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Migliori la gestione dei contratti

Guida in 6 passaggi per ottimizzare i flussi di lavoro dei contratti in DocuSign CLM.
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Gestione dei contratti
DocuSign CLM

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Ottimizzi la gestione dei contratti in DocuSign CLM

La gestione dei contratti comporta spesso flussi di lavoro complessi, che possono causare ritardi significativi e rischi per la conformità. Questa piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze più critiche nei processi, così da ridurre i tempi di ciclo e rispettare meglio i requisiti legali. Ottenga informazioni dettagliate per promuovere il miglioramento continuo dei processi.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è fondamentale ottimizzare la gestione dei contratti in DocuSign CLM

Una gestione efficace dei contratti è alla base di un’attività aziendale solida: incide direttamente sui risultati finanziari, sulla conformità legale e sull’efficienza operativa. In tutto il mondo, le organizzazioni si affidano a sistemi di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) come DocuSign CLM per semplificare la creazione, la negoziazione, la firma e il rinnovo dei contratti. DocuSign CLM offre strumenti efficaci per gestire questi documenti essenziali, ma i processi sottostanti possono comunque presentare inefficienze e generare problemi significativi. I ritardi nella firma possono posticipare la contabilizzazione dei ricavi, aumentare i costi operativi e persino compromettere rapporti commerciali importanti. Flussi di lavoro non ottimizzati possono bloccare i contratti nei cicli di revisione, far mancare le scadenze di conformità e aumentare il rischio di conseguenze legali, quando le politiche interne o i requisiti normativi non vengono applicati in modo coerente. Comprendere e colmare queste lacune nascoste non significa apportare piccoli miglioramenti: significa trasformare l’intera gestione dei contratti per ridurre i rischi e creare più valore.

Come il Process Mining fa luce sui flussi di lavoro in DocuSign CLM

Il Process Mining offre un nuovo modo per comprendere e migliorare i processi di gestione dei contratti in DocuSign CLM. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, analizza i dati degli eventi generati dal sistema, registrando ogni interazione, approvazione e cambio di stato relativo a ciascun contratto. Esaminando queste tracce digitali, gli strumenti di Process Mining ricostruiscono automaticamente il percorso effettivo di ogni contratto, dall’iniziale richiesta fino all’archiviazione o alla cessazione. Questa visione completa mostra con precisione come i contratti attraversano l’organizzazione, mettendo in evidenza gli scostamenti dai percorsi previsti, i cicli di rilavorazione nascosti e i punti esatti in cui si verificano ritardi o colli di bottiglia. Queste informazioni oggettive, basate sui dati, sono essenziali per comprendere davvero lo stato attuale e individuare opportunità concrete di ottimizzazione.

Principali opportunità di miglioramento nella gestione dei contratti

Applicando il Process Mining ai dati di DocuSign CLM, può individuare aree specifiche in cui intervenire e perfezionare costantemente le operazioni. Può ottenere informazioni dettagliate sulle diverse fasi del ciclo di vita dei contratti:

  • Colli di bottiglia nella negoziazione e nella revisione: individui facilmente le fasi di revisione, interne o esterne, che causano i ritardi maggiori. Le revisioni legali richiedono regolarmente troppo tempo? Alcuni tipi di contratto comportano un numero eccessivo di cicli di revisione delle modifiche? Il Process Mining individua questi rallentamenti e mostra dove le risorse potrebbero essere sovraccariche o la comunicazione inefficace, aiutandola a ridurre sensibilmente il tempo di ciclo dei contratti.
  • Ottimizzazione del flusso di lavoro di approvazione: scopra se i contratti passano attraverso fasi di approvazione non necessarie o se alcuni approvatori rallentano regolarmente il processo. Queste informazioni consentono di riprogettare le matrici di approvazione e semplificare i flussi di lavoro, rendendo i processi più agili e reattivi.
  • Conformità e gestione dei rischi: monitori il rispetto degli accordi sui livelli di servizio (SLA) per la revisione e l’approvazione dei contratti. Il Process Mining può segnalare i casi in cui i controlli di conformità vengono saltati o ritardati, aiutandola a rafforzare il rispetto degli obblighi legali e a ridurre l’esposizione ai rischi.
  • Efficienza del ciclo di vita dei contratti: analizzi l’intero percorso per individuare rilavorazioni, interventi manuali o passaggi ridondanti che non aggiungono valore. Questa visione d’insieme è fondamentale per migliorare la gestione dei contratti, eliminando gli sprechi e aumentando l’efficienza complessiva.

Risultati concreti per la Sua azienda

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare la gestione dei contratti in DocuSign CLM, la Sua organizzazione può ottenere vantaggi significativi e misurabili. Può aspettarsi una riduzione sostanziale del tempo medio di ciclo dei contratti, con una contabilizzazione dei ricavi più rapida e un flusso di cassa migliore. Una maggiore efficienza consente ai team di gestire più contratti senza aumentare il personale, liberando risorse preziose. Inoltre, individuando e riducendo tempestivamente i rischi di conformità, può rafforzare la posizione legale dell’organizzazione e limitare il rischio di sanzioni o controversie. Questo approccio proattivo all’ottimizzazione dei processi favorisce rapporti migliori con le controparti, grazie a una finalizzazione dei contratti più semplice e rapida. In definitiva, potrà gestire una delle funzioni aziendali più importanti con maggiore controllo, trasparenza e agilità.

