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Migliori il processo Record to Report per le registrazioni contabili

La guida in 6 passaggi per ottimizzare le registrazioni contabili in SAP S/4HANA
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Migliori il processo Record to Report per le registrazioni contabili
Record to Report - Registrazione contabile
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Ottimizzi le registrazioni contabili del processo Record to Report in SAP S/4HANA

Le registrazioni contabili sono fondamentali per una rendicontazione finanziaria accurata, ma spesso presentano colli di bottiglia nascosti e rischi di Conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i ritardi, semplificare le approvazioni e migliorare l’accuratezza dei dati. Scopra come trasformare il Suo processo e raggiungere l’eccellenza operativa individuando le inefficienze.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Voce contabile?

Il processo Record to Report, R2R, relativo alle voci contabili è un pilastro delle operazioni finanziarie e incide direttamente sull'accuratezza e sulla tempestività del reporting finanziario. Negli ambienti SAP S/4HANA, un'elaborazione inefficiente delle voci contabili può innescare una serie di conseguenze negative: cicli di chiusura finanziaria più lunghi, bilanci inesatti, maggiori rischi in sede di audit e costi operativi non necessari. Ogni intervento manuale, ritardo nell'approvazione o ciclo di correzione assorbe tempo e risorse preziose, ostacolando la capacità di prendere decisioni tempestive basate sui dati. Ottimizzare questo processo critico non significa soltanto ridurre i costi, ma anche costruire una funzione finanziaria più resiliente, accurata e agile, in grado di sostenere la crescita strategica.

Senza una visione chiara del flusso di processo effettivo, i colli di bottiglia nascosti e le lacune di Conformità possono persistere, causando rilavorazioni e frustrazione nei team contabili. Comprendere il percorso reale end-to-end di ogni voce contabile, dalla creazione alla riconciliazione finale in SAP S/4HANA, è essenziale per individuare opportunità di miglioramento concrete. Questa analisi dettagliata consente alle organizzazioni di superare le valutazioni basate su percezioni e di identificare con precisione le aree in cui è possibile aumentare l'efficienza e mitigare i rischi.

Come il Process Mining genera insight sulle voci contabili

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per analizzare e comprendere il processo Record to Report - Voce contabile. Utilizzando gli Event Log del sistema SAP S/4HANA, comprese tabelle come BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA e GLT0, il Process Mining ricostruisce la sequenza esatta delle attività per ogni ID di voce contabile. Questa visione completa mostra i flussi di processo effettivi, non soltanto quelli teorici, consentendo di visualizzare ogni passaggio, da «Voce contabile creata» a «Voce contabile registrata» e «Voce contabile riconciliata».

Questa capacità analitica consente di individuare i punti in cui le voci contabili si bloccano, ad esempio durante una specifica fase di revisione, in attesa di approvazione o a seguito di rifiuti frequenti. È possibile misurare con precisione il tempo di ciclo di ogni attività e dell'intero ciclo di vita della voce contabile, confrontare le prestazioni e monitorare i miglioramenti nel tempo. Analizzando Attributi quali tipo di voce contabile, codice società, utente creatore e importo, il Process Mining individua le cause alla radice dei ritardi e delle non conformità. Per esempio, può mostrare se determinati tipi di voce contabile richiedono sistematicamente tempi di approvazione più lunghi o se specifici utenti sono sovraccarichi di attività di revisione, compromettendo la possibilità di ridurre il tempo di ciclo del processo Record to Report - Voce contabile.

Principali aree di miglioramento individuate tramite il Process Mining

Gli insight del Process Mining mettono in evidenza aree critiche per l'ottimizzazione del processo Record to Report - Voce contabile:

