rapporti compromessi con i fornitori e un impatto negativo sul merito creditizio. Il problema evidenzia inefficienze nelle fasi di pianificazione ed esecuzione dei pagamenti del processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind mette in relazione la «Data di scadenza della fattura» con le attività «Pagamento eseguito» e «Pagamento contabilizzato», individuando chiaramente tutte le fatture scadute e il percorso seguito da ciascuna. Mostra in quali fasi di SAP ECC si verificano i ritardi che fanno slittare i pagamenti oltre la scadenza, consentendo di intervenire tempestivamente.

Quando una fattura si discosta dal percorso standard o presenta errori, individuarne le cause profonde può richiedere molto tempo e lavoro manuale, rallentando la risoluzione. Capire cosa genera le eccezioni è essenziale per migliorare il processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind evidenzia automaticamente tutti i casi eccezionali e gli scostamenti dal percorso più comune. Analizzando le attività precedenti e gli attributi in SAP ECC, aiuta a individuare le vere cause profonde delle eccezioni e a definire interventi mirati per ridurne la frequenza.

Il carico di lavoro per l’elaborazione delle fatture è spesso distribuito in modo disomogeneo tra i membri del team della contabilità fornitori: alcuni sono sovraccarichi e diventano colli di bottiglia, mentre altri hanno tempi di inattività. Questo squilibrio riduce l’efficienza complessiva del team e può causare ritardi nel processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind utilizza i registri delle attività e gli attributi «Utente addetto all’elaborazione» per visualizzare la distribuzione del carico di lavoro tra i membri del team o i reparti in SAP ECC. Individua le persone o i team che gestiscono volumi o casi complessi in misura sproporzionata, aiutando a pianificare meglio le risorse e a bilanciare i carichi.

Il tempo complessivo necessario per elaborare una fattura, dalla ricezione iniziale al pagamento finale, è troppo lungo e incide sul flusso di cassa, sull’accuratezza della rendicontazione finanziaria e sulla soddisfazione dei fornitori. Ridurre il tempo di ciclo end-to-end è un obiettivo fondamentale nel processo di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind calcola il tempo di ciclo end-to-end esatto di ogni fattura, monitorando tutte le attività da «Fattura ricevuta» a «Pagamento contabilizzato». Individua le fasi e le varianti in SAP ECC che contribuiscono maggiormente ad allungare i tempi di ciclo, fornendo indicazioni concrete per accelerare il processo.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che una fattura trascorre in attesa di approvazione, affrontando direttamente i ritardi nei pagamenti e migliorando i rapporti con i fornitori. Approvazioni più rapide favoriscono pagamenti puntuali, consentono di sfruttare eventuali sconti per pagamento anticipato ed evitano penali per ritardo, con un impatto significativo sul flusso di cassa del processo di elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC. Il risultato può tradursi in notevoli risparmi e in una maggiore soddisfazione dei fornitori. ProcessMind visualizza i percorsi effettivi di approvazione e individua i colli di bottiglia e i punti di deviazione in SAP ECC. Analizzando la durata delle attività e l’allocazione delle risorse, identifica le fasi o gli approvatori che causano ritardi, consentendo di riprogettare il processo in modo mirato e monitorare i risultati per ridurre concretamente i tempi del ciclo di approvazione. Il successo si misura in base alla durata media delle approvazioni.

Automatizzare attività ripetitive, come l’inserimento dei dati o l’abbinamento delle fatture fornitori, libera il team dal lavoro di routine e gli permette di concentrarsi sulle eccezioni e sulle attività strategiche. In SAP ECC, questo riduce gli errori umani, accelera l’elaborazione e abbassa i costi operativi legati al lavoro manuale. L’obiettivo finale è ridurre al minimo l’intervento umano per le fatture standard. ProcessMind mappa le attività manuali esistenti e le varianti nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Evidenzia le attività che si prestano all’automazione e quantifica i potenziali risparmi di tempo e costi. Fornendo un quadro chiaro dei processi attuali, supporta la progettazione e l’implementazione di soluzioni di automazione, consentendo di verificarne l’impatto sull’efficienza e monitorare la riduzione delle attività manuali.

