Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

SAP S/4HANA
Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Il Suo Template dei dati per Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione

Questo Template offre una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare il processo Record to Report, chiusura del periodo e riconciliazione. Illustra gli attributi essenziali dei dati, le principali attività di processo e indicazioni dettagliate per l'estrazione. Utilizzi questa risorsa per semplificare la preparazione dei dati e avviare il Suo percorso di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare per l'analisi del processo
  • Guida passo dopo passo all'estrazione dei dati
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Record to Report - Attributi della chiusura del periodo e della riconciliazione

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione.
3 Obbligatorio 7 Consigliato 11 Facoltativo
Nome Descrizione
Periodo finanziario
FinancialPeriod
Un identificativo univoco del ciclo di reporting finanziario, ad esempio '2023-12' per dicembre 2023, che funge da caso per il processo di chiusura di fine periodo.
Descrizione

Il periodo finanziario è l'identificativo principale del caso che raggruppa tutte le attività relative alla chiusura dei libri contabili per un determinato intervallo temporale, generalmente un mese di calendario o un periodo fiscale. Ogni periodo finanziario rappresenta un'esecuzione completa del processo di fine periodo.

Nell'analisi di Process Mining, questo attributo consente di monitorare l'intero ciclo di vita di una chiusura periodica, dall'avvio al reporting finale. Viene utilizzato per confrontare i tempi di ciclo tra periodi diversi, individuare i percorsi di processo ricorrenti e analizzare le variazioni tra le procedure di chiusura mensili, trimestrali e annuali. Considerando ogni periodo come un caso, gli analisti possono misurare le performance nel tempo e individuare i colli di bottiglia sistemici.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del caso su cui si basa l'analisi e consente di confrontare nel tempo le performance della chiusura periodica e di individuare tendenze o problemi ricorrenti.

Dove reperirlo

Derivato dalla combinazione dei campi Anno fiscale (GJAHR) e Periodo di registrazione (MONAT) nelle testate dei documenti finanziari, generalmente da tabelle come BKPF.

Esempi
2023-122024-032024-Q1
Attività
ActivityName
Il nome di una specifica fase o attività aziendale eseguita nell'ambito del processo di chiusura periodica, come 'Scrittura di rettifica registrata' o 'Periodo chiuso per le registrazioni'.
Descrizione

Questo attributo rappresenta un singolo evento o un'attività nel processo end-to-end di chiusura periodica e riconciliazione. Le attività sono gli elementi costitutivi della mappa del processo e mostrano la sequenza delle operazioni eseguite. Spesso derivano da una combinazione di codici transazione, tipi di documento o modifiche di stato in SAP S/4HANA.

L'analisi delle attività è fondamentale nel Process Mining. Aiuta a visualizzare il flusso del processo, individuare le deviazioni dalla procedura standard, scoprire i colli di bottiglia in cui le attività richiedono troppo tempo e comprendere la frequenza e l'ordine delle operazioni. È essenziale per Dashboard come Period Close Variant Analysis e Current Period Close Status.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituisce la base della mappa del processo e consente di analizzare il flusso, le deviazioni e i colli di bottiglia.

Dove reperirlo

Derivato da diverse fonti, come i Transaction Code (TCODE), i Document Type (BLART) o i campi di stato nelle tabelle relative alle attività di chiusura finanziaria, ad esempio da SAP Financial Closing Cockpit.

Esempi
Periodo aperto per le registrazioniRiconciliazione del conto avviataBilanci d'esercizio generatiRiconciliazione intercompany avviata
Ora di inizio
EventTime
Il timestamp che indica quando una specifica attività è iniziata o è stata registrata nel sistema.
Descrizione

L'Event Time registra la data e l'ora precise in cui si è verificata un'attività. Per le registrazioni finanziarie, spesso corrisponde all'ora di creazione (CPUTM) o alla data di registrazione (BUDAT) di un documento. Per le modifiche di stato o le attività, corrisponde al timestamp in cui la modifica è stata registrata.

Questo attributo è fondamentale per ordinare cronologicamente le attività e costituisce la base di tutte le analisi basate sul tempo. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, la durata delle singole operazioni e la durata complessiva end-to-end del processo. Supporta direttamente KPI come Average Period Close Cycle Time e Avg Reconciliation Approval Time.

Perché è importante

Questo timestamp obbligatorio consente di ordinare cronologicamente gli eventi e costituisce la base per tutti i calcoli di durata e performance.

Dove reperirlo

Proviene da campi timestamp come Data di creazione (CPUDT) e Ora di creazione (CPUTM) in tabelle come BKPF oppure dai campi relativi alla data di modifica in diverse tabelle di stato, come CDHDR e CDPOS.

