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Migliora la Tua Gestione delle Fatture Fornitori

La tua guida in 6 passaggi per ottimizzare la Contabilità Fornitori in SAP ECC
Migliora la Tua Gestione delle Fatture Fornitori
Sfide (12) Obiettivi (12) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)
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Ottimizza la Gestione delle Fatture Fornitori in SAP ECC

L'elaborazione delle fatture passive è spesso soggetta a ritardi nell'approvazione, errori e sfide di conformità. La nostra piattaforma ti aiuta a identificare con precisione i colli di bottiglia e le inefficienze all'interno del tuo workflow attuale. Scopri come ottimizzare le operazioni, ridurre i costi e migliorare la conformità comprendendo l'intero ciclo di vita di ogni fattura.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Processo di Gestione Fatture Fornitori in SAP ECC?

Il Processo di Gestione Fatture Fornitori (AP) è una funzione essenziale che sostiene la salute finanziaria e le relazioni con i fornitori della tua azienda. Processi AP inefficienti, specialmente all'interno di un sistema complesso come SAP ECC, possono portare a significative dispersioni finanziarie, colli di bottiglia operativi e rischi di conformità. Immagina penali per ritardato pagamento che erodono i margini, mancati sconti per pagamenti anticipati che costano migliaia di euro, o fornitori frustrati a causa di ritardi nei pagamenti. Questi problemi sono spesso sintomi di inefficienze più profonde e latenti all'interno del tuo workflow di Gestione Fatture Fornitori.

L'inserimento manuale dei dati, processi di approvazione frammentati e la mancanza di visibilità in tempo reale sullo stato delle fatture contribuiscono all'allungamento dei tempi di ciclo e all'incremento dei costi di elaborazione. Inoltre, le deviazioni dalle politiche interne o dai requisiti normativi possono esporre la tua azienda a controlli (audit) e sanzioni. Ottimizzare questo processo non significa solo risparmiare denaro; significa garantire l'accuratezza finanziaria, mantenere solide partnership con i fornitori e liberare risorse preziose da dedicare a iniziative strategiche. Comprendere il ciclo di vita completo di ogni fattura, da 'Invoice Received' a 'Payment Cleared', è fondamentale per raggiungere questi obiettivi.

Come il Process Mining Trasforma l'Analisi delle Fatture Fornitori (AP)

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti e basato sui dati per analizzare a fondo il tuo Processo di Gestione Fatture Fornitori all'interno di SAP ECC. Invece di affidarsi a prove aneddotiche o audit manuali, il Process Mining sfrutta i dati degli eventi direttamente dal tuo modulo SAP ECC FI-GL (es. da tabelle come BKPF, BSEG) per ricostruire il percorso end-to-end effettivo di ogni singola fattura. Questo fornisce una visione oggettiva ed empirica di come i tuoi processi operano realmente, rivelando la sequenza effettiva delle attività e le loro durate.

Per ogni fattura, il Process Mining traccia ogni passaggio: da 'Invoice Data Captured' a 'Invoice Validated', 'Purchase Order Matched', 'Goods Receipt Matched', 'Discrepancy Resolved', 'Invoice Routed for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Posted', 'Payment Scheduled', 'Payment Executed', e infine, 'Payment Cleared'. Visualizzando questi flussi di processo completi, puoi individuare esattamente i colli di bottiglia, identificare i passaggi ridondanti e scoprire deviazioni di processo non autorizzate che altrimenti rimarrebbero nascoste. Questa potente capacità analitica ti permette di andare oltre le osservazioni superficiali e di approfondire le cause alla radice di ritardi e inefficienze nel tuo Processo di Gestione Fatture Fornitori.

Aree Chiave di Miglioramento Identificate Attraverso il Process Mining

Con il Process Mining, ottieni chiare intuizioni su specifiche aree chiave per il miglioramento all'interno del tuo Processo di Gestione Fatture Fornitori in SAP ECC:

  • Ottimizzazione del Workflow di Approvazione: Identifica facilmente dove le fatture si bloccano nelle code di approvazione, chi sono gli approvatori che generano colli di bottiglia e come i workflow di approvazione deviano dai percorsi standard. Questa intuizione ti consente di ottimizzare l'instradamento delle approvazioni e di ridurre il tempo di ciclo complessivo.
  • Discrepanze di Riconciliazione e Risoluzione: Analizza la frequenza e la durata delle attività 'Discrepancy Resolved', in particolare quelle relative a 'Purchase Order Matched' e 'Goods Receipt Matched'. Comprendi il motivo delle discrepanze, quali fornitori o tipi di ordini di acquisto (PO) sono più interessati e quanto tempo impiegano a essere risolte, riducendo così la rilavorazione manuale.
  • Conformità ai Termini di Pagamento e Flusso di Cassa: Monitora l'aderenza ai termini di pagamento e alla 'Invoice Due Date'. Il Process Mining evidenzia casi di pagamenti in ritardo, mancati sconti per pagamento anticipato o pagamenti prematuri, aiutandoti a ottimizzare il flusso di cassa e migliorare le relazioni con i fornitori, garantendo un 'Payment Executed' puntuale.
  • Potenziale di Automazione: Scopri attività altamente ripetitive e standardizzate, ideali per l'automazione robotica dei processi (RPA) o configurazioni di sistema avanzate all'interno di SAP ECC, liberando il tuo team da attività a basso valore aggiunto.