Le frequenti discrepanze nei dati delle fatture fornitori comportano rilavorazioni, ritardi e insoddisfazione dei fornitori, generando costi nascosti significativi. Per raggiungere questo obiettivo, occorre garantire l’accuratezza dei dati della fattura dalla fase di acquisizione fino alla registrazione in SAP ECC, riducendo al minimo le eccezioni e le correzioni manuali. Ne derivano una migliore qualità dei dati e una maggiore efficienza operativa. ProcessMind individua dove e perché si verificano discrepanze, analizzando gli event log alla ricerca di cicli di rilavorazione e correzioni di errori nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture fornitori. Ne visualizza la frequenza e l’impatto, consentendo di individuare le cause profonde, adottare misure preventive e monitorare la riduzione degli errori dopo gli interventi.

Gli sconti per pagamento anticipato non ottenuti rappresentano una perdita diretta di risparmi potenziali per l’organizzazione. L’obiettivo è ottimizzare il processo di elaborazione delle fatture fornitori, affinché le fatture vengano approvate e pagate entro i termini e si possano ottenere più sconti. Il risultato incide direttamente sui margini e migliora la gestione del flusso di cassa in SAP ECC. ProcessMind analizza il tempo di ciclo end-to-end delle fatture e individua i ritardi che fanno perdere le finestre utili per il pagamento anticipato. Evidenzia i percorsi e i colli di bottiglia che impediscono pagamenti puntuali, consentendo di adottare misure correttive e monitorare la percentuale di fatture che possono beneficiare degli sconti e che li ottengono effettivamente.

È fondamentale che tutte le fatture fornitori rispettino le policy interne, i requisiti normativi e i termini di pagamento stabiliti, a tutela dell’integrità finanziaria e della gestione dei rischi. L’obiettivo è azzerare i pagamenti e le approvazioni non conformi in SAP ECC, proteggendo l’organizzazione da sanzioni, frodi e rilievi di audit. In questo modo si rafforzano la fiducia e la governance operativa. ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dalle regole di conformità definite, come le approvazioni non autorizzate o i termini di pagamento errati, nel flusso di elaborazione delle fatture fornitori. Visualizza tutti i casi non conformi, ne quantifica la frequenza e aiuta a individuare le attività o i ruoli responsabili, così da poter intervenire con formazione mirata e adeguamenti dei controlli.

La scarsa visibilità sullo stato delle fatture fornitori genera incertezza, richieste ridondanti e difficoltà nella gestione proattiva. L’obiettivo è disporre di informazioni complete e aggiornate sul percorso di ogni fattura in SAP ECC, dalla ricezione al pagamento, così che tutte le persone coinvolte possano contare sui dati necessari. Si riducono così il carico amministrativo e i tempi decisionali. ProcessMind crea una mappa accurata e aggiornata in tempo reale del processo di ogni fattura, mostrando l’attività corrente, le approvazioni in sospeso e il percorso seguito. Consente di monitorare le singole fatture, individuare dove si bloccano e conoscere i tempi medi di elaborazione, offrendo la trasparenza necessaria per affrontare i colli di bottiglia e rispondere rapidamente alle richieste sullo stato.

Le varianti e gli scostamenti non necessari nel processo di elaborazione delle fatture fornitori causano inefficienze, più errori e maggiori costi di formazione. L’obiettivo è individuare ed eliminare questi percorsi non standard in SAP ECC, definendo un flusso di lavoro snello, coerente ed efficiente. La standardizzazione riduce la complessità e rende il processo più prevedibile. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo di elaborazione delle fatture fornitori. Ne visualizza la frequenza e le prestazioni, evidenziando gli scostamenti dal percorso ideale. Quantificando l’impatto di queste varianti, fornisce indicazioni basate sui dati per consolidare e applicare le migliori pratiche standard, riducendo la complessità non necessaria.

