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Migliori la Sua Gestione Contratti

La Sua guida in 6 passi per ottimizzare i workflow contrattuali DocuSign CLM.
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Migliori la Sua Gestione Contratti
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizza la Gestione Contratti in DocuSign CLM per la Massima Efficienza

La gestione dei contratti spesso implica workflow complessi, che possono portare a ritardi significativi e rischi di conformità. Questa piattaforma La aiuta a individuare le inefficienze critiche all'interno dei Suoi processi. Può quindi ridurre i tempi di ciclo e garantire una maggiore aderenza ai requisiti legali. Scopra intuizioni dettagliate per guidare il miglioramento continuo dei processi.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare la gestione dei contratti in DocuSign CLM è essenziale

Una gestione efficace dei contratti è la spina dorsale di qualsiasi azienda sana, con un impatto diretto sulle prestazioni finanziarie, sulla conformità legale e sull'efficienza operativa. Le organizzazioni di tutto il mondo si affidano a solidi sistemi di Contract Lifecycle Management (CLM) come DocuSign CLM per semplificare la creazione, la negoziazione, l'esecuzione e il rinnovo dei contratti. Sebbene DocuSign CLM offra strumenti potenti per la gestione di questi asset critici, i processi sottostanti possono ancora nascondere inefficienze, portando a sfide significative. I ritardi nell'esecuzione dei contratti possono frenare il riconoscimento dei ricavi, aumentare i costi operativi e persino danneggiare preziose relazioni commerciali. I workflow non ottimizzati spesso si traducono in contratti bloccati nei cicli di revisione, scadenze di conformità mancate e un rischio più elevato di esposizione legale a causa di un'aderenza incoerente alle politiche interne o ai requisiti normativi. Comprendere e affrontare queste lacune nascoste nei processi non riguarda solo miglioramenti incrementali, ma la trasformazione dell'intera operazione di gestione dei contratti per mitigare i rischi e sbloccare un valore maggiore.

Come il Process Mining illumina i Suoi Workflow DocuSign CLM

Il Process Mining offre un approccio rivoluzionario per comprendere e migliorare i Suoi processi di gestione dei contratti all'interno di DocuSign CLM. Invece di basarsi su supposizioni o prove aneddotiche, il Process Mining utilizza i dati di evento generati dal Suo sistema DocuSign CLM, catturando ogni interazione, approvazione e modifica di stato relativa a ciascun contratto. Analizzando queste impronte digitali, gli strumenti di Process Mining possono ricostruire automaticamente il percorso effettivo end-to-end di ogni contratto, dalla richiesta iniziale all'archiviazione o alla risoluzione finale. Questa visione esaustiva Le consente di visualizzare con precisione come i contratti fluiscono all'interno della Sua organizzazione, identificando le deviazioni dai percorsi previsti, scoprendo cicli di rilavorazione nascosti e individuando le esatte posizioni in cui si verificano ritardi o bottleneck. Questa intuizione oggettiva e basata sui dati è cruciale per comprendere veramente il Suo stato attuale e identificare opportunità per un'efficace ottimizzazione dei processi.

Aree chiave di miglioramento nella gestione dei contratti

L'applicazione del Process Mining ai Suoi dati DocuSign CLM può rivelare aree specifiche pronte per il miglioramento, aiutandoLa a perfezionare continuamente le Sue operazioni. Può ottenere profonde intuizioni sulle varie fasi del ciclo di vita del contratto:

  • Bottleneck di negoziazione e revisione: Identifichi facilmente quali fasi di revisione interne o esterne causano i ritardi più lunghi. Le revisioni legali richiedono costantemente troppo tempo? Alcuni tipi di contratto subiscono un numero eccessivo di cicli di redlining? Il Process Mining aiuta a individuare questi specifici intoppi, mostrandole dove le risorse potrebbero essere sovraccariche o dove si verificano interruzioni della comunicazione, consentendoLe di ridurre significativamente il tempo del ciclo contrattuale.
  • Ottimizzazione del Workflow di approvazione: Scopra se i contratti stanno passando attraverso fasi di approvazione non necessarie o se specifici approvatori rallentano costantemente il processo. Questa intuizione Le consente di riprogettare le matrici di approvazione e semplificare i workflow, rendendo i Suoi processi più agili e reattivi.
  • Conformità e gestione del rischio: Monitori l'aderenza agli Accordi sul Livello di Servizio (SLA) per le revisioni e le approvazioni dei contratti. Il Process Mining può segnalare i casi in cui i controlli di conformità vengono saltati o ritardati, aiutandoLa a garantire una maggiore aderenza legale e a ridurre l'esposizione al rischio.
  • Efficienza del ciclo di vita del contratto: Analizzi il percorso completo per identificare rilavorazioni, interventi manuali o passaggi ridondanti che non aggiungono valore. Questa visione olistica è vitale per migliorare la gestione dei contratti eliminando gli sprechi e migliorando l'efficienza complessiva.

Realizzare risultati tangibili per la Sua attività

Sfruttando il Process Mining per ottimizzare la Sua gestione dei contratti in DocuSign CLM, la Sua organizzazione può ottenere benefici significativi e misurabili. Si aspetti di vedere una sostanziale riduzione del tempo medio del ciclo contrattuale, portando a un più rapido riconoscimento dei ricavi e a un migliore flusso di cassa. Una maggiore efficienza significa che i Suoi team possono gestire un volume maggiore di contratti senza aumentare il personale, liberando risorse preziose. Inoltre, identificando e mitigando i rischi di conformità in anticipo, può rafforzare la Sua posizione legale e ridurre potenziali sanzioni o controversie. Questo approccio proattivo all'ottimizzazione dei processi favorisce migliori relazioni con le controparti attraverso una finalizzazione dei contratti più fluida e rapida. In definitiva, otterrà un maggiore controllo, trasparenza e agilità nella gestione di una delle Sue funzioni aziendali più critiche.