Risultati Attesi: Benefici Misurabili per la Tua Azienda

L'implementazione dell'ottimizzazione dei processi guidata dal Process Mining nel tuo Processo di Gestione Fatture Fornitori porterà a benefici tangibili e misurabili:

  • Tempi di Ciclo Ridotti: Diminuzione significativa del tempo medio necessario per elaborare una fattura dal ricevimento al pagamento, spesso del 30% o più, eliminando i colli di bottiglia e snellendo le attività.
  • Costi di Elaborazione Inferiori: Notevoli risparmi sui costi grazie al ridotto sforzo manuale, a un minor numero di errori che richiedono rilavorazione e all'eliminazione delle penalità per ritardato pagamento.
  • Conformità Migliorata: Garantire l'aderenza costante a politiche interne, termini di pagamento e requisiti normativi, minimizzando i rischi e migliorando la prontezza per gli audit.
  • Gestione Ottimizzata del Flusso di Cassa: Migliorare il capitale circolante gestendo strategicamente le tempistiche dei pagamenti, massimizzando gli sconti per pagamento anticipato ed evitando pagamenti accelerati non necessari.
  • Relazioni più Solide con i Fornitori: Rafforzare la fiducia e la collaborazione con i tuoi fornitori attraverso un'elaborazione dei pagamenti coerente, puntuale e trasparente.

Iniziare con l'Ottimizzazione del Processo di Gestione Fatture Fornitori

Intraprendere il percorso per ottimizzare il tuo Processo di Gestione Fatture Fornitori in SAP ECC con il Process Mining è più accessibile di quanto tu possa pensare. Sfruttando i dati esistenti del tuo SAP ECC, puoi ottenere rapidamente profonde intuizioni sul tuo stato attuale. Ciò ti consente di prendere decisioni informate e basate sui dati che guidano reali miglioramenti operativi. Inizia oggi stesso a trasformare la tua funzione AP in una realtà snella, efficiente e conforme.

Elaborazione Fatture Fornitori Verifica fattura Team Fatture Passive Corrispondenza a tre vie Ordini di acquisto Elaborazione pagamenti Operazioni finanziarie Workflow di approvazione fatture Pagamento fornitore Gestione della conformità

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le fatture si bloccano frequentemente nelle code di approvazione, causando ritardi nei pagamenti, relazioni tese con i fornitori e potenziali penali per ritardato pagamento. Senza una chiara comprensione del perché le approvazioni sono lente, le organizzazioni faticano a individuare le cause profonde e a migliorare la gestione del flusso di cassa nella gestione delle fatture fornitori.
ProcessMind mappa i percorsi di approvazione esatti e identifica gli approvatori o i dipartimenti specifici che causano ritardi. Analizzando il tempo impiegato in ogni fase di approvazione all'interno di SAP ECC, individua i bottleneck, scopre le ragioni dei rifiuti e suggerisce ottimizzazioni per accelerare il workflow di approvazione delle fatture.

Una parte significativa del tempo viene impiegata in attività manuali come l'inserimento dati, l'abbinamento e la gestione delle eccezioni, aumentando i costi operativi e sottraendo risorse ad attività finanziarie strategiche. Questa inefficienza porta a costi di elaborazione per fattura più elevati e a potenziali errori umani nell'Elaborazione Fatture Fornitori. ProcessMind rivela dove le attività manuali sono più comuni, tracciando attività come "Dati Fattura Acquisiti" e "Discrepanza Risolta". Evidenzia opportunità di automazione o reingegnerizzazione del processo nell'Elaborazione Fatture Fornitori in SAP ECC, riducendo lo sforzo manuale e migliorando l'allocazione delle risorse.

Dati errati, discrepanze tra ordini d'acquisto (PO) e ricevimenti merce (GR), o errori nei dettagli delle fatture, spesso portano al rifiuto o alla restituzione delle fatture per correzioni, causando rilavorazioni significative e tempi di ciclo estesi. Queste discrepanze contribuiscono a ritardi e all'aumento dei costi operativi nella Gestione delle Fatture Fornitori.
ProcessMind identifica schemi di cicli di rilavorazione e le attività specifiche che li innescano, come ripetute azioni di "Dati Fattura Acquisiti" o "Discrepanza Risolta". Aiuta a scoprire le cause profonde di queste discrepanze all'interno di SAP ECC e suggerisce modifiche ai processi per minimizzare le rilavorazioni.

