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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Ottimizzi gli ordini di acquisto P2P in SAP con la nostra guida in 6 passaggi.

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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Procure-to-pay - ordine di acquisto

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Ottimizzare il ciclo di vita degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA

I processi complessi di gestione degli ordini di acquisto causano spesso ritardi significativi e problemi di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare colli di bottiglia e inefficienze nascosti nel ciclo di vita degli ordini. Può valutare con precisione i tempi di approvvigionamento dei fornitori e identificare gli aspetti da semplificare, migliorando l’efficienza degli acquisti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto?

Un processo procure-to-pay (P2P) efficiente è fondamentale per qualsiasi organizzazione e il ciclo di vita dell’ordine di acquisto (PO) ne è un elemento centrale. In SAP S/4HANA, la gestione di questi ordini può diventare complessa. Anche con un sistema integrato e affidabile, inefficienze difficili da rilevare possono causare perdite finanziarie, ritardi operativi e rischi di non conformità. Le approvazioni tardive degli ordini di acquisto, i tempi di attraversamento prolungati dei fornitori o gli errori nella registrazione delle entrate merci possono ripercuotersi sull’intera catena di approvvigionamento, influendo sui programmi di produzione, sui livelli delle scorte e, in ultima analisi, sulla soddisfazione dei clienti. Per mantenere un flusso di cassa sano e la flessibilità operativa, è essenziale comprendere come si svolge davvero il processo degli ordini di acquisto, dalla creazione alla chiusura. Ottimizzare questo processo fondamentale si traduce direttamente in risparmi, rapporti migliori con i fornitori e maggiore capacità di risposta dell’azienda.

Come il Process Mining semplifica il ciclo di vita degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA

Il Process Mining consente di visualizzare e analizzare in modo approfondito l’esecuzione effettiva del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA. Invece di basarsi su ipotesi o report aggregati, ricostruisce ogni passaggio del percorso di ciascun ordine di acquisto utilizzando i dati degli eventi presenti nel sistema, ad esempio nelle tabelle BKPF, BSEG e ACDOCA. Questa prospettiva permette di osservare il flusso reale del processo e di individuare tutte le varianti, le deviazioni e i cicli di rilavorazione che ne riducono l’efficienza. Può, ad esempio, identificare con precisione in quale punto le richieste di acquisto restano in attesa di approvazione o quali ordini di acquisto vengono modificati più volte dopo l’invio al fornitore. Tracciando eventi come «Richiesta di acquisto creata», «Ordine di acquisto approvato» e «Entrata merci registrata», il Process Mining aiuta a individuare le cause profonde dei colli di bottiglia e dei tempi di ciclo prolungati, fornendo informazioni concrete e basate sui dati sulle operazioni di acquisto.

Aree prioritarie per migliorare il processo degli ordini di acquisto e ridurre i colli di bottiglia

Il Process Mining mette in evidenza diverse aree del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto su cui intervenire. Può individuare i fornitori i cui tempi di attraversamento superano regolarmente quelli concordati, causando ritardi nella registrazione delle entrate merci. Spesso l’analisi rivela inefficienze nei flussi di approvazione, mostrando dove gli ordini di acquisto restano in attesa di autorizzazione o dove si verificano più approvazioni ridondanti. Può inoltre far emergere un numero elevato di modifiche agli ordini di acquisto, segnale di possibili problemi nella precisione delle richieste iniziali, nei dati anagrafici incompleti o nella comunicazione con i fornitori. Anche la frequenza e l’impatto degli eventi «Merci restituite» possono indicare problemi di controllo qualità o consegne errate. Concentrandosi su questi riscontri concreti, può ottenere indicazioni utili per rivedere le politiche di acquisto, ottimizzare la selezione dei fornitori, migliorare la qualità dei dati anagrafici e semplificare i processi di approvazione interni. Questa analisi dettagliata aiuta a ridurre in misura significativa il tempo di ciclo degli ordini di acquisto P2P.

