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Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Ottimizzi gli ordini di acquisto P2P in SAP con la nostra guida in 6 passaggi.
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Ottimizzi il ciclo di vita degli ordini d’acquisto in SAP S/4HANA

Processi complessi relativi agli ordini di acquisto causano spesso ritardi significativi e problemi di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare colli di bottiglia e inefficienze nascoste nel ciclo di vita dell’ordine di acquisto. Può valutare con precisione i tempi di attraversamento dei fornitori e identificare gli ambiti in cui semplificare le operazioni, trasformando l’efficienza del Suo approvvigionamento.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto?

Un processo Purchase to Pay, o P2P, efficiente è fondamentale per qualsiasi organizzazione e il suo fulcro è rappresentato dal ciclo di vita dell'ordine di acquisto, o PO. In SAP S/4HANA, la gestione di questi ordini può diventare complessa. Anche in presenza di un sistema solido e integrato, inefficienze nascoste possono causare perdite finanziarie significative, ritardi operativi e rischi per la conformità. Approvazioni tardive degli ordini di acquisto, tempi di approvvigionamento dei fornitori troppo lunghi o errori nell'entrata merci possono ripercuotersi sull'intera supply chain, influenzando i programmi di produzione, i livelli delle scorte e, in ultima analisi, la soddisfazione dei clienti. Comprendere il flusso effettivo degli ordini di acquisto, dalla creazione al completamento, è essenziale per mantenere un flusso di cassa sano e un'elevata agilità operativa. L'ottimizzazione diretta di questo processo centrale si traduce in una riduzione dei costi, in rapporti migliori con i fornitori e in un'azienda più reattiva.

Come il Process Mining semplifica il ciclo di vita degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA

Il Process Mining offre una capacità senza pari di visualizzare e analizzare l'esecuzione effettiva del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA. Invece di basarsi su supposizioni o report aggregati, il Process Mining ricostruisce ogni fase del percorso di ciascun ordine di acquisto utilizzando i dati degli eventi presenti nel sistema, ad esempio nelle tabelle BKPF, BSEG e ACDOCA. Questa prospettiva unica consente di osservare il flusso reale del processo e di identificare tutte le varianti, le deviazioni e i cicli di rilavorazione che ne ostacolano l'efficienza. È possibile, ad esempio, individuare con precisione il punto in cui le richieste di acquisto restano bloccate nella coda di approvazione oppure quali specifici ordini di acquisto vengono modificati più volte dopo essere stati inviati al fornitore. Monitorando con precisione eventi come "Richiesta di acquisto creata", "Ordine di acquisto approvato" ed "Entrata merci registrata", il Process Mining aiuta a individuare le cause alla radice dei colli di bottiglia e dei tempi di ciclo prolungati, fornendo informazioni oggettive e basate sui dati sulle operazioni di approvvigionamento.

Aree chiave per migliorare il processo degli ordini di acquisto e ridurre i colli di bottiglia

Grazie al Process Mining, diverse aree critiche del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto diventano obiettivi di miglioramento ben definiti. È possibile identificare i fornitori i cui tempi di approvvigionamento superano costantemente gli accordi, causando ritardi nell'entrata merci. L'analisi rivela spesso inefficienze nei Workflow di approvazione, evidenziando i casi in cui gli ordini di acquisto restano in attesa di autorizzazione o sono sottoposti a più approvazioni ridondanti. Inoltre, il Process Mining può mettere in luce un'elevata frequenza di modifiche agli ordini di acquisto, segnale di possibili problemi nell'accuratezza delle richieste iniziali, nei dati anagrafici incompleti o nella comunicazione con i fornitori. Anche la frequenza e l'impatto degli eventi "Merci restituite" possono indicare problemi di controllo qualità o consegne errate. Concentrandosi su questi risultati concreti, Lei ottiene informazioni operative per perfezionare le politiche di acquisto, ottimizzare la selezione dei fornitori, migliorare la qualità dei dati anagrafici e semplificare i processi interni di approvazione. Questa analisi dettagliata aiuta a ridurre in modo significativo il tempo di ciclo del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.