A causa di inefficienze e ritardi di processo, le organizzazioni spesso non riescono ad approfittare degli sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori. Questo comporta perdite di risparmio e una gestione subottimale del flusso di cassa, influenzando direttamente la redditività dell'Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori.
ProcessMind analizza il percorso delle fatture da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Eseguito" rispetto ai "Termini di Pagamento" e alla "Data di Scadenza Fattura". Il sistema evidenzia le fatture che avrebbero potuto beneficiare di sconti per pagamento anticipato in SAP ECC ma per le quali l'opportunità è stata persa, permettendo così miglioramenti di processo mirati per cogliere questi risparmi.

Le fatture possono essere pagate al di fuori dei termini di pagamento concordati o approvate senza la debita autorizzazione, portando a rischi di conformità, rilievi di audit e potenziali sanzioni finanziarie. Garantire l'aderenza alle politiche interne e alle normative esterne è fondamentale nella gestione delle fatture fornitori.
ProcessMind rileva le deviazioni dai termini di pagamento standard e dalle gerarchie di approvazione confrontando i percorsi di processo effettivi con le regole definite. Segnala istanze di non-conformità all'interno di SAP ECC, fornendo trasparenza sulle violazioni delle politiche e consentendo azioni correttive per rafforzare il controllo nella gestione delle fatture fornitori.

È spesso difficile determinare lo stato o la posizione in tempo reale di una fattura all'interno del workflow di elaborazione, causando richieste dei fornitori senza risposta e frustrazione interna. Questa mancanza di trasparenza ostacola una gestione e una previsione efficaci nella Gestione delle Fatture Fornitori.
ProcessMind offre una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni fattura, dalla "Fattura Ricevuta" al "Pagamento Saldo". Fornisce aggiornamenti di stato in tempo reale e identifica esattamente dove le fatture si bloccano in SAP ECC, garantendo al team AP visibilità completa e una migliore comunicazione.

Le fatture seguono spesso percorsi multipli e non standard attraverso il sistema, portando a elaborazioni incoerenti, tassi di errore maggiori e difficoltà nella scalabilità delle operazioni. Queste variazioni nascoste aumentano i costi e complicano l'ottimizzazione dei processi nella gestione delle fatture fornitori.
ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo effettive all'interno di SAP ECC, rivelando come le fatture vengono effettivamente elaborate rispetto a come ci si aspetterebbe. Evidenzia passaggi ad-hoc e deviazioni dal percorso standard, consentendo alle organizzazioni di standardizzare e ottimizzare la gestione delle fatture fornitori.

Il processo critico di abbinamento a tre vie (fattura, ordine di acquisto, ricevimento merci) subisce spesso ritardi a causa di informazioni mancanti, discrepanze o complessità di sistema. Questi blocchi rallentano l'intero workflow di elaborazione delle fatture fornitori.
ProcessMind traccia le attività "Ordine di acquisto corrispondente" e "Ricevimento merci corrispondente", identificando fatture specifiche o tipi di fatture che si bloccano in questa fase. Analizza attributi come "Numero dell'ordine di acquisto" e "Numero del ricevimento merci" in SAP ECC per individuare le ragioni esatte dei ritardi di abbinamento e migliorare l'efficienza.

Un volume significativo di fatture viene pagato oltre la data di scadenza, causando commissioni per ritardo, danneggiando le relazioni con i fornitori e avendo un impatto negativo sul rating di credito. Questo problema evidenzia inefficienze nelle fasi di pianificazione ed esecuzione dei pagamenti nell'Elaborazione Fatture Fornitori. ProcessMind correla "Data di Scadenza Fattura" con le attività "Pagamento Eseguito" e "Pagamento Compensato", identificando chiaramente tutte le fatture scadute e il loro percorso specifico. Rivela le fasi all'interno di SAP ECC dove si verificano ritardi che portano i pagamenti oltre la loro data di scadenza, consentendo interventi proattivi.

Quando le fatture deviano dal percorso standard o incontrano errori, identificare le ragioni sottostanti di queste eccezioni può essere lungo e manuale, ostacolando una risoluzione efficiente. Comprendere i trigger delle eccezioni è fondamentale per migliorare l'Elaborazione delle Fatture Passive della Contabilità Fornitori.
ProcessMind evidenzia automaticamente tutti i casi eccezionali e le deviazioni dal percorso più comune. Analizzando le attività e gli attributi precedenti in SAP ECC, aiuta a scoprire le vere cause radice delle eccezioni, consentendo miglioramenti mirati dei processi per ridurne l'occorrenza.