Risultati misurabili e maggiore conformità

Le informazioni ricavate dall’analisi con Process Mining del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA si traducono in vantaggi concreti. Può ridurre sensibilmente il tempo di ciclo degli ordini di acquisto, dalla richiesta all’entrata merci, accelerando l’evasione e migliorando la capacità di risposta operativa. L’ottimizzazione contribuisce direttamente a ridurre i costi di acquisto, limitando il lavoro manuale e le spese per le urgenze e sfruttando meglio gli sconti per pagamento anticipato. È inoltre possibile rafforzare la conformità individuando ed eliminando le deviazioni dal processo, affinché tutti gli ordini di acquisto rispettino le politiche aziendali e i requisiti normativi. Una comprensione più chiara del processo consente anche di gestire i fornitori con maggiore efficacia, favorendo rapporti più solidi e livelli di servizio migliori. In definitiva, ottimizzare il ciclo di vita degli ordini di acquisto rafforza la solidità finanziaria dell’organizzazione e la capacità strategica di gestire gli acquisti.

Inizi oggi a ottimizzare il processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto

Per iniziare a ottimizzare il processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA non occorrono competenze tecniche approfondite né un ampio sviluppo personalizzato. Questa guida e gli strumenti che la accompagnano Le forniscono le conoscenze e il metodo necessari per individuare fin da subito le inefficienze meno evidenti. Grazie al Process Mining, può andare oltre le impressioni e prendere decisioni informate, basate sui dati, che portano a miglioramenti duraturi. Inizi a migliorare le operazioni di acquisto ottenendo una visione chiara di ogni ordine di acquisto e favorendo efficienza, conformità e controllo dei costi in tutta l’organizzazione.

Procure-to-pay - ordine di acquisto Richiesta di acquisto Entrata merci Efficienza degli acquisti Tempi di attraversamento dei fornitori Gestione degli ordini Analisi della conformità Ufficio acquisti Responsabile acquisti Ottimizzazione della catena di approvvigionamento Procure-to-pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione degli ordini di acquisto possono bloccare attività di acquisto essenziali, far mancare le scadenze per la consegna di beni o servizi e compromettere i programmi di produzione o di progetto. Nel processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto, le approvazioni lente spesso comportano costi più elevati, dovuti a nuovi ordini urgenti o alle spese di accelerazione.
ProcessMind analizza gli Event Log di SAP S/4HANA per individuare con precisione i colli di bottiglia nella catena di approvazione e identificare le fasi o i responsabili che causano i ritardi maggiori. Visualizzando questi percorsi, le organizzazioni possono semplificare il flusso di approvazione degli ordini di acquisto, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l’efficienza.

Le modifiche continue agli ordini di acquisto dopo la loro creazione iniziale comportano rilavorazioni, errori e inefficienze significative nel processo procure-to-pay. Ogni modifica richiede una nuova approvazione e ulteriori comunicazioni, assorbendo risorse preziose e allungando i tempi complessivi di evasione degli ordini in SAP S/4HANA.
ProcessMind mappa ogni evento di modifica nel ciclo di vita degli ordini di acquisto e mette in luce schemi ricorrenti e cause profonde, come specifiche poco chiare o una pianificazione della domanda incoerente. Queste informazioni aiutano a ottimizzare le fasi a monte, riducendo le rilavorazioni e migliorando la precisione nella gestione degli ordini di acquisto.

Un intervallo di tempo significativo tra la registrazione dell’entrata merci e la chiusura definitiva dell’ordine di acquisto può causare discrepanze nelle registrazioni di magazzino, ritardi nei pagamenti ai fornitori e una visione incompleta dello stato effettivo dell’ordine. In SAP S/4HANA, questo spesso si ripercuote sulle successive attività contabili e di riconciliazione.
ProcessMind mostra una cronologia chiara degli eventi per ogni ordine di acquisto, evidenziando il tempo esatto che intercorre tra l’entrata merci e le successive attività di chiusura. In questo modo, i team possono individuare le lacune nel processo e adottare misure per coordinare meglio le fasi del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto.

Senza una visione chiara e completa dell’intero ciclo di vita degli ordini di acquisto, le organizzazioni faticano a capire dove si verificano i ritardi, chi ne è responsabile o perché si producono determinate deviazioni. Questa scarsa trasparenza nel processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA ostacola una gestione efficace e il miglioramento continuo.
ProcessMind ricostruisce il percorso completo di ogni ordine di acquisto, dalla creazione alla chiusura, e visualizza tutti i percorsi e le attività. Offre così una trasparenza approfondita, che consente alle parti interessate di monitorare le prestazioni, comprendere i flussi complessi e prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare gli acquisti.