  • Workflow di approvazione semplificati: mappando i percorsi di approvazione effettivi, è possibile individuare cicli non necessari, colli di bottiglia causati da singoli punti di dipendenza o opportunità di approvazioni parallele. Ciò consente di riprogettare i Workflow in SAP S/4HANA per accelerare il flusso senza compromettere i controlli interni.
  • Riduzione delle rilavorazioni e delle correzioni: analizzi il motivo per cui le voci contabili vengono rifiutate frequentemente o richiedono correzioni. La causa è una documentazione di supporto insufficiente, linee guida di invio poco chiare o errori di inserimento dati? Intervenire direttamente sulle cause alla radice riduce il lavoro manuale e migliora la qualità dei dati.
  • Maggiore Conformità e controlli più efficaci: visualizzi le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle policy di Conformità, come modifiche non autorizzate o bypass dei passaggi di approvazione. Questo contribuisce a rafforzare la segregazione dei compiti e i controlli interni nell'ambiente SAP S/4HANA.
  • Allocazione ottimizzata delle risorse: comprenda come è distribuito il carico di lavoro tra i team contabili. Individui se determinate persone o funzioni costituiscono colli di bottiglia, così da migliorare la pianificazione delle risorse e valutare l'automazione delle attività ripetitive.
  • Registrazione e riconciliazione più rapide: individui i ritardi tra la creazione della voce contabile e la registrazione o riconciliazione finale, quindi ne analizzi le cause per accelerare la chiusura finanziaria.

Risultati attesi dall'ottimizzazione delle voci contabili

L'ottimizzazione del processo Record to Report - Voce contabile con il Process Mining in SAP S/4HANA produce vantaggi concreti e misurabili:

  • Riduzione significativa del ciclo di chiusura finanziaria: acceleri i processi di chiusura mensile, trimestrale e annuale eliminando i ritardi nell'elaborazione delle voci contabili.
  • Maggiore accuratezza e qualità dei dati: riduca gli errori, limiti la necessità di correzioni manuali e aumenti l'affidabilità dei dati finanziari, ottenendo bilanci più accurati.
  • Conformità più solida e minori rischi di audit: garantisca il rispetto coerente delle policy interne e delle normative esterne, rendendo gli audit più fluidi ed efficienti.
  • Maggiore efficienza operativa: liberi risorse preziose dei team contabili dalle attività manuali e ripetitive, consentendo loro di concentrarsi su iniziative più strategiche.
  • Riduzione dei costi: diminuisca i costi operativi associati a rilavorazioni, interventi manuali e tempi di elaborazione prolungati.

In definitiva, un processo Record to Report - Voce contabile più efficiente e accurato offre alla Sua organizzazione maggiore trasparenza e agilità finanziaria.

Come iniziare a ottimizzare il processo Record to Report - Voce contabile

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report - Voce contabile con il Process Mining è semplice. Sfruttando i dati SAP S/4HANA già disponibili, può ottenere rapidamente insight approfonditi e operativi sui processi attuali. Questo approccio fornisce una roadmap chiara per migliorare le prestazioni del processo Record to Report - Voce contabile, trasformando i dati in decisioni strategiche. Inizi oggi a trasformare le Sue operazioni finanziarie e valorizzi appieno il Suo investimento in SAP S/4HANA.

Record to Report - Registrazione contabile Gestione delle registrazioni contabili Contabilità finanziaria Libro mastro Ottimizzazione R2R Operazioni contabili Chiusura finanziaria Monitoraggio della conformità Miglioramento dell’efficienza R2R Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le voci contabili sono spesso soggette a cicli di approvazione prolungati, con conseguenti ritardi significativi nelle registrazioni finanziarie. Questo incide direttamente sull'accuratezza del reporting finanziario in tempo reale e può allungare il periodo necessario per la chiusura finanziaria, creando colli di bottiglia a valle per l'intero processo Record to Report. ProcessMind individua i punti in cui si verificano i ritardi nelle approvazioni analizzando il tempo che intercorre tra le attività di invio e approvazione. Evidenzia gli utenti, i ruoli o le unità organizzative specifiche che causano colli di bottiglia nel processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA, consentendo un'ottimizzazione mirata.

Un'elevata percentuale di rifiuti o richieste di correzione delle voci contabili indica problemi di fondo nella qualità dei dati, informazioni incomplete o linee guida poco chiare per la creazione delle voci. Ne derivano rilavorazioni significative, maggiore impegno manuale e tempi di elaborazione più lunghi, che ostacolano l'efficienza delle operazioni finanziarie. ProcessMind mappa i cicli di rifiuto e individua le cause alla radice analizzando i flussi di attività in cui le voci vengono rifiutate e reinviate. Questa analisi approfondita contribuisce a migliorare la qualità iniziale dei dati, perfezionare i protocolli di invio e semplificare il processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA.