Esempi
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Codice società
CompanyCode
Un identificativo univoco di un'entità giuridica o di una società all'interno dell'organizzazione SAP.
Descrizione

Il Company Code rappresenta un'unità contabile indipendente all'interno di un'azienda, per la quale è possibile creare un insieme completo e autonomo di conti. Tutte le attività di chiusura di fine periodo vengono eseguite a livello di Company Code.

Si tratta di una dimensione organizzativa fondamentale per l'analisi finanziaria. Nel Process Mining, consente di confrontare il processo di chiusura tra diverse entità giuridiche. La Dashboard «Period Close Variant Analysis» utilizza il Company Code per individuare le incoerenze e promuovere la standardizzazione delle procedure di chiusura.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo essenziale, consentendo di confrontare i processi tra diverse entità giuridiche per individuare variazioni e best practice.

Dove reperirlo

È presente praticamente in tutte le tabelle finanziarie di SAP, in particolare nella tabella di testata BKPF (campo BUKRS).

Esempi
10001710US01DE01
Data obiettivo di completamento
TargetCompletionDate
La data pianificata o la scadenza entro cui completare un'attività chiave, ad esempio la generazione del bilancio.
Descrizione

La data obiettivo di completamento rappresenta la scadenza interna o esterna di una specifica milestone nel processo di chiusura di fine periodo. È la data entro la quale si prevede che un task venga completato.

Questo attributo è essenziale per misurare il rispetto della pianificazione e le prestazioni rispetto alle scadenze. Costituisce la base della Dashboard «Reporting Deadline Adherence» e del KPI «Financial Statement On-Time Rate», che confrontano questa data obiettivo con ActualCompletionDate. L'analisi degli scostamenti aiuta le organizzazioni a comprendere e migliorare la capacità di completare la chiusura nei tempi previsti.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni rispetto alle scadenze, contribuendo a misurare e migliorare i tassi di completamento puntuale delle attività di chiusura critiche.

Dove reperirlo

Questi dati risiedono spesso in un sistema di gestione dei task o di pianificazione, come SAP Financial Closing cockpit, nel quale gli elenchi dei task di chiusura sono definiti con date di fine pianificate.

Esempi
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Numero di conto di contabilità generale
GlAccountNumber
L'identificativo di uno specifico conto della contabilità generale.
Descrizione

Il numero di conto della contabilità generale (GL) identifica i singoli conti utilizzati per registrare le transazioni finanziarie, ad esempio disponibilità liquide, debiti verso fornitori o ricavi. Molte attività di chiusura di fine periodo, come le riconciliazioni e le registrazioni di rettifica, sono direttamente collegate a specifici conti GL.

Questo attributo è essenziale per un'analisi dettagliata dei processi finanziari. La Dashboard «Adjusting Journal Entry Analysis» lo utilizza per mostrare il volume delle rettifiche per conto e contribuire a individuare le aree problematiche. Anche il KPI «Avg GL Account Reconciliation Time» si basa su questo attributo per identificare i ritardi associati a conti specifici.

Perché è importante

Collega le attività di processo a specifici conti finanziari, consentendo un'analisi dettagliata delle riconciliazioni e delle registrazioni contabili per individuare le cause alla radice dei problemi.

Dove reperirlo

È presente nelle tabelle delle posizioni dei documenti finanziari, principalmente BSEG (campo HKONT) o nella tabella del giornale universale di S/4HANA ACDOCA.

Esempi
113100004000000073000000
Numero documento
DocumentNumber
L'identificativo univoco di un documento finanziario, ad esempio una registrazione contabile.
Descrizione

Il numero documento è una chiave univoca assegnata da SAP a ogni registrazione finanziaria. Costituisce il riferimento principale per tracciare e sottoporre ad audit le singole transazioni che compongono le attività del processo di chiusura.

Pur non essendo di per sé un Case ID, fornisce un collegamento essenziale al sistema di origine. Gli analisti possono utilizzare il numero documento per passare dalla vista di Process Mining ai dettagli della specifica transazione in SAP S/4HANA e svolgere un'analisi delle cause alla radice. È particolarmente utile quando si esaminano specifiche registrazioni contabili di rettifica o registrazioni di riconciliazione.

Perché è importante

Fornisce un riferimento diretto alla transazione sottostante in SAP, consentendo di accedere facilmente ai dettagli e garantendo la tracciabilità dal modello di processo.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella di testata dei documenti finanziari BKPF (campo BELNR) e in tabelle delle posizioni come BSEG o ACDOCA.

Esempi
100000045190000001300000023
Ora di fine
EndTime
Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.
Descrizione

L'ora di fine indica il completamento di un'attività. In alcuni casi può coincidere con l'ora di inizio per gli eventi istantanei registrati nel sistema. Per le attività con una durata misurabile, rappresenta il timestamp di finalizzazione.