Le deviazioni dalle procedure standard per gli ordini di acquisto tra reparti o aree geografiche determinano livelli di servizio disomogenei, rischi di non conformità e maggiori costi operativi. La mancanza di standardizzazione rende difficile estendere le prassi efficienti o applicare le regole di governance alle operazioni procure-to-pay relative agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo per gli ordini di acquisto e le confronta con i modelli standard definiti. Aiuta così a capire dove e perché si verificano percorsi non standard, consentendo alle organizzazioni di armonizzare i processi e garantire un’esecuzione uniforme.

Le richieste di acquisto bloccate in attesa di approvazione creano colli di bottiglia nelle fasi iniziali, impedendo la creazione tempestiva degli ordini di acquisto e ritardando l’acquisizione dei beni o servizi necessari. Questo ritardo iniziale può ripercuotersi sull’intero processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto, incidendo sui programmi di progetto e sulla continuità operativa in SAP S/4HANA.
ProcessMind individua i punti in cui le richieste di acquisto restano bloccate e mostra le fasi o i responsabili specifici che causano i ritardi. Analizzando questi passaggi critici, le organizzazioni possono ottimizzare il flusso di approvazione delle richieste e avviare più rapidamente il ciclo di acquisto.

Gli acquisti di beni o servizi effettuati al di fuori dei processi previsti per gli ordini di acquisto, spesso definiti acquisti non autorizzati, comportano la perdita degli sconti negoziati, rischi di non conformità e una minore capacità di controllare la spesa. In SAP S/4HANA, aggirare i flussi standard del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto compromette l’integrità finanziaria.
ProcessMind individua gli ordini di acquisto e le entrate merci che non seguono i percorsi di approvazione prescritti o che aggirano la sequenza formale dalla richiesta all’ordine. In questo modo è possibile rilevare comportamenti di acquisto non conformi e rafforzare la governance.

Tempi di attraversamento incoerenti o prolungati per gli ordini di acquisto rendono difficile pianificare le scorte e possono causare esaurimenti o eccedenze di magazzino. Questa variabilità incide direttamente sull’efficienza operativa e sulla soddisfazione dei clienti nel processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto.
ProcessMind analizza il tempo effettivo che intercorre tra la creazione dell’ordine di acquisto, o il suo invio al fornitore, e l’entrata merci, suddividendo i risultati per fornitore. Queste informazioni aiutano i team acquisti a valutare le prestazioni dei fornitori, negoziare condizioni migliori e rendere più prevedibile la catena di approvvigionamento.

Un numero elevato di modifiche agli ordini di acquisto dopo l’approvazione può indicare problemi nella pianificazione iniziale della domanda, nella chiarezza delle specifiche o nella comunicazione. Ne deriva un notevole carico amministrativo, che può ritardare il processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA.
ProcessMind visualizza la frequenza e la natura delle modifiche agli ordini di acquisto successive all’approvazione e le mette in relazione con attributi specifici, come il richiedente o la categoria di acquisto. Questi dati aiutano a individuare problemi sistemici e a migliorare la precisione nella stesura iniziale degli ordini.

Alcune fasi del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto possono assorbire risorse umane o di sistema in misura sproporzionata, senza generare un valore equivalente. Ne conseguono costi operativi più elevati e una produttività ridotta. In SAP S/4HANA, questa inefficienza può manifestarsi sotto forma di colli di bottiglia o di un eccessivo ricorso ad attività manuali.
ProcessMind individua le attività eseguite troppo spesso, che richiedono troppo tempo o comportano passaggi di consegne eccessivi, indicando dove è possibile riallocare le risorse o automatizzare alcune fasi. Ottimizzando le attività degli ordini di acquisto che assorbono più risorse, le organizzazioni possono aumentare l’efficienza.