Risultati misurabili e maggiore conformità

Le informazioni ottenute applicando il Process Mining al processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA si traducono in vantaggi concreti. Può aspettarsi una riduzione significativa del tempo di ciclo dell'ordine di acquisto, dalla richiesta all'entrata merci, con conseguente evasione più rapida e maggiore reattività operativa. Questa ottimizzazione contribuisce direttamente alla riduzione dei costi di approvvigionamento, grazie alla diminuzione del lavoro manuale, alla riduzione delle spese per ordini urgenti e a un migliore utilizzo degli sconti per pagamento anticipato. Una maggiore conformità diventa possibile identificando ed eliminando le deviazioni dal processo, così da garantire che tutti gli ordini di acquisto rispettino le politiche definite e i requisiti normativi. Inoltre, una comprensione più chiara del processo consente una gestione più efficace dei fornitori, favorendo rapporti più solidi e livelli di servizio migliori. In definitiva, l'ottimizzazione del ciclo di vita degli ordini di acquisto rafforza la solidità finanziaria dell'organizzazione e le sue capacità strategiche di approvvigionamento.

Inizi oggi il percorso di ottimizzazione Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Avviare l'ottimizzazione del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA non richiede un'approfondita analisi tecnica né un ampio sviluppo personalizzato. Questa guida e gli strumenti che la accompagnano sono stati progettati per fornirLe le conoscenze e la metodologia necessarie a individuare già oggi le inefficienze nascoste. Sfruttando la potenza del Process Mining, può andare oltre le evidenze aneddotiche e prendere decisioni informate e basate sui dati, capaci di produrre miglioramenti duraturi. Inizi a trasformare le operazioni di approvvigionamento ottenendo una trasparenza senza precedenti su ogni ordine di acquisto e garantendo efficienza, conformità ed economicità in tutta l'organizzazione.

Purchase to Pay - Purchase Order Richiesta d’acquisto Ricezione merci Efficienza degli acquisti Tempi di approvvigionamento dei fornitori Gestione degli ordini Analisi della conformità Ufficio acquisti Responsabile acquisti Ottimizzazione della catena di approvvigionamento Procure to Pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell'approvazione degli ordini di acquisto possono bloccare attività di approvvigionamento critiche, causare il mancato rispetto delle scadenze per beni o servizi e incidere potenzialmente sui programmi di produzione o sui tempi dei progetti. Questo processo di approvazione lento nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto comporta spesso costi più elevati a causa di nuovi ordini urgenti o delle spese di sollecito.
ProcessMind analizza gli Event Log di SAP S/4HANA per individuare con precisione i colli di bottiglia nella catena di approvazione, identificando le fasi o gli approvatori che causano i ritardi più significativi. Visualizzando questi percorsi, le organizzazioni possono semplificare il Workflow di approvazione degli ordini di acquisto, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l'efficienza.

Le modifiche continue agli ordini di acquisto dopo la loro creazione iniziale introducono rilavorazioni, errori e inefficienze significativi nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto. Ogni modifica richiede una nuova approvazione e ulteriori comunicazioni, consumando risorse preziose e prolungando i tempi complessivi di evasione dell'ordine in SAP S/4HANA.
ProcessMind mappa ogni evento di modifica nel ciclo di vita dell'ordine di acquisto, rivelando schemi e cause alla radice, come specifiche poco chiare o una pianificazione della domanda incoerente. Queste informazioni aiutano a ottimizzare i processi a monte, riducendo al minimo le rilavorazioni e migliorando l'accuratezza della gestione degli ordini di acquisto.

Un intervallo di tempo significativo tra la registrazione dell'entrata merci e la chiusura definitiva dell'ordine di acquisto può causare discrepanze nei registri di magazzino, ritardi nei pagamenti ai fornitori e una visibilità incompleta sullo stato effettivo dell'ordine. Questo incide spesso sui processi contabili e di riconciliazione a valle in SAP S/4HANA.
ProcessMind fornisce una sequenza temporale chiara degli eventi per ogni ordine di acquisto, evidenziando la durata esatta tra l'entrata merci e le successive attività di chiusura. In questo modo, i team possono identificare le lacune del processo e adottare misure per sincronizzare più efficacemente le fasi Purchase to Pay - Ordine di acquisto.

