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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Guida in 6 passaggi per ottimizzare le registrazioni contabili in SAP S/4HANA

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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Dalla registrazione contabile al reporting: registrazioni contabili

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Ottimizzi le registrazioni contabili nel processo dalla registrazione al reporting in SAP S/4HANA

Le registrazioni contabili sono fondamentali per una rendicontazione finanziaria accurata, ma spesso nascondono colli di bottiglia e rischi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i ritardi, semplificare le approvazioni e migliorare l’accuratezza dei dati. Scopra come trasformare il processo e migliorare l’efficienza operativa individuando le inefficienze.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo dalla registrazione contabile al reporting?

Il processo dalla registrazione contabile al reporting, o R2R, è un pilastro delle attività finanziarie e incide direttamente sull’accuratezza e sulla tempestività del reporting. Negli ambienti SAP S/4HANA, un’elaborazione inefficiente delle registrazioni contabili può avere numerose conseguenze: cicli di chiusura finanziaria più lunghi, rendiconti imprecisi, maggiori rischi di audit e costi operativi evitabili. Ogni intervento manuale, ritardo nell’approvazione o ciclo di correzione assorbe tempo e risorse preziosi, ostacolando decisioni tempestive basate sui dati. Ottimizzare questo processo fondamentale non significa soltanto ridurre i costi: significa rendere la funzione finanziaria più resiliente, accurata e agile, così da sostenere la crescita strategica.

Senza una visione chiara del flusso di processo effettivo, i colli di bottiglia nascosti e le lacune di conformità possono persistere, generando rilavorazioni e frustrazione nei team contabili. Per individuare opportunità di miglioramento concrete è essenziale comprendere il percorso completo di ogni registrazione contabile in SAP S/4HANA, dalla creazione alla riconciliazione finale. Un’analisi dettagliata consente alle organizzazioni di superare le valutazioni basate su impressioni e di individuare con precisione dove è possibile aumentare l’efficienza e ridurre i rischi.

Come il Process Mining aiuta ad analizzare le registrazioni contabili

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare e comprendere il processo dalla registrazione contabile al reporting. Utilizzando gli Event Log del sistema SAP S/4HANA, comprese tabelle come BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA e GLT0, il Process Mining ricostruisce la sequenza esatta delle attività per ogni ID di registrazione contabile. Questa visione completa mostra i flussi di processo effettivi, non solo quelli teorici, e permette di visualizzare ogni passaggio da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata» e «Registrazione contabile riconciliata».

Questa capacità di analisi consente di individuare i punti in cui le registrazioni contabili si bloccano, ad esempio durante una specifica fase di revisione, in attesa di approvazione o a seguito di rifiuti frequenti. È possibile misurare con precisione il tempo di ciclo di ogni attività e dell’intero ciclo di vita della registrazione contabile, confrontare i risultati con i valori di riferimento e monitorare i progressi nel tempo. Analizzando attributi come il tipo di registrazione contabile, la società, l’utente che l’ha creata e l’importo, il Process Mining fa emergere le cause profonde dei ritardi e delle mancate conformità. Per esempio, può mostrare se alcuni tipi di registrazione richiedono sistematicamente tempi di approvazione più lunghi o se determinati utenti sono sovraccarichi di attività di revisione, rendendo più difficile ridurre il tempo di ciclo del processo dalla registrazione contabile al reporting.

Principali aree di miglioramento individuate con il Process Mining

Le analisi di Process Mining mettono in luce aree fondamentali per ottimizzare il processo dalla registrazione contabile al reporting:

Semplificazione dei flussi di approvazione: mappando i percorsi di approvazione effettivi, è possibile individuare passaggi ripetuti non necessari, colli di bottiglia causati da singoli punti di blocco e opportunità di approvazione parallela. Queste informazioni consentono di riprogettare i flussi di lavoro in SAP S/4HANA e accelerare l’elaborazione senza compromettere i controlli interni.
Riduzione delle rilavorazioni e delle correzioni: analizzi i motivi per cui le registrazioni contabili vengono spesso rifiutate o devono essere corrette. Le cause possono essere documentazione di supporto insufficiente, istruzioni di invio poco chiare o errori di immissione dei dati. Intervenire direttamente su queste cause profonde riduce il lavoro manuale e migliora la qualità dei dati.
Rafforzamento della conformità e dei controlli: visualizzi gli scostamenti dalle procedure operative standard o dalle politiche di conformità, come le modifiche non autorizzate o l’omissione di passaggi di approvazione. In questo modo è possibile rafforzare la separazione delle mansioni e i controlli interni nell’ambiente SAP S/4HANA.
Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: analizzi la distribuzione del carico di lavoro nei team contabili. Individui le persone o i reparti che costituiscono colli di bottiglia, per pianificare meglio le risorse e valutare la possibilità di automatizzare le attività ripetitive.
Accelerazione della contabilizzazione e della riconciliazione: individui i ritardi tra la creazione della registrazione contabile e la contabilizzazione o riconciliazione finale, quindi ne analizzi le cause per accelerare la chiusura finanziaria.