Se le conferme dei servizi relativi agli ordini di acquisto non vengono registrate tempestivamente in SAP S/4HANA, possono ritardare le fasi successive, come l’elaborazione delle fatture e i pagamenti ai fornitori. Questo ritardo incide sulla gestione del flusso di cassa e sui rapporti con i fornitori, creando attriti nel ciclo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto.
ProcessMind misura il tempo che intercorre tra la data prevista di completamento del servizio, se disponibile, o il completamento dell’ordine di acquisto e l’attività effettiva «Conferma del servizio registrata». L’analisi aiuta a individuare le cause dei ritardi e a registrare le conferme dei servizi con maggiore tempestività.

Il ripetersi dei resi di merci può indicare problemi di fondo, come ordini errati, problemi di qualità dei fornitori o procedure imprecise di registrazione delle entrate merci. Nel processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto in SAP S/4HANA, ciò comporta costi più elevati, rilavorazioni e insoddisfazione.
ProcessMind mette in evidenza gli ordini di acquisto che includono spesso attività «Merci restituite» e le mette in relazione con specifici fornitori, categorie di prodotto o luoghi di consegna. Queste informazioni aiutano a individuare problemi sistemici e a migliorare la selezione dei fornitori o i controlli interni di qualità.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

I cicli di approvazione lunghi incidono direttamente sull’efficienza operativa: ritardano gli acquisti essenziali, compromettono i programmi di progetto e mettono a dura prova i rapporti con i fornitori. Semplificare il processo consente di procurarsi più rapidamente beni e servizi necessari, migliorando la capacità di risposta dell’azienda e il controllo dei costi. Riduce inoltre il tempo che i dipendenti dedicano a sollecitare le approvazioni.
ProcessMind analizza l’intero flusso di approvazione degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA, individua i colli di bottiglia e misura la durata di ogni fase di approvazione. Evidenzia le deviazioni dai percorsi standard e identifica i responsabili o le condizioni specifiche che causano ritardi, consentendo di intervenire sul processo o automatizzare alcune fasi per accelerarne l’esecuzione.

Percorsi di gestione non uniformi per gli ordini di acquisto possono causare errori, rischi di non conformità e prestazioni diverse tra i reparti. Definire flussi di lavoro standardizzati favorisce il rispetto delle prassi migliori, migliora la qualità dei dati e rende gli acquisti più prevedibili ed efficienti, riducendo i rischi operativi.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA e le confronta con i modelli ideali. Visualizza le deviazioni non autorizzate e mostra dove si verificano procedure non standard, consentendo di applicare processi uniformi e ottenere operazioni più coerenti, conformi ed efficienti.

La spesa non autorizzata, ovvero gli acquisti effettuati al di fuori dei canali previsti, compromette i contratti negoziati, fa aumentare i costi e aggira controlli interni essenziali. Eliminare questi casi consente di rispettare pienamente le politiche di acquisto e di sfruttare al meglio gli accordi con i fornitori, con un impatto diretto sui risultati economici.
ProcessMind traccia l’intero ciclo di vita di ogni ordine di acquisto per rilevare i casi in cui gli acquisti aggirano passaggi di approvazione essenziali o vengono creati senza una richiesta di acquisto precedente in SAP S/4HANA. Fa emergere schemi di comportamento non conforme, consentendo alle organizzazioni di applicare i controlli e affrontare le cause profonde della spesa non autorizzata.

La mancanza di una visione chiara e completa del ciclo di vita degli ordini di acquisto ostacola la gestione proattiva, rende difficile fornire aggiornamenti precisi sullo stato degli ordini e ritarda la risoluzione dei problemi. Una maggiore visibilità offre alle parti interessate informazioni aggiornate, favorendo decisioni migliori e un controllo operativo più efficace, dalla richiesta all’entrata merci.
ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di ogni ordine di acquisto in SAP S/4HANA e fornisce una mappa visiva e trasparente di tutte le attività e transizioni. Gli utenti possono individuare ritardi nascosti e percorsi di gestione poco chiari e capire con precisione a che punto si trova un ordine in qualsiasi momento, migliorando sensibilmente la trasparenza.