Un intervallo di tempo significativo tra la creazione di una voce contabile e la sua registrazione finale può rendere poco chiara l'effettiva situazione finanziaria dell'azienda. Il ritardo può produrre informazioni obsolete nei bilanci, influenzare il processo decisionale e causare potenziali violazioni delle scadenze di reporting. ProcessMind visualizza il percorso completo di ogni voce contabile, da «Voce contabile creata» a «Voce contabile registrata», indicando con precisione i punti in cui si verificano i tempi di attesa più lunghi. Questa visione chiara del ciclo di vita del processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA aiuta a ridurre i tempi di attraversamento e ad accelerare il reporting.

Le deviazioni dai processi standard o obbligatori per le voci contabili, come il bypass dei passaggi di approvazione o le registrazioni non autorizzate, introducono rischi significativi per la Conformità e l'audit. Questi percorsi non conformi possono causare errori nei dati finanziari, sanzioni normative e un indebolimento dell'ambiente di controllo interno. ProcessMind confronta automaticamente le esecuzioni effettive del processo delle voci contabili con modelli predefiniti conformi, evidenziando ogni deviazione. In questo modo le organizzazioni possono identificare e correggere proattivamente i Workflow non conformi nel processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA, garantendo la preparazione agli audit.

La mancanza di trasparenza sullo stato e sull'avanzamento delle singole voci contabili rende difficile gestire i carichi di lavoro, individuare i colli di bottiglia o fornire aggiornamenti accurati sullo stato. Questa scarsa visibilità porta spesso a scadenze mancate e alla risoluzione reattiva dei problemi, anziché a una gestione proattiva del processo. ProcessMind offre una visione end-to-end in tempo reale del percorso di ogni voce contabile, dalla creazione alla riconciliazione. Rende visibili gli stati correnti, le azioni in sospeso e i tempi di elaborazione del processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA, trasformando operazioni opache in insight chiari.

La riconciliazione delle voci contabili è spesso un processo manuale e dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori che possono compromettere l'accuratezza della contabilità generale. Questa inefficienza prolunga il ciclo di chiusura finanziaria e può generare discrepanze che richiedono indagini costose e impegnative. ProcessMind analizza le attività «Voce contabile registrata», «Registrazione verificata» e «Voce contabile riconciliata», individuando schemi di ritardo e rilavorazione. Aiuta a semplificare la fase di riconciliazione del processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA, riducendo il lavoro manuale e migliorando l'integrità dei dati.

Gli adeguamenti manuali frequenti, le correzioni o l'inserimento ridondante di dati nel processo delle voci contabili consumano risorse preziose e aumentano la probabilità di errore umano. Questo elevato livello di intervento manuale può far crescere i costi operativi e rallentare l'intero ciclo Record to Report. ProcessMind individua i punti del processo Record to Report - Voce contabile in cui l'impegno manuale è sproporzionatamente elevato, ad esempio in caso di correzioni e nuovi invii ripetuti. Evidenzia le opportunità di automazione e standardizzazione in SAP S/4HANA, riducendo al minimo gli interventi umani non necessari.

Determinati utenti, ruoli o reparti dell'organizzazione finanziaria possono diventare involontariamente colli di bottiglia, causando ritardi nelle fasi di revisione o approvazione. Una distribuzione non equilibrata del carico di lavoro o risorse insufficienti in aree specifiche compromettono l'efficienza complessiva del processo e la puntualità del reporting. ProcessMind individua con precisione i ruoli «Utente creatore» o «Utente approvatore» che causano ritardi, consentendo di intervenire con formazione mirata o riallocazione delle risorse. Questo livello di dettaglio ottimizza il flusso del processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA e ne migliora la capacità di elaborazione.

La presenza di storni non necessari delle voci contabili o la creazione di voci duplicate indica confusione nel processo o controlli inadeguati. Ciò non solo aumenta i volumi delle transazioni, ma comporta anche un maggiore impegno per la riconciliazione e potenziali problemi di integrità dei dati nei registri finanziari. ProcessMind individua i casi in cui «Storno della voce contabile elaborato» si verifica senza una motivazione chiara o segue una registrazione originale di breve durata. Evidenzia gli schemi di ridondanza nel processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA, contribuendo a eliminare le attività prive di valore.

