Modello Dati: Elaborazione Fatture Passive (Accounts Payable)

Oracle Fusion Financials
Modello Dati: Elaborazione Fatture Passive (Accounts Payable)

Il tuo Template Dati per l'Elaborazione delle Fatture Fornitori

Questo template fornisce una guida completa alla raccolta dei dati corretti per la tua analisi dell'Elaborazione Fatture Fornitori. Delinea gli attributi e le attività essenziali necessari per costruire un event log accurato, insieme a una guida pratica per l'estrazione dei dati. Utilizza questa risorsa per assicurarti di acquisire tutte le informazioni critiche per un Process Mining efficace.
  • Attributi raccomandati da raccogliere
  • Attività chiave da monitorare
  • Guida all'estrazione per Oracle Fusion Financials
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi della Gestione delle Fatture Fornitori

Questi sono i campi di dati raccomandati da includere nel tuo event log per un'analisi completa dell'elaborazione delle tue fatture passive.
3 Obbligatorio 8 Consigliato 12 Facoltativo
Nome Descrizione
Fattura
InvoiceId
L'identificativo univoco per ogni fattura elaborata.
Descrizione

La 'Fattura' funge da identificatore di caso primario, collegando tutte le attività dal momento in cui una fattura viene ricevuta fino al suo pagamento finale. Ogni 'InvoiceId' univoco rappresenta una singola istanza di processo end-to-end, consentendo un'analisi completa del percorso di ogni fattura attraverso il processo dei Conti Fornitori. È la spina dorsale dell'analisi di processo, connettendo tutti gli eventi e gli attributi correlati.

Perché è importante

È essenziale per tracciare il ciclo di vita di ogni fattura dall'inizio alla fine, consentendo l'analisi delle varianti di processo, dei colli di bottiglia e del throughput complessivo.

Dove trovare

Questo è tipicamente l'INVOICE_ID o INVOICE_NUM dalla tabella AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.

Esempi
INV-987657334001APO-INV-2023-005
Nome Attività
ActivityName
Il nome della specifica fase di processo o dell'evento che si è verificato.
Descrizione

Questo attributo descrive una singola fase nel ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture, come 'Fattura Creata', 'Approvazione Iniziata' o 'Pagamento Eseguito'. Sequenziando queste attività nel tempo, gli strumenti di Process Mining possono ricostruire il flusso di processo end-to-end per ogni fattura. L'analisi delle attività aiuta a identificare i percorsi più frequenti, le deviazioni e i cicli di rilavorazione all'interno del processo.

Perché è importante

Costituisce il fulcro della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso del processo, l'identificazione delle deviazioni e la misurazione delle performance specifiche per fase.

Dove trovare

Questo è solitamente derivato da cambiamenti di stato, tabelle eventi o log di audit all'interno di Oracle Fusion Financials. Potrebbe richiedere il mapping da diverse tabelle e campi sorgente.

Esempi
Fattura ValidataBlocco InseritoFattura ApprovataPagamento Eseguito
Ora Evento
EventTime
Il timestamp che indica quando l'attività si è verificata.
Descrizione

Questo attributo fornisce la data e l'ora esatte per ogni attività nel processo. È fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare le durate tra le fasi. Questi dati consentono l'analisi delle performance, come l'identificazione dei colli di bottiglia misurando i tempi di attesa, il calcolo dei tempi di ciclo per fasi specifiche (come le approvazioni) e il monitoraggio della conformità agli SLA.

Perché è importante

È fondamentale per il calcolo di tutte le metriche basate sul tempo, inclusi i tempi di ciclo e i tempi di attesa, essenziali per identificare i colli di bottiglia e misurare l'efficienza del processo.

Dove trovare

Questo corrisponde a date di creazione, date di ultimo aggiornamento o timestamp di eventi specifici in varie tabelle Oracle Fusion (ad esempio, LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).

