Il Suo Template dei dati per il processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro

L’ID dipendente è una chiave univoca che segue una persona dal processo iniziale di assunzione fino alla cessazione del rapporto di lavoro. Collega tutti gli eventi correlati al ciclo di vita, come onboarding, valutazioni delle prestazioni, promozioni e offboarding, in un unico percorso coerente.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per la correlazione dei casi. Consente al motore di analisi di ricostruire il flusso end-to-end del processo per ciascun dipendente. Utilizzando l’ID dipendente come Case ID, gli analisti possono monitorare i tempi di attraversamento, individuare i colli di bottiglia nei singoli percorsi dei dipendenti e analizzare le variazioni nell’esecuzione del processo lungo il ciclo di vita tra persone o gruppi diversi.

È il Case ID essenziale che collega tutti gli eventi del ciclo di vita del dipendente, rendendo possibile analizzare l’intero percorso dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro.

Solitamente disponibile nelle tabelle o nei record principali dei dati anagrafici dei dipendenti all’interno di un sistema informativo HR (HRIS).

Il nome dell’attività descrive una fase distinta del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo e rappresentano ogni passaggio, dalla richiesta iniziale di assunzione alla conferma finale della cessazione.

Nell’analisi, questo attributo viene utilizzato per visualizzare il flusso del processo, identificare la sequenza degli eventi e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. È essenziale per comprendere quali azioni vengono eseguite, individuare le deviazioni dal processo standard e localizzare le fasi che causano ritardi o richiedono interventi di miglioramento, come un controllo dei precedenti troppo lungo o un’attività di onboarding completata in ritardo.

Questo attributo definisce le fasi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

Generato dagli Event Log, dai record delle modifiche di stato o da specifici dati transazionali all’interno del sistema HR.

Il timestamp dell’evento indica il momento in cui si è verificata un’attività. È essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire con precisione il percorso del dipendente. Costituisce il principale dato temporale per l’analisi delle prestazioni.

Questo attributo viene utilizzato per calcolare i tempi di attraversamento tra le attività, misurare la durata complessiva di processi come l’assunzione o l’offboarding e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi. Consente di analizzare le tendenze nel tempo ed è fondamentale per creare KPI sensibili alla dimensione temporale, come «Tempo medio di assunzione» o «Tempo di attraversamento dell’onboarding».

Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche delle prestazioni basate sul tempo, come i tempi di attraversamento e le durate.

Solitamente si trova insieme al record dell’attività o della transazione nei log di sistema o nelle tabelle dati, spesso indicato come data di creazione o timestamp di sistema.

L’attributo Sistema di origine identifica la provenienza dei dati di ciascun evento. In un ecosistema HR complesso, diverse parti del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro possono essere gestite in sistemi separati, come un Applicant Tracking System (ATS) per le assunzioni, un HRIS centrale per la gestione dei dipendenti e un sistema paghe per le variazioni retributive.

L’analisi dei dati per Sistema di origine aiuta a comprendere le difficoltà di integrazione e la frammentazione del processo. Consente agli analisti di verificare se ritardi o problemi sono concentrati in un determinato sistema, fornendo indicazioni utili per interventi di miglioramento tecnico o di riprogettazione del processo. È inoltre fondamentale per la convalida dei dati e per garantire che la visione completa del processo end-to-end sia acquisita.

Identifica la provenienza dei dati di processo, un’informazione essenziale per risolvere i problemi di qualità dei dati e comprendere i passaggi di consegne tra diversi sistemi HR.

Questa informazione viene generalmente aggiunta durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL) oppure può essere presente come campo standard nei log di integrazione dei sistemi.

Questo attributo fornisce il timestamp dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati nel dataset di Process Mining. Non indica quando si è verificato l’evento aziendale, bensì il livello di aggiornamento dei dati.

Il suo utilizzo principale riguarda la governance e la convalida dei dati. Gli analisti possono impiegarlo per verificare di lavorare con informazioni aggiornate e comprendere la potenziale latenza tra il verificarsi di un evento nel sistema di origine e la sua comparsa nell’analisi. È essenziale per gestire i cicli di aggiornamento dei dati e garantire l’affidabilità degli insight generati.