Insieme all'ora di inizio, questo attributo è essenziale per calcolare il ProcessingTime di ogni attività. È fondamentale per l'analisi delle performance, l'individuazione dei colli di bottiglia e l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse. Dashboard come Resource Allocation Efficiency dipendono in larga misura da ore di fine accurate per calcolare il tempo impiegato dagli utenti nell'esecuzione delle attività.

Perché è importante

Consente di calcolare la durata delle attività (Processing Time), un dato fondamentale per individuare i colli di bottiglia nelle performance e analizzare l'efficienza.

Dove reperirlo

Come l'ora di inizio, può provenire da diversi campi timestamp. Per alcune attività può coincidere con l'ora di inizio; per altre può corrispondere a una data separata di completamento o modifica nelle tabelle applicative o nei log delle modifiche, come CDHDR e CDPOS.

Esempi
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Stato della riconciliazione
ReconciliationStatus
Lo stato di un'attività di riconciliazione di un conto, ad esempio «Aperta», «In corso» o «Approvata».
Descrizione

Questo attributo tiene traccia dello stato del processo di riconciliazione per un determinato conto o task. Indica se una riconciliazione è stata avviata, inviata per la revisione, approvata o rifiutata. I cambiamenti di stato costituiscono eventi chiave del processo.

È fondamentale per la Dashboard «Reconciliation Rework Analysis». Analizzando la sequenza degli stati, è possibile individuare i casi in cui lo stato «Approvata» è seguito da ulteriori rettifiche, segnalando una rilavorazione. Supporta inoltre il KPI «First-Pass Reconciliation Rate», mostrando quali riconciliazioni vengono approvate senza una precedente rifiutazione o riapertura.

Perché è importante

Tiene traccia dell'avanzamento e dell'esito delle attività di riconciliazione, rendendo possibile individuare le rilavorazioni, misurare i tassi di approvazione e analizzare i colli di bottiglia.

Dove reperirlo

Queste informazioni sono generalmente archiviate nelle tabelle associate allo specifico strumento di riconciliazione utilizzato, come SAP Financial Closing cockpit o SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Esempi
Non iniziatoIn preparazioneApprovatoRifiutato
Utente responsabile
ResponsibleUser
L'ID utente della persona che ha eseguito l'attività o che è responsabile dell'operazione.
Descrizione

Questo attributo identifica il dipendente che ha eseguito una determinata attività, come la registrazione di una scrittura contabile o l'approvazione di una riconciliazione. Generalmente viene acquisito come ID utente nei log di sistema e nelle testate dei documenti.

L'analisi del processo per utente è fondamentale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le performance individuali e le esigenze formative. La Dashboard Resource Allocation Efficiency utilizza direttamente questo attributo per visualizzare i tempi di elaborazione delle attività per utente. Può inoltre aiutare a individuare i candidati all'automazione, mettendo in evidenza le attività altamente ripetitive eseguite da numerosi utenti.

Perché è importante

Collega le attività di processo alle persone che le hanno eseguite, consentendo di analizzare il carico di lavoro, ottimizzare le risorse e gestire le performance.

Dove reperirlo

Si trova comunemente nelle tabelle di testata dei documenti, come BKPF (campo USNAM, User Name), o nelle tabelle dei documenti di modifica, come CDHDR (campo USERNAME).

Esempi
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Codice transazione
TransactionCode
Il codice transazione SAP (T-code) utilizzato per eseguire l'attività.
Descrizione

Un codice transazione è una scorciatoia per avviare una specifica funzione o un programma in SAP. Ad esempio, FB01 viene utilizzato per registrare un documento, mentre FAGLB03 serve a visualizzare i saldi dei conti GL. Il T-code fornisce spesso un indicatore tecnico chiaro dell'attività eseguita.

Questo attributo contribuisce alla definizione delle attività del modello di processo. È un metodo affidabile per distinguere le attività automatizzate da quelle manuali e comprendere esattamente come è stato eseguito un task nel sistema. L'analisi dei T-code può rivelare metodi non standard o inefficienti utilizzati dai dipendenti.

Perché è importante

Fornisce una visione tecnica, a livello di sistema, delle modalità di esecuzione di un'attività, utile per individuare i passaggi manuali rispetto a quelli automatizzati e le procedure non standard.

Dove reperirlo

È presente nella tabella di testata dei documenti finanziari BKPF (campo TCODE) o nei log dei documenti di modifica.

