Il template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori
Il template dei dati per l’elaborazione delle fatture fornitori
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività principali da monitorare
- Indicazioni per l’estrazione dei dati da Oracle Fusion Financials
Attributi per l’elaborazione delle fatture fornitori
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Fattura
InvoiceId
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Identificativo univoco di ogni fattura elaborata. | ||
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Descrizione
La fattura è l’identificativo principale del caso e collega tutte le attività dal momento della ricezione fino al pagamento finale. Ogni InvoiceId univoco rappresenta una singola istanza del processo da un’estremità all’altra e consente di analizzare l’intero percorso di ciascuna fattura nel processo di gestione dei debiti verso fornitori. È il riferimento centrale dell’analisi del processo, perché collega tutti gli eventi e gli attributi correlati.
Perché è importante
È essenziale per seguire il ciclo di vita di ogni fattura dall’inizio alla fine e analizzare le varianti del processo, i colli di bottiglia e il volume complessivo.
Dove reperirli
In genere corrisponde a INVOICE_ID o INVOICE_NUM nella tabella AP_INVOICES_ALL di Oracle Fusion Financials.
Esempi
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Nome dell’attività
ActivityName
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Nome della specifica fase del processo o dell’evento che si è verificato. | ||
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Descrizione
Questo attributo descrive una singola fase del ciclo di elaborazione della fattura, ad esempio «Fattura creata», «Approvazione avviata» o «Pagamento eseguito». Ordinando cronologicamente le attività, gli strumenti di Process Mining possono ricostruire il flusso completo del processo per ogni fattura. L’analisi delle attività aiuta a individuare i percorsi più frequenti, le deviazioni e i cicli di rilavorazione.
Perché è importante
Costituisce la base della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, individuare le deviazioni e misurare le prestazioni delle singole fasi.
Dove reperirli
In genere si ricava dalle modifiche di stato, dalle tabelle degli eventi o dai log di audit di Oracle Fusion Financials. Potrebbe essere necessario mappare i dati provenienti da diverse tabelle e campi di origine.
Esempi
Fattura convalidataBlocco applicatoFattura approvataPagamento eseguito
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Ora dell’evento
EventTime
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Timestamp che indica quando si è verificata l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica la data e l’ora esatte di ogni attività del processo. È fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare la durata tra una fase e l’altra. Consente di analizzare le prestazioni, ad esempio individuando i colli di bottiglia attraverso la misurazione dei tempi di attesa, calcolando i tempi di ciclo di fasi specifiche, come le approvazioni, e monitorando il rispetto degli SLA.
Perché è importante
È indispensabile per calcolare tutte le metriche temporali, compresi i tempi di ciclo e di attesa, necessari per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza del processo.
Dove reperirli
Corrisponde alle date di creazione, alle date dell’ultimo aggiornamento o ai timestamp di eventi specifici presenti in diverse tabelle di Oracle Fusion, ad esempio LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE e APPROVAL_DATE.
Esempi
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Data del pagamento
PaymentDate
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Data in cui è stato eseguito il pagamento della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo registra la data in cui è stato effettivamente effettuato il pagamento. Serve a confermare il completamento del processo di gestione dei debiti verso fornitori per una fattura. Confrontare la data del pagamento con la data di scadenza è fondamentale per calcolare il tasso di pagamenti puntuali e analizzare gli sconti ottenuti con i pagamenti anticipati. È un dato essenziale per la gestione della tesoreria e dei flussi di cassa.
Perché è importante
Consente di calcolare i KPI relativi alla puntualità dei pagamenti e di analizzare gli sconti ottenuti con i pagamenti anticipati, con un impatto diretto sulla gestione dei flussi di cassa.
Dove reperirli
Proviene da tabelle dei pagamenti come AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, in particolare da campi quali ACCOUNTING_DATE o CHECK_DATE.
Esempi
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Data di scadenza
DueDate
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Data entro cui deve essere pagata la fattura. | ||
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Descrizione
Data calcolata entro cui la fattura deve essere pagata per evitare penali per ritardo e mantenere buoni rapporti con il fornitore, in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento. È un attributo fondamentale per monitorare la puntualità dei pagamenti e gestire i flussi di cassa. Il KPI «Tasso di pagamenti puntuali» si calcola confrontando la «Data del pagamento» con la «Data di scadenza».