Garantisce l’aggiornamento e la governance dei dati, indicando quanto siano recenti le informazioni analizzate, un aspetto fondamentale per consolidare la fiducia nei risultati dell’analisi.

Questo timestamp viene generalmente generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

L’ID della richiesta di assunzione è una chiave univoca che collega tutte le attività relative alla copertura di una specifica posizione aperta, dalla creazione e approvazione della richiesta alla ricerca dei candidati e alla presentazione delle offerte. Spesso funge da Case ID preliminare prima che, con l’assunzione, venga generato un ID dipendente.

Questo attributo è particolarmente utile per analizzare la fase precedente all’assunzione nel ciclo di vita del dipendente. Consente di misurare KPI come il «Tempo di copertura della posizione» e di comprendere l’efficienza del processo di selezione per uno specifico ruolo. Analizzando i processi a livello di richiesta, le organizzazioni possono individuare colli di bottiglia nelle fasi di approvazione, ricerca o colloquio tra diverse posizioni aperte.

Collega tutte le attività precedenti all’assunzione, consentendo un’analisi dettagliata del processo di selezione e di metriche come il «Tempo di copertura della posizione».

Generato dall’Applicant Tracking System (ATS) o dal modulo di selezione di un HRIS quando viene creata una nuova posizione aperta.

Il motivo della cessazione fornisce il contesto per comprendere perché si è concluso il rapporto del dipendente con l’azienda. I motivi sono generalmente classificati, per esempio, come volontari, quali dimissioni o pensionamento, oppure involontari, quali problemi di prestazioni o ristrutturazione.

Questo attributo è il fondamento di qualsiasi analisi del turnover dei dipendenti. Collegando i motivi della cessazione ad altri dati, un’organizzazione può ottenere insight preziosi. Per esempio, è possibile analizzare se un determinato reparto presenta un tasso elevato di dimissioni volontarie oppure se i nuovi assunti provenienti da una specifica fonte di reclutamento tendono a essere licenziati per motivi legati alle prestazioni. Questi insight sono fondamentali per sviluppare strategie efficaci di fidelizzazione dei talenti e migliorare la qualità delle assunzioni.

Fornisce un contesto essenziale per l’analisi del turnover, aiutando a distinguere tra abbandono volontario e involontario e a individuarne le cause principali.

Registrato durante il processo di offboarding o di cessazione, generalmente conservato nel record finale del rapporto di lavoro del dipendente.

L’attributo Ora di fine indica il completamento di un’attività che si estende per un determinato periodo. Sebbene molti eventi HR siano istantanei, come «Offerta estesa», altri hanno un inizio e una fine distinti, come «Controllo dei precedenti» o «Onboarding». Associato al timestamp dell’evento (StartTime), consente di calcolare con precisione la durata.

Nell’analisi dei processi, l’ora di fine è fondamentale per calcolare il tempo di elaborazione o il tempo di lavoro effettivo di specifiche attività. Questo permette di distinguere il tempo di attesa, cioè l’intervallo tra due attività diverse, dal tempo di elaborazione, ovvero la durata di una singola attività. L’analisi di queste durate aiuta a individuare attività inefficienti e opportunità di automazione o riallocazione delle risorse.

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro effettivo dal tempo di attesa nel processo.

Si trova negli Event Log o nelle tabelle delle transazioni che registrano sia l’inizio sia il completamento di un’attività. Se non viene fornito esplicitamente, potrebbe essere necessario ricavarlo da un evento separato di completamento.

L’attributo Qualifica fornisce informazioni dettagliate sul ruolo del dipendente all’interno dell’organizzazione. Può riferirsi a ruoli di alto livello, come «Direttore», oppure a posizioni specifiche, come «Senior Software Engineer» o «Account Executive».

Nell’analisi, la qualifica viene utilizzata per filtrare e analizzare i processi in base a ruoli specifici o livelli di seniority. Aiuta a rispondere a domande come: «Per le posizioni senior occorre più tempo per completare l’assunzione rispetto alle posizioni junior?» oppure «Il processo di onboarding è diverso per le posizioni tecniche e non tecniche?». Questo livello di dettaglio è essenziale per definire miglioramenti mirati e comprendere le differenze del ciclo di vita dei dipendenti.

