Il Suo Template dati per i crediti commerciali
Il Suo Template dati per i crediti commerciali
Questo è il nostro template generico dei dati per il Process Mining relativo a Crediti verso clienti. Utilizzi i nostri template specifici per sistema per indicazioni più dettagliate.
Selezioni un sistema specifico- Campi dati essenziali per monitorare i cicli di vita delle fatture
- Definizioni standardizzate delle attività per una mappatura coerente dei processi
- Struttura scalabile compatibile con Qualsiasi sistema di gestione finanziaria
Attributi dei crediti verso clienti
| Nome | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
| Nome dell'attività ActivityName | La descrizione dell'evento o dell'azione eseguita sulla fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo definisce la fase specifica o la modifica di stato che si è verificata nel ciclo di vita della fattura. Tra gli esempi rientrano Fattura creata, Pagamento registrato, Contestazione aperta o Nota di credito emessa. Analizzando la sequenza di queste attività, gli strumenti di Process Mining ricostruiscono la mappa del processo. Ciò consente alle organizzazioni di identificare i colli di bottiglia, i cicli di rilavorazione, come gli aggiornamenti ripetuti delle contestazioni, e le deviazioni dalle procedure standard di recupero crediti. Perché è importante È il campo Activity obbligatorio necessario per definire le fasi del processo. Dove reperirlo Presente nei log delle transazioni, nei documenti di modifica o nelle tabelle dello storico degli stati. Esempi Fattura creataPagamento ricevutoContestazione sollevataSollecito di pagamento inviato | |||
| Numero fattura InvoiceId | L'identificativo univoco della specifica fattura o del documento di fatturazione. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta l'identificativo fondamentale del caso per il processo di gestione dei crediti verso clienti. Distingue una transazione di fatturazione dall'altra e funge da chiave primaria per monitorare il ciclo di vita di un credito, dalla creazione alla compensazione. Nell'analisi di Process Mining, questo attributo viene utilizzato per raggruppare in un unico caso tutti gli eventi correlati, come la creazione della fattura, gli aggiornamenti, le contestazioni e i pagamenti. Consente agli analisti di visualizzare il percorso end-to-end di una specifica fattura e di calcolare le metriche di performance a livello di transazione. Perché è importante È il Case ID obbligatorio necessario per ricostruire il flusso del processo. Dove reperirlo Solitamente presente nella tabella di intestazione delle transazioni o nella tabella principale del sottolibro dei crediti verso clienti. Esempi INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Sistema di origine SourceSystem | Il nome o l'identificativo del sistema da cui hanno avuto origine i dati. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica l'applicazione software o l'ambiente, ad esempio SAP, Oracle o HighRadius, da cui è stato estratto il record. Nei contesti complessi con più ERP, aiuta a distinguere le fonti dei dati. È particolarmente utile per confrontare le performance del processo tra regioni o unità aziendali diverse che possono utilizzare tecnologie sottostanti differenti. Garantisce la tracciabilità dei dati fino alla loro origine. Perché è importante Essenziale per filtrare e convalidare i dati in ambienti con più sistemi. Dove reperirlo Solitamente aggiunto come stringa statica durante il processo ETL. Esempi SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Timestamp dell'evento EventTime | La data e l'ora specifiche in cui si è verificata l'attività. | ||
| Descrizione Questo attributo registra il momento esatto in cui un'azione ha avuto luogo nel sistema di origine. È fondamentale per stabilire l'ordine cronologico degli eventi all'interno di un caso. Gli analisti utilizzano questi dati per calcolare i tempi di attraversamento tra le fasi del processo, ad esempio il tempo trascorso dall'invio della fattura alla registrazione del pagamento. Sono inoltre alla base del calcolo della durata di attività specifiche e dell'identificazione dei ritardi nel ciclo di recupero degli incassi. Perché è importante È il campo Start Timestamp obbligatorio necessario per ordinare gli eventi e calcolare la durata. Dove reperirlo Presente nei log di sistema, nei timestamp di inserimento delle transazioni o nelle tabelle dello storico delle modifiche. Esempi 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate | Il timestamp che indica quando i dati sono stati estratti o aggiornati. | ||