Perché è importante
È essenziale per misurare la puntualità dei pagamenti, gestire i flussi di cassa ed evitare penali per ritardi. È inoltre un campo fondamentale per verificare il rispetto delle politiche di pagamento.
Dove reperirli
Può essere un campo diretto in una tabella di pianificazione dei pagamenti, ad esempio AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, oppure essere calcolata in base a INVOICE_DATE e alle condizioni di pagamento.
Esempi
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Importo della fattura
InvoiceAmount
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Importo totale della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica l’importo totale dovuto per la fattura. È una metrica fondamentale per l’analisi finanziaria e per stabilire la priorità delle fatture. Analizzare gli importi può rivelare se le fatture di valore elevato vengono elaborate in modo diverso o subiscono più ritardi rispetto a quelle di importo inferiore. È inoltre essenziale per le Dashboard dedicate alle previsioni dei flussi di cassa e all’analisi dei pagamenti duplicati.
Perché è importante
Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio dando priorità alle fatture di importo elevato, confrontando i tempi di elaborazione in base al valore e calcolando l’impatto economico dei ritardi.
Dove reperirli
Proviene dal campo INVOICE_AMOUNT nella tabella AP_INVOICES_ALL.
Esempi
5400.50125000.00750.25
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Nome del fornitore
VendorName
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Nome del fornitore che ha inviato la fattura. | ||
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Descrizione
Identifica il fornitore associato alla fattura. È una dimensione fondamentale per analizzare le prestazioni del processo in base al fornitore. Ad esempio, è possibile individuare quali fornitori presentano il maggior numero di fatture bloccate, i tempi di elaborazione più lunghi o il maggior numero di discrepanze di riconciliazione. Queste informazioni aiutano a gestire i rapporti con i fornitori e a individuare problemi sistematici legati a fornitori specifici.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e individuare problemi specifici, come ritardi frequenti, discrepanze o blocchi.
Dove reperirli
In genere proviene dal campo VENDOR_NAME nelle tabelle POZ_SUPPLIERS o in tabelle correlate dei fornitori, collegato tramite VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Esempi
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Numero dell’ordine di acquisto
PurchaseOrderNumber
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Identificativo dell’ordine di acquisto associato alla fattura. | ||
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Descrizione
Numero univoco dell’ordine di acquisto (PO) che autorizza l’acquisto di beni o servizi. Questo attributo è fondamentale per analizzare la riconciliazione a tre vie (PO, ricevuta delle merci e fattura). Un’elevata frequenza di discrepanze nelle fatture associate ai PO può indicare problemi nei reparti acquisti o ricevimento merci. Confrontare le fatture associate e non associate a un PO può inoltre rivelare differenze nel modo in cui vengono gestite.
Perché è importante
È fondamentale per analizzare la riconciliazione a tre vie, individuare le discrepanze e comprendere le differenze tra le fatture associate a un PO e quelle che non lo sono.
Dove reperirli
Queste informazioni sono in genere disponibili collegando le tabelle delle righe delle fatture, ad esempio AP_INVOICE_LINES_ALL, alle tabelle dei PO, come PO_HEADERS_ALL.
Esempi
PO-10056982347null
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Ora di fine
EndTime
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Data e ora dell’ultima attività relativa alla fattura. | ||
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Descrizione
Indica la data e l’ora dell’evento conclusivo nel ciclo di vita della fattura, ad esempio «Pagamento liquidato» o «Fattura annullata». In genere, questo attributo si ricava individuando il valore più recente di «EventTime» per ogni «InvoiceId». È essenziale per calcolare il tempo totale di elaborazione della fattura, dall’inizio alla fine.
Perché è importante
Consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo di ogni fattura, un KPI fondamentale per misurare l’efficienza generale del processo.
Dove reperirli
È un attributo calcolato, ricavato individuando il valore massimo di EventTime per ogni caso (InvoiceId) nel set di dati.
Esempi
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Stato della fattura
InvoiceStatus
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Stato attuale o finale della fattura. | ||
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Descrizione
Indica lo stato attuale della fattura nel processo, ad esempio «Convalidata», «In attesa di approvazione», «Pagata» o «Annullata». Questo attributo offre una fotografia della fase in cui si trova la fattura nel suo ciclo di vita ed è utile per le Dashboard operative. Analizzare lo stato finale aiuta a comprendere gli esiti del processo, ad esempio la percentuale di fatture annullate o rifiutate.