Risultati attesi dall’ottimizzazione delle registrazioni contabili

L’ottimizzazione del processo dalla registrazione contabile al reporting con il Process Mining in SAP S/4HANA offre vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione significativa dei tempi di chiusura finanziaria: acceleri le chiusure mensili, trimestrali e annuali eliminando i ritardi nell’elaborazione delle registrazioni contabili.
Maggiore accuratezza e qualità dei dati: riduca gli errori e la necessità di correzioni manuali, migliorando l’affidabilità dei dati finanziari e l’accuratezza dei rendiconti.
Maggiore conformità e minori rischi di audit: garantisca il rispetto costante delle politiche interne e delle normative esterne, rendendo gli audit più semplici ed efficienti.
Maggiore efficienza operativa: liberi risorse preziose dei team contabili dalle attività manuali e ripetitive, permettendo loro di concentrarsi su attività più strategiche.
Riduzione dei costi: riduca i costi operativi legati alle rilavorazioni, agli interventi manuali e ai tempi di elaborazione prolungati.

In definitiva, un processo dalla registrazione contabile al reporting più efficiente e accurato offre all’organizzazione maggiore trasparenza finanziaria e agilità.

Come iniziare a ottimizzare il processo dalla registrazione contabile al reporting

Avviare un percorso di ottimizzazione del processo dalla registrazione contabile al reporting con il Process Mining è semplice. Utilizzando i dati SAP S/4HANA già disponibili, può ottenere rapidamente analisi approfondite e concrete dei processi attuali. Questo approccio fornisce indicazioni chiare su come migliorare le prestazioni del processo dalla registrazione contabile al reporting e trasformare i dati in decisioni strategiche. Inizi oggi a trasformare le attività finanziarie e a valorizzare appieno l’investimento in SAP S/4HANA.

Dalla registrazione contabile al reporting: registrazioni contabili Gestione delle registrazioni contabili Contabilità finanziaria Contabilità generale Ottimizzazione R2R Operazioni contabili Chiusura finanziaria Monitoraggio della conformità Miglioramento dell’efficienza R2R Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le registrazioni contabili sono spesso soggette a cicli di approvazione prolungati, che causano ritardi significativi nelle contabilizzazioni finanziarie. Questo incide direttamente sull’accuratezza del reporting finanziario in tempo reale e può allungare i tempi di chiusura, creando ulteriori colli di bottiglia nell’intero processo dalla registrazione contabile al reporting. ProcessMind individua i punti in cui si verificano ritardi nell’approvazione analizzando il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione. Evidenzia gli utenti, i ruoli o le unità organizzative che causano colli di bottiglia nel processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA, consentendo interventi mirati di ottimizzazione.

Un numero elevato di registrazioni contabili rifiutate o di richieste di correzione segnala problemi di fondo nella qualità dei dati, informazioni incomplete o istruzioni poco chiare per la creazione delle registrazioni. Ne conseguono rilavorazioni significative, più lavoro manuale e tempi di elaborazione più lunghi, a scapito dell’efficienza delle attività finanziarie. ProcessMind mappa i cicli di rifiuto e individua le cause profonde analizzando i flussi di attività in cui le registrazioni vengono rifiutate e inviate nuovamente. Questa analisi approfondita aiuta a migliorare la qualità iniziale dei dati, perfezionare le procedure di invio e semplificare il processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA.