Il carico di lavoro per l'elaborazione delle fatture è spesso distribuito in modo non uniforme tra il team della Contabilità Fornitori (AP), portando a colli di bottiglia con personale sovraccarico e tempi di inattività per altri. Questo squilibrio influisce sull'efficienza complessiva del team e può causare ritardi nell'Elaborazione delle Fatture Passive.
ProcessMind utilizza i log delle attività e gli attributi "Utente Processore" per visualizzare la distribuzione del carico di lavoro tra i diversi membri del team o i dipartimenti in SAP ECC. Identifica gli individui o i team che gestiscono volumi sproporzionatamente elevati o casi complessi, consentendo una migliore pianificazione delle risorse e un bilanciamento del carico.

Il tempo complessivo necessario per elaborare una fattura, dalla ricezione iniziale al pagamento finale, è troppo lungo, influenzando negativamente il flusso di cassa, l'accuratezza del reporting finanziario e la soddisfazione dei fornitori. Ridurre questo tempo di ciclo end-to-end è un obiettivo critico nell'Elaborazione delle Fatture Passive (Accounts Payable).
ProcessMind calcola il tempo di ciclo end-to-end preciso per ogni fattura monitorando tutte le attività, da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Saldato". Identifica le fasi e le variazioni all'interno di SAP ECC che contribuiscono maggiormente all'estensione dei tempi di ciclo, fornendo insight attuabili per l'accelerazione.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che una fattura impiega in attesa di approvazione, affrontando direttamente i ritardi nei pagamenti e migliorando le relazioni con i fornitori. Approvazioni più rapide significano pagamenti tempestivi, consentendo potenzialmente di sfruttare gli sconti per pagamento anticipato ed evitare penali di mora, il che incide significativamente sul flusso di cassa nell'Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori all'interno di SAP ECC.

Raggiungere questo obiettivo può portare a notevoli risparmi sui costi e a una maggiore soddisfazione dei fornitori. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione effettivi e identifica colli di bottiglia e punti di deviazione all'interno di SAP ECC. Analizzando le durate delle attività e l'allocazione delle risorse, individua le fasi specifiche o gli approvatori che causano ritardi, consentendo un ridisegno mirato del processo e un monitoraggio delle performance per ottenere riduzioni misurabili del tempo di ciclo di approvazione. Il successo è misurato dalla durata media dell'approvazione.

Automatizzare attività ripetitive come l'inserimento dati o la riconciliazione delle fatture passive libera il tuo team da compiti manuali ripetitivi, permettendo loro di concentrarsi su eccezioni e attività strategiche. Ciò riduce gli errori umani, aumenta la velocità di elaborazione e diminuisce i costi operativi legati alle attività manuali in SAP ECC. L'obiettivo finale è minimizzare l'intervento umano per le fatture standard. ProcessMind mappa i punti di contatto manuali esistenti e le variazioni nel workflow di elaborazione delle fatture. Evidenzia le attività mature per l'automazione, quantificando i potenziali risparmi di tempo e costi. Fornendo chiare intuizioni sui processi 'as-is', supporta la progettazione e l'implementazione di soluzioni di automazione, verificandone l'impatto sull'efficienza e monitorando la riduzione delle attività manuali.

Frequenti discrepanze nei dati delle fatture della Contabilità Fornitori portano a rilavorazioni, ritardi e fornitori insoddisfatti, aggiungendo significativi costi nascosti. Raggiungere questo obiettivo significa garantire l'accuratezza dei dati delle fatture dal punto di acquisizione fino alla registrazione in SAP ECC, minimizzando le eccezioni e la necessità di correzioni manuali. Ciò migliora la qualità complessiva dei dati e l'efficienza operativa.
ProcessMind identifica dove e perché si verificano le discrepanze nei dati analizzando i log degli eventi per i cicli di rilavorazione e le correzioni di errori all'interno del workflow di Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori. Visualizza la frequenza e l'impatto di queste discrepanze, permettendoti di individuare le cause profonde, implementare misure preventive e monitorare la riduzione degli errori dopo l'intervento.

Gli sconti per pagamento anticipato persi rappresentano una perdita diretta di potenziali risparmi per l'organizzazione. Questo obiettivo si concentra sull'ottimizzazione della Gestione delle Fatture Fornitori per garantire che le fatture siano approvate e pagate entro i termini, massimizzando l'ottenimento di questi preziosi sconti. Il raggiungimento di questo obiettivo impatta direttamente sul risultato economico e migliora la gestione del flusso di cassa in SAP ECC.
ProcessMind analizza il tempo di ciclo end-to-end delle fatture, identificando specificamente i ritardi che impediscono alle fatture di usufruire degli sconti per pagamento anticipato. Evidenzia i percorsi di processo e i colli di bottiglia che impediscono il pagamento puntuale, consentendo l'implementazione di azioni correttive e monitorando la percentuale di fatture idonee e che effettivamente beneficiano di sconti per pagamento anticipato.