Perché è importante
Offre una rapida panoramica dell’esito e dello stato attuale della fattura, utile per analizzare le eccezioni, come gli annullamenti, e l’efficienza del processo.
Dove reperirli
Si può ricavare dal campo status della tabella AP_INVOICES_ALL o dallo stato del pagamento in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Esempi
ConvalidataPagataAnnullataDa convalidare nuovamente
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Utente
User
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ID utente o nome della persona che ha svolto l’attività. | ||
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Descrizione
Identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile di una specifica fase del processo. Può trattarsi dell’addetto ai debiti verso fornitori che ha inserito la fattura, del responsabile che l’ha approvata o dello specialista dei pagamenti che ha disposto il pagamento. L’analisi per utente aiuta a individuare esigenze di formazione, distribuire i carichi di lavoro e rilevare differenze nelle prestazioni dei membri del team. È inoltre fondamentale per la conformità e la tracciabilità delle attività.
Perché è importante
Consente di analizzare i carichi di lavoro e le prestazioni del team, individuare i colli di bottiglia legati alle singole persone e rilevare opportunità di formazione. È inoltre essenziale per la verificabilità.
Dove reperirli
Proviene da campi relativi agli utenti, come CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY, presenti in diverse tabelle, oppure da specifiche tabelle dello storico del flusso di lavoro o delle approvazioni.
Esempi
john.doejane.smithap.clerk1
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Approvatore
Approver
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La persona che ha approvato il pagamento della fattura. | ||
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Descrizione
Identifica l’utente o il responsabile che ha fornito l’approvazione finale o una delle approvazioni principali della fattura. Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Tempo di ciclo dell’approvazione delle fatture», che suddivide i tempi di approvazione in base all’approvatore. L’analisi dei dati può far emergere colli di bottiglia nella gerarchia delle approvazioni, evidenziare chi ha un carico di lavoro elevato e verificare il rispetto delle politiche di delega dei poteri.
Perché è importante
È fondamentale per analizzare il flusso di lavoro di approvazione, individuare i colli di bottiglia riconducibili a specifici approvatori e verificare il rispetto delle politiche di approvazione.
Dove reperirli
Questa informazione è in genere archiviata nelle tabelle Workflow di Oracle, ad esempio quelle relative al motore di gestione delle approvazioni (AME), oppure nelle tabelle della cronologia di audit.
Esempi
s.jonesm.riverad.chen
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Data della fattura
InvoiceDate
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Data indicata sulla fattura del fornitore. | ||
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Descrizione
È la data di emissione della fattura da parte del fornitore. Costituisce il punto di partenza per calcolare la scadenza del pagamento in base alle condizioni concordate. Confrontare la data della fattura con quella di inserimento nel sistema, registrata dall’attività «Fattura creata», permette di individuare ritardi nell’invio della fattura o nella sua ricezione ed elaborazione. L’analisi aiuta a rilevare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali che possono compromettere la puntualità dei pagamenti e l’utilizzo degli sconti.
Perché è importante
Costituisce il riferimento per calcolare le scadenze dei pagamenti e individuare i ritardi tra l’emissione della fattura e il suo ingresso nel processo di gestione dei debiti verso fornitori.
Dove reperirli
Proviene dal campo INVOICE_DATE nella tabella AP_INVOICES_ALL.
Esempi
2023-10-152023-11-012023-12-20
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È una rilavorazione
IsRework
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Indicatore che segnala se la fattura è stata sottoposta a rilavorazione. | ||
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Descrizione
Indicatore booleano (True/False) che identifica le fatture interessate da cicli di rilavorazione, ad esempio convalide ripetute o il ritorno da una fase successiva a una precedente, come da «In attesa di approvazione» a «Da convalidare nuovamente». In genere si ricava analizzando la sequenza delle attività. È essenziale per quantificare il «Tasso di rilavorazione delle fatture» e comprendere le inefficienze del processo.
Perché è importante
Quantifica la frequenza dei cicli di rilavorazione inefficienti e aiuta a individuare le cause profonde delle eccezioni e degli sprechi di lavoro.
Dove reperirli
È un attributo calcolato, ricavato analizzando la sequenza delle attività di ogni caso per rilevare passaggi ripetuti o ritorni a fasi precedenti del processo.