Un intervallo di tempo significativo tra la creazione di una registrazione contabile e la sua contabilizzazione finale può rendere meno chiara la reale situazione finanziaria dell’azienda. Il ritardo può far sì che i rendiconti finanziari riportino informazioni non aggiornate, influenzando le decisioni e causando potenzialmente il mancato rispetto delle scadenze di reporting. ProcessMind visualizza il percorso completo di ogni registrazione contabile, da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata», indicando con precisione i tempi di attesa più lunghi. Questa visione chiara del ciclo di vita del processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA aiuta a ridurre i tempi di attraversamento e ad accelerare il reporting.

Gli scostamenti dai processi standard o obbligatori per le registrazioni contabili, come l’omissione di passaggi di approvazione o le contabilizzazioni non autorizzate, comportano rischi significativi per la conformità e gli audit. Questi percorsi non conformi possono causare errori nei rendiconti finanziari, sanzioni normative e un indebolimento dei controlli interni. ProcessMind confronta automaticamente le esecuzioni effettive delle registrazioni contabili con modelli predefiniti conformi, evidenziando ogni scostamento. Le organizzazioni possono così individuare e correggere in modo proattivo i flussi di lavoro non conformi nel processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA, mantenendosi sempre pronte per gli audit.

La scarsa trasparenza sullo stato e sull’avanzamento delle singole registrazioni contabili rende difficile gestire i carichi di lavoro, individuare i colli di bottiglia e fornire aggiornamenti accurati. Questa mancanza di visibilità porta spesso a scadenze non rispettate e alla risoluzione reattiva dei problemi, anziché a una gestione proattiva dei processi. ProcessMind offre una visione completa e aggiornata di ogni registrazione contabile, dalla creazione alla riconciliazione. Mostra gli stati correnti, le azioni in sospeso e i tempi di elaborazione del processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA, rendendo chiare attività altrimenti difficili da monitorare.

La riconciliazione delle registrazioni contabili richiede spesso molto tempo e attività manuali, ed è soggetta a errori che possono compromettere l’accuratezza della contabilità generale. Questa inefficienza prolunga il ciclo di chiusura finanziaria e può generare discrepanze che richiedono indagini costose e dispendiose in termini di tempo. ProcessMind analizza le attività «Registrazione contabile contabilizzata», «Contabilizzazione verificata» e «Registrazione contabile riconciliata», individuando schemi ricorrenti di ritardo e rilavorazione. Aiuta a semplificare la fase di riconciliazione del processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’integrità dei dati.

Le frequenti rettifiche manuali, le correzioni e le immissioni ridondanti di dati nel processo delle registrazioni contabili assorbono risorse preziose e aumentano il rischio di errore umano. Un ricorso così ampio agli interventi manuali può far lievitare i costi operativi e rallentare l’intero ciclo dalla registrazione contabile al reporting. ProcessMind individua i punti del processo in cui il lavoro manuale è particolarmente intenso, ad esempio in caso di correzioni e nuovi invii ripetuti. Fa emergere opportunità di automazione e standardizzazione in SAP S/4HANA, riducendo gli interventi umani non necessari.

Alcuni utenti, ruoli o reparti dell’organizzazione finanziaria possono diventare involontariamente colli di bottiglia, causando ritardi nelle fasi di revisione o approvazione. Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro o la carenza di risorse in determinate aree incidono sull’efficienza complessiva del processo e sulla puntualità del reporting. ProcessMind individua con precisione i ruoli «Creato da» o «Approvato da» che causano ritardi, consentendo di pianificare interventi mirati di formazione o di riallocare le risorse. Questa analisi dettagliata ottimizza il flusso del processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA e migliora la capacità di elaborazione.

Gli storni non necessari delle registrazioni contabili e la creazione di registrazioni duplicate possono indicare confusione nel processo o controlli inadeguati. Queste situazioni aumentano il volume delle transazioni, richiedono più lavoro di riconciliazione e possono compromettere l’integrità dei dati finanziari. ProcessMind individua i casi in cui l’evento «Storno della registrazione contabile elaborato» si verifica senza una motivazione chiara o dopo una contabilizzazione originale di breve durata. Evidenzia gli schemi di ridondanza nel processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA, aiutando a eliminare le attività superflue.

Se i controlli, come le revisioni obbligatorie o specifiche gerarchie di approvazione, vengono applicati in modo discontinuo o spesso aggirati, l’integrità e la conformità delle registrazioni contabili risultano compromesse. Ne derivano rischi di frode, propagazione degli errori e mancato rispetto dei requisiti di audit interni o esterni. ProcessMind visualizza tutti i percorsi effettivi del processo e individua i casi in cui le attività previste «Registrazione contabile revisionata» o «Registrazione contabile approvata» vengono omesse o svolte nell’ordine sbagliato. Questa analisi rafforza i controlli nel processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA.