I ritardi nell’abbinamento degli ordini di acquisto (PO) e dei ricevimenti merci (GR) alle fatture sono una causa frequente di blocchi nei pagamenti e arretrati nell’elaborazione. L’obiettivo è accelerare sensibilmente l’abbinamento a tre vie nel processo di elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC, per verificare e approvare i pagamenti più rapidamente. Si migliora così l’efficienza e si riduce il lavoro manuale. ProcessMind individua le fasi esatte e le cause dei ritardi nell’abbinamento tra PO, GR e fattura. Mostra per quanto tempo le fatture restano in attesa dell’abbinamento e individua le discrepanze ricorrenti o le informazioni mancanti che causano rilavorazioni. Rendendo visibili questi colli di bottiglia, consente di intervenire in modo mirato e accelerare questa fase essenziale di verifica.

Un numero elevato di fatture fornitori scadute può compromettere i rapporti con i fornitori, comportare penali per ritardato pagamento e complicare le previsioni finanziarie. L’obiettivo è ridurre drasticamente la percentuale di fatture pagate oltre la scadenza in SAP ECC, migliorando la gestione del flusso di cassa e la fiducia dei fornitori. Una riduzione del 25% rappresenta un miglioramento operativo significativo. ProcessMind individua con precisione quali fatture scadono e in quale fase del flusso di elaborazione delle fatture fornitori si verificano di solito i ritardi. Analizza le cause profonde, che si tratti di approvazioni lente, problemi di abbinamento o errori nei dati, e fornisce indicazioni concrete per prevenire futuri ritardi e monitorare la riduzione delle fatture scadute.

Le eccezioni nell’elaborazione delle fatture fornitori richiedono interventi manuali, aumentano i costi e rallentano il processo complessivo. L’obiettivo è individuare sistematicamente le cause profonde delle eccezioni più comuni in SAP ECC, andando oltre i sintomi superficiali per adottare soluzioni preventive durature. Comprendere le cause profonde è essenziale per il miglioramento continuo. ProcessMind rileva automaticamente le eccezioni ricorrenti e gli scostamenti dal flusso standard nel processo di elaborazione delle fatture fornitori. Consente di scendere di livello e analizzare gli attributi dei singoli casi e le attività precedenti, per individuare le vere cause profonde delle eccezioni. In questo modo è possibile prendere decisioni basate sui dati ed eliminarle, anziché limitarsi a gestirle.

Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro tra gli addetti alla contabilità fornitori può causare esaurimento, arretrati e prestazioni incoerenti. L’obiettivo è analizzare e bilanciare il carico di lavoro del team in SAP ECC, garantendo efficienza, equità e produttività costante. Una distribuzione ottimale può migliorare il morale del team e accelerare l’elaborazione. ProcessMind analizza le attività svolte da ciascun addetto e il volume di fatture gestite, individuando colli di bottiglia e squilibri. Mostra quali addetti sono sovraccarichi o sottoutilizzati e fornisce indicazioni per riassegnare le attività in modo più efficace, rendendo più fluido ed efficiente il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture fornitori per tutto il team.

Un tempo di ciclo eccessivo dalla ricezione della fattura al pagamento finale comporta costi operativi più elevati, possibili penali per ritardato pagamento e una gestione meno efficiente del flusso di cassa. L’obiettivo generale è ridurre sensibilmente il tempo totale necessario per elaborare una fattura fornitori in SAP ECC, dall’inizio alla fine. Ne migliorano l’agilità operativa e i risultati finanziari. ProcessMind offre una visione completa e visiva dell’intero percorso di elaborazione delle fatture fornitori. Calcola il tempo di ciclo totale di tutte le fatture e individua ogni collo di bottiglia, ritardo o ciclo di rilavorazione. Questa visione d’insieme consente di definire interventi mirati per rendere il flusso end-to-end più rapido e lineare.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l’elaborazione delle fatture fornitori

Scaricare il template per la contabilità fornitori

Esportare i dati da SAP ECC

Caricare l’insieme di dati della contabilità fornitori

Analizzare i colli di bottiglia nella contabilità fornitori

Applicare ottimizzazioni alla contabilità fornitori

Monitorare le prestazioni della contabilità fornitori

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Cosa fare

Ottenga il template Excel preconfigurato per il processo di elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC. Il template definisce la struttura dei dati necessaria per un’analisi accurata.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Un formato dati standardizzato è essenziale per estrarre i dati in modo coerente e acquisire tutte le informazioni necessarie a un’analisi completa del processo.