Intraprendere il Suo percorso di ottimizzazione

Trasformare i Suoi processi di gestione dei contratti in DocuSign CLM è un obiettivo raggiungibile con l'approccio giusto. Abbracciando il Process Mining, Lei è dotato delle intuizioni necessarie per andare oltre le supposizioni e prendere decisioni basate sui dati che producono un impatto reale. Questo metodo fornisce un'intelligenza chiara e attuabile su come migliorare la gestione dei contratti, consentendoLe di affrontare sistematicamente le inefficienze e guidare il miglioramento continuo. Inizi a esplorare come questi potenti strumenti analitici possono rivoluzionare le Sue operazioni e assicurarsi che i Suoi contratti spingano la Sua attività in avanti, non la frenino.

Gestione Contratti Ciclo di Vita del Contratto Operazioni Legali Compliance Negoziazione Contrattuale Riduzione del Rischio Dipartimento Legale Acquisti Approvazioni Contrattuali

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Processi di revisione e approvazione prolungati spesso comportano ritardi significativi nell'esecuzione dei contratti, influenzando la generazione di ricavi e l'agilità aziendale. Questi bottleneck possono causare opportunità commerciali mancate e relazioni tese con le controparti, in particolare in un sistema come DocuSign CLM dove i workflow dovrebbero essere ottimizzati.
ProcessMind scopre le fasi esatte e gli individui responsabili dei ritardi di approvazione all'interno della Gestione Contratti, fornendo approfondimenti basati sui dati. Visualizzando il vero flusso del processo in DocuSign CLM, identifica le inefficienze e suggerisce aree per l'automazione o la riallocazione delle risorse per accelerare le approvazioni.

Le variazioni nelle tattiche di negoziazione e nel numero di round di modifiche possono estendere significativamente il ciclo di vita del contratto. Senza approcci standardizzati, ogni negoziazione diventa un processo unico, spesso inefficiente, che porta a tempistiche imprevedibili e all'aumento dei costi operativi nella Gestione dei Contratti.
ProcessMind mappa ogni fase del Suo processo di negoziazione, rivelando le deviazioni dal percorso ideale e identificando quali modelli di negoziazione portano a chiusure più rapide o più lente. Aiuta a standardizzare le migliori pratiche in DocuSign CLM, riducendo i passaggi avanti e indietro e migliorando l'efficienza complessiva della negoziazione.

Gli stakeholder aziendali spesso mancano di visibilità in tempo reale sullo stato esatto di un contratto, il che porta a frequenti richieste manuali e incertezza. Questa opacità rende difficile gestire le aspettative, prevedere i ricavi o affrontare proattivamente potenziali ritardi nel ciclo di vita del contratto.
ProcessMind fornisce una visione live e end-to-end del percorso di ogni contratto, dalla richiesta all'esecuzione in DocuSign CLM. Evidenzia dove si trova ogni contratto nel workflow, consentendo una gestione proattiva e riducendo la necessità di aggiornamenti manuali dello stato in tutta l'organizzazione.

Le deviazioni dalle politiche interne stabilite durante la redazione, la revisione o l'approvazione dei contratti possono esporre l'organizzazione a rischi legali e finanziari. I controlli manuali spesso non rilevano questi percorsi non conformi, portando a potenziali fallimenti di audit e sanzioni significative.
ProcessMind rileva automaticamente ogni istanza in cui un processo contrattuale devia dal percorso conforme all'interno della gestione dei contratti. Identifica le cause profonde della non conformità in DocuSign CLM, consentendo interventi mirati e garantendo l'aderenza ai framework di governance interni.

Dimenticare di rinnovare contratti critici o non avviare il processo di rinnovo in modo tempestivo comporta la perdita di ricavi, l'interruzione dei servizi o il rinnovo automatico a termini sfavorevoli. Questa svista può influenzare significativamente la continuità aziendale e la redditività.
ProcessMind traccia le date di scadenza dei contratti e identifica proattivamente i contratti che si avvicinano alla loro finestra di rinnovo, analizzando i modelli di rinnovi riusciti e mancati. Aiuta le organizzazioni a ottimizzare il processo di rinnovo in DocuSign CLM, garantendo azioni tempestive e massimizzando il valore del contratto.

La revisione legale spesso diventa un bottleneck a causa di processi incoerenti, passaggi di mano manuali o carichi di lavoro sbilanciati tra i team legali. Ciò prolunga il ciclo contrattuale complessivo, ritardando operazioni aziendali critiche e aumentando il costo dei servizi legali.
ProcessMind scopre le inefficienze specifiche all'interno della fase di revisione legale, identificando passaggi ridondanti o aree in cui il consulente legale è sovraccarico all'interno dei workflow di DocuSign CLM. Fornisce intuizioni per semplificare le revisioni legali, ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare l'allocazione delle risorse.