L’assenza o l’allegato tardivo dei documenti di supporto richiesti per le registrazioni contabili può bloccare il processo di approvazione, causando ritardi significativi e una traccia di audit incompleta. Questo incide direttamente sulla conformità e rende più difficile giustificare o verificare le contabilizzazioni quando necessario. ProcessMind analizza quando si verifica l’attività «Documentazione di supporto allegata» rispetto a «Registrazione contabile inviata per la revisione» o «Registrazione contabile creata». Evidenzia i ritardi dovuti alla documentazione incompleta nel processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA.

La presenza di numerose modalità informali o non autorizzate di elaborazione delle registrazioni contabili porta a esecuzioni incoerenti, rende più difficile formare il nuovo personale e aumenta i rischi operativi. La mancanza di standardizzazione ostacola le iniziative di miglioramento e riduce l’efficacia dei controlli. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del ciclo dalla registrazione contabile al reporting, mostrando come utenti o tipi di registrazione diversi si discostano dal percorso previsto. Queste informazioni consentono di standardizzare e ottimizzare l’architettura dei processi in SAP S/4HANA.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Tempi di approvazione lunghi per le registrazioni contabili ritardano la chiusura finanziaria e incidono sull’accuratezza del reporting. Ridurre il tempo di ciclo accelera la preparazione dei rendiconti finanziari e il processo decisionale operativo, garantendo aggiornamenti tempestivi della contabilità generale e il rispetto delle scadenze di reporting. L’obiettivo è contribuire a un reporting finanziario più rapido e affidabile.
ProcessMind individua e quantifica i colli di bottiglia nelle approvazioni, evidenziando le fasi o gli utenti che causano ritardi. Analizzando il flusso delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA, può suggerire percorsi ottimali e approvazioni parallele, con una possibile riduzione dei tempi di approvazione del 20-40%. Il risultato si misura monitorando il tempo medio tra l’invio e l’approvazione delle registrazioni contabili nel processo dalla registrazione al reporting.

Un tasso elevato di rifiuto delle registrazioni contabili segnala inefficienze, rilavorazioni e possibili errori nella creazione o nella revisione iniziale. Ridurre i rifiuti limita il lavoro ridondante, accelera la contabilizzazione e migliora la qualità dei dati, con effetti diretti sull’accuratezza dei dati finanziari e sul carico di lavoro dei team contabili.
ProcessMind individua le cause profonde dei rifiuti, facendo emergere errori ricorrenti, informazioni mancanti e utenti o reparti che generano registrazioni errate in SAP S/4HANA. Fornisce indicazioni sulle fasi precedenti all’approvazione da rafforzare, aiutando a ridurre i rifiuti del 15-30% e ad aumentare il numero di registrazioni corrette al primo invio nel processo dalla registrazione contabile al reporting.

I ritardi prolungati tra la creazione di una registrazione contabile e la sua contabilizzazione finale riducono la visibilità aggiornata sulla situazione finanziaria e rallentano la chiusura. Una contabilizzazione più rapida garantisce dati finanziari aggiornati e pronti per l’analisi e il reporting, migliorando sensibilmente la capacità decisionale e l’agilità finanziaria complessiva.
ProcessMind mappa l’intero percorso dalla creazione alla contabilizzazione e individua tutte le attività intermedie e la loro durata in SAP S/4HANA. Fa emergere i tempi di attesa nascosti e le dipendenze sequenziali, consentendo di riprogettare il processo e accelerare la contabilizzazione del 25-50%, ottimizzando i flussi di lavoro e l’allocazione delle risorse per le registrazioni contabili nel processo dalla registrazione al reporting.

I flussi di lavoro non conformi per le registrazioni contabili comportano rischi significativi di audit e possono causare sanzioni finanziarie o errori nei rendiconti. Il rispetto rigoroso delle politiche normative e interne è fondamentale per tutelare l’integrità finanziaria, evitare problemi legali e salvaguardare la credibilità dell’organizzazione.
ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dai flussi di lavoro conformi predefiniti, segnalando i percorsi non standard o le attività non autorizzate nel processo dalla registrazione al reporting di SAP S/4HANA. Fornisce tracce verificabili di ogni registrazione contabile, consentendo alle organizzazioni di garantire la conformità e ridurre fino al 60% le criticità rilevate durante gli audit.