Senza una visione chiara e completa dell'intero ciclo di vita dell'ordine di acquisto, le organizzazioni faticano a identificare dove si verificano i ritardi, chi ne è responsabile o perché si verificano determinate deviazioni. Questa mancanza di trasparenza nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA ostacola una gestione efficace e le iniziative di miglioramento continuo.
ProcessMind ricostruisce l'intero percorso di ogni ordine di acquisto, dalla creazione al completamento, visualizzando tutti i percorsi e le attività. Offre così una trasparenza senza precedenti, consentendo agli stakeholder di monitorare le prestazioni, comprendere i flussi complessi e prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare gli acquisti.

Le deviazioni dalle procedure standard per gli ordini di acquisto tra diversi reparti o aree geografiche comportano livelli di servizio incoerenti, rischi per la conformità e costi operativi più elevati. Questa mancanza di standardizzazione rende difficile estendere le pratiche efficienti o applicare una governance uniforme alle operazioni Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo per gli ordini di acquisto e le confronta con i modelli standard definiti. In questo modo è possibile identificare dove e perché si verificano percorsi non standard, favorendo l'armonizzazione del processo e un'esecuzione coerente.

Le approvazioni bloccate delle richieste di acquisto creano colli di bottiglia a monte, impedendo la creazione tempestiva degli ordini di acquisto e ritardando infine l'acquisizione dei beni o servizi necessari. Questo ritardo iniziale può ripercuotersi sull'intero processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto, influenzando i tempi dei progetti e la continuità operativa in SAP S/4HANA.
ProcessMind individua con precisione il punto in cui le richieste di acquisto restano bloccate, mostrando le fasi o gli approvatori responsabili dei ritardi. Analizzando questi passaggi critici, le organizzazioni possono ottimizzare il Workflow di approvazione delle richieste e accelerare l'avvio del ciclo di approvvigionamento.

L'approvvigionamento di beni o servizi al di fuori dei processi stabiliti per gli ordini di acquisto, spesso definito maverick buying, comporta la perdita degli sconti negoziati, rischi per la conformità e una minore capacità di controllo della spesa. Questo aggiramento dei Workflow standard Purchase to Pay - Ordine di acquisto compromette l'integrità finanziaria in SAP S/4HANA.
ProcessMind identifica gli ordini di acquisto o persino le entrate merci che non seguono i percorsi di approvazione prescritti o che aggirano la sequenza formale dalla richiesta all'ordine. Ciò consente di rilevare comportamenti di acquisto non conformi e rafforzare la governance.

Tempi di approvvigionamento incoerenti o prolungati da parte dei fornitori per gli ordini di acquisto rendono difficile la pianificazione delle scorte e possono causare esaurimenti o eccedenze di magazzino. Questa variabilità incide direttamente sull'efficienza operativa e sulla soddisfazione dei clienti nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.
ProcessMind analizza il tempo effettivo dalla creazione dell'ordine di acquisto, o dal suo invio al fornitore, all'entrata merci, suddividendolo per fornitore. Queste informazioni aiutano i team acquisti a valutare le prestazioni dei fornitori, negoziare condizioni migliori e aumentare la prevedibilità della supply chain.

Un numero elevato di modifiche agli ordini di acquisto dopo la loro approvazione indica possibili problemi nella pianificazione iniziale della domanda, nella chiarezza delle specifiche o nella comunicazione. Ciò crea un notevole onere amministrativo e può causare ritardi nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA.
ProcessMind visualizza la frequenza e la natura delle modifiche agli ordini di acquisto successive all'approvazione, collegandole ad Attributi specifici, come il richiedente o la categoria di acquisto. Questi dati aiutano a individuare problemi sistemici e a migliorare l'accuratezza della stesura iniziale degli ordini di acquisto.