Esempi
FB01FAGL_FCVF.13
Data effettiva di completamento
ActualCompletionDate
La data effettiva in cui è stata completata un'attività chiave o l'intera chiusura di fine periodo.
Descrizione

Questo attributo registra la data effettiva di completamento di una milestone significativa. Corrisponde al timestamp dell'approvazione finale del bilancio o della chiusura del periodo di registrazione.

È il corrispondente di TargetCompletionDate ed è essenziale per misurare le prestazioni puntuali. La Dashboard «Reporting Deadline Adherence» e il KPI «Financial Statement On-Time Rate» confrontano direttamente le date effettive con quelle obiettivo per calcolare lo scostamento e il tasso di rispetto delle scadenze.

Perché è importante

Fornisce la tempistica effettiva delle milestone, necessaria per misurare le prestazioni rispetto alle scadenze pianificate e analizzare i ritardi.

Dove reperirlo

Deriva da EventTime dell'ultima attività di una sequenza, come «Financial Statements Approved» o «Period Closed For Posting».

Esempi
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
È automatizzata
IsAutomated
Un flag booleano che indica se l'attività è stata eseguita da un utente di sistema o da un processo automatizzato.
Descrizione

Questo flag distingue tra i task eseguiti manualmente da un utente e quelli eseguiti automaticamente dal sistema, come un job batch pianificato per la valutazione delle valute o le esecuzioni automatiche di compensazione. Viene generalmente derivato dall'ID ResponsibleUser (ad esempio, se l'utente è «SAP_BATCH») o dal TransactionCode.

Questo attributo è fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo di chiusura. Aiuta a individuare opportunità di ulteriore automazione evidenziando le attività manuali ad alto volume. Viene inoltre utilizzato nell'analisi delle cause alla radice per verificare se i colli di bottiglia si verificano in passaggi manuali o automatizzati.

Perché è importante

Distingue tra attività umane e attività di sistema, aspetto fondamentale per individuare opportunità di automazione e analizzare l'efficienza di entrambe.

Dove reperirlo

È un attributo derivato, spesso basato su una regola applicata al campo «ResponsibleUser» (ad esempio, verificando la presenza di ID di utenti di sistema o batch come «BATCHUSER») o al Transaction Code.

Esempi
truefalse
È puntuale
IsOnTime
Un flag booleano impostato su vero se una milestone è stata completata entro la data obiettivo o prima di tale data.
Descrizione

Questo attributo fornisce un esito binario semplice del rispetto della pianificazione. Viene calcolato confrontando ActualCompletionDate con TargetCompletionDate per una milestone specifica, come l'approvazione del bilancio.

È alla base del calcolo del KPI «Financial Statement On-Time Rate». Semplifica il monitoraggio delle prestazioni trasformando i confronti tra date in uno stato chiaro, «puntuale» o «in ritardo», facilmente visualizzabile nelle Dashboard e nei report. Aiuta a misurare l'efficacia delle iniziative volte ad accelerare la chiusura.

Perché è importante

Semplifica l'analisi del rispetto delle scadenze trasformandola in un esito chiaro di successo o insuccesso, facilitando il monitoraggio e la reportistica delle prestazioni puntuali.

Dove reperirlo

Campo calcolato: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione della riconciliazione
IsReconciliationRework
Un flag booleano impostato su vero se un'attività di riconciliazione è seguita da un rifiuto o da ulteriori rettifiche.
Descrizione

Questo attributo calcolato individua i casi di rilavorazione all'interno del sottoprocesso di riconciliazione. La logica segnala le attività o i casi in cui una riconciliazione viene rifiutata, riaperta dopo l'invio oppure in cui vengono registrate scritture di rettifica dopo che una riconciliazione per un conto GL era stata considerata completata.

Questo flag è progettato specificamente per alimentare la Dashboard «Reconciliation Rework Analysis» e il KPI «Reconciliation Rework Rate». Trasforma sequenze di processo complesse in un attributo semplice e misurabile, quantificando l'entità della rilavorazione e aiutando i team a migliorare la qualità al primo passaggio.

Perché è importante

Quantifica direttamente la rilavorazione, una forma fondamentale di inefficienza del processo, consentendo analisi mirate e iniziative di miglioramento della qualità delle riconciliazioni.

Dove reperirlo

Calcolato in base alla sequenza delle attività. Ad esempio, il flag viene impostato su vero se la sequenza «Reconciliation Approved» è seguita da «Adjusting Journal Entry Posted» per lo stesso conto GL e nello stesso periodo.

Esempi
truefalse
Importo documento
DocumentAmount
Il valore totale della registrazione finanziaria nella valuta del documento.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore monetario associato a un documento finanziario. Per le rettifiche di fine periodo, può corrispondere all'importo dell'accantonamento o della correzione registrata.