Le modifiche frequenti agli ordini di acquisto dopo l’approvazione comportano rilavorazioni, allungano i tempi di attraversamento e possono causare incomprensioni o controversie con i fornitori. Ridurle rende il processo più stabile, limita il lavoro amministrativo e rafforza i rapporti con i fornitori grazie a comunicazioni chiare e coerenti.
ProcessMind analizza i dati storici degli ordini di acquisto per individuare le cause e la frequenza delle modifiche successive all’approvazione. Aiuta a identificare i motivi più comuni, come richieste iniziali incomplete, errori nelle specifiche o comunicazioni carenti, così da migliorare in modo mirato le fasi a monte o la formazione degli utenti in SAP S/4HANA.

Tempi di attraversamento imprevedibili da parte dei fornitori compromettono i programmi di produzione, portano a livelli di scorte non ottimali e possono incidere sulla soddisfazione dei clienti. Una maggiore prevedibilità consente di pianificare con più precisione, gestire meglio le scorte e soddisfare in modo più affidabile le esigenze interne ed esterne.
ProcessMind monitora e analizza i tempi effettivi di consegna degli ordini di acquisto rispetto alle condizioni contrattuali e ai dati storici. Individua i fornitori che consegnano regolarmente in ritardo e i ritardi interni che incidono sulla registrazione delle entrate merci, fornendo informazioni basate sui dati per migliorare la selezione dei fornitori e l’affidabilità della catena di approvvigionamento.

Le approvazioni lente delle richieste di acquisto ritardano l’intero ciclo degli acquisti, posticipano l’avvio del processo degli ordini di acquisto e incidono sui programmi di progetto o sulla prontezza operativa. Accelerare questa fase iniziale consente di rispondere più rapidamente alle esigenze dell’organizzazione e di migliorare la realizzazione dei progetti.
ProcessMind offre una visione dettagliata di tutti i percorsi di approvazione delle richieste di acquisto in SAP S/4HANA. Evidenzia le richieste in attesa, identifica le fasi o le persone che causano ritardi e individua opportunità per semplificare il flusso di approvazione tramite automazione o riassegnazione.

La mancata corrispondenza tra la ricezione fisica delle merci e la chiusura amministrativa di un ordine di acquisto può lasciare impegni aperti, causare registrazioni di magazzino imprecise e ritardare la riconciliazione finanziaria. Allineare queste fasi consente di registrare i dati in modo tempestivo e accurato, migliorando la trasparenza finanziaria e la precisione operativa.
ProcessMind individua i casi in cui le merci sono state ricevute ma l’ordine di acquisto è ancora aperto e quelli in cui un ordine viene chiuso prima che sia confermata la ricezione di tutti gli articoli in SAP S/4HANA. L’analisi mette in luce le lacune nel processo e le opportunità di automazione o di miglioramento della comunicazione tra reparti.

Un uso inefficiente delle risorse umane e di sistema nella gestione degli ordini di acquisto può aumentare i costi operativi, affaticare i dipendenti e ridurre la capacità di elaborazione. Ottimizzare l’allocazione permette di utilizzare le risorse in modo efficace, aumentando la produttività e riducendo le spese superflue.
ProcessMind fornisce informazioni sulla distribuzione del carico di lavoro tra le diverse attività relative agli ordini di acquisto. Individua i colli di bottiglia in cui le risorse sono sovraccariche e le aree in cui potrebbero essere sottoutilizzate, consentendo una riallocazione mirata per migliorare l’efficienza e ridurre i tempi di elaborazione.

I ritardi nella conferma dei servizi ricevuti possono bloccare i pagamenti ai fornitori, incidere sulla gestione del flusso di cassa e rendere difficile tracciare con precisione i costi dei progetti. Accelerare questo processo consente di pagare tempestivamente i fornitori e mantenere registrazioni finanziarie accurate, rafforzando i rapporti con i fornitori.
ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra l’effettiva erogazione di un servizio e la registrazione della relativa conferma in SAP S/4HANA. Individua le fasi del processo, i reparti o le persone che causano ritardi evitabili, consentendo interventi mirati per accelerare la conferma.