Assicurarsi che tutte le fatture della Contabilità Fornitori siano conformi alle politiche interne, ai requisiti normativi e ai termini di pagamento stabiliti è fondamentale per l'integrità finanziaria e la gestione del rischio. Questo obiettivo mira a eliminare pagamenti o approvazioni non conformi, proteggendo l'organizzazione da penali, frodi e rilievi di audit all'interno di SAP ECC. Rafforza la fiducia e la governance operativa.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle regole di conformità predefinite, come approvazioni non autorizzate o termini di pagamento errati, all'interno del flusso di Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori. Visualizza tutti i casi non conformi, ne quantifica la frequenza e aiuta a identificare le attività o i ruoli specifici responsabili di tali violazioni, consentendo formazione mirata e aggiustamenti dei controlli.

La mancanza di visibilità chiara sullo stato delle fatture fornitori crea incertezza, porta a richieste ridondanti e ostacola una gestione proattiva. Questo obiettivo mira a fornire un insight completo e aggiornato sul percorso di ogni fattura all'interno di SAP ECC, dal ricevimento al pagamento, fornendo agli stakeholder informazioni cruciali. Ciò riduce l'onere amministrativo e migliora il processo decisionale. ProcessMind costruisce una mappa di processo accurata e in tempo reale di ogni fattura, mostrando la sua attività corrente, le approvazioni in sospeso e il percorso storico. Consente agli utenti di tracciare le singole fatture, identificare dove si bloccano e comprendere i tempi medi di elaborazione, fornendo la trasparenza necessaria per affrontare i colli di bottiglia e rispondere in modo efficiente alle richieste di stato.

Variazioni e deviazioni non necessarie nell'Elaborazione Fatture Passive portano a inefficienza, tassi di errore più elevati e maggiori costi di formazione. Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e l'eliminazione di questi percorsi non standard all'interno di SAP ECC per stabilire un workflow snello, coerente ed efficiente. La standardizzazione riduce la complessità e migliora la prevedibilità complessiva del processo. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo effettive per l'Elaborazione Fatture Passive. Visualizza la frequenza e le prestazioni di ogni variante, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale. Quantificando l'impatto di queste variazioni, fornisce insight basati sui dati per consolidare e far rispettare le migliori pratiche standardizzate, riducendo al minimo la complessità non necessaria.

I ritardi nella riconciliazione degli ordini d'acquisto (PO) e dei ricevimenti merci (GR) con le fatture sono una causa comune di blocchi nei pagamenti e arretrati nell'elaborazione. Questo obiettivo mira ad accelerare significativamente il processo di riconciliazione a 3 vie nell'elaborazione delle fatture passive all'interno di SAP ECC, garantendo una verifica e approvazione più rapide per il pagamento. Ciò migliora l'efficienza e riduce l'intervento manuale. ProcessMind identifica le fasi esatte e le ragioni dei ritardi nel processo di riconciliazione PO-GR-Fattura. Evidenzia quanto tempo le fatture attendono le attività di riconciliazione e individua discrepanze comuni o informazioni mancanti che causano rilavorazioni. Rivelando questi colli di bottiglia, consente miglioramenti mirati per accelerare questa fase di verifica critica.

Un numero elevato di fatture fornitori scadute può mettere a dura prova le relazioni con i fornitori, comportare commissioni di mora e complicare la previsione finanziaria. Questo obiettivo mira a ridurre drasticamente la percentuale di fatture pagate oltre la loro data di scadenza all'interno di SAP ECC, migliorando la gestione del flusso di cassa e la fiducia dei fornitori. Una riduzione del 25% indica un miglioramento operativo sostanziale. ProcessMind identifica con precisione quali fatture diventano scadute e in quale fase del flusso di Elaborazione Fatture Fornitori si verificano tipicamente i ritardi. Analizza le cause profonde, siano esse approvazioni lente, problemi di abbinamento o errori di dati, fornendo insight attuabili per prevenire futuri pagamenti in ritardo e monitorare la riduzione delle fatture scadute.