Alcune fasi del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto possono consumare risorse umane o di sistema in misura sproporzionata senza generare un valore equivalente, aumentando i costi operativi e riducendo la produttività. In SAP S/4HANA questa inefficienza può manifestarsi sotto forma di colli di bottiglia o di un'eccessiva gestione manuale.
ProcessMind identifica le attività eseguite troppo frequentemente, che richiedono troppo tempo o che comportano passaggi di consegne eccessivi, suggerendo opportunità per riallocare le risorse o automatizzare le fasi. Ottimizzando queste attività ad alta intensità di risorse, le organizzazioni possono ottenere una maggiore efficienza.

Quando le conferme dei servizi relativi agli ordini di acquisto non vengono registrate tempestivamente in SAP S/4HANA, le fasi successive, come l'elaborazione delle fatture e i pagamenti ai fornitori, possono subire ritardi. Questo rallentamento incide sulla gestione del flusso di cassa e sui rapporti con i fornitori, creando attriti nel ciclo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.
ProcessMind monitora il tempo trascorso tra la data stimata di completamento del servizio, se disponibile, o il completamento dell'ordine di acquisto e l'attività effettiva "Conferma del servizio registrata". L'analisi aiuta a individuare le cause dei ritardi e a migliorare la tempestività delle conferme dei servizi.

Un andamento costante di merci restituite indica problemi sottostanti, come ordini errati, problemi di qualità dei fornitori o processi di entrata merci inaccurati. Ciò comporta costi più elevati, rilavorazioni e insoddisfazione nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in SAP S/4HANA.
ProcessMind può evidenziare gli ordini di acquisto che includono frequentemente attività "Merci restituite", mettendole in relazione con fornitori, categorie di prodotto o luoghi di consegna specifici. Queste informazioni aiutano a individuare problemi sistemici e a migliorare la selezione dei fornitori o i controlli qualità interni.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Cicli di approvazione lunghi incidono direttamente sull'efficienza operativa, ritardando acquisti critici, influenzando i tempi dei progetti e mettendo sotto pressione i rapporti con i fornitori. Semplificare questo processo significa acquisire più rapidamente i beni e i servizi necessari, migliorando la reattività complessiva dell'azienda e l'efficienza dei costi. Inoltre, riduce il tempo che i dipendenti dedicano al sollecito delle approvazioni.
ProcessMind analizza l'intero Workflow di approvazione degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA, identificando i colli di bottiglia e analizzando la durata di ogni fase di approvazione. Evidenzia le deviazioni dai percorsi standard e individua gli approvatori o le condizioni specifiche che causano i ritardi, consentendo interventi mirati di riprogettazione o automazione del processo per ottenere una maggiore velocità di elaborazione.

Percorsi di elaborazione incoerenti per gli ordini di acquisto causano spesso errori, rischi per la conformità e prestazioni variabili tra i reparti. Stabilire Workflow standardizzati garantisce il rispetto delle best practice, migliora la qualità dei dati e offre un'esperienza di approvvigionamento prevedibile ed efficiente, riducendo in ultima analisi i rischi operativi.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo degli ordini di acquisto in SAP S/4HANA e le confronta con i modelli ideali. Visualizza le deviazioni non autorizzate ed evidenzia i punti in cui si verificano procedure non standard, consentendo di applicare processi uniformi e ottenere operazioni più coerenti, conformi ed efficienti.

La spesa non conforme, ovvero gli acquisti effettuati al di fuori dei canali di approvvigionamento stabiliti, indebolisce i contratti negoziati, aumenta i costi e aggira controlli interni essenziali. Eliminare questi episodi garantisce il pieno rispetto delle politiche di acquisto e massimizza il valore degli accordi con i fornitori, con un impatto diretto sui risultati economici.
ProcessMind traccia ogni ciclo di vita dell'ordine di acquisto per rilevare i casi in cui gli acquisti aggirano fasi di approvazione essenziali o vengono creati senza una Richiesta di acquisto precedente in SAP S/4HANA. Individua schemi di comportamento non conforme, consentendo alle organizzazioni di applicare i controlli e affrontare le cause alla radice della spesa non conforme.