Esempi
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
Data di Pagamento
PaymentDate
La data di esecuzione del pagamento della fattura.
Descrizione

Questo attributo registra la data in cui il pagamento è stato effettivamente effettuato. Viene utilizzato per confermare il completamento del processo di contabilità fornitori per una fattura. Confrontare la Data Pagamento con la Data Scadenza è fondamentale per calcolare il tasso di pagamento puntuale e analizzare l'opportunità di catturare sconti per pagamenti anticipati. Questo è un dato chiave per la tesoreria e la gestione del flusso di cassa.

Perché è importante

Permette il calcolo dei KPI di pagamento puntuale e l'analisi della realizzazione degli sconti per pagamento anticipato, impattando direttamente sulla gestione del flusso di cassa.

Dove trovare

Ricavato da tabelle di pagamento come AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, in particolare un campo come ACCOUNTING_DATE o CHECK_DATE.

Esempi
2023-11-132023-12-052024-01-19
Data di Scadenza
DueDate
La data di scadenza per il pagamento della fattura.
Descrizione

La data calcolata entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare penali per ritardo e mantenere buone relazioni con i fornitori, basata sulla data della fattura e sui termini di pagamento. Questo è un attributo critico per monitorare le performance di pagamento puntuale e gestire il flusso di cassa. Il KPI 'Tasso di Pagamento Puntuale' è calcolato direttamente confrontando la 'Data di Pagamento' con questa 'Data di Scadenza'.

Perché è importante

Essenziale per misurare i tassi di pagamento puntuale, gestire il flusso di cassa ed evitare penali per ritardato pagamento. È un campo chiave per la conformità alle politiche di pagamento.

Dove trovare

Questo può essere un campo diretto in una tabella di pianificazione dei pagamenti (es. AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) o calcolato in base all'INVOICE_DATE e ai termini di pagamento.

Esempi
2023-11-142023-12-012024-01-19
Importo Fattura
InvoiceAmount
Il valore monetario totale della fattura.
Descrizione

Questo attributo rappresenta l'importo totale dovuto sulla fattura. È una metrica fondamentale per l'analisi finanziaria e per la prioritizzazione delle fatture. L'analisi dell'importo della fattura può rivelare se le fatture di alto valore vengono elaborate in modo diverso o subiscono più ritardi rispetto a quelle di basso valore. È anche un elemento chiave per le dashboard relative alla previsione del flusso di cassa e all'analisi dei pagamenti duplicati.

Perché è importante

Permette l'analisi dell'impatto finanziario, come la prioritizzazione delle fatture di alto valore, l'analisi del tempo di elaborazione per valore e il calcolo dell'impatto finanziario dei ritardi.

Dove trovare

Ricavato dal campo INVOICE_AMOUNT nella tabella AP_INVOICES_ALL.

Esempi
5400.50125000.00750.25
Nome Fornitore
VendorName
Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.
Descrizione

Identifica il fornitore associato alla fattura. Questa è una dimensione critica per l'analisi, poiché permette di segmentare le performance del processo in base al fornitore. Ad esempio, è possibile analizzare quali fornitori presentano il tasso più elevato di fatture bloccate, tempi di elaborazione più lunghi o sono più spesso associati a discrepanze nel matching. Questo aiuta a gestire le relazioni con i fornitori e a identificare problemi sistemici con specifici fornitori.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance per fornitore, aiutando a identificare problemi specifici di determinati fornitori, come ritardi frequenti, discrepanze o blocchi.

Dove trovare

Generalmente proviene dal campo VENDOR_NAME nella tabella POZ_SUPPLIERS o da tabelle fornitore correlate, unito tramite VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.

Esempi
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
Numero Ordine di Acquisto
PurchaseOrderNumber
L'identificativo dell'ordine di acquisto associato alla fattura.
Descrizione

Il numero univoco dell'ordine di acquisto (OA) che ha autorizzato l'approvvigionamento di beni o servizi. Questo attributo è fondamentale per analizzare il processo di matching a tre vie (OA vs. Ricevimento Merce vs. Fattura). Un'elevata frequenza di discrepanze per le fatture collegate agli OA può indicare problemi nei reparti acquisti o ricevimento. L'analisi delle fatture con e senza OA può anche rivelare comportamenti di processo diversi.