Senza una visione chiara dell’intero ciclo di vita delle registrazioni contabili, è difficile individuare le inefficienze, monitorare i progressi e garantire responsabilità chiare. Una maggiore visibilità offre alle parti interessate informazioni aggiornate, favorendo una gestione e un controllo più efficaci dei processi finanziari fondamentali.
ProcessMind offre una visualizzazione completa, dall’inizio alla fine, del percorso di ogni registrazione contabile, dalla creazione alla riconciliazione in SAP S/4HANA. I team possono comprendere i colli di bottiglia, monitorare i risultati rispetto ai KPI e individuare le aree da migliorare, ottenendo piena trasparenza sul processo dalla registrazione contabile al reporting.

Processi inefficienti di riconciliazione delle registrazioni contabili ritardano la chiusura finanziaria e aumentano il rischio di errori contabili. Semplificare questa fase finale e fondamentale migliora l’accuratezza dei dati, riduce il lavoro manuale e accelera sensibilmente l’intero ciclo di reporting finanziario, contribuendo a chiudere più rapidamente.
ProcessMind analizza le attività che precedono e compongono la riconciliazione delle registrazioni contabili, individuando passaggi manuali, rilavorazioni e ritardi in SAP S/4HANA. Mappando il processo effettivo, fa emergere opportunità per automatizzare o semplificare le attività, con una possibile riduzione del tempo di riconciliazione del 30-50% per le registrazioni contabili nel processo dalla registrazione al reporting.

Un ricorso elevato agli interventi manuali nei processi delle registrazioni contabili aumenta il rischio di errore umano e i costi operativi, rallentando l’elaborazione. Automatizzare i passaggi ripetitivi o basati su regole libera il personale contabile, che può così dedicarsi ad attività più strategiche, e migliora l’accuratezza complessiva.
ProcessMind individua le attività manuali e i punti decisionali del processo dalla registrazione contabile al reporting in SAP S/4HANA che si prestano all’automazione. Visualizzando la frequenza e la durata degli interventi manuali, aiuta a pianificare l’introduzione della robotic process automation (RPA) o di miglioramenti del sistema, riducendo il lavoro manuale del 20-40%.

I colli di bottiglia dovuti a specifici utenti, team o configurazioni di sistema possono ostacolare gravemente il flusso delle registrazioni contabili, causando ritardi e scadenze mancate. Individuare e risolvere questi punti critici è essenziale per mantenere operazioni efficienti ed evitare arretrati.
ProcessMind ricostruisce con precisione i percorsi effettivi delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA, evidenziando dove si accumula il lavoro e quali risorse o passaggi causano i ritardi. Quantifica l’impatto di questi colli di bottiglia, consentendo interventi mirati che possono aumentare del 10-25% la capacità di elaborazione del processo Record to Report.

Gli storni e le registrazioni contabili duplicate segnalano errori sottostanti o interruzioni del processo, che comportano rilavorazioni, inesattezze nei dati finanziari e una maggiore complessità degli audit. Ridurre questi casi migliora l’integrità dei dati e l’efficienza operativa, facendo risparmiare tempo e risorse preziosi.
ProcessMind individua le cause profonde degli storni e dei duplicati analizzando le attività e le condizioni che li precedono in SAP S/4HANA. Rileva schemi ricorrenti e i punti specifici del processo Record to Report in cui si originano questi problemi, aiutando a ridurne la frequenza del 10-20% grazie a miglioramenti mirati dei processi e dei controlli.

Controlli inefficaci sul processo di registrazione contabile aumentano il rischio di frodi, errori e mancato rispetto delle regole. L’introduzione di controlli solidi assicura che tutte le registrazioni rispettino le procedure, migliorando la governance finanziaria e l’affidabilità complessiva dei dati.
ProcessMind fornisce una traccia di audit completa e individua tutte le deviazioni dai percorsi di controllo definiti in SAP S/4HANA. Quantifica la frequenza e l’impatto delle modifiche non autorizzate o dei controlli mancanti, consentendo di introdurre misure preventive e di rilevamento più efficaci e di migliorare del 20-30% l’efficacia dei controlli.