La mancanza di una visibilità chiara e completa sul ciclo di vita dell'ordine di acquisto ostacola la gestione proattiva, rende difficile fornire aggiornamenti accurati sullo stato e ritarda la risoluzione dei problemi. Una visibilità migliore offre agli stakeholder informazioni aggiornate, favorendo decisioni più efficaci e un maggiore controllo operativo dalla richiesta all'entrata merci.
ProcessMind ricostruisce il ciclo di vita completo di ogni ordine di acquisto da SAP S/4HANA, fornendo una mappa visiva e trasparente di ogni attività e transizione. Gli utenti possono così identificare ritardi nascosti e percorsi di elaborazione poco chiari, comprendendo con precisione lo stato dell'ordine in qualsiasi momento e migliorando significativamente la trasparenza.

Le modifiche frequenti agli ordini di acquisto dopo la loro approvazione introducono rilavorazioni, prolungano i tempi di approvvigionamento e possono causare incomprensioni o controversie con i fornitori. Ridurre queste modifiche migliora la stabilità del processo, fa risparmiare lavoro amministrativo e rafforza i rapporti con i fornitori grazie a una comunicazione chiara e coerente.
ProcessMind analizza i dati storici degli ordini di acquisto per identificare i fattori scatenanti e la frequenza delle modifiche successive all'approvazione. Aiuta a individuare le cause più comuni, come richieste iniziali incomplete, errori nelle specifiche o comunicazioni carenti, consentendo miglioramenti mirati nei processi a monte o nella formazione degli utenti in SAP S/4HANA.

Tempi di approvvigionamento imprevedibili da parte dei fornitori compromettono i programmi di produzione, portano a livelli di scorte non ottimali e possono infine incidere sulla soddisfazione dei clienti. Aumentare la prevedibilità consente una pianificazione più accurata, una migliore gestione delle scorte e un'evasione più affidabile delle esigenze interne ed esterne.
ProcessMind monitora e analizza i tempi effettivi di consegna dei fornitori per gli ordini di acquisto, confrontandoli con le condizioni contrattuali e i dati storici. Identifica i fornitori con consegne costantemente in ritardo o i ritardi nei processi interni che incidono sull'entrata merci, fornendo informazioni basate sui dati per migliorare la selezione dei fornitori e l'affidabilità della supply chain.

Le approvazioni lente delle richieste di acquisto ritardano l'intero ciclo di approvvigionamento, posticipando l'avvio del processo degli ordini di acquisto e incidendo sui tempi dei progetti o sulla prontezza operativa. Accelerare questa fase iniziale garantisce una risposta più rapida alle esigenze dell'organizzazione e migliora la realizzazione complessiva dei progetti.
ProcessMind offre una visione dettagliata di tutti i percorsi di approvazione delle richieste di acquisto in SAP S/4HANA. Evidenzia le richieste in sospeso, identifica le fasi di approvazione o le persone che causano i ritardi e individua opportunità per semplificare il Workflow di approvazione attraverso l'automazione o la riassegnazione.

La mancata sincronizzazione tra la ricezione fisica delle merci e la chiusura amministrativa di un ordine di acquisto può causare impegni aperti, registri di magazzino inaccurati e ritardi nella riconciliazione finanziaria. Ottenere la sincronizzazione garantisce una registrazione tempestiva e accurata, migliorando la trasparenza finanziaria e l'accuratezza operativa.
ProcessMind identifica i casi in cui le merci sono state ricevute ma l'ordine di acquisto è ancora aperto o, al contrario, quelli in cui un PO viene chiuso prematuramente prima che sia confermata la ricezione di tutti gli articoli in SAP S/4HANA. Questa analisi rivela lacune del processo e potenzialità di automazione o di una migliore comunicazione tra i reparti.

L'utilizzo inefficiente delle risorse umane e di sistema nella gestione degli ordini di acquisto può aumentare i costi operativi, causare il sovraccarico del personale e ridurre la capacità di elaborazione. Ottimizzare l'allocazione garantisce un impiego efficace delle risorse, aumentando la produttività e riducendo le spese non necessarie.
ProcessMind offre informazioni sulla distribuzione dei carichi di lavoro tra le diverse attività degli ordini di acquisto. Identifica i colli di bottiglia in cui le risorse sono sovraccariche ed evidenzia le aree in cui potrebbero essere sottoutilizzate, consentendo una riallocazione strategica per migliorare l'efficienza e ridurre i tempi di elaborazione.