Perché è importante

Cruciale per analizzare il processo di '3-way matching', identificare le discrepanze di riconciliazione e comprendere le differenze tra le fatture basate su PO e quelle non basate su PO.

Dove trovare

Questa informazione è tipicamente disponibile unendo le tabelle delle linee fattura (ad esempio, AP_INVOICE_LINES_ALL) con le tabelle degli ordini di acquisto (ad esempio, PO_HEADERS_ALL).

Esempi
PO-10056982347null
Ora di Fine
EndTime
Il timestamp dell'attività finale per la fattura.
Descrizione

Rappresenta il timestamp dell'evento terminale nel ciclo di vita della fattura, come 'Pagamento Effettuato' o 'Fattura Annullata'. Questo attributo è tipicamente derivato trovando l'ultimo 'EventTime' per ogni 'InvoiceId'. È essenziale per calcolare il tempo totale di elaborazione end-to-end di una fattura.

Perché è importante

Consente il calcolo del tempo di ciclo totale end-to-end per ogni fattura, un KPI fondamentale per misurare l'efficienza complessiva del processo.

Dove trovare

Questo è un attributo calcolato, derivato trovando il massimo EventTime per ogni case (InvoiceId) nel dataset.

Esempi
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
Stato Fattura
InvoiceStatus
Lo stato attuale o finale della fattura.
Descrizione

Indica lo stato attuale di una fattura all'interno del processo, come 'Validata', 'In Attesa di Approvazione', 'Pagata' o 'Annullata'. Questo attributo fornisce un'istantanea di dove si trova una fattura nel suo ciclo di vita, utile per i dashboard operativi. L'analisi dello stato finale aiuta a comprendere gli esiti del processo, come il tasso di fatture annullate o respinte.

Perché è importante

Fornisce una rapida panoramica sull'esito e lo stato attuale della fattura, aiutando ad analizzare i tassi di eccezione (ad es. annullamenti) e l'efficienza del processo.

Dove trovare

Questo può essere derivato dal campo di stato nella tabella AP_INVOICES_ALL o dallo stato di pagamento in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Esempi
ConvalidatoPagatoAnnullatoRichiede Nuova Convalida
Utente
User
L'ID utente o il nome della persona che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile dell'esecuzione di un particolare passaggio del processo. Potrebbe essere l'impiegato delle Fatture Passive che ha inserito la fattura, il manager che l'ha approvata, o lo specialista dei pagamenti che ha eseguito il pagamento. L'analisi per utente aiuta a identificare le esigenze di formazione, la distribuzione del carico di lavoro e le variazioni di performance tra i membri del team. È inoltre cruciale per la conformità e per scopi di audit trail.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, delle performance del team e l'identificazione di colli di bottiglia individuali o opportunità di formazione. È inoltre fondamentale per l'auditabilità.

Dove trovare

Ricavato da campi relativi all'utente come CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY in varie tabelle, o da tabelle specifiche di workflow o di storico approvazioni.

Esempi
john.doejane.smithap.clerk1
Approvatore
Approver
L'individuo che ha approvato la fattura per il pagamento.
Descrizione

Identifica l'utente o il responsabile che ha fornito l'approvazione finale o un'approvazione chiave per la fattura. Questo attributo è essenziale per la dashboard 'Tempo Ciclo Approvazione Fattura', che segmenta i tempi di approvazione in base all'approvatore. L'analisi di questi dati può rivelare colli di bottiglia nella gerarchia di approvazione, evidenziare le persone con carichi di lavoro elevati e garantire la conformità alle politiche di delega di autorità.

Perché è importante

Fondamentale per analizzare il workflow di approvazione, identificare i colli di bottiglia causati da specifici approvatori e verificare la conformità con le politiche di approvazione.

Dove trovare

Questa informazione è tipicamente memorizzata nelle tabelle di workflow di Oracle (ad esempio, relative al motore di gestione delle approvazioni - AME) o nelle tabelle di cronologia degli audit.

