Il Suo template dei dati per l’assunzione e la cessazione del rapporto di lavoro: ciclo di vita del dipendente

La data e ora dell’evento indica il momento in cui si è verificata un’attività. Questo dato è essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire con precisione il percorso del dipendente. Costituisce il principale riferimento temporale per l’analisi delle prestazioni.

Questo attributo serve a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, misurare la durata complessiva di processi come l’assunzione o la procedura di uscita e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi. Consente di analizzare l’andamento nel tempo ed è fondamentale per creare KPI basati sulla durata, come il «tempo medio di assunzione» o il «tempo di ciclo dell’inserimento».

Questa data e ora è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo e le durate.

Di solito si trova insieme al record dell’attività o della transazione nei log di sistema o nelle tabelle dei dati, spesso con il nome di data di creazione o data e ora di sistema.

L’ID del dipendente è una chiave univoca che accompagna la persona dall’avvio del processo di assunzione fino alla cessazione del rapporto di lavoro. Collega tutti gli eventi del ciclo di vita, come l’inserimento, le valutazioni delle prestazioni, le promozioni e la procedura di uscita, in un unico percorso coerente.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per correlare i casi. Consente al motore di analisi di ricostruire il flusso end-to-end del processo per ciascun dipendente. Utilizzando l’ID del dipendente come ID del caso, gli analisti possono monitorare i tempi di ciclo, individuare i colli di bottiglia nei percorsi dei singoli dipendenti e analizzare le differenze nell’esecuzione del processo lungo il ciclo di vita tra persone o gruppi diversi.

È l’ID del caso essenziale che collega tutti gli eventi del ciclo di vita del dipendente e consente di analizzare l’intero percorso, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro.

In genere è disponibile nelle tabelle o nei record principali dei dati anagrafici dei dipendenti di un sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Il nome dell’attività descrive una fase specifica del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Queste attività costituiscono gli elementi della mappa del processo e rappresentano tutte le fasi, dalla richiesta iniziale di una posizione alla conferma finale della cessazione.

Nell’analisi, questo attributo serve a visualizzare il flusso del processo, individuare la sequenza degli eventi e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. È fondamentale per capire quali attività vengono svolte, rilevare le deviazioni dal processo standard e individuare le fasi che causano ritardi o richiedono interventi, come un controllo dei precedenti troppo lungo o un’attività di inserimento completata in ritardo.

Questo attributo definisce le fasi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

Ricavato dai log degli eventi, dai record delle modifiche di stato o dai dati delle transazioni specifiche del sistema HR.

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati di ciascun evento. In un ecosistema HR complesso, le diverse fasi del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro possono essere gestite da sistemi separati, come un sistema di tracciamento delle candidature (ATS) per le assunzioni, un sistema HRIS centrale per la gestione dei dipendenti e un sistema paghe per le variazioni retributive.

L’analisi dei dati per sistema di origine aiuta a comprendere le difficoltà di integrazione dei dati e la frammentazione dei processi. Consente agli analisti di individuare eventuali ritardi o problemi concentrati in un sistema specifico, fornendo indicazioni utili per interventi tecnici o per riprogettare i processi. È inoltre fondamentale per convalidare i dati e assicurarsi che la vista del processo end-to-end sia completa.

Identifica la provenienza dei dati di processo, un’informazione fondamentale per risolvere i problemi di qualità dei dati e comprendere i passaggi di consegne tra i diversi sistemi HR.

Queste informazioni vengono in genere aggiunte durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL) oppure possono essere presenti come campo standard nei log di integrazione dei sistemi.

Questo attributo indica quando i dati sono stati aggiornati o estratti per l’ultima volta nel set di dati di Process Mining. Non rappresenta il momento in cui si è verificato l’evento aziendale, ma indica quanto sono aggiornati i dati.

Serve principalmente per la governance e la convalida dei dati. Gli analisti possono utilizzarlo per verificare che le informazioni siano aggiornate e comprendere il possibile ritardo tra il verificarsi di un evento nel sistema di origine e la sua comparsa nell’analisi. È essenziale per gestire i cicli di aggiornamento dei dati e garantire l’affidabilità delle informazioni ottenute.