Avviare il percorso di ottimizzazione

Trasformare i processi di gestione dei contratti in DocuSign CLM è un obiettivo raggiungibile, se si adotta l’approccio giusto. Il Process Mining offre le informazioni necessarie per superare le supposizioni e prendere decisioni basate sui dati, con effetti concreti. Fornisce indicazioni chiare e operative su come migliorare la gestione dei contratti, consentendo di affrontare sistematicamente le inefficienze e promuovere il miglioramento continuo. Inizi a esplorare come questi strumenti di analisi possono trasformare le operazioni e fare in modo che i contratti sostengano la crescita dell’azienda, anziché frenarla.

Gestione dei contratti Ciclo di vita del contratto Gestione delle attività legali Compliance Negoziazione dei contratti Riduzione dei rischi Ufficio legale Approvvigionamenti Approvazioni dei contratti CLM Gestione del ciclo di vita dei contratti Automazione dei contratti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Processi di revisione e approvazione troppo lunghi causano spesso ritardi significativi nella firma dei contratti, con ripercussioni sui ricavi e sull’agilità aziendale. Questi colli di bottiglia possono far perdere opportunità commerciali e compromettere i rapporti con le controparti, soprattutto in un sistema come DocuSign CLM, dove i flussi di lavoro dovrebbero essere snelli.
ProcessMind individua le fasi e le persone responsabili dei ritardi nelle approvazioni della gestione dei contratti, fornendo informazioni basate sui dati. Visualizzando il flusso effettivo dei processi in DocuSign CLM, mette in luce le inefficienze e suggerisce dove automatizzare o riallocare le risorse per accelerare le approvazioni.

Le differenze nelle tattiche di negoziazione e nel numero di cicli di revisione delle modifiche possono allungare notevolmente il ciclo di vita dei contratti. Senza un approccio standard, ogni negoziazione diventa un processo a sé, spesso inefficiente, con tempi imprevedibili e costi operativi più elevati nella gestione dei contratti.
ProcessMind mappa ogni fase del processo di negoziazione, evidenzia gli scostamenti dal percorso ideale e individua gli schemi negoziali che portano a conclusioni più rapide o più lente. Aiuta a standardizzare le buone pratiche in DocuSign CLM, riducendo gli scambi ripetuti e migliorando l’efficienza complessiva delle negoziazioni.

Spesso le parti interessate non conoscono in tempo reale lo stato esatto di un contratto e devono chiedere aggiornamenti manualmente, senza avere certezze. Questa mancanza di trasparenza rende difficile gestire le aspettative, prevedere i ricavi o intervenire tempestivamente sui possibili ritardi nel ciclo di vita dei contratti.
ProcessMind offre una visione aggiornata e completa del percorso di ogni contratto, dalla richiesta alla firma in DocuSign CLM. Indica a che punto si trova ciascun contratto nel flusso di lavoro, consentendo una gestione proattiva e riducendo la necessità di richiedere aggiornamenti manuali in tutta l’organizzazione.

Gli scostamenti dalle politiche interne durante la stesura, la revisione o l’approvazione dei contratti possono esporre l’organizzazione a rischi legali e finanziari. I controlli manuali spesso non rilevano i percorsi non conformi, con possibili esiti negativi degli audit e sanzioni significative.
ProcessMind rileva automaticamente ogni caso in cui il processo di gestione dei contratti si discosta dal percorso conforme. Individua le cause profonde della mancata conformità in DocuSign CLM, consentendo interventi mirati e il rispetto dei modelli di governance interni.

Dimenticare di rinnovare contratti importanti o avviare il rinnovo troppo tardi può comportare mancati ricavi, interruzioni dei servizi o rinnovi automatici a condizioni sfavorevoli. Questa mancanza di attenzione può incidere notevolmente sulla continuità operativa e sulla redditività.
ProcessMind monitora le date di scadenza e individua in anticipo i contratti prossimi al periodo di rinnovo, analizzando gli schemi dei rinnovi conclusi con successo e di quelli mancati. Aiuta le organizzazioni a ottimizzare il processo di rinnovo in DocuSign CLM, favorendo interventi tempestivi e il massimo valore dai contratti.

La revisione legale diventa spesso un collo di bottiglia a causa di processi incoerenti, passaggi manuali o carichi di lavoro sbilanciati tra i team legali. Il ciclo complessivo dei contratti si allunga, ritardando attività aziendali importanti e aumentando i costi dei servizi legali.
ProcessMind individua le inefficienze specifiche nella fase di revisione legale, mettendo in luce passaggi ridondanti o situazioni in cui i consulenti legali sono sovraccarichi nei flussi di lavoro di DocuSign CLM. Fornisce indicazioni per semplificare le revisioni legali, ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare l’allocazione delle risorse.