Un numero elevato di resi di merci fa aumentare sensibilmente i costi logistici e le rilavorazioni amministrative e può causare insoddisfazione sia tra i richiedenti interni sia tra i fornitori esterni. Ridurre i resi migliora l’efficienza, limita gli sprechi e aumenta la qualità complessiva degli acquisti.
ProcessMind aiuta a individuare gli ordini di acquisto, i fornitori o le condizioni che causano spesso resi di merci. Analizzando l’intero ciclo di vita degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA, consente di risalire alle cause profonde dei problemi di precisione degli ordini, controllo qualità o prestazioni dei fornitori e di adottare misure correttive.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per il processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto

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Esportare i dati

Caricare l’insieme di dati

Analizzare il processo

Attuare i miglioramenti

Monitorare il processo

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Cosa fare

Ottenga il template Excel specifico per i dati del processo procure-to-pay relativo agli ordini di acquisto. Il template consente di strutturare correttamente i dati di SAP S/4HANA per l’analisi.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Utilizzare il template corretto semplifica la preparazione dei dati, previene gli errori più comuni e accelera il percorso verso le informazioni utili. Inoltre, garantisce la compatibilità dei dati per un utilizzo immediato.

Risultato atteso

Un template Excel preformattato, pronto per essere compilato con i dati del processo degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA.

COSA OTTERRÀ

Individui le opportunità di efficienza negli ordini di acquisto P2P in SAP S/4HANA

ProcessMind mostra il flusso effettivo degli ordini di acquisto, mettendo in evidenza inefficienze e opportunità di miglioramento. Ottenga una visione chiara e visiva del processo P2P.

Visualizzi il flusso del processo degli ordini di acquisto
Individui i colli di bottiglia nascosti e i cicli di rilavorazione
Valuti i tempi di attraversamento dei fornitori e la conformità
Semplifichi le operazioni per ridurre il tempo di ciclo degli ordini di acquisto

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Risultati concreti nella gestione degli ordini di acquisto

Applicando il Process Mining ai dati degli ordini di acquisto di SAP S/4HANA, le organizzazioni individuano inefficienze e colli di bottiglia nascosti, ottenendo miglioramenti operativi significativi e risparmi sui costi.

0 % faster

Approvazioni degli ordini più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i flussi di lavoro ed elimini i colli di bottiglia per ridurre sensibilmente i tempi di approvazione degli ordini di acquisto e accelerare il ciclo di approvvigionamento.

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Meno acquisti fuori procedura

Riduzione delle spese non conformi

Individui ed elimini gli acquisti effettuati al di fuori dei canali approvati, assicurando che tutte le spese rispettino le politiche aziendali e migliorando il controllo finanziario.

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Maggiore elaborazione senza interventi manuali.

Aumento dell’elaborazione automatizzata

Aumenti la percentuale di ordini di acquisto che completano l’intero processo senza interventi manuali né rilavorazioni, migliorando l’efficienza e riducendo i costi operativi.

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Meno modifiche dopo l’approvazione

Riduzione delle modifiche agli ordini di acquisto

Individui le cause profonde delle modifiche apportate agli ordini di acquisto dopo l’approvazione, per predisporre ordini iniziali più accurati e ridurre le rilavorazioni amministrative.

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Migliore puntualità delle consegne

Migliori prestazioni dei fornitori

Ottenga informazioni sull’affidabilità delle consegne dei fornitori confrontando le date effettive con quelle richieste, per gestire meglio i fornitori e rendere le consegne più prevedibili.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni Purchase to Pay.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco dell’ordine di acquisto (PO), utilizzato come ID del caso principale per monitorare il ciclo di approvvigionamento.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi di approvvigionamento in un unico processo dall’inizio alla fine e analizzare nel dettaglio il ciclo di vita di ogni ordine di acquisto.

Nome dell’evento o della fase aziendale che si è verificata nel processo dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo e consente di rappresentare e analizzare il flusso dall’inizio alla fine, le varianti e i colli di bottiglia.

Marca temporale che indica quando si è verificata l’attività.

Perché è importante

Questa marca temporale è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, compresi i tempi di ciclo, i tempi di attraversamento e i tempi di attesa.

Identificativo univoco del fornitore che fornisce i beni o i servizi.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore, valutare i risultati, individuare i fornitori con prestazioni migliori o peggiori e ottimizzare la catena di approvvigionamento.