La gestione delle eccezioni nelle fatture fornitori richiede un intervento manuale, aumentando i costi e rallentando il processo complessivo. Questo obiettivo mira a identificare sistematicamente le cause profonde delle eccezioni comuni all'interno di SAP ECC, andando oltre i sintomi superficiali per implementare soluzioni preventive durature. Comprendere le cause profonde è fondamentale per il miglioramento continuo. ProcessMind rileva automaticamente le eccezioni ricorrenti e le deviazioni dal flusso standard nel processo di gestione delle fatture fornitori. Ti consente di analizzare in dettaglio gli attributi specifici dei casi e le attività precedenti per rivelare le vere cause profonde di queste eccezioni, abilitando decisioni basate sui dati per eliminarne il verificarsi anziché limitarsi a gestirle.

Una distribuzione ineguale del carico di lavoro tra gli addetti alla Contabilità Fornitori può portare a burnout, arretrati e prestazioni inconsistenti. Questo obiettivo si concentra sull'analisi e il bilanciamento del carico di lavoro tra i membri del team in SAP ECC per garantire efficienza, equità e produttività sostenuta. Ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro può migliorare il morale del team e la velocità di elaborazione. ProcessMind analizza le attività svolte da ogni addetto e il volume delle fatture che gestiscono, identificando colli di bottiglia e squilibri. Rileva dove specifici addetti sono sovraccarichi o sottoutilizzati, fornendo insight per riallocare le attività in modo più efficace e garantire un workflow di Elaborazione Fatture Passive della Contabilità Fornitori più fluido ed efficiente per tutto il team.

Un tempo di ciclo eccessivo, dal ricevimento della fattura al pagamento finale, comporta costi operativi più elevati, potenziali penali per ritardato pagamento e una ridotta efficienza del flusso di cassa. Questo obiettivo primario mira a ridurre significativamente il tempo totale necessario per elaborare una fattura passiva in SAP ECC, dall'inizio alla fine. Ciò migliora l'agilità aziendale complessiva e la performance finanziaria. ProcessMind fornisce una comprensione completa e visiva dell'intero percorso di elaborazione delle fatture passive. Quantifica il tempo di ciclo totale per tutte le fatture e identifica ogni singolo collo di bottiglia, ritardo o ciclo di rilavorazione nell'intero processo. Questa visione olistica consente miglioramenti mirati per ottenere un flusso end-to-end più rapido e ottimizzato.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per l'elaborazione delle fatture fornitori

1

Scarica Modello Contabilità Fornitori

2

Esporta Dati SAP ECC

3

Carica il Tuo Dataset di Fatture Passive

4

Analizza Colli di Bottiglia Fatture Passive

5

Implementare Ottimizzazioni per la Contabilità Fornitori

6

Monitorare le Performance AP

1

Scarica Modello Contabilità Fornitori

Cosa fare

Ottieni il template Excel preconfigurato per la Gestione Fatture Fornitori in SAP ECC. Definisce la struttura dati necessaria per un'analisi precisa.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

Un formato dati standardizzato è cruciale per un'estrazione dati coerente e garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano acquisite per un'analisi di processo completa.

Risultato atteso

Un modello Excel vuoto e strutturato, pronto a ricevere i dati delle fatture passive di SAP ECC.

LA TUA SCOPERTA

Scopri le dinamiche reali dell'elaborazione delle fatture passive in SAP ECC

ProcessMind offre potenti visualizzazioni del tuo processo reale di Contabilità Fornitori, rivelando ogni passaggio e deviazione. Ottieni una chiara visibilità sui colli di bottiglia, sui gap di conformità e sulle aree con un elevato potenziale di ottimizzazione.
  • Visualizza il tuo reale flusso di processo delle Fatture Passive
  • Individua con precisione i colli di bottiglia e i ritardi di approvazione
  • Scopri le non conformità e le cause radice degli errori
  • Ottimizza i tempi di elaborazione e riduci i costi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati Ottenibili nell'Elaborazione delle Fatture Passive

Questi risultati evidenziano i benefici tangibili che le organizzazioni ottengono tipicamente sfruttando il process mining per ottimizzare l'elaborazione delle fatture della Contabilità Fornitori, identificando colli di bottiglia e inefficienze all'interno di SAP ECC. Ottenendo insight approfonditi dai propri dati fattura, le aziende possono snellire le operazioni e migliorare il controllo finanziario.

0 %
Approvazioni Fatture più Veloci

Riduzione dei tempi del ciclo di approvazione

Semplifica i tuoi workflow di approvazione delle fatture, eliminando i colli di bottiglia e accelerando il passaggio critico di approvazione per garantire un'elaborazione e un pagamento tempestivi.

0 %
Maggiore Cattura degli Sconti

Aumento del tasso di sconto per pagamento anticipato

Ottimizza i piani di pagamento identificando e dando priorità alle fatture idonee per sconti per pagamento anticipato, migliorando direttamente i tuoi profitti.