Gli errori frequenti nella stesura dei contratti, nell’inserimento dei dati o nella gestione di versioni incoerenti dei documenti richiedono molte rilavorazioni manuali. Ne conseguono costi operativi più elevati, spreco di risorse e cicli di vita dei contratti più lunghi, con un calo dell’efficienza nella gestione dei contratti.
ProcessMind individua le attività e le fasi in cui si verificano spesso rilavorazioni, mettendo a fuoco le cause profonde degli errori. Aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro in DocuSign CLM per ridurre gli interventi manuali, limitare gli errori e contenere sensibilmente i costi legati alle rilavorazioni.

Dopo la firma di un contratto, verificare che tutte le parti rispettino i propri obblighi può essere difficile senza un sistema di monitoraggio adeguato. Se questi obblighi non vengono controllati e fatti rispettare, possono verificarsi inadempienze, sanzioni e danni ai rapporti commerciali.
ProcessMind estende la visibilità oltre la firma, mostrando come vengono monitorati gli obblighi contrattuali nel tempo. Individua le lacune nel rispetto degli obblighi dopo la firma, aiutando a verificare che tutte le condizioni siano soddisfatte e che i rischi siano ridotti efficacemente in DocuSign CLM.

La mancanza di tempi di ciclo dei contratti costanti e prevedibili rende difficile per i team commerciali, acquisti e legali pianificare e fare previsioni accurate. Questa imprevedibilità può causare scadenze mancate, uso inefficiente delle risorse e incertezza per l’intera azienda.
ProcessMind analizza i dati storici dei contratti per definire valori di riferimento dei tempi di ciclo per tipo di contratto e reparto. Aiuta a prevedere i tempi futuri, individuare le variazioni in DocuSign CLM e identificare i fattori che causano l’imprevedibilità, migliorando la pianificazione.

Le organizzazioni potrebbero non sfruttare appieno le funzionalità del sistema DocuSign CLM, ricorrendo a soluzioni manuali, ignorando alcune funzioni e rinunciando ai miglioramenti di efficienza previsti. Ne deriva un investimento tecnologico sottoutilizzato e il persistere di inefficienze nei processi.
ProcessMind mappa le interazioni degli utenti e le attività di sistema in DocuSign CLM, mostrando se le funzionalità pensate per l’automazione o la collaborazione vengono ignorate o usate poco. Fornisce indicazioni per favorire l’adozione della piattaforma e sfruttare appieno l’investimento tecnologico nella gestione dei contratti.

Gestire più versioni di un contratto, soprattutto durante le fasi di negoziazione più intense, può generare confusione ed errori e portare all’uso accidentale di bozze obsolete. Questo comporta rischi legali e richiede ulteriore lavoro manuale per confrontare le diverse versioni del documento.
ProcessMind visualizza il ciclo di vita di ogni documento contrattuale, tiene traccia di tutte le revisioni e individua i casi in cui il controllo delle versioni è debole o incoerente. Evidenzia i percorsi che causano conflitti o rilavorazioni a causa di una gestione inadeguata delle versioni in DocuSign CLM.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Accelerare le approvazioni dei contratti è fondamentale per concludere gli accordi più rapidamente e aumentare l’agilità aziendale. Cicli di approvazione lunghi possono ritardare i ricavi, impegnare risorse e ridurre la soddisfazione delle parti interessate. Ridurre i tempi di ciclo significa far passare i contratti dalla bozza alla firma con maggiore efficienza, velocizzando le operazioni nel loro complesso. Si riduce anche il rischio che gli accordi saltino a causa di negoziazioni e approvazioni troppo lunghe. I vantaggi riguardano i reparti commerciali, legali e finanziari, e contribuiscono a rendere l’organizzazione più snella e reattiva. Ridurre i tempi di approvazione può generare risparmi significativi, limitando il lavoro manuale e accelerando il raggiungimento dei risultati attesi dai nuovi accordi. Individuando ed eliminando i passaggi che non aggiungono valore, le organizzazioni possono destinare nuovamente le risorse a iniziative strategiche, favorendo crescita e innovazione.

ProcessMind analizza il processo di gestione dei contratti in DocuSign CLM e mappa ogni fase del flusso di lavoro di approvazione. Individua i colli di bottiglia specifici, come fasi di revisione ridondanti, approvatori inattivi o scostamenti dal percorso standard. Visualizzando i flussi effettivi e misurando la durata tra le attività, individua le fasi precise che causano ritardi. Aiuta inoltre a identificare le cause profonde, che possono riguardare l’allocazione delle risorse, la mancanza di automazione o lacune nelle politiche. Queste informazioni basate sui dati consentono interventi mirati per ottimizzare i flussi di approvazione, definire valori di riferimento delle prestazioni e monitorare i miglioramenti. Le organizzazioni possono ridurre del 20-30% il tempo di ciclo complessivo e firmare i contratti più rapidamente.

Fasi di negoziazione incoerenti allungano i tempi di ciclo, aumentano i rischi legali e producono condizioni contrattuali diverse. Standardizzare il flusso di lavoro di negoziazione consente di seguire un percorso coerente e ottimizzato per tutti i contratti, riducendo gli scostamenti e accelerando il processo. Ne derivano maggiore prevedibilità delle condizioni e degli esiti contrattuali, nonché più certezza sul piano legale e commerciale. Un approccio standard riduce gli errori, rafforza la conformità alle politiche interne e migliora la qualità complessiva degli accordi firmati. Offre inoltre ai negoziatori indicazioni chiare, aiutandoli a lavorare con maggiore efficienza ed efficacia. In definitiva, riduce il carico di lavoro dei team legali e consente di allocare meglio le risorse, evitando scambi ripetuti non necessari.