La documentazione di supporto mancante o tardiva per le registrazioni contabili può causare ritardi nelle approvazioni, problemi di conformità e rilievi di audit. Assicurarsi che la documentazione sia completa e disponibile nei tempi previsti è fondamentale per la trasparenza finanziaria, la corretta tenuta dei registri e lo svolgimento regolare degli audit.
ProcessMind analizza i tempi e la presenza delle attività relative ai documenti di supporto rispetto alla creazione e all’invio delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA. Evidenzia i casi in cui la documentazione manca o arriva in ritardo, aiutando le organizzazioni a introdurre controlli più efficaci prima dell’invio e a migliorare del 15-25% il rispetto delle procedure nel ciclo Record to Report.

Le variazioni non controllate nei flussi di lavoro delle registrazioni contabili rendono l’elaborazione incoerente, aumentano gli errori e complicano l’espansione delle attività. Uniformare questi processi garantisce coerenza, riduce la necessità di formazione e migliora l’efficienza e l’affidabilità complessive.
ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti effettive del processo di registrazione contabile in SAP S/4HANA e le confronta con i modelli ideali. Quantifica la frequenza e il costo di ogni deviazione, offrendo indicazioni chiare per consolidare le varianti e ridurre del 30-50% la complessità del processo Record to Report per le registrazioni contabili.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per le registrazioni contabili nel processo Record to Report

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Cosa fare

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Perché è importante

Utilizzando il template corretto, i dati avranno una struttura uniforme e saranno compatibili con ProcessMind, per un’analisi accurata ed efficiente.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all’uso, con intestazioni di colonna e formato corretti per i dati delle registrazioni contabili.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nascosti nelle registrazioni contabili R2R

ProcessMind mostra il flusso effettivo del processo di registrazione contabile e individua con precisione i punti in cui si verificano i ritardi. Le visualizzazioni chiare aiutano a semplificare le approvazioni e a garantire l’accuratezza dei dati.

Visualizzi l’intero processo di registrazione contabile, dall’inizio alla fine
Individui ritardi e colli di bottiglia nascosti
Semplifichi i flussi di lavoro di approvazione delle registrazioni contabili
Migliori l’accuratezza dei dati e la conformità

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Più efficienza e conformità nelle registrazioni contabili

Questi risultati evidenziano i significativi miglioramenti in termini di efficienza e conformità che le organizzazioni ottengono utilizzando il Process Mining per ottimizzare le attività di registrazione contabile del processo Record to Report in SAP S/4HANA.

0 %

Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle registrazioni contabili individuando e rimuovendo i colli di bottiglia. Ne derivano chiusure finanziarie più rapide e una maggiore efficienza operativa.

0 %

Riduzione del tasso di rifiuto

Meno registrazioni contabili rifiutate

Individui le cause profonde dei rifiuti delle registrazioni contabili, come dati errati o documentazione mancante. Ridurre i rifiuti limita le rilavorazioni e accelera la registrazione.

0 %

Registrazione più rapida

Elaborazione più rapida dall’inizio alla fine

Ottimizzi l’intero ciclo di vita della registrazione contabile, dalla creazione alla registrazione definitiva, individuando ritardi e inefficienze nascosti. In questo modo, i dati finanziari sono disponibili prima per l’analisi.

0 percentage points

Maggiore conformità

Maggiore rispetto degli standard

Monitori e garantisca il rispetto dei flussi di lavoro predefiniti per le registrazioni contabili e dei requisiti normativi. In questo modo, riduce i rischi di audit e assicura l’integrità dei dati per tutte le registrazioni.

0 %

Più automazione

Meno attività manuali di registrazione

Individui le attività manuali del processo di registrazione contabile che si prestano all’automazione, come l’inserimento dei dati o le approvazioni ripetitive. In questo modo, libera risorse e riduce gli errori umani.

0 %

Meno storni

Minori costi di correzione degli errori

Individui le cause degli storni delle registrazioni contabili, che possono segnalare errori o carenze nei controlli durante la registrazione. Ridurre al minimo gli storni migliora la precisione dei dati finanziari e limita i costi di rielaborazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità per un’analisi completa.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una registrazione contabile, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo.

Perché è importante

Questo identificativo collega tutti i passaggi correlati del processo e consente di analizzare l’intero percorso di ogni registrazione contabile.