| Descrizione Questo attributo registra quando il dataset è stato aggiornato l'ultima volta nell'applicazione di Process Mining. Funge da campo di metadati per informare gli utenti sull'aggiornamento dell'analisi. Aiuta gli analisti a capire se stanno esaminando dati in tempo reale o un'istantanea relativa a un periodo precedente. È fondamentale per garantire report accurati e decisioni basate sulle informazioni più aggiornate disponibili. Perché è importante Fornisce il contesto relativo alla latenza e all'affidabilità dei dati. Dove reperirlo Generato dalla pipeline dei dati o dallo strumento ETL durante l'esecuzione. Esempi 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Data di compensazione ClearingDate | La data in cui la fattura è stata pagata integralmente o compensata. | ||
| Descrizione Questo attributo registra quando la partita aperta è stata chiusa nel sistema, in genere mediante la registrazione di un pagamento o di una nota di credito. Segna la conclusione del ciclo di recupero della specifica fattura. Questa data è fondamentale per calcolare matematicamente il tempo effettivo del ciclo e i Days Sales Outstanding (DSO). Aiuta a distinguere tra fatture aperte e chiuse e viene utilizzata per misurare l'efficienza del processo di applicazione degli incassi. Perché è importante Essenziale per calcolare il tempo del ciclo e i Days Sales Outstanding effettivi. Dove reperirlo Presente nella riga del documento contabile o nello storico degli stati. Esempi 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Data di scadenza DueDate | La data entro la quale il cliente dovrebbe effettuare il pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo specifica il termine di pagamento concordato nelle condizioni di vendita. Costituisce il riferimento per determinare se una fattura è corrente, scaduta o insoluta. Gli analisti utilizzano questa data per calcolare le metriche relative ai pagamenti anticipati o tardivi. Il confronto tra la data effettiva del pagamento e la data di scadenza evidenzia il comportamento di pagamento del cliente e l'efficacia delle strategie di recupero. Perché è importante Il riferimento per calcolare l'anzianità, la morosità e la conformità ai termini di pagamento. Dove reperirlo Presente nell'intestazione della fattura o calcolata a partire dalla data di riferimento e dai termini di pagamento. Esempi 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| È automatizzata IsAutomated | Indicatore che segnala se l'attività è stata eseguita senza intervento umano. | ||
| Descrizione Questo attributo booleano distingue tra azioni manuali dell'utente ed eventi generati dal sistema. Spesso viene ricavato confrontando lo User ID con un elenco di account di servizio noti. È il principale indicatore per calcolare i tassi di automazione. Aiuta le organizzazioni a comprendere il ritorno sugli investimenti nell'automazione robotica dei processi (RPA) e a identificare le opportunità per automatizzare attività manuali ripetitive, come l'applicazione degli incassi o i solleciti. Perché è importante Fondamentale per misurare la trasformazione digitale e i tassi di automazione dei processi. Dove reperirlo Derivato dallo User ID o da specifici flag della transazione. Esempi truefalse | |||
| Importo della fattura InvoiceAmount | Il valore monetario totale della fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta il valore finanziario del credito vantato nei confronti del cliente. In genere riflette l'importo lordo, comprese imposte e maggiorazioni. Nell'analisi, questo campo è fondamentale per calcolare KPI finanziari come i Days Sales Outstanding (DSO) ponderati per valore, identificare i conti di importo elevato a rischio e definire le priorità delle attività di recupero. Consente di segmentare i processi in base all'impatto finanziario. Perché è importante Essenziale per analizzare l'impatto finanziario e definire le priorità nel recupero degli importi più elevati. Dove reperirlo Presente nell'intestazione della fattura o del documento contabile. Esempi 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Motivo della contestazione DisputeReason | La categoria o il codice che spiega perché una fattura è contestata. | ||
| Descrizione Questo attributo registra la classificazione del motivo per cui un cliente rifiuta di pagare una parte o la totalità di una fattura. Tra i motivi più comuni rientrano errori di prezzo, merci danneggiate o documentazione mancante. Questi dati sono fondamentali per l'analisi delle cause principali. Aggregando i motivi delle contestazioni, le organizzazioni possono identificare problemi sistemici nei processi a monte, come evasione degli ordini o definizione dei prezzi, che causano ritardi nei pagamenti e rilavorazioni amministrative. Perché è importante Fondamentale per identificare le cause principali dei ritardi nei pagamenti e delle rilavorazioni. Dove reperirlo Presente nei moduli di gestione delle contestazioni o nelle tabelle dedicate ai casi di contestazione. Esempi Discrepanza di prezzoMerce danneggiataPO mancanteFattura duplicata | |||