Risultato atteso

Un template Excel vuoto e strutturato, pronto per contenere i dati della contabilità fornitori di SAP ECC.

LA SUA ANALISI

Scopra come vengono elaborate le fatture fornitori in SAP ECC

ProcessMind offre visualizzazioni del processo effettivo di gestione delle fatture fornitori, mostrando ogni passaggio e deviazione. Ottenga informazioni chiare sui colli di bottiglia, sulle lacune di conformità e sulle aree che possono essere ottimizzate.

Visualizzi il flusso effettivo del processo di gestione delle fatture fornitori
Individui con precisione i colli di bottiglia e i ritardi nelle approvazioni
Individui le cause profonde delle violazioni della conformità e degli errori
Ottimizzi i tempi di elaborazione e riduca i costi

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati raggiungibili nell’elaborazione delle fatture fornitori

Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono in genere utilizzando il Process Mining per ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori e individuare colli di bottiglia e inefficienze in SAP ECC. Grazie ad analisi approfondite dei dati delle fatture, le aziende possono semplificare le operazioni e rafforzare i controlli finanziari.

0 %

Approvazioni delle fatture più rapide

Riduzione del tempo di ciclo delle approvazioni

Semplifichi i flussi di lavoro di approvazione delle fatture, elimini i colli di bottiglia e acceleri questa fase essenziale, per garantire elaborazioni e pagamenti puntuali.

0 %

Più sconti ottenuti

Aumento della percentuale di sconti per pagamento anticipato ottenuti

Ottimizzi la pianificazione dei pagamenti individuando e dando priorità alle fatture che possono beneficiare degli sconti per pagamento anticipato, con un impatto diretto sui risultati economici.

0 %

Meno rilavorazioni delle fatture

Riduzione delle fatture che richiedono rilavorazioni

Individui e risolva le cause profonde delle discrepanze e degli errori nei dati che fanno rientrare le fatture nelle fasi di elaborazione, migliorando la qualità dei dati e l’efficienza.

0 %

Maggiore livello di automazione

Minore necessità di interventi manuali

Individui le opportunità di automatizzare le attività ripetitive e ridurre gli interventi manuali, così che il personale della contabilità fornitori possa dedicarsi ad attività più strategiche e i costi di elaborazione diminuiscano.

~ 0 days

Abbinamento degli ordini di acquisto più rapido

Riduzione dei tempi di abbinamento tra ordine di acquisto, ricevimento merci e fattura

Ottimizzi l’abbinamento tra ordini di acquisto, ricevimenti merci e fatture, riducendo i ritardi e migliorando l’efficienza del ciclo dall’approvvigionamento al pagamento.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre riportate rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascun documento di fattura, utilizzato come ID del caso principale per seguirne il percorso dalla ricezione al pagamento.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che collega tutte le attività relative alla fattura e consente un’analisi completa, dall’inizio alla fine, del processo di contabilità fornitori per ciascuna fattura.

Nome di una specifica fase aziendale o di un evento verificatosi durante il ciclo di elaborazione della fattura.

Perché è importante

Le attività costituiscono la struttura portante della mappa del processo e consentono di visualizzare il flusso, individuare i colli di bottiglia e analizzare le deviazioni.

Data e ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo riferimento temporale è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, compresi i tempi di ciclo e i colli di bottiglia, e costituisce la base per l’analisi delle prestazioni.

Nome utente SAP del dipendente che ha eseguito l’attività, ad esempio la registrazione o la modifica della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni degli utenti e individuare opportunità di formazione o squilibri nell’allocazione delle risorse.

Nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei singoli fornitori, gestire i rapporti con loro e individuare i problemi legati a fornitori specifici.