L'analisi dell'importo è utile per le valutazioni di rilevanza. Consente agli analisti di dare priorità all'esame delle registrazioni di rettifica di importo elevato, che possono comportare un rischio finanziario maggiore. Può essere utilizzato per filtrare la mappa di processo e concentrarsi solo sulle transazioni al di sopra di una determinata soglia, semplificando la visualizzazione alle attività più significative.

Perché è importante

Aggiunge una dimensione finanziaria all'analisi, consentendo di stabilire la priorità dei problemi in base all'impatto monetario e alla rilevanza.

Dove reperirlo

Questo valore deve generalmente essere aggregato dalle tabelle delle posizioni, come BSEG o ACDOCA (campo WRBTR, importo nella valuta del documento).

Esempi
15000.00250.75-500.00
Sistema sorgente
SourceSystemId
Identificativo della specifica istanza o del client SAP S/4HANA da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di origine dei dati. Negli ambienti con più istanze SAP, ad esempio per regioni o unità aziendali diverse, questo campo è fondamentale per distinguere le fonti dei dati.

Viene utilizzato principalmente per la governance dei dati, l'audit e la verifica dell'integrità dei dati. Nell'analisi può essere usato come filtro per confrontare i processi tra diversi sistemi sorgente, se questi vengono combinati in un unico modello di Process Mining.

Perché è importante

Fornisce informazioni essenziali sulla provenienza dei dati e il relativo contesto, garantendo chiarezza sull'origine dei dati, soprattutto nei paesaggi multi-sistema.

Dove reperirlo

Si tratta generalmente di metadati aggiunti durante il processo di estrazione dei dati, spesso ricavati dall'ID di sistema (SY-SYSID) o dal client (SY-MANDT) in SAP.

Esempi
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tempo di attraversamento del ciclo di chiusura
PeriodCloseCycleTime
Il tempo totale impiegato per un periodo finanziario, dalla prima all'ultima attività.
Descrizione

Questa metrica rappresenta la durata end-to-end del processo di chiusura di fine periodo per un singolo caso (Financial Period). Viene calcolata come differenza tra il timestamp dell'ultima attività e quello della prima attività all'interno del periodo.

È un indicatore chiave di performance primario, che supporta direttamente la Dashboard «Period Close Cycle Time Overview» e il KPI «Average Period Close Cycle Time». Fornisce una misura di alto livello dell'efficienza e della velocità complessive del processo di chiusura, consentendo confronti nel tempo e attività di benchmarking tra diversi Company Code.

Perché è importante

Rappresenta il KPI principale della durata complessiva del processo e consente di monitorare ad alto livello i miglioramenti dell'efficienza nel tempo.

Dove reperirlo

Calcolato a livello di caso: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) per ogni FinancialPeriod.

Esempi
P5D10H30MP7D2HP6D
Tipo di registrazione contabile
JournalEntryType
Il tipo di documento finanziario registrato, che distingue le registrazioni standard, gli accantonamenti e le rettifiche.
Descrizione

Il tipo di registrazione contabile, o tipo documento nella terminologia SAP, è una chiave che classifica i documenti contabili. Determina i tipi di conto sui quali è possibile registrare un documento e viene utilizzato per distinguere diverse transazioni aziendali, come una fattura fornitore (KR), una registrazione nella contabilità generale (SA) o un pagamento cliente (DZ).

Nel contesto della chiusura di fine periodo, questo attributo è fondamentale per isolare specifici tipi di attività. Ad esempio, consente agli analisti di concentrarsi sulle registrazioni contabili di rettifica, supportando la Dashboard «Adjusting Journal Entry Analysis» e il KPI «Adjusting Journal Entries Count». Contribuisce inoltre al calcolo del «Manual Postings Ratio».

Perché è importante

Classifica le transazioni finanziarie, consentendo di concentrare l'analisi su specifici tipi di registrazione, come le rettifiche manuali, fondamentali per una chiusura di fine periodo fluida.

Dove reperirlo

È un campo standard della tabella di testata dei documenti finanziari BKPF (campo BLART).

Esempi
SAKRAB
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp che indica quando i dati sono stati aggiornati o estratti per l'ultima volta dal sistema sorgente.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione dati più recente. Fornisce il contesto relativo all'aggiornamento dei dati analizzati nello strumento di Process Mining.

Il suo scopo principale riguarda la governance dei dati e la consapevolezza degli utenti. Chi consulta la Dashboard può verificare quanto sia aggiornata l'analisi, un aspetto particolarmente importante per Dashboard di monitoraggio quasi in tempo reale come 'Current Period Close Status'. Aiuta a comprendere se i dati visualizzati risalgono a oggi, a ieri o alla settimana scorsa.