Esempi
truefalse
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Motivo del blocco
HoldReason
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Il motivo per cui la fattura è stata bloccata. | ||
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Descrizione
Quando una fattura non può proseguire verso il pagamento, viene bloccata. Questo attributo registra il motivo specifico, ad esempio «Prezzo non corrispondente», «Quantità non corrispondente» o «In attesa di ricezione della merce». Analizzare i motivi dei blocchi è fondamentale per individuare le cause profonde delle interruzioni e dei ritardi del processo. L’attributo supporta direttamente le Dashboard che monitorano le eccezioni e le rilavorazioni.
Perché è importante
Individua le cause profonde dei ritardi di pagamento e delle eccezioni relative alle fatture, fornendo indicazioni utili per migliorare il processo e comunicare con i fornitori.
Dove reperirli
Il dato proviene da tabelle come AP_HOLDS_ALL, collegate alla fattura e contenenti il motivo o il codice del blocco.
Esempi
Prezzo non corrispondenteQuantità fatturata superiore a quella ricevutaFattura duplicata
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Pagamento puntuale
IsOnTimePayment
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Indicatore che segnala se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza. | ||
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Descrizione
Indicatore booleano (True/False) ricavato confrontando la «Data di pagamento» con la «Data di scadenza». Se il pagamento è avvenuto entro la data di scadenza, inclusa, il valore è True. Questo attributo supporta direttamente il calcolo del KPI «Tasso di pagamenti puntuali» ed è fondamentale per monitorare il rispetto delle politiche di pagamento e gestire i rapporti con i fornitori.
Perché è importante
Misura direttamente il rispetto dei termini di pagamento, fondamentale per i rapporti con i fornitori, la pianificazione finanziaria e la prevenzione delle penali per ritardato pagamento.
Dove reperirli
È un attributo calcolato a partire da altri campi. La logica è: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Esempi
truefalse
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Sistema di origine
SourceSystem
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Sistema da cui sono stati estratti i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica l’origine dei dati, che per questo processo è in genere Oracle Fusion Financials. Negli ambienti con più sistemi, ad esempio un sistema separato per la scansione OCR, il campo aiuta a distinguere l’origine dei diversi eventi. Garantisce la tracciabilità dei dati e fornisce il contesto necessario, soprattutto quando si integrano dati provenienti da più piattaforme.
Perché è importante
Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, ne garantisce la tracciabilità e agevola la gestione dell’integrazione tra più sistemi.
Dove reperirli
Di solito è un valore statico definito durante la configurazione dell’estrazione dei dati.
Esempi
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Debiti verso fornitori in Fusion Cloud
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Stato della corrispondenza
MatchingStatus
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Indica l’esito del processo di corrispondenza della fattura. | ||
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Descrizione
Mostra il risultato della convalida che confronta la fattura con un ordine di acquisto e, per la corrispondenza a tre vie, con la ricevuta della merce. Gli stati possibili includono «Corrispondenza riuscita», «Corrispondenza parziale» o «Non riuscita». Questo attributo è alla base del KPI «Tasso di errori nella corrispondenza a tre vie» e della relativa Dashboard di analisi delle discrepanze. Aiuta a diagnosticare i problemi nel ciclo dall’approvvigionamento al pagamento.
Perché è importante
Misura direttamente l’esito del processo automatizzato di corrispondenza, mettendo in evidenza le discrepanze che comportano rilavorazioni manuali e ritardi nei pagamenti.
Dove reperirli
Questo stato si trova spesso a livello di intestazione o di riga della fattura, in tabelle come AP_INVOICES_ALL o AP_INVOICE_LINES_ALL.
Esempi
RiuscitaNon riuscita: prezzo non corrispondenteNon riuscita: quantità non corrispondenteNon richiesta
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Termini di pagamento
PaymentTerms
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Le condizioni di pagamento concordate con il fornitore. | ||
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Descrizione
Definisce le condizioni di pagamento del fornitore, ad esempio «30 giorni netti» o «2% entro 10 giorni, 30 giorni netti». Questo attributo serve a calcolare la data di scadenza della fattura e a individuare le opportunità di sconto per pagamento anticipato. Analizzare i termini di pagamento aiuta a pianificare i flussi di cassa ed è essenziale per la Dashboard «Sconti per pagamento anticipato», che misura quanto efficacemente l’azienda sfrutta gli sconti disponibili.