Errori frequenti nella stesura dei contratti, nell'inserimento dei dati o versioni incoerenti dei documenti rendono necessaria un'ampia rilavorazione manuale. Ciò porta a un aumento dei costi operativi, spreco di risorse e cicli di vita dei contratti prolungati, riducendo l'efficienza del processo di Gestione Contratti.
ProcessMind identifica le attività e le fasi specifiche in cui la rilavorazione si verifica frequentemente, individuando le cause profonde degli errori. Aiuta a ottimizzare i workflow in DocuSign CLM per ridurre gli interventi manuali, minimizzare gli errori e ridurre significativamente i costi legati alla rilavorazione.

Dopo la firma di un contratto, garantire che tutte le parti adempiano ai loro obblighi può essere difficile senza un robusto meccanismo di tracciamento. La mancata osservazione e applicazione di tali obblighi può portare a violazioni, sanzioni e relazioni commerciali danneggiate.
ProcessMind va oltre l'esecuzione, fornendo visibilità sul monitoraggio continuo degli obblighi contrattuali. Identifica le lacune nella conformità post-esecuzione all'interno della gestione dei contratti, aiutando a garantire che tutti i termini siano rispettati e i rischi mitigati efficacemente in DocuSign CLM.

La mancanza di tempi di ciclo dei contratti coerenti e prevedibili rende difficile per i team di vendita, approvvigionamento e legali pianificare e prevedere con precisione. Questa imprevedibilità può portare a scadenze mancate, scarsa utilizzazione delle risorse e incertezza aziendale generale.
ProcessMind analizza i dati storici dei contratti per stabilire benchmark per i tempi di ciclo tra diversi tipi di contratti e dipartimenti. Aiuta a prevedere i tempi di ciclo futuri, a identificare le variazioni in DocuSign CLM e a individuare i fattori che contribuiscono all'imprevedibilità, consentendo una migliore pianificazione.

Le organizzazioni potrebbero non sfruttare appieno le capacità del loro sistema DocuSign CLM, il che porta a soluzioni manuali, funzionalità ignorate e la mancata realizzazione dei guadagni di efficienza previsti. Ciò si traduce in un investimento tecnologico sottoutilizzato e continue inefficienze di processo.
ProcessMind mappa le interazioni degli utenti e le attività di sistema all'interno di DocuSign CLM, rivelando se specifiche funzionalità progettate per l'automazione o la collaborazione vengono ignorate o sottoutilizzate. Fornisce approfondimenti per ottimizzare l'adozione della piattaforma, assicurando la piena utilizzazione del suo investimento tecnologico nella Gestione Contratti.

La gestione di più versioni di un contratto, specialmente durante le fasi di negoziazione intense, può portare a confusione, errori e all'uso accidentale di bozze obsolete. Questo crea rischi legali e richiede sforzi manuali aggiuntivi per riconciliare le diverse iterazioni del documento.
ProcessMind visualizza il ciclo di vita di ogni documento contrattuale, tracciando tutte le revisioni e identificando i casi in cui le pratiche di controllo della versione sono deboli o incoerenti. Evidenzia i percorsi che portano a conflitti o rilavorazioni a causa di una scarsa gestione delle versioni in DocuSign CLM.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Accelerare le approvazioni dei contratti è fondamentale per chiusure di accordi più rapide e una maggiore agilità aziendale. Cicli di approvazione lunghi possono ritardare la generazione di ricavi, immobilizzare risorse e influire negativamente sulla soddisfazione degli stakeholder. Un tempo di ciclo più breve significa che i contratti passano dalla bozza all'esecuzione in modo più efficiente, migliorando la velocità operativa complessiva. Ciò riduce anche il rischio che gli accordi falliscano a causa di processi di negoziazione e approvazione prolungati. L'impatto si avverte in tutti i reparti vendite, legali e finanziari, portando a un'organizzazione più snella e reattiva. Ridurre i tempi di approvazione può portare a significativi risparmi sui costi riducendo gli sforzi manuali e accelerando il time-to-value per nuovi accordi. Identificando ed eliminando i passaggi che non aggiungono valore, le organizzazioni possono reinvestire le risorse in iniziative strategiche, favorendo la crescita e l'innovazione.

ProcessMind analizza il processo di Gestione Contratti in DocuSign CLM, mappando ogni fase del workflow di approvazione. Identifica specifici bottleneck, come fasi di revisione ridondanti, approvatori inattivi o deviazioni dal percorso standard. Visualizzando i flussi di processo effettivi e misurando le durate tra le attività, ProcessMind individua le fasi esatte che causano ritardi. Aiuta anche a identificare le cause profonde, siano esse problemi di allocazione delle risorse, mancanza di automazione o lacune nelle politiche. Questa intuizione basata sui dati consente interventi mirati per ottimizzare i workflow di approvazione, stabilire benchmark di performance e monitorare efficacemente i miglioramenti. Le organizzazioni possono ottenere riduzioni del 20-30% nel tempo di ciclo complessivo, portando a un'esecuzione dei contratti più rapida.

Fasi di negoziazione incoerenti portano a tempi di ciclo prolungati, maggiori rischi legali e termini contrattuali variabili. La standardizzazione del workflow di negoziazione assicura che tutti i contratti seguano un percorso coerente e ottimizzato, riducendo le deviazioni e accelerando il processo. Ciò porta a una maggiore prevedibilità nei risultati e nei termini contrattuali, migliorando la certezza legale e commerciale. Un approccio standardizzato minimizza gli errori, rafforza la conformità alle politiche interne e migliora la qualità complessiva degli accordi eseguiti. Inoltre, fornisce ai negoziatori linee guida chiare, consentendo loro di operare in modo più efficiente ed efficace. In definitiva, questo riduce l'onere sui team legali e consente una migliore allocazione delle risorse, prevenendo inutili scambi.