Chiave univoca che rappresenta un’entità giuridica o una società nell’organizzazione SAP.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi del processo per entità giuridica e di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali.

Valore lordo totale della fattura, comprensivo di imposte e altri oneri, nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario del processo e consente analisi basate sul valore, di dare priorità alle fatture di importo elevato e di calcolare gli indicatori finanziari.

Data calcolata entro la quale deve essere pagata la fattura, in base alle condizioni di pagamento.

Perché è importante

È una data fondamentale per monitorare la conformità dei pagamenti, calcolare gli indicatori relativi alle scadenze e ottenere sconti per pagamento anticipato.

Codice che definisce le condizioni di pagamento, come le date di scadenza e gli eventuali sconti.

Perché è importante

Definisce le regole per le scadenze dei pagamenti e gli sconti, fondamentali per ottimizzare la gestione finanziaria e monitorare la conformità.

Identificativo dell’ordine di acquisto a cui viene addebitata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento e consente di analizzare le fatture con o senza ordine di acquisto e l’efficienza dell’abbinamento a tre vie.

Codice che indica perché una fattura è bloccata e non può essere pagata.

Perché è importante

Indica la causa profonda dei ritardi nei pagamenti e consente di intervenire in modo mirato per ridurre le eccezioni, le rilavorazioni e i tempi di elaborazione delle fatture.

Utente o ruolo responsabile dell’approvazione della fattura per il pagamento.

Perché è importante

Identifica chi è responsabile delle approvazioni e consente di analizzare i tempi di ciclo e i colli di bottiglia per persona o team.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di un documento fattura in SAP, come documento preliminare o registrato definitivamente. In genere è il primo evento con timestamp associato alla fattura e costituisce il punto di partenza dell’analisi del processo. Viene rilevato dalla data e dall’ora di inserimento del documento nella tabella BKPF.

Perché è importante

Questa attività costituisce l’evento di inizio principale del percorso di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo momento permette di misurare il tempo di ciclo end-to-end totale e individuare i ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

L’approvatore designato ha confermato che la fattura è valida e pronta per il pagamento. L’evento può essere registrato esplicitamente da un sistema di flusso di lavoro oppure dedotto dalla rimozione di un blocco di pagamento. È una tappa fondamentale prima del pagamento.

Perché è importante

Questa tappa fondamentale sblocca la fattura per il pagamento. I ritardi prima o dopo questo passaggio indicano problemi di natura diversa, come la disponibilità degli approvatori o la pianificazione delle esecuzioni di pagamento.

La fattura viene registrata formalmente nella contabilità generale, creando una passività finanziaria. Un documento preliminare viene convertito in un documento registrato oppure viene creato direttamente come documento registrato. È un passaggio fondamentale della contabilità finanziaria.

Perché è importante

La registrazione è una tappa fondamentale che trasforma la fattura in una passività ufficiale. Segna il passaggio dalla fase di inserimento dei dati alla gestione attiva dei pagamenti.

La fattura è stata inclusa nell’elenco delle proposte di pagamento nell’ambito di un’esecuzione di pagamento (codice transazione F110). Pur non corrispondendo a un pagamento definitivo, indica l’intenzione di pagare. La fattura viene selezionata in base alla data di scadenza e alle condizioni di pagamento.

Perché è importante

È il primo passaggio del processo di pagamento automatizzato. I ritardi tra la proposta e l’esecuzione del pagamento possono indicare problemi di approvazione o pianificazione dell’esecuzione.

La fattura è stata pagata interamente e la voce aperta è stata compensata con un documento di pagamento. Questo segna il completamento del processo di contabilità fornitori per la fattura. L’evento viene rilevato dalle informazioni sul documento di compensazione.

Perché è importante

È l’evento finale del percorso di esito positivo. Il tempo necessario per raggiungere questa attività è una misura importante dell’efficienza complessiva del processo. È inoltre essenziale per calcolare la puntualità dei pagamenti e gli sconti ottenuti.

Il documento della fattura registrata è stato annullato creando un documento di storno. Questa operazione annulla l’impatto finanziario della fattura originale e rappresenta un esito alternativo, spesso negativo, del processo.