ProcessMind mappa i percorsi effettivamente seguiti dai contratti durante la negoziazione in DocuSign CLM, evidenziando gli scostamenti dal processo ideale o previsto. Mostra dove le negoziazioni deviano più spesso, individuando fasi incoerenti, cicli di rilavorazione ricorrenti o pratiche non standard che allungano i tempi. Analizzando le sequenze delle attività e misurando le variazioni, individua le aree in cui riprogettare o automatizzare i processi. Le organizzazioni possono così definire e applicare un flusso di lavoro standard basato sulle migliori pratiche, ottenendo maggiore coerenza e prevedibilità. L’analisi aiuta a ridurre i cicli di negoziazione individuando le fasi che possono essere automatizzate o eliminate.

La scarsa visibilità sullo stato dei contratti genera incertezza, compromette le previsioni e può causare scadenze mancate o insoddisfazione tra le parti interessate. Una maggiore visibilità in tempo reale consente a tutti di sapere subito a che punto si trova un contratto nel suo ciclo di vita, dalla richiesta alla firma e oltre. Questa trasparenza migliora la collaborazione, permette di intervenire in anticipo sui possibili ritardi e favorisce decisioni e rendicontazioni accurate. I responsabili dei contratti e i team legali possono gestire meglio il carico di lavoro, riducendo le richieste manuali di informazioni e gli aggiornamenti di stato. Si riduce anche il rischio che i contratti si blocchino senza che nessuno se ne accorga, favorendo un avanzamento più fluido nel flusso di lavoro. Una visibilità migliore si traduce direttamente in maggiore controllo operativo e reattività nella gestione dei contratti.

ProcessMind offre una visione completa, basata sui dati, del percorso di ogni contratto in DocuSign CLM. Tiene traccia delle attività e degli eventi associati a ciascun Contract ID, consentendo agli utenti di consultare lo stato attuale esatto e lo storico di ogni contratto. Le mappe dei processi e le Dashboard mostrano subito quali contratti sono bloccati, quali si avvicinano a scadenze importanti e quali si discostano dai percorsi standard. Non occorre più monitorare manualmente i contratti e si dispone di una fonte di informazioni oggettiva e sempre aggiornata sul loro stato. Le informazioni di ProcessMind aiutano i team a individuare i colli di bottiglia che riducono la visibilità e ad apportare miglioramenti mirati alla raccolta dei dati e alla progettazione dei flussi di lavoro.

Il mancato rispetto delle politiche interne o dei requisiti normativi espone le organizzazioni a rischi legali e finanziari significativi, tra cui sanzioni, danni alla reputazione e perdita di opportunità commerciali. Migliorare la conformità significa garantire che tutti i contratti rispettino gli standard legali, operativi e finanziari definiti durante l’intero ciclo di vita. Questo rafforza la posizione legale dell’organizzazione, riduce i rischi legati agli audit e consolida la fiducia delle controparti e delle autorità di regolamentazione. Un solido quadro di conformità riduce il rischio di controversie contrattuali e assicura il rispetto costante degli obblighi previsti. In definitiva, protegge il patrimonio e la reputazione dell’organizzazione e promuove una cultura di integrità e responsabilità. Una gestione proattiva della conformità riduce la probabilità di costosi interventi legali e dei conseguenti danni alla reputazione.

ProcessMind analizza i flussi di lavoro dei contratti in DocuSign CLM per rilevare gli scostamenti dalle regole e dalle politiche di conformità definite. Individua i casi in cui determinate attività, approvazioni o dati vengono omessi o registrati nell’ordine sbagliato, segnalando possibili problemi di conformità. Confrontando l’esecuzione effettiva dei processi con i modelli di conformità definiti, individua gli schemi di mancato rispetto e le relative cause profonde. Le organizzazioni possono così affrontare in modo proattivo le lacune, attuare misure correttive e far rispettare le politiche per tutti i tipi di contratto. Il sistema aiuta a predisporre meccanismi di monitoraggio continuo, affinché le politiche non restino solo sulla carta, ma vengano applicate.

Perdere l’opportunità di rinnovare un contratto può comportare mancati ricavi, interruzioni dei servizi e costose rinegoziazioni. Aumentare i rinnovi puntuali permette di prolungare senza interruzioni i contratti di valore, massimizzando i ricavi ricorrenti e mantenendo solidi rapporti commerciali. Questo approccio proattivo evita interruzioni dei servizi e sanzioni per i rinnovi tardivi, riducendo al contempo il lavoro amministrativo legato alla gestione urgente dei contratti. Rinnovare puntualmente favorisce la continuità operativa e la pianificazione strategica a lungo termine. Offre inoltre l’occasione di rivedere e aggiornare le condizioni contrattuali, affinché continuino a essere vantaggiose per l’organizzazione. Spesso, mantenere i clienti esistenti è più conveniente che acquisirne di nuovi.

ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita dei contratti in DocuSign CLM, tenendo sotto controllo le date di scadenza e le attività correlate. Individua i contratti prossimi al periodo di rinnovo per i quali il processo non è ancora iniziato o è in ritardo. Analizzando i dati storici, può prevedere quali contratti rischiano di non essere rinnovati e mettere in luce gli schemi di ritardo nei flussi di lavoro di rinnovo. Le organizzazioni possono così impostare promemoria automatici e avviare per tempo i processi di rinnovo. Le informazioni sulle cause dei ritardi consentono interventi mirati e migliorano il tasso complessivo di rinnovo. ProcessMind può aumentare i rinnovi individuando e semplificando le attività necessarie per prolungare con successo i contratti.

I processi di revisione legale inefficienti costituiscono un importante collo di bottiglia, rallentano la firma dei contratti e incidono sulle attività aziendali. Accelerare le revisioni consente ai team legali di gestire i contratti più rapidamente senza compromettere la qualità o la conformità. Ne derivano cicli di negoziazione più brevi, meno contratti in attesa di revisione e più tempo per i consulenti legali da dedicare ad attività strategiche di maggior valore. Un processo di revisione più efficiente migliora inoltre la percezione del reparto legale, che viene visto come un partner dell’azienda anziché come un ostacolo. Ottimizzando questa fase fondamentale, le organizzazioni possono ridurre gli attriti interni e consentire ai team commerciali e acquisti di concludere gli accordi più rapidamente, rafforzando la propria competitività. Questa maggiore efficienza può ridurre direttamente i costi operativi legati all’allocazione delle risorse legali.

ProcessMind fornisce informazioni dettagliate sulla fase di revisione legale in DocuSign CLM. Mappa i passaggi seguiti dai team legali, individua le singole attività di revisione e ne misura la durata. Mette a fuoco i colli di bottiglia, come i frequenti passaggi di consegne, i cicli di revisione eccessivi o i ritardi dovuti a informazioni mancanti. Analizzando le variazioni nei percorsi di revisione e individuando le buone pratiche, aiuta a semplificare il processo. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di riprogettare i flussi di lavoro, automatizzare le attività di routine o riallocare le risorse in modo più efficace. Comprendere il flusso effettivo permette di prendere decisioni basate sui dati e ridurre i cicli di revisione legale, individuando ed eliminando i passaggi inefficienti.

Gli elevati costi operativi dovuti alle rilavorazioni manuali nella gestione dei contratti segnalano inefficienze e sprechi di risorse. Ridurre le rilavorazioni significa commettere meno errori, dedicare meno tempo alle correzioni e sostenere minori costi operativi. Le risorse vengono utilizzate meglio e i team possono concentrarsi sulle attività produttive anziché correggere gli errori. Limitare le rilavorazioni rende il ciclo di vita dei contratti più prevedibile ed efficiente, a vantaggio dei team interni e delle controparti. Riduce direttamente i costi del personale e i ritardi, migliorando fin dall’inizio la qualità dei contratti. Meno rilavorazioni contribuiscono inoltre a promuovere una cultura della qualità e della precisione nella gestione dei contratti.

ProcessMind individua le fasi e le attività in DocuSign CLM in cui si verificano spesso rilavorazioni, come cicli ripetuti di revisione delle modifiche, approvazioni reiterate o correzioni dei dati. Quantifica l’impatto di questi cicli in termini di costi e tempi, analizzando le variazioni dei processi e gli Event Log. Individuando le cause profonde delle rilavorazioni, che possono essere istruzioni poco chiare, template incoerenti o problemi di comunicazione, consente di apportare miglioramenti mirati ai processi. Questo approccio basato sui dati permette alle organizzazioni di attuare misure correttive, come una gestione migliore dei template o l’automazione dei flussi di lavoro, per ridurre sensibilmente le rilavorazioni. ProcessMind aiuta a ottimizzare i processi e contenere i costi operativi, mettendo in luce le attività ripetitive e inefficienti.

La difficoltà nel monitorare gli obblighi dopo la firma può causare scadenze mancate, sanzioni per mancata conformità e rapporti commerciali compromessi. Rafforzare il monitoraggio aiuta a garantire che tutti gli impegni contrattuali, come le scadenze dei pagamenti, gli accordi sui livelli di servizio o gli obblighi di rendicontazione, siano rispettati correttamente e nei tempi previsti. Questa gestione proattiva riduce i rischi legali e finanziari, chiarisce le responsabilità e migliora la reputazione dell’organizzazione come partner affidabile. Monitorare efficacemente gli obblighi è fondamentale per ottenere il massimo valore dai contratti e ridurre al minimo le potenziali responsabilità. Offre la certezza che l’organizzazione rispetti gli impegni assunti, aspetto essenziale per costruire rapporti strategici duraturi. Evita inoltre le interruzioni operative che possono derivare da impegni trascurati.

ProcessMind analizza la fase successiva alla firma dei contratti in DocuSign CLM e monitora le attività legate all’adempimento degli obblighi. Può individuare gli schemi ricorrenti di obblighi trascurati o le inefficienze nel processo di monitoraggio. Mettendo in relazione attributi dei contratti come 'Obblighi monitorati' e 'Revisione di conformità eseguita' con i dati effettivi degli eventi, evidenzia le lacune nel flusso di lavoro di monitoraggio. Consente alle organizzazioni di definire e applicare processi più solidi per la gestione degli obblighi, assicurando che le attività siano assegnate, completate e verificate entro i tempi stabiliti. ProcessMind fornisce indicazioni per creare un sistema più affidabile di gestione delle attività successive alla firma, riducendo il rischio di mancata conformità.