ProcessMind mappa i percorsi effettivi che i contratti prendono durante la negoziazione in DocuSign CLM, rivelando deviazioni dal processo ideale o previsto. Evidenzia dove le negoziazioni divergono frequentemente, identificando passaggi incoerenti, comuni cicli di rilavorazione o pratiche non standard che prolungano il ciclo. Analizzando le sequenze di attività e misurando le variazioni, ProcessMind individua le aree per la reingegnerizzazione e l'automazione dei processi. Ciò consente alle organizzazioni di definire un workflow standardizzato basato sulle migliori pratiche e di applicarlo, garantendo maggiore coerenza e prevedibilità. Può aiutare a ridurre i cicli di negoziazione identificando i passaggi che possono essere automatizzati o eliminati.

Una scarsa visibilità sullo stato dei contratti crea incertezza, influisce sulle previsioni e porta a scadenze mancate o stakeholder frustrati. Migliorare la visibilità in tempo reale significa che tutte le parti possono sapere istantaneamente a che punto è un contratto nel suo ciclo di vita, dalla richiesta all'esecuzione e oltre. Questa trasparenza migliora la collaborazione, consente una gestione proattiva dei potenziali ritardi e supporta una reportistica e un processo decisionale accurati. Una migliore visibilità permette ai responsabili dei contratti e ai team legali di gestire il loro carico di lavoro in modo più efficace, riducendo le richieste manuali e gli aggiornamenti di stato. Inoltre, mitiga il rischio che i contratti si blocchino senza che nessuno se ne accorga, garantendo una progressione più fluida attraverso il workflow. Una visibilità migliorata si traduce direttamente in un maggiore controllo operativo e reattività per la gestione dei contratti.

ProcessMind offre una visione completa e basata sui dati del percorso di ogni contratto in DocuSign CLM. Traccia attività ed eventi associati a ciascun ID Contratto, consentendo agli utenti di vedere lo stato attuale esatto e la progressione storica di qualsiasi contratto. Visualizzando mappe di processo e dashboard, le organizzazioni ottengono intuizioni immediate sui contratti bloccati, su quelli che si avvicinano a scadenze critiche o su quelli che deviano dai percorsi standard. Ciò elimina la necessità di tracciamento manuale e fornisce una fonte di verità obiettiva e sempre aggiornata per gli stati dei contratti. Gli insight di ProcessMind consentono ai team di identificare i bottleneck di processo che influiscono sulla visibilità e di implementare miglioramenti mirati alla cattura dei dati e alla progettazione dei workflow.

La non conformità alle politiche interne o ai requisiti normativi espone le organizzazioni a significativi rischi legali e finanziari, inclusi sanzioni, danni alla reputazione e perdita di affari. Migliorare l'aderenza alla conformità assicura che tutti i contratti soddisfino gli standard legali, operativi e finanziari predefiniti durante il loro ciclo di vita. Ciò rafforza la posizione legale dell'organizzazione, riduce i rischi di audit e costruisce fiducia con controparti e regolatori. Un framework di conformità robusto minimizza il potenziale di controversie contrattuali e assicura che gli obblighi contrattuali siano costantemente rispettati. In definitiva, ciò protegge gli asset e la reputazione dell'organizzazione, promuovendo una cultura di integrità e responsabilità. La gestione proattiva della conformità riduce la probabilità di interventi legali costosi e il danno reputazionale associato.

ProcessMind analizza i workflow contrattuali in DocuSign CLM per rilevare deviazioni dalle regole e politiche di conformità definite. Identifica i casi in cui specifiche attività, approvazioni o punti dati vengono persi o eseguiti fuori sequenza, segnalando potenziali problemi di non conformità. Confrontando l'esecuzione effettiva del processo con modelli di conformità predefiniti, ProcessMind scopre modelli di non aderenza e le loro cause profonde. Ciò consente alle organizzazioni di affrontare proattivamente le lacune di conformità, implementare azioni correttive e far rispettare l'aderenza alle politiche per tutti i tipi di contratto. Il sistema aiuta a stabilire meccanismi di monitoraggio che forniscono una supervisione continua della conformità, garantendo che le politiche non siano solo scritte ma anche seguite efficacemente.

Mancare le opportunità di rinnovo dei contratti può comportare una perdita di entrate, interruzioni del servizio e la necessità di rinegoziazioni costose. Aumentare i rinnovi tempestivi garantisce che i contratti di valore esistenti siano estesi senza interruzioni, massimizzando le entrate ricorrenti e mantenendo solide relazioni commerciali. Questo approccio proattivo previene interruzioni del servizio, evita penali per i rinnovi tardivi e riduce l'overhead amministrativo associato alla gestione dei contratti di emergenza. Assicurare rinnovi tempestivi supporta la continuità aziendale e la pianificazione strategica a lungo termine. Offre anche l'opportunità di rivedere e aggiornare i termini contrattuali, assicurando che rimangano vantaggiosi per l'organizzazione. Questo focus sulla fidelizzazione è spesso più conveniente rispetto all'acquisizione di nuovi affari.