Esempi
s.jonesm.riverad.chen
Business Unit
BusinessUnit
L'unità aziendale o l'unità operativa responsabile della fattura.
Descrizione

Identifica la specifica unità aziendale, il reparto o il centro di costo che ha sostenuto la spesa. Questa è una dimensione critica per l'analisi organizzativa, che consente di confrontare le performance di processo tra diverse parti dell'azienda. Aiuta a individuare se i problemi di processo, come tempi di approvazione lunghi o tassi di eccezione elevati, sono concentrati in specifiche unità aziendali, guidando gli sforzi di miglioramento mirati.

Perché è importante

Consente il benchmarking delle performance tra diverse unità organizzative, aiutando a identificare colli di bottiglia specifici per reparto o problemi di conformità.

Dove trovare

Questa informazione si trova spesso nella tabella AP_INVOICES_ALL come ORG_ID, che può essere unita alle tabelle organizzative delle risorse umane per il nome dell'unità aziendale.

Esempi
Vendite Nord AmericaOperazioni EuropeeFinanza Sede Centrale
Condizioni di Pagamento
PaymentTerms
I termini concordati per il pagamento della fattura con il fornitore.
Descrizione

Definisce le condizioni di pagamento del fornitore, come 'Net 30' o '2% 10, Net 30'. Questo attributo è la base per calcolare la data di scadenza della fattura e identificare le opportunità di sconti per pagamenti anticipati. L'analisi dei termini di pagamento è fondamentale per la pianificazione del flusso di cassa e cruciale per il dashboard 'Early Payment Discount Realization', che misura l'efficacia con cui l'azienda coglie gli sconti disponibili.

Perché è importante

Influisce direttamente sul flusso di cassa e sulla redditività, determinando i piani di pagamento e l'idoneità agli sconti per pagamenti anticipati.

Dove trovare

Disponibile nelle tabelle AP_TERMS_TL o AP_TERMS_B, collegate dalla tabella AP_INVOICES_ALL.

Esempi
Netto 30Netto 602% 10, Netto 30
Data Fattura
InvoiceDate
La data indicata sulla fattura del fornitore.
Descrizione

Questa è la data di emissione della fattura da parte del fornitore. Rappresenta il punto di partenza per definire la data di scadenza del pagamento in base ai termini concordati. Confrontare la Data Fattura Fornitore con la data di inserimento nel sistema (attività 'Fattura Creata') rivela ritardi nell'invio o nell'elaborazione della ricezione della fattura. Questa analisi aiuta a identificare i colli di bottiglia a monte che possono compromettere i pagamenti puntuali e la cattura degli sconti.

Perché è importante

Serve come riferimento per il calcolo delle date di scadenza dei pagamenti e per l'identificazione dei ritardi tra l'emissione di una fattura e il suo ingresso nel processo AP.

Dove trovare

Ricavato dal campo INVOICE_DATE nella tabella AP_INVOICES_ALL.

Esempi
2023-10-152023-11-012023-12-20
Motivo Blocco
HoldReason
Il motivo per cui una fattura è stata messa in sospeso.
Descrizione

Quando una fattura non può procedere al pagamento, le viene applicato un blocco. Questo attributo cattura la ragione specifica di tale blocco, come 'Discrepanza di Prezzo', 'Discrepanza di Quantità' o 'In Attesa di Ricezione Merci'. L'analisi dei motivi di blocco è fondamentale per identificare le cause profonde di interruzioni e ritardi di processo. Supporta direttamente le dashboard che monitorano le eccezioni e i rifacimenti.

Perché è importante

Individua le cause alla radice dei ritardi di pagamento e delle eccezioni delle fatture, fornendo insight azionabili per il miglioramento dei processi e la comunicazione con i fornitori.

Dove trovare

Ricavato da tabelle come AP_HOLDS_ALL, che si collega alla fattura e contiene un motivo o codice di blocco.