Tempi di ciclo dei contratti imprevedibili rendono difficile prevedere le vendite, gestire le risorse e definire aspettative realistiche con le controparti. L’obiettivo è rendere i tempi di ciclo più uniformi e prevedibili, così da pianificare meglio e allocare le risorse in modo più efficace. La stabilizzazione dei tempi di ciclo migliora l’efficienza operativa e l’affidabilità delle attività aziendali, aumentando al contempo la soddisfazione di clienti e partner. Questa prevedibilità agevola la definizione del budget e la pianificazione delle risorse, perché i reparti possono anticipare quando i contratti saranno pronti per il loro contributo. Riduce inoltre lo stress e l’incertezza legati alla gestione dei contratti, favorendo un ambiente più organizzato e controllato. In definitiva, tempi di ciclo uniformi contribuiscono alla resilienza e all’agilità complessive dell’azienda.

ProcessMind analizza i dati storici dei contratti in DocuSign CLM per individuare i fattori che incidono sulla variabilità dei tempi di ciclo. Crea un gemello digitale del processo di gestione dei contratti, mostrando tutti i percorsi effettivamente seguiti e la durata di ciascuno. Individuando le varianti di processo che allungano o accorciano i cicli, ProcessMind aiuta le organizzazioni a riconoscere le prassi più efficaci e le aree in cui è possibile standardizzare. Fornisce una base di riferimento per i tempi di ciclo previsti e mette in evidenza gli scostamenti in tempo reale. In questo modo è possibile intervenire tempestivamente per riportare i processi in linea, ridurre la variabilità e definire previsioni più affidabili. ProcessMind aiuta a prevedere e controllare la durata dei contratti, individuando le attività sul percorso critico e i potenziali colli di bottiglia.

Un utilizzo non ottimale delle funzionalità di DocuSign CLM impedisce alle organizzazioni di sfruttare appieno l’investimento nella piattaforma e di beneficiare delle possibili efficienze e delle funzionalità avanzate. Ottimizzarne l’utilizzo consente di valorizzare al massimo il sistema di gestione dei contratti e la tecnologia su cui si basa. Ne derivano flussi di lavoro più efficienti, maggiore automazione e una migliore qualità dei dati. Sfruttare al meglio le funzionalità può aumentare sensibilmente la produttività, ridurre la necessità di procedure manuali alternative e migliorare l’esperienza complessiva degli utenti. Il sistema diventa così non solo un archivio, ma uno strumento dinamico per gestire l’intero ciclo di vita dei contratti, migliorando il ritorno sull’investimento e favorendo la crescita futura. Inoltre, i dipendenti imparano a utilizzare il sistema in modo efficiente, con una conseguente riduzione dei costi di formazione e un aumento della soddisfazione sul lavoro.

ProcessMind analizza il modo in cui gli utenti interagiscono con DocuSign CLM, rilevando le attività e la loro sequenza. Può individuare i casi in cui si ricorre a passaggi manuali anziché alle funzionalità di automazione disponibili, oppure in cui determinate funzioni sono utilizzate poco. Confrontando i percorsi effettivi degli utenti con i modelli di processo ideali che sfruttano le funzionalità avanzate della piattaforma, ProcessMind mette in luce le lacune formative e le opportunità per aumentare l’automazione. Per esempio, può mostrare se si aggirano i flussi di lavoro per la firma elettronica o se le librerie di clausole standard non vengono utilizzate con regolarità. Questi dati consentono alle organizzazioni di attuare programmi di formazione mirati e modificare i flussi di lavoro, così da sfruttare appieno le funzionalità di DocuSign CLM. ProcessMind aiuta a individuare le funzionalità poco utilizzate per migliorare l’efficienza dei processi e il ritorno sull’investimento nel sistema.

Un controllo inefficiente delle versioni dei documenti nella gestione dei contratti genera confusione ed errori e comporta il rischio di lavorare su bozze obsolete o errate. Ottimizzare il controllo delle versioni consente di individuare e consultare facilmente la versione più recente e approvata di ogni documento contrattuale. In questo modo si riducono i rischi legali, si evitano rilavorazioni dovute all’uso di versioni sbagliate e si migliora la collaborazione tra le parti coinvolte. Un controllo rigoroso delle versioni è fondamentale per preservare l’integrità dei dati e garantire che le tracce di audit siano chiare e complete. Semplifica inoltre la revisione e l’approvazione, perché tutte le parti possono essere certe di lavorare sul documento aggiornato. Agevola anche le attività di conformità e riduce il tempo dedicato alla ricerca dei documenti corretti.