ProcessMind monitora l'intero ciclo di vita dei contratti in DocuSign CLM, tracciando specificamente le date di scadenza e le attività associate. Identifica i contratti in avvicinamento alla loro finestra di rinnovo per i quali i processi di rinnovo non sono ancora stati avviati o sono in ritardo. Analizzando i dati storici, ProcessMind può prevedere quali contratti rischiano di essere persi ed evidenziare i modelli di ritardo nei workflow di rinnovo. Ciò consente alle organizzazioni di implementare promemoria automatici e attivare processi di rinnovo proattivi. Fornisce approfondimenti sul perché i rinnovi potrebbero essere ritardati, consentendo interventi mirati e migliorando il tasso di successo complessivo dei rinnovi. ProcessMind può migliorare i tassi di rinnovo identificando e ottimizzando le attività necessarie per estensioni contrattuali di successo.

I processi di revisione legale inefficienti rappresentano un importante bottleneck, rallentando l'esecuzione dei contratti e influenzando le operazioni aziendali. Accelerare il throughput della revisione legale significa che i team legali possono elaborare i contratti più rapidamente senza compromettere la qualità o la conformità. Ciò porta a cicli di affari più rapidi, riduce l'arretrato di contratti in attesa di revisione e consente ai consulenti legali di concentrarsi su lavori strategici di maggior valore. Un processo di revisione più efficiente migliora anche la percezione del dipartimento legale come abilitatore di business piuttosto che come un ostacolo. Ottimizzando questa fase critica, le organizzazioni possono ridurre l'attrito interno e mettere in condizione i team di vendita e approvvigionamento di procedere con gli accordi più rapidamente, migliorando il vantaggio competitivo. Questa efficienza può ridurre direttamente i costi operativi associati all'allocazione delle risorse legali.

ProcessMind fornisce intuizioni granulari sulla fase di revisione legale all'interno di DocuSign CLM. Mappa i passaggi esatti intrapresi dai team legali, identifica specifiche attività di revisione e misura la durata di ciascuna. ProcessMind individua i bottleneck, come frequenti passaggi di mano, cicli di revisione eccessivi o ritardi causati da informazioni mancanti. Analizzando le variazioni nei percorsi di revisione e identificando le migliori pratiche, aiuta a semplificare il processo di revisione legale. Queste intuizioni consentono alle organizzazioni di reingegnerizzare i workflow, implementare l'automazione per le attività di routine o riallocare le risorse in modo più efficace. Comprendere il flusso effettivo consente decisioni basate sui dati per ridurre i cicli di revisione legale identificando ed eliminando passaggi inefficienti.

Gli elevati costi operativi derivanti dalla rilavorazione manuale nella gestione dei contratti indicano inefficienze e spreco di risorse. Ridurre la rilavorazione significa meno errori, meno tempo dedicato alle correzioni e minori spese operative associate. Ciò migliora l'utilizzo delle risorse, consentendo ai team di concentrarsi su attività produttive piuttosto che correggere errori. Minimizzare la rilavorazione porta a un ciclo di vita del contratto più prevedibile ed efficiente, a beneficio sia dei team interni che delle controparti esterne. Ha un impatto diretto sul risultato finale riducendo i costi del lavoro, i ritardi e migliorando la qualità del contratto fin dall'inizio. Una riduzione della rilavorazione favorisce anche una cultura della qualità e della precisione all'interno della funzione di gestione dei contratti.

ProcessMind identifica le fasi e le attività specifiche in DocuSign CLM in cui la rilavorazione si verifica frequentemente, come più cicli di redlining, approvazioni ripetute o attività di correzione dati. Quantifica l'impatto in termini di costi e tempo di questi cicli di rilavorazione analizzando le variazioni di processo e gli event log. Individuando le cause profonde della rilavorazione, siano esse istruzioni poco chiare, template incoerenti o interruzioni della comunicazione, ProcessMind consente miglioramenti mirati dei processi. Questo approccio basato sui dati permette alle organizzazioni di implementare azioni correttive, come una migliore gestione dei template o l'automazione dei workflow, per ridurre significativamente l'incidenza della rilavorazione. ProcessMind aiuta a ottimizzare i processi per ridurre le spese operative evidenziando le attività inefficienti e ripetitive.

La difficoltà nel tracciare gli obblighi post-esecuzione può portare a scadenze mancate, sanzioni per non conformità e relazioni commerciali tese. Rafforzare questo tracciamento garantisce che tutti gli impegni contrattuali, come le tappe di pagamento, gli accordi sul livello di servizio o i requisiti di reporting, siano rispettati accuratamente e puntualmente. Questa gestione proattiva riduce i rischi legali e finanziari, aumenta la responsabilità e migliora la reputazione dell'organizzazione come partner affidabile. Un tracciamento efficace degli obblighi è vitale per massimizzare il valore derivato dai contratti e minimizzare le potenziali passività. Fornisce l'assicurazione che l'organizzazione sta rispettando i propri impegni, il che è cruciale per le relazioni strategiche a lungo termine. Ciò previene anche interruzioni operative che possono derivare da impegni trascurati.

ProcessMind analizza la fase post-esecuzione dei contratti in DocuSign CLM, monitorando le attività relative all'adempimento degli obblighi. Può identificare schemi in cui gli obblighi vengono frequentemente trascurati o in cui il processo di tracciamento stesso è inefficiente. Correlare gli attributi contrattuali come 'Obblighi Monitorati' e 'Revisione di Conformità Eseguita' con i dati di evento effettivi, ProcessMind evidenzia le lacune nel workflow di tracciamento. Consente alle organizzazioni di progettare e applicare processi di gestione degli obblighi più robusti, garantendo che le attività siano assegnate, completate e verificate entro i tempi stabiliti. ProcessMind fornisce intuizioni per creare un sistema più affidabile per la gestione delle attività post-esecuzione, riducendo il rischio di non conformità.