Nome dell’attività aziendale svolta in un determinato momento del processo di registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare le mappe di processo e analizzare gli schemi dei flussi di lavoro.

Data e ora che indicano quando si è svolta una specifica attività relativa alla registrazione contabile.

Perché è importante

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata e comprendere la sequenza temporale del processo.

ID utente della persona che ha creato la registrazione contabile.

Perché è importante

Associa le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare le prestazioni, bilanciare i carichi di lavoro e individuare opportunità di formazione.

Identificativo univoco della società o entità giuridica per cui viene registrata la scrittura contabile.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare il processo di registrazione contabile tra le diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Classifica la registrazione contabile in base alla sua finalità aziendale, ad esempio una registrazione di cespiti, una fattura fornitore o una registrazione di contabilità generale.

Perché è importante

Classifica le registrazioni in base al contesto aziendale e consente di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo per i diversi tipi di transazioni finanziarie.

Data in cui la registrazione contabile viene contabilizzata nella contabilità generale, determinando il periodo finanziario di riferimento.

Perché è importante

È fondamentale per inquadrare i dati finanziari e analizzare le prestazioni del processo in specifici periodi contabili, ad esempio a fine mese o a fine anno.

Valore totale della registrazione contabile espresso nella valuta locale del codice società.

Perché è importante

Indica il valore finanziario della registrazione e consente di analizzare come cambia il comportamento del processo in base all’importo coinvolto.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione iniziale di un documento di registrazione contabile nel sistema. Il record viene creato nella tabella di testata (BKPF), ma non è ancora stato registrato nel libro mastro generale. È il punto di partenza del ciclo di vita della registrazione contabile.

Perché è importante

Questo è l’evento di inizio principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la registrazione è fondamentale per misurare il tempo di ciclo complessivo e individuare ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Chi ha creato la registrazione contabile invia formalmente il documento al flusso di lavoro di revisione e approvazione. Questa attività segna il passaggio dall’inserimento dei dati al processo formale di controllo e avvia il ciclo di approvazione.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo di ciclo dell’approvazione. Misurare il tempo che intercorre da questo momento fino all’approvazione o al rifiuto finale aiuta a isolare i colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione.

La registrazione contabile riceve l’approvazione finale da un responsabile autorizzato, che ne conferma la validità e l’accuratezza. Questa attività è l’ultimo passaggio prima che il documento possa essere registrato nel libro mastro generale.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. Il tempo necessario per raggiungerla costituisce una parte significativa della durata complessiva del processo ed è un indicatore importante dell’efficienza degli approvatori.

La registrazione contabile viene registrata ufficialmente nel libro mastro generale e incide sul bilancio dell’azienda. Da questo momento, il documento diventa una registrazione finanziaria permanente.

Perché è importante

È il principale traguardo che segna la fine del ciclo di elaborazione centrale. Analizzare il volume delle registrazioni contabilizzate e il tempo necessario per arrivare a questa fase è fondamentale per le metriche di Process Mining.

Una voce aperta di una registrazione contabile viene compensata da un’altra registrazione, ad esempio quando un pagamento salda una fattura. Questa attività segna la riconciliazione di specifiche voci e la loro chiusura.

Perché è importante

Per molte registrazioni contabili, in particolare quelle relative a conti transitori o gestiti per partite aperte, questa attività rappresenta la fase finale della riconciliazione. Analizzare il tempo che intercorre tra la registrazione e la compensazione aiuta a misurare l’efficienza della riconciliazione.

Una registrazione contabile già contabilizzata viene stornata creando un nuovo documento con registrazioni inverse. Questa operazione, esplicita e verificabile, serve a correggere gli errori nei documenti contabilizzati.

Perché è importante

Gli storni indicano che è stato commesso un errore in un documento contabilizzato. Un tasso di storno elevato segnala problemi sottostanti nel processo di approvazione o nella qualità dell’inserimento dei dati; monitorarlo aiuta a migliorare l’accuratezza al primo tentativo.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA?

Il Process Mining analizza i dati effettivi del processo di registrazione contabile in SAP S/4HANA per visualizzare i flussi di lavoro e individuare le deviazioni. Aiuta a identificare i colli di bottiglia, come tempi di approvazione eccessivi, rifiuti frequenti e interventi manuali. Questa visibilità consente di ottimizzare il processo sulla base dei dati, migliorando l’efficienza, garantendo la conformità e semplificando l’intero ciclo Record to Report.