0 %
Minore rilavorazione delle fatture

Diminuzione delle fatture che richiedono rilavorazione

Individua e risolvi le cause alla radice delle discrepanze e degli errori nei dati che portano le fatture a rientrare nelle fasi di elaborazione, migliorando la qualità dei dati e l'efficienza.

0 %
Tasso di Automazione Superiore

Meno interventi manuali richiesti

Identificare opportunità per automatizzare attività e ridurre i touchpoint manuali, liberando il personale AP per compiti strategici e riducendo i costi.

~ 0 days
Abbinamento Ordine d'Acquisto Accelerato

Riduzione del tempo di abbinamento PO-GR-Fattura

Ottimizza il processo di corrispondenza per ordini di acquisto, ricezioni merce e fatture, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza del tuo ciclo Procure-to-Pay.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, quindi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per ogni documento di fattura, che funge da identificatore primario del caso per tracciare il suo percorso dalla ricezione al pagamento.

Perché è importante

È l'ID Case che collega tutte le attività legate alla fattura, consentendo un'analisi end-to-end del processo AP per ogni fattura.

Il nome di una specifica fase o evento di business che si è verificato all'interno del ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture.

Perché è importante

Le attività costituiscono la spina dorsale della mappa di processo, consentendo la visualizzazione del flusso di processo, l'identificazione dei colli di bottiglia e l'analisi delle deviazioni.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è cruciale per il calcolo di tutte le metriche basate sulla durata, inclusi i tempi di ciclo e i colli di bottiglia, costituendo la base per l'analisi delle performance.

Il nome utente SAP del dipendente che ha eseguito l'attività, come la contabilizzazione o la modifica della fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle performance tra gli utenti e l'identificazione di opportunità di formazione o squilibri nelle risorse.

Il nome del fornitore o dell'azienda che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance specifiche per fornitore, aiutando a gestire le relazioni con i fornitori e a identificare problemi legati a vendor specifici.

Una chiave univoca che rappresenta un'entità legale o una società all'interno dell'organizzazione SAP.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi di processo per entità legale, permettendo un confronto delle performance tra diverse unità di business.

Il valore lordo totale della fattura, inclusi tasse e altri oneri, nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario al processo, consentendo analisi basate sul valore, la prioritizzazione delle fatture di alto valore e il calcolo dei KPI finanziari.

La data calcolata entro la quale il pagamento della fattura è dovuto secondo i termini di pagamento.

Perché è importante

Questa è una data cruciale per il monitoraggio della conformità dei pagamenti, il calcolo dei KPI sui ritardi e l'ottenimento degli sconti per pagamento anticipato.

Il codice che definisce le condizioni di pagamento, come le date di scadenza e gli sconti potenziali.

Perché è importante

Definisce le regole per le scadenze di pagamento e gli sconti, elemento cruciale per l'ottimizzazione finanziaria e il monitoraggio della conformità.

L'identificatore per l'ordine di acquisto a cui la fattura si riferisce.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo l'analisi delle fatture con e senza Ordine di Acquisto e l'efficienza del processo di corrispondenza a tre vie.

Un codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata dal pagamento.

Perché è importante

Fornisce la causa profonda dei ritardi di pagamento, consentendo un'analisi mirata per ridurre eccezioni, rilavorazioni e tempi di elaborazione delle fatture.

L'utente o il ruolo responsabile dell'approvazione della fattura per il pagamento.

Perché è importante

Identifica l'individuo responsabile delle approvazioni, consentendo l'analisi dei tempi del ciclo di approvazione e dei colli di bottiglia per persona o team.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna la creazione iniziale di un documento di fattura in SAP, sia come documento in sospeso che come documento completamente registrato. Questo è tipicamente il primo evento con timestamp per una fattura e serve come punto di partenza per l'analisi del processo. Viene catturato dalla data e ora di inserimento del documento nella tabella BKPF.

Perché è importante

Questa attività è l'evento di inizio primario per il percorso di elaborazione delle fatture. Analizzare il tempo da questo punto aiuta a misurare il tempo di ciclo end-to-end totale e a identificare i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati.

Un responsabile designato ha confermato che la fattura è valida e pronta per il pagamento. Questo può essere un evento esplicito da un sistema di workflow o inferito dalla rimozione di un blocco di pagamento. È una tappa fondamentale prima del pagamento.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale che sblocca la fattura per il pagamento. I ritardi prima o dopo questo passaggio indicano diversi tipi di problemi, come la disponibilità degli approvatori o questioni legate alla pianificazione dei cicli di pagamento.

La fattura è formalmente registrata nel Libro Mastro, generando un'obbligazione finanziaria. Un documento in sospeso viene convertito in un documento contabilizzato, o viene creato come contabilizzato fin dall'inizio. Questo è un passaggio fondamentale nella contabilità finanziaria.