I tempi di ciclo contrattuali imprevedibili rendono difficile prevedere le vendite, gestire le risorse e stabilire aspettative realistiche con le controparti. L'obiettivo è rendere i tempi di ciclo più coerenti e prevedibili, consentendo una migliore pianificazione e allocazione delle risorse. Tempi di ciclo stabilizzati portano a una maggiore efficienza operativa, una maggiore affidabilità nelle operazioni aziendali e una migliore soddisfazione di clienti e partner. Questa prevedibilità aiuta nella pianificazione di budget e risorse, poiché i dipartimenti possono anticipare quando i contratti saranno pronti per il loro input. Riduce inoltre lo stress e l'incertezza associati all'esecuzione dei contratti, favorendo un ambiente più organizzato e controllato. In definitiva, tempi di ciclo coerenti contribuiscono alla resilienza e all'agilità complessiva del business.

ProcessMind analizza i dati storici dei contratti all'interno di DocuSign CLM per identificare i fattori che influenzano la variabilità dei tempi di ciclo. Costruisce un gemello digitale del processo di gestione dei contratti, rivelando tutti i percorsi effettivi intrapresi e le relative durate. Identificando quali varianti di processo contribuiscono a cicli più lunghi o più brevi, ProcessMind consente alle organizzazioni di identificare le migliori pratiche e le potenziali aree di standardizzazione. Fornisce una base di riferimento per i tempi di ciclo attesi ed evidenzia le deviazioni in tempo reale. Ciò consente interventi proattivi per riportare i processi in carreggiata, ridurre la variabilità e stabilire modelli di previsione più affidabili. ProcessMind aiuta a prevedere e controllare la durata dei contratti individuando le attività del percorso critico e i potenziali bottleneck.

L'uso subottimale delle funzionalità di DocuSign CLM significa che le organizzazioni non stanno sfruttando appieno il loro investimento nella piattaforma, perdendo potenziali efficienze e capacità avanzate. Ottimizzare l'utilizzo delle funzionalità garantisce che il sistema di gestione dei contratti sia usato al suo massimo potenziale, generando il massimo valore dalla tecnologia. Questo porta a workflow più efficienti, automazione potenziata e qualità dei dati migliorata. Massimizzare l'utilizzo delle funzionalità può sbloccare significativi guadagni di produttività, ridurre la necessità di soluzioni manuali e migliorare l'esperienza utente complessiva. Assicura che il sistema non sia solo un repository ma uno strumento dinamico per la gestione dell'intero ciclo di vita del contratto, aumentando il ritorno sull'investimento e facilitando la crescita futura. Ciò significa anche che i dipendenti sono ben addestrati all'uso efficiente del sistema, riducendo i costi di formazione e aumentando la soddisfazione lavorativa.

ProcessMind analizza how users interact with DocuSign CLM by tracking activities and their sequence. It can identify instances where manual steps are performed instead of utilizing available automation features, or where specific functionalities are underutilized. By mapping actual user journeys against ideal process models that leverage advanced platform features, ProcessMind highlights training gaps and opportunities for increased automation. For example, it can show if electronic signature workflows are bypassed, or if standard clause libraries are not consistently used. This data enables organizations to implement targeted training programs and workflow adjustments to ensure that DocuSign CLM's capabilities are fully exploited. ProcessMind helps identify underutilized functionalities to enhance process efficiency and system ROI.

Un controllo inefficiente delle versioni dei documenti nella gestione dei contratti porta a confusione, errori e al rischio di lavorare con bozze di contratto obsolete o errate. Ottimizzare il controllo delle versioni garantisce che la versione più recente e approvata di ogni documento contrattuale sia facilmente identificabile e accessibile a tutte le parti interessate. Ciò minimizza i rischi legali, previene la rilavorazione causata dall'uso di versioni errate e migliora la collaborazione tra gli stakeholder. Un robusto controllo delle versioni è fondamentale per mantenere l'integrità dei dati e garantire che i log di controllo (audit trail) siano chiari e completi. Semplifica il processo di revisione e approvazione, poiché tutte le parti possono essere sicure di lavorare con il documento più attuale. Ciò ottimizza anche gli sforzi di conformità e riduce il tempo dedicato alla ricerca dei documenti corretti.

ProcessMind analizza il flusso dei documenti contrattuali in DocuSign CLM, tracciando come le diverse versioni vengono create, revisionate e approvate. Identifica schemi di gestione inefficiente delle versioni, come più bozze non gestite, frequenti modifiche ad hoc al di fuori del sistema o difficoltà nel tornare a versioni precedenti. Mappando il ciclo di vita di ogni versione del documento, ProcessMind può evidenziare dove si verificano errori di versione e il loro impatto sul processo contrattuale complessivo. Questa intuizione consente alle organizzazioni di applicare protocolli di controllo delle versioni più rigorosi, educare gli utenti sulle migliori pratiche e configurare DocuSign CLM per supportare meglio una gestione dei documenti semplificata. Aiuta a garantire che tutte le modifiche siano tracciate e che la versione corretta sia sempre utilizzata per le attività critiche.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Gestione Contratti

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Scarica il Modello
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Esporta i Tuoi Dati
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Carica il Tuo Dataset
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Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
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Monitora il Tuo Processo
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Cosa fare

Ottenga il modello di estrazione dati Excel predefinito e personalizzato per i processi di Gestione Contratti, assicurandosi che si allinei con le strutture dati comuni di DocuSign CLM.