Consente di analizzare in dettaglio come variano i processi del ciclo di vita in base al ruolo, alla seniority e alla funzione del dipendente, favorendo miglioramenti più mirati.

Si trova nelle informazioni sul lavoro o nei dati relativi alla posizione all’interno del record anagrafico HR.

L’attributo Reparto rappresenta l’appartenenza organizzativa del dipendente. È una dimensione fondamentale per segmentare e confrontare le prestazioni dei processi all’interno dell’azienda.

Questo attributo consente di confrontare il processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Per esempio, gli analisti possono confrontare il «Tempo di assunzione» del reparto Ingegneria con quello del reparto Vendite per individuare difficoltà di assunzione differenti. Può inoltre essere utilizzato per analizzare i tassi di turnover per reparto e mettere in evidenza aree con potenziali problemi gestionali o culturali. Filtrare la mappa del processo per reparto può rivelare variazioni o colli di bottiglia specifici di determinate funzioni aziendali.

Consente una segmentazione approfondita e un’analisi comparativa, mostrando come vengono eseguiti i processi HR nelle diverse aree dell’organizzazione.

Disponibile nel profilo principale del dipendente o nel relativo record anagrafico all’interno del sistema HR, spesso collegato al ruolo o alla posizione.

L’attributo Sede specifica il luogo fisico o designato in cui lavora il dipendente. Può indicare un’area ampia, come un Paese, oppure una sede precisa, come un edificio o un campus.

L’analisi geografica è fondamentale nel Process Mining applicato alle risorse umane, soprattutto per le organizzazioni globali. Aiuta a individuare variazioni regionali nelle prestazioni dei processi, come differenze nei tempi di assunzione dovute alle normative locali sul lavoro o alle condizioni di mercato. Può inoltre essere utilizzata per confrontare i tassi di turnover tra sedi diverse e mettere in evidenza potenziali problemi di gestione locale o di ambiente di lavoro. Questi dati sono essenziali per standardizzare i processi dove possibile e adattarli alle esigenze locali quando necessario.

Consente l’analisi geografica per individuare variazioni regionali dei processi, valutare la conformità alle normative locali e confrontare le prestazioni tra diverse sedi di lavoro.

Solitamente memorizzata nelle informazioni sull’indirizzo personale o di lavoro del dipendente all’interno del sistema HR.

Il tipo di rapporto di lavoro classifica la natura del contratto o della modalità di impiego di una persona. È un attributo demografico fondamentale, che spesso incide in modo significativo sull’esecuzione dei processi HR.

L’analisi del processo in base al tipo di rapporto di lavoro può evidenziare differenze importanti. Per esempio, l’onboarding di un collaboratore può essere molto più breve e meno dettagliato rispetto a quello di un dipendente a tempo pieno. Anche i cicli di valutazione delle prestazioni o le procedure di offboarding possono variare. Questa segmentazione è essenziale per garantire la conformità e verificare che i processi siano adeguatamente adattati alle diverse categorie di lavoratori.

Consente di analizzare le variazioni del processo in base alle modalità di lavoro, un aspetto fondamentale per la conformità e l’ottimizzazione dei processi destinati a diverse categorie di lavoratori.

È un campo standard del profilo HR principale o del record del rapporto di lavoro del dipendente.

L’attributo Utente identifica la persona o l’agente di sistema responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. Può trattarsi del manager responsabile dell’assunzione che approva un’offerta, di un amministratore HR che avvia l’onboarding o di un sistema automatizzato che attiva un promemoria.

Questo attributo aggiunge all’analisi la dimensione dell’operatore umano o di sistema. Viene utilizzato per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare opportunità di formazione, per esempio quando determinati utenti causano sistematicamente ritardi o errori, e garantire la conformità del processo. Può inoltre aiutare a verificare che azioni sensibili, come le variazioni retributive, siano eseguite esclusivamente da personale autorizzato, un aspetto importante per audit e sicurezza.

Identifica chi ha eseguito un’azione, un’informazione essenziale per analizzare il carico di lavoro, la conformità, il livello di automazione e le esigenze formative.