Perché è importante

La registrazione è una milestone critica che rende la fattura una passività ufficiale. Separa la fase di inserimento dati dalla fase attiva di gestione dei pagamenti del processo.

La fattura è stata inclusa in una lista di proposte di pagamento come parte di un ciclo di pagamento (T-Code F110). Sebbene non sia un pagamento finale, indica l'intenzione di pagare. La fattura viene selezionata in base alla sua data di scadenza e alle condizioni di pagamento.

Perché è importante

Questo è il primo passaggio nel processo di pagamento automatizzato. I ritardi tra la proposta e l'esecuzione finale del pagamento possono indicare problemi con l'approvazione o la pianificazione del ciclo di pagamento.

La fattura è stata completamente pagata e la partita aperta viene saldata contro un documento di pagamento. Questo segna il completamento con successo del processo di Contabilità Fornitori per la fattura. Queste informazioni sono acquisite dal documento di compensazione.

Perché è importante

Questo è l'evento finale del percorso di successo principale. Il tempo necessario per raggiungere questa attività è una misura chiave dell'efficienza complessiva del processo. È inoltre essenziale per calcolare la tempestività dei pagamenti e l'ottenimento degli sconti.

Il documento di fattura contabilizzato è stato annullato mediante la creazione di un documento di storno. Questa azione annulla l'impatto finanziario della fattura originale. Ciò rappresenta una conclusione alternativa, spesso negativa, del processo.

Perché è importante

Gli storni indicano errori, come l'inserimento errato dei dati o fatture duplicate. Monitorare la frequenza e le ragioni degli storni aiuta a identificare opportunità per migliorare la qualità dei dati e l'elaborazione corretta al primo tentativo.

FAQ

Domande frequenti

Il process mining ricostruisce il flusso end-to-end effettivo delle tue fatture AP, rivelando variazioni nascoste, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione all'interno di SAP ECC. Identifica le deviazioni esatte dai processi standard e il loro impatto su efficienza, conformità e costi. Questo consente una prioritizzazione basata sui dati degli sforzi di ottimizzazione.

Hai principalmente bisogno di log di eventi che dettagliino la creazione della fattura, i passaggi di approvazione, le registrazioni di pagamento e qualsiasi modifica associata. Le tabelle chiave di SAP ECC spesso includono BKPF, BSEG, VBRK, RBKP e RSEG, insieme ai log delle attività utente relative a queste transazioni. Un identificatore di caso chiaro, come il numero di fattura, e timestamp precisi per ogni evento sono essenziali.

Il process mining visualizza tutti i percorsi e i tempi di approvazione, individuando esattamente dove e perché le fatture si bloccano, e quali specifici approvatori o reparti causano ritardi. Identificando questi colli di bottiglia critici e le loro cause alla radice, consente interventi mirati per snellire i workflow. Ciò contribuisce direttamente a ridurre i tempi di approvazione e il numero di fatture scadute.

L'estrazione iniziale dei dati e la creazione del modello possono spesso essere completate entro 4-6 settimane, a seconda della disponibilità dei dati e della complessità del sistema. Gli insight azionabili emergono tipicamente poco dopo, consentendo miglioramenti immediati su piccola scala. L'ottimizzazione completa del processo e un impatto misurabile richiedono solitamente diversi mesi, man mano che le modifiche vengono implementate, monitorate e affinate.

No, il process mining differisce fondamentalmente dalla reportistica tradizionale ricostruendo il processo end-to-end effettivo dai dati degli eventi. Mentre i report mostrano 'cosa è successo', il process mining rivela 'come' e 'perché' è successo, scoprendo variazioni nascoste e problemi di conformità. Ciò fornisce una comprensione approfondita e basata sui dati per azioni prescrittive, non solo riepiloghi descrittivi.

Sì, analizzando il ciclo di vita completo della fattura, inclusa la ricezione, l'approvazione e la tempistica dei pagamenti rispetto ai termini del fornitore, il process mining evidenzia le opportunità mancate di sconti per pagamento anticipato. Identifica passaggi di processo specifici o ritardi che impediscono pagamenti tempestivi, consentendo di ottimizzare i workflow per massimizzare i risparmi sui costi. Ciò porta a un tasso di acquisizione più elevato degli sconti disponibili.

Il requisito tecnico primario consiste nella capacità di estrarre i dati del log eventi dalle tabelle SAP ECC pertinenti. Questo può essere spesso realizzato utilizzando strumenti SAP standard, programmi ABAP personalizzati o connettori diretti al database. Il software di process mining acquisisce e analizza quindi questi dati estratti, non richiedendo tipicamente alcuna integrazione in tempo reale con SAP ECC per la fase analitica iniziale.

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