Indica quanto sono aggiornate le informazioni analizzate, contribuendo alla qualità e alla governance dei dati, aspetti fondamentali per poter fare affidamento sui risultati dell’analisi.

Questa data e ora viene in genere generata e aggiunta durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

L’ID della richiesta di assunzione è una chiave univoca che collega tutte le attività relative alla copertura di una specifica posizione aperta, dalla creazione e approvazione della richiesta alla ricerca dei candidati e alla presentazione delle offerte. Spesso funge da ID del caso nella fase precedente all’assunzione, prima che venga generato l’ID del dipendente.

Questo attributo è particolarmente utile per analizzare la fase che precede l’assunzione nel ciclo di vita del dipendente. Consente di misurare KPI come il «tempo di copertura della posizione» e aiuta a comprendere l’efficienza del processo di selezione per un ruolo specifico. Analizzando i processi a livello di richiesta, le organizzazioni possono individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni, nella ricerca dei candidati o nei colloqui per le diverse posizioni aperte.

Collega tutte le attività precedenti all’assunzione e consente un’analisi dettagliata del processo di selezione e di metriche come il «tempo di copertura della posizione».

Generato dal sistema di tracciamento delle candidature (ATS) o dal modulo di selezione di un HRIS quando viene creata una nuova posizione aperta.

Il motivo della cessazione fornisce il contesto per comprendere perché si è concluso il rapporto di lavoro di una persona. In genere, i motivi sono classificati come volontari, ad esempio dimissioni o pensionamento, oppure involontari, come problemi di prestazioni o ristrutturazioni.

Questo attributo è alla base di qualsiasi analisi del turnover dei dipendenti. Collegando i motivi di cessazione ad altri dati, un’organizzazione può ottenere informazioni utili. Per esempio, è possibile verificare se un reparto registra un tasso elevato di dimissioni volontarie o se i nuovi assunti provenienti da un determinato canale di selezione vengono spesso licenziati per problemi di prestazioni. Queste informazioni sono fondamentali per sviluppare strategie efficaci di fidelizzazione dei talenti e migliorare la qualità delle assunzioni.

Fornisce un contesto essenziale per l’analisi del turnover, aiutando a distinguere le uscite volontarie da quelle involontarie e a individuare le cause profonde.

Registrato durante la procedura di uscita o di cessazione, in genere nel record finale del rapporto di lavoro del dipendente.

L’attributo Ora di fine indica il momento in cui si conclude un’attività che si protrae nel tempo. Molti eventi HR sono istantanei, ad esempio «Offerta presentata», mentre altri hanno un inizio e una fine distinti, come il «Controllo dei precedenti» o l’«Inserimento». Se associata alla data e ora dell’evento (StartTime), questa informazione consente di calcolare con precisione la durata.

Nell’analisi dei processi, l’ora di fine è fondamentale per calcolare il tempo di elaborazione o il tempo di lavoro effettivo di attività specifiche. In questo modo è possibile distinguere il tempo di attesa, ovvero l’intervallo tra due attività diverse, dal tempo di elaborazione, cioè la durata di una singola attività. Analizzare queste durate aiuta a individuare le attività inefficienti e le opportunità di automazione o riallocazione delle risorse.

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività e di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa nel processo.

Si trova nei log degli eventi o nelle tabelle delle transazioni che registrano sia l’inizio sia il completamento di un’attività. Se non è disponibile in modo esplicito, potrebbe essere necessario ricavarla da un evento separato di completamento.

L’attributo Qualifica fornisce informazioni dettagliate sul ruolo del dipendente nell’organizzazione, che può spaziare da posizioni di alto livello come «Direttore» a ruoli specifici come «Ingegnere software senior» o «Responsabile clienti».

Nell’analisi, la qualifica serve a filtrare e analizzare i processi in base a ruoli o livelli di anzianità specifici. Aiuta a rispondere a domande come: «Per assumere persone in ruoli senior occorre più tempo che per i ruoli junior?» oppure «Il processo di inserimento è diverso per le posizioni tecniche e per quelle non tecniche?». Questo livello di dettaglio è essenziale per definire interventi mirati e comprendere le differenze nel ciclo di vita dei dipendenti.