Se i punti di controllo, come le revisioni obbligatorie o specifiche gerarchie di approvazione, vengono applicati in modo incoerente o frequentemente bypassati, l'integrità e la Conformità delle voci contabili risultano compromesse. Questo crea rischi di frode, propagazione degli errori e mancato rispetto dei requisiti di audit interni o esterni. ProcessMind visualizza tutti i percorsi effettivi del processo, identificando i casi in cui le attività previste «Voce contabile revisionata» o «Voce contabile approvata» vengono saltate o eseguite fuori sequenza. Questa analisi rafforza i meccanismi di controllo nel processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA.

L'assenza o l'allegamento tardivo della documentazione di supporto richiesta per le voci contabili può bloccare il processo di approvazione, causando ritardi significativi e tracce di audit incomplete. Ciò incide direttamente sulla Conformità e rende difficile giustificare o verificare le registrazioni quando necessario. ProcessMind analizza la tempistica dell'attività «Documentazione di supporto allegata» rispetto a «Voce contabile inviata per la revisione» o «Voce contabile creata». Evidenzia i punti in cui si verificano ritardi dovuti a documentazione incompleta nel processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA.

La presenza di numerose modalità informali o non autorizzate di elaborare le voci contabili porta a un'esecuzione incoerente, rende più difficile formare il nuovo personale e aumenta il rischio operativo. Questa mancanza di standardizzazione ostacola le iniziative di miglioramento del processo e riduce l'efficacia dei controlli. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo nel ciclo Record to Report - Voce contabile, mostrando come utenti o tipi di voce diversi si discostano dal percorso previsto. Questo insight consente di standardizzare e ottimizzare il panorama dei processi SAP S/4HANA.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Tempi di approvazione lunghi per le voci contabili ritardano la chiusura finanziaria e compromettono l'accuratezza del reporting. Ridurre questo tempo di ciclo migliora direttamente la rapidità di produzione dei bilanci e delle decisioni operative, garantendo aggiornamenti tempestivi della contabilità generale e il rispetto delle scadenze di reporting. Questo obiettivo contribuisce in definitiva a un reporting finanziario più rapido e affidabile.
ProcessMind identifica e quantifica i colli di bottiglia nelle approvazioni, evidenziando le fasi o gli utenti che causano ritardi. Analizzando il flusso delle voci contabili in SAP S/4HANA, può suggerire instradamenti ottimali e attività parallele, con una potenziale riduzione dei tempi di approvazione del 20-40%. Il successo viene misurato monitorando il tempo medio dall'invio all'approvazione delle voci contabili Record to Report.

Tassi elevati di rifiuto delle voci contabili indicano inefficienze, rilavorazioni e potenziali errori nella creazione o nella revisione iniziale. Ridurre i rifiuti limita il lavoro ridondante, accelera la registrazione e migliora la qualità dei dati, incidendo direttamente sull'accuratezza dei dati finanziari e riducendo il carico sui team contabili.
ProcessMind individua le cause alla radice dei rifiuti, identificando errori ricorrenti, informazioni mancanti o utenti e reparti specifici che generano voci errate in SAP S/4HANA. Fornisce insight sui passaggi precedenti all'approvazione che devono essere rafforzati, contribuendo a ridurre i rifiuti del 15-30% e a migliorare l'invio corretto al primo tentativo nel processo Record to Report.

I ritardi prolungati tra la creazione delle voci contabili e la registrazione finale compromettono la visibilità finanziaria in tempo reale e rallentano il processo di chiusura finanziaria. Ottenere registrazioni più rapide garantisce che i dati finanziari siano aggiornati e pronti per l'analisi e il reporting, migliorando significativamente la capacità decisionale e l'agilità finanziaria complessiva.
ProcessMind mappa l'intero percorso dalla creazione alla registrazione, identificando tutte le attività intermedie e la relativa durata in SAP S/4HANA. Individua i tempi di attesa nascosti e le dipendenze sequenziali, consentendo di riprogettare il processo per accelerare la registrazione del 25-50% ottimizzando i Workflow e l'allocazione delle risorse per le voci contabili Record to Report.