I ritardi nella conferma dei servizi ricevuti possono bloccare i pagamenti ai fornitori, incidere sulla gestione del flusso di cassa e ostacolare il monitoraggio accurato dei costi di progetto. Accelerare questo processo garantisce pagamenti tempestivi ai fornitori e mantiene registrazioni finanziarie precise, favorendo rapporti più solidi con i fornitori.
ProcessMind analizza il tempo trascorso dalla consegna effettiva di un servizio alla registrazione della relativa conferma in SAP S/4HANA. Individua le fasi del processo, i reparti o le persone specifiche che contribuiscono a ritardi ingiustificati, consentendo interventi mirati per accelerare il processo di conferma.

Tassi elevati di reso delle merci comportano aumenti significativi dei costi logistici, delle rilavorazioni amministrative e della potenziale insoddisfazione sia dei richiedenti interni sia dei fornitori esterni. Ridurre i resi migliora l'efficienza, limita gli sprechi e rafforza la qualità complessiva dei risultati degli acquisti.
ProcessMind aiuta a identificare gli ordini di acquisto, i fornitori o le condizioni che causano frequentemente resi. Analizzando l'intero ciclo di vita dell'ordine di acquisto in SAP S/4HANA, consente un'analisi delle cause alla radice per individuare problemi relativi all'accuratezza dell'ordine, al controllo qualità o alle prestazioni dei fornitori e adottare azioni correttive.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Purchase to Pay - Purchase Order

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel specializzato, progettato per i dati di Purchase to Pay - Purchase Order. Questo Template garantisce che i dati SAP S/4HANA siano strutturati correttamente per l’analisi.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto semplifica la preparazione dei dati, previene gli errori più comuni e accelera il percorso verso risultati utili. Garantisce la compatibilità dei dati per un utilizzo immediato.

Risultato previsto

Un Template Excel preformattato, pronto per essere compilato con i dati del processo Purchase Order in SAP S/4HANA.

COSA OTTERRÀ

Scopra l’efficienza degli ordini di acquisto P2P in SAP S/4HANA

ProcessMind rivela il flusso effettivo dei Suoi ordini di acquisto, mettendo in evidenza inefficienze e opportunità di ottimizzazione. Ottenga una visione chiara e visuale del Suo processo P2P.
  • Visualizzi il flusso del processo degli ordini di acquisto
  • Individui i colli di bottiglia nascosti e i cicli di rilavorazione
  • Valuti i tempi di attraversamento dei fornitori e la conformità
  • Semplifichi le operazioni per accelerare il ciclo degli ordini di acquisto
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Creare valore concreto nella gestione dei Purchase Order

Applicando il Process Mining ai dati dei Purchase Order in SAP S/4HANA, le organizzazioni individuano inefficienze e colli di bottiglia nascosti, ottenendo miglioramenti operativi significativi e risparmi sui costi.

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Approvazioni dei PO più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi i Workflow e rimuova i colli di bottiglia per ridurre significativamente il tempo necessario all’approvazione dei Purchase Order e accelerare il ciclo di approvvigionamento.
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Riduzione della spesa non autorizzata

Diminuzione della spesa non conforme

Individui ed elimini gli acquisti effettuati al di fuori dei canali autorizzati, assicurando che tutta la spesa rispetti le politiche aziendali e rafforzando il controllo finanziario.
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Proc. straight-through più elevato.

Aumento dell’elaborazione automatizzata

Aumenti la percentuale di Purchase Order che attraversano il processo dall’inizio alla fine senza interventi manuali o rilavorazioni, migliorando l’efficienza e riducendo i costi operativi.
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Meno modifiche dopo l’approvazione

Diminuzione delle modifiche ai PO

Individui le cause principali delle modifiche apportate dopo l’approvazione dei Purchase Order, ottenendo ordini iniziali più accurati e riducendo la rilavorazione amministrativa.
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Miglioramento delle consegne puntuali

Migliori performance dei fornitori

Ottenga insight sull’affidabilità delle consegne dei fornitori analizzando le date effettive rispetto a quelle richieste, così da migliorare la gestione dei fornitori e la prevedibilità.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni Purchase to Pay.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco del Purchase Order, PO, che funge da ID del caso principale per monitorare il ciclo di vita dell’approvvigionamento.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi di approvvigionamento in un unico processo end-to-end, consentendo un’analisi dettagliata del ciclo di vita di ogni Purchase Order.