Perché è importante

Gli storni indicano errori, come dati inseriti in modo errato o fatture duplicate. Monitorare la frequenza e i motivi degli storni aiuta a individuare opportunità per migliorare la qualità dei dati e la correttezza al primo tentativo.

Domande frequenti

Quali indicazioni può fornire il Process Mining sull’elaborazione delle fatture fornitori in SAP ECC?

Il Process Mining ricostruisce il flusso end-to-end effettivo delle fatture fornitori, facendo emergere varianti nascoste, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione in SAP ECC. Individua gli scostamenti esatti dai processi standard e il loro impatto su efficienza, conformità e costi. In questo modo è possibile stabilire le priorità degli interventi di ottimizzazione sulla base dei dati.

Di quali dati di SAP ECC ho bisogno per iniziare ad analizzare con il Process Mining le fatture fornitori?

Servono principalmente event log con i dettagli sulla creazione delle fatture, le fasi di approvazione, le registrazioni dei pagamenti e le eventuali modifiche associate. Tra le tabelle SAP ECC più utilizzate figurano BKPF, BSEG, VBRK, RBKP e RSEG, oltre ai registri delle attività degli utenti relative a queste transazioni. Sono essenziali un identificativo univoco del caso, come il numero della fattura, e timestamp precisi per ogni evento.

In che modo il Process Mining aiuta a ridurre i colli di bottiglia nelle approvazioni e i pagamenti in ritardo?

Il Process Mining visualizza tutti i percorsi e i tempi di approvazione, mostrando con precisione dove e perché le fatture si bloccano e quali approvatori o reparti causano i ritardi. Individuando questi colli di bottiglia critici e le relative cause profonde, consente di intervenire in modo mirato per semplificare i flussi di lavoro. Contribuisce così direttamente a ridurre i tempi di approvazione e il numero di fatture scadute.

Quanto tempo occorre in genere per implementare un progetto di Process Mining nella contabilità fornitori e ottenere risultati?

L’estrazione iniziale dei dati e la creazione del modello possono spesso essere completate in 4-6 settimane, a seconda della disponibilità dei dati e della complessità del sistema. Le prime indicazioni concrete emergono di norma poco dopo e consentono di introdurre subito miglioramenti circoscritti. L’ottimizzazione completa del processo e risultati misurabili richiedono in genere alcuni mesi, durante i quali le modifiche vengono attuate, monitorate e perfezionate.

Il Process Mining è solo uno strumento di reportistica per il processo di contabilità fornitori?

No. A differenza della reportistica tradizionale, il Process Mining ricostruisce il processo end-to-end effettivo a partire dai dati degli eventi. I report mostrano «che cosa è successo», mentre il Process Mining rivela «come» e «perché», facendo emergere varianti nascoste e problemi di conformità. Offre così una comprensione approfondita, basata sui dati, che permette di definire interventi mirati e non si limita a descrivere i risultati.

Il Process Mining può individuare opportunità per ottenere più sconti per pagamento anticipato?

Sì. Analizzando l’intero ciclo di vita della fattura, dalla ricezione all’approvazione e al pagamento, e confrontando le tempistiche con i termini dei fornitori, il Process Mining evidenzia gli sconti per pagamento anticipato che non è stato possibile ottenere. Individua le fasi o i ritardi che impediscono pagamenti puntuali, consentendo di ottimizzare i flussi di lavoro e massimizzare i risparmi. Aumenta così la percentuale di sconti disponibili effettivamente ottenuti.

Per il Process Mining in SAP ECC servono requisiti tecnici o integrazioni specifici?

Il requisito tecnico principale è poter estrarre i dati degli event log dalle tabelle SAP ECC pertinenti. Spesso è possibile farlo con gli strumenti SAP standard, programmi ABAP personalizzati o connettori diretti al database. Il software di Process Mining acquisisce e analizza i dati estratti; nella fase iniziale di analisi, in genere non è necessaria un’integrazione in tempo reale con SAP ECC.

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