| Nome del cliente CustomerName | Il nome dell'entità o dell'organizzazione responsabile della fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica il debitore associato alla fattura. Consente di aggregare i dati a livello di conto. È essenziale per analizzare il comportamento di pagamento di specifici clienti. Permette di identificare i clienti strategici che pagano frequentemente in ritardo o contestano le fatture, così da adottare una gestione mirata della relazione e approcci di recupero personalizzati. Perché è importante Consente l'analisi a livello di conto e l'identificazione dei pagatori problematici. Dove reperirlo Presente nelle tabelle dei dati anagrafici dei clienti collegate all'intestazione della fattura. Esempi Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Termini di pagamento PaymentTerms | Le condizioni concordate che definiscono quando deve essere effettuato il pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo contiene il codice o la descrizione del piano di pagamento, ad esempio Net 30, Net 60 o Immediato. Definisce le aspettative contrattuali relative al flusso di cassa. L'analisi di questo attributo aiuta a verificare se vengono rispettati i termini standard o se i team commerciali concedono condizioni sfavorevoli per concludere le trattative. Viene inoltre utilizzato per correlare i termini di pagamento al comportamento effettivo, verificando la conformità ai termini concordati. Perché è importante Fornisce il contesto per la Data di scadenza e aiuta ad analizzare la conformità ai termini. Dove reperirlo Presente nell'intestazione della fattura o nei dati anagrafici del cliente. Esempi NT3060 giorni netti2% 10 30 giorni nettiImmediato | |||
| Unità aziendale BusinessUnit | La divisione interna, la società controllata o il codice aziendale che emette la fattura. | ||
| Descrizione Questo attributo rappresenta l'entità organizzativa dell'azienda a cui appartiene il credito. In sistemi come SAP corrisponde al Company Code, mentre in NetSuite corrisponde alla Subsidiary. Consente di confrontare le performance tra filiali o divisioni diverse. La direzione può utilizzare questa vista per confrontare le performance del recupero, il rispetto del processo standard e le metriche DSO nelle diverse aree dell'organizzazione. Perché è importante Consente di confrontare le performance tra diverse divisioni organizzative. Dove reperirlo Presente nell'intestazione della fattura o del documento di contabilità generale. Esempi US01Operazioni EMEAFiliale A1000 | |||
| Nome dell'addetto al recupero CollectorName | Il nome dell'operatore o dell'utente responsabile del recupero del pagamento. | ||
| Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o il team specifico incaricato di gestire il conto del cliente e garantire il pagamento. Collega le risorse umane agli esiti del processo. Consente di analizzare la produttività e l'efficacia degli addetti al recupero. I responsabili possono confrontare i tassi di recupero, il rispetto degli impegni di pagamento e il carico di lavoro dei diversi addetti, così da identificare le esigenze formative o riequilibrare i portafogli. Perché è importante Consente di analizzare la produttività della forza lavoro e confrontare le performance. Dove reperirlo Presente nell'anagrafica cliente o nelle tabelle specifiche di gestione del recupero. Esempi John DoeTeam recupero crediti AAgente di sistema | |||
| Segmento cliente CustomerSegment | La classificazione del cliente in base al valore strategico o al rischio. | ||
| Descrizione Questo attributo raggruppa i clienti in categorie come Key Account, PMI, Alto rischio o Pubblica amministrazione. In genere viene definito nei dati anagrafici. Segmentare l'analisi del processo in base a questo attributo mostra come vengono gestiti i diversi tipi di clienti. Aiuta a verificare se i clienti di alto valore ricevono un servizio prioritario e se quelli ad alto rischio sono monitorati con sufficiente attenzione. Perché è importante Consente di analizzare la strategia applicata ai diversi livelli di clientela. Dove reperirlo Presente nei dati anagrafici dei clienti o nelle tabelle dei business partner. Esempi StrategicoVendita al dettaglioVendita all'ingrossoLivello 1 | |||