ProcessMind analizza il flusso dei documenti contrattuali in DocuSign CLM, rilevando come vengono create, revisionate e approvate le diverse versioni. Individua le modalità di gestione inefficiente delle versioni, come la presenza di numerose bozze non gestite, frequenti modifiche estemporanee al di fuori del sistema o difficoltà nel ripristinare versioni precedenti. Ricostruendo il ciclo di vita di ogni versione, ProcessMind può evidenziare dove si verificano errori di versionamento e quale impatto hanno sul processo contrattuale complessivo. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di applicare protocolli più rigorosi per il controllo delle versioni, formare gli utenti sulle prassi migliori e configurare DocuSign CLM per gestire i documenti in modo più efficiente. Aiuta inoltre a garantire che tutte le modifiche siano tracciate e che per le attività critiche venga sempre utilizzata la versione corretta.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione dei contratti

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Cosa fare

Scarichi il template Excel predefinito per l’estrazione dei dati, predisposto per i processi di gestione dei contratti e compatibile con le strutture dati comunemente utilizzate in DocuSign CLM.

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Perché è importante

Un template standardizzato garantisce la raccolta uniforme di tutti i dati necessari e costituisce una base solida per analisi di processo e informazioni accurate.

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Un template Excel pronto per essere compilato con i dati dei contratti di DocuSign CLM.

COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni preziose sui flussi di lavoro dei contratti

ProcessMind offre una visione chiara e basata sui dati dei processi di gestione dei contratti in DocuSign CLM. Ottenga informazioni dettagliate e rappresentazioni visive per individuare le inefficienze e promuovere il miglioramento.
  • Visualizzi il reale flusso del ciclo di vita dei contratti
  • Individui i colli di bottiglia nelle approvazioni dei contratti
  • Riduca sensibilmente i tempi di ciclo dei contratti
  • Rafforzi la conformità e il rispetto dei requisiti legali
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

I risultati della gestione ottimizzata dei contratti

Questi risultati rappresentano i miglioramenti concreti che le organizzazioni ottengono in genere applicando il process mining ai processi di gestione dei contratti. Analizzando i dati operativi dettagliati di DocuSign CLM, possono ricavare informazioni utili per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza.

0 %
Tempi di ciclo più brevi

Riduzione media della durata complessiva

Semplifichi l’intero ciclo di vita dei contratti, dalla richiesta alla firma, riducendo sensibilmente il tempo necessario per finalizzare gli accordi e concludere le trattative.
0 %
Riduzione dei costi di rilavorazione

Riduzione delle spese operative

Riduca le revisioni superflue e le attività ripetitive nella redazione e nella negoziazione dei contratti, ottenendo risparmi significativi e aumentando l’efficienza del team.
0 %
Maggiore conformità

Riduzione delle violazioni delle politiche

Si assicuri che i contratti rispettino le politiche interne e i requisiti normativi, individuando e mitigando tempestivamente i rischi di non conformità prima che si aggravino.
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Revisioni legali più rapide

Riduzione della durata della fase di revisione

Individui i colli di bottiglia nella revisione legale per accelerare l’avanzamento dei contratti e consentire a quelli più importanti di passare con maggiore efficienza attraverso gli uffici legali.
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Più rinnovi

Aumento dei rinnovi effettuati nei tempi previsti

Gestisca in modo proattivo le scadenze dei contratti e i relativi flussi di lavoro di rinnovo, aumentando la percentuale di rinnovi puntuali e tutelando la continuità dei ricavi.
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Cicli più prevedibili

Riduzione della variabilità del processo

Stabilizzi i tempi di ciclo dei contratti individuando ed eliminando i percorsi di processo disomogenei, così da ottenere previsioni più affidabili e pianificare meglio le risorse.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ogni contratto gestito nel sistema.

Perché è importante

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi di processo correlati e permette di ricostruire e analizzare l’intero ciclo di vita di un singolo contratto.

Il nome dell’attività o dell’evento specifico che si è verificato nel ciclo di vita del contratto.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro dei contratti, i colli di bottiglia e le variazioni.

Data e ora che indicano l’inizio di una specifica attività o di un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Data e ora che indicano il completamento di una specifica attività o di un evento.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività e di distinguere il tempo di elaborazione effettivo dai tempi di attesa.

Stato corrente del contratto nel corso del suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce un quadro dello stato di avanzamento dei contratti, essenziale per monitorarne lo stato, gestire i carichi di lavoro e individuare i colli di bottiglia.

L’utente o il dipendente responsabile della gestione del contratto durante il suo ciclo di vita.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni di singole persone o team e di individuare le buone pratiche e le aree di miglioramento nelle attività svolte dagli utenti.

Classificazione del contratto, ad esempio NDA, MSA o SOW.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse categorie di contratti, che spesso presentano flussi di lavoro e livelli di complessità specifici.

Valore monetario complessivo del contratto.

Perché è importante

Consente di stabilire le priorità e valutare i rischi, poiché i contratti di valore più elevato richiedono spesso verifiche più rigorose e hanno un impatto maggiore sull’attività aziendale.

La parte esterna coinvolta nel contratto, ad esempio un cliente o un fornitore.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare l’impatto delle diverse controparti sui tempi di negoziazione, sul numero di revisioni e sui tempi di ciclo complessivi.

Data in cui è prevista la scadenza del contratto.

Perché è importante

È essenziale per una gestione proattiva dei contratti: consente di rinnovarli per tempo e di evitare scadenze involontarie.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’inizio formale del ciclo di vita del contratto. In genere viene registrata quando un utente invia un modulo di richiesta o crea un nuovo record contrattuale in DocuSign CLM, avviando il relativo flusso di lavoro.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale del processo. Analizzare questa attività è essenziale per misurare il volume complessivo dei contratti gestiti e l’avvio del tempo di ciclo end-to-end.