Il nome dell’evento aziendale o della fase che si è verificata nel processo Purchase Order.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo la visualizzazione e l’analisi del flusso end-to-end, l’analisi delle varianti e l’identificazione dei colli di bottiglia.

Il timestamp che indica quando si è verificata l’attività.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, inclusi tempi di ciclo, lead time e tempi di attesa.

L’identificativo univoco del fornitore che fornisce i beni o i servizi.

Perché è importante

Consente un’analisi incentrata sui fornitori, aiutando a valutarne le performance, individuare quelli con risultati migliori o peggiori e ottimizzare la supply chain.

L’identificativo dell’utente che ha eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Fornisce responsabilità e consente di analizzare le performance a livello individuale o di team, aiutando a individuare opportunità formative o vincoli di risorse.

Il valore totale del Purchase Order, al netto di imposte e costi di trasporto.

Perché è importante

Consente un’analisi basata sul valore finanziario, aiutando a segmentare i Purchase Order per importo e a concentrare gli interventi di miglioramento sulle aree con la spesa più elevata.

L’identificativo della Purchase Requisition, PR, che ha originato il Purchase Order.

Perché è importante

Collega il PO alla richiesta iniziale, consentendo l’analisi end-to-end del processo e l’identificazione della spesa non autorizzata e non conforme.

La data entro la quale l’azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare le performance di consegna puntuale dei fornitori, un KPI fondamentale per la gestione della supply chain e la pianificazione operativa.

Una classificazione che distingue diversi tipi di Purchase Order, come PO standard, PO per servizi o ordini di trasferimento delle scorte.

Perché è importante

Classifica i Purchase Order, consentendo di confrontare diversi processi di approvvigionamento e contribuendo a spiegare le variazioni nei flussi di processo e nei tempi di ciclo.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività registra la richiesta formale di beni o servizi e avvia il processo di approvvigionamento. L’evento viene acquisito esplicitamente quando un utente salva un nuovo documento Purchase Requisition, ad esempio utilizzando la transazione ME51N.

Perché è importante

Questo è il principale punto di avvio per molti cicli di vita dei Purchase Order. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione del PO aiuta a individuare ritardi nel sourcing e nell’elaborazione interna.

Rappresenta l’approvazione formale di una Purchase Requisition da parte di un responsabile o di un approvatore designato. In genere viene dedotta da una modifica dello stato del documento di richiesta, che indica che il documento è pronto per essere convertito in un Purchase Order.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per monitorare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulla rapidità con cui un Purchase Order può essere creato e inviato a un fornitore.

Registra la creazione del documento ufficiale Purchase Order, che può essere creato con o senza riferimento a una Purchase Requisition. È un evento esplicito acquisito quando il documento PO viene salvato per la prima volta nel sistema.

Perché è importante

Questa attività può rappresentare un punto di avvio alternativo del processo, soprattutto per l’analisi degli acquisti non autorizzati. È un evento fondamentale per monitorare il tempo complessivo di elaborazione dei PO.

Indica che il Purchase Order ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è autorizzato per l’invio al fornitore. L’evento viene dedotto da una modifica dello stato nella strategia di rilascio del Purchase Order.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare l’efficienza delle approvazioni e la rilavorazione successiva all’approvazione. Analizzare il tempo tra la creazione e l’approvazione del PO mette in evidenza i ritardi del processo interno.

Rappresenta la ricezione fisica delle merci dal fornitore e la relativa registrazione nel sistema. Si tratta di una transazione esplicita che aggiorna la cronologia del Purchase Order.

Perché è importante

È una tappa importante che conclude il lead time del fornitore e avvia il processo interno di verifica della fattura. È essenziale per monitorare i tassi di consegna puntuale.