I Workflow non conformi delle voci contabili comportano rischi significativi in sede di audit e possono causare sanzioni finanziarie o inesattezze. Garantire il rigoroso rispetto delle policy normative e interne è fondamentale per preservare l'integrità finanziaria, evitare problemi legali e tutelare la credibilità dell'organizzazione.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai Workflow conformi predefiniti, segnalando percorsi non standard o attività non autorizzate nel processo Record to Report SAP S/4HANA. Fornisce tracce verificabili di ogni voce contabile, consentendo alle organizzazioni di applicare la Conformità e ridurre fino al 60% i rilievi di audit.

Senza una visione chiara dell'intero ciclo di vita delle voci contabili, diventa difficile individuare le inefficienze, monitorare l'avanzamento e garantire la responsabilità. Una maggiore visibilità offre agli stakeholder insight in tempo reale, favorendo una gestione e un controllo migliori dei processi finanziari critici.
ProcessMind fornisce una visualizzazione completa end-to-end del percorso di ogni voce contabile, dalla creazione alla riconciliazione in SAP S/4HANA. I team possono così comprendere i colli di bottiglia, monitorare le prestazioni rispetto ai KPI e individuare le aree di miglioramento, ottenendo una trasparenza del 100% sul processo Record to Report.

Processi inefficienti di riconciliazione delle voci contabili causano chiusure finanziarie tardive e aumentano il rischio di errori contabili. Semplificare questo passaggio finale e critico migliora l'accuratezza dei dati, riduce il lavoro manuale e accelera significativamente l'intero ciclo di reporting finanziario, contribuendo a una chiusura più rapida.
ProcessMind analizza le attività che precedono e compongono la riconciliazione delle voci contabili, individuando passaggi manuali, rilavorazioni e ritardi in SAP S/4HANA. Mappando il processo effettivo, evidenzia le opportunità di automatizzare o semplificare le attività, con una potenziale riduzione del tempo di riconciliazione del 30-50% per le voci contabili Record to Report.

Livelli elevati di intervento manuale nei processi delle voci contabili sono soggetti a errori umani, aumentano i costi operativi e rallentano la capacità di elaborazione. Automatizzare i passaggi ripetitivi o basati su regole libera il personale contabile, che può dedicarsi ad attività più strategiche, e migliora l'accuratezza complessiva.
ProcessMind individua le attività manuali e i punti decisionali del processo Record to Report - Voce contabile in SAP S/4HANA che presentano le maggiori opportunità di automazione. Visualizzando la frequenza e la durata di questi interventi manuali, orienta l'implementazione di robotic process automation (RPA) o di miglioramenti del sistema, riducendo il lavoro manuale del 20-40%.

I colli di bottiglia causati da utenti, team o configurazioni di sistema specifici possono ostacolare gravemente il flusso delle registrazioni contabili, causando ritardi e scadenze non rispettate. Individuare e risolvere questi punti critici è essenziale per mantenere operazioni efficienti e prevenire arretrati.
ProcessMind mappa con precisione i percorsi effettivi delle registrazioni contabili attraverso SAP S/4HANA, evidenziando dove si accumula il lavoro e identificando le risorse o i passaggi specifici responsabili dei ritardi. Quantifica l’impatto di questi colli di bottiglia, consentendo interventi mirati che migliorano la produttività del 10-25% nell’intero processo Record to Report.

Gli storni e le registrazioni contabili duplicate segnalano errori sottostanti o interruzioni del processo, causando rilavorazioni, inesattezze finanziarie e una maggiore complessità delle verifiche. Ridurre questi casi migliora l’integrità dei dati e l’efficienza operativa, consentendo di risparmiare tempo e risorse preziosi.
ProcessMind individua le cause alla radice di storni e duplicati analizzando le attività e le condizioni precedenti in SAP S/4HANA. Identifica i modelli ricorrenti e i punti specifici del processo Record to Report in cui questi problemi hanno origine, contribuendo a ridurne la frequenza del 10-20% attraverso miglioramenti mirati del processo e controlli più efficaci.