Perché è importante

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati e garantisce che comprendano quanto siano aggiornati gli insight sul processo.

Dove reperirlo

Si tratta di metadati generati e associati al dataset dallo strumento di estrazione dei dati o di ETL al momento dell'esecuzione.

Esempi
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Valuta documento
DocumentCurrency
Il codice valuta degli importi contenuti nel documento finanziario.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta nella quale è stata registrata la transazione, ad esempio USD, EUR o JPY. Fornisce il contesto essenziale per l'attributo DocumentAmount.

Nelle organizzazioni multinazionali, l'analisi per valuta può essere importante. Garantisce che i valori monetari siano interpretati correttamente ed è necessaria per qualsiasi conversione in un'unica valuta di reporting ai fini dell'analisi aggregata. Senza questo contesto, i valori di DocumentAmount non possono essere confrontati o sommati in modo significativo.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente qualsiasi valore monetario, soprattutto in un ambiente caratterizzato da più valute.

Dove reperirlo

Si trova nella tabella di testata dei documenti finanziari BKPF (campo WAERS).

Esempi
USDEURJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Record to Report - Attività di chiusura del periodo e riconciliazione

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per individuare e ottimizzare con precisione il processo.
7 Consigliato 7 Facoltativo
Attività Descrizione
Bilanci d'esercizio generati
Questa attività indica la creazione dei bilanci d'esercizio ufficiali, come lo Stato patrimoniale e il Conto economico. Rappresenta il completamento dei processi contabili e di consolidamento di fine periodo.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale del ciclo Record to Report. La sua tempistica è determinante per rispettare le scadenze di reporting e fornire tempestivamente informazioni agli stakeholder.

Dove reperirlo

La soluzione migliore consiste nell'acquisire questo evento tramite uno strumento di gestione della chiusura finanziaria, come SAP Financial Closing Cockpit, dove è rappresentato da un'attività esplicita. In alternativa, deve essere dedotto dai log di generazione dei report o dai timestamp di creazione dei file.

Acquisizione

Monitori lo stato di completamento dell'attività 'Generate Financial Statements' in uno strumento di chiusura oppure analizzi i log di esecuzione dei report.

Tipo di evento inferred
Periodo aperto per le registrazioni
Indica l'inizio del periodo finanziario, quando i periodi di registrazione vengono aperti per consentire la contabilizzazione delle transazioni. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita e registrata, eseguita da un amministratore finanziario in SAP, che consente di inserire scritture contabili nel nuovo periodo.
Perché è importante

Questa attività costituisce l'evento iniziale principale del processo di chiusura di fine periodo. Consente di misurare con precisione la durata complessiva del ciclo e fornisce un punto di inizio chiaro per l'analisi del processo.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito dai documenti di modifica, nelle tabelle CDHDR e CDPOS, che registrano le modifiche alla tabella di controllo dei periodi di registrazione T001B, generalmente eseguite tramite la transazione OB52.

Acquisizione

Filtri i log delle modifiche per la tabella T001B, limitandoli all'anno fiscale e al periodo specifici.

Tipo di evento explicit
Periodo chiuso per le registrazioni
Questa è l'attività finale del ciclo: il periodo di registrazione viene formalmente chiuso per impedire ulteriori transazioni. L'azione garantisce l'integrità dei dati utilizzati per i report finanziari finali.
Perché è importante

Questa attività costituisce l'evento finale definitivo del processo. È essenziale per calcolare la durata complessiva del ciclo di chiusura periodica e analizzare le tendenze relative al completamento del processo.

Dove reperirlo

Come per l'apertura del periodo, questo evento viene acquisito dai documenti di modifica, nelle tabelle CDHDR e CDPOS, che registrano gli aggiornamenti alla tabella di controllo dei periodi di registrazione T001B tramite la transazione OB52.

Acquisizione

Filtri i log delle modifiche per la tabella T001B per identificare la chiusura dell'anno fiscale e del periodo pertinenti.

Tipo di evento explicit
Riconciliazione del conto approvata
Questa attività indica l'approvazione finale della riconciliazione di un conto della Contabilità generale e conferma che il saldo è stato giustificato e che ogni problema è stato risolto. Viene dedotta da una modifica dello stato ad 'Approvato' in uno strumento di riconciliazione.
Perché è importante

Questa tappa segna il completamento di un'attività di controllo critica. Il monitoraggio dei tempi di approvazione aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di revisione ed è essenziale per misurare le rilavorazioni e la percentuale di completamento corretto al primo passaggio.

Dove reperirlo

Viene acquisita da un sistema di gestione delle riconciliazioni, come SAP Account Substantiation and Automation, monitorando il timestamp dello stato di approvazione finale.