Consente di analizzare nel dettaglio le differenze nei processi del ciclo di vita in base al ruolo, all’anzianità e alla funzione del dipendente, favorendo interventi più mirati.

Si trova nelle informazioni lavorative o nei dati relativi alla posizione del dipendente, all’interno del record anagrafico HR.

L’attributo Reparto rappresenta l’appartenenza organizzativa del dipendente. È una dimensione fondamentale per segmentare e confrontare le prestazioni dei processi nelle diverse aree dell’azienda.

Questo attributo consente di confrontare il processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Per esempio, gli analisti possono confrontare il «tempo di assunzione» nel reparto di ingegneria con quello nel reparto vendite, per individuare eventuali difficoltà specifiche. È inoltre possibile analizzare il turnover per reparto e mettere in luce aree in cui potrebbero esserci problemi di gestione o di cultura aziendale. Filtrare la mappa del processo per reparto può rivelare variazioni o colli di bottiglia specifici di determinate funzioni aziendali.

Consente una segmentazione e un’analisi comparativa approfondite, mostrando come si svolgono i processi HR nelle diverse aree dell’organizzazione.

Disponibile nel profilo principale del dipendente o nel relativo record anagrafico del sistema HR, spesso collegato al lavoro o alla posizione.

L’attributo Sede specifica il luogo fisico o assegnato in cui lavora il dipendente, che può essere un Paese, un edificio adibito a uffici o un campus.

L’analisi geografica è fondamentale nel Process Mining applicato alle risorse umane, soprattutto per le organizzazioni internazionali. Aiuta a individuare le differenze regionali nelle prestazioni dei processi, ad esempio variazioni nei tempi di assunzione dovute alle leggi locali sul lavoro o alle condizioni di mercato. Può inoltre servire a confrontare i tassi di turnover tra sedi diverse e a rilevare eventuali problemi legati alla gestione locale o all’ambiente di lavoro. Questi dati sono essenziali per standardizzare i processi dove possibile e tenere conto delle esigenze locali quando necessario.

Consente di svolgere analisi geografiche per individuare le differenze regionali nei processi, verificare la conformità alle normative locali e confrontare le prestazioni tra diverse sedi di lavoro.

In genere è registrata nei dati relativi all’indirizzo personale o lavorativo del dipendente nel sistema HR.

Il tipo di rapporto di lavoro classifica la natura del contratto o della modalità di lavoro di una persona. È un attributo demografico importante, che spesso influisce in modo significativo sull’esecuzione dei processi HR.

Analizzare il processo in base al tipo di rapporto di lavoro può rivelare differenze importanti. Per esempio, l’inserimento di un collaboratore a contratto può essere molto più breve e meno articolato rispetto a quello di un dipendente a tempo pieno. Anche i cicli di valutazione delle prestazioni o le procedure di uscita possono variare. Questa segmentazione è fondamentale per garantire la conformità e verificare che i processi siano adeguati alle diverse categorie di lavoratori.

Consente di analizzare le variazioni dei processi in base alle modalità di lavoro, un aspetto fondamentale per garantire la conformità e ottimizzare i processi per le diverse categorie di lavoratori.

È un campo standard del profilo HR principale o del record di assunzione del dipendente.

L’attributo Utente identifica la persona o il sistema responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. Può trattarsi del responsabile delle assunzioni che approva un’offerta, di un amministratore HR che avvia l’inserimento o di un sistema automatizzato che invia un promemoria.

Questo attributo aggiunge all’analisi la dimensione dell’operatore umano o di sistema. Serve a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare esigenze di formazione, ad esempio quando determinati utenti causano ripetutamente ritardi o errori, e verificare la conformità dei processi. Può aiutare, per esempio, a verificare che le attività sensibili, come le variazioni retributive, siano eseguite solo da personale autorizzato, un aspetto importante per gli audit e la sicurezza.

Identifica chi ha eseguito un’azione, un’informazione essenziale per analizzare il carico di lavoro, la conformità, il livello di automazione e le esigenze di formazione.