Attività dei crediti verso clienti
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
| Contestazione aperta | La creazione di un caso formale o di un codice causale che indica che il cliente non concorda sulla validità o sull’importo della fattura. In genere questo evento interrompe le normali attività di incasso. | ||
| Perché è importante Identifica i colli di bottiglia nel processo e aiuta a quantificare i ricavi a rischio a causa di errori di fatturazione o problemi di qualità. Dove reperirlo Identificato dalla creazione di un caso nel modulo di gestione delle contestazioni o dal cambiamento di stato in 'In Dispute'. Acquisizione Acquisisca il timestamp in cui un ID del caso di contestazione viene collegato alla fattura o in cui un flag di contestazione viene impostato su true. Tipo di evento explicit | |||
| Fattura compensata | La modifica di stato finale in cui il saldo aperto della fattura diventa pari a zero. Ciò avviene in seguito a un pagamento completo, all'applicazione di un credito o a uno storno. | ||
| Perché è importante Segna la conclusione assoluta del caso nel sistema e viene utilizzato per calcolare il tempo totale del ciclo di processo. Dove reperirlo Derivato dalla modifica del campo di stato della fattura in Chiuso, Compensato o Pagato. Acquisizione Identificare il timestamp in cui il flag di stato della partita aperta cambia in compensato. Tipo di evento inferred | |||
| Fattura creata | La generazione iniziale del record della fattura nel sistema finanziario, che crea la registrazione nella contabilità clienti. Questo evento segna l’inizio ufficiale del ciclo di recupero crediti e stabilisce la base di riferimento per il calcolo dell’anzianità. | ||
| Perché è importante Questo è l’evento di ancoraggio dell’intero processo e definisce il timestamp iniziale per tutte le metriche dei tempi di ciclo e per i calcoli del DSO. Dove reperirlo In genere si trova nella tabella dell’intestazione della transazione o nei log di creazione del sistema ERP. Acquisizione Estragga il timestamp di creazione del numero univoco del documento di fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Fattura inviata | La trasmissione del documento di fatturazione al cliente tramite e-mail, stampa, EDI o portale. Rappresenta il trasferimento al cliente dell’obbligo di pagamento. | ||
| Perché è importante Calcolare il ritardo tra la creazione e l’invio aiuta a individuare i ritardi di elaborazione interni che rallentano il flusso di cassa. Dove reperirlo Derivato dai log della gestione degli output, dai registri di trasmissione delle e-mail o dagli aggiornamenti di stato EDI. Acquisizione Individui i timestamp in cui lo stato dell’output della fattura cambia in sent o completed. Tipo di evento explicit | |||
| Nota di credito registrata | L’emissione di una nota di credito che compensa il saldo della fattura. Spesso rappresenta il risultato finanziario di una contestazione fondata, di un reso o di uno sconto retroattivo. | ||
| Perché è importante È fondamentale per analizzare le perdite di ricavi, la qualità della fatturazione e le cause alla radice dei mancati pagamenti. Dove reperirlo Presente nella tabella delle transazioni dei crediti commerciali come tipo di documento specifico per gli accrediti. Acquisizione Colleghi i documenti delle note di credito alla fattura originale tramite il campo di riferimento. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento registrato | La registrazione di una transazione in entrata applicata alla fattura. Rappresenta l'obiettivo principale del processo AR. | ||
| Perché è importante L'evento più importante per calcolare i Days Sales Outstanding (DSO) e valutare la solidità del flusso di cassa. Dove reperirlo Presente nelle tabelle delle applicazioni di pagamento o delle ricevute di cassa. Acquisizione Acquisire i timestamp delle ricevute di pagamento collegate al numero della fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Scadenza superata | Una milestone calcolata che indica che la data corrente ha superato la data prevista dai termini di pagamento concordati mentre la fattura è ancora aperta. Questo evento segnala il passaggio dallo stato corrente a quello scaduto. | ||
| Perché è importante È fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti puntuali e attivare le strategie di sollecito. Dove reperirlo Calcolato confrontando la data di scadenza della fattura con la data di sistema, se non si è verificato alcun evento di chiusura. Acquisizione Generi un evento quando la data di sistema supera il campo Due Date e lo stato Generico Status è ancora Open. Tipo di evento calculated | |||