Acquisizione

Individui il timestamp in cui il campo di stato di una riconciliazione viene aggiornato allo stato terminale 'Approvato'.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione del conto avviata
Indica l'inizio del processo manuale o semiautomatico di giustificazione dei saldi dei conti della Contabilità generale. Viene dedotto quando lo stato di una riconciliazione passa da 'Nuovo' a 'In corso' oppure quando viene registrata la prima azione del preparatore.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per comprendere la durata e l'impegno richiesti dalla giustificazione dei saldi patrimoniali. Aiuta a individuare i conti o i reparti che avviano le riconciliazioni in ritardo.

Dove reperirlo

Questo evento viene generalmente acquisito da uno strumento dedicato alla riconciliazione, come SAP Account Substantiation and Automation di BlackLine, o da altri sistemi di terze parti. Viene dedotto dai timestamp delle modifiche di stato.

Acquisizione

Monitori il timestamp della prima modifica di stato da 'Non avviato' per la riconciliazione di un determinato conto della Contabilità generale.

Tipo di evento inferred
Riconciliazione intercompany avviata
Questa attività indica l'inizio del processo di abbinamento e riconciliazione delle transazioni tra diversi codici società appartenenti allo stesso gruppo. Spesso viene avviata eseguendo un job di riconciliazione o creando un nuovo caso di riconciliazione nello strumento ICMR di SAP.
Perché è importante

La riconciliazione intercompany è spesso complessa e richiede molto tempo. Analizzarne la durata e il flusso è fondamentale per semplificare la chiusura di gruppo e garantire l'accuratezza del bilancio consolidato.

Dove reperirlo

Viene dedotta dalle modifiche di stato nel modulo SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) oppure dalla creazione dei primi documenti di riconciliazione del periodo.

Acquisizione

Monitori la data di creazione o il timestamp della modifica di stato delle unità di riconciliazione nello strumento ICMR per il periodo indicato.

Tipo di evento inferred
Scrittura di rettifica registrata
Rappresenta una scrittura contabile correttiva effettuata dopo le riconciliazioni iniziali, generalmente per correggere discrepanze rilevate durante il processo di revisione. Si tratta di una transazione esplicita registrata nella Contabilità generale.
Perché è importante

Un'elevata frequenza di scritture di rettifica indica una scarsa qualità al primo passaggio nei processi o nelle riconciliazioni a monte. L'analisi di queste scritture è fondamentale per individuare le cause alla radice degli errori e ridurre le rilavorazioni.

Dove reperirlo

Viene registrata come documento esplicito nelle tabelle ACDOCA e BKPF. Può essere identificata tramite specifici tipi di documento, date di registrazione prossime alla fine del ciclo di chiusura o descrizioni testuali specifiche.

Acquisizione

Filtri le scritture contabili in BKPF sulla base di una combinazione di tipo di documento e data di registrazione rispetto alle attività di riconciliazione.

Tipo di evento explicit
Attività di consolidamento eseguite
Rappresenta l'esecuzione delle attività di consolidamento in SAP Group Reporting, come la conversione valutaria, la riclassificazione e l'eliminazione degli utili intercompany. Queste attività vengono generalmente gestite e registrate nel monitor di consolidamento.
Perché è importante

Per le organizzazioni con più entità giuridiche, il consolidamento è un'attività critica del percorso. Il monitoraggio di queste attività contribuisce a semplificare la chiusura di gruppo e a garantire una reportistica consolidata tempestiva.

Dove reperirlo

Viene acquisita dai log di stato nel Data Monitor o nel Consolidation Monitor di SAP S/4HANA per Group Reporting. Ogni attività dispone generalmente di un utente, un timestamp e uno stato.

Acquisizione

Estragga i log di esecuzione delle attività dalle tabelle sottostanti del monitor di consolidamento di Group Reporting.

Tipo di evento explicit
Bilanci d'esercizio approvati
Rappresenta l'approvazione finale dei bilanci d'esercizio da parte del management autorizzato prima della pubblicazione. Spesso si tratta di un processo offline, ma può essere acquisito se esiste una fase di approvazione digitale formale.
Perché è importante

Si tratta dell'ultimo controllo qualità e controllo interno. Monitorarne la tempistica è essenziale per comprendere il rispetto delle scadenze di reporting e l'efficienza complessiva del ciclo di revisione manageriale.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito se esiste un Workflow o un campo di stato per l'approvazione dei bilanci, ad esempio in SAP Financial Closing Cockpit o in un sistema di gestione documentale.

Acquisizione

Individui un campo dati e un timestamp che indichino l'approvazione finale del pacchetto di bilancio.