Identificativo dell’utente che ha eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente di attribuire le responsabilità e analizzare le prestazioni a livello individuale o di team, aiutando a individuare opportunità di formazione o vincoli legati alle risorse.

Valore totale dell’ordine di acquisto, al netto di imposte e costi di trasporto.

Perché è importante

Consente di analizzare i dati dal punto di vista finanziario, segmentare gli ordini di acquisto in base al valore e dare priorità agli interventi di miglioramento dei processi nelle aree con le spese più elevate.

Identificativo della richiesta di acquisto (PR) da cui ha avuto origine l’ordine di acquisto.

Perché è importante

Collega l’ordine di acquisto alla richiesta iniziale, consentendo l’analisi del processo dall’inizio alla fine e l’individuazione degli acquisti fuori procedura non conformi.

Data entro cui l’azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.

Perché è importante

Costituisce la base di riferimento per misurare la puntualità delle consegne dei fornitori, un indicatore chiave di prestazione fondamentale per la gestione della catena di approvvigionamento e la pianificazione operativa.

Classificazione che distingue i diversi tipi di ordini di acquisto, ad esempio ordini standard, ordini di servizi o ordini di trasferimento delle scorte.

Perché è importante

Classifica gli ordini di acquisto, consentendo di confrontare i diversi processi di approvvigionamento e aiutando a spiegare le variazioni nei flussi di processo e nei tempi di ciclo.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna la richiesta formale di beni o servizi e dà inizio al processo di approvvigionamento. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente salva un nuovo documento di richiesta di acquisto, ad esempio tramite la transazione ME51N.

Perché è importante

È il punto di partenza principale per molti cicli di vita degli ordini di acquisto. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell’ordine aiuta a individuare ritardi nell’approvvigionamento e nell’elaborazione interna.

Indica l’approvazione formale di una richiesta di acquisto da parte di un responsabile o di un approvatore designato. In genere si deduce da una modifica dello stato del documento di richiesta, che segnala che è pronto per essere convertito in un ordine di acquisto.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulla rapidità con cui l’ordine di acquisto può essere creato e inviato al fornitore.

Segna la creazione del documento ufficiale dell’ordine di acquisto, che può essere creato con o senza riferimento a una richiesta di acquisto. È un evento esplicito, registrato quando il documento dell’ordine viene salvato per la prima volta nel sistema.

Perché è importante

Questa attività può rappresentare un punto di partenza alternativo per il processo, soprattutto nell’analisi degli acquisti fuori procedura. È un evento fondamentale per misurare il tempo complessivo di elaborazione dell’ordine di acquisto.

Indica che l’ordine di acquisto ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è autorizzato per l’invio al fornitore. L’evento si deduce da una modifica dello stato nella strategia di rilascio dell’ordine.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare l’efficienza delle approvazioni e le rilavorazioni successive. Analizzare il tempo tra la creazione e l’approvazione dell’ordine evidenzia i ritardi nei processi interni.

Indica la ricezione fisica dei beni dal fornitore e la relativa registrazione nel sistema. È una transazione esplicita che aggiorna la cronologia dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

È una tappa importante che conclude il tempo di attraversamento del fornitore e dà inizio alla verifica interna delle fatture. È essenziale per monitorare la puntualità delle consegne.

Indica l’inserimento nel sistema SAP della fattura del fornitore e il suo collegamento al relativo ordine di acquisto. È una registrazione contabile esplicita che crea un documento contabile.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che collega il processo di approvvigionamento a quello dei debiti verso fornitori. Consente di analizzare il tempo che intercorre tra l’entrata merci e l’elaborazione della fattura.

Questa attività indica che una posizione dell’ordine di acquisto è considerata chiusa dal punto di vista logistico. Si deduce quando sono impostati sia l’indicatore «Consegna completata» sia quello «Fattura finale».

Perché è importante

Rappresenta il punto finale per l’analisi del ciclo di vita dell’ordine di acquisto. Misurare il tempo necessario per raggiungere questo evento consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo delle operazioni di approvvigionamento.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può contribuire concretamente a ottimizzare il processo Purchase to Pay degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA?