Quali dati servono per iniziare il Process Mining delle registrazioni contabili in SAP S/4HANA?

Per iniziare, servono principalmente i dati dell’Event Log relativi all’ID della registrazione contabile, ai nomi delle attività e alle relative date e ore, estratti dal sistema SAP S/4HANA. Questi dati consentono di ricostruire l’intero ciclo di vita di ogni registrazione. Possiamo guidarLa nell’individuazione delle tabelle e dei campi pertinenti da estrarre, come BKPF per i dati di testata e BSEG per le singole voci.

Quali risultati possiamo aspettarci dal Process Mining del processo delle registrazioni contabili?

Potrà ricostruire lo stato effettivo del processo di registrazione contabile e individuare inefficienze specifiche e lacune di conformità. Tra i risultati più comuni figurano cicli di approvazione più brevi, meno rifiuti e una maggiore automazione delle attività manuali. Queste indicazioni consentono di introdurre miglioramenti mirati, riducendo concretamente i costi e aumentando la precisione della rendicontazione finanziaria.

Quali sono i requisiti tecnici per collegare gli strumenti di Process Mining a SAP S/4HANA?

In genere, è necessario disporre di un accesso sicuro in sola lettura a specifiche tabelle dell’istanza SAP S/4HANA. Molte soluzioni di Process Mining offrono connettori standard, ad esempio per connessioni dirette al database, RFC o servizi OData, che facilitano l’estrazione dei dati. Dopo la configurazione iniziale, la sincronizzazione continua dei dati richiede in genere un impegno minimo da parte dell’IT.

Una volta individuati i colli di bottiglia, in che modo il Process Mining aiuta a introdurre le soluzioni?

Il Process Mining fornisce una base concreta per il miglioramento, evidenziando dove e perché si verificano le inefficienze. Le indicazioni ottenute consentono di progettare e simulare nuovi flussi di lavoro ottimizzati all’interno dello strumento. La piattaforma permette poi di monitorare nel tempo l’impatto delle modifiche introdotte, verificando che producano i risultati attesi e prevenendo il ritorno alle condizioni precedenti.

È complesso implementare il Process Mining per le registrazioni contabili in SAP S/4HANA?

L’estrazione iniziale dei dati richiede una certa conoscenza tecnica di SAP S/4HANA, ma gli strumenti di analisi sono progettati per essere semplici da usare. Molte piattaforme offrono connettori e template preconfigurati per i processi SAP più comuni. Semplifichiamo la configurazione per aiutarLa a ottenere rapidamente indicazioni utili, senza dover ricorrere a interventi di personalizzazione complessi.

Il Process Mining può aiutarci a risolvere problemi specifici, come l’eccessivo numero di registrazioni contabili rifiutate?

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde di problemi specifici, come i rifiuti frequenti. Analizzando i percorsi delle registrazioni e le attività che precedono il rifiuto, è possibile rilevare schemi ricorrenti, errori comuni o specifici approvatori coinvolti. Questi dati consentono di introdurre interventi formativi mirati o modifiche ai flussi di lavoro, riducendo sensibilmente i rifiuti.

Come vengono gestiti i nostri dati finanziari sensibili durante l’analisi di Process Mining?

La sicurezza dei dati è una priorità in ogni fase del Process Mining. In genere, gli strumenti accedono al sistema SAP S/4HANA in sola lettura, senza apportare modifiche ai dati in uso. Durante l’estrazione e l’archiviazione, i dati possono essere anonimizzati o pseudonimizzati, così da rispettare le norme sulla protezione dei dati e garantirne la riservatezza.

In quanto tempo possiamo ottenere un ritorno sull’investimento dal Process Mining del processo delle registrazioni contabili?

I tempi per ottenere un ritorno sull’investimento variano in base alle dimensioni e alla complessità del processo, ma spesso è possibile individuare miglioramenti significativi già nelle settimane successive alla prima analisi dei dati. Le indicazioni rapide sui colli di bottiglia e sulle deviazioni consentono di ottenere risultati rapidi e di introdurre interventi mirati. Nel lungo periodo, il monitoraggio continuo aiuta a mantenere i miglioramenti e a generare valore costante grazie a una maggiore efficienza e al rispetto delle procedure.

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