Indica il momento in cui il contratto viene formalmente inviato all’ufficio legale per la revisione e i relativi riscontri. È un passaggio fondamentale, registrato quando il contratto entra nella fase «Revisione legale» del flusso di lavoro.

Perché è importante

La revisione legale è spesso un collo di bottiglia nella gestione dei contratti. Misurarne la durata è essenziale per la Dashboard «Prestazioni della revisione legale» e per individuare opportunità di accelerazione.

Questa tappa indica che tutti i responsabili interni richiesti hanno approvato il contratto. Viene registrata quando l’ultimo responsabile completa la propria attività nel flusso di lavoro.

Perché è importante

È una tappa fondamentale: indica che il contratto è pronto per la negoziazione esterna o per la firma. I ritardi che precedono questo momento possono evidenziare difficoltà di allineamento interno.

Questa attività segna l’avvio della firma elettronica del contratto definitivo approvato. È una funzione essenziale di DocuSign e viene registrata quando un utente invia il documento tramite una busta DocuSign eSignature.

Perché è importante

È una tappa fondamentale prima della firma. Analizzare il tempo che intercorre tra questo momento e la firma consente di valutare l’efficienza della raccolta delle firme e supporta il KPI «Tasso di adozione della firma elettronica».

Indica il completamento del contratto, che si verifica quando l’ultimo firmatario richiesto firma il documento. L’evento viene registrato esplicitamente dalla piattaforma DocuSign eSignature.

Perché è importante

È il principale evento di conclusione positiva del processo di creazione del contratto. È essenziale per calcolare il «Tempo medio di ciclo dei contratti» e misurare il volume complessivo dei contratti gestiti.

Questa attività rappresenta la conclusione ufficiale del ciclo di vita del contratto, dovuta a scadenza, annullamento o accordo tra le parti. Spesso viene registrata quando lo stato viene modificato manualmente nel sistema.

Perché è importante

È un possibile evento alternativo di conclusione del processo. Monitorare le cessazioni e le scadenze è fondamentale per comprendere l’intero ciclo di vita dei contratti e analizzare i rinnovi.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il process mining visualizza il flusso effettivo dell’intero ciclo di vita dei contratti, dalla creazione all’archiviazione. Fa emergere colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e scostamenti dal processo previsto, mostrando dove le approvazioni si bloccano o le trattative seguono percorsi disomogenei. Queste informazioni aiutano a comprendere i risultati effettivi dei flussi di lavoro in DocuSign CLM.

Servono principalmente gli Event Log di DocuSign CLM, con un ID univoco del contratto, la descrizione dell’attività e la data e ora di ogni evento. Altri attributi, come l’utente, il valore del contratto o il reparto, possono arricchire l’analisi. Questi dati consentono allo strumento di process mining di ricostruire l’intero percorso di ogni contratto.

Le prime informazioni possono spesso essere disponibili nel giro di alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. La configurazione iniziale prevede l’estrazione e la pulizia dei dati, seguite dalla generazione del modello e dall’analisi. Il monitoraggio continuo fornisce informazioni aggiornate e consente di misurare l’impatto dei miglioramenti attuati.

Il process mining aiuta a ridurre i tempi di ciclo delle approvazioni contrattuali, standardizzare le fasi di negoziazione e migliorare la conformità. Offre maggiore visibilità sullo stato dei contratti, riduce le opportunità di rinnovo mancate e abbassa i costi operativi grazie alla diminuzione delle rilavorazioni. In definitiva, rende più efficienti e prevedibili i processi lungo l’intero ciclo di vita dei contratti.

Alcune competenze di ingegneria dei dati sono utili per l’estrazione e la trasformazione iniziali, ma gli strumenti moderni di process mining sono progettati anche per gli analisti aziendali. Offrono interfacce intuitive per visualizzare e analizzare i processi senza richiedere conoscenze avanzate di programmazione. Molti strumenti mettono inoltre a disposizione connettori per i sistemi più diffusi.

Sì. Il process mining è particolarmente utile per le verifiche di conformità: confronta l’esecuzione effettiva del processo con regole predefinite e percorsi ideali, mettendo in evidenza scostamenti e passaggi non autorizzati. Consente così di individuare con precisione dove e quando si verificano violazioni, aiutando a far rispettare le politiche interne e i requisiti normativi.

Analizzando gli Event Log, il process mining individua le fasi precise in cui i contratti si bloccano regolarmente o subiscono ritardi prolungati. Può far emergere utenti, reparti o condizioni specifiche che contribuiscono a creare colli di bottiglia. Sulla base di queste informazioni, è possibile attuare modifiche mirate, come automatizzare i promemoria o riassegnare i carichi di lavoro, per accelerare le approvazioni.

Nella gestione dei contratti, il «Contract ID» funge da identificativo del caso. È un codice univoco che raggruppa tutti gli eventi relativi a un singolo contratto. In questo modo, gli strumenti di process mining possono ricostruire l’intero percorso di un contratto, dall’inizio alla conclusione, e offrirne una visione completa del ciclo di vita.

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