Un controllo inefficace del processo delle registrazioni contabili aumenta il rischio di frodi, errori e mancata conformità. L’introduzione di controlli solidi garantisce che tutte le registrazioni rispettino le policy, migliorando la governance finanziaria e l’affidabilità complessiva dei dati.
ProcessMind fornisce una traccia di audit completa e identifica tutte le deviazioni dai percorsi di controllo definiti in SAP S/4HANA. Quantifica la frequenza e l’impatto delle modifiche non autorizzate o dei controlli mancanti, consentendo di implementare controlli preventivi e investigativi più efficaci e di migliorare del 20-30% l’efficacia dei controlli.

La documentazione di supporto mancante o tardiva per le registrazioni contabili può causare ritardi nelle approvazioni, problemi di conformità e rilievi di audit. Garantire una documentazione completa e tempestiva è fondamentale per la trasparenza finanziaria, la corretta conservazione dei dati e lo svolgimento fluido delle verifiche.
ProcessMind analizza la tempistica e la presenza delle attività relative ai documenti di supporto in relazione alla creazione e all’invio delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA. Evidenzia i casi in cui la documentazione è assente o tardiva, consentendo alle organizzazioni di applicare controlli migliori prima dell’invio e di migliorare del 15-25% la conformità nel ciclo Record to Report.

Le variazioni non controllate nei Workflow delle registrazioni contabili causano elaborazioni incoerenti, un aumento degli errori e difficoltà nel dimensionare le operazioni. Standardizzare questi processi garantisce uniformità, riduce le esigenze di formazione e migliora l’efficienza e l’affidabilità complessive.
ProcessMind rileva automaticamente tutte le varianti effettive del processo delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA e le confronta con i modelli ideali. Quantifica la frequenza e il costo di ogni deviazione, offrendo una visione chiara per consolidare le varianti e ridurre del 30-50% la complessità del processo delle registrazioni contabili Record to Report.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Registrazione contabile

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel preconfigurato, progettato per l’estrazione dei dati delle registrazioni contabili da SAP S/4HANA, così da garantire una strutturazione corretta dei dati del processo.

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Perché è importante

L’utilizzo del Template corretto garantisce una struttura uniforme dei dati, rendendoli compatibili con ProcessMind per un’analisi accurata ed efficiente.

Risultato previsto

Un Template di dati pronto all’uso, con le intestazioni delle colonne e il formato corretti per i dati delle registrazioni contabili.

COSA OTTERRÀ

Scopra i colli di bottiglia nascosti nel Journal Entry R2R

ProcessMind rivela il flusso effettivo del Suo processo Journal Entry, individuando con precisione i punti in cui si verificano i ritardi. Ottenga visualizzazioni chiare per semplificare le approvazioni e garantire l’accuratezza dei dati.
  • Visualizzi il processo Journal Entry end-to-end
  • Individui ritardi e colli di bottiglia nascosti
  • Semplifichi i Workflow di approvazione del Journal Entry
  • Migliori l’accuratezza dei dati e la Conformità
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Efficienza e conformità nel processo delle registrazioni contabili

Questi risultati evidenziano i significativi miglioramenti in termini di efficienza e conformità che le organizzazioni ottengono utilizzando il Process Mining per ottimizzare le operazioni Record to Report delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA.

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Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle registrazioni contabili identificando e rimuovendo i colli di bottiglia. In questo modo potrà chiudere più rapidamente i periodi contabili e migliorare l’efficienza operativa.
0 %
Riduzione del tasso di rifiuto

Meno registrazioni contabili rifiutate

Individui le cause alla radice dei rifiuti delle registrazioni contabili, come dati errati o documentazione mancante. Ridurre i rifiuti consente di risparmiare notevoli attività di rilavorazione e accelera la registrazione.
0 %
Registrazione accelerata

Elaborazione end-to-end più rapida

Ottimizzi l’intero ciclo di vita della registrazione contabile, dalla creazione alla registrazione finale, portando alla luce ritardi e inefficienze nascoste. In questo modo i dati finanziari saranno disponibili prima per l’analisi.
0 percentage points
Maggiore conformità

Maggiore aderenza agli standard

Monitori e garantisca il rispetto dei Workflow predefiniti delle registrazioni contabili e dei requisiti normativi. In questo modo ridurrà i rischi di audit e garantirà l’integrità dei dati per tutte le registrazioni.
0 %
Maggiore automazione

Riduzione dell’attività manuale di registrazione

Individui le attività manuali del processo delle registrazioni contabili che si prestano all’automazione, come l’inserimento dei dati o le approvazioni ripetitive. In questo modo libererà risorse e ridurrà il rischio di errore umano.
0 %
Riduzione degli storni

Minori costi di correzione degli errori

Individui le cause degli storni delle registrazioni contabili, che possono indicare errori o debolezze nei controlli del processo di registrazione. Ridurre al minimo gli storni migliora l’accuratezza dei dati finanziari e riduce i costi di rielaborazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità per ottenere una visione completa.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificatore univoco di una registrazione contabile, che funge da identificativo principale del caso per il processo.