Tipo di evento inferred
Bilancio di verifica preparato
Indica che è stato generato e salvato un bilancio di verifica per la revisione e rappresenta un checkpoint fondamentale prima della creazione del bilancio d'esercizio finale. L'acquisizione di questo evento si basa spesso su procedure in cui viene salvato l'output del report.
Perché è importante

La preparazione del bilancio di verifica è un controllo qualità fondamentale. Analizzarne la tempistica aiuta a comprendere il livello di preparazione per la reportistica finale e può evidenziare ritardi nelle attività precedenti.

Dove reperirlo

Spesso non si tratta di un evento esplicito. Può essere dedotto dall'esecuzione di una specifica transazione di reporting, se le varianti vengono salvate con utente e data, oppure se il processo è gestito in uno strumento come SAP Financial Closing Cockpit.

Acquisizione

È necessaria un'analisi del sistema per determinare se esiste un meccanismo di registrazione affidabile, come i log di esecuzione dei report o gli elenchi delle attività nel closing cockpit.

Tipo di evento inferred
Esecuzione del run di compensazione automatica
Rappresenta l'esecuzione dei programmi di compensazione automatica in SAP, come il run di compensazione GR/IR (Goods Receipt/Invoice Receipt). Questi job abbinano e compensano le partite aperte su specifici conti della Contabilità generale, riducendo il lavoro manuale di riconciliazione.
Perché è importante

Questa attività evidenzia il livello di automazione del processo di riconciliazione. Errori o eccezioni durante questi run possono generare un volume significativo di lavoro manuale e ritardi.

Dove reperirlo

Viene acquisito dai log di esecuzione di specifici batch job, come F.13 o F.13E per la compensazione automatica. Le tabelle dei log dei job TBTCO e TBTCP contengono i dettagli dell'esecuzione.

Acquisizione

Monitori i timestamp di inizio e fine dei job associati a transazioni come F.13 nei log dei job SAP.

Tipo di evento explicit
Ratei e accantonamenti registrati
Questo evento registra la creazione di scritture contabili manuali per ratei, risconti e altri accantonamenti necessari per una corretta informativa finanziaria secondo il principio della competenza. Si tratta di transazioni esplicite registrate nella Contabilità generale.
Perché è importante

Il monitoraggio di queste registrazioni aiuta ad analizzare il volume e la tempistica delle rettifiche manuali. Un volume elevato può indicare opportunità di automazione o di miglioramento nei processi a monte.

Dove reperirlo

Viene registrato come scrittura contabile esplicita nella tabella del giornale universale ACDOCA e nella tabella di testata BKPF. Queste registrazioni possono essere identificate tramite specifici tipi di documento configurati per i ratei.

Acquisizione

Filtri i documenti nella tabella BKPF in base al tipo di documento, ad esempio 'SA' o tipi personalizzati, e alla data di registrazione all'interno del periodo.

Tipo di evento explicit
Run di valutazione delle valute estere
Si tratta di una procedura standard di fine mese per rivalutare le partite aperte e i saldi in valuta estera sulla base dei tassi di cambio di fine periodo. L'esecuzione del programma registra le differenze di valutazione risultanti.
Perché è importante

Garantisce la conformità agli standard contabili e fornisce una rappresentazione finanziaria accurata. Il monitoraggio di questa attività aiuta ad assicurare che tutte le valutazioni valutarie vengano eseguite tempestivamente.

Dove reperirlo

Viene acquisito dai log di esecuzione del programma di valutazione delle valute estere, ad esempio FAGL_FCV. I dettagli dei job sono memorizzati nelle tabelle TBTCO e TBTCP.

Acquisizione

Monitori i log di esecuzione dei job relativi alla transazione FAGL_FCV o al programma sottostante.

Tipo di evento explicit
Trasferimento dei dati dei sottolibri completato
Rappresenta il completamento dei batch job che trasferiscono i dati riepilogati dai sottolibri, come Contabilità clienti, Contabilità fornitori e Contabilità cespiti, alla Contabilità generale. In questo modo tutte le transazioni operative sottostanti risultano riflesse nella Contabilità generale prima dell'avvio delle procedure di chiusura.
Perché è importante

I ritardi nella chiusura dei sottolibri possono costituire un importante collo di bottiglia per l'intero processo. Il monitoraggio di questa attività aiuta a individuare le inefficienze nella raccolta e nell'integrazione dei dati provenienti dai sistemi sorgente.

Dove reperirlo

Viene dedotto dallo stato di completamento corretto di specifici batch job responsabili del regolamento dei libri contabili e del trasferimento dei dati. I log dei job sono disponibili nelle tabelle TBTCO e TBTCP.

Acquisizione

Individui e monitori i timestamp di completamento dei batch job pertinenti nella panoramica dei job SAP, tramite la transazione SM37.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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