| Contatto per il recupero effettuato | Un’interazione con il cliente relativa a una fattura aperta, come l’invio di una lettera di sollecito automatica o la registrazione di una telefonata. Tiene traccia dell’attività proattiva svolta dal team degli incassi. | ||
| Perché è importante È essenziale per misurare la produttività degli addetti agli incassi e l’efficacia delle strategie di sollecito sulla velocità dei pagamenti. Dove reperirlo Proveniente dai log della corrispondenza, dalla cronologia delle attività CRM o dai registri dei solleciti. Acquisizione Mappi le voci dei log delle interazioni con i clienti o delle tabelle dei solleciti automatici collegate alla fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Contestazione risolta | La conclusione di un’indagine su una contestazione, che porta alla decisione di accreditare il cliente, stornare il saldo o richiedere il pagamento. Sblocca la fattura per la regolazione definitiva. | ||
| Perché è importante Segna la fine del processo di gestione dell’eccezione e consente al ciclo di cassa di riprendere. Dove reperirlo Acquisito quando lo stato del caso di contestazione passa a Closed o Resolved. Acquisizione Individui il timestamp dell’ultimo cambiamento di stato nel sistema di gestione delle contestazioni. Tipo di evento explicit | |||
| Crediti inesigibili stornati | L'atto di dichiarare inesigibile il saldo residuo della fattura e rimuoverlo dal libro mastro dei crediti verso clienti. Rappresenta un fallimento del processo e una perdita finanziaria. | ||
| Perché è importante Importante per analizzare il costo complessivo del processo di gestione del credito e identificare i segmenti di clientela ad alto rischio. Dove reperirlo Acquisito dalle registrazioni contabili o dalle transazioni di rettifica con uno specifico codice causale di storno. Acquisizione Filtrare i documenti di rettifica classificati come storni e collegati alla fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento parziale registrato | L’applicazione di una ricevuta di pagamento che riduce il saldo della fattura, lasciando tuttavia un importo residuo ancora dovuto. Spesso indica una contestazione, un’incapacità di pagamento o un pagamento inferiore all’importo dovuto. | ||
| Perché è importante Evidenziare i pagamenti parziali aiuta ad analizzare il comportamento di pagamento dei clienti e la complessità del processo. Dove reperirlo Registrato quando una transazione di pagamento è collegata alla fattura, ma l'importo pagato è inferiore al saldo aperto. Acquisizione Identificare le applicazioni di pagamento in cui l'importo applicato è inferiore all'importo residuo della fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Pagamento riconciliato | L'abbinamento della registrazione interna del pagamento alla voce corrispondente dell'estratto conto bancario esterno. Conferma che il denaro è stato effettivamente ricevuto sul conto bancario. | ||
| Perché è importante Distingue tra disponibilità contabile e disponibilità bancaria, evidenziando i ritardi nel processo di applicazione degli incassi. Dove reperirlo Proveniente dai moduli di riconciliazione bancaria o dai log di gestione della liquidità. Acquisizione Identificare quando il documento di pagamento viene contrassegnato come compensato o abbinato nel libro mastro bancario. Tipo di evento explicit | |||
| Promessa di pagamento registrata | La registrazione di un impegno formale del cliente a pagare un importo specifico entro una data specifica. In genere viene inserita da un addetto agli incassi dopo un contatto positivo. | ||
| Perché è importante Offre visibilità sul flusso di cassa previsto e misura l’affidabilità degli impegni assunti dai clienti. Dove reperirlo Presente nei moduli di gestione degli incassi o nei campi delle note associati alla fattura. Acquisizione Estragga i record in cui una data e un importo PTP sono registrati a fronte dell’ID della fattura. Tipo di evento explicit | |||
| Stato della contestazione aggiornato | Un cambiamento nell’avanzamento di un caso di contestazione, come il passaggio dalla revisione iniziale all’indagine attiva. Tiene traccia del Workflow del team incaricato della risoluzione. | ||
| Perché è importante Consente di analizzare i tempi del ciclo di risoluzione delle contestazioni e di identificare i blocchi nel processo di indagine. Dove reperirlo Derivato dal log della cronologia dell’oggetto del caso di contestazione collegato alla fattura. Acquisizione Monitori i cambiamenti nel campo di stato dell’entità del caso di contestazione collegata. Tipo di evento inferred | |||
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