Esempi
Discrepanza di PrezzoQuantità Fatturata Supera Quantità RicevutaFattura Duplicata
Pagamento tempestivo
IsOnTimePayment
Un flag che indica se la fattura è stata pagata entro la sua data di scadenza.
Descrizione

Un flag booleano (Vero/Falso) calcolato confrontando la 'Payment Date' con la 'Due Date'. Se la data di pagamento è uguale o precedente alla data di scadenza, il valore è Vero. Questo attributo supporta direttamente il calcolo del KPI 'On-Time Payment Rate' ed è fondamentale per monitorare la conformità alle politiche di pagamento e gestire le relazioni con i fornitori.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto dei termini di pagamento, aspetto cruciale per le relazioni con i fornitori, la pianificazione finanziaria e per evitare penali per ritardato pagamento.

Dove trovare

Questo è un attributo calcolato derivato da altri campi. La logica è: SE DataPagamento <= DataScadenza ALLORA vero ALTRIMENTI falso.

Esempi
truefalse
Rilavorazione
IsRework
Un flag che indica se la fattura ha subito rilavorazioni.
Descrizione

Un flag booleano (Vero/Falso) che identifica le fatture che hanno subito cicli di rilavorazione, come fasi di convalida ripetute o il passaggio da una fase successiva del processo a una precedente (ad esempio, da 'Pending Approval' a 'Needs Revalidation'). Questo valore è tipicamente derivato analizzando la sequenza delle attività. È essenziale per quantificare l''Invoice Rework Rate' e comprendere le inefficienze di processo.

Perché è importante

Quantifica la frequenza dei cicli di rilavorazione inefficienti, aiutando a identificare le cause profonde delle eccezioni di processo e dello spreco di risorse.

Dove trovare

Questo è un attributo calcolato. Viene derivato analizzando la sequenza delle attività per ogni case per rilevare passaggi ripetuti o movimenti a ritroso nel flusso di processo.

Esempi
truefalse
Sistema Sorgente
SourceSystem
Il sistema da cui i dati sono stati estratti.
Descrizione

Questo attributo identifica l'origine dei dati, che per questo processo è tipicamente 'Oracle Fusion Financials'. In ambienti con più sistemi (ad esempio, un sistema di scansione OCR separato), questo campo aiuta a distinguere la fonte dei diversi eventi. Garantisce la data lineage e fornisce contesto, specialmente quando si integrano dati da varie piattaforme.

Perché è importante

Fornisce un contesto cruciale sull'origine dei dati, garantendo la tracciabilità e supportando la gestione dell'integrazione dati da potenziali sistemi multipli.

Dove trovare

Questo è solitamente un valore statico definito durante la configurazione dell'estrazione dei dati.

Esempi
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
Stato di Corrispondenza
MatchingStatus
Indica l'esito del processo di matching della fattura.
Descrizione

Mostra il risultato del processo di validazione in cui la fattura è abbinata a un ordine di acquisto e a una ricevuta merci (per la corrispondenza a 3 vie). Gli stati possibili includono 'Abbinato', 'Parzialmente Abbinato' o 'Fallito'. Questo attributo è la base per il KPI 'Tasso di fallimento della corrispondenza a 3 vie' e il relativo dashboard di analisi delle discrepanze. Aiuta a diagnosticare i problemi nel ciclo procurement-to-pay.

Perché è importante

Misura direttamente il successo del processo di matching automatizzato, evidenziando le discrepanze che portano a rilavorazioni manuali e a ritardi nei pagamenti.

Dove trovare

Questo stato si trova spesso a livello di intestazione o riga della fattura all'interno di tabelle come AP_INVOICES_ALL o AP_INVOICE_LINES_ALL.

Esempi
SuccessoMancato Esito - Discrepanza di PrezzoMancato Esito - Discrepanza di QuantitàNon Richiesto
Tempo di Elaborazione Fattura
InvoiceProcessingTime
Il tempo totale impiegato per elaborare una fattura dall'inizio alla fine.
Descrizione

Questa metrica calcolata misura la durata dal primo evento (ad esempio, 'Fattura Creata') all'ultimo evento ('EndTime') per ogni fattura. È il KPI primario per misurare l'efficienza del processo end-to-end. Analizzare questa durata aiuta a identificare quali tipi di fatture (ad esempio, per fornitore, importo o unità aziendale) richiedono più tempo per essere elaborate e fornisce una base di riferimento per le iniziative di miglioramento.