Perché è importante

Questo identificatore collega tutti i passaggi correlati del processo, rendendo possibile analizzare il percorso end-to-end di ogni registrazione contabile.

Il nome dell’attività aziendale che si è verificata in un determinato punto del processo delle registrazioni contabili.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare le mappe di processo e analizzare i modelli del Workflow.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività per la registrazione contabile.

Perché è importante

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata e comprendere la sequenza temporale del processo.

L’ID utente della persona che ha creato la registrazione contabile.

Perché è importante

Attribuisce le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare le prestazioni, bilanciare i carichi di lavoro e individuare opportunità di formazione.

L’identificativo univoco della società o dell’entità giuridica per la quale viene registrata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare il processo di registrazione contabile tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Classifica la registrazione contabile in base alla sua finalità aziendale, ad esempio registrazione di un cespite, fattura fornitore o registrazione nella contabilità generale.

Perché è importante

Categorizza le registrazioni in base al contesto aziendale, consentendo di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo per diversi tipi di transazioni finanziarie.

La data in cui la registrazione contabile viene registrata nella contabilità generale, determinando il periodo finanziario di riferimento.

Perché è importante

È fondamentale per il contesto finanziario e consente di analizzare le prestazioni del processo in specifici periodi contabili, come la chiusura mensile o annuale.

Il valore totale della registrazione contabile espresso nella valuta locale del codice società.

Perché è importante

Fornisce il valore finanziario della registrazione, consentendo di analizzare come cambia il comportamento del processo in funzione dell’importo in gioco.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione iniziale di un documento di registrazione contabile nel sistema. Il record viene creato nella tabella di testata (BKPF), ma non è ancora stato registrato nel libro mastro. Questo è il punto di partenza del ciclo di vita della registrazione contabile.

Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la registrazione è fondamentale per misurare il tempo complessivo del ciclo e individuare i ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Il creatore della registrazione contabile invia formalmente il documento al Workflow di revisione e approvazione. Questa attività rappresenta il passaggio dall’inserimento dei dati al processo formale di controllo e avvia il ciclo di approvazione.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo del ciclo di approvazione. Misurare il tempo da questo punto fino all’approvazione o al rifiuto finale aiuta a isolare i colli di bottiglia specifici delle fasi di revisione e approvazione.

La registrazione contabile riceve l’approvazione finale da parte di un responsabile autorizzato, che ne conferma validità e accuratezza. Questa attività rappresenta l’ultimo controllo prima che il documento possa essere registrato nel libro mastro.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. Il tempo necessario per raggiungerla costituisce una componente significativa della durata complessiva del processo e un indicatore importante dell’efficienza degli approvatori.

La registrazione contabile viene registrata ufficialmente nel libro mastro, con impatto sui bilanci dell’azienda. È il momento in cui il documento diventa un record finanziario permanente.

Perché è importante

Questo è il principale traguardo positivo e segna la fine del ciclo di elaborazione centrale. Analizzare la produttività delle registrazioni eseguite e il tempo necessario per raggiungere questa fase costituisce una metrica fondamentale del Process Mining.

Una posizione aperta all’interno di una registrazione contabile viene compensata da un’altra registrazione, ad esempio quando un pagamento compensa una fattura. Questa attività indica la riconciliazione di specifiche posizioni e, di fatto, la loro chiusura.

Perché è importante

Questa attività rappresenta la fase finale di riconciliazione per molte registrazioni contabili, in particolare quelle che coinvolgono conti transitori o gestiti per partite aperte. Analizzare il tempo che intercorre tra registrazione e compensazione aiuta a misurare l’efficienza della riconciliazione.