Il Process Mining rappresenta il flusso effettivo del processo P2P degli ordini di acquisto e mette in evidenza i colli di bottiglia, come i lunghi cicli di approvazione e le rilavorazioni dovute alle modifiche ripetute agli ordini. Segnala le deviazioni dai percorsi standard e aiuta a capire dove si verificano inefficienze e mancanze di conformità. Queste informazioni basate sui dati consentono di definire interventi mirati per ridurre i costi e abbreviare i tempi di ciclo.

Quali dati di SAP S/4HANA servono per applicare il Process Mining agli ordini di acquisto?

Per applicare il Process Mining agli ordini di acquisto servono principalmente log degli eventi che descrivano ogni fase del processo. I dati chiave comprendono la creazione dell’ordine, le fasi di approvazione, le modifiche, le entrate merci e le fatture. I campi essenziali sono il nome dell’attività, la marca temporale, l’ID del caso, di solito il numero dell’ordine di acquisto, ed eventualmente le risorse o gli utenti coinvolti.

Quanto tempo occorre in genere per configurare il Process Mining sugli ordini di acquisto e ottenere i primi risultati?

La configurazione iniziale, che comprende l’estrazione dei dati e la configurazione del modello, richiede in genere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta completata, spesso bastano pochi giorni per ottenere i primi insight e individuare i principali colli di bottiglia. Il monitoraggio continuo offre poi visibilità costante sulle prestazioni e sulla conformità.

Quali sono le aree di miglioramento che il Process Mining individua più spesso nel processo P2P degli ordini di acquisto?

Il Process Mining individua spesso opportunità per ridurre i tempi di approvazione degli ordini di acquisto e uniformare i flussi di processo. Aiuta a eliminare gli acquisti fuori procedura e a limitare le modifiche agli ordini dopo l’approvazione, che spesso comportano notevoli rilavorazioni. Inoltre, contribuisce a migliorare la visibilità dell’ordine dall’inizio alla fine e a coordinare l’entrata merci con la chiusura dell’ordine.

Per utilizzare il Process Mining servono competenze tecniche approfondite o moduli specifici di SAP S/4HANA?

Una conoscenza di base del modello dati di SAP S/4HANA è utile per estrarre i dati, ma gli strumenti moderni di Process Mining sono facili da usare. Spesso includono connettori e template preconfigurati per SAP S/4HANA, riducendo la necessità di competenze tecniche approfondite. In genere non sono necessari moduli SAP aggiuntivi oltre alle funzionalità P2P già in uso.

Come possiamo tutelare la privacy e la sicurezza dei dati quando estraiamo da SAP S/4HANA i dati degli ordini di acquisto per il Process Mining?

La privacy e la sicurezza dei dati sono prioritarie. È fondamentale applicare controlli di accesso rigorosi e tecniche di anonimizzazione, soprattutto per le informazioni sensibili relative agli utenti o ai fornitori. Occorre rispettare le normative pertinenti sulla protezione dei dati e utilizzare i protocolli di trasferimento sicuro e le soluzioni di archiviazione offerte dal fornitore di Process Mining.

Il Process Mining può aiutarci a ridurre gli acquisti fuori procedura e a garantire la conformità nel processo P2P degli ordini di acquisto?

Sì, il Process Mining è molto efficace nell’individuare gli acquisti non approvati e le deviazioni dalle politiche di approvvigionamento definite. Rappresentando l’esecuzione effettiva del processo, evidenzia i casi in cui i controlli vengono aggirati e consente di individuarne le cause profonde. Queste informazioni sono fondamentali per rafforzare la conformità e ridurre gli acquisti fuori procedura.

Quali risultati concreti possiamo aspettarci ottimizzando con il Process Mining il processo P2P degli ordini di acquisto?

Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi di approvazione degli ordini di acquisto e flussi di processo più uniformi. Tra gli altri risultati frequenti figurano meno acquisti fuori procedura, meno modifiche agli ordini dopo l’approvazione e una maggiore prevedibilità delle consegne dei fornitori. Ne derivano una maggiore efficienza operativa e risparmi sui costi lungo tutto il ciclo di approvvigionamento.

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