Perché è importante

Misura direttamente l'efficienza end-to-end del processo AP, contribuendo a quantificare i colli di bottiglia e a monitorare l'impatto degli sforzi di miglioramento nel tempo.

Dove trovare

Calcolato sottraendo il primo EventTime dall'ultimo EventTime (EndTime) per ogni InvoiceId.

Esempi
10 giorni 4 ore35 giorni 11 ore5 giorni 2 ore
Ultimo Aggiornamento Dati
LastUpdateDate
Il timestamp dell'ultimo data refresh.
Descrizione

Questo attributo indica l'ora più recente in cui i dati per questo processo sono stati estratti dal sistema sorgente. È un campo di metadata applicato all'intero dataset durante ogni refresh. Questa informazione è cruciale per gli utenti per comprendere la freschezza dei dati e la finestra temporale coperta dall'analisi. Garantisce trasparenza e aiuta a interpretare correttamente i risultati.

Perché è importante

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati, garantendo loro la comprensione del periodo coperto dall'analisi e di quando è avvenuto l'ultimo aggiornamento.

Dove trovare

Questo valore viene generato e apposto sul dataset al momento dell'estrazione dei dati.

Esempi
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
Valuta Fattura
InvoiceCurrency
La valuta dell'importo della fattura.
Descrizione

Specifica la valuta in cui è denominata la fattura (ad es. USD, EUR, GBP). Questo è essenziale per le analisi che coinvolgono più paesi o valute. Fornisce il contesto necessario per l'Importo della Fattura e assicura che le metriche finanziarie siano interpretate correttamente. Per le organizzazioni globali, è un attributo chiave per filtrare e segmentare i dati finanziari.

Perché è importante

Fornisce un contesto essenziale per l''Importo fattura', consentendo analisi e report finanziari accurati, specialmente nelle operazioni multinazionali.

Dove trovare

Ricavato dal campo INVOICE_CURRENCY_CODE nella tabella AP_INVOICES_ALL.

Esempi
USDEURGBPJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Gestione delle Fatture Fornitori

Queste sono le fasi chiave del processo e le milestone da registrare nel tuo event log per un'accurata scoperta dei processi e l'identificazione dei colli di bottiglia.
6 Consigliato 7 Facoltativo
Activity Descrizione
Fattura Approvata
Rappresenta l'approvazione finale della fattura, autorizzandone il pagamento. Questo traguardo fondamentale è dedotto dall'aggiornamento del campo di stato del workflow a uno stato di approvazione terminale.
Perché è importante

Una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. È essenziale per calcolare l''Invoice Approval Cycle Time' e identificare i colli di bottiglia legati agli approvatori.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che la colonna WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL cambi a 'Manually Approved', 'Workflow Approved' o a uno stato di approvazione finale simile.

Acquisisci

Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a uno stato approvato.

Tipo di evento inferred
Fattura Creata
Rappresenta la creazione iniziale di un record fattura nel sistema, sia tramite inserimento manuale, scansione (OCR) o scambio elettronico di dati (EDI). Questo evento viene acquisito quando un nuovo record viene inserito nella tabella fatture primaria.
Perché è importante

Questo è l'inizio definitivo del ciclo di vita di elaborazione della fattura. L'analisi del tempo che intercorre tra questo evento e gli altri rivela ritardi a monte e la durata complessiva del processo.

Dove trovare

Questo è un evento esplicito registrato dal timestamp di creazione del record della fattura nella tabella AP_INVOICES_ALL, tipicamente utilizzando la colonna CREATION_DATE.

Acquisisci

Timestamp di creazione del record nella tabella AP_INVOICES_ALL.