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Perché è importante

Un template standardizzato garantisce che Lei acquisisca tutti i punti dati necessari in modo coerente, formando una solida base per un'analisi accurata dei processi e per intuizioni significative.

Risultato atteso

Un template Excel pronto per essere popolato con i Suoi dati contrattuali DocuSign CLM.

COSA OTTERRAI

Sveli Insight Nascosti nei Suoi Workflow Contrattuali

ProcessMind fornisce una visione chiara e basata sui dati dei suoi processi di Gestione Contratti all'interno di DocuSign CLM. Scopra approfondimenti dettagliati e rappresentazioni visive per individuare le inefficienze e guidare il miglioramento.
  • Veda il vero flusso del suo ciclo di vita contrattuale
  • Individuare i bottleneck nelle approvazioni dei contratti
  • Ridurre significativamente i tempi di ciclo dei contratti
  • Rafforzare la conformità e l'aderenza legale
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Cosa le Organizzazioni Ottengono con una Gestione dei Contratti Ottimizzata

Questi risultati rappresentano i miglioramenti tangibili che le organizzazioni tipicamente ottengono applicando il Process Mining ai loro processi di Gestione Contratti. Analizzando i dati operativi dettagliati da DocuSign CLM, le organizzazioni ottengono insight azionabili per ottimizzare i workflow e migliorare l'efficienza.

0 %
Tempi di Ciclo più Rapidi

Riduzione media nel tempo end-to-end

Ottimizzi il suo intero ciclo di vita contrattuale, dalla richiesta all'esecuzione, riducendo significativamente il tempo necessario per finalizzare gli accordi e accelerare la chiusura degli affari.
0 %
Costi di rilavorazione inferiori

Diminuzione delle spese operative

Minimizzare revisioni inutili e attività ripetitive all'interno della redazione e negoziazione dei contratti, portando a notevoli risparmi sui costi e a una maggiore efficienza del team.
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Conformità Migliorata

Riduzione delle violazioni delle politiche

Assicuri che i contratti aderiscano alle politiche interne e ai requisiti normativi, identificando e mitigando proattivamente i rischi di conformità prima che si aggravino.
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Revisione Legale Più Rapida

Durata della fase di revisione ridotta

Individuare i bottleneck nel processo di revisione legale, accelerando il throughput e garantendo che i contratti critici passino attraverso i dipartimenti legali in modo più efficiente.
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Tasso di Rinnovo Aumentato

Miglioramento nei rinnovi tempestivi

Gestisca proattivamente le date di scadenza dei contratti e i workflow di rinnovo, aumentando il suo tasso di rinnovo tempestivo dei contratti e assicurando flussi di entrate continuativi.
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Cicli più Prevedibili

Riduzione della variabilità di processo

Stabilizzare i tempi di ciclo dei contratti identificando ed eliminando percorsi di processo incoerenti, portando a previsioni più affidabili e a una migliore pianificazione delle risorse.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per ogni contratto gestito all'interno del sistema.

Perché è importante

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi di processo correlati, rendendo possibile tracciare e analizzare l'intero ciclo di vita di un singolo contratto.

Il nome dell'attività o dell'evento specifico che si è verificato nel ciclo di vita del contratto.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del workflow del contratto, dei bottleneck e delle variazioni.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o un evento ha avuto inizio.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli event cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o un evento è stato completato.

Perché è importante

Consente il calcolo preciso delle durate delle singole attività, aiutando a distinguere il tempo di elaborazione attivo dal tempo di attesa inattivo.

Lo stato attuale del contratto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea dell'avanzamento del contratto, essenziale per il monitoraggio dello stato, la gestione del carico di lavoro e l'identificazione dei bottleneck.

L'utente o il dipendente responsabile della gestione del contratto durante il suo ciclo di vita.

Perché è importante

Consente l'analisi delle prestazioni per individuo o team, aiutando a identificare le migliori pratiche e le aree di miglioramento nelle attività guidate dall'utente.

La classificazione del contratto, come NDA, MSA o SOW.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni dei processi tra diverse categorie di contratti, che spesso presentano workflow e livelli di complessità unici.

Il valore monetario totale del contratto.

Perché è importante

Consente la prioritizzazione e la valutazione del rischio, poiché i contratti di valore più elevato richiedono spesso una revisione più rigorosa e hanno un maggiore impatto commerciale.

La parte esterna, come un cliente o un fornitore, coinvolta nel contratto.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare come le interazioni con diverse parti esterne influiscono sui tempi di negoziazione, sul numero di revisioni e sui tempi di ciclo complessivi.

La data in cui il contratto è destinato a scadere.

Perché è importante

Cruciale per una gestione proattiva dei contratti, che consente rinnovi tempestivi e previene scadenza contrattuali involontarie.

Il tempo totale trascorso dall'avvio della richiesta di contratto all'archiviazione finale.

Perché è importante

Questo è un KPI primario per l'efficienza complessiva del processo, che mostra il tempo totale impiegato per elaborare un contratto dall'inizio alla fine.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio formale del ciclo di vita del contratto. Viene tipicamente catturata quando un utente invia un modulo di richiesta contratto o crea una nuova registrazione di contratto all'interno di DocuSign CLM, attivando il workflow associato.