Rappresenta l’inserimento della fattura di un fornitore nel sistema SAP, con collegamento al Purchase Order corrispondente. È una registrazione finanziaria esplicita che crea un documento contabile.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che collega il processo di approvvigionamento al processo di contabilità fornitori. Consente di analizzare il tempo che intercorre tra la ricezione delle merci e l’elaborazione della fattura.

Questa attività indica che una posizione del Purchase Order è considerata chiusa dal punto di vista logistico. Viene dedotta quando sono impostati entrambi gli indicatori “Delivery Completed” e “Final Invoice”.

Perché è importante

Rappresenta il punto finale per l’analisi del ciclo di vita del Purchase Order. Misurare il tempo fino a questo evento fornisce il tempo di ciclo end-to-end delle attività di approvvigionamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del processo P2P - PO, evidenziando colli di bottiglia come cicli di approvazione lunghi e rilavorazioni dovute a modifiche ripetute dei PO. Mette in luce le deviazioni dai percorsi standard, aiutando a comprendere dove si verificano inefficienze e non conformità. Queste informazioni basate sui dati consentono di definire miglioramenti mirati per ridurre i costi e abbreviare i tempi di ciclo.

Per eseguire il Process Mining sui Purchase Order, sono necessari principalmente Event Log che descrivano ogni fase del processo PO. I dati principali includono la creazione del PO, le fasi di approvazione, le modifiche, le entrate merci e le fatture. I campi essenziali sono il nome dell’attività, il timestamp, l’ID del caso, generalmente il numero del Purchase Order, ed eventualmente le risorse o gli utenti coinvolti.

La configurazione iniziale, che comprende l’estrazione dei dati e la configurazione del modello, richiede generalmente alcune settimane, in funzione della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta completata la configurazione, è spesso possibile ottenere le prime informazioni e individuare i principali colli di bottiglia nel giro di pochi giorni. Il monitoraggio continuo offre quindi una visibilità costante sulle prestazioni e sulla conformità.

Il Process Mining individua spesso opportunità per ridurre i tempi di approvazione dei Purchase Order e standardizzare i flussi di processo. Aiuta a eliminare gli acquisti non autorizzati e a ridurre al minimo le modifiche ai PO dopo l’approvazione, che spesso causano rilavorazioni significative. Inoltre, contribuisce a migliorare la visibilità end-to-end degli ordini e a sincronizzare la ricezione delle merci con la chiusura del PO.

Sebbene una conoscenza di base del modello dati SAP S/4HANA sia utile per l’estrazione dei dati, gli strumenti moderni di Process Mining sono intuitivi. Spesso mettono a disposizione connettori e Template preconfigurati per SAP S/4HANA, riducendo la necessità di competenze tecniche approfondite. In genere non sono necessari moduli SAP aggiuntivi oltre alle funzionalità P2P già disponibili.

La privacy e la sicurezza dei dati sono fondamentali. È essenziale implementare solidi controlli degli accessi e tecniche di anonimizzazione, soprattutto per le informazioni sensibili sugli utenti o sui fornitori. Verifichi la conformità alle normative applicabili in materia di protezione dei dati e utilizzi i protocolli di trasferimento e le soluzioni di archiviazione sicuri messi a disposizione dal fornitore della piattaforma di Process Mining.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare acquisti non approvati e deviazioni dalle politiche di approvvigionamento definite. Visualizzando l’esecuzione effettiva del processo, evidenzia i casi in cui i controlli vengono aggirati e consente di individuarne le cause profonde. Queste informazioni sono fondamentali per rafforzare la conformità e ridurre gli episodi di acquisto non autorizzato.

Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi di approvazione dei Purchase Order e flussi di processo più standardizzati. Tra gli altri risultati comuni rientrano la diminuzione degli acquisti non autorizzati, un numero inferiore di modifiche ai PO dopo l’approvazione e una maggiore prevedibilità delle consegne dei fornitori. Ne derivano una maggiore efficienza operativa e risparmi sui costi lungo l’intero ciclo di approvvigionamento.

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