Disponibile nei log di audit del sistema o nei record delle transazioni, spesso acquisito come «Changed By», «Created By» o «User ID».

La fonte di reclutamento indica l’origine di un’assunzione andata a buon fine. Può trattarsi di una fonte interna, come una segnalazione da parte di un dipendente, oppure esterna, come un sito di networking professionale, una fiera del lavoro universitaria o un recruiter esterno.

Questo attributo è essenziale per valutare l’efficacia delle diverse strategie di acquisizione dei talenti. Analizzando l’intero ciclo di vita del dipendente in base alla fonte di reclutamento, le organizzazioni possono determinare quali canali producono i candidati di maggiore qualità, misurata attraverso fattori come i punteggi delle valutazioni delle prestazioni, i tassi di promozione e la permanenza in azienda. Questo approccio basato sui dati consente al team di selezione di ottimizzare gli investimenti e gli sforzi sui canali più efficaci.

Consente di analizzare l’efficacia dei canali di assunzione, aiutando a ottimizzare la strategia e la spesa di reclutamento in base alla qualità e alla permanenza dei candidati.

Solitamente acquisita nell’Applicant Tracking System (ATS) durante la fase di candidatura o di ricerca dei candidati.

L’attributo Manager identifica il supervisore diretto del dipendente. Il manager è spesso un attore chiave in molti processi dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, poiché è responsabile di approvazioni, valutazioni delle prestazioni e avvio di cambiamenti di ruolo.

L’analisi dei processi per manager può rivelare variazioni nell’efficacia gestionale e nel rispetto delle procedure. Per esempio, può aiutare a individuare i manager che completano rapidamente le valutazioni delle prestazioni rispetto a quelli che accumulano sistematicamente ritardi. Può inoltre essere utilizzata per analizzare i tassi di turnover dei singoli team, che potrebbero indicare problemi di leadership. In questo modo è possibile definire interventi mirati di formazione e supporto per i manager.

Aiuta ad analizzare le prestazioni e i risultati dei processi a livello di team o di manager, mettendo in evidenza le variazioni nelle pratiche gestionali e nel rispetto delle procedure.

Memorizzato nei dati relativi al lavoro o alla posizione del dipendente all’interno del sistema HR, spesso come collegamento a un altro record di dipendente.

Lo stato del rapporto di lavoro fornisce una fotografia della relazione del dipendente con l’azienda in un determinato momento. È un attributo dinamico che cambia man mano che il dipendente attraversa il proprio ciclo di vita.

Nel Process Mining, il monitoraggio delle variazioni di questo stato può costituire esso stesso un’attività chiave, come «Stato modificato in In congedo». È inoltre un attributo utile per il filtraggio e l’analisi, poiché consente di concentrarsi sui percorsi dei dipendenti attualmente attivi oppure di analizzare in modo specifico i processi che precedono la cessazione per gli ex dipendenti. Aiuta a includere la popolazione corretta nei diversi tipi di analisi del ciclo di vita.

Definisce lo stato attuale del dipendente, un’informazione fondamentale per filtrare le analisi su popolazioni specifiche, come i dipendenti attivi o cessati.

Un campo principale del record del dipendente o della tabella delle informazioni sul lavoro nell’HRIS.

L’unità aziendale rappresenta una grande divisione operativa all’interno dell’azienda, come «Prodotti di consumo», «Software aziendale» o «Servizi globali». Fornisce un contesto organizzativo di livello superiore rispetto al reparto.

L’analisi del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro a livello di unità aziendale è utile per confronti strategici di alto livello. Può aiutare il senior management a comprendere come variano le pratiche e i risultati della gestione dei talenti tra i principali segmenti dell’azienda. Per esempio, un’unità aziendale potrebbe presentare un tasso di mobilità interna molto più elevato, suggerendo best practice condivisibili con il resto dell’organizzazione. Questa prospettiva è essenziale per allineare i processi HR alle strategie aziendali più ampie.

Fornisce una dimensione organizzativa di alto livello per l’analisi strategica, consentendo di confrontare le prestazioni dei processi HR tra le principali divisioni aziendali.

Si trova nei dati relativi all’assegnazione organizzativa del dipendente all’interno del sistema HR centrale.