Perché è importante

Questo è l'evento di avvio primario per il processo. Analizzare questa attività è essenziale per misurare il throughput complessivo dei contratti e l'inizio del tempo di ciclo end-to-end.

Segna il momento in cui il contratto viene formalmente sottoposto al dipartimento legale per revisione e feedback. Questo è un passaggio critico catturato quando il contratto entra nella fase di "Revisione Legale" del suo workflow.

Perché è importante

La revisione legale è un bottleneck comune nella gestione dei contratti. Misurarne la durata è fondamentale per la dashboard "Prestazioni della Revisione Legale" e per identificare opportunità di accelerazione.

Questa milestone significa che tutti gli approvatori interni richiesti hanno approvato il contratto. Viene catturata quando l'ultimo approvatore richiesto completa la sua attività nel workflow.

Perché è importante

Questa è una milestone critica che indica che il contratto è pronto per la negoziazione o l'esecuzione esterna. Ritardi che precedono questo punto evidenziano problemi di allineamento interno.

Questa attività segna l'inizio del processo di firma elettronica per il contratto finale approvato. Questa è una funzione fondamentale di DocuSign e viene catturata quando un utente invia il documento tramite l'involucro di DocuSign eSignature.

Perché è importante

Questa è una milestone chiave prima dell'esecuzione. L'analisi del tempo da questo punto all'esecuzione aiuta a comprendere l'efficienza della raccolta delle firme e supporta il KPI "Tasso di Adozione della Firma Elettronica".

Rappresenta il completamento riuscito del contratto, che si verifica quando l'ultimo firmatario richiesto firma il documento. Ciò è esplicitamente catturato dalla piattaforma DocuSign eSignature.

Perché è importante

Questo è il punto finale di successo primario per il processo di creazione del contratto. È essenziale per calcolare il "Tempo Medio di Ciclo del Contratto" e misurare il throughput complessivo del processo.

Questa attività rappresenta la fine ufficiale del ciclo di vita di un contratto, sia per scadenza, cancellazione o accordo reciproco. Viene spesso catturata da un cambio di stato manuale nel sistema.

Perché è importante

Questo serve come punto finale alternativo al processo. Il tracciamento delle terminazioni e delle scadenze è cruciale per comprendere il ciclo di vita completo del contratto e per l'analisi dei rinnovi.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo del suo ciclo di vita contrattuale dalla creazione all'archiviazione. Scopre bottleneck, cicli di rilavorazione e deviazioni dal processo previsto, identificando dove le approvazioni si bloccano o le negoziazioni diventano incoerenti. Questo insight la aiuta a comprendere le prestazioni reali dei suoi workflow DocuSign CLM.

Principalmente, ha bisogno di event log da DocuSign CLM, che includano un ID contratto unico, una descrizione dell'attività e un timestamp per ogni event. Attributi aggiuntivi come l'utente, il valore del contratto o il dipartimento possono arricchire l'analisi. Questi data consentono allo strumento di Process Mining di ricostruire il percorso completo di ogni contratto.

Le intuizioni iniziali possono spesso essere generate in poche settimane, a seconda della disponibilità e complessità dei dati. La configurazione iniziale prevede l'estrazione e la pulizia dei dati, seguite dalla generazione e analisi del modello. Il monitoraggio continuo fornisce intuizioni costanti e traccia l'impatto dei miglioramenti implementati.

Il Process Mining aiuta a ridurre i tempi di ciclo di approvazione dei contratti, a standardizzare i passaggi di negoziazione e a migliorare la conformità. Si può prevedere una maggiore visibilità sullo stato dei contratti, meno opportunità di rinnovo mancate e costi operativi inferiori derivanti dalla riduzione delle rilavorazioni. In definitiva, favorisce una maggiore efficienza e prevedibilità nel ciclo di vita dei suoi contratti.

Mentre alcune competenze di data engineering sono utili per l'estrazione e la trasformazione iniziale dei dati, i moderni strumenti di Process Mining sono progettati per gli analisti di business. Offrono interfacce user-friendly per visualizzare e analizzare i processi senza richiedere conoscenze di programmazione avanzate. Molti strumenti forniscono anche connettori per sistemi comuni.

Sì, il Process Mining è eccellente per l'audit di conformità. Confronta l'esecuzione effettiva del processo con regole predefinite e percorsi ideali, evidenziando deviazioni e passi non autorizzati. Questo Le consente di individuare esattamente dove e quando si verificano le violazioni della conformità, contribuendo a far rispettare le politiche interne e i requisiti normativi.

Analizzando gli event log, il Process Mining individua le fasi esatte in cui i contratti si bloccano costantemente o subiscono ritardi prolungati. Può rivelare utenti, reparti o condizioni specifici che contribuiscono ai bottleneck. Con questa intuizione, Lei può implementare modifiche mirate, come l'automazione dei promemoria o la riassegnazione dei carichi di lavoro, per accelerare le approvazioni.

Nella gestione dei contratti, il "Contract ID" funge da identificatore del caso. È un identificatore unico che raggruppa tutti gli eventi relativi a un singolo contratto. Ciò consente agli strumenti di Process Mining di tracciare l'intero percorso di un contratto dall'inizio alla fine, fornendo una visione completa del suo ciclo di vita.

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