Tipo di evento explicit
Fattura Validata
Questa attività segna il completamento con successo delle verifiche di convalida automatizzate del sistema sui dati della fattura, come la correttezza del formato e il matching con un fornitore. Viene registrata tracciando i cambiamenti nel campo dello stato di validazione della fattura.
Perché è importante

Indica che la fattura è pronta per ulteriori elaborazioni, come il matching o l'approvazione. Ritardi prima di questo passaggio suggeriscono problemi di immissione dati, alimentando la dashboard 'Analisi degli Errori di Immissione Dati Fattura'.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che la colonna VALIDATION_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL cambi a 'Validated'. Una traccia di audit o una tabella storica relativa a questo campo fornisce il timestamp.

Acquisisci

Modifica di AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS a 'Validated'.

Tipo di evento inferred
Pagamento Compensato
L'attività finale del processo, che conferma che il pagamento è stato regolarmente accreditato dalla banca. Questo evento viene solitamente rilevato tramite gli aggiornamenti di stato da Oracle Cash Management dopo la riconciliazione bancaria.
Perché è importante

Questa è la vera conclusione del processo end-to-end, fornendo i dati più accurati per il 'Tempo Ciclo Medio Fattura'. Chiude il ciclo dell'intera transazione finanziaria.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che lo stato del pagamento venga aggiornato a 'CLEARED' nella tabella AP_CHECKS_ALL. La colonna CLEARED_DATE fornisce il timestamp per questo evento.

Acquisisci

CLEARED_DATE is populated in the AP_CHECKS_ALL table.

Tipo di evento inferred
Pagamento Eseguito
Rappresenta il momento in cui il pagamento viene creato ed emesso al fornitore. Questo è un evento esplicito catturato dalla creazione di un record di pagamento collegato alla fattura.
Perché è importante

Una tappa cruciale per misurare l''On-Time Payment Rate' e l''End-to-End Invoice Throughput'. Significa che l'azienda ha adempiuto al proprio obbligo finanziario.

Dove trovare

Questo è un evento esplicito registrato dalla creazione di un record di collegamento nella tabella AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. La ACCOUNTING_DATE o la CREATION_DATE possono essere utilizzate come timestamp.

Acquisisci

Creazione del record in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL che collega una fattura a un pagamento.

Tipo di evento explicit
Pagamento Pianificato
Indica il punto in cui una fattura approvata viene inclusa in una Richiesta di Elaborazione Pagamento (PPR) o in un lotto di pagamento, ma non è ancora stata pagata. Viene registrato quando i record del piano di pagamento sono finalizzati.
Perché è importante

Questa attività fa da ponte tra l'approvazione e il pagamento effettivo. Analizzare il tempo trascorso in questa fase è importante per la previsione e la gestione del flusso di cassa.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che il checkrun_id venga popolato nella tabella AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL per la fattura. La data di creazione del PPR può costituire il timestamp.

Acquisisci

Associazione della fattura a una Richiesta di Processo di Pagamento (PPR).

Tipo di evento inferred
Approvazione Avviata
Indica che la fattura è entrata nel workflow di approvazione ed è stata indirizzata al primo approvatore. Ciò è dedotto da un cambiamento nello stato del workflow della fattura.
Perché è importante

Questa attività avvia il conteggio per il KPI 'Tempo di Ciclo Approvazione Fattura'. Aiuta a distinguere il tempo di attesa dei dati dal tempo di attesa per l'approvatore.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che lo WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL cambi da uno stato pre-workflow a 'Initiated' o a uno stato di attesa simile.

Acquisisci

Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a 'Initiated'.

Tipo di evento inferred
Blocco Inserito
Indica che è stato applicato un blocco alla fattura, impedendone il pagamento. Questo è un evento esplicito catturato quando viene creato e associato alla fattura un record di blocco, spesso a causa di discrepanze o violazioni delle politiche.
Perché è importante

Identifica direttamente le eccezioni e i colli di bottiglia del processo. Analizzare le ragioni e la durata delle sospensioni è fondamentale per comprendere e risolvere i problemi comuni di elaborazione.