Perché è importante
Incide direttamente sui flussi di cassa e sulla redditività, poiché determina le scadenze di pagamento e il diritto agli sconti per pagamento anticipato.
Dove reperirli
Disponibile nelle tabelle AP_TERMS_TL o AP_TERMS_B, collegate alla tabella AP_INVOICES_ALL.
Esempi
30 giorni netti60 giorni netti2% entro 10 giorni, 30 giorni netti
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastUpdateDate
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Timestamp dell’ultimo aggiornamento dei dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica quando sono stati estratti più di recente dal sistema di origine i dati relativi al processo. È un campo di metadati applicato all’intero insieme di dati a ogni aggiornamento. Consente di capire quanto sono aggiornati i dati e quale periodo copre l’analisi. Garantisce trasparenza e aiuta a interpretare correttamente i risultati.
Perché è importante
Indica quanto sono aggiornati i dati, chiarendo quale periodo copre l’analisi e quando è stato effettuato l’ultimo aggiornamento.
Dove reperirli
Questo valore viene generato e registrato nell’insieme di dati al momento dell’estrazione.
Esempi
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Unità aziendale
BusinessUnit
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L’unità aziendale o operativa responsabile della fattura. | ||
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Descrizione
Identifica l’unità aziendale, il reparto o il centro di costo che ha sostenuto la spesa. È una dimensione fondamentale per l’analisi organizzativa, perché consente di confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell’azienda. Aiuta a individuare se problemi come tempi di approvazione lunghi o un numero elevato di eccezioni si concentrano in specifiche unità aziendali, orientando gli interventi di miglioramento.
Perché è importante
Consente di confrontare i risultati tra le diverse unità organizzative e di individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici di un reparto.
Dove reperirli
Questa informazione si trova spesso nella tabella AP_INVOICES_ALL, nel campo ORG_ID, che può essere collegato alle tabelle HR dell’organizzazione per ricavare il nome dell’unità aziendale.
Esempi
Vendite Nord AmericaAttività operative in EuropaFinanza della sede centrale
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Valuta della fattura
InvoiceCurrency
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Valuta dell’importo della fattura. | ||
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Descrizione
Indica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È essenziale per le analisi che coinvolgono più paesi o valute. Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente l’importo della fattura e le metriche finanziarie. Per le organizzazioni internazionali, è un attributo fondamentale per filtrare e segmentare i dati finanziari.
Perché è importante
Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente l’importo della fattura e svolgere analisi e rendicontazioni finanziarie accurate, soprattutto nelle attività internazionali.
Dove reperirli
Proviene dal campo INVOICE_CURRENCY_CODE nella tabella AP_INVOICES_ALL.
Esempi
USDEURGBPJPY
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Attività di elaborazione delle fatture fornitori
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Fattura approvata
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Indica l’approvazione definitiva della fattura, che ne autorizza il pagamento. Questa tappa fondamentale si deduce dall’aggiornamento del campo dello stato del flusso di lavoro a uno stato finale di approvazione. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. È indispensabile per calcolare il «Tempo di ciclo di approvazione delle fatture» e individuare i colli di bottiglia legati agli approvatori.
Dove reperirli
Si deduce dalla modifica della colonna WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL al valore 'Manually Approved', 'Workflow Approved' o a un altro stato finale di approvazione.
Acquisizione
Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a uno stato di approvazione.
Tipo di evento
inferred
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Fattura convalidata
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Questa attività indica che il sistema ha completato correttamente i controlli automatici sui dati della fattura, ad esempio la verifica del formato e della corrispondenza con un fornitore. L’evento si rileva monitorando le modifiche al campo dello stato di convalida della fattura. | ||
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Perché è importante
Indica che la fattura è pronta per le fasi successive, come la riconciliazione o l’approvazione. Eventuali ritardi prima di questo passaggio possono segnalare problemi di inserimento dei dati e fornire indicazioni utili per la Dashboard «Analisi degli errori di inserimento dei dati delle fatture».
Dove reperirli
Si deduce dalla modifica della colonna VALIDATION_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL al valore 'Validated'. La data e l’ora si ricavano dalla traccia di audit o dalla tabella dello storico relativa a questo campo.