Disponibile nei log di audit del sistema o nei record delle transazioni, spesso con il nome «Changed By», «Creato da» o «User ID».

Il canale di selezione indica la provenienza di una persona assunta. Può essere interno, come la segnalazione da parte di un dipendente, oppure esterno, come un sito di networking professionale, una fiera del lavoro universitaria o un’agenzia di selezione.

Questo attributo è essenziale per valutare l’efficacia delle diverse strategie di acquisizione dei talenti. Analizzando l’intero ciclo di vita dei dipendenti in base al canale di selezione, le organizzazioni possono determinare quali canali portano candidati di qualità più elevata, valutandoli in base a fattori come i risultati delle valutazioni delle prestazioni, i tassi di promozione e la permanenza in azienda. Questo approccio basato sui dati consente al team di selezione di concentrare investimenti e attività sui canali più efficaci.

Consente di valutare l’efficacia dei canali di assunzione e di ottimizzare la strategia e gli investimenti nella selezione in base alla qualità dei candidati e alla loro permanenza in azienda.

In genere viene registrato nel sistema di tracciamento delle candidature (ATS) durante la fase di candidatura o di ricerca dei candidati.

L’attributo Responsabile identifica il supervisore diretto del dipendente. Il responsabile svolge spesso un ruolo chiave in molti processi dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, occupandosi di approvazioni, valutazioni delle prestazioni e avvio delle modifiche di ruolo.

Analizzare i processi per responsabile può rivelare differenze nell’efficacia gestionale e nel rispetto delle procedure. Per esempio, può aiutare a individuare i responsabili che completano rapidamente le valutazioni delle prestazioni e quelli che accumulano ritardi. Può inoltre servire ad analizzare il turnover dei singoli team, che potrebbe indicare problemi di leadership. Queste informazioni consentono di offrire formazione e supporto mirati ai responsabili.

Aiuta ad analizzare le prestazioni e i risultati dei processi a livello di team o di responsabile, mettendo in luce le differenze nelle pratiche di gestione e nel rispetto delle procedure.

Registrato nei dati lavorativi o relativi alla posizione del dipendente nel sistema HR, spesso come collegamento al record di un altro dipendente.

Lo stato occupazionale descrive la situazione del rapporto tra il dipendente e l’azienda in un determinato momento. È un attributo dinamico che cambia man mano che il dipendente attraversa le diverse fasi del proprio ciclo di vita.

Nel Process Mining, le modifiche di questo stato possono costituire esse stesse un’attività, ad esempio «Stato modificato in congedo». È inoltre un attributo utile per filtrare e analizzare i dati, perché consente di concentrarsi sui percorsi dei dipendenti attualmente attivi o di analizzare in particolare i processi che precedono la cessazione del rapporto di lavoro. Aiuta a includere la popolazione corretta nei diversi tipi di analisi del ciclo di vita.

Definisce lo stato attuale del dipendente, un dato fondamentale per filtrare le analisi e concentrarsi su gruppi specifici, come i dipendenti attivi o quelli il cui rapporto di lavoro è cessato.

Campo fondamentale nel record principale del dipendente o nella tabella delle informazioni lavorative dell’HRIS.

L’unità aziendale rappresenta una divisione operativa importante dell’azienda, come «Prodotti di consumo», «Software per le imprese» o «Servizi globali». Fornisce un contesto organizzativo più ampio rispetto al reparto.

Analizzare il processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro a livello di unità aziendale è utile per confronti strategici e di alto livello. Può aiutare la dirigenza a comprendere come le pratiche e i risultati della gestione dei talenti differiscano tra le principali aree aziendali. Per esempio, un’unità aziendale potrebbe registrare un tasso di mobilità interna molto più elevato, suggerendo pratiche efficaci da condividere con il resto dell’organizzazione. Questa prospettiva è essenziale per allineare i processi HR alle strategie aziendali più ampie.

Fornisce una dimensione organizzativa di alto livello per l’analisi strategica e consente di confrontare le prestazioni dei processi HR tra le principali divisioni aziendali.

Disponibile nei dati relativi all’assegnazione organizzativa del dipendente nel sistema HR centrale.