Una registrazione contabile precedentemente eseguita viene stornata creando un nuovo documento con registrazioni inverse. Questa azione serve a correggere errori nei documenti registrati ed è una transazione esplicita e verificabile.

Perché è importante

Gli storni indicano che è stato commesso un errore in un documento registrato. Un tasso elevato di storni suggerisce problemi sottostanti nel processo di approvazione o nella qualità dell’inserimento dei dati; monitorarli aiuta a migliorare l’accuratezza al primo inserimento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati effettivi del processo di registrazione contabile in SAP S/4HANA per visualizzare i Workflow e individuare le deviazioni. Aiuta a identificare colli di bottiglia come tempi di approvazione eccessivi, rifiuti frequenti e interventi manuali. Questa visibilità consente un’ottimizzazione basata sui dati, per aumentare l’efficienza, garantire la conformità e semplificare l’intero ciclo Record to Report.

Per iniziare, sono necessari principalmente i dati dell’Event Log relativi all’ID della registrazione contabile, ai nomi delle attività e ai timestamp del sistema SAP S/4HANA. Questi dati consentono di ricostruire l’intero ciclo di vita di ogni registrazione contabile. Possiamo guidarLa nell’individuazione delle tabelle e dei campi rilevanti da estrarre, come BKPF per i dati di testata e BSEG per le posizioni.

Potrà ottenere una visione dello stato effettivo del processo di registrazione contabile, individuando inefficienze specifiche e lacune di conformità. Tra i risultati tipici rientrano la riduzione dei tempi del ciclo di approvazione, tassi di rifiuto inferiori e una maggiore automazione delle attività manuali. Questi insight consentono miglioramenti mirati, con risparmi concreti sui costi e una maggiore accuratezza del reporting finanziario.

In genere è necessario un accesso sicuro in sola lettura a tabelle specifiche dell’istanza SAP S/4HANA. Molte soluzioni di Process Mining offrono connettori standard, come connessioni dirette al database, RFC o servizi OData, per facilitare l’estrazione dei dati. Dopo la configurazione iniziale, per la sincronizzazione continua dei dati è normalmente richiesto un impegno IT minimo.

Il Process Mining fornisce una base oggettiva per il miglioramento, evidenziando dove e perché si verificano le inefficienze. Gli insight ottenuti consentono di progettare e simulare nuovi Workflow ottimizzati direttamente nello strumento. È quindi possibile utilizzare la piattaforma per monitorare continuamente l’impatto delle modifiche implementate, verificando che producano i risultati desiderati e impediscano il ritorno alle inefficienze precedenti.

Sebbene l’estrazione iniziale dei dati richieda una certa conoscenza tecnica di SAP S/4HANA, gli strumenti di analisi sono progettati per essere intuitivi. Molte piattaforme offrono connettori e Template preconfigurati per i processi SAP più comuni. Semplifichiamo la configurazione per aiutarLa a ottenere rapidamente insight, senza ricorrere a configurazioni personalizzate estese.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde di problemi specifici, come i rifiuti frequenti. Analizzando i percorsi seguiti dalle registrazioni e le attività che precedono il rifiuto, è possibile identificare schemi ricorrenti, errori comuni o specifici approvatori coinvolti. Questi dati consentono di introdurre formazione mirata o modifiche ai Workflow, riducendo significativamente i rifiuti.

La sicurezza dei dati è una priorità in ogni fase del ciclo di vita del Process Mining. Gli strumenti operano generalmente con accesso in sola lettura al sistema SAP S/4HANA, garantendo che i dati attivi non vengano modificati. Durante l’estrazione e l’archiviazione, i dati possono essere anonimizzati o pseudonimizzati, assicurando il rispetto delle normative sulla protezione dei dati e il mantenimento della riservatezza.

Il tempo necessario per ottenere il ROI varia in base alla portata e alla complessità del processo, ma spesso è possibile individuare miglioramenti significativi entro poche settimane dall’analisi iniziale dei dati. Gli insight rapidi su colli di bottiglia e deviazioni consentono di ottenere risultati immediati e introdurre interventi mirati. Nel lungo periodo, il monitoraggio continuo consolida questi miglioramenti e genera valore costante attraverso incrementi di efficienza e rispetto della conformità.

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