Acquisizione
Modifica di AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS al valore 'Validated'.
Tipo di evento
inferred
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Fattura creata
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Indica la creazione iniziale di una fattura nel sistema, tramite inserimento manuale, scansione (OCR) o scambio elettronico di dati (EDI). L’evento viene registrato quando viene inserito un nuovo record nella tabella principale delle fatture. | ||
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Perché è importante
Questo evento segna l’inizio effettivo del ciclo di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e quelli successivi permette di individuare ritardi nelle fasi iniziali e di misurare la durata complessiva del processo.
Dove reperirli
È un evento esplicito, ricavato dal timestamp di creazione del record della fattura nella tabella AP_INVOICES_ALL, in genere dalla colonna CREATION_DATE.
Acquisizione
Timestamp di creazione del record nella tabella AP_INVOICES_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento eseguito
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Indica il momento in cui il pagamento viene creato e disposto a favore del fornitore. È un evento esplicito, registrato quando viene creato un record di pagamento collegato alla fattura. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale per misurare il «Tasso di pagamenti puntuali» e il «Volume di fatture da un’estremità all’altra». Indica che l’azienda ha adempiuto ai propri obblighi finanziari.
Dove reperirli
È un evento esplicito, registrato quando viene creato un record di collegamento nella tabella AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Come timestamp si può utilizzare ACCOUNTING_DATE o CREATION_DATE.
Acquisizione
Creazione di un record nella tabella AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL che collega una fattura a un pagamento.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento liquidato
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L’ultima attività del processo, che conferma l’avvenuto accredito del pagamento sul conto bancario. In genere, l’evento si rileva dagli aggiornamenti di stato di Oracle Cash Management successivi alla riconciliazione bancaria. | ||
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Perché è importante
Questo è il vero termine del processo da un’estremità all’altra e fornisce i dati più accurati per calcolare il «Tempo medio di ciclo delle fatture». Completa il ciclo dell’intera transazione finanziaria.
Dove reperirli
Si deduce dall’aggiornamento dello stato del pagamento al valore 'CLEARED' nella tabella AP_CHECKS_ALL. La colonna CLEARED_DATE fornisce il timestamp dell’evento.
Acquisizione
La colonna CLEARED_DATE è compilata nella tabella AP_CHECKS_ALL.
Tipo di evento
inferred
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Pagamento programmato
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Indica che una fattura approvata è stata inclusa in una richiesta di pagamento (Payment Process Request, PPR) o in un lotto di pagamenti, ma non è ancora stata pagata. L’evento viene registrato quando i record della pianificazione dei pagamenti sono definitivi. | ||
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Perché è importante
Questa attività collega l’approvazione al pagamento effettivo. Analizzare il tempo trascorso in questa fase è importante per prevedere e gestire i flussi di cassa.
Dove reperirli
Si deduce dalla compilazione di checkrun_id nella tabella AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL per la fattura. La data di creazione del PPR può essere utilizzata come timestamp.
Acquisizione
Associazione della fattura a una richiesta di pagamento (Payment Process Request, PPR).
Tipo di evento
inferred
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Approvazione avviata
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Indica che la fattura è entrata nel flusso di lavoro di approvazione ed è stata inoltrata al primo approvatore. L’evento si deduce da una modifica dello stato del flusso di lavoro della fattura. | ||
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Perché è importante
Questa attività avvia il conteggio del KPI «Tempo di ciclo di approvazione delle fatture». Permette di distinguere il tempo di attesa dei dati da quello di attesa dell’approvatore.
Dove reperirli
Si deduce dalla modifica di WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL da uno stato precedente all’avvio del flusso di lavoro a 'Initiated' o a un altro stato analogo di attesa.
Acquisizione
Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS al valore 'Initiated'.
Tipo di evento
inferred
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Blocco applicato
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Indica che la fattura è stata bloccata e non può essere pagata. È un evento esplicito, registrato quando viene creato un record di blocco associato alla fattura, spesso a causa di discrepanze o violazioni delle politiche. | ||
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Perché è importante
Individua direttamente le eccezioni e i colli di bottiglia del processo. Analizzare le motivazioni e la durata dei blocchi è fondamentale per comprendere e risolvere i problemi ricorrenti di elaborazione.