Dove trovare

Questo è un evento esplicito registrato dalla creazione di una nuova voce nella tabella AP_HOLDS_ALL, collegata allo specifico INVOICE_ID.

Acquisisci

Timestamp di creazione del record nella tabella AP_HOLDS_ALL.

Tipo di evento explicit
Blocco Sbloccato
Segna la risoluzione di un problema e la rimozione di un blocco, consentendo alla fattura di procedere con il processo di pagamento. Questo viene registrato quando il record del blocco viene aggiornato con le informazioni di sblocco.
Perché è importante

Misura il tempo impiegato per risolvere le discrepanze. In combinazione con 'Blocco Applicato', questo aiuta a quantificare la durata e l'impatto delle rilavorazioni e della gestione delle eccezioni.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che le colonne RELEASE_LOOKUP_CODE e LAST_UPDATE_DATE vengano popolate nella tabella AP_HOLDS_ALL per un record di blocco esistente.

Acquisisci

Aggiorna il timestamp sul record AP_HOLDS_ALL con i dettagli del rilascio.

Tipo di evento inferred
Corrispondenza Eseguita
Rappresenta l'azione del sistema o dell'utente di abbinare la fattura a un Ordine di Acquisto (OA) e/o a una Nota di Ricevimento Merci (NRM). Questo evento viene acquisito quando lo stato di abbinamento sulla fattura viene aggiornato.
Perché è importante

Un passaggio cruciale per le fatture basate su ordine di acquisto (PO), che incide direttamente sull'analisi degli 'Andamenti delle Discrepanze della Riconciliazione a 3 vie'. Fallimenti o ritardi in questa fase sono una fonte significativa di colli di bottiglia del processo.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che lo WFAPPROVAL_STATUS o un campo di stato di matching simile venga aggiornato nella tabella AP_INVOICES_ALL, indicando che si è verificato un tentativo di matching.

Acquisisci

Timestamp del cambio di stato relativo al matching dell'ordine di acquisto (PO).

Tipo di evento inferred
Fattura Annullata
Rappresenta la terminazione del processo di fatturazione prima del pagamento. Questa è un'azione esplicita acquisita quando un utente annulla la fattura, popolando una data di annullamento.
Perché è importante

Uno stato finale, non riuscito, per una fattura. Analizzare la frequenza e le ragioni delle cancellazioni può evidenziare problemi a monte nell'approvvigionamento o nella gestione dei fornitori.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che la colonna CANCELLED_DATE venga popolata nella tabella AP_INVOICES_ALL. La data stessa costituisce il timestamp dell'evento.

Acquisisci

CANCELLED_DATE is populated in the AP_INVOICES_ALL table.

Tipo di evento inferred
Fattura Respinta
Indica che un approvatore ha respinto la fattura, interrompendo il processo e richiedendo tipicamente una correzione e una nuova presentazione. Questo viene registrato come un cambiamento di stato all'interno del workflow di approvazione.
Perché è importante

Evidenzia un significativo loop di rilavorazione nel processo. L'analisi della frequenza e dei motivi dei rifiuti può rivelare incomprensioni delle politiche o problemi sistemici dei dati.

Dove trovare

Dedotto dal fatto che la colonna WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL cambi a 'Rejected'. Le tabelle di storico del workflow possono fornire maggiori dettagli.

Acquisisci

Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a 'Rejected'.

Tipo di evento inferred
Sconto per Pagamento Anticipato Usufruito
Un evento calcolato che indica un pagamento eseguito in anticipo per usufruire di uno sconto. Questo viene derivato confrontando la data di pagamento effettiva con i termini di sconto memorizzati nel programma di pagamento.
Perché è importante

Supporta direttamente il dashboard 'Early Payment Discount Realization'. Contribuisce a quantificare i benefici finanziari di un processo AP efficiente e identifica le opportunità mancate.

Dove trovare

Calcolato confrontando la data di pagamento (da AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) con i campi della data di sconto (DISCOUNT_DATE) nella tabella AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Acquisisci

Confrontare la data di esecuzione del pagamento con la data di eleggibilità allo sconto.

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

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