Dove reperirli
È un evento esplicito, registrato quando viene creata una nuova riga nella tabella AP_HOLDS_ALL collegata allo specifico INVOICE_ID.
Acquisizione
Timestamp di creazione del record nella tabella AP_HOLDS_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Blocco rimosso
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Indica che il problema è stato risolto e il blocco rimosso, consentendo alla fattura di proseguire verso il pagamento. L’evento viene registrato quando il record del blocco viene aggiornato con le informazioni sulla rimozione. | ||
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Perché è importante
Misura il tempo necessario per risolvere le discrepanze. Considerato insieme a «Blocco applicato», permette di quantificare la durata e l’impatto delle rilavorazioni e della gestione delle eccezioni.
Dove reperirli
Si deduce dalla compilazione delle colonne RELEASE_LOOKUP_CODE e LAST_UPDATE_DATE nella tabella AP_HOLDS_ALL per un record di blocco esistente.
Acquisizione
Timestamp di aggiornamento del record AP_HOLDS_ALL con i dettagli della rimozione del blocco.
Tipo di evento
inferred
|
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Fattura annullata
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Indica la conclusione del processo della fattura prima del pagamento. È un’azione esplicita, registrata quando un utente annulla la fattura e viene compilata la data di annullamento. | ||
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Perché è importante
È uno stato finale senza esito positivo per la fattura. Analizzare la frequenza e le motivazioni degli annullamenti può far emergere problemi nelle fasi precedenti, negli acquisti o nella gestione dei fornitori.
Dove reperirli
Si deduce dalla compilazione della colonna CANCELLED_DATE nella tabella AP_INVOICES_ALL. La data stessa funge da timestamp dell’evento.
Acquisizione
La colonna CANCELLED_DATE è compilata nella tabella AP_INVOICES_ALL.
Tipo di evento
inferred
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Fattura respinta
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Indica che un approvatore ha respinto la fattura, interrompendo il processo e rendendo in genere necessarie una correzione e un nuovo invio. L’evento viene registrato come modifica dello stato nel flusso di lavoro di approvazione. | ||
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Perché è importante
Evidenzia un ciclo di rilavorazione significativo. Analizzare la frequenza e le motivazioni dei respingimenti può far emergere incomprensioni sulle politiche o problemi sistematici nei dati.
Dove reperirli
Si deduce dalla modifica della colonna WFAPPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL al valore 'Rejected'. Le tabelle dello storico del flusso di lavoro possono fornire ulteriori dettagli.
Acquisizione
Modifica di AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS al valore 'Rejected'.
Tipo di evento
inferred
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Pagamento anticipato effettuato
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Evento calcolato che indica che il pagamento è stato eseguito in anticipo per usufruire di uno sconto. Si ricava confrontando la data effettiva del pagamento con le condizioni di sconto registrate nella pianificazione dei pagamenti. | ||
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Perché è importante
Fornisce dati utili per la Dashboard «Utilizzo degli sconti per pagamento anticipato». Aiuta a quantificare i vantaggi finanziari di un processo efficiente di gestione dei debiti verso fornitori e a individuare le opportunità non sfruttate.
Dove reperirli
Si calcola confrontando la data del pagamento, ricavata da AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, con i campi relativi alla data di sconto (DISCOUNT_DATE) nella tabella AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Acquisizione
Confrontare la data di esecuzione del pagamento con la data entro cui è possibile usufruire dello sconto.
Tipo di evento
calculated
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Riconciliazione eseguita
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Indica l’azione del sistema o dell’utente che riconcilia la fattura con un ordine di acquisto (PO) e/o una ricevuta delle merci (GRN). L’evento viene registrato quando si aggiorna lo stato di riconciliazione della fattura. | ||
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Perché è importante
È un passaggio fondamentale per le fatture associate a un PO e incide direttamente sull’analisi «Andamento delle discrepanze nella riconciliazione a tre vie». Errori o ritardi in questa fase sono una delle principali cause dei colli di bottiglia nel processo.
Dove reperirli
Si deduce dall’aggiornamento di WFAPPROVAL_STATUS o di un campo analogo relativo allo stato di riconciliazione nella tabella AP_INVOICES_ALL, che indica che è stato effettuato un tentativo di riconciliazione.
Acquisizione
Timestamp della modifica dello stato relativa alla riconciliazione con il PO.
